Распоряжение ОАО «РЖД» от 23.01.2015 № 131р

«Об утверждении Положения о системе внутреннего контроля в холдинге „РЖД“»

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ»

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 23 января 2015 г. № 131р

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О СИСТЕМЕ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ

Во исполнение Плана мероприятий по реализации функциональной стратегии построения единой системы внутреннего аудита и контроля в холдинге «РЖД» на период до 2015 года, утвержденного ОАО «РЖД» 27 октября 2013 г., и программы организационного развития холдинга «РЖД» на период до 2015 года, утвержденной распоряжением ОАО «РЖД» от 30 апреля 2014 г. № 1067р:

1. Утвердить прилагаемое Положение о системе внутреннего контроля в холдинге «РЖД».

2. Руководителям подразделений аппарата управления, филиалов и других структурных подразделений ОАО «РЖД» принять к руководству Положение, утвержденное настоящим распоряжением.

3. Начальникам Департамента управления дочерними и зависимыми обществами Давыдову А.Ю. и Центра по корпоративному управлению пригородным комплексом Белянкину А.Ю. инициировать проведение дочерними обществами ОАО «РЖД» корпоративных мероприятий по принятию к руководству Положения, утвержденного настоящим распоряжением.

ПОЛОЖЕНИЕ О СИСТЕМЕ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ В ХОЛДИНГЕ «РЖД»

I. Общие положения

1. Настоящее Положение определяет цели, задачи, компоненты, требования и порядок организации системы внутреннего контроля в холдинге «РЖД».

2. Система внутреннего контроля представляет собой совокупность методик, процедур, норм корпоративной культуры и организационных мер, предпринимаемых руководством ОАО «РЖД», подразделений аппарата управления ОАО «РЖД», его филиалов, других структурных подразделений и дочерних обществ для обеспечения финансовой устойчивости холдинга «РЖД».

3. Настоящее Положение разработано с учетом требований федеральных законов и других нормативных правовых актов Российской Федерации, концептуальной базы и профессиональной международной и отечественной практики в области внутреннего контроля и нормативных документов ОАО «РЖД».

4. В настоящем Положении используются следующие основные термины и понятия:

• внутренний контроль — процесс, осуществляемый руководством и работниками ОАО «РЖД» (дочернего общества ОАО «РЖД») на всех уровнях управления и направленный на обеспечение эффективности и результативности финансово-хозяйственной деятельности, сохранности активов, достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности, соблюдения требований законодательства Российской Федерации и нормативных документов ОАО «РЖД» (дочернего общества ОАО «РЖД»);
• контрольная среда — осведомленность и действия руководства ОАО «РЖД» (дочернего общества ОАО «РЖД»), направленные на установление и поддержание эффективного функционирования системы внутреннего контроля, а также понимание важности этой системы;
• мониторинг системы внутреннего контроля — деятельность, осуществляемая на всех уровнях управления ОАО «РЖД» (дочернего общества ОАО «РЖД») с целью выявления соответствия компонентов системы внутреннего контроля заданным критериям;
• оценка рисков — процесс выявления и анализа рисков, который осуществляется в соответствии с процедурами, установленными нормативными документами ОАО «РЖД» (дочернего общества ОАО «РЖД»);
• процедуры внутреннего контроля — совокупность действий и мероприятий, направленных на предупреждение, ограничение и предотвращение рисков в финансово-хозяйственной деятельности ОАО «РЖД» (дочернего общества ОАО «РЖД»);
• управление рисками — процесс выявления и оценки рисков, выбора и применения способов реагирования на риски для обеспечения разумных гарантий достижения целей ОАО «РЖД» (дочернего общества ОАО «РЖД»).

5. Действие настоящего Положения распространяется на подразделения аппарата управления ОАО «РЖД», его филиалы и другие структурные подразделения (далее — подразделения ОАО «РЖД»). Выполнение процедур внутреннего контроля осуществляется в пределах существующей штатной численности подразделений ОАО «РЖД» и выполняемых ими функций. Настоящее Положение реализуется в дочерних обществах ОАО «РЖД» путем проведения корпоративных процедур в соответствии с законодательством Российской Федерации и нормативными документами ОАО «РЖД».

II. Цели и задачи системы внутреннего контроля

6. Создание системы внутреннего контроля направлено на обеспечение разумной уверенности в достижении поставленных перед холдингом «РЖД» целей.

7. Эффективная система внутреннего контроля подразумевает построение ее на различных уровнях управления ОАО «РЖД» (дочернего общества ОАО «РЖД») путем внедрения и выполнения необходимых процедур контроля в бизнес-процессах и посредством организации функций, координирующих деятельность ОАО «РЖД» (дочернего общества ОАО «РЖД») в рамках системы внутреннего контроля.

8. Основными задачами системы внутреннего контроля в холдинге «РЖД» являются:

• обеспечение эффективности и результативности финансово-хозяйственной деятельности;
• обеспечение сохранности активов и экономичного использования ресурсов;
• выявление рисков и управление ими;
• обеспечение достоверности и полноты бухгалтерской (финансовой) и иных видов отчетности;
• соблюдение законодательства и нормативных правовых актов Российской Федерации и нормативных документов ОАО «РЖД» (дочернего общества ОАО «РЖД»).

III. Компоненты системы внутреннего контроля

9. Основой организации и функционирования системы внутреннего контроля в ОАО «РЖД» и его дочерних обществах являются следующие компоненты:

• контрольная среда;
• оценка рисков;
• процедуры внутреннего контроля;
• информация и коммуникация;
• мониторинг.

10. Контрольная среда является основой для всех других компонентов системы внутреннего контроля и представляет атмосферу в ОАО «РЖД» и его дочерних обществах, определяющую общее понимание работниками внутреннего контроля и требований к нему. Она отражает культуру управления ОАО «РЖД» и его дочерних обществ и создает надлежащее отношение руководителей и работников к организации и осуществлению внутреннего контроля. К факторам, влияющим на контрольную среду, относятся управленческая философия и стиль управления, стратегия и цели деятельности, организационная структура, культура и этические ценности, компетентность работников, включая компетентность в вопросах внутреннего контроля. Стиль управления в ОАО «РЖД» и его дочерних обществах предполагает создание позитивного отношения субъектов внутреннего контроля к вопросам внутреннего контроля во всех видах деятельности холдинга «РЖД». Организационная структура ОАО «РЖД» (дочернего общества ОАО «РЖД») обеспечивает функционирование системы внутреннего контроля посредством:

• определения функций субъектов внутреннего контроля;
• закрепления полномочий и ответственности за выполнение процедур внутреннего контроля;
• оперативного обмена информацией и своевременного принятия управленческих решений с учетом использования эффективных процедур внутреннего контроля.

11. Оценка рисков проводится в целях получения достоверной информации о существующих рисках и проведения необходимого анализа для принятия обоснованных решений по управлению рисками. Основными результатами проведения оценки рисков являются описание риска и выявление условий, способствующих возникновению риска. Информация о выявленных рисках служит основанием для разработки новых процедур внутреннего контроля и анализа эффективности существующих.

12. Процедуры внутреннего контроля разрабатываются и осуществляются всеми подразделениями ОАО «РЖД» (дочернего общества ОАО «РЖД») с учетом рисков соответствующих бизнес-процессов. Процедуры внутреннего контроля регулярно пересматриваются, совершенствуются и обновляются с учетом изменений в деятельности холдинга «РЖД» и условий внешней среды. В ОАО «РЖД» и его дочерних обществах применяются процедуры внутреннего контроля, такие как:

• документальное оформление всех фактов хозяйственной жизни;
• подтверждение соответствия между объектами (документами) или их соответствия установленным требованиям, а также процедуры контроля взаимосвязанных фактов хозяйственной жизни;
• санкционирование (авторизация) операций, обеспечивающее подтверждение правомочности их совершения (например, утверждение авансового отчета работника его руководителем);
• сверка данных путем проверки полноты, точности, непротиворечивости и корректности информации, полученной из разных источников;
• разграничение полномочий, в том числе посредством исключения совмещения одним лицом функций инициирования, исполнения и контроля за совершением хозяйственных операций;
• контроль фактического наличия и состояния объектов, в том числе физическая охрана, ограничение доступа и инвентаризация;
• надзор, обеспечивающий оценку достижения поставленных целей или показателей;
• процедуры, связанные с компьютерной обработкой информации и информационными системами (компьютерный контроль), осуществляющие контроль доступа, целостности данных и внесения изменений в информационные системы. Для целей противодействия злоупотреблениям наиболее эффективными процедурами внутреннего контроля являются санкционирование (авторизация) операций, разграничение полномочий, контроль фактического наличия и состояния объектов. Содержание конкретных процедур внутреннего контроля зависит от уровня управления и функциональной направленности подразделения ОАО «РЖД» (дочернего общества ОАО «РЖД»). Процедуры внутреннего контроля, применяемые в ОАО «РЖД» и его дочерних обществах, подразделяются на предварительные и последующие. Предварительные процедуры внутреннего контроля направлены на предупреждение появления ошибок и нарушений установленного порядка деятельности (контроль фактического наличия и состояния объектов, санкционирование (авторизация) сделок и операций и др.). Последующие процедуры внутреннего контроля направлены на выявление ошибок и нарушений установленного порядка деятельности (сверка, надзор и др.). Функции по осуществлению внутреннего контроля определяются положениями о подразделениях ОАО «РЖД» (дочернего общества ОАО «РЖД») и должностными инструкциями работников в соответствии с возложенными задачами и направлениями их работы. Условия функционирования системы внутреннего контроля определяются во внутренних документах подразделений ОАО «РЖД» (дочернего общества ОАО «РЖД») руководителями подразделений самостоятельно в рамках своей компетенции.

13. Информация и коммуникация представляют собой получение и распространение информации, необходимой для реализации управленческих функций, принятия своевременных и обоснованных решений и осуществления внутреннего контроля. В ОАО «РЖД» и его дочерних обществах обеспечивается создание эффективных каналов обмена информацией, включая как вертикальные, так и горизонтальные связи.

14. Мониторинг системы внутреннего контроля проводится с целью определения ее текущего состояния, в том числе способности обеспечить выполнение поставленных перед ней целей и задач. Мониторинг осуществляется в ОАО «РЖД» и его дочерних обществах непрерывно в ходе повседневной деятельности и путем проведения периодических оценок. Непрерывный мониторинг выполняется руководителями и работниками подразделений ОАО «РЖД» (дочерних обществ ОАО «РЖД») и предусматривает:

• организацию и осуществление постоянного контроля за выполнением процедур внутреннего контроля;
• проверку результатов выполнения отдельных наиболее рискованных хозяйственных операций;
• проведение регулярного анализа результатов деятельности подразделения и своевременное выявление изменений в бизнес-процессах, описании или этапах выполнения процедур внутреннего контроля;
• организацию и проведение самостоятельной оценки системы внутреннего контроля в подразделениях;
• своевременное доведение информации о выявленных недостатках системы внутреннего контроля до заинтересованных лиц всех уровней управления. Для периодической и независимой оценки эффективности системы внутреннего контроля в ОАО «РЖД» (дочернем обществе ОАО «РЖД») организуется и проводится внутренний аудит.

IV. Требования к организации системы внутреннего контроля

15. К организации системы внутреннего контроля в холдинге «РЖД» предъявляются следующие основные требования, которые обусловливают ее эффективное функционирование:

1. интегрированность. Система внутреннего контроля наиболее эффективна, если она встроена в бизнес-процесс и ежедневные операции;

2. комплексность. Система внутреннего контроля охватывает все субъекты внутреннего контроля и функциональные направления деятельности. Обязанность по организации и поддержанию надежной и эффективной системы внутреннего контроля лежит на руководителях всех уровней управления, и каждый работник знает, понимает и выполняет свою роль в системе внутреннего контроля. Система внутреннего контроля функционирует на основе четкого и эффективного взаимодействия всех субъектов внутреннего контроля;

3. непрерывность. Система внутреннего контроля функционирует на постоянной основе, что позволяет своевременно выявлять нарушения и отклонения, устранять и предупреждать их возникновение в будущем;

4. своевременность информирования. Информация о выявленных существенных нарушениях финансово-хозяйственной деятельности, рисках, недостатках и слабых местах контроля, их причинах и корректирующих мероприятиях своевременно доводится до руководителей соответствующего уровня управления;

5. ответственность. Все субъекты внутреннего контроля несут в рамках своих полномочий ответственность за эффективное функционирование системы внутреннего контроля. Права, функции и обязанности субъектов внутреннего контроля определены и закреплены нормативными документами ОАО «РЖД»;

6. ориентированность на риски. Система внутреннего контроля находится в прямом взаимодействии с процессами управления рисками, в результате чего обеспечивается своевременная разработка и эффективное внедрение процедур внутреннего контроля и мероприятий по воздействию на риски;

7. разделение обязанностей. Права и обязанности субъектов внутреннего контроля разграничиваются в зависимости от их отношения к процессам разработки, утверждения, применения, мониторинга и оценки системы внутреннего контроля;

8. адаптивность. Система внутреннего контроля своевременно и адекватно настраивается на решение новых задач, возникающих в результате изменения внутренних и внешних условий функционирования, постоянно при этом совершенствуясь.

V. Организация системы внутреннего контроля

16. Система внутреннего контроля в ОАО «РЖД» определяется совокупностью объектов и субъектов. Объектами системы внутреннего контроля являются финансово-хозяйственная деятельность подразделений ОАО «РЖД» и его бизнес-процессы. Состав субъектов системы внутреннего контроля определяется организационной структурой ОАО «РЖД».

17. Совет директоров ОАО «РЖД» и Комитет по аудиту и рискам совета директоров ОАО «РЖД» определяют общие направления организации системы внутреннего контроля, рассматривают результаты оценки ее эффективности и анализируют ее фактическое состояние с учетом характера, масштабов и условий деятельности ОАО «РЖД».

18. Президент ОАО «РЖД» и правление ОАО «РЖД» курируют вопросы повышения эффективности системы внутреннего контроля, рассматривают информацию о текущем состоянии и надежности процедур внутреннего контроля, утверждают нормативные документы, регламентирующие организацию системы внутреннего контроля.

19. Первые вице-президенты, старшие вице-президенты, вице-президенты и главный бухгалтер ОАО «РЖД» курируют вопросы организации и осуществления внутреннего контроля в соответствии с возложенными на них обязанностями.

20. Директор ОАО «РЖД» по внутреннему контролю и аудиту организует работу по проведению внутреннего контроля финансово-хозяйственной деятельности подразделений ОАО «РЖД», оценке эффективности функционирования системы внутреннего контроля и разработке рекомендаций по внедрению дополнительных процедур внутреннего контроля, рассматривает и представляет руководству ОАО «РЖД» информацию о финансово-хозяйственной деятельности подразделений ОАО «РЖД» и эффективности системы внутреннего контроля.

21. Центр внутреннего контроля «Желдорконтроль» проводит проверки финансово-хозяйственной деятельности подразделений ОАО «РЖД», осуществляет контроль за выполнением мероприятий по устранению выявленных нарушений и недостатков в системе внутреннего контроля, координирует деятельность подразделений ОАО «РЖД» по организации и осуществлению внутреннего контроля, обеспечивает руководство ОАО «РЖД» достоверной информацией о финансово-хозяйственной деятельности подразделений ОАО «РЖД».

22. Центр внутреннего аудита «Желдораудит» осуществляет оценку фактического состояния и эффективности системы внутреннего контроля, включая контроль качества процесса ее самостоятельной оценки, проведенной подразделениями ОАО «РЖД», разрабатывает рекомендации по повышению эффективности системы внутреннего контроля и внедрению дополнительных процедур внутреннего контроля, подготавливает информацию руководству ОАО «РЖД» о надежности процедур внутреннего контроля в подразделениях ОАО «РЖД».

23. Руководители подразделений ОАО «РЖД» в соответствии со своими функциональными обязанностями несут ответственность за формирование, внедрение, мониторинг и совершенствование системы внутреннего контроля. К функциям руководителей подразделений ОАО «РЖД» в сфере внутреннего контроля во вверенных им функциональных областях деятельности могут относиться:

• организация и обеспечение эффективного функционирования системы внутреннего контроля;
• разработка и документирование системы внутреннего контроля и применяемых процедур внутреннего контроля;
• распределение полномочий, обязанностей и ответственности между работниками, находящимися в их подчинении, за конкретные направления внутреннего контроля;
• организация исполнения и обеспечения эффективности и достаточности процедур внутреннего контроля;
• анализ бизнес-процессов на предмет обеспечения функционирования внутреннего контроля и возможности достижения поставленных целей;
• организация и осуществление постоянного контроля за выполнением процедур внутреннего контроля;
• организация и проведение самостоятельной оценки системы внутреннего контроля;
• организация формирования и актуализации реестра процедур внутреннего контроля с учетом выявленных рисков;
• разработка планов мероприятий по устранению выявленных нарушений и недостатков системы внутреннего контроля и недопущению их впредь;
• своевременное информирование заинтересованных лиц о факторах, влияющих на повышение вероятности возникновения потерь и других негативных последствий вследствие реализации рисков, и выявленных недостатках системы внутреннего контроля. Работники ОАО «РЖД» в соответствии с возложенными на них обязанностями в сфере внутреннего контроля осуществляют:
• своевременное и качественное выполнение процедур внутреннего контроля в соответствующих функциональных областях деятельности;
• анализ и пересмотр существующих процедур внутреннего контроля с учетом выявленных изменений в процессах и рисках;
• процедуры по самостоятельной оценке системы внутреннего контроля;
• оперативное информирование своего непосредственного руководителя о выявленных отклонениях и недостатках системы внутреннего контроля, которые привели (могут привести) к негативным последствиям;
• устранение недостатков системы внутреннего контроля, выявленных по результатам мониторинга.

24. В дочерних обществах ОАО «РЖД» состав и функции субъектов внутреннего контроля определяются организационной структурой и внутренними нормативными документами.

VI. Ограничения эффективности системы внутреннего контроля

25. Эффективность системы внутреннего контроля в ОАО «РЖД» (дочернем обществе ОАО «РЖД») может быть ограничена следующими факторами:

• изменением экономической конъюнктуры или законодательства Российской Федерации, возникновением новых обстоятельств вне сферы влияния руководства;
• превышением должностных полномочий руководителями подразделений или работниками;
• возникновением ошибок в процессе принятия управленческих решений и осуществления фактов хозяйственной жизни.

---