РД 153-34.0-01.603-00. Методические указания по организации и ведению фонда нормативных документов в метрологической службе энергопредприятия

(утв. РАО «ЕЭС России» 23.05.2000)

23 мая 2000 года

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ ПО ОРГАНИЗАЦИИ И ВЕДЕНИЮ ФОНДА НОРМАТИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В МЕТРОЛОГИЧЕСКОЙ СЛУЖБЕ ЭНЕРГОПРЕДПРИЯТИЯ

РД 153-34.0-01.603-00

1 декабря 2001 года

Разработано Открытым акционерным обществом «Предприятие по наладке, совершенствованию технологии и эксплуатации электростанций и сетей УралОРГРЭС».

Исполнители: Т. Аминджанов, Л.Я. Поповская.

Утверждено Департаментом стратегии развития и научно-технической политики РАО «ЕЭС России» 23.05.2000. Первый заместитель начальника А.П. Берсенев.

Взамен РД 34.01.603.

Настоящие Методические указания устанавливают порядок:

• создания и ведения фонда нормативных документов (НД) в базовых организациях метрологических служб (БОМС) и метрологических службах (МС) энергопредприятий (далее — фонд МС);
• обеспечения работников МС достоверной информацией о НД;
• обеспечения работников МС документами фонда.

Фонд МС служит первоисточником при решении основных вопросов обеспечения единства и требуемой точности измерений. Актуализация фонда МС является необходимым условием соблюдения метрологических правил и норм.

Фонд МС создается на основании требований ПР 50.2.008-94 [1], РД 34.11.106-95 [5], РД 34.11.113-95 [6], РД 34.11.412-96 [7] и РД 34.11.502-95 [8].

Методические указания предназначены для руководящего персонала МС энергопредприятий, лиц, ответственных за ведение фонда МС, и персонала МС при выполнении основной деятельности.

С выходом настоящих Методических указаний утрачивает силу РД 34.01.603 «Методические указания по организации и ведению фонда нормативно-технических документов в метрологической службе энергоуправления: МУ 34-70-144-86» (М.: СПО Союзтехэнерго, 1987).

1. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТ ПО СОЗДАНИЮ И ВЕДЕНИЮ ФОНДА МС

1.1. Организация работ по созданию и ведению фонда МС возлагается на руководителя МС.

1.2. Работы по ведению фонда МС возлагаются на ответственное лицо, специально назначенное из числа работников МС.

1.3 В обязанности работника, ответственного за ведение фонда МС, входит:

• комплектование и учет документов фонда;
• внесение изменений и дополнений в документы фонда;
• постоянная информация работников МС об изменениях в документах фонда;
• выдача персоналу МС рабочих экземпляров документов.

1.4. Руководитель МС и лицо, ответственное за ведение фонда МС, несут ответственность за его сохранность и актуализацию.

2. СОСТАВ И СТРУКТУРА ФОНДА МС

2.1 В состав фонда МС рекомендуется включать:

• межгосударственные стандарты (ГОСТ);
• государственные стандарты Российской Федерации (ГОСТ Р);
• отраслевые стандарты (ОСТ);
• межгосударственные правила (ПМГ);
• правила по метрологии (ПР 50, ПР 50.2);
• рекомендации по метрологии (МИ);
• руководящие документы РДМУ, РД 50;
• отраслевые руководящие документы (РД 34, РД 153): методические указания, инструкции;
• стандарты предприятия (СТП);
• распорядительные и справочно-информационные документы РАО «ЕЭС России», АО-энерго, энергопредприятия;
• указатели НД и дополнения к ним.

2.2 Фонд МС рекомендуется составлять из следующих структурных частей:

• контрольный фонд;
• рабочий фонд;
• фонд отмененных документов.

2.2.1. Контрольный фонд — совокупность действующих на данный момент документов (каждый в одном экземпляре) с внесенными в них изменениями.

Документы контрольного фонда в длительное пользование не выдаются.

На каждом документе контрольного фонда ставится штамп «Контрольный экземпляр» или делается соответствующая надпись.

2.2.2. Рабочий фонд — совокупность действующих на данный момент документов с внесенными в них изменениями, предназначенных для выдачи в пользование работникам МС.

На все экземпляры рабочего фонда документов ставится штамп «Экз. N...» или делается соответствующая надпись.

Примечание - Для предъявления надзорным органам, при аккредитации (аттестации), для получения лицензий необходимо иметь документы, выпущенные соответствующими издательствами.

2.2.3. Фонд отмененных документов — совокупность отмененных или замененных документов, которые могут быть использованы в справочных целях.

Отмененные документы хранятся отдельно от действующих.

3. СОЗДАНИЕ И ВЕДЕНИЕ ФОНДА МС

3.1 Комплектование фонда МС

Фонд МС комплектуется по заявкам специалистов МС на основании указателей НД и дополнений к ним, перечень которых приведен в Приложении А.

Перечень организаций, занимающихся распространением НД, приведен в Приложении Б.

В Приложении В приведены правила приобретения НД.

3.2 Ведение и учет фонда МС

3.2.1. Контрольный фонд группируется по видам документов в соответствии с пунктом 2.1 настоящих Методических указаний.

Документы каждого вида располагаются в последовательности возрастания их обозначений.

В Приложении Г приведены обозначения, принятые в ОСТ 153-00.0-001-98 [2].

3.2.1.1. Сборники документов расставляются по первому номеру документа. Тематические сборники документов, изданные без указания на обложке номеров документов, расставляются в алфавитном порядке.

3.2.1.2. Расстановка документов должна обеспечивать оперативность их поиска.

3.2.1.3. Каждый документ контрольного фонда МС (в том числе входящий в сборник) подлежит индивидуальному регистрационному учету.

Учет данных о каждом документе ведется на каталожных карточках.

В каталожных карточках указываются:

• обозначение;
• наименование;
• срок действия;
• срок и периодичность проверки;
• сведения об изменениях, поправках;
• сведения об отмене документа (дата, источник);
• сведения о замене документа (дата, обозначение заменяющего документа, источник);
• год выпуска, издательство;
• для документов, выпущенных взамен ранее действующих, указывается обозначение замененного документа;
• для документов, входящих в сборник документов, указывается обозначение первого документа сборника.

Карточки каталожного учета должны быть классифицированы по категориям документов, а внутри категорий — в порядке возрастания номеров обозначений документов.

В связи с расширением сети персональных компьютеров и с большими возможностями ПЭВМ для учета документов вместо каталожных карточек может быть использована автоматизированная система учета документов, позволяющая оперативно получать более полные данные о документах фонда МС.

3.2.2. Документы рабочего фонда и фонда отмененных документов располагаются так же, как документы контрольного фонда, но каталожные карточки по документам этого фонда не составляются.

Рекомендуется на каталожных карточках отмечать общее количество документов, находящихся в контрольном и рабочем фондах.

Каталожные карточки отмененных документов хранятся вместе с карточками действующих.

3.3 Внесение изменений в НД

3.3.1. Внесение в действующие документы фонда МС изменений, дополнений, поправок, сведений о продлении или снятии ограничения срока действия, отмене или замене осуществляется на основании сведений, содержащихся в информационных указателях и получаемых от организаций, занимающихся изданием и распространением НД, предприятий-разработчиков и предприятий — калькодержателей документов.

3.3.2. Изменения вносятся во все экземпляры документов путем вклеивания в корешок первой страницы текста изменения. На обложке документа делается отметка о наличии изменения и его источнике.

Изменения, касающиеся обозначения документов, срока их действия, вносятся на обложку или первую страницу документа с указанием источника изменения.

3.3.3. Сведения об изменениях документа вносятся в соответствующие каталожные карточки.

3.3.4. На обложке аннулированного документа проставляется надпись «Отменен с...», а замененного — «Заменен с...» с указанием обозначения нового документа и источника изменения. Аналогичные данные указываются в каталожных карточках этих документов.

3.3.5. Отмененные документы подлежат изъятию из всех фондов и помещению в фонд отмененных документов в одном экземпляре.

3.3.6. Каталожные карточки отмененных документов не подлежат изъятию из картотеки.

3.4 Хранение НД

Документы хранятся в специальных коробках (папках) или в шкафах.

Для удобства поиска документов на коробках указываются обозначения НД (первого и последнего), в шкафах используются разделители с указанием на них категорий и обозначений документов.

Контрольные экземпляры НД могут храниться в отдельных коробках, на боковой стороне которых указывается «Контрольные экземпляры».

4. ОБЕСПЕЧЕНИЕ РАБОТНИКОВ МС НД И ИНФОРМАЦИЕЙ О НИХ

4.1. Не реже одного раза в квартал информация о поступлении в фонд МС новых НД или изменений к ним, официальных сведений об изменениях к документам, их отмене, замене и т.д. доводится:

• БОМС до сведения МС энергопредприятий;
• МС энергопредприятий до сведения структурных подразделений.

4.2 Выдача в постоянное или временное пользование НД из фонда МС должна регистрироваться в специальном журнале или в карточках абонентов фонда МС (аналогично библиотечному учету).

Согласно РД 34.04.103-97 [4] организация работ по созданию и ведению фонда НД возлагается на подразделение стандартизации АО-энерго. При отсутствии централизованного обеспечения документами через группу (или специалиста) стандартизации либо техническую библиотеку этими вопросами может заниматься МС.

Информационное обслуживание предприятий осуществляют организации — распространители НД (см. Приложение Б) по договорам (абонентное обслуживание) или по разовым запросам.

В территориальных отделах распространения НД и справочно-информационной документации (магазинах стандартов) ИПК Издательства стандартов можно оформить подписку на периодические издания (указатели, ИУС, «Бланк заказа», ИУТУ и т.п.), приобрести стандарты и другие официальные НД, стать на абонементное обслуживание.

Заказ НД и указателей Издательства стандартов осуществляется посредством заполнения и своевременной отправки в территориальный отдел распространения «Бланка заказа» ежемесячного Информационного указателя «Государственные стандарты» (ИУС). Тиражи стандартов печатаются под заявки «Бланка заказа» на проекты новых стандартов, переизданные стандарты и т.д.

При отсутствии заказанных НД в территориальном отделе распространения предприятия могут заказать их копии в том же территориальном отделе или в областном (районном) центре научно-технической информации (ЦНТИ).

Для приобретения указателя и рекомендаций по метрологии (МИ) следует обращаться в Технический Комитет по стандартизации ТК 53 «Основные правила и нормы в области обеспечения единства измерений» (см. Приложение Б), который осуществляет также информационное обслуживание (абонементное или по разовым запросам) о зарегистрированных изменениях в составе метрологических документов.

Обеспечение отраслевой нормативной и справочно-информационной документацией, выпускаемой СПО ОРГРЭС, осуществляется на основании договоров.

Для приобретения руководящих документов, отраслевых стандартов, технических условий электроэнергетики следует заключать договор на информационное обслуживание с АО «Информэнерго», которое снабжает копиями документов, имеющихся в его фонде.

Для приобретения документов, отсутствующих в фондах АО «Информэнерго», следует обращаться в организации, издавшие эти документы.

Сведения об организациях, издавших руководящие документы, содержатся в указателях, выпускаемых СПО ОРГРЭС и АО «Информэнерго».

Для приобретения базы данных автоматизированной системы учета действующих НД по метрологии (АСУ НД) следует заключить договор с АО «УралОРГРЭС», которое предоставляет «Базу данных автоматизированной системы учета действующих нормативных документов по метрологии» на компакт-диске с «Руководством пользователя» и осуществляет сопровождение АСУ НД.

Приложение Г (справочное)

ОБОЗНАЧЕНИЕ НД

В соответствии с ОСТ 153-00.0-001-98 [2] приняты новые обозначения отраслевых НД, утвержденных в 1998 г. и в более поздние сроки.

Обозначение НД состоит из:

• индекса документа — ОСТ, РД;
• кода нормативного документа Минэнерго РФ — 153;
• кода нормативного документа электроэнергетической отрасли — 34.0;
• кода нормативного документа подотрасли:

«Теплоэнергетика» — 34.1;

«Гидроэнергетика» — 34.2;

«Линии электропередачи и подстанции» — 34.3;

• двузначного номера группы по действующему Классификатору отраслевых НД (код группы «Метрология» — 11);
• трехзначного регистрационного номера документа;

Пример обозначения отраслевого руководящего документа по метрологии: РД 153-34.0-11.116-99.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. ПР 50.2.008-94. Порядок аккредитации головных и базовых организаций метрологической службы государственных органов управления Российской Федерации и объединений юридических лиц.

2. ОСТ 153-00.0-001-98. Требования к обозначению нормативных документов и технических условий, порядок их регистрации в топливно-энергетическом комплексе.

3. РД 34.01.602-94. Методические указания по созданию и ведению фонда нормативно-технических документов и информационному обеспечению ими подразделений предприятий (организаций) электроэнергетики. — М.: СПО ОРГРЭС, 1994.