Библиотека
"Формы учетных и иных документов к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (2020 г.)"

Формы учетных и иных документов к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (2020 г.)

Федеральное архивное агентство · № 1Действующий акт

Актуально на 09.11.2026.

Как цитировать: "Формы учетных и иных документов к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (2020 г.)". 1. https://bukva.ai/docs/protokol-1-rosarhiv-federalnoe-arhivnoe

(одобрены Комиссией Федерального архивного агентства по научно-исследовательской и методической работе 31 июля 2020 года, протокол № 1)

Примечание

Текст документа приведен в соответствии с публикацией на сайте https://suzun.nso.ru по состоянию на 13.11.2023.

ФОРМЫ УЧЕТНЫХ И ИНЫХ ДОКУМЕНТОВ
К ПРАВИЛАМ ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ, КОМПЛЕКТОВАНИЯ,
УЧЕТА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
В ГОСУДАРСТВЕННЫХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВАХ, МУЗЕЯХ
И БИБЛИОТЕКАХ, НАУЧНЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ (2020 Г.)

(одобрены Комиссией Федерального архивного агентства
по научно-исследовательской и методической работе
31 июля 2020 года, протокол № 1)

Форма № 1

__________________________                          УТВЕРЖДАЮ
    (название архива)                 _____________________________________

                                  (наименование должности руководителя)

           АКТ                        _____________________________________
___________ N ____________                      (название архива)
  (дата)                                              _____________________
 возврата собственнику или              (подпись)     (расшифровка подписи)
  владельцу документов,              ______________
 не включенных в состав                 (дата)

Архивного фонда

Российской Федерации

На основании решения ЭПК (протокол от _______________ N ________________) после проведения экспертизы ценности документов _________________________

         (собственник или владелец - источник поступления)

были выделены для возврата собственнику или владельцу указанные ниже документы:

(излагается краткая характеристика документов и причин их возврата
                    собственнику или владельцу)

  Всего: _________________ ед.хр. ___________________ документов  (листов).

   Наименование должности работника                   _____________________
                                      (подпись)       (расшифровка подписи)

Документы получены

   Собственник или владелец                           _____________________
                                      (подпись)       (расшифровка подписи)

  (дата)

Форма акта возврата собственнику или владельцу документов,
не включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации

Формат A4 (210 x 297)

Форма № 2

_____________________________ (название архива)

_____________________________ (почтовый адрес)

АКТ ___________ N _______________ (дата)

о выдаче архивных документов во временное пользование

(наименование организации)

  (почтовый адрес)

Основание _________________________________________________________________

Цель выдачи документов ____________________________________________________

Выдаются следующие ед.хр. из фонда N ______________________________________ (название)

№ п/п	Опись N	Ед.хр. N	Заголовок ед.хр.	Количество листов (время звучания, метраж, Мб)	Примечания
1	2	3	4	5	6

Всего выдается ______________________(_____________________________) ед.хр. (общим количеством листов, временем звучания, метражом, Мб) на срок ___________________________________________________________________

Документы выданы в упорядоченном состоянии.

  Получатель обязуется  не предоставлять документы, полученные во временное
  пользование,  для  просмотра,   прослушивания  или  использования  другим
  организациям и  посторонним  лицам, не  выдавать  по ним копий, выписок и

справок, не производить изъятия каких-либо частей из выданных документов, не публиковать документы без разрешения архива.

  Получатель предупрежден об  ответственности  за  утрату  или  повреждение
  выданных  документов  в   соответствии   с  законодательством  Российской

Федерации.

Получатель обязуется вернуть дела в архив в указанный в акте срок.

Документы выдал:

Наименование должности

  работника архива                                    _____________________
                                        (подпись)     (расшифровка подписи)

(дата)

Наименование должности

  руководителя архива                                 _____________________
                                        (подпись)     (расшифровка подписи)

(дата)         печать архива

Документы принял:

Наименование должности

  работника организации-получателя                    _____________________
                                        (подпись)     (расшифровка подписи)

(дата)

Наименование должности

  руководителя организации-получателя                 _____________________
                                        (подпись)     (расшифровка подписи)

(дата)         печать организации-получателя

Документы сдал:

Наименование должности

  работника организации-получателя                    _____________________
                                        (подпись)     (расшифровка подписи)

(дата)

Наименование должности

  руководителя организации-получателя                 _____________________
                                        (подпись)     (расшифровка подписи)

(дата)         печать организации-получателя

Документы принял:

Наименование должности

  работника архива                                    _____________________
                                      (подпись)       (расшифровка подписи)

(дата)

Наименование должности

  руководителя архива                                 _____________________
                                      (подпись)       (расшифровка подписи)

(дата)         печать архива

Форма акта о выдаче архивных документов
во временное пользование

Формат A4 (210 x 297)

Форма № 3

_______________________________                     УТВЕРЖДАЮ
    (название архива)                 _____________________________________

                                  (наименование должности руководителя)

           АКТ                        _____________________________________
___________ N _________________                 (название архива)
  (дата)                                              _____________________
 о разделении, объединении дел          (подпись)     (расшифровка подписи)
(единиц хранения (единиц учета),       ______________
     включении в дело новых               (дата)

 архивных документов

(нужное подчеркнуть) Фонд N _________________________

Название фонда __________________________________________________________

В ходе __________________________________________________________________ (указать вид работы)

Произведено разделение, объединение дел (ед.хр. (ед.уч.), включение в дело новых архивных документов (нужное подчеркнуть)

№ пп	№ описи	№ дела	Заголовок дела	Количество листов, время звучания, метраж, Мб.	Новые шифры дела	Новое количество листов, время звучания, метраж, Мб.	Примечания
1	2	3	4	5	6	7	8

В результате количество дел фонда (ед.хр. (ед.уч.) увеличилось/уменьшилось на _____________________ (нужное подчеркнуть)

                         (цифрами и прописью)

  Наименование должности работника                    _____________________
                                      (подпись)       (расшифровка подписи)

  (дата)

Изменения в учетные документы внесены

  Наименование должности работника                    _____________________
                                       (подпись)      (расшифровка подписи)

  (дата)

Форма акта о разделении, объединении дел (единиц хранения
(единиц учета), включении в дело новых архивных документов

Формат A4 (210 x 291)

Форма № 4

__________________________ УТВЕРЖДАЮ

(название архива) _____________________________________ (наименование должности руководителя)

           АКТ                        _____________________________________
___________ N ____________                      (название архива)
  (дата)                                              _____________________
    о рассекречивании                  (подпись)      (расшифровка подписи)
   архивных документов              ______________

                                    (дата)

                                       Фонд N _________________________

Комиссия __________________________________________________________________ (название комиссии) (протокол от _________ N _________) рассекретила документы фонда N ________

                         (название фонда)

№ п/п	№ описи	Количество рассекреченных ед.хр.		Номера ед.хр. рассекреченных полностью <*>	Номера ед.хр., рассекреченных частично, с указанием номеров листов нерассекреченных документов	Примечания
№ п/п	№ описи	Полностью	Частично	Номера ед.хр. рассекреченных полностью <*>		Примечания
1	2	3	4	5	6	7

Итого рассекречено _____________________________________ ед.хр. (полностью) (цифрами и прописью) за ________________________________________________________________________ (хронологические рамки документов) ____________________ ед.хр. (частично) за _________________________________

(цифрами и прописью)                     (хронологические рамки документов)

  Наименование должности работника                    _____________________
                                        (подпись)     (расшифровка подписи)

Принято на открытое хранение _______________________________________ ед.хр. (цифрами и прописью) в _________________________________________________________________________ (хранилище)

  Наименование должности работника                    _____________________
                                   (подпись)          (расшифровка подписи)

Изменения в учетные документы внесены

  Наименование должности работника                    _____________________
                                   (подпись)          (расшифровка подписи)

(дата)

Форма акта о рассекречивании архивных документов

Формат A4 (210 x 297)

<*> Не допускается перечисление номеров ед.хр. через тире.

Форма № 5

__________________________                          УТВЕРЖДАЮ
    (название архива)                 _____________________________________

                                  (наименование должности руководителя)

           АКТ                        _____________________________________
___________ N ____________                      (название архива)
  (дата)                                              _____________________
 о технических ошибках                 (подпись)      (расшифровка подписи)
  учетных документов                 ______________

                                     (дата)

Фонд N _________________________

Название фонда ____________________________________________________________

В ходе выполнения _________________________________________________________ (вид работ) обнаружены технические ошибки в записях:

Название документа	Существующая запись	Следует записать
1	2	3

В результате количество ед.хр. (ед.уч.) увеличилось/уменьшилось на ______ (нужное подчеркнуть) ________________________________________________________ ед.хр. (ед.уч.). (цифрами и прописью)

Примечания: _____________________________________________________________

  Наименование должности работника                    _____________________
                                        (подпись)     (расшифровка подписи)

  (дата)

Изменения в учетные документы внесены

  Наименование должности работника                   ______________________
                                         (подпись)    (расшифровка подписи)

  (дата)

Форма акта о технических ошибках в учетных документах

Формат A4 (210 x 297)

Форма № 6

__________________________                          УТВЕРЖДАЮ
    (название архива)                 _____________________________________

                                  (наименование должности руководителя)

           АКТ                        _____________________________________
___________ N ____________                      (название архива)
  (дата)                                              _____________________
  об изъятии подлинных                (подпись)       (расшифровка подписи)

единиц хранения,
архивных документов               ______________
                                      (дата)

В результате ______________________________________________________________

На основании ______________________________________________________________

Изъято из фонда N _________________________________________________________ (название фонда) и передано _________________________________________(расписка прилагается). (Ф.И.О. лица, должность, организация)

№ описи	№ ед.хр.	Заголовок ед.хр.	Номера изъятых лл.	Название изъятого документа
1	2	3	4	5

Итого изъято __________________________________ ед.хр., архивных документов (цифрами и прописью) на ________________________________________________________________ листах. (цифрами и прописью)

Взамен изъятых ед.хр., архивных документов в фонд, дело включены/не включены их копии (нужное подчеркнуть) на ________________________________________________________________ листах. (цифрами и прописью)

Заведующий архивохранилищем                           _____________________
                                        (подпись)     (расшифровка подписи)

(дата)

Заведующий отделом                                    _____________________
                                        (подпись)     (расшифровка подписи)

(дата)

Главный хранитель                                     _____________________
                                        (подпись)     (расшифровка подписи)

(дата)

Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности работника                      _____________________
                                        (подпись)     (расшифровка подписи)

(дата)

Форма акта об изъятии подлинных единиц хранения,
архивных документов

Формат A4 (210 x 297)

Форма № 7

__________________________                          УТВЕРЖДАЮ
    (название архива)                 _____________________________________

                                  (наименование должности руководителя)

           АКТ                        _____________________________________
___________ N ____________                      (название архива)
  (дата)                                              _____________________
  об обнаружении архивных             (подпись)       (расшифровка подписи)
документов, не относящихся          ______________
    к данному архиву,                  (дата)

фонду, неучтенных

В ходе ____________________________________________________________________ (вид работы) было обнаружено ___________________________________________________________ (в фонде, в архивохранилище,

                        рабочем помещении)

№ п/п	Заголовок ед.хр., документа	Шифр (если есть)	Крайние даты	Количество листов (время звучания, метраж, Мб)	К какому фонду относится (новый шифр)	Примечания
1	2	3	4	5	6	7

Итого обнаружено __________________________________________________________ (цифрами и прописью) ____________________________________________________________________ ед.хр.

Наименование должности работника                      _____________________
                                        (подпись)     (расшифровка подписи)

  (дата)

Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности работника                      _____________________
                                        (подпись)     (расшифровка подписи)

  (дата)

Форма акта об обнаружении архивных документов,
не относящихся к данному архиву, фонду, неучтенных

Формат A4 (210 x 297)

Форма № 8

____________________________                         УТВЕРЖДАЮ
    (название архива)                 _____________________________________

                                  (наименование должности руководителя)

           АКТ                        _____________________________________
___________ N ______________                    (название архива)
  (дата)                                              _____________________
описания архивных документов,          (подпись)      (расшифровка подписи)
    переработки описей              ______________
   (нужное подчеркнуть)                (дата)

Фонд N ____________________________________________________________________ (название фонда)

По состоянию на ____________________ в фонде N _________________ по учетным (дата начала работы) данным числилось _______________ описей, __________________________ ед.хр., ________________ архивных документов, ______ листов россыпи за ______ годы.

Для работы получено: по описи N ____________________________________ ед.хр. неописанных _________ ед.хр., _________ архивных документов _______ листов.

В результате _______________________________ произошли следующие изменения: (наименование работы)

выделено не подлежащих хранению __________________ ед.хр. (док-ов, лл.)
возвращено собственнику или владельцу ____________ ед.хр. (док-ов, лл.)
передано в научно-справочную библиотеку __________ ед.хр.
передано в другие фонды архива ___________________ ед.хр. (док-ов, лл.)
передано в другие архивы _________________________ ед.хр. (док-ов, лл.)
объединено с другими ед.хр. ______________________ ед.хр.
сформировано из россыпи __________________________ ед.хр.
поступило из других фондов архива ________________ ед.хр. (док-ов, лл.)
включена пересоставленная опись __________________ ед.хр.
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________

Вновь составлены описи N ______________________ на _________________ ед.хр.

По состоянию на _______________________ в фонде N _________________________ (дата завершения работы) числится __________ описей, ________________ ед.хр. за ______________ годы.

Проведены следующие виды работ: __________________________________________ (перечисляются проделанные виды работ)

Составлено для именного каталога _______________________________ описаний.

для систематического каталога ________________________ описаний.

для базы данных ______________________________________ описаний.

К описям дел фонда составлен следующий справочный аппарат: _______________

                    (перечислить какой именно)

Работу выполнили:

  Наименование должностей работников                  _____________________
                                        (подписи)    (расшифровки подписей)

Работу принял:

  Наименование должности работника                    _____________________
                                        (подпись)     (расшифровка подписи)

  (дата)

Описания для БД/каталога принял (нужное подчеркнуть)

  Наименование должности работника                    _____________________
                                        (подпись)     (расшифровка подписи)

  (дата)

Документы фонда принял

  Наименование должности работника                    _____________________
                                        (подпись)     (расшифровка подписи)

  (дата)

Справочный аппарат принял

  Наименование должности работника                    _____________________
                                        (подпись)     (расшифровка подписи)

  (дата)

Изменения в учетные документы внесены

  Наименование должности работника                    _____________________
                                        (подпись)     (расшифровка подписи)

  (дата)

СОГЛАСОВАНО

                                экспертно-проверочной комиссией
                         ______________________________________________
                              (наименование уполномоченного органа
                         ______________________________________________
                                 исполнительной власти субъекта
                         ______________________________________________
                         Российской Федерации в области архивного дела,
                         ______________________________________________
                             федерального государственного архива,
                                     научной организации)

(Протокол от _____________ N ____________)

Форма акта описания архивных документов, переработки описей

Формат A4 (210 x 297)

Форма № 9

           УТВЕРЖДАЮ                               УТВЕРЖДАЮ
__________________________________       __________________________________
    (наименование должности                  (наименование должности
__________________________________       __________________________________
руководителя организации-сдатчика)      руководителя организации-приемщика)

  (подпись)  _____________________         (подпись)  _____________________
             (расшифровка подписи)                    (расшифровка подписи)
_______________                         _______________
     (дата)      место для печати           (дата)         место для печати

АКТ <*> _____________ N _________________ (дата) приема-передачи страховых копий на специальное хранение

_____________________________________________________________________ сдал, (название организации-сдатчика) а __________________________________________________________________ принял (название организации-приемщика)

                       (основание передачи)

№ пп	NN описей страхового фонда	Количество экземпляров описей	Количество передаваемых ед.уч. (ед.хр.) страхового фонда <**>	Количество кадров, метров, времени звучания	Количество описей особо ценных документов	Количество актов технического состояния	Примечания
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого принято ________________________ ед.уч. (ед.хр.) страхового фонда. (цифрами и прописью)

________________________ кадров, метров, времени звучания. (цифрами и прописью)

________________________ описей страхового фонда. (цифрами и прописью)

________________________ описей особо ценных документов. (цифрами и прописью)

________________________ актов технического состояния. (цифрами и прописью)

Передачу произвели:

Наименование должности работника

организации-сдатчика                                  _____________________
                                        (подпись)     (расшифровка подписи)

(дата)

Прием произвели:

Наименование должности работника

организации-приемщика                                 _____________________
                                       (подпись)      (расшифровка подписи)

(дата)

Изменения в учетные документы внесены Наименование должности работника

организации-приемщика                                 _____________________
                                        (подпись)     (расшифровка подписи)

(дата)

Изменения в учетные документы внесены Наименование должности работника

организации-сдатчика                                  _____________________
                                        (подпись)     (расшифровка подписи)

(дата)

Форма акта приема-передачи страховых копий
на специальное хранение

Формат A4 (210 x 297)

<*> Акт составляется отдельно на каждый вид носителя.

<**> Понятия единица учета и единица хранения для копий страхового фонда на рулонной пленке идентичны. Для копий страхового фонда на микрофишах указываются количество единиц учета (соответствует количеству отснятых дел) и количество ед.хр. (микрофиш).

Форма № 10

__________________________                          УТВЕРЖДАЮ
    (название архива)                 _____________________________________

                                  (наименование должности руководителя)

           АКТ                        _____________________________________
___________ N ___________                       (название архива)
  (дата)                                            _______________________
проверки наличия и состояния           (подпись)     (расшифровка подписи)
    архивных документов               ______________

                                     (дата)

Фонд N ______________________________

Название фонда ____________________________________________________________

NN описей _________________________________________________________________

Проверка проводилась с ____________________ по ____________________________

Проверкой установлено:

Числится по описям _____________________________________________ ед.хр. (количество)
Выявлены технические ошибки:

2.1 Имеют литерные номера:

а) не учтенные в итоговой записи __________________________________ ед.хр. (количество)

б) не перечисленные, но учтенные в итоговой записи _________________________________________________ ед.хр. (количество)

2.2 Пропущено номеров:

а) не учтенных в итоговой записи __________________________________ ед.хр. (количество)

б) не перечисленных, но учтенных в итоговой записи _________________________________________________ ед.хр. (количество)

2.3 Другие, в результате чего объем

увеличился на _____________________________________________________ ед.хр. (количество)

уменьшился на _____________________________________________________ ед.хр. (количество)

Числится по описям в результате устранения технических ошибок _____________________________________ ед.хр. (количество)
Не оказалось в наличии _________________________________________ ед.хр. (количество)
Имеется в наличии по данному фонду (включенных в описи) ______________________________________________ ед.хр. (количество)

из них требующих:

а) дезинфекции ____________________________________________________ ед.хр. (количество)

б) дезинсекции ____________________________________________________ ед.хр. (количество)

в) реставрации ____________________________________________________ ед.хр. (количество)

г) переплета или подшивки _________________________________________ ед.хр. (количество)

д) восстановления затухающих текстов ______________________________ ед.хр. (количество)

е) неисправимо поврежденных _______________________________________ ед.хр. (количество)

ж) _______________________________________________________________________

з) _______________________________________________________________________

и) _______________________________________________________________________

к) _______________________________________________________________________

л) _______________________________________________________________________

Имеется не включенных в описи __________________________________ ед.хр. (количество)
Итого по данному фонду (включенных и не включенных в описи), имеющихся в наличии _______________________________________________ ед.хр. (количество)
Характеристика условий их хранения. Отрицательные явления в состоянии и условиях хранения.

Проверку производили:

Наименования должностей

 работников                                          ______________________
                                   (подписи)         (расшифровки подписей)

Заведующий отделом

 (архивохранилищем)                                  ______________________
 __________________                (подпись)         (расшифровка подписи)

   (дата)

Форма акта проверки наличия и состояния архивных документов

Формат A4 (210 x 297)

Форма № 11

УТВЕРЖДАЮ (название архива) _____________________________________ (наименование должности руководителя)

           АКТ                        _____________________________________
___________ N ___________                       (название архива)
  (дата)                                            _______________________
     страховой оценки                   (подпись)     (расшифровка подписи)
    архивных документов               ______________

                                     (дата)

Комиссия ________________________________ (протокол от ________ N ________) (название архива)

провела страховую оценку __________________________________________________ (количество архивных документов)

предоставляемых ___________________________________________________________ (цель предоставления документов,

               название и место проведения выставки,

               осуществления реставрационных работ)

в соответствии с __________________________________________________________ (название договора или соглашения)

Страховая оценка проводилась на основании

Комиссия установила следующую страховую оценку представленных документов:

№ пп	Описание документа	Поисковые данные	Категория ценности	Страховая оценка	Состояние сохранности
1	2	3	4	5	6

Всего: ____________________ архивных документов на ________________ листах, (цифрами и прописью)

на общую сумму страховой оценки ___________________________________________ (цифрами и прописью)

Председатель комиссии

Наименование должности работника                      _____________________
                                        (подпись)     (расшифровка подписи)

Секретарь комиссии

Наименование должности работника                      _____________________
                                        (подпись)     (расшифровка подписи)

Форма акта страховой оценки архивных документов

Формат A4 (210 x 297)

Форма № 12

Внутренняя опись документов дела N ______________________________________

№ п\п	Регистрационный № документа	Дата	Заголовок документа	NN листов дела	Примечания
1	2	3	4	5	6

Итого _______________________________________________________ документов. (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи __________________________________ лл. (цифрами и прописью)

Наименование должности

  работника                                      __________________________
                                    (подпись)      (расшифровка подписи)

    (дата)

Форма внутренней описи документов дела

Формат A4 (210 x 297)

Форма № 13

Внутренняя опись документов единицы хранения научно-технической документации N __________________________________________________________________

№ п\п	Обозначение (индекс) документа	Наименование документа	NN листов ед.хр.	Формат	Примечания
1	2	3	4	5	6

Итого _______________________________________________________ документов. (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи __________________________________ лл. (цифрами и прописью)

Наименование должности

  работника                                      __________________________
                                    (подпись)       (расшифровка подписи)

Форма внутренней описи документов единицы хранения
научно-технической документации

Формат A4 (210 x 297)

Форма № 14

Внутренняя опись фотоальбома N __________________________________________

№ п\п	Заголовок документа	Автор съемки	Дата съемки	Место съемки	Номера листов фотоальбома	Примечания
1	2	3	4	5	6	7

Итого _______________________________________________________ документов. (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи __________________________________ лл. (цифрами и прописью)

Наименование должности

  работника                                      __________________________
                                    (подпись)       (расшифровка подписи)

Форма внутренней описи фотоальбома

Формат A4 (210 x 297)

Форма № 15

________________________________ РАЗРЕШАЮ

   (название архива)                         выдачу документов
                                    ___________________________________

Заказ (требование) (наименование должности) на выдачу архивных документов,

     копий фонда пользования,                       _______________________
     описей дел, документов              (подпись)   (расшифровка подписи)

___________ (дата)

___________________________________________________________________________

                        (фамилия, инициалы)

___________________________________________________________________________ (тема исследования)

№ фонда	№ описи	№ ед.хр.	Заголовок ед.хр.	Количество листов (время звучания, метраж, Мб)	Расписка пользователя в получении, дата	Расписка работника читального зала в возвращении документов пользователем, дата
1	2	3	4	5	6	7

Форма заказа (требования) на выдачу архивных документов,
копий фонда пользования, описей дел, документов
(лицевая сторона)

Формат A5 (148 x 210)

1	2	3	4	5	6	7

                               ________________________________________
   (подпись пользователя)               (расшифровка подписи)

(дата)

Форма заказа (требования) на выдачу архивных документов,
копий фонда пользования, описей дел, документов
(оборотная сторона)

Форма № 16

Инвентарная книга учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни

№ пп	Дата записи	№ фонда	№ описи	№ дела	Заголовок дела	Описание оформления дела, предмета	Материал	Размер (вес)	Физическая сохранность	Подпись	Примечания <*>
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

Итого ______________________________________________________________ дел. (цифрами и прописью)

  Наименование должности работника                  _______________________
                                      (подпись)      (расшифровка подписи)

(дата)

Форма инвентарной книги учета дел, имеющих в оформлении
или в приложении к ним драгоценные металлы и камни

Формат A4 (210 x 297)

<*> При наличии акта государственной инспекции пробирного надзора его дата и № указываются в примечании.

Форма № 17

_______________________________ (название архива)

 Карточка постеллажного                     Корпус ________________________
 топографического указателя                 Этаж (ярус) ___________________

Архивохранилище _______________

Стеллаж N _____________________ Помещение _____________________

Шкаф N	Полка N	Фонд N	Опись N	Ед.хр. с № по N	Примечания
1	2	3	4	5	6

Форма карточки постеллажного топографического указателя
(лицевая сторона)

Формат A5 (148 x 210) или A6 (148 x 105)

1	2	3	4	5	6

Форма карточки постеллажного топографического указателя
(оборотная сторона)

Форма № 18

______________________________ (название архива)

 Карточка пофондового                          Фонд N _____________________
 топографического указателя                    Корпус _____________________
 Название фонда ______________                 Этаж (ярус) ________________
______________________________                 Архивохранилище ____________
______________________________                 Помещение __________________

Опись N	Ед.хр. с № по N	Стеллаж N	Шкаф N	Полка N	Примечания
1	2	3	4	5	6

Форма карточки пофондового топографического указателя
(лицевая сторона)

Формат A5 (148 x 210) или A6 (148 x 105)

1	2	3	4	5	6

Форма карточки пофондового топографического указателя
(оборотная сторона)

Форма № 19

_______________________________ (название архива)

Карточка учета архивных документов на бумажной основе с повреждениями текста/носителя <*> (нужное подчеркнуть)

Фонд N ________ Опись N _________ Ед.хр. N ______________________________ (с отметкой о ее принадлежности к уникальным или особо ценным)

Количество листов, крайние даты документов ______________________________

Индекс группы (подгруппы) дефектов	Признаки повреждения текста/носителя	Номера поврежденных листов ед.хр.	Общее количество поврежденных листов ед.хр.	Примечания
1	2	3	4	5

Наименование должности работника _______________________ (подпись) (расшифровка подписи)

  (дата)

Форма карточки учета архивных документов на бумажной основе
с повреждениями текста/носителя

формат A4 (210 x 297) или A5 (210 x 148)

<*> Для документов, имеющих повреждения текста и повреждения носителя, составляются отдельные карточки

Форма № 20

_____________________________ (название архива)

Карточка учета необнаруженных                 Фонд N __________________
архивных документов

В архивохранилище _______________________________________________________ (название архивохранилища)

Название фонда _______________________________________________________ _______________________________________________________

Дата необнаружения документа ____________________________________________

№ описи	№ ед.хр.	Заголовок ед.хр.	Крайние даты	Кол-во листов (время звучания, метраж, Мб)	Примечания
1	2	3	4	5	6

Форма карточки учета необнаруженных архивных документов (лицевая сторона)

Формат A6 (148 x 105)

Отметка о ходе розыска	Результат розыска

Форма карточки учета необнаруженных архивных документов
(оборотная сторона)

Форма № 21

_____________________________

 (название архива)

Карточка учета технического состояния видеодокумента ____________________
(N ед.хр.)

Заголовок видеодокумента __________________________________________________

Дата записи _________________________  Формат записи ______________________
Дата перезаписи _____________________  Вариант ____________________________
Название организации, в которой        Производственный номер _____________
произведена запись __________________  Автор ______________________________
_____________________________________  Режиссер ___________________________
Всего рулонов _______________________  Цветность __________________________
Рулон N _____________________________  Общий хронометраж __________________
Тип ленты ___________________________  Хронометраж рулона _________________

Форма карточки учета технического состояния видеодокумента (лицевая сторона)

формат A4 (210 x 297)

ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ТЕХНИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ ВИДЕОДОКУМЕНТА

Результаты проверок
1. Состояние магнитного носителя
2. Уровень видеосигнала
3. Уровень звукового сигнала
4. Наличие выпадения строк
5. Состояние механизма видеокассеты
6. Общая оценка технического состояния видеодокумента
Наименование должности работника
	(подпись, расшифровка подписи)
Дата проверки

Форма карточки учета технического состояния видеодокумента
(оборотная сторона)

Форма № 22

________________________________ (название архива)

Карточка учета технического состояния кинодокумента <*> _______________ (N ед.хр.)

Производственный номер __________________________________________________

Название ________________________________________________________________

Часть N _________________________, метраж _______________________________

(негатив, контратип, промежуточный позитив с указанием цветной или

                 черно-белый, звуковой или немой)

вид основы ______________________________________________________________ (нитро- или триацетатная)

тип пленки ______________________________________________________________ (с указанием отечественная или импортная)

отпечатан с _____________________________________________________________ (негатива, контратипа и др., дата печати)

проверен ________________________________________________________________ (наименование вида работ)

Результаты проверки следующие:

Таблица 1

Дата	План	Шаг перфорации	Процент усадки	Дата	План	Шаг перфорации	Процент усадки
1	2	3	4	5	6	7	8

Таблица 2

ПЛОТНОСТИ

Дата	Номер кадра или координаты промеряемого участка	плотности			Дата	Номер кадра или координаты промеряемого участка	плотности
Дата	Номер кадра или координаты промеряемого участка	Ж	П	Г	Дата	Номер кадра или координаты промеряемого участка	Ж	П	Г
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Наименование должности

  работника                                         _______________________
                                       (подпись)    (расшифровка подписи)

(дата)

Форма карточки учета технического состояния кинодокумента

Формат A4 (210 x 297

<*> Дополнительно к карточке учета составляется дефектная ведомость с указанием номера плана и характера дефектов.

Форма № 23

____________________________________________ (название архива)

Карточка учета технического состояния носителя электронных документов

Носитель:

Инв. N	Тип носителя	Производитель	Серийный номер <*>	Объем	Дата производства	Дата поступления

Сведения о содержащейся на носителе информации:

N	Фонд	Опись	Единицы хранения (с № по N)	Крайние даты	Статус экз.	Дата записи	Кем произведена запись (организация, исполнитель)
1	2	3	4	5	6	7	8

№ п/п	Дата	Результаты периодической проверки	Наименование должности работника, Ф.И.О.	Примечания
1 2
3	7	8
				Миграция с носителя произведена: __________________________________________

                                         (N и дата акта)

Носитель уничтожен: _______________________________________________________ (N и дата акта)

Форма карточки учета технического состояния носителя
электронных документов (только для электронных документов
на физически обособленных носителях)

Формат A4 (210 x 297)

<*> При наличии указания.

Форма № 24

_____________________________ (название архива)

Карточка учета технического состояния фонодокумента ___________________ (N ед.хр.)

Вид фонодокумента _________________________________________________________

Производственный номер ____________________________________________________

Элемент комплекта _________________________________________________________ (оригинал, копия)

Дата записи _______________________________________________________________

Дата перезаписи ___________________________________________________________

Название организации, в которой произведена запись ________________________

Носитель записи ___________________________________________________________

Скорость записи ___________________________________________________________

Время звучания ____________________________________________________________

Паспорт технического состояния граммофонного оригинала ____________________

Наименование должности

 работника                                          _______________________
                                     (подпись)       (расшифровка подписи)

(дата)

Форма карточки учета технического состояния фонодокумента
(лицевая сторона)

Формат A4 (210 x 297)

___________________________________________________________________________

Дата проверки	Характеристика качества звучания	Характеристика физико-механического состояния носителя записи	Заключение о необходимости реставрационно-профилактической обработки	Вид реставрационно-профилактической обработки	Подпись
1	2	3	4	5	6

Форма карточки учета технического состояния фонодокумента
(оборотная сторона)

Форма № 25

___________________________ (название архива)

Карточка учета технического состояния фотодокумента ___________________ (N ед.хр.)

Вид фотодокумента ________________________________________________________

Производственный номер ___________________________________________________

Дата съемки ______________________________________________________________

Фотографическое качество _________________________________________________

Техническое состояние фотослоя ___________________________________________

Техническое состояние основы _____________________________________________

Заключение о необходимости реставрационно-профилактической обработки

Наименование должности

 работника                                          _______________________
                                 (подпись)           (расшифровка подписи)

(дата)

Форма карточки учета технического состояния фотодокумента
(лицевая сторона)

Формат A4 (210 x 297)

_____________________________ Вид реставрационно-профилактической обработки

Наименование должности

 работника                                          _______________________
                                 (подпись)           (расшифровка подписи)

(дата)

Форма карточки учета технического состояния фотодокумента
(оборотная сторона)

Форма № 26

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ЕД.ХР.
ВЫДАНО
Фонд N	Опись N	Ед.хр. N	Кому	Дата выдачи	Подпись	Дата возврата	Подпись
1	2	3	4	5	6	7	8

Форма карты-заместителя

Формат A4 (210 x 297)

Форма № 27

                         (название архива)

КНИГА ВЫДАЧИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ, КОПИЙ ФОНДА ПОЛЬЗОВАНИЯ ИЗ АРХИВОХРАНИЛИЩА

Начата ___________________

Окончена ___________________

Титульный лист книги выдачи архивных документов,
копий фонда пользования из архивохранилища

Формат A4 (210 x 297)

___________________________________________________________________________

№ пп	Дата выдачи	Фонд N	Опись N	Ед.хр N	Кому выдано	Расписка в получении	Расписка в возвращении	Примечания
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Форма книги выдачи архивных документов, копий фонда
пользования из архивохранилища

Формат A4 (210 x 297)

Форма № 28

Книга учета носителей электронного фонда пользования

№ п/п	Инвентарный N	Тип носителя	Фонд N	Опись N	Единицы хранения (с № по N)	Дата записи	Подпись работника, осуществившего запись (прием)	Место хранения	Примечания
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Итого на 01.01. ... г. _____________________________ носителей электронного (цифрами и прописью) фонда пользования.

в т.ч. поступило в ____ г. _______________________ носителей электронного (цифрами и прописью) фонда пользования.

выбыло в ____ г. _______________________ носителей электронного

                               (цифрами и прописью)  фонда пользования.

Наименование должности работника                 __________________________
______________________              (подпись)       (расшифровка подписи)

   (дата)

Форма книги учета носителей электронного фонда пользования

Формат A4 (210 x 297)

Форма № 29

Книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке

№ пп (номер ед.хр. <*>)	Дата поступления	Наименование, N, дата документа, по которому приняты копии	Дата копирования	NN фондов	NN описей	Количество дел, включенных в ед.хр. страхового фонда	Страховой фонд (количество рулонов)	Фонд пользования			Примечания
								Количество
								Рулонов мкф 3-го поколения	рулонов мкф 2-го поколения	Экземпляров
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

Всего поступило за ____ год _______________________ ед.хр. страхового фонда (цифрами и прописью)

на ______________________ дел. (цифрами и прописью)

Наименование должности работника                 __________________________
______________________              (подпись)       (расшифровка подписи)

   (дата)

Форма книги учета
поступлений страхового фонда и фонда пользования
на рулонной пленке

Формат A4 (210 x 297)

<*> Содержание понятий единица учета и единица хранения идентично.

Форма № 30

Книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на микрофишах

№ пп	Дата поступления	Наименование, N, дата документа, по которому приняты копии	Дата копирования	NN фондов	NN описей	Количество дел, включенных в заказ	Количество ед.хр. (микрофиш) страхового фонда	Фонд пользования		Примечания
№ пп	Дата поступления	Наименование, N, дата документа, по которому приняты копии	Дата копирования	NN фондов	NN описей	Количество дел, включенных в заказ	Количество ед.хр. (микрофиш) страхового фонда	Кол-во позитивов	Кол-во диазокопий	Примечания
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11

Всего поступило за ____ год _____________________ ед.уч. (отснятых дел) <*> (цифрами и прописью)

____________ ед.хр. (микрофиш) страхового фонда (цифрами и прописью)

Наименование должности                           __________________________
работника                        (подпись)         (расшифровка подписи)

   (дата)

Форма книги учета поступлений страхового фонда и фонда
пользования на микрофишах

Формат A4 (210 x 297)

<*> Количество единиц учета страхового фонда, изготовленного на микрофишах, соответствует количеству отснятых дел.

Форма № 31

_____________________________ (название архива)

Лист использования архивных документов

Фонд N _________________ Опись N ________________ Дело N ________________

Дата использования	Кому выдано: фамилия, инициалы (разборчиво)	Характер использования (копирование, выписки, просмотр и др.)	NN использованных листов	Подпись лица, использовавшего дело
1	2	3	4	5

Форма листа использования архивных документов

Формат A4 (210 x 297)

Форма № 32

_____________________________ (название архива)

Лист проверки <*> N __________

Наличия и состояния архивных документов фонда N ___________________________ (название фонда)

Проверку проводили ________________________________________________________

Наличие документов															Состояние документов
Номера описей	Кол-во ед.хр., числящихся по описи	Выявлены технические ошибки						Числится по описи в результате устранения технических ошибок	Номера ед.хр., выданных во временное пользование	Не оказалось в наличии	Имеется в наличии (описанных)	Имеются не включенные в описи (временные шифры необработанных ед.хр.)			Номера ед.хр., требующих:					Номера ед.хр. неисправимо поврежденных			Примечания
															Дезинфекции	Дезинсекции	Реставрации	Переплета или подшивки	Восстановления затухающих текстов
		Литерные номера, не отраженные в итоговой записи		Пропущенные номера, не отраженные в итоговой записи		Другие, в результате чего объем
		Неучтенные	Не перечислены, но учтены в объеме	Неучтенные	Не перечислены, но учтены в объеме	Увеличился на	Уменьшился на
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17	18	19	20	21	22	23	24

Итого имеется в наличии включенных и не включенных в опись ________________________________ ед.хр. (цифрами и прописью)

Наименование должности работника                 __________________________
--------------------------------    (подпись)       (расшифровка подписи)

   (дата)

Форма листа проверки наличия и состояния архивных документов

Формат A3 (297 x 420)

<*> При проверке наличия и состояния аудиовизуальных и электронных документов вносятся соответствующие уточнения.

Форма № 33

ЛИСТ УЧЕТА ________________________________________________________________ (наименование вида кино-, фото-, видеодокументов)

Дата записи

Поступление

Выбытие

Наличие (остаток)

Номер описи

Наименование, номер, дата документа

Количество

Номер описи

Наименование, номер, дата документа

Количество

Ед.уч.

Ед.хр.

По данной описи

По виду в целом

Ед.уч.

Ед.хр

Ед.уч.

Ед.хр.

Описей

Ед.уч.

Ед.хр.

Форма листа учета
аудиовизуальных (кино-, фото-, видео-) документов

Формат A4 (210 x 297)

Форма № 34

ЛИСТ УЧЕТА ________________________________________________________________ (наименование вида фонодокументов)

Дата записи

Поступление

Выбытие

Наличие (остаток)

Номер описи

Наименование, номер, дата документа

Количество

Номер описи

Наименование, номер, дата документа

Количество

Ед.уч.

Ед.хр.

По данной описи

По виду в целом

Ед.уч.

Ед.хр.

Оригиналов

Копий

Ед.уч.

Ед.хр.

Описей

Ед.уч.

Ед.хр.

Оригиналов

Копий

Оригиналов

Копий

Оригиналов

Копий

Форма листа учета аудиовизуальных (фоно) документов

Формат A4 (210 x 297)

Форма № 35

Лист учета и описания уникального документа <*>

Регистрационный номер _____________________________________________________

Дата включения документа в Государственный реестр _________________________

Описание документа

Название (заголовок) документа ____________________________________________

Самоназвание документа ____________________________________________________

Вид документа _____________________________________________________________

Автор документа ___________________________________________________________

Дата (время создания) документа ___________________________________________

Век _______________________________________________________________________

Ориентировочная дата ______________________________________________________

Язык документа ____________________________________________________________

Аннотация _________________________________________________________________

Историческая справка ______________________________________________________

Наличие драгоценных металлов и камней _____________________________________

Палеографические особенности

Печати ____________________________________________________________________

Художественные особенности оформления документа ___________________________

Собственность _____________________________________________________________

Физическое состояние документа

Материальный носитель _____________________________________________________

Размеры ___________________________________________________________________

Объем _____________________________________________________________________

Физическое состояние ______________________________________________________

Сведения о реставрации ____________________________________________________

3. Место хранения документа

Место хранения документа __________________________________________________

Адрес места хранения документа ____________________________________________

Архивный шифр: фонд N ____, оп. N ____, ед.хр. N ____, ед.уч. N ____ лл. __

4. Служебная информация

Кем предоставлен документ _________________________________________________

Протокол ЭПК от ______________________________ N __________________________

Протокол ЦЭПК Росархива от ___________________ N __________________________

Форма листа учета и описания уникального документа

Формат A4 (210 x 297)

<*> В зависимости от объема аннотации, исторической справки и др. лист учета и описания уникального документа может заполняться на двух и более листах.

Форма № 36

ЛИСТ ФОНДА

Крайние даты каждого названия фонда	Название фонда
1	2

Дата первого поступления фонда	Местонахождение фонда (название архива)	№ фонда
Дата первого поступления фонда	Местонахождение фонда (название архива)	Прежний № фонда
1	2	3

Учет неописанных документов

Дата записи	Поступление		Выбытие		Наличие (остаток) ед.хр. (документов, листов, Мб)
Дата записи	Наименование, N, дата документа	Кол-во ед.хр. (документов, листов, Мб)	Наименование, N, дата документа	Кол-во ед.хр. (документов, листов, Мб)	Наличие (остаток) ед.хр. (документов, листов, Мб)
1	2	3	4	5	6

Учет описанных документов

Дата записи	Поступление				Выбытие			Наличие (остаток) ед.хр.
Дата записи	№ описи	Год(ы)	Название описи или аннотация (краткая характеристика документов)	Кол-во ед.хр. (Мб)	№ описи	Наименование, N, дата документа	Кол-во ед.хр. (Мб)	По данной описи	По фонду в целом
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Форма листа фонда

Формат A4 (210 x 297)

Форма № 37

УТВЕРЖДАЮ

ОПИСЬ N ____________________ _______________________________ (наименование должности ______________________________ руководителя архива) (название описи) _______________________ год(ы) _____________________ (подпись) (расшифровка подписи) _________ (дата)

№ ед.уч.

№ ед.хр.

Индекс, производственный номер

Заголовок документа

Автор(ы)

Цветность

Язык

Год производства

Хронометраж видеозаписи

Тип видеоносителя и формат записи

Количество ед.хр./метраж (Мб)

Состав текстовой сопроводительной документации

Примечания

Оригинал

Копия

Просмотровая копия

В данный раздел описи внесено _______________ ед.уч.  ______________ ед.хр.
                                (цифрами и              (цифрами и
                                 прописью)               прописью)

С N _________ по N _________, в том числе: литерные номера: ______________, пропущенные номера _______ и текстовая сопроводительная документация к ним.

Наименование должности составителя описи              _____________________
                                         (подпись)    (расшифровка подписи)

   (дата)

Заведующий отделом (архивохранилищем)                 _____________________
                                         (подпись)    (расшифровка подписи)

   (дата)

УТВЕРЖДЕНА

                                    экспертно-проверочной комиссией
                                 ______________________________________
                                  (наименование уполномоченного органа
                                 ______________________________________
                                     исполнительной власти субъекта
                                 ______________________________________
                                          Российской Федерации
                                        в области архивного дела,
                                 ______________________________________
                                  федерального государственного архива,
                                          научной организации)

(Протокол от __________ N ___________)

Форма описи видеодокументов <*>

Формат A4 (210 x 297)

<*> К описи составляется титульный лист в установленном порядке (см. форму № 51).

Форма № 38

УТВЕРЖДАЮ _____________________________________ (наименование должности руководителя) _____________________________________ (название архива) _______________________ (подпись) (расшифровка подписи) ______________ (дата)

№ п/п	Производственный индекс, шифр темы (проекта)	Заголовок ед.хр.	Сокращенное название организации на год окончания работы по теме (проекту), фамилия и инициалы автора(ов)	Крайние даты ед.хр.	Кол-во листов	Примечания
1	2	3	4	5	6	7

В опись <*> внесено _______________________________________________________ (цифрами и прописью) ____________________________________________________________________ ед.хр.

С N __________________________ по N __________________________, в том числе

литерные номера: __________________________________________________________

пропущенные номера: _______________________________________________________

Наименование должности

составителя описи                           _______________________________
                             (подпись)           (расшифровка подписи)

Заведующий отделом

(архивохранилищем)                          _______________________________
                             (подпись)           (расшифровка подписи)

   (дата)

УТВЕРЖДЕНА

                                    экспертно-проверочной комиссией
                                 ______________________________________
                                  (наименование уполномоченного органа
                                 ______________________________________
                                     исполнительной власти субъекта
                                 ______________________________________
                                          Российской Федерации
                                        в области архивного дела,
                                 ______________________________________
                                  федерального государственного архива,
                                          научной организации)

(Протокол от __________ N ___________)

Форма описи единиц хранения
научно-технической документации

Формат A4 (210 x 297)

<*> К описи составляется титульный лист в установленном порядке (см. форму № 51).

Форма № 39

                                                  УТВЕРЖДАЮ

№ ед.уч.

№ ед.хр.

Индекс, производственный N (учетный № в организации)

Заголовок документа

Автор(ы)

Год производства

Вариант (немой, звуковой, ч/б, цв., формат, язык)

Количество частей

Общее количество ед.хр.

Количество ед.хр./метраж

Состав текстовой сопроводительной документации

Примечания

Негатив

Дубль-негатив

Фонограмма (негатив)

Фонограмма магнитная (основная, совмещенная)

Промежуточный позитив

Позитив

Магнитная ш/муз.

Установочные ролики и цветовые паспорта

В данный раздел описи внесено _______________ ед.уч.  ______________ ед.хр.
                                (цифрами и              (цифрами и
                                 прописью)               прописью)

Наименование должности составителя описи              _____________________
                                         (подпись)    (расшифровка подписи)

   (дата)

Заведующий отделом (архивохранилищем)                 _____________________
                                         (подпись)    (расшифровка подписи)

   (дата)

УТВЕРЖДЕНА

                                    экспертно-проверочной комиссией
                                 ______________________________________
                                  (наименование уполномоченного органа
                                 ______________________________________
                                     исполнительной власти субъекта
                                 ______________________________________
                                          Российской Федерации
                                        в области архивного дела,
                                 ______________________________________
                                  федерального государственного архива,
                                          научной организации)

(Протокол от __________ N ___________)

Форма описи кинодокументов <*>

Формат A4 (210 x 297)

<*> К описи составляется титульный лист в установленном порядке (см. форму № 51).

Форма № 40

№ пп	№ фонда	№ описи	№ ед.хр.	Заголовок ед.хр.	Крайние даты	Количество листов	№ ед.уч. <*> (ед.хр.) страхового фонда	Примечания
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Итого по описи _____________________________________________________ ед.хр.

 Наименование должности составителя описи             _____________________
                                          (подпись)   (расшифровка подписи)

 Заведующий отделом (архивохранилищем)                _____________________
                                          (подпись)   (расшифровка подписи)

УТВЕРЖДЕНА

                                    экспертно-проверочной комиссией
                                 ______________________________________
                                  (наименование уполномоченного органа
                                 ______________________________________
                                     исполнительной власти субъекта
                                 ______________________________________
                                          Российской Федерации
                                        в области архивного дела,
                                 ______________________________________
                                  федерального государственного архива,
                                          научной организации)

(Протокол от __________ N ___________)

Из __________________ ед.хр. скопировано ______________________ ед.хр. <**>

Наименование должности работника,

внесшего изменения в опись                           ______________________
                                  (подпись, дата)    (расшифровка подписи)

Форма описи особо ценных дел <***>

Формат A4 (210 x 297)

<*> Номер единицы учета страхового фонда указывается только для микрофиш.

<**> Запись с нарастающим итогом составляется после каждого копирования.

<***> К описи составляется титульный лист в установленном порядке (см. форму № 51).

Форма № 41

Опись страхового фонда на микрофишах

№ пп (номер ед.уч.)	№ поступления в книге учета поступлений	№ фонда	№ описи	№ ед.хр.	Количество ед.хр. (микрофиш) страхового фонда	Количество кадров в ед.уч. страхового фонда	Дата копирования	Примечания
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Итого по описи __________________________________ ед.уч. (отснятых дел) (цифрами и прописью) _________________________________ ед.хр. (микрофиш) (цифрами и прописью)

Наименование должности

    составителя описи                           ___________________________
                                    (подпись)      (расшифровка подписи)

 (дата)

Форма описи страхового фонда на микрофишах <*>

Формат A4 (210 x 297)

<*> Описи страхового фонда на микрофишах составляются раздельно по каждому архивному фонду, на одну или несколько описей архивных документов фонда. Номер фонда проставляется в титульном листе описи. Количество единиц учета страхового фонда соответствует количеству отснятых дел. К описи составляется титульный лист в установленном порядке (см. форму № 51).

Форма № 42

Опись страхового фонда на рулонной пленке <*>

№ пп (номер ед.хр. <**>)	Дата копирования	Количество кадров в ед.хр. страхового фонда	Количество дел, включенных в ед.хр. страхового фонда	Сведения о делах, входящих в ед.хр. страхового фонда				Примечания
№ пп (номер ед.хр. <**>)	Дата копирования	Количество кадров в ед.хр. страхового фонда	Количество дел, включенных в ед.хр. страхового фонда	NN фондов	NN описей	NN дел (ед.хр.)	Кол-во кадров (по каждому делу отдельно)	Примечания
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Итого по описи _________________________________________________ ед.хр. (цифрами и прописью)

Страхового фонда на ______________________________________________ дел. (цифрами и прописью)

Наименование должности

    составителя описи                           ___________________________
                                    (подпись)      (расшифровка подписи)

 (дата)

Форма описи страхового фонда на рулонной пленке

Формат A4 (210 x 297)

<*> К описи составляется титульный лист в установленном порядке (см. форму № 51).

<**> Содержание понятий единица учета и единица хранения идентично.

Форма № 43

УТВЕРЖДАЮ

 ОПИСЬ N _______________________            _______________________________
________________________________                (наименование должности
        (название описи)                         руководителя архива)
____________________ год(ы)                           _____________________

                                        (подпись) (расшифровка подписи)

                                        ___________
                                          (дата)

№ ед.уч.	№ стороны (единицы хранения) <*>	Индекс, производственный номер	Заголовок документа (с указанием языка)	Автор(ы)	Исполнитель произведения	Время звучания	Дата и место записи, перезаписи, выпуска	Порядковый N, размер, скорость записи	Количество ед.хр.		Дата поступления	Архивный шифр и дата создания копии	Примечания
									Граморигинал	Грампластинка
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14

В данный раздел описи внесено ______________________________________ ед.уч. (цифрами и прописью) ______________________________________ ед.хр. (цифрами и прописью)

С N ________ по N , в том числе: литерные номера:_, пропущенные номера ________________________________________________________

Наименование должности

 составителя описи                   ______________________________________
                           (подпись)         (расшифровка подписи)

 (дата)

Заведующий отделом

 (архивохранилищем)                  ______________________________________
                           (подпись)         (расшифровка подписи)

 (дата)

УТВЕРЖДЕНА

экспертно-проверочной комиссией ____________________________________ (наименование уполномоченного органа ____________________________________ исполнительной власти субъекта ____________________________________ Российской Федерации в области ____________________________________ архивного дела, федерального государственного архива, научной организации)

(Протокол от __________ N _________)

Форма описи фонодокументов граммофонной
записи (грампластинок) <**>

Формат A4 (210 x 297) или A3 (297 x 426)

<*> Номер единицы хранения фонодокумента граммофонной записи (грампластинки) состоит из номеров каждой из ее сторон и включает две цифры, например, 1-1 1-2. Для односторонних грампластинок эта графа не заполняется.

<**> К описи составляется титульный лист в установленном порядке (см. форму № 51).

Форма № 44

УТВЕРЖДАЮ

 ОПИСЬ N _______________________            _______________________________
________________________________                (наименование должности
        (название описи)                         руководителя архива)
____________________ год(ы)                           _____________________

                                        (подпись) (расшифровка подписи)

                                        ___________
                                          (дата)

№ ед.уч.	№ ед.хр.	Индекс, производственный номер	Заголовок документа (с указанием языка)	Автор(ы)	Исполнитель произведения	Время звучания	Дата и место записи, перезаписи, выпуска	Скорость звучания	Количество ед.хр./метраж		Дата поступления	Архивный шифр и дата создания копии	Примечания
									Оригинал	Копия
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14

В данный раздел описи внесено __________________________________ ед.уч. (цифрами и прописью) _________________________________ ед.хр. (цифрами и прописью)

С N по N __________, в том числе: литерные номера:__, пропущенные номера ____________________________________________________

Наименование должности

 составителя описи                   ______________________________________
                           (подпись)         (расшифровка подписи)

 (дата)

Заведующий отделом

 (архивохранилищем)                  ______________________________________
                           (подпись)         (расшифровка подписи)

 (дата)

УТВЕРЖДЕНА

(Протокол от __________ N _________)

Форма описи фонодокументов магнитной записи <*>

Формат A4 (210 x 297) или A3 (297 x 420)

<*> К описи составляется титульный лист в установленном порядке (см. форму № 51).

Форма № 45

УТВЕРЖДАЮ

 ОПИСЬ N _______________________            _______________________________
________________________________                (наименование должности
        (название описи)                         руководителя архива)
____________________ год(ы)                           _____________________

                                        (подпись) (расшифровка подписи)

                                        ___________
                                          (дата)

№ ед.хр.	Заголовок (название) альбома	Автор(ы) съемки	Крайние даты фотоотпечатков	Место съемки	Количество фотоотпечатков	Состав текстовой сопроводительной документации	Внешние особенности	Примечания
1	2	3	4	5	6	7	8	9

В данный раздел описи внесено ______________________________________ ед.хр. (цифрами и прописью)

С N __________ по N _, в том числе: литерные номера:, пропущенные номера ___________________________ и текстовая сопроводительная документация к ним. ___________________________________________________________ фотоотпечатков. (цифрами и прописью)

Наименование должности

 составителя описи                   ______________________________________
                           (подпись)         (расшифровка подписи)

 (дата)

Заведующий отделом

 (архивохранилищем)                  ______________________________________
                           (подпись)         (расшифровка подписи)

 (дата)

УТВЕРЖДЕНА

(Протокол от __________ N _________)

Форма описи фотоальбомов <*>

Формат A4 (210 x 297)

<*> К описи составляется титульный лист в установленном порядке (см. форму № 51).

Форма № 46

УТВЕРЖДАЮ

 ОПИСЬ N _______________________            _______________________________
________________________________                (наименование должности
        (название описи)                         руководителя архива)
____________________ год(ы)                           _____________________

                                        (подпись) (расшифровка подписи)

                                        ___________
                                          (дата)

№ ед.хр. <*>	Производственный N	Заголовок (аннотация) документа (название диафильма)	Автор(ы) съемки	Дата съемки	Место съемки	Вид носителя	Вид оригинала документа (негатив, позитив, дубль негатив, фотоотпечаток)	Формат (размер)	Цветность	Состав текстовой сопроводительной документации	Примечания
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

В данный раздел описи внесено ________________________________ ед.хр. (цифрами и прописью)

С N ________ по N ___, в том числе: литерные номера:, пропущенные номера _______________________ и текстовая сопроводительная документация к ним.

Наименование должности

 составителя описи                   ______________________________________
                           (подпись)         (расшифровка подписи)

 (дата)

Заведующий отделом

 (архивохранилищем)                  ______________________________________
                           (подпись)         (расшифровка подписи)

 (дата)

УТВЕРЖДЕНА

                                     экспертно-проверочной комиссией
                                   ____________________________________
                                   (наименование уполномоченного органа
                                   ____________________________________
                                      исполнительной власти субъекта
                                   ____________________________________
                                      Российской Федерации в области
                                   ____________________________________
                                       архивного дела, федерального
                                         государственного архива,
                                           научной организации)

(Протокол от __________ N _________)

Форма описи фотодокументов <**>

Формат A4 (210 x 297)

<*> Для диафильмов в графе 1 указывается также номер единицы учета, например: 1/1, 1/2, 1/3, где 1 — номер единицы учета, 1, 2, 3 — номера единиц хранения.

<**> К описи составляется титульный лист в установленном порядке (см. форму № 51).

Форма № 47

РЕЕСТР ОПИСЕЙ ДЕЛ, ДОКУМЕНТОВ

№ п/п	№ фонда	№ описи	Название описи	Количество ед.хр.		Крайние даты	Кол-во экз. <*>	Примечания
№ п/п	№ фонда	№ описи	Название описи	всего	в т.ч. по л.с.	Крайние даты	Кол-во экз. <*>	Примечания
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Итого на 01.01. .... г. _______________________________ описей, из них <**>

управленческой документации _______________________________________ описей (цифрами и прописью)

документов личного происхождения __________________________________ описей (цифрами и прописью)

научно-технической документации __________________________________ описей (цифрами и прописью)

видеодокументов ___________________________________________________ описей (цифрами и прописью)

кинодокументов ____________________________________________________ описей (цифрами и прописью)

фонодокументов ____________________________________________________ описей (цифрами и прописью)

фотодокументов ____________________________________________________ описей (цифрами и прописью)

электронных документов ____________________________________________ описей (цифрами и прописью)

в т.ч. поступило в ____ г. ________________________________________ описей (цифрами и прописью)

выбыло в ____ г. _______________________________________ описей (цифрами и прописью)

Наименование

 должности работника                            ___________________________
                              (подпись)            (расшифровка подписи)

  (дата)

Форма реестра описей дел, документов

Формат A4 (210 x 297)

<*> Раздельно указывается количество бумажных и электронных экземпляров (Б и ЭД).

<**> При отсутствии указанного вида документов графы не включаются в итоговую запись.

Форма № 48

Реестр описей особо ценных дел, документов

№ пп	№ фонда	№ описи	Количество ед.хр.	Количество экземпляров	Примечания
1	2	3	4	5	6

Итого на 01.01. .... г. ___________________________________ описей (цифрами и прописью)

в т.ч. поступило в ______ г. ______________________________ описей (цифрами и прописью)

выбыло в _____ г. ______________________________ описей (цифрами и прописью)

    Наименование должности работника            ___________________________
                                      (подпись)    (расшифровка подписи)

 (дата)

Форма реестра описей особо ценных дел, документов

Формат A4 (210 x 297)

Форма № 49

УТВЕРЖДАЮ _________________________________________ (наименование должности руководителя <*>) _________________________________________ ___________________________ (подпись) (расшифровка подписи) ________________ (дата) место для печати

СПИСОК организаций — источников комплектования государственного, муниципального архива

№ п/п	Индекс организации <**>	Наименование организации	Форма собственности (государственная, муниципальная, частная)	Форма приема документов (полная — 1, выборочная повидовая — 2.1, выборочная групповая — 2.2)	Прием научно-технических документов, аудиовизуальных документов	Примечания (включение, исключение — решение ЭПК, дата и номер протокола; соглашение, договор, их даты и номера)
1	2	3	4	5	6	7

Итого на 01.01.... г. _________________________________________________ Всего организаций в списке ____________________________________________

В т.ч. по видам собственности: государственная, в т.ч. по формам приема 1 2.1 2.2 ------------------------------

муниципальная ______________________________

частная ______________________________

Наименование должности

работника                                       ___________________________
____________________                  (подпись)    (расшифровка подписи)

   (дата)

СОГЛАСОВАНО <***> экспертно-проверочной комиссией _______________________________________ (наименование архивного органа, архива) _______________________________________ _______________________________________

(Протокол от ___________ N ___________)

Форма списка организаций — источников комплектования
государственного, муниципального архива

<*> Утверждение Списков организаций — источников комплектования государственных, муниципальных архивов осуществляется в установленном порядке соответственно руководителем федерального архива, руководителем государственного архива субъекта Российской Федерации, руководителем органа местного самоуправления, руководителем муниципального архива.

<**> Состоит из порядкового номера раздела, подраздела и порядкового номера организации внутри раздела, подраздела. Составляется в соответствии с Методическими рекомендациями «Определение организаций — источников комплектования государственных и муниципальных архивов», Росархив, ВНИИДАД. М., 2012.

<***> Для списка федерального архива приводится также гриф согласования Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве.

Форма № 50

Список фондов, содержащих особо ценные документы

№ пп	№ фонда	Название фонда	NN описей, в которых содержатся особо ценные документы	Примечания
1	2	3	4	5

Итого на 01.01.... г. ______________________________________ фондов. (цифрами и прописью)

Наименование должности

  работника                                     ___________________________
  ____________________           (подпись)         (расшифровка подписи)

     (дата)

Форма списка фондов, содержащих особо ценные документы

Формат A4 (210 x 297)

Форма № 51

___________________________________________________________________________ (название архива)

ФОНД N ______________________________________________________________ (N и название фонда)

ОПИСЬ N ______________________________________________________________ (N и название описи)

___________________________________________________________________________ (крайние даты)

Схема расположения реквизитов на титульном листе описи <*>

Формат A4 (210 x 297)

<*> На титульном листе могут быть указаны сведения о номере и дате протокола заседания ЭК, ЭПК.