Распоряжение Минтранса России от 10.08.2017 № МС-146-р
Актуально на 05.11.2026.
Как цитировать: Распоряжение Минтранса России от 10.08.2017 N МС-146-р. МС-146-р. 10.08.2017. https://bukva.ai/docs/rasporyazhenie-ms-146-r-2017
«Об утверждении Регламента использования Облачной системы электронного документооборота (ОСЭД) при организации делопроизводства Министерства транспорта Российской Федерации»
МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 10 августа 2017 г. № МС-146-р
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ОБЛАЧНОЙ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА (ОСЭД) ПРИ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА МИНИСТЕРСТВА ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
В целях документационного обеспечения деятельности Министерства транспорта Российской Федерации с использованием ОСЭД:
1. Утвердить прилагаемый Регламент использования Облачной системы электронного документооборота (ОСЭД) при организации делопроизводства Министерства транспорта Российской Федерации.
2. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на статс-секретаря — заместителя Министра транспорта Российской Федерации С.А. Аристова.
РЕГЛАМЕНТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ОБЛАЧНОЙ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА (ОСЭД) ПРИ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА МИНИСТЕРСТВА ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
I. Общие положения
1.1. Действие настоящего Регламента использования Облачной системы электронного документооборота (ОСЭД) при организации делопроизводства Министерства транспорта Российской Федерации (далее — Регламент) распространяется на всех участников электронного документооборота, подключенных к ОСЭД.
1.2. Настоящий Регламент регулирует процесс работы в ОСЭД в соответствии с Инструкцией по делопроизводству Министерства транспорта Российской Федерации, утвержденной приказом Минтранса России от 10 марта 2011 г. № 77 (далее — Инструкция), включая обработку документов, регистрацию входящих, исходящих и внутренних, распорядительных документов, обращений граждан и организаций, обмен документами в электронном виде, контроль исполнения и т.д.
1.3. Документы в электронном виде создаются, обрабатываются и хранятся в ОСЭД.
1.4. Пользователи ОСЭД обязаны ознакомиться с руководством пользователя ОСЭД, иметь навыки работы в ОСЭД и соблюдать настоящий Регламент.
II. Применение терминов, их определения и сокращения
ОСЭД — Облачная система электронного документооборота Министерства транспорта Российской Федерации (далее — Министерство) — автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание документов в электронном виде и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;
мобильный офис — мобильное приложение, модуль управления документами ОСЭД, используемый для рассмотрения документов в электронном виде на мобильных устройствах руководителей Министерства;
электронный документооборот — документооборот с применением информационной системы;
документ в электронном виде — информация в электронной форме, подписанная электронной подписью <1>, оформленная по общим правилам делопроизводства и имеющая реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе;
электронная копия документа — копия документа, созданная в электронной форме;
бумажная копия документа в электронном виде — документ, полученный посредством распечатки документа в электронном виде, при необходимости заверенный лицом, обладающим полномочиями на заверение документов в электронном виде;
РК — регистрационная карточка документа — экранная форма, в графах которой содержится вся информация по документу: атрибуты документа (метаданные), содержательная часть документа, данные о движении и исполнении документа (направления и резолюции);
МЭДО — система межведомственного электронного документооборота — федеральная информационная система, предназначенная для организации взаимодействия систем электронного документооборота участников межведомственного электронного документооборота;
электронная подпись (ЭП) — подпись посредством использования кодов, паролей или иных средств, подтверждающая факт формирования электронной подписи определенным лицом.
<1> Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Иные понятия, используемые в настоящем Регламенте, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.
III. Общие правила подготовки и передачи документов с использованием ОСЭД
3.1. В процессе подготовки документов в ОСЭД должны соблюдаться общие требования к оформлению служебных документов и настоящий Регламент.
3.2. В ОСЭД создаются, обрабатываются, хранятся документы (электронные копии документов), составляющие бумажный и электронный документооборот.
3.3. Документ в электронном виде должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.
3.4. Для документов, имеющих гриф ограничения доступа, содержащих персональные данные или иную информацию, предполагающую ограниченный доступ, в ОСЭД заполняется РК документа с регистрационными данными и ставится пометка «ДСП», при этом электронная копия документа к РК не прикрепляется. Информация о движении и исполнении документа вносится в РК документа в соответствии с резолюциями на бумажном носителе.
3.5. При обмене документами в электронном виде участникам электронного документооборота поступает на рассмотрение (согласование, подписание) РК с прикрепленным документом в электронном виде, подписанным ЭП, или отсканированной электронной копией документа.
3.6. Документы в электронном виде создаются в ОСЭД с использованием ЭП. Электронной подписью обладают должностные лица, которые имеют право подписи.
3.7. Если документ в электронном виде, подписанный ЭП, должен быть оформлен на бумажном носителе, то он распечатывается и передается на подпись. Лицо, передающее документ на подпись, проверяет идентичность документа в электронном виде и аналога на бумажном носителе и для подтверждения соответствия бумажного экземпляра документу в электронном виде при необходимости распечатывает лист согласования, в котором указано использование ЭП.
3.8. Документы в электронном виде группируются в ОСЭД в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.
3.9. Документы в ОСЭД в электронном виде после их исполнения подлежат хранению в течение сроков, предусмотренных в номенклатуре дел. Хранение документов в электронном виде должно сопровождаться хранением соответствующих сертификатов ключей ЭП и программного обеспечения, обеспечивающего возможность проверки ЭП.
IV. Экспедиционная обработка и сканирование входящих документов и обращений граждан на бумажных носителях
4.1. Все документы и обращения граждан на бумажных носителях, доставленные в Министерство ФГУП «Почта России», фельдсвязью, курьерами, поступают в экспедицию отдела документационного обеспечения Административного департамента Министерства (далее — ОДО), где сканируются в целях последующего прикрепления электронных копий к РК.
4.2. Документы, имеющие гриф ограничения доступа, приложения нестандартных размеров, сброшюрованные, а также наградные, визовые и т.п. направляются в ОДО для регистрации в ОСЭД без сканирования.
4.3. Обращения граждан, адресованные Министру транспорта Российской Федерации, в Министерство (без указания должностного лица), без сканирования помещаются работниками экспедиции в ячейку контрольного отдела Административного департамента Министерства, откуда обращения забираются для регистрации в ОСЭД, последующего рассмотрения и доведения по принадлежности.
4.4. Обращения граждан, адресованные заместителям Министра транспорта Российской Федерации, сканируются работниками экспедиции в папку «Заместителям Министра» и передаются регистраторам ОДО.
V. Работа с правительственными и неправительственными документами, адресованными Министру транспорта Российской Федерации и в Министерство (без указания должностного лица)
5.1. Электронные копии отсканированных в экспедиции документов на бумажных носителях, адресованных Министру транспорта Российской Федерации, в Министерство (без указания должностного лица), помещенные работниками экспедиции в соответствующие папки, регистрируются в ОСЭД работниками ОДО.
5.2. Пакеты с правительственными документами, доставленные фельдсвязью непосредственно в ОДО, вскрываются, после чего документы сканируются и регистрируются в ОСЭД. На полученный оригинал документа на бумажном носителе проставляется регистрационный номер.
5.3. Документы, поступившие в ОСЭД по каналам МЭДО, регистрируются работниками ОДО непосредственно из системы.
При получении бумажного оригинала документа работник ОДО формирует в ОСЭД РК входящего документа. В РК указываются реквизиты документа, ссылки на связанные документы, выполняется регистрация документа в ОСЭД. Некоторые поля РК заполняются путем выбора значений из справочников, а остальные поля — вручную (с клавиатуры). Осуществляется проверка на повторность: если обращение повторное, то в РК указывается связка с первичным обращением.
Регистрация бумажных оригиналов включает в себя создание электронных копий документов, их прикрепление к РК. На бумажном оригинале проставляется регистрационный штамп с указанием даты и входящего регистрационного номера документа. Если документ получен по электронной почте, электронная копия документа из электронного письма распечатывается и обрабатывается как обращение, поступившее на бумажном носителе, при наличии вложенного файла в электронном сообщении файл также прикрепляется к РК.
5.4. Дальнейшее движение документов происходит путем создания «направлений» и «резолюций». Зарегистрированные в ОСЭД документы при передаче их из одного структурного подразделения Министерства в другое повторно не регистрируются.
5.4.1. После регистрации документы, адресованные Министру транспорта Российской Федерации, в электронном виде направляются советнику ОДО, который готовит проекты указаний по их исполнению и направляет на мобильный офис Министра транспорта Российской Федерации либо в контрольный отдел (для документов, требующих контроля). Из контрольного отдела документ направляется на мобильный офис Министра транспорта Российской Федерации. При необходимости проекты указаний Министра транспорта Российской Федерации по исполнению документов согласовываются в рабочем порядке с заместителем директора Административного департамента Министерства, курирующим делопроизводство.
5.4.2. После утверждения резолюции Министром транспорта Российской Федерации документы в электронном виде с указаниями по их исполнению направляются на мобильные офисы и автоматизированные рабочие места (далее — АРМ) перечисленных в резолюции заместителей Министра транспорта Российской Федерации, директоров департаментов Министерства, помощников и советников Министра транспорта Российской Федерации, а также других пользователей ОСЭД, указанных в резолюции.
5.4.3. При необходимости работники контрольного отдела Административного департамента Министерства рассматривают пришедшие от Министра транспорта Российской Федерации документы и корректируют контрольные сроки (контроль исполнителям). При закрытии вкладки «контроль» документы в электронном виде с установленными контрольными сроками (с внесенными изменениями) попадают на мобильные устройства (АРМ) руководителей (пользователей ОСЭД), перечисленных в указаниях Министра транспорта Российской Федерации по исполнению документов.
5.4.4. Адресованные Министру транспорта Российской Федерации и в Министерство (без указания должностного лица) документы, не требующие личного рассмотрения Министром транспорта Российской Федерации, после регистрации в ОДО и подготовки советниками ОДО проектов указаний по их исполнению направляются при необходимости в контрольный отдел, затем на мобильный офис директора Административного департамента Министерства и после подписания указаний автоматически рассылаются по принадлежности на мобильные офисы (АРМ) перечисленных в резолюции заместителей Министра транспорта Российской Федерации, директоров департаментов, помощников и советников Министра транспорта Российской Федерации, а также других пользователей ОСЭД, указанных в резолюции.
VI. Работа с правительственными и неправительственными документами, обращениями граждан, адресованными заместителям Министра транспорта Российской Федерации
6.1. Электронные копии отсканированных в экспедиции документов, адресованных заместителям Министра транспорта Российской Федерации, помещенные работниками экспедиции в соответствующую папку, регистрируются в ОСЭД работниками ОДО.
6.2. Документы, поступившие по каналам МЭДО, регистрируются работниками ОДО непосредственно из ОСЭД.
6.3. При получении бумажного оригинала документа работник ОДО в ОСЭД формирует РК входящего документа, в которой указываются реквизиты документа, ссылки на связанные документы, выполняется регистрация документа в ОСЭД. Некоторые поля РК заполняются путем выбора значений из справочников, а остальные поля заполняются вручную (с клавиатуры). Осуществляется проверка на повторность; если обращение повторное, то в РК указывается связка с первичным обращением.
Регистрация бумажных оригиналов включает в себя создание электронных копий документов и прикрепление их к РК. На бумажном оригинале проставляется регистрационный штамп с указанием даты и входящего регистрационного номера документа.
6.4. Дальнейшее движение документов происходит путем создания «направлений» и «резолюций».
VII. Работа с отдельными видами документов
7.1 Работа с наградными документами
7.1.1. Наградные документы, поступившие в Министерство, в экспедиции после первичной обработки без сканирования помещаются в ячейку отдела наград Административного департамента Министерства.
Раз в сутки наградные документы по реестру передаются на регистрацию в ОДО.
7.1.2. При регистрации сканируются и прикрепляются к РК только сопроводительные письма. На оригиналах документов на бумажных носителях проставляются регистрационные номера.
7.1.3. Зарегистрированные оригиналы наградных документов после подготовки проектов указаний по их исполнению направляются директору Административного департамента Министерства и после подписания указаний по исполнению документов — в группу переадресации ОДО. Далее документы с указаниями по их исполнению направляются в экспедицию и затем — в отдел наград. Оригиналы наградных документов хранятся в отделе наград до сдачи в архив Министерства.
7.2 Работа с конфиденциальными документами
7.2.1. Конфиденциальные документы на бумажных носителях, адресованные Министру транспорта Российской Федерации, заместителям Министра транспорта Российской Федерации, в Министерство (без указания должностного лица), в экспедиции после первичной обработки и сортировки без сканирования под роспись в книге учета передаются регистраторам ОДО.
7.2.2. При регистрации документ не сканируется, заполняется РК документа, на оригинале документа проставляется регистрационный номер.
7.2.3. Оригиналы конфиденциальных документов на бумажных носителях направляются советникам ОДО (работникам секретариатов заместителей Министра транспорта Российской Федерации) для подготовки проектов указаний по их исполнению и затем — Министру транспорта Российской Федерации или заместителям Министра транспорта Российской Федерации.
7.2.4. После утверждения проектов резолюций Министром транспорта Российской Федерации документы при необходимости ставятся на контроль. Копирование конфиденциальных документов согласно указаниям Министра транспорта Российской Федерации по их исполнению осуществляет группа переадресации ОДО, которая рассылает оригиналы (головным исполнителям) и копии (соисполнителям и для сведения) через экспедицию.
7.3 Работа с документами, имеющими приложения нестандартных размеров (в т.ч. брошюры, книги)
7.3.1. Документы, имеющие приложения нестандартных размеров (в т.ч. брошюры, книги), адресованные Министру транспорта Российской Федерации, заместителям Министра транспорта Российской Федерации, в Министерство (без указания должностного лица), после первичной обработки работниками экспедиции без сканирования направляются на регистрацию в ОДО.
7.3.2. При регистрации сканируются и прикрепляются к РК только сопроводительные письма. В РК документов устанавливаются отметки «Для передачи вручную». На оригиналах документов на бумажных носителях проставляются регистрационные номера.
7.3.3. Оригиналы сопроводительных писем с приложениями вместе с указаниями по исполнению документа направляются через группу переадресации ОДО и экспедицию только головному исполнителю.
7.4. Работа с оригиналами финансовых документов, оригиналами документов, поступивших в Министерство для подписания или визирования
7.4.1. Оригиналы финансовых документов, а также оригиналы документов, поступивших в Министерство для подписания или визирования, после первичной обработки работниками экспедиции без сканирования направляются на регистрацию в ОДО.
7.4.2. При регистрации документы сканируются, заполняются РК документов, на оригиналах документов проставляются регистрационные номера и делаются копии документов с нанесенными регистрационными номерами.
7.4.3. Оригиналы финансовых документов, а также оригиналы документов, поступивших в Министерство для подписания или визирования, направляются через группу переадресации ОДО и экспедицию только головному исполнителю.
VIII. Работа с документами, адресованными в департамент, директору департамента, начальнику Специального отдела
8.1. Если руководители структурных подразделений Министерства указаны в РК документов в качестве адресатов или в утвержденных резолюциях исполнителями (головными или соисполнителями), документы поступают по ОСЭД непосредственно им либо должностным лицам, их замещающим (в приемные руководителей, помощникам руководителя), — в зависимости от индивидуальных настроек в ОСЭД.
8.2. Поступившие в Министерство документы на бумажных носителях, адресованные директорам департаментов (начальнику Специального отдела) и в департаменты (Специальный отдел), сканируются и регистрируются в департаментах (Специальном отделе). Поступившие (в т.ч. по каналам МЭДО) в Министерство документы в электронном виде, адресованные директорам департаментов и в департаменты (начальнику Специального отдела, в Специальный отдел), регистрируются в департаментах (Специальном отделе) без сканирования.
8.3. Порядок работы (в т.ч. сканирование, регистрация, доведение до исполнителей) с документами, адресованными в департамент, имеющими отметку о конфиденциальности, приложения нестандартных размеров, с брошюрами, книгами, оригиналами финансовых документов, оригиналами документов, поступивших в Министерство для подписания и визирования, аналогичен порядку, изложенному в главе VII настоящего Регламента.
8.4. В каждом департаменте (Специальном отделе) Министерства должны быть определены работники, ответственные за регистрацию входящих документов в ОСЭД.
IX. Работа с проектами документов
9.1. Проекты документов готовятся исполнителями в структурных подразделениях Министерства для последующего согласования и подписания в соответствии с требованиями Инструкции.
9.2. Проекты документов, которые создаются, обрабатываются и хранятся в ОСЭД, проходят согласование в электронном виде.
9.2.1. Исполнитель документа заполняет РК документа (в т.ч. ссылки на связанные документы) и электронный лист согласования, указывая перечень согласующих лиц, срок согласования, режим согласования: параллельный, последовательный, комбинированный. При необходимости изложения оснований, причин и целей разработки документа исполнитель формирует комментарий к согласованию непосредственно в РК документа (в специальном поле «Комментарии» электронного листа согласования) либо в виде пояснительной записки, которая прикрепляется отдельным файлом к РК проекта документа.
9.2.2. Проект документа автоматически направляется участникам согласования в соответствии с выбранным режимом согласования:
при параллельном согласовании проект документа направляется одновременно всем участникам согласования; процесс согласования завершается после того, как все участники согласования поставят на нем свою визу, либо досрочно — исполнителем;
при последовательном согласовании проект направляется участникам согласования по очереди; после того как участник ставит на проекте свою визу, проект направляется следующему участнику и т.д.; в этом случае срок указывается не для согласования в целом, а для каждого участника согласования (число дней, которые отводятся ему для того, чтобы ознакомиться с проектом и поставить визу);
при комбинированном согласовании применим тот же порядок, что и при последовательном согласовании, но при этом подразумевается, что на каждой стадии согласования может быть один участник или группа.
9.2.3. Проект документа в ОСЭД после отправки на согласование автоматически поступает лицам, указанным в электронном листе согласования, в соответствии с выбранным исполнителем документа режимом согласования.
9.2.4. Если для участника согласования в ОСЭД указаны замещающие лица, параллельно документ поступает замещающему лицу. Согласующий принимает решение по документу («Согласовано» или «Замечания»).
9.2.5. Если согласующим выбрано решение «Замечания», согласующий в обязательном порядке должен внести к своему решению комментарий, который будет отражен в листе согласования в ОСЭД.
9.2.6. Если замечания по документу предполагают внесение изменений непосредственно в текст документа, согласующий может скачать файл документа из РК, в котором сможет вносить изменения с последующим прикреплением к комментариям. Для визуального отображения изменений должен использоваться режим правки MS Word.
9.2.7. Согласующий (или замещающее его лицо) в ОСЭД имеет возможность до вынесения решения направить проект документа на дополнительное согласование (получение дополнительных виз). Лист дополнительного согласования может включать одно и более согласующих лиц.
9.2.8. Для дополнительного электронного листа согласования применяется тот же порядок работы. Дополнительное согласование должно быть завершено в тот же срок, что и основное согласование.
9.2.9. Руководитель, уполномоченный на право подписи, подписывает и согласовывает документ ЭП.
9.2.10. Если по проекту документа была поставлена хотя бы одна виза «Не согласовано», документ автоматически возвращается исполнителю, инициировавшему согласование в ОСЭД, на доработку. Исполнитель документа готовит новую версию документа, прикрепляет ее к той же РК документа в ОСЭД и отправляет на согласование по тому же листу согласования.
9.3. Если по проекту документа получены все визы «Согласовано», документ автоматически направляется по ОСЭД на подпись.
9.4. Если требуется собственноручная подпись документа, то при формировании электронного листа согласования исполнитель проставляет соответствующую пометку.
X. Работа с докладными записками на имя Министра транспорта Российской Федерации, заместителя Министра транспорта Российской Федерации
10.1. Подготовленные и согласованные (порядок согласования изложен выше) докладные записки Министру транспорта Российской Федерации визируются заместителем директора Административного департамента Министерства, регистрируются в ОДО и направляются на мобильный офис Министра транспорта Российской Федерации и в контрольный отдел.
Информация о контроле рассылается всем должностным лицам согласно указанию по исполнению документа.
10.2. Подготовленные и согласованные докладные записки заместителям Министра транспорта Российской Федерации регистрируются в ОДО и направляются заместителю Министра транспорта Российской Федерации на мобильный офис. Далее, после рассмотрения докладных записок заместителем Министра транспорта Российской Федерации, они при необходимости направляются в контрольный отдел.
XI. Подписание организационно-распорядительных и исходящих документов, их регистрация
11.1. После согласования в ОСЭД проекта документа он автоматически поступает подписывающему лицу.
Если в ОСЭД для подписывающего лица настроена работа с замещающими лицами (секретариатом руководителя), документ поступает параллельно замещающему лицу. Руководитель получает проект документа, подписывает его либо отклоняет (возвращает на доработку).
11.2. Если подписывающим лицом выбрано решение «Замечания», то в обязательном порядке должен быть внесен комментарий к этому решению. В этом случае проект документа автоматически направляется на доработку исполнителю.
11.3. Подписывающее лицо может внести замечания по документу или организовать дополнительное согласование.
11.4. После подписания документа в электронном виде РК документа автоматически направляется на регистрацию.
11.5. Работник, передающий бумажный экземпляр документа на подпись руководителю (секретарь, помощник), проверяет наличие документа в ОСЭД и наличие ЭП на документе, сверяет бумажный экземпляр документа, передаваемого на подпись, с документом, подписанным в электронном виде.
11.6. До указания Министра о переходе на ЭП на бумажном носителе оформляются и удостоверяются собственноручной подписью организационно-распорядительные документы, доверенности, договоры, контракты, соглашения и т.п., а также исходящие документы, адресованные:
должностным лицам и в государственные органы Российской Федерации и субъектов Российской Федерации (Президенту Российской Федерации, в правительственные комиссии, в Совет Безопасности Российской Федерации, в Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, депутатам Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации);
в органы власти иностранных государств и международные организации;
юридическим и физическим лицам, не являющимся пользователями МЭДО (v 2.7).
11.7. При необходимости использования информации, содержащейся в документе в электронном виде, может быть сделана его бумажная копия. При необходимости печать бумажной копии документа в электронном виде производится на бланке Министерства, после чего копия заверяется должностным лицом, обладающим полномочиями на заверение документов.
11.8. Исходящие документы, протоколы совещаний, проводимых директорами департаментов Министерства, перед подписанием директорами департаментов Министерства при необходимости могут распечатываться на бумажных носителях и после подписания регистрируются в департаментах Министерства.
11.9. В каждом департаменте (Специальном отделе) Министерства должны быть определены работники, ответственные за регистрацию в ОСЭД исходящих и внутренних документов, протоколов совещаний, проводимых директорами департаментов (начальником Специального отдела) Министерства, которым они автоматически поступают в электронном виде на регистрацию после подписания.
11.10. Поступившим на регистрацию документам в электронном виде присваиваются регистрационные номера в РК.
11.11. Если документы после подписания направляются адресатам в организации, не подключенные к МЭДО (исходящие документы), регистрация исходящих документов осуществляется только после поступления подписанных оригиналов на бумажном носителе. После проверки идентичности бумажного документа и документа в электронном виде присваивается номер.
XII. Регистрация и прохождение внутренних документов
12.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения — поступающих документов.
12.2. Внутренняя переписка (письма) в ОСЭД за подписью руководства департаментов (Специального отдела) Министерства создается и регистрируется в департаментах (Специальном отделе) Министерства. При регистрации внутренних документов, имеющих гриф ограничения доступа, электронная копия документа к РК не прикрепляется.
12.3. Внутренние документы в ОСЭД (служебные записки, докладные записки, объяснительные записки) за подписью заместителей Министра транспорта Российской Федерации создаются в электронном виде и регистрируются в ОДО.
12.4. Внутренние документы, подписанные помощниками и советниками Министра транспорта Российской Федерации, регистрируются ими в ОСЭД самостоятельно (после предварительной настройки ОСЭД по заявке в службу поддержки) либо ответственными за ведение делопроизводства в департаментах Министерства.
12.5. Объяснительные записки по кадровым вопросам не создаются в электронной форме и хранятся в личных делах работников.
12.6. Передача зарегистрированных внутренних документов между департаментами Министерства осуществляется посредством ОСЭД. Далее документы направляются согласно указаниям по исполнению документов в РК.
XIII. Использование ключей электронной подписи при работе с документами
13.1. Руководители и работники Министерства, имеющие ключи ЭП, при обработке, рассмотрении, согласовании и подписании документов в электронном виде в ОСЭД должны использовать способы подтверждения действий при помощи ЭП.
Документы в электронном виде, направляемые в органы государственной власти и органы местного самоуправления по каналам МЭДО, подписываются усиленной квалифицированной ЭП должностного лица Министерства в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи» только в случае, если системы электронного документооборота адресатов поддерживают МЭДО (v 2.7).
При получении документов в электронном виде, подписанных ЭП, перед регистрацией должна осуществляться проверка ее подлинности.
13.2. При создании бумажной копии документа в электронном виде (подлежащего передаче по каналам МЭДО), подписанного ЭП, хранящегося в ОСЭД, на бумажной копии автоматически проставляется штамп со сведениями о сертификате ЭП.
13.3. Документ в электронном виде, подписанный ЭП, признается равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.
Если документ, подписанный ЭП, должен быть оформлен на бумажном носителе, то документ распечатывается и передается на подпись. Лицо, передающее документ на подпись, проверяет идентичность электронного образа и аналога на бумажном носителе и при необходимости распечатывает лист согласования, в котором указано использование ЭП.
XIV. Простановка отметок об исполнении документов
14.1. Работник, являющийся исполнителем документа согласно резолюции руководителя, при его поступлении вносит в ОСЭД информацию о дальнейших действиях по его исполнению через отметку «промежуточный результат». После исполнения поручения работник отчитывается об исполнении через отметку «исполнение завершено».
14.2. После снятия с контроля РК документа списывается ответственным за делопроизводство в департаменте (Специальном отделе) в дело в соответствии с номенклатурой дел соответствующего структурного подразделения Министерства.
XV. Контроль за исполнением документов
15.1 Контроль исполнения поручений в ОСЭД включает в себя:
проверку (регулирование) хода исполнения;
просмотр документов, срок исполнения которых истек;
внесение информации об исполнении документа в РК (включая ссылки на необходимые документы);
списание исполненного документа в дело в соответствии с номенклатурой дел;
учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов (вручную);
подготовку отчетов об исполнительской дисциплине (вручную);
информирование руководителей о состоянии исполнения документов.
Исполнение документа контролируется с момента постановки его на контроль до подписания, направления ответа адресату и снятия с контроля.
15.2. В ОСЭД снятие поручений с контроля осуществляется в контрольном отделе, секретариатах заместителей Министра транспорта Российской Федерации, а также в структурных подразделениях Министерства (контроль, установленный в контрольном отделе, снимается только в контрольном отделе).
15.3. В случае если оригинал документа на бумажном носителе головному исполнителю не направлялся, снятие с контроля осуществляется по его копии.
XVI. Разграничение доступа пользователей ОСЭД к документам в электронном виде и ответственность участников электронного документооборота
16.1. Пользователи ОСЭД разделяются на три группы: руководители, служба делопроизводства, работники.
Каждая группа имеет набор прав. Внутри каждой группы права пользователя могут быть ограничены или расширены по согласованию с руководителем структурного подразделения Министерства пользователя ОСЭД.
16.1.1. Руководители имеют доступ к просмотру РК и сканированных электронных копий всех документов, зарегистрированных и направленных в данное структурное подразделение Министерства. Руководитель имеет право создавать/утверждать резолюции, направлять документы своим подчиненным для исполнения, устанавливать контрольные сроки. Руководитель имеет право делегировать права другому пользователю ОСЭД (замещающему лицу). Лицо, которому делегированы права руководителя, получает доступ ко всем документам руководителя и возможность вносить резолюции и направлять документы как от своего имени, так и от имени руководителя. Факт передачи прав фиксируется в ОСЭД для каждого действия, совершаемого замещающим лицом.
16.1.2 Служба делопроизводства имеет следующие права:
просмотр документов, поступивших для регистрации в электронном виде;
прикрепление электронных копий документов к регистрационной карточке документа;
внесение текста резолюции руководителя;
постановка документов на контроль с возможностью изменения сроков исполнения документов;
16.1.3 Работники имеют следующие права:
просмотр РК и электронных копий документов, адресованных либо направленных им на исполнение/согласование, созданных ими, а также всех связанных с ними документов;
направление документов на исполнение подчиненным;
внесение данных о выполнении ими документа;
просмотр РК всех внутренних документов Министерства;
создание РК, листа согласования, прикрепление электронной копии документа.
Работник, являющийся исполнителем согласно указанию по исполнению документа, при его поступлении вносит информацию о дальнейших действиях по исполнению поручения.
Исполнителю по поручению (резолюции) автоматически предоставляется доступ к отчетам соисполнителей об исполнении поручения (резолюции).
При увольнении работника, являющегося исполнителем документов, руководитель структурного подразделения обязан внести соответствующие изменения в ОСЭД (изменить исполнителя в РК).
16.2. Каждый участник электронного документооборота несет ответственность за действия, которые он совершает при работе в ОСЭД:
за своевременное рассмотрение документа (подготовку указания по исполнению документа) при поступлении документа на мобильное устройство или компьютер;
за использование и обеспечение сохранности ЭП;
за своевременную передачу своих прав другому участнику электронного документооборота при невозможности рассмотрения документа;
за содержание документа в электронном виде при отправке документа на согласование и подписание;
за реквизиты, качество сканирования, адресацию и ЭП при отправке исходящего документа;
за невнесение или несвоевременное внесение сведений о ходе движения и исполнения документа в ОСЭД;
за ошибки, допущенные при регистрации, сканировании, а также за неправильное направление документов.
XVII. Обязанности службы технической поддержки ОСЭД
В обязанности службы технической поддержки ОСЭД входят сопровождение программно-технического комплекса ОСЭД, а также обеспечение выполнения следующих функций:
консультирование пользователей по вопросам работы в ОСЭД по телефону, электронной почте, а также индивидуально на рабочих местах;
обучение пользователей работе в ОСЭД, в том числе при изменении функциональных возможностей системы;
настройка специального программного обеспечения ОСЭД на АРМ, в том числе мобильного офиса;
получение статистических данных из ОСЭД для формирования отчетов и справок;
ведение и актуализация справочника «Организации и пользователи» Министерства с учетом формализованных заявок, поступивших из структурных подразделений Министерства;
создание в ОСЭД номенклатуры дел структурных подразделений Министерства;
ведение системных справочников ОСЭД;
мониторинг работы пользователей в ОСЭД и доведение результатов мониторинга, в том числе информации о сбоях в работе системы, до руководства структурных подразделений Министерства;
контроль корректности ввода данных в ОСЭД.