Статья. «Аптеку проверяет Пенсионный фонд»

(А.Елин)

(«Фармацевтические ведомости», 2007, № 5)

Государственный контроль за соблюдением законодательства в области пенсионного страхования во всех российских организациях (в том числе — в медицинских и фармацевтических) осуществляет Пенсионный фонд Российской Федерации (ПФР). Фонд имеет свои отделения во всех регионах страны. В этой статье мы расскажем о том, что и как могут проверять специалисты Пенсионного фонда РФ в аптечном учреждении, а также о том, как минимизировать возможные негативные последствия такой проверки.

ЧТО ПРОВЕРЯЮТ РЕВИЗОРЫ ИЗ ПЕНСИОННОГО ФОНДА РФ

Проверяя фирмы и предпринимателей, Пенсионный фонд РФ руководствуется Методическими рекомендациями, утвержденными постановлением от 30 января 2002 г. № 11п (далее — Методические рекомендации).

Инспекторы фонда могут появиться в любом аптечном учреждении. Они проверяют, достоверны ли сданные в фонд индивидуальные сведения о трудовом стаже и заработке работников. Согласно Методическим рекомендациям, такая проверка называется документальной. Никаких других проверок инспекторы пенсионного фонда проводить не вправе.

Обратим внимание: проверки могут проводиться как по местонахождению страхователя (выездные), так и по местонахождению отделения фонда. Юридические лица проверяют преимущественно в ходе выездных проверок. Что же касается предпринимателей — владельцев аптечных киосков, то представляемые ими сведения, как правило, проверяют непосредственно в отделении фонда (п. 4 Методических рекомендаций).

Обратите внимание и на такой важный нюанс: проверять, как аптека исчисляет и уплачивает страховые взносы на обязательное пенсионное страхование, могут только налоговые инспекторы. Подробно о том, как проверяет аптеки налоговая инспекция, мы уже рассказывали в предыдущих номерах нашего журнала.

Вот какие документы могут затребовать для проверки в аптечном учреждении сотрудники пенсионного фонда:

• учредительные документы;
• штатное расписание, список внештатных работников, список работников, нанятых по гражданско-правовым договорам;
• информацию о страховых свидетельствах, имеющихся у работников;
• списки работников, выходящих на пенсию в текущем году и в ближайшие два года;
• расчетные, расчетно-платежные, платежные ведомости;
• лицевые счета работников;
• кассовые документы;
• банковские документы;
• договоры гражданско-правового характера о выполнении работ и оказании услуг (с актами приема-сдачи работ);
• приказы (о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, прекращении трудового договора и др.);
• трудовые книжки работников;
• личные карточки по форме № Т-2;
• табель учета рабочего времени.

Документальные проверки инспекторы Пенсионного фонда РФ проводят, как правило, в плановом порядке.

В план проверок попадают, прежде всего, аптечные учреждения, имеющие значительную численность сотрудников. Однако универсальных критериев отбора фирм для проведения документальных проверок у инспекторов нет. Они используют разные источники информации, чтобы выявить подозрительные, на их взгляд, организации. Чем меньше ваша аптека выделяется на фоне других, тем меньше вероятность проверки.

ПРОВЕРЯЕМЫЙ ПЕРИОД И ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ ПРОВЕРКИ

Так же как и при налоговых проверках, основанием для «пенсионной» проверки является решение руководителя (или его заместителя) территориального отделения ПФР. Такое решение должны предъявить администрации аптечного учреждения инспекторы, которых назначили проводить проверку.

В отличие от выездных налоговых проверок, которыми могут быть охвачены три календарных года деятельности налогоплательщика, проверка сведений о стаже и заработке должна осуществляться за два завершенных календарных года, предшествующих проверке (п. 7 Методических рекомендаций).

Кроме того, как следует из того же пункта 7 Методических рекомендаций, проверки индивидуальных сведений инспекторы проводят как сплошным, так и выборочным способом. От чего это зависит? Прежде всего, от численности работников аптечного учреждения. Если количество работников не превышает 30 человек, то сведения будут проверять по всем работникам. При большей численности сотрудников проверку инспекторам рекомендуется проводить из расчета не менее 7 процентов от общего числа работающих.

В первую очередь проверке подлежат индивидуальные сведения лиц предпенсионного возраста — это работники и предприниматели, выходящие на пенсию в течение двух ближайших лет. В аптеке сведения о таких людях будут проверять независимо от упомянутого выше норматива.

Также в первоочередном порядке инспекторы проверяют сведения о стаже и заработке лиц, имеющих право на льготную пенсию и работающих по гражданско-правовым договорам. Аналогичный подход применяется и в отношении работников, принятых и уволенных в отчетном периоде. Как и в случае с налоговыми проверками, Пенсионный фонд не может дважды проверять одну и ту же аптеку по одним и тем же вопросам за один и тот же период.

НАЧАЛО ПРОВЕРКИ: НА ЧТО ОБРАТИТЬ ВНИМАНИЕ В ПЕРВУЮ ОЧЕРЕДЬ

Как уже было отмечено выше, документальная проверка назначается и проводится на основании решения руководителя территориального отделения Пенсионного фонда РФ.

Придя на фирму, инспекторы обязаны предъявить свои служебные удостоверения и распоряжение о проведении проверки, подписанное руководителем территориального отделения Пенсионного фонда РФ или его заместителем. Если эти документы вам не предъявили, проверяющих вы вправе не впустить.

Как правило, проверку проводит один инспектор. Однако если к вам пришли несколько человек, посмотрите, все ли их фамилии указаны в распоряжении. Проводить проверку вправе только тот чиновник, фамилия которого есть в предъявленном документе.

Если же с предъявленными документами все в порядке, но вы не пустили инспектора на территорию аптеки, он может составить протокол об этом нарушении и направить его районному или мировому судье. Судья вправе оштрафовать:

• руководителя аптечного учреждения — на сумму от 1000 до 2000 руб.;
• других сотрудников, виновных в этом нарушении, — на сумму от 500 до 1000 руб. (ч. 1 ст. 19.4. КоАП РФ).

ПРОЦЕДУРА ПРОВЕДЕНИЯ ПРОВЕРКИ

Согласно Методическим рекомендациям, проверка правильности индивидуальных сведений о стаже и заработке застрахованных лиц включает следующие мероприятия:

• проверку выполнения организацией процедуры регистрации работников в системе государственного пенсионного страхования;
• контроль достоверности сведений о выплатах, начисленных в пользу застрахованных лиц, и размере тарифной ставки для начисления страховых взносов;
• проверку сведений о трудовом (в том числе специальном) стаже.

Рассмотрим каждое из этих направлений проверки подробно.

Проверка регистрации работников в системе пенсионного страхования

Федеральным законом от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного страхования» предусмотрена обязательная регистрация застрахованных лиц в отделениях ПФР. При этом работодатель наделен правом требовать у сотрудника при приеме на работу страховое свидетельство государственного пенсионного страхования. Если такого свидетельства у него нет, поступающий на работу сотрудник обязан написать заявление о выдаче ему страхового свидетельства, а также сообщить работодателю все необходимые для оформления этого свидетельства сведения.

Методические рекомендации определяют, что при проверке этого вопроса инспектор должен решить две задачи.

Во-первых, он должен выявить работников, которые имеют страховые свидетельства, но по которым аптека по каким-то причинам не представила индивидуальные сведения в отделение фонда.

Во-вторых, он должен определить сотрудников, не имеющих страховых свидетельств. На этих работников проверяющий должен составить два списка: отдельно на лиц, по которым сведения могут быть представлены, и отдельно на уволенных работников, из-за отсутствия связи с которыми представить индивидуальные сведения аптека уже не может (п. 12 Методических рекомендаций).

Проверка проводится путем изучения документов кадрового учета: штатного расписания, приказов о приеме и увольнении, разного вида договоров и других документов.

Контроль сведений о выплатах работникам

На следующем этапе проверки специалист фонда обязан проконтролировать достоверность сведений о выплатах в пользу застрахованных лиц. Для этого ему потребуются расчетные (расчетно-платежные) ведомости, лицевые счета и прочие бухгалтерские документы, связанные с начислением заработной платы.

Заметим, что при этом инспекторы будут проверять как выплаты, на которые начисляются страховые взносы в Пенсионный фонд РФ, так и часть выплат, не подлежащих обложению страховыми взносами. Чем это объяснить?

Дело в том, что наравне с периодами работы в страховой стаж для назначения трудовой пенсии засчитываются и иные периоды (ст. 11 Федерального закона от 17 декабря 2001 г. № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации»). К таким периодам, в частности, относятся:

• период получения пособия по государственному социальному страхованию в период временной нетрудоспособности;
• период ухода за ребенком до достижения им возраста полутора лет;
• период ухода работника за ребенком-инвалидом.

Выплачиваемые в эти периоды государственные пособия также учитываются в составе заработка для исчисления пенсии. В то же время суммы этих пособий не облагаются ЕСН (ст. 238 Налогового кодекса РФ), а значит, и страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование.

Это и является причиной, по которой инспекторы будут контролировать правильность включения в индивидуальные сведения не только сумм заработной платы, но и сумм пособий.

Проверка сведений о стаже

Согласно Методическим рекомендациям, целью проверки достоверности сведений о трудовом стаже работника является подтверждение правильности отражения в индивидуальных сведениях периодов его фактической работы в соответствии с первичными учетными документами.

Как известно, одним из условий назначения пенсии является наличие требуемого трудового стажа. Существует несколько видов трудового стажа: общий, специальный, страховой и непрерывный. Первые три вида стажа играют существенную роль в пенсионном обеспечении.

Так, право на трудовую пенсию по старости имеют мужчины, достигшие возраста 60 лет, и женщины, достигшие возраста 55 лет. Назначается трудовая пенсия по старости при наличии не менее пяти лет страхового стажа. Расчетный размер трудовой пенсии определяется для мужчин, имеющих общий трудовой стаж не менее 25 лет, и для женщин, имеющих общий трудовой стаж не менее 20 лет. Что касается специального стажа, то он представляет собой периоды работы на определенных должностях в специфических условиях (тяжелые, вредные и др.), с которыми связано льготное обеспечение граждан трудовыми пенсиями.

В связи с этим достоверность сведений о трудовом стаже застрахованных лиц инспекторы проверяют особенно тщательно. Прежде всего, проверке будут подвергаться первичные документы по учету кадров и использованию рабочего времени. Полный перечень этих документов приведен в постановлении Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Как уже было отмечено выше, к числу документов по учету кадров относятся, в частности, штатное расписание, приказы (распоряжения), личные карточки работников. На принятых на работу лиц личные карточки заполняются на основании следующих документов:

• приказ (распоряжение) о приеме на работу;
• трудовая книжка, паспорт, военный билет;
• документ об окончании учебного заведения;
• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, свидетельство о присвоении ИНН и другие документы.

Сведения, содержащиеся в личных карточках работников, инспектор будет сверять с данными, представленными аптекой для персонифицированного учета в отделение фонда.

Документы по учету рабочего времени (табели, записки-расчеты о предоставлении отпуска и др.) будут проверяться с целью подтверждения фактического периода работы и простоев, а также нахождения сотрудников в отпусках и т.п.

Обратите внимание: до введения персонифицированного учета трудовая деятельность фиксировалась в основном в трудовых книжках. Поэтому проверяющие будут анализировать внесенные в них записи на предмет их соответствия содержанию приказов и распоряжений, оформленных в аптеке на лиц, принятых на работу.

В ходе проверки стажа работы лиц, выполнявших работы (оказывавших услуги) по гражданско-правовым договорам, а также по авторским договорам, проверяющие будут анализировать сроки действия и условия этих договоров. Обратите внимание, что периоды работы по таким договорам не могут быть засчитаны в стаж только на основании одного договора без подтверждения выполнения его условий, оплаты и уплаты страховых взносов. Поэтому Методические рекомендации предусматривают проверку и актов приемки-сдачи выполненных работ (оказанных услуг) по таким договорам.

Результаты сверки сведений о трудовом стаже проверяющий должен отразить в специальной справке (ее форма приведена в приложении № 2 к Методическим рекомендациям), в таблице «Сведения о трудовом стаже».

Контроль сведений о специальном стаже

Отдельным категориям граждан трудовая пенсия назначается ранее достижения возраста, установленного статьей 7 Федерального закона от 17 декабря 2001 г. № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации». Полный перечень таких категорий граждан установлен в статье 28 этого Закона. Здесь, в том числе поименованы лица, имеющие специальный стаж. В отличие от общего трудового стажа специальный стаж исчисляется по профессиям и должностям, а в отдельных случаях — исходя из занятости на конкретных работах (производствах) с особыми условиями труда или в определенных местностях.

С учетом специального стажа может устанавливаться пенсия по старости в связи с особыми условиями труда, работой в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также пенсия за выслугу лет.

ОФОРМЛЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ ПРОВЕРКИ

По результатам документальной проверки составляется акт, в котором излагаются факты нарушений. Его подписывают проверяющие, руководитель проверяемого аптечного учреждения (его обособленного подразделения) либо индивидуальный предприниматель — владелец аптечного киоска. Один экземпляр акта остается у вас, второй инспекторы заберут себе.

Однако обратите внимание: ваша подпись на акте — это формальность. Она не означает, что вы согласны с выводами, изложенными в акте. Если вы откажетесь подписывать акт, ревизоры просто поставят на нем соответствующую отметку — на дальнейшее развитие событий это никак не повлияет.

Поэтому, если вы не согласны с выводами, изложенными в акте, вы можете не подписывать его или подписать, но сделать оговорку о своем несогласии.

Кроме того, вы вправе в двухнедельный срок со дня получения акта представить в территориальное отделение фонда письменные возражения. К ним нужно приложить заверенные копии документов, подтверждающих обоснованность ваших возражений.

Материалы проверки рассматриваются в присутствии должностных лиц аптеки (или их представителей). О времени и месте такого рассмотрения аптечное учреждение обязаны известить заблаговременно. Если должностные лица организации в назначенное время не явились, материалы проверки, а также представленные возражения, объяснения и другие документы рассматриваются в их отсутствие.

По результатам рассмотрения материалов выездной проверки руководитель территориального органа фонда выносит соответствующее решение. Его копия вручается должностным лицам аптеки под расписку либо направляется по почте заказным письмом.

Кроме того, если в ходе проверки ревизоры выявили ошибки в представленных аптекой индивидуальных сведениях, вам придется в двухнедельный срок сдать в отделение фонда исправленные формы. Об этом сказано в пункте 29 Инструкции о порядке ведения индивидуального учета сведений о застрахованных лицах для целей государственного пенсионного страхования (постановление Правительства РФ от 15 марта 1997 г. № 318).

КАКАЯ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ МОЖЕТ НАСТУПИТЬ ПО РЕЗУЛЬТАТАМ ПРОВЕРКИ

Если вы не представили вовремя или представили неполные (недостоверные) сведения о стаже и заработке работников, ПФР вправе оштрафовать вашу аптеку или вас как индивидуального предпринимателя на 10 процентов от суммы взносов на пенсионное страхование, которую вы заплатили в ПФР за отчетный период. Такое наказание предусматривает статья 17 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного страхования».

Обратите внимание: за то, что фирма не представила в Пенсионный фонд РФ необходимые сведения, могут быть наказаны и ее должностные лица (руководитель, главный бухгалтер). Решение об этом принимает районный или мировой судья на основании протокола, составленного сотрудниками фонда. Размер штрафа — от 300 до 500 руб. (ч. 1 ст. 15.6. КоАП РФ).

Обратите внимание и на такой важный момент. Предприниматель — владелец аптечного киоска обязан встать на учет в ПФР, если он заключил с работниками трудовые или гражданско-правовые договоры (ст. 11 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ).

Для этого нужно не позднее 30 дней с момента заключения таких договоров подать в территориальное отделение Пенсионного фонда заявление.

Если индивидуальный предприниматель вовремя не встал на учет в Пенсионном фонде РФ, его могут оштрафовать:

• на 5000 руб. — за опоздание более чем на 30 дней;
• на 10000 руб. — за опоздание более чем на 90 дней.

Так сказано в пункте 1 статьи 27 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ.

Кроме того, законодательство предусматривает следующие штрафы за нарушение по уплате пенсионных взносов:

Обратите внимание: фонд через суд может взыскать недоимку по страховым взносам и пеням, но только на основании данных, полученных от налоговой инспекции. Самостоятельно проверять уплату взносов Пенсионный фонд РФ не вправе (ст. 25 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ).

Сейчас Пенсионный фонд РФ вправе самостоятельно взыскивать сумму недоимки:

• с предпринимателя — до 5000 руб. включительно;
• с организации — до 50000 руб. включительно.

Об этом говорится в пункте 3 статьи 25 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ. То есть, в отличие от налоговых платежей, сумма лимитирована. Если же она больше установленного размера, чиновники ПФР могут требовать уплаты долга только в судебном порядке. Отметим, что лимит определен для общей суммы задолженности перед ПФР, то есть в эту сумму включаются недоимка, штрафы и пени.

При этом передавать территориальному органу ПФР информацию о задолженности и документы, подтверждающие ее наличие, — единственное право налоговиков. Еще раз подчеркнем: налоговый инспектор вправе только проверить правильность исчисления и уплаты пенсионных взносов. Взыскивать недоимку, пени и штрафы они не могут. В связи с этим бухгалтеру нужно быть особенно внимательным, чтобы сумма долга не была взыскана дважды — налоговиками и Пенсионным фондом РФ.

Впрочем, если действовать оперативно, то можно и вовсе избежать штрафа. Допустим, по результатам проверки налоговики вынесли решение о доначислении пенсионных взносов, и аптека с этим согласилась. В этом случае бухгалтеру аптеки, чтобы не ждать санкций Пенсионного фонда РФ, лучше самому на основании данных акта проверки доначислить необходимую сумму пенсионных взносов и пени и подать уточненную декларацию (расчет).

Ведь на пенсионные взносы распространяются нормы Налогового кодекса РФ. Такой вывод можно сделать из статьи 2 Федерального закона № 167-ФЗ. А согласно пункту 4 статьи 81 Налогового кодекса РФ, если организация обнаружила и исправила ошибку до момента налоговой проверки, то санкции на нее не налагаются.

Так и здесь. Пока Пенсионный фонд РФ не направил требование, организация может исправить ошибку. А потом просто представить чиновникам ПФР платежное поручение на перечисление долга по взносам и уточненную декларацию (расчет).

Однако если штрафы вам все-таки начислили, их лучше заплатить. Имейте в виду: если вы не заплатите штраф добровольно, инспектор направит постановление в банк, чтобы взыскать штраф из денежных средств организации с ее расчетного счета — ведь постановление органа Пенсионного фонда РФ — это исполнительный документ (так сказано в п. 6 ст. 7 Закона «Об исполнительном производстве»). Если же на счетах фирмы нет денег, постановление направляется приставу-исполнителю, чтобы тот взыскал штраф за счет имущества нарушителя.