РД 52.19.160-2009. Руководящий документ. Положение об экспертной комиссии архивного фонда данных о состоянии окружающей среды, ее загрязнении Федеральной службы по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды

(утв. Росгидрометом 03.07.2009)

РУКОВОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ

ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ АРХИВНОГО ФОНДА ДАННЫХ О СОСТОЯНИИ ОКРУЖАЮЩЕЙ СРЕДЫ, ЕЕ ЗАГРЯЗНЕНИИ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ПО ГИДРОМЕТЕОРОЛОГИИ И МОНИТОРИНГУ ОКРУЖАЮЩЕЙ СРЕДЫ

РД 52.19.160-2009

Предисловие

1 Разработан Государственным учреждением «Всероссийский научно-исследовательский институт гидрометеорологической информации — Мировой центр данных» (ГУ «ВНИИГМИ-МЦД») Росгидромета.

2 Разработчики С.Г. Сивачок, кандидат физико-математических наук, В.А. Лавров, Н.В. Вавилова, Л.И. Власова, Л.Ф. Горошко, В.Н. Козлова.

3 Согласован с Управлением научных программ, международного сотрудничества и информационных ресурсов Росгидромета 3 июля 2009 г., ГУ «НПО „Тайфун“ 5 июня 2009 г.»

4 Утвержден Руководителем Росгидромета 3 июля 2009 г.

5 Зарегистрирован ЦМТР ГУ «НПО „Тайфун“ за номером РД 52.19.160-2009 от 9 июля 2009 г.»

6 Взамен РД 52.19.160-95 Типовое положение об экспертной комиссии Российского государственного фонда данных о состоянии окружающей природной среды (утверждено приказом Федеральной Службы России по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды от 11 июля 1995 года и введено в действие с 1 октября 1995 года).

Настоящее положение определяет задачи, функции, права, обязанности экспертной комиссии архивного фонда данных о состоянии окружающей среды Федеральной службы по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды (далее — Госфонд Росгидромета).

Настоящее положение распространяется на экспертные комиссии Госфонда Росгидромета в территориальных органах или государственных учреждениях Росгидромета.

В настоящем положении использованы ссылки на следующие нормативные документы:

ГОСТ 7.76-96 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Комплектование фонда документов. Библиографирование. Каталогизация

РД 52.19.108-2009 Положение о формировании архивного фонда данных о состоянии окружающей среды, ее загрязнении Федеральной службы по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды

РД 52.19.159-2009 Положение об экспертно-проверочной комиссии архивного фонда данных о состоянии окружающей среды, ее загрязнении Федеральной службы по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды

РД 52.19.698-2008 Положение об информационных ресурсах о состоянии окружающей среды, ее загрязнении Федеральной службы по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды

РД 52.19.704-2008 Краткие схемы обработки гидрометеорологической информации.

3.1 В настоящем положении применены следующие термины с соответствующими определениями:

3.1.1 акт о выделении к уничтожению: Документ, удостоверяющий списание документов Госфонда Росгидромета, выявленных в процессе экспертизы научной и практической ценности документов, в связи с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное значение, и отобранных к уничтожению.

3.1.2 архивный документ: Материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителей и информации для граждан, общества и государства [1].

3.1.3 архивный фонд: Совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой [1].

3.1.4 Архивный фонд Российской Федерации: Исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению [1].

3.1.5 документ Госфонда Росгидромета: Документ о состоянии окружающей среды, ее загрязнении, прошедший процессы приема, экспертизы ценности, учета, технической обработки и регистрации в государственных учреждениях Росгидромета.

3.1.6 комплектование фонда: Совокупность процессов выявления, отбора, заказа, приобретения, получения и регистрации документов (с учетом ГОСТ 7.76-96, статья 2.12).

3.1.7

нормативный документ: Документ, устанавливающий правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов. ГОСТ 1.1-2002, [статья 4.1]

3.1.8

организация фонда: Совокупность процессов приема, учета, технической обработки, размещения и хранения документов. ГОСТ 7.76-96, [статья 2.10]

3.1.9 отдел фонда данных; ОФД: Структурное подразделение в государственных учреждениях Росгидромета, которое осуществляет организацию фонда и предоставление пользователям документов, принятых на хранение.

3.1.10 перечень документов Госфонда Росгидромета: Нормативный документ, определяющий виды документов, сроки и место хранения документов Госфонда Росгидромета.

3.1.11 управление фондом: Регулирование состава, объема и структуры фонда (с учетом ГОСТ 7.76-96, статья 2.11).

3.1.12

формирование фонда: Совокупность процессов комплектования, организации фонда, исключения документов, а также управления фондами. ГОСТ 7.76-96, [статья 2.9]

3.1.13 экспертная комиссия Госфонда Росгидромета (ЭК Госфонда Росгидромета): Группа специалистов, назначенная приказом руководителя территориального органа или государственного учреждения Росгидромета, наделенная полномочиями в соответствии с положением об ЭК Госфонда Росгидромета.

3.1.14 экспертно-проверочная комиссия Госфонда Росгидромета (ЭПК Госфонда Росгидромета): Методический центр из специалистов ГУ «ВНИИГМИ-МЦД», наделенный полномочиями для рассмотрения и решения научно-методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов Госфонда Росгидромета и практических вопросов его формирования.

3.1.15 экспертиза ценности документов: Изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации [1].

3.2 В настоящем положении приняты следующие сокращения:

Госучреждения Росгидромета — государственные учреждения, подведомственные Росгидромету: ГУ «УГМС», ФГУ «УГМС», ГУ «ЦГМС-РСМЦ», ГУ «ЦГМС-Р», ФГУ «ЦГМС», ГУ «НИУ»;

ГУ «НИУ» — Государственное учреждение «Научно-исследовательское учреждение»;

ГУ «УГМС» — Государственное учреждение «Управление по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды»;

ГУ «ЦГМС-Р» — Государственное учреждение «Центр по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды с региональными функциями»;

ГУ «ЦГМС-РСМЦ» Государственное учреждение «Центр по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды с функциями регионального специализированного метеорологического центра Всемирной службы погоды»;

УГМС (территориальный орган) — межрегиональное территориальное управление Росгидромета, осуществляющее свою деятельность на территории нескольких субъектов Российской Федерации;

ФГУ «УГМС» — Федеральное государственное учреждение «Управление по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды»;

ФГУ «ЦГМС» Федеральное государственное учреждение «Центр по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды».

4.1 ЭК Госфонда Росгидромета создается в УГМС или госучреждении Росгидромета, является постоянно действующей комиссией для рассмотрения и решения вопросов формирования Госфонда Росгидромета, проведения экспертизы ценности документов Госфонда Росгидромета.

4.2 ЭК Госфонда Росгидромета осуществляет методическое руководство и контролирует работу ОФД своего учреждения.

4.3 Решения и предложения ЭК Госфонда Росгидромета, связанные с определением сроков хранения и места хранения документов Госфонда Росгидромета, рассмотрением нормативных документов по формированию Госфонда Росгидромета (положений, инструкций, перечней и т.п.), подлежат согласованию с ЭПК Госфонда Росгидромета в ГУ «ВНИИГМИ-МЦД».

4.4 ЭК Госфонда Росгидромета назначается приказом руководителя УГМС или госучреждения Росгидромета в количестве не менее 5 человек. В состав ЭК включают заведующего ОФД, наиболее квалифицированных специалистов учреждения по различным направлениям изучения окружающей среды с возможным привлечением представителя местной архивной службы.

Председателем ЭК назначается один из руководящих работников УГМС или госучреждения Росгидромета. Секретарем ЭК назначается работник ОФД.

4.5 В своей работе ЭК Госфонда Росгидромета руководствуется федеральными законами [1] - [3], кодексом [4], положениями [5] - [7], постановлением [8], правилами [9], регламентом [10], РД 52.19.108, РД 52.19.159, РД 52.19.698, РД 52.19.704, решениями ЭПК Госфонда Росгидромета, приказами руководителя УГМС или госучреждения Росгидромета и настоящим положением.

4.6 Методическое руководство и проверку работы ЭК Госфонда Росгидромета осуществляет ЭПК Госфонда Росгидромета.

5.1 Основными задачами ЭК Госфонда Росгидромета являются:

а) определение состава документов, относящихся к Госфонду Росгидромета, и выработка предложений по срокам и месту их хранения;

б) оказание методической помощи структурным подразделениям, оперативно-производственным и наблюдательным организациям УГМС или госучреждения Росгидромета и другим организациям — участникам деятельности в области гидрометеорологии и смежных с ней областях [5] по вопросам оформления документов для представления в ОФД;

в) проведение экспертизы ценности документов, поступающих в ОФД от структурных подразделений, оперативно-производственных и наблюдательных организаций УГМС или госучреждения Росгидромета и других организаций — участников деятельности в области гидрометеорологии и смежных с ней областях;

г) контроль за соблюдением условий хранения документов Госфонда Росгидромета в структурных подразделениях, оперативно-производственных и наблюдательных организациях УГМС или госучреждения Росгидромета и других организациях — участниках деятельности в области гидрометеорологии и смежных с ней областях.

5.2 ЭК Госфонда Росгидромета выполняет следующие функции:

а) рассматривает списки источников комплектования и планы комплектования Госфонда Росгидромета по территории деятельности УГМС, ГУ «УГМС», ФГУ «УГМС», ФГУ «ЦГМС», профилю деятельности ГУ «НИУ» и других организаций — участников деятельности в области гидрометеорологии и смежных с ней областях и представляет их на утверждение руководителю УГМС или госучреждения Росгидромета;

б) осуществляет методическую помощь структурным подразделениям, оперативно-производственным и наблюдательным организациям УГМС или госучреждения Росгидромета и другим участникам деятельности в области гидрометеорологии и смежных с ней областях по вопросам оформления документов для представления в ОФД;

в) проводит экспертизу ценности документов, поступающих в ОФД от структурных подразделений, оперативно-производственных и наблюдательных организаций УГМС или госучреждения Росгидромета и других организаций — участников деятельности в области гидрометеорологии и смежных с ней областях и представляет предложения в ЭПК Госфонда Росгидромета;

г) контролирует соблюдение условий хранения документов Госфонда Росгидромета в структурных подразделениях, оперативно-производственных и наблюдательных организациях УГМС или госучреждениях Росгидромета и других организациях — участниках деятельности в области гидрометеорологии и смежных с ней областях;

д) рассматривает акты о выделении к уничтожению документов Госфонда Росгидромета с истекшими сроками хранения по перечню документов Госфонда Росгидромета, хранящихся в ОФД, структурных подразделениях и оперативно-производственных и наблюдательных организациях УГМС или госучреждения Росгидромета, согласовывает акты с руководителем УГМС или госучреждения Росгидромета и представляет их на утверждение ЭПК Госфонда Росгидромета;

е) принимает участие в разработке нормативных документов по формированию Госфонда Росгидромета, представляет свои предложения в ЭПК Госфонда Росгидромета.

6.1 ЭК Госфонда Росгидромета имеет право:

а) определять виды документов, относящихся к Госфонду Росгидромета, и вырабатывать предложения по срокам и месту их хранения;

б) запрашивать сведения, необходимые для работы комиссии, от структурных подразделений, оперативно-производственных и наблюдательных организаций УГМС или госучреждений Росгидромета и других участников деятельности в области гидрометеорологии и смежных с ней областях;

в) приглашать на заседания ЭК в качестве консультантов и экспертов специалистов организаций и учреждений Росгидромета и представителя местной архивной службы;

г) рассматривать акты о выделении к уничтожению документов Госфонда Росгидромета с истекшими сроками хранения, по территории или профилю деятельности учреждения Росгидромета;

д) требовать от структурных подразделений, оперативно-производственных и наблюдательных организаций УГМС или госучреждений Росгидромета и других участников деятельности в области гидрометеорологии и смежных с ней областях передачу в Госфонд Росгидромета необоснованно задержанных документов;

е) самостоятельно, без согласования с ЭПК Госфонда Росгидромета, решать вопрос продления сроков хранения документов Госфонда Росгидромета, для которых перечнем документов Госфонда Росгидромета установлен временный срок хранения, если эти документы необходимы в учреждении Росгидромета для дальнейшего практического или научного использования;

ж) рассматривать проекты нормативных документов по формированию Госфонда Росгидромета (положения, инструкции, перечни и т.п.) и давать предложения по ним.

6.2 Председатель ЭК Госфонда Росгидромета имеет право:

а) устанавливать порядок и сроки проведения заседаний ЭК Госфонда Росгидромета;

б) участвовать в подборе членов ЭК Госфонда Росгидромета;

в) приглашать на заседания ЭК Госфонда Росгидромета в качестве консультантов и экспертов специалистов учреждений и организаций Росгидромета и представителя местной архивной службы.

6.3 Председатель ЭК Госфонда Росгидромета обязан:

• осуществлять руководство ЭК Госфонда Росгидромета в соответствии с федеральными законами [1] - [3], кодексом [4], положениями [5] - [7], постановлением [8], правилами [9], регламентом [10], РД 52.19.108, РД 52.19.159, РД 52.19.698, РД 52.19.704, решениями ЭПК Госфонда Росгидромета, приказами руководителя УГМС или госучреждения Росгидромета и настоящим положением;
• информировать руководителя УГМС или госучреждения Росгидромета о работе ЭК.

6.4 Председатель ЭК Госфонда Росгидромета несет ответственность за выполнение возложенных на комиссию задач.

6.5 Секретарь ЭК Госфонда Росгидромета имеет право:

• требовать от должностных лиц своевременного представления документов, подлежащих рассмотрению на заседаниях ЭК Госфонда Росгидромета;
• информировать заинтересованные учреждения и лица о решениях ЭК Госфонда Росгидромета.

6.6 Секретарь ЭК Госфонда Росгидромета обязан:

• оповещать членов ЭК Госфонда Росгидромета о времени проведения заседания комиссии;
• своевременно знакомить членов ЭК Госфонда Росгидромета с материалами, рассматриваемыми на заседании комиссии;
• вести протоколы заседания ЭК Госфонда Росгидромета;
• вести делопроизводство ЭК Госфонда Росгидромета;
• информировать руководителей организаций и учреждений о решениях ЭК Госфонда Росгидромета в части, их касающейся.

7.1 ЭК Госфонда Росгидромета работает по плану, утвержденному руководителем УГМС или госучреждения Росгидромета.

7.2 Заседания ЭК Госфонда Росгидромета созываются по мере необходимости, но не реже двух раз в год.

7.3 Рассматриваемые на ЭК Госфонда Росгидромета документы представляются секретарю ЭК Госфонда Росгидромета за две недели до заседания комиссии.

7.4 Секретарь ЭК Госфонда Росгидромета согласовывает с председателем ЭК план и время проведения заседания комиссии, обеспечивает созыв заседания комиссии. Заседания ЭК Госфонда Росгидромета оформляются протоколом.

7.5 Заседание ЭК Госфонда Росгидромета считается правомочным, если на заседании присутствует более половины ее состава. Решения ЭК Госфонда Росгидромета принимаются по каждому вопросу отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов комиссии.

7.6 Особые мнения членов комиссии отражаются в протоколе заседания ЭК Госфонда Росгидромета. При разделении голосов поровну, спорные вопросы решаются руководством УГМС или госучреждения Росгидромета в пределах установленной компетенции, либо выносятся на рассмотрение ЭПК Госфонда Росгидромета.

7.7 Протокол подписывается председателем и секретарем ЭК Госфонда Росгидромета.

7.8 Работа членов ЭК Госфонда Росгидромета предусматривается в планах работ по месту их основной деятельности.

Библиография

1. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ

2. Федеральный закон «О гидрометеорологической службе» (с изменениями на 2 февраля 2006 года) от 19 июля 1998 года № 113-ФЗ

3. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ

4. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30 декабря 2001 года № 195-ФЗ

5. Положение о создании и ведении Единого государственного фонда данных о состоянии окружающей среды, ее загрязнении (утверждено постановлением Правительства РФ от 21 декабря 1999 года № 1410)

6. Положение о лицензировании деятельности в области гидрометеорологии и смежных с ней областях, а также выполнения работ по активному воздействию на гидрометеорологические и геофизические процессы и явления (утверждено постановлением Правительства РФ от 13 августа 2006 года № 497)

7. Положение о Федеральной службе по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды (с изменениями от 29 мая 2008 года № 404) (утверждено постановлением Правительства РФ от 23 июля 2004 года № 372)

8. Постановление Правительства РФ от 15 ноября 1997 года № 1425 «Об информационных услугах в области гидрометеорологии и мониторинга загрязнения окружающей природной среды» (с изменениями на 28 марта 2008 года)

9. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утверждены приказом Минкультуры РФ от 18 января 2007 года № 19, зарегистрированы в Минюсте РФ 6 марта 2007 года № 9059)

10. Административный регламент Федеральной службы по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды по исполнению государственной функции «Ведение Единого государственного фонда данных о состоянии окружающей среды, ее загрязнения» (утвержден приказом Росгидромета от 24 марта 2008 года № 144, зарегистрирован в Минюсте РФ 23 мая 2008 года № 11742)

------------------------------------------------------------------