Регламент организации и проведения конгрессно-выставочных и иных мероприятий на объектах федерального государственного автономного учреждения «Конгрессно-выставочный центр „Патриот“, проводимых органами военного управления и организациями Вооруженных Сил Российской Федерации»

(утв. Минобороны России 08.12.2021)

РЕГЛАМЕНТ

1. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент организации и проведения мероприятий на объектах федерального государственного автономного учреждения «Конгрессно-выставочный центр „Патриот“ (далее — Регламент) разработан в соответствии с:»

приказом Министра обороны Российской Федерации от 17 февраля 2017 г. № 110 «Об утверждении Инструкции о порядке организации и ведения конгрессно-выставочной деятельности в Министерстве обороны Российской Федерации» <1>;

<1> Далее в тексте настоящего Регламента, если не оговорено особо, для краткости будут именоваться: Министерство обороны Российской Федерации — Министерством обороны; Вооруженные Силы Российской Федерации — Вооруженными Силами; органы военного управления — ОВУ; Главное управление инновационного развития Министерства обороны Российской Федерации — ГУИР МО; федеральное государственное автономное учреждение «Конгрессно-выставочный центр „Патриот“ — ФГАУ „КВЦ „Патриот“; конгрессно-выставочные и иные мероприятия, проводимые в интересах ОВУ, — Мероприятия.»

концепцией развития конгрессно-выставочной деятельности в Министерстве обороны Российской Федерации, утвержденной 19 мая 2014 г. Министром обороны Российской Федерации;

уставом федерального государственного автономного учреждения «Конгрессно-выставочный центр „Патриот“.»

1.2 Регламент определяет:

порядок планирования, организации и проведения на объектах ФГАУ «КВЦ „Патриот“ конгрессно-выставочных и иных мероприятий, проводимых в интересах ОВУ и организаций Вооруженных Сил;»

требования к формам документов и содержанию представляемой информации при организации и проведении мероприятий;

порядок и сроки выполнения работ в период подготовки и проведения мероприятий.

1.3. На объектах ФГАУ «КВЦ „Патриот“ подлежат проведению мероприятия в интересах Министерства обороны, включенные в План конгрессно-выставочных мероприятий Министерства обороны и установленные государственным заданием на текущий год, а также мероприятия в соответствии с распоряжениями, указаниями и решениями Министра обороны, заместителя Министра обороны, отвечающего за развитие технической основы системы управления и информационных технологий.»

1.4. В случае необходимости проведения мероприятия, не включенного в План конгрессно-выставочных мероприятий Министерства обороны, заинтересованный ОВУ дополнительно направляет обращение о возможности проведения Мероприятия начальнику ГУИР МО с приложением указанных в настоящем Регламенте документов.

2. Термины и определения

2.1. Мероприятие — выставочное, конгрессное и иное мероприятие, проводимое на территории ФГАУ «КВЦ „Патриот“, в интересах ОВУ в соответствии с Планом конгрессно-выставочных мероприятий Министерства обороны на соответствующий год.»

2.2. Выставка (ГОСТ 32608-2014 «Деятельность выставочно-ярмарочная») — Мероприятие, на котором демонстрируются и получают распространение товары, услуги и (или) информация и которое проходит в установленные сроки и в определенном месте, информация о котором доведена до неопределенного круга лиц. Международная выставка — выставочное Мероприятие, в котором не менее 10% от общего числа экспонентов составляют иностранные организации или не менее 5% — иностранные посетители, а выставочное оборудование и предоставляемый набор услуг соответствуют международным стандартам. Выставка с международным участием — выставочное Мероприятие с числом иностранных экспонентов менее 10% от общего числа экспонентов. Национальная выставка — выставочное Мероприятие, на котором демонстрируют товары и (или) услуги отдельно взятой страны.

2.3. Конгрессные мероприятия — организованные встречи представителей стран, отраслей, профессий или учреждений, организаций для обмена знаниями и опытом, поиска необходимых решений, проводимые самостоятельно или сопровождаемые выставочными Мероприятиями. Международное конгрессное мероприятие — конгрессное Мероприятие, число иностранных участников которого составляет не менее 15%. Конгрессное мероприятие с международным участием — конгрессное Мероприятие, число иностранных участников которого составляет не более 15%. Национальное конгрессное мероприятие — конгрессное Мероприятие, более 40% участников которого проживают за пределами федерального округа, где оно проводится.

Конгресс — крупномасштабная регулярная официальная встреча представителей некоммерческих организаций, учреждений, обществ потребителей, общественных организаций, научных объединений, объединений предпринимателей.

Семинар — встреча специалистов различных отраслей для обсуждения конкретных целевых вопросов и (или) обучения.

Форум — крупномасштабная встреча для свободного обсуждения вопросов, представляющих общественный интерес, и, как правило, сопровождающаяся выставочной экспозицией и (или) программой конкурсов, семинаров и фестивалей.

Конференция — встреча представителей различных отраслей, профессий или организаций с заранее утвержденной повесткой дня, организуемая для обмена мнениями и поиска путей решения проблем, затрагивающих участников конференции.

Круглый стол — встреча, проводимая с целью обсуждения какой-либо проблемы с разных точек зрения с комментариями и подведением общих итогов обсуждения выступлений участников ведущим.

Совещание (сбор, заседание) — встреча сотрудников одной организации для обсуждения или решения практических вопросов функционирования этой организации.

2.4. Иные мероприятия — торжественные Мероприятия, памятные даты, фестивали, конкурсы, кино-, фотосъемка, Мероприятия творческого, культурно-художественного или военно-патриотического содержания, проводимые в интересах ОВУ.

2.5. Заказчик Мероприятия — ОВУ, организация Вооруженных Сил, по инициативе и при поддержке которого проводится Мероприятие.

2.6. Организатор Мероприятия — ОВУ, организация Вооруженных Сил, организации (устроители/выставочные операторы, выставочные комплексы), привлекаемые для проведения Мероприятия на договорной основе, обеспечивающие комплексную подготовку, координацию и организационно-методическое сопровождение подготовки и проведения Мероприятия.

2.7. Экспонент — ОВУ, организация Вооруженных Сил, юридическое лицо или физическое лицо, демонстрирующие товары и (или) услуги по теме выставки.

2.8. Экспозиция — отдельная завершенная часть конгрессно-выставочного мероприятия, имеющая в его рамках самостоятельное значение.

2.9. Экспонат — образец, представленный на выставочном мероприятии для публичного обозрения.

2.10. Участник мероприятия — ОВУ, организация Вооруженных Сил, юридическое или физическое лицо, зарегистрированное в качестве участника Мероприятия и потребляющее конгрессно-выставочные услуги любых видов.

2.11. Конгрессно-выставочный центр — специальная территория с расположенными на ней зданиями, сооружениями и персоналом, специализирующимся на обслуживании конгрессно-выставочных Мероприятий.

2.12. Заявка на проведение Мероприятия — формализованный документ, выражающий (подтверждающий) намерение Заказчика на проведение Мероприятий.

2.13. План Мероприятия — схема мест проведения Мероприятия, включая помещения для деловой, выставочной, образовательной и культурной частей программы, размещения стендов делегатов и помещений для питания.

2.14. Объявление о Мероприятии — краткое информационное, не рекламное сообщение, подготовленное для размещения в средствах массовой информации и сети Интернет, рассказывающее о предстоящем Мероприятии и публикуемое в рамках информационной компании по привлечению участников Мероприятия.

2.15. Тематика мероприятия — круг тем и вопросов, утвержденных Заказчиком и предложенных участникам Мероприятия для обсуждения.

2.16. Программа мероприятия — документ, регламентирующий деловую, культурную, образовательную или иную тематическую часть Мероприятия.

2.17. Стенд — единый комплекс площади и элементов конструкций, который организатор конгрессно-выставочного Мероприятия предоставляет экспоненту для демонстрации товаров и (или) услуг.

3. Этапы организации и проведения Мероприятия

3.1 Организация и проведение Мероприятия осуществляется по следующим этапам:

направление заявки и дополнительного информационного материала Мероприятия;

совместная встреча (рекогносцировка) по уточнению порядка проведения Мероприятия;

согласование плана и программы Мероприятия;

взаимодействие Заказчика со службой безопасности;

завоз и монтаж экспонатов, подготовка экспозиции к показу (включая уборку после окончания застройки и отделочных работ);

период проведения Мероприятия;

демонтаж экспозиции и вывоз экспонатов, приведение задействованных площадей в исходное состояние (включая окончательную уборку);

подготовка отчета о проведенном Мероприятии.

3.2. В случае переноса или отмены Заказчик заблаговременно не позднее 14 (четырнадцати) календарных дней до начала Мероприятия направляет начальнику ГУИР МО мотивированное обращение о внесении изменений.

4. Планирование, сроки и правила подачи заявки и дополнительного информационного материала по подготовке Мероприятия

4.1. В целях организации заблаговременной подготовки к проведению Мероприятия Заказчик оформляет и направляет ФГАУ «КВЦ „Патриот“ заявку на проведение Мероприятия по форме (приложение № 1) не позднее чем за 1 (один) календарный месяц до начала его проведения.»

4.2. В заявке указываются: основание проведения, дата и время проведения Мероприятия, предполагаемое количество участников, необходимость обеспечения питанием, необходимые объекты и обеспечение их дополнительным оборудованием, организация фото- и видеосъемки, информационной и мультимедийной поддержки Мероприятия, доставка участников, обеспечение безопасности и правопорядка.

В обязательном порядке указываются: контактные данные (Ф.И.О., должность, рабочий и мобильный телефоны, электронная почта) представителей Заказчика, ответственных за организацию и проведение Мероприятия.

При замене ответственных за организацию и проведение Мероприятия в адрес ФГАУ «КВЦ „Патриот“ направляется информационное письмо.»

При необходимости указывается дополнительная информация, являющаяся существенной и необходимой для организации и проведения Мероприятия.

4.3. Заявка заполняется в печатном виде за подписью руководителя (уполномоченного лица) Заказчика.

4.4. Дополнительно в целях подготовки и проведения Мероприятия в срок не позднее чем за 10 (десять) рабочих дней направляются проекты Плана и Программы Мероприятия с указанием перечня оборудования и сроков завоза (приложение № 2), схема движения участников и транспорта, а также список необходимых к задействованию объектов и мощностей ФГАУ «КВЦ „Патриот“.»

4.5. В случае необходимости организации фото- и видеосъемки, информационной и мультимедийной поддержки Мероприятия Заказчик оформляет приложение № 1 к Заявке.

4.6. В целях проведения анонса Мероприятия в адрес ФГАУ «КВЦ „Патриот“ не позднее чем за 1 месяц до его начала направляется объявление о Мероприятии.»

Объявление формируется в электронной форме для его размещения на официальном сайте ФГАУ «КВЦ „Патриот“ (www.patriot-expo.ru).»

4.7. Заказчик совместно с Центром обеспечения безопасности ФГАУ «КВЦ „Патриот“ (далее — ЦОБ) в установленном порядке организовывает обеспечение общественной безопасности и правопорядка, медицинское обеспечение, а также привлечение сил и средств для обеспечения пожарной безопасности. При необходимости Заказчик направляет заявки в ответственные ОВУ для выделения дополнительных сил и средств.»

5. Порядок работы ФГАУ «КВЦ „Патриот“ по подготовке и в ходе проведения Мероприятий»

5.1. Поступающие заявки и дополнительный информационный материал по подготовке и проведению Мероприятия регистрируются в Журнале учета поступивших заявок ФГАУ «КВЦ „Патриот“.»

В пятидневный срок поступившие материалы рассматриваются начальником (уполномоченным заместителем начальника) ФГАУ «КВЦ „Патриот“, и уведомляется Заказчик о готовности к его проведению с указанием ответственных за организацию и проведение Мероприятия сотрудников и их данных (Ф.И.О., должность, рабочий и мобильный телефоны, электронная почта).»

5.2. В срок не позднее чем за 14 (четырнадцать) календарных дней до начала Мероприятия организуется совместная встреча (рекогносцировка) по уточнению порядка проведения Мероприятия, перечня задействованных помещений и их готовности, наличию необходимого оборудования, порядка въезда (прохода) на территорию ФГАУ «КВЦ „Патриот“ и других организационно-технических вопросов.»

5.3. По результатам проведенной рекогносцировки согласовываются план и программа мероприятия, а также на официальном сайте (www.patriot-expo.ru) размещается объявление о проведении мероприятия.

При необходимости согласованное объявление Заказчиком направляется для размещения на официальном сайте Министерства обороны (www.mil.ru).

5.4. В срок не позднее чем за 3 (три) рабочих дня до начала Мероприятия Заказчик направляет для согласования с ЦОБ (ob@patriot-expo.ru) списки участников и автотранспорта, заявки на ввоз/вывоз имущества и материальных средств (Приложения NN 2 - 5).

5.5. Начало завоза экспонатов (оборудования), размещение информационных материалов, подготовка мест проведения Мероприятия осуществляются Заказчиком в рамках согласованных сроков, не позднее одних суток до начала Мероприятия.

5.6. В период проведения Мероприятия взаимодействие по возникающим вопросам осуществляется через назначенных ответственных лиц Заказчика и Конгрессно-выставочного центра.

6. Отчетность о проведенном мероприятии

6.1. В целях подготовки отчета о выполнении государственного задания в течение 7 (семи) рабочих дней после завершения Мероприятия Заказчик направляет в адрес ФГАУ «КВЦ „Патриот“ отчет о проведении конгрессно-выставочного Мероприятия (Приложение № 6) с приложением справочного материала (рекламно-информационного, фото-, видеоматериала) для размещения на официальном сайте ФГАУ „КВЦ „Патриот“.»

6.2. ФГАУ «КВЦ „Патриот“ в сроки и по форме, установленные в государственном задании, представляет в ГУИР МО отчет о проведении конгрессно-выставочного Мероприятия с учетом сведений, представленных Заказчиком.»

7. Заключительные положения

7.1. Требования, изложенные в настоящем Регламенте, обязательны для Конгрессно-выставочного центра, Заказчиков, Организаторов, Экспонентов и Участников Мероприятий.

Доведение требований Регламента до сведения участников Мероприятия и экспонентов, а также контроль за их исполнением возлагаются на Заказчика Мероприятия.

7.2. Ответственность за нарушения (неисполнение требований Регламента) несут лица, участвующие, способствующие, направляющие, создающие или поддерживающие ситуацию, противоречащую требованиям настоящего Регламента.

7.3. Изменения в настоящий Регламент вносятся в установленном порядке с обязательным размещением на официальном сайте ФГАУ «КВЦ „Патриот“ не позднее 5 (пяти) рабочих дней с момента их утверждения, создающие или поддерживающие ситуацию, противоречащую требованиям настоящего Регламента.»

7.3. Изменения в настоящий Регламент вносятся в установленном порядке с обязательным размещением на официальном сайте ФГАУ «КВЦ „Патриот“ не позднее 5 (пяти) рабочих дней с момента их утверждения.»

7.4 Контроль выполнения Регламента возлагается на ГУИР МО.

Раздел I. Общие сведения

Раздел II. Основные показатели мероприятия

Дополнительная информация

Руководитель органа военного управления

(воинское звание, подпись, инициал имени, фамилия)

«» ____________ 20 г.

Пояснение к форме

Раздел I

1. В графе 1 указывается формат мероприятия: «конгресс», «конференция», «форум», «совещание», «круглый стол», «выставка», тема — название мероприятия; основание — распоряжения, указания, решения Министра обороны или его заместителей, План конгрессно-выставочных мероприятий;

2. В графе 2 указывается источник финансирования проведения мероприятия: собственные средства, средства от привлеченных источников, субсидия на выполнение государственного задания;

3. В графе 3 указывается орган военного управления (организация), выступающий Заказчиком мероприятия;

4. В графе 4 указывается категория мероприятия: «международное», «с международным участием», «национальное»;

5. В графе 5 указывается планируемая дата проведения мероприятия или срок проведения в формате «с..» — «по..» со временем проведения;

Пояснение к форме

1. Заявка оформляется машинописным либо рукописным (разборчиво) способом, на русском языке и заверяется подписью руководителя организации, которой принадлежит ввозимое (вывозимое) имущество, и оттиском печати.

2. Заявка (допускается представление товарно-транспортной накладной) по прибытии представляется водителем (сопровождающим лицом) коменданту павильона (объекта).

3. При отсутствии разрешительных документов руководство ФГАУ «КВЦ „Патриот“ оставляет за собой право наложить запрет на перемещение имущества до момента представления оформленной в установленном порядке заявки.»

Пояснение к форме

1. Заявка оформляется машинописным либо рукописным (разборчиво) способом, на русском языке и заверяется подписью руководителя организации, которой принадлежит ввозимое (вывозимое) имущество, и оттиском печати.

2. Заявка согласовывается с комендантом павильона (объекта) и ответственным лицом центра обеспечения безопасности до 17 часов в день вывоза имущества в 2 (двух) экземплярах.

Пояснение к форме

1. Список оформляется машинописным либо рукописным (разборчиво) способом, на русском языке в алфавитном порядке и заверяется подписью руководителя Заказчика и оттиском печати.

2. Список согласовывается с ответственным лицом центра обеспечения безопасности не позднее 3 (трех) дней до начала работ по монтажу оборудования или начала мероприятия.

3. В графе «Примечание» напротив фамилии старшего группы (бригады) проставляется соответствующая пометка с указанием телефона для связи.

Пояснение к форме

1. Заявка оформляется машинописным либо рукописным (разборчиво) способом, на русском языке в алфавитном порядке и заверяется подписью руководителя ОВУ (организации) и оттиском печати.

2. Заявка оформляется на дату, в которую планируется осуществлять проезд (завоз), либо на период проведения мероприятия при условии использования одних и тех же транспортных средств.

3. Заявка согласовывается с ответственным лицом центра обеспечения безопасности не позднее 3 (трех) дней до начала работ по монтажу оборудования (проезда) или начала мероприятия.

4. В графе «Примечание» при необходимости указывается номер телефона для связи.

3. Использование объектов при организации и проведении мероприятия.

4. Использование видеоконференц-связи, средств звукоусиления и отображения информации.

5. Мнение организаторов и участников мероприятия (замечания, критика, пожелания, мнения).

6. Основные недостатки, выявленные при подготовке и проведении мероприятия. Предложения по совершенствованию работы в части организации подготовки и проведения мероприятия.

7. Оценка целесообразности проведения аналогичных или подобных мероприятий на базе федерального государственного автономного учреждения «Конгрессно-выставочный центр „Патриот“.»

Приложение:

Ответственный исполнитель (отвечающий за организацию и проведение мероприятия)

(воинское звание, подпись, инициал имени, фамилия)