Приказ ФНС России от 18.07.2012 № ММВ-7-1/505@
Актуально на 01.11.2026.
Как цитировать: Приказ ФНС России от 18.07.2012 N ММВ-7-1/505@. ММВ-7-1/505@. 18.07.2012. https://bukva.ai/docs/prikaz-mmv-7-1505-at
«Об утверждении новой редакции Регламента ввода в автоматизированную информационную систему налоговых органов данных, представляемых налогоплательщиками (их представителями) налоговых деклараций (расчетов) и иных документов, служащих основанием для исчисления и уплаты налогов»
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
от 18 июля 2012 г. № ММВ-7-1/505@
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ НОВОЙ РЕДАКЦИИ РЕГЛАМЕНТА ВВОДА В АВТОМАТИЗИРОВАННУЮ ИНФОРМАЦИОННУЮ СИСТЕМУ НАЛОГОВЫХ ОРГАНОВ ДАННЫХ, ПРЕДСТАВЛЯЕМЫХ НАЛОГОПЛАТЕЛЬЩИКАМИ (ИХ ПРЕДСТАВИТЕЛЯМИ) НАЛОГОВЫХ ДЕКЛАРАЦИЙ (РАСЧЕТОВ) И ИНЫХ ДОКУМЕНТОВ, СЛУЖАЩИХ
ОСНОВАНИЕМ ДЛЯ ИСЧИСЛЕНИЯ И УПЛАТЫ НАЛОГОВ
В целях дальнейшего совершенствования процесса ввода данных, представляемых налогоплательщиками (их представителями) налоговых деклараций и иных документов, служащих основанием для исчисления и уплаты налогов, в автоматизированную информационную систему налоговых органов приказываю:
1. Утвердить прилагаемую редакцию Регламента ввода в автоматизированную информационную систему налоговых органов данных, представляемых налогоплательщиками (их представителями) налоговых деклараций (расчетов) и иных документов, служащих основанием для исчисления и уплаты налогов (далее — Регламент).
2. Управлению информатизации (В.Г. Колесников), ФГУП ГНИВЦ ФНС России (В.Б. Безруков) в установленном порядке доработать программные средства, обеспечивающие ввод налоговых деклараций (расчетов) и иных документов, служащих основанием для исчисления и уплаты налогов, в соответствии с утвержденным Регламентом.
3. Аналитическому управлению (В.Н. Засько) обеспечить контроль за соблюдением требований Регламента.
4. Руководителям (исполняющим обязанности руководителя) управлений ФНС России по субъектам Российской Федерации не позднее трех рабочих дней со дня издания настоящего приказа обеспечить доведение Регламента до нижестоящих налоговых органов.
5. Руководителям (исполняющим обязанности руководителя) управлений ФНС России по субъектам Российской Федерации, Межрегиональной инспекции ФНС России по централизованной обработке данных (И.А. Мирошникова), начальникам (исполняющим обязанности начальника) межрегиональных инспекций ФНС России по крупнейшим налогоплательщикам обеспечить исполнение положений Регламента.
6. Признать утратившим силу приказ ФНС России от 16.03.2010 № ММ-7-6/120@ «Об утверждении Регламента ввода в автоматизированную информационную систему налоговых органов данных, представляемых налогоплательщиками (их представителями) налоговых деклараций (расчетов) и иных документов, служащих основанием для исчисления и уплаты налогов».
7. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Федеральной налоговой службы Н.С. Завилову.
РЕГЛАМЕНТ ВВОДА В АВТОМАТИЗИРОВАННУЮ ИНФОРМАЦИОННУЮ СИСТЕМУ НАЛОГОВЫХ ОРГАНОВ ДАННЫХ, ПРЕДСТАВЛЯЕМЫХ НАЛОГОПЛАТЕЛЬЩИКАМИ (ИХ ПРЕДСТАВИТЕЛЯМИ) НАЛОГОВЫХ ДЕКЛАРАЦИЙ (РАСЧЕТОВ), ИНЫХ ДОКУМЕНТОВ, СЛУЖАЩИХ ОСНОВАНИЕМ ДЛЯ ИСЧИСЛЕНИЯ И УПЛАТЫ НАЛОГОВ
1. Основные термины и определения
УФНС — Управление ФНС России по субъекту Российской Федерации.
ФКУ — Филиал ФКУ «Налог-Сервис» ФНС России в субъекте Российской Федерации.
ФЦОД — Межрегиональная инспекция ФНС России по централизованной обработке данных.
ИФНС — инспекция Федеральной налоговой службы по району, району в городе, городу без районного деления, инспекция Федеральной налоговой службы межрайонного уровня, инспекция Федеральной налоговой службы межрегионального (межрайонного) уровня по крупнейшим налогоплательщикам.
ОРН — отдел, в функции которого входит работа с налогоплательщиками ИФНС России.
Отдел ввода — отдел, ответственный за ввод и обработку данных из налоговых деклараций (расчетов) и иных документов, служащих основанием для исчисления и уплаты налогов и сборов, представленных налогоплательщиком в налоговые органы Российской Федерации.
Разработчик — представитель ФГУП ГНИВЦ ФНС России.
СЭОД — система электронной обработки данных налоговых инспекций местного уровня.
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.
Электронный документ с ЭЦП — документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме, содержащий ЭЦП.
Электронный носитель — материальный носитель, используемый для записи, хранения и воспроизведения информации, обрабатываемой с помощью средств вычислительной техники.
Формат представления электронных документов — формализованное описание состава, структуры, а также требований к формированию представляемых в электронном виде показателей налоговых деклараций, бухгалтерской отчетности и документов, определенных ФНС России для обеспечения информационного обслуживания налогоплательщиков.
АИС Налог-ЦОД — система автоматизации технологий централизованной обработки данных.
Система подготовки и обработки налоговой информации (далее — СПОНИ) — подсистема АИС Налог-ЦОД, обеспечивающая реализацию функций подготовки и обмена налоговой информации в ФКУ.
Система обслуживания инспекций Федеральной налоговой службы Российской Федерации (далее — СОИФНС) — подсистема АИС Налог-ЦОД, обеспечивающая реализацию функций взаимодействия СПОНИ и СЭОД в ИФНС.
Система обработки почтовых сообщений (далее — СОПС) — подсистема АИС «Налог-ЦОД», которая на основе SMTP-протокола обеспечивает автоматизацию передачи управления из исполняемого процесса в одной подсистеме (СОИФНС) в другой процесс в удаленной подсистеме (СПОНИ), а также гарантированную передачу данных.
Налоговые документы — налоговые декларации (расчеты) и иные документы, служащие основанием для исчисления и уплаты налогов и сборов, а также бухгалтерская отчетность, представленные налогоплательщиками в налоговые органы Российской Федерации.
Машиноориентированные формы — формы, соответствующие по составу показателей утвержденным формам, но содержащие элементы, позволяющие осуществлять ввод данных, содержащихся в форме, автоматизированным способом.
Управляющий штрих-код (далее — код формы) — линейный штрих-код символики EAN, размещаемый в верхнем левом углу формы, содержащий код формы листа, соответствующий конкретному налоговому документу и листу документа.
Двухмерный штрих-код (далее — 2ШК) — штрих-код символики PDF417, размещаемый на левом и нижнем полях листа, содержащий данные этого листа. Двухмерный штрих-код формируется автоматически программным обеспечением и наносится на листы формы при печати документов.
Пачка — технологическая единица обработки ФКУ, представляющая собой набор налоговых документов или конвертов, размещенных в технологической таре.
Приоритетная пачка — пачка, документы которой требуют первоочередного ввода.
Дата представления налоговых документов — дата фактического представления документов в налоговый орган на бумажных носителях или дата почтовой отправки заказного письма с описью вложения. При передаче по телекоммуникационным каналам связи днем представления считается дата отправки. Дата отправки по телекоммуникационным каналам связи фиксируется в подтверждении специализированного оператора связи, направленного налогоплательщику и налоговому органу.
Отметка о принятии налоговых документов — сведения о представлении налоговых документов в налоговый орган, указываемые налоговым органом в специальном месте титульного листа налогового документа.
Дата поступления — дата непосредственного поступления налоговых документов в ИФНС.
Дата передачи пачки — дата приема пачки в ФКУ по Акту приема-передачи пачек в ФКУ (приложение № 1).
Конверт — конверт почтового отправления, содержащий налоговые документы.
Двойной ввод — ввод данных, при котором истинным считается значение показателя, полученное в результате ввода одинакового значения двумя участниками ввода данных (системами распознавания и/или операторами ввода).
Однократный ввод — ввод без использования двойного ввода.
График документооборота — график приема-передачи налоговых документов и движения транспорта для осуществления документооборота между ФКУ и ИФНС.
2. Общие положения
2.1. Настоящий Регламент устанавливает единые принципы ввода налоговых документов (представленных на различных типах носителей и способами, установленными налоговым законодательством) в ИФНС, ввода представленных на бумажном носителе налоговых документов в условиях централизованной обработки данных и порядок взаимодействия ИФНС и ФКУ.
2.2. Формы налоговых документов, утверждение которых законодательством о налогах и сборах отнесено к ведению Федеральной налоговой службы и форматы их представления в электронном виде доводятся ФНС России в установленные сроки до нижестоящих налоговых органов после их утверждения.
2.3. Шаблоны ввода налоговых документов разрабатываются, корректируются и доводятся до налоговых органов ФГУП ГНИВЦ ФНС России после утверждения ФНС России форм налоговых документов. При обработке в ФКУ для показателей, не влияющих на расчет налогов, в шаблоне должен указываться признак однократного ввода. Перечень показателей, подлежащих однократному вводу, доводится до ФГУП ГНИВЦ ФНС России ФЦОД. Корректировка шаблонов ввода сотрудниками ИФНС и ФКУ не допускается.
2.4 Налоговые документы представляются согласно:
- положениям статьи 80 Налогового кодекса Российской Федерации;
- положениям Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (с 01.01.2013 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ);
- Порядку представления налоговой декларации в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, утвержденному приказом МНС России от 02.04.2002 № БГ-3-32/169;
- Методическим рекомендациям об организации и функционировании системы представления налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, утвержденным приказом МНС России от 10.12.2002 № БГ-3-32/705;
- «Административному регламенту ФНС России по исполнению государственной функции по бесплатному информированию (в том числе в письменной форме) налогоплательщиков, плательщиков сборов и налоговых агентов о действующих налогах и сборах, законодательстве о налогах и сборах и принятых в соответствии с ним нормативных правовых актах, порядке исчисления и уплаты налогов и сборов, правах и обязанностях налогоплательщиков, плательщиков сборов и налоговых агентов, полномочиях налоговых органов и их должностных лиц, а также представлению форм налоговых деклараций (расчетов) и разъяснению порядка их заполнения», утвержденному приказом Минфина России от 18.01.2008 № 9н (далее — Административный регламент);
- Методическим рекомендациям по организации электронного документооборота при представлении налоговых деклараций (расчетов) в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, утвержденным приказом ФНС России от 02.11.2009 № ММ-7-6/534@.
2.5 Централизованной обработке подлежат налоговые документы в бумажном виде, представленные:
- на машиноориентированных формах, утвержденных Минфином России;
- на машиноориентированных формах с 2ШК.
2.6. Обмен информацией между ИФНС и ФКУ осуществляется по защищенным каналам связи.
2.7 В целях обеспечения обмена информацией между ФКУ и ИФНС используется следующее программное обеспечение:
2.8. Транспортировку налоговых документов из ИФНС в ФКУ осуществляет экспедиция ФКУ (согласно утвержденному графику). По договоренности ФКУ и УФНС могут определить иной способ доставки документов из ИФНС, например: через ячейки в УФНС или самостоятельная доставка налоговых документов в ФКУ некоторыми ИФНС. Иной порядок доводится до ИФНС распорядительными письмами УФНС.
2.9. Реализация технологических процессов по приему и обработке налоговых документов в ФКУ осуществляется в соответствии с утвержденными инструкциями на рабочие места.
2.10. Передача сведений, составляющих служебную тайну налоговых органов, между ИФНС и ФКУ производится в установленном для передачи таких сведений порядке.
2.11. Для реализации положений настоящего Регламента используются технические средства, имеющиеся в распоряжении ИФНС и ФКУ.
2.12. Сотрудники ИФНС и ФКУ, осуществляющие ввод данных налоговых документов, в обязательном порядке проходят обучение методу «слепого ввода» с последующей сдачей теста.
2.13. По истечении десяти рабочих дней после установленного законодательством о налогах и сборах срока представления в налоговый орган налоговых документов, сотрудники отдела ОРН ИФНС осуществляют средствами СЭОД сверку списка состоящих на учете налогоплательщиков, обязанных представлять налоговые документы в соответствующий срок, с данными об их фактическом представлении и формируют список лиц, не представивших налоговые документы. При этом отдельно формируются списки лиц, не представивших налоговые декларации, налоговые расчеты и списки лиц, не представивших бухгалтерскую отчетность.
2.14. Списки лиц, не представивших налоговые документы, распечатываются, подписываются начальником ОРН ИФНС и не позднее следующего дня передаются в отдел камеральных проверок.
2.15. При наличии согласно п. 133 Административного регламента оснований для отказа в приеме налогового документа, формируется уведомление об отказе, информирующее налогоплательщика (его представителя) о том, что налоговый документ не принят, с указанием причины. При представлении налогового документа на бумажном носителе уведомление об отказе в приеме налогового документа формируется по форме (приложение № 2), при представлении налогового документа в электронном виде с ЭЦП, уведомление об отказе в приеме налоговой декларации (расчета) в электронном виде — по форме, утвержденной приказом ФНС России от 25.02.2009 № ММ-7-6/85@.
3. Порядок приема, регистрации и ввода в СЭОД данных налоговых документов в ИФНС, не направляемых на обработку в ФКУ
3.1. Прием, регистрация и ввод налоговых документов, представленных налогоплательщиком на бумажном носителе лично или почтовым отправлением с описью вложения прилагаемых документов, заверенной должностным лицом отделения связи
3.1.1. Прием и регистрация налоговых документов, представленных налогоплательщиком на бумажном носителе лично или почтовым отправлением с описью вложения прилагаемых документов, заверенной должностным лицом отделения связи, производится в соответствии с последовательностью действий должностных лиц ИФНС России, изложенной в Административном регламенте.
Дата поступления документов, представленных почтовым отправлением, определяется по дате выдачи сотруднику ИФНС документов в отделении связи.
3.1.2. ОРН ИФНС формирует налоговые документы в пачки, в том числе по видам бланков: с использованием 2ШК и без использования 2ШК. Объем пачки документов не должен превышать 250 листов.
3.1.3. Принятые и зарегистрированные налоговые документы не позднее следующего дня с момента регистрации в СЭОД передаются по реестру в отдел ввода.
3.1.4. Сотрудники отдела ввода, получив от ОРН налоговые документы, не позднее пяти рабочих дней от даты регистрации в налоговом органе налоговых документов осуществляют ввод данных из представленных документов в СЭОД в полном объеме.
3.1.5. По окончании процедуры ввода на документах проставляется дата ввода и подпись сотрудника, осуществившего ввод данных.
3.1.6. В случаях невозможности ввода данных налоговых документов (заполнение их карандашом, наличие не заверенных подписью налогоплательщика исправлений), сотрудник отдела ввода оформляет реестр не введенных налоговых документов (приложение № 16 к Административному регламенту) и передает его с этими документами в ОРН для принятия мер по устранению налогоплательщиком указанных ошибок, в том числе направление налогоплательщику сформированного в СЭОД уведомления по форме (приложение № 13 к Административному регламенту).
3.1.7. Формирование реестра не введенных налоговых документов в СЭОД влечет за собой перевод не введенного документа в состояние «ввод невозможен». После принятия мер по устранению ошибок ОРН должен зарегистрировать налоговый документ с новым регистрационным номером.
3.1.8. Налоговые документы, представленные на бумажных носителях и введенные в СЭОД, по сформированному реестру передаются из отдела ввода в отдел, ответственный за хранение налоговых документов в бумажном виде.
3.1.9. Сотрудники отдела ввода ежедневно формируют протоколы ошибок показателей введенных за день налоговых документов по контрольным соотношениям в автоматизированном режиме при вводе данных налоговых документов в СЭОД. Ошибки, связанные непосредственно с вводом показателей, устраняются сотрудником, осуществлявшим ввод. Протокол хранится в базе данных и используется в работе отделом камеральных проверок.
3.2. Прием, регистрация и ввод данных налоговых документов, представляемых в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи
3.2.1. Прием, регистрация и ввод данных налоговых документов, представленных налогоплательщиком в электронном виде с ЭЦП, производится в соответствии с:
- последовательностью действий должностных лиц ОРН ИФНС России при приеме налоговых документов, направленных налогоплательщиками в электронном виде по ТКС, изложенной в Административном регламенте;
- Методическими рекомендациями по организации электронного документооборота при представлении налоговых деклараций (расчетов) в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, утвержденными приказом ФНС России от 02.11.2009 № ММ-7-6/534@.
3.2.2. Срок ввода данных налоговых документов в отделе ввода не должен превышать двух рабочих дней от даты регистрации налоговых документов (п. п. 155 и 156 Административного регламента).
3.2.3. Сотрудники отдела ввода ежедневно формируют протоколы ошибок показателей введенных за день налоговых документов по контрольным соотношениям в автоматизированном режиме при вводе данных налоговых документов в СЭОД. Протокол хранится в базе данных и используется в работе отделом камеральных проверок.
3.3. Прием, регистрация и ввод данных налоговых документов, представляемых на бумажных носителях с приложением на электронных носителях данных в электронном виде без ЭЦП
3.3.1. При представлении в налоговый орган налоговых документов на бумажных носителях с приложением на электронных носителях данных в электронном виде без ЭЦП представление бумажных экземпляров налоговых документов является обязательным.
3.3.2. Прием налоговых документов, представляемых на бумажных носителях с приложением на электронных носителях данных в электронном виде без ЭЦП, производится сотрудниками ОРН.
3.3.3. Налоговые документы, поступившие по почте, после регистрации конвертов в отделе, ответственном за делопроизводство, передаются в ОРН для дальнейшей обработки и подокументной регистрации.
3.3.4. При представлении в налоговый орган налоговых документов на электронном носителе, его необходимо проверить на наличие «вируса». При обнаружении «вируса» необходимо вернуть электронный носитель налогоплательщику, не считывая с него информации, при этом принять документы на бумажном носителе. При отсутствии «вируса» на электронном носителе осуществляется прием и регистрация налоговых документов в порядке, изложенном в Административном регламенте для налоговых документов на бумажных носителях в зависимости от способа представления: лично или по почте.
3.3.5. Одновременно с приемом налоговых документов на бумажном носителе их версии на электронных носителях в обязательном порядке проходят форматно-логический контроль на соответствие формату представления налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности в электронном виде.
3.3.6. Принятые и зарегистрированные налоговые документы не позднее следующего дня с момента регистрации в СЭОД передаются по реестру в отдел ввода с примечанием, что данные документы имеют копию, представленную на электронном носителе.
3.3.7. Налоговые документы в бумажном виде вместе с их экземплярами на электронных носителях подвергаются визуальному контролю на предмет соответствия данных налоговых документов на бумажных и электронных носителях. При наличии расхождений в данных налоговых документов на бумажных и электронных носителях вводу в СЭОД подлежат данные налоговых документов с бумажного носителя.
3.3.8. Сотрудники отдела ввода, получив налоговые документы из ОРН, не позднее пяти рабочих дней от даты регистрации в налоговом органе налоговых документов при отсутствии расхождений в данных бумажного и электронного носителя должны осуществить ввод данных с электронных носителей в СЭОД.
3.3.9. В случаях невозможности ввода данных налоговых документов (заполнение их карандашом, наличие не заверенных подписью налогоплательщика исправлений) сотрудник отдела ввода оформляет реестр не введенных налоговых документов (приложение № 16 к Административному регламенту) и передает его с этими документами в ОРН для принятия мер по устранению налогоплательщиком указанных ошибок, в том числе направление налогоплательщику сформированного в СЭОД уведомления по форме (приложение № 13 к Административному регламенту).
3.3.10. Налоговые документы, представленные на бумажных носителях и введенные в СЭОД, передаются из отдела ввода по реестру в отдел, ответственный за хранение налоговых документов в бумажном виде.
3.3.11. Сотрудники отдела ввода ежедневно формируют протоколы ошибок показателей введенных за день налоговых документов по контрольным соотношениям в автоматизированном режиме при вводе данных налоговых документов в СЭОД. Протокол хранится в базе данных и используется в работе отделом камеральных проверок.
3.4. Прием, регистрация и ввод данных налоговых документов, представляемых на бумажных носителях с 2ШК.
3.4.1. Прием и регистрация налоговых документов, представленных на бумажных носителях с 2ШК, осуществляется в порядке, изложенном в Административном регламенте для налоговых документов на бумажных носителях в зависимости от способа представления: лично или по почте.
3.4.2. Из принятых и зарегистрированных налоговых документов с 2ШК формируются пачки документов для ввода в СЭОД отдельно от документов, не имеющих штрих-кода. В реестре документов, переданных для ввода данных в СЭОД, указывается, что документы имеют 2ШК.
3.4.3. Сотрудники отдела ввода, получив налоговые документы по реестру из ОРН, не позднее пяти рабочих дней от даты регистрации в ИФНС налоговых документов с помощью имеющегося сканерного оборудования (ручного или потокового сканера) осуществляют ввод данных в СЭОД.
3.4.4. Налоговые документы в бумажном виде с 2ШК подвергаются визуальному контролю на предмет соответствия данных на бумажных носителях с данными, сформированными программой в результате сканирования. При наличии расхождений в данных налоговых документов на бумажных носителях с данными, сформированными программой в результате сканирования, вводу в СЭОД подлежат данные налоговых документов с бумажного носителя.
3.4.5. В случаях невозможности ввода данных налоговых документов (заполнение их карандашом, наличие не заверенных подписью налогоплательщика исправлений) сотрудник отдела ввода оформляет реестр не введенных налоговых документов (приложение № 16 к Административному регламенту) и передает его с этими документами в ОРН для принятия мер по устранению налогоплательщиком указанных ошибок, в том числе направление налогоплательщику сформированного в СЭОД уведомления по форме (приложение № 13 к Административному регламенту).
3.4.6. Налоговые документы, представленные на бумажных носителях с 2ШК и введенные в СЭОД, передаются из отдела ввода по реестру в отдел, ответственный за хранение налоговых документов в бумажном виде.
3.4.7. Сотрудники отдела ввода ежедневно формируют протоколы ошибок показателей введенных за день налоговых документов по контрольным соотношениям в автоматизированном режиме при вводе данных налоговых документов в СЭОД. Протокол хранится в базе данных и используется в работе отделом камеральных проверок.
4. Порядок взаимодействия территориальных налоговых органов и ФКУ и ввод налоговых документов, представленных на бумажном носителе в условиях централизованной обработки данных
4.1. Требования к комплектации и оформлению налоговых документов для передачи на централизованную обработку
4.1.1. Налоговые документы, передаваемые ИФНС на обработку в ФКУ, должны соответствовать следующим требованиям централизованной обработки:
- наличие титульного листа налогового документа (т.е. листа, содержащего сведения о виде документа, его отправителе и т.п.);
- заполнение реквизитов, позволяющих в дальнейшем идентифицировать в СЭОД налогоплательщика и документ (ИНН и КПП (для юридических лиц), вид документа (первичный или корректирующий и номер корректировки), налоговый (отчетный) период, отчетный год);
- юридическое оформление титульного листа налогового документа: должна присутствовать хотя бы одна из подписей должностных лиц, уполномоченных подтверждать достоверность и полноту сведений документов — руководителя или его уполномоченного представителя, главного бухгалтера (если в документе предусмотрено место); наличие печати (если в документе предусмотрено место для печати);
- наличие кода формы на всех листах налогового документа;
- расположение кода формы каждого листа налогового документа строго в верхнем левом углу листа;
- принадлежность всех листов налогового документа к одной форме и одной версии формы;
- заполнение полей налогового документа вручную чернилами черного, фиолетового или синего цвета или с помощью компьютера;
- значения реквизитов читаемы;
- отсутствие в налоговом документе штампов, печатей и других отметок на не предусмотренных для этого полях;
- отсутствие повреждений на налоговом документе и отсутствие скоб (скрепок), скрепляющих листы налогового документа;
- листы налогового документа не должны быть смятыми; листы налогового документа должны иметь формат A4 и быть заполнены с одной стороны;
- факт представления налоговых документов налогоплательщиком должен быть зарегистрирован в СЭОД.
4.1.2. Налоговые документы, не отвечающие требованиям пункта 4.1.1 настоящего Регламента, в ФКУ не передаются и подлежат обработке в ИФНС в порядке, установленном п. 3 настоящего Регламента.
4.2. Подготовительные и организационные мероприятия
4.2.1. Назначение ответственных лиц
4.2.1.1. Руководители УФНС, ФКУ и ИФНС назначают на текущий год по одному координатору по взаимодействию.
4.2.1.2. Стороны в обязательном порядке обмениваются информацией о назначенных координаторах работ и ответственных лицах-исполнителях, непосредственно участвующих во взаимодействии (приложение № 3). Обмен указанной информацией осуществляется официальными письмами.
4.2.1.3. Списки ответственных лиц актуализируются участниками взаимодействия один раз в год по состоянию на 1 января и направляются в УФНС не позднее 20 января. УФНС направляет обобщенную информацию участникам взаимодействия не позднее 25 января.
4.2.1.4. В случае смены координатора в ФКУ или ИФНС сведения о новом координаторе должны быть направлены в адрес координатора уровня УФНС в течение 2 рабочих дней.
4.2.1.5. Координатор уровня УФНС обеспечивает актуализацию списков координаторов ФКУ и ИФНС и их доведение до налоговых органов в течение одного рабочего дня с момента появления изменений.
4.2.2. Разработка графика документооборота
4.2.2.1. ФКУ разрабатывает график документооборота на каждый последующий год, в котором для каждой ИФНС предусматривается передача в ФКУ налоговых документов не реже одного раза в три рабочих дня (при необходимости осуществляется ежедневная передача), и не позднее 20 декабря направляет его официальным письмом в ИФНС и УФНС.
4.2.3. Обеспечение работы программно-аппаратных средств
4.2.3.1. Настройка и администрирование аппаратных и программных средств СЭОД, СОИФНС и СОПС выполняются ИФНС самостоятельно в соответствии с руководствами администраторов, при необходимости — с привлечением разработчиков программных средств.
4.2.3.2. Настройка и администрирование аппаратных и программных средств СПОНИ и СОПС выполняются ФКУ самостоятельно в соответствии с руководствами администраторов, при необходимости — с привлечением разработчиков программных средств.
4.2.3.3. Для оперативного обмена информацией между подсистемами АИС «Налог-ЦОД» ИФНС и ФКУ обеспечивают непрерывное функционирование СОПС, за исключением времени проведения технологических работ. Время проведения технологических работ или работ по восстановлению работоспособности СОПС после сбоев не должно превышать 24 часов подряд.
4.2.4. Обеспечение расходными материалами
4.2.4.1. ИФНС приобретает необходимое количество папок для транспортировки пачек налоговых документов и конвертов в ФКУ.
4.2.4.2. ФКУ обеспечивает ИФНС этикетками для конвертов, содержащими 13-значные регистрационные номера в виде штрих-кода по мере возникновения потребности. ИФНС контролируют наличие необходимого запаса этикеток и заблаговременно информируют ФКУ о необходимости предоставления этикеток.
4.3. Подготовка налоговых документов к передаче в ФКУ
4.3.1. Налоговые документы, отвечающие требованиям пункта 4.1.1 настоящего Регламента, должны быть подготовлены и переданы на обработку в ФКУ не позднее одного рабочего дня от даты их поступления в ИФНС. Подготовку и передачу документов в ФКУ осуществляет ОРН.
4.3.2. В случае представления налоговых документов по почте в ОРН на конверты, подлежащие передаче в ФКУ, наклеиваются этикетки, содержащие 13-значный регистрационный номер конверта в виде штрих-кода.
В разделе «Заполняется работником налогового органа» титульного листа каждого налогового документа, поступившего в данном конверте, указывается:
- в поле «Зарегистрирована за N» — значение регистрационного номера конверта. Если в одном конверте поступило несколько налоговых документов, то на всех налоговых документах указывается один и тот же регистрационный номер конверта;
- в поле «Дата представления» — дата отправки письма;
- в поле «способ представления» отметка или соответствующий код способа представления.
4.3.3 Отобранные для обработки в ФКУ налоговые документы сортируются по:
- категориям налогоплательщиков (документы юридических лиц, документы физических лиц);
- видам бланка, на котором представлен налоговый документ (машиноориентированный без 2ШК или машиноориентированный с 2ШК);
- дате поступления документов в ИФНС;
и раскладываются в разные тары.
4.3.4. Отсортированные налоговые документы раскладываются по пачкам объемом не более 150 листов (далее — пачка документов). Включение листов одного налогового документа в разные пачки не допускается.
Конверты, подлежащие передаче в ФКУ, раскладываются по пачкам объемом не более 30 конвертов (далее — пачка конвертов). Подготовленные пачки размещаются в технологическую тару (папку).
4.3.5. Документы в сформированной пачке подвергаются дополнительному контролю на отсутствие скрепок и скоб, скрепляющих налоговые документы, и ориентацию листов (код формы налогового документа должен располагаться в верхнем левом углу листа).
4.3.6. Для подготовленных пачек выполняется операция регистрации в СОИФНС.
При регистрации пачки документов вносятся следующие параметры:
- тип пачки (приоритетные/неприоритетные, документы с 2ШК/без 2ШК);
- категория налогоплательщика;
- количество документов в пачке;
- количество листов в пачке;
- дата поступления документов в ИФНС.
При регистрации пачки конвертов указывается количество конвертов в пачке.
Остальные параметры для сопроводительного листа пачки документов/конвертов (приложение № 4 и № 5) формируются автоматически.
4.3.7. По факту выполнения регистрации пачки сотрудник ИФНС распечатывает сопроводительный лист пачки. Сопроводительный лист пачки состоит из двух частей, размещенных на одном листе, для ИФНС и для ФКУ. Сотрудник расписывается в графе «Ответственный за регистрацию в ИФНС» сопроводительного листа пачки документов или конвертов на обеих частях. Лист разрывается по линии разрыва на две части.
Часть, предназначенная для ФКУ, вкладывается в тару пачки, а часть, предназначенная для ИФНС, прикрепляется скрепкой к лицевой стороне тары.
4.3.8. В целях предотвращения доступа к налоговым документам в момент их транспортировки, подготовленные пачки опечатываются специальным ярлыком (приложение № 6) <*>. На ярлыке, опечатывающем пачку конвертов, указывается буква «К».
<*> Ярлыки подготавливаются ИФНС самостоятельно.
4.3.9 При передаче на обработку в ФКУ декларации 3-НДФЛ:
- от декларации 3-НДФЛ отделяются приложенные налогоплательщиком подтверждающие документы;
- заполняется реестр подтверждающих документов (приложение № 7);
- сверяется фактическое количество листов подтверждающих документов, представленных налогоплательщиком, с количеством листов, занесенным в реестр, и с количеством листов, указанном на титульном листе 3-НДФЛ. При выявлении расхождений проводятся работы по их устранению;
- подтверждающие документы прикладываются к реестру и передаются в отдел, ответственный за проведение камеральной налоговой проверки с последующим архивным хранением в архиве ИФНС;
- декларация 3-НДФЛ передается в ФКУ в соответствии с настоящим Регламентом.
4.4. Прием-передача налоговых документов и конвертов на обработку в ФКУ
4.4.1. Перед передачей пачек в ФКУ в соответствии с графиком документооборота сотрудник ИФНС в автоматизированном режиме формирует в СОИФНС акт приема-передачи (далее — Акт) и распечатывает его в день приема-передачи пачек в ФКУ.
4.4.2. При приеме-передаче пачек сотрудники ИФНС и ФКУ подписывают два экземпляра Акта. Один экземпляр Акта передается в ФКУ, второй — передается в ИФНС. Подшивка Актов заменяет журнал регистрации актов.
4.5. Порядок обработки пачек в ФКУ
4.5.1. ФКУ обрабатывает пачки налоговых документов в очередности их поступления за исключением налоговых документов приоритетных пачек, которые обрабатываются в первоочередном порядке.
4.5.2. Налоговые документы, не соответствующие требованиям п. 4.1.1 настоящего Регламента, а также некорректно сформированные пачки (за исключением пачек, у которых в сопроводительном листе некорректно указано количество документов/листов/конвертов), изымаются из обработки в ФКУ и передаются в ИФНС. В случае прекращения обработки пачки в ФКУ формируется и распечатывается «Акт прекращения обработки пачки» (приложение № 8). Для изъятых из обработки документов формируется и распечатывается «Акт изъятия документов и листов пачки» (приложение № 9).
4.5.3. Для пачек, у которых в сопроводительном листе некорректно указано количество документов/листов/конвертов формируется и распечатывается «Акт изменения количества листов/конвертов в пачке» (приложения № 10 и № 11). Акт прикладывается к сопроводительному листу пачки.
4.6. Прием налоговых документов и конвертов и регистрация пачек в ФКУ
4.6.1. Сотрудник ФКУ, ответственный за прием пачек, проверяет соответствие фактической даты поступления пачек в ФКУ дате передачи, указанной в Акте. В случае несоответствия аккуратной линией зачеркивает дату передачи, указанную в Акте, указывает рядом фактическую дату поступления пачек ФКУ и заверяет ее собственноручной подписью или штампом. Вводит в СПОНИ номер Акта и фактическую дату поступления пачек ФКУ, которая автоматически учитывается для всех пачек, переданных по Акту.
4.6.2. Сотрудник ФКУ вскрывает пачку и извлекает сопроводительный лист. Убеждается, что тип пачки соответствует информации, указанной в сопроводительном листе, и регистрирует ее. В случае если пачка не соответствует указанному в ИФНС типу пачки, обработка пачки прекращается.
По факту прекращения обработки пачки формируется и печатается Акт о прекращении обработки пачки. Акт печатается в двух экземплярах. Сотрудник, прервавший обработку пачки, подписывает оба экземпляра Акта и вместе с пачкой передает на участок выполнения операции возврата.
4.6.3. Одновременно с регистрацией пачек конвертов регистрируются конверты, содержащиеся в пачке, путем считывания ручным сканером регистрационного номера конверта. При отсутствии регистрационного номера на конвертах осуществляется изъятие конвертов из пачки, формируется и печатается Акт изъятия конвертов из пачки (приложение № 12). Акт печатается в двух экземплярах. Сотрудник, осуществивший изъятие конвертов из пачки, подписывает оба экземпляра Акта и вместе с изъятыми конвертами передает на участок выполнения операции возврата.
4.6.4. Для зарегистрированных пачек документов выполняется операция проверки на отсутствие металлических предметов с применением металлодетектора или визуально. Выявленные в пачке металлические предметы удаляются. По факту выполнения операции в сопроводительном листе делается соответствующая отметка.
4.6.5. Зарегистрированные пачки конвертов передаются на участок размещения в архив.
4.6.6. Пачки, содержащие налоговые документы, представленные на машиноориентированных бланках без 2ШК (далее — пачки без 2ШК), передаются на участок выполнения операции нанесения регистрационных номеров.
4.6.7. Пачки, содержащие налоговые документы, представленные на машиноориентированных бланках с 2ШК (далее — пачки с 2ШК), передаются на участок выполнения операции сканирования листов пачки.
4.7. Нанесение регистрационных номеров на листы налоговых документов без 2ШК
4.7.1. Печать регистрационных номеров выполняется для всех листов пачки. Регистрационный номер в виде штрихового кода символики EAN13 наносится в регистрационную зону листа документа. Нанесение осуществляется на выделенном для этой операции принтере.
4.7.2. При сбое или замятии листов налоговых документов на принтере, в случае если регистрационный номер неудовлетворительного качества или лист поврежден, вручную наклеивается этикетка с регистрационным номером. Этикетки с регистрационными номерами подготавливаются заранее.
4.7.3. По завершении операции нанесения регистрационных номеров пачка передается на участок выполнения операции сканирования листов пачки.
4.8. Сканирование листов пачек налоговых документов
4.8.1 Все листы пачки проходят операцию сканирования.
4.8.2. Сканирование выполняется в каталог с именем, совпадающим с регистрационным номером пачки. Каждый лист сканируется в отдельный файл в формате TIFF.
4.8.3. По факту завершения операции сканирования пачка передается на участок размещения в архив.
4.8.4. При поступлении пачки для выполнения повторного сканирования данная операция выполняется в первоочередном порядке, после чего пачка передается на участок размещения в архив.
4.8.5. После подтверждения завершения операции сканирования автоматически выполняется операция распознавания регистрационных номеров, кодов формы и блоков двухмерных штрих-кодов.
4.8.6. В случае если система автоматического распознавания не распознала данные, необходимые для идентификации листа, то формируется задание на выполнение операции «Доопределение регистрационных номеров». Для пачек с полностью идентифицированными листами выполняется автоматическая проверка состава и структуры налоговых документов и при отсутствии проблем инициируется ввод данных с учетом дифференцированных сроков обработки налоговых документов, приведенных в п. 4.12.1 настоящего Регламента. В противном случае формируется задание для работы с проблемными пачками.
4.9. Доопределение регистрационной информации
4.9.1. При выполнении данного задания сотрудник ФКУ на основании образа листа определяет и вводит неопределенную в автоматическом режиме информацию — уникальный 32-значный регистрационный номер, регистрационный номер листа, код формы, номер версии формы.
4.9.2. При успешном завершении данной операции выполняется автоматическая проверка состава и структуры документов пачки и при отсутствии проблем инициируется ввод данных, в противном случае формируется задание для участка работы с проблемными пачками.
4.9.3. В случае если с образа листа визуально невозможно рассмотреть автоматически не идентифицированную информацию, то сотрудник ФКУ использует оригинал листа. При необходимости сотрудник ФКУ может принять решение о повторном выполнении операции сканирования листов. В этом случае он делает отметку о необходимости пересканирования в СПОНИ и передает пачку на участок выполнения операции сканирования.
4.10. Работа с проблемными пачками
4.10.1 При выявлении проблем в листовом составе и структуре налоговых документов, а именно:
- несоответствие количественных показателей пачки;
- неправильная последовательность листов налогового документа;
- отсутствие титульного листа налогового документа;
- наличие повторяющихся идентичных листов налогового документа;
- иные причины
формируется задание для сотрудника по работе с проблемными пачками с описанием выявленных ошибок.
4.10.2. Сотрудник по работе с проблемными пачками, получив пачку, в которой количество листов не совпадает с количеством, заявленным ИФНС, пересчитывает количество листов в пачке и либо возвращает пачку на участок выполнения операции сканирования для повторного сканирования, либо подтверждает правильность данных, и обработка пачки продолжается.
4.10.3. При выявлении неправильной структуры документов в зависимости от вида ошибки и способа ее решения сотрудник участка работы с проблемными пачками либо вносит необходимые корректировки в СПОНИ, либо осуществляет изъятие листов (в случае повтора идентичных листов налогового документа или выявления листов, не относящихся ни к одному налоговому документу пачки) или налоговых документов и печатает протокол изменения пачки документов и/или акт изъятых при обработке листов пачки (приложение № 13).
4.11. Ввод данных налоговых документов
4.11.1. Ввод данных налоговых документов в ФКУ осуществляется до получения достоверного значения, которое формируется на основании 2-х полных совпадений значения показателя из всех попыток ввода.
4.11.2. Если система автоматического распознавания информации, размещенной в 2ШК, получает достоверное значение показателя от системы автоматического распознавания значений показателя напечатанного, то данный показатель не поступает на ввод сотруднику отдела ввода. Если все показатели листа имеют достоверные значения, то этот лист не поступает сотруднику отдела ввода.
4.11.3. Для листов налоговых документов без 2ШК после автоматического распознавания системой значений показателя, напечатанного или заполненного вручную, сотруднику отдела ввода подается лист для ввода всех данных листа.
4.11.4. Ввод значений показателей выполняется работником сотрудником отдела ввода с электронного образа листа. Значение вводимого показателя на образе выделяется желтым фоном.
4.11.5. В случае если сотрудник отдела ввода не может осуществить ввод, то он откладывает задание, которое уходит менеджеру ввода для принятия мер. В случае некачественного образа менеджер ввода может принять решение о выполнении операции повторного сканирования листа. В этом случае для участка ручного сканирования формируется соответствующее задание.
4.11.6. При возникновении у сотрудника отдела ввода затруднений с вводом отдельных показателей — штамп закрывает данные, самостоятельно расчерченные дополнительные строки, неясное написание, в этом случае сотрудник может на форме ввода проставить отметку «Неполный ввод листа». Данный лист будет направлен на дополнительный ввод другому оператору, который может снять отметку «Неполный ввод», если сможет обеспечить полный ввод.
4.11.7. После того как ввод данных листов пачки завершен, пачка подлежит размещению в архив.
4.12. Передача введенных данных в ИФНС
4.12.1. Срок обработки налоговых документов в ФКУ и передачи данных, содержащихся в них, в ИФНС составляет не более пяти рабочих дней, следующих за днем их поступления в ФКУ.
В условиях проводимой работы по созданию ФКУ (переходный период) срок обработки налоговых документов в ФКУ и передачи данных, содержащихся в них, в ИФНС может составлять не более девяти рабочих дней, следующих за днем их поступления в ФКУ, за исключением следующих:
- налоговой декларации по налогу на добавленную стоимость — не более пяти рабочих дней;
- налоговой декларации по косвенным налогам (налогу на добавленную стоимость и акцизам) при ввозе товаров на территорию Российской Федерации с территории Республики Беларусь — не более пяти рабочих дней;
- налоговой декларации по косвенным налогам (налогу на добавленную стоимость и акцизам) при импорте товаров на территорию Российской Федерации с территории государств — членов таможенного союза — не более пяти рабочих дней.
При этом при наличии возможности ФКУ передает данные в ИФНС, не дожидаясь окончания девятидневного срока ввода информации.
Кроме того, в условиях проводимой работы по созданию ФКУ (переходный период) ФКУ ежемесячно представляет в Контрольное управление, Аналитическое управление, Управление по работе с налогоплательщиками и Управление информатизации ФНС России информацию о возможности возврата к пятидневному сроку ввода информации.
4.12.2. Введенная информация по налоговым документам передается в ИФНС в электронном виде в виде файлов формата XML по каналам связи с применением механизма гарантированной доставки данных в рамках АИС «Налог-ЦОД» с образами первых листов налоговых документов. В ИФНС информация автоматически размещается в специализированных каталогах и становится доступной для обработки в СЭОД.
4.12.3. В случае невозможности автоматической доставки части документов (отключение сервера, потеря базы данных, иные сбои в работе оборудования) ИФНС не позднее рабочего дня, следующего за днем устранения неисправности, автоматизированно формирует и направляет в ФКУ запрос на повторную выгрузку документов по состоянию на соответствующую дату.
4.13. Архивное хранение налоговых документов и конвертов
4.13.1. Для архивного хранения налоговых документов и конвертов в архивохранилище ФКУ используется архивная тара емкостью от 300 до 700 листов. Архивная тара закрепляется за определенным местом хранения. На лицевой и боковой поверхности архивной тары наносится этикетка с адресом хранения.
4.13.2 Адрес архивного хранения содержит:
- номер архивохранилища;
- номер стеллажа;
- номер секции;
- номер полки;
- номер места;
- контрольное число;
- штрих-код адреса хранения в формате EAN13.
4.13.3. В случае отсутствия централизованного архивохранилища документы передаются на хранение в ИФНС.
4.13.4. Архивное хранение налоговых документов и конвертов обеспечивается в привязке к архивной таре.
4.14. Прием-передача налоговых документов в ИФНС
4.14.1. Пачки, обработка которых прекращена, налоговые документы (листы) и/или конверты, изъятые из обработки, подлежат возврату в ИФНС в срок не позднее ближайшего дня приема-передачи пачек в соответствии с графиком документооборота.
4.14.2. Пачки, налоговые документы (листы), конверты возвращаются в ИФНС с приложением соответствующего акта, в зависимости от операции, на которой было принято соответствующее решение (приложения № 8 - 13). В Акте указываются причины прекращения обработки пачки, документов (листов), конвертов в соответствии со справочником «Причин возврата» (приложение № 14). Акт печатается в двух экземплярах. При приеме-передаче налоговых документов (листов), конвертов сотрудники ИФНС и ФКУ подписывают два экземпляра акта. Один экземпляр акта передается в ФКУ, второй — передается в ИФНС. Подшивка актов заменяет журнал регистрации актов.
4.14.3. При передаче пачки на хранение в ИФНС формируется «Акт возврата пачек в ИФНС» (приложение № 15). Акт печатается в двух экземплярах. Сотрудники ФКУ и ИФНС подписывают два экземпляра акта. Один экземпляр акта передается в ФКУ, второй — передается в ИФНС. Подшивка актов заменяет журнал регистрации актов.
4.15. Порядок обработки в ИФНС данных налоговых документов, полученных из ФКУ
4.15.1. Обработка данных налоговых документов, полученных после ввода в ФКУ, прошедших автоматизированный контроль, выполняется в ИФНС не позднее рабочего дня, следующего за днем поступления документов из ФКУ.
4.15.2. Сотрудник ОРН ИФНС выполняет контроль регистрационных данных налоговых документов (ИНН налогоплательщика, отчетный период и др.). Успешно прошедшие контроль документы загружаются в СЭОД.
4.15.3. В случае если регистрационные данные в налоговом документе отсутствуют или не соответствуют справочным данным СЭОД, налоговый документ переходит в режим «Доопределение регистрационных данных документа».
4.15.4. Сотрудник ОРН ИФНС определяет и корректирует регистрационные данные налогового документа на основании образа первого листа налогового документа и справочников СЭОД, затем выполняет повторный контроль налогового документа. Успешно прошедшие контроль налоговые документы переходят на выполнение операции «Перенос данных в ЭОД».
4.15.5. Налоговые документы, для которых невозможно выполнить доопределение регистрационных данных, сотрудник ОРН ИФНС переводит в режим «Невыясненные» для последующего анализа и принятия мер по их идентификации и уведомлению налогоплательщика о необходимости представления им документа по форме, утвержденной для данного документа.
4.15.6. Налоговые документы, полученные с признаком «Неполный ввод», сотрудник ОРН ИФНС довводит средствами СЭОД. Перечень номеров листов налогового документа с неполным вводом данных показателей отображается в СЭОД в виде комментария к документу в режимах проведения камеральной проверки. При невозможности доввести данные сотрудник ОРН ИФНС принимает меры по уведомлению налогоплательщика о необходимости представления уточненного налогового документа.
4.15.7. В случае потери данных в СЭОД или неполучения информации от ФКУ для восстановления ранее отгруженной информации из ФКУ по требованию сотрудника ОРН ИФНС выполняется повторная отгрузка данных налоговых документов. Для этого используется специализированный процесс «Актуализация БД СЭОД после технического сбоя».
Контроль полноты приема документов из ФКУ должен быть обеспечен не реже чем один раз в 3 рабочих дня.
4.15.8. В случае получения из ФКУ листов, изъятых по причине «Листы не относятся к документам пачки», сотрудник ОРН ИФНС в течение 3-х рабочих дней определяет принадлежность листов к налоговому документу и средствами СЭОД довводит данные возвращенных листов. Оформляет запрос на изъятие из архива ФКУ налогового документа, к которому относятся возвращенные листы, и, соединив все листы документа, хранит налоговый документ в установленном порядке в ИФНС.
4.15.9. В случае выявления ошибок, допущенных при централизованном вводе налоговых документов, ИФНС исправляет их средствами СЭОД. Информацию о выявленных ошибках ввода с указанием регистрационного номера налогового документа и характера ошибки ИФНС направляет в ФКУ для анализа в течение 3-х рабочих дней с момента выявления ошибки.
4.16. Порядок передачи по запросам ИФНС электронных образов и подлинников налоговых документов (конвертов) и их возврат в архив ФКУ
4.16.1. Для получения электронных образов листов налоговых документов сотрудник ИФНС в СЭОД формирует запрос на необходимые ему электронные образы. Запрос ИФНС в автоматическом режиме обрабатывается в ФКУ, после чего электронные образы автоматически поступают в ИФНС.
4.16.2. Для получения налоговых документов (конвертов) из архива ФКУ сотрудник ИФНС оформляет запрос на изъятие подлинников налоговых документов (конвертов) из архива ФКУ (приложения № 16 и № 17).
4.16.3. Подлинники налоговых документов (конверты) изымаются из архива ФКУ в срок не позднее 5 рабочих дней, следующих за днем поступления запроса в ФКУ.
4.16.4. Сотрудник архива ФКУ изымает налоговый документ/конверт из папки, формирует и печатает в двух экземплярах акт приема-передачи документов (конвертов), изъятых из архива (приложения № 18 и № 19).
4.16.5. Изъятые подлинники налоговых документов (конверты) с актом приема-передачи документов/конвертов, изъятых из архива, сотрудник архива ФКУ передает сотруднику ФКУ, ответственному за прием-передачу налоговых документов.
4.16.6. При приеме-передаче налоговых документов, изъятых из архива ФКУ по запросу ИФНС, сотрудник ФКУ, ответственный за прием-передачу налоговых документов, передает их сотруднику ИФНС. Сотрудники ФКУ и ИФНС подписывают два экземпляра акта приема-передачи документов/конвертов, изъятых из архива. Один экземпляр акта передается в ФКУ, второй — передается в ИФНС. Подшивка актов заменяет журнал регистрации актов.
4.16.7. Для возврата налоговых документов (конвертов) в централизованный архив сотрудник ИФНС формирует комплект документов, возвращаемых в архив, и акт приема-передачи документов/конвертов, возвращаемых в архив (приложение № 20), в 2-х экземплярах.
4.16.8. При приеме-передаче документов/конвертов, подлежащих возврату в централизованный архив, сотрудник ОРН ИФНС и сотрудник ФКУ, ответственные за прием-передачу налоговых документов, подписывают два экземпляра акта приема-передачи документов/конвертов, возвращаемых в архив. Один экземпляр акта приема-передачи документов/конвертов, возвращаемых в архив, передается в ФКУ, второй — передается в ИФНС. Подшивка актов заменяет журнал регистрации актов.
Акт приема-передачи пачек в ФКУ
(наименование отправителя)
(наименование получателя)
Дата передачи пачек: _________________ Всего пачек: (пачек документов/пачек конвертов) _________________ Всего конвертов: _________________ Всего документов: _________________ Всего листов: _________________
| Регистрационный номер | Тип пачки | Категория НП | Дата регистрации | Количество документов | Количество листов | Количество конвертов |
|---|
Отправитель: ______________________________ _________________ (ФИО) (подпись) Получатель: ______________________________ _________________ (ФИО) (подпись)
Место штампа налогового органа
____________________________________
Реквизиты налогоплательщика
(представителя налогоплательщика):
- полное наименование организации,
ИНН/КПП;
- Ф.И.О. индивидуального
предпринимателя (физического лица),
ИНН (при наличии)
Уведомление об отказе в приеме документа
Налоговый орган _______________________ уведомляет, что представленный (наименование и код налогового органа) документ не может считаться
(наименование налоговой декларации (расчета), КНД, отчетный
(налоговый) период, год, вид документа)
(полное наименование организации, ИНН/КПП; ФИО индивидуального
предпринимателя (физического лица), ИНН (при наличии))
в налоговый орган __________________________________________ по основаниям, (наименование и код налогового органа) предусмотренным пунктом 133 Административного регламента ФНС России, утвержденного приказом Минфина России от 18.01.2008 № 9н: - (Перечень выявленных нарушений) - заполнен карандашом - исправления не заверены подписью -
не принимается. Вам необходимо представить налоговую декларацию (расчет) в сроки, установленные законодательством о налогах и сборах.
Должностное лицо
(наименование налогового органа)
(классный чин) (подпись) (Ф.И.О.)
М.П.
и ответственных лицах-исполнителях
| Наименование налогового органа | ФИО | Сфера ответственности <*> | Контактный телефон (IP и городской) |
|---|
<*> В обязательном порядке должны быть отражены сотрудники, ответственные за координацию работ, формирование и регистрацию пачек, их прием-передачу, сопровождение прикладных подсистем АИС «Налог-ЦОД» (СПОНИ, СОИФНС, СОПС), администрирование средств телекоммуникаций.
Сопроводительный лист пачки документов
[ШТРИХ-КОД] ИФНС Регистрационный номер: _________________ Тип пачки: _________________ ИФНС: _________________
Категория налогоплательщика: _________________
Количество документов: _________________ Количество листов: _________________ Дата поступления в ИФНС: _________________
| Исполнитель | Дата | Подпись | ФИО |
|---|---|---|---|
| Регистрация пачки в ИФНС |
------------------------------ линия разреза ------------------------------
Сопроводительный лист пачки документов
[ШТРИХ-КОД] ФКУ Регистрационный номер: _________________ Тип пачки: _________________ ИФНС: _________________
Категория налогоплательщика: _________________
Количество документов: _________________ Количество листов: _________________ Дата поступления в ИФНС: _________________
| Исполнитель | Дата | Подпись | ФИО |
|---|---|---|---|
| Ответственный за регистрацию пачки в ИФНС | |||
| Ответственный за регистрацию пачки в ФКУ | |||
| Ответственный за проверку пачки на отсутствие металлических предметов | |||
| Ответственный за нанесение регистрационных номеров | |||
| Ответственный за сканирование листов пачки | |||
| Ответственный за повторное сканирование листов пачки | |||
| Ответственный за архивирование листов пачки |
Сопроводительный лист пачки конвертов
ИФНС Дата регистрации пачки в ИФНС Количество конвертов
Сформировал: ______________________________________________________________ (ФИО)
------------------------------- линия разреза -----------------------------
Сопроводительный лист пачки конвертов
ИФНС Дата регистрации пачки в ИФНС Количество конвертов
Сформировал: ______________________________________________________________ (ФИО)
Форма специального ярлыка для опечатывания пачек
| Код налогового органа ____________________________________________ должность _________________________/_________________/ Ф.И.О. подпись |
|---|
декларации 3-НДФЛ
┌─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┐
ИНН │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
└─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┘
┌─┬─┬─┬─┐
за год │ │ │ │ │
└─┴─┴─┴─┘
Имя ┌─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┐
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
└─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┘
Фамилия ┌─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┐
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
└─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┘
Отчество ┌─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┐
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
└─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┘
Кол-во
Наименование документа представленных
листов
┌─┬─┬─┐
<pre class="legal-pre">заявление физического лица о предоставлении │ │ │ │
налогового вычета └─┴─┴─┘</pre>
┌─┬─┬─┐
справка с места работы о доходах физического │ │ │ │
лица и удержанном налоге (форма 2-НДФЛ) └─┴─┴─┘
┌─┬─┬─┐
платежные документы │ │ │ │
└─┴─┴─┘
┌─┬─┬─┐
копия договора на обучение │ │ │ │
└─┴─┴─┘
┌─┬─┬─┐
копия договора на лечение │ │ │ │
└─┴─┴─┘
<pre class="legal-pre">копия лицензии образовательного учреждения ┌─┬─┬─┐
на оказание соответствующих образовательных │ │ │ │
услуг └─┴─┴─┘</pre>
┌─┬─┬─┐
<pre class="legal-pre">копия лицензии медицинского учреждения на │ │ │ │
оказание соответствующих медицинских услуг └─┴─┴─┘
рецептурные бланки с назначениями ┌─┬─┬─┐
лекарственных средств (по форме N 107/у с │ │ │ │
проставлением штампа "Для налоговых органов └─┴─┴─┘
Российской Федерации, ИНН</pre>
налогоплательщика")
┌─┬─┬─┐
копия свидетельства о браке │ │ │ │
└─┴─┴─┘
┌─┬─┬─┐
<pre class="legal-pre">копия свидетельства о рождении │ │ │ │
налогоплательщика └─┴─┴─┘</pre>
┌─┬─┬─┐
<pre class="legal-pre">копия свидетельства о рождении ребенка │ │ │ │
налогоплательщика └─┴─┴─┘
справка об оплате медицинских услуг для ┌─┬─┬─┐
представления в налоговые органы по форме, │ │ │ │
утвержденной Приказом МНС России от └─┴─┴─┘</pre>
25.07.2001 N 289/БГ-3-04/256
<pre class="legal-pre">документы, подтверждающие право ┌─┬─┬─┐
собственности на жилой дом или долю (доли) в │ │ │ │
нем (свидетельство о государственной └─┴─┴─┘</pre>
регистрации права)
<pre class="legal-pre">договор о приобретении квартиры, доли ┌─┬─┬─┐
(долей) в ней или прав на квартиру в │ │ │ │
строящемся доме └─┴─┴─┘</pre>
┌─┬─┬─┐
<pre class="legal-pre">акт о передаче квартиры (доли (долей) в ней) │ │ │ │
налогоплательщику или документы └─┴─┴─┘</pre>
┌─┬─┬─┐
│ │ │ │
└─┴─┴─┘
┌─┬─┬─┐
│ │ │ │
└─┴─┴─┘
┌─┬─┬─┐
│ │ │ │
└─┴─┴─┘
┌─┬─┐ ┌─┬─┐ ┌─┬─┬─┬─┐
Дата│ │ │=│ │ │=│ │ │ │ │ Подпись _____________________
└─┴─┘ └─┴─┘ └─┴─┴─┴─┘
Акт о прекращении обработки пачки N ______ от ___________
Отправитель: ______________________________________________________________ (наименование отправителя) Получатель: _______________________________________________________________ (наименование получателя)
| Количество документов/конвертов | Причина |
|---|
От отправителя: ____________________________ ______________ (ФИО) (подпись) От получателя: ____________________________ ______________ (ФИО) (подпись)
------------------------------- линия разреза -----------------------------
Акт о прекращении обработки пачки N ______ от ___________
Отправитель: ______________________________________________________________ (наименование отправителя) Получатель: _______________________________________________________________ (наименование получателя)
| Количество документов/конвертов | Причина |
|---|
От отправителя: ____________________________ ______________ (ФИО) (подпись) От получателя: ____________________________ ______________ (ФИО) (подпись)
Акт изъятия документов и листов пачки N ______ от ___________
Отправитель: ______________________________________________________________ (наименование отправителя) Получатель: _______________________________________________________________ (наименование получателя)
| Количество документов | Количество листов | Причина |
|---|
От Отправителя: ____________________________ ______________ (ФИО) (подпись) От Получателя: ____________________________ ______________ (ФИО) (подпись)
------------------------------- линия разреза -----------------------------
Акт изъятия документов и листов пачки N ______ от ___________
Отправитель: ______________________________________________________________ (наименование отправителя) Получатель: _______________________________________________________________ (наименование получателя)
| Количество документов | Количество листов | Причина изъятия |
|---|
От отправителя: ____________________________ ______________ (ФИО) (подпись) От получателя: ____________________________ ______________ (ФИО) (подпись)
Акт изменения количества листов в пачке N _________
Количество листов,
указанное в сопроводительном листе пачки: ________________
Количество отсканированных листов: ________________
Акт составил: ____________________________ ________________
(ФИО) (подпись)
Акт изменения количества конвертов в пачке N _________
Количество конвертов, указанное
в сопроводительном листе пачки: ________________
Фактическое количество конвертов: ________________
Акт составил: ____________________________ ________________
(ФИО) (подпись)
Отправитель: ______________________________________________________________ (наименование отправителя) Получатель: _______________________________________________________________ (наименование получателя)
| Количество конвертов | Причина изъятия |
|---|
От Отправителя: ____________________________ ______________ (ФИО) (Подпись) От Получателя: ____________________________ ______________ (ФИО) (Подпись)
------------------------------- линия разреза -----------------------------
Акт изъятия конвертов из пачки N _________ от ___________
Отправитель: ______________________________________________________________ (наименование отправителя) Получатель: _______________________________________________________________ (наименование получателя)
| Количество конвертов | Причина изъятия |
|---|
От отправителя: ____________________________ ______________ (ФИО) (Подпись) От получателя: ____________________________ ______________
(ФИО) (Подпись)
Акт изъятых при обработке листов пачки N _________ от ________
Отправитель: __________________________________________________________ (наименование отправителя) Получатель: ___________________________________________________________ (наименование получателя)
| Регистрационный номер листа | Причина изъятия |
|---|
От отправителя: ____________________________ ______________ (ФИО) (Подпись) От получателя: ____________________________ ______________ (ФИО) (Подпись)
| Код причины | Наименование причины возврата |
|---|---|
| 01 | Отсутствие первого (титульного) листа |
| 02 | Немашиноориентированная форма налогового документа |
| 03 | Некачественная машиноориентированная форма |
| 04 | Повтор документа (листа) |
| 05 | Документ, не являющийся налоговой декларацией и документом бухгалтерской отчетности |
| 06 | Неверный код формы |
| 07 | Документ содержит листы разных версий машиноориентированной формы |
| 08 | Неверно определен тип пачки при регистрации в ПО СОИФНС |
| 09 | Отсутствие регистрационного номера на конверте |
| 99 | Другое <*> |
<*> При указании кода «99» дается расшифровка причины возврата.
(наименование отправителя)
(наименование получателя)
Дата передачи пачек: Всего пачек документов: Всего документов: Всего листов:
| Регистрационный номер | Тип пачки | Дата регистрации в ИФНС | Количество документов | Количество листов |
|---|
От отправителя: ____________________________ ______________ (ФИО) (Подпись) От получателя: ____________________________ ______________ (ФИО) (Подпись)
Форма запроса на изъятие налоговых документов из архива ФКУ
| Бланк ИФНС | ФКУ |
|---|
О предоставлении налоговых документов из централизованного архива
Просим Вас предоставить следующие налоговые документы:
| Рег. № документа | Наименование документа | Количество листов |
|---|
| Бланк ИФНС | ФКУ |
|---|
О предоставлении конвертов из централизованного архива
Просим вас предоставить следующие конверты:
<pre class="legal-pre">┌─────────────────────────────────┐ ┌─────────────────────────────────┐
│ Рег. номер конверта │ │ Рег. номер конверта │
├─────────────────────────────────┤ ├─────────────────────────────────┤
│ │ │ │
├─────────────────────────────────┤ ├─────────────────────────────────┤
│ │ │ │
├─────────────────────────────────┤ ├─────────────────────────────────┤
│ │ │ │
└─────────────────────────────────┘ └─────────────────────────────────┘</pre>
приема-передачи документов, изъятых из архива по запросу N ______
Отправитель: ______________________________________________________________ (наименование отправителя) Получатель: _______________________________________________________________ (наименование получателя)
| Рег. номер документа | Наименование документа | Количество листов |
| Всего документов | ||
| Всего листов | ||
Отправитель Получатель _____________________________ ______________________________ (должность) (должность) _________ ___________________ __________ ___________________ (ФИО) (подпись) (ФИО) (подпись)
Дата ___________________ 200__ г.
Время ______ час. _______ мин.
Настоящий акт составлен в 2-х экземплярах
АКТ приема-передачи конвертов, изъятых из архива по запросу N __
Отправитель ______________________________________________________________ Получатель ______________________________________________________________
| Рег. № конверта | ИФНС |
|---|
Отправитель Получатель _____________________________ ______________________________ (должность) (должность) _________ ___________________ __________ ___________________ (ФИО) (подпись) (ФИО) (подпись)
Дата ___________________ 20__ г.
Время ______ час. _______ мин.
Настоящий акт составлен в 2-х экземплярах
АКТ приема-передачи документов/конвертов, возвращаемых в архив
Отправитель _______________________________________________________________ (наименование отправителя) Получатель _______________________________________________________________ (наименование получателя)
| Рег. номер документа/ конверта | Наименование документа | Количество листов |
| Всего листов/конвертов | ||
Отправитель Получатель _____________________________ ______________________________ (должность) (должность) _________ ___________________ __________ ___________________ (ФИО) (подпись) (ФИО) (подпись)
Дата ___________________ 20__ г.
Время ______ час. _______ мин.
Настоящий акт составлен в 2-х экземплярах