Решение Коллегии Роскомархива от 29.05.1992

«О Временном положении „О порядке доступа к архивным документам и правилах их использования“»

(вместе с «Временным положением...», утв. Роскомархивом 15.06.1992)

КОЛЛЕГИЯ КОМИТЕТА ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ПРИ ПРАВИТЕЛЬСТВЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

РЕШЕНИЕ

от 29 мая 1992 года

О ВРЕМЕННОМ ПОЛОЖЕНИИ «О ПОРЯДКЕ ДОСТУПА К АРХИВНЫМ ДОКУМЕНТАМ И ПРАВИЛАХ ИХ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ»

Коллегия решила:

1. Одобрить Временное положение «О порядке доступа к архивным документам и правилах их использования» и ввести его в действие.

2. Архивным органам Российской Федерации принять меры по обеспечению применения Временного положения в практике работы государственных архивов и центров хранения и изучения документов новейшей истории, установить контроль за выполнением его требований.

3. Отделу использования и публикации документов оказывать необходимую научно-методическую и практическую помощь по внедрению Временного положения.

Провести во втором полугодии 1992 года совещание работников архивных учреждений Российской Федерации по вопросам внедрения Временного положения.

4. Контроль за выполнением настоящего решения возложить на заместителя Председателя Роскомархива В.П. Козлова и отдел использования и публикации документов.

ВРЕМЕННОЕ ПОЛОЖЕНИЕ «О ПОРЯДКЕ ДОСТУПА К АРХИВНЫМ ДОКУМЕНТАМ И ПРАВИЛАХ ИХ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ»

Настоящее Положение разработано в целях совершенствования порядка работы по организации использования документной информации государственными архивами и центрами хранения и изучения документов новейшей истории <*> в условиях демократизации общества и связанной с этим открытостью архивов для граждан России и других государств. В его основу легли рекомендации о доступе к архивной информации и принципах пользования документами, одобренные парламентской комиссией Президиума Верховного Совета Российской Федерации по организация передачи-приема архивов КПСС и КГБ СССР на государственное хранение и их использование.

---

<*> Далее везде — государственные архивы.

Временное положение исходит из принципа общедоступности документов российских архивов, равных прав в пользовании ими российских и зарубежных пользователей, обеспечивает регулирование отношений между государственными архивами, с одной стороны, и пользователями архивной информации, с другой стороны.

В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 14.01.92 № 20 «О защите государственных секретов Российской Федерации» и Постановлением Правительства Российской Федерации от 02.04.92 № 220 «Вопросы организации защиты государственных секретов Российской Федерации» Положение предусматривает ограничения и порядок их установления на доступ к документам государственных архивов, содержащим сведения, распространение которых может нанести ущерб государственным интересам России.

Государственная архивная служба, являясь хранителем и распорядителем архивных документов как государственной собственности, призвана в первую очередь обеспечить интересы общества в ретроспективной документной информации. В нем учитываются охраняемые законом права и интересы граждан, включая нераспространение сведений тайны личной жизни, содержащихся в архивных документах.

В условиях коммерциализации архивной информации Положение предоставляет государственным архивам право выдавать лицензии на различные формы ее использования.

Введение в действие Положения не отменяет требований «Основных правил работы государственных архивов» в той части, в которой они не противоречат данному Положению.

Настоящее Положение предназначено для государственных архивов, что не исключает разработку ими отдельных правил пользования документами, отражающих специфику конкретных архивов.

Временное положение действует до принятия Законов Российской Федерации «Об Архивном фонде и архивах» и «О защите государственных секретов» или других нормативных актов по этим вопросам, принятых высшими органами государственной власти.

1. Порядок доступа к архивным документам

1.1. Документы, находящиеся на хранении в государственных архивах, а также научно-справочный аппарат к ним открыты для пользователей независимо от их гражданства. Пользователь заявляет цель и тему своей работы, которые могут интересовать государственные архивы только с точки зрения регистрации и организации исполнения запросов на архивную информацию.

1.2 Государственные архивы обязаны:

• обеспечить пользователям свободный доступ к научно-справочному аппарату;
• предоставить пользователям для работы в читальном зале архивные документы по заявленным темам в установленном объеме и в определенные сроки.

1.3. При организации работы по использованию документов необходимо обеспечить защиту государственных секретов и охраняемых законом прав и интересов граждан.

До принятия Законов Российской Федерации «Об Архивном фонде и архивах» и «О защите государственных секретов» и утверждения Правительством Российской Федерации Временного перечня сведений, составляющих государственную тайну, на использование документов, содержащих государственные секреты, т.е. имеющих грифы секретности, считать временным ограничительным сроком — 30 лет с момента их создания.

1.4. Документы, содержащие грифы секретности и созданные по 1942 год включительно, объявляются открытыми и подлежат полному рассекречиванию самими государственными архивами.

1.5. Документы государственных архивов, ранее относившиеся к категории ограниченного доступа (ограниченного распространения), и несекретные документы, использование которых ранее ограничивалось ведомственными распоряжениями, являются общедоступными. Ведомство или учреждение-фондообразователь не вправе устанавливать ограничения на доступ и использование несекретных документов, поступивших на государственное хранение.

1.6. Рассекречивание документов, находящихся на секретном хранении, в пределах 50-летнего ограничительного срока, в том числе документов государственных структур, направленных в бывшие органы КПСС всех инстанций, и партийных документов, содержащих государственные секреты, проводится комиссиями государственных архивов. В случае необходимости для принятия обоснованных решений в отношении документов, созданных после 1942 г., в комиссии следует включать представителей министерств обороны, безопасности, внутренних дел, их органов на местах, организаций-фондообразователей, научных учреждений, научно-исследовательских и конструкторских организаций и т.п.

Документы бывших органов КПСС всех инстанций рассекречиваются самими государственными архивами.

Ход обсуждения фиксируется в протоколах заседания комиссии по рассекречиванию. Результаты работы по рассекречиванию, принятые решения оформляются актами, на делах ставится отметка о рассекречивании, вносятся соответствующие изменения в учетные документы.

Ежегодно государственные архивы планируют объемы рассекречивания документов, дважды в год отчитываются о проделанной работе.

В случае возникновения спорных вопросов при проведении рассекречивания комиссии государственных архивов обращаются в межведомственную комиссию по рассекречиванию при Роскомархиве и в комиссию Верховного Совета Российской Федерации по организации передачи-приема архивов КПСС и КГБ СССР на государственное хранение и их использования.

1.7. По истечении 30-летнего срока секретного хранения учреждение-фондообразователь или ведомство — правопреемник ликвидированного учреждения, организации могут по просьбе Госархива высказать свое мнение и обосновать предложение о продлении сроков секретности. Срок секретного хранения может быть увеличен по решению вышестоящих государственных органов на информацию, затрагивающую обороноспособность, безопасность, экономические и политические интересы России, распространение которой ограничивается и подконтрольно государству. В остальных случаях документы считаются рассекреченными.

Документы ликвидированных учреждений, организаций, предприятий, не имеющих правопреемников, рассекречиваются государственными архивами с участием в случае необходимости представителей ведомств, компетентных в решении вопросов о содержащейся в этих документах информации.

1.8. Пользователь, работающий с архивными документами, может обращаться в комиссии по рассекречиванию, а также межведомственную комиссию при Роскомархиве с предложениями по изменению режима доступа к документам.

1.9. Допуск пользователей к документам, сохраняющим грифы секретности, осуществляется в соответствии с действующим в настоящее время порядком.

1.10. При использовании хранящихся в фондах учреждений или организаций личных документов и документов личного происхождения ограничивается доступ на 75 лет с момента создания к материалам, содержащим врачебные, адвокатские, нотариальные тайны, тайны личной жизни и здоровья, а также другие охраняемые законом права и интересы граждан.

Предоставление этих документов для исследований до истечения указанного срока возможно при согласии лица, информация о котором содержится в документе, или его прямых наследников.

1.11. Использование документов личных фондов или коллекций осуществляется в соответствии с распоряжением лиц, передавших фонд или коллекцию на государственное хранение.

При отсутствии каких-либо распоряжений допуск к таким документам осуществляется в соответствии с общими правилами.

1.12. Документы следственных, персональных и личных дел, содержащие компрометирующие сведения как о лицах, на которых они заведены, так и о третьих лицах, а также тайны личной жизни граждан, не выдаются до истечения 75 лет с момента их создания.

Предоставление документов, затрагивающих охраняемые законом интересы лица, на которое заведено дело, возможно при наличии согласия его или его прямых наследников.

Доступ к другим официальным документам следственных, персональных и личных дел не ограничивается.

1.13. При определении порядка доступа к документам личного характера, имеющим ограничительный 75-летний срок, следует руководствоваться ст. II Закона Российской Федерации «О реабилитации жертв политических репрессий», в соответствии с которой реабилитированные лица, а с их согласия или в случае их смерти — родственники имеют право на ознакомление в полном объеме с документами прекращенных уголовных и административных дел и получение копий документов, за исключением содержащих сведения, компрометирующие третьих лиц.

1.14. Документы государственных архивов без ограничений предоставляются по запросам государственных организаций и ведомств, занимающихся вопросами реабилитации и восстановления законных прав граждан и народов.

1.15. Доступ к документам общественных и коммерческих (акционерных обществ, фирм, малых предприятий и т.п.) организаций осуществляется в соответствии с распоряжением учреждений-фондообразователей или лиц, передавших документы на государственное хранение.

1.16. Выполнение государственными архивами или научными учреждениями, учебными заведениями совместно с архивами или по согласованию с ними плановых научно-исследовательских или публикационных работ не может быть основанием для ограничения в предоставлении документов другим пользователям.

1.17. Отказ в допуске к архивным фондам и документам и его причины, а также сведения об имеющихся ограничениях в пользовании документами сообщаются пользователям в случае их просьбы в письменном виде и могут быть обжалованы ими в административном порядке.

2. Порядок использования документов государственных архивов

2.1. Государственные архивы предоставляют пользователям по заявленным темам исследований документы, научно-справочный аппарат к ним и материалы научно-справочной библиотеки.

2.2. При использовании документов, не связанном с получением прибыли, пользователи имеют право распоряжаться по своему усмотрению архивной информацией, полученной в результате их собственных поисков или выполнения их заказов архивами.

Пользователи имеют право на публикацию любых архивных документов, кроме содержащих государственные секреты.

При использовании архивных документов в научных трудах, различного рода публикациях, экспонировании на выставках и т.п. пользователь обязан указывать поисковые данные документа (место хранения, номер фонда, описи, дела (единицы хранения), листов). Использование архивных документов в публикации, на выставке, радио- или телепередаче, фильме и т.п. предполагает, что пользователь предоставляет в архив экземпляр издания или иную информацию об этом.

2.3. На основе договоров и соглашений государственных архивов с научными учреждениями, вузами, общественными и другими организациями могут быть установлены льготные условия предоставления и использования архивных документов.

2.4. Государственные архивы имеют право выдавать лицензии, заключать соглашения и договоры, предоставлять наряду с бесплатными также и платные услуги.

К числу платных относятся услуги:

• оказываемые архивными учреждениями в соответствии с заключенными договорами и соглашениями;
• исполнение тематических, генеалогических, историко-биографических и других запросов, тематическое выявление документов;
• тематическое консультирование по заказам исследователей;
• перевод текстов документов с языка оригинала на другие языки, расшифровка трудночитаемых текстов;
• составление аннотаций к документам, комментариев к ним, атрибутирование фотографий;
• подготовка и проведение выставок, бесед, встреч, лекций по заказанной тематике;
• изготовление копий документов;
• срочность исполнения заказов.

2.5. Государственные архивы выдают пользователям лицензии (разрешения за плату) на право коммерческого использования архивной информации, лицензионный договор предоставляет право на такое использование архивной информации, которое предполагает получение прибыли.

Лицензия определяет форму и вид использования документов (публикация, сборник документов, выставка, воспроизведение в теле-, кино- и видеофильмах, радио- и телепередачах, тиражирование в виде микрофильмов, микрофишей, записей на дискетах, лазерных дисках и других носителях информации), место и сроки действия лицензии, обязательства сторон по выполнению оговоренных условий, разрешение или запрещение тиражирования информации, а также финансовые отчисления в пользу государственного архива.

Условия лицензии определяются руководством архива по согласованию с пользователем.

2.6. Государственные архивы выполняют заказы на тематическое выявление, копирование, подготовку обзоров и других информационных материалов на основе заключаемых с заинтересованными учреждениями, организациями, предприятиями, обществами и частными лицами договоров, в которых оговаривается предмет договора, ответственность сторон, срок действия, а также стоимость работ и порядок расчетов с потребителем.

При расчете пользователей с государственными архивами применяются договорные цены в соответствии с действующей методикой.

2.7. При любом использовании должна быть обеспечена сохранность документов архивов.

Пользователи, причинившие ущерб документам Архивного фонда Российской Федерации, лишаются права заниматься в читальном зале государственного архива и несут ответственность в соответствии с российским законодательством.

2.8. Пользователи несут ответственность за использование документов, точность воспроизведения текстов, а также соответствие проводимой информации содержанию использованных документов.

2.9. Связанные с использованием документов конфликтные ситуации между государственным архивом и пользователем разрешаются в административном порядке.

3. Порядок пользования документами государственных архивов

3.1 Оформление пользователей для работы в читальном зале.

3.1.1. Пользователи оформляются в читальный зал на основании официального письма направившей их организации или личного заявления на имя руководства государственного архива. Студенты оформляются по письму вуза.

В официальном письме или личном заявлении указывается фамилия, имя, отчество пользователя, должность, ученая степень (звание), тема и ее хронологические рамки, цель исследования.

Иностранные пользователи оформляются на основании официального письма принимающей их организации, дипломатических представительств и других зарубежных учреждений.

Все пользователи заполняют анкету установленного образца.

3.1.2. Разрешение на право работы в читальном зале дается руководством государственного архива. При изменении темы пользователь представляет новое письмо или заявление в соответствии с требованиями п. 3.1.1.

3.2 Обязанности государственных архивов.

3.2.1. Архивные документы и научно-справочный аппарат предоставляются архивом на основании письменного заказа пользователя.

Отсрочка в предоставлении архивных документов и научно-справочного аппарата допускается в случаях работ по реставрации и микрофильмированию, использования их в выставочных экспозициях, передачи дел во временное пользование другим учреждениям и организациям.

3.2.2. При наличии микрокопий документов на бумажной основе подлинники, как правило, не выдаются. Вопрос об их выдаче решается руководством архива с учетом конкретных обстоятельств (особенностей исследования, физического состояния документов и т.д.). Кинофотофонодокументы выдаются исследователям в виде копий.

3.2.3. Описи и другие архивные справочники выдаются исследователю на срок до 5 дней, архивные документы — до одного месяца.

При необходимости продления срока работы с документами этот вопрос решается в индивидуальном порядке.

3.2.4. При окончательной сдаче исследователем дел для возвращения их в хранилище сотрудник читального зала проверяет наличие и физическое состояние дел и расписывается в бланке заказа на выдачу дел за их возврат.

При обнаружении в сдаваемых делах недостач или повреждений составляется акт.

3.3 Права и ответственность пользователя.

3.3.1. Пользователь имеет право получать консультации специалистов архивов по составу документов и научно-справочному аппарату. Он может обращаться с информационными запросами в автоматизированные архивные системы, заказывать копии документов (при наличии соответствующих технических возможностей архива).

Пользователя может сопровождать переводчик.

3.3.2. Пользователь имеет право по согласованию с заведующим читальным залом проносить в читальный зал рукописный, машинописный и печатный текст, гранки собственной научной работы. Вынос этих материалов из читального зала оформляется специальным пропуском.

3.3.3. При изучении архивных материалов пользователь имеет право использовать технические приборы и устройства, облегчающие его работу (микрокалькулятор, персональный компьютер и т.д.), если они не могут повредить документы или помешать работе других пользователей. Пользование диктофонной техникой разрешается при наличии в читальном зале необходимых условий.

3.3.4. При получении заказанных материалов пользователь обязан расписаться в бланке заказа, проверив сохранность и физическое состояние документов. Подпись пользователя удостоверяет, что он принимает на себя ответственность за сохранность документов на время пользования.

3.3.5. В ходе работы пользователь обязан заполнять листы использования документов.

3.3.6. При посещении читального зала пользователь обязан соблюдать установленный режим работы: расписываться в книге посещений, не вносить в читальный зал портфели, сумки, свертки; фотоаппараты и кинокамеры проносятся по специальному разрешению.

3.3.7. Пользователь обязан соблюдать существующие в государственном архиве правила работы с документами.

3.4 Организация копирования документов по заказам пользователей.

3.4.1. Копирование архивных документов осуществляется на основании письменного заказа пользователя. Объем одного заказа определяется государственным архивом исходя из технических возможностей копировальной техники и других объективных причин.

3.4.2. Разрешается копирование (вне зависимости от того, чьими техническими средствами оно производится) в размерах, не превышающих 10 процентов фонда, документы которого представлены пользователю. Превышение данного объема копирования допускается с согласия руководства архива.

3.4.3. Копирование по заказу пользователя целостных фондов для коллекций документов государственного архива допускается в исключительных случаях с разрешения Роскомархива.

3.4.4. Изготовление копий производится после оплаты пользователем счета за выполняемую работу.

3.4.5. С документов плохой физической сохранности разрешается делать машинописные или фото- и микрокопии с материалов фонда пользования, но не с самих подлинников.

Копирование научно-технической документации производится по разрешению разработчиков проекта (темы) или их правопреемников.

3.4.6. Копии документов, изготовленные по заказу пользователя, могут быть выданы ему на руки, высланы на дом или в адрес учреждения, направившего его для работы в архив.

Негативы фотокопий и микрофильмов учреждениям и пользователям не выдаются. В исключительных случаях по письменному разрешению руководства архива отдельные негативы могут быть выданы во временное пользование учреждениям, занимающимся реставрационными работами, оформлением музейных экспозиций.

3.4.7. В случае необходимости по согласованию с руководством архива пользователь может самостоятельно копировать в помещении читального зала изобразительные материалы или приглашать для этой работы специалиста чертежника, фотографа или художника. Категорически запрещается при этом переводить изображение при помощи копировальной бумаги или проколов копирующего материала.

Вынос изготовленных в помещении читального зала копий изобразительных материалов оформляется специальным пропуском, подписанным заведующим читальным залом.

3.4.8. При отсутствии в архиве необходимой техники копирование документов может производиться силами заинтересованных организаций в помещении архива или фотолабораториях других учреждений обязательно в присутствии и под контролем представителя государственного архива.

3.4.9. При изготовлении копий техническими средствами как архива, так и заказчика их аутентичность подлинным документам удостоверяется архивом.

3.4.10. По просьбе пользователей архив выдает им разрешение на провоз копий архивных документов через государственную границу. В разрешении указывается количество копий документов и их перечень; оно подписывается руководством архива и заверяется гербовой печатью.

---