Распоряжение ОАО «РЖД» от 10.07.2019 № 1404/р

«Об утверждении порядка представления, обработки и систематизации результатов выполнения контрольных процедур в области бухгалтерского и налогового учета и формирования отчетности»

РАСПОРЯЖЕНИЕ

УЧЕТА И ФОРМИРОВАНИЯ ОТЧЕТНОСТИ

В целях исполнения положений Концепции единой системы внутренних контрольных процедур в области бухгалтерского и налогового учета и формирования отчетности, утвержденной приказом главного бухгалтера ОАО «РЖД» от 2 октября 2017 г. № ЦБС-65 (в редакции приказа от 27 декабря 2018 г. № ЦБС-63), а также организации процесса сбора, обработки и анализа результатов выполнения контрольных процедур по ведению бухгалтерского и налогового учета и формированию отчетности:

1. Утвердить прилагаемый Порядок представления, обработки и систематизации результатов выполнения контрольных процедур в области бухгалтерского и налогового учета и формирования отчетности (далее — Порядок).

2. Начальнику Департамента бухгалтерского учета Чернышевой О.П., начальнику Департамента налоговой политики и методологии налогового учета Некрасовой Е.Ю., начальнику Управления консолидированной отчетности по международным стандартам финансовой отчетности Устичу Д.П., директору Центра корпоративного учета и отчетности «Желдоручет» Милохину С.В., главному бухгалтеру Центральной дирекции здравоохранения Лачиной Е.П., главному бухгалтеру Петропавловского отделения Южно-Уральской железной дороги Капустиной Е.И., заместителю начальника Центра фирменного транспортного обслуживания по экономике и финансам Пономареву А.В. принять к руководству Порядок, утвержденный настоящим распоряжением, и обеспечить его исполнение.

Е. И. Харыбина

от 10 июля 2019 г. № 1404/р

ПОРЯДОК ПРЕДСТАВЛЕНИЯ, ОБРАБОТКИ И СИСТЕМАТИЗАЦИИ РЕЗУЛЬТАТОВ ВЫПОЛНЕНИЯ КОНТРОЛЬНЫХ ПРОЦЕДУР В ОБЛАСТИ БУХГАЛТЕРСКОГО И НАЛОГОВОГО УЧЕТА И ФОРМИРОВАНИЯ ОТЧЕТНОСТИ

Раздел I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Настоящий Порядок разработан в целях:

обеспечения соблюдения законодательных требований и нормативных документов ОАО «РЖД» в сфере внутреннего контроля и управления рисками;

установления контроля своевременности, полноты и качества выполнения контрольных процедур и документального оформления результатов проведенных мероприятий внутреннего контроля в области бухгалтерского и налогового учета и формирования отчетности;

организации процесса сбора, обработки и анализа результатов выполнения контрольных процедур по ведению бухгалтерского и налогового учета и формированию отчетности;

своевременного принятия мер, направленных на устранение выявленных ошибок и нарушений установленного порядка ведения бухгалтерского и налогового учета и формирования отчетности, и проведения мероприятий, направленных на их минимизацию в дальнейшем.

2. Настоящий Порядок определяет формат и сроки представления результатов выполнения контрольных процедур и отчетов о проведении мероприятий внутреннего контроля, а также порядок обработки, систематизации и анализа содержащейся в них информации.

3. В настоящем Порядке применяются следующие сокращения:

ЦБС — Бухгалтерская служба ОАО «РЖД»;

ЦБСБ — Департамент бухгалтерского учета Бухгалтерской службы ОАО «РЖД»;

ЦБСН — Департамент налоговой политики и методологии налогового учета Бухгалтерской службы ОАО «РЖД»;

ЦБСФ — Управление консолидированной отчетности по международным стандартам финансовой отчетности Бухгалтерской службы ОАО «РЖД»;

ЦФТО — Центр фирменного транспортного обслуживания — филиал ОАО «РЖД»;

ТЦФТО — Территориальный центр фирменного транспортного обслуживания — структурное подразделение ЦФТО;

ЦДЗ — бухгалтерия Центральной дирекции здравоохранения — филиала ОАО «РЖД;»

Петропавловское отделение — бухгалтерия Петропавловского отделения Южно-Уральской железной дороги — филиала ОАО «РЖД;»

Желдоручет — Центр корпоративного учета и отчетности «Желдоручет» — филиал ОАО «РЖД;»

ОЦОБУ — Управление формирования отчетности Желдоручета;

ОЦОНУ — Управление налогового учета и отчетности Желдоручета;

ОЦОДП — Управление учета доходных поступлений Желдоручета;

Отделы Желдоручета — самостоятельные отделы и секторы Желдоручета, не входящие в состав ОЦОБУ, ОЦОНУ, ОЦОДП;

ОЦОЦУ — Общий центр обслуживания централизованного учета — структурное подразделение Желдоручета;

ОЦОР — региональный общий центр обслуживания — структурное подразделение Желдоручета;

ОЦОУ — территориальный общий центр обслуживания — структурное подразделение ОЦОР.

4. Основными участниками взаимодействия в рамках настоящего Порядка являются ЦБСБ, ЦБСН, ЦБСФ, ЦДЗ и Петропавловское отделение, ЦФТО, ТЦФТО, ОЦОР, ОЦОУ, ОЦОЦУ, ОЦОБУ, ОЦОНУ, ОЦОДП, их подразделения (отделы, секторы) и отделы Желдоручета.

Участники взаимодействия в зависимости от уровня иерархии подчиненности и выполняемых функций в сфере внутреннего контроля и управления рисками в области бухгалтерского и налогового учета и формирования отчетности, подразделяются на следующие группы:

группа 1 — ЦФТО, ТЦФТО;

группа 2 — ЦДЗ, Петропавловское отделение;

группа 3 — ОЦОЦУ, ОЦОР, ОЦОУ;

группа 4 — ОЦОБУ, ОЦОНУ, ОЦОДП, отделы Желдоручета;

группа 5 — ЦБСБ, ЦБСН, ЦБСФ.

Раздел II. ПОРЯДОК ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ КОНТРОЛЬНЫХ ПРОЦЕДУР И ИХ РЕЗУЛЬТАТОВ

5. Участники взаимодействия в рамках возложенных функций и закрепленных зон ответственности организовывают и обеспечивают выполнение мероприятий внутреннего контроля, установленных нормативными документами ОАО «РЖД», направленных на предупреждение (предотвращение) возникновения ошибок или нарушений (сбоев) установленного порядка ведения бухгалтерского и налогового учета и формирования бухгалтерской (финансовой), налоговой и консолидированной финансовой отчетности, своевременное обнаружение (выявление) допущенных ошибок или нарушений (сбоев), которые могут привести к искажению бухгалтерской (финансовой), налоговой и консолидированной финансовой отчетности.

Результаты осуществленного внутреннего контроля до внедрения автоматизированной системы внутреннего контроля (АС СВК) документируются участниками взаимодействия всех групп (кроме группы 5) путем заполнения чек-листов и формирования отчетов о результатах выполнения контрольных процедур в программном продукте «Шаблон КП».

Участники взаимодействия группы 5 до внедрения автоматизированной системы внутреннего контроля (АС СВК) осуществляют документирование результатов проведенных мероприятий внутреннего контроля путем ведения чек-листов в ручном режиме по форме, установленной внутренними распорядительными документами.

Выполнение контрольных процедур осуществляется в соответствии с установленной нормативными документами ОАО «РЖД» периодичностью с занесением результатов их выполнения в чек-листы по календарным дням фактического их проведения.

6. Работники подразделений (отделов, секторов) участников взаимодействия всех групп осуществляют выполнение контрольных процедур в порядке, установленном нормативными документами ОАО «РЖД», в соответствии с возложенными функциями и должностными обязанностями.

При этом работники подразделений (отделов, секторов) участников взаимодействия всех групп при выполнении контрольных мероприятий обеспечивают:

1. полное, качественное и своевременное выполнение контрольных процедур;

2. проведение контрольных процедур одновременно с выполнением своих функциональных обязанностей;

3. фиксацию результатов выполнения контрольных процедур в чек-листах датой фактического проведения контрольных мероприятий;

4. указание в чек-листах достоверной информации о результатах выполненных контрольных процедур, выявленных ошибках и нарушениях (кроме контрольных процедур, направленных на мониторинг изменений в законодательных актах или других данных), причинах их допущения и других сведений, а также корректное присвоение статусов устранения выявленных ошибок и нарушений, правомерное применение статуса «Не подлежит устранению»;

5. проведение надлежащей работы по устранению выявленных ошибок и нарушений, своевременное внесение в перечень выявленных нарушений информации об их устранении;

6. подписание заполненных чек-листов не позднее второго рабочего дня, следующего за днем оформления чек-листов за календарный месяц;

7. хранение чек-листов до внедрения автоматизированной системы внутреннего контроля (АС СВК) в установленном порядке.

7. Руководители подразделений (отделов, секторов) участников взаимодействия всех групп обеспечивают:

1. полноту и своевременность распределения и назначения контрольных процедур подчиненным работникам в чек-листах соответствующего календарного месяца.

2. контроль полноты, своевременности и качества выполнения контрольных процедур и документирования их результатов подчиненными работниками;

3. проведение в течение календарного месяца выборочных проверок результатов контрольных процедур, выполненных подчиненными работниками, уделяя при этом особое внимание наиболее существенным и нетипичным по характеру, объему и частоте операциям, с сохранением подтверждающих документов (рабочих материалов, использованных при проведении выборочных проверок);

4. рассмотрение корректности отраженной в чек-листах информации (пояснений) о результатах выполненных контрольных процедур, выявленных ошибках и нарушениях, причинах их допущения и других сведений, а также правильности установления статусов выявленных ошибок и нарушений, подтверждение правомерности указания статуса «Не подлежит устранению»;

5. проведение анализа выявленных ошибок и нарушений и причин их допущения, принятие мер по их устранению и недопущению в дальнейшем;

6. утверждение заполненных чек-листов не позднее двух рабочих дней с даты их подписания подчиненными работниками;

7. формирование отчетов о выполнении контрольных процедур и их результатов за календарный месяц и их представление ответственным лицам для включения в сводные отчеты;

8. хранение отчетов о результатах выполнения контрольных процедур в установленном порядке до внедрения автоматизированной системы внутреннего контроля (АС СВК).

Раздел III. ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ КОНСОЛИДИРОВАННЫХ ОТЧЕТОВ О РЕЗУЛЬТАТАХ ВЫПОЛНЕНИЯ КОНТРОЛЬНЫХ ПРОЦЕДУР

8. Формирование консолидированных отчетов о результатах выполнения контрольных процедур осуществляется участниками взаимодействия по всем направлениям учета и по всем уровням иерархии.

Исполнители, ответственные за консолидацию и представление отчетов о результатах выполнения контрольных процедур, назначаются приказом или иным распорядительным документом руководителя, с учетом их взаимозаменяемости. Информация об ответственных исполнителях, в том числе в случае их замены, направляется всем участникам взаимодействия вышестоящего и нижестоящего уровня не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа или иного распорядительного документа.

Отчеты о результатах выполнения контрольных процедур представляются ежемесячно за календарный месяц. В случае, если установленная дата представления отчетов о выполнении контрольных процедур и их результатов приходится на нерабочий день, то срок переносится на следующий за ним рабочий день.

До внедрения автоматизированной системы внутреннего контроля (АС СВК) отчеты о результатах выполнения контрольных процедур, сформированные в программном продукте «Шаблон КП», направляются на адреса электронной почты ответственных исполнителей.

9. Ответственные исполнители группы 1 осуществляют консолидацию результатов выполнения контрольных процедур, формируют консолидированный отчет о результатах выполнения контрольных процедур, который представляют:

ТЦФТО ответственному исполнителю ОЦОР не позднее 10 числа месяца, следующего за месяцем выполнения контрольных процедур;

ЦФТО ответственному исполнителю ОЦОДП не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем выполнения контрольных процедур.

10. Ответственные исполнители группы 2 осуществляют консолидацию результатов выполнения контрольных процедур, формируют консолидированный отчет о результатах выполнения контрольных процедур, который представляют ответственному исполнителю ОЦОБУ не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем выполнения контрольных процедур.

11. Ответственные исполнители ОЦОУ осуществляют консолидацию результатов выполнения контрольных процедур, формируют консолидированный отчет о результатах выполнения контрольных процедур, который представляют ответственному исполнителю ОЦОР не позднее 10 числа месяца, следующего за месяцем выполнения контрольных процедур.

12. Ответственные исполнители группы 3 (в том числе ОЦОР с учетом данных, представленных ТЦФТО и ОЦОУ) осуществляют консолидацию результатов выполнения контрольных процедур, формируют консолидированный отчет о результатах выполнения контрольных процедур, который представляют ответственному исполнителю ОЦОБУ не позднее 15 числа месяца следующего за месяцем выполнения контрольных процедур.

13. Ответственные исполнители группы 4 (в том числе ОЦОДП с учетом данных, представленных ЦФТО) осуществляют консолидацию результатов выполнения контрольных процедур, формируют консолидированный отчет о результатах выполнения контрольных процедур, который представляют ответственному исполнителю ОЦОБУ не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем выполнения контрольных процедур.

14. Ответственные исполнители группы 5 после внедрения автоматизированной системы внутреннего контроля (АС СВК) осуществляют консолидацию результатов выполнения контрольных процедур, с учетом находящихся в их подчинении отделов, формируют консолидированные отчеты о результатах выполнения контрольных процедур, которые представляют ответственному исполнителю ОЦОБУ не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем выполнения контрольных процедур.

До внедрения автоматизированной системы внутреннего контроля (АС СВК) ответственный исполнитель ЦБСН представляет ответственному исполнителю ОЦОНУ данные о результатах выполнения контрольных процедур, осуществляемых в целях налогового мониторинга, не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем выполнения контрольных процедур, для их включения в сводную по ОАО «РЖД» информацию о результатах выполнения контрольных процедур, подлежащую представлению в налоговые органы.

15. Ответственный исполнитель ОЦОБУ производит сводную консолидацию результатов выполнения контрольных процедур по всем участникам взаимодействия не позднее 20 числа месяца, следующего за месяцем выполнения контрольных процедур.

Ответственный исполнитель ОЦОБУ формирует и представляет сводный отчет о результатах выполнения контрольных процедур в целом по ОАО «РЖД» ответственному исполнителю ОЦОНУ не позднее 25 числа месяца, следующего за месяцем выполнения контрольных процедур.

16. Ответственный исполнитель ОЦОНУ формирует и представляет ответственному исполнителю ЦБСН информацию о результатах выполнения контрольных процедур по ОАО «РЖД», осуществляемых в целях налогового мониторинга за 3 рабочих дня до срока представления в налоговые органы по формам, установленным приказом Федеральной налоговой службы от 16 июня 2017 г. № ММВ-7-15/509 «Об утверждении Требований к организации системы внутреннего контроля», с учетом его изменений и дополнений, в том числе при уточнении сроков предоставления информации в налоговые органы.

17. Ответственный исполнитель ЦБСН представляет в налоговые органы информацию о результатах выполнения контрольных процедур по ОАО «РЖД», осуществляемых в целях налогового мониторинга, в порядке, сроки и по формам, установленным приказом Федеральной налоговой службы от 16 июня 2017 г. № ММВ-7-15/509 «Об утверждении Требований к организации системы внутреннего контроля», с учетом его изменений и дополнений, в том числе при уточнении сроков предоставления информации в налоговые органы.

Раздел IV. ПОРЯДОК ОБРАБОТКИ И СИСТЕМАТИЗАЦИИ РЕЗУЛЬТАТОВ ВЫПОЛНЕНИЯ КОНТРОЛЬНЫХ ПРОЦЕДУР

17. На основании консолидированных отчетов о результатах выполнения контрольных процедур по выявленным при проведении мероприятий внутреннего контроля ошибкам, нарушениям и расхождениям участники взаимодействия:

1. проводят их обобщение и проводят анализ существенных и носящих системный характер ошибок, нарушений и расхождений, устанавливают причины возникновения массовых и систематически возникающих ошибок и нарушений, проблемных и неурегулированных вопросов, а также выявленных рисков и недостатков, проводят мероприятия, направленные на их устранение и недопущение в дальнейшем;

2. в целях устранения существенных и носящих системный характер ошибок, нарушений и расхождений и их минимизации в дальнейшем проводят работу с причастными работниками и обслуживаемыми подразделениями и принимают меры по решению проблемных и неурегулированных вопросов;

---