---
title: "Решение коллегии Главархива СССР от 22.05.1990"
issuer: "Главное архивное управление при Совете Министров СССР"
issued_on: 1990-05-22
status: утратил силу
canonical: "https://bukva.ai/docs/reshenie-kollegii-glavarhiva-sssr-ot-22051990-1990"
---
## Решение коллегии Главархива СССР от 22.05.1990
# Решение коллегии Главархива СССР от 22.05.1990
"О Примерном положении об архиве (архивной службе) документов на машинных носителях учреждения, организации, предприятия"
> [!WARNING]
> Документ утратил силу на территории Российской Федерации в связи с изданием Приказа Росархива от 08.10.2020 N 131.
**КОЛЛЕГИЯ ГЛАВНОГО АРХИВНОГО УПРАВЛЕНИЯ**
**ПРИ СОВЕТЕ МИНИСТРОВ СССР**
## РЕШЕНИЕ
от 22 мая 1990 года
**О ПРИМЕРНОМ ПОЛОЖЕНИИ ОБ АРХИВЕ (АРХИВНОЙ СЛУЖБЕ) ДОКУМЕНТОВ**
**НА МАШИННЫХ НОСИТЕЛЯХ УЧРЕЖДЕНИЯ, ОРГАНИЗАЦИИ, ПРЕДПРИЯТИЯ**
Коллегия Главного архивного управления при Совете Министров СССР, рассмотрев проект Примерного положения об архиве (архивной службе) документов на машинных носителях учреждения, организации, предприятия, решила:
1. Одобрить Примерное [положение](#p100011) об архиве (архивной службе) документов на машинных носителях учреждения, организации, предприятия (прилагается).
2. Рекомендовать министерствам, ведомствам, предприятиям, объединениям, организациям, совместно с учреждениями государственной архивной службы принять меры по внедрению Примерного [положения](#p100011) в практику работы архивов (структурных подразделений), обеспечивающие хранение документов на машинных носителях.
Внести с учетом требований Примерного [положения](#p100011) необходимые изменения и дополнения в действующие инструкции и положения, регламентирующие организацию работы с документами на машинных носителях.
Председатель коллегии -
начальник Главного
архивного управления
при Совете Министров СССР
**Ф.М.ВАГАНОВ**
Секретарь коллегии
**В.И.ИЛЬИЧЕВ**
Приложение
к решению коллегии
Главархива СССР
от 22 мая 1990 года
**ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ**
**ОБ АРХИВЕ (АРХИВНОЙ СЛУЖБЕ) ДОКУМЕНТОВ НА МАШИННЫХ НОСИТЕЛЯХ**
**УЧРЕЖДЕНИЯ, ОРГАНИЗАЦИИ, ПРЕДПРИЯТИЯ**
### 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Документы на машинных носителях, образующиеся в процессе электронного документирования в учреждении, организации, предприятии <1>, имеющие политическое, народнохозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение, являются частью Государственного архивного фонда СССР (ГАФ СССР).
---
<1> Далее вместо слов "учреждение, организация, предприятие", употребляется слово "учреждение".
1.2. В целях обеспечения хранения, учета, а также научного и практического использования документов на машинных носителях до сдачи их в государственные архивы, в учреждении образуется архив (архивная служба) <2>.
---
<2> Далее употребляется слово "архив".
1.3. Правовой основой для образования архива является "[Положение](https://bukva.ai/docs/postanovlenie-274-1980#p100012) о государственном архивном фонде СССР", утвержденное Постановлением Совета Министров СССР от 4 апреля 1980 г. N 274.
1.4. В своей работе архив руководствуется законодательством СССР и союзных республик, [Положением](https://bukva.ai/docs/postanovlenie-274-1980#p100012) о Государственном архивном фонде СССР, государственными стандартами (ЕСКД, ЕСПД, СОИ, ЕКС, АС), настоящим положением, нормативно-методическими документами Главархива СССР, главархивов союзных республик, соответствующих ЦГА СССР, республиканских и местных государственных архивов, Единой государственной системой документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ), а также разрабатываемыми на их основе технологическими инструкциями и положением об архиве документов на машинных носителях, которое утверждается руководителем учреждения.
1.5. В состав архива рекомендуется включать: магнитотеку, службу по внедрению и сопровождению методов и средств автоматизированного ведения документов, технологическую службу <3>.
---
<3> См.: ГОСТ 28388-89 и Р 50-75-88.
1.6. Конкретная структура архива, подчиненность и взаимоотношения между магнитотекой и службой внедрения и сопровождения методов и средств автоматизированного ведения документов определяются руководителем учреждения.
1.7. Архив осуществляет комплектование, учет, хранение и использование документов на машинных носителях на основе применения средств вычислительной техники.
1.8. Документы на машинных носителях передаются на государственное хранение, как правило, на едином носителе - магнитной ленте <4>.
---
<4> По согласованию с государственным архивом допускается передача документов на машинных носителях других видов.
1.9. Ответственность за сохранность, учет, использование документов на машинных носителях архива, входящих в состав РАФ СССР, в соответствии с [Положением](https://bukva.ai/docs/postanovlenie-274-1980#p100012) о Государственном архивном фонде СССР возлагается на руководителя организации и заведующего архивом.
### 2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ АРХИВА
#### 2.1 Основными задачами архива являются:
2.1.1. комплектование, учет, обеспечение сохранности и использование документов на базе средств вычислительной техники;
2.1.2. отбор, подготовка и своевременная передача относящихся к составу ГАФ СССР документов на машинных носителях на государственное хранение с применением автоматизированных технологий, а также традиционных методов архивной работы;
2.1.3. предоставление структурным подразделениям учреждения соответствующих данных для обеспечения технологических процессов, связанных с разработкой и функционированием автоматизированных систем;
2.1.4. осуществление контроля, совместно с документационной и технологической службами, за соблюдением технологических процессов электронного документирования с учетом ЕГСДОУ и сохранности документов в структурных подразделениях учреждения;
2.1.5. организация разработки и применения автоматизированных архивных технологий в деятельности архива на машинных носителях;
2.1.6. обучение персонала архива новым информационным технологиям.
### 3. ФУНКЦИИ АРХИВА
#### 3.1 Архив осуществляет следующие функции:
3.1.1. участвует в работе экспертной комиссии (ЭК) учреждения по проведению экспертизы ценности документов на машинных носителях и баз данных;
3.1.2. проводит отбор и прием в архив от структурных подразделений (в т.ч. по каналам связи) документов на машинных носителях и сопроводительной документации к ним в соответствии с графиком, утвержденным руководителем учреждения, но не позднее, чем через год после записи данных;
3.1.3. осуществляет проверку физического состояния, состава, содержания, оформления принятых на хранение документов, ведет их учет;
3.1.4. обеспечивает хранение документов на машинных носителях (подлинники, дубликаты, копии), сопроводительной документации к ним, а также чистых машинных носителей;
3.1.5. осуществляет систему мер по обеспечению сохранности документов на машинных носителях посредством организации и проведения работ по чистке носителей, перемотке магнитных лент, регенерации информации, созданию оптимального температурно-влажностного режима хранения;
3.1.6. ведет систему научно-справочного аппарата к хранящимся в архиве документам, массивам, программам;
3.1.7. обеспечивает контроль и учет за внесением изменений в проектную, конструкторскую, технологическую и др. документацию в соответствии с требованиями государственных стандартов;
3.1.8. осуществляет автоматизированные методы комплектования, учета, хранения и использования документов на машинных носителях в учреждении;
3.1.9. проводит экспертизу ценности и отбор документов архива на государственное хранение; составляет сводные итоговые описи документов на машинных носителях постоянного срока хранения не позднее чем через 2 года после поступления документов в архив; в соответствии с графиком представляет на рассмотрение и утверждение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) профильного государственного архива описи документов на машинных носителях, а также акты на документы, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения;
3.1.10. подготавливает и в установленном порядке передает на государственное хранение документы ГАФ СССР;
3.1.11. высылает в адрес государственного архива статистические данные в установленные формами статотчетности сроки;
3.1.12. проводит совещания, семинары, консультации по вопросам автоматизации архивной технологии и основной деятельности архива, внедряет нормативно-методические разработки по архивному делу.
### 4. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА
4.1. Архив хранит документы на машинных носителях постоянного и временного сроков хранения (дискеты, перфоленты, магнитные ленты, оптические диски и др.), а также данные, необходимые для разработки и функционирования автоматизированных систем;
#### 4.2 В состав архива входит:
4.2.1. управленческая документация на машинных носителях, отражающая основную деятельность учреждения (приказы, отчеты, протоколы, планы, и т.д.);
4.2.2. научно-техническая документация на машинных носителях, образовавшаяся в результате деятельности учреждения (технические задания, отчеты, технические условия, спецификации и т.д.);
4.2.3. общесистемное математическое обеспечение, программное обеспечение автоматизированных систем по задачам, находящимся на стадии отладки, программное обеспечение по задачам, сданным в опытную и промышленную эксплуатацию, массивы информации по решаемым задачам, последние версии справочников и классификаторов, библиотеки программ внешних заказчиков (хоздоговорные работы), тестовые наборы данных, программные средства, базы данных <5>.
---
<5> По согласованию с архивом допускается хранение оперативных данных в структурных подразделениях и машинных залах учреждения.
4.2.4. научно-справочный аппарат, раскрывающий состав и содержание документов на машинных носителях (описи, сопроводительная документация и т.д.).
### 5. ПРАВА АРХИВА
#### 5.1 Архив имеет право:
5.1.1. контролировать выполнение установленных правил работы с документами на машинных носителях в структурных подразделениях;
5.1.2. давать указания структурным подразделениям по вопросам, входящим в компетенцию архива;
5.1.3. запрашивать от структурных подразделений сведения, необходимые для работы архива;
5.1.4. требовать от структурных подразделений учреждения своевременной передачи документов в архив;
5.1.5. представлять руководству учреждения предложения и планы мероприятий по совершенствованию архивного дела;
5.1.6. привлекать в необходимых случаях в качестве экспертов и консультантов специалистов учреждения.
### 6. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АРХИВА
6.1. Архив работает в соответствии с планами, утвержденными руководством учреждения, и отвечает перед ним за результаты проделанной работы.
6.2. Архив обеспечивается помещением и необходимыми техническими средствами для ведения и обеспечения сохранности документов на машинных носителях, проведения необходимых реставрационных и профилактических работ, а также для внедрения автоматизированных архивных технологий.
6.3. Структура, штатная численность, номенклатура занимаемых должностей архива устанавливается руководством учреждения с учетом объема хранящихся документов, интенсивности их использования, перспектив комплектования фонда и методов обработки.
6.4. Архив возглавляет заведующий (начальник), который назначается и освобождается от должности руководителем учреждения.
6.5. Обязанности сотрудников архива определяются соответствующими должностными инструкциями.
6.6. Архив реорганизуется и ликвидируется приказом руководителя учреждения.
---