Распоряжение Минтранса России от 06.10.2017 № МС-177-р

«Об утверждении Регламента подготовки и представления материалов к мероприятиям с участием Министра транспорта Российской Федерации»

МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 6 октября 2017 г. № МС-177-р

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА ПОДГОТОВКИ И ПРЕДСТАВЛЕНИЯ МАТЕРИАЛОВ К МЕРОПРИЯТИЯМ С УЧАСТИЕМ МИНИСТРА ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

В целях унификации и повышения качества подготовки материалов к совещаниям, рабочим встречам и другим мероприятиям с участием Министра транспорта Российской Федерации:

1. Утвердить прилагаемый Регламент подготовки и представления материалов к мероприятиям с участием Министра транспорта Российской Федерации.

2. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на статс-секретаря — заместителя Министра транспорта Российской Федерации С.А. Аристова.

РЕГЛАМЕНТ ПОДГОТОВКИ И ПРЕДСТАВЛЕНИЯ МАТЕРИАЛОВ К МЕРОПРИЯТИЯМ С УЧАСТИЕМ МИНИСТРА ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

1. Настоящий Регламент разработан с целью унификации и повышения качества подготовки материалов к мероприятиям с участием Министра транспорта Российской Федерации (далее — Министр). Выполнение требований данного Регламента является обязательным для работников Министерства транспорта Российской Федерации (далее — Министерство), подведомственных Министерству федеральной службы и федеральных агентств, предприятий и учреждений.

2. К мероприятиям с участием Министра относятся следующие:

1. совещания и рабочие встречи, проводимые под руководством Министра, организуемые/созываемые структурными подразделениями Министерства по инициативе Министра или курирующего направление деятельности Министерства заместителя Министра, в том числе выездные;

2. включающие вопросы по направлениям деятельности Министерства совещания, заседания правительственных и президентских комиссий, другие мероприятия, проводимые Президентом Российской Федерации, Председателем Правительства Российской Федерации, заместителями Председателя Правительства Российской Федерации, руководителями Администрации Президента Российской Федерации, министерств и ведомств, иными должностными лицами, в том числе выездные, на которые Министр приглашен в качестве участника;

3. мероприятия международного формата (двух- и многосторонние рабочие встречи, переговоры, заседания комиссий, комитетов), проводимые под руководством Министра, а также международные рабочие встречи на высшем уровне с участием Министра, в том числе выездные;

4. мероприятия, связанные с конгрессно-выставочной деятельностью, в том числе на международном уровне, под руководством или с участием Министра;

5. заседания Правительства Российской Федерации.

3. Структурное подразделение Министерства, определенное ответственным за организацию/созыв мероприятия под руководством Министра или за подготовку к мероприятию с участием Министра (далее — ответственное структурное подразделение), обеспечивает подготовку соответствующих материалов в части своей компетенции, а также свод и обобщение материалов, подготовленных в соответствии с настоящим Регламентом к данному мероприятию другими структурными подразделениями Министерства или подведомственными ему федеральной службой и федеральными агентствами, предприятиями и учреждениями (далее — Соисполнители), если иное не предусмотрено отдельным поручением Министра.

Соисполнители несут ответственность за качество подготовки и своевременность предоставления материалов в части своей компетенции ответственному структурному подразделению.

4. Подготовленный итоговый комплект материалов согласовывается с курирующим направление деятельности Министерства заместителем Министра/директором департамента/помощником или советником Министра (в зависимости от формата мероприятия) и представляется в бумажном и в электронном виде в отдел секретариата Административного департамента Министерства в день, предшествующий дате проведения мероприятия, если иное не предусмотрено отдельным поручением Министра. В случае проведения выездных мероприятий последовательно в нескольких городах/странах материалы ко всем мероприятиям представляются в день, предшествующий дате отъезда Министра из Москвы, если иное не предусмотрено отдельным поручением Министра.

5. В зависимости от формата мероприятия итоговый комплект материалов, представляемый ответственным структурным подразделением в отдел секретариата Административного департамента Министерства, должен включать следующие документы <1>:

---

<1> Все шаблоны (образцы) документов размещены на внутриведомственном портале Министерства в разделе «Документы».

1. перечень материалов

Перечень материалов оформляется согласно приложению № 1 к настоящему Регламенту. В верхнем правом углу первой страницы оставляется место для согласования итогового комплекта материалов, в нижнем левом углу последней страницы перечня материалов указываются фамилия, имя, отчество исполнителя, его номер телефона и наименование ответственного структурного подразделения;

2. список участников

Список участников составляется на основании данных об участниках, подтвердивших свое участие, для мероприятий под руководством Министра — обязательно, а для мероприятий, на которые Министр приглашен в качестве участника, — по возможности. Список участников оформляется:

к внутренним совещаниям и рабочим встречам, а также к совещаниям с участием приглашенных лиц — согласно приложению № 2 к настоящему Регламенту;

к международным рабочим встречам и переговорам — согласно приложению № 3 к настоящему Регламенту.

Фамилии, имена, отчества и должности участников мероприятий указываются полностью, без сокращений и аббревиатур. Имена иностранных участников при необходимости дублируются на английском языке (латиницей);

3. повестка

Повестка должна содержать название мероприятия, указание места, даты, времени его проведения, перечень вопросов для обсуждения, а также фамилии, имена, отчества и должности докладчиков. Повестка совещаний и рабочих встреч оформляется согласно приложению № 4 к настоящему Регламенту.

При проведении совещаний, в ходе которых запланировано обсуждение двух и более вопросов/докладов, повестка может быть оформлена в виде регламента согласно приложению № 5 к настоящему Регламенту;

4. краткая справка к мероприятию/совещанию

Готовится при необходимости, в максимально лаконичной форме. Должна содержать информацию по теме совещания или по вопросам повестки с отражением проблемных моментов и позиции Министерства. Справка готовится на листах формата А4 шрифтом Times New Roman, размер шрифта 14, межстрочный интервал от 1 до 1,3, абзацный отступ 1,25, левое поле — 2 см, остальные поля — 1 см, наименование справки указывается в верхнем правом углу. При оформлении справки на двух и более листах вверху страницы по центру проставляются номера страниц, первая страница не нумеруется.

Краткая справка к мероприятию/совещанию оформляется согласно приложению № 6 к настоящему Регламенту;

5. проект выступления Министра

Готовится ко всем мероприятиям, проводимым под руководством Министра <2>, а также к мероприятиям с участием Министра (внешним мероприятиям), на которых предусмотрено выступление Министра. К проектам выступлений Министра относятся проекты докладов, вступительного и приветственного слова, тезисы выступления и другие публичные речи Министра.

---

<2> Исключением могут быть рабочие встречи Министра в узком составе, носящие неформальный характер.

Требования к оформлению проекта выступления:

шрифт Times New Roman, размер шрифта 18, межстрочный интервал от 1 до 1,3, абзацный отступ 1,25, поля 1 см;

наименование проекта выступления выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру страницы относительно левого и правого полей;

обращение располагается через один межстрочный интервал после наименования проекта выступления и выравнивается по центру страницы относительно левого и правого полей;

основной текст проекта выступления располагается через один межстрочный интервал после обращения и выравнивается по ширине страницы относительно левого и правого полей;

ключевые положения или отдельные фразы в проекте выступления, на которых целесообразно акцентировать внимание, могут быть выделены полужирным шрифтом;

в тексте проекта выступления может быть представлена краткая справочная информация, которая выделяется курсивным шрифтом 16-го размера;

номера станиц проставляются вверху страницы по центру, указывается общее количество страниц (например: Страница 1 из 15), первая страница не нумеруется;

выступление печатается на плотной бумаге (плотность 200 гр/м2) формата А5 <3>.

---

<3> Справочно: для того чтобы перевести проект выступления из формата А4 в формат А5, необходимо совершить следующие действия в MS Word: открыть вкладку «Размер бумаги» в разделе «Параметры страницы» и поменять размер бумаги на А5; открыть вкладку «Поля» в разделе «Параметры страницы» и установить необходимые поля; выделить весь текст (Ctrl+A), перейти в раздел «Шрифты» и установить необходимый размер шрифта (18); добавить нумерацию страниц (например: Страница 1 из 15).

Проект выступления Министра оформляется согласно приложению № 7 к настоящему Регламенту;

6. презентация к выступлению

Готовится при необходимости, в максимально лаконичной форме на слайдах с белым фоном. Кроме презентации к выступлению готовится слайд с названием мероприятия (заставочный слайд на синем фоне). Формат презентации определяется исходя из технических требований места где будет показываться презентация (формат 16:9 или 3:4). К мероприятиям международного формата готовятся презентации на английском языке.

Требования к оформлению презентации к выступлению:

презентация должна содержать основные сведения по тематике выступления, иметь доступные для восприятия, четкие формулировки, не допускающие двусмысленности трактовок;

презентация не должна содержать объемных текстов и больших таблиц с данными, быть перегружена многочисленными иллюстрациями;

оптимальный объем презентации составляет 10 — 20 страниц, ее показ должен занимать не более 20 минут, при необходимости готовятся приложения и/или дополнительные материалы;

структура презентации должна отражать связь между выдвигаемыми инициативами, предлагаемыми действиями и стратегией развития транспорта, отраслевого направления, и лучшей международной практикой, должна быть учтена связь между фактически достигнутыми результатами и предлагаемыми инициативами (новыми проектами, инновационными решениями);

шрифт презентации Arial (размер шрифта заголовков — 22, полужирный; текст — 18, комментарии — 14.);

иллюстративные и видеоматериалы в презентации должны быть высокого разрешения;

таблицы и графики в презентации должны быть выполнены в едином стиле.

Презентация к выступлению оформляется согласно приложению № 8 к настоящему Регламенту;

7. справочные материалы

Могут быть представлены к мероприятиям любого формата и содержать дополнительную информацию по темам обсуждения, статистические данные, а также отражать позиции заинтересованных организаций. Справочные материалы готовятся на листах формата А4 шрифтом Times New Roman, размер шрифта 14, межстрочный интервал от 1 до 1,3, абзацный отступ 1,25, левое поле — 2 см, остальные поля — 1 см или на листах формата А3 с размером шрифта 12 (для таблиц), наименование справки в верхнем правом углу обязательно. Копии документов должны легко читаться.

При определении объема справочного материала необходимо учитывать формат мероприятия и степень предварительной проработки вопроса.

В справочные материалы, как правило, не включаются ответы на запросы Министерства из переписки с организациями. При необходимости позиции организаций излагаются тезисно в отдельном справочном документе со ссылками на реквизиты источников;

8. биографическая справка

Готовится к мероприятиям международного формата, а также к рабочим встречам Министра с руководителями субъектов Российской Федерации и с иными высшими должностными лицами. Должна содержать общие биографические данные, может отражать информацию о личных интересах и увлечениях, а также информацию об особом мнении собеседника по тем или иным вопросам. Биографическая справка готовится на листах формата А4 шрифтом Times New Roman, размер шрифта 14, межстрочный интервал от 1 до 1,3, абзацный отступ 1,25, левое поле — 2 см, остальные поля — 1 см.

Биографическая справка оформляется согласно приложению № 9 к настоящему Регламенту;

9. программа рабочей поездки Министра

Программы рабочих поездок Министра по территории Российской Федерации с целью посещения объектов транспортной инфраструктуры, проведения отраслевых совещаний, участия в торжественных мероприятиях по случаю отраслевых дат, форумах, выставках и т.д. прорабатываются отделом протокола Административного департамента совместно со структурными подразделениями Министерства во взаимодействии с органами государственной власти субъектов Российской Федерации и заинтересованными организациями.

Предварительный проект программы, подготовленный ответственным структурным подразделением по итогам совещаний и обсуждений у Министра, передается в отдел протокола Административного департамента Министерства для последующего оформления и дополнения.

Программы участия Министра в мероприятиях, проводимых за рубежом, а также в мероприятиях международного уровня, проводимых на территории Российской Федерации, прорабатываются отделом протокола Административного департамента Министерства совместно с Департаментом международного сотрудничества Министерства.

Программы поездок Министра по территории Российской Федерации и за рубеж в рамках рабочих мероприятий Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, заместителей Председателя Правительства Российской Федерации прорабатываются отделом протокола Административного департамента Министерства с учетом информации, полученной из Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации.

Программа рабочей поездки оформляется согласно приложению № 10 к настоящему Регламенту.

6. Материалы в бумажном виде помещаются в папку установленного образца <4>, размер которой не должен значительно превышать объема подготовленных материалов.

---

<4> Наличие папки установленного образца уточнять в отделе секретариата Административного департамента.

Требования к оформлению папки с материалами:

в соответствии с перечнем материалы должны быть отделены друг от друга специальными разделителями;

содержимое папки должно быть распечатано на цветном принтере с высоким качеством печати или в типографии Министерства;

недопустимо помещение листов внутри папки в файлы;

в правом нижнем углу лицевой стороны папки размещается специальная наклейка, в которую вкладывается табличка с наименованием материалов, оформленная согласно приложению № 11 к настоящему Регламенту.

7. Материалы в электронном виде представляются в форматах doc, docs, xls, xlsx, pdf, ppt, pptx. Другие форматы недопустимы.

8. Сформированные по образцу, представленному в приложении № 12 к настоящему Регламенту, материалы в электронном виде помещаются в единую папку (за исключением документов с пометкой «Для служебного пользования»), файлам присваиваются краткие названия и порядковые номера в соответствии с перечнем материалов, и они отправляются на электронную почту отдела секретариата Административного департамента Министерства (0101@mintrans.ru) для дальнейшей пересылки Министру. В графе электронного сообщения «Тема» указывается, к какому мероприятию подготовлены материалы (например: Материалы к совещанию по транспортной безопасности). Документы с пометкой «Для служебного пользования» передаются в отдел секретариата Административного департамента в распечатанном виде. В случае внесения значительных изменений в содержание материалов после отправления — отправляется заново полностью весь комплект материалов. Отдельные наиболее объемные или широкоформатные документы (например, таблицы формата А3) могут быть представлены только в распечатанном виде.

9. Должностные лица, ответственные за подготовку материалов к мероприятиям с участием Министра, несут персональную ответственность за качество подготовки и своевременное представление материалов.

Приложение № 1 к Регламенту подготовки и представления материалов к мероприятиям с участием Министра транспорта Российской Федерации

Образец

СОГЛАСОВАНО Статс-секретарь — заместитель Министра транспорта Российской Федерации _______________ С.А. Аристов «___» ______________ 2017 г.

МАТЕРИАЛЫ

к совещанию (тема совещания полностью) под председательством Министра транспорта Российской Федерации М.Ю. Соколова

1 августа 2017 года (вторник) Минтранс России, зал Коллегии Начало в 10.30

1. Список участников.

2. Повестка совещания.

3. Регламент совещания.

4. Краткая справка к совещанию.

5. Проект приветственного слова.

6. Презентация к выступлению.

7. Справочные материалы.

7.1 Справка (краткое наименование справки).

7.2 Справка (краткое наименование справки).

8. Биографическая справка.

Ф.И.О.

8(499)495-00-00, доб. 00-00, структурное подразделение (сокращенно)

Приложение № 2 к Регламенту подготовки и представления материалов к мероприятиям с участием Министра транспорта Российской Федерации

Образец

СПИСОК

участников совещания (тема совещания полностью) под председательством Министра транспорта Российской Федерации М.Ю. Соколова

1 августа 2017 года (вторник)

			Минтранс России Зал Коллегии Начало в 10.30
Наименование организации (полностью)
1.	ФАМИЛИЯ Имя Отчество	-	должность (полностью)
2.	ФАМИЛИЯ Имя Отчество	-	должность (полностью)
Наименование организации (полностью)
3.	ФАМИЛИЯ Имя Отчество	-	должность (полностью)
4.	ФАМИЛИЯ Имя Отчество	-	должность (полностью)
Наименование организации (полностью)
5.	ФАМИЛИЯ Имя Отчество	-	должность (полностью)
6.	ФАМИЛИЯ Имя Отчество	-	должность (полностью)

			Минтранс России Зеленая гостиная Начало в 10.30
Иностранная делегация
1.	ФАМИЛИЯ Имя Отчество (FULL NAME)	-	должность (полностью)
2.	ФАМИЛИЯ Имя Отчество (FULL NAME)	-	должность (полностью)
Российская делегация
3.	ФАМИЛИЯ Имя Отчество	-	должность (полностью)
4.	ФАМИЛИЯ Имя Отчество	-	должность (полностью)

1 августа 2017 года (вторник)

		Минтранс России Зал Коллегии Начало в 10.30
1.	Об итогах работы Министерства транспорта Российской Федерации в 2017 году.
	Докладчики: Фамилия, имя, отчество — должность (полностью) Фамилия, имя, отчество — должность (полностью)
2.	О плане работы Министерства транспорта Российской Федерации в 2018 году.
	Докладчики: Фамилия, имя, отчество — должность (полностью) Фамилия, имя, отчество — должность (полностью)
3.	Разное.

(вторник)

		Минтранс России Зал Коллегии Начало в 10.30
10.30	Вступительное слово	-	Фамилия, имя, отчество — должность
10.35	Доклады по вопросу «Об итогах работы Министерства транспорта Российской Федерации в 2017 году»	-	Фамилия, имя, отчество — должность (10 минут)
10.45		-	Фамилия, имя, отчество — должность (5 минут)
10.50		-	Фамилия, имя, отчество — должность (5 минут)
10.55	Обсуждение
11.15	Доклады по вопросу «О плане работы Министерства транспорта Российской Федерации в 2018 году»	-	Фамилия, имя, отчество — должность (10 минут)
11.25		-	Фамилия, имя, отчество — должность (5 минут)
11.30		-	Фамилия, имя, отчество — должность (5 минут)
11.35	Обсуждение
11.50	Заключительное слово	-	Фамилия, имя, отчество — должность (10 минут)
12.00	Завершение мероприятия

                                             К     заседанию    Российского
                                             организационного      комитета
                                             "Победа".  О работе  Минтранса
                                             России     по       подготовке
                                             к    празднованию     70-летия

                                         Победы в Великой Отечественной
                                         войне 1941 - 1945 гг.
                                         ______________________________
                                         1 августа 2017 г.

В Минтрансе России с 2004 года сформирован и активно работает Координационный совет ветеранских организаций при Министерстве транспорта Российской Федерации. Совет включает в себя десять ветеранских организаций транспортного комплекса, которые охватывают более 3 тыс. ветеранов войн и труда из числа бывших работников центральных аппаратов министерств и ведомств всех отраслей транспорта, а также военных сообщений. Кроме того, в рамках Совета рассматриваются вопросы общероссийских ветеранских организаций. Крупнейшей из них является ветеранская организация «Центральный совет общероссийской общественной организации ветеранов (пенсионеров) войны и труда железнодорожного транспорта России», насчитывающая 710 тыс. человек.

Председатель Координационного совета — статс-секретарь — заместитель Министра С.А. Аристов.

Работа Совета осуществляется по годовому Плану, который утверждает Министр. Аналогичные планы утверждают руководители федеральной службы и федеральных агентств. Вопросам военно-патриотической работы уделяется первостепенное внимание. При этом тема социальной поддержки ветеранов также не остается без внимания.

ДОКЛАД Министра транспорта Российской Федерации М.Ю. Соколова на заседании президиума Государственного совета Российской Федерации по вопросу «О развитии внутренних водных путей Российской Федерации»
Слайд 1 (титул) Уважаемые члены президиума Государственного совета Российской Федерации!
Слайд 2 (безопасность судоходства) Пять лет назад в Татарстане произошла катастрофа с пассажирским судном «Булгария», в результате которой погибли люди. Нами были сделаны необходимые выводы с целью предотвращения повторения подобного на внутренних водных путях

Страница 2 из 3

России. В законодательство внесены изменения, в соответствии с которыми созданы администрации бассейнов внутренних водных путей; учрежден институт капитанов бассейнов внутренних водных путей, персонально отвечающих за безопасность судоходства в соответствующих бассейнах. Введена система управления безопасностью (СУБ) судоходных компаний и отдельно каждого судна. Справочно: Посредством СУБ создаются механизмы непрерывного взаимодействия берегового персонала судовладельца с судовым экипажем в повседневной деятельности судна и, что наиболее важно, в критических ситуациях. СУБ также способствует содержанию судовых механизмов и оборудования в исправном состоянии. На соответствие требованиям по СУБ освидетельствовано 1126 судовладельцев.

Страница 3 из 3
Росморречфлотом проводится аттестация капитанов пассажирских судов, нефтяных танкеров, судов, осуществляющих перевозки опасных грузов. Аттестовано более 1100 капитанов, что позволило не допускать к управлению судами неподготовленных специалистов. Указанные меры привели к существенному повышению безопасности судоходства и снижению его аварийности. Слайд 3 (заключение) Спасибо за внимание!

Родился 20 августа 1951 г. В 1975 г. окончил Московский авиационный институт им. Серго Орджоникидзе, а в 1986 г. — Всесоюзную ордена Дружбы народов академию внешней торговли.

В 1978 г. Ю.П. Стеценко начал работать в системе внешнеэкономических связей Министерства внешней торговли СССР. Занимал ответственные должности во Внешнеэкономическом объединении «Машиноимпорт», Внешнеэкономическом объединении «Электроноргтехника» и Внешнеэкономическом объединении «Автопромимпорт».

В 1990-х годах работал в Администрации Президента Российской Федерации.

В мае 2005 г. распоряжением Правительства Российской Федерации Ю.П. Стеценко был назначен Торговым представителем Российской Федерации в Австрийской Республике и находился на этой должности до 2009 года.

С 2009 по 2011 г. Ю.П. Стеценко работал директором Департамента Европы Министерства экономического развития Российской Федерации.

С 2011 по 2015 г. Ю.П. Стеценко являлся Торговым представителем Российской Федерации в Австрийской Республике.

С августа 2015 г. Ю.П. Стеценко назначен на пост Торгового представителя Российской Федерации в Федеративной Республике Германия.

Юрий Петрович Стеценко имеет ученое звание профессора. Женат, имеет двух сыновей, двух внучек и внука.

6.30	-	Сбор в зале вылета Международного аэропорта «Внуково», терминал «А»
		Провожает: Кленов Михаил Владимирович — начальник отдела протокола Административного департамента.
7.30 <*>	-	Вылет из Международного аэропорта «Внуково» рейсом авиакомпании «Россия» в Анапу (Boeing 737-800)
		Сопровождают: Старовойт Роман Владимирович — руководитель Федерального дорожного агентства; Миронов Иван Викторович — помощник Министра.
9.40	-	Прилет в Международный аэропорт «Анапа» (Витязево)
		Встречают: Новиков Роман Витальевич — начальник ФКУ «Управление федеральных автомобильных дорог „Тамань“; Томчаковский Владимир Адамович — управляющий директор Международного аэропорта „Анапа“ (Витязево).»
10.00	-	Переезд к месту строительства транспортного перехода через Керченский пролив остров Тузла
12.40	-	Осмотр строительства транспортного перехода
13.20	-	Переезд в здание администрации города Керчи г. Керчь, ул. Кирова, д. 17
13.30	-	Коллегия Министерства транспорта Российской Федерации Большой зал
16.30	-	Переезд к Мемориалу воинской славы и памяти павших в борьбе с немецко-фашистскими захватчиками г. Керчь, гора Митридат
16.45	-	Возложение венка к Мемориалу воинской славы и памяти павших в борьбе с немецко-фашистскими захватчиками. Фотографирование. Спуск по лестнице с горы Митридат
18.20	-	Переезд в Международный аэропорт «Анапа» (Витязево)
20.40	-	Прибытие в Международный аэропорт «Анапа» (Витязево)
21.30 <*>	-	Вылет из Анапы рейсом авиакомпании «Россия» в Москву (Boeing 737-800)
23.40	-	Прилет в Международный аэропорт Внуково

---

<*> Время в полете — 2 часа 10 минут.

	Материалы к совещанию (тема совещания кратко)
	1 августа 2017 года Минтранс России, зал Коллегии Начало в 10.30

---