Приказ ФНС России от 07.09.2021 № ЕД-7-4/790@

«Об утверждении типовой программы адаптации федеральных государственных гражданских служащих и работников, замещающих должности, не отнесенные к должностям федеральной государственной гражданской службы территориальных органов Федеральной налоговой службы (программа адаптации „Лучший старт“)»

ПРИКАЗ

В целях психологического сопровождения и более эффективного включения вновь принятых сотрудников в служебную деятельность приказываю:

1. Утвердить типовую программу адаптации федеральных государственных гражданских служащих и работников, замещающих должности, не отнесенные к должностям федеральной государственной гражданской службы территориальных органов Федеральной налоговой службы (программа адаптации «Лучший старт») (далее — программа адаптации), согласно приложению к настоящему приказу.

2. Руководителям (исполняющим обязанности руководителя) управлений ФНС России по субъектам Российской Федерации, начальникам (исполняющим обязанности начальника) межрегиональных инспекций ФНС России и начальникам инспекций ФНС России по району, району в городе, городу без районного деления и инспекций ФНС России межрайонного уровня обеспечить исполнение настоящего приказа.

3. Признать утратившим силу приказ Федеральной налоговой службы от 13.09.2011 № ММВ-7-4/570@ «Об утверждении Методических рекомендаций по адаптации государственных гражданских служащих центрального аппарата Федеральной налоговой службы и территориальных органов ФНС России».

4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

ТИПОВАЯ ПРОГРАММА АДАПТАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНЫХ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ГРАЖДАНСКИХ СЛУЖАЩИХ И РАБОТНИКОВ, ЗАМЕЩАЮЩИХ ДОЛЖНОСТИ, НЕ ОТНЕСЕННЫЕ К ДОЛЖНОСТЯМ ФЕДЕРАЛЬНОЙ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ГРАЖДАНСКОЙ СЛУЖБЫ ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ ОРГАНОВ ФЕДЕРАЛЬНОЙ НАЛОГОВОЙ СЛУЖБЫ (ПРОГРАММА АДАПТАЦИИ «ЛУЧШИЙ СТАРТ»)

1. Общие положения

1.1. Типовая программа адаптации федеральных государственных гражданских служащих и работников, замещающих должности, не отнесенные к должностям федеральной государственной гражданской службы территориальных органов Федеральной налоговой службы (программа адаптации «Лучший старт») разработана в целях психологического сопровождения и более эффективного включения вновь принятых сотрудников в служебную деятельность (далее — программа адаптации).

1.2. Программа адаптации представляет собой единую модульную систему адаптации новых (вновь приступивших к выполнению обязанностей) федеральных государственных гражданских служащих (далее — гражданские служащие) и работников, замещающих должности, не отнесенные к должностям федеральной государственной гражданской службы (далее — работники), в территориальных органах ФНС России.

1.3. Территориальный орган ФНС России (далее — налоговый орган) разрабатывает и утверждает программу адаптации индивидуально с учетом особенностей и специфики налогового органа на основании утвержденных типовой программой адаптации модулей.

2. Термины и сокращения, используемые в настоящей программе

2.1. Адаптация — это процесс активного включения в служебную (трудовую) деятельность и быстрого достижения служебных (трудовых) показателей, поступивших в налоговый орган гражданских служащих и работников.

2.2. Новые сотрудники — вновь принятые гражданские служащие и работники налоговых органов без трудового опыта или опыта работы в государственных органах, а также назначенные на иную должность с изменением и/или выполнением новых должностных обязанностей при реорганизации налогового органа либо вновь приступившие к выполнению своих обязанностей после длительного перерыва в трудовой деятельности (например, после декретного отпуска).

2.3. Модуль — это составляющая часть программы адаптации, содержащая комплекс мероприятий и задач для нового сотрудника, объединенных единой целью.

2.4. Непосредственный руководитель нового сотрудника — начальник структурного подразделения налогового органа, в котором новый сотрудник замещает должность.

В случае, если новый сотрудник возглавляет структурное подразделение налогового органа, то непосредственным руководителем для него является гражданский служащий, осуществляющий непосредственное руководство его профессиональной служебной деятельностью.

2.5. Помощник из ОК — сотрудник структурного подразделения налогового органа по вопросам государственной службы и кадров (далее — кадровая служба), оказывающий поддержку новому сотруднику.

Помощник из ОК назначается (определяется) начальником кадровой службы.

2.6. Помощник-коллега — сотрудник структурного подразделения налогового органа, в котором новый сотрудник замещает должность, оказывающий поддержку новому сотруднику.

Помощник-коллега назначается (определяется) непосредственным руководителем нового сотрудника.

2.7. Наставник — наиболее авторитетный, опытный и результативный гражданский служащий структурного подразделения налогового органа, в котором новый сотрудник замещает должность, передающий знания и опыт новому сотруднику.

Порядок осуществления наставничества на государственной гражданской службе Российской Федерации определен Положением о наставничестве на государственной гражданской службе Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 7 октября 2019 года № 1296.

2.8. Визитка-представление — приветственное письмо нового сотрудника, направляемое по системе электронного документооборота налогового органа с целью информирования сотрудников о новом коллеге, содержащее информацию о нем — Ф.И.О., должность, отдел, увлечения (по желанию нового сотрудника).

2.9. Путеводитель — инструмент адаптации, разработанный в формате ответов на часто задаваемые вопросы, включающий основную информацию, которая может понадобиться новому сотруднику на начальном этапе работы: общая информация о ФНС России, о налоговом органе, информационные ресурсы налогового органа, карьерные возможности, коммуникации, законодательная база, навигация по зданию налогового органа, подборка книг.

Для удобства работы с Путеводителем предусмотрено несколько вариантов его выпуска:

• в электронном виде — для размещения на внутреннем портале ФНС России и направления сотруднику по электронной почте для индивидуального применения;
• на бумажном носителе формата А4 — настольный формат для ежедневного использования;
• на бумажном носителе формата А3 с линиями сгиба — для формирования карманной версии и удобства переноски.

2.10. Тренинг-приветствие — вводное мероприятие, проводимое для группы новых сотрудников, на котором помощник из ОК рассказывает общую информацию о ФНС России и о налоговом органе.

Тренинг помогает новым сотрудникам влиться в коллектив и улучшить коммуникативные навыки. На тренинге-приветствии возможно участие руководителя налогового органа или одного из заместителей руководителя налогового органа по предварительному согласованию кадровой службы.

2.11. «Пульс-метр» — встреча помощника из ОК с группой новых сотрудников, в ходе которой осуществляется совместное обсуждение процесса адаптации, оценивается уровень удовлетворенности сотрудников программой адаптации, определяется необходимость корректировки индивидуальных планов адаптации и в целом программы адаптации с помощью проведения опроса новых сотрудников.

2.12. Неформальное общение — это личностные контакты нового сотрудника, которые происходят за пределами официальных отношений.

2.13. «Спасибо» — сервис, содействующий выражению благодарности коллегам за оказание помощи в решении служебных вопросов и улучшению профессиональной коммуникации сотрудников путем создания новых типов взаимодействий.

2.14. Матрица адаптации — сводная таблица, содержащая информацию о новых сотрудниках (Ф.И.О., должность, отдел) и выбранных ими модулях программы адаптации в формате Excel либо Word, размещаемая в публичном доступе для всех сотрудников.

2.15. Обзорная экскурсия по зданию налогового органа осуществляется помощником из ОК в первый служебный день нового сотрудника с целью ознакомления с расположением служебных помещений, сокращения времени на поиск необходимых объектов: столовой, банкоматов, музея, переговорных и иных помещений, а также знакомства с коллективом.

2.16. Общий чат — канал взаимодействия новых сотрудников с помощником из ОК.

2.17. Приветственный набор — набор, вручаемый новому сотруднику в первый день работы в налоговом органе, в состав которого входит блокнот, ручка, карандаш, настенный календарь и иные канцелярские принадлежности, содержащие логотип ФНС России.

Приветственный набор призван сформировать позитивный образ ФНС России в представлении нового сотрудника, повысить лояльность и придать уверенности.

3. Сроки, цели и задачи адаптации

3.1. Процесс адаптации включает в себя: профессиональную адаптацию, социально-психологическую адаптацию и организационно-административную адаптацию.

3.1.1. Профессиональная адаптация выражается в освоении новым сотрудником начальных профессиональных навыков, необходимых для эффективного исполнения должностных обязанностей на первых этапах работы.

3.1.2. Социально-психологическая адаптация — это адаптация к коллективу налогового органа, его нормам, к непосредственному руководителю и коллегам.

3.1.3. Организационно-административная адаптация — получение общего представления о ФНС России, ее структуре и истории, а также общей информации о налоговом органе, специфике служебных взаимоотношений и навигации по зданию налогового органа.

3.2. Реализация программы адаптации осуществляется кадровой службой совместно с непосредственным руководителем, наставником и помощником-коллегой нового сотрудника.

3.3. Срок прохождения программы адаптации индивидуален и определяется исходя из потребностей конкретного сотрудника. В среднем программа адаптации рассчитана на 2 — 3 недели.

3.4 Цели и задачи программы адаптации:

а) создание комфортных условий ввода в должность, рассчитанных под индивидуальные потребности нового сотрудника;

б) достижение необходимой эффективности работы нового сотрудника в наиболее короткие сроки;

в) уменьшение количества ошибок, связанных с включением в служебную деятельность;

г) освоение схем взаимодействия с другими подразделениями;

д) освоение основных норм кодекса этики и служебного поведения;

е) достижение взаимопонимания между сотрудниками структурных подразделений налогового органа, а также формирование и поддержание дружелюбной среды в коллективе;

ж) повышение уровня вовлеченности новых сотрудников в рабочий процесс и формирование чувства удовлетворенности данным видом деятельности;

з) обеспечение непосредственных руководителей материалами для более оперативного включения новых сотрудников в служебную деятельность;

и) снижение уровня текучести кадров и формирование имиджа ФНС России и ее территориальных органов как привлекательного работодателя.

4. Модули программы адаптации

4.1. Программа адаптации сотрудников строится как модульная система и может включать в себя 12 модулей. В индивидуальную программу адаптации сотрудника включаются только релевантные для него модули.

4.2 Модули программы адаптации для нового сотрудника:

4.2.1 Модуль 1. «Встреча с помощником из ОК»:

• знакомство и вводная беседа с помощником из ОК;
• получение Путеводителя;
• заполнение фактов о себе для визитки-представления;
• получение информации о программе адаптации ФНС России;
• формирование и получение индивидуального плана адаптации;
• подключение к общему чату;
• получение приветственного набора;
• посещение обзорной экскурсии по зданию налогового органа;
• получение вопросов для итогового тестирования на закрепление знаний.

4.2.2 Модуль 2. «Встреча с непосредственным руководителем и коллегами»:

• знакомство с непосредственным руководителем;
• знакомство с коллегами в отделе;
• ознакомление непосредственного руководителя с индивидуальным планом адаптации;
• получение информации у непосредственного руководителя по целям и задачам дальнейший работы, в том числе получение первых заданий.

4.2.3 Модуль 3. «Тренинг-приветствие»:

• посещение тренинга-приветствия.

4.2.4 Модуль 4. «Встреча с помощником-коллегой»:

• получение информации о направлении деятельности структурного подразделения нового сотрудника;
• получение информации о правилах взаимодействия в структурном подразделении нового сотрудника, в том числе неформального;
• получение информации об основах делопроизводства.

4.2.5 Модуль 5. «Работа с наставником»:

• получение информации о наставнике;
• получение информации от наставника о его функционале и форматах дальнейшей совместной работы.

4.2.6 Модуль 6. «Пульс-метр»:

• посещение встречи «Пульс-метр»;
• прохождение промежуточного опроса о программе адаптации (приложение № 1 к программе адаптации).

4.2.7 Модуль 7. «Неформальное общение»:

• построение коммуникаций и неформальное общение с коллегами.

4.2.8 Модуль 8. «Онлайн-лекторий»:

• прохождение курса молодого сотрудника на Образовательном портале ФНС России.

4.2.9 Модуль 9. «Задания на ориентирование и коммуникацию»:

• выполнение задания на ориентирование в здании налогового органа и коммуникацию.

4.2.10 Модуль 10. «Спасибо»:

• получение информации о сервисе «Спасибо»;
• использование сервиса «Спасибо».

4.2.11 Модуль 11. «Базовое обучение работы с системой электронного документооборота (программа LOTUS NOTES)»:

• прохождение тренинга по базовому обучению работы с системой электронного документооборота (программа LOTUS NOTES).

4.2.12 Модуль 12. «Просмотр мотивирующей лекции, подведение итогов»:

• просмотр мотивирующей лекции;
• прохождение итогового тестирования;
• оценка участия нового сотрудника в программе адаптации;
• прохождение итогового опроса о программе адаптации (приложение № 2 к программе адаптации).

5. Основные функции участников программы адаптации

5.1 Помощник из ОК:

• проводит ознакомительную беседу с новым сотрудником;
• формирует индивидуальный план адаптации;
• вручает новому сотруднику приветственный набор, Путеводитель, вопросы к итоговому тестированию, ссылку на онлайн-лекторий;
• направляет непосредственному руководителю информационное письмо, содержащее описание программы адаптации, функции непосредственного руководителя, наставника и помощника-коллеги, а также образцы служебных записок на предоставление прав доступа к ресурсам налогового органа, для более оперативного включения новых сотрудников в служебную деятельность;
• формирует группы из числа новых сотрудников и проводит обзорную экскурсию по налоговому органу, тренинг-приветствие, встречу «Пульс-метр», тренинг по базовому обучению работы с системой электронного документооборота (программа LOTUS NOTES);
• формирует и направляет задания на ориентирование и коммуникацию;
• координирует и контролирует адаптационные мероприятия;
• осуществляет сбор и обработку обратной связи;
• организует просмотр мотивирующей лекции для новых сотрудников;
• ведет общий чат, матрицу адаптации, фиксирует результаты прохождения модулей адаптации новыми сотрудниками в матрице адаптации; осуществляет сбор и хранение результатов прохождения новыми сотрудниками опросов и тестирования.

5.2 Непосредственный руководитель:

• осуществляет постановку целей и задач новому сотруднику;
• в случае необходимости назначает наставника из числа наиболее авторитетных, опытных и результативных гражданских служащих структурного подразделения;
• определяет обязанности и ответственность, рассказывает о требованиях к качеству выполняемой работы;
• представляет нового сотрудника коллективу и организует неформальное общение внутри коллектива;
• предоставляет обратную связь новому сотруднику по выполнению им заданий и поручений.

5.3 Помощник-коллега:

• рассказывает о правилах корпоративной культуры и неформальных способах коммуникации в налоговом органе;
• рассказывает о коллегах;
• рассказывает о структуре и функциях структурного подразделения, а также взаимодействии с другими структурными подразделениями.

5.4 Наставник:

• оказывает содействие в ознакомлении нового сотрудника с условиями прохождения гражданской службы;
• предоставляет новому сотруднику рекомендации по вопросам, связанным с исполнением его должностных обязанностей;
• выявляет ошибки, допущенные новым сотрудником при осуществлении им профессиональной служебной деятельности, и содействует в их устранении;
• передает накопленный опыт, профессиональное мастерство, демонстрирует и разъясняет наиболее рациональные методы исполнения должностных обязанностей;
• оказывает новому сотруднику консультативно-методическую помощь.

6. Контроль и подведение итогов программы адаптации

6.1 Завершающий этап содержит:

• прохождение новыми сотрудниками итогового тестирования;
• оценка участия нового сотрудника в программе адаптации;
• получение кадровой службой обратной связи от новых сотрудников с помощью проведения опросов.

7. Результаты программы адаптации

7.1. Все новые сотрудники прошли программу адаптации, состоящую из релевантных для них модулей.

7.2. Все новые сотрудники, прошедшие программу адаптации по модулям релевантным для них, приобретают навыки и знания, необходимые для более оперативного включения в работу, правильное понимание своих задач и обязанностей, снижение уровня неопределенности и дискомфорта, помощь в выстраивании положительных отношений с коллегами и получение общего представления о ФНС России, ее структуре, истории, информации о налоговом органе, специфике служебных взаимоотношений.

7.3. Непосредственные руководители получают материалы для более оперативного включения новых сотрудников в служебную деятельность.

7.4. Налоговый орган получает сотрудников, готовых к исполнению служебных обязанностей, мотивированных на качественное решение служебных задач, соблюдение кодекса этики и служебного поведения.

7.5. Формирование имиджа Федеральной налоговой службы и ее территориальных органах как привлекательного работодателя.

1. Порекомендуете ли Вы прохождение адаптации другим сотрудникам, поступающим на работу в нашу организацию? (оцените по шкале от 1 до 10)
	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
точно не порекомендую											точно порекомендую
Почему Вы поставили такую оценку? (напишите развернутый ответ)
2. Посоветуйте, пожалуйста, как нам сделать программу адаптации лучше? (напишите краткий ответ)
3. На сколько часто Вы используете путеводитель? (оцените по шкале от 1 до 10)
	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
не использую											пользуюсь постоянно
Почему Вы поставили такую оценку? (напишите краткий ответ)

1. Порекомендуете ли Вы прохождение адаптации другим сотрудникам, поступающим на работу в нашу организацию? (оцените по шкале от 1 до 10)
	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
точно не порекомендую											точно порекомендую
Почему Вы поставили такую оценку? (напишите развернутый ответ)
2. Посоветуйте, пожалуйста, как нам сделать программу адаптации лучше? (напишите краткий ответ)

---