Приказ Ространснадзора от 17.01.2012 № АК-8фс

«Об утверждении Положения об Архиве Федеральной службы по надзору в сфере транспорта»

МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ ТРАНСПОРТА

ПРИКАЗ

от 17 января 2012 г. № АК-8фс

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ ТРАНСПОРТА

В целях совершенствования организации ведомственного хранения документов Федеральной службы по надзору в сфере транспорта приказываю:

1. Утвердить и ввести в действие прилагаемое Положение об Архиве Федеральной службы по надзору в сфере транспорта.

2. Руководителям структурных подразделений вести постоянную работу по обработке и оформлению дел, законченных делопроизводством, постоянного, временного срока хранения и документов по личному составу в соответствии с Приказом Федеральной службы по надзору в сфере транспорта от 19 декабря 2011 г. № АК-1222фс «Об утверждении Инструкции по делопроизводству Федеральной службы по надзору в сфере транспорта».

3. Работнику отдела документооборота, организации контроля и работы с обращениями граждан Правового управления, ответственному за работу Архива, осуществлять периодические проверки состояния делопроизводства и обеспечения сохранности документов в структурных подразделениях Ространснадзора, оказывать им необходимую методическую помощь в этой работе и принимать меры по устранению имеющихся недостатков.

4. Начальнику Административного управления (В.Л. Филиппов) организовать работу по выделению, оборудованию и эксплуатации помещения для хранения архивных документов Ространснадзора в соответствии с Правилами, утвержденными Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19.

5. Контроль за выполнением настоящего Приказа оставляю за собой.

А. И. Касьянов

от 17 января 2012 г. № АК-8фс

ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АРХИВЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ ТРАНСПОРТА

1. Общие положения

1.1. Документы Федеральной службы по надзору в сфере транспорта, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Российской Федерации.

До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах, установленных Федеральным архивным агентством (далее — Росархив), хранятся в Ространснадзоре.

1.2 Ространснадзор:

обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в его деятельности;

обеспечивает в соответствии с правилами, устанавливаемыми Росархивом, своевременную передачу этих документов на государственное хранение.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет Ространснадзора.

За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица Ространснадзора несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.3. В Ространснадзоре для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создается архив.

Ространснадзор обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием, кадрами.

1.4. Архив Ространснадзора (далее — Архив) входит в состав отдела документооборота, организации контроля и работы с обращениями граждан Правового управления.

1.5. В своей работе Архив руководствуется законодательством Российской Федерации, Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства Ространснадзора, правилами и другими нормативно-методическими документами Росархива, методическими документами Государственного архива Российской Федерации (далее — ГА РФ) и настоящим Положением.

1.6. Положение об Архиве разрабатывается на основании Примерного положения и утверждается руководителем Ространснадзора (далее — Руководитель) по согласованию с ГА РФ.

1.7. Архив работает по плану, утвержденному Руководителем, и отчитывается перед ним.

1.8. Контроль за деятельностью Архива осуществляет Руководитель. Персональную ответственность за сохранность, упорядочение, учет и использование документов, хранящихся в Архиве Ространснадзора, за соблюдением установленного порядка уничтожения документов и сдачи их на государственное хранение несет работник отдела документооборота, организации контроля и работы с обращениями граждан Правового управления, ответственный за работу Архива.

При смене ответственного работника для передачи документов создается комиссия, в акте которой отражаются данные о составе и содержании документов, хранящихся в Архиве.

1.9. Организационно-методическое руководство деятельностью Архива осуществляет ГА РФ.

2. Состав документов Архива

В Архив поступают:

2.1. Законченные делопроизводством Ространснадзора документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу.

2.2. Документы постоянного хранения и по личному составу учреждений-предшественников.

2.3. Документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных учреждений, непосредственно подчиненных Ространснадзору.

2.4. Личные фонды ведущих работников Ространснадзора, поступившие в Архив.

2.5 Служебные и ведомственные издания.

2.6 Научно-справочный аппарат к документам Архива.

3. Задачи и функции Архива

3.1 Основными задачами Архива являются:

3.1.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.

3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в Архиве.

3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Росархивом.

3.1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве Ространснадзора.

3.2 В соответствии с возложенными на него задачами Архив осуществляет следующие функции:

3.2.1. Принимает, не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений Ространснадзора, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Росархивом.

3.2.2. Разрабатывает и согласовывает с ГА РФ графики представлений описей на рассмотрение Экспертно-проверочной комиссии ГА РФ (далее — ЭПК ГА РФ) и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение.

3.2.3. Составляет и представляет, не позднее чем через 2 года после приема дел в Архив, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение постоянно действующей Центральной экспертной комиссии Ространснадзора (далее — ЦЭК) и ЭПК ГА РФ.

3.2.4. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых дел; периодически (не реже 1 раза в 5 лет) организует проверки наличия дел в Архиве.

3.2.5. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в Архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом ГА РФ.

3.2.6 Организует использование документов:

информирует руководство и работников Ространснадзора о составе и содержании документов Архива;

выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования, для работы в помещении Архива;

оказывает помощь структурным подразделениям Ространснадзора в исполнении запросов организаций и заявлений граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера;

в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

ведет учет использования документов, хранящихся в Архиве.

3.2.7. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в Архиве, участвует в работе ЦЭК.

3.2.8. Составляет Сводную номенклатуру дел Ространснадзора, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в Архив.

3.2.9. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников Архива и отдела документооборота, организации контроля и работы с обращениями граждан.

3.2.10. Ежегодно представляет в ГА РФ сведения о составе и объеме документов по установленной форме.

3.2.11. Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в ГА РФ документы Архивного фонда Российской Федерации.

4. Права Архива

Для выполнения возложенных задач и функций Архив имеет право:

4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях.

4.2. Запрашивать у структурных подразделений сведения, необходимые для работы Архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на Архив задач и функций.

4.3. Привлекать в необходимых случаях работников Ространснадзора в качестве консультантов и экспертов.

4.4. Подготавливать Руководителю материалы по вопросам, входящим в компетенцию Архива, для рекомендаций и указаний структурным подразделениям центрального аппарата Ространснадзора, а также территориальным управлениям.

4.5. Требовать от руководителей структурных подразделений Ространснадзора поиска недостающих документов, подлежащих сдаче в ГА РФ, и представления письменного объяснения в случае их утраты.

5. Ответственность заведующего Архива

Ответственность за выполнение возложенных на Архив задач и обязанностей несет сотрудник отдела документооборота, организации контроля и работы с обращениями граждан Правового управления Ространснадзора, ответственный за архив. Обязанности и ответственность работников Архива Ространснадзора определяются должностными инструкциями, утвержденными в установленном порядке.

---