Приказ ФНС России от 24.08.2016 № ММВ-7-10/456

(ред. от 01.09.2017)

«Об утверждении Порядка организации централизованного хранения налоговых документов, служащих основанием для исчисления и уплаты налогов, сборов и проведения мероприятий в отношении взаимозависимых лиц и контролируемых сделок, представляемых налогоплательщиками (их представителями) в территориальные органы ФНС России на бумажных носителях»

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА

ПРИКАЗ

от 24 августа 2016 г. № ММВ-7-10/456

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ОРГАНИЗАЦИИ ЦЕНТРАЛИЗОВАННОГО ХРАНЕНИЯ НАЛОГОВЫХ ДОКУМЕНТОВ, СЛУЖАЩИХ ОСНОВАНИЕМ ДЛЯ ИСЧИСЛЕНИЯ И УПЛАТЫ НАЛОГОВ, СБОРОВ И ПРОВЕДЕНИЯ МЕРОПРИЯТИЙ В ОТНОШЕНИИ ВЗАИМОЗАВИСИМЫХ ЛИЦ И КОНТРОЛИРУЕМЫХ СДЕЛОК, ПРЕДСТАВЛЯЕМЫХ НАЛОГОПЛАТЕЛЬЩИКАМИ (ИХ ПРЕДСТАВИТЕЛЯМИ) В ТЕРРИТОРИАЛЬНЫЕ ОРГАНЫ ФНС РОССИИ НА БУМАЖНЫХ НОСИТЕЛЯХ

В целях организации централизованного хранения налоговых документов, служащих основанием для исчисления и уплаты налогов, сборов и проведения мероприятий в отношении взаимозависимых лиц и контролируемых сделок, представляемых налогоплательщиками (их представителями) в территориальные органы ФНС России на бумажных носителях, приказываю:

2. Административно-контрольному управлению (И.В. Акунова) обеспечить методологическое сопровождение применения Порядка.

4. Управлениям Федеральной налоговой службы по субъектам Российской Федерации, межрегиональным инспекциям Федеральной налоговой службы по крупнейшим налогоплательщикам и Федеральному казенному учреждению «Налог-Сервис» Федеральной налоговой службы (Р.В. Филимошин) обеспечить учет, хранение и уничтожение налоговых документов, служащих основанием для исчисления и уплаты налогов, сборов и проведения мероприятий в отношении взаимозависимых лиц и контролируемых сделок, представляемых налогоплательщиками (их представителями) в территориальные органы ФНС России на бумажных носителях, в условиях централизованного хранения согласно Порядку.

5. Управлениям Федеральной налоговой службы по субъектам Российской Федерации довести настоящий приказ до нижестоящих налоговых органов и обеспечить его исполнение.

6. Признать утратившим силу приказ Федеральной налоговой службы от 28.07.2014 № ММВ-7-1/390@.

7. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Федеральной налоговой службы, координирующего работу организации работы с архивными документами, — в части пунктов 1, 2, 4, 5; на заместителя руководителя Федеральной налоговой службы, координирующего работу ФКУ «Налог-Сервис» ФНС России, кроме вопросов информатизации ФНС России и модернизации налоговых органов, — в части пункта 4; на заместителя руководителя Федеральной налоговой службы, координирующего работу по созданию, развитию, сопровождению и эксплуатации автоматизированной информационной системы ФНС России, — в части пункта 3 настоящего приказа.

Руководитель Федеральной налоговой службы М. В. Мишустин

ПОРЯДОК ОРГАНИЗАЦИИ ЦЕНТРАЛИЗОВАННОГО ХРАНЕНИЯ НАЛОГОВЫХ ДОКУМЕНТОВ, СЛУЖАЩИХ ОСНОВАНИЕМ ДЛЯ ИСЧИСЛЕНИЯ И УПЛАТЫ НАЛОГОВ, СБОРОВ И ПРОВЕДЕНИЯ МЕРОПРИЯТИЙ В ОТНОШЕНИИ ВЗАИМОЗАВИСИМЫХ ЛИЦ И КОНТРОЛИРУЕМЫХ СДЕЛОК, ПРЕДСТАВЛЯЕМЫХ НАЛОГОПЛАТЕЛЬЩИКАМИ (ИХ ПРЕДСТАВИТЕЛЯМИ) В ТЕРРИТОРИАЛЬНЫЕ ОРГАНЫ ФНС РОССИИ НА БУМАЖНЫХ НОСИТЕЛЯХ

1. Сокращения и термины

2. Общие положения

2.1. Настоящий Порядок определяет принципы и процедуры централизованного хранения налоговых документов, конвертов почтовых отправлений и регламент взаимодействия между НО и Филиалами ФКУ при передаче объектов хранения на централизованное хранение.

2.2 Участниками взаимодействия являются ЦА ФКУ, Филиал ФКУ, УФНС, НО.

2.3. Перечень УФНС и МИ ФНС России по КН, в отношении которых Филиал ФКУ реализует функцию централизованного хранения налоговых документов, определяется ФНС России. Филиал ФКУ может осуществлять централизованное хранение документов НО и Филиалов ФКУ нескольких субъектов Российской Федерации.

2.4 Централизованному хранению подлежат следующие виды документов:

налоговые документы и конверты, прошедшие централизованную обработку в Филиале ФКУ в АИС «Налог-ЦОД»;

налоговые документы, ранее переданные на централизованное хранение в соответствии с приказом ФНС России от 28.07.2014 № ММВ-7-1/390@.

2.5. Сроки хранения налоговых документов определяются приказом ФНС России от 15.02.2012 № ММВ-7-10/88@ «Об утверждении Перечня документов, образующихся в деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения» (с изменениями и дополнениями).

2.6. Все документы, сопровождающие технологические процессы, связанные с передачей на централизованное хранение объектов хранения, формируются в отдельные дела в хронологической последовательности в соответствии с номенклатурой дел.

2.7 Срок хранения конвертов почтовых отправлений составляет 5 лет.

2.8. Централизованному хранению не подлежат документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну.

2.9. Координацию и контроль работ, проводимых в НО, за исключением МИ ФНС России по КН, осуществляет УФНС. Координацию и контроль работ, проводимых в Филиалах ФКУ, осуществляет ЦА ФКУ. Координацию и контроль работ МИ ФНС России по КН осуществляет самостоятельно.

2.10. Информационное взаимодействие сторон осуществляется средствами СЭД.

2.11. Транспортировка объектов хранения, находящихся на хранении в НО, к месту централизованного хранения осуществляется силами НО.

2.12 В целях обеспечения положений настоящего Порядка используется следующее программное обеспечение:

2.12.1. в НО — АИС «Налог-ЦОД» СОИФНС, ПК СЭОД, ПК «Архивист».

2.12.2. в Филиале ФКУ — АИС «Налог-ЦОД» СПОНИ, ИС ЦОХД.

Выполнение технологических процессов, предусмотренных настоящим Порядком, осуществляется НО и Филиалами ФКУ в соответствии с инструкциями на рабочие места.

2.13. Порядок взаимодействия Филиалов ФКУ и НО при централизованном хранении налоговых документов и конвертов с использованием централизованных компонентов АИС «Налог-3» регламентируется иными организационно-распорядительными документами ФНС России.

3. Подготовительные и организационные мероприятия

3.1. В НО, УФНС и Филиале ФКУ назначаются два координатора по взаимодействию (основной и замещающий).

3.2. НО (кроме МИ ФНС России по КН) и Филиалы ФКУ направляют в УФНС не позднее 1 декабря текущего календарного года информацию о координаторах по взаимодействию, непосредственно участвующих во взаимодействии (приложение № 1). УФНС направляют обобщенную информацию в НО (кроме МИ ФНС России по КН) и Филиал ФКУ не позднее 5 декабря текущего календарного года. Обмен указанной информацией осуществляется в официальном порядке по СЭД.

3.3. В случае смены координаторов по взаимодействию НО (кроме МИ ФНС России по КН) или Филиала ФКУ, сведения о новом координаторе должны быть направлены в адрес координатора по взаимодействию УФНС в течение 2 рабочих дней с момента смены координатора по взаимодействию.

3.4. Координатор по взаимодействию УФНС обеспечивает актуализацию сведений о координаторах Филиала ФКУ и НО (кроме МИ ФНС России по КН) и их доведение до НО (кроме МИ ФНС России по КН) и Филиала ФКУ в течение 2 рабочих дней с момента получения информации о смене координатора.

3.5. МИ ФНС России по КН и Филиал ФКУ обмениваются актуальными списками координаторов по взаимодействию (приложение № 1) не позднее 5 декабря текущего календарного года.

3.6. В случае смены координаторов по взаимодействию МИ ФНС России по КН и Филиала ФКУ должны обменяться сведениями о новом координаторе в течение 2 рабочих дней с момента смены координатора по взаимодействию.

4. Разработка Плана-графика передачи объектов хранения на централизованное хранение

4.1. Ежегодно, не позднее 1 ноября текущего календарного года, НО (кроме МИ ФНС России по КН) направляют в УФНС сведения о планируемых объемах и сроках передачи объектов хранения на централизованное хранение на следующий календарный год в электронном виде в формате MS Excel (приложение № 2).

4.2. УФНС и МИ ФНС России по КН не позднее 15 ноября текущего календарного года направляют в Филиал ФКУ, выполняющий функцию централизованного хранения объектов хранения в интересах данного УФНС, сводные данные, указанные в п. 4.1, в электронном виде средствами СЭД.

4.3. На основании сведений, указанных в п. 4.2, Филиалом ФКУ разрабатывается для каждого УФНС и МИ ФНС России по КН План-график (приложение № 3) на предстоящий календарный год. Если в процессе разработки Плана-графика, запрашиваемая НО потребность в централизованном хранении, превышает технические возможности Филиала ФКУ, объем объектов хранения, соответствующий техническим возможностям Филиала ФКУ, распределяется пропорционально между УФНС и МИ ФНС России по КН, в интересах которых осуществляется архивное хранение в данном Филиале ФКУ, если не достигнуты иные договоренности. Не позднее 30 ноября текущего года Филиал ФКУ средствами СЭД в формате MS Excel направляет План-график на согласование в УФНС или МИ ФНС России по КН.

4.6. ЦА ФКУ, получив протокол разногласий от Филиала ФКУ, в срок, не превышающий 2 рабочих дня, направляет запрос для принятия решения в ФНС России.

4.7. Филиал ФКУ, в срок, не превышающий 2 рабочих дней с даты получения решения ФНС России от ЦА ФКУ, производит корректировку Планов-графиков либо оставляет Планы-графики без изменений в соответствии с решением ФНС России.

4.8. Филиал ФКУ совместно с УФНС и МИ ФНС России по КН не позднее 15 декабря текущего года обеспечивают подписание Планов-графиков.

4.9. Филиал ФКУ, в срок, не превышающий 1 рабочий день с момента утверждения Планов-Графиков, направляет средствами СЭД Планы-Графики в ЦА ФКУ.

4.10. ЦА ФКУ не позднее 20 декабря текущего года направляет в ФНС России сводный План-график на предстоящий календарный год в формате MS Excel.

4.11. УФНС доводит утвержденный План-график до НО (кроме МИ ФНС России по КН) в срок не позднее 20 декабря текущего года.

4.12. Контроль за исполнением Планов-графиков осуществляет ФНС России по отчетным данным, представляемым ежеквартально ЦА ФКУ.

4.13. Обязанность по хранению объектов хранения, не включенных в План-график, возлагается на соответствующие НО.

4.14. В случае необходимости внесения изменений в План-график инициатор изменений (УФНС, МИ ФНС России по КН или Филиал ФКУ) направляет средствами СЭД запрос на изменение Плана-графика Координатору по взаимодействию противоположной стороны на согласование.

4.15. Координатор по взаимодействию, получивший запрос на изменение Плана-графика, в срок, не превышающий два рабочих дня с даты получения запроса, обеспечивает согласование Плана-графика либо формирует протокол разногласий, который средствами СЭД направляет Координатору по взаимодействию противоположной стороны и ЦА ФКУ для направления в ФНС России.

4.16. Филиал ФКУ, в срок, не превышающий один рабочий день с даты получения решения ФНС России от ЦА ФКУ, в соответствии с полученным решением ФНС России, осуществляет корректировку Плана-графика либо оставляет План-график без изменений.

4.17. В случае согласования изменений Плана-графика Филиал ФКУ совместно с УФНС, в срок, не превышающий 10 рабочих дней с момента получения одной из сторон запроса корректировки Плана-графика, обеспечивают подписание Планов-графиков с использованием средств СЭД.

4.18. Внесение изменений в План-график допускается не более 1 раза в месяц. Корректировке подлежат данные Плана-графика в периоды не ранее, чем через 1 календарный месяц с даты направления запроса на внесение изменений в План-график. Предыдущие периоды Плана-графика корректировке не подлежат.

4.19. Все решения об изменении Плана-графика в течение одного рабочего дня с даты утверждения доводятся УФНС до НО (кроме МИ ФНС России по КН) и Филиалом ФКУ до ЦА ФКУ.

5. Подготовка объектов хранения для передачи на централизованное хранение

Подготовка объектов хранения к передаче на централизованное хранение включает в себя сортировку, определение сроков хранения, комплектование в архивную тару и формирование сопроводительного документа.

На централизованное хранение передаются объекты хранения:

с установленным сроком хранения,

со сроком хранения до минования надобности, но не менее трех лет после получения налоговыми органами свидетельства о смерти налогоплательщика, либо документа о признании налогоплательщика — физического лица умершим.

Объекты хранения, предназначенные к передаче на централизованное хранение, комплектуются в архивные тары. При этом в одну архивную тару размещаются налоговые документы или конверты одного года и с одним и тем же сроком хранения. Включение листов одного объекта хранения в разные архивные тары не допускается. В одну архивную тару может быть размещено нескольких объектов хранения.

Архивная тара представляет собой короб формата А4 толщиной 75 мм. В случае передачи на централизованное хранение объектов хранения, не прошедших централизованную обработку, допускается использование архивной тары формата А4 толщиной 100 мм, 150 мм или архивной тары шириной 250 мм, высотой 260 мм, длиной 300 мм.

НО (Филиал ФКУ) при комплектовании архивных тар, несет ответственность:

• за правильность формирования и комплектования передаваемых объектов хранения;
• правильность оформления сопроводительной документации;
• полноту заполнения передаваемых тар (не менее 90%).

5.1 Подготовка для передачи на централизованное хранение объектов хранения, прошедших централизованную обработку

Обработка объектов хранения, для последующей передачи на централизованное хранение осуществляется Филиалом ФКУ в соответствии с приказом ФНС России от 25.02.2016 № ММВ-7-6/97@.

5.2. Утратил силу. — Приказ ФНС России от 01.09.2017 № ММВ-7-10/707@.

6. Прием-передача объектов хранения на централизованное хранение

Объекты хранения доставляются на централизованное хранение в соответствии с Планом-графиком.

Объекты хранения не подлежат приему на централизованное хранение и возвращаются в НО (Филиал ФКУ), представивший документы, в случаях если:

• архивная тара не соответствует требованиям, указанным в п. 5 настоящего порядка;
• в Передаточной описи указано неверное количество дел, архивных тар;
• в архивной таре присутствуют дела, не указанные в Передаточной описи;
• в архивной таре отсутствуют дела, указанные в Передаточной описи;
• архивные тары укомплектованы объектами хранения с различными сроками хранения;
• НО не предоставлены Передаточные описи в электронном виде;
• архивная тара находится в ветхом состоянии, не позволяющем обеспечивать сохранность размещенных в ней налоговых документов или конвертов в течение всего срока хранения;
• на обложке дела отсутствуют реквизиты, указанные в п. 5.2.

6.1 Прием-передача на централизованное хранение объектов хранения, прошедших централизованную обработку

Подразделения Филиала ФКУ, осуществляющие централизованную обработку налоговых документов и конвертов, передают объекты хранения, укомплектованные в архивные тары, подразделению Филиала ФКУ, осуществляющему централизованное хранение, по Акту приема-передачи архивных тар (приложение № 4). При приеме объектов хранения на централизованное хранение сотрудник Филиала ФКУ осуществляет проверку общего количества архивных тар. По результатам проверки уполномоченными сотрудниками подписываются Акты приема-передачи архивных тар.

6.2. Утратил силу. — Приказ ФНС России от 01.09.2017 № ММВ-7-10/707@.

7. Централизованное хранение объектов хранения

Для обеспечения сохранности документов Филиал ФКУ должен осуществлять весь комплекс мероприятий по созданию условий и надлежащей организации хранения объектов хранения в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного управления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526, зарегистрированными в Министерстве юстиции Российской Федерации 07.09.2015 № 38830, и Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Право доступа в помещение хранилища документов имеют должностные лица Филиала ФКУ, уполномоченные на доступ в соответствующее хранилище документов, а в отдельных случаях — другие лица в их сопровождении.

Хранение осуществляется в условиях, обеспечивающих предотвращение хищения и утраты, искажения, подделки документов, размещенных на централизованное хранение, и утраты содержащейся в них информации.

Объекты хранения располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексный учет и хранение, а также оперативный поиск.

7.1 Функции Филиала ФКУ при осуществлении централизованного хранения объектов хранения

7.1.1. Осуществляет прием и размещение на централизованное хранение объектов хранения.

7.1.2. Обеспечивает учет и сохранность переданных на централизованное хранение объектов хранения в течение сроков их хранения.

7.1.3. Осуществляет топографирование архива, упорядоченное размещение объектов хранения и формирование топографических указателей на места хранения.

7.1.4. Осуществляет выдачу объектов хранения по запросам Владельца объектов хранения.

7.1.5. Принимает и размещает на централизованное хранение ранее выданные объекты хранения.

7.1.6. Осуществляет проверку наличия и состояния объектов хранения, размещенных на централизованное хранение.

7.1.7. Организовывает уничтожение объектов хранения с истекшими сроками хранения на бумажных носителях, электронных образов и данных в ПО.

7.2 Проверка наличия и состояния объектов хранения, размещенных на централизованное хранение

7.2.1. Проверка наличия и состояния объектов хранения, размещенных на централизованное хранение, проводится в целях установления фактического наличия объектов хранения и соответствия их количеству, числящемуся в ПО.

В ходе проверки наличия и состояния объектов хранения, находящихся на централизованном хранении:

• проверяется соответствие фактического наличия объектов хранения в архивной таре и учетной информации в ПО;
• выявляются и устраняются недостатки в учете объектов хранения;
• выявляются отсутствующие объекты хранения, и организуется их розыск.

7.2.2. Проверка наличия и состояния объектов хранения на бумажных носителях проводится комиссией в составе не менее двух сотрудников Филиала ФКУ не реже одного раза в 10 лет.

Единовременные проверки наличия и состояния объектов хранения проводятся:

• после перемещения объектов хранения в другое помещение;
• после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) объектов хранения или доступ в помещение с объектами хранения, размещенными на централизованное хранение, посторонних лиц;
• при реорганизации или ликвидации Филиала ФКУ, осуществляющего централизованное хранение.

7.2.3. Учет проверки наличия и состояния объектов хранения ведется с использованием ПО, в котором числятся объекты хранения.

7.2.7. В ПО должны отображаться даты и номера Актов выдачи-возврата объектов хранения, которыми подтверждается отсутствие объекта хранения, и результаты проверки («есть в наличии», «отсутствует»).

По завершению обработки всех заданий и проверки наличия документов в ПО выполняется автоматическое формирование Сличительной ведомости результатов проверки наличия и состояния объектов хранения (приложение № 8).

7.2.8. По результатам проверки объектов хранения составляется Акт проверки наличия и состояния объектов хранения (приложение № 9). Акт проверки наличия и состояния объектов хранения подписывается сотрудниками Филиала ФКУ, осуществляющими проверку наличия объектов хранения, и утверждается директором Филиала ФКУ или его заместителем, курирующим организацию централизованного хранения. К Акту проверки наличия и состояния объектов хранения прилагается Сличительная ведомость результатов проверки наличия и состояния объектов хранения.

7.2.9. Если проверкой обнаружена недостача объектов хранения, то организуется их розыск.

7.2.10. Если в ходе проверки наличия и состояния объектов хранения выявлено отсутствие объекта хранения по невыясненной причине, сотрудник Филиала ФКУ, ответственный за централизованное хранение, готовит докладную записку на имя директора Филиала ФКУ с указанием реквизитов отсутствующего объекта хранения.

Для установления причин отсутствия объекта хранения и виновных лиц проводится служебная проверка.

Розыск объектов хранения, не обнаруженных в ходе проверки, организуется с момента выявления отсутствия объекта хранения и проводится в течение одного года.

7.2.11. На объекты хранения, не обнаруженные в ходе проверки наличия и состояния объектов хранения, размещенных на централизованное хранение, с использованием ПО составляется Акт о необнаружении объектов хранения, пути розыска которых исчерпаны (приложение № 10).

Акт о необнаружении объектов хранения, пути розыска которых исчерпаны утверждается директором Филиала ФКУ или его заместителем. К акту прилагается справка о проведении розыска, подготовленная и подписанная лицом, производившим проверку.

Реквизиты Акта о необнаружении объектов хранения, пути розыска которых исчерпаны, заносятся в ПО.

7.2.12. Если в ходе проверки наличия и состояния объектов хранения все объекты хранения имеются в наличии, то они считаются прошедшими проверку, в ПО фиксируется дата и номер Акта проверки наличия и состояния объектов хранения.

7.2.13. Проверка наличия и состояния объектов хранения, размещенных на централизованное хранение, осуществляется после реализации соответствующего ПО.

8. Выдача объектов хранения, переданных на централизованное хранение, по запросу Владельца объектов хранения

Филиал ФКУ по запросам налоговых органов осуществляет:

• выдачу объектов хранения на бумажном носителе, с целью уточнения сведений в налоговом документе при некорректном электронном образе, а также для проведения экспертизы подлинности подписи налогоплательщика/доверенного лица;
• выдачу объектов хранения на бумажном носителе с целью проведения выемки объекта хранения по решению суда или постановлению контролирующего или правоохранительного органа;
• выдачу электронного образа налогового документа.

Выдача объектов хранения на бумажном носителе и/или их электронных образов осуществляется:

• на основании запроса УФНС в отношении объектов хранения, Владельцем которых является данное УФНС или подведомственные НО;
• на основании запроса НО в отношении объектов хранения, Владельцем которых является данный НО.

Филиал ФКУ не создает бумажные копии документов.

Подготовленные по запросу объекты хранения на бумажном носителе должны быть переданы уполномоченному сотруднику НО не позднее 10 рабочих дней после подачи запроса по месту нахождения Филиала ФКУ, обеспечивающего централизованное хранение.

В отдельных случаях допускается направление Филиалом ФКУ объектов хранения Владельцу объектов хранения заказным или ценным почтовым отправлением. В этих случаях Филиала ФКУ направляет Владельцу объектов хранения объекты хранения с сопроводительным письмом, зарегистрированным в СЭД с перечислением направляемых объектов хранения.

Если в течение 30 дней объекты хранения не были доставлены Владельцу объектов хранения, то по СЭД в Филиал ФКУ автоматически возвращается регистрационная карточка сопроводительного письма с комментарием «Истек срок ожидания документа на бумажном носителе».

Филиал ФКУ осуществляет розыск не поступивших в НО, МИ ФНС России по КН объектов хранения, отправленных заказным или ценным почтовым отправлением.

8.1 Выдача объектов хранения, прошедших централизованную обработку

8.1.1. Для получения электронных образов листов налоговых документов, переданных на централизованное хранение, сотрудник НО в СЭОД формирует запрос на необходимые ему электронные образы. Запрос НО в автоматическом режиме обрабатывается в Филиале ФКУ, после чего электронные образы автоматически поступают в НО.

8.1.2. Выдача объектов хранения, на бумажных носителях, переданных на централизованное хранение в Филиал ФКУ, осуществляется на основании запроса на изъятие объектов хранения, подписанного руководителем НО или заместителем руководителя НО (приложение № 11).

8.1.3. Филиал ФКУ, получив официальное письмо от Владельца документа, подготавливает объекты хранения и формирует в двух экземплярах Акт приема-передачи документов (конвертов), изъятых из архива (приложения № 12, № 13).

8.1.4. При приеме-передаче подготовленных по запросу объектов хранения сотрудник Филиала ФКУ, ответственный за прием-передачу налоговых документов (конвертов), передает их сотруднику НО. Сотрудники Филиала ФКУ и НО подписывают два экземпляра Акта приема-передачи документов (конвертов), изъятых из архива. Один экземпляр акта остается в Филиале ФКУ, второй — передается в Владельцу объектов хранения.

8.2 Выдача объектов хранения, не прошедших централизованную обработку

8.2.1 Выдача объектов хранения на бумажных носителях

• для получения отдельного документа (в том числе из состава пачки) - Запрос на изъятие объектов хранения (приложение № 14) средствами СЭД и электронный запрос средствами СЭОД или ПК «Архивист» с указанием уникального номера запрашиваемого объекта, при этом дата направления Запроса средствами СЭД и электронного запроса не должны отличаться более чем на 2 рабочих дня;
• для получения дела юридического лица, физического лица, индивидуального предпринимателя, дела с однотипными документами - Запрос на изъятие объектов хранения средствами СЭД (приложение № 14). При этом дело выдается полностью.

Запрос на изъятие объектов хранения подписывается руководителем НО или заместителем руководителя НО.

Филиал ФКУ, получив электронный запрос в ИС ЦОХД и (или) Запрос на изъятие объектов хранения:

• подготавливает объекты хранения к выдаче (объекты хранения, за исключением налоговых документов, укомплектованных в дела, подлежат сканированию);
• формирует Акт выдачи объектов хранения (приложение № 15);
• извещает НО средствами телефонной связи, СЭД или ИС ЦОХД о готовности объекта хранения к выдаче.

Передача объектов хранения уполномоченному сотруднику НО осуществляется по Акту выдачи объектов хранения, при этом акт на бумажном носителе в двух экземплярах подписывается уполномоченными сотрудниками НО и Филиала ФКУ, один экземпляр передается в НО, второй остается в Филиале ФКУ.

8.2.2 Выдача электронных образов объектов хранения

Выдача электронных образов объектов хранения осуществляется на основании электронного запроса НО (с использованием СЭОД и ПК «Архивист» НО), формируемого средствами СЭОД/ПК «Архивист».

Филиал ФКУ, на основании поступившего запроса, в срок, не превышающий 10 рабочих дней после его получения, осуществляет сканирование объектов хранения и передает полученные образы в НО средствами ИС ЦОХД. Доступ к указанным образам НО осуществляется средствами СЭОД/ПК «Архивист».

Выдача электронных образов объектов хранения, укомплектованных в дела Филиалом ФКУ, не осуществляется.

9. Возврат на централизованное хранение ранее выданных объектов хранения

9.1 Возврат объектов хранения, прошедших централизованную обработку

9.1.1. Для возврата ранее выданных объектов хранения НО направляет официальное письмо-уведомление, подписанное руководителем НО или заместителем руководителя НО.

9.1.2. НО формирует комплект ранее выданных объектов хранения и Акт приема-передачи документов/конвертов, возвращаемых на централизованное хранение (приложение № 16), в двух экземплярах.

9.1.3. В течение 5 рабочих дней с момента направления письма-уведомления НО доставляет ранее выданные объекты хранения на централизованное хранение в филиал ФКУ.

9.1.4. При приеме-передаче объектов хранения, подлежащих возврату на централизованное хранение, сотрудник НО и сотрудник Филиала ФКУ, ответственные за прием-передачу объектов хранения, подписывают два экземпляра Акта приема-передачи документов/конвертов, возвращаемых на централизованное хранение. Один экземпляр Акта приема-передачи документов/конвертов, возвращаемых на централизованное хранение, передается в Филиал ФКУ, второй — передается в НО.

9.2 Возврат объектов хранения, не прошедших централизованную обработку

Для возврата объектов хранения, учтенных в ПК «Архивист», на централизованное хранение НО направляет в Филиал ФКУ официальное письмо (приложение № 17), и электронное уведомление, сформированное средствами ПК «Архивист» (даты формирования письма, направленного по СЭД и электронного запроса, не должны отличаться более чем на 2 рабочих дня). Уведомление должно содержать уникальный номер возвращаемого объекта хранения.

Для возврата документов, не учтенных в ПК «Архивист», в Филиал ФКУ направляется только официальное письмо.

В течение 5 рабочих дней с момента направления электронного уведомления НО доставляет ранее выданные объекты хранения на централизованное хранение.

Возврат ранее выданных объектов хранения осуществляется по Акту возврата объектов хранения, формируемому Филиалом ФКУ в 2 экземплярах (приложение № 18). Один экземпляр акта остается в Филиале ФКУ, второй — передается уполномоченному сотруднику НО.

10. Уничтожение объектов хранения и технологических данных с истекшим сроком хранения

10.1 Уничтожение объектов хранения, прошедших централизованную обработку

10.1.1. Выделение к уничтожению объектов хранения осуществляется НО один раз в год после утверждения уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела описей дел постоянного хранения за тот же период.

Уничтожению подлежат объекты хранения только с истекшими сроками хранения.

10.1.2. Основанием для уничтожения объектов хранения является положительное решение ЭК НО, на основании которого руководителем НО утверждается и направляется в Филиал ФКУ Акт о выделении к уничтожению (приложение № 19).

10.1.3. С целью достоверного отражения информации об объектах хранения, находящихся на централизованном хранении, Филиал ФКУ ежегодно до 1 декабря года, предшествующего году уничтожения документов, формирует в СПОНИ и направляет в НО средствами СЭД список объектов хранения с истекшим сроком хранения, которые были выданы по запросу НО и не возвращены на централизованное хранение (далее — Выданные документы).

10.1.4. НО, получив список Выданных документов, до 31 декабря текущего года осуществляет их возврат на централизованное хранение. В случае необходимости продления срока нахождения Выданных документов в НО, информация о таких документах включается средствами СЭОД в Электронный реестр документов в раздел продления срока хранения. Все объекты хранения, подлежащие уничтожению, должны быть внесены в Электронный реестр документов в раздел уничтожения.

10.1.5. НО, по состоянию на 1 января текущего года средствами СЭОД осуществляет формирование Акта о выделении к уничтожению.

10.1.6. Акт о выделении к уничтожению составляется в двух экземплярах и рассматривается на заседании ЭК НО.

10.1.7. Не позднее 1 июня текущего года НО направляет в филиал ФКУ второй экземпляр утвержденного руководителем НО Акта о выделении к уничтожению с сопроводительным письмом, в котором подтверждается соответствие направляемого Акта о выделении к уничтожению сформированному Электронному реестру документов, а также указание уничтожить конверты за соответствующий год.

Одновременно НО направляет в Филиал ФКУ сформированный средствами СЭОД Электронный реестр документов.

10.1.8. Процесс уничтожения инициируется Филиалом ФКУ на основании представления всеми НО, документы которых находятся в централизованном хранилище Филиала ФКУ, Актов о выделении к уничтожению и включает в себя:

(их представителями) в территориальные

Приложение формируется в Microsoft Word

Сведения о планируемых объемах и сроках передачи объектов хранения в Филиал ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России по ____________________________________________ для централизованного хранения на ____ год

**СОГЛАСОВАНО                          УТВЕРЖДАЮ**

Руководитель НО _______/или          Директор филиала

ФНС России по КН N _____             ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России в ______

                 Ф.И.О.                             Ф.И.О.

"  "               г.                "  "               г.

передачи в Филиал ФКУ "Налог-Сервис"         объектов хранения для

ФНС России по                                централизованного хранения

                                             на      год

1. Количество архивных тар указывается из расчета архивной тары с типоразмером 75 мм.

органы ФНС России на бумажных носителях, утвержденному приказом ФНС России от 24 августа 2016 г. № ММВ-7-10/456

АКТ N _______ приема-передачи архивных тар

Отправитель: ________________________________________________________ (наименование Филиала ФКУ — отправителя)

Получатель: _________________________________________________________ (наименование Филиала ФКУ — получателя)

Отправитель                                             Получатель

______________________________           ______________________________

          (должность)                              (должность)

_____________ ________________           _____________ ________________

  (Подпись)       (Ф.И.О.)                 (Подпись)       (Ф.И.О.)

Приложение № 5 к Порядку организации централизованного хранения налоговых документов, служащих основанием для исчисления

Приложение № 6 к Порядку организации централизованного хранения налоговых документов, служащих основанием для исчисления и уплаты налогов, сборов и проведения мероприятий в отношении взаимозависимых лиц и контролируемых сделок, представляемых налогоплательщиками (их представителями) в территориальные органы ФНС России на бумажных носителях, утвержденному приказом ФНС России от 24 августа 2016 г. № ММВ-7-10/456

Филиал ФКУ «Налог-Сервис» ФНС России в субъекте Штрих-код Российской Федерации

       (наименование организации)

АКТ N __ «» <_> 20 г. Приема-передачи документов

            Передаточная опись N __ "__" <___> 20   г.
      ______________________________________________________
      (основание передачи - дата и номер передаточной описи)

                   Название передаваемого фонда

      Межрайонная инспекция Федеральной налоговой службы N __
                 по субъекту Российской Федерации
     _________________________________________________________
                   Название организации-сдатчика

    Филиал ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России в ___________________<br>
    __________________________________________________________<br>
                  Название организации-приемщика

Документы сдавал                          Документы принял <*>
Должность    подпись    Ф.И.О.            Должность    подпись    Ф.И.О.
            "__" <____> 20   г.                "__" <____> 20   г.

Приложение (включая должность и Ф.И.О. ответственного за прием сотрудника Филиала ФКУ) автоматически формируется из ИС ЦОХД

Приложение № 7 к Порядку организации централизованного хранения налоговых документов, служащих основанием для исчисления и уплаты налогов, сборов и проведения мероприятий в отношении взаимозависимых лиц и контролируемых сделок, представляемых налогоплательщиками (их представителями) в территориальные органы ФНС России на бумажных носителях,

         (название организации)

АКТ N __ «» <_> 20 г. Возврата документов

            Передаточная опись N __ "__" <___> 20   г.
      ______________________________________________________
      (основание передачи - дата и номер передаточной описи)

                   Название передаваемого фонда

      Межрайонная инспекция Федеральной налоговой службы N __    Сдавал

                 по субъекту Российской Федерации<br>
     _________________________________________________________<br>
                   Название организации-сдатчика

    Филиал ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России в _____________________ Принял<br>
    __________________________________________________________<br>
                  Название организации-приемщика

Итого архивных папок — < ___> из < ___> представленных в описи N __

Документы сдавал                          Документы принял <*>
Должность    подпись    Ф.И.О.            Должность    подпись    Ф.И.О.
            "__" <____> 20   г.                "__" <____> 20   г.

Приложение (включая должность и Ф.И.О. ответственного за прием сотрудника Филиала ФКУ) автоматически формируется из ИС ЦОХД

______________ 20 г. проведена проверка фактического

Приложение N 9 к Порядку организации централизованного хранения налоговых документов, служащих основанием для исчисления и уплаты налогов, сборов и проведения мероприятий в отношении взаимозависимых лиц и контролируемых сделок, представляемых налогоплательщиками (их представителями) в территориальные органы ФНС России на бумажных носителях, утвержденному приказом ФНС России от 24 августа 2016 г. N ММВ-7-10/456

наименование Филиала ФКУ

АКТ УТВЕРЖДАЮ Директор филиала ФКУ "Налог- Сервис" ФНС России в (субъекте Российской Федерации)

____________________ N ______________    ____________ _____________________
     проверки наличия и состояния          (подпись)  (расшифровка подписи)

       объектов хранения
                                     Дата _______________

Помещение N _________________

Основание _________________________________________________________________ (плановая проверка, перемещения документов, стихийное бедствие и т.д.)

Составлен комиссией:

Председатель комиссии _____________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы)

Члены комиссии: ___________________________________________________________ (наименование должностей, фамилии, инициалы)

Проверка проводилась с ________________ по _____________________

Проверкой установлено:

1. Всего числится: объектов хранения, ________________________________________________________ (цифрами и прописью)

2. Всего не оказалось в наличии: объектов хранения, ___________________________________________ (цифрами и прописью)

3. Всего неучтенных в ПО: объектов хранения, __________________________________________________ (цифрами и прописью)

4. Всего имеется в наличии: объектов хранения, __________________________________________________ (цифрами и прописью) из них:

4.1. требующих дезинфекции объектов хранения, ____________________________________________ (цифрами и прописью)

4.2. неисправимо поврежденных объектов хранения, ____________________________________________ (цифрами и прописью)

4.3. выдано в пользование объектов хранения. ____________________________________________ (цифрами и прописью)

5. Общая характеристика состояния и условий хранения документов. Основные отрицательные явления в состоянии и условиях их хранения.

__________________________   _________   ___________________________

 (наименование должности)    (подпись)      (расшифровка подписи)

__________________________   _________   ___________________________

 (наименование должности)    (подпись)      (расшифровка подписи)

__________________________   _________   ___________________________

 (наименование должности)    (подпись)      (расшифровка подписи)

Приложение № 10 к Порядку организации централизованного хранения налоговых документов, служащих основанием для исчисления и уплаты налогов, сборов и проведения мероприятий в отношении взаимозависимых лиц и контролируемых сделок, представляемых налогоплательщиками (их представителями) в территориальные органы ФНС России на бумажных носителях, утвержденному приказом ФНС России

____ N ___________________________       ____________

О необнаружении объектов хранения,          подпись    расшифровка подписи

пути розыска которых исчерпаны

В результате проверки наличия объектов хранения установлено отсутствие перечисленных ниже объектов хранения. Предпринятые Филиалом ФКУ всевозможные меры по розыску объектов хранения положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять их с учета.

Итого ___________________________________________________ объектов хранения (цифрами и прописью)

Наименование должности лица, ответственного ____________ ________________________

хранения налоговых документов,

лиц и контролируемых сделок, представляемых налогоплательщиками (их представителями) в территориальные

___________________________ <*> просит предоставить следующие объекты хранения, с целью ________________:

<**> В случае изъятия конверта в качестве наименования документа указывается "Конверт".

Приложение формируется в Microsoft Word

Приложение N 12 к Порядку организации централизованного

представляемых налогоплательщиками (их представителями) в территориальные органы ФНС России на бумажных носителях, утвержденному приказом ФНС России от 24 августа 2016 г. N ММВ-7-10/456

АКТ приема-передачи документов, изъятых из архива по запросу N ______

Отправитель _______________________________________________________________

                           (наименование отправителя)

Получатель ________________________________________________________________ (наименование получателя)

            Отправитель                              Получатель

_______________________________           _____________________________

          (должность)                             (должность)

_______________   _____________            _______________   __________

(Ф.И.О.)        (подпись)                 (Ф.И.О.)        (подпись)

Дата ___________________ 20__ г.
Время __ час. __ мин.

Настоящий акт составлен в 2-х экземплярах

Приложение формируется в СПОНИ

Приложение № 13 к Порядку организации централизованного хранения налоговых документов, служащих основанием для исчисления и уплаты налогов, сборов и проведения мероприятий в отношении взаимозависимых лиц и контролируемых сделок, представляемых налогоплательщиками (их представителями) в территориальные органы ФНС России на бумажных носителях,

АКТ приема-передачи конвертов, изъятых из архива по запросу N _________

Отправитель _______________________________________________________________

            Отправитель                              Получатель

_______________________________           _____________________________

      (должность)                             (должность)

_______________   _____________            _______________   __________

    (Ф.И.О.)        (подпись)                 (Ф.И.О.)        (подпись)

Дата ___________________ 20__ г.

Время __ час. __ мин.

Настоящий акт составлен в 2-х экземплярах

Приложение формируется в СПОНИ

_______________________________ <*> просит предоставить документы следующих налогоплательщиков, с целью ________________:

<Название организации>/<Ф.И.О.>, <ИНН>

<*> Наименование НО.

Приложение формируется в Microsoft Word

Приложение № 15 к Порядку организации централизованного хранения налоговых документов, служащих основанием для исчисления и уплаты налогов, сборов и проведения мероприятий в отношении взаимозависимых лиц и контролируемых сделок, представляемых налогоплательщиками (их представителями) в территориальные

Филиал ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России в __________________________ Выдал<br>

    Межрайонная  инспекция  Федеральной

    налоговой  службы  N __ по _______                               Принял

_______________________________________________________________________<br>
                   Название организации-приемщика

Документы выдал                           Документы принял

Должность    подпись    Ф.И.О.            Должность    подпись    Ф.И.О.

"__" <__________> 20   г.                 "__" <__________> 20   г.

Приложение № 16 к Порядку организации централизованного хранения налоговых документов,

лиц и контролируемых сделок, представляемых налогоплательщиками (их представителями) в территориальные органы ФНС России на бумажных носителях, утвержденному приказом ФНС России от 24 августа 2016 г. № ММВ-7-10/456

АКТ приема-передачи документов/конвертов, возвращаемых в архив

Отправитель _______________________________________________________________

                           (наименование отправителя)

Получатель ________________________________________________________________ (наименование получателя)

            Отправитель                              Получатель

_______________________________           _____________________________

          (должность)                             (должность)

_______________   _____________            _______________   __________

    (Ф.И.О.)        (подпись)                 (Ф.И.О.)        (подпись)

Дата ___________________ 20__ г.<br>
Время __ час. __ мин.

Приложение № 17 к Порядку

Приложение № 18 к Порядку организации централизованного хранения налоговых документов, служащих основанием для исчисления и уплаты налогов, сборов и проведения мероприятий в отношении взаимозависимых лиц и контролируемых сделок, представляемых налогоплательщиками (их представителями) в территориальные органы ФНС России на бумажных носителях, утвержденному приказом ФНС России от 24 августа 2016 г. № ММВ-7-10/456

    Межрайонная  инспекция  Федеральной

    налоговой  службы  N __ по _______                               Вернул

Итого возвращено объектов хранения <> <> Итого возвращено документов <> <> Итого возвращено дел <> <> Итого возвращено томов <> <>

Документы вернул Документы принял <*> Должность подпись Ф.И.О. Должность подпись Ф.И.О.

    "__" <__________> 20   г.              "__" <__________> 20   г.

мероприятий в отношении взаимозависимых лиц и контролируемых сделок, представляемых налогоплательщиками (их представителями) в территориальные органы ФНС России на бумажных носителях, утвержденному приказом ФНС России от 24 августа 2016 г. № ММВ-7-10/456

       Наименование организации                        УТВЕРЖДАЮ
                 АКТ                                Руководитель НО
         _____________ N ___                _______________________________
                                              Подпись   Расшифровка подписи

                                        "__" ______________ 20__ г.

О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Приказа ФНС России от 15.02.2012 № ММВ-7-10/88@ (с изменениями и дополнениями)

ИТОГО ___________________________________ ед. хр. за _________________ годы (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за_________________________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК ____________________________________ (наименование архивного учреждения) (протокол от _________ N _____________________)

Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов Подпись Расшифровка подписи Дата

Контрольная сумма по алгоритму MD 5 для электронного  реестра  документов с
истекшим   сроком   хранения  и  списка  документов,  подлежащих продлению

хранения, находящихся на централизованном хранении: _______________________

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК от ___________ N __________

<1> Заполняется вручную, при наличии.

<2> Не заполняется.

Приложение формируется в СЭОД

представляемых налогоплательщиками (их представителями) в территориальные органы ФНС России на бумажных носителях, утвержденному приказом ФНС России от 24 августа 2016 г. № ММВ-7-10/456

                                                 УТВЕРЖДАЮ
                                    Директор филиала ФКУ "Налог-сервис"
                                      ФНС России в субъекте Российской
                                                 Федерации

                АКТ                     ___________________________________
                 N                        Подпись    Расшифровка подписи
____________________________________    "__" ______________ 20__ г.

    (место составления)

Об уничтожении документов, не подлежащих хранению

На основании <*> __________________________________________________________ (реквизиты и место составление акта о выделении на уничтожение документов, не подлежащих хранению)

Документы в количестве ____________________________________________________ (цифрами и прописью)

Весом ________________ кг сданы в ________________________________________ (наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной (протоколу, акту) <**> от __________ N ______________________

Наименование должности

работника, сдавшего документы   ___________________   _____________________
                                      Подпись          Расшифровка подписи

Изменения в программное обеспечение внесены

Наименование должности работника, внесшего изменения в программное

обеспечение                     ___________________   _____________________
                                      Подпись          Расшифровка подписи

Дата

<*> Указываются акты о выделение на уничтожение документов, не подлежащих хранению, поступившие в Филиал ФКУ за текущий год.