«Соглашение между Правительством Российской Федерации и Всемирной туристской организацией о проведении 23-й сессии Генеральной ассамблеи Всемирной туристской организации в г. Санкт-Петербурге (Российская Федерация)» [рус., англ.]

(Вместе с «Помещениями, оборудованием, коммунальными услугами и обслуживанием», «Условиями предоставления спонсорской поддержки...», «Контактными лицами и местным обслуживающим персоналом», <Действиями связанными с подготовкой и проведением сессии (ЮНВТО)>)

(Заключено в г. Санкт-Петербурге 18.06.2019)

СОГЛАШЕНИЕ

(Санкт-Петербург, 18 июня 2019 года)

В связи с проведением 9 — 13 сентября 2019 г. в г. Санкт-Петербурге (Российская Федерация) 23-й сессии Генеральной ассамблеи Всемирной туристской организации (ЮНВТО) (далее — сессия) и связанных с ней мероприятий по приглашению Правительства Российской Федерации (далее — принимающая Сторона), принятому Генеральной ассамблеей на ее 22-й сессии в резолюции A/RES/708(XXII), а также принимая во внимание, что настоящее Соглашение основано на статье 32 Устава Всемирной туристской организации (далее — Организация), Соглашении между Правительством Союза Советских Социалистических Республик и Организацией Объединенных Наций об общих условиях организации в СССР семинаров (симпозиумов, практикумов) ООН от 15 июня 1983 г. и резолюциях 136(V) и 662(XXI), принятых Генеральной ассамблеей Всемирной туристской организации,

принимающая сторона и Организация (далее — Стороны) согласились о нижеследующем:

I

Дата и место проведения Сессии

Сессия будет проходить 9 — 13 сентября 2019 г. в г. Санкт-Петербурге (Российская Федерация).

II

Участие в Сессии

Согласно Правилам процедуры Генеральной ассамблеи Организации Генеральный секретарь Организации направляет участникам сессии приглашение принять участие в сессии. Секретариат Организации еженедельно направляет уполномоченным принимающей Стороной органам имена лиц, принявших это приглашение, с тем чтобы их поездка и пребывание в Российской Федерации могли быть подготовлены в соответствии с протокольной практикой Российской Федерации (процедура, предусмотренная в отношении встречи и проводов делегаций, перевозок и размещения членов делегаций, рассадки участников во время переговоров и официальных протокольных мероприятий, подготовка справочных и разъяснительных материалов, организация синхронного перевода и т.д.).

III

Помещения, оборудование, коммунальные услуги и обслуживание

Принимающая Сторона обеспечивает предоставление помещений, средств, оборудования, коммунальных услуг и обслуживания, необходимых для проведения сессии, указанных в приложении I к настоящему Соглашению, включая:

а) помещения для заседаний и другие помещения;

б) офисы;

в) средства связи и медийные средства;

г) коммунальные услуги и обслуживание в соответствии потребностями, указанными в приложении I к настоящему Соглашению.

IV

Принимающая Сторона обеспечивает беспрепятственное оказание неотложной медицинской помощи квалифицированным персоналом в месте проведения сессии. принимающая Сторона обеспечивает немедленный доступ к больничному обслуживанию и госпитализацию, как только это потребуется для участников сессии, и постоянное наличие необходимых транспортных средств. Участники сессии оплачивают предоставленное им во время пребывания в Российской Федерации лечение.

V

Размещение и транспортное обслуживание

а) бронирование для участников сессии достаточного числа номеров по сниженным ценам в основной гостинице, а также в расположенных поблизости иных гостиницах категорий «три звезды», «четыре звезды» и «пять звезд»;

б) прием и трансферы для участников сессии и сотрудников секретариата Организации в аэропортах, включая необходимые трансферы между аэропортами и гостиницами. Список участников сессии в ранге руководителей органов власти представляется секретариатом Организации заблаговременно;

в) транспортными средствами для перевозки участников сессии и сотрудников секретариата Организации между гостиницами и местом проведения сессии, а также для участия в иных мероприятиях.

VI

Средства связи, официальные сайты в глобальной

1. Любое использование наименования и (или) эмблемы, флага или аббревиатуры названия Организации в связи с проведением сессии требует заблаговременного направления Организации заявления и получения разрешения секретариата Организации в письменной форме.

2. Принимающая Сторона обеспечивает наличие при входе в помещения для заседаний и непосредственно в помещениях для заседаний крупноразмерных баннеров и флагов, информирующих о сессии. Секретариат предоставляет принимающей Стороне стандарты оформления.

3. Организация, используя собственные ресурсы, реализует план коммуникаций путем проведения конкретных мероприятий с участием прессы.

4. Вся официальная информация о сессии (включая все официальные рабочие документы) будет доступна на официальном сайте Организации в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» (далее соответственно — официальный сайт Организации, сеть «Интернет»). Принимающая Сторона будет предоставлять соответствующую информацию для размещения на официальном сайте Организации. Принимающая Сторона вправе разместить на официальном сайте Организации информацию о месте проведения сессии. Для размещения любой ссылки на официальном сайте Организации необходимо предварительно обратиться с просьбой в секретариат Организации и получить его разрешение.

5. Оборудование, в том числе техническое оборудование, подлежит временному ввозу официальными представителями средств массовой информации без уплаты таможенных сборов и иных платежей при наличии предоставленного принимающей Стороной разрешения, подтверждающего цель такого ввоза.

6. Принимающая Сторона дает разрешение официальным представителям средств массовой информации на временный не облагаемый налогом и пошлинами ввоз всего оборудования, включая техническое оборудование.

7. Организация вправе согласиться на спонсорскую поддержку сессии в целях повышения ее качества и улучшения организации ее проведения. Любая спонсорская поддержка, организованная принимающей Стороной, включая все ее условия, может предоставляться только при условии получения прямо выраженного согласия Организации в письменной форме и должна соответствовать условиям предоставления спонсорской поддержки проведения сессии, содержащимся в приложении II к настоящему Соглашению.

VII

Контактные лица и местный обслуживающий персонал

1. Стороны обязуются поддерживать постоянную связь при подготовке и проведении сессии, информировать друг друга по всем вопросам, которые могут затруднить реализацию настоящего Соглашения, сотрудничать и взаимодействовать по всем вопросам, касающимся настоящего Соглашения. Для этого каждая Сторона определяет контактное должностное лицо и сообщает его имя, должность и контактные данные другой Стороне. Каждая Сторона также назначает должностных лиц, уполномоченных заниматься всеми соответствующими вопросами, в том числе протокольными.

2. Контактное лицо осуществляет координацию между секретариатом Организации и принимающей Стороной, а также логистические, административные и иные мероприятия согласно требованиям, предусмотренным настоящим Соглашением.

3. Для обеспечения проведения сессии дополнительно к персоналу секретариата Организации принимающая Сторона обеспечивает присутствие и работу необходимого обслуживающего персонала в соответствии с приложением III к настоящему Соглашению под общим руководством Генерального секретаря Организации или назначенного им лица.

4. Организация осуществляет необходимые действия, связанные с подготовкой и проведением сессии, в соответствии с приложением IV к настоящему Соглашению под общим руководством Генерального секретаря Организации или назначенного им лица.

VIII

Безопасность

1. Принимая во внимание обязательные к соблюдению нормы по обеспечению безопасности, установленные Департаментом Организации Объединенных Наций по вопросам охраны и безопасности, принимающая Сторона осуществляет меры, необходимые для обеспечения охраны и безопасности делегатов, персонала и посетителей, участвующих в этом мероприятии. Принимающая Сторона осуществляет меры по охране, обеспечивающие эффективное проведение мероприятия в атмосфере безопасности и спокойствия и без каких-либо происшествий.

2. Если установленные Департаментом Организации Объединенных Наций по вопросам охраны и безопасности нормы безопасности потребуют подписания меморандума о взаимопонимании, Стороны примут меры к подписанию такого меморандума.

Привилегии, иммунитеты и льготы

1. Принимающая Сторона признает международный статус и правосубъектность Организации и гарантирует ей независимость и свободу действий, соответствующие ее статусу специализированного учреждения Организации Объединенных Наций и ее Уставу.

2. В отношении сессии и статуса помещений, предоставляемых принимающей Стороной для целей проведения сессии, применяется Соглашение между Правительством Союза Советских Социалистических Республик и Организацией Объединенных Наций об общих условиях организации в СССР семинаров (симпозиумов, практикумов) ООН от 15 июня 1983 г. в соответствии с пунктом 3 настоящей статьи.

3. Предоставленные принимающей Стороной помещения для заседаний и офисы составляют зону сессии на период ее проведения, а также на 24 часа до проведения сессии и после ее завершения (офис должен быть предоставлен в пользование секретариата Организации с 6 сентября 2019 г.).

X

Финансовые процедуры

1. Принимающая Сторона берет на себя все расходы, связанные с проведением сессии в соответствии с приложениями I и V к настоящему Соглашению. Для обеспечения расходов, связанных с проведением сессии, принимающей Стороной привлекается единственный исполнитель в соответствии с законодательством Российской Федерации.

2. Расходы, указанные в пункте 1 настоящей статьи, включают в том числе, но не ограничиваются ими, расходы на подготовительные мероприятия, необходимые для планирования сессии, расходы на транспортировку оборудования и материалов, не имеющихся на месте, и фактические расходы на проезд и обеспечение проживания должностных лиц секретариата Организации, расходы на привлеченных Организацией синхронных переводчиков, а также на обеспечение участия приглашенных докладчиков или почетных гостей, занятых в планировании сессии или принимающих в ней участие, в соответствии с приложением V к настоящему Соглашению.

3. Расходы, перечисленные в приложениях I и V к настоящему Соглашению, оцениваются по фактической стоимости.

4. Средства, составляющие финансовые обязательства, принятые на себя принимающей Стороной, а также средства, которые будут выплачены секретариатом Организации сотрудникам Организации, переводчикам, должны быть авансированы на основании счета, выставленного Организацией, за один месяц до начала сессии.

5. По завершении сессии Организация выставляет счет на всю сумму финансовых обязательств, принятых на себя принимающей Стороной, которая будет выплачена секретариатом Организации. На банковский счет Организации вносится сумма остатка, составляющего разницу между предварительным счетом и окончательным счетом.

6. Управление финансовыми средствами, полученными в рамках настоящего Соглашения, должно осуществляться в соответствии с Финансовым регламентом, Правилами и политикой Организации.

7. Организация не несет ответственности за какие бы то ни было пошлины, расходы, налоги или издержки, выплаченные принимающей Стороной, а также не принимает на себя никакой ответственности в отношении настоящего Соглашения или расходов принимающей Стороны в виде товаров или услуг. Любая ответственность, следующая из расходов в виде товаров или услуг принимающей Стороны или связанная с такими расходами, независимо от ее природы ложится в рамках настоящего Соглашения исключительно на принимающую Сторону и ни в коем случае не может быть возложена на Организацию.

XI

Урегулирование споров

Стороны принимают все меры для достижения мирного урегулирования всех противоречий, конфликтов или споров, вытекающих из настоящего Соглашения или связанных с ним, посредством консультаций и переговоров.

XII

Приложения

1. Приложения к настоящему Соглашению составляют его неотъемлемую часть и, если прямо не предусмотрено иное, ссылка на настоящее Соглашение составляет одновременно ссылку на все приложения к нему. Точное число пунктов, перечисленных в приложениях, может меняться.

2. Любые поправки к настоящему Соглашению или к любому из приложений к нему должны вноситься по обоюдному согласию Сторон посредством надлежащего дополнительного протокола или обмена письмами.

XIII

Заключительные положения

Настоящее Соглашение и приложения к нему, подписанные и принятые надлежащим образом обеими Сторонами, вступают в силу с даты подписания и остаются в силе в течение всего периода проведения сессии, а также времени, необходимого для подготовки и завершения сессии.

Совершено в двух экземплярах, каждый на русском и английском языках, причем оба экземпляра имеют одинаковую силу.

(Подписи)

Приложение I

ПОМЕЩЕНИЯ, ОБОРУДОВАНИЕ, КОММУНАЛЬНЫЕ УСЛУГИ И ОБСЛУЖИВАНИЕ

I. Правительство Российской Федерации (далее — принимающая Сторона) для проведения 23-й сессии Генеральной ассамблеи Всемирной туристской организации (ЮНВТО) (далее соответственно — Организация, сессия) предоставляет помещения, оборудование, коммунальные услуги и обслуживание.

A. Помещения для проведения сессии

Секретариат Организации представит подробную программу заседаний. При входе в каждый конференц-зал должны быть установлены цифровые информационные экраны для размещения любой информации, представляющей интерес для делегатов.

1. Конференц-зал для проведения саммита по инновациям и устойчивому развитию туризма:

Требования: вместимость до 700 посадочных мест, расставленных по схеме «театр», а также 8 кресел со столиками и микрофонами на каждом столике, трибуна с микрофоном, 4 беспроводных микрофона для вопросов из зала, экран для показа видеоматериалов и презентаций.

Языки для синхронного перевода: арабский, английский, французский, русский, испанский и китайский.

2. Конференц-зал для проведения официальной церемонии открытия сессии, пленарного заседания и министерских дискуссий по медицинскому и оздоровительному туризму:

Требования: вместимость до 1500 посадочных мест, расставленных по схеме «учебная аудитория», стол президиума на 15 мест, ряд стульев со столиками позади стола президиума. В зале устанавливается достаточное количество экранов для показа материалов.

Языки для синхронного перевода: арабский, английский, французский, русский, испанский и китайский.

3. Конференц-зал для проведения сессии исполнительного совета Организации:

Требования: вместимость до 70 посадочных мест, расставленных по схеме «круглый стол», 180 посадочных мест вокруг стола, дополнительный стол на 4 места, установленный рядом со столом президиума.

Языки для синхронного перевода: английский, арабский, испанский, русский и французский.

4. Конференц-зал для проведения заседания региональной комиссии Африки:

Требования: вместимость до 50 посадочных мест за столами, расставленными по схеме «буква П», 50 отдельных посадочных мест, стол президиума на 9 мест.

Языки для синхронного перевода: английский и французский.

5. Четыре зала для проведения заседаний комитетов:

Требования: стол президиума, посадочные места за столами, расставленными по схеме «буква П», следующей вместимостью:

• комитет по вопросам туризма и устойчивости — 45 мест;
• комитет по вопросам туризма и конкурентоспособности — 30 мест;
• комитет по рассмотрению заявлений о приеме в присоединившиеся члены — 15 мест;
• комитет по проверке полномочий — 20 мест.

6. Зал для проведения пленарного заседания присоединившихся членов:

Требования: вместимость до 200 посадочных мест, расставленных по схеме «театр», стол президиума на 9 мест.

Языки для синхронного перевода: английский, русский и испанский.

7. Зал для проведения заседания совета присоединившихся членов:

Требования: вместимость до 50 посадочных мест за столами, расставленными по схеме «буква П», 30 отдельных посадочных мест, стол президиума на 9 мест.

Языки для синхронного перевода: английский и испанский.

8. Зал для проведения заседания комитета по программе и бюджету:

Требования: вместимость до 30 посадочных мест за столами, расставленными по схеме «буква П», 20 отдельных посадочных мест, стол президиума на 6 мест.

Языки для синхронного перевода: английский, французский и испанский.

9. Два многофункциональных помещения:

Требования: вместимость до 20 посадочных мест, расположенных вокруг 1 большого стола, наличие 1 компьютера.

B. Офисы

Во всех местах проведения сессии:

1. Офис для Генерального секретаря Организации:

- 1 письменный стол с 2 стульями;

• 1 компьютер, подключенный к 1 цветному принтеру;
• площадь для проведения совещаний на 10 человек (1 круглый стол и 10 стульев);
• 1 кофейный столик;
• помещение для ожидания при входе в офис с диваном или несколькими креслами.

2. Офисное пространство для департамента конференц-обслуживания:

• 6 столов с 2 стульями у каждого стола;
• 6 компьютеров, подключенных к 2 цветным принтерам (кроме того, 2 компьютера должны быть подключены к копировальным машинам);
• 1 экран на 42 дюйма для наблюдения за заседаниями из офиса;
• канцелярские товары;
• 2 урны для голосования или система для электронного голосования;
• 2 вспомогательных длинных стола для комплектования документов и именных табличек;
• 2 высокоскоростных копировальных устройства для черно-белой печати (минимум 90 копий в минуту), включая функции сортировки, сшивания скобками, сканирования и печати (в формате А4 и А3), дисплей на английском языке;
• 1 высокоскоростное копировальное устройство для цветной печати (минимум 60 копий в минуту), включая функции сортировки, сшивания скобками, сканирования и печати (в формате А4 и А3), дисплей на английском языке;

- копировальное устройство, обеспеченное достаточным запасом бумаги <*>, имеющей высокую степень вторичной переработки и полностью или целиком обесхлоренной (TCF или ECF), тонером и принадлежностями (2 степлера (8 на 15 мм и 10 на 6 мм), скобки, скрепки; --------------------------------

    <*>   Бумага   предпочтительно   должна  иметь  высокое  содержание
вторичного  сырья  и  быть полностью или частично биоразлагаема (TCF or

ECF).

• 1 столик на колесах для перевозки документов и материалов для внутреннего использования.

3. Многофункциональный офис:

• 1 стол с 2 стульями;
• 1 компьютер, подключенный к 1 принтеру;
• 1 круглый стол и 6 стульев.

В дополнение к перечисленным офисам в месте проведения пленарных заседаний должны быть также предоставлены:

4. офисное пространство для заместителя Генерального секретаря Организации, расположенное недалеко от офиса Генерального секретаря Организации:

• 1 стол с 2 стульями;
• 1 компьютер, подключенный к 1 цветному принтеру;
• площадь для проведения совещаний на 8 человек (1 круглый стол и 8 стульев);
• 1 кофейный столик;

5. 2 офиса для исполнительных директоров и их помощников, расположенные недалеко от офиса Генерального секретаря Организации:

• 1 стол с 2 стульями в каждом из офисов;
• 1 компьютер, подключенный к 1 принтеру, в каждом из офисов;
• площадь для проведения совещаний на 6 человек (1 круглый стол и 6 стульев);

6. офис для юридического советника и его секретаря:

• 2 стола с 2 стульями у каждого стола;
• 2 компьютера, подключенных к 1 принтеру;
• площадь для проведения совещаний на 8 человек (1 круглый стол и 8 стульев);

7. офисное пространство для региональных директоров и директоров департаментов Организации:

• 6 столов со стульями;
• 6 компьютеров, подключенных к 2 принтерам;
• площадь для проведения совещаний на 6 человек (1 круглый стол и 6 стульев);
• 1 круглый стол и 8 стульев;

- 1 компьютер, подключенный к 1 принтеру;

8. офис для переводчиков:

• Круглый стол с 8 стульями;
• 1 компьютер, подключенный к 1 принтеру;

9. офисы, предназначенные для председателя Генеральной ассамблеи Организации и должностных лиц комитета принимающей Стороны.

C. Помещения для обеспечения коммуникаций и средств массовой информации

1. Помещение для пресс-конференций:

• 1 пресс-волл, 1 стол с 3 настольными микрофонами и 2 беспроводными микрофонами для вопросов, наушники для участников;
• посадочные места для представителей иностранной прессы (до 10 мест), а также представителей национальной прессы и делегатов (до 30 мест), расставленные по схеме «театр»;

• экраны и система скрытого видеонаблюдения, позволяющая прессе следить за ходом заседаний;
• выходной аудиоканал из зала пленарных заседаний, позволяющий вести запись;
• 1 стол для директора по коммуникациям с 1 компьютером, подключенным к 1 принтеру.

3. Стенд для публикаций

4. Специальное пространство с возможностью размещения фотообоев (пресс-волл) для проведения телевизионных интервью с делегатами и участниками.

D. Другие помещения

1. ВИП-зона, надлежащим образом меблированная для министров и высокопоставленных персон (не более 30 мест).

2. Стойка для регистрации и проверки полномочий на 7 человек, где предусмотрены:

• 1 место для проверки полномочий (без компьютера);
• 6 рабочих мест для регистрации (включая 1 место для регистрации представителей средств массовой информации), оборудованных 5 компьютерами, подключенными к 1 цветному принтеру, и 1 компьютером со встроенной камерой или с веб-камерой; принтер должен подходить для печати индивидуальных карточек в соответствии с форматом, разработанным Организацией;
• достаточное количество столбиков и канатов для организации очереди для регистрации;
• 1 дополнительный стол (по необходимости) для регистрационных материалов (нагрудные карточки, зажимы и т.д.).

3. Информационная стойка на 3 человека с расположенным рядом цифровым информационным экраном для размещения информации, адресованной делегатам.

II. ВСЕ ПОМЕЩЕНИЯ ДОЛЖНЫ СООТВЕТСТВОВАТЬ СЛЕДУЮЩИМ ТРЕБОВАНИЯМ:

а) все помещения, где проводится сессия и другие заседания, должны располагаться в одном здании. Если это невозможно, принимающая Сторона должна обеспечить эффективное транспортное сообщение между помещениями и избранными отелями как для участников сессии, так и для сотрудников Организации;

б) по причинам правового характера и по соображениям безопасности здание должно находиться в исключительном пользовании Организации. Если выполнение этого условия вызывает серьезные затруднения, принимающая Сторона должна в любом случае четко определить часть здания, выделенную специально для Организации под ответственность Генерального секретаря Организации, и обеспечить доступ туда только обладателям выданных Организацией идентификационных карточек и соблюдение норм безопасности UNDSS. Доступ в указанную часть здания должен быть открыт в любое время суток для членов секретариата Организации;

в) все помещения для заседаний оборудуются надлежащими системами освещения и звука;

г) все помещения для заседаний должны быть звукоизолированы и оборудованы системами вентиляции и кондиционирования (отопления) (конкретные детали рассматриваются совместно с секретариатом Организации в ходе технических визитов);

д) все помещения и офисы должны быть меблированы согласно их предназначению. В частности, во всех помещениях для заседаний столы должны быть достаточно большими для работы с рабочими документами и для того, чтобы делать записи;

е) все помещения и офисы должны быть доступны по меньшей мере за 24 часа до начала заседаний. Офис департамента конференц-обслуживания должен быть доступен к дате, установленной для направления документов (то есть даты прибытия работников секретариата Организации), и на весь период, необходимый для подготовки и завершения работы сессии;

ж) все помещения для заседаний должны иметь следующее оборудование:

• крупноразмерный баннер или экран с указанием названия, места и дат проведения сессии на указанных языках с логотипом принимающей страны в верхней левой части и логотипом Организации в верхней правой его части. Организация предоставит дизайн баннеров;
• 1 дополнительный стол для 3 человек, примыкающий к столу президиума или находящийся позади него;
• трибуна у стола президиума, оборудованная 1 компьютером;
• не менее 1 большого экрана (размер зависит от размера помещения) и техническое оборудование для проектирования данных и видео;
• столы для распространения документов;
• именные таблички, предпочтительно картонные (для установки на стол президиума и столы учебного типа);
• цифровая система двойной записи хода заседания (с трибуны, а также из кабины устного переводчика английского языка для заседаний). По завершении каждого заседания принимающая Сторона передает записи секретариату Организации;
• один флаг Российской Федерации (высотой 170 см.) один флаг Организации и один флаг Организации Объединенных Наций (флаги Организации Объединенных Наций и Организации предоставляются Организацией, оба на древке);

з) помещения, в которых проводятся заседания, требующие синхронного перевода, должны обеспечиваться следующим оборудованием:

• наушники: по 1 паре на каждого делегата;
• микрофоны; по 1 — на каждого члена президиума, 1 — на трибуне, по 1 — на каждые 3 делегата в зале и достаточное число переносных беспроводных микрофонов;
• кабины для синхронного перевода: 1 кабина на каждый язык в соответствии с нормами, размещенными на официальном сайте Международной ассоциации устных переводчиков в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» (далее — сеть «Интернет»)

и) все залы для заседаний должны иметь бесплатный wi-fi — доступ в сеть «Интернет» для обеспечения надежной и бесперебойной связи;

к) компьютеры и принтеры, предоставляемые принимающей Стороной, должны отвечать требуемым Организацией характеристикам;

л) 140 планшетов для руководителей делегаций.

III. ПРИНИМАЮЩАЯ СТОРОНА ОБЕСПЕЧИВАЕТ:

1. разработку совместно с Организацией сайта в сети «Интернет», посвященного сессии, и мобильного приложения, предназначенного для регистрации, а также для оповещения делегатов и общения между ними;

2. предоставление стоек, компьютеров и принтеров для обеспечения процесса регистрации. Дизайн индивидуальных карточек должен быть представлен Организации для согласования;

3. предоставление указателей, включая таблички на дверях офисов и помещений для совещаний, стоек информации в гостинице, а также достаточного количества цифровых информационных экранов, помогающих участникам ориентироваться в здании. Дизайн и список указателей направляется Организации на согласование;

4. наличие в месте проведения сессии бизнес-центра (на коммерческой основе), предоставления банковских услуг для участников (включая банкоматы и обменные пункты), наличие пункта проката автомашин и турагентства (для подтверждения или изменения рейсов и выбора туристской программы для делегатов);

5. веб-трансляцию по выделенному широкополосному каналу, качественное изображение и звук ключевых событий, которые будут согласованы с Организацией через ее департамент связи, предоставление не менее 1 оператора для видеосъемки, чтобы гарантировать качественное освещение событий. Материал записывается и предоставляется Организации в конце каждого дня;

6. предоставление питьевой воды и кофе. Питьевая вода должна быть доступна во всех помещениях для заседаний, включая кабины синхронных переводчиков, и во всех офисах с момента прибытия персонала;

7. наличие пунктов общественного питания. График их работы должен совпадать со временем работы участников и персонала Организации;

8. возможность осуществления секретариатом Организации формирования социальных и культурных программ;

9. координацию приемов, которые делегации решают провести в рамках сессии.

ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ СПОНСОРСКОЙ ПОДДЕРЖКИ ПРОВЕДЕНИЯ 23-Й СЕССИИ ГЕНЕРАЛЬНОЙ АССАМБЛЕИ ВСЕМИРНОЙ ТУРИСТСКОЙ ОРГАНИЗАЦИИ (ЮНВТО)

Любая спонсорская поддержка, организованная Правительством Российской Федерации (далее — принимающая Сторона), включая все ее условия, может предоставляться только при условии получения прямо выраженного согласия Всемирной туристской организации (далее — Организация) в письменной форме и должна соответствовать условиям предоставления спонсорской поддержки.

Спонсорская поддержка может включать в себя безвозмездное предоставление оборудования, используемого при проведении 23-й сессии Генеральной ассамблеи Всемирной туристской организации (ЮНВТО) (далее соответственно — Организация, сессия), и (или) расходы на организацию обедов, перерывов на кофе, приемов.

Разрешается некоммерческое выражение признательности за оказанные спонсорские услуги путем размещения логотипа спонсора во всех информационных материалах.

До публикации любых информационных материалов и предоставления любых видов спонсорской поддержки необходимо получить разрешение департамента коммуникаций Организации (электронный адрес департамента коммуникаций Организации: comm@unwto.org).

С учетом статуса Организации как специализированного учреждения системы Организации Объединенных Наций, а также в соответствии с руководящими указаниями Организации Объединенных Наций по сотрудничеству с частным сектором и руководящими принципами использования символов Организации применяются следующие условия предоставления спонсорской поддержки:

• спонсорскую помощь могут оказывать компании, поддерживающие общепризнанные принципы в области прав человека, трудовых отношений, охраны окружающей среды и противодействия коррупции;
• не разрешается принимать спонсорскую помощь от компаний, занимающихся продукцией, вызывающей неоднозначную оценку с этической точки зрения (сигареты, алкоголь и т.п.);
• за исключением случаев, когда Организация предоставила разрешение в письменной форме, спонсор, включая любых агентов, сотрудников, представителей и субподрядчиков, не имеет права рекламировать, ссылаться или иным образом предавать огласке тот факт, что он оказывает спонсорскую поддержку Генеральной ассамблее Организации, или использовать наименование, эмблему либо аббревиатуру названия Организации или Организации Объединенных Наций в целях получения коммерческих преимуществ или повышения деловой репутации;
• спонсору не оказывается поддержка со стороны Организации и Организации Объединенных Наций;

- спонсору или представителям спонсора запрещается направлять коммерческие предложения делегатам;

• Организация оставляет за собой право контроля и ограничения доступа на мероприятия Организации;
• Организация оставляет за собой право прекратить в любой момент выражение признательности за спонсорскую помощь без возложения за это какой-либо ответственности на Организацию;
• не разрешается размещать любые коммерческие материалы в залах проведения сессии и связанных с ней мероприятий (сессия Генеральной ассамблеи Организации, заседание Исполнительного совета Организации и другие мероприятия).

КОНТАКТНЫЕ ЛИЦА И МЕСТНЫЙ ОБСЛУЖИВАЮЩИЙ ПЕРСОНАЛ

Секретариат Всемирной туристской организации (далее соответственно — Организация, секретариат) за месяц до проведения 23-й сессии Генеральной ассамблеи Организации (далее — сессия) представит описание должностных функций, точное число специалистов и график работы местного персонала в соответствии с нижеперечисленными должностями. Техники по компьютерам и помощники, занимающиеся подготовкой помещений, могут быть привлечены к работе в ночное время.

1. Профессиональный организатор конференций, владеющий английским языком не ниже уровня intermediate.

- 6 сотрудников по обслуживанию заседаний для оказания помощи на пленарных заседаниях на английском языке и одном из официальных языков Организации и 4 сотрудника для работы на других заседаниях;

• 6 сотрудников по обслуживанию заседаний с хорошим знанием языков (не ниже уровня intermediate) для регистрации участников в месте проведения сессии;

- 4 сотрудника с хорошим знанием языков (не ниже уровня intermediate) для информационной стойки;

• 2 сотрудника по обслуживанию заседаний с хорошим знанием языков (не ниже уровня intermediate) для стойки публикаций;
• 2 сотрудника по обслуживанию заседаний с хорошим знанием английского языка (не ниже уровня intermediate) для пресс-центра Организации.

3. Ассистенты:

• 1 ассистент для офиса Генерального секретаря Организации, владеющий английским языком;
• 3 ассистента для офиса заместителя Генерального секретаря Организации и двух Исполнительных директоров Организации, владеющие английским языком;
• 1 ассистент для офиса секретаря Генеральной ассамблеи Организации, владеющий английским языком;

- 1 ассистент для офиса директоров, владеющий английским языком;

• 2 ассистента для департамента конференциального обслуживания, владеющие английским языком.

- 2 техника по компьютерам, доступные в любое время суток (для обслуживания компьютеров, копировальных машин и принтеров), владеющие английским языком не ниже уровня intermediate;

• 2 технических работника, доступные в любое время суток, отвечающие за запись выступлений на заседаниях и работу аудиовизуального оборудования, владеющие английским языком не ниже уровня intermediate;
• 3 водителя (для Генерального секретаря Организации, Исполнительного директора Организации и секретариата Организации), владеющие английским языком не ниже уровня intermediate.

5. Пресса:

• 1 официальный фотограф в распоряжении сотрудников Организации по коммуникациям, который будет ответственным за подготовку материалов на протяжении всего дня;

- 1 специалист по организации и осуществлению видеосъемок сессии, осуществляющий деятельность по поручениям сотрудников Организации по коммуникациям.

Приложение IV

С ПОДГОТОВКОЙ И ПРОВЕДЕНИЕМ 23-Й СЕССИИ ГЕНЕРАЛЬНОЙ

I. Участие Всемирной туристской организации в 23-й сессии Генеральной ассамблеи Всемирной туристской организации (ЮНВТО)

1. Всемирная туристская организация (далее — Организация) в установленные сроки направляет на всех своих официальных языках приглашения официальным главам делегаций и участникам 23-й сессии Генеральной ассамблеи Организации (далее — сессия), а также соответствующие напоминания для обеспечения максимально высокого уровня участия.

2. Организация направляет членам Организации необходимую информацию о месте проведения мероприятия для того, чтобы их участие проходило в оптимальных условиях

3. Организация до открытия сессии готовит предварительный список участников, который направляется электронным способом зарегистрированным участникам. Во время сессии копия списка будет доступна для ознакомления на информационной стойке. После сессии Организация готовит окончательный список участников, который направляется электронным способом зарегистрированным участникам и размещается на официальном сайте Организации в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» (далее — сеть «Интернет»).

II. Организационный аспект сессии

4. Организация будет направлять необходимое количество сотрудников в технические визиты для окончательного выбора наиболее подходящих помещений для проведения сессии, средств размещения участников и социальной программы, а также для установления контактов с местными координаторами и организаторами конференций.

5. Организация будет регулярно сообщать надлежащим образом уполномоченному Правительством Российской Федерации (далее — принимающая Сторона) органу имена и контактные данные участников, зарегистрировавшихся через ее официальный сайт в сети «Интернет», и в целом будет координировать с принимающей Стороной все организационные аспекты сессии.

6. Организация будет контролировать мероприятия, связанные с подготовкой помещений для сессии, а также процесс регистрации участников на месте.

7. В ходе сессии Организация будет направлять участникам всю информацию организационного характера (расписание сессий, работа транспорта, социальные мероприятия и т.д.).

8. После завершения сессии Организация направит участникам электронным способом анкету для оценки сессии.

III. Повестка дня и дебаты

• Организация формирует повестку дня и программу сессии.
• Организация берет на себя ответственность за обеспечение проведения сессии. В частности, она обеспечит бесперебойную работу сессии в соответствии с функциями, предусмотренными в соответствующих статьях Устава Организации и Правилах процедуры Генеральной ассамблеи Организации, Исполнительного совета Организации и Комитета присоединившихся членов.

IV. Документация

• Организация должна обеспечить подготовку проектов документов для сессии, их перевод за собственный счет на ее официальные языки и направление этих документов до проведения сессии, в ходе сессии и после окончания сессии, а также координацию направления в электронном виде документов, подготовленных в месте проведения сессии, и их размещение на своем официальном сайте в сети «Интернет». Она также распространит принятые на сессии резолюции через электронную почту и посредством их размещения на своем официальном сайте в сети «Интернет».

V. Обеспечение синхронного перевода

• Организация должна провести в соответствии с соглашением между Организацией Объединенных Наций и Международной ассоциацией устных переводчиков отбор и нанять такое число признанных на международном уровне устных переводчиков — членов указанной ассоциации, которое требуется для удовлетворения потребностей сессии в 6 рабочих языках, а также оплатит их вознаграждение. Некоторые переводчики могут быть наняты на территории принимающей Стороны при условии, что они будут отвечать требованиям Организации. Вознаграждение переводчикам выплачивает Организация.

Льготы в связи с поездками определяются в соответствии с правилами Организации Объединенных Наций, особенно в отношении стандартов поездок, норм провоза багажа, суточных и установленных норм расходов.

I. Обеспечение проезда

1. Правительство Российской Федерации (далее — принимающая Сторона) обеспечивает сотрудникам Всемирной туристской организации (далее — Организация) покупку авиабилетов, а также оплату стоимости перевозки необходимых материалов и оборудования. Список сотрудников определяется Генеральным секретарем Организации. Общее число командируемых в г. Санкт-Петербург сотрудников не должно превышать 50 человек (без учета сотрудников, участвующих в необходимых предварительных технических визитах).

2. Принимающая Сторона также обеспечивает покупку авиабилетов для следующих лиц:

а) иностранные синхронные переводчики — от места жительства до места проведения 23-й сессии Генеральной ассамблеи Организации (далее — сессия) и обратно (общее количество не будет превышать 18 человек);

б) аудитор организации — 1 авиабилет (экономический класс);

в) приглашенные докладчики или почетные гости — от места жительства до места проведения сессии и обратно (общее количество не будет превышать 10 авиабилетов);

г) представители иностранной прессы — не более 10 авиабилетов из пункта вылета в пункт проведения сессии и обратно экономическим классом.

3. В соответствии с нормативами Организации Объединенных Наций сотрудникам Организации и синхронным переводчикам обеспечивается перелет бизнес-классом, если продолжительность прямого рейса составляет 9 или более часов и если продолжительность рейсов с пересадкой составляет 11 часов и более. Авиабилеты направляются в секретариат Организации не позднее чем за 15 дней до соответствующей даты вылета.

4. Принимающая Сторона обеспечивает воздушную перевозку материалов и оборудования из штаб-квартиры Организации в пункт проведения сессии и обратно весом не более 500 кг в один конец. Метод отгрузки определяет секретариат Организации (организация-перевозчик, багаж сверх установленной нормы, компания курьерской доставки и т.д.).

5. Принимающая Сторона обеспечивает предоставление 1 автомобиля с водителем для Генерального секретаря Организации и 2 мини-автобуса с водителями (1 мини-автобус для использования руководством и 1 — для остальных сотрудников секретариата Организации).

6. Организация может направить координатора по безопасности от Организации для предварительного ознакомления с местом проведения сессии и (или) других мероприятий с целью обеспечения соблюдения регламента и процедур Организации Объединенных Наций. Расходы, связанные с этим визитом, берет на себя принимающая Сторона.

7. Организация предоставляет принимающей Стороне информацию о сотрудниках Организации, приглашенных докладчиках и почетных гостях, журналистах и переводчиках, принимающих участие в работе сессии (паспортные данные, даты командирования, полетные данные), не позднее чем за месяц до начала сессии.

II. Обеспечение размещения

1. Принимающая Сторона обеспечивает размещение с завтраком сотрудников Организации, указанных Генеральным секретарем Организации, в одной гостинице, расположенной вблизи от места проведения сессии.

2. Принимающая Сторона также обеспечивает размещение с завтраком в гостинице аудитора Организации, иностранных синхронных переводчиков, приглашенных докладчиков, почетных гостей и представителей иностранной прессы.

3. За месяц до открытия сессии Организации перечисляются средства, покрывающие выплаты сотрудникам Организации, причитающиеся им при работе вне места службы, а также привлеченным Организацией синхронным переводчикам (как это предусмотрено в соглашении, заключенном Организацией Объединенных Наций и Международной ассоциаций устных переводчиков). Сумма, равная суточным в Российской Федерации, снижается на 56 процентов, так как принимающая Сторона обеспечивает размещение и завтрак. Выплаты осуществляются на основании счета, выставленного Организацией.

AGREEMENT

BETWEEN THE GOVERNMENT OF THE RUSSIAN FEDERATION AND THE WORLD TOURISM ORGANIZATION ON THE HOLDING OF THE 23RD SESSION OF THE GENERAL ASSEMBLY OF THE WORLD TOURISM ORGANIZATION IN SAINT PETERSBURG, RUSSIAN FEDERATION

(Saint Petersburg, 18.VI.2019)

Relating to the holding of the 23rd session of the General Assembly of the World Tourism Organization (UNWTO) (hereinafter, «the Session») and related events in Saint Petersburg, Russian Federation, from 9 to 13 September 2019, following the invitation of the Government of the Russian Federation (hereinafter, «the Host»), accepted by the General Assembly at its 22nd session through resolution A/RES/708(XXII).

Whereas the present agreement is based on Article 32 of the Statutes of the World Tourism Organization (hereinafter, «the Organization»), as well as on the Agreement between the Organization of the United Nations and the Hosts of the Union of Soviet Socialist Republics concerning the holding of Seminars/Symposiums/Workshops organized by the United Nations in the USSR, dated 15 June 1983, and on resolutions 136(V) and 662(XXI) adopted by the General Assembly of the World Tourism Organization.

The Host and the World Tourism Organization (hereinafter, «the Parties») have agreed as follows:

I

Date and Place of the Meetings

The Session will be held in Saint Petersburg, Russian Federation, from 9 to 13 September 2019, both inclusive.

II

Attendance at the Meeting

Pursuant to the Rules of Procedure of the General Assembly, participants are invited to attend the Session by the Secretary-General of the Organization. The Secretariat of the Organization shall provide on a weekly basis the names of those accepting this invitation to the designated authorities, so that their travel and stay in the Russian Federation can be prepared, in accordance with the protocol practice of the Russian Federation (procedure for meeting and seeing off the delegation, transportation, accommodation of delegation members, seating of participants during negotiations and official protocol events, preparation of reference and explanatory materials, organization of simultaneous translation, etc.).

III

Premises, equipment, utilities and services

The Host shall provide space and facilities, equipment, utilities and services as are necessary for holding the Session, as mentioned in Annex I to this Agreement, including:

(a) Meeting rooms and other premises;

(b) Offices;

(c) Communications and media facilities;

(d) Other premises, as required; and

(e) Utilities and services, as specified in Annex I to this Agreement.

IV

Medical facilities

The Host shall ensure that adequate medical facilities with qualified staff are available within the Session premises. Immediate access and admission to hospital shall be assured by the Host whenever required by participants at the Meetings, and the necessary transport shall be constantly available. The Session participants shall pay for medical treatment whenever obtained by them during their stay in the Russian Federation.

V

Accommodation and transportation service

1. The Host shall ensure the following:

(a) Reservation of a sufficient number of rooms at reduced rates for the participants in the main hotel, as well as in alternative hotels nearby rated in different categories (covering 3, 4 and 5 stars);

(b) Reception and transfers for the participants and the Secretariat at the airports, including the necessary transfers between the airports and the main hotels; a list of delegates of ministerial rank will be provided by the Secretariat in advance.

(c) Transport for the participants and the Secretariat between the main hotels and the Session venue, as well as any other events.

VI

Communications, official sites in the global information network «Internet» and outreach

1. Any use of the name and/or emblem, flag or abbreviation of the name of the Organization in connection with the Session shall be subject to prior request to the Organization and written authorization from the Secretariat.

2. The Host shall ensure that at the entrance to the meetings rooms and inside the meeting rooms there will be large-dimension meeting banners and flags informing about the Session. The Secretariat provides the Host with the standards set up by the Organization.

3. The Organization shall implement a communication plan based on its own resources, through specific press activities.

4. All official information concerning the Session (including all official working documents) will be made available at the official site in the global information network «Internet» (hereinafter, «official site», Internet) of the Organization. The Host shall provide the corresponding information for posting at the official site of the Assembly. Any link to the official site of the Organization shall be subject to previous request and authorization from the Secretariat.

5. Equipment, including technical equipment, shall be temporarily imported by official media representatives without paying import customs duties and other payments if there is a permit issued by the Host to confirm the purpose of such import.

6. The Host shall authorize duty and tax-free temporary importation of all equipment, including technical equipment, carried by the official representatives of the media.

7. The Organization reserves the right to agree to external sponsorship of the Session with a view to enhancing its quality and improving its organization. Any sponsorship arranged by the Host, including all its terms shall be subject to the express agreement, in writing, of the Organization, and shall comply with the Sponsorship Conditions contained in Annex II to this Agreement.

VII

Liaison officers and local staff

1. The Parties undertake to maintain constant contact for the preparation and conduct of the Session, to inform each other of any issue that might affect the implementation of this Agreement and to cooperate and collaborate on all relevant matters in respect of this Agreement. With this aim, each Party shall appoint its official Liaison officer and shall communicate his/her name, position and contact details to the other Party. Each Party shall further appoint the necessary officers to take care of all relevant issues, including protocol matters.

2. The Liaison Officer will act as a focal point between the Secretariat and the Host, for coordinating and carrying out the logistical, administrative and other arrangements for the Session, as required under this Agreement.

3. The Host shall provide and place under the general supervision of the Secretary-General or the person designated by him, the necessary staff required in addition to the staff of the Secretariat to perform the necessary functions for the Session, as specified in Annex III of this Agreement.

4. The Organization shall take the necessary measures for the preparation and conduct of the Session as stipulated in Annex IV, under the general supervision of the Secretary-General or the person designated by him.

VIII

Security

1. Considering the mandatory security standards required by the United Nations Department of Safety and Security (UNDSS), the Host shall take the necessary measures to ensure the safety and security of the delegates, staff and visitors participating in the event. The Host will provide protection to ensure the effective functioning of the event in an atmosphere of security and tranquillity, free from any security disruption.

2. If the security standards provided by the United Nations Department of Safety and Security require the signing of a Memorandum of Understanding, the Parties shall take measures to conclude this Memorandum.

IX

Privileges, immunities and facilities

1. The Host recognizes the international status and legal capacity of the Organization and guarantees it the independence and freedom of action consistent with its status as a specialized agency of the United Nations and in accordance with its Statutes.

2. The Agreement between the Organization of the United Nations and the Government of the Union of Soviet Socialist Republics concerning the holding of Seminars/Symposiums/Workshops organized by the United Nations in the USSR, dated 15 June 1983, shall be applicable in respect of the Session and status of the premises made available by the Host for the purposes of the Session as described in paragraph 3 of this Article.

3. The Conference rooms and offices provided by the Host shall constitute the Session premises for the duration of the Session and shall be made available 24 hours before and after the proceedings of the Session (the office shall be made available from 6 September 2019).

X

Financial arrangements

1. The Host shall bear all costs involved in holding the Session in accordance with Annexes I and V to this Agreement. To ensure the implementation of the costs related with the conduct of the Session, the Host shall select the sole subcontractor in accordance with the legislation of the Russian Federation.

2. Such costs indicated in paragraph 1 of this Article shall include, but not be restricted to, the costs of preparatory events required to plan for the Session, the cost of shipment of equipment and supplies not readily available locally, and the actual costs of travel and accommodation of the officials of the Secretariat, costs of the interpreters recruited by the Organization and participation of special guests assigned to plan for or attend the Session according to Annex V to this Agreement.

3. The expenses detailed in Annexes I and V are valued at their fair value.

4. Financial obligations borne by the Host to be disbursed by the Secretariat to the UNWTO officials and interpreters shall be advanced to the Organization upon presentation of the corresponding pro forma invoice issued by the Organization one month in advance to the commencement of the Session.

5. The Organization shall issue an invoice for the full amount of the financial obligations borne by the Host which would be disbursed by the Secretariat, upon completion of the Session. The balance amount between the pro forma invoice and the final invoice will be deposited in the bank account of the Organization.

6. Funds received under this Agreement shall be administered in accordance with the Financial Regulations and Rules and policies of the Organization.

7. The Organization shall not be responsible for any fee, cost, tax or expenses paid by the Host, or which it has incurred, nor shall contract any responsibility in relation with this Agreement or the provision of the goods and services by the Host. Any responsibility deriving from or related to the expenses by the Host under the protection of this Agreement shall relapse exclusively into the Host independently of its nature, and shall never be transferred to the Organization.

XI

Settlement of disputes

The Parties shall make every effort to reach an amicable settlement of any difference, controversy or dispute arising out of or in connection with this Agreement through consultations and negotiations.

XII

Annexes

1. The annexes to this Agreement shall form an integral part hereof, and, unless expressly provided otherwise, a reference to this Agreement constitutes, at the same time, a reference to any Annex hereto. The exact number of items listed in the Annexes may be subject to modifications.

2. Any amendment to this Agreement or to any Annex hereto shall be effected by mutual agreement of the parties through an appropriate supplementary protocol or exchange of letters.

XIII

Final provisions

This Agreement and its Annexes, which shall be duly signed and approved by both Parties, shall enter into force since the date of signature and remain applicable throughout the Session and for the duration of any additional period necessary to prepare for and to conclude the operations thereof.

Done in two copies each in Russian and English, both texts being equally authentic.

Annex I

PREMISES, EQUIPMENT, UTILITIES AND SERVICES

I. The Government of the Russian Federation (hereinafter, «the Host») shall provide for the holding of the 23rd session of the General Assembly of the World Tourism Organization (UNWTO) (hereinafter, «the Organization», «the Session») the premises, equipment, utilities and services listed below:

A. Meeting rooms for the Session

A detailed programme of the meetings will be forwarded by the Secretariat. Digital boards for posting any information of interest to the delegates should be available a: the entrance of each conference room.

1. A conference room for the Summit on Innovation and Sustainable Development in Tourism

Requirements: capacity for approximately 700 persons seated in theatre style, as well as approximately 8 armchairs with small tables and microphones on each table, a podium with a microphone, 4 wireless microphones for questions from the floor, a screen for videos and presentations.

Interpretation languages: Arabic, English, French, Russian, Spanish and Chinese

2. A conference room for the Official Opening, Plenary Sessions and Ministerial Discussions on Medical and Health Tourism

Requirements: capacity for approximately 1500 persons seated in classroom style, as well as a head table with 15 seats, a row of seats with desks behind the head table and sufficient space at the back of the room. Sufficient screens inside the conference room for projecting the proceedings.

Interpretation languages: Arabic, English, French, Russian, Spanish and Chinese

3. A conference room for the Executive Council session

Requirements: capacity for approximately 70 persons seated in a circle shape with tables, plus additional seating for another 180 persons without tables seating around the circle and an additional table for 4 persons shall be available next to or behind the presidential table. Interpretation languages: Arabic, English, French, Russian and Spanish

4. A conference room for the Regional Commission for Africa

Requirements: capacity for 50 persons seated at the tables in U shape and a presidential table (with 9 seats, closing the open end of the U), plus additional seating for another 50 persons without tables.

Interpretation languages: English and French

5. Four rooms for the Committee meetings

Requirements: with tables in U shape and a presidential table closing the open end of the U, and with the following capacity:

• Committee on Tourism and Sustainability: 45 seats
• Committee on Tourism and Competitiveness: 30 seats
• Committee for the Review of Applications for Affiliate Membership: 15 seats
• Credentials Committee: 20 seats

6. A room for the Plenary Session of the Affiliate Members

Requirements: capacity for approximately 200 persons seated in theatre style, as well as a head table with 9 seats.

Interpretation languages: English, Russian and Spanish

7. A room for the meeting of the Board of the Affiliate Members

Requirements: capacity for approximately 50 persons seated with tables in U shape, plus additional seating for another 30 persons without tables, as well as a presidential table with 9 seats, closing the open end of the U.

Interpretation languages: English and Spanish

8. A room for the meeting of the Programme and Budget Committee

Requirements: capacity for approximately 30 persons seated with tables in U shape, plus additional seating for another 20 persons without tables, as well as a head table with 6 seats.

Interpretation languages: English, French and Spanish

9. Two multi-purpose meeting rooms

Requirements: capacity for 20 persons seated around one large table, one computer

B. Offices

At all venues of the Session:

1. An office for the Secretary-General:

- 1 desk with 2 chairs

• A computer connected to a colour printer
• A meeting space for 10 persons (a round table and 10 chairs)
• A coffee table
• A waiting space in front of the office with a sofa or several armchairs

2. An office area for the Conferences Department:

• 6 tables with 2 chairs each
• 6 computers connected to 2 colour printers (2 computers should also be connected to the photocopying machines)
• 1 screen of 42» to follow the sessions from the office
• Office supplies
• 2 ballot boxes or electronic voting system
• 2 auxiliary long tables for documents and nameplates
• 2 high-speed black and white duplex photocopying machines (minimum 90 copies/minute), including sorter, stapling, scanning and printing (in A4 and A3) functions; display in English
• 1 high-speed colour duplex photocopying machine (minimum 60 copies/minute), including sorter, stapling, scanning and printing (in A4 and A3) functions; display in English

- The photocopiers are to be accompanied by a sufficient supply of paper <*>, toner and supplies (staplers: two 8 to 15 mm staplers and 10 of 6 mm; staples, clips...) --------------------------------

<*> Paper should preferably have a high recycled content and be totally or elementary chlorine-free (TCF or ECF).

• 1 trolley for transporting documents and material for internal use

3. A multi-purpose office, equipped as follows:

• 1 table with 2 chairs
• 1 computer connected to a printer
• A round table and 6 chairs

In addition to the above offices, the following offices should be available at the plenary sessions' venue:

4. An office for the Deputy Secretary-General, not far from the office of the Secretary-General, equipped as follows:

• 1 desk with 2 chairs
• 1 computer connected to a colour printer
• A meeting space for 8 persons (a round table and 8 chairs)
• A coffee table

5. Two offices for two Executive Directors and their assistants, not far from the office of the Secretary-General, equipped as follows:

• 1 table with 2 chairs each
• 1 computer connected to 1 printer each
• A meeting space for 6 persons each (a round table with 6 chairs)

6. An office for the Legal Counsel and the Secretary of the General Assembly, equipped as follows:

• 2 tables with 2 chairs each
• 2 computers connected to 1 printer
• A meeting space for 8 persons (a round table with 8 chairs)

7. Office space for Regional Directors and Directors of the Departments of the Organization, equipped as follows:

• 6 tables with chairs
• 6 computers connected to 2 printers
• A meeting space for 6 persons (a round table with 6 chairs)

8. A room for the interpreters, with:

• A round table with 8 chairs
• 1 computer connected to 1 printer

9. The offices for the Chair of the Assembly and officials of the Host Committee.

C. Premises for communications and media

1. A Press Conference Room, equipped with:

• 1 backdrop, 1 table with 3 table microphones, and 2 wireless microphones for questions, as well as earphones for the participants
• Set up in theatre with seating for representatives of foreign press (up to 10), plus representatives of national press and delegates (up to 30 seats)
• 1 booth for simultaneous interpretation into English and Russian

2. A working area for journalists, equipped with:

• Working stations with 5 computers connected to 2 printers
• 10 working stations without computers, with plugs for laptops

• Audio exit for sound from the plenary room for recording
• Separate desk for the Director of Communications with 1 computer connected to 1 printer

3. A Publications stand

4. A dedicated space with the possibility of a backdrop/photowall to conduct TV interviews with delegates and participants

D. Other premises

1. A VIP area, adequately furnished for Ministers and high-ranking personalities (maximum 30 seats).

2. A registration and credentials desk for 7 persons, including:

• 1 space for credentials (no computer)
• 6 working posts for registration (including 1 for press registration), equipped with 5 computers connected to 1 colour printer and 1 computer with integrated camera or webcam system; the printer must be capable of printing ID badges as designed by the Organization
• Sufficient posts and ropes for organizing the delegates waiting to be registered
• 1 auxiliary table, if necessary, for the registration material (badges, holders, etc.)

3. A local information desk for 3 persons, with a digital board next to it for posting any information of interest to the delegates.

II. THE FOLLOWING RULES WILL APPLY TO ALL FACILITIES MENTIONED ABOVE:

(a) All the premises for the holding of the General Assembly and other meetings should be housed in the same building. If not possible, the host country will provide efficient transportation both for participants and the personnel of the Organization between the venues and the selected hotels.

(b) For legal and security reasons, the building shall be reserved for the exclusive use of the Organization. If compliance with this condition raises serious difficulties, the Host should at least clearly define the area of the building specifically assigned to the Organization, under the responsibility of its Secretary-General, and ensure that it is accessible only to bearers of identification badges issued by the Organization and in compliance with UNDSS security requirements. This area should be available at all times, day and night, for Members of the Secretariat of the Organization.

(c) All meeting rooms shall be equipped with adequate lighting and sound systems.

(d) All meeting rooms shall be soundproof and equipped with ventilation and air-conditioning/heating systems. The specific concepts for these operations shall be assessed in close cooperation with the Secretariat during the technical missions.

(e) All rooms and offices shall be furnished in accordance with the use for which they are intended. In particular, in all meeting rooms, tables shall be large enough for handling working documents and taking notes.

(f) All rooms and offices shall be available at least 24 hours in advance of the opening of the meetings. The office of the Conferences Department shall be available before, on a date to be communicated in due time (i.e., the date of arrival of the Secretariat staff), and for the period necessary to prepare and to conclude the operations of the meeting.

(g) All meeting rooms shall be equipped with:

• A large-dimension banner or screen indicating the name, place and dates of the Meeting in the specified languages, with the logo of the host country on its top left hand-side and the Organization logo on its top right hand-side. The design of the banners will be provided by the Organization.
• An additional table for 3 persons next to or behind the head table
• A tribune next to the head table equipped with one computer
• An area with tables inside the room for the distribution of documents
• At least one large-dimension screen (according to the size of the room) and technical equipment for data and video projections
• Nameplates (head table and classroom style tables), preferably made of cardboard
• A digital system for double recording of the proceedings (from the floor, and also from the English booth for meetings with more than one working language). The Host shall hand over the recordings to the Secretariat on conclusion of each meeting.
• One flag of the Russian Federation (size: 170 cm. high), one flag of the Organization and one UN Flag (UNWTO and UN flags to be provided by the Organization), both with pole

(h) Additionally, all rooms with meetings requiring interpretation shall be equipped with:

• Earphones: 1 pair for each participant
• Microphones: 1 per person at the presidential table, 1 at the standing podium, 1 per every 3 participants at tables and a sufficient number of hand-held wireless microphones.
• Booths for simultaneous interpretation: 1 per interpretation language, along the specifications of the International Association of Conference Interpreters (AIIC):
• http://aiic.net/node/34/conference-equipment-basics/lang/1
• http://aiic.net/page/2664/checklist-for-simultaneous-interpretation-equipment/lang/1

(i) Communications. — All meeting rooms and offices will be provided with free high-speed Wi-Fi access to the «Internet', allowing smooth and seamless communications.»

(j) Computers and printers. — The computers and printers supplied by the Host should comply with the requirements of the Organization.

(k) 140 tablets, one for each Head of delegation

III. THE HOST SHALL PROVIDE THE FOLLOWING:

1. Development, in cooperation with the Organization, of a website in the «Internet» dedicated to the General Assembly and a mobile event application for registration and communication with and between the delegates.

2. Registration desks, computers and printers. The design of the badges shall be submitted for approval by the Organization.

3. Signage, including door signs for offices and meeting rooms, information desks in the hotel, as well as a sufficient number of digital information boards to guide participants through the premises. The design and the list of signs shall be submitted for consideration by the Organization.

4. At the venue, availability of a Business Centre (on a commercial basis), a banking service for participants, (including ATM machines and foreign currency exchange), a car rental office and a travel agency (for confirmation or changes in air tickets and optional tour programme for the delegates).

5. Webstreaming through dedicated broadband channel — ensuring quality image and sound — of the key events and sessions which will be agreed with UNWTO through its Communications Department. At least one videographer must be provided to guarantee quality coverage of the events. The material shall be recorded and made available to UNWTO at the end of each day.

6. Drinking water and coffee service: a water service shall be provided to all meeting rooms, including interpreters' booths and to all offices since the arrival of staff.

7. Food service points. Opening hours shall be arranged to coincide with the working hours of the participants and staff of the Organization.

8. Possiblity of the organization of a social and cultural programme.

9. Coordination of any receptions that the delegations decide to host.

Annex II

SPONSORSHIP CONDITIONS FOR THE HOLDING OF THE 23RD SESSION OF THE GENERAL ASSEMBLY OF THE WORLD TOURISM ORGANIZATION

Any sponsorship organized by the Government of the Russian Federation (hereinafter — «Host») including all its conditions may be provided only with the express written consent of the World Tourism Organization (hereinafter — «Organization» and shall comply with the sponsorship conditions.

Sponsorships may include in-kind contributions such as the donation of equipment used during the 23rd Session of the World Tourism Organization (UNWTO) or/and related events such as a lunch, a coffee break or a reception.

Non-commercial acknowledgement of these sponsorships will be allowed with the following signage to be included in all related communication materials.

All information materials and sponsorships activities should be cleared out with the Communication Department of the Organization (e-mail of the Communication Department of the Organization: comm@unwto.org).

Based on the status of the Organization as a specialized agency of the UN system, and according to the UN Guidelines for cooperation with the private sector and the Guidelines for the use of the signs of the Organization, the following sponsorship conditions apply:

• Sponsorships shall be reserved to companies committed to universally accepted principles in the areas of human rights, labour, environment and anti-corruption.
• No sponsorship shall be allowed to companies dealing with ethically controversial products (cigarettes, alcohol, etc.).
• Except as otherwise authorized in writing by the Organization, the sponsor, including any agents, employees, representatives and subcontractors, shall not advertise, refer to or otherwise make public the fact that it is sponsoring the General Assembly or use the name, emblem or initials of the Organization or the UN for purposes of commercial advantage or goodwill.
• There shall be no UNWTO or UN endorsement or support for the sponsor.
• No overtly commercial attitude by the sponsor or any of its representatives shall be allowed in respect of delegates.
• The Organization reserves the right to control or restrict access to the meetings of the Organization.
• The Organization reserves the right to put an end at any moment to the acknowledgement of the sponsorship, without any responsibility being incurred by the Organization.
• It is not allowed to display any commercial materials within the conference room(s) of the Session and related events (UNWTO General Assembly, Executive Council and other related meetings).

Annex III

CONTACT PERSONS AND LOCAL STAFF

Job descriptions, the exact number and a schedule of work for local specialists will be provided by the Secretariat of the World Tourism Organization (hereinafter — «Organization, „Secretariat“) one month before the commencement of the Session. Computer technicians and assistants for setting-up of the meeting rooms may be required to work at night.»

1. A professional conference organizer with a good knowledge of English not lower than Intermediate level.

2. Conference officers:

• 6 conference officers to provide assistance in the plenary sessions in English, and in one of the official languages of the Organization, and 4 for other meetings;
• 6 conference officers to take care of on-site registration of the participants, with a good knowledge of languages as described above;
• 4 conference officers for the information desk, with a good knowledge of languages as described above;
• 2 conference officers for the publication stand, with a good knowledge of languages as described above;
• 2 conference officers for the press centre of the Organization, with a good knowledge of English.

3. Assistants

• 1 assistant for the office of the Secretary-General (English speaking);
• 3 assistants for the Deputy Secretary-General and two Executive Directors (English speaking);
• 1 assistant for the office of the General Assembly Secretary (English speaking);
• 1 assistant for the Directors' office (English speaking);
• 1 assistant for the registration desk (English speaking);
• 2 assistants for the Conferences Department office (English speaking).

4. Technicians and drivers

• 2 computer technicians responsible at all times (for computers, photocopying machines and printers), with a good knowledge of English not lower than Intermediate level;
• 2 technicians responsible at all times for recording the deliberations and for audio-visual equipment, with a good knowledge of English;
• 3 drivers (Secretary-General, Management and Secretariat) with a good knowledge of English not lower than Intermediate level.

5. Press

• 1 official photographer to report to Communications officers of the Organization responsible for the preparation of the materials throughout the day.
• 1 videophotographer for video coverage of all sessions and meetings, acting on the instructions of the Communications officers of the Organization.

Annex IV

ACTIONS OF THE WORLD TOURISM ORGANIZATION RELATED TO THE ORGANIZATION AND CONDUCT OF THE 23rd SESSION OF THE GENERAL ASSEMBLY OF THE WORLD TOURISM ORGANIZATION

I. Participation of the World Tourism Organization in the 23rd Session of the General Assembly of the World Tourism Organization (UNWTO)

1. The World Tourism Organization (hereinafter — «Organization») shall send invitations in all its official languages to the official recipients of the Organization within the statutory deadlines, as well as the corresponding reminders, to ensure the highest possible level of participation.

2. The Organization shall disseminate among its Members the necessary information on the venue to facilitate their attendance in optimal conditions.

3. The Organization shall prepare a provisional list of participants before the session, which shall be disseminated electronically among the registered participants. During the session, a copy of the provisional list will be available at the information desk for ease of reference. After the session, the Organization shall prepare the final list of participants, which shall also be disseminated electronically among the registered participants and posted on the official site of the Organization at the global information network «Internet».

II. Logistics of the Session

4. The Organization shall send the necessary number of officials for the technical visits, in order to make the final selection of the most appropriate facilities for the holding of the Session, accommodation of the participants and the social programme, as well as to establish working contact with the local coordinators and conference organizers.

5. The Organization shall regularly communicate to the authorities duly designated by the Host the names and contact details of the participants registered through its official site in the global information network «Internet», and shall generally coordinate all logistical aspects of the meeting with the host country.

6. The Organization shall supervise the arrangements for the meeting rooms, as well as the registration of the participants at the venue.

7. During the session, the Organization shall convey to the participants all logistical information (schedule of the sessions, transfers, social events, etc.).

8. At the end of the session, the Organization shall disseminate electronically an evaluation questionnaire among the participants.

III. Agenda and debates

• The Organization shall structure the agenda and programme of the Session.
• The Organization shall take on the conduct of business throughout the sessions. In particular, it shall ensure the smooth running of the General Assembly proceedings as well as of the other meetings held in conjunction with the Assembly, in accordance with the responsibilities defined in the relevant Articles of the Organization's Statutes and in the Rules of Procedure of the General Assembly, the Executive Council and the Committee of Affiliate Members.

IV. Documentation

• The Organization shall take on the drafting of the documents for the session, translate them at its own expenses into its official languages and disseminate them before, during and after the Session, as well as coordinate the electronic dissemination of those produced at the venue and publish them on its official site in the «Internet». It will also disseminate the resolutions adopted at the session through e-mail and posting on its official site in the «Internet».

V. Interpretation services

• The Organization shall select and contract as many international-level interpreters as necessary to service the needs of the session in the six official languages of the Organization, in accordance with the Agreement UN/AIIC, and will take on the payment of their fees. Some interpreters may be recruited locally provided they meet the requirements of the Organization. The interpreters' fees shall be paid by the Organization.

Annex V

TRAVEL AND STAFF ENTITLEMENTS

Travel entitlements shall be determined according to the rules of the UN, especially as regards travel standards, baggage allowances, subsistence allowances and terminal expenses.

I. Travel and transportation

1. The Government of the Russian Federation (hereinafter — «Host») shall purchase air tickets for the officials of the Organization and shall cover the cost of transportation for necessary material and equipment. The list of officials is defined by the Secretary-General. Personnel travelling to Saint Petersburg shall not exceed 50 persons, plus personnel travelling for the necessary preliminary technical visits.

2. The Host shall also purchase the air tickets for the following persons:

(a) air tickets from one point of origin to the venue of the Session and return for non-locally recruited interpreters (the overall number shall not exceed 18 persons);

(b) 1 air ticket for the Auditor of the Organization in economy class;

(c) Maximum 10 air tickets from a place of origin/venue/place of origin for invited speakers or special guests.

(d) Maximum 10 air tickets from a place of origin/venue/place of origin for foreign press representatives in economy class.

3. All air tickets for the personnel of the Organization and the interpreters shall be issued in business class when the duration of a direct flight is nine hours or longer and when the duration of non-direct flights is eleven hours and above, in accordance with UN regulations. They should be made available to the Secretariat at least 15 days before the respective dates of travel.

4. Air transport of supplies and equipment to and from the venue to the Headquarters of the Organization for a maximum 500 kg each way shall be provided for by the Host. The mode of shipment is determined by the Secretariat (MCO, excess baggage, courier company, etc.).

5. The Host shall provide 1 car with driver for the Secretary-General and 2 minibuses with driver, one minibus for the use of Management and the other one for the rest of the Secretariat personnel.

6. The Organization may send a UNWTO Security Coordinator for a preliminary visit to the venue of the Session (and/or during the events), in order to follow up the UN Regulations and procedures. The expenses derived from this visit will be covered by the Host Country.

7. The Organization shall provide the Host with the information on the staff of the Organization, invited speakers and special guests, journalists and interpreters participating in the General Assembly (passport details, travel dates, flight data) not later than one month before the event.

II. Accommodation

1. The Host shall provide accommodation and breakfast for the personnel of the Organization designated by the Secretary-General in one single hotel near the venue.

2. The Host shall also provide accommodation and breakfast for the Auditor of the Organization and foreign interpreters, invited speakers or special guests and foreign press representatives.

3. One month before the opening of the Session of the General Assembly the sum corresponding to the entitlements due to the personnel of the Organization when working out of their duty station, and to the entitlements of the interpreters recruited by the Organization (as established in the Agreement between the United Nations and the International Association of Conference Interpreters (AIIC) will be transferred to the Organization. The amount corresponding to Daily Subsistence Allowances (DSAs) in Saint Petersburg shall be reduced by 56 per cent since accommodation and breakfast will be provided by the Host. This sum shall be transferred on the basis of the corresponding detailed invoice issued by the Organization.

---