Статья. «ABC + XYZ: начало планирования запасов»

(О.Грязнова)

(«Фармацевтическое обозрение», 2007, № 6)

В предыдущих двух публикациях данной рубрики были поочередно рассмотрены два инструмента управления запасами. Это ABC-анализ и XYZ-анализ. Эти инструменты являются началом разработки стратегии управления запасами. Итак, давайте вспомним, для чего нам необходим каждый из этих инструментов, а затем объединим их и разработаем свою стратегию управления запасами.

ABC-анализ. Позволяет изучить массив данных и выявить ту часть, которая обеспечивает максимальный эффект. В нашем случае, взяв за отправную точку ассортимент, анализируем его по двум параметрам: объем продаж и получаемая прибыль. После получения некой матрицы (рисунок 1) принимаются начальные управленческие решения.

	Прибыль
Продажи	A	B	C
A	Самая важная группа товаров, обеспечивающая основной доход компании. Требует стопроцентного наличия товаров и пристального внимания к его наличию.	Приоритетная группа, которая обеспечивает приток клиентов, но так как прибыль невысока, стоит поддерживать более низкий уровень доступности товаров. Требуется постоянное внимание к наличию товара.	Товары этой группы не приносят существенной прибыли, но обеспечивают объем продаж. С целью сокращения издержек стоит поддерживать страховой запас на невысоком уровне. Периодический контроль наличия запасов.
B	Группа товаров средней важности, при этом обеспечивающая максимальный доход. Уровень доступности высокий. Постоянный контроль наличия товара.	Группа товаров средней важности — по объему продаж и прибыли. Уровень доступности невысокий. Периодический контроль наличия запаса.	Средней важности товар по объему продаж и неключевой по прибыли. Уровень доступности низкий. Контроль наличия — периодический.
C	Товар непопулярный, но приносящий хороший доход. Уровень доступности средний. Контроль периодический. Доставка под заказ.	Товар непопулярный, приносящий средний уровень дохода. Уровень доступности низкий. Контроль периодический. Доставка под заказ.	Товар непопулярный, не приносящий дохода. Уровень доступности минимальный. Контроль периодический. Доставка под заказ. Сокращение ассортимента.

В нашем примере все товары делятся на три группы (ABC). Но на самом деле количество групп может быть любое. Все зависит от степени детализации данных. Чем больше групп будет присутствовать в ABC-анализе, тем дороже окажется текущая работа с товарами. Степень детализации зависит от стратегических задач. Например, в группу CC у нас попадают не только товары, которые являются претендентами на исключение из ассортиментной матрицы. Там же присутствуют товары-новинки, которые себя еще никак не зарекомендовали. И товары, которые в любом случае должны быть представлены в ассортименте.

Итак, группу CC стоит рассматривать более детально:

• претенденты на исключение из ассортимента;
• товары-новинки;
• обязательный минимум.

Мы заостряем внимание на группе CC для того, чтобы определиться, какие управленческие решения здесь следует принимать. Так для товаров-новинок, возможно, стоит применять такой же подход как и к группе AA. Или другой вариант по работе с новинками. Однако то, что новые товары нуждаются в быстрой реакции на изменение спроса, очевидно. А если так, то стоит повышать внимание к этой группе товаров и контролировать спрос и товарный запас постоянно.

XYZ-анализ. Этот инструмент позволяет разделить всю продукцию по степени стабильности. То есть выявить товары весьма стабильные в потреблении и соответственно не требующие большого внимания, а также ежедневного контроля за наличием товара в аптеке. С другой стороны — возможно выявление товаров, которые постоянно требуют проверки наличия и определения сроков и объемов поставки (рисунок 2).

Группа товаров	Стабильность спроса	Надежность прогноза	Потребность в страховых запасах	Необходимость постоянного контроля над наличием товарного запаса
X	Прослеживается стабильность	Высокая	Низкая	Постоянный контроль не требуется
Y	Сильные колебания спроса	Средняя	Средняя	Необходимость в контроле увеличивается
Z	Нерегулярность спроса	Низкая	Высокая	Требуется постоянный контроль

И здесь, как и при проведении ABC-анализа, количество групп может быть разное. Увеличение количества групп оправдано, если в аптеке очень большой ассортимент лекарственных средств по совершенно разным ценам. Например, среди иммуностимулирующих лекарственных средств в разных ценовых категориях можно перечислить следующие лекарственные средства (расположены в соответствии с увеличением цены):

• Анаферон — 115 рублей;
• Арбидол — 175 рублей;
• Лавомакс — 700 рублей.

Как показывает практика, чем дороже продукт, тем выше нестабильность его спроса, особенно, если имеются более дешевые товары-заменители. Так, Арбидол и Лавомакс при оценке стабильности поведения продукта и делении всего натри группы (то есть X, Y и Z) могут попасть в одну категорию (например, группу Y). Но ведь эти препараты имеют совершенно разные цены, и фактический разброс коэффициента вариации отличается очень сильно. У препарата Лавомакс стабильность спроса будет гораздо ниже по нескольким причинам. Например, высокая цена, отсутствие активной рекламной кампании, низкая осведомленность посетителей аптеки и прочее. Если при формировании политики управления запасами к препаратам будет применяться один и тот же стандарт, то затраты на поддержание запаса более дорогостоящих лекарственных средств окажутся гораздо больше. Насколько этот подход оправдан, решать руководству аптеки или аптечной сети. В этом и заключается понятие «формирование политики управления запасами».

Небольшое «лирическое» отступление... Вечером в воскресенье зашла в одну аптеку, прошу этот самый Афлубин или Арбидол. Очень милая и доброжелательная женщина-фармацевт отвечает, что на данный момент этих лекарственных средств нет. И предлагает Лавомакс, который гораздо дороже, но при этом несоизмеримо эффективней.

Если бы в наличии оказался один из вышеперечисленных препаратов, конечно, я бы остановилась на нем. Но вопрос даже не в этом. Пока я изучала инструкцию к незнакомому и новому для меня лекарству, к фармацевту обращались и другие посетители аптеки. Одной даме нужно было срочно «что-нибудь сладкое для больного диабетом», однако фармацевт ничем не смогла ей помочь. Далее — еще несколько человек из аптеки ушли без покупок.

Причина подобной ситуации в том, что поставка лекарственных средств была сорвана. В связи с чем это произошло, представитель аптеки не сообщала. А причины могут быть разными. В том числе — собственная внутриаптечная организация заказов поставщикам, ненадежный поставщик, пробки на дорогах... Только все эти внутриаптечные проблемы гораздо больнее, чем в какой-либо другой области деятельности, сказываются на посетителях. Причины, я думаю, понятны: пример с больным диабетом эту картину ясно иллюстрирует. Ну, а у аптеки — упущенные прибыли.

Совмещение ABC- и XYZ-анализов. Выше были приведены выводы по результатам отдельно проведенных анализов по степени важности и по степени стабильности товаров.

После совмещения этих анализов получается некая трехмерная матрица, которая состоит из трех параметров:

• объем продаж в натуральном выражении;
• получаемая прибыль;
• стабильность спроса.

Следующим этапом является выработка правила по наличию товара в аптечной сети, варианты налаживания работы с поставщиками, и степень внимания к каждому товару. В таблице 1 представлен результат совмещения ABC- и XYZ-анализов только для стабильных товаров, то есть для товаров группы X.

Объем продаж	Получаемая прибыль	Стабильность спроса	Характеристика группы товаров	Требования к системе управления запасами	Требования к страховому запасу	Требования к поставкам
A	A	X	Ключевая группа товаров	Так как спрос на товар стабилен, то нет	Требуется стопроцентное наличие товара на складе	Высокая дисциплина поставок
A	B	X	Группа товаров, которая обеспечивает приток посетителей аптеки, но прибыль невысока	необходимости в постоянном контроле за уровнем запаса	Требования к страховому запасу могут быть на уровне 98-100 процентов удовлетворения спроса. То есть максимально допустимый дефицит — 2 процента
A	C	X	Объем продаж большой, прибыли практически не дает		Допустимый дефицит может быть на уровне 5 процентов
B	A	X	Объем продаж ниже, но прибыль высокая		Требования к страховому запасу могут быть на уровне 98-100 процентов удовлетворения спроса. То есть максимально допустимый дефицит — 2 процента
B	B	X	Объем продаж средний, прибыль тоже невысокая		Допустимый дефицит может быть на уровне 5 процентов.
B	C	X	Объем продаж средний, прибыль низкая		Допустимый дефицит может быть на уровне 7 процентов
C	A	X	Объем продаж низкий, прибыль высокая		Допустимый дефицит может быть на уровне 2-5 процентов
C	B	X	Объем продаж низкий, прибыль средняя		Допустимый дефицит может быть на уровне 10 процентов. Поставки под заказ
C	C	X	Объем продаж и прибыль низкие		Допустимый дефицит может быть на уровне 15 процентов	Не требуется высокая дисциплина поставок

Итак, группа товаров AAX. Эти товары являются «лакомым кусочком» для любого продавца, так как при больших объемах продаж и высокой прибыли спрос на эту группу товаров легко спланировать и спрогнозировать. Но так как именно эта группа товаров обеспечивает максимальный эффект, то отсутствие ее на полках обеспечит максимальные потери и упущенные прибыли. Здесь, в первую очередь, необходимо обеспечивать спрос полностью. То есть страховой запас должен обеспечивать стопроцентное удовлетворение спроса. При этом нельзя допускать перебоев в поставках, иными словами — нужно обеспечивать высокую дисциплину поставок. Здесь стоит уделять большое внимание самим поставщикам, и при выборе дистрибьюторов для этой группы товаров опираться только на самых надежных представителей оптовых посредников.

Страховой запас — защита от неопределенности в спросе и от перебоев в поставках (рассмотрение алгоритма расчета страхового запаса ищите в дальнейших публикациях).

Группа товаров ABX. Данная группа лекарственных средств обеспечивает хороший объем продаж, но так как прибыль здесь ниже, есть возможность за счет допущения небольшого дефицита сократить издержки. Так как товар востребован, проблем с дисциплиной поставок быть не должно.

Группа товаров ACX. Товары прибыли не дают, но приток посетителей обеспечивают. В качестве примера приведем лейкопластырь. Здесь, правда, имеется масса товаров-заменителей, но они расположены в разных ценовых категориях. Так как товар весьма стабилен (группа X), то нет необходимости постоянно контролировать его наличие на складе. При этом можно допустить небольшое повышение неудовлетворенного спроса (например, до 5 процентов).

Группа товаров BAX. Препараты с высокой прибылью, но невысоким объемом продаж — то есть цена выше среднего, за счет этого и высокая прибыль в денежном выражении. Эта группа товаров интересна именно с той точки зрения, что продается в небольших количествах, а денежный поток обеспечивает. При этом если поддерживать запас на высоком уровне, то повысится объем замороженных денежных средств в товарном запасе. Поэтому стоит допустить небольшой дефицит, например 2 процента. К этой группе товаров можно отнести витамины по средним ценам.

Группа товаров BBX. Самый что ни на есть средний статистический товар. Прибыль и объем продаж средние, и при этом спрос стабилен. С целью сокращения издержек есть возможность уменьшить запас за счет несущественного увеличения неудовлетворенного спроса.

Группа BCX. Допускаем более существенный дефицит. В нашем примере — 7 процентов.

Группа CAX. Очень интересная группа товаров, с той точки зрения, что затраты на продажу невысоки, а прибыль хорошая. То есть товар продается стабильно, но небольшими объемами. Страховой запас будет невелик, так как страховаться от невысокого и стабильного спроса несложно. Так как товар дорогостоящий, то здесь есть два варианта обеспечения продаж: поддержание страхового запаса или поставка под заказ. Оба варианта имеют право на существование. Выбор за аптекой. При первом варианте аптека снова замораживает денежные средства. При втором есть шанс упустить клиента, который не хочет ждать. Если в Москве можно найти аптеку, в который дорогостоящий препарат имеется в наличии, то в Московской области его предложат поставить под заказ, да еще и с предоплатой. А в других регионах можно просто не найти нужного препарата, но это уже вопрос ассортиментной политики аптеки.

Группа CBX. Действуют те же принципы, что и в группе CAX, только можно смелее использовать поставки под заказ, так как прибыль средняя.

Группа CCX. Как правило, в этой группе лекарственных средств находятся товары, давно присутствующие на рынке, товаров-заменителей — большое количество, прибыль невелика, продукция продается стабильно, но в небольших объемах. Здесь есть возможность сократить ассортимент за счет товаров-заменителей. Например, такие лекарственные средства, как йод или зеленка... Давно известно, что они практически бесполезны, но многие покупают их по старой памяти или, например, чтобы укомплектовать аптечку для автомобиля, которая четко регламентирована по составу. При этом есть еще возможность сократить ассортимент за счет неудовлетворенного спроса. Здесь потери будут невелики. И еще не требуется высокая дисциплина поставок.

Точно так же следует описать и другие категории товаров по группам Y (таблица 2) и Z (таблица 3).

Объем продаж	Получаемая прибыль	Стабильность спроса	Характеристика группы товаров	Требования к системе управления запасами	Требования к страховому запасу	Требования к поставкам
A	A	Y	Высокий объем продаж и прибыль	Прослеживается повышение нестабильности	Требуется стопроцентное наличие товара на складе	Высокая дисциплина поставок
A	B	Y	Группа товаров, которая обеспечивает приток посетителей аптеки, но прибыль невысока	спроса, поэтому стоит уделять внимание контролю за наличием запасов. Например, ежедневно проверяем наличие препаратов	Требования к страховому запасу могут быть на уровне 98-100 процентов удовлетворения спроса. То есть максимально допустимый дефицит — 2 процента
A	C	Y	Объем продаж большой, прибыли практически не дает	и принимаем решение о том, стоит ли заказывать его у поставщика	Допустимый дефицит может быть на уровне 5 процентов
B	A	Y	Объем продаж ниже, но прибыль высокая	и в каком объеме	Требования к страховому запасу могут быть на уровне 98-100 процентов удовлетворения спроса
B	B	Y	Объем продаж средний, прибыль тоже невысокая		Допустимый дефицит может быть на уровне 5 процентов
B	C	Y	Объем продаж средний, прибыль низкая		Допустимый дефицит может быть на уровне 7 процентов
C	A	Y	Объем продаж низкий, прибыль высокая		Допустимый дефицит может быть на уровне 2-5 процентов
C	B	Y	Объем продаж низкий, прибыль средняя		Допустимый дефицит может быть на уровне 10 процентов. Поставки под заказ
C	C	Y	Объем продаж и прибыль низкая	Очень пристальное внимание к товарамновинкам	Допустимый дефицит может быть на уровне 15 процентов	По новинкам — высокая дисциплина поставок. К товарам- «старичкам» — возможно меньшее внимание

Объем продаж	Получаемая прибыль	Стабильность спроса	Характеристика группы товаров	Требования к системе управления запасами	Требования к страховому запасу	Требования к поставкам
A	A	Z	Высокий объем продаж и прибыль	Высокое внимание контролю за наличием	Требуется 98- процентное наличие товара на складе	Высокая дисциплина поставок
A	B	Z	Группа товаров, которая обеспечивает приток посетителей аптеки, но прибыль невысока	запасов. Например, ежедневно проверяем наличие препаратов и принимаем решение о том, стоит	Требования к страховому запасу могут быть на уровне 95-98 процентов удовлетворения спроса
A	C	Z	Объем продаж большой, прибыли практически не дает	ли заказывать его у поставщика и в каком объеме. Поставки	Допустимый дефицит может быть на уровне 7 процентов
B	A	Z	Объем продаж ниже, но прибыль высокая	под заказ очень актуальны	Требования к страховому запасу могут быть на уровне 95-98 процентов удовлетворения спроса
B	B	Z	Объем продаж средний, прибыль тоже невысокая		Допустимый дефицит может быть на уровне 7 процентов
B	C	Z	Объем продаж средний, прибыль низкая		Допустимый дефицит может быть на уровне 10 процентов
C	A	Z	Объем продаж низкий, прибыль высокая		Допустимый дефицит может быть на уровне 5-7 процентов
C	B	Z	Объем продаж низкий, прибыль средняя		Допустимый дефицит может быть на уровне 15 процентов. Поставки под заказ
C	C	Z	Объем продаж и прибыль низкие	Очень пристальное внимание к товарамновинкам	Допустимый дефицит может быть на уровне 20 процентов по товарам- «старичкам». Новинки — 100 процентов наличия	По новинкам — высокая дисциплина поставок. К товарам- «старичкам»- возможно незначительное внимание

По группе Y повышается требование к контролю над состоянием запасов. Если в группе X была возможность проверять наличие и принимать решение о поставках через определенные промежутки времени, то в группе Y стоит уделять этому вопросу больше внимания — то есть, возможно, перейти на ежедневный контроль за состоянием запасов на складе. Все остальные параметры можно прописать по аналогии с подробно очерченными требованиями к страховым запасам и к поставкам по группе X. Страховой запас в группе Y выше в связи с нестабильностью спроса.

Хотелось бы сделать акцент на группе товаров CCY. В эту группу попадают товары-новинки, поскольку, как правило, они весьма нестабильны по спросу. Поэтому этой группе стоит уделять максимум внимания. Целесообразно также проанализировать, имеются ли там товары, которые уже отжили свой «век», то есть находятся в конце жизненного цикла товаров. И соответственно — рассмотреть вариант исключения их из ассортимента.

По группам товаров с низкими объемами продаж и невысокими прибылями по высоким ценам надо чаще прибегать к поставкам под заказ, так как если при этой нестабильности содержать резерв, это будет существенно увеличивать складской запас, а, следовательно, замораживать денежные средства.

Если посмотреть на уровень возможного дефицита по группе Z (таблица 3) - то здесь он допускается в более высокой степени. Это происходит потому, что затраты на поддержание запаса по нестабильным товарам будут очень существенно увеличиваться. В группе CCZ также будут присутствовать товары-новинки и товары, находящиеся на конце жизненного цикла, но при большой нестабильности затраты на поддержание запасов будут очень велики. Поэтому эта группа товаров — самая затратная и соответственно требует максимум внимания.

Еще раз заметим, что один из самых актуальных вопросов при формировании политики управления запасами — это какой уровень дефицита, то есть упущенных продаж аптека для себя принимает нормативно. Стопроцентное удовлетворение спроса невозможно по причине высокой стоимости такого подхода.

Другой вопрос, как аптека будет контролировать процесс пополнения запаса. Здесь надо определиться:

• как будет осуществляться контроль за наличием товаров;
• как будет определяться потребность в товаре на следующий период;

---