---
title: "Приказ МНС России от 19.01.2004 N БГ-3-18/26@"
number: "БГ-3-18/26@"
issuer: "Министерство Российской Федерации по налогам и сборам"
issued_on: 2004-01-19
status: действует
canonical: "https://bukva.ai/docs/prikaz-bg-3-1826-at"
---

## Приказ МНС России от 19.01.2004 N БГ-3-18/26@

# Приказ МНС России от 19.01.2004 N БГ-3-18/26@

"Об утверждении Порядка регистрации и отправки корреспонденции в центральном аппарате МНС России с использованием СЭД"

> [!IMPORTANT]
> Начало действия документа - 26.01.2004.
> [Порядок](#p100016), утвержденный данным документом, [введен](#p100005) в действие с 26 января 2004 года.


<div align="center">

<a id="p100001"></a>**МИНИСТЕРСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО НАЛОГАМ И СБОРАМ**

</div>



## <a id="p100002"></a>ПРИКАЗ

<div align="center">

**от 19 января 2004 г. N БГ-3-18/26@**

<a id="p100003"></a>**ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА РЕГИСТРАЦИИ И ОТПРАВКИ**<br>
**КОРРЕСПОНДЕНЦИИ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ МНС РОССИИ**<br>
С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ СЭД

</div>


<a id="p100004"></a>В целях совершенствования организации делопроизводства в центральном аппарате МНС России и в связи с отменой дополнительной регистрации в виде присвоения буквенно-цифрового индекса приказываю:
1. <a id="p100005"></a>Утвердить и ввести в действие с 26 января 2004 года прилагаемый [Порядок](#p100016) регистрации и отправки корреспонденции в центральном аппарате МНС России с использованием СЭД (далее - Порядок).
2. <a id="p100006"></a>Считать утратившими силу:
<a id="p100007"></a>приказ МНС России от 19.01.2001 N БГ-3-25/16 "О едином порядке регистрации исходящих документов в центральном аппарате Министерства Российской Федерации по налогам и сборам";
<a id="p100008"></a>[п. 2.1](https://bukva.ai/docs/prikaz-bg-3-18630-at#p100033) Регламента обмена документами в системе электронного документооборота между центральным аппаратом МНС России, управлениями МНС России по субъектам Российской Федерации и межрегиональными инспекциями МНС России, утвержденного приказом МНС России от 17.11.2003 N БГ-3-18/630@.
3. <a id="p100009"></a>Первым заместителям Министра Российской Федерации по налогам и сборам, статс-секретарю - заместителю Министра Российской Федерации по налогам и сборам, заместителям Министра Российской Федерации по налогам и сборам, руководителям структурных подразделений центрального аппарата МНС России обеспечить обязательное выполнение требований [Порядка](#p100016).
4. <a id="p100010"></a>Руководителям управлений МНС России по субъектам Российской Федерации и межрегиональных инспекций МНС России обеспечить ознакомление с [Порядком](#p100016) и организовать работу по ведению реестров исходящей корреспонденции из центрального аппарата МНС России.
5. <a id="p100011"></a>Департаменту по управлению делами (Д.В. Наумчев) обеспечить контроль за соблюдением требований [Порядка](#p100016) в центральном аппарате МНС России.
6. <a id="p100012"></a>Департаменту информационных технологий (А.Б. Иконников) организовать, а ФГУП "ГНИВЦ МНС России" (Ю.П. Калинин) провести доработки программного обеспечения в части, касающейся отмены дополнительной регистрации в виде присвоения буквенно-цифрового индекса, в срок до 26.01.2004.
7. <a id="p100013"></a>Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

<div align="right">

<a id="p100014"></a>Министр<br>
Российской Федерации<br>
по налогам и сборам<br>
Г.И.БУКАЕВ

</div>






<div align="right">

<a id="p100015"></a>Утвержден<br>
приказом МНС России

</div>

<div align="center">

от 19 января 2004 г. N БГ-3-18/26@

</div>



## <a id="p100016"></a>ПОРЯДОК РЕГИСТРАЦИИ И ОТПРАВКИ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ МНС РОССИИ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ СЭД


<a id="p100017"></a>Настоящий Порядок регистрации и отправки корреспонденции в центральном аппарате МНС России с использованием СЭД (далее - Порядок) разработан в целях совершенствования организации делопроизводства в центральном аппарате МНС России и в связи с модернизацией системы электронного документооборота.


### 1. <a id="p100018"></a>Общие положения


<a id="p100019"></a>1.1. Целью настоящего Порядка является повышение эффективности документационного обеспечения управления за счет уменьшения объема бумажного документооборота, обеспечения надежности и оперативности доставки исходящей корреспонденции, а также подтверждения ее достоверности средствами электронно-цифровой подписи (далее - ЭЦП).

#### <a id="p100020"></a>1.2 Настоящий Порядок установлен в соответствии с:

- <a id="p100021"></a>Федеральным законом "Об электронной цифровой подписи" от 10.01.2002 N 1-ФЗ;
- <a id="p100022"></a>Инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате Министерства Российской Федерации по налогам и сборам, утвержденной приказом МНС России от 24.06.2003 N БГ-4-18/17дсп (далее - Инструкция по делопроизводству);
- <a id="p100023"></a>Инструкцией пользователя СЭД ЦА МНС России, утвержденной приказом МНС России от 09.04.2003 N БГ-3-18/174.
<a id="p100024"></a>1.3. Требования Порядка не распространяются на организацию обмена секретными документами (документами с грифом "Особой важности", "Совершенно секретно", "Секретно"), документами с пометкой "Для служебного пользования".
<a id="p100025"></a>1.4. Вся корреспонденция, направляемая в управления МНС России по субъектам Российской Федерации и межрегиональные инспекции МНС России, за исключением документов сторонних организаций, отправляемых с сопроводительным письмом, документов, имеющих приложение только на бумажном носителе, а также документов, указанных в [пункте 1.3](#p100024) настоящего Порядка, подлежат отправке только в электронном виде с использованием СЭД.
<a id="p100026"></a>1.5. Контроль за исполнением требований настоящего Порядка возлагается на руководителей структурных подразделений ЦА МНС России.


### 2. <a id="p100027"></a>Регистрация исходящей корреспонденции


<a id="p100028"></a>2.1. Для каждого исходящего документа за подписью Министра Российской Федерации по налогам и сборам (далее - Министр) работником Отдела правительственной корреспонденции Департамента по управлению делами в базе данных "ОРД" (для приказов и распоряжений) или в базе данных "Канцелярия Министра" (для остальных документов) создается регистрационная карточка (далее - РК).
<a id="p100029"></a>В этом случае для приказов, распоряжений и массовых писем работник структурного подразделения, ответственный за подготовку документов, представляет в Отдел правительственной корреспонденции Лист рассылки документа (приложение к настоящему Порядку - не приводится).
<a id="p100030"></a>2.2. Для всех остальных документов РК создаются работниками структурных подразделений в соответствующей БД "Канцелярия".
<a id="p100031"></a>Кнопкой "На рег. в БД Министра" РК документов пересылается в БД "Канцелярия Министра" для дальнейшей обработки и регистрации в Отделе правительственной корреспонденции.
<a id="p100032"></a>В этом случае работник структурного подразделения представляет в Отдел правительственной корреспонденции документ на бумажном носителе.
<a id="p100033"></a>2.3. При создании РК документа необходимо обратить внимание на следующие моменты.
<a id="p100034"></a>2.3.1. Переключатель "на бумажном носителе" должен быть включен (поставлен крестик) только при отправке документа в бумажном виде.
<a id="p100035"></a>При отправке документа в электронном виде или одновременно в электронном виде и на бумажном носителе переключатель должен быть выключен. В этом случае в конце исходящего номера документа появится дополнительный значок "@".
<a id="p100036"></a>2.3.2. Электронный образ необходимо поместить в поле "Документ". При отправке исходящей корреспонденции в электронном виде документ должен быть подписан ЭЦП.
<a id="p100037"></a>Исполнитель несет персональную ответственность за соответствие электронной копии документа бумажному оригиналу.
<a id="p100038"></a>2.3.3. Обязательными для заполнения являются поля "Вид адресата" и "Кому".
<a id="p100039"></a>2.4. После ввода необходимой информации в РК исходящий документ регистрируется с помощью кнопки "Зарегистрировать".
<a id="p100040"></a>На документ на бумажном носителе заносятся соответствующие регистрационные данные.
<a id="p100041"></a>2.5. После регистрации исходящего документа в соответствующей базе данных РК с помощью кнопки "В экспедицию" направляется в БД "Исходящие".
<a id="p100042"></a>2.6. Документы на бумажном носителе передаются в Отдел приема и отправки корреспонденции Департамента по управлению делами для дальнейшей пересылки адресату.
<a id="p100043"></a>При отправке исходящей корреспонденции на бумажном носителе в несколько адресов (менее 4 адресов) исполнитель подготавливает необходимое количество оригиналов.
<a id="p100044"></a>При отправке исходящей корреспонденции на бумажном носителе по списку (свыше 4 адресов) исполнитель делает необходимое количество копий.
<a id="p100045"></a>2.7. Ответственность за своевременное направление исходящих документов и их РК несет делопроизводитель структурного подразделения.


### 3. <a id="p100046"></a>Отправка исходящей корреспонденции


<a id="p100047"></a>3.1. Отправка исходящей корреспонденции в электронном виде осуществляется ответственным работником Департамента по управлению делами в БД "Исходящие" в следующем порядке.
<a id="p100048"></a>3.1.1. При поступлении РК документа в представление "Поступившие/По электронной почте СЭД" работником осуществляется проверка РК документа на наличие вложенного файла и правильности ЭЦП.
<a id="p100049"></a>При выявлении ошибок РК возвращается на доработку в структурное подразделение, ответственное за документ, в соответствии с [разделом 4](#p100063).
<a id="p100050"></a>В случае необходимости отправки документа на бумажном и электронном носителях с помощью кнопки "Продублировать" создается копия РК документа, которая размещается в представлении "Поступившие/По почте".
<a id="p100051"></a>С помощью кнопки "Редактировать" РК переводится в режим редактирования и с помощью кнопки "Коррекция" выбирает вид связи "Электронная почта СЭД".
<a id="p100052"></a>С помощью кнопки "В прогноз" РК документа отправляется вместе с вложенным файлом в представление "Прогноз".
<a id="p100053"></a>3.1.2. В представлении "Прогноз/Электронная почта СЭД" помечаются галочками все появившиеся и предназначенные для отправки исходящие документы. С помощью кнопки "Отправить" помеченные документы отправляются адресатам. После этого появляется уведомление об отправке РК документа.
<a id="p100054"></a>3.1.3. Ответственный работник за отправку корреспонденции по электронной почте контролирует ход доставки РК документа в БД "Исходящие", где в представлении "Отправленные/нет подтверждения доставки" и "Отправленные/есть подтверждение доставки" появляются соответствующие сообщения.
<a id="p100055"></a>3.1.4. Для корреспонденции, отправленной в УМНС (МРИ) России, еженедельно (по понедельникам в течение дня) автоматически формируется и отсылается реестр отправленных документов каждому из адресатов. Данный реестр получатель должен сверить со своей базой данных "Канцелярия экспедиция" за соответствующей период времени и удостовериться в их аутентичности.
<a id="p100056"></a>3.2. Отправка исходящей корреспонденции в бумажном виде осуществляется с использованием БД "Исходящие" работниками Отдела приема и отправки корреспонденции Департамента по управлению делами (далее - Отдел).
<a id="p100057"></a>3.2.1. При получении документа на бумажном носителе работником Отдела осуществляется предварительная проверка документа: на наличие всех реквизитов в документе, количество экземпляров документа для отправки; наличие РК документа в представлении "Поступившие/По почте".
<a id="p100058"></a>В случае неправильного оформления документ возвращается исполнителю, а РК возвращается в структурное подразделение, ответственное за документ, в соответствии с [разделом 4](#p100063).
<a id="p100059"></a>3.2.2. Работник Отдела при получении документа на бумажном носителе находит РК документа в представлении "Поступившие/По почте"; затем проверяет реквизиты документа. С помощью кнопки "Редактировать" переводит РК в режим редактирования и с помощью кнопки "Коррекция" выбирает необходимый вид связи.
<a id="p100060"></a>3.2.3. С помощью кнопки "В прогноз" работник Отдела отправляет РК документов в представление "Прогноз", где они автоматически группируются по видам связи (фельдсвязь, почта, курьер и т.д.).
<a id="p100061"></a>3.2.4. В представлении "Прогноз" с помощью кнопки "Отправить" РК документа присваивается статус "Отправленные", после чего она автоматически отражается в представлении "Отправленные/нет подтверждения доставки".
<a id="p100062"></a>3.2.5. Для корреспонденции, отправленной в УМНС (МРИ) России, еженедельно (по понедельникам в течение дня) автоматически формируется и отсылается реестр отправленных документов каждому из получателей. Данный реестр получатель должен сверить со своей базой данных "Канцелярия экспедиция" за соответствующей период времени и удостовериться в их аутентичности.


### 4. <a id="p100063"></a>Возврат РК документа в структурное подразделение


<a id="p100064"></a>4.1. Неправильно заполненная РК документа возвращается в канцелярию структурного подразделения, ответственного за подготовку документа, нажатием кнопки "Вернуть в деп.".
<a id="p100065"></a>В появившемся поле "Причина отказа" указывается причина, по которой РК документа возвращается.
<a id="p100066"></a>4.2. После нажатия кнопки "ОК" РК документа пересылается в канцелярию структурного подразделения, ответственного за подготовку документа, в представление "Исходящие/Отказ в отправке".
<a id="p100067"></a>Причина возврата карточки отображается в колонке "Причина отказа", а также в самой регистрационной карточке в поле "Комментарий" на закладке "Доп. информация".

#### <a id="p100068"></a>4.3 Из БД "Исходящие" РК документа удаляется без отправки.

<div align="center">

<a id="p100069"></a>4.4. Делопроизводитель структурного подразделения должен регулярно просматривать в канцелярии представление "Исходящие/Отказ в отправке" на наличие неотправленных документов.<br>
<a id="p100070"></a>В случае появления регистрационной карточки в данном представлении необходимо оперативно исправить указанные ошибки и кнопкой "В экспедицию" повторно переслать РК документа на отправку.

</div>




<a id="p100071"></a>

---