Распоряжение Росавтодора от 03.06.2010 № 377-р

«Об утверждении Правил обработки и хранения документов, ведения журнала учета, журнала учета выписок и дел, формирования и изменения сведений Единого государственного реестра автомобильных дорог на электронных носителях»

МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ДОРОЖНОЕ АГЕНТСТВО

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 3 июня 2010 г. № 377-р

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ОБРАБОТКИ И ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, ВЕДЕНИЯ ЖУРНАЛА УЧЕТА, ЖУРНАЛА УЧЕТА ВЫПИСОК И ДЕЛ, ФОРМИРОВАНИЯ И ИЗМЕНЕНИЯ СВЕДЕНИЙ ЕДИНОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО РЕЕСТРА АВТОМОБИЛЬНЫХ ДОРОГ НА ЭЛЕКТРОННЫХ НОСИТЕЛЯХ

Во исполнение Приказа Министерства транспорта Российской Федерации от 20 мая 2009 года № 80 «О Едином государственном реестре автомобильных дорог»:

1. Утвердить прилагаемые «Правила обработки и хранения документов, ведения журнала учета, журнала учета выписок и дел, формирования и изменения сведений Единого государственного реестра автомобильных дорог на электронных носителях».

2. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя руководителя Федерального дорожного агентства Н.В. Быстрова.

Руководитель А. М. Чабунин

ПРАВИЛА ОБРАБОТКИ И ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, ВЕДЕНИЯ ЖУРНАЛА УЧЕТА, ЖУРНАЛА УЧЕТА ВЫПИСОК И ДЕЛ, ФОРМИРОВАНИЯ И ИЗМЕНЕНИЯ СВЕДЕНИЙ ЕДИНОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО РЕЕСТРА АВТОМОБИЛЬНЫХ ДОРОГ НА ЭЛЕКТРОННЫХ НОСИТЕЛЯХ

I. Обработка и хранение документов.

1. Документы, поступившие в Федеральное дорожное агентство для внесения в Единый государственный реестр автомобильных дорог (далее — реестр) в бумажном виде с подписями и печатями, а также поступившие в Федеральное дорожное агентство запросы на предоставление информации из реестра направляются в ФГУ Росдоринформсвязь;

2. ФГУ «Росдоринформсвязь»:

• оформляет документы по каждой автомобильной дороге в дела, присваивает делам реестровый номер и помещает на хранение в соответствии с требованиями пунктов 27, 28, 29 Приказа Министерства транспорта Российской Федерации от 20 мая 2009 года № 80 «О едином государственном реестре автомобильных дорог»;
• ведет журнал учета;
• ведет журнал учета выписок;
• формирует и изменяет сведения реестра на электронных носителях;
• при наличии запрашиваемой информации в реестре:
• подготавливает выписку из реестра и представляет ее в Отдел информационного обеспечения и организации учета автомобильных дорог Федерального дорожного агентства;
• при отсутствии запрашиваемой информации в реестре:
• направляется уведомление об отсутствии информации в реестре в Отдел информационного обеспечения и организации учета автомобильных дорог Федерального дорожного агентства;

II. Ведение журнала учета.

В журнал учета заносится следующая информация:

• дата поступления документов;
• наименование представившей организации;
• наименование автомобильной дороги;
• реестровый номер;
• дата формирования дела;
• дата передачи дела в архив;
• основание передачи дела в архив;

III. Ведение журнала учета выписок.

В журнал учета выписок заносится следующая информация:

• дата поступления запроса;
• реквизиты организации (данные гражданина), направивших запрос;
• наименование автомобильной дороги по запросу;
• наличие данных в реестре;
• дата и номер предоставленной выписки;

IV. Ведение дел реестра.

1. Присвоение делам реестровых номеров и систематизация хранения дел в реестре:

• реестровый номер присваивается в порядке внесения в реестр;
• реестровый номер содержит год внесения в реестр и через дефис порядковый номер внесения в реестр в текущем году (например 2010-1);
• в целях упорядочения и систематизации хранения дела помещаются в разделы:
• раздел федеральные автомобильные дороги;
• разделы по субъектам РФ, включая подразделы по муниципальным образованиям и частным автомобильным дорогам;
• дело помещается в соответствующий раздел согласно первому разряду идентификационного номера автомобильной дороги (код субъекта Российской Федерации, код муниципального образования) или согласно данным о местоположении (для частных автомобильных дорог).

2. При поступлении сведений о внесении изменений и дополнений в реестр по уже зарегистрированным автомобильным дорогам (изменение характеристик дороги, списание дороги и др., предусмотренные законодательством) процедура прохождения документов аналогична вышеописанной, при этом:

• при изменении характеристик автомобильной дороги:
• новый реестровый номер не присваивается;
• новая информационная карта и документы помещаются в уже существующее дело;
• вносятся изменения в электронную базу реестра;
• при списании автомобильной дороги, разделении на несколько или объединении с другой автомобильной дорогой:
• по вновь образованным автомобильным дорогам формируются новые дела и присваиваются новые реестровые номера;
• дела по списанным, объединенным или разделенным автомобильным дорогам помещаются в архив;
• вносятся соответствующие изменения в электронную базу реестра;

V. Формирование и изменение сведений реестра на электронных носителях.

1. Правила формирования и изменения сведений реестра на электронных носителях определяются в составе документации автоматизированной системы ведения реестра;

2. До разработки и утверждения технических средств и информационных технологий автоматизированной системы ведения реестра сведения реестра на электронных носителях формируются из электронных папок, соответствующих делам реестра и содержащих файлы электронных версий представленных документов;

3. Электронные папки, соответствующие делам реестра, обрабатываются в следующем порядке:

• электронные версии поступивших документов сверяются на соответствие бумажным носителям;
• при наличии электронной версии документов и соответствии их бумажным носителям они вносится в электронную базу реестра;
• при поступлении новых документов взамен существующих электронная версия старых документов переносится в архивный раздел электронной базы реестра и заменяется электронной версией новых документов;
• электронная база реестра имеет структуру, идентичную структуре хранения дел реестра на бумажных носителях:
• раздел федеральные автомобильные дороги;
• разделы по субъектам РФ, включая подразделы по муниципальным образованиям и частным автомобильным дорогам;
• электронные версии документов помещаются в соответствующий раздел согласно первому разряду идентификационного номера автомобильной дороги (код субъекта Российской Федерации, код муниципального образования) или согласно данным о местоположении (для частных автомобильных дорог).

---