ГОСТ Р ИСО 14063-2023. Национальный стандарт Российской Федерации. Экологический менеджмент. Обмен экологической информацией. Руководящие указания и примеры

(утв. и введен в действие Приказом Росстандарта от 25.09.2023 № 933-ст)

ИСТОРИЯ ИЗМЕНЕНИЙ НОРМАТИВНО-ТЕХНИЧЕСКИХ АКТОВ

flowchart LR
  n0["ГОСТ Р ИСО 14063-2007"]:::rst
  click n0 "https://bukva.ai/docs/gost-r-iso-14063-2007" "ГОСТ Р ИСО 14063-2007. Национальный стандарт Российской Федерации. Экологический менеджмент. Обмен экологической информацией. Рекомендации и примеры (утв. и введен в действие Прика"
  n1["ГОСТ Р ИСО 14063-2023"]:::doc
  click n1 "https://bukva.ai/docs/standart-gost-r-iso-14063-2023" "ГОСТ Р ИСО 14063-2023. Национальный стандарт Российской Федерации. Экологический менеджмент. Обмен экологической информацией. Руководящие указания и примеры (утв. и введен в действ"
  n0 --> n1
classDef rst fill:#FFEBEB,stroke:#8B0000,color:#000;
classDef doc fill:#EBFFEB,stroke:#006400,color:#000;
classDef notEnt fill:#FFFFEB,stroke:#FF8C00,color:#000;

Утвержден и введен в действие

ЭКОЛОГИЧЕСКИЙ МЕНЕДЖМЕНТ

Предисловие

1 ПОДГОТОВЛЕН Обществом с ограниченной ответственностью «НИИ экономики связи и информатики „Интерэкомс“ (ООО „НИИ „Интерэкомс“) совместно с Федеральным государственным автономным учреждением „Научно-исследовательский институт „Центр экологической промышленной политики“ (ФГАУ „НИИ „ЦЭПП“) на основе собственного перевода на русский язык англоязычной версии стандарта, указанного в пункте 4»

2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 020 «Экологический менеджмент и экономика»

3 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 25 сентября 2023 г. № 933-ст

6 Некоторые положения международного стандарта, указанного в пункте 4, могут являться объектами патентных прав. Международная организация по стандартизации (ИСО) и Международная электротехническая комиссия (МЭК) не несут ответственности за идентификацию подобных патентных прав

Правила применения настоящего стандарта установлены в статье 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации». Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе «Национальные стандарты», а официальный текст изменений и поправок — в ежемесячном информационном указателе «Национальные стандарты». В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты». Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (www.rst.gov.ru)

Введение

В современной глобальной экономике обмен информацией, касающейся экологических ценностей, действий и результативности стал неотъемлемой частью деятельности организаций. Это происходит как по причине возросшей обеспокоенности и интереса общественности к экологической тематике, так и деятельности государственных органов, связанной с охраной окружающей среды. Организации всего мира все в большей степени сталкиваются с необходимостью предоставлять информацию в поддержку позиций и действий согласно экологической политике, представлять и разъяснять экологические последствия своей деятельности, продукции и услуг. Растет необходимость учета и включения потребностей заинтересованных сторон, их мнений и требований в обмен экологической информацией.

Организации нуждаются в том, чтобы получать и предоставлять информацию об экологических проблемах, обеспокоенности и программах и соответствующим образом реагировать на них. Кроме того, при общедоступности таких устройств, как смартфоны и планшеты, обмен информацией осуществляется практически непрерывно, требуя от организации возможностей своевременно отвечать на любой вопрос или запрос информации. На информацию для обмена влияют такие факторы как географическое расположение организации и распределение, размер и виды деятельности. Мотивацию для обмена информацией обеспечивают:

• заинтересованность организации в совместном использовании информации о ее экологических технологиях и практиках;

• управление экологическими рисками;
• соответствие законодательным требованиям;
• ответная реакция на предложения (положительные или отрицательные) заинтересованных сторон;
• ответная реакция на ложные и/или намеренные обвинения в экологических нарушениях сторонами, намеревающимися критиковать организацию с целью продвижения собственных интересов;
• возрастающая важность рассмотрения вопросов охраны окружающей среды.

Обмен экологической информацией — это процесс совместного использования информации для укрепления доверия, улучшения отношений между партнерами, повышения достоверности, осведомленности и принятия решения. Используемые процессы и содержание обмениваемой информации будут изменяться в зависимости от задач и обстоятельств организации и могут быть построены на основе существенной информации.

Понятие обмен экологической информацией несколько шире понятия экологическая отчетность, поскольку оно предназначено для большего числа целей и может принимать разные формы. Обмен информацией может быть применен как к конкретному случаю или цели, так и в рамках плановых мероприятий. Примером первого случая может быть ситуация, когда управляющий объектом присутствует на общественном мероприятии и отвечает на вопросы. Плановый обмен информацией может осуществляться с ограниченным или полным участием заинтересованных сторон в соответствии со следующими ситуациями.

a) Односторонняя связь (обмен информацией) возникает в случае, когда организация распространяет информацию, например, путем выпуска экологических отчетов без возможности получать обратную связь и участвовать в обсуждении результатов.

b) Двусторонняя связь (обмен информацией) происходит при обмене информацией и идеями между организацией и заинтересованными сторонами.

c) При совместном принятии решения, включая установление эффективной обратной связи, которая влияет на организацию и/или местное сообщество, а также на организации, сотрудничающие с заинтересованными сторонами.

Взаимодействие с заинтересованными сторонами дает возможность организации изучить их проблемы и задачи. Это ведет к знанию, выгодному для обеих сторон, и может влиять на их мнения и восприятие. При должном исполнении любой частный подход к решению проблемы может быть успешным и удовлетворять потребности организации и заинтересованных сторон. В некоторых случаях понимание модели коммуникации/поведения каждой заинтересованной стороны (или целевой группы) также является важным при обмене экологической информацией. Наиболее эффективный процесс обмена экологической информацией вовлекает организацию в непрерывный контакт с внутренними и внешними заинтересованными сторонами и может рассматриваться как часть общей коммуникационной стратегии организации.

Взаимосвязи экологической информации и ее потоки с указанием разделов настоящего стандарта изображены на рисунке 1.

Рисунок 1 — Обмен экологической информацией

Обмен экологической информацией дает множество преимуществ, таких как:

• оказание помощи заинтересованным сторонам в понимании экологических обязательств организации, политики и результативности;
• обеспечение входных данных/предложений по повышению экологической результативности, продукции и услуг организации и прогресса в направлении устойчивого развития;
• улучшение понимания потребностей и проблем заинтересованных сторон для укрепления доверия и диалога;
• содействие достижениям, выполнению поручений и достижению результативности организации;
• повышение важности и уровня экологической осведомленности для поддержания экологически ответственной культуры;
• рассмотрение проблем и претензий заинтересованных сторон на существующие и чрезвычайные неблагоприятные воздействия на окружающую среду;
• изменение в лучшую сторону восприятия организации заинтересованными сторонами;
• усиление поддержки бизнеса и доверия со стороны акционеров.

Обмен экологической информацией является одной из наиболее актуальных задач, с которыми сталкиваются организации при наличии или отсутствии системы экологического менеджмента. Обмен экологической информацией — это больше чем просто вопрос организации и менеджмента, он неразрывно связан с ценностями организации. Для обеспечения процессов обмена экологической информацией организации важно выбрать ответственного партнера в обществе и соответствовать экологическим ожиданиям заинтересованных сторон.

1 Область применения

Настоящий стандарт содержит руководящие указания для организаций по основным принципам, политике, стратегии и деятельности, связанным с внутренним и внешним обменом экологической информацией. В настоящем стандарте используются проверенные и обоснованные подходы к обмену экологической информацией, приспособленные к конкретным условиям, возникающим при обмене экологической информацией.

Настоящий стандарт применим ко всем организациям, независимо от их типа, размера, местоположения, структуры, деятельности, продукции и услуг, а также от наличия или отсутствия у них системы экологического менеджмента.

Настоящий стандарт можно использовать в сочетании с любым стандартом серии ИСО 14000 или самостоятельно.

Примечание 1 - Таблица справочных данных о стандартах серии ИСО 14000 приведена в приложении A.

Примечание 2 — В стандартах ИСО 14020, ИСО 14021, ИСО 14024, ИСО 14025 и ИСО 14026 установлены специальные средства обмена экологической информацией и руководство, относящееся к экологической маркировке продукции и декларациям.

2 Нормативные ссылки

3 Термины и определения

В настоящем стандарте применены следующие термины с соответствующими определениями.

ИСО и МЭК поддерживают терминологические базы данных для использования в стандартизации по следующим адресам:

• платформа онлайн-просмотра ИСО: https://www.iso.org/obp;
• Электропедия МЭК: https://www.electropedia.org/.

3.1 обмен экологической информацией (environmental communication): Процесс, который осуществляет организация (3.4), чтобы предоставлять или получать информацию и вступать в диалог с внутренними и внешними заинтересованными сторонами (3.5) с целью стимулирования совместного понимания экологических вопросов, аспектов и результативности.

3.3 стратегия обмена экологической информацией (environmental communication strategy): Концепция работ, проводимых организацией (3.4) по внедрению политики обмена экологической информацией (3.2) и установлению целей обмена экологической информацией (3.7).

3.4 организация (organization): Лицо или группа людей, связанные определенными отношениями, имеющие ответственность, полномочия и выполняющие свои функции для достижения своих целей.

Примечание 1 — Понятие организации включает в себя следующие примеры (но не ограничивается ими): индивидуальный предприниматель, компания, корпорация, фирма, предприятие, орган власти, товарищество, благотворительное учреждение, а также их часть или их объединение, вне зависимости от того, являются они юридическим лицом или нет, государственными или частными.

[ИСО 14001:2015, 3.1.4]

3.5 заинтересованная сторона (interested party): Лицо или организация (3.4), которые могут влиять на осуществление деятельности или принятие решения, быть подверженными их влиянию или воспринимать себя в качестве последних.

Пример - Потребители, сообщества, поставщики, регулирующие органы, негосударственные организации, инвесторы и наемные работники.

Примечание 1 — «Воспринимать себя в качестве подверженных влиянию» означает, что это восприятие стало известно организации.

Примечание 2 — Заинтересованные стороны могут быть местными, региональными и международными.

[ИСО 14001:2015, 3.1.6 с изменениями — добавлено примечание 2 к словарной статье]

3.6 целевая группа (target group): Заинтересованная сторона (или стороны), выбранная в качестве актива организации (3.4) по обмену экологической информацией (3.1).

3.7 цель обмена экологической информацией (environmental communication objective): Общая цель обмена экологической информацией, не противоречащая политике обмена информацией, проводимой организацией для достижения своей стратегии обмена информацией.

Примечание 1 — Термин «задача обмена экологической информацией (environmental communication target)», использованный в предыдущем издании настоящего стандарта, не используется в настоящем стандарте для гармонизации с ИСО 14015:2001, где слово «задача» не используется. В то же время организация может использовать два уровня целей, как описано в 7.1.3, Практическая помощь, блок 7.

3.8 социальные масс-медиа (social media): Онлайновые технологии и практики, используемые людьми для обмена мнениями, идеями, опытом и планами, трансформируя традиционные связи типа «один ко многим» к типу «многие ко многим».

[ИСО 20252:2019, 3.95]

4 Принципы обмена экологической информацией

4.1 Общие положения

Принципы обмена экологической информацией, изложенные далее, предназначены для организаций, которые будут применять их с учетом определения заинтересованных сторон, их потребностей и ожиданий.

4.2 Принципы

4.2.1 Принцип прозрачности (открытости)

Применение данного принципа позволяет организации сделать доступными процессы, процедуры, методы, источники данных и допущения, использованные при обмене экологической информацией для всех заинтересованных сторон с учетом конфиденциальности информации, а также информировать заинтересованные стороны об их роли в процессе обмена экологической информацией.

4.2.2 Принцип приемлемости

Применение данного принципа позволяет организации предоставлять (получать) в процессе обмена значимую для заинтересованных сторон экологическую информацию, используя форматы, языки и носители информации, удовлетворяющие их интересам и потребностям, создавая возможности для их полного участия. Обмен экологической информацией учитывает разнородность, инклюзивность и половую принадлежность заинтересованных сторон.

4.2.3 Принцип надежности

Применение данного принципа позволяет организации осуществлять обмен экологической информацией добросовестно и справедливо и предоставлять информацию, которая является правдивой, точной, содержательной и не вводящей в заблуждение заинтересованные стороны путем обработки информации и данных с использованием признанных и воспроизводимых методов и показателей.

Принцип надежности также обеспечивает открытый обмен экологической информацией для нужд заинтересованных сторон, реагирование на запросы и обеспокоенность заинтересованных сторон своевременно и в полной мере, уведомление заинтересованных сторон о том, как организация относится к их запросам и озабоченности.

При условии использования социальных масс-медиа в целях непрерывности обмена информацией, обеспечение контроля скорости, с которой запросы регистрируются и на них дается ответ.

4.2.4 Принцип ясности

Применение данного принципа является гарантией того, что подходы к обмену экологической информацией и язык, на котором она представлена, будут однозначно восприниматься заинтересованными сторонами.

4.2.5 Принцип региональности

Обмен экологической информацией учитывает местный или региональный контекст, соответствующий области, в которой возникает воздействие на окружающую среду.

См. ИСО 14026:2017, 5.5.

5 Политика обмена экологической информацией

5.1 Обязательства руководства

Высшему руководству организации следует установить политику обмена экологической информацией, заявить о своей приверженности ей и продвигать ее. Политика обмена экологической информацией должна быть совместимой с принципами, указанными в разделе 4, и точно и ясно устанавливать:

a) обязательства по ведению диалога с заинтересованными сторонами;

b) обязательства по раскрытию информации о экологической результативности организации;

c) значимость внутреннего и внешнего обмена экологической информации в организации:

d) обязательства по внедрению политики обмена экологической информацией и обеспечению необходимыми ресурсами;

e) обязательства по рассмотрению ключевых экологических проблем.

Политика обмена экологической информацией может быть частью информационной или экологической политики организации или быть независимой.

5.2 Разработка политики обмена экологической информацией

При разработке политики лицам, отвечающим за экологический менеджмент в организации, следует взаимодействовать со всеми, кто будет отвечать за процессы обмена экологической информацией, чтобы осуществлять политику, логически последовательную и совместимую с другими принципами, политиками и ценностями организации. Все уровни управления организацией должны применять эту политику и обеспечивать прием входных данных для ее формулирования и изменения.

Политика обмена экологической информацией не требует подробной детализации, но в ней следует выразить для заинтересованных сторон ту значимость, которую организация придает обмену информацией по экологическим проблемам, экологическим аспектам и их соответствующим воздействиям, а также экологической результативности. Видение, миссия, ценности и культура организации могут играть фундаментальную роль при разработке политики обмена экологической информацией. В политике организации следует взять на себя обязательства, отражающие местные, региональные и/или культурные национальные особенности деятельности организации в области обмена экологической информацией, где это применимо.

При разработке политики обмена экологической информацией необходимо рассмотреть следующие важные факторы:

• область бизнес деятельности и портфель продукции или услуг;
• размер организации;
• инфраструктуру организации;
• корпоративное управление;
• стратегии маркетинга и брендирования;
• наличие системы экологического менеджмента;
• учет экологических аспектов и воздействий, включая аспекты и воздействия в цепи поставок, стадии использования и окончания срока службы продукции;
• взаимодействие с соответствующими аспектами, такими как охрана здоровья и труда, и другими подходами к устойчивому развитию;
• законодательные требования, касающиеся раскрытия экологической информации;
• местные, региональные, национальные и международные добровольные правила этики/поведения;
• ожидания заинтересованных сторон;
• право общественности на получение информации.

Политика организации должна быть рассмотрена заинтересованными сторонами, как внутренними, так и внешними, в зависимости от ситуации.

6 Стратегия обмена экологической информацией

6.1 Общие положения

Руководству организации следует разработать стратегию реализации политики обмена экологической информацией. В стратегию включают цели обмена информацией, определение заинтересованных сторон, указание, когда и какой информацией планируется обмениваться, а также ответственность руководства за распределение необходимых ресурсов. Организация должна представить ясные объяснения того, что она может сделать, принимая во внимание свои ресурсы, чтобы в наибольшей степени и наиболее реалистично оправдать ожидания заинтересованных сторон.

Организации следует учитывать, что обмен экологической информацией является частью экологической деятельности организации и должен согласовываться с другими элементами систем менеджмента, проводимой политикой и стратегией или действиями, имеющими отношение к экологии.

Разработанную стратегию следует утвердить на уровне высшего руководства и использовать в качестве основы для деятельности организации по обмену экологической информацией.

6.2 Интеграция обмена экологической информацией в общий процесс информационного обмена организации

Для эффективного обмена экологической информацией рекомендуется рассмотреть общий процесс информационного обмена организации.

6.3 Эффективность ресурсов

Деятельность организации по обмену экологической информацией зависит от имеющихся ресурсов. Стратегия обмена экологической информацией должна включать распределение людских, технических и финансовых ресурсов, обозначенные обязанности и полномочия, а также определенные действия. Также можно учитывать опыт сотрудников и потребности в обучении.

Для эффективного использования ресурсов организации следует разработать процесс обмена информацией, уместный с учетом цели и среды организации, включая характер, масштаб и воздействие на окружающую среду ее деятельности, продукции и услуг.

6.4 Установление целей обмена экологической информацией

Организация должна установить цели обмена экологической информацией, которые имеют смысл, поскольку могут обеспечить основу для эффективной стратегии обмена экологической информацией. При установлении целей обмена экологической информацией организации следует обеспечить их совместимость с политикой обмена экологической информацией с учетом мнения внутренних и внешних заинтересованных сторон и согласованность с принципами обмена экологической информации, приведенными в разделе 4. При установлении целей для своей деятельности по обмену экологической информацией организация должна рассмотреть свои приоритеты и желаемые результаты и убедиться, что определенные цели представлены таким образом, что дополнительных пояснений не требуется.

Примеры целей и их взаимосвязь представлены в 7.1.3, практические рекомендации 7.

6.5 Определение заинтересованных сторон

При разработке стратегии обмена экологической информацией и установлении целей организация должна определить внутренние и внешние заинтересованные стороны, которые проявляют интерес к деятельности, продукции и услугам организации. Также она должна определить другие потенциально заинтересованные стороны, с которыми организация желает обмениваться информацией для достижения общих целей своей стратегии обмена экологической информацией.

Для более конкретных видов деятельности по обмену экологической информацией можно определить соответствующие целевые группы (см. 7.1.4).

Примечание - См. дополнительное руководство по определению заинтересованных сторон в ИСО 14004.

7 Деятельность по обмену экологической информацией

7.1 Планирование деятельности по обмену экологической информацией

7.1.1 Общие положения

Организации следует осуществить ряд действий по обмену экологической информацией для реализации политики по обмену экологической информацией. При разработке стратегии и определении целей обмена экологической информацией следует разрабатывать конкретные виды деятельности (мероприятия) по обмену экологической информацией с учетом экологических вопросов, географических границ и заинтересованных сторон.

Примечание - Социальные масс-медиа не имеют географических границ и, таким образом, даже если мероприятие задумано как местное мероприятие, у него будет более широкая аудитория.

7.1.2 Ситуационный анализ

Разработка или улучшение деятельности по обмену экологической информацией начинается с понимания смысла обмена экологической информацией.

При ситуационном анализе организация должна рассматривать следующие вопросы:

a) проводимые работы и обязательства по обмену экологической информацией;

b) определение и понимание вопросов, вызывающих обеспокоенность заинтересованных сторон;

c) ожидания и восприятие организации со стороны заинтересованных сторон;

d) экологическую осведомленность заинтересованных сторон, например местного населения;

e) средства массовой информации и деятельность, подтвердившие свою наибольшую эффективность при обмене экологической информацией с заинтересованными сторонами в простых ситуациях;

f) идентификацию лидеров общественного мнения и их влияния на вопросы, связанные с обменом экологической информацией;

g) имидж организации по конкретной проблеме в глазах общественности;

h) последние разработки и тенденции по экологическим вопросам, имеющим отношение к специфической деятельности, продукции и услугам организации;

i) экономические и финансовые последствия;

j) знания и понимание ценностей и культуры заинтересованных сторон.

Для ситуационного анализа применяется разнообразный инструментарий (см. таблицу 1). Ситуационный анализ может приводить к необходимости корректировки целей обмена экологической информацией.

При оценке контекста деятельности по обмену экологической информацией, важно рассматривать потенциальные затраты и последствия отсутствия обмена экологической информацией, которые могут быть ощутимыми и увеличивают затраты организации, если обмен экологической информацией не предусмотрен в долгосрочном плане, а также предполагают другие потери организации, например могут нанести репутационный ущерб. Следующий гипотетический случай подчеркивает последствия описанной ситуации.

Пример - Кейс 1: затраты в случае отказа от обмена экологической информацией.

Согласие менеджера с решением использовать опасное для здоровья вторичное жидкое топливо на предприятии без тщательного обсуждения этой проблемы с местным населением, в результате привело организацию к возникновению кризиса. Организация не ожидала сильной реакции населения на такое решение, поэтому не выделила достаточных средств для предварительной консультации и обмена информацией. 90-летние хорошие рабочие взаимоотношения между организацией и местным населением мгновенно разрушились. На восстановление отношений с местным населением по оценке менеджера было затрачено более двух лет. Затраты организации включили в себя заработную плату менеджера, бесчисленные затраты времени другого персонала на удовлетворение требований заинтересованных сторон, а также затраты на организацию различных собраний, выпуск пресс-релизов и публикации других сообщений в прессе. Одним из результатов этих усилий было создание комитета по связям с общественностью, в который вошли граждане, наиболее активно высказывающиеся против решения сжигать альтернативное топливо. Организация и регулирующие органы использовали этот комитет как трибуну для принятия важных решений. Через пять лет непрерывной работы доверие общественности было восстановлено.

7.1.3 Определение целей обмена экологической информацией

Организация может принять решение о том, что она собирается достичь своей деятельностью по обмену экологической информацией и какую среду можно для этого использовать наилучшим образом. Следует поставить цели, которые согласуются с задачами обмена экологической информацией и являются конкретными, измеряемыми, достижимыми, реалистичными и согласованными по времени. Это позволит организации оценивать деятельность по обмену экологической информацией и определять, достигнута цель или нет.

7.1.4 Определение целевых групп

При планировании деятельности по обмену экологической информацией организации следует идентифицировать целевые группы среди всех заинтересованных сторон. Качественный обмен экологической информацией предполагает наличие большого числа целевых групп, не только благосклонных к организации, но и обладающих значительными ресурсами для самоорганизации и самовыражения.

Нередко возникают конфликты интересов среди разных целевых групп. В результате, деятельность по обмену экологической информацией нуждается в том, чтобы рассматривать и реагировать на разные и часто противоречивые требования целевых групп, в частности тех, которые являются наиболее влиятельными и могут негативно воздействовать на итоги деятельности по обмену экологической информацией. Здесь может потребоваться процесс быстрого реагирования, особенно при использовании социальных масс-медиа.

Когда выполняется деятельность по обмену экологической информацией, организации следует обеспечить понимание ожиданий и восприятия целевых групп в отношении экологической результативности организации. При самом простом, прямом диалоге между целевой группой и организацией можно установить необходимую обратную связь. Если организация желает получать входные данные от целевых групп, то ей следует объяснить причину поиска информации и то, что она планирует делать с полученной информацией.

7.1.5 Определение географической области применения

Для каждой деятельности по обмену экологической информацией организации следует определить области или регионы, в которых она сосредоточит свою деятельность по обмену экологической информацией, поскольку различные регионы с разными языками, культурой и привычками могут по-разному оказывать влияние на общественные потребности и восприятие. Акцент в любой конкретной деятельности по обмену информацией может делаться на местную общину или более широкий круг общественности, которые могут находиться далеко от производственного объекта или офиса организации.

Организацию допускается привлекать к рассмотрению конкретного экологического вопроса в нескольких географических регионах. Например, количество выбросов парниковых газов может указываться в докладе о состоянии окружающей среды с местным, региональным, национальным или международным акцентом. Разные виды информации могут потребоваться для деятельности по обмену, а общая информация может быть представлена разными способами в зависимости от потребностей вовлеченных заинтересованных сторон.

7.1.6 Определение требуемой экологической информации

Организации следует предвидеть экологические проблемы, которые вызывают озабоченность заинтересованных сторон. Это поможет ей сконцентрироваться на сборе информации о воздействиях на окружающую среду и характеристиках продукции, услуг, процессов и результативности организации. На основе установленных целей деятельности по обмену экологической информацией, могут быть собраны или разработаны подходящие количественные и качественные данные и получена информация. Такую информацию следует поставить в один ряд с требованиями действующих стандартов и руководящих указаний по экологической результативности и показателям результативности.

В ряде случаев в организации не имеется доступной информации в форме, подходящей для деятельности по обмену экологической информацией или для диалога с нетехническими целевыми группами. Информация может быть использована для подготовки письменных материалов или других типов обмена в форме, которая является ясной и подходящей для уместных целевых групп.

Это, в частности, верно, например в случае экологических показателей, часто используемых организациями для передачи информации о своей экологической результативности. Такие показатели, количественные и качественные, могут быть техническими по характеру. Показатели следует разъяснять таким образом, чтобы можно было понять их применение, значимость и содержание и сделать их полезными для заинтересованных сторон. В некоторых случаях трудности сбора подходящих данных могут привести к пересмотру подхода к достижению целей. Следующий гипотетический кейс указывает на возможные последствия такой ситуации.

Примечание 1 — ИСО 14031 устанавливает руководство по разработке показателей экологической результативности.

Примечание 2 — Для экологической информации, касающейся продукции, требования и руководство представлены в ИСО 14021, ИСО 14024, ИСО 14046 и ИСО 14067.

Пример - Кейс 2: определение показателей экологической результативности для изготовителей электронного оборудования.

Изготовитель электронного оборудования запросил консультации 75 заинтересованных сторон, чтобы установить, какие показатели экологической результативности организации нужно сообщать. Основные стадии процесса были сведены к следующему:

• определить важные внешние и внутренние заинтересованные стороны и установить основные озабоченности и ожидания, касающиеся экологической результативности организации;
• определить показатели экологической результативности, на которые следует обращать внимание в экологическом отчете, и приоритеты этих показателей среди заинтересованных сторон;
• оценить экологическую результативность организации по этим показателям, и
• создать профиль экологической результативности организации и сообщить результаты заинтересованным сторонам.

75 заинтересованных сторон организации участвовали в этом процессе, включая работников, заказчиков и поставщиков, лидеров общественного мнения, соседей, законодательные органы и органы государственного регулирования, финансовые и страховые сообщества.

Интервью были взяты у 5 — 15 представителей от каждой целевой группы, всего 75. Отдельным людям задавали вопрос: «Какие экологические проблемы вы считаете важными для организации, чтобы обратить на них внимание и доложить о них в своих экологических отчетах». Выявлено около 100 проблем, которые переведены в 11 показателей экологической результативности и результативности управления.

Также проведен семинар, на котором присутствовали 12 представителей заинтересованных сторон, чтобы обсудить и подтвердить 11 показателей и установить соответствующие приоритеты для каждого параметра.

Результатом процесса является выпуск экологического отчета с подробным описанием экологической результативности организации. Выявлен ряд показателей экологической результативности, на которые обычно не обращалось внимания в экологических отчетах, например «Информационные технологии, применяемые в целях устойчивого развития». Проблемы, рассмотренные в экологическом отчете, распределены по важности в соответствии с реакцией заинтересованных сторон, заостряя внимание на официальных требованиях заинтересованных сторон и оказывая помощь организации в распределении ресурсов для повышения экологической результативности. Такой подход к решению проблем повышает объективность процесса отчетности путем включения мнений заинтересованных сторон.

7.2 Выбор содержания данных при обмене экологической информацией, подходов и средств

7.2.1 Общие положения

Подход организации к обмену экологической информацией определяют на основе ее потребностей в обсуждении, понимании, информировании, убеждении и/или привлечении к работе целевых групп. Обмен экологической информацией из-за постоянных изменений среди целевых групп и внутри организации является динамическим процессом.

При выборе подходов к обмену экологической информацией важно рассмотреть потребность и степень заинтересованности целевых групп в конкретных вопросах, по которым осуществляется обмен экологической информацией. Кроме того, одинаково важно проанализировать активность организации, которую она готова проявить в процессе информационного обмена. Существуют разные подходы к обмену экологической информацией в зависимости от того, является ли организация или целевые группы активными или пассивными, и в зависимости от целей обмена экологической информацией организации, целевых групп и ресурсов организации, доступных для этого обмена.

Организации следует вносить изменения (не противоречащие первоначальным планам) в информацию, которую она предоставляет для целевых групп. Эта информация обязана:

a) учитывать поведенческие аспекты и социальные, культурные, образовательные, экономические и политические интересы целевых групп,

b) использовать подходящий язык,

c) применять видеоизображения (графическую информацию) или электронные средства массовой информации (при необходимости);

d) быть последовательной в выборе подхода и другой информации по экологическим вопросам, ранее переданной организацией в процессе обмена.

Организация может провести испытания своих средств передачи информации до начала установления каких-либо связей с общественностью. Изучение общественного мнения, направленное на проверку средств предоставления информации, может помочь в определении областей, наиболее нуждающихся в объяснении или уточнении, а также ключевых вопросов и проблем, на которые следует обратить внимание и т.д.

Подробная информация в отношении подходов и средств обмена экологической информацией приведена в таблицах 1 - 3.

Таблица 1

Способы и средства письменного обмена информацией

Способы и средства, основанные на передаче речевых сообщений

Таблица 3

Другие способы и средства обмена экологической информацией

7.2.2 Определение степени ответственности и привлечение заинтересованных сторон (внутренних и внешних)

В обязанности руководства организации необходимо включить:

a) вовлечение в процессы обмена экологической информацией, чтобы иметь представление о воздействиях на окружающую среду принятых стратегий, планов, выпускаемой продукции и оказываемых услуг, процессов и последующей деятельности, а также о требованиях заинтересованных сторон;

b) взятие на себя роли лидера в поддержании внутренней среды, которая стимулирует и представляет информацию тем, кто активно участвует в обмене экологической информацией;

c) поощрение регулярного обмена информацией всеми работниками по инициативам и результатам обмена экологической информацией.

Особую ответственность за сбор экологической информации, подлежащей обмену, следует устанавливать таким образом, чтобы осуществлялась координация между лицами, ответственными за формулирование этой информации, и лицами, отвечающими за проведение информационно-пропагандистской и коммуникационной работы. В небольших организациях ответственность за обмен экологической информацией может быть возложена на одного сотрудника.

Когда обмен экологической информацией осуществляется внешними или внутренними специалистами при сотрудничестве со специалистами других областей, то в организации следует рассмотреть вопросы обучения соответствующего персонала по вопросам, имеющим отношение к средствам информационного обмена (работа с прессой, публичные выступления, способы консультирования и т.д.). Сюда также входит обучение экологическим аспектам, за которые отвечает организация и заинтересованные стороны.

Наилучшие результаты могут быть получены за счет непрерывного неформального диалога между организацией и заинтересованными сторонами. В дополнение к обучению, развитие культуры открытости, индивидуальной ответственности и участия могут содействовать в ведении активного и конструктивного диалога с заинтересованными сторонами.

7.2.3 Отслеживание входных данных от заинтересованных сторон

Организация может разработать или ссылаться на регистрационный журнал или электронный регистр, куда заносится контактная информация в рамках взаимодействия между организацией и заинтересованными сторонами. Запись должна содержать, как минимум, уместную контактную информацию о заинтересованных сторонах, дату и характер проведенных мероприятий или обмена экологической информацией с учетом требований к защите данных. Отслеживание и поддержание такой информации позволит организации:

• просматривать историю конкретного обмена информацией с заинтересованной стороной, ее запросы или озабоченности;
• понимать со временем характер разных деловых встреч с заинтересованной стороной;
• повысить эффективность организации в части развития обмена информацией и ее ведения, а в случае необходимости обратить внимание на обеспокоенность конкретных заинтересованных сторон.

7.2.4 Планирование деятельности по обмену экологической информацией в случае экологических кризисов и чрезвычайных ситуаций

Несмотря на то, что обмен экологической информацией является важным в любые времена, коммуникация особенно необходима во время экологических кризисов и чрезвычайных ситуаций. Организации следует прогнозировать любые возможные кризисы и чрезвычайные ситуации и разработать план соответствующего обмена экологической информацией. При планировании следует обратиться к соответствующей информации для реагирования на потенциальные, существующие кризисные и чрезвычайные ситуации.

Доверие к обмену информацией основывается на качестве планирования организации и действиях по ее реагированию. Любые недостатки в планировании или процессах обмена, по всей вероятности, проявят себя в упомянутых выше ситуациях. Даже при малой вероятности ошибки возможны существенные последствия в форме неприемлемого или некачественно выполненного обмена информацией.

Подробное планирование деятельности по обмену экологической информацией во время кризисов и чрезвычайных ситуаций является важным для того, чтобы:

• информировать сообщества, оказавшиеся в зоне экологического кризиса или чрезвычайной ситуации, о принимаемых мерах и понимании рисков соответствующего воздействия,
• уменьшить или избежать проблем со здоровьем работников и местных жителей,
• уменьшить или избежать воздействий на окружающую среду,
• гарантировать информирование соответствующих органов власти.

Планирование может снизить последствия нежелательных событий на репутацию организации среди заказчиков и резидентов местных сообществ.

Средства массовой информации могут играть важную роль для передачи информации во время экологических кризисов или чрезвычайных ситуаций. Организация должна признать важность эффективной, прозрачной связи со средствами массовой информации. Корреспондентов следует информировать по экологическим вопросам, имеющим отношение к организации, таким образом, чтобы они имели основания и контакты для использования в случае чрезвычайной ситуации.

7.2.5 Разработка плана обмена экологической информацией

На основе положений, приведенных в 7.2, рекомендуется разработать план обмена информацией. План обмена информацией по сути является практическим инструментом демонстрации соответствия требованиям к обмену информацией, указанным в ИСО 14001. План обмена информацией должен включать:

• сведения о том, как, когда и что включать в обмен информацией;
• целевые группы для видов деятельности;
• распределение ответственности;
• цели и задачи деятельности;
• потребности в действиях (особенно срочные потребности) в отношении откликов заинтересованных сторон;
• план(ы) для последующей деятельности и оценки.

План обмена информацией должен включать обмен информацией о самой организации, а также о выпускаемой продукции и оказываемых услугах.

Примечание - Дополнительную информацию о требованиях к обмену информацией в системе экологического менеджмента можно найти в ИСО 14004.

7.3 Осуществление деятельности по обмену экологической информацией

7.3.1 Сбор и оценивание данных

Материал для использования при обмене экологической информацией необходимо задокументировать, так чтобы этот материал можно было обработать, сохранить и использовать тем, кто заинтересован в этой информации. Система управления документами должна обеспечивать быстрый доступ к информации, особенно той, которую предполагается использовать при экологических кризисах и чрезвычайных ситуациях.

Оценивание данных следует совместить с проверками точности, согласованности, надежности и пригодности. Собранные данные следует презентовать как информацию в форме, подходящей для ее применения по назначению и для целевой группы.

Примечание - Дополнительную информацию и руководство по количественной экологической информации см. в ИСО 14033.

7.3.2 Осуществление деятельности по обмену экологической информацией

Деятельность по обмену экологической информацией осуществляется в зависимости от характера связи, потребностей целевых групп, целей организации по обмену информацией и предпочтительным подходом организации к решению проблем. Возможна значительная гибкость и изменение в особых деталях по обмену информацией. Письменные сообщения, например, могут быть распространены в разных формах, а день открытых дверей может быть реализован различными способами.

Организации при обмене экологической информацией с целевыми группами следует:

a) назначить ответственных, кто работает на организацию или от ее имени, чтобы выполнять функции представителя или источника массовой информации;

b) организовать обучение спикеров или представителей средств массовой информации, прежде чем они приступят к выполнению своих функций в области обмена информацией;

c) рассмотреть вопрос о возможном использовании независимой третьей стороны или консультанта для подготовки информации, которая будет предоставляться;

d) активно содействовать и реагировать на входные данные и обратную связь;

e) предпринимать усилия по предварительному уведомлению о предстоящей публикации информации для анализа и рассмотрения заинтересованными сторонами;

f) гарантировать, что временной график обмена экологической информацией приемлем для внутренних экономических циклов, внешних событий, доступности и внимания со стороны заинтересованных сторон;

g) рассмотреть возможность использования помощника или посредника;

h) избегать жаргона, недостоверной или противоречивой технической информации;

i) быть открытой для разнообразия возможных подходов информационного обмена, исходя из интересов и потребностей целевых групп.

Если деятельность по обмену экологической информацией включает в себя обсуждение информации, предоставляемой организацией, то она должна обеспечить, чтобы все целевые группы получали информацию заранее, до даты обсуждения, чтобы иметь достаточно времени для изучения материалов. Организации следует учитывать, что добровольным группам может потребоваться больший период времени для анализа информации, чем коммерческим или государственным органам.

Пример - Кейс 3: осуществление деятельности по обмену экологической информацией с использованием различных подходов и средств.

В середине 1990-х годов на научно-исследовательском предприятии произошло несколько экологических инцидентов, связанных с загрязнением почвенно-грунтовых вод, что вызвало в результате негативную реакцию проживающих по соседству людей, активистов экологического движения, депутатов и регулирующих органов. При новом руководстве на предприятии была внедрена система экологического менеджмента, получившая, в конечном счете, сертификат соответствия ИСО 14001. В целях соответствия требованиям ИСО 14001 о «рассмотрении процессов внешнего обмена экологической информацией по значимым экологическим аспектам», предприятие привело в действие программу внешнего обмена экологической информацией, чтобы восстановить доверие заинтересованных сторон.

С помощью фокус-группы, представляющей заинтересованные стороны, работников и руководство, разработаны рекомендации, которые в дальнейшем формализованы в плане вовлечения общественности. Одним из ключевых аспектов плана было признание значимости вовлечения общественности в принятие решения на предприятии и доступности информации (положительной и отрицательной) в своевременной, ясной и правильной форме.

Обмен экологической информацией на предприятии теперь осуществляется на нескольких уровнях. Комплексное обзорное представление информации распространяется (с запросом обратной связи) посредством информационных бюллетеней, исследований, по спискам почтовых адресатов, через веб-сайты и путем организации собраний общественности. Для более подробной информации и ввода данных с целью принятия решения, образован общественный консультативный комитет, состоящий из представителей 32 местных групп. Комитет регулярно проводит заседания, чтобы поставить проблемные вопросы перед предприятием и реагировать на решения по данной проблеме. Чтобы работать с регулирующим органом и депутатами, был организован оперативный «круглый стол», который функционирует подобно общественному консультативному комитету. Дополнительно работники поощряются к установлению связей с общественностью, например, через бюро представителей сторон для представления группам общественности и уполномоченным по программам результатов выполнения запросов информации, поступающих от отдельных лиц и местных организаций.

В целом программа обмена экологической информацией оказалась успешной. Предприятие поставило новые вопросы перед консультативными группами для обсуждения и посредством разработки планов действий в чрезвычайной ситуации информировало их о работе над проблемами, которые вызывают обеспокоенность общественности. Официальные системы обеспечивали получение и реагирование на запросы информации. Предприятие было представлено к награждению главной национальной премией за обмен экологической информацией.

7.3.3 Регистрация и реагирование с использованием информационной обратной связи

Важной частью обмена экологической информацией является информационная обратная связь целевых групп. Путем анализа реакции конкретной группы (групп) организация может проверить, как принимаются сообщения и степень понимания этих сообщений в самих целевых группах. Если обмен информацией будет успешным, то организация должна получать информационную обратную связь от различных целевых групп, чтобы затем реагировать, показывая, что организация учитывает их мнения и заинтересована в ее получении и рассмотрении.

Если деятельность организации по информационному обмену потерпит неудачу в каком-либо отношении, то необходимо быстро отреагировать на эту ситуацию. Сбой процесса обмена информацией может быть устранен путем предоставления более точной информации через прямой доступ и непосредственное обсуждение. Негативная реакция на предоставляемую экологическую информацию со стороны некоторых целевых групп может иметь серьезные последствия: она может превратиться в оппозиционную деятельность этих групп в отношении организации. Такую реакцию необходимо исследовать для обеспечения полного взаимопонимания. В лучшем случае все проблемы могут быть разрешены с помощью интенсивного обмена экологической информацией; в противном случае потребуется внесение изменений в деятельность организации с учетом возникших проблем. В худшем случае предложение может быть отложено в ожидании разрешения опасений или даже отменено вследствие значительного противодействия.

Организации, публикующие экологические отчеты или другие документы для информирования общественности, могут включать в отчеты формы для обратной связи. Обратная связь может помочь организации в постоянном улучшении качества выпускаемых отчетов.

В каждый вид деятельности по информационному обмену следует включать определение не только информации, которую организация стремится предоставить, но также информации, которую она надеется получить. В ресурсы, выделенные на эту деятельность, следует включить подробное описание того, каким образом будет обрабатываться информационная обратная связь. Обратная связь, полученная путем анализа общественного мнения, может быть обработана внутри самой организации. Однако организация, берущая на себя обязательства по двухстороннему обмену информацией, должна быть готова к серьезному анализу обратной связи и незамедлительно реагировать на нее. Это не означает, что организация всегда нуждается в корректировке своей деятельности на основе полученной обратной связи, но заинтересованные стороны должны быть уверены в том, что они будут услышаны.

Организациям следует использовать полученную обратную связь для анализа эффективности своих действий по обмену экологической информацией, ее корректировке и повышению качества последующих работ.

7.4 Оценивание обмена экологической информацией

Организации следует выделять достаточное время для того, чтобы обмен экологической информацией стал эффективным. Необходимое время зависит от характера передаваемой информации, числа заинтересованных сторон и степени их участия, а также используемых средств массовой информации. Организации следует провести анализ и оценивание эффективности обмена экологической информацией. При оценке эффективности передачи информации организация должна принять во внимание:

a) свою политику обмена экологической информацией;

b) как она применима к принципам обмена экологической информацией;

c) в какой степени достигнуты ее задачи и цели;

d) качество и приемлемость информации, передаваемой в целевые группы, и деятельности по обмену экологической информацией;

e) способ осуществления обмена экологической информацией;

f) реакцию заинтересованных сторон;

g) насколько программа информационного обмена способствует эффективному и значимому обмену мнениями с целевыми группами;

h) являются ли прозрачными процедуры и подход к решению задач;

i) насколько обмен экологической информацией учитывает потребности целевых групп;

j) насколько целевые группы услышаны и осведомлены об использовании их входных данных;

k) как целевые группы понимают назначение и содержание обмена экологической информацией;

l) обеспечено ли подходящее решение проблемных вопросов, поднятых целевыми группами.

Результаты оценки следует использовать как основу для анализа со стороны высшего руководства своей политики в области обмена экологической информацией.

7.5 Проведение анализа со стороны руководства и планирование пересмотра

Высшее руководство может принять решение провести анализ и пересмотр своей политики обмена экологической информацией или других политик и стратегий на основе результатов оценок, изложенных в 7.4. В анализ следует включить оценку возможностей для улучшения и необходимости изменений в обмене экологической информацией, включая политику, стратегию и деятельность по обмену экологической информацией. Организации необходимо обеспечить широкое вовлечение тех, кто работает в организации или от ее имени.

При определении необходимости пересмотра организации следует:

a) оценить адекватность ресурсов, предусмотренных на обмен экологической информацией;

c) определить различия между улучшениями, необходимыми для предоставления информации заинтересованным сторонам (включая процесс получения этой информации) и процесса обмена информацией (включая используемые подходы).

Если принимается решение вносить или не вносить изменение в политику, стратегию и деятельность в области обмена экологической информацией, то организации следует рассмотреть, какие стороны будут заинтересованы в этих изменениях, и соответствующие причины.

Библиография