Приказ ФНС России от 21.07.2011 № ММВ-7-10/459@

(ред. от 01.06.2018)

«Об утверждении Порядка обмена документами, содержащими конфиденциальную информацию»

В целях совершенствования документационного обеспечения управления, повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, обеспечения контроля исполнения документов, а также интеграции традиционного делопроизводства с электронным документооборотом в системе Федеральной налоговой службы приказываю:

1. Утвердить прилагаемый Порядок обмена документами, содержащими конфиденциальную информацию (далее — Порядок).

2. Руководителям структурных подразделений центрального аппарата ФНС России, руководителям управлений ФНС России по субъектам Российской Федерации, начальникам межрегиональных инспекций ФНС России обеспечить выполнение требований Порядка.

Руководителям управлений ФНС России по субъектам Российской Федерации довести Порядок до нижестоящих территориальных органов ФНС России и обеспечить его выполнение.

3. Внести в Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в налоговых органах, утвержденное приказом ФНС России от 31.12.2009 № ММ-7-6/728@ (далее — Положение), следующие изменения и дополнения:

в пункте 2.3 Положения исключить текст «регистрации,»;

пункт 2.15 Положения изложить в следующей редакции:

«2.15. При увольнении или переводе на другую должность работник структурного подразделения налогового органа, за которым в „Журнале учета входящих документов „Для служебного пользования“ числятся документы, возвращает их секретарю (делопроизводителю) структурного подразделения.»

При увольнении или переводе на другую должность секретарь (делопроизводитель) структурного подразделения передает работнику, определенному руководителем структурного подразделения, «Журнал учета входящих документов „Для служебного пользования“ и дела с документами „Для служебного пользования“ по Акту приема-передачи.»;

в абзаце 3 пункта 2.16 Положения и в наименовании Акта в приложении № 3 к Положению исключить текст «и состояния делопроизводства»;

наименование раздела III в приложении № 3 к Положению изложить в следующей редакции: «III. Выводы и предложения комиссии».

4. Признать утратившими силу:

приказ ФНС России от 17.11.2006 № САЭ-3-18/794@ «Об утверждении Порядка обмена документами, содержащими конфиденциальную информацию»;

приказ ФНС России от 27.06.2008 № ММ-3-4/293@ «О внесении изменений в приказ ФНС России от 17.11.2006 № САЭ-3-18/794@ „Об утверждении Порядка обмена документами, содержащими конфиденциальную информацию“.»

5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Федеральной налоговой службы К.В. Янкова.

Руководитель

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок обмена документами, содержащими конфиденциальную информацию (далее — Порядок), регламентирует требования, обеспечивающие в налоговых органах прием входящих и отправку исходящих документов, содержащих конфиденциальную информацию (далее — ДСП-документы), а также прохождение ДСП-документов внутри налоговых органов.

Порядок регламентирует работу с ДСП-документами как в центральном аппарате ФНС России, так и в территориальных органах ФНС России (управления ФНС России по субъектам Российской Федерации, межрегиональные инспекции ФНС России, инспекции ФНС России по районам, районам в городах, городам без районного деления, инспекции ФНС России межрайонного уровня).

1.2. Отнесение информации к конфиденциальной осуществляется на основании законодательства Российской Федерации и нормативных документов ФНС России.

Ответственность за отнесение сведений, содержащихся в документе, к конфиденциальной информации возлагается на исполнителя и должностное лицо, подписавшее или утвердившее документ.

1.3. В налоговых органах организация обмена ДСП-документами осуществляется аналогично обмену документами без ограничения доступа в соответствии с индивидуальными инструкциями по делопроизводству с учетом особенностей, изложенных в настоящем Порядке.

Налоговые органы, исходя из специфики своей деятельности, при работе с ДСП-документами могут принимать иные обязательные методические нормы, не нашедшие отражения в настоящем Порядке, но не противоречащие его положениям.

1.4. Требования Порядка определяют правила работы со всеми ДСП-документами, кроме тех, порядок работы с которыми регламентируется специальными нормативными актами. Положения Порядка не распространяются на организацию обмена технологическими данными.

2. Обмен ДСП-документами налоговыми органами между собой, а также между налоговыми органами и сторонними органами власти или организациями

2.1. Обмен ДСП-документами налоговыми органами между собой, а также между налоговыми органами и сторонними органами власти или организациями может осуществляться:

• в бумажном виде и на небумажных носителях в качестве приложения к сопроводительному письму на бумажном носителе (далее — обмен ДСП-документами в бумажном виде);
• в электронном виде.

2.2. Обмен ДСП-документами в бумажном виде в пределах Российской Федерации осуществляется фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями.

Отправка ДСП-документов в пределах близлежащих населенных пунктов может осуществляться курьером. При этом документы должны быть упакованы таким образом, чтобы исключить возможность нарушения целостности упаковки и ознакомления с ними в процессе доставки. Пересылка небумажных носителей, содержащих ДСП-документы, осуществляется в контейнерах, обеспечивающих сохранность носителей и исключающих несанкционированный доступ к носителю.

2.3. Обмен ДСП-документами в электронном виде осуществляется по электронной почте (далее — ЭП), созданной и функционирующей в рамках действующей системы телекоммуникаций ФНС России, с использованием средств криптографической защиты информации (далее — СКЗИ).

Файл ДСП-документа, отправляемый и принимаемый по ЭП с использованием СКЗИ, может быть в форме электронного документа или в форме электронного образа документа, полученного в результате сканирования. ДСП-документ в форме электронного документа должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью (далее — УКЭП) лица, подписавшего соответствующий бумажный оригинал. ДСП-документ в форме электронного образа документа УКЭП не подписывается. При этом сканированию подлежит бумажный оригинал, имеющий подпись должностного лица, регистрационные номер и дату.

(в ред. Приказа ФНС России от 28.03.2013 № ММВ-7-10/129@)

Официальные электронные почтовые ящики (далее — ЭПЯ) устанавливаются в структурных подразделениях, в функции которых входит документационное обеспечение управления (далее — подразделение ДОУ). В подразделении ДОУ назначаются работники, ответственные за прием и отправку ДСП-документов в электронном виде (далее — операторы ЭПЯ).

3. Прием, обработка и регистрация ДСП-документов

3.1. Прием, обработка и регистрация ДСП-документов, поступивших в бумажном виде.

3.1.1. Прием и обработка ДСП-документов осуществляется в подразделениях ДОУ аналогично приему и обработке документов без ограничения доступа в соответствии с индивидуальными инструкциями по делопроизводству с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.

3.1.2. Для каждого поступившего документа работник подразделения ДОУ, ответственный за регистрацию ДСП-документов, выполняет следующие действия:

• в СЭД в БД «Канцелярия Экспедиция» создает регистрационную карточку (далее — РК), в которой заполняются поля: «От кого», «Исходящий N» и «Дата исходящего», а также поле «Кому», в которое вносится наименование структурного подразделения или должностного лица, которому будет направлен документ. Для ДСП-документов, поступивших из других налоговых органов, в СЭД в БД «Канцелярия экспедиция» в представление «Поступившие/ДСП-документы» от отправителя автоматически пересылается РК с заполненными полями «От кого», «Исходящий N» и «Дата исходящего»;
• регистрирует РК. При регистрации РК в соответствующие поля автоматически проставляются регистрационный номер и дата регистрации полученной корреспонденции, РК входящего документа автоматически пересылается адресату в соответствии с информацией в поле «Кому»;
• в правой нижней части лицевой стороны первого листа полученного документа (либо на конверте корреспонденции, которая не вскрывается в подразделении ДОУ) проставляется штамп, на котором указывается дата регистрации документа и его входящий номер. При этом к входящему номеру документа добавляется пометка «ДСП»;
• передает ДСП-документ секретарю (делопроизводителю) приемной руководителя (заместителя руководителя) налогового органа или структурных подразделений. Передача ДСП-документов производится под роспись получателя документов в реестрах (приложение № 1), которые формируются средствами СЭД, распечатываются и подшиваются в дело в подразделении ДОУ.

3.2. Прием, обработка и регистрация ДСП-документов, поступивших в электронном виде.

3.2.1. Из поступившего на ЭПЯ сообщения оператор извлекает архивный файл на жесткий диск, разархивирует его с помощью программы-архиватора и проверяет:

(в ред. Приказа ФНС России от 01.06.2018 № ММВ-7-10/367@)

- наличие файла ДСП-документа, файлов приложений (при их наличии) и файла списка рассылки;

(в ред. Приказа ФНС России от 28.03.2013 № ММВ-7-10/129@)

- соответствие оформления файлов установленным требованиям;

• правильность адресата;
• для ДСП-документа в форме электронного документа — наличие файла УКЭП к документу, подлинность УКЭП и соответствие ее должностному лицу, подписавшему электронный документ.

(в ред. Приказа ФНС России от 28.03.2013 № ММВ-7-10/129@)

При наличии ошибок дальнейшая обработка ДСП-документа не осуществляется, а отправителю сообщения направляется мотивированный отказ в приеме ДСП-документа.

3.2.2 Оператор ЭПЯ:

• распечатывает файл документа и файлы приложений (при необходимости);
• для ДСП-документа в форме электронного документа — на бумажной копии документа ставит штамп «Дубликат. УКЭП подтверждена» <1> и подпись;

(в ред. Приказа ФНС России от 28.03.2013 № ММВ-7-10/129@)

- на бумажной копии документа ставит штамп «Дубликат. УКЭП подтверждена» <1> и подпись.

<1> Допускается вместо штампа делать запись вручную.

Если в адрес налогового органа направлено несколько экземпляров, распечатывается и обрабатывается необходимое количество экземпляров ДСП-документа согласно списку рассылки.

Приложения большого объема не распечатываются. При этом на документе ставится отметка: «Приложения в эл. виде можно получить в комн. N...».

3.2.3. Дальнейшая обработка и регистрация распечатанного ДСП-документа осуществляется в соответствии с пунктом 3.1.

Срок хранения поступивших почтовых сообщений составляет не менее 10 рабочих дней, включая дату поступления.

При необходимости работник структурного подразделения, которому поступает документ на исполнение, может получить ДСП-документ и приложения к нему в электронном виде на съемном магнитном носителе, учтенном в общеустановленном порядке в соответствии с требованиями информационной безопасности.

Файлы ДСП-документов и файлы приложений (при наличии), принятые по ЭП оснащенной СКЗИ, хранятся в подразделении ДОУ в течение всего срока хранения аналогичных ДСП-документов на бумажном носителе. По истечении сроков хранения файлы ДСП-документов и файлы приложений (при наличии) подлежат уничтожению программно-техническими средствами. В случае невозможности уничтожения файлов программно-техническими средствами проводится физическое уничтожение носителя файлов.

(абзац введен Приказом ФНС России от 01.06.2018 № ММВ-7-10/367@)

4. Подготовка и оформление резолюций по ДСП-документам руководителем (заместителем руководителя) налогового органа, рассылка их в структурные подразделения

4.1. Обработку ДСП-документов осуществляют секретари (делопроизводители) приемных руководителя (заместителя руководителя) налогового органа.

Секретарь (делопроизводитель) приемных руководителя (заместителя руководителя) налогового органа фиксирует ДСП-документы в «Журнале учета входящих документов „Для служебного пользования“ (приложение № 2), который ведется в каждой приемной руководителя (заместителя руководителя).»

4.2. Подготовка и оформление резолюций по ДСП-документам осуществляется аналогично подготовке и оформлению резолюций по документам без ограничения доступа в соответствии с индивидуальными инструкциями по делопроизводству с учетам особенностей, изложенных в настоящем разделе.

4.3 Секретарь (делопроизводитель) приемной для каждого документа выполняет следующие действия:

• при необходимости размножает по резолюции копии ДСП-документов. После размножения первоначальному ДСП-документу и его копиям к номерам экземпляров через дробь присваиваются дополнительные номера (/1, /2, /3 и т.д.); В случае если у ДСП-документа имеется приложение, имеющее первоначальный номер экземпляра, то при размножении копий приложений им присваиваются номера экземпляров, равные: <первоначальный номер экземпляра>/<номер экземпляра из списка рассылки>/<дополнительные номера (/1, /2, /3 и т.д.)>;
• в СЭД заносит в РК входящих ДСП-документов резолюции руководителя (заместителя руководителя) налогового органа и рассылает РК исполнителям;
• передает ДСП-документы секретарям (делопроизводителям) структурных подразделений. Передача ДСП-документов производится под роспись получателя документов в «Журнале учета входящих документов „Для служебного пользования“.»

4.4. Если в налоговом органе функции делопроизводителя приемной руководителя (заместителя руководителя) выполняет работник подразделения ДОУ, допускается:

• передачу ДСП-документов из подразделения ДОУ делопроизводителю приемной для доклада руководителю (заместителю руководителя) осуществлять без росписи в реестре (пункт 3.1.2);
• передачу ДСП-документов секретарям (делопроизводителям) структурных подразделений после доклада руководителю (заместителю руководителя) осуществлять под роспись в реестре (пункт 3.1.2).

В этом случае «Журнал учета входящих документов „Для служебного пользования“ в приемной руководителя (заместителя руководителя) налогового органа не ведется.»

5. Работа с входящими ДСП-документами в структурных подразделениях налогового органа

5.1. Обработку ДСП-документов осуществляют секретари (делопроизводители) структурных подразделений налогового органа.

5.2. Секретарь (делопроизводитель) структурного подразделения налогового органа фиксирует поступившие ДСП-документы в «Журнале учета входящих документов „Для служебного пользования“, который ведется в каждом структурном подразделении.»

5.3. Работа с ДСП-документами осуществляется аналогично работе с документами без ограничения доступа в соответствии с индивидуальными инструкциями по делопроизводству с учетом следующего:

• передача ДСП-документов исполнителям производится под роспись получателя документов в «Журнале учета входящих документов „Для служебного пользования“;»
• возврат ДСП-документов секретарям (делопроизводителям) структурных подразделений производится под роспись секретаря (делопроизводителя) в «Журнале учета входящих документов „Для служебного пользования“.»

6. Подготовка и регистрация исходящих ДСП-документов

6.1. Оформление, согласование, подписание и регистрация исходящих ДСП-документов осуществляется аналогично оформлению, согласованию, подписанию и регистрации документов без ограничения доступа в соответствии с индивидуальными инструкциями по делопроизводству с учетом следующих особенностей:

• на ДСП-документах (в необходимых случаях — и на проектах) в правом верхнем углу первой страницы документа проставляется (печатается) пометка ограничения доступа к документу «Для служебного пользования». На документах, направляемых налоговым органом налогоплательщику или налоговому агенту в соответствии с законодательством о налогах и сборах, пометка «Для служебного пользования» не предусмотрена;
• каждому ДСП-документу присваивается номер экземпляра, который печатается ниже пометки «Для служебного пользования»; В случае если у ДСП-документа имеется приложение, имеющее первоначальный номер экземпляра, то при размножении документа для отправки ему присваивается следующий номер: <первоначальный номер экземпляра>/<номер экземпляра из списка рассылки>/<дополнительный номер (/1, /2, /3 и т.д.)>;
• в конце регистрационного номера ДСП-документа добавляется пометка «ДСП» (для бумажного документа) или «ДСП@» (для электронного документа);
• пометка «Для служебного пользования» проставляется на обложке дела, в которое помещается ДСП-документ.

6.2 Для каждого ДСП-документа в СЭД должна быть создана РК исходящего документа, в которой:

• должны быть заполнены все необходимые поля;
• должен быть включен переключатель «ДСП документ»;
• не должен вкладываться электронный образ ДСП-документа в поле «Документ».

Регистрация исходящих ДСП-документов осуществляется с использованием СЭД.

7. Отправка исходящих ДСП-документов

7.1. Отправка исходящих ДСП-документов в бумажном виде осуществляется аналогично отправке документов без ограничения доступа в соответствии с индивидуальными инструкциями по делопроизводству.

7.2 Отправка исходящих ДСП-документов в электронном виде.

7.2.1 Для отправки ДСП-документа исполнитель предоставляет оператору ЭПЯ:

• переносной магнитный носитель с файлами: документа, УКЭП к документу (для ДСП-документа в форме электронного документа), приложений (при их наличии) и списка рассылки;

(в ред. Приказа ФНС России от 28.03.2013 № ММВ-7-10/129@)

• подлинник отправляемого документа на бумажном носителе (экземпляр № 1);
• список рассылки на бумажном носителе.

В списке рассылки (образец приведен в приложении № 3) необходимо указать дату и номер ДСП-документа, подлежащего рассылке, а также номер экземпляра для каждого адресата. Кроме того, в Списке рассылки указывается исполнитель и его телефон. Список рассылки подписывает руководитель структурного подразделения, подготовившего ДСП-документ.

7.2.2 Перед отправкой оператор ЭПЯ проверяет:

• наличие РК исходящего документа в СЭД в базе данных «Исходящие» в представлении «Поступившие/По электронной почте СЭД»;
• соответствие оформления РК исходящего документа установленным требованиям;
• отсутствие вредоносных программ (вирусов) на переносном магнитном носителе с файлами;
• наличие и соответствие оформления всех элементов, перечисленных в пункте 7.2.1, установленным требованиям;
• для ДСП-документа в форме электронного документа — подлинность УКЭП и соответствие ее должностному лицу, подписавшему документ на бумажном носителе.

(в ред. Приказа ФНС России от 28.03.2013 № ММВ-7-10/129@)

При наличии ошибок отправка ДСП-документа не осуществляется. В этом случае РК исходящего документа средствами СЭД возвращается в канцелярию структурного подразделения, подготовившего ДСП-документ.

7.2.3 При отсутствии ошибок оператор ЭПЯ:

• копирует с переносного магнитного носителя на жесткий диск файлы, перечисленные в пункте 7.2.1;
• проставляет на оборотной стороне последнего листа подлинника ДСП-документа (экземпляр № 1) штамп «Электронный документ соответствует подлиннику» <2>.

<2> Допускается вместо штампа делать запись вручную.

Исполнитель ДСП-документа расписывается в штампе.

7.2.4. Все файлы, перечисленные в пункте 7.2.1, архивируются с помощью программы-архиватора в файл с расширением «*.zip».

(в ред. Приказа ФНС России от 01.06.2018 № ММВ-7-10/367@)

7.2.5. Оператор ЭПЯ создает почтовое сообщение и отправляет его по ЭП, оснащенной СКЗИ.

При создании почтового сообщения необходимо учитывать следующее:

• адреса, в которые направляется сообщение, заполняются в соответствии со списком рассылки;
• в поле «Тема» заносится дата регистрации ДСП-документа и его исходящий регистрационный номер (например, «от 24.06.2005 № 18-0-09/000123дсп@»);
• к почтовому сообщению прикрепляется архивный файл.

7.2.6. Оператор ЭПЯ отправляет РК исходящего документа по СЭД, при этом в РК в поле «Краткое содержание» после заголовка к документу добавляет фразу «Отправлено по ЭП с СКЗИ».

Файлы ДСП-документов и файлы приложений (при наличии), отправленные по ЭП, оснащенной СКЗИ, хранятся в подразделении ДОУ в течение всего срока хранения аналогичных ДСП-документов на бумажном носителе. По истечении сроков хранения файлы ДСП-документов и файлы приложений (при наличии) подлежат уничтожению программно-техническими средствами. В случае невозможности уничтожения файлов программно-техническими средствами проводится физическое уничтожение носителя файлов.

(абзац введен Приказом ФНС России от 01.06.2018 № ММВ-7-10/367@)

7.2.7. Подлинник представленного для отправки ДСП-документа (экземпляр № 1) на бумажном носителе формируется в дело подразделения ДОУ или структурного подразделения согласно утвержденной на текущий год сводной номенклатуре дел налогового органа.

8. Подготовка, регистрация и рассылка приказов и распоряжений, содержащих конфиденциальную информацию (ДСП-приказов)

8.1. Оформление, согласование, подписание и регистрация ДСП-приказов осуществляется аналогично оформлению, согласованию, подписанию и регистрации приказов без ограничения доступа в соответствии с индивидуальными инструкциями по делопроизводству с учетом следующих особенностей:

• на ДСП-приказах (в необходимых случаях — и на проектах) в правом верхнем углу первой страницы проставляется (печатается) пометка ограничения доступа «Для служебного пользования»;
• каждому ДСП-приказу присваивается номер экземпляра, который вписывается ниже пометки «Для служебного пользования»;
• в конце регистрационного номера ДСП-приказа добавляется пометка «ДСП» (для ДСП-приказа, рассылаемого в бумажном виде) или «ДСП@» (для ДСП-приказа, рассылаемого в электронном виде);
• пометка «Для служебного пользования» проставляется на обложке дела, в которое помещается ДСП-приказ.

8.2. На каждый ДСП-приказ в СЭД в базе данных ОРД должна быть создана РК, в которой:

• должны быть заполнены все необходимые поля;
• переключатель «ДСП документ» должен быть включен;
• в поле «Документ» электронный образ документа не вкладывается.

Регистрация ДСП-приказов осуществляется с использованием СЭД.

Передача ДСП-приказов внутренним пользователям (секретарям (делопроизводителям) приемных и структурных подразделений налогового органа) производится в бумажном виде под роспись получателя документов в реестрах (приложение № 1), которые формируются средствами СЭД, распечатываются и подшиваются в дело в подразделениях ДОУ.

8.3. Отправка ДСП-приказов в электронном и бумажном виде внешним пользователям осуществляется аналогично отправке исходящих ДСП-документов в бумажном и электронном виде (пункты 7.1, 7.2 настоящего Порядка).

8.4. Работа с ДСП-приказами в структурных подразделениях осуществляется аналогично работе с входящими ДСП-документами в структурных подразделениях налогового органа (раздел 5 настоящего Порядка).

Приложение N 2 к Порядку обмена документами, содержащими конфиденциальную информацию

Журнал учета входящих документов "Для служебного пользования"

Приложение N 3 к Порядку обмена документами, содержащими конфиденциальную информацию

        (краткое содержание приказа (распоряжения, письма),<br>
                     дата и номер регистрации)

Руководитель структурного подразделения ______________________________ Инициалы. Фамилия личная подпись

<1> Заполняются только те адресаты, которым будет направляться ДСП-документ.