ГОСТ Р 58185-2018. Национальный стандарт Российской Федерации. Закупка образцов для проведения потребительских испытаний продукции. Руководство по добросовестной практике

(утв. и введен в действие Приказом Росстандарта от 25.07.2018 № 427-ст)

1 РАЗРАБОТАН Федеральным государственным унитарным предприятием «Российский научно-технический центр информации по стандартизации, метрологии и оценке соответствия» (ФГУП «СТАНДАРТИНФОРМ»)

2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 111 «Защита прав потребителей на основе контроля продукции на стадиях обращения и при оказании услуг»

3 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 25 июля 2018 г. № 427-ст

4 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

Правила применения настоящего стандарта установлены в статье 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации». Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе «Национальные стандарты», а официальный текст изменений и поправок — в ежемесячном информационном указателе «Национальные стандарты». В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты». Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (www.gost.ru)

1 Область применения

Настоящий стандарт устанавливает требования к закупке образцов, включая их отбор, транспортирование, обезличивание, хранение, в том числе контрольных, а также правила документального оформления этих процедур для проведения потребительских испытаний и передачи образцов в испытательную лабораторию.

Настоящий стандарт предназначен для применения негосударственными организациями, чья деятельность направлена на защиту прав потребителей и проведение исследований в области качества и безопасности товаров и услуг, в том числе потребительских испытаний.

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использована нормативная ссылка на следующий стандарт:

ГОСТ Р 54941 Сравнительные испытания потребительских товаров и связанных с ними услуг. Общие принципы

Примечание - При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю «Национальные стандарты», который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты» за текущий год. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана недатированная ссылка, то рекомендуется использовать действующую версию этого стандарта с учетом всех внесенных в данную версию изменений. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с указанным выше годом утверждения (принятия). Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.

3 Термины и определения

В настоящем стандарте применены следующие термины с соответствующими определениями:

3.1 база данных образцов: Структурированная совокупность сведений об образцах и результатах испытаний.

3.2 закупщик образцов (закупщик): Физическое лицо или представитель организации, занимающейся закупкой образцов для проведения испытаний.

3.3 товарная категория: Совокупность товаров, которые обладают сходным составом потребительских свойств и показателей.

3.4 контрольный образец: Количество (объем, масса, количество единиц) образца исследуемой продукции, случайным образом отобранное и достаточное для проведения повторных испытаний в течение срока годности (срока службы).

3.5

3.6 обезличивание образца: Удаление с образца информации о его наименовании, изготовителе, торговой марке, логотипе, а также любой иной информации, которая может привести к однозначной идентификации образца в испытательной лаборатории.

3.7 образец продукции: Единица потребительской продукции, используемая в качестве представителя этой продукции при испытаниях или оценке качества.

3.8

3.9 торговая марка: Обозначение, служащее для идентификации товаров юридических лиц или индивидуальных предпринимателей.

3.10 шифрование образца для испытаний: Процедура, целью которой является соблюдение конфиденциальности информации о товаре для обеспечения достоверности результатов испытаний.

4 Сокращения

В настоящем стандарте использованы следующие сокращения:

БД — база данных;

ИЛ — испытательная лаборатория или испытательный центр;

КО — контрольный образец;

ОРТ — объект розничной торговли;

ПИ — программа испытаний;

СМИ — средства массовой информации;

ТЗ — техническое задание;

ТМ — торговая марка.

5 Подготовка к закупке образцов

5.1 Общая последовательность действий при организации закупки образцов

В общем случае закупку образцов следует проводить в следующей последовательности:

1. маркетинговые исследования рынка и формирование списка образцов;

2. составление ТЗ на закупку;

3. закупка образцов и ее документальное оформление;

4. техническая фотосъемка образцов;

5. обезличивание, шифрование, опломбирование образцов и их документальное оформление;

6. техническая фотосъемка обезличенных, промаркированных шифрами и опломбированных образцов;

7. транспортирование и передача образцов в ИЛ и документальное оформление;

8. внесение сведений об образцах в базу данных.

5.2 Формирование списка образцов на основе маркетинговых исследований рынка

5.2.1 Для формирования списка образцов следует определить:

• товарную категорию и основные характеристики товара;
• требования и ограничения к образцам, в том числе по:

1. стоимости;

2. количеству (объему, массе, размеру и т.п.);

3. характеристикам товара (составу, цвету и т.п.);

4. дате производства (сроку годности/хранения);

5. месту производства товара;

6. иное;

• количество образцов для проведения испытаний с учетом КО;
• планируемые регионы закупки;
• список рекомендуемых ТМ;
• список рекомендуемых торговых сетей и прочих торговых точек для закупки.

5.2.2 Список образцов следует формировать на основе маркетинговых исследований, проводимых с помощью информационно-телекоммуникационной сети Интернет (преимущественно для непищевой продукции) и на объектах розничной и/или оптово-розничной торговли (преимущественно для пищевой продукции). При формировании списка образцов следует учитывать распространенность товаров, информацию об их качестве (на основании исследований качества, жалоб потребителей), заявки юридических и физических лиц. При этом продукция, подвергающаяся испытаниям, должна быть востребована на рынке на момент проведения испытаний и после публикации результатов испытаний.

5.2.3 Для определения распространенности товара в ходе маркетинговых исследований следует провести осмотр нескольких ОРТ, принадлежащих разным торговым сетям. При определении распространенности товара учитывается идентичность следующих характеристик: изготовитель/производитель, страна изготовления, объем/масса, размер, конкретные характеристики (например, требования к составу) и т.п.

Примечание — Для импортной продукции следует указывать наименование и место нахождения организации-импортера или фамилию, имя, отчество и место нахождения индивидуального предпринимателя-импортера (согласно ТР ТС 022/2011, п. 4.1, пп. 7).

5.2.4 При формировании списка образцов для проведения закупок в различных регионах следует учитывать заявки и предложения органов исполнительной власти, ассоциаций, союзов и объединений потребителей и производителей этих регионов, общественных организаций, иных юридических и физических лиц, а также СМИ.

5.2.5 По итогам маркетинговых исследований формируются два списка:

• основной список ТМ;
• список с резервными ТМ, которые следует закупать в том случае, если по каким-либо причинам части позиций из основного списка не будет в продаже.

5.2.6 В списке образцов продукция может быть ранжирована:

• выпускаемая крупными производителями и импортерами;
• реализуемая торговыми сетями;
• выпускаемая региональными производителями/изготовителями;
• и т.д.

5.3 Техническое задание на закупку образцов

5.3.1 ТЗ на закупку определяет порядок проведения закупки образцов и транспортирования их в лабораторию(и). Примерная форма ТЗ на закупку образцов приведена в приложении А.

5.3.2 В ТЗ на закупку рекомендуется указывать следующие сведения:

• товарная категория, при этом степень детализации категории продукции зависит от вида испытаний.

Пример - В случае плановых испытаний достаточной является степень детализации «масло сливочное, 82,5%»; в случае арбитражных испытаний — «масло сливочное, 82,5%, „Лужок“, пачка, 200 г»;

• утвержденный к закупке список основных и резервных ТМ с описанием образцов, включая наименование, сведения об объеме, массе, производителе и т.д., а также особые требования к продукции;
• требования к маркировке согласно [1] и [2], а также нормативной документации на конкретный вид продукции;
• количество образцов для закупки согласно 6.2;
• условия хранения, транспортирования образцов, указанные в маркировке, а также способы обеспечения соблюдения указанных условий (например, использование специального оборудования);
• регионы закупки;
• перечень ОРТ для закупки;
• день начала закупки и ее продолжительность (в днях), определяемые в зависимости от срока годности и требуемых условий хранения образцов;
• перечень мест временного хранения;
• адреса ИЛ.

6 Закупка образцов

6.1 Отбор образцов

6.1.1 В соответствии с п. 2.2 ГОСТ Р 54941-2012 способы, используемые при отборе образцов для испытаний, должны быть по возможности аналогичны тем, которые использует потребитель в обычном ОРТ. Во всех случаях необходимо следить за тем, чтобы выбор образцов производился случайным образом и не были представлены специальные образцы.

6.1.2 Отбор образцов для испытания осуществляется в розничной торговой сети и/или оптово-розничной торговле.

6.1.3 Отбор образцов осуществляют представители организации в соответствии с требованиями настоящего стандарта, ТЗ на закупку, условиями хранения и транспортирования, с действующими нормативно-правовыми, нормативными и методическими документами для работы с отбираемой продукцией.

6.1.4 Допускается привлечение для отбора образцов закупщиков (физических лиц или представителей организаций) по договору.

6.2 Количество образцов

Отбор образцов проводится в соответствии с ТЗ на закупку в количестве, необходимом для проведения испытаний, с учетом КО. Количество закупаемых КО определяет организация, проводящая испытания, руководствуясь в том числе целесообразностью их хранения. Рекомендуется закупать КО в количестве, необходимом для проведения не менее двух испытаний в соответствии с утвержденной ПИ. Такая схема закупки КО предусматривает, что один КО может быть использован для проведения повторных испытаний, второй КО должен храниться для возможного досудебного или судебного разбирательства с производителем.

Масса/объем/количество закупаемых образцов зависит от количества определяемых показателей и применяемых методов испытаний.

Количество образцов для закупки формируется с учетом совокупной массы/объема образцов и массы/объема образцов, упакованных в потребительскую тару.

Пример - Для определения показателей качества сока ИЛ требуется не менее одного литра сока и не менее двух единиц сока, упакованного в потребительскую тару. В продаже имеется сок, расфасованный в тару 0,75 л. Таким образом, для проведения испытаний необходимо закупить две упаковки по 0,75 л общим объемом 1,5 л.

6.3 Документы, необходимые для проведения закупки образцов

Документы, необходимые для проведения закупки, включают:

• ТЗ на закупку;
• формы актов в электронном виде с предварительно внесенными в них необходимыми сведениями (товарной категории, нормативных документов, на соответствие которым проводится испытание, и пр.):

1. закупки;

2. приема-передачи от закупщика (в случае, если закупка проводится сторонними организациями/физическими лицами);

3. обезличивания, шифрования и опломбирования;

4. приема-передачи образцов в ИЛ.

6.4 Проведение закупки образцов

Закупка образцов включает следующие действия:

6.4.1 Проводится процедура первичной идентификации товара по указанным в ТЗ на закупку характеристикам:

• ТМ;
• название конкретной продукции;
• артикул модели на непищевые товары (если содержится в ТЗ на закупку);
• требования к дате изготовления (если содержится в ТЗ на закупку);
• дополнительные требования к образцу (цвет, вес и тип упаковки, состав и т.д.);
• наименование и адрес производителя;
• наименование и адрес изготовителя, если имеются.

6.4.2 После первичной идентификации закупаемого товара проводится проверка соблюдения следующих требований:

• обеспечение условий хранения.

Примечание - Условия хранения товара должны соответствовать значениям, указанным на маркировке. Не допускается проводить отбор образцов продукции, условия реализации которой не соответствуют условиям ее хранения, указанным на маркировке;

• наличие необходимого количества (единиц товара, массы, объема и т.д.) каждого образца;
• принадлежность требуемого количества образцов к одной партии товара (если указана партия).

Примечание - Для пищевых продуктов партия определяется непосредственным указанием номера партии либо датой производства (изготовления) товара;

• соответствие товарного вида.

Примечание - Не допускается проводить отбор образцов в поврежденной, грязной, мятой потребительской упаковке, с нарушением формы изделия;

• соблюдение дополнительных требований к товару, если таковые имеются.

6.4.3 При закупке образцов в ОРТ должны быть получены необходимые для формирования акта закупки документы: кассовый и/или товарный чек и/или товарная накладная в соответствии с приложением Б. В случае закупки развесных продуктов необходимо запросить у продавца сопроводительную информацию о товаре со сведениями о производителе, дате производства и пр. Запрошенная информация может быть задокументирована путем фотосъемки предоставленных документов (маркировки на упаковке, сертификатов и иных документов).

6.4.4 Закупленные образцы помещают в упаковку и опечатывают пломбой. Допускается упаковка нескольких образцов, закупленных одновременно в одном ОРТ, в одну упаковочную тару. Тип упаковки, вид и номера используемых пломб указывают в акте закупки.

6.5 Оформление акта закупки образцов

Акт закупки образцов формируется в соответствии с приложением Б с обязательным указанием следующих сведений:

• наименование категории продукции;
• наименование и адрес места закупки;
• данные чека (номер, дата, время);
• полное наименование продукции;
• наименование производителя/изготовителя;
• дата изготовления;
• количество образцов;
• номер и вид пломбы;
• Ф.И.О. и подпись ответственных сотрудников, проводивших закупку.

6.6 Документирование закупки

После проведения закупки осуществляют документирование актов, товарных, кассовых чеков, товарных накладных и пр. путем копирования, сканирования, фотографирования документов.

7 Обезличивание, шифрование и опломбирование образцов

7.1 Требования к процессам обезличивания, шифрования и опломбирования образцов

7.1.1 Испытания, как правило, проводят с обезличенными образцами продукции, без информации, позволяющей идентифицировать ТМ, производителя продукции. Процедуру обезличивания проводят для всех образцов, за исключением КО. Порядок шифрования и опломбирования КО приведен в приложении Г.

Исключение обязательного требования обезличивания образцов для испытания возможно в случаях, когда обезличивание продукции приводит к изменению исследуемых свойств продукции либо когда обезличивание образцов противоречит внутренним правилам работы ИЛ.

Пример - Проводятся испытания образца творога по микробиологическим параметрам. Пачка упакована в пергамент и запаяна в полиэтиленовую пленку, маркировка нанесена на пергамент. Обезличивание образца невозможно без вскрытия пленки, что приведет к нарушению исследуемых свойств (микробиологических параметров).

7.1.2 При обезличивании образцов не допускается нарушение целостности упаковки и образца, а также изменение любых их свойств.

7.1.3 При обезличивании образцов не допускается удалять информацию, которая необходима для проведения исследования, а именно:

• дату производства и номер партии (при его наличии);
• срок годности;
• условия хранения и пр.

7.1.4 Обезличивание образцов проводится путем стирания, закраски, заклейки непрозрачной полиэтиленовой лентой на липкой основе или удаления любым иным образом следующей информации:

• наименование товара;
• изготовитель/производитель товара;
• ТМ;
• любая иная информация, которая может привести к однозначной идентификации образца.

7.1.5 Обезличивание и шифрование образцов, как правило, проводят в организации, осуществляющей закупку образцов. Для группы скоропортящейся продукции и продукции с особыми условиями хранения допускается проведение обезличивания и шифрования образцов непосредственно в ИЛ при наличии специально отведенного для этих целей помещения. Для обеспечения объективности результатов испытаний обезличивание в ИЛ следует проводить сотрудникам организации, осуществляющей закупку образцов. В отдельных случаях для проведения обезличивания возможно привлечение сотрудников ИЛ, например в случае проведения испытаний по показателям микробиологии.

Для прочих товаров может быть предусмотрено промежуточное транспортирование образцов в организацию, осуществляющую закупку, для проведения их обезличивания и шифрования с последующим транспортированием в ИЛ.

7.1.6 Процедура обезличивания образцов фиксируется фотосъемкой.

7.1.7 Пример формирования шифров образцов приведен в приложении В.

7.2 Последовательность действий при обезличивании и шифровании образцов

7.2.1 Процедура обезличивания и шифрования включает следующие действия:

• формирование актов обезличивания, шифрования;
• формирование шифров в соответствии с приложением В;
• обезличивание образцов;
• маркировку обезличенного образца шифром;
• техническую фотосъемку образца (после маркировки образца шифром).

7.2.2 Акт обезличивания, шифрования и опломбирования образцов заполняется в соответствии с приложением Г и может включать в себя как один, так и более образцов и ТМ. Информация о шифрах образцов должна соответствовать списку образцов для испытания с шифрами в соответствии с приложением Д.

7.2.3 После того как акт заполнен и распечатан, образцы идентифицированы (установлены порядковые номера и соответствующие шифры образцов), проводят маркировку образцов шифром. Этикетка с шифром должна крепиться к образцу надежно, сама этикетка должна быть прочной и нестираемой.

7.2.4 Все единицы каждого образца (объем образца) для лабораторного испытания, проводимого в одной ИЛ по определенной программе, шифруют одним и тем же шифром.

7.2.5 После завершения процессов обезличивания и шифрования документы и материалы сохраняют в электронном и бумажном виде. Все документы должны быть подписаны ответственными за процессы сотрудниками.

8 Техническая фотосъемка образцов

Целью технической фотосъемки является документальное подтверждение каждого этапа работы с образцами. Техническая фотосъемка должна включать всю последовательность подготовки образцов, начиная с закупки и до передачи их в ИЛ.

Техническая фотосъемка образца включает:

• съемку всех единиц образца (документальное подтверждение наличия приобретенных единиц образца);
• для пищевых продуктов съемку всех единиц образца с датами (подтверждение, что все единицы из одной партии);
• съемку образцов, включая КО, с шифрами;
• съемку опломбированной упаковки с образцами для испытаний (включая КО).

Изображение, полученное в ходе технической фотосъемки, должно давать общее представление об образце и отражать основную информацию, размещенную на упаковке, в том числе включая знаки упаковки, штрихкод и прочее. Для крупногабаритного товара изображение должно охватывать маркировку товара и расположенный рядом шифр. Фотографии должны быть четкими, с достаточным разрешением, рекомендуется светлый монохромный фон.

9 Передача образцов в испытательную лабораторию

Образцы скоропортящейся пищевой продукции передаются в ИЛ непосредственно в день закупки (см. 7.1.5) с обязательным соблюдением условий транспортирования согласно требованиям производителя, указанным в маркировке товара. Для обеспечения требуемого температурного режима хранения при транспортировании образцов должно быть использовано специальное оборудование (например, автомобильные холодильники, изотермические контейнеры с аккумуляторами холода, оборудованные регистраторами температуры либо термометрами).

Необходимое для проведения испытаний количество (объем, масса) образцов устанавливают в соответствии с 6.2.

Образцы для испытаний следует передавать в ИЛ обезличенными, за исключением случаев, указанных в 7.1.1, и промаркированными в соответствии с актом обезличивания, шифрования и опломбирования (см. раздел 7 и приложение Г).

В случае хранения КО в ИЛ их передают не обезличенными, а промаркированными шифрами, запечатанными в опломбированную непрозрачную упаковку.

Факт передачи образцов в ИЛ фиксируют в акте приема-передачи образцов, который подписывают представители двух сторон: ответственный закупщик и сотрудник ИЛ (приложение Ж).

10 Организация хранения контрольных образцов

Количество КО определяют в соответствии с 6.2.

КО должен храниться в течение указанного в маркировке срока годности. Целесообразность хранения скоропортящейся продукции, а также срок хранения КО для продукции длительного хранения определяет организация, проводящая испытания.

При организации хранения КО должны быть обеспечены условия хранения, указанные производителем в маркировке товара (температурный режим, относительная влажность воздуха, уровень освещенности и т.п.).

КО могут храниться:

• в ИЛ, проводящей испытания продукции, при условии, что это отражено в договоре с ИЛ; в этом случае упаковка должна быть непрозрачной, чтобы исключить возможность случайной или намеренной идентификации контрольных образцов сотрудниками ИЛ;
• в помещениях организации, проводящей закупку, КО хранят упакованными и опломбированными, чтобы исключить возможность замены/изменения свойств образца.

Информация о хранении КО, в том числе о месте хранения КО, вносится ответственным сотрудником в журнал учета КО. Регистрационные записи в журнале должны содержать сведения согласно приложению И.

11 Внесение в базу данных сведений о закупке образцов

После завершения закупки образцов в БД должны быть внесены сканы или фотографии следующих документов:

• акта закупки образцов;
• акта обезличивания и шифрования образцов;
• акта приема-передачи образцов в ИЛ;
• кассовых и/или товарных чеков и/или товарных накладных;
• ярлыков, бирок и иных дополнительных материалов;
• фотографий образцов (техническая съемка);
• фотографий упаковки.

Всю информацию из вышеперечисленных документов также следует внести в БД.

Копии перечисленных документов сохраняют в электронном и/или в бумажном виде. Сведения об образцах, включая данные, заявленные на этикетке товара, вносят в БД. В целях обеспечения достоверности информации осуществляют сверку введенной информации с данными, указанными в актах и на этикетках.

12 Отчетные документы по закупке образцов

Отчетные документы по закупке образцов должны содержать:

• акт закупки;
• кассовый и/или товарный чеки и/или товарные накладные;
• акт обезличивания и шифрования образцов;
• фотографии образцов и упаковки в электронном виде (техническая фотосъемка согласно разделу 8);
• акт приема-передачи образцов в ИЛ;
• ярлыки, бирки и иные дополнительные материалы в случае их наличия.

Товарная категория:

Регион закупки:

Закупщик:

Общие сведения о закупке

Количество контрольных образцов (КО):

Образцы для испытаний передаются:

КО передаются:

Условия хранения:

Шифры образцов:

Сведения о лаборатории

Наименование:

Адрес:

Контактное лицо:

Рекомендации по закупке

Б.1 При формировании акта закупки необходимо учитывать следующие правила:

• при необходимости формирование акта закупки проводится в два этапа, при этом все недостающие после предварительного заполнения акта данные вносятся в акт непосредственно после совершения покупки;
• акт закупки формируется для конкретной товарной категории по кассовому и/или товарному чекам и/или товарной накладной по принципу "один чек - один акт закупки";
• в акте закупки перечисляются все приобретенные по конкретному чеку товары данной категории. Товары, относящиеся к разным товарным категориям, следует проводить при закупке разными чеками, для того чтобы по каждой товарной категории присутствовали оригиналы чеков.

Б.2 В акте закупки должны быть указаны следующие данные:

• товарная категория;
• данные сотрудников (Ф.И.О., должность), проводящих закупку;
• адрес и наименование торговой точки, в которой проводилась закупка;
• номер чека (чеков), дата, время;
• полное наименование продукции: ТМ, наименование продукции, артикул и прочая идентифицирующая информация (например, для обуви - размер, цвет, полнота; для майонеза - массовая доля жира (%), объем, вид упаковки и т.д.);
• наименование производителя (адрес)/изготовителя (адрес). Если наименование производителя и изготовителя совпадает, то наименование указывается в обоих полях. Если информация о производителе или изготовителе отсутствует, то соответствующая часть поля не заполняется;
• дата изготовления (для пищевой продукции в том числе указывается номер партии/смены и пр. (при их наличии);
• количество единиц продукции с указанием единиц измерения (банок, г, ед., кг, компл., л, пар, пач., пак., шт.);
• вид упаковки, в которую помещены образцы после закупки, для транспортирования, а также вид и номер(а) использованных при опечатывании пломб.

Б.3 Форма акта закупки образцов приведена ниже.

АКТ ЗАКУПКИ ОБРАЗЦОВ

                       от _________ 20__ г.

для проведения испытаний на соответствие требованиям (ТР, ТР ТС, ГОСТ)

Товарная категория: _______________________________________________________

Адрес места закупки: ______________________________________________________

Чек (номер, дата, время): _________________________________________________

Нами: ответственный(ая) за закупку ______________________________________________ Ф.И.О. сотрудника, должность

                   Ф.И.О. сотрудника, должность

была проведена закупка в: _________________________________________________ наименование торговой точки

Закуплены образцы продукции:

Закупленные образцы продукции упакованы и опломбированы <4> следующим образом: __________________________________________________________________ вид упаковки, вид пломбы, номер(а) пломбы

Копия(и) чека(ов) закупленной продукции прилагается(ются) к настоящему акту.

На момент приобретения образцов продукции в торговой сети нарушений условий

хранения  не установлено.  Условия  хранения и  транспортирования  образцов
соблюдены    и    соответствуют    требованиям   к   условиям   хранения  и

транспортирования данного вида продукции.

Целостность/герметичность всех отобранных образцов не нарушена.

Закупку образцов проводили:

Ответственный за закупку

сотрудник ________________________ подпись сотрудник ________________________ подпись

<1> Торговая марка, наименование продукции, артикул и прочая идентифицирующая информация.

<2> Если наименование производителя и изготовителя совпадает, то его следует указывать два раза. Если информация по кому-либо из них отсутствует, то эта часть поля не заполняется.

<3> Для пищевой продукции заполняется обязательно (с указанием номера партии/смены и пр.).

<4> Допускается в одну упаковку помещать несколько закупленных образцов разных торговых марок.

В.1 Шифр образца включает в себя основную необходимую информацию об испытании, достаточную для обеспечения его уникальности. Шифр содержит не менее 9 символов в следующей последовательности: ГГИХХЛЛОО,

где ГГ — две последние цифры года;

И — вид испытания (например, П — плановые по категориям товаров, А — арбитражные, К — контрольные);

ХХ — порядковый номер испытания данного вида в текущем году (по каждому виду испытаний ведется отдельная нумерация);

ЛЛ — код лабораторного испытания, который определяется как уникальная связка конкретной лаборатории и конкретной программы испытаний. Например, если лаборатория провела испытания образцов по одной программе испытаний, а потом в нее передаются образцы для испытаний по другой программе, то коды лабораторного испытания будут разными. У КО, которые подлежат хранению в офисе, код лабораторного испытания равен «00». Образцы для испытаний и КО, которые подлежат хранению в ИЛ, шифруются одним кодом лабораторного испытания. При шифровании КО в конец шифра добавляется буква «К», например 18П010030К — КО, хранящийся в организации, 18П010230К — КО, хранящийся в ИЛ;

ОО — код образца.

В.2 При формировании шифров используется следующая информация:

а) наименование товарной категории;

б) вид испытания;

в) порядковый номер испытания (данные из БД);

г) утвержденный список ИЛ с конкретными ПИ;

д) утвержденный список образцов испытания.

Сформированные шифры фиксируются в документе «Список образцов для испытания с шифрами», форма которого приведена в приложении Д. При закупках образцов для повторных и дополнительных испытаний документ может дополняться.

В.3 Примеры формирования шифров.

Пример 1 — Шифр образца «18П010203» означает, что испытание проводилось в 2018 году, это первое плановое испытание, второе лабораторное испытание, третий образец.

Пример 2 — Шифр образца «19А010203» означает, что испытание проводилось в 2019 году, это первое арбитражное испытание, второе лабораторное испытание, третий образец.

Пример 3 — Конкретный образец отправляется в несколько ИЛ. Данные образцы будут отличаться шифрами только в части, отвечающей за лабораторное испытание. Если испытания проводились в трех ИЛ, шифры будут следующие: 18П010101, 18П010201, 18П010301.

Пример 4 — Планируется провести второе контрольное испытание образца 01 в ИЛ (либо в новой, либо в одной из запланированных). До этого в утвержденном списке значилось только три ИЛ. Оператор БД регистрирует новое лабораторное испытание с очередным порядковым номером (04). Таким образом, шифр образца, который будет передан в еще одну ИЛ, будет иметь следующий вид: 18К020401.

Пример 5 — После основной закупки образцов для испытаний была проведена дозакупка одного образца. Ранее сформированный список включал информацию о 20 образцах. Код нового образца будет иметь следующий по порядку номер 21. Шифр образца — 18П010121.

Приложение Г (рекомендуемое)

Г.1 В акте обезличивания, шифрования и опломбирования образцов должны быть указаны следующие данные:

а) дата заполнения акта;

б) товарная категория образцов;

в) данные сотрудника (Ф.И.О., должность), проводящего процедуру обезличивания, шифрования и опломбирования;

г) вид испытаний: по категории товаров/арбитражные/контрольные/иные;

д) наименования нормативных документов, на соответствие которым проводятся испытания;

е) данные акта(ов) закупки образцов, а именно:

• дата акта закупки;
• наименование торговой точки;
• адрес торговой точки;
• номер(а) пломбы;
• данные акта формирования шифров (номер и дата);

ж) данные шифруемых образцов:

• ТМ;
• наименование продукции (дата производства, масса нетто);
• наименование производителя/изготовителя (страна);
• количество образцов в упаковке (единицы измерения: шт., пар, кг и т.д.);
• шифр образца;
• назначение образца(ов) (для испытаний или контрольный);
• место хранения КО (лаборатория или организация);
• вид упаковки;
• наименование и тип пломб(ы);
• номера пломб(ы);
• Ф.И.О. и подписи: сотрудника, ответственного за обезличивание и шифрование образцов, и присутствующих при обезличивании сотрудников.

Г.2 Форма акта обезличивания, шифрования и опломбирования приведена ниже.

АКТ ОБЕЗЛИЧИВАНИЯ, ШИФРОВАНИЯ И ОПЛОМБИРОВАНИЯ ОБРАЗЦОВ

                       от _________ 20__ г.

                для проведения испытаний продукции

Товарная категория: _______________________________________________________

Процедура обезличивания, шифрования и опломбирования образцов для проведения испытаний: _____________________________________________________

 вид испытаний (по категории товаров/арбитражные/контрольные/иные)

на соответствие нормативным документам: ___________________________________ наименование нормативных документов

была проведена сотрудниками: ______________________________________________ наименование организации

ответственными за закупку _________________________________________________ Ф.И.О.

Сотрудниками были вскрыты опломбированные образцы, закупленные согласно следующим актам закупки:

В соответствии с ГОСТ Р:

1. образцы для испытаний были обезличены;

2. все образцы (для испытаний и контрольные) были промаркированы в соответствии с актом формирования шифров N ___ от ________________________, упакованы и опломбированы.

Образцы

Условия хранения образцов соблюдены и соответствуют требованиям к условиям хранения данного вида продукта. При обезличивании, нанесении шифра и опломбировании целостность/герметичность всех отобранных образцов не нарушена.

Обезличивание и шифрование образцов продукции проводили:

Ответственный сотрудник __________________ _______________

                             подпись            Ф.И.О.
Сотрудник               __________________ _______________
                             подпись            Ф.И.О.

<1> При необходимости также указывается время акта закупки.

<2> В наименование продукции входят следующие сведения: торговая марка (если есть), полное наименование продукции, артикул (если есть). Сведения, указанные в квадратных скобках, допускается не указывать для непищевой продукции. Для пищевых продуктов эти данные являются обязательными.

┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│                                                                Утверждаю │
│                                            Руководитель отдела испытаний │
│                                                               АНО "ИРИС" │
│                                            _____________________________ │
│                                            "__" _______________ ________ │
│                                                                          │
│                                                                       МП │
│                                                                          │
│ Список образцов для испытания с шифрами                                  │
│ Категория продукции:                                                     │</pre>
│ Номер испытания: указать номер испытания в указать текущий год в формате │
<pre class="legal-pre">│                  ─────────────             ───────────────────────────── │
│ ГГГГ                                                                     │
│ ────                                                                     │
│                                                                          │</pre>
│ ┌──────┬────────────────────────────────┬──────────────────────────────┐ │
│ │N п/п │          Шифр образца          │    Наименование образца <1>  │ │
│ ├──────┼────────────────────────────────┼──────────────────────────────┤ │
│ ├──────┼────────────────────────────────┼──────────────────────────────┤ │
│ └──────┴────────────────────────────────┴──────────────────────────────┘ │
<pre class="legal-pre">│                                                                          │
│   Примечание:                                                            │
│   <1> Информация   по   образцу:  ТМ,  полное  наименование,  позволяющее│
│ идентифицировать образец.                                                │</pre>
└──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Ж.1 Акт приема-передачи образцов в ИЛ является внутренним документом организации. В акте приема-передачи образцов указываются следующие данные:

а) дата заполнения акта;

б) реквизиты договора о проведении испытания (номер, дата);

в) Ф.И.О. представителя потребительской (или иной, проводящей испытания) организации, передающего образцы;

г) наименование ИЛ и сведения о ее регистрации (номер аттестата аккредитации и дата выдачи);

д) Ф.И.О. ответственного представителя ИЛ;

е) наименование нормативных документов, на соответствие которым проводятся испытания;

ж) товарная категория продукции;

и) информация о передаваемых образцах:

• вид упаковки;
• описание пломбы (мешковая пломба, пломба-наклейка, пломбировочный скотч и т.д.);
• номера пломб(ы);
• количество образцов в упаковке;
• единица измерения (шт., кг, пар и т.д.);
• шифр образцов;
• краткое наименование продукции <1>, дата производства <2>, масса нетто.

<1> Без указания информации, идентифицирующей конкретную модель (без ТМ, артикула и пр.). Например, для категории товаров «Обувь детская с верхом из кожи» указывается наименование продукции, как ее указал производитель/изготовитель: «Туфли летние дошкольные»/«Туфли открытые школьные»/«Детские сандалии» и т.д.

<2> Дата производства для пищевой продукции указывается обязательно, для непищевой продукции допускается ее не указывать.

Ж.2 В случае если КО передаются на хранение в ИЛ, в акте приема-передачи образцов рекомендуется указать следующие данные о КО:

а) вид упаковки;

б) вид пломбы (мешковая пломба, пломба-наклейка, пломбировочный скотч и т.д.);

в) номер пломбы;

г) количество образцов в упаковке (единицы измерения);

д) шифр образцов;

е) условия хранения (заявленные производителем в маркировке продукта);

ж) срок хранения (заявленный производителем в маркировке продукта).

Ж.3 При подписании акта представители сторон вносят в него следующие данные:

• должность;
• Ф.И.О.;
• дата и время заполнения акта.

Ж.4 Форма акта приема-передачи образцов в испытательную лабораторию приведена ниже.

АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ОБРАЗЦОВ В ИСПЫТАТЕЛЬНУЮ ЛАБОРАТОРИЮ

                       от _________ 20__ г.

для проведения исследований/испытаний продукции

В соответствии с Договором N ___ от «» __________ 20 г. _______________ реквизиты договора

Название организации, проводящей испытания (далее — Заказчик), ответственный представитель Заказчика: ____________________________________ уполномоченный представитель Заказчика, Ф.И.О.

передает в _________________________________________ (далее — Исполнитель), наименование испытательной лаборатории

ответственный представитель Исполнителя: __________________________________ представитель Исполнителя, Ф.И.О.

принимает с целью проведения лабораторных исследований/испытаний на соответствие требованиям нормативных документов: __________________________ наименования нормативных документов

следующую продукцию: ______________________________________________________ наименование товарной категории

Образцы переданы в обезличенном/необезличенном виде (нужное подчеркнуть), промаркированные шифрами, в опломбированной упаковке.

Образцы для испытаний

Контрольные образцы (заполняется в случае передачи контрольных образцов)

Документация, материалы, пояснения и иная информация, необходимая для выполнения работ, предоставлены Заказчиком Исполнителю своевременно и в полном объеме.

Условия хранения и транспортирования образцов соблюдены и соответствуют требованиям к условиям хранения и транспортирования данного вида продукта.

При передаче образцов Заказчиком Исполнителю целостность/герметичность всех образцов, а также упаковок с образцами не нарушена.

    Образцы передал:                           Образцы принял:
  Представитель Заказчика                 Представитель Исполнителя
_________________________                 ________________________
        должность                                должность
_________________________ _________       ________________________ ________
         Ф.И.О.            подпись                Ф.И.О.           подпись
_________________________                 ________________________
       дата, время                              дата, время

Регистрационные записи в журнале учета КО могут содержать следующую информацию:

• дата принятия на учет;
• наименование и тип пломбы;
• номер пломбы;
• номер шифра;
• наименование образца;
• условия хранения в соответствии с указаниями производителя на маркировке продукции;
• количество единиц образца в упаковке;
• вид упаковки;
• Ф.И.О. лица, принявшего КО на учет;
• срок хранения;
• факт списания (утилизации/возврата на торговый объект/изъятия для проведения контрольных испытаний) с указанием основания данной процедуры;
• дата списания;
• Ф.И.О. сотрудника, который провел списание КО.