Распоряжение ОАО «РЖД» от 15.06.2007 № 1108р

«Об утверждении Концепции применения единых электронных транспортных требований ОАО „РЖД“ при оформлении перевозок работников железнодорожного транспорта и иных лиц в поездах дальнего следования и пригородного сообщения для персонифицированного учета перевозок»

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ»

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 15 июня 2007 г. № 1108р

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ КОНЦЕПЦИИ ПРИМЕНЕНИЯ ЕДИНЫХ ЭЛЕКТРОННЫХ ТРАНСПОРТНЫХ ТРЕБОВАНИЙ ОАО «РЖД» ПРИ ОФОРМЛЕНИИ ПЕРЕВОЗОК РАБОТНИКОВ ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА И ИНЫХ ЛИЦ В ПОЕЗДАХ ДАЛЬНЕГО СЛЕДОВАНИЯ И ПРИГОРОДНОГО СООБЩЕНИЯ ДЛЯ

В целях создания системы информационных технологий с использованием единых электронных транспортных требований ОАО «РЖД» для автоматизированного оформления и персонифицированного учета перевозок работников ОАО «РЖД» и иных лиц в поездах дальнего следования и пригородного сообщения:

1. Утвердить прилагаемую Концепцию применения единых электронных транспортных требований ОАО «РЖД» при оформлении перевозок работников железнодорожного транспорта и иных лиц в поездах дальнего следования и пригородного сообщения для персонифицированного учета перевозок.

2. Начальникам Департамента корпоративных финансов Гнедковой О.Э., Департамента пассажирских сообщений Верховых Г.В., Департамента информатизации и корпоративных процессов управления Илларионову А.В., директору ВНИИЖТ Семечкину А.Е. (по согласованию), директору ВНИИАС Ададурову С.Е. (по согласованию) обеспечить реализацию основных направлений внедрения транспортных требований ОАО «РЖД».

3. Контроль за выполнением настоящего распоряжения оставляю за собой.

от 15 июня 2007 г. № 1108р

КОНЦЕПЦИЯ ПРИМЕНЕНИЯ ЕДИНЫХ ЭЛЕКТРОННЫХ ТРАНСПОРТНЫХ ТРЕБОВАНИЙ ОАО «РЖД» ПРИ ОФОРМЛЕНИИ ПЕРЕВОЗОК РАБОТНИКОВ ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА И ИНЫХ ЛИЦ В ПОЕЗДАХ ДАЛЬНЕГО СЛЕДОВАНИЯ И ПРИГОРОДНОГО СООБЩЕНИЯ ДЛЯ ПЕРСОНИФИЦИРОВАННОГО УЧЕТА ПЕРЕВОЗОК

1. Основная цель разработки Концепции

Правом бесплатного проезда на железнодорожном транспорте в соответствии со статьей 25 Федерального закона от 10 января 2003 г. № 17-ФЗ «О железнодорожном транспорте в Российской Федерации» работники железнодорожного транспорта общего пользования пользуются за счет средств соответствующих организаций в порядке и на условиях, которые предусмотрены коллективным договором.

Поездки, совершаемые работниками железнодорожного транспорта, подразделяются по видам перевозок на «поездки по служебным надобностям» и «поездки по личным надобностям», что требует различного подхода к учету перевозок и отражению их в отчетах о финансово-хозяйственной деятельности ОАО «РЖД».

По условиям Коллективного договора ОАО «РЖД» право бесплатного проезда по личным надобностям сохраняется также за неработающими пенсионерами, работниками Роспрофжела, детьми в возрасте до 18 лет, находящимися на иждивении работников ОАО «РЖД» или Роспрофжела, детьми работников ОАО «РЖД», погибших в результате несчастного случая на производстве, пенсионерами ОАО «РЖД» и организаций железнодорожного транспорта (далее — иные лица).

Перевозки, совершенные в соответствии с условиями Коллективного договора ОАО «РЖД» лицами, не являющимися работниками железнодорожного транспорта общего пользования, в соответствии с налоговым законодательством Российской Федерации подлежат налогообложению, в т.ч. налогом на доходы физических лиц. В обязанности ОАО «РЖД» входит представление сведений о перевозках, совершенных такими лицами, в налоговые органы.

В настоящее время для оформления бесплатного проезда работников железнодорожного транспорта используется 13 видов форм транспортных требований ОАО «РЖД», открытые и маршрутные листы, разовые и служебные билеты ОСЖД, выдача которых осуществляется в зависимости от целей поездок, занимаемой должности сотрудников и иных факторов.

Необходимость персонифицированного учета перевозок обязывает работников отдела служебных билетов Департамента пассажирских сообщений ОАО «РЖД», отделов (секторов) экономики, тарифов и служебных билетов служб предоставления услуг инфраструктуры в пассажирских сообщениях железных дорог, билетных бюро (далее — подразделения служебных билетов) вносить в транспортные требования многочисленные цифровые коды и буквенные обозначения. Отсутствие во многих подразделениях служебных билетов автоматизированного оформления транспортных требований приводит к многочисленным ошибкам при внесении необходимых кодов в выдаваемые работникам ОАО «РЖД» и иным лицам транспортные требования, что в свою очередь создает трудности при формировании реестров перевозок.

Следовательно, необходимо внедрение таких технологий, которые могли бы позволить реализовать достоверный учет поездок не только работников железнодорожного транспорта, но и иных лиц, которым Коллективным договором ОАО «РЖД» предоставлено право бесплатного проезда в поездах дальнего следования и пригородного сообщения, и формировать персонифицированные реестры перевозок по видам поездок и категориям пассажиров.

В настоящее время на Московской и Октябрьской железных дорогах — филиалах ОАО «РЖД» успешно применяется технология оформления пригородных проездных документов льготным категориям граждан на основании электронных пластиковых карт (социальных карт), позволяющая формировать персонифицированные реестры перевозок льготных пассажиров.

В то же время назрела необходимость внедрения технологии, базирующейся на применении электронных носителей информации, в сферу организации перевозок работников компании и иных лиц, указанных в Коллективном договоре ОАО «РЖД», а также работников других организаций по транспортным требованиям ОАО «РЖД».

Использование электронных транспортных требований в этой сфере позволит создать систему персонифицированного учета перевозок работников ОАО «РЖД» и иных лиц, указанных в Коллективном договоре ОАО «РЖД», и формировать достоверную статистическую и финансовую отчетность, основанную на фактических данных об объеме указанных перевозок. Положительный эффект от реализации данного проекта заключается также в том, что его внедрение предоставит компании возможность:

а) использовать данные персонифицированного учета перевозок иных, помимо работников ОАО «РЖД», категорий граждан, указанных в Коллективном договоре ОАО «РЖД» (выборных и штатных работников Роспрофжела, детей в возрасте до 18 лет, находящихся на иждивении работников ОАО «РЖД» или Роспрофжела, детей работников ОАО «РЖД», погибших в результате несчастного случая на производстве, пенсионеров ОАО «РЖД» и организаций железнодорожного транспорта), для формирования и представления в налоговые органы сведений по налогу на доходы физических лиц;

б) производить взаиморасчеты с другими перевозчиками, осуществляющими перевозки работников ОАО «РЖД» и иных лиц, указанных в Коллективном договоре ОАО «РЖД», на основе данных о количестве фактически совершенных перевозок, а не расчетных данных о них, и уменьшить тем самым размеры платежей компании по договорам с этими перевозчиками;

в) использовать данные персонифицированного учета перевозок работников и иных категорий лиц негосударственных учреждений здравоохранения и образования ОАО «РЖД» для повышения эффективности работы по бюджетному планированию этих учреждений;

г) использовать данные персонифицированного учета перевозок работников организаций, заключивших договоры с ОАО «РЖД», для осуществления расчетов с этими организациями;

д) использовать отчетность по перевозкам работников ОАО «РЖД» и иных лиц для целей налогообложения компании и отнесения расходов по условиям их возникновения;

е) распространить использование электронных носителей для оформления и достоверного учета перевозок льготных категорий граждан в целях осуществления расчетов за эти перевозки;

ж) повысить эффективность учета перевозок работников ОАО «РЖД» и иных лиц в поездах дальнего следования и пригородного сообщения за счет снижения ручного труда.

Перевозки железнодорожников и иных категорий граждан должны учитываться в натуральном и стоимостном выражении персонифицировано, что возможно только при использовании информационных технологий и внедрении средств автоматизации в сочетании с электронными формами документов.

В этих целях следует использовать единый в рамках ОАО «РЖД» идентификационный документ «Транспортное требование ОАО „РЖД“, носителем которого является электронный бесконтактный документ (далее — Требование), который должен быть интегрирован в технологию организации бесплатного проезда работников ОАО „РЖД“ и иных лиц, приравненных к ним.»

Применительно к проезду работников ОАО «РЖД» Требование должно заменить используемые в настоящее время транспортные требования установленных форм, а также абонементные билеты с установленным сроком действия для проезда от места жительства к месту работы (учебы).

Требование в электронном виде должно содержать определенные идентификационные данные о его владельце, принадлежности владельца Требования к работникам ОАО «РЖД» или иной организации, а также о его правах на бесплатный проезд, сроке действия прав, условиях проезда, а также визуальные носители информации.

Требования к внешнему виду (дизайну), технические характеристики и принципы распределения памяти Требования должны быть определены в положении об электронном требовании ОАО «РЖД».

В настоящее время созданы все предпосылки для реализации проектов по внедрению технологии использования Требования для нужд ОАО «РЖД» на принципиально новой платформе.

Реализация проекта по введению в обращение Требования предусматривает создание системы его обслуживания, основанной на внедрении необходимых программно-аппаратных средств, технологии эмиссии и использования.

2. Назначение Концепции

Настоящая Концепция определяет:

а) основные направления внедрения Требования;

б) порядок оформления и выдачи Требований работникам ОАО «РЖД» и иным лицам;

в) порядок оформления проездных документов (билетов) железнодорожными кассами дальнего следования и пригородного сообщения;

г) формирование реестров проездных документов (билетов) для отражения в бухгалтерском и налоговом учете ОАО «РЖД»;

д) порядок расчетов с пассажирскими компаниями (перевозчиками) за перевозки работников ОАО «РЖД» и иных лиц по Требованиям ОАО «РЖД»;

е) порядок финансирования перевозок работников иных организаций за счет средств ОАО «РЖД»;

ж) порядок получения реестров перевозок работников ОАО «РЖД» и иных лиц по Требованиям для целей налогообложения;

з) порядок ведения бухгалтерского и налогового учета перевозок работников ОАО «РЖД» и иных лиц по Требованиям ОАО РЖД».

3. Основные направления внедрения Требований

Основными направлениями внедрения Требования являются:

• разработка формата Требования, вмещающего в себя информацию о реквизитах, необходимых для формирования персонифицированного учета перевозок, и о технических требованиях к его изготовлению;
• разработка технологии использования Требования, включающей в себя механизм внесения информации в память Требования и процесс оформления проездных документов (билетов);
• этапы внедрения Требования;
• оснащение билетных касс устройствами считывания информации с Требований;
• создание единой системы оформления и учета перевозок работников ОАО «РЖД», выборных и штатных работников Роспрофжела, детей в возрасте до 18 лет, находящихся на иждивении работников ОАО «РЖД» или Роспрофжела, детей работников ОАО «РЖД», погибших в результате несчастного случая на производстве, пенсионеров ОАО «РЖД» и организаций железнодорожного транспорта, работников организаций, заключивших договоры с ОАО «РЖД», в поездах дальнего следования и пригородного сообщения с использованием Требования;
• создание единой базы данных в автоматизированных системах о выданных Требованиях по структурным подразделениям ОАО «РЖД» и иным организациям;
• разработка автоматизированного рабочего места подразделения служебных билетов (АРМ СБ).

Для целей образования единой вертикали управления перевозками по служебным и личным надобностям работников ОАО «РЖД» и иных лиц, с учетом специфики выполнения задач учета перевозок и расчетов за них, в функции подразделений служебных билетов должны входить: анализ и контроль использования Требований, получение отчетности и подготовка документов для производства расчетов за перевозки.

4. Порядок оформления и выдачи Требований работникам ОАО «РЖД» и иным лицам

Всем штатным работникам ОАО «РЖД» выдача документа «Транспортное требование ОАО „РЖД“ осуществляется подразделениями служебных билетов, к которым прикреплены подразделения, в штате которых состоят работники. Внесение информации о персональных данных работника ОАО „РЖД“ в Требование осуществляется на АРМ ПСБ, установленных в подразделениях служебных билетов.»

В подразделениях служебных билетов создается база данных, в которой хранится информация о выданных Требованиях работникам структурных подразделений и сторонних организаций, заключивших договоры на перевозку своих работников, их правах и условиях проезда в поездах дальнего следования и пригородного сообщения.

Для реализации права проезда в поездах дальнего следования и пригородного сообщения по личным и служебным надобностям каждому работнику ОАО «РЖД», выборному или штатному работнику Роспрофжела, пенсионеру МПС России, ОАО «РЖД» или Роспрофжела, ребенку в возрасте до 18 лет, находящемуся на иждивении работника ОАО «РЖД» или Роспрофжела, ребенку работника ОАО «РЖД», погибшего в результате несчастного случая на производстве, работнику и пенсионеру организации, заключившей договор с ОАО «РЖД», выдается Требование, содержащее в себе информацию о персональных данных гражданина, месте его работы, месте выдачи Требования, правах и условиях проезда, о наличии иждивенцев и прочую информацию, определяемую положением о транспортном требовании ОАО «РЖД».

На Требованиях, выдаваемых работникам сторонних организаций, указываются данные этих организаций: наименование, адрес, ИНН, КПП, ОКАТО и другие необходимые реквизиты.

5. Порядок оформления проездных документов (билетов) железнодорожными кассами дальнего следования и пригородного сообщения

Для оформления проездного документа (билета) для проезда по личным или служебным надобностям в поезде дальнего следования или пригородного сообщения владелец Требования предъявляет в билетную кассу документ «Транспортное требование ОАО „РЖД“, документ, удостоверяющий личность, называет цель поездки (личная или служебная) и станции отправления и назначения. В случае оформления проезда детей в возрасте до 18 лет, находящихся на иждивении работников ОАО „РЖД“, Роспрофжела и организаций, заключивших договоры с ОАО „РЖД“, детей работников ОАО „РЖД“, погибших в результате несчастного случая на производстве, в билетную кассу предъявляются документы, удостоверяющие их личность, внесенные в Требование.»

При наличии в (на) Требовании информации о праве на проезд кассир билетный на железнодорожном транспорте (далее — билетный кассир) в соответствии с указанными в (на) нем реквизитами производит оформление проездного документа (билета) установленной формы в пределах права на проезд, предоставленного владельцу Требования.

В случае, если заявленные владельцем Требования условия перевозки превышают объем предоставленных ему прав, владелец Требования оплачивает разницу наличными денежными средствами.

Билетный кассир, используя специализированные устройства, считывает информацию с Требования и в соответствии с заявкой владельца Требования производит оформление проездного документа (билета) через автоматизированные системы по виду поездки «личная» или «служебная» в пределах права на проезд, предоставленного владельцу Требования.

В случае отсутствия возможности автоматизированного оформления проездных документов (билетов) в пункте продажи билетный кассир пункта продажи визуальную информацию с Требования передает билетному кассиру диспетчерского терминала для оформления поездки. Реквизиты поездки переносятся билетным кассиром на бланк проездного документа (билета), заполняемого по ручной технологии.

6. Формирование реестров проездных документов (билетов) для отражения в бухгалтерском и налоговом учете ОАО «РЖД»

Ежемесячно в системе «Экспресс» на основании оформленных по Требованиям проездных и перевозочных документов производится формирование реестров перевозок работников ОАО «РЖД» и иных лиц по датам отправления отдельно по видам перевозок, шифрам перевозок и кодам организаций.

Распечатанные через АРМ СБ реестры перевозок анализируются работниками подразделений служебных билетов, подбираются по организациям, заключившим договоры с ОАО «РЖД», подписываются руководителем структурного подразделения ОАО «РЖД» и передаются в службы бухгалтерского и налогового учета, финансовые и финансово-экономические службы железных дорог для отражения перевозок в бухгалтерском и налоговом учете и предъявления счетов сторонним организациям для расчетов за осуществленные перевозки.

Службы бухгалтерского и налогового учета железных дорог в установленном порядке представляют в налоговые органы информацию о доходах в виде стоимости бесплатных перевозок, подлежащих в соответствии с законодательством Российской Федерации налогообложению на доходы физических лиц (пенсионеры железнодорожного транспорта, лица, находящиеся на иждивении работников ОАО «РЖД», иные лица, проезд которым предоставлен руководством ОАО «РЖД»).

7. Порядок расчетов с пассажирскими компаниями (перевозчиками) за перевозки работников ОАО «РЖД» и иных лиц по Требованиям

Расчеты между ОАО «РЖД» и пассажирскими компаниями (перевозчиками) за перевозки работников ОАО «РЖД» и иных лиц по Требованиям осуществляются на основании заключенных договоров с использованием реестров, формируемых в автоматизированных системах по каждому перевозчику отдельно в разрезе видов перевозок и категорий пассажиров, и счетов-фактур, предъявляемых этими компаниями.

8. Порядок финансирования перевозок работников иных организаций за счет средств ОАО «РЖД»

Финансирование перевозок работников иных организаций за счет средств ОАО «РЖД» осуществляется на основании данных реестров перевозок, формируемых в системе «Экспресс» по дате отправления в разрезе этих организаций и видов перевозок.

9. Порядок получения реестров перевозок работников ОАО «РЖД» и иных лиц по Требованиям для целей налогообложения

Подразделения служебных билетов распечатывают реестры перевозок работников ОАО «РЖД» и иных лиц и распределяют их следующим образом:

• реестр перевозок работников ОАО «РЖД» по служебным надобностям направляется в службу управления персоналом для контроля использования работниками служебных поездок;
• реестр перевозок работников ОАО «РЖД» по личным надобностям направляется в службу бухгалтерского и налогового учета для налогообложения и отражения расходов по перевозкам в бухгалтерском учете;
• реестры перевозок пенсионеров ОАО «РЖД» или МПС России, детей в возрасте до 18 лет, находящихся на иждивении работников ОАО «РЖД», детей работников ОАО «РЖД», погибших в результате несчастного случая на производстве, работников и иных лиц сторонних организаций передаются в службу бухгалтерского и налогового учета.

Служба бухгалтерского и налогового учета в течение одного месяца после совершения физическим лицом (пенсионером ОАО «РЖД» или МПС России, ребенком в возрасте до 18 лет, находящимся на иждивении работника ОАО «РЖД», ребенком работника ОАО «РЖД», погибшего в результате несчастного случая на производстве, иным лицом, проезд которого возмещается за счет средств ОАО «РЖД») безденежной поездки исчисляет налог на доходы физических лиц со стоимости безденежного проезда и представляет в налоговый орган по месту своего учета справку по форме № 2-НДФЛ, в которой отражаются сведения о физическом лице, сумме дохода (стоимости проезда), задолженности по налогу на доходы физических лиц.

Реестры перевозок работников сторонних организаций служба бухгалтерского и налогового учета направляет сторонним организациям, выполняющим обязанности налоговых агентов по отношению к своим работникам (по исчислению, удержанию НДФЛ и представлению сведений в налоговые органы).

10. Порядок ведения бухгалтерского и налогового учета перевозок работников и иных лиц по Требованиям ОАО «РЖД»

Порядок ведения бухгалтерского и налогового учета перевозок работников ОАО «РЖД» и иных лиц по Требованиям устанавливается в соответствии с учетной политикой ОАО «РЖД» на соответствующий финансовый год.

---