Регламент межведомственного взаимодействия в части мониторинга и контроля достижения результатов, предусмотренных приоритетными проектами и сводными планами приоритетных проектов и проектами и сводными (календарными) планами реализации ведомственных паспортов федеральных органов исполнительной власти — участников реализации приоритетной программы, в том числе с использованием автоматизированной информационной системы проектной деятельности

(утв. протоколом заседания проектного комитета от 05.10.2017 № 69(12))

I. Общие положения

1. Регламент межведомственного взаимодействия в части мониторинга и контроля достижения результатов, предусмотренных приоритетными проектами и сводными планами приоритетных проектов и проектами и сводными (календарными) планами реализации ведомственных паспортов федеральных органов исполнительной власти — участников реализации приоритетной программы (далее — Регламент) устанавливает общие правила организации взаимодействия участников проектов по совершенствованию контрольно-надзорной деятельности, определяет функции, компетенции, порядок организации и функционирования проектного комитета, рабочих органов программы и проектов, порядок организации мониторинга, обеспечения контроля за достижением ключевых показателей, порядок представления отчетности, ответственность за достижение целей и контрольных точек реализации приоритетного проекта.

2. В настоящем Регламенте используются термины и определения постановления Правительства Российской Федерации от 15 октября 2016 г. № 1050 «Об организации проектной деятельности в Правительстве Российской Федерации».

3. Реализация проектов предполагает модификацию существующих иерархических процессов управления и предоставление отчетности руководителю приоритетной программы (проекта) ответственными сотрудниками органа исполнительной власти — участниками реализации приоритетной программы, включенными в состав рабочего органа программы (проекта).

4. При подготовке отчетности и сборе мониторинга используется форма отчетности о ходе реализации приоритетного проекта (далее — отчет) и рекомендаций по ее заполнению в соответствии с методическими рекомендациями по мониторингу приоритетных проектов/программ (утверждены проектным офисом Правительства Российской Федерации (от 1 декабря 2016 г. № 9163п-П6), далее — Проектный офис), а также иные формы и способы предоставления информации, разрабатываемые Проектным офисом.

5. Данные мониторинга программы и проектов предоставляются участниками реализации приоритетной программы (проектов) в автоматизированной информационной системе либо иным способом, определяемым Проектным офисом.

II. Положения настоящего регламента учитывают процедуры Порядка организации оперативного мониторинга и контроля достижения показателей приоритетной программы по основному направлению стратегического развития Российской Федерации «Реформа контрольной и надзорной деятельности» (далее — оперативный мониторинг)

Основные участники взаимодействия и их функции

В мониторинге реализации приоритетных и ведомственных проектов принимают участие и взаимодействуют следующие стороны с полномочиями в сфере осуществления мониторинга и контроля достижения результатов в дополнение к утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 15 октября 2016 г. № 1050 «Об организации проектной деятельности в Правительстве Российской Федерации» положениям функциональной структуры:

1. Проектный комитет:

ежемесячно рассматривает и утверждает отчетность по реализации приоритетной программы и проектов;

согласовывает и утверждает материалы, разработанные в рамках реализации приоритетной программы, и при необходимости отправляет их на доработку;

принимает решения об изменении контрольных точек сводных планов приоритетных проектов и приоритетной программы или о переносе сроков их реализации на основании данных мониторинга;

заслушивает членов Проектного комитета по вопросам реализации приоритетного и ведомственного проекта, оценивает эффективность и результативность их деятельности;

рассматривает проекты нормативных правовых актов, разрабатываемых в рамках реализации приоритетной программы.

2. Старшее должностное лицо программы:

утверждает значимые промежуточные результаты, прохождение ключевых контрольных точек и этапов, принимает решение о внесении изменений, требующих корректировки паспорта приоритетной программы (проектов);

запрашивает дополнительную информацию по вопросам реализации приоритетной программы (проектов);

одобряет сводную информацию об исполнении контрольных точек реализации приоритетной программы и проектов;

дает оценку работы Экспертной группы и Общественного делового совета программы.

3. Ответственный секретарь Проектного комитета:

готовит заседания Проектного комитета совместно с Проектным офисом по реализации реформы контрольно-надзорной деятельности;

готовит проекты протокольных решений и поручений по итогам заседаний Проектного комитета;

ведет реестр протокольных решений и поручений по итогам заседаний Проектного комитета.

4. Департамент Правительства Российской Федерации по формированию системы «Открытое правительство»:

готовит заседания по оперативному мониторингу совместно с Проектным офисом;

готовит проекты протокольных решений и поручений по итогам заседаний по оперативному мониторингу;

ведет реестр протокольных решений и поручений по итогам оперативного мониторинга программы (проектов).

5. Проектный офис:

запрашивает у участников проектной деятельности информацию по вопросам реализации приоритетной программы (проектов), включая ведомственные проекты, необходимую для подготовки отчетности о ходе реализации приоритетной программы;

готовит и направляет к заседанию Проектного комитета по итогам оперативного мониторинга отчетность о ходе реализации приоритетной программы (проектов);

проводит качественную оценку рассматриваемых результатов мониторинга;

оказывает методическую, информационную и иную поддержку мониторинга федеральным органам исполнительной власти — участникам приоритетной программы (далее — ФОИВ);

совместно с ФОИВ готовит предложения по внесению изменений в приоритетную программу (проекты);

совместно с Министерством экономического развития Российской Федерации, Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации, Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации, Министерством юстиции Российской Федерации готовит изменения в сводные планы реализации приоритетных и ведомственных проектов;

готовит предложения по внесению изменений в приоритетную программу.

6. Федеральные органы исполнительной власти и контрольно-надзорные органы — участники приоритетной программы:

по итогам оперативного мониторинга готовят и направляют в Проектный офис информацию о ходе реализации приоритетных и ведомственных проектов по формам и способами, определяемыми Проектным офисом;

направляют материалы на рассмотрение рабочего органа программы;

предоставляют руководителям приоритетных проектов и на заседания рабочих органов этих проектов отчеты о ходе выполнения контрольных точек и достижения показателей приоритетных проектов и программы;

своевременно информируют руководителя приоритетного проекта о возможных проблемах в реализации контрольных точек и достижении значений показателей.

принимает участие в деятельности рабочих органов приоритетной программы и проектов;

проводит оценку качества материалов, подготавливаемых ФОИВ в рамках реализации контрольных точек приоритетной программы и проектов.

III. Порядок организации мониторинга

1. Мониторинг реализации проектов представляет собой систему мероприятий по измерению фактических параметров проектов, расчету отклонения фактических параметров проектов от плановых, анализу их причин, прогнозированию хода реализации проектов, принятию управленческих решений по определению, согласованию и реализации возможных корректирующих воздействий, а также мероприятий по корректирующим воздействиям, включая поручения и решения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Проектного комитета (но не ограничиваясь ими), в рамках реализации проекта.

2. Объектами мониторинга являются:

паспорт приоритетной программы;

сводный план приоритетной программы;

паспорт приоритетного проекта;

сводный план приоритетного проекта;

ведомственный паспорт проекта;

сводный план ведомственного проекта.

3. В рамках приоритетной программы проводится ежегодный, ежемесячный и еженедельный мониторинг, а также осуществляется постоянный мониторинг за ходом реализации приоритетных и ведомственных проектов.

4. Мониторинг организуют:

руководитель приоритетного и ведомственного проекта ФОИВ в отношении проекта, сводного и рабочего плана реализации проекта и включенных в него мероприятий по корректирующим воздействиям, поручений и решений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Проектного комитета, Старшего должностного лица проекта;

Проектный офис в отношении паспорта программы, приоритетных проектов и ведомственных проектов, а также поручений и решений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Проектного комитета, Старшего должностного лица в рамках реализации программы.

5. Мониторинг приоритетного проекта проводится начиная с принятия решения об открытии проекта и завершается в момент принятия решения о его завершении.

6. Проектный офис анализирует предоставленную информацию о ходе реализации приоритетной программы и проектов, при необходимости инициирует рассмотрение соответствующих вопросов на заседаниях Проектного комитета.

IV. Порядок сбора и представления ежемесячного мониторинга

1. Ответственные сотрудники контрольно-надзорного органа, участники рабочего органа реализации приоритетных и ведомственных проектов готовят информацию о реализации закрепленных за ними контрольных мероприятий и не позднее 25-го числа месяца, предшествующего отчетному, или сроков их наступления заполняют информацию об их реализации в порядке, определяемом Проектным офисом.

2. Администраторы приоритетных и ведомственных проектов в срок не позднее последнего дня месяца, предшествующего отчетному, отчитываются администратору программы о заполнении отчетности о ходе реализации проекта своего ведомства, а также направляют материалы для обсуждения на заседании рабочего органа проекта.

3. Администратор программы готовит и выносит на заседание рабочего органа программы материалы о ходе исполнения программы.

4. Рабочий орган программы, приоритетного и ведомственного проекта с участием Экспертной группы и Общественного делового совета (при необходимости) рассматривает поступившие материалы и готовит заключения.

5. Руководитель программы, приоритетного и ведомственного проекта проводит заседание рабочего органа проекта, на котором рассматриваются материалы, предоставленные администраторами приоритетных и ведомственных проектов.

6. При поступлении замечаний от заинтересованных органов исполнительной власти — участников проекта ответственное лицо в двухдневный срок осуществляет доработку отчета и его повторное согласование.

7. Руководитель приоритетного и ведомственного проектов направляет согласованный отчет руководителю программы.

8. Руководитель программы на основании поступивших отчетов готовит отчет о ходе реализации программы, предложения по рассмотрению отдельных контрольных точек на Проектном комитете и готовит перечень проблемных контрольных точек для их дальнейшего рассмотрения. Подготовленный отчет направляется старшему должностному лицу программы.

9. Старшее должностное лицо программы рассматривает поступивший отчет, одобряет его и при необходимости утверждает перечень изменений в приоритетную программу и приоритетные проекты. При необходимости материалы направляются на рассмотрение ОДС и Экспертной группе.

10. Руководитель программы вносит отчет на очередное заседание Проектного комитета.

11. Проектный комитет при поступлении материалов рассматривает их на очередном заседании и принимает решение об одобрении отчета программы и проектов или, при наличии замечаний, о необходимости его доработки.

12. При принятии Проектным комитетом решения о направлении отчета на доработку его повторное рассмотрение проводится на очередном заседании или в иной срок, установленный Проектным комитетом.

13. Данные оперативного мониторинга о ходе реализации проектов к заседаниям Проектного комитета предоставляются Проектным офисом.

V. Порядок сбора и представления еженедельного мониторинга

1. Ответственные сотрудники контрольно-надзорного органа, участники рабочего органа реализации приоритетных проектов готовят информацию о реализации закрепленных за ними контрольных мероприятий сводных планов приоритетных проектов и заполняют информацию об их реализации способами и по формам, представляемым Проектным офисом.

2. Администратор приоритетной программы обобщает материалы, предоставленные ответственными сотрудниками приоритетных и ведомственных проектов.

3. Администратор приоритетного и ведомственного проекта готовит материалы о ходе реализации приоритетного или ведомственного проекта и направляет их в Проектный офис.

4. Ответственные сотрудники контрольно-надзорных органов, ОДС, Экспертной группы, участники рабочих органов реализации проектов, администраторы проектов обеспечивают полное и своевременное предоставление информации в Проектный офис.

5. Администратор программы на основании поступивших отчетов готовит отчет о ходе реализации сводного плана приоритетной программы и проектов, предложения по рассмотрению отдельных контрольных точек на очередном оперативном мониторинге и готовит перечень проблемных контрольных точек для их дальнейшего рассмотрения. Подготовленный отчет направляется в Департамент Правительства Российской Федерации по формированию системы «Открытое правительство» не позднее одного дня до планируемой даты оперативного мониторинга.

6. Данные оперативного мониторинга о ходе реализации сводных планов приоритетной программы и проектов, а также ведомственных проектов представляются Проектным офисом всем заинтересованным участникам реализации приоритетной программы.

7. Старшее должностное лицо программы рассматривает поступивший отчет и утверждает перечень мероприятий по корректировке достижения контрольных точек.

8. На основании принятых решений администраторы программы и проектов готовят перечень изменений в сводные планы реализации приоритетной программы и проектов.

VI. Виды, структура критериев и описание проведения оценок и контрольных мероприятий реализации приоритетных проектов (программ)

Виды оценок и контрольных мероприятий

1. Оценки и контрольные мероприятия реализации проектов (программ) могут выполняться как плановые контрольные мероприятия (далее — плановые оценки) или как внеплановые оценки и иные контрольные мероприятия (далее — внеплановые оценки).

2. Все плановые оценки проекта (программы) должны быть отражены в разделе «План согласований и контрольных мероприятий приоритетного проекта» сводного плана проекта (программы).

3. По итогам проведения оценок и контрольных мероприятий формируется отчет, который в дальнейшем используется органами управления проектной деятельностью для принятия решений об успешности выполнения проекта (программы).

4. К внеплановым оценкам и контрольным мероприятиям реализации проекта (программы) относятся экстренные оценки и иные контрольные мероприятия.

5. Экстренные оценки и иные контрольные мероприятия реализации проекта (программы) могут проводиться по итогам мониторинга в целях разрешения кризисной ситуации, связанной с реализацией проекта (программы), для оперативной оценки эффективности реализации разработанных антикризисных мероприятий и разрешения проблем или по мере возникновения потребности в углубленной оценке хода реализации проекта.

6. Критерии оценки для проведения внеплановой оценки или иного контрольного мероприятия проекта (программы) формируются из критериев оценки, содержащихся в контрольных листах оценки.

Структура критериев оценки приоритетного проекта (программы)

1. Для проведения оценки проекта (программы) используются критерии, выбранные с целью определения:

степени выполнения планов, мероприятий, требований, результатов и показателей, запланированных на момент проведения оценки проекта (программы);

актуальности ключевых решений, предпосылок, положений и допущений, сделанных ранее, которые являются ключевыми предпосылками для выполнения оцениваемого этапа, применительно к моменту проведения оценки;

успешности хода реализации проекта при достижении контрольной точки в случае принятия решения о ее прохождении;

степени готовности к переходу на следующий этап проекта (программы) в случае, если должно приниматься такое решение.

2. Выбранные для оценки проекта (программы) критерии структурированы по следующим областям: «Организация и заинтересованные стороны», «Выгоды», «Содержание», «Сроки», «Планирование и контроль», «Изменения», «Коммуникации и знания», «Качество».

Описание проведения оценки приоритетного проекта (программы)

1. Входными данными для проведения оценки проекта (программы) являются:

плановая дата оценки, указанная в разделе «План согласований и контрольных мероприятий приоритетного проекта» сводного плана проекта (программы);

документы, относящиеся к проекту (программе), и иные материалы, необходимые для проведения оценки;

нормативно-правовая и методическая документация по реализации проекта (программы).

2. Инструментами и методами для проведения оценки проекта (программы) являются:

контрольные листы оценки проекта (программы);

запросы на предоставление необходимой информации о проекте (программе);

письменные опросы участников проекта и заинтересованных сторон;

проведение интервью для получения необходимой информации о ходе реализации проекта (программы) с участниками проекта и заинтересованными сторонами.

3. Результатом проведения оценки проекта (программы) является отчет по оценке с соответствующими рекомендациями. Отчет в зависимости от вида оценки используется для принятия решения о переходе к следующему этапу жизненного цикла проекта, для оценки актуальности целей, задач и способов реализации проекта (программы) с учетом имеющихся рисков и возможностей по повышению выгод от реализации, оценки актуальности и достижимости результатов проекта (программы), оценки достижения показателей, для принятия решения о мерах по минимизации выявленных рисков проекта (программы) и о рекомендуемых корректирующих воздействиях на ход реализации проекта (программы) на уровне президиума Совета при Президенте Российской Федерации по стратегическому развитию и приоритетным проектам (далее — президиум Совета), куратора проекта, проектного комитета, функционального заказчика и старшего должностного лица проекта (программы).

VII. Ежемесячная комплексная оценка проекта (программы)

1. Целью проведения ежемесячной комплексной оценки проекта (программы) является оценка актуальности его целей, задач и способов реализации с учетом имеющихся рисков и возможностей по повышению выгод от реализации проекта (программы).

2. Задачами проведения ежемесячной комплексной оценки проекта (программы) являются: оценка состояния проекта (программы) на момент проведения оценки; оценка актуальности и достижимости результатов проекта (программы); соответствие реализации проекта его целям, риски дальнейшего достижения результатов.

Рекомендации по проведению экстренной оценки или иного внепланового контрольного мероприятия проекта (программы)

1. Целью экстренной оценки является подготовка к принятию решения о внеплановых управляющих воздействиях на проект (программу).

---