Приказ Росреестра от 09.04.2012 № П/145
Актуально на 03.11.2026.
Как цитировать: Приказ Росреестра от 09.04.2012 N П/145. П/145. 09.04.2012. https://bukva.ai/docs/prikaz-p145-2012
«О внесении изменений в Приказ Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии от 07.09.2010 № П/491 „Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе государственной регистрации, кадастра и картографии“»
Внимание
Документ утратил силу в связи с изданием Приказа Росреестра от 15.09.2016 № П/464.
МИНИСТЕРСТВО ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ, КАДАСТРА И КАРТОГРАФИИ
ПРИКАЗ от 9 апреля 2012 г. № П/145
О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В ПРИКАЗ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ, КАДАСТРА И КАРТОГРАФИИ ОТ 07.09.2010 № П/491 «ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЕ ГОСУДАРСТВЕННОЙ»
РЕГИСТРАЦИИ, КАДАСТРА И КАРТОГРАФИИ»
Во исполнение п. 4 Плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности, утвержденного распоряжением Правительства Российской Федерации от 12 февраля 2011 г. № 176-р, в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 7 сентября 2011 г. № 751 «О внесении изменений в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 37, ст. 5263) и в связи с переходом на безбумажный документооборот при обмене документами между центральным аппаратом, территориальными органами и подведомственными организациями Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии приказываю:
1. Утвердить изменения в Инструкцию по делопроизводству в Федеральной службе государственной регистрации, кадастра и картографии, утвержденную Приказом Росреестра от 07.09.2010 № П/491, согласно Приложению к настоящему Приказу.
2. Управлению информационных технологий и эксплуатации систем (Шварц О.Ф.) обеспечить сопровождение и бесперебойное функционирование системы электронного документооборота Росреестра.
от 9 апреля 2012 г. № П/145
ИЗМЕНЕНИЯ
В ИНСТРУКЦИЮ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЕ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ, КАДАСТРА И КАРТОГРАФИИ,
УТВЕРЖДЕННУЮ ПРИКАЗОМ РОСРЕЕСТРА ОТ 07.09.2010 № П/491
1. Дополнить Инструкцию новым разделом II следующего содержания:
Основные понятия, используемые в Инструкции по делопроизводству в Росреестре:
«документирование» — фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
«делопроизводство» — деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Росреестре;
«документ» — официальный документ, созданный государственным органом, в том числе Росреестром, органом местного саморегулирования, юридическим и физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Росреестра;
«электронный образ документа» — электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
«сканирование документа» — получение электронного образа документа;
«электронный документ» — документ, создаваемый в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе»;
«система электронного документооборота» — информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;
«электронный документооборот» — документооборот с применением информационной системы;
«документооборот» — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
«реквизит документа» — обязательный элемент оформления документа;
«подлинник документа» — первый или единственный экземпляр документа;
«копия документа» — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
«регистрация документа» — присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
«номенклатура дел» — систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Росреестре, с указанием сроков их хранения;
«дело» — совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Росреестра;
«служба делопроизводства» — структурное подразделение Росреестра, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях Росреестра.».
2. Разделы Инструкции II, III, IV, V, VI, VII, VIII, IX, X считать соответственно разделами III — XI.
3. Абзац первый пункта 36 раздела III (в новой нумерации) дополнить словами: «...или в виде электронного документа, оформленного по общим правилам делопроизводства, который имеет реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе. Порядок работы со служебными записками в виде электронного документа приведен в разделе XII настоящей Инструкции.».
4. Дополнить Инструкцию разделом XII в следующей редакции:
«XII. Особенности работы с электронными документами
в Росреестре»
155. В Росреестре создаются и используются:
электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.
156. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте центрального аппарата Росреестра используется электронная подпись (далее — ЭП).
157. Перечень электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, согласован с Федеральным архивным агентством и утвержден Приказом Росреестра от 24.11.2011 № П/0460 «Об утверждении Перечня документов Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов».
158. Электронные документы, указанные в вышеуказанном Перечне документов, создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота Росреестра.
159. Прием и отправка электронных документов (служебные записки) осуществляется ответственными делопроизводителями структурных подразделений центрального аппарата Росреестра.
160. При переписке с территориальными органами и подведомственными организациями Росреестра прием и отправку электронных документов осуществляет Административное управление.
161. При получении из территориальных органов и подведомственных организаций Росреестра электронных документов, подписанных электронной подписью, Административное управление осуществляет проверку подлинности электронной подписи.
Электронные документы, поступившие с нарушениями установленных требований (электронная карточка без вложений или вложение без приложений, отсутствие или нарушение ЭП), не регистрируются, при этом обязательно указываются причины отказа в регистрации.
162. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководству (кроме Руководителя) и в структурные подразделения Росреестра отправка электронных документов и их хранение осуществляется вместе с их регистрационными данными (электронные карточки (ЭК). Документ на рассмотрение Руководителю направляется Административным управлением в распечатанном виде с ЭК.
При поступлении в структурное подразделение центрального аппарата Росреестра входящего электронного документа из территориального органа или подведомственной организации Росреестра, направленного на рассмотрение Административным управлением, по вопросам, не входящим в компетенцию данного структурного подразделения, необходимо в течение 3-х дней направить в Административное управление служебную записку с обоснованием причины возврата документа.
163. Создаваемые документы в центральном аппарате Росреестра для отправки в территориальные органы и подведомственные организации Росреестра оформляются и обрабатываются в следующем порядке.
Все исходящие документы, независимо от способа их отправки (на бумажном носителе — почтовым отправлением или в электронном виде по СЭД Росреестра с использованием ЭП), оформляются на бланках Росреестра в соответствии с пунктом 110 раздела VII Инструкции по делопроизводству.
Исходящие документы, создаваемые структурными подразделениями за подписью начальника соответствующего структурного подразделения при электронной отправке по СЭД Росреестра с использованием ЭП, направляются на подпись одновременно на бумажном носителе и в электронном виде, вложенном в ЭК.
Начальником структурного подразделения подписываются ЭП вложенный документ в ЭК, а также оригинал документа на бумажном носителе. Ответственным за делопроизводство структурного подразделения регистрируется подписанный документ, создается электронный образ документа (сканируется оригинал документа с подписью и исходящим номером и датой) и вкладывается в ЭК, затем направляется ЭК с вложениями в Административное управление на проверку и отправку.
В целях сохранения ЭП на документе вносить изменения (включая регистрационный номер и дату) в подписанный ЭП документ запрещается. За соответствие электронного документа, подписанного, электронному образу документа несет ответственность ответственный за делопроизводство структурного подразделения. Оригинал документа подшивается в соответствующее номенклатурное дело структурного подразделения. При отправке документа, направляемого только в электронном виде с использованием ЭП без дублирования отправки на бумажном носителе, в регистрационный номер документа добавляется значок «@».
Исходящие документы, создаваемые в центральном аппарате Росреестра за подписью заместителей Руководителя и направляемые с использованием ЭП, создаются и оформляются для отправки (ЭК с вложением документа в электронном виде) структурными подразделениями — исполнителями документа в соответствующие приемные заместителей Руководителя Росреестра одновременно с оригиналом документа на бумажном носителе. За соответствие электронного документа, направленного на подпись заместителю Руководителя, оригиналу документа на бумажном носителе несет ответственность исполнитель документа. Заместителем Руководителя Росреестра подписываются ЭП вложенный документ в ЭК, а также оригинал документа на бумажном носителе и полный комплект документов с ЭК направляется на регистрацию и отправку в Административное управление. После подписи оригинала документа сотрудниками Административного управления регистрируется подписанный документ, создается электронный образ документа (сканируется оригинал документа с подписью и исходящим номером и датой), вкладывается в ЭК, которая подписывается ЭП ответственным сотрудником Административного управления и направляется адресату. За правильность вложения соответствующего электронного образа документа в ЭК несет ответственность ответственный работник Административного управления. Оригинал документа подшивается в соответствующее номенклатурное дело Административного управления.
Исходящие документы, создаваемые в центральном аппарате Росреестра за подписью Руководителя Росреестра и направляемые с использованием ЭП, создаются и оформляются для отправки (ЭК с вложением документа в электронном виде) структурными подразделениями — исполнителями документа и одновременно с оригиналом документа на бумажном носителе направляются в Административное управление. За соответствие электронного документа, направленного на подпись Руководителю, оригиналу документа на бумажном носителе несет ответственность исполнитель документа. Административное управление при получении полного комплекта документа (ЭК с вложением документа, оригинал на бумажном носителе, оформленный в соответствии требованиями Инструкции) проверяет комплект документов в части правильности оформления и направляет для подписи Руководителя его помощнику. Подпись документа, его регистрация и отправка осуществляется аналогично документам, подписанным заместителями Руководителя Росреестра.
164. Определение способов отправки документов (по СЭД Росреестра с применением ЭП или почтовыми отправлениями на бумажном носителе) определяет автор документа или исполнитель, о чем делается соответствующая пометка в ЭК в окошке «рассылка».
165. При поступлении в Административное управление неполного комплекта документов на отправку документы возвращаются исполнителям на доработку.
166. Документы ограниченного распространения (ДСП), а также документы, которые не поддаются сканированию (нестандартные листы, плохо читаемые документы и т.д.), подлежат отправке только почтовыми отправлениями.
167. Документы, создаваемые Росреестром и (или) поступившие в Росреестр на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его сравнения с подлинником документа.
168. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭД Росреестра.
169. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.
При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.
170. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в Росреестре в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
171. После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного Руководителем Росреестра.».
2 апреля 2012 года