Распоряжение ОАО «РЖД» от 06.08.2007 № 1499р

(ред. от 05.11.2007)

«Об утверждении Регламента организации материально-технического снабжения ОАО „РЖД“ и его дочерних обществ»

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ»

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 6 августа 2007 г. № 1499р

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА ОРГАНИЗАЦИИ МАТЕРИАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКОГО СНАБЖЕНИЯ

В целях обеспечения единого подхода к организации закупочной деятельности в ОАО «РЖД», а также усиления контроля за ее осуществлением с помощью механизмов корпоративного управления:

1. Утвердить прилагаемый Регламент организации материально-технического снабжения открытого акционерного общества «Российские железные дороги» и его дочерних обществ.

2. Начальнику Департамента управления дочерними и зависимыми обществами Федулову Г.М. обеспечить до 30 сентября 2007 г. разработку в соответствии с Регламентом, утвержденным настоящим распоряжением, и утверждение советами директоров дочерних обществ ОАО «РЖД» положений о порядке размещения дочерним обществом ОАО «РЖД» заказов на закупку продукции, выполнение работ, оказание услуг для обеспечения своей деятельности.

3. Признать утратившим силу распоряжение ОАО «РЖД» от 1 февраля 2007 г. № 141р «Об утверждении Регламента взаимодействия ОАО „РЖД“ и дочерних обществ ОАО „РЖД“ в области материально-технического снабжения».

от 6 августа 2007 г. № 1499р

РЕГЛАМЕНТ ОРГАНИЗАЦИИ МАТЕРИАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКОГО СНАБЖЕНИЯ ОАО «РЖД» И ЕГО ДОЧЕРНИХ ОБЩЕСТВ

I. Общие положения

1. Настоящий Регламент, разработанный в целях совершенствования снабжения филиалов, дирекций и других структурных подразделений ОАО «РЖД» материально-техническими ресурсами, определяет порядок взаимодействия департаментов и управлений ОАО «РЖД» с филиалами и дирекциями ОАО «РЖД», участвующими в процессе планирования и организации централизованных и децентрализованных закупок материально-технических ресурсов.

2. Участниками материально-технического снабжения являются:

• вице-президент ОАО «РЖД», в ведении которого находятся вопросы материально-технического обеспечения;
• технические департаменты и управления: Департамент локомотивного хозяйства, Департамент вагонного хозяйства, Департамент пассажирских сообщений, Департамент пути и сооружений, Департамент связи и вычислительной техники, Департамент автоматики и телемеханики, Департамент электрификации и электроснабжения, Департамент капитального строительства, Управление пригородных пассажирских перевозок Департамента пассажирских сообщений, Департамент коммерческой работы в сфере грузовых перевозок, Департамент информатизации и корпоративных процессов управления, Департамент социального развития, Управление охраны труда, промышленной безопасности и экологического контроля;
• филиалы и структурные подразделения: Дирекция «Желдорреммаш», Дирекция «Вагонреммаш», Центральная дирекция по ремонту грузовых вагонов, Федеральная пассажирская дирекция, Дирекция железнодорожных вокзалов, Центр организации конкурсных закупок;
• департаменты финансово-экономического блока: Департамент планирования и бюджетирования, Департамент корпоративных финансов, Департамент «Казначейство», Департамент инвестиционной деятельности, Управление планирования и нормирования материально-технических ресурсов и Департамент бухгалтерского учета;
• Росжелдорснаб и филиалы ОАО «РЖД» (далее — филиалы).

3. Материально-технические ресурсы подразделяются на следующие группы:

• группа 1 — централизованная закупка, производится Росжелдорснабом для поставки материально-технических ресурсов филиалам;
• группа 2 — региональная закупка, производится дирекциями по материально-техническому обеспечению — структурными подразделениями Росжелдорснаба (далее — дирекции) для поставок материально-технических ресурсов структурным подразделениям железных дорог, Федеральной пассажирской дирекции, Центральной дирекции по ремонту грузовых вагонов;
• группа 3 — децентрализованная закупка, производится филиалами и структурными подразделениями для собственных нужд;
• группа 4 — материально-технические ресурсы, изготавливаемые на заводах — филиалах ОАО «РЖД» и поставляемые другим филиалам ОАО «РЖД» в соответствии с их заявками и планами поставок (межфилиальная кооперация).

4. Перечень материально-технических ресурсов с распределением по группам подготавливается Росжелдорснабом и утверждается в установленном порядке вице-президентом ОАО «РЖД», в ведении которого находятся вопросы материально-технического обеспечения.

II. Функции участников материально-технического обеспечения

5. Росжелдорснаб в соответствии с целевыми параметрами стратегического развития ОАО «РЖД», сводным бюджетом запасов и закупок филиалов ОАО «РЖД» в целом и сводными заявками филиалов на поставку материально-технических ресурсов, согласованными с причастными техническими департаментами, управлениями и дирекциями:

• формирует и представляет на утверждение вице-президента ОАО «РЖД», в ведении которого находятся вопросы материально-технического обеспечения, сводный план поставок материально-технических ресурсов по филиалам;
• заключает с поставщиками материально-технических ресурсов договоры поставки, предусматривающие предоставление сертификатов на поставляемую продукцию, и обеспечивает их исполнение;
• обеспечивает первоочередное (при прочих равных условиях) размещение заказов на поставку материально-технических ресурсов в филиалах ОАО «РЖД»;
• обеспечивает своевременную поставку материально-технических ресурсов филиалам в соответствии с утвержденным сводным планом поставок материально-технических ресурсов, сводным бюджетом запасов и закупок и платежным балансом;
• обеспечивает проведение конкурсных процедур и формирование по их результатам обоснованной цены на материально-технические ресурсы, а при обращениях поставщиков с обоснованием изменения цен на закупаемые материально-технические ресурсы представляет при необходимости соответствующие предложения в ценовую комиссию ОАО «РЖД»;
• осуществляет контроль за выполнением графика поставок материально-технических ресурсов и своевременно информирует филиалы о случаях его нарушения.

6. Технические департаменты, управления и дирекции ОАО «РЖД» в соответствии со сводными бюджетами филиалов согласовывают сводные заявки филиалов на поставку материально-технических ресурсов.

7. Департаменты финансово-экономического блока в соответствии с целевыми параметрами и контрольными ориентирами стратегического развития ОАО «РЖД» на планируемый период:

• формируют плановый сводный бюджет затрат по ОАО «РЖД» в целом;
• формируют и доводят до Росжелдорснаба плановый сводный бюджет запасов и закупок по ОАО «РЖД» в целом;
• предусматривают в платежных балансах филиалов денежные средства на закупку материально-технических ресурсов на основании представленных заявок.

8. Филиалы и дирекции — потребители материально-технических ресурсов в соответствии со сводным бюджетом запасов и закупок:

• формируют сводную заявку филиала на поставку материально-технических ресурсов, закупаемых централизованно, в регионах, и децентрализованно, с учетом прогноза наличия материально-технических ресурсов, и согласовывают ее с причастными департаментами;
• организуют и проводят конкурсы по выбору поставщиков материально-технических ресурсов, закупаемых децентрализованно;
• осуществляют децентрализованные закупки материально-технических ресурсов;
• обеспечивают своевременное оприходование и списание полученных материально-технических ресурсов.

III. Формирование сводного годового плана поставок материально-технических ресурсов

9. Сводный годовой план поставок материально-технических ресурсов формируется на основе представленных сводных годовых заявок филиалов на поставку материально-технических ресурсов, согласованных с причастными департаментами и дирекциями.

10. Сводная годовая заявка филиала на поставку материально-технических ресурсов формируется одновременно с формированием проекта сводного бюджета запасов и закупок с учетом годовых плановых заданий и прогноза наличия материально-технических ресурсов, согласовывается с причастными департаментами, утверждается руководителем филиала и до 1 декабря года, предшествующего планируемому, представляется в Росжелдорснаб.

11. Сводная заявка филиала на поставку материально-технических ресурсов на I квартал планируемого года представляется в Росжелдорснаб до 1 ноября года, предшествующего планируемому, и включается в сводную годовую заявку филиала на поставку материально-технических ресурсов.

12. Руководитель филиала, подписывающий (утверждающий) сводную годовую заявку филиала на поставку материально-технических ресурсов, несет ответственность за:

• своевременность предоставления сводной заявки в Росжелдорснаб в установленные в соответствии с п. п. 10, 11 настоящего Регламента сроки;
• качество предоставленной заявки в части наполнения номенклатурой и количеством;
• соответствие представленной заявки действительной потребности филиала в материально-технических ресурсах на планируемый год.

Предоставление в Росжелдорснаб в течение планируемого года уточненных заявок (корректировок) с расхождением от первоначальной заявки более чем на 15% влияет на систему премирования начальника филиала (по итогам работы отчетного года).

Росжелдорснаб ежегодно в срок до 20 марта предоставляет в Департамент по организационно-штатным вопросам данные о расхождении уточненных заявок (корректировок) от первоначальных заявок по итогам работы отчетного года.

13. Филиалы, дирекции и другие структурные подразделения одновременно с заявками на поставку материально-технических ресурсов представляют заявки на реализацию (перераспределение) излишних материально-технических ресурсов.

14. Росжелдорснаб при формировании плана поставок предусматривает поставки по межфилиальному обмену путем перераспределения излишних материально-технических ресурсов между филиалами, дирекциями и т.д. Материально-технические ресурсы, которые не могут быть перераспределены, реализуются сторонним потребителям или списываются в установленном порядке.

15. Росжелдорснаб с 5 по 15 декабря года, предшествующего планируемому, согласовывает сводную годовую заявку филиалов и структурных подразделений ОАО «РЖД» на поставку материально-технических ресурсов, на основе которой формирует до 20 декабря года, предшествующего планируемому, сводный годовой план поставки материально-технических ресурсов ОАО «РЖД» с разбивкой по хозяйствам и филиалам и с выделением централизованных и децентрализованных поставок и представляет его в установленном порядке на утверждение вице-президента ОАО «РЖД», в ведении которого находятся вопросы материально-технического обеспечения.

16. Росжелдорснаб до 28 декабря года, предшествующего планируемому, доводит до технических департаментов, филиалов и структурных подразделений ОАО «РЖД» утвержденный сводный годовой план поставок материально-технических ресурсов и обеспечивает его выполнение.

IV. Формирование квартальных планов поставок материально-технических ресурсов

17. Сводный квартальный план поставок материально-технических ресурсов формируется на основе представленных годовых заявок филиалов (с распределением по кварталам) с учетом распоряжения ОАО «РЖД» от 11 апреля 2007 г. № 629р «Об изменении порядка планирования и организации закупок и поставок материально-технических ресурсов для нужд ОАО „РЖД“.»

18. Департамент планирования и бюджетирования и Департамент корпоративных финансов с 10 по 20 число месяца, предшествующего планируемому кварталу, согласно установленным графикам защиты бюджетов затрат доводят до департаментов, управлений и Росжелдорснаба выписки из бюджетов затрат об объеме затрат на материалы и топливо по филиалам ОАО «РЖД».

19. Управление планирования и нормирования материально-технических ресурсов с 12 по 22 числа месяца, предшествующего планируемому кварталу, доводит до Росжелдорснаба плановый сводный бюджет запасов и закупок с распределением по филиалам ОАО «РЖД».

20. Росжелдорснаб с 12 по 22 числа месяца, предшествующего планируемому кварталу, согласовывает квартальные заявки филиалов и структурных подразделений ОАО «РЖД» на поставку материально-технических ресурсов, формирует на их основе согласованные сводные заявки филиалов с распределением по путевому, локомотивному, вагонному, пассажирскому хозяйствам и по видам деятельности и направляет их в Департамент корпоративных финансов.

21. Департамент корпоративных финансов включает в платежный баланс филиалов денежные средства на централизованные поставки материально-технических ресурсов в соответствии с представленными согласованными заявками.

22. При ежеквартальных (ежемесячных) поставках материально-технических ресурсов за счет централизованных денежных средств Росжелдорснаб в соответствии с запросами филиалов и по согласованию с Управлением планирования и нормирования материально-технических ресурсов может производить поставки сверх утвержденных сводных квартальных бюджетов запасов и закупок в рамках сводного годового бюджета запасов и закупок.

23. Опережающая поставка материально-технических ресурсов в декабре в счет сводного бюджета запасов и закупок следующего года производится только по распоряжению вице-президента, в ведении которого находятся вопросы материально-технического обеспечения.

24. Корректировка квартального плана поставок материально-технических ресурсов осуществляется в соответствии с изменением сводного бюджета запасов и закупок.

25. Росжелдорснаб до 1 числа первого месяца планируемого квартала направляет в Департамент корпоративных финансов данные о финансировании плана поставок материально-технических ресурсов филиалов ОАО «РЖД» соответствующего периода с распределением по путевому, локомотивному, вагонному и пассажирскому хозяйствам и по видам деятельности.

26. Росжелдорснаб доводит до филиалов и структурных подразделений:

• до 30 числа месяца, предшествующего планируемому кварталу, — уточненный квартальный план поставок материально-технических ресурсов;
• до 5 числа первого месяца квартала — квартальный график поставок материально-технических ресурсов.

Росжелдорснаб обеспечивает выполнение планов и графиков поставок материально-технических ресурсов.

V. Порядок формирования годового плана поставок материально-технических ресурсов группы 4

27. Филиалы формируют годовую заявку на поставку продукции по межфилиальной кооперации и до 1 декабря года, предшествующего планируемому, представляют ее в Департамент пути и сооружений, дирекции «Желдорреммаш» и «Вагонреммаш» и Росжелдорснаб.

28. Департамент пути и сооружений, дирекции «Желдорреммаш» и «Вагонреммаш» рассматривают представленную годовую заявку, формируют годовой план поставок продукции по межфилиальной кооперации с указанием заводов-изготовителей ОАО «РЖД» и до 20 декабря года, предшествующего планируемому, направляют годовую заявку на поставку продукции по межфилиальной кооперации в Департамент планирования и бюджетирования и Росжелдорснаб.

29. Заводы-изготовители ОАО «РЖД» до 22 числа месяца, следующего за кварталом поставки, представляют информацию о выполнении плана поставки в дирекции «Желдорреммаш» и «Вагонреммаш», Департамент пути и сооружений и Росжелдорснаб.

VI. Формирование сводного годового плана поставок материально-технических ресурсов для дочерних обществ

30. Порядок организации материально-технического снабжения в дочерних обществах определяется положением о материально-техническом снабжении дочернего общества, утверждаемым советом директоров этого общества.

31. На основе планируемых годовых объемов работ дочернее общество определяет потребность в материально-технических ресурсах (в натуральном и денежном выражении), необходимых для выполнения установленного плана деятельности. Потребность в материально-технических ресурсах рассчитывается на год (с поквартальной разбивкой) на основе утвержденных норм расходов материалов, норм страхового (технологического) запаса (для топливно-энергетических ресурсов) и с учетом прогнозируемых остатков материально-технических ресурсов на начало планируемого периода, в пределах бюджета дочернего общества, утвержденного советом директоров этого общества.

32. Дочернее общество формирует годовую заявку на поставку материально-технических ресурсов (в натуральном и денежном выражении) и до 1 декабря года, предшествующего планируемому, направляет ее в Росжелдорснаб. На I квартал планируемого года заявка представляется в Росжелдорснаб до 1 ноября года, предшествующего планируемому.

33. Росжелдорснаб включает в централизованный сводный план поставки материально-технические ресурсы группы 1, а также в зависимости от объема поставки и экономической целесообразности группы 2 и до 28 декабря года, предшествующего планируемому, доводит до дочерних обществ утвержденный сводный годовой план поставок материально-технических ресурсов и обеспечивает его выполнение.

34. Росжелдорснаб до 1 ноября года, предшествующего планируемому, разрабатывает типовые договоры поставки, комиссии и спецификации (дополнительные соглашения) и направляет их в дочерние общества. В случае, когда действующие типовые договоры поставки, комиссии и спецификации (дополнительные соглашения) остаются неизменными, повторного согласования и утверждения типовых договоров не требуется.

35. На основании принятого сводного годового плана поставки материально-технических ресурсов дочернее общество до 28 декабря года, предшествующего планируемому, заключает с ОАО «РЖД» договоры поставки, комиссии в порядке, установленном Положением о договорной работе, утвержденным Приказом ОАО «РЖД» от 14 апреля 2006 г. № 110. От лица ОАО «РЖД» права и обязательства по такому договору исполняет Росжелдорснаб.

36. При необходимости внеплановых поставок материально-технических ресурсов дочернее общество формирует и направляет в Росжелдорснаб соответствующую заявку. Росжелдорснаб рассматривает вопрос о возможности внеплановой поставки, формирует дополнительный план поставки материально-технических ресурсов и обеспечивает его выполнение за счет дополнительного финансирования дочерним обществом.

VII. Порядок организации входного контроля качества закупаемых материально-технических ресурсов

37. В целях организации входного контроля качества закупаемых материально-технических ресурсов и недопущения нарушений Федерального закона «О железнодорожном транспорте в Российской Федерации» в части сертификации объектов и услуг железнодорожного транспорта начальники служб (отделов) материально-технического снабжения филиалов должны принимать первоочередные меры по организации входного контроля качества МТР:

• в соответствии с законодательством Российской Федерации и нормативными документами ОАО «РЖД» в условиях конкурсной документации и договорах поставки предусматривать требования о предоставлении участниками (победителями) торгов сертификатов и прочих документов о соответствии заявляемой (поставляемой) продукции, а также разрешительных документов профильных департаментов, научно-исследовательских организаций (ВНИИЖТ ПКБ и т.п.);
• предусматривать при заключении договоров поставки обязательства поставщиков по поставке МТР надлежащего качества и по предоставлению документов о соответствии МТР гарантийным обязательствам не ниже гарантийных сроков, установленных изготовителями МТР, замене некачественных МТР, штрафным санкциям и предоставлению товаросопроводительных документов, указанных в Инструкции по учету требований в подтверждении соответствия материально-технических ресурсов при заключении, исполнении договоров (контрактов) поставки и приемочном контроле на складе получателя от 4 сентября 2006 г. № 1;
• использовать электронный ресурс Росжелдорснаба http://10.160.7.9/Certification.php для определения номенклатуры МТР, подлежащих обязательному подтверждению соответствия. Обратить внимание, что перечень опубликованных нормативных правовых актов не является исчерпывающим. МТР, не включенные в перечни нормативных правовых актов, считаются не подлежащими обязательному подтверждению соответствия. Приемка таких МТР осуществляется только при наличии сертификатов (паспортов) качества или технических паспортов в соответствии с требованиями ГОСТ, ОСТ, ТУ и пр.;
• в целях предотвращения случаев ввода в эксплуатацию некачественных МТР подвергать входному контролю качества как централизованно, так и самостоятельно закупаемые МТР для нужд ОАО «РЖД»;
• не допускать приемку и оплату МТР без сертификатов соответствия (деклараций о соответствии, сертификатов пожарной безопасности, санитарно-эпидемиологических заключений), а также сертификатов (паспортов) качества или технических паспортов. Не допускать приемку и оплату МТР, не имеющих идентифицирующих их признаков;
• организовать проведение вторичных проверок качества поступающих МТР путем проведения контрольных испытаний. Докладывать в Росжелдорснаб итоги испытаний;
• проверять наличие сертификата пожарной безопасности и санитарно-эпидемиологического заключения на МТР, подлежащие обязательному подтверждению соответствия и санитарно-эпидемиологической экспертизе, в случае отсутствия в основании выдачи сертификата соответствия ссылки на эти документы;
• организовать изучение причастными работниками и обеспечить контроль выполнения Инструкции по учету требований в подтверждении соответствия материально-технических ресурсов при заключении, исполнении договоров (контрактов) поставки и приемочном контроле на складе получателя от 4 сентября 2006 г. № 1;
• вести претензионно-рекламационную работу в соответствии с Приказом ОАО «РЖД» от 4 августа 2006 г. № 205 (в редакции Приказа ОАО «РЖД» от 15 января 2007 г. № 1) «Об утверждении Порядка взаимодействия структурных подразделений ОАО „РЖД“ и отражения в бухгалтерском и налоговом учете недостач, потерь от порчи, убытков от несохранных перевозок материально-технических ресурсов, возникших при централизованных поставках через Росжелдорснаб — филиал ОАО „РЖД“.»

VIII. Формирование сводного годового плана поставок материально-технических ресурсов зарубежного производства для филиалов, других структурных подразделений и дочерних обществ ОАО «РЖД»

(раздел введен распоряжением ОАО «РЖД» от 05.11.2007 № 2125р)

38. Закупка материально-технических ресурсов зарубежного производства осуществляется в централизованном порядке.

39. Сводный годовой план поставок материально-технических ресурсов зарубежного производства формируется на основе сводных годовых заявок филиалов, других структурных подразделений и дочерних обществ на поставку материально-технических ресурсов для подвижного состава и оборудования зарубежного производства.

40. Сводная годовая заявка филиала и структурного подразделения согласовывается с причастными департаментами и дирекциями, утверждается руководителем филиала или структурного подразделения и до 1 августа года, предшествующего планируемому, представляется в Росжелдорснаб.

41. Годовая заявка дочернего общества на поставку материально-технических ресурсов для подвижного состава и оборудования зарубежного производства формируется в соответствии с утвержденным советом директоров этого общества порядком и до 1 августа года, предшествующего планируемому, направляется в Росжелдорснаб.

42. Сводная годовая заявка филиала, структурного подразделения и дочернего общества рассчитывается на основании норм расхода материально-технических ресурсов (в случае их отсутствия — на основании усредненных данных фактического расхода за предыдущий период), норм страхового запаса и с учетом прогнозируемых остатков материально-технических ресурсов на начало планируемого периода.

43. Росжелдорснаб формирует сводные данные о потребности филиалов, других структурных подразделений и дочерних обществ в материально-технических ресурсах для подвижного состава и оборудования зарубежного производства и до 5 августа года, предшествующего планируемому, направляет их в технические департаменты.

44. Технические департаменты до 1 сентября года, предшествующего планируемому, согласовывают с учетом программ импортозамещения и направляют сводные данные в Росжелдорснаб для формирования годового плана поставок материально-технических ресурсов зарубежного производства, а также определяют номенклатуру товаров, подлежащую обязательной сертификации Регистром сертификации на федеральном железнодорожном транспорте.

45. Росжелдорснаб до 28 декабря года, предшествующего планируемому, доводит до технических департаментов, филиалов, других структурных подразделений и дочерних обществ сводный годовой план поставок материально-технических ресурсов зарубежного производства, после чего корректировка указанными подразделениями своих заявок не допускается.

46. При необходимости внеплановых поставок материально-технических ресурсов для подвижного состава и оборудования зарубежного производства филиал, другое структурное подразделение или дочернее общество формирует, согласовывает с техническими департаментами и направляет в Росжелдорснаб соответствующую заявку. Росжелдорснаб рассматривает вопрос о возможности внеплановой поставки, формирует дополнительный план поставки материально-технических ресурсов зарубежного производства и обеспечивает его выполнение за счет дополнительного финансирования заказчиком.

IX. Среднесрочное планирование поставок материально-технических ресурсов зарубежного производства для филиалов, структурных подразделений и дочерних обществ ОАО «РЖД»

(раздел введен распоряжением ОАО «РЖД» от 05.11.2007 № 2125р)

47. Среднесрочный план поставок материально-технических ресурсов зарубежного производства ОАО «РЖД» формируется на основе сводных заявок филиалов, других структурных подразделений и дочерних обществ на трехлетний период.

48. Технические департаменты, управления и дирекции формируют для каждого филиала и другого структурного подразделения планы ремонта и работ с подвижным составом и оборудованием зарубежного производства по своим направлениям деятельности на второй и третий годы и до 1 июля текущего года направляют их в филиалы и другие структурные подразделения.

49. Филиалы и другие структурные подразделения на основании полученных планов ремонта и работ формируют заявки на материально-технические ресурсы для подвижного состава и оборудования зарубежного производства и до 1 августа текущего года направляют их в соответствующие технические департаменты, управления и дирекции, которые в недельный срок согласовывают и возвращают их в филиалы и структурные подразделения.

50. Сводная заявка филиала и другого структурного подразделения на материально-технические ресурсы для подвижного состава и оборудования зарубежного производства на второй и третий годы, утвержденная руководителем, представляется до 1 сентября текущего года в Росжелдорснаб.

---