Распоряжение ОАО «РЖД» от 01.10.2010 № 2055р

«О внедрении единой системы управления инвестиционными проектами ОАО „РЖД“»

РАСПОРЯЖЕНИЕ

В целях внедрения единой системы управления инвестиционными проектами ОАО «РЖД»:

1. Утвердить прилагаемые:

• Положение о Проектном офисе инвестиционного проекта ОАО «РЖД»;
• Типовой регламент управления инвестиционным проектом ОАО «РЖД»;
• Порядок организации премирования руководителей и специалистов ОАО «РЖД» за выполнение особых задач (участие в Проектной работе).

2. Контроль внедрения указанной системы возложить на старшего вице-президента Михайлова В.В.

ПОЛОЖЕНИЕ О ПРОЕКТНОМ ОФИСЕ ИНВЕСТИЦИОННОГО ПРОЕКТА ОАО «РЖД»

I. Общие положения

1. Настоящее Положение устанавливает порядок деятельности Проектного офиса инвестиционного проекта (далее — Проектный офис). Положение определяет структуру Проектного офиса, функции, права, полномочия и ответственность участников Проектного офиса в рамках реализации инвестиционного проекта.

2. Проектный офис — группа работников ОАО «РЖД» и внешних исполнителей, не являющихся работниками ОАО «РЖД», созданная на время реализации инвестиционного проекта (далее — Проекта), обеспечивающая функцию поддержки управления, анализа и контроля хода реализации Проекта.

3. Основной целью деятельности Проектного офиса является обеспечение необходимого качества управления Проектом за счет формирования и своевременного предоставления достоверной информации по Проекту руководителю Проекта, руководству Компании и другим участникам процесса управления.

4. Решение о создании Проектного офиса по конкретному Проекту принимается президентом ОАО «РЖД» или Инвестиционным комитетом ОАО «РЖД».

5. Проектный офис руководствуется в своей деятельности действующим законодательством Российской Федерации, нормативными и организационно-распорядительными документами ОАО «РЖД», а также перечисленными ниже регламентами и настоящим Положением.

6. Настоящее Положение разработано в соответствии с Регламентом взаимодействия участников инвестиционного процесса при формировании и реализации инвестиционной программы ОАО «РЖД», утв. распоряжением ОАО «РЖД» от 24.07.2008 № 1582р, и Типовым регламентом управления инвестиционным проектом», утв. совместно с настоящим Положением. В Положении используются термины и определения, предусмотренные указанными регламентами.

II. Основная задача и функции Проектного офиса

7. Основной задачей Проектного офиса является обеспечение информационной, аналитической и административной поддержки процесса управления Проектом.

8. Проектный офис в соответствии с возложенной на него основной задачей осуществляет следующие основные функции:

1. подготовка и обеспечение актуального состояния паспорта Проекта, бюджета Проекта, директивного календарного плана Проекта и других плановых документов по Проекту;

2. регистрация и распространение организационно-распорядительных документов, методических и информационных материалов Проекта;

3. методическое обеспечение управления Проектом;

4. контроль и обеспечение исполнения регламентов и процедур Проекта;

5. сбор отчетности и анализ информации о ходе реализации Проекта;

6. формирование отчетности по Проекту;

7. контроль соответствия отчетности о ходе Проекта на соответствие утвержденным регламентам и процедурам Проекта;

8. контроль выполнения поручений управляющих органов Проекта (президента ОАО «РЖД», руководителя Проекта, управляющего Проектом и т.п.);

9. организация управления изменениями Проекта;

10. организация управления рисками Проекта;

11. сбор, регистрация, формирование, хранение Проектной документации, а также ведение архива документов Проекта;

12. регистрация событий Проекта;

13. учет проблем и спорных вопросов Проекта.

III. Права Проектного офиса

9. Проектный офис имеет право:

1. запрашивать от подразделений ОАО «РЖД» причастных к реализации Проекта сведения и материалы, необходимые для выполнения возложенных на Проектный офис задач;

2. требовать от участников Проекта своевременного предоставления информации о ходе реализации Проекта, а также разъяснений по предоставленным данным;

3. пользоваться в установленном порядке бухгалтерской, статистической, управленческой и иной отчетностью ОАО «РЖД» при выполнении возложенных на Проектный офис задач;

4. инициировать любые изменения в ходе реализации Проекта в установленном порядке;

5. приглашать на совещания, проводимые Проектным офисом, представителей подразделений ОАО «РЖД», его филиалов, дочерних и зависимых обществ и сторонних организаций;

6. вести в установленном порядке официальную переписку с организациями и гражданами по вопросам, находящимся в компетенции Проектного офиса;

7. готовить в пределах своей компетенции инструктивные документы, обязательные для исполнения участниками Проекта;

8. участвовать в проводимых ОАО «РЖД», его филиалами и другими структурными подразделениями совещаниях и иных мероприятиях, на которых рассматриваются вопросы, находящиеся в компетенции Проектного офиса;

9. руководитель Проектного офиса имеет право обращаться к руководителю Проекта по вопросам и предложениям, связанным с реализацией Проекта.

IV. Организация деятельности Проектного офиса

10. Проектный офис возглавляет руководитель Проектного офиса, назначаемый руководителем Проекта.

11. В состав Проектного офиса (рис. 1 — не приводится) входят:

• руководитель Проектного офиса;
• администратор;
• представитель Департамента инвестиционной деятельности;
• представители управляющих Проектами и других причастных подразделений Компании;
• эксперты.

12. Руководитель Проектного офиса:

1. организует/контролирует работу участников Проектного офиса;

2. организует взаимодействие участников Проекта в рамках задач, решаемых Проектным офисом;

3. организует своевременное информирование участников Проекта о решениях по существенным изменениям, наличии и степени влияния на Проект выявленных отклонений от плановых показателей;

4. организует привлечение экспертов для анализа влияния зафиксированных отклонений и предлагаемых изменений на достижение целевых показателей Проекта;

5. своевременно выносит на уровень руководителя Проекта вопросы и проблемы, критичные для реализации Проекта;

6. представляет сводный отчет о состоянии Проекта руководителю Проекта и другим участникам Проекта;

7. представляет руководителю Проекта регулярную отчетность о занятости членов Проектного офиса и готовит предложения по размеру и периодичности премирования.

13. Администратор:

1. формирует, актуализирует и детализирует на очередной период Бюджет Проекта и Директивный календарный план Проекта;

2. координирует работу участников Проектного офиса;

3. обеспечивает взаимодействие Проектного офиса с другими участниками Проекта;

4. собирает и анализирует отчетную информацию о ходе реализации Проекта;

5. выявляет и в рамках своей компетенции анализирует произошедшие отклонения в Проекте;

6. контролирует своевременность и полноту предоставления отчетной информации участниками Проекта;

7. формирует сводный отчет о состоянии Проекта;

8. готовит прочие отчеты по запросам Руководителя Проектного офиса;

9. осуществляет контроль и ведет учет занятости членов Проектного офиса в соответствии с графиком загрузки и формирует регулярную отчетность для определения размеров и периодичности премирования членов офиса;

10. формирует и актуализирует реестр рисков Проекта;

11. осуществляет мониторинг рисков Проекта;

12. ведет учет решений по изменениям, возникающим в ходе реализации Проекта;

13. ведет архив документов по управлению Проектом.

14. Представитель Департамента инвестиционной деятельности:

1. организует получение Проектным офисом актуальной и своевременной информации по Проекту в части планирования и исполнения инвестиционного бюджета Проекта;

2. участвует в анализе хода реализации Проекта и в подготовке отчетов по Проекту.

15. Представитель причастного подразделения компании:

1. организует получение Проектным офисом необходимой информации о ходе реализации Проекта в рамках компетенций своего подразделения;

2. принимает участие в анализе хода реализации Проекта и в подготовке отчетов по Проекту.

16. Эксперт по запросу руководителя Проектного офиса проводит:

1. анализ влияния зафиксированных отклонений Проекта на достижение целевых показателей Проекта;

2. экспертизу предлагаемых изменений по Проекту и их влияние на целевые показатели;

3. актуализацию финансово-экономической модели Проекта;

4. анализ и оценку рисков Проекта.

17. Руководитель Проектного офиса на основе требований руководителя Проекта и специфики Проекта определяет перечень администраторов, экспертов, представителей управляющих проектами и других участников Проекта, необходимых для работы Проектного офиса, а также формирует плановый график распределения загрузки членов Проектного офиса.

18. В состав Проектного офиса могут включаться работники департаментов, управлений, структурных подразделений и филиалов ОАО «РЖД», а также сторонние организации и внешние исполнители, не являющиеся работниками ОАО «РЖД», привлекаемые для работы в составе Проектного офиса на основе гражданско-правовых договоров.

19. На основе перечня необходимых участников и графика распределения загрузки руководитель Проектного офиса формирует Проект персонального состава и бюджета Проектного офиса, включая размер премирования участников Проектного офиса.

20. Руководитель Проектного офиса обеспечивает согласование персонального состава и бюджета Проектного офиса с причастными департаментами и управлениями ОАО «РЖД», после чего согласованные документы утверждаются распоряжением ОАО «РЖД».

21. Включение администраторов и представителей подразделений ОАО «РЖД» в состав Проектного офиса производится по согласованию с руководителями соответствующих подразделений.

22. Работники, входящие в состав Проектного офиса, не освобождаются от своих должностных обязанностей, исполняемых в рамках своего подразделения. При возникновении споров, связанных с отсутствием возможности у работника ОАО «РЖД» принимать участие в работе Проектного офиса и одновременно обеспечивать выполнение своих должностных обязанностей, руководитель Проектного офиса вправе:

1. совместно с руководителем соответствующего подразделения определить приоритетность выполнения задач, порученных работнику;

2. по согласованию с руководителем соответствующего подразделения заменить участника Проектного офиса иным работником;

3. привлечь в состав Проектного офиса внешнего исполнителя, не являющегося работником ОАО «РЖД»;

4. вынести решение вопроса о привлечении работника на уровень руководителя Проекта.

23. Расформирование Проектного офиса производится по решению руководителя Проекта после завершения реализации Проекта.

V. Ответственность Проектного офиса

24. Участники Проектного офиса несут ответственность за качество, актуальность и достоверность формируемых ими отчетных и аналитических материалов, своевременность их представления, соответствие материалов требованиям участников Проекта.

VI. Мотивация работников Проектного офиса

25. В целях мотивации работников Проектного офиса применяется премирование руководителей и специалистов ОАО «РЖД» за выполнение особых задач (участие в Проектной работе).

26. Премирование осуществляется на основе показателей эффективности деятельности Проектного офиса, определяемых в соответствии с целевыми показателями, закрепленными в Паспорте каждого инвестиционного Проекта, а также в соответствии с Порядком организации премирования руководителей и специалистов ОАО «РЖД» за выполнение особых задач (участие в Проектной работе).

ТИПОВОЙ РЕГЛАМЕНТ УПРАВЛЕНИЯ ИНВЕСТИЦИОННЫМ ПРОЕКТОМ ОАО «РЖД»

1. Общие положения

1.1. Назначение и применение настоящего Регламента

Типовой регламент управления инвестиционным проектом (далее — Регламент) определяет порядок планирования, контроля хода реализации и управления изменениями инвестиционного проекта (далее — Проект). Настоящий Регламент определяет полномочия руководителя Проекта, управляющего Проектом, и других участников Проекта по принятию решений в ходе реализации Проекта.

Положения Регламента не отменяют и используются совместно с действующими нормативными документами Компании и обязательны для исполнения всеми участниками инвестиционного Проекта со стороны ОАО «РЖД».

Регламент утверждается распоряжением президента Компании.

Настоящий документ является типовым. Руководитель конкретного Проекта уполномочен принять решение об изменении состава, сроков и периодичности формирования и предоставления отчетных материалов, проведения совещаний по Проекту, а также определить границы полномочий по принятию решений управляющего Проектом, Проектного офиса и других участников Проекта. Перечисленные изменения и дополнения к Регламенту утверждаются распоряжением руководителя Проекта.

1.2. Определения и сокращения

В настоящем Регламенте применяются термины, определенные Регламентом взаимодействия участников инвестиционного процесса при формировании и реализации инвестиционной программы ОАО «РЖД», утв. распоряжением ОАО «РЖД» от 24.07.2008 № 1582р, а также термины и определения в следующих значениях.

Администратор — участник Проектного офиса, осуществляющий функции сбора, консолидации и анализа информации, подготовки отчетов и других документов по Проекту. Администратор может быть как работником ОАО «РЖД», так и внешним исполнителем, не являющимся работником ОАО «РЖД», привлеченным для работы в Проектном офисе на основе гражданско-правовых договоров.

Руководитель Проектного офиса — работник Компании, ответственный за организацию работы Проектного офиса. Назначается и освобождается от должности распоряжением руководителя Проекта.

Инвестиционный проект (Проект) — экономически обоснованный комплекс действий по формированию (модернизации, реконструкции) активов, реализация которого направлена на решение инвестиционной задачи. Средства на реализацию Проекта могут быть предусмотрены в составе инвестиционного бюджета и других бюджетов ОАО «РЖД». Проект может включать в себя несколько связанных подпроектов, направленных на решение единой целевой инвестиционной задачи.

Бюджет Проекта — документ, определяющий полный объем плановых затрат, необходимых для реализации Проекта, включая лимиты инвестиционных затрат, утвержденных в составе инвестиционной программы и инвестиционного бюджета ОАО «РЖД», и расходы, предусмотренные в других бюджетах Компании. Бюджет Проекта составляется на весь срок реализации Проекта в разбивке по титулам, мероприятиям и видам работ с помесячной детализацией на текущий год. Бюджет Проекта включает плановые затраты на управление Проектом. Бюджет Проекта детализируется и утверждается ежегодно.

Бюджет Проектного офиса — документ в составе бюджета Проекта, определяющий затраты на материально-техническое обеспечение деятельности Проектного офиса, в т.ч. расходы по премированию руководителей и специалистов ОАО «РЖД» и привлечению к работе сторонних организаций и специалистов, не являющихся работниками ОАО «РЖД».

Виды работ — в рамках Проекта по каждому титулу выделяются следующие виды работ:

1. проектирование (обосновывающие материалы, ПИР, ИРД);

2. строительно-монтажные работы и поставки;

3. ввод основных средств;

4. прочие работы, осуществляемые в рамках Проекта.

Директивный календарный план — структурированный перечень мероприятий и титулов Проекта с указанием дат начала и завершения видов работ. Содержит информацию по ключевым событиям в рамках видов работ. Директивный календарный план Проекта детализируется и утверждается ежегодно.

Запрос на изменение — документ, инициирующий процесс внесения изменений, касающихся структуры, сроков реализации и объемов затрат по Проекту в утвержденные документы Проекта (паспорт, бюджет, директивный календарный план).

Проектный офис по реализации инвестиционного Проекта (Проектный офис) — группа работников ОАО «РЖД» и внешних исполнителей, не являющихся работниками ОАО «РЖД», созданная на время реализации Проекта, обеспечивающая функцию поддержки управления, анализа и контроля хода реализации Проекта.

Риск — неопределенное событие или условие, наступление которого может отрицательно сказаться на достижении целей Проекта.

Управляющий Проектом — департамент, филиал, другое структурное подразделение Компании или сторонняя организация, осуществляющие организацию и координацию работ по реализации Проекта. Инвестиционные проекты могут объединяться в комплексный Проект, по которому назначается единый руководитель Проекта с подчинением ему управляющих проектами, входящими в состав такого комплексного Проекта.

Паспорт Проекта — документ, создаваемый при запуске Проекта и определяющий цели, целевые показатели Проекта и состав основных участников управления Проектом.

Целевые показатели — измеримые характеристики результатов Проекта, определяющие достижение целей Проекта.

Эксперт — представитель департамента, управления, структурного подразделения или филиала ОАО «РЖД», сторонняя организация или внешний исполнитель, не являющийся работником ОАО «РЖД», уполномоченный осуществлять экспертизу решений по Проекту, выявление и анализ возможных отклонений в ходе Проекта и их влияния на достижение целевых показателей Проекта.

1.3. Процессы управления Проектом

Основные процессы, определяемые настоящим Регламентом:

- запуск и планирование Проекта;

• контроль хода реализации Проекта;
• управление изменениями Проекта.

Подробное описание этих процессов приведено в соответствующих разделах настоящего Регламента.

Запуск и планирование — процесс назначения основных участников управления Проектом и планирование сроков реализации и расходов по Проекту.

Контроль хода реализации — процесс контроля выполнения работ по Проекту и подготовка сводной отчетности для участников Проекта.

Управление изменениями — процесс принятия решений о внесении изменений в директивный календарный план и бюджет Проекта. Включает подготовку и регистрацию запроса на изменение, оценку влияния предлагаемых изменений на достижение целевых показателей, формирование, согласование и утверждение решений по изменениям с учетом границ полномочий участников Проекта.

1.4. Функции и полномочия основных участников управления Проектом

Функции и полномочия руководителя Проекта, управляющего Проектом и Проектного офиса приведены в таблице 1.

Таблица 1

2. Процесс «Запуск и планирование Проекта»

В процессе «Запуск и планирование Проекта» определяются основные участники Проекта, формируются и утверждаются основные рабочие документы управления Проектом, используемые в дальнейшем в процессах контроля хода реализации и управления изменениями.

В Приложении 1 приведены схема реализации и табличное описание процесса «Запуск и планирование».

2.1. Определение участников Проекта, формирование Проектного офиса

В соответствии с Регламентом взаимодействия участников инвестиционного процесса при формировании и реализации инвестиционной программы ОАО «РЖД» по приоритетным инвестиционным проектам распоряжением президента ОАО «РЖД» назначается руководитель Проекта. Также для организации управления такими проектами при необходимости создается Проектный офис. Решение о создании Проектного офиса по каждому конкретному инвестиционному Проекту принимается президентом ОАО «РЖД» или Инвестиционным комитетом ОАО «РЖД».

Руководитель Проекта назначает руководителя Проектного офиса не позднее пяти рабочих дней с момента принятия решения о создании Проектного офиса. Если решение о создании Проектного офиса не принято, реализация инвестиционных проектов осуществляется в соответствии с процедурами, утвержденными ОАО «РЖД».

Управляющие проектами назначаются в установленном порядке, на основании рекомендаций Инвестиционного комитета, руководителя Проекта и Департамента инвестиционной деятельности (далее — ЦИНВ).

Руководитель Проектного офиса формирует предложения по персональному составу Проектного офиса на основе кандидатур, рекомендованных руководителем Проекта, управляющим Проектом, ЦИНВ и другими участниками Проекта, с учетом особенностей реализуемого Проекта.

Руководитель Проектного офиса совместно с причастными формирует и обеспечивает согласование персонального состава с распределением ролей участников Проектного офиса и бюджета Проектного офиса на весь период реализации Проекта с детализацией по годам. По результатам согласования, не позднее 10 дней с момента своего назначения, руководитель Проектного офиса представляет указанные документы руководителю Проекта.

Персональный состав и бюджет Проектного офиса утверждаются распоряжением ОАО «РЖД». Бюджет Проектного офиса утверждается на весь период реализации Проекта и ежегодно уточняется при актуализации бюджета Проекта.

2.2. Формирование паспорта Проекта

В соответствии с требованиями руководителя Проекта и на основании утвержденных документов ОАО «РЖД» Проектный офис разрабатывает паспорт Проекта с использованием шаблона (Приложение 4 к настоящему Регламенту).

Проект паспорта предоставляется руководителю Проекта на рассмотрение не позднее 10 рабочих дней с момента утверждения персонального состава и бюджета Проектного офиса.

Руководитель Проекта согласовывает проект паспорта и передает его для утверждения президенту ОАО «РЖД» в течение двух рабочих дней с момента представления паспорта Проектным офисом.

При необходимости, на основании требований руководителя Проекта Проектный офис готовит предложения по внесению изменений в настоящий Регламент (Типовой регламент управления инвестиционным проектом ОАО «РЖД») в части положений, перечисленных в п. 1.1 настоящего Регламента.

После утверждения президентом ОАО «РЖД» паспорта Проекта руководитель Проекта распоряжением утверждает необходимые изменения в настоящем Регламенте.

Внесение изменений в паспорт Проекта осуществляется распоряжением Президента ОАО «РЖД» на основании предложений, подготовленных Проектным офисом по поручению руководителя Проекта в порядке, установленном в п. 4 «Процесс „Управление изменениями“ настоящего Регламента.»

2.3. Формирование бюджета и директивного календарного плана Проекта

После утверждения паспорта и принятия решения о включении Проекта в инвестиционную программу и инвестиционный бюджет ОАО «РЖД» на очередной период планирования Проектный офис приступает к формированию бюджета и директивного календарного плана Проекта (Приложение 5 к настоящему Регламенту). Для формирования указанных документов Проектный офис использует данные утвержденного инвестиционного бюджета, других бюджетов Компании, обосновывающие материалы по Проекту, информацию от управляющего Проектом и прочие источники.

В составе бюджета Проекта в отдельном разделе учитывается бюджет Проектного офиса, включая расходы по премированию руководителей и специалистов ОАО «РЖД» и привлечению к работе представителей сторонних организаций и внешних исполнителей, не являющихся работниками ОАО «РЖД».

Разработанные проекты бюджета и директивного календарного плана представляются руководителю Проекта в течение 10 рабочих дней с момента утверждения паспорта Проекта. Бюджет Проекта и директивный календарный план утверждаются распоряжением ОАО «РЖД».

По переходящим инвестиционным проектам Проектный офис детализирует бюджет Проекта и директивный календарный план на очередной годовой период, обеспечивая их взаимное соответствие, в срок до 15 декабря текущего года.

Внесение изменений в утвержденный бюджет Проекта и директивный календарный план Проекта осуществляется в порядке, определенном в п. 4 настоящего Регламента.

2.4. Информирование участников инвестиционного Проекта

Проектный офис отвечает за ведение документооборота, связанного с разработкой, согласованием и утверждением рабочих документов по Проекту, и оперативное доведение актуальной информации до сведения основных участников Проекта.

3. Процесс «Контроль хода реализации Проекта»

В процессе «Контроль реализации хода Проекта» осуществляется регулярный сбор и анализ информации о реализации Проекта, формирование и предоставление сводной отчетности участникам Проекта.

В Приложении 2 приведены схема реализации и табличное описание процесса «Контроль хода реализации Проекта».

3.1. Сбор фактической информации

Проектный офис ежемесячно собирает фактическую информацию о ходе реализации Проекта. Для этого участники Проекта регулярно предоставляют в Проектный офис следующую информацию в формате, определенном Проектным офисом:

- управляющий Проектом — оперативную информацию о выполнении календарного плана Проекта и освоении физических объемов по Проекту (до 10-го числа следующего после отчетного месяца);

• заказчики — оперативную информацию о выполнении бюджетов объектов в составе Проекта (до 10-го числа следующего после отчетного месяца);
• ЦИНВ — уточненную информацию о выполнении бюджета Проекта в соответствии с данными бухгалтерского учета (до 20-го числа второго месяца, следующего за отчетным кварталом);
• другие участники Проекта — по запросу.

На основании запроса о представлении информации по Проекту на конкретную дату или за конкретный период срок предоставления данных может быть установлен руководителем или управляющим Проектом.

3.2. Формирование сводной отчетности

Проектный офис на основе регулярной отчетности, а также иной информации, связанной с Проектом, формирует сводный отчет по Проекту. Отчет содержит информацию о выявленных отклонениях, анализ влияния отклонений на достижение целевых показателей Проекта, прогноз реализации Проекта и другие сведения в соответствии с формой, утвержденной в составе Приложений к настоящему Регламенту, а также предложения по решениям, которые необходимо принять по Проекту (форма УП-5, Приложение 5 к настоящему Регламенту).

По решению руководителя Проектного офиса для формирования сводного отчета могут привлекаться консультанты и внешние эксперты, не входящие в состав Проектного офиса.

Проектный офис готовит следующие отчеты о ходе реализации Проекта:

• ежемесячный сводный отчет о ходе реализации Проекта. Дата представления — 15-е число каждого месяца, следующего за отчетным. Отчет направляется в ЦИНВ и управляющему Проектом, а также руководителю Проекта — по запросу;
• ежеквартальный сводный отчет о ходе реализации Проекта. Дата представления — 25-е число второго месяца, следующего за отчетным кварталом. Отчет направляется руководителю Проекта и управляющему Проектом;
• ежегодный сводный отчет о ходе реализации Проекта. Дата представления — не позднее 1 марта, следующего за отчетным годом. Отчет направляется руководителю Проекта для рассмотрения и представления Проекта на Инвестиционном комитете;
• отчеты по запросу руководителя Проекта, ЦИНВ и управляющего Проектом о ходе реализации Проекта на конкретную дату.

Сводный отчет о ходе реализации Проекта регулярно рассматривается на совещаниях с участием представителей управляющих проектами, ЦИНВ, заказчиков, Проектного офиса и других участников Проекта. По итогам совещания формируется протокол, содержащий поручения о разработке необходимых изменений в Проекте. Совещания под руководством управляющего Проектом проводятся ежемесячно, руководителя Проекта — ежеквартально.

Руководитель Проекта и управляющий Проектом по итогам рассмотрения отчета могут сформировать поручение о разработке решения о внесении изменений в инвестиционный Проект вне протокола совещания.

Проектный офис обрабатывает поручения о внесении изменений в соответствии с порядком, определенным в п. 4 «Процесс „Управление изменениями“ настоящего Регламента.»

Руководитель Проекта по результатам рассмотрения сводного отчета, а также на основании другой информации по своему усмотрению может сформировать поручение, связанное с реализацией Проекта, и поставить его на контроль Проектного офиса.

Проектный офис отражает такое поручение в реестре контрольных поручений. В дальнейшем в соответствии с содержанием поручения Проектный офис запрашивает информацию о его выполнении у соответствующих исполнителей. Информацию об исполнении поручений Проектный офис включает в сводный ежеквартальный отчет, а также предоставляет руководителю Проекта по запросу.

4. Процесс «Управление изменениями»

В процессе «Управление изменениями» производятся регистрация, анализ и формирование решений по запросам на изменения по инвестиционным проектам. В Приложении 3 приведены схема реализации и табличное описание процесса «Управление изменениями».

4.1. Определение уровня принятия решения по изменениям Проекта

Все решения, связанные с общим изменением сроков реализации и стоимости инвестиционного Проекта в целом и по годам, принимаются исключительно на основании решения Инвестиционного комитета в установленном порядке.

Уровень принятия решения об утверждении прочих изменений определяется на основании границ полномочий, утвержденных распоряжением руководителя Проекта в рамках настоящего Регламента. Границы полномочий определяют перечень параметров Проекта и их количественные и качественные значения, в рамках которых участник Проекта может принимать решения о внесении изменений.

Полномочия распределяются между руководителем Проекта, управляющим Проектом, Проектным офисом, заказчиком, другими участниками Проекта.

Границы полномочий устанавливаются для каждого конкретного инвестиционного Проекта и могут быть связаны со следующими параметрами (но не только):

изменение сроков:

• дат начала и окончания видов работ по титулам;
• дат ключевых событий в рамках видов работ;

изменение бюджета:

• перераспределение (увеличение/уменьшение) неиспользованных лимитов затрат и финансирования между кварталами (без изменения годового лимита);
• перераспределение (увеличение/уменьшение) неиспользованных лимитов затрат и финансирования между титулами/мероприятиями (без изменения годового лимита);
• смена заказчиков по объектам (мероприятиям и титулам) в рамках Проекта;
• перераспределение (увеличение/уменьшение) неиспользованных лимитов и финансирования затрат по видам работ по объектам Проекта (без изменения годового лимита);

изменение цен на материалы, оборудование, работы, энергоносители;

4.2. Инициация и принятие решений по изменениям Проекта

Если в соответствии с действующими процедурами для внесения предложенных изменений требуется согласование причастных департаментов, управлений и структурных подразделений или решение коллегиальных органов ОАО «РЖД», Проектный офис совместно с управляющим Проектом обеспечивает согласование проекта изменений в установленном порядке.

Для определения границ полномочий по принятию решения о внесении изменений, а также для экспертизы предложенных изменений по инициативе руководителя Проектного офиса могут быть привлечены эксперты, не входящие в состав Проектного офиса. В этом случае сроки определения уровня принятия решения и подготовки проекта решения по изменению могут быть увеличены.

В случае если решение находится в компетенции управляющего Проектом, то проект решения рассматривается и утверждается управляющим Проектом. Рассмотрение и утверждение решения управляющим Проектом производится в течение двух рабочих дней с момента представления проекта решения управляющему Проектом.

В случае если решение находится в компетенции руководителя Проекта, то проект решения рассматривается и утверждается руководителем Проекта. Рассмотрение и утверждение решения руководителем Проекта производится в течение трех рабочих дней с момента представления проекта решения руководителю Проекта.

7. Приложение 3. Схема <*> и табличное описание процесса «Управление изменениями»

<*> Не приводится.

8. Приложение 4. Паспорт инвестиционного Проекта

НАЗНАЧЕНИЕ ПАСПОРТА

Настоящий Паспорт определяет цели, показатели Проекта и основных участников управления Проектом «Наименование Проекта».

Паспорт используется руководителем Проекта для формирования системы управления Проектом и организации работ по достижению целей Проекта.

Положения Паспорта не отменяют и используются совместно с действующими нормативными документами Компании и обязательны для исполнения всеми участниками Проекта со стороны ОАО «РЖД».

Актуализация Паспорта проводится ежегодно по результатам рассмотрения Проекта на Инвестиционном комитете ОАО «РЖД». Ответственность за актуализацию Паспорта возлагается на руководителя Проекта.

1. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ

1.1 Резюме Проекта

1.2 Описание Проекта

Необходимость реализации Проекта определяется следующими факторами:

• ________________________;
• ________________________.

1.3 Цели Проекта

Цели Проекта: _____________________

1.4 Структура Проекта

__________________________________________________________________

1.5 Текущее состояние Проекта

На _________________ по Проекту выполнены следующие работы:

• ________________________;
• ________________________.

Освоение составило: ____________________________ млрд. руб. с НДС.

Прочее __________________________________________________________.

2. ПЛАНИРУЕМЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ ПРОЕКТА

Результатами Проекта являются:

• целевой показатель 1;
• целевой показатель 2;
• ...

Плановые значения целевых показателей по Проекту приведены в таблице 2.

Таблица 2

Плановые значения целевых показателей по Проекту

3. ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ ПРОЕКТА

4. УЧАСТНИКИ ПРОЕКТА

5. ПЛАНИРОВАНИЕ И ОТЧЕТНОСТЬ

5.1 Плановые документы

Таблица 5

Плановые документы

5.2 Отчетные документы

Таблица 6

Отчетные документы

6. СОВЕЩАНИЯ ПО ПРОЕКТУ

Таблица 7

Совещания по Проекту

7. ОСНОВНЫЕ РИСКИ ПРОЕКТА

Основные риски Проекта <*>

9. Приложение 5. Альбом типовых форм документов инвестиционного Проекта

Утвержден распоряжением ОАО «РЖД» от 1 октября 2010 г. № 2055р

АЛЬБОМ ТИПОВЫХ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ ИНВЕСТИЦИОННОГО ПРОЕКТА ОАО «РЖД»

Контроль за изменениями документа

Регистрация изменений

Введение

Назначение

В Альбоме форм приведены документы, используемые в процессах управления Проектом, в соответствии с Типовым регламентом управления инвестиционным Проектом ОАО «РЖД».

Все используемые в Альбоме форм термины и сокращения приведены в соответствии со связанными документами (см. ниже).

Введение в действие

Альбом форм действует с момента его утверждения Президентом ОАО «РЖД».

Связанные документы

1. Типовой регламент управления инвестиционным Проектом ОАО «РЖД»

2. Регламент взаимодействия участников инвестиционного процесса при формировании и реализации инвестиционной программы ОАО «РЖД»

3. Положение о Проектном офисе инвестиционного Проекта ОАО «РЖД»

Виды документов

Для управления Проектом формируются:

Форма УП-1

ДИРЕКТИВНЫЙ КАЛЕНДАРНЫЙ ПЛАН

по Проекту: «____________________________________________»

2. Определение заказчиков и подрядчиков, ответственных за реализацию каждого титула и мероприятия.

3. Планирование сроков реализации титулов, дата начала и завершения вида работ по титулам, дата достижения основных событий по видам работ.

Форма УП-4

ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩЕЙ/ИСХОДЯЩЕЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПРОЕКТА

Входящая корреспонденция

<*> Указать имя файла или исходящий номер документа из подразделения-отправителя.

Исходящая корреспонденция

Форма УП-5

СВОДНЫЙ ОТЧЕТ О ХОДЕ РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЕКТА

«____________________________»

ПО СОСТОЯНИЮ НА ____________ 20__ ГОДА ОТЧЕТНЫЙ ПЕРИОД ____________ 20__ ГОДА <*>

<*> Полный шаблон сводного отчета приведен в отдельном документе.

Форма УП-6

КОНТАКТНЫЙ ЛИСТ УЧАСТНИКОВ ПРОЕКТА

Управляющий Проектом

<*> Если для обоснования необходимости изменений выполнялись специальные расчеты или исследования, то в данном разделе должны быть приведены ссылки на документы, содержащие результаты этих расчетов/исследований и описание методики их выполнения. Если такие документы не могут быть приложены к настоящему запросу, то должны быть указаны места их хранения или лица, персонально ответственные за хранение этих документов.

Результаты экспертизы

Изменение N _____

См. рис. 1 <*>. Динамика освоения бюджета Проекта.

<*> Не приводится.

3. Выполнение директивного календарного плана.

См. таблицу 2.

См. рис. 2 <*>. Директивный календарный план.

<*> Не приводится.

4. Достижение целевых показателей

Таблица 3

5. Инвестиционные показатели

Таблица 4

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

6. Прогноз потребности в грузоперевозках

Таблица 5

Комментарии

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

8. Изменения отчетного периода

Таблица 7

Комментарии

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

9. Детализированные отчеты

9.1 Выполнение бюджета Проекта в разрезе этапов работ титулов

Таблица 8

9.2 Незавершенное строительство в разрезе титулов

9.3 Выполнение календарного плана Проекта в разрезе ключевых событий

Таблица 10

9.4 Выполнение объема работ

Таблица 11

10. Экспертное заключение.

1. Прогноз достижения целевых показателей

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

2. Прогноз возможных отклонений

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

3. Предложения

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

Назначение отчета

Сводный отчет предназначен для контроля хода реализации Проекта, анализа и прогноза достижения целевых показателей.

Сводный отчет готовится Проектным офисом.

Основными пользователями сводного отчета являются руководитель Проекта, ЦИНВ, управляющий Проектом.

Состав отчета

Для оценки текущего и прогнозного состояния Проекта отчет сгруппирован по основным показателям:

• Резюме хода реализации Проекта — краткая информация о ходе реализации Проекта по основным показателям всего сводного отчета;
• Выполнение бюджета — показатели отклонений фактических затрат от плановых лимитов по объектам и Проекту в целом за отчетный период, нарастающим итогом с начала года, нарастающим итогом с начала Проекта. График, показывающий ежемесячную динамику освоения бюджета за текущий год нарастающим итогом;
• Выполнение директивного календарного плана — таблица, визуализирующая состояние реализации Проекта, прогноз отклонения окончания работ по каждому титулу в разрезе основных этапов работ для оперативного обнаружения текущих и потенциальных проблем. Рисунок календарного плана, отображающий отклонения в достижении основных результатов Проекта, запланированных в отчетном периоде;
• Достижение целевых показателей — плановые (зафиксированные в паспорте Проекта) и прогнозные (сделанные на основании текущей ситуации) данные по достижению целевых показателей Проекта в разрезе по годам;
• Инвестиционные показатели — ежегодные прогнозы инвестиционных показателей;
• Прогноз потребности в грузоперевозках — прогнозные (сделанные до старта Проекта и актуализируемые раз в 6 месяцев) данные спроса потребителей на грузоперевозки, позволяющие оценить целесообразность дальнейшей реализации Проекта и скорректировать (при необходимости) плановые затраты и длительность Проекта;
• Выполнение поручений руководителя Проекта — информация о выполнении поручений, сделанных руководителем Проекта;
• Изменения отчетного периода — перечень утвержденных изменений в Проекте за отчетный период с указанием степени их влияния на ход реализации Проекта.

Детализированные отчеты

• Выполнение бюджета Проекта в разрезе этапов работ и титулов — показатели отклонений плановых лимитов от фактических затрат за отчетный период и нарастающим итогом с начала года по каждому мероприятию, титулу и этапу работ титула;
• Выполнение календарного плана в разрезе ключевых событий — информация о достижении ключевых событий Проекта в разрезе мероприятий, титулов и этапов работ титула;
• Выполнение объема работ — сравнительные плановые и фактические данные по физическим показателям Проекта за отчетный период и нарастающим итогом с начала года;
• Экспертное заключение — состоит из трех подразделов, содержащих информацию:

о прогнозных данных достижения целевых показателей Проекта;

о прогнозных данных по возможным отклонениям в достижении результатов Проекта;

предложения по внесению изменений в ход реализации Проекта.

ПОРЯДОК ОРГАНИЗАЦИИ ПРЕМИРОВАНИЯ РУКОВОДИТЕЛЕЙ И СПЕЦИАЛИСТОВ ОАО «РЖД» ЗА ВЫПОЛНЕНИЕ ОСОБЫХ ЗАДАЧ (УЧАСТИЕ В ПРОЕКТНОЙ РАБОТЕ)

1. Настоящий Порядок о премировании руководителей и специалистов ОАО «РЖД» за выполнение особых задач (участие в проектной работе) (далее — Порядок) регламентирует основные принципы вознаграждения непосредственных участников процесса управления инвестиционным проектом, т.е. работников аппарата управления, филиалов и структурных подразделений ОАО «РЖД», включенных в состав Проектного офиса инвестиционного проекта.

При этом действие Порядка распространяется на работников в том случае, если:

• работники привлечены к работе, инициированной распоряжением президента ОАО «РЖД» и отнесенной в рамках данного распоряжения к работе по Проекту;
• перед работниками поставлены четкие задачи в рамках Проекта, закрепленные в Матрице распределения задач (Приложение 1 к Порядку);
• определены критерии оценки успешности выполнения работниками поставленных перед ними задач в рамках Проекта;
• имеется возможность разграничения работ, выполняемых работниками в рамках Проекта и в соответствии с их должностными обязанностями.

Настоящий Порядок не распространяется на руководителя Проекта.

2. Вознаграждение работников за участие в проектной работе осуществляется посредством выплаты премии по завершении Проекта в целом или его особо важных этапов, но не чаще одного раза в квартал.

3. Основными параметрами системы премирования являются:

• премиальный фонд;
• характеристики (квалификационный уровень) участника Проектного офиса;
• ключевые показатели эффективности деятельности работника (далее — КПЭ);
• оценка результативности по КПЭ.

4. Премиальный фонд формируется за счет бюджета Проектного офиса. Размер премиального фонда определяется исходя из сложности поставленных в рамках Проекта задач и планируемых трудозатрат на их решение и с учетом начислений на фонд заработной платы. Премиальный фонд согласовывается руководителем Проекта и утверждается президентом ОАО «РЖД».

Информация о затратах, связанных с вознаграждением работников за участие в проектной работе, направляется в Департамент по организационно-штатным вопросам и Департамент планирования и бюджетирования для включения в смету расходов на содержание аппарата управления ОАО «РЖД» и бюджеты затрат соответствующих филиалов.

В случае принятия решения о поэтапном вознаграждении работников не менее 40% премиального фонда резервируется на выплату вознаграждения по завершении Проекта в целом.

5. Для премирования используются следующие коэффициенты — характеристики участника Проектного офиса:

• коэффициент квалификационного уровня: от 1 (соответствует должности специалиста) до 4,5 (соответствует должности начальника департамента);
• коэффициент функциональной роли в исполнении Проекта: от 1 (соответствует роли исполнителя) до 2,5 (соответствует роли руководителя Проектного офиса). Роль каждого работника в Проекте определяется на стадии формирования персонального состава и бюджета Проектного офиса и отражается в Матрице распределения задач.

Дифференциация коэффициентов квалификационного уровня и функциональной роли в исполнении Проекта производится в зависимости от сложности и важности поставленных в конкретном Проекте задач;

• коэффициент степени участия в Проекте, который отражает степень занятости работника работой в Проекте. Во всех случаях время, на которое работник привлекается к работе в рамках проектов, не может превышать 30% его рабочего времени в квартал, независимо от количества проектов, в работу над которыми он вовлечен. Поэтому его значение может составлять от 0 до 3 при соблюдении принципа: чем больше времени работник тратит на Проект и чем важнее для Проекта выполняемая им работа, тем больше значение коэффициента участия в Проекте данного работника. Коэффициент участия работника в Проекте устанавливается руководителем Проектного офиса по согласованию с руководителем Проекта по окончании периода, за который производится премирование. При этом наибольшее значение коэффициента, как правило, устанавливается у исполнителей.

6. КПЭ работника служат показателями эффективности его деятельности в работе над Проектом и характеризуют соответствие фактического результата работ по Проекту запланированному, соблюдение установленных сроков завершения работ в Проекте, а также личные качества и навыки работника (профессионализм, взаимодействие и т.п.).

Каждый показатель оценивается по уровню результативности:

• ниже порогового — оценка 0 — коэффициент результативности = 0;
• пороговый — оценка 1 — коэффициент результативности = 0,5;
• целевой — оценка 2 — коэффициент результативности = 1;
• максимальный — оценка 3 — коэффициент результативности = 1,3.

Для расчета премии определяется среднее значение коэффициента результативности.

7. Проектным офисом на каждого работника готовится Карта вознаграждения участника Проектного офиса (далее — Карта вознаграждения) (Приложение 2 к Порядку) с внесением коэффициентов квалификации и роли в Проекте за оцениваемый период, которые определяются при включении работника в состав Проектного офиса. Карты вознаграждений передаются руководителю Проектного офиса.

Карты вознаграждений после внесения в них руководителем Проектного офиса коэффициентов степени участия, оценок по КПЭ, среднего значения коэффициента результативности, а также утверждения руководителем Проекта направляются в Департамент по организационно-штатным вопросам, который на основании полученных данных производит расчет премии каждому работнику за участие в проектной работе и готовит проект распоряжения о премировании работников за выполнение особых задач.

В случае если Проект или его этапы реализуются со значительными отклонениями от установленных параметров по срокам и качеству, руководитель Проекта может снизить размер планового премиального фонда.

8. Выплата премии осуществляется одновременно с выплатой заработной платы за месяц, следующий за тем, в котором были завершены работы по Проекту или этапу Проекта.

Руководитель Проектного офиса ___________________________

<*> Плановый процент рабочего времени, которое предполагается, что работник будет тратить на проектную работу, учитывается по каждому члену проектной команды, отдельно по каждому подпроекту.

<*> КПЭ: 1 — соответствие фактического результата работ по Проекту запланированному;

2 — соблюдение установленных сроков работ;