Решение коллегии Главархива СССР от 22.05.1990

«О Примерном положении об архиве (архивной службе) документов на машинных носителях учреждения, организации, предприятия»

КОЛЛЕГИЯ ГЛАВНОГО АРХИВНОГО УПРАВЛЕНИЯ ПРИ СОВЕТЕ МИНИСТРОВ СССР

РЕШЕНИЕ

от 22 мая 1990 года

О ПРИМЕРНОМ ПОЛОЖЕНИИ ОБ АРХИВЕ (АРХИВНОЙ СЛУЖБЕ) ДОКУМЕНТОВ НА МАШИННЫХ НОСИТЕЛЯХ УЧРЕЖДЕНИЯ, ОРГАНИЗАЦИИ, ПРЕДПРИЯТИЯ

Коллегия Главного архивного управления при Совете Министров СССР, рассмотрев проект Примерного положения об архиве (архивной службе) документов на машинных носителях учреждения, организации, предприятия, решила:

1. Одобрить Примерное положение об архиве (архивной службе) документов на машинных носителях учреждения, организации, предприятия (прилагается).

2. Рекомендовать министерствам, ведомствам, предприятиям, объединениям, организациям, совместно с учреждениями государственной архивной службы принять меры по внедрению Примерного положения в практику работы архивов (структурных подразделений), обеспечивающие хранение документов на машинных носителях.

Внести с учетом требований Примерного положения необходимые изменения и дополнения в действующие инструкции и положения, регламентирующие организацию работы с документами на машинных носителях.

ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АРХИВЕ (АРХИВНОЙ СЛУЖБЕ) ДОКУМЕНТОВ НА МАШИННЫХ НОСИТЕЛЯХ УЧРЕЖДЕНИЯ, ОРГАНИЗАЦИИ, ПРЕДПРИЯТИЯ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Документы на машинных носителях, образующиеся в процессе электронного документирования в учреждении, организации, предприятии <1>, имеющие политическое, народнохозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение, являются частью Государственного архивного фонда СССР (ГАФ СССР).

---

<1> Далее вместо слов «учреждение, организация, предприятие», употребляется слово «учреждение».

1.2. В целях обеспечения хранения, учета, а также научного и практического использования документов на машинных носителях до сдачи их в государственные архивы, в учреждении образуется архив (архивная служба) <2>.

---

<2> Далее употребляется слово «архив».

1.3. Правовой основой для образования архива является «Положение о государственном архивном фонде СССР», утвержденное Постановлением Совета Министров СССР от 4 апреля 1980 г. № 274.

1.4. В своей работе архив руководствуется законодательством СССР и союзных республик, Положением о Государственном архивном фонде СССР, государственными стандартами (ЕСКД, ЕСПД, СОИ, ЕКС, АС), настоящим положением, нормативно-методическими документами Главархива СССР, главархивов союзных республик, соответствующих ЦГА СССР, республиканских и местных государственных архивов, Единой государственной системой документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ), а также разрабатываемыми на их основе технологическими инструкциями и положением об архиве документов на машинных носителях, которое утверждается руководителем учреждения.

1.5. В состав архива рекомендуется включать: магнитотеку, службу по внедрению и сопровождению методов и средств автоматизированного ведения документов, технологическую службу <3>.

---

<3> См.: ГОСТ 28388-89 и Р 50-75-88.

1.6. Конкретная структура архива, подчиненность и взаимоотношения между магнитотекой и службой внедрения и сопровождения методов и средств автоматизированного ведения документов определяются руководителем учреждения.

1.7. Архив осуществляет комплектование, учет, хранение и использование документов на машинных носителях на основе применения средств вычислительной техники.

1.8. Документы на машинных носителях передаются на государственное хранение, как правило, на едином носителе — магнитной ленте <4>.

---

<4> По согласованию с государственным архивом допускается передача документов на машинных носителях других видов.

1.9. Ответственность за сохранность, учет, использование документов на машинных носителях архива, входящих в состав РАФ СССР, в соответствии с Положением о Государственном архивном фонде СССР возлагается на руководителя организации и заведующего архивом.

2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ АРХИВА

2.1 Основными задачами архива являются:

2.1.1. комплектование, учет, обеспечение сохранности и использование документов на базе средств вычислительной техники;

2.1.2. отбор, подготовка и своевременная передача относящихся к составу ГАФ СССР документов на машинных носителях на государственное хранение с применением автоматизированных технологий, а также традиционных методов архивной работы;

2.1.3. предоставление структурным подразделениям учреждения соответствующих данных для обеспечения технологических процессов, связанных с разработкой и функционированием автоматизированных систем;

2.1.4. осуществление контроля, совместно с документационной и технологической службами, за соблюдением технологических процессов электронного документирования с учетом ЕГСДОУ и сохранности документов в структурных подразделениях учреждения;

2.1.5. организация разработки и применения автоматизированных архивных технологий в деятельности архива на машинных носителях;

2.1.6. обучение персонала архива новым информационным технологиям.

3. ФУНКЦИИ АРХИВА

3.1 Архив осуществляет следующие функции:

3.1.1. участвует в работе экспертной комиссии (ЭК) учреждения по проведению экспертизы ценности документов на машинных носителях и баз данных;

3.1.2. проводит отбор и прием в архив от структурных подразделений (в т.ч. по каналам связи) документов на машинных носителях и сопроводительной документации к ним в соответствии с графиком, утвержденным руководителем учреждения, но не позднее, чем через год после записи данных;

3.1.3. осуществляет проверку физического состояния, состава, содержания, оформления принятых на хранение документов, ведет их учет;

3.1.4. обеспечивает хранение документов на машинных носителях (подлинники, дубликаты, копии), сопроводительной документации к ним, а также чистых машинных носителей;

3.1.5. осуществляет систему мер по обеспечению сохранности документов на машинных носителях посредством организации и проведения работ по чистке носителей, перемотке магнитных лент, регенерации информации, созданию оптимального температурно-влажностного режима хранения;

3.1.6. ведет систему научно-справочного аппарата к хранящимся в архиве документам, массивам, программам;

3.1.7. обеспечивает контроль и учет за внесением изменений в проектную, конструкторскую, технологическую и др. документацию в соответствии с требованиями государственных стандартов;

3.1.8. осуществляет автоматизированные методы комплектования, учета, хранения и использования документов на машинных носителях в учреждении;

3.1.9. проводит экспертизу ценности и отбор документов архива на государственное хранение; составляет сводные итоговые описи документов на машинных носителях постоянного срока хранения не позднее чем через 2 года после поступления документов в архив; в соответствии с графиком представляет на рассмотрение и утверждение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) профильного государственного архива описи документов на машинных носителях, а также акты на документы, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения;

3.1.10. подготавливает и в установленном порядке передает на государственное хранение документы ГАФ СССР;

3.1.11. высылает в адрес государственного архива статистические данные в установленные формами статотчетности сроки;

3.1.12. проводит совещания, семинары, консультации по вопросам автоматизации архивной технологии и основной деятельности архива, внедряет нормативно-методические разработки по архивному делу.

4. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА

4.1. Архив хранит документы на машинных носителях постоянного и временного сроков хранения (дискеты, перфоленты, магнитные ленты, оптические диски и др.), а также данные, необходимые для разработки и функционирования автоматизированных систем;

4.2 В состав архива входит:

4.2.1. управленческая документация на машинных носителях, отражающая основную деятельность учреждения (приказы, отчеты, протоколы, планы, и т.д.);

4.2.2. научно-техническая документация на машинных носителях, образовавшаяся в результате деятельности учреждения (технические задания, отчеты, технические условия, спецификации и т.д.);

4.2.3. общесистемное математическое обеспечение, программное обеспечение автоматизированных систем по задачам, находящимся на стадии отладки, программное обеспечение по задачам, сданным в опытную и промышленную эксплуатацию, массивы информации по решаемым задачам, последние версии справочников и классификаторов, библиотеки программ внешних заказчиков (хоздоговорные работы), тестовые наборы данных, программные средства, базы данных <5>.

---

<5> По согласованию с архивом допускается хранение оперативных данных в структурных подразделениях и машинных залах учреждения.

4.2.4. научно-справочный аппарат, раскрывающий состав и содержание документов на машинных носителях (описи, сопроводительная документация и т.д.).

5. ПРАВА АРХИВА

5.1 Архив имеет право:

5.1.1. контролировать выполнение установленных правил работы с документами на машинных носителях в структурных подразделениях;

5.1.2. давать указания структурным подразделениям по вопросам, входящим в компетенцию архива;

5.1.3. запрашивать от структурных подразделений сведения, необходимые для работы архива;

5.1.4. требовать от структурных подразделений учреждения своевременной передачи документов в архив;

5.1.5. представлять руководству учреждения предложения и планы мероприятий по совершенствованию архивного дела;

5.1.6. привлекать в необходимых случаях в качестве экспертов и консультантов специалистов учреждения.

6. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АРХИВА

6.1. Архив работает в соответствии с планами, утвержденными руководством учреждения, и отвечает перед ним за результаты проделанной работы.

6.2. Архив обеспечивается помещением и необходимыми техническими средствами для ведения и обеспечения сохранности документов на машинных носителях, проведения необходимых реставрационных и профилактических работ, а также для внедрения автоматизированных архивных технологий.

6.3. Структура, штатная численность, номенклатура занимаемых должностей архива устанавливается руководством учреждения с учетом объема хранящихся документов, интенсивности их использования, перспектив комплектования фонда и методов обработки.

6.4. Архив возглавляет заведующий (начальник), который назначается и освобождается от должности руководителем учреждения.

6.5. Обязанности сотрудников архива определяются соответствующими должностными инструкциями.

6.6. Архив реорганизуется и ликвидируется приказом руководителя учреждения.

---