Распоряжение ОАО «РЖД» от 08.11.2024 № 2760/р

«Об утверждении Порядка организации молодежного наставничества в ОАО „РЖД“»

РАСПОРЯЖЕНИЕ

С целью повышения эффективности процесса первичной адаптации работников ОАО «РЖД» в возрасте до 35 лет:

1. Утвердить прилагаемый Порядок организации молодежного наставничества в ОАО «РЖД».

2. Начальнику Департамента управления персоналом Саратову С.Ю. обеспечить контроль исполнения Порядка, утвержденного настоящим распоряжением.

3. Признать утратившим силу распоряжение ОАО «РЖД» от 25 октября 2023 г. № 2659/р «О реализации в ОАО „РЖД“ пилотного проекта „Молодежное наставничество“.»

ПОРЯДОК ОРГАНИЗАЦИИ МОЛОДЕЖНОГО НАСТАВНИЧЕСТВА В ОАО «РЖД»

I. Общие положения

1. Настоящий Порядок определяет единый подход и требования к организации молодежного наставничества в ОАО «РЖД».

2. Цель молодежного наставничества — формирование лояльного отношения к ОАО «РЖД» работников в возрасте до 35 лет включительно в период первичной адаптации.

3. Подразделения аппарата управления, структурные подразделения и филиалы ОАО «РЖД» по согласованию с Департаментом управления персоналом вправе утверждать документы подразделений по вопросу молодежного наставничества, которые не противоречат настоящему Порядку.

II. Термины и определения

4. В Порядке используются следующие термины и определения:

координатор — специалист сектора реализации молодежной политики Центра оценки, мониторинга персонала и молодежной политики железной дороги (сектора оценки, мониторинга персонала и молодежной политики Калининградской железной дороги) для подразделений ОАО «РЖД», осуществляющих свою деятельность в границах железной дороги. Для подразделений аппарата управления, структурных подразделений и органов управления филиалов ОАО «РЖД» функции координатора выполняет работник Центра молодежных проектов АНО ДПО «Корпоративный университет РЖД»;

молодежное наставничество — инструмент первичной адаптации, направленный на быстрое освоение корпоративных ценностей и комфортную адаптацию в должности работников в возрасте до 35 лет включительно, впервые трудоустроенных в ОАО «РЖД», в формате «молодежь для молодежи»;

молодежный наставник (далее — наставник) — опытный, лояльный работник ОАО «РЖД» в возрасте до 35 лет включительно, оказывающий поддержку работнику в возрасте до 35 лет включительно, впервые трудоустроенному в ОАО «РЖД», в процессе знакомства с местом работы и корпоративной культурой;

организатор — Центр молодежных проектов АНО ДПО «Корпоративный университет РЖД»;

подопечный — работник в возрасте до 35 лет включительно, впервые трудоустроенный в ОАО «РЖД»;

подразделение — подразделение аппарата управления, подразделение филиала ОАО «РЖД» и структурное подразделение ОАО «РЖД», в котором трудоустроен подопечный;

работник подразделения, ответственный за организацию процесса первичной адаптации (далее — ответственный от подразделения) — специалист по управлению персоналом/работник, в чьи должностные обязанности входят функции специалиста по управлению персоналом подразделения.

III. Целевая аудитория

5. Молодежное наставничество распространяется на работников в возрасте до 35 лет включительно, впервые трудоустроенных в ОАО «РЖД».

6. В отдельных случаях, по решению руководителя подразделения, молодежное наставничество может применяться для работников, переведенных в другое подразделение или на другую должность.

7. Реализация мероприятий молодежного наставничества осуществляется не более 3 месяцев с момента вводной встречи с наставником.

IV. Функции участников молодежного наставничества

8. Департамент управления персоналом совместно с организатором:

осуществляет общую координацию процесса молодежного наставничества в ОАО «РЖД»;

обеспечивает методологическое и методическое сопровождение процесса молодежного наставничества;

контролирует процесс организации и проведения молодежного наставничества в подразделениях аппарата управления, структурных подразделениях и органах управления функциональных филиалов ОАО «РЖД»;

организует проведение практикума для новых наставников подразделений аппарата управления, структурных подразделений и органов управления функциональных филиалов ОАО «РЖД» в дистанционном или очном формате не реже одного раза в год;

инициирует внесение изменений в настоящий Порядок при необходимости.

9. Координатор:

организует проведение практикума для новых наставников подразделений ОАО «РЖД», осуществляющих свою деятельность в границах железной дороги, в дистанционном или очном формате не реже одного раза в год;

контролирует процесс организации и проведения молодежного наставничества в границах железной дороги;

реализует мероприятия по совершенствованию процесса молодежного наставничества на основании данных мониторинга о его эффективности.

10. Ответственный от подразделения:

оказывает содействие в реализации мероприятий молодежного наставничества;

обеспечивает закрепление подопечного за наставником и внесение данных об участии подопечного в мероприятиях молодежного наставничества в ЕК АСУТР в течение первой недели работы в ОАО «РЖД»;

реализует мероприятия по совершенствованию процесса молодежного наставничества на основании данных мониторинга его эффективности;

представляет руководителю подразделения предложения по нематериальной мотивации наставников.

11. Наставник:

способствует адаптации подопечного, используя знания и инструменты, полученные в процессе практикумов;

совместно с непосредственным руководителем подопечного и ответственным от подразделения определяет перечень и график мероприятий, реализуемых в рамках молодежного наставничества, а также периодичность и форматы встреч с подопечным;

оказывает помощь в установлении доверительных отношений с коллективом;

содействует формированию проактивной позиции и вовлечению в совершенствование деятельности ОАО «РЖД»;

руководствуется Кодексом деловой этики ОАО «РЖД» и транслирует его нормы и правила при взаимодействии с подопечным;

своевременно информирует непосредственного руководителя и/или ответственного от подразделения о возникающих в процессе первичной адаптации затруднениях подопечного;

не допускает нарушений требований безопасности.

12. Подопечный:

проявляет проактивную позицию при решении вопросов, возникающих в процессе первичной адаптации, прибегая к помощи наставника в случае отсутствия понимания алгоритма решения ситуации или отсутствия помощи со стороны коллег;

соблюдает Кодекс деловой этики ОАО «РЖД» и не допускает нарушений требований безопасности;

соблюдает установленный график встреч.

V. Основные этапы организации процесса

13. Отбор и формирование перечня наставников:

расчет численности наставников конкретного подразделения производится исходя из закрепления за каждым не более десяти вновь принятых работников в возрасте до 35 лет в год на основании данных о количестве принятых новых работников в предыдущем году;

наставник может реализовывать мероприятия молодежного наставничества для подопечных других подразделений по решению руководителя подразделения;

в число наставников могут быть включены работники ОАО «РЖД» в возрасте до 35 лет включительно, соответствующие критериям (приложение № 1 к настоящему Порядку), на основании рекомендаций председателя совета молодежи (любого уровня), координатора молодежного наставничества, ответственного от подразделения, непосредственного руководителя и по личной инициативе.

14. Ответственный от подразделения:

формирует перечень наставников и осуществляет системный контроль за его актуальностью;

в течение 5 рабочих дней после принятия решения о включении работника в число наставников вносит информацию в ЕК АСУТР.

15. Координатор:

осуществляет системный контроль за численностью и составом наставников в подразделениях;

направляет организатору отчет о количестве наставников ежеквартально не позднее 5 числа месяца, следующего за отчетным периодом.

16. Работник может быть исключен из перечня наставников в случае низких результатов анкет обратной связи подопечных и опроса на Сервисном портале.

17. Подготовка наставников включает:

участие в практикуме в дистанционном или очном формате, организуемом координатором и организатором в соответствии с графиком;

оформление дополнительных материалов в соответствии с шаблонами:

визитки молодежного наставника (приложение № 2 к настоящему Порядку — не приводится);

перечень каналов коммуникации ОАО «РЖД» (приложение № 3 к настоящему Порядку — не приводится);

чек-листов молодежного наставника (приложение № 4 к настоящему Порядку);

прохождение курсов по темам наставничества, эффективной коммуникации, корпоративной культуры и этикета в Системе дистанционного обучения ОАО «РЖД» и/или на Учебном портале АНО ДПО «Корпоративный университет РЖД» в течение 2 недель с момента включения в число наставников.

18. Закрепление подопечных:

наставник сообщает о готовности к реализации мероприятий молодежного наставничества ответственному от подразделения после подготовки необходимых материалов и прохождения курсов не позднее чем через 3 недели после включения в число наставников в ЕК АСУТР;

ответственный от подразделения определяет наставника для закрепления за ним подопечного не позднее чем за неделю до планируемой даты трудоустройства нового работника и согласует с наставником дату и время знакомства;

ответственный от подразделения организует совместную встречу наставника и непосредственного руководителя подопечного для координации совместных действий в рамках плана первичной адаптации;

в первый рабочий день ответственный от подразделения знакомит нового работника с молодежным наставничеством и наставником, а также совместно определяет график мероприятий в рамках молодежного наставничества;

ответственный от подразделения вносит информацию об участии нового работника в молодежном наставничестве в качестве подопечного в ЕК АСУТР в течение 5 рабочих дней с даты проведения вводной встречи.

19. Реализация мероприятий молодежного наставничества включает:

вводную встречу — проводится в очном формате в течение первого месяца работы подопечного, направлена на установление доверительных отношений и вовлечение в корпоративную культуру подразделения (приложение № 4 к настоящему Порядку);

промежуточную встречу — проводится в очном формате в конце второго месяца работы подопечного, нацелена на определение эффективности первичной адаптации работника и предоставление обратной связи (приложение № 4 к настоящему Порядку);

заключительную встречу — проводится в конце третьего месяца работы подопечного для подведения итогов молодежного наставничества (приложение № 4 к настоящему Порядку);

системную коммуникацию с использованием различных средств связи и в очном формате в период молодежного наставничества согласно оговоренным на вводной встрече условиям;

дополнительно при наличии целесообразности и инициативы возможно как совместное с наставником, так и самостоятельное участие подопечного в корпоративных мероприятиях.

20. Мониторинг эффективности реализации мероприятий молодежного наставничества осуществляет организатор совместно с Департаментом управления персоналом ОАО «РЖД» ежемесячно не позднее 10 числа месяца, следующего за отчетным на основании:

пульс-опроса подопечных на Сервисном портале в конце первого месяца работы, содержащего вопросы о наличии наставника, проведения и удовлетворенности первой встречей;

анкет обратной связи, заполняемых наставником и подопечным, в конце заключительной встречи.

VI. Система достижений молодежных наставников

21. Подразделения могут применять существующие методы нематериальной мотивации наставников, в том числе:

использовать инструменты обучения и развития наставников, доступные в ОАО «РЖД»;

начислять дополнительные бонусы в рамках реализации бонусного пакета работника ОАО «РЖД»;

поощрять за реализацию мероприятий молодежного наставничества для более чем 10 подопечных в год, оказание помощи в подготовке молодежных наставников, а также реализацию мероприятий для подопечных в других подразделениях ОАО «РЖД» в установленном в ОАО «РЖД» порядке;

размещать в установленном порядке статьи, публикации о значимости молодежного наставничества в корпоративных медиа и информационных ресурсах ОАО «РЖД» для повышения престижа наставников.

1. Стаж работы в ОАО «РЖД» от 1 года.

2. Активное участие в молодежной жизни компании, инициативность.

3. Готовность передавать свои знания и опыт.

4. Высокая степень лояльности к компании.

5. Ответственный подход к делу.

6. Высокоразвитые коммуникационные навыки.

7. Отсутствие нареканий и дисциплинарных взысканий со стороны руководства за последний год.

Приложение № 4

ЧЕК-ЛИСТ молодежного наставника

Имя подопечного _________________________________________________________
Моя роль:	#товарищ #помогаю освоиться #мне можно доверять #поддерживаю #подсказываю руководителю о проблеме #знаю лайфхаки #решаю вопросы
В течение 3 недель с момента включения в перечень молодежных наставников
запланировать участие в ближайшем практикуме, организуемом ДЦОМП (СОМП)
подготовить дополнительные материалы, которые могут быть полезны в процессе наставничества
сообщить специалисту по управлению персоналом о готовности к наставничеству
пройти курсы в Системе дистанционного обучения ОАО «РЖД» и/или на Учебном портале АНО ДПО «Корпоративный университет РЖД» по темам:			Шаблоны дополнительных материалов
- наставничество			Также за помощью в подготовке и дополнительными материалами ты можешь обратиться к председателю Совета молодежи своего подразделения/железной дороги и/или специалисту по управлению персоналом, ДЦОМП (СОМП)
- эффективная коммуникация
- корпоративная культура
- этикет
В течение недели, предшествующей трудоустройству подопечного
познакомиться с непосредственным руководителем подопечного знакомит специалист по управлению персоналом
уточнить имеющуюся информацию о подопечном у специалиста по управлению персоналом, непосредственного руководителя, с помощью мониторинга открытых социальных сетей
Первый рабочий день
познакомиться с подопечным знакомит специалист по управлению персоналом или непосредственный руководитель
договориться об удобных для обеих сторон дате, времени и месте встречи запланировать минимум 30 минут на встречу
Ежемесячно (1 месяц — 3 месяц)			1 мес.	2 мес.	3 мес.
провести встречу с вновь принятым работником см. чек-листы вводной, промежуточной и завершающей встречи
поддерживать регулярную коммуникацию очно, через социальные сети, чаты

ЧЕК-ЛИСТ вводной встречи молодежного наставника с новым работником

Проявить инициативу и познакомиться
рассказать о себе
попросить новичка рассказать о себе спросить, что привело его в компанию, какие страхи и ожидания есть
уточнить у работника интересы (хобби/спорт и т.д.), рассказать о предоставляемых компанией возможностях пригласить на мероприятие, где будет возможность проявить свои хобби, например, фотосъемка
Рассказать/продемонстрировать презентации или видеоролики
об истории и традициях предприятия
о руководстве и структуре компании и подразделения структура отделов, филиалов иерархия и руководители которые их возглавляют
об особенностях коллектива и смежных подразделений
Провести экскурсию по подразделению
показать кабинеты, столовую, комнату отдыха и др. помещения
представить новичка еще незнакомым коллегам
Уточнить статус решения организационно-технических вопросов
получение пропуска
получение доступа к Сервисному порталу
подключение к ЕАСД и другим системам при необходимости
выдача ключей при необходимости
получение спецодежды и необходимого инвентаря при необходимости
в случае проблем проинформировать специалиста по управлению персоналом или непосредственного руководителя
Договориться о формате взаимодействия
о периодичности встреч
познакомить с перечнем информационных каналов и местами размещения деловых контактов
Завершение встречи
уточнить, остались ли какие-то вопросы, и ответить на них
предложить обращаться для решения любых вопросов и сложностей
рассказать о ближайших корпоративных событиях и как принять участие
подсказать о необходимости пройти пульс-опрос о первой встрече на Сервисном портале ссылка на него будет направлена в формате пуш-сообщения в течение 2 месяца работы

ЧЕК-ЛИСТ промежуточной встречи молодежного наставника с новым работником

Выяснить
как прошел первый месяц работы в компании
удалось ли добиться первых профессиональных успехов выросло ли мастерство, удается ли освоить профессиональные техники помогает ли проф. наставник
что узнал нового например, расскажи о трех плюсах и минусах в своей работе
все ли было понятно в стартовом пакете информационных материалов
что еще интересно узнать о компании и возможностях возможности обучения, развития, участия в молодежных мероприятиях и т.п.
Рассказать
о предстоящих мероприятиях совета молодежи, железной дороги/подразделения, спортивных активностях и др. и пригласить на одно из них
о важных датах, личностях и достижениях коллектива
о корпоративных ценностях
Уточнить
о присвоении статуса молодого специалиста и предоставлении необходимых льгот
о знакомстве с председателем совета молодежи подразделения
беспокоит ли что-то, есть ли какие-то переживания
Завершение встречи
познакомить с разделами Сервисного портала работника рассказать о самых востребованных разделах
помочь в решении возникших сложностей при их наличии
уточнить, остались ли какие-то вопросы, и ответить на них

ЧЕК-ЛИСТ завершающей встречи молодежного наставника с новым работником

Узнать
что за весь период работы было наиболее сложным/чего не хватает в процессе адаптации/что можно улучшить информацию сообщить специалисту по управлению персоналом
как сложились отношения в коллективе, быстро ли освоился, были ли какие-то сложности
как проходит взаимодействие с руководителем/понятны ли задачи
что еще интересно узнать о компании и возможностях возможности обучения, развития, участия в молодежных мероприятиях и т.п.
Важность роли в компании
показать на конкретных примерах важность его/ее роли в работе компании
Выяснить
связывает ли он (она) свое будущее с работой в текущей компании. Если нет, то какие факторы и причины мешают это сделать
какие идеи и проекты, связанные с рабочим процессом или молодежным движением, хотелось бы реализовать
Обсудить
какие есть профессиональные амбиции
возможные варианты личностного развития рассказать на своем примере, молодежные проекты, обучение и т.д.
Завершение встречи
предложить вместе принять участие в одном из корпоративных событий принять участие в спартакиаде, дне здоровья или другом мероприятии
подвести предварительные итоги, договориться о дальнейших планах по взаимодействию
уточнить, остались ли какие-то вопросы, и ответить на них
	Результативность молодежного наставничества определяется по итогам анкеты обратной связи. Обязательно заполни сам и проконтролируй подопечного!
Анкета наставника		Анкета подопечного

---