Приказ ФНС России от 01.02.2022 № ЕД-7-10/74@

«Об утверждении Порядка централизованного хранения документов с использованием централизованных компонентов АИС „Налог-3“»

ПРИКАЗ

В целях совершенствования Федеральным казенным учреждением «Налог-Сервис» Федеральной налоговой службы (г. Москва) организации централизованного хранения документов, образующихся в деятельности территориальных органов Федеральной налоговой службы, приказываю:

1. Утвердить Порядок централизованного хранения документов с использованием централизованных компонентов АИС «Налог-3» (далее — Порядок) согласно приложению к настоящему приказу.

2. Руководителям (исполняющим обязанности руководителя) управлений ФНС России по субъектам Российской Федерации, начальникам (исполняющим обязанности начальника) межрегиональных инспекций ФНС России совместно с ФКУ «Налог-Сервис» ФНС России (г. Москва) (Р.В. Филимошин) обеспечить передачу на хранение в ФКУ «Налог-Сервис» ФНС России (г. Москва) документов и формирование, утверждение отчетов в ПП Архивное хранение АИС «Налог-3», содержащих сведения об объеме документов и архивных хранилищах, в соответствии с Порядком.

3. Руководителям (исполняющим обязанности руководителя) управлений ФНС России по субъектам Российской Федерации, начальникам (исполняющим обязанности начальника) межрегиональных инспекций ФНС России обеспечить доведение настоящего приказа до нижестоящих территориальных органов ФНС России (при наличии).

4. ФКУ «Налог-Сервис» ФНС России (г. Москва) (Р.В. Филимошин) обеспечить доведение настоящего приказа до филиалов ФКУ «Налог-Сервис» ФНС России.

5. Административно-контрольному управлению (И.В. Акунова) обеспечить методологическое сопровождение работ по настоящему приказу.

6. Признать утратившими силу:

приказ ФНС России от 24.08.2016 № ММВ-7-10/456@ «Об утверждении Порядка организации централизованного хранения налоговых документов, служащих основанием для исчисления и уплаты налогов, сборов и проведения мероприятий в отношении взаимозависимых лиц и контролируемых сделок, представляемых налогоплательщиками (их представителями) в территориальные органы ФНС России на бумажных носителях»;

приказ ФНС России от 28.07.2020 № ЕД-7-10/478@ «Об утверждении Порядка централизованного хранения документов с использованием централизованных компонентов АИС „Налог-3“.»

7. Финансовое обеспечение расходных обязательств, связанных с реализацией настоящего приказа, осуществляется в пределах и за счет лимитов бюджетных обязательств, доведенных территориальным органам ФНС России на соответствующий год. Обеспечение централизованного хранения документов в соответствии с настоящим приказом осуществляется ФКУ «Налог-Сервис» ФНС России (г. Москва) в пределах установленной штатной численности, а также в пределах и за счет лимитов бюджетных обязательств, доведенных ФКУ «Налог-Сервис» ФНС России (г. Москва) на соответствующий год.

8. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Федеральной налоговой службы, координирующего организацию работы с архивными документами, — в части пунктов 1, 2, 3, 5, 6, на заместителя руководителя Федеральной налоговой службы, координирующего работу ФКУ «Налог-Сервис» ФНС России, кроме вопросов информатизации ФНС России, — в части пункта 4 настоящего приказа.

Утвержден приказом ФНС России от «__» _________ 2022 г. N _______

ПОРЯДОК ЦЕНТРАЛИЗОВАННОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ЦЕНТРАЛИЗОВАННЫХ КОМПОНЕНТОВ АИС «НАЛОГ-3»

Сокращения и термины

I. Общие положения

1.1 Порядок централизованного хранения документов с использованием централизованных компонентов АИС «Налог-3» (далее — Порядок) определяет последовательность и процедуры взаимодействия между НО и Филиалами Учреждения при передаче на централизованное хранение документов в Архивохранилище (в т.ч. расположенное вне субъекта Российской Федерации, на территории которого находится Владелец объектов хранения) и получении документов из Архивохранилища, а также уничтожении объектов хранения с истекшим сроком хранения, находящихся в Архивохранилище, с использованием АИС «Налог-3».

1.2. Перечень НО, в отношении которых Филиал Учреждения реализует функцию централизованного хранения документов, с указанием мест хранения, утвержден приказом ФНС России от 25.06.2019 № ММВ-7-10/325@.

1.3. Филиал Учреждения может осуществлять централизованное хранение документов НО и Филиалов Учреждения нескольких субъектов Российской Федерации.

1.4. Централизованному хранению не подлежат документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну.

1.5. Сроки централизованного хранения документов в Филиале Учреждения указаны в ведомственном классификаторе документов, используемых налоговыми органами при реализации своих полномочий, ведение которого осуществляется в соответствии с приказом ФНС России от 20.10.2020 № № ЕД-7-19/765@ (в действующей редакции) на основании информации, содержащейся в Перечне документов.

1.6. Все документы, сопровождающие технологические процессы, связанные с централизованным хранением документов и передачей их на хранение, формируются в дела в хронологической последовательности в соответствии с утвержденной номенклатурой дел НО и Учреждения и хранятся не менее 1 года.

1.7. Методологическое сопровождение вопросов хранения налоговых документов осуществляет Административно-контрольное управление.

1.8. Централизованному хранению в соответствии с настоящим Порядком подлежат следующие документы на бумажном носителе, образующиеся в процессе деятельности Владельца объектов хранения:

1.8.1 Документы, прошедшие централизованную обработку в ПК МВиП:

• документы, поступившие от заявителей в НО для государственной регистрации юридических лиц или индивидуальных предпринимателей и внесения изменений в ЕГРЮЛ/ЕГРИП на бумажных носителях;
• документы, подготовленные НО в связи с осуществлением государственной регистрации юридических лиц или индивидуальных предпринимателей;
• документы НБО (в том числе сконвертированные из децентрализованных компонентов в централизованные компоненты АИС «Налог-3») и приложения к ним;
• реестры ф. 103.

1.8.2 Документы, не прошедшие централизованную обработку в ПК МВиП.

1.8.2.1 Документы, не зарегистрированные в ЕКП (документы «старого фонда»):

• документы по государственной регистрации прекративших деятельность юридических лиц и индивидуальных предпринимателей;
• документы по учету в НО организаций и физических лиц;
• документы НБО и приложения к ним;
• документы, касающиеся проведения и оформления результатов налоговых проверок, а также комплекты прилагаемых документов (передаются по истечении 3 (трех) лет после завершения налоговой проверки);
• документы, истребованные у налогоплательщиков, их контрагентов и иных лиц, располагающих документами о деятельности налогоплательщика (передаются на хранение по истечении 3 (трех) лет после завершения налоговой проверки, либо с момента поступления, если не были включены в материалы налоговой проверки);
• документы по судебно-исковой работе налоговых органов;
• документы, поступившие от налогоплательщиков в рамках досудебного урегулирования налоговых споров;
• документы, связанные с взысканием задолженности юридических и физических лиц;
• дела о сопровождении процедуры банкротства юридических и физических лиц, индивидуальных предпринимателей;
• иные документы, переданные на централизованное хранение до 01.01.2022.

1.8.2.2 Документы, зарегистрированные в АИС «Налог-3» и подлежащие размещению на хранение без сканирования и ввода:

• документы НБО, представленные за периоды, превышающие 3 (трех) летний срок (для деклараций по налогу на доходы физических лиц 3-НДФЛ — 4 (четырех) летний срок), и приложения к ним;
• комплекты прилагаемых документов, не подлежащие централизованной обработке (передаются на хранение по истечении 3 (трех) лет после завершения налоговой проверки);
• документы, истребованные у налогоплательщиков, их контрагентов и иных лиц, располагающих документами о деятельности налогоплательщика (передаются на хранение по истечении 3 (трех) лет после завершения налоговой проверки, либо с момента поступления, если не были включены в материалы налоговой проверки);
• доверенности, поступившие отдельно от документов, подлежащих централизованной обработке (передаются на хранение после истечения срока действия);
• документы, в приеме которых было отказано;
• конверты (в том числе сконвертированные из децентрализованных компонентов в централизованные компоненты АИС «Налог-3») и реестры МФЦ.

1.9 Взаимодействие между участниками процесса.

1.9.1. Участниками взаимодействия являются ФНС России, Учреждение, НО, Филиалы Учреждения.

1.9.2. Координацию и контроль работ, проводимых в ИФНС, осуществляет УФНС. Координацию и контроль работ, проводимых Филиалами Учреждения, осуществляет Учреждение. Координация и контроль работ, проводимых в УФНС, перешедших на двухуровневую систему, МИ ФНС России по КН и МРИ ФНС России по КН, осуществляется самостоятельно.

1.9.3. Информационное взаимодействие сторон осуществляется средствами СЭД, АИС «Налог-3» и ПК МВиП.

1.9.4. В отношении документов, размещенных на хранение в НО, подготовка архивных тар и маркировочных этикеток (включая их приобретение), транспортировка объектов хранения к месту хранения в Архивохранилище, транспортировка объектов хранения, ранее изъятых из Архивохранилища, и объектов хранения, подлежащих возврату (в связи с несоответствием требованиям Порядка), осуществляется Владельцем объектов хранения. Сохранность объектов хранения при транспортировке в или из Архивохранилища обеспечивается Владельцем объектов хранения.

НО, осуществляющему хранение документов, предоставляется доступ к подсистеме ПК МВиП по заявке НО. Заявку исполняет Филиал Учреждения, выполняющий функции администрирования подсистемы ПК МВиП в соответствии со Справочником СНОН.

В отношении документов, прошедших централизованную обработку в ПК МВиП, и конвертов / реестров МФЦ, размещенных на хранение в Филиалах Учреждения, подготовку архивных тар и маркировочных этикеток (включая их приобретение), транспортировку между Филиалами Учреждения, а также обеспечение их сохранности при транспортировке осуществляют Филиалы Учреждения.

По согласованию Сторон может быть определен иной способ транспортировки объектов хранения, который утверждается УФНС (МИ ФНС России по КН, МРИ ФНС России по КН) и Учреждением.

1.9.5. Доступ в здание (помещения) Филиала Учреждения сотрудников НО осуществляется в порядке, установленном Филиалом Учреждения.

1.9.6. Сведения о закреплении за Филиалом Учреждения НО и процедуры процесса централизованного хранения документов включаются в СНОН.

ФНС России, УФНС, МИ ФНС России по КН, МРИ ФНС России по КН оперативно направляют в Учреждение сведения о НО, уполномоченных осуществлять передачу объектов хранения на централизованное хранение для учета Учреждением в СНОН.

1.10. В целях подготовки к передаче документов на централизованное хранение проводятся следующие подготовительные и организационные мероприятия:

1.10.1 Назначение ответственных лиц.

НО и Филиалы Учреждения назначают:

• координаторов взаимодействия (основной и замещающий);
• ответственных лиц, непосредственно участвующих во взаимодействии.

НО и Филиалы Учреждения обмениваются (в части ИФНС через УФНС) информацией о них по форме, установленной приложением № 1 к Порядку, не позднее 2 (двух) рабочих дней до начала взаимодействия и не позднее 2 (двух) рабочих дней после изменения сведений о назначенных координаторах взаимодействия и об ответственных лицах.

1.10.2. Разработка Плана-графика передачи документов на централизованное хранение.

1.10.2.1. УФНС, МИ ФНС России по КН, МРИ ФНС России по КН ежегодно не позднее 15 ноября направляют в Филиал Учреждения сводные данные о планируемых объемах и сроках передачи документов на централизованное хранение в электронном виде согласно приложению № 2 к Порядку.

В представляемых данных не учитываются объемы документов, размещаемых на хранение в Филиалах Учреждения по окончании централизованной обработки с использованием программного обеспечения ПК МВиП.

1.10.2.2. На основании сведений, указанных в пункте 1.10.2.1 Порядка, Филиалом Учреждения разрабатывается План-график (приложение № 3 к Порядку). Филиал Учреждения совместно с УФНС, МИ ФНС России по КН, МРИ ФНС России по КН утверждают План-график ежегодно не позднее 15 декабря.

1.11. Функции Филиала Учреждения при осуществлении централизованного хранения.

1.11.1. Для обеспечения сохранности документов Филиал Учреждения должен осуществлять комплекс мероприятий по созданию условий и надлежащей организации хранения объектов хранения в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного управления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526 (зарегистрирован Минюстом России 07.09.2015, № 38830).

1.11.2. Объекты хранения располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексный учет и хранение, а также оперативный поиск.

1.11.3. Право доступа в помещение Архивохранилища имеют должностные лица Филиала Учреждения, уполномоченные на доступ в соответствующее помещение Архивохранилища, а в отдельных случаях — другие лица в их сопровождении.

1.11.4. Филиал Учреждения должен осуществлять мероприятия по созданию условий и надлежащей организации хранения объектов хранения:

• прием и размещение на централизованное хранение объектов хранения;
• обеспечение сохранности переданных на централизованное хранение объектов хранения в течение сроков их хранения;
• топографирование помещений Архивохранилища, используемых для централизованного хранения, средствами ПК МВиП, упорядоченное размещение объектов хранения и формирование топографических указателей на места хранения;
• выдачу объектов хранения по запросу НО;
• прием и размещение на централизованное хранение ранее выданных объектов хранения;
• осуществление учета, проверки наличия и состояния объектов хранения, размещенных на централизованное хранение с использованием ПК МВиП;
• организацию уничтожения объектов хранения на бумажных носителях с истекшими сроками хранения и соответствующих им электронных образов и технологических данных.

1.12 Программное обеспечение.

1.12.1. В целях обеспечения положений настоящего Порядка в НО и Филиале Учреждения используется программное обеспечение АИС «Налог-3», ПК МВиП.

1.12.2. Сотрудники Сторон, участвующие в выполнении работ в соответствии с настоящим Порядком, несут ответственность за полноту и актуальность вносимой в ПО учетной информации об объектах хранения, ее соответствие сведениям, содержащимся в документах, а также за своевременность выполнения работ в соответствии с настоящим Порядком.

II. Передача на централизованное хранение документов, прошедших централизованную обработку с использованием ПК МВиП

2.1. Документы, указанные в пункте 1.8.1 Порядка, передаются на централизованное хранение объектами хранения типа «Документ». В одну архивную тару размещаются документы одного года образования документов, при этом допускается размещать документы различных сроков хранения.

2.2. Архивные тары с документами, передаваемые на централизованное хранение, должны соответствовать требованиям, указанным в пункте 3.1 Порядка.

2.3. Ответственность за соответствие количества и содержания тар, передаваемых на хранение по Акту приема-передачи тар, несет передающий на централизованное хранение НО или Филиал Учреждения.

2.4. НО для передачи на централизованное хранение документов, сканирование которых осуществлялось в АИС «Налог-3», а также документов, выданных во временное пользование и возвращаемых на централизованное хранение, выполняет следующие действия:

• осуществляет подготовку и комплектование тар с документами в соответствии с порядками, регламентирующими передачу документов на централизованную обработку средствами ПК МВиП;
• осуществляет проверку содержимого тары путем сопоставления информации о скомплектованных в тару объектах хранения с фактическим содержимым тары на предмет выявления отсутствующих, либо наличия неучтенных объектов хранения;
• наносит на торцевой стороне архивной тары наименование НО, год образования документов, содержащихся в архивной таре;
• формирует и печатает в 2 (двух) экземплярах Акт приема-передачи партии тар (приложение № 4 к Порядку), подписывает и прикладывает его к партии тар;
• передает тары по Акту приема-передачи партии тар в Филиал Учреждения, осуществляющий централизованное хранение, в соответствии с Планом-графиком;
• в случае необходимости возврата реестров ф. 103 в Филиал Учреждения, с которым взаимодействие по Плану-графику не осуществляется, запрашивает номер тары, необходимый для комплектования реестров ф. 103 у Филиала Учреждения, комплектует и передает тару с документами средствами АИС «Налог-3», направляет реестры ф. 103 с двумя подписанным экземплярами Акта приема-передачи партии тар и сопроводительным письмом в Филиал Учреждения заказным или ценным почтовым отправлением.

2.5. Филиал Учреждения, получивший реестры ф. 103 с двумя подписанными экземплярами Акта приема-передачи партии тар, подписывает и возвращает в НО один экземпляр Акта с сопроводительным письмом заказным или ценным почтовым отправлением.

2.6. Филиал Учреждения, осуществивший сканирование документов и разместивший их на хранение по месту осуществления сканирования, выполняет следующие действия:

• формирует с использованием ПК МВиП (процесс «Перемещение тары») Акт приема-передачи для тар, перемещаемых на централизованное хранение (приложение № 5 к Порядку) в 2 (двух) экземплярах и подписывает его;
• непосредственно перед фактической передачей тар для подтверждения отправки тар запускает процесс «Подтверждение отправки тар в другое подразделение»;
• передает тары по Акту приема-передачи в Филиал Учреждения, осуществляющий централизованное хранение документов.

2.7. Филиал Учреждения, осуществляющий централизованное хранение документов по месту осуществления сканирования, после завершения сканирования размещает тары с документами на хранение (процесс «Размещение тары»).

2.8. НО для передачи на централизованное хранение документов, хранение которых в НО осуществляется с использованием ПК МВиП, выполняет действия, аналогичные действиям Филиала Учреждения, указанным в пункте 2.6.

III. Передача на централизованное хранение документов, не прошедших централизованную обработку с использованием ПК МВиП

3.1. Подготовка архивных тар для передачи на централизованное хранение объектов хранения типа «Дело», «Связка», «Документ».

3.1.1 При подготовке архивных тар для комплектования объектами хранения НО выполняет следующие действия:

• средствами СЭД НО направляет в Филиал Учреждения, осуществляющий централизованное хранение, запрос на получение этикеток для маркировки архивных тар с указанием их типоразмера, в количестве не более годового объема, заявленного в Плане-графике на текущий год;
• получает от Филиала Учреждения средствами СЭД образы этикеток для маркировки архивных тар;
• распечатывает и наклеивает этикетки на архивные тары в верхней части торцевой стороны тары в соответствии с типоразмером тары.

3.1.2. Не допускается включение в архивную тару объектов хранения с истекшим или истекающим в течение 1 календарного года сроком хранения.

3.1.3 Архивная тара должна быть заполнена не менее чем на 90%.

3.1.4. Для передачи объектов хранения типа «Документ» используются архивные тары шириной 75 мм. При передаче объектов хранения типа «Дело», «Связка», а также одного «Документа», содержащего более 600 листов, допускается использование архивных тар шириной 75 мм, 100 мм, 150 мм, 250 мм, 330 мм, 350 мм и 500 мм и высотой не более 325 мм, глубиной не более 290 мм.

3.1.5. Ответственность за соответствие количества и содержания передаваемых архивных тар сопроводительным документам несет передающий на централизованное хранение (НО или Филиал Учреждения).

3.2. Передача документов, не зарегистрированных в ЕКП (документы «старого фонда») с использованием Упрощенной технологии учета архивных документов АИС «Налог-3».

Документы, завершенные делопроизводством и указанные в пункте 1.8.2.1 Порядка, передаются на централизованное хранение объектами хранения типа «Дело» или «Связка».

Формирование объекта хранения типа «Дело».

3.2.1. Объектом хранения типа «Дело», по решению Владельца объектов хранения, осуществляется передача на централизованное хранение следующих видов документов:

• документы по государственной регистрации прекративших деятельность юридических лиц и индивидуальных предпринимателей;
• документы по учету в НО организаций и физических лиц;
• декларации по налогу на доходы физических лиц, скомплектованные в отношении одного налогоплательщика;
• приложения к декларациям по налогу на доходы физических лиц, скомплектованные в отношении одного налогоплательщика (передаются по истечении 3 (трех) лет после завершения камеральной налоговой проверки).

3.2.2. В одну архивную тару размещаются объекты хранения типа «Дело», содержащие документы одного срока хранения, определенного в соответствии с Перечнем документов, и года образования дела (за исключением деклараций по налогу на доходы физических лиц, которые комплектуются в отношении одного налогоплательщика в независимости от года их образования).

3.2.3. На обложку объекта хранения типа «Дело» наносится заголовок дела/наименование юридического лица (организации)/ФИО индивидуального предпринимателя (физического лица), ИНН/ОГРН/ОГРНИП.

3.2.4. Документы по учету организаций, прекративших деятельность, физических лиц, снятых с учета в связи со смертью, группируются и комплектуются отдельно.

3.2.5. В одну архивную тару может быть укомплектовано несколько объектов хранения типа «Дело».

Формирование объекта хранения типа «Связка».

3.2.6. Объектом хранения типа «Связка», по решению Владельца объектов хранения, осуществляется передача на централизованное хранение документов следующих видов документов:

• документы НБО и приложения к ним;
• документы, касающиеся проведения и оформления результатов налоговых проверок, а также комплекты прилагаемых документов (передаются по истечении 3 (трех) лет после завершения налоговой проверки);
• документы, истребованные у налогоплательщиков, их контрагентов и иных лиц, располагающих документами о деятельности налогоплательщика (передаются на хранение по истечении 3 (трех) лет после завершения налоговой проверки, либо с момента поступления, если не были включены в материалы налоговой проверки);
• документы по судебно-исковой работе налоговых органов;
• документы, поступившие от налогоплательщиков в рамках досудебного урегулирования налоговых споров;
• документы, связанные с взысканием задолженности юридических и физических лиц;
• дела о сопровождении процедуры банкротства юридических и физических лиц, индивидуальных предпринимателей.

3.2.7. Объект хранения типа «Связка» должен содержать документы одного вида, срока хранения, определенного в соответствии с Перечнем документов и года образования документов.

3.2.8. В одну архивную тару может быть укомплектован только один объект хранения типа «Связка».

Комплектование архивных тар объектами хранения типа «Дело» и «Связка».

3.2.9. При подготовке архивных тар НО использует Упрощенную технологию учета архивных документов АИС «Налог-3» и выполняет следующие действия:

• регистрирует объект хранения в ЕКП с указанием соответствующего типа объекта хранения;
• печатает и наклеивает на объект хранения маркировочную этикетку, содержащую инвентарный номер объекта хранения в виде двухмерного штрих-кода (GUID), маркировочная этикетка наклеивается на свободное место обложки «Дела» или первого листа «Связки» параллельно верхнему краю (с отклонением не более чем на 10 (десять) градусов) и не должна закрывать значимую информацию объекта хранения;
• с использованием ЕКП комплектует объект(ы) хранения в архивную тару;
• наносит на торцевой стороне архивной тары наименование НО, год образования документов, срок хранения и год уничтожения (при возможности) объектов хранения, содержащихся в архивной таре;
• формирует средствами ЕКП, распечатывает в двух экземплярах и подписывает Акт приема-передачи партии тар (приложение № 4 к Порядку) для последующей передачи в Филиал Учреждения.

3.3. Передача документов, зарегистрированных в ЕКП и подлежащих размещению на хранение без сканирования и ввода.

Документы, указанные в пункте 1.8.2.2. Порядка, передаются на централизованное хранение объектами хранения типа «Документ».

Формирование объекта хранения типа «Документ»

3.3.1. Объектом хранения типа «Документ» осуществляется передача на централизованное хранение документов, указанных в пункте 1.8.2.2 Порядка.

3.3.2. Документы, перечисленные в п. 1.8.2.2 Порядка должны быть ранее зарегистрированы в ЕКП с инвентарным номером, указанным на маркировочной этикетке или на первом листе документа в виде двумерного штрих-кода, подготовленного налогоплательщиком при помощи специального программного обеспечения.

В целях обеспечения целостности каждый объект хранения типа «Документ», содержащий более одного листа, должен быть прошит или скреплен с помощью степлера, при этом комплект прилагаемых документов должен быть скреплен вместе с описью (реестром) документов, на которой указан инвентарный номер (GUID) объекта хранения. Вместе с тем декларации по налогу на доходы физических лиц 3-НДФЛ, представленные за периоды, превышающие 4 (четырех) летний срок, должны быть прошиты, а металлические скрепления (скобы, скрепки) из них удалены.

Комплектование архивных тар объектом хранения типа «Документ»

3.3.3. В одну архивную тару может быть укомплектовано несколько объектов хранения типа «Документ», включающих документы одного вида, одного года образования документов, при этом допускается размещать документы различных сроков хранения.

3.3.4. Конверты и реестры МФЦ комплектуются в одну тару отдельно от других документов.

3.3.5 При подготовке архивных тар НО выполняет следующие действия:

• считывает ручным считывателем двухмерных штрих-кодов инвентарный номер тары (или вводит его с клавиатуры), убеждается, что инвентарный номер тары, считанный с нее, соответствует указанному инвентарному номеру на таре;
• считывает ручным считывателем двухмерных штрих-кодов или вводит с клавиатуры инвентарный номер (GUID) каждого объекта хранения (документа, комплекта прилагаемых документов), добавляемого в тару. Аналогично комплектуются тары с конвертами и реестрами МФЦ;
• после завершения комплектования тары осуществляет предварительную проверку содержимого тары путем сопоставления информации о скомплектованных в тару объектах хранения с фактическим содержимым тары на предмет выявления отсутствующих, либо наличия неучтенных объектов хранения. Формирует в ЕКП сопроводительный лист тары (приложение № 6 к Порядку), печатает его и вкладывает в тару;
• наносит на торцевой стороне архивной тары наименование НО, год образования документов, содержащихся в архивной таре;
• формирует средствами ЕКП, распечатывает в двух экземплярах и подписывает Акт приема-передачи партии тар (приложение № 4 к Порядку) для последующей передачи в Филиал Учреждения.

IV. Прием-передача архивных тар

4.1. Архивные тары, передаваемые НО, доставляются в Архивохранилище в соответствии с Планом-графиком. При передаче реестров ф. 103 в Архивохранилище Филиала Учреждения, с которым взаимодействие по Плану-графику не осуществляется, документы направляются с сопроводительным письмом в Филиал Учреждения заказным или ценным почтовым отправлением.

4.2. Архивные тары не подлежат приему на централизованное хранение и возвращаются в НО (или Филиал Учреждения), представивший документы, в следующих случаях:

4.2.1. Архивная тара не соответствует требованиям пунктов 3.1.2 - 3.1.4 Порядка.

4.2.2. Архивная тара находится в состоянии, не позволяющем обеспечивать сохранность размещенных в ней объектов хранения в течение всего срока хранения.

4.2.3. Архивная тара либо объекты хранения не зарегистрированы в АИС «Налог-3».

4.2.4. Срок хранения, указанный на архивной таре, не соответствует сроку хранения архивной тары, указанному Владельцем документов при комплектовании тары в АИС «Налог-3».

4.3. Филиал Учреждения, осуществляющий централизованное хранение, на этапе разгрузки архивных тар имеет право провести выборочную предварительную проверку исполнения требований пункта 4.2 Порядка. При выявлении нарушений в ходе выборочной предварительной проверки процесс разгрузки и приема архивных тар прекращается, а архивные тары подлежат возврату в НО (Филиал Учреждения), представивший документы.

4.4. Прием-передача объектов хранения осуществляется путем сопоставления номеров архивных тар, включенных в Акт приема-передачи партии тар (Акт приема-передачи), и номеров фактически имеющихся архивных тар. При выявлении расхождений в Акте приема-передачи партии тар (Акте приема-передачи) делаются соответствующие отметки.

Акт приема-передачи партии тар в двух экземплярах подписывается уполномоченным сотрудником Филиала Учреждения, осуществляющего централизованное хранение, один экземпляр возвращается в передающий на хранение НО (или Филиал Учреждения), а второй остается в Филиале Учреждения, осуществляющем централизованное хранение.

4.5. Филиал Учреждения, осуществляющий централизованное хранение, в течение 5 (пяти) рабочих дней со дня поступления архивных тар:

• выполняет процесс «Прием партии тар» («Прием тар из другого подразделения»);
• в отношении представленных НО объектов хранения, содержащих документы, указанные в пунктах 1.8.1 и 1.8.2.2 Порядка, после выполнения процесса «Прием партии тар» выполняет в ПК МВиП процесс «Прием документов».

4.6. При приеме объектов хранения проверка содержимого архивных тар Филиалом Учреждения на предмет соответствия описи (при ее наличии), вложенной в тару, не осуществляется. Сверка количества документов и листов, указанных в Акте приема-передачи партии тар (Акте приема-передачи), с фактическим количеством документов и листов, содержащихся в тарах, не производится.

4.7. Если при приеме партии тар выявлено отсутствие тары, указанной в Акте приема-передачи партии тар, или выявлено несоответствие тары требованиям пункта 4.2 Порядка, Филиал Учреждения формирует Акт отказа в приеме тары (приложение № 7 к Порядку).

Если при приеме тар из другого подразделения (Филиала Учреждения/НО) выявлено отсутствие тары, указанной в Акте приема-передачи, или выявлено несоответствие тары требованиям пункта 4.2 Порядка, то выполняется процесс «Перемещение тар из подразделения в подразделение», информация о проблемных тарах фиксируется в Акте приема-передачи и доводится в рабочем порядке до Филиала Учреждения, от которого был получен Акт приема-передачи.

В случае фактического наличия тары, не указанной в Акте приема-передачи партии тар (Акте приема-передачи), тара подлежит возврату. В Акте приема-передачи партии тар (Акте приема-передачи) проставляется соответствующая запись о возврате неуказанной тары.

4.8. Если при выполнении процесса «Прием документов» выявлено наличие объекта хранения без инвентарного номера, либо не скомплектованного в архивную тару, такой объект хранения подлежит возврату по Акту возврата (приложение № 8 к Порядку), формируемому в текстовом редакторе.

4.9. Один экземпляр подписанного Сторонами Акта приема-передачи партии тар, Акта возврата хранится в НО (Филиале Учреждения), представившем документы, второй — в Филиале Учреждения, осуществляющем централизованное хранение.

4.10. Филиал Учреждения, осуществляющий централизованное хранение, не позднее 10 (десяти) рабочих дней со дня поступления архивных тар размещает тары с использованием ПК МВиП (процесс «Размещение тары») на промаркированные места хранения в соответствии с проведенным топографированием.

V. Проверка наличия и состояния объектов хранения, размещенных на централизованное хранение

5.1. В целях подготовки к проверке наличия и состояния объектов хранения, размещенных на централизованное хранение, проводятся подготовительные и организационные мероприятия:

5.1.1. Формирование и утверждение филиалом Учреждением, осуществляющим централизованное хранение, комиссии по проведению проверок наличия и состояния объектов хранения, размещенных на централизованное хранение, в составе не менее 2 (двух) сотрудников.

5.1.2. Разработка Плана-графика проведения проверок наличия и состояния объектов хранения, размещенных на централизованное хранение, в Филиалах Учреждения с учетом проведения проверок не реже одного раза в 10 (десять) лет в период после проведения мероприятий по уничтожению документов, не подлежащих хранению в текущем году, и до начала проведения мероприятий по выделению к уничтожению документов, не подлежащих хранению в новом году.

При построении Плана-графика проведения проверок наличия и состояния объектов хранения необходимо руководствоваться объемами документов, находящимися на централизованном хранении, перечнем Архивохранилищ и датой определения места хранения, указанных в пункте 1.2 Порядка.

5.1.2.1. Филиалы Учреждения, осуществляющие централизованное хранение, ежегодно не позднее 15 января направляют в Учреждение сводные данные о планируемых объемах и сроках проведения проверки наличия и состояния объектов хранения, размещенных на централизованное хранение, в электронном виде согласно приложению № 9 к Порядку.

5.1.2.2. На основании сведений, указанных в пункте 5.1.2.1 Порядка, Учреждение разрабатывает План-график проведения проверок наличия и состояния объектов хранения (приложение № 10 к Порядку) на предстоящие 3 (три) года, утверждает и ежегодно не позднее 15 февраля доводит его до ФНС России.

Начиная со второго года, следующего за годом утверждения настоящего Порядка, в Плане-графике проведения проверок наличия и состояния объектов хранения обязательно отражается фактическая дата окончания проведения проверки по каждому из ранее включенных в него Филиалов Учреждения.

5.2. Проверка наличия и состояния объектов хранения, размещенных на централизованное хранение, проводится по помещениям Архивохранилища в целях установления фактического наличия объектов хранения и соответствия их количеству, числящемуся в ПК МВиП.

5.3 В ходе проверки наличия и состояния объектов хранения, находящихся на централизованном хранении:

• проверяется соответствие фактического наличия объектов хранения и учетной информации в ПК МВиП;
• выявляются и устраняются недостатки в учете объектов хранения;
• выявляются отсутствующие объекты хранения и организуется их розыск.

5.4. Внеочередные проверки наличия и состояния объектов хранения проводятся (при возможности на частичном объеме объектов хранения):

• после перемещения объектов хранения в другое помещение;
• после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) объектов хранения или доступ в помещение с объектами хранения, размещенными на централизованное хранение, посторонних лиц;
• при реорганизации или ликвидации Филиала Учреждения, осуществляющего централизованное хранение.

При необходимости проведения внеочередной проверки наличия и состояния объектов хранения в утвержденный Учреждением План-график проведения проверок наличия и состояния объектов хранения вносятся изменения и не позднее 2 (двух) рабочих дней информация доводится до ФНС России.

5.5. Физическое состояние объектов хранения определяется путем визуального просмотра объектов хранения.

5.6. В случаях выявления объекта хранения, не учтенного в ПК МВиП, Филиал Учреждения формирует Акт возврата объекта хранения (приложение № 13 к Порядку) и возвращает неучтенный объект хранения Владельцу объекта не позднее 10 рабочих дней со дня их выявления.

5.7. По завершении проверки наличия документов в ПК МВиП выполняется автоматическое формирование Сличительной ведомости результатов инвентаризации документов (приложение № 11 к Порядку).

5.8. По результатам проверки объектов хранения составляется Акт проверки наличия и состояния объектов хранения (приложение № 12 к Порядку). Акт проверки наличия и состояния объектов хранения подписывается сотрудниками Филиала Учреждения, осуществляющими проверку наличия объектов хранения, и утверждается директором Филиала Учреждения или его заместителем, курирующим организацию централизованного хранения.

5.9. Если проверкой обнаружена недостача объектов хранения, то Филиалом Учреждения организуется их розыск.

5.10. Если в ходе розыска выявлено отсутствие объекта хранения по невыясненной причине, уполномоченный сотрудник Филиала Учреждения готовит докладную записку на имя директора Филиала Учреждения с указанием реквизитов отсутствующего объекта хранения.

5.11. Для установления причин отсутствия объекта хранения и виновных лиц проводится служебная проверка.

5.12. Розыск объектов хранения, не обнаруженных в ходе проверки, организуется с момента выявления отсутствия и проводится в течение одного года.

5.13. На объекты хранения, не обнаруженные в ходе проверки наличия и состояния объектов хранения с использованием ПК МВиП, формируется Акт об утрате объектов хранения (приложение № 14 к Порядку).

5.14. Акт об утрате объектов хранения утверждается директором Филиала Учреждения. К акту прилагается справка о проведении розыска, подготовленная и подписанная лицом, производившим проверку.

5.15. Акт об утрате объектов хранения сканируется с использованием ПК МВиП и направляется средствами стандартного интерфейса межсистемного взаимодействия ПК МВиП и ПП УДиЭА в один или несколько НО, реквизиты Акта об утрате объектов хранения сохраняются в ПК МВиП.

VI. Порядок выдачи и возврата оригиналов объектов хранения, находящихся на централизованном хранении

6.1. Филиалом Учреждения осуществляется выдача оригиналов объектов хранения во временное пользование только по запросам НО. В случае поступления запроса на выдачу (изъятие) от других организаций, в том числе органов суда и прокуратуры, Филиал Учреждения не выдает объекты хранения, направляет запрос официальным письмом Владельцу документов с уведомлением запросившей организации (или органа). Владелец документов в случае принятия решения о необходимости представления оригиналов объектов хранения направляет запрос на выдачу объектов хранения в Филиал Учреждения, получает и передает их запросившей организации (или органу).

6.2. Для получения оригинала объекта хранения НО формирует и направляет в ПК МВиП с использованием ЕКП электронный запрос на выдачу объектов хранения.

6.3 Направить запрос на выдачу оригиналов объектов хранения имеет право:

• НО в отношении объектов хранения, Владельцем которых он является;
• УФНС в отношении объектов хранения, Владельцем которых является подведомственные ему ИФНС.

В отношении реестров ф. 103, Владельцем которых является Филиал Учреждения, запрос на выдачу имеет право направить НО, сформировавший налоговый документ, вошедший в требуемый реестр ф. 103.

6.4. Выдача объекта хранения типа «Дело» осуществляется целиком без выделения отдельных документов. Объект хранения типа «Связка» выдается путем выдачи архивной тары, в которой он размещен на централизованное хранение.

6.5. Изготовление копий документов на бумажном носителе Филиалом Учреждения не осуществляется.

6.6 Подготовка объектов хранения к выдаче и их передача в НО.

6.6.1. После поступления в ПК МВиП электронного запроса на выдачу объектов хранения Филиал Учреждения с использованием ПК МВиП осуществляет поиск объектов в Архивохранилище и подготовку их к выдаче.

6.6.2. Объекты хранения должны быть подготовлены к выдаче не позднее 2 (двух) рабочих дней после поступления запроса в ПК МВиП для документов по государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, по остальным документам — не позднее 10 (десяти) рабочих дней после поступления запроса в ПК МВиП.

6.6.3. Филиал Учреждения формирует с использованием ПК МВиП и распечатывает в двух экземплярах Акт выдачи (приложение № 15 к Порядку).

6.6.4. Получение уполномоченным сотрудником НО объектов хранения осуществляется на территории Архивохранилища по Акту выдачи.

6.6.5. Оба экземпляра Акта выдачи подписываются уполномоченными сотрудниками НО и Филиала Учреждения, один экземпляр передается в НО, второй — остается в Филиале Учреждения.

6.6.6. При невозможности передачи объектов хранения в НО в установленный срок в связи с удаленностью Филиала Учреждения, осуществляющего хранение, от НО, сформировавшего запрос на предоставление объектов хранения из Архивохранилища, не позднее 4 (четырех) рабочих дней после поступления запроса в ПК МВиП для документов по государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, по остальным документам — не позднее 10 (десяти) рабочих дней Филиал Учреждения направляет объекты хранения типа «Документ» и типа «Дело» в НО заказным или ценным почтовым отправлением.

6.6.7. В случае направления объектов хранения заказным или ценным почтовым отправлением Филиал Учреждения направляет в НО сопроводительное письмо, зарегистрированное в СЭД, с описью направленных объектов хранения. Если в течение 30 (тридцати) дней объекты хранения не были доставлены в НО, то по СЭД в филиал Учреждения автоматически возвращается регистрационная карточка сопроводительного письма с комментарием «Истек срок ожидания документа на бумажном носителе».

Филиал Учреждения осуществляет розыск отправленных заказным или ценным почтовым отправлением объектов хранения.

6.6.8. Возврат объектов хранения в Архивохранилище осуществляется в соответствии с разделами II, III (за исключением требований, указанных в пунктах 3.1.2, 3.1.3), IV Порядка.

В случае возврата объектов хранения заказным или ценным почтовым отправлением НО направляет в Филиал Учреждения сопроводительное письмо, зарегистрированное в СЭД, с описью направленных объектов хранения. Если в течение 30 (тридцати) дней объекты хранения не были доставлены в Филиал Учреждения, то по СЭД в НО автоматически возвращается регистрационная карточка сопроводительного письма с комментарием «Истек срок ожидания документа на бумажном носителе».

VII. Порядок подготовки и передачи электронных образов объектов хранения

7.1. Для получения электронных образов объектов хранения НО формирует в ЕКП запрос на получение электронных образов объектов хранения типа «Документ», «Дело» или отдельных документов, входящих в состав «Дела», а также конвертов, реестров МФЦ и реестров ф. 103 и направляет его в ПК МВиП. Запрос электронных образов в отношении объектов хранения типа «Связка» не осуществляется.

7.2. При поступлении в ПК МВиП электронного запроса на получение электронных образов документов (задание на выборочную обработку) Филиал Учреждения выполняет следующие действия:

7.2.1. Осуществляет с использованием ПК МВиП поиск объектов хранения типа «Документ» или «Дело» в Архивохранилище.

7.2.2. Расшивает объект хранения типа «Документ» или «Дело» (входящие в его состав документы), которые необходимо отсканировать, контролирует отсутствие скрепок, скоб и ниток, скрепляющих документы.

7.2.3. Сканирует в ПК МВиП в режиме двухстороннего сканирования объекты хранения типа «Документ», «Дело» либо отдельные документы, входящие в его состав, и передает электронные образы НО средствами ПК МВиП:

• для документов по государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей не позднее 2 (двух) рабочих дней, следующих за днем получения запроса Филиалом Учреждения (для срочных запросов — не позднее 1 (одного) рабочего дня, следующего за днем получения запроса Филиалом Учреждения);
• для иных видов документов — не позднее 10 (десяти) рабочих дней, следующих за днем получения запроса Филиалом Учреждения.

7.2.4. Если при обработке электронного запроса на получение электронных образов документов, входящих в состав объекта хранения типа «Дело», выявлено отсутствие запрошенного документа, Филиал Учреждения информирует об этом НО (в сроки, указанные в пункте 7.2.3 Порядка). Розыск отсутствующих документов Филиалом Учреждения не производится.

7.2.5. Филиал Учреждения осуществляет обработку и передачу электронных образов документов не более чем для 10 (десяти) объектов хранения в день (объемом не более 200 (двести) листов каждый) от одного НО.

7.2.6. После завершения сканирования в целях обеспечения целостности объект хранения типа «Документ», содержащий более одного листа, должен быть прошит или скреплен с помощью степлера, при этом комплект прилагаемых документов должен быть скреплен вместе с описью (реестром) документов, на которой указан инвентарный номер (GUID) объекта хранения.

7.3. Подготовка и передача электронных образов объектов хранения типа «Связка» Филиалом Учреждения не осуществляется.

VIII. Уничтожение объектов хранения с истекшим сроком хранения

8.1. В целях подготовки к уничтожению объектов хранения с истекшим сроком хранения проводятся следующие подготовительные и организационные мероприятия:

8.1.1. Формирование и утверждение распорядительным документом состава ответственных лиц за продление сроков хранения и/или акцептование объектов хранения для включения в Акт о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению, с указанием сроков выполнения работ не позднее 30 апреля.

8.1.2. Закрепление за ответственными лицами НО (в соответствии с их компетенцией) функций по продлению сроков хранения и/или акцептованию объектов хранения для включения в Акт о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению, по следующим типам объектов хранения:

• документы НБО (в ЕКП тип документа «НБО (С)» и «НБО»);
• регистрационные дела ИП, КФХ, ЮЛ (в ЕКП тип документа «Рег. дело»);
• документы (заявления и иные документы, представленные при государственной регистрации, решения об отказе в государственной регистрации и др.) об отказе в государственной регистрации ИП, КФХ, ЮЛ (в ЕКП тип документа «Рег. отказ»);
• документы, переданные на хранение по упрощенной технологии учета (в ЕКП тип документа «Дело» и «Связка»);
• реестр документов, поступивших в НО из МФЦ (в ЕКП тип документа «Реестр МФЦ»);
• конверты (в ЕКП тип документа «Конверт (С)» и «Конверт») и прочее.

8.1.3. Закрепление за ответственными лицами Филиала Учреждения функции по акцептованию объектов хранения для включения в Акт о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению, по реестрам ф. 103 (в ЕКП тип документа «РПО(С)» и «РПО»).

8.2. Выделение к уничтожению объектов хранения, находящихся на централизованном хранении в Филиале Учреждения, осуществляется Владельцем объектов хранения один раз в год. Уничтожению подлежат только объекты хранения с истекшими сроками хранения.

8.3. Основанием для уничтожения объектов хранения является положительное решение ЭК НО, акцептование объектов хранения в ЕКП ответственными лицами НО (в соответствие с их компетенцией) и утверждение руководителем НО Акта о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению, формируемого в ПП Уничтожение документов (приложение № 16 к Порядку).

Основанием для уничтожения реестров ф. 103 является акцептование объектов хранения в ЕКП ответственными лицами Филиала Учреждения и утверждение руководителем Филиала Учреждения Акта о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению, формируемого в ПП Уничтожение документов (приложение № 17 к Порядку).

При акцептовании объектов хранения для включения в Акт о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению, в поле «Обоснование» следует указывать реквизиты документа, на основании которого на сотрудника возложена функция по акцептованию соответствующего типа объекта хранения.

8.4. Объекты хранения, по которым необходимо продление срока хранения, подлежат исключению в ПП Уничтожение документов из списка документов НО с истекшим сроком хранения и Акта о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению, при условии указания причины продления срока хранения и реквизитов документа, являющегося основанием для продления сроков хранения. Срок хранения объектов хранения автоматически продлевается на 1 (один) год.

8.5. Ежегодно до 01 декабря Владелец объектов хранения в ПП Уничтожение документов формирует список выданных в НО объектов хранения с истекшим сроком хранения. При этом, Филиал Учреждения формирует список выданных в НО реестров ф. 103 и доводит его до НО ранее формировавших запрос на выдачу.

8.5.1. НО не позднее 15 декабря осуществляет возврат на централизованное хранение полученных ранее объектов хранения с истекшим сроком хранения или продлевает срок их хранения (при необходимости). В случае невозможности возврата реестров ф. 103, НО информирует об этом Филиал Учреждения официальным письмом. Филиал Учреждения продлевает срок хранения реестров ф. 103 (при необходимости).

8.5.2. В случае отсутствия необходимости возврата объектов хранения на централизованное хранение в Филиал Учреждения и дальнейшего хранения в НО объекты хранения должны быть уничтожены в установленном порядке в НО.

8.6. Ежегодно 1 января в ПП Уничтожение документов автоматически формируется список всех объектов хранения, срок хранения которых истек по состоянию на 1 января текущего года, из которого выделяются объекты хранения, которые были выданы по запросу и находятся в НО.

8.7. Владелец объектов хранения средствами ЕКП в ПП Уничтожение документов до 15 мая формирует и утверждает Акт о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению, по состоянию на 1 января текущего года.

8.8. Акт о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению, и электронное приложение к нему согласовываются на заседании ЭК Владельца объектов хранения и утверждаются руководителем (директором) Владельца объектов хранения.

8.9 Ежегодно не позднее 15 мая Владелец объектов хранения осуществляет следующие действия:

• при помощи режима интерактивного сервиса ПП УДиЭА утверждает Акт о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению, указывая в диалоговом окне реквизиты утвержденного документа на бумажном носителе (после выполнения этого действия Акт о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению и электронное приложение к нему автоматически направляются в ПК МВиП);
• размещает в ПП УДиЭА скан образ утвержденного руководителем НО или директором Филиала Учреждения Акта о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению.

8.10. Процесс уничтожения проводится Филиалом Учреждения на основании представленных НО и сформированных Филиалом Учреждения Актов о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению, и должен быть завершен до 31 декабря.

Процесс уничтожения проводится партиями объектов хранения и включает в себя:

• выполнение проверки соответствия партии объектов хранения с объектами хранения, указанными в Акте о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению;
• отбор партии объектов хранения с мест хранения;
• уничтожение бумажных носителей партии объектов хранения;
• автоматизированное уничтожение в ПК МВиП технологических данных уничтоженной партии объектов хранения;
• формирование в ПК МВиП реестра уничтоженных документов партии и списка необнаруженных объектов хранения (приложение № 18 к Порядку);
• формирование с использованием ПК МВиП Акта об уничтожении объектов хранения (приложение № 19 к Порядку), указанных в Акте о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению, по завершении кампании по уничтожению документов;
• направление средствами стандартного интерфейса межсистемного взаимодействия ПК МВиП и ПП УДиЭА в один или несколько НО электронного образа Акта об уничтожении объектов хранения, а также Реестра уничтоженных объектов хранения по партии для уничтожения электронных образов объектов хранения в ПП УДиЭА.

8.11. Способ уничтожения объектов хранения выбирается Филиалом Учреждения самостоятельно и должен исключать возможность восстановления уничтоженных объектов хранения. Объекты хранения уничтожаются в присутствии уполномоченных сотрудников Филиала Учреждения или при условии проведения видеоконтроля.

IX. Представление отчетов, содержащих сведения об объеме документов и архивных хранилищах, в которых осуществляется хранение документов ТНО

9.1. Отчеты, содержащие сведения об объеме документов и архивных хранилищах, в которых осуществляется хранение документов ТНО (далее — Отчет) (приложение № 20 к Порядку), формируются НО и Филиалами Учреждения нарастающим итогом с начала года по состоянию на 1 июля (за первое полугодие текущего года) и на 1 января (годовой за предыдущий год).

Формирование Отчетов позволяет получить единый перечень помещений, в которых осуществляется хранение документов в территориальных органах ФНС России и Филиалах Учреждения, с отражением характеристик помещений (в том числе техническое состояние, общий объем, свободный объем, объем документов с истекшими сроками хранения и т.д.).

9.2. Отчеты считаются представленными в ФНС России после их утверждения в ПП Архивное хранение АИС «Налог-3», при этом:

9.2.1. Формирование и утверждение отчетов по НО осуществляется в срок не позднее 15 июля (за первое полугодие текущего года) и 15 января следующего года (годовой за предыдущий год);

9.2.2. Автоматическое формирование отчетов по Филиалу Учреждения производится в ПК МВиП, утверждение отчетов в ПП Архивное хранение АИС «Налог-3» осуществляется в срок не позднее 15 июля (за первое полугодие текущего года) и 15 января следующего года (годовой за предыдущий год).

9.2.3. Формирование и утверждение сводных отчетов по УФНС осуществляется в срок не позднее 20 июля (за первое полугодие текущего года) и 20 января следующего года (годовой за предыдущий год).

9.2.3. Формирование сводных отчетов по регионам/ФО/РФ осуществляется налоговым автоматом АИС «Налог-3» в срок не позднее 25 июля (за первое полугодие текущего года) и 25 января следующего года (годовой за предыдущий год).

9.3. При формировании отчетов участниками взаимодействия в ПП Архивное хранение АИС «Налог-3» выполняются следующие действия:

9.3.1 НО:

• вносят или корректируют данные помещений, в которых осуществляется хранение документов (приложение № 21 к Порядку);
• вносят сведения по каждому помещению вручную о количестве и категории дел (в листах), находящихся на хранении в архивных помещениях и выделенных к уничтожению в отчетном периоде, а также количество документов, подлежащих к уничтожению в текущем году и планируемый прирост документов в текущем году;
• указывают наличие возможности передачи документов в архивные учреждения субъектов Российской Федерации от НО в области архивного дела и количество документов постоянного срока хранения, подлежащих передаче (приложение № 22 к Порядку);
• после ввода данных по всем архивным помещениям осуществляют контроль корректности заполнения информации, расчета итоговых показателей и утверждают Отчет у руководителя НО.

9.3.2. Сводный отчет, включающий утвержденный отчет УФНС и утвержденные отчеты ИФНС, формируется налоговым автоматом. УФНС утверждает сводный отчет у руководителя УФНС.

9.3.3 Филиалы Учреждения:

• осуществляют контроль приема сформированного в режиме налогового автомата и выгруженного из ПК МВиП отчета;
• после приема данных по всем архивным помещениям осуществляют контроль корректности заполнения информации, расчета итоговых показателей;
• утверждают отчет по помещениям, осуществляющим хранение документов, при корректно рассчитанных показателях.

9.4. Координацию и контроль работ, проводимых в ИФНС, осуществляет УФНС. Координацию и контроль работ, проводимых Филиалами Учреждения, осуществляет Учреждение. Координация и контроль работ, проводимых в ЦА, УФНС, МИ ФНС России по КН и МРИ ФНС России по КН, осуществляется самостоятельно.

9.5. В случае обнаружения ошибочных сведений в отчете Участника взаимодействия после формирования сводного отчета (исполнения пункта 9.2.3 Порядка), необходимо известить об этом Административно-контрольное управление. Для этого следует направить в адрес Административно-контрольного управления письмо с указанием на ошибочные сведения и сообщить в приложении к нему актуальные данные.

Формируется в текстовом редакторе

Формируется в табличном редакторе

Приложение N 4 к Порядку централизованного хранения документов с использованием

| Передал: | | | | | | | --- | --- | --- | --- | --- | --- |

|  | Фамилия И.О. |  | Подпись |  | Дата |
|  |  |  |  |  |  |
| Принял: |  |  |  |  |  |
|  | Фамилия И.О. |  | Подпись |  | Дата |

| От отправителя: | | | | | --- | --- | --- | --- |

|  | Фамилия И.О. |  | Подпись |
|  |  |  |  |
| От получателя: |  |  |  |
|  | Фамилия И.О. |  | Подпись |

Приложение N 9 к Порядку централизованного хранения документов с использованием централизованных компонентов АИС "Налог-3", утвержденному приказом ФНС России от ___________ N _________

к Порядку централизованного хранения

АИС "Налог-3", утвержденному

Формируется в табличном редакторе

Приложение N 11 к Порядку централизованного хранения документов с использованием централизованных компонентов АИС "Налог-3", утвержденному приказом ФНС России от ___________ N _________

Приложение N 14 к Порядку централизованного хранения документов с использованием централизованных компонентов АИС "Налог-3", утвержденному приказом ФНС России

| От отправителя: | | | | | --- | --- | --- | --- |

|  | (ФИО) |  | Подпись |
|  |  |  |  |
| От получателя: |  |  |  |
|  | (ФИО) |  | Подпись |

Формируется в ЕКП

| Итого документов | | | | | --- | --- | --- | --- |

|  | (цифрами) |  | (прописью) |
| Итого листов |  |  |  |
|  | (цифрами) |  | (прописью) |



| Начальник отдела приема, регистрации и архивного хранения |  |  |  |  |  |

| --- | --- | --- | --- | --- | --- | | | Дата | | Подпись | | ФИО |

Формируется в ЕКП