---
title: "Приказ Роскартографии от 08.06.2005 N 96-пр"
number: "96-пр"
issued_on: 2005-06-08
status: утратил силу
canonical: "https://bukva.ai/docs/prikaz-96-pr"
---

## Приказ Роскартографии от 08.06.2005 N 96-пр

# Приказ Роскартографии от 08.06.2005 N 96-пр

"Об утверждении Временной инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федерального агентства геодезии и картографии"

> [!WARNING]
> Утратил силу в связи с изданием [Приказа](https://bukva.ai/docs/prikaz-108-pr-2007/statya-33#p100010) Роскартографии от 14.09.2007 N 108-пр
> Временная [инструкция,](#p100014) утвержденная данным документом, [введена](#p100006) в действие с 8 июня 2005 года
> Документ утратил силу в связи с изданием [Приказа](https://bukva.ai/docs/prikaz-108-pr-2007/statya-33#p100010) Роскартографии от 14.09.2007 N 108-пр.


<a id="p100001"></a>**МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ**

<a id="p100002"></a>**ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ГЕОДЕЗИИ И КАРТОГРАФИИ**


## <a id="p100003"></a>ПРИКАЗ

от 8 июня 2005 г. N 96-пр

<a id="p100004"></a>**ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ВРЕМЕННОЙ ИНСТРУКЦИИ**
**ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО**
**АГЕНТСТВА ГЕОДЕЗИИ И КАРТОГРАФИИ**

<a id="p100005"></a>Во исполнение [распоряжения](https://bukva.ai/docs/rasporyazhenie-1547-r-2000#p100007) Правительства Российской Федерации от 31 октября 2000 г. N 1547-р, в целях совершенствования организации делопроизводства и повышения требований к обеспечению исполнительской дисциплины в Роскартографии приказываю:
1. <a id="p100006"></a>Утвердить прилагаемую Временную [инструкцию](#p100014) по делопроизводству в центральном аппарате Федерального агентства геодезии и картографии (далее - Инструкция), согласованную Федеральным архивным агентством 7 июня 2005 года, и ввести ее в действие с момента подписания настоящего Приказа.
2. <a id="p100007"></a>Заместителям руководителя Роскартографии и начальникам управлений обеспечить строгое соблюдение требований [Инструкции](#p100014) всеми сотрудниками структурных подразделений центрального аппарата Роскартографии.
3. <a id="p100008"></a>Руководителям территориальных органов Роскартографии в работе по организации и ведению делопроизводства, а также в работе с обращениями граждан и организаций руководствоваться требованиями [Инструкции.](#p100014)
4. <a id="p100009"></a>Управлению делами (С.Н. Шестаков) обеспечить методическое руководство и контроль за соблюдением требований [Инструкции](#p100014) при работе со служебными документами и обращениями граждан и организаций.
5. <a id="p100010"></a>Приказ Федеральной службы геодезии и картографии России от 17 мая 2001 г. N 109-пр "Об утверждении и введении в действие Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной службы геодезии и картографии России" не применять с момента вступления в силу настоящего Приказа.
6. <a id="p100011"></a>Контроль за выполнением настоящего Приказа возложить на заместителя руководителя Роскартографии А.В. Бородина.

<div align="right">

<a id="p100012"></a>Руководитель<br>
**А.В.БОРОДКО**

</div>






<div align="right">

<a id="p100013"></a>Утверждена<br>
Приказом Роскартографии<br>
от 8 июня 2005 г. N 96-пр

</div>



## <a id="p100014"></a>ВРЕМЕННАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА ГЕОДЕЗИИ И КАРТОГРАФИИ



### <a id="p100015"></a>I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ


<a id="p100016"></a>1.1. Временная инструкция по делопроизводству в центральном аппарате Федерального агентства геодезии и картографии (далее - Инструкция) разработана в соответствии с требованиями Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г. N 68 и зарегистрированной Министерством юстиции Российской Федерации 26 декабря 2000 г. (регистрационный N 2508), и определяет правила работы с документами в центральном аппарате Федерального агентства геодезии и картографии (далее - Роскартография).
<a id="p100017"></a>1.2. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
<a id="p100018"></a>Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в Роскартографии, должны отвечать требованиям Инструкции.
<a id="p100019"></a>1.3. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство, практическая помощь по вопросам подготовки документов и контроль за соблюдением установленных сроков исполнения документов осуществляются Управлением делами Роскартографии.
<a id="p100020"></a>1.4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в управлениях центрального аппарата Роскартографии (далее - управления) возлагается на начальников управлений.
<a id="p100021"></a>1.5. Порядок обращения с носителями сведений, составляющих государственную тайну, определяется специальной инструкцией.
<a id="p100022"></a>1.6. Выполнение требований Инструкции является обязательным для всех работников центрального аппарата Роскартографии.


### <a id="p100023"></a>II. ДОКУМЕНТАЦИЯ РОСКАРТОГРАФИИ


<a id="p100024"></a>2.1. Деятельность Роскартографии обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации.
<a id="p100025"></a>2.2. Роскартография на основании и во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации (далее - Правительство) и Минтранса России издает в пределах своей компетенции приказы по вопросам, отнесенным к сфере деятельности Роскартографии, а также по вопросам организации внутренней работы Роскартографии.
<a id="p100026"></a>2.3. При подготовке документов рекомендуется применять текстовой редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman размером N 12 (для оформления табличных материалов), N 13, 14, 15 через 1 - 2 интервала.


### <a id="p100027"></a>III. ТРЕБОВАНИЯ К ПОДГОТОВКЕ И ПРЕДСТАВЛЕНИЮ ПРОЕКТОВ ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫХ И НОРМАТИВНЫХ АКТОВ



#### <a id="p100028"></a>3.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации


<a id="p100029"></a>3.1.1. Подготовка проектов федеральных законов (далее - законопроекты) осуществляется в соответствии с Регламентом Правительства, утвержденным Постановлением Правительства от 1 июня 2004 г. N 260.
<a id="p100030"></a>3.1.2. Роскартография по поручению Минтранса России или в инициативном порядке готовит предложения по разработке законопроектов в сфере деятельности Роскартографии.
<a id="p100031"></a>3.1.3. Законопроект, подготавливаемый для внесения в Правительство, печатается шрифтом размером N 14 на стандартных листах бумаги формата А4.
<a id="p100032"></a>На расстоянии 2 межстрочных интервалов от пометки у правой границы текстового поля печатается слово "Проект".

##### <a id="p100033"></a>3.1.4 Законопроект имеет следующие реквизиты:

<a id="p100034"></a>Наименование государства - РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ - печатается прописными буквами и выделяется полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.
<a id="p100035"></a>Наименование вида акта - ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН или ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН - отделяется от первого реквизита 2 межстрочными интервалами и печатается прописными буквами размером шрифта не более N 17 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.
<a id="p100036"></a>Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами и печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: "О чем?" издан закон или в нем приводится название кодекса (например: О геодезии и картографии). Точка в конце заголовка не ставится.
<a id="p100037"></a>В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.

<a id="p100038"></a>Например:
<a id="p100039"></a>О внесении изменений в пункт 2 статьи 13 Федерального закона "О геодезии и картографии" в части основных задач государственного геодезического надзора

<a id="p100040"></a>Текст отделяется от заголовка 3 - 4 межстрочными интервалами и печатается через 2 интервала.
<a id="p100041"></a>Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.
<a id="p100042"></a>Текст законопроекта может подразделяться на части (например, часть первая Гражданского кодекса Российской Федерации), разделы, главы, статьи.
<a id="p100043"></a>Заголовки частей, разделов и глав, если они имеются, печатаются прописными буквами, шрифтом размером N 14 и выравниваются по центру. Заголовки могут выделяться полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Номера глав проставляются римскими цифрами. Заголовки статей печатаются строчными буквами через 1 межстрочный интервал, выделяются полужирным шрифтом и выравниваются по левой границе. Точка в конце заголовка не ставится. Слово "статья" печатается с красной строки с прописной буквы вразрядку. Номер статьи проставляется арабскими цифрами.
<a id="p100044"></a>При отсутствии заголовка слово "статья" и номер выделяются полужирным шрифтом. Текст статьи печатается в строку.
<a id="p100045"></a>Статьи имеют единую сквозную нумерацию.
<a id="p100046"></a>В зависимости от содержания текст статьи может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами в пределах каждой статьи.
<a id="p100047"></a>Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Президент Российской Федерации". Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в 2 строки через один межстрочный интервал. Слова "Российской Федерации" печатаются от левой границы текстового поля, а слово "Президент" выравнивается по центру относительно этих слов.
<a id="p100048"></a>Инициалы имени и фамилия Президента Российской Федерации указываются при оформлении принятого закона в Государственной Думе.
<a id="p100049"></a>Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта.

##### <a id="p100050"></a>3.1.5 Требования по оформлению пояснительной записки к законопроекту.

<a id="p100051"></a>Пояснительная записка к законопроекту оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты:
<a id="p100052"></a>Наименование вида документа - печатается прописными буквами 2 межстрочными интервалами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
<a id="p100053"></a>Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
<a id="p100054"></a>В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка.

<a id="p100055"></a>Например:
<a id="p100056"></a>К проекту федерального закона "О внесении изменений в пункт 2 статьи 13 Федерального закона "О геодезии и картографии"

<a id="p100057"></a>Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 13 через 1,5 интервала на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
<a id="p100058"></a>Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.
<a id="p100059"></a>Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа пояснительной записки к законопроекту в нижней его части.


#### <a id="p100060"></a>3.2. Подготовка и оформление проектов актов Президента Российской Федерации


<a id="p100061"></a>3.2.1. Роскартография участвует в подготовке проектов актов (УКАЗОВ И РАСПОРЯЖЕНИЙ) Президента Российской Федерации в случаях, установленных указами Президента Российской Федерации или постановлениями Правительства, а также по поручениям Минтранса России.
<a id="p100062"></a>3.2.2. Проекты актов Президента Российской Федерации печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом размером N 15.
<a id="p100063"></a>Верхнее поле документа должно составлять 2,0 см. Левое поле - 2,75 см, правое - 2,25 см и нижнее - не менее 2 см. При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.
<a id="p100064"></a>3.2.3. Проекты указов Президента Российской Федерации и распоряжений Президента Российской Федерации имеют следующие реквизиты: наименование вида акта (указ Президента Российской Федерации или распоряжение Президента Российской Федерации), заголовок и текст.
<a id="p100065"></a>Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.
<a id="p100066"></a>Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов "Президент Российской Федерации". В отдельных распоряжениях Президента Российской Федерации заголовок может отсутствовать.
<a id="p100067"></a>Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается через 1,5 интервала.
<a id="p100068"></a>Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
<a id="p100069"></a>Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).
<a id="p100070"></a>Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом постановляю, которое печатается вразрядку.
<a id="p100071"></a>Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
<a id="p100072"></a>Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.
<a id="p100073"></a>Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение), должны соответствовать структуре основного нормативного акта.
<a id="p100074"></a>При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.
<a id="p100075"></a>Допускается печатание прописными буквами и выделение шрифтом другой насыщенности фамилий при подготовке проектов указов (распоряжений) Президента Российской Федерации по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется).
<a id="p100076"></a>Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Президент Российской Федерации", инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации.
<a id="p100077"></a>Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова "Российской Федерации", а слово "Президент" центрируется относительно этих слов. Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.
<a id="p100078"></a>Место издания отделяется от подписи, как правило, 4 межстрочными интервалами и печатается от границы левого поля: Москва, Кремль.
<a id="p100079"></a>На распоряжениях место издания не печатается.
<a id="p100080"></a>Дата проставляется в день подписания документа словесно-цифровым способом и отделяется от реквизита "Место издания" межстрочным интервалом 18 пт. Печатается от левой границы текстового поля.
<a id="p100081"></a>Номер проставляется после подписания документа, отделяется от реквизита "Дата" межстрочным интервалом 18 пт и печатается от левой границы текстового поля.
<a id="p100082"></a>К порядковому номеру распоряжения Президента Российской Федерации через дефис добавляются строчные буквы "рп".
<a id="p100083"></a>3.2.4. Приложения к проектам указов и распоряжений Президента Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги.
<a id="p100084"></a>Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов (распоряжений).
<a id="p100085"></a>В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения подписываются руководителем органа, внесшего проект.
<a id="p100086"></a>Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на указ или распоряжение Президента Российской Федерации. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

<a id="p100087"></a>Например:
<a id="p100088"></a>                                                 ПРИЛОЖЕНИЕ N 1

                                              к Указу Президента
                                             Российской Федерации
                                            от __________ N ______

<a id="p100089"></a>Приложение заканчивается чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты 2 - 3 см.
<a id="p100090"></a>При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.

<a id="p100091"></a>Например:
<a id="p100092"></a>                                                   УТВЕРЖДЕНО

                                               Указом Президента
                                             Российской Федерации
                                            от __________ N ______

<a id="p100093"></a>Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.
<a id="p100094"></a>Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала.
<a id="p100095"></a>Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 4 интервалами, от текста приложения - 2 - 3 межстрочными интервалами.
<a id="p100096"></a>При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрированным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.
<a id="p100097"></a>Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.
<a id="p100098"></a>Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.
<a id="p100099"></a>Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа.
<a id="p100100"></a>При наличии в тексте приложения ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом, под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.
<a id="p100101"></a>На одной странице не должно проставляться более трех сносок.
<a id="p100102"></a>В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты - так же, как и в тексте указа (распоряжения) Президента Российской Федерации. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.).
<a id="p100103"></a>Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта указа (распоряжения) в нижней его части.
<a id="p100104"></a>На приложениях к проектам указов (распоряжений) визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения.


#### <a id="p100105"></a>3.3. Подготовка и оформление проектов актов Правительства


<a id="p100106"></a>3.3.1. Роскартография участвует в подготовке проектов актов (ПОСТАНОВЛЕНИЙ И РАСПОРЯЖЕНИЙ) Правительства в случаях, установленных Правительством или по поручению Минтранса России.
<a id="p100107"></a>3.3.2. В проектах постановлений Правительства употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений - их сокращенные официальные наименования.
<a id="p100108"></a>3.3.3. Постановления Правительства должны иметь заголовок, в краткой форме отражающий их содержание.
<a id="p100109"></a>Распоряжения Правительства заголовка, как правило, не имеют.
<a id="p100110"></a>3.3.4. Проект постановления или распоряжения Правительства печатается на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом размером N 14. Проект акта имеет следующие реквизиты:
<a id="p100111"></a>Наименование вида акта - постановление Правительства Российской Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации.
<a id="p100112"></a>Дата акта и номер присваиваются Правительством после подписания акта.
<a id="p100113"></a>Место издания - отделяется от реквизитов "Дата" и "Номер" двумя межстрочными интервалами и оформляется центрированным способом.
<a id="p100114"></a>Заголовок - печатается на расстоянии не менее 10 см от верхнего края листа через один межстрочный интервал и выделяется полужирным шрифтом. Печатается с прописной буквы и отвечает, как правило, на вопрос: о чем (о ком) издан документ. Точка в конце заголовка не ставится.
<a id="p100115"></a>Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала.
<a id="p100116"></a>Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.
<a id="p100117"></a>Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях распорядительную).
<a id="p100118"></a>Преамбула в проектах постановлений Правительства завершается словами "Правительство Российской Федерации постановляет:", последнее слово печатается полужирным шрифтом вразрядку.
<a id="p100119"></a>Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
<a id="p100120"></a>Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства, как правило, подразделяется на пункты.
<a id="p100121"></a>Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
<a id="p100122"></a>При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства в тексте на них обязательно делается ссылка.
<a id="p100123"></a>Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Председатель Правительства Российской Федерации", инициала имени и фамилии Председателя Правительства Российской Федерации. Слова "Председатель Правительства" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова "Председатель Правительства" печатаются от левой границы текстового поля, а слова "Российской Федерации" центрируются относительно первой строки реквизита. Инициал имени и фамилия Председателя Правительства печатаются у правой границы текстового поля.
<a id="p100124"></a>3.3.5. Приложения к проектам актов (постановлений и распоряжений) Правительства печатаются на отдельных листах бумаги.
<a id="p100125"></a>Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений).
<a id="p100126"></a>Порядок оформления приложений к проекту постановления (распоряжения) Правительства аналогичен оформлению приложений к проектам указов (распоряжений) Президента Российской Федерации (см. [пункт 3.2.4](#p100083) Инструкции).
<a id="p100127"></a>Визы оформляются аналогично оформлению этого реквизита в проектах указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.
<a id="p100128"></a>3.3.6. Справка к проекту постановления (распоряжения) оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты:
<a id="p100129"></a>Наименование вида документа - печатается прописными буквами 2 межстрочными интервалами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
<a id="p100130"></a>Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
<a id="p100131"></a>В заголовке указывается полное название проекта постановления (распоряжения), к которому подготовлена справка.
<a id="p100132"></a>Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами, печатается шрифтом размером N 13 через 1,5 интервала.
<a id="p100133"></a>Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
<a id="p100134"></a>В тексте кратко излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и суть проекта, наличие разногласий, результаты проработки и экспертизы.
<a id="p100135"></a>Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами.
<a id="p100136"></a>Подпись включает наименование должности лиц, подписывающих справку, их личные подписи и расшифровку подписей (инициалы и фамилия).
<a id="p100137"></a>Подписи располагаются одна под другой в соответствии с занимаемыми должностями.
<a id="p100138"></a>Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
<a id="p100139"></a>Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
<a id="p100140"></a>Подписи отделяются одна от другой 1,5 межстрочного интервала.


### <a id="p100141"></a>IV. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ



#### <a id="p100142"></a>4.1. Приказ, распоряжение


<a id="p100143"></a>4.1.1. Приказами и распоряжениями оформляются решения по вопросам, отнесенным к сфере деятельности Роскартографии.
<a id="p100144"></a>Приказы и распоряжения подписываются руководителем Роскартографии или лицом, исполняющим его обязанности. Право подписи распоряжений имеют также заместители руководителя Роскартографии.
<a id="p100145"></a>Подготовку проектов приказов по основной деятельности (включая приказы на командировки) и распоряжений осуществляют управления по поручению руководства Роскартографии либо в инициативном порядке. Подготовка приказов по личному составу, включая приказы по руководителям подведомственных Роскартографии организаций, и об отпусках работников центрального аппарата производится Отделом кадров и социального обеспечения Управления делами (далее - Отдел кадров) на основании соответствующих представлений (заявлений).
<a id="p100146"></a>Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на начальников управлений, которые готовят и вносят проект.
<a id="p100147"></a>Обеспечение правильности оформления проектов приказов (распоряжений) является обязанностью Управления делами.
<a id="p100148"></a>4.1.2. Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и начальником управления, внесшим проект, начальниками управлений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также начальником Управления делами и начальником Отдела правового обеспечения Управления экономики, финансов и государственного имущества (далее - Отдел правового обеспечения). Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к данному проекту.
<a id="p100149"></a>Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.
<a id="p100150"></a>Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.
<a id="p100151"></a>4.1.3. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи, при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.
<a id="p100152"></a>Проекты приказов (распоряжений), подготовленных совместно с другими органами или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги без бланка с указанием названий федеральных органов исполнительной власти и других органов или организаций.
<a id="p100153"></a>Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно.
<a id="p100154"></a>Регистрация приказов и распоряжений после их подписания ведется в Отделе кадров, там же осуществляется формирование дел с приказами и распоряжениями.
<a id="p100155"></a>4.1.4. Размноженные экземпляры приказов (распоряжений), при необходимости заверенные печатью, направляются адресатам в соответствии со списком рассылки, который составляется и подписывается исполнителем и утверждается должностным лицом, подписавшим приказ (распоряжение). Копия приказа по основной деятельности в обязательном порядке направляется в архив Управления делами.
<a id="p100156"></a>4.1.5. Проект приказа (распоряжения) во исполнение постановления (распоряжения) Правительства должен быть подготовлен в течение 10 дней, если не установлен другой срок.
<a id="p100157"></a>4.1.6. Приказ (распоряжение) печатаются на бланке установленной формы шрифтом размером N 14.
<a id="p100158"></a>Приказ (распоряжение) имеют следующие реквизиты:
<a id="p100159"></a>Полное наименование федерального органа исполнительной власти.
<a id="p100160"></a>Наименование вида документа - приказ.
<a id="p100161"></a>Дата и номер - указанные реквизиты печатаются центрованным способом.
<a id="p100162"></a>Дата оформляется словесно-цифровым способом; номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа (распоряжения), например:
<a id="p100163"></a>15 февраля 2005 г. N 21-пр (по основной деятельности - производственный);
<a id="p100164"></a>15 февраля 2005 г. N 58-к (по личному составу - кадровый);
<a id="p100165"></a>15 февраля 2005 г. N 19-р (распоряжение).
<a id="p100166"></a>Заголовок (оформляется при необходимости) должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.
<a id="p100167"></a>Например:
<a id="p100168"></a>О командировании работников Роскартографии в...
<a id="p100169"></a>Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.
<a id="p100170"></a>Распоряжения, как правило, заголовка не имеют.
<a id="p100171"></a>Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
<a id="p100172"></a>Текст приказа, как правило, состоит из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
<a id="p100173"></a>В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.
<a id="p100174"></a>Преамбула в проектах приказов завершается словом приказываю, которое печатается вразрядку.
<a id="p100175"></a>Распорядительная часть приказа имеет повелительную форму изложения, должна быть четкой, содержать формулировки, не допускающие их двоякого толкования, содержать перечисление предписываемых действий и мероприятий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
<a id="p100176"></a>Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".
<a id="p100177"></a>Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
<a id="p100178"></a>Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы проставляются в нижней части обратной стороны последнего листа приказа (распоряжения).
<a id="p100179"></a>Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).
<a id="p100180"></a>Приложения к приказу визируются начальником управления, подготовившего проект. Подпись ставится на оборотной стороне последнего листа приложения.
<a id="p100181"></a>4.1.7. Совместные приказы федеральных органов исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 без бланка.
<a id="p100182"></a>При оформлении совместного приказа:
<a id="p100183"></a>наименования федеральных органов исполнительной власти - располагаются на одном уровне;
<a id="p100184"></a>наименование вида документа - приказ; располагается центрованно;
<a id="p100185"></a>дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи; располагается центрованно;
<a id="p100186"></a>регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;
<a id="p100187"></a>подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.


#### <a id="p100188"></a>4.2. Материалы к заседаниям коллегии


<a id="p100189"></a>4.2.1. Материалы для рассмотрения на заседаниях коллегии Роскартографии подготавливаются по вопросам, находящимся в ее компетенции, согласно планов работы коллегии и по отдельным поручениям Минтранса России.
<a id="p100190"></a>Подготовку материалов для рассмотрения на заседаниях коллегии и представление их в установленный срок секретарю коллегии обеспечивают начальники управлений, ответственные за подготовку данного вопроса.
<a id="p100191"></a>4.2.2. К заседанию коллегии подготавливается повестка заседания, которая подписывается секретарем коллегии, утверждается руководителем Роскартографии и рассылается заместителям руководителя Роскартографии и начальникам управлений, а также в министерства, ведомства, предприятия, учреждения и организации, заинтересованные в вопросах, подлежащих рассмотрению на коллегии.
<a id="p100192"></a>Материалы, подготовленные к рассмотрению на заседаниях коллегии, должны содержать:
<a id="p100193"></a>согласованные с начальниками заинтересованных управлений и заместителями руководителя Роскартографии, ответственными за подготовку заседаний коллегии, проекты постановлений коллегии, а в необходимых случаях - проекты докладов в Минтранс России с приложением проектов соответствующих актов или распорядительных документов;
<a id="p100194"></a>справки согласований проектов постановлений с заинтересованными министерствами, ведомствами и организациями (при необходимости таких согласований);
<a id="p100195"></a>справку-доклад коллегии, а также другие необходимые справочные материалы;
<a id="p100196"></a>списки работников Минтранса России, центрального аппарата Роскартографии, специалистов подведомственных организации, а также представителей других министерств, ведомств и организаций, приглашаемых на заседание коллегии по данному вопросу.
<a id="p100197"></a>Материалы к заседаниям коллегии, предварительно рассмотренные соответствующим заместителем руководителя Роскартографии, представляются секретарю коллегии не позднее, чем за 10 дней до их обсуждения, если не был установлен иной срок.
<a id="p100198"></a>Контроль за своевременной и качественной подготовкой материалов к рассмотрению на заседаниях коллегии, оформление и направление протоколов заседаний и постановлений коллегии, выписок из них управлениям центрального аппарата, подведомственным организациям, другим министерствам, ведомствам и организациям осуществляет секретарь коллегии. Контроль за реализацией и сроками исполнения постановлений коллегии возлагается на заместителя руководителя Роскартографии и начальника управления, готовивших вопрос, секретаря коллегии.
<a id="p100199"></a>4.2.3. Протоколы заседаний и постановления коллегии подписываются председательствующим на коллегии, а протоколы - и секретарем коллегии. Постановления коллегии объявляются для руководства в работе и исполнения приказами Роскартографии.
<a id="p100200"></a>Подлинные экземпляры протоколов заседании и постановлений коллегии, а также материалов к ним формируются в дела, которые хранятся у секретаря коллегии до их передачи на архивное хранение в установленные сроки. Секретарем коллегии ведутся дела с копиями постановлений коллегии, которые также подлежат передаче на архивное хранение. В случае производственной необходимости разрешается выдавать исполнителям для работы во временное пользование только страховые копии постановлений коллегии.


#### <a id="p100201"></a>4.3. Положения, правила, инструкции


<a id="p100202"></a>4.3.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Роскартографии.
<a id="p100203"></a>В правилах устанавливаются нормы и требования в сфере геодезической и картографической деятельности, а также наименований географических объектов, обязательные для выполнения.
<a id="p100204"></a>В инструкции излагается порядок осуществления геодезической и картографической деятельности, а также порядок применения законодательных и иных нормативных актов в области геодезии и картографии, а также наименований географических объектов.
<a id="p100205"></a>Положения, правила и инструкции утверждаются приказами Роскартографии.
<a id="p100206"></a>4.3.2. Порядок подготовки проектов положений, правил и инструкций соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.
<a id="p100207"></a>4.3.3. Текст проекта положения (правил, инструкции) излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".
<a id="p100208"></a>Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ, отвечает на вопрос "Кому?".
<a id="p100209"></a>Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
<a id="p100210"></a>Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.
<a id="p100211"></a>Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.


#### <a id="p100212"></a>4.4. Протокол


<a id="p100213"></a>4.4.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. Материалы к обсуждению представляются управлениями Роскартографии и подведомственными ей предприятиями и территориальными органами, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 15 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются руководителями подразделений-исполнителей.
<a id="p100214"></a>Запись во время проведения совещания (заседания), сбор материалов и подготовка текста возлагаются на советника Роскартографии и работников управлений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее, чем через 3 дня со дня заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются начальником управления, ответственным за подготовку.
<a id="p100215"></a>4.4.2. Подлинники протоколов совещаний у руководителя Роскартографии сдаются на постоянное хранение в Управление делами.
<a id="p100216"></a>Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на совещании, направляются для подшивки в дело в управление-исполнитель вместе с выпиской из протокола о принятых решениях.
<a id="p100217"></a>Копии протоколов совещаний, копии повесток дня совещаний и материалов к ним уничтожаются в установленном порядке по миновании надобности.
<a id="p100218"></a>На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".
<a id="p100219"></a>4.4.3. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
<a id="p100220"></a>Во вводной части оформляются следующие реквизиты:
<a id="p100221"></a>Председатель или председательствующий.
<a id="p100222"></a>Секретарь.
<a id="p100223"></a>Присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших.
<a id="p100224"></a>Повестка дня.
<a id="p100225"></a>Докладчики по каждому пункту повестки дня.
<a id="p100226"></a>Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
<a id="p100227"></a>**СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).**
<a id="p100228"></a>Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.
<a id="p100229"></a>Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
<a id="p100230"></a>Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.
<a id="p100231"></a>4.4.4. Протокол подписывается председательствующим на совещании (заседании) и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
<a id="p100232"></a>Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы совещаний у руководителя (заместителя руководителя) Роскартографии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др.
<a id="p100233"></a>Номера протоколов совещаний состоят:
<a id="p100234"></a>у руководителя Роскартографии - из знака "N", инициалов его имени и фамилии, а также порядкового номера в пределах календарного года, например (у А.В. Бородко): N АБ-5;
<a id="p100235"></a>у заместителей руководителя Роскартографии - из знака "N", инициалов фамилии и имени, а также порядкового номера в пределах календарного года (нумерация для протоколов совещаний у всех заместителей руководителя Роскартографии - сквозная), например (у В.Н. Александрова, А.В. Бородина и В.Ф. Хабарова): - соответственно N АВ-1, N БА-2, N ХВ-3;
<a id="p100236"></a>протоколы технических, научных и экспертных советов и др. нумеруются арабскими цифрами в пределах календарного года управлениями, ответственными за их подготовку.
<a id="p100237"></a>Номера протоколам совещаний у руководителя Роскартографии и его заместителей присваиваются при подшивке в дела, ведение которых возложено на работника Управления делами, ответственного за центральный архив Роскартографии.
<a id="p100238"></a>Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
<a id="p100239"></a>4.4.5. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам Роскартографии в соответствии со списком на рассылку который составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.
<a id="p100240"></a>Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью канцелярии.
<a id="p100241"></a>4.4.6. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола или на общем бланке федерального органа исполнительной власти формата А4 и имеют следующие реквизиты:
<a id="p100242"></a>Наименование документа - слово Протокол печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
<a id="p100243"></a>Вид совещания (заседания) - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру.
<a id="p100244"></a>Место проведения совещания (заседания) указывается при оформлении протоколов совещания. Печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид совещания (заседания)", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру.
<a id="p100245"></a>Дата и номер протокола. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.
<a id="p100246"></a>Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.
<a id="p100247"></a>Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"). Затем указывается принятое по этому вопросу решение.
<a id="p100248"></a>Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на совещании (заседании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).
<a id="p100249"></a>Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
<a id="p100250"></a>Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
<a id="p100251"></a>Гриф (пометка ограничения доступа к документу) - печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через 1,5 межстрочных интервала и центруется по отношению к ним.


#### <a id="p100252"></a>4.5. Служебные письма



##### <a id="p100253"></a>4.5.1 Служебные письма Роскартографии готовятся:

<a id="p100254"></a>как ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства;
<a id="p100255"></a>как исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Роскартографии;
<a id="p100256"></a>как исполнение поручений Минтранса России;
<a id="p100257"></a>как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;
<a id="p100258"></a>как инициативные письма.
<a id="p100259"></a>4.5.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюциями руководства Роскартографии или начальником Управления делами на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов.
<a id="p100260"></a>Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюциях руководства.
<a id="p100261"></a>Сроки подготовки инициативных писем определяются начальниками управлений.
<a id="p100262"></a>4.5.3. Служебные письма, подготовленные Роскартографией по поручению Минтранса России, адресуются на имя директора департамента, который указан в поручении первым.
<a id="p100263"></a>4.5.4. Служебные письма печатаются на стандартных бланках Роскартографии формата А4 шрифтом размером N 14; изготовление бланков писем с изображением государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещается.
<a id="p100264"></a>При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.
<a id="p100265"></a>Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации - адресата.

##### <a id="p100266"></a>4.5.5 Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа. Например:

<a id="p100267"></a>"Федеральное агентство геодезии и картографии считает...". Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "Прошу...", "Направляю...".
<a id="p100268"></a>Текст письма конкретному должностному лицу, как правило, должен начинаться с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрированным способом. Например:

<div align="center">

<a id="p100269"></a>Уважаемый Иван Иванович!

</div>


<a id="p100270"></a>Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

##### <a id="p100271"></a>4.5.6 Датой письма является дата его подписания.

<a id="p100272"></a>Служебные письма подписываются руководителем Роскартографии, его заместителями и начальниками управлений Роскартографии в пределах их компетенции, установленной положениями об управлениях центрального аппарата Роскартографии. В положениях должен быть предусмотрен порядок подписания служебных писем при отсутствии руководящих должностных лиц.


### <a id="p100273"></a>V. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ



#### <a id="p100274"></a>5.1. Бланки документов


<a id="p100275"></a>5.1.1. Документы Роскартографии, как правило, оформляются на бланках и должны иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения [(Приложения 1](#p100724) - 6).
<a id="p100276"></a>Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
<a id="p100277"></a>20 мм - левое;
<a id="p100278"></a>10 мм - правое;
<a id="p100279"></a>20 мм - верхнее;
<a id="p100280"></a>20 мм - нижнее.
<a id="p100281"></a>Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм).
<a id="p100282"></a>Приказы, распоряжения и письма Роскартографии оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
<a id="p100283"></a>Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, как правило, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.

##### <a id="p100284"></a>5.1.2 В Роскартографии применяются следующие бланки:

<a id="p100285"></a>бланки с указанием полного и сокращенного наименования Роскартографии (общий бланк, бланки приказов и распоряжений);
<a id="p100286"></a>бланки с указанием должности руководителя Роскартографии и заместителей руководителя Роскартографии.
<a id="p100287"></a>5.1.3. Документы, направляемые в органы законодательной и исполнительной власти Российской Федерации, субъекты Российской Федерации, Минтранс России, а также сторонние организации, подготавливаются на должностных бланках руководителя Роскартографии и заместителей руководителя Роскартографии.
<a id="p100288"></a>Документы, направляемые за подписью начальников управлений Роскартографии, подготавливаются на общих бланках Роскартографии.
<a id="p100289"></a>5.1.4. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
<a id="p100290"></a>5.1.5. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) руководителя Роскартографии. Соответствующие предложения вносятся начальником Управления делами вместе с образцами предлагаемых бланков.


#### <a id="p100291"></a>5.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов


<a id="p100292"></a>При подготовке организационно-распорядительных документов работники Роскартографии обязаны соблюдать правила оформления реквизитов, изложенные ниже.

##### <a id="p100293"></a>5.2.1 Заголовок к тексту документа (краткое содержание письма).

<a id="p100294"></a>Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать смысл текста, отвечать на вопрос "о чем?", - "о выделении...", "об изменении..." и т.д.
<a id="p100295"></a>Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
<a id="p100296"></a>Если текст письма составляет меньше половины стандартного листа, то заголовок не составляется.

##### <a id="p100297"></a>5.2.2 Дата документа.

<a id="p100298"></a>Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.
<a id="p100299"></a>Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.
<a id="p100300"></a>Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
<a id="p100301"></a>Документы, изданные совместно двумя или более органами федеральной исполнительной власти должны иметь одну (единую) дату.
<a id="p100302"></a>Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (15 февраля 2005 г.), а в остальных случаях может использоваться цифровой в следующей последовательности: день, месяц, год (15.02.2005).

##### <a id="p100303"></a>5.2.3 Подпись документа.

<a id="p100304"></a>Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные органы представительной и судебной власти, подписываются руководителем Роскартографии или, по его поручению, заместителями руководителя.
<a id="p100305"></a>Документы, направляемые подчиненным и сторонним организациям, а также гражданам, подписываются руководителем, его заместителями или начальниками управлений центрального аппарата Роскартографии в соответствии с их компетенцией.
<a id="p100306"></a>В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).
<a id="p100307"></a>Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
<a id="p100308"></a>При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
<a id="p100309"></a>При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

##### <a id="p100310"></a>5.2.4 Адресование документа.

<a id="p100311"></a>Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.
<a id="p100312"></a>При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица, их наименования пишутся в именительном падеже.

<a id="p100313"></a>Например:
<a id="p100314"></a>                                              Министерство юстиции
                                              Российской Федерации

                                                Управление делами

<a id="p100315"></a>При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном.

<a id="p100316"></a>Например:
<a id="p100317"></a>                                              Министерство юстиции
                                              Российской Федерации

                                                Управление делами

                                                Начальнику отдела
                                                   А.И. Петрову

<a id="p100318"></a>При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

<a id="p100319"></a>Например:
<a id="p100320"></a>                                        Генеральному директору
                                          ФГУП "Забайкальское
                                    аэрогеодезическое предприятие"

                                           П.И. Пахольчуку

<a id="p100321"></a>При адресовании документа физическому лицу, указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес.

<a id="p100322"></a>Например:
<a id="p100323"></a>                                               Калинину И.П.

                                         ул. Садовая, д. 5, кв. 12
                                         Киреевский р-н, г. Липки,
                                         Тульская обл., 301264


##### <a id="p100324"></a>5.2.5 Согласование документа.

<a id="p100325"></a>Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.
<a id="p100326"></a>Визирование проекта документа проводится для необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.
<a id="p100327"></a>Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (отв. исполнителем) и начальником управления, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения работникам управлений, должны быть завизированы ими.
<a id="p100328"></a>Визы включают в себя личную подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.
<a id="p100329"></a>Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника распорядительного правового акта. На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа.
<a id="p100330"></a>Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

<a id="p100331"></a>    Замечания прилагаются
    Начальник Управления делами                        И.И. Иванов
    15.02.2005

<a id="p100332"></a>Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.
<a id="p100333"></a>Согласование проекта документа проводится с органами управления и организациями, интересы которых в нем затрагиваются - внешнее согласование.
<a id="p100334"></a>Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс.
<a id="p100335"></a>Например:
<a id="p100336"></a>                                           СОГЛАСОВАНО

                                 Заместитель Министра транспорта
                                      Российской Федерации
                              ________________ ___________________
                              (личная подпись) (инициалы, фамилия)
                                15.02.2005
**СОГЛАСОВАНО**

Письмо Росархива
от 15.02.2005 N 01-15/155-К

<a id="p100337"></a>Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа.
<a id="p100338"></a>Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".
<a id="p100339"></a>Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:
<a id="p100340"></a>с должностными лицами Роскартографии;
<a id="p100341"></a>с руководителями подведомственных предприятий и территориальных органов, интересы которых затрагиваются в документе;
<a id="p100342"></a>с федеральными органами государственной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;
<a id="p100343"></a>при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;
<a id="p100344"></a>с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

##### <a id="p100345"></a>5.2.6 Утверждение документа.

<a id="p100346"></a>На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Гриф утверждения оформляется следующим образом:

<a id="p100347"></a>                                              УТВЕРЖДАЮ

                                      Руководитель Федерального
                                  агентства геодезии и картографии
                                  ___________________ А.В. БОРОДКО
                                    (личная подпись)
                                          "__" апреля 2005 г.

<a id="p100348"></a>При необходимости дополнительных предписаний и разъяснений документ может утверждаться приказом Роскартографии.

<a id="p100349"></a>                                               УТВЕРЖДЕНО
                                         Приказом Федерального
                                  агентства геодезии и картографии
                                   от "__" апреля 2005 г. N _____


##### <a id="p100350"></a>5.2.7 Резолюция.

<a id="p100351"></a>В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.
<a id="p100352"></a>В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему представляется право созыва соисполнителей и координация их работы.
<a id="p100353"></a>Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
<a id="p100354"></a>На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
<a id="p100355"></a>Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

##### <a id="p100356"></a>5.2.8 Отметка об исполнителе.

<a id="p100357"></a>Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
<a id="p100358"></a>Отметка включает фамилию (фамилия, имя, отчество) исполнителя, номер его телефона, например:
<a id="p100359"></a>Максимова Нина Сергеевна
<a id="p100360"></a>928-88-14
<a id="p100361"></a>или
<a id="p100362"></a>Максимова
<a id="p100363"></a>928-88-14

<a id="p100364"></a>На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.
<a id="p100365"></a>Данные об исполнителе печатаются шрифтом N 10.

##### <a id="p100366"></a>5.2.9 Оформление приложений к документу.

<a id="p100367"></a>Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.).
<a id="p100368"></a>Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:
<a id="p100369"></a>Приложение: на 8 л. в 3 экз.
<a id="p100370"></a>Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:
<a id="p100371"></a>    Приложения: 1. Справка о... на 3 л. в 2 экз.
                2. Проект... на 8 л. в 3 экз.
<a id="p100372"></a>Приложения к распорядительным документам содержат в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием документа, его даты и номера.
<a id="p100373"></a>Например: Приложение к Приказу Федерального агентства геодезии и картографии от "__" апреля 2005 г. N ___
<a id="p100374"></a>Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается.

##### <a id="p100375"></a>5.2.10 Отметка об исполнении документа.

<a id="p100376"></a>Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; отметку "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ; дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.


### <a id="p100377"></a>VI. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ



#### <a id="p100378"></a>6.1. Организация документооборота


<a id="p100379"></a>6.1.1. Движение документов в Роскартографии с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
<a id="p100380"></a>6.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Роскартографии, регламентируются настоящей Инструкцией, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях и должностными регламентами работников.
<a id="p100381"></a>6.1.3. Регистрация входящих и исходящих документов (кроме телетайпограмм и факсограмм), прохождения и контроля исполнения входящих документов осуществляется Управлением делами с использованием Системы автоматизированного делопроизводства и документооборота "САДД".
<a id="p100382"></a>6.1.4. При применении в Роскартографии сетевого электронного документооборота Управлением делами разрабатываются маршруты движения документов, что позволяет определить последовательность операций, производимых с документом, и путь его движения уже на начальном этапе подготовки проекта или при поступлении документа в Роскартографию.


#### <a id="p100383"></a>6.2. Организация доставки документов


<a id="p100384"></a>6.2.1. Доставка документов в Роскартографию осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.
<a id="p100385"></a>С помощью почтовой связи в Роскартографию доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
<a id="p100386"></a>6.2.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.


#### <a id="p100387"></a>6.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов


<a id="p100388"></a>6.3.1. Документы, поступающие в Роскартографию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
<a id="p100389"></a>Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками Управления делами.
<a id="p100390"></a>Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.
<a id="p100391"></a>Корреспонденция, поступающая из-за границы на иностранных языках, передается для предварительной обработки и перевода в Управление научно-технической деятельности и картографо-геодезических фондов. Документы, предназначенные для руководства Роскартографии и управлений, после их перевода регистрируются в канцелярии и передаются в установленном порядке на рассмотрение и исполнение.
<a id="p100392"></a>На полученном документе проставляется регистрационный штамп.
<a id="p100393"></a>6.3.2. Поступающая и создаваемая в Роскартографию служебная корреспонденция и документация регистрируется раздельно по группам (см. [раздел 7).](#p100496)
<a id="p100394"></a>6.3.3. Документы регистрируются один раз: входящие документы регистрируются в день их поступления, а исходящие и подготовленные в Роскартографии - в день их подписания или утверждения. При передаче документа из одного структурного подразделения в другое он повторно не регистрируется.
<a id="p100395"></a>6.3.4. Документы, адресованные руководству Роскартографии, а также без указания конкретного лица или управления предварительно рассматриваются начальником Управления делами, а затем направляются руководству или в управление.
<a id="p100396"></a>Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в управления и ответственным исполнителям.
<a id="p100397"></a>Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.
<a id="p100398"></a>Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно управлениям или должностным лицам.
<a id="p100399"></a>Рассмотренные руководством документы возвращаются в Управление делами, где в регистрационно-контрольную форму (далее именуется - РКФ) вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.
<a id="p100400"></a>Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.
<a id="p100401"></a>6.3.5. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.
<a id="p100402"></a>Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале и оперативно передается руководителю, которому она адресована.
<a id="p100403"></a>6.3.6. Поступающие оригиналы документов с электронной копией должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать тексту оригинала.


#### <a id="p100404"></a>6.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов


<a id="p100405"></a>6.4.1. Документы, отправляемые Роскартографией, передаются фельдъегерской, почтовой и, в случаях экстренной необходимости, электрической связью.
<a id="p100406"></a>Обработка документов для отправки фельдъегерской и почтовой связью осуществляется Управлением делами Роскартографии в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства от 15.04.2005 N 221 ("Российская газета", 2005, N 87).
<a id="p100407"></a>Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса или с указанием на рассылку.
<a id="p100408"></a>Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
<a id="p100409"></a>Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или начальником Управления делами.
<a id="p100410"></a>6.4.2. С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.
<a id="p100411"></a>6.4.3. Телеграммы (телетайпограммы), составляемые в Роскартографии, принимаются работниками Управления делами завизированными, подписанными и датированными.
<a id="p100412"></a>Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства от 15.04.2005 N 222 ("Российская газета", 2005, N 90).
<a id="p100413"></a>Телеграммы (телетайпограммы) направляются только по срочным вопросам, требующим экстренного решения или исполнения.
<a id="p100414"></a>Их текст должен быть максимально кратким и четким, без союзов и предлогов (кроме случаев, когда отсутствие союзов и предлогов искажает содержание), с сокращенными обозначениями знаков препинания (тчк, зпт, квч). Текст печатается на чистом листе бумаги заглавными буквами через полтора интервала строки (шрифт 14 Times New Roman Cyr) без переноса слов.
<a id="p100415"></a>В состав адреса входит полный или условный телеграфный (телетайпный) адрес организации и фамилия адресата.
<a id="p100416"></a>Право подписи телеграмм (телетайпограмм) имеют руководитель Роскартографии и его заместители. Телетайпограммы, направляемые в подведомственные организации по оперативным планово-экономическим вопросам, могут быть подписаны начальником Управления экономики, финансов и государственного имущества.
<a id="p100417"></a>Проекты телеграмм (телетайпограмм) до их представления на подпись руководству визируются на втором экземпляре исполнителями и начальниками управлений и на первом экземпляре - начальником Управления делами.
<a id="p100418"></a>При передаче телеграмм (телетайпограмм) в несколько адресов указываются телеграфные (телетайпные) адреса всех корреспондентов. В случаях, когда в их число попадают подведомственные предприятия, учреждения и организации, расположенные в Москве, текст телетайпограмм передается им по телефону исполнителем, подготовившем документ.
<a id="p100419"></a>Регистрация исходящих телеграмм (телетайпограмм) и входящих телетайпограмм осуществляется в телетайпной Управления делами.
<a id="p100420"></a>Первые экземпляры исходящих телеграмм (телетайпограмм) формируются в дела работниками Управления делами, ответственными за отправку телеграмм (телетайпограмм), а их копии направляются исполнителями в соответствующие дела управлений (отделов).
<a id="p100421"></a>Входящие телетайпограммы докладываются адресатам и по резолюции передаются под роспись исполнителям.
<a id="p100422"></a>6.4.4. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.


#### <a id="p100423"></a>6.5. Порядок прохождения внутренних документов


<a id="p100424"></a>6.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.
<a id="p100425"></a>6.5.2. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в Отдел правового обеспечения для проверки соответствия содержания документов действующему законодательству, а затем визируются у начальника Управления делами, который осуществляет контроль за правильностью их оформления.
<a id="p100426"></a>Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей.
<a id="p100427"></a>6.5.3. Копии подписанных руководителями распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в управления, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.
<a id="p100428"></a>6.5.4. Передача находящихся на исполнении документов между управлениями осуществляется только через Управление делами с соответствующими отметками в учетных данных.


#### <a id="p100429"></a>6.6. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи


<a id="p100430"></a>6.6.1. Электронная почта - один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями как внутри федерального органа исполнительной власти, так и между организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.
<a id="p100431"></a>6.6.2. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях при наличии определенной специфики в процессе исполнения.
<a id="p100432"></a>6.6.3. Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем на рассылку.
<a id="p100433"></a>Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажный носитель.
<a id="p100434"></a>Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.
<a id="p100435"></a>6.6.4. При наличии электронной почты документы обрабатываются и исполняются при помощи автоматизированной регистрации. Отправителю необходимо поставить отметку "соответствует оригиналу".
<a id="p100436"></a>6.6.5. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
<a id="p100437"></a>объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
<a id="p100438"></a>ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;
<a id="p100439"></a>факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
<a id="p100440"></a>запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";
<a id="p100441"></a>подлежащий передаче документ учитывается в Управлении делами. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;
<a id="p100442"></a>поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы в секретариате руководителя Роскартографии, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;
<a id="p100443"></a>факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.


#### <a id="p100444"></a>6.7. Учет количества документов


<a id="p100445"></a>6.7.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по учетным данным по месту регистрации документов.
<a id="p100446"></a>Результаты учета количества документов обобщаются Управлением делами и представляются руководству.
<a id="p100447"></a>6.7.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.
<a id="p100448"></a>Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно в Управлении делами на основе принятой в Роскартографии системы учета документов.
<a id="p100449"></a>Учет количества документов проводится по Роскартографии в целом.
<a id="p100450"></a>Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.
<a id="p100451"></a>Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме [(Приложение 7).](#p100757) По каждой группе учитывается количество документов и отдельно их тираж (цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах).


#### <a id="p100452"></a>6.8. Работа исполнителей с документами


<a id="p100453"></a>6.8.1. Начальники управлений обеспечивают оперативное рассмотрение поступивших документов в течение рабочего дня и контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.
<a id="p100454"></a>6.8.2. При рассмотрении документов начальник управления выделяет документы, требующие срочного исполнения.
<a id="p100455"></a>Срочные документы передаются для исполнения немедленно.
<a id="p100456"></a>При необходимости размножения документа или других задержках исполнителю передается регистрационная карточка или используется иная форма его информирования.
<a id="p100457"></a>6.8.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством Роскартографии или начальниками управлений, подготовку к пересылке адресату.
<a id="p100458"></a>Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку.
<a id="p100459"></a>6.8.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.
<a id="p100460"></a>Все отметки размещаются на свободных от текста местах.
<a id="p100461"></a>6.8.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).
<a id="p100462"></a>Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.


#### <a id="p100463"></a>6.9. Порядок работы с обращениями граждан и организаций


<a id="p100464"></a>6.9.1. Рассмотрение парламентских запросов, запросов и обращений депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации осуществляется в соответствии с требованиями раздела V Регламента Федерального агентства геодезии и картографии, утвержденного Приказом от 4 апреля 2005 г. N 67-пр и зарегистрированного Министерством юстиции Российской Федерации 23 мая 2005 г. N 6615.
<a id="p100465"></a>6.9.2. Роскартография в пределах своей компетенции обеспечивает рассмотрение обращений граждан и организаций, принятие по ним решений и направление ответа в установленный срок.
<a id="p100466"></a>Письменные обращения граждан регистрируются в Управлении делами отдельно от другой корреспонденции.
<a id="p100467"></a>На обращения граждан проставляется специальный штамп установленного образца с регистрационным номером и датой регистрации.
<a id="p100468"></a>6.9.3. Зарегистрированные обращения граждан передаются на рассмотрение руководству Роскартографии. Рассмотренные руководством обращения граждан с резолюцией и отметкой о контроле передаются для работы исполнителю.
<a id="p100469"></a>6.9.4. По результатам рассмотрения обращений граждан и организаций Роскартография направляет ответ в срок до одного месяца с даты поступления обращения. При наличии просьбы государственных органов, направивших обращение, Роскартография уведомляет их о принятом решении. При необходимости срок рассмотрения может продлеваться, но не более чем на один месяц, о каждом продлении сообщается заявителю с указанием причин.
<a id="p100470"></a>Письменные обращения, содержащие вопросы, не входящие в компетенцию Роскартографии, направляются в 5-дневный срок по принадлежности, о чем сообщается заявителю.
<a id="p100471"></a>В случае если поставленные на личном приеме вопросы не входят в компетенцию Роскартографии, Управление делами дает необходимые разъяснения по обращению в соответствующие органы государственной власти.
<a id="p100472"></a>6.9.5. Запрещается направлять обращения граждан и организаций на рассмотрение тем органам или должностным лицам, действия которых обжалуются, кроме случаев обжалования действий (бездействия) высшего из федеральных органов исполнительной власти, компетентных рассмотреть обращение по существу. В этом случае заявителю направляется за подписью руководителя Роскартографии или его заместителя информация о порядке обжалования своих действий (бездействия) в соответствии с законодательством Российской Федерации.
<a id="p100473"></a>6.9.6. Письменные обращения граждан с запросами о выдаче архивных справок о периодах и стаже работы в подведомственных Роскартографии предприятиях и территориальных органах направляются по назначению с информированием автора обращения и требованием доклада об исполнении поручения.
<a id="p100474"></a>6.9.7. Если обращения граждан носят рекомендательный характер и рассмотрены непосредственно в Роскартографии, то автор обращения информируется об этом в письменной форме. Рассмотрение обращения в этом случае считается законченным, если по нему не принято иное решение.
<a id="p100475"></a>6.9.8. Не принимаются на рассмотрение письменные обращения граждан, в которых отсутствуют подлинная личная подпись, фамилия заявителя или его адрес для обратной связи.
<a id="p100476"></a>6.9.9. Контроль за своевременным и полным рассмотрением письменных обращений граждан, поступивших на исполнение в управления, осуществляют руководители этих управлений.
<a id="p100477"></a>6.9.10. Обращения граждан считаются исполненными, если по ним даны исчерпывающие ответы на все поставленные вопросы в письменной форме.
<a id="p100478"></a>6.9.11. Исполненные обращения граждан вместе с подписанными ответами на них передаются в Управление делами для регистрации ответов, снятия обращений с контроля исполнения и подшивки документов в соответствующие дела.


#### <a id="p100479"></a>6.10. Организация личного приема граждан


<a id="p100480"></a>6.10.1. Прием граждан в Роскартографии осуществляется в соответствии с графиком, утверждаемым руководителем Роскартографии.
<a id="p100481"></a>6.10.2. Организация личного приема граждан осуществляется руководителем Роскартографии, заместителями руководителя Роскартографии и начальниками управлений.
<a id="p100482"></a>Контроль за выполнением решений по результатам приема осуществляет Управление делами.


#### <a id="p100483"></a>6.11. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения


<a id="p100484"></a>6.11.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью. Она не подлежит опубликованию в открытой печати, использованию в радио- и телепередачах, пересылке по телеграфу и факсу.
<a id="p100485"></a>Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
<a id="p100486"></a>6.11.2. На документы (издания) нормативного, информационного и справочного характера, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания и на первой странице сопроводительного письма к этим документам (изданиям) проставляются пометки "Для служебного пользования" и номер экземпляра.
<a id="p100487"></a>6.11.3. Прием и регистрация входящих документов, а также регистрация исходящих документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется Управлением делами. К учетному номеру таких документов добавляется индекс "дсп".
<a id="p100488"></a>При отправке документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, нескольким адресатам исполнителем составляется список на рассылку, в котором около каждого адресата проставляется номер экземпляра документа. Список на рассылку подписывается исполнителем и утверждается должностным лицом, подписавшим (утвердившим) документ.
<a id="p100489"></a>6.11.4. Печатание документов с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется в Управлении делами, в отдельных случаях - в управлениях под личную ответственность их руководителей.
<a id="p100490"></a>На обороте последнего листа каждого экземпляра документа указывается количество отпечатанных экземпляров, фамилии исполнителя и лица, отпечатавшего документ, дата печатания документа. Черновики и варианты документа уничтожаются работником, осуществляющим учет таких документов с отражением факта уничтожения в учетных данных.
<a id="p100491"></a>6.11.5. Тиражирование (размножение) документов с пометкой "Для служебного пользования" производится только в соответствующем подразделении Управления делами по заказу, подписанному начальником управления и согласованному с начальником Управления делами, при этом в учетных данных делается отметка о количестве дополнительно размноженных экземпляров.
<a id="p100492"></a>Категорически запрещается создавать неучтенные документы с пометкой "Для служебного пользования".
<a id="p100493"></a>6.11.6. Документы с пометкой "Для служебного пользования" после исполнения группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. Документы с такой пометкой группируются в дела отдельно или вместе с другими несекретными документами по одной и той же тематике, при этом делу в целом устанавливается пометка "Для служебного пользования".
<a id="p100494"></a>6.11.7. Уничтожение документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования", утративших практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту в установленном порядке.
<a id="p100495"></a>6.11.8. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, нарушение правил работы с документами, содержащими такую информацию, или же утрату этих документов сотрудники могут быть привлечены к дисциплинарной или иной ответственности, предусмотренной законодательством Российской Федерации.


### <a id="p100496"></a>VII. ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА ПО ДОКУМЕНТАМ



#### <a id="p100497"></a>7.1. Регистрация документов


<a id="p100498"></a>7.1.1. Основой поисковой системы, применяемой в Роскартографии, является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
<a id="p100499"></a>7.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
<a id="p100500"></a>Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.
<a id="p100501"></a>Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
<a id="p100502"></a>7.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.
<a id="p100503"></a>7.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от названия документа, автора и содержания.
<a id="p100504"></a>Поступающая и создаваемая в центральном аппарате Роскартографии служебная корреспонденция и документация регистрируется в Управлении делами раздельно по следующим группам:
<a id="p100505"></a>указы и распоряжения Президента Российской Федерации; постановления, распоряжения и поручения Правительства Российской Федерации; законодательные акты, постановления и поручения палат Федерального Собрания Российской Федерации;
<a id="p100506"></a>иная входящая корреспонденция (включая телеграммы), поступающая от федеральных органов исполнительной власти и органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, подведомственных предприятий и территориальных органов Роскартографии, сторонних организаций;
<a id="p100507"></a>обращения граждан;
<a id="p100508"></a>входящие и исходящие телетайпограммы;
<a id="p100509"></a>исходящая корреспонденция;
<a id="p100510"></a>приказы Роскартографии по основной деятельности;
<a id="p100511"></a>приказы Роскартографии по личному составу;
<a id="p100512"></a>распоряжения Роскартографии.
<a id="p100513"></a>Входящие телефонограммы и факсограммы регистрируются в приемной руководителя Роскартографии.
<a id="p100514"></a>Постановления коллегии Роскартографии регистрируются секретарем коллегии.
<a id="p100515"></a>Протоколы совещаний у руководителя Роскартографии и его заместителей регистрируются работником Управления делами, ответственным за центральный архив Роскартографии.
<a id="p100516"></a>7.1.5. Документы регистрируются в Управлении делами электронным способом с применением программного обеспечения "Система автоматизированного делопроизводства и документооборота (САДД)".

##### <a id="p100517"></a>7.1.6 Регистрационные номера документов состоят:

<a id="p100518"></a>входящих документов - из порядковых номеров нарастающим итогом в течение года раздельно по группам документов, приведенным в [пункте 7.1.4,](#p100503) при этом для документов, поступивших из вышестоящих органов исполнительной власти или законодательных органов, перед порядковым учетным номером добавляется индекс "Пр" (Пр-386), а для обращений граждан - индекс "Гр" (Гр-29);
<a id="p100519"></a>исходящих документов - из индекса управления, индекса отдела, входящего в управление, номера дела, в которое будет направлена копия документа, и порядкового исходящего номера нарастающим итогом в течение года (2/1-12-994);
<a id="p100520"></a>приказов и распоряжений Роскартографии - из порядкового учетного номера документа нарастающим итогом в течение года раздельно по группам документов. При регистрации приказов по основной деятельности (производственных) после порядкового номера приказа добавляется через дефис индекс "пр" (21-пр), по личному составу (кадровых) - индекс "к" (58-к), распоряжений - индекс "р" (19-р).
<a id="p100521"></a>7.1.7. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных в поисковой системе установлен следующий состав основных реквизитов регистрации:
<a id="p100522"></a>наименование организации (автора или корреспондента);
<a id="p100523"></a>наименование вида документа;
<a id="p100524"></a>дата и регистрационный номер документа;
<a id="p100525"></a>дата и индекс поступления;
<a id="p100526"></a>заголовок к тексту (краткое содержание документа);
<a id="p100527"></a>количество листов документа;
<a id="p100528"></a>наличие и количество листов приложений;
<a id="p100529"></a>гриф ограничения доступа к документу;
<a id="p100530"></a>краткое содержание документа;
<a id="p100531"></a>резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
<a id="p100532"></a>срок исполнения документа;
<a id="p100533"></a>информация о движении документа;
<a id="p100534"></a>код по тематическому классификатору;
<a id="p100535"></a>промежуточные сроки исполнения;
<a id="p100536"></a>отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
<a id="p100537"></a>Правила заполнения основных реквизитов РКФ представлены в [Приложении 8.](#p100768)
<a id="p100538"></a>7.1.8. Регистрация документов-ответов осуществляется в РКФ инициативных документов. Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.


#### <a id="p100539"></a>7.2. Организация поисковой системы по документам


<a id="p100540"></a>7.2.1. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему САДД, которая включает в себя картотеки и классификационные справочники.
<a id="p100541"></a>7.2.2. При традиционной карточной регистрации печатается необходимое количество РКФ, которые могут составлять следующие картотеки: справочные (по корреспондентам, видам документов, авторам документов и др.), контрольно-справочные, кодификационные, по обращениям граждан, алфавитные и другие в зависимости от задач поиска информации.

##### <a id="p100542"></a>7.2.3 Эффективность работы поисковой системы достигается путем разработки классификационных справочников:

<a id="p100543"></a>классификатора вопросов деятельности федерального органа исполнительной власти;
<a id="p100544"></a>классификатора видов документов;
<a id="p100545"></a>классификатора корреспондентов;
<a id="p100546"></a>классификатора резолюций;
<a id="p100547"></a>классификатора исполнителей;
<a id="p100548"></a>классификатора результатов исполнения документов;
<a id="p100549"></a>номенклатуры дел.
<a id="p100550"></a>Помимо перечисленных в конкретной поисковой системе могут использоваться и другие классификаторы в зависимости от потребностей ввода и поиска документов и информации.
<a id="p100551"></a>7.2.4. В САДД Роскартографии поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по атрибутам (названию, виду документа, дате принятия, номеру документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе).
<a id="p100552"></a>Поисковый запрос может содержать любую комбинацию атрибутов и элементов текста.
<a id="p100553"></a>7.2.5. Поисковая система обеспечивает поиск информации о деятельности Роскартографии, не отнесенной к государственной тайне.
<a id="p100554"></a>7.2.6. Доступ к служебной информации в САДД Роскартографии осуществляется через систему паролей пользователей.


### <a id="p100555"></a>VIII. КОНТРОЛЬ И СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ



#### <a id="p100556"></a>8.1. Организация контроля и сроки исполнения


<a id="p100557"></a>8.1. Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководства Роскартографии в целях обеспечения своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
<a id="p100558"></a>8.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, имеющие установленные сроки исполнения.
<a id="p100559"></a>При постановке документа на контроль на верхнем поле документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" с установленным сроком исполнения. К такому документу также прилагается контрольная карточка.
<a id="p100560"></a>8.3. Контроль исполнения обеспечивает Управление делами Роскартографии, которое осуществляет учет контролируемых документов, а также ход и состояние их исполнения.
<a id="p100561"></a>Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют начальники управлений.
<a id="p100562"></a>8.4. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях, поступивших из вышестоящих органов государственной власти и внутренних - с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других федеральных органов исполнительной власти, организаций и обращений граждан - с даты их поступления.
<a id="p100563"></a>Сроки исполнения документов определяются руководством Роскартографии или начальником Управления делами, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.
<a id="p100564"></a>Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
<a id="p100565"></a>с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
<a id="p100566"></a>поручения и документы без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно" - исполняются в 3-дневный срок;
<a id="p100567"></a>имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца;
<a id="p100568"></a>поручения и документы, по которым Роскартография является соисполнителем - не более, чем в половину срока, установленного на исполнение поручения (документа);
<a id="p100569"></a>согласование поступивших на рассмотрение проектов нормативно-правовых актов - в течение 7 дней;
<a id="p100570"></a>парламентские запросы - не позднее, чем через 15 дней со дня получения;
<a id="p100571"></a>запросы членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы (депутатские запросы) - не позднее, чем через 30 дней со дня получения;
<a id="p100572"></a>письма Министерства иностранных дел Российской Федерации, без согласования с другими организациями - в течение 15 дней, с согласованием - 30 дней;
<a id="p100573"></a>поручения Минтранса России, в которых Роскартография значится соисполнителем, исполняются не позднее чем за 4 дня до истечения контрольного срока, установленного для ответственного исполнителя;
<a id="p100574"></a>телеграммы, требующие срочного решения - безотлагательно в срок до 2 дней; остальные - в течение 10 дней;
<a id="p100575"></a>обращения граждан, поступившие в Роскартографию - до одного месяца со дня их регистрации.
<a id="p100576"></a>В случае необходимости выполнения поручений Роскартография может обращаться к другим федеральным органам исполнительной власти для получения информации, заключений, экспертиз (далее - информация) с указанием срока получения информации.
<a id="p100577"></a>При поступлении подобных запросов в Роскартографию и невозможности исполнения их в указанные сроки, ответственный исполнитель в 5-дневный срок с даты получения запроса согласовывает с федеральным органом исполнительной власти, направившим запрос, срок предоставления информации.
<a id="p100578"></a>Дата исполнения указывается на документе и фиксируется в регистрационно-контрольной карточке.
<a id="p100579"></a>Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, он подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
<a id="p100580"></a>Сроки исполнения документов с пометками "срочно" и "оперативно" не продлеваются.
<a id="p100581"></a>При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя Роскартографии, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока.
<a id="p100582"></a>Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует Управление делами для внесения изменений в РКФ (новый срок, дата изменения, подпись).
<a id="p100583"></a>Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы или федеральный орган (организация) - автор документа.
<a id="p100584"></a>8.7. В случае исполнения документа несколькими управлениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.
<a id="p100585"></a>8.8. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнении или перемещении работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и Управлением делами все контролируемые документы.
<a id="p100586"></a>8.9. При пересылке документа на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о ходе и результатах исполнения вместе с документом пересылаются два экземпляра регистрационной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения.
<a id="p100587"></a>8.10. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет - не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.
<a id="p100588"></a>Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в РКФ.
<a id="p100589"></a>8.11. Снятие документа с контроля осуществляет руководитель Роскартографии, его заместители или по их поручению Управление делами. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка "в дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дата; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.
<a id="p100590"></a>8.12. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам, если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений, и материалы не возвращены на доработку.
<a id="p100591"></a>На документе и в РКФ проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.
<a id="p100592"></a>8.13. Управление делами ежеквартально (при необходимости - в более сжатые сроки) готовит сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в центральном аппарате Роскартографии для анализа и информирования руководства Роскартографии.
<a id="p100593"></a>Управление делами еженедельно информирует Минтранс России о ходе исполнения контрольных правительственных документов, поступивших от него.


### <a id="p100594"></a>IX. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ


<a id="p100595"></a>Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих учет, систематизацию и сохранность документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в центральный архив Роскартографии (далее именуется - архив) в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федерального архивного агентства (Росархив), а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Роскартографии.
<a id="p100596"></a>Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.


#### <a id="p100597"></a>9.1. Составление номенклатуры дел


<a id="p100598"></a>9.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Роскартографии с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
<a id="p100599"></a>Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
<a id="p100600"></a>9.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о Роскартографии и ее управлениях, штатным расписанием, перечнями документов с указанием сроков их хранения, планами и отчетами о работе, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Роскартографии, их виды, состав и содержание.
<a id="p100601"></a>9.1.3. В Роскартографии составляется номенклатура дел, состоящая из дел общего (централизованного) делопроизводства центрального аппарата и состава дел, образующихся в ходе деятельности управлений [(Приложение 10).](#p100810)
<a id="p100602"></a>9.1.4. Номенклатура дел составляется Управлением делами с учетом предложений управлений при методическом руководстве со стороны архива.
<a id="p100603"></a>Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок представить в Управление делами предложения по внесению дополнений в номенклатуру дел с учетом документооборота этого подразделения.
<a id="p100604"></a>9.1.5. Номенклатура дел Роскартографии подписывается начальником Управления делами, визируется начальниками управлений, согласовывается с Центральной экспертной комиссией (далее именуется - ЦЭК) Роскартографии, с Экспертной проверочной комиссией (далее именуется - ЭПК) Государственного архива Российской Федерации (ГАРФ), в который документы передаются на государственное хранение, и утверждается руководителем Роскартографии.
<a id="p100605"></a>Согласовывается номенклатура дел с ГАРФом не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в Роскартографии.
<a id="p100606"></a>9.1.6. После утверждения номенклатуры дел управления Роскартографии получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
<a id="p100607"></a>9.1.7. Номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел Управления делами. Второй используется в Управлении делами в качестве рабочего. Третий применяется в архиве. Четвертый - в ГАРФе, с которым согласовывалась номенклатура дел.
<a id="p100608"></a>9.1.8. Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
<a id="p100609"></a>9.1.9. Номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Роскартографии.
<a id="p100610"></a>9.1.10. Названиями разделов номенклатуры дел Роскартографии являются наименования управлений и отделов, входящих в эти управления. В номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой центрального аппарата Роскартографии.
<a id="p100611"></a>9.1.11. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Роскартографии.
<a id="p100612"></a>В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

##### <a id="p100613"></a>9.1.12 Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

<a id="p100614"></a>В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Роскартографии цифрового обозначения управления, через дробь - обозначения отдела, входящего в управление, и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 2/1-05, где 2/1 - обозначение управления и отдела, входящего в него, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
<a id="p100615"></a>В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений для переходящих дел индекс сохраняется.
<a id="p100616"></a>В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
<a id="p100617"></a>Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
<a id="p100618"></a>Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.
<a id="p100619"></a>Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); наименование Роскартографии и управления (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.
<a id="p100620"></a>В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
<a id="p100621"></a>Например: "Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)".
<a id="p100622"></a>В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется.
<a id="p100623"></a>В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
<a id="p100624"></a>Например:
<a id="p100625"></a>"Переписка с предприятиями, учреждениями и организациями о комплектовании федерального картографо-геодезического фонда".
<a id="p100626"></a>В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.
<a id="p100627"></a>Например:
<a id="p100628"></a>"Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам разработки и создания геоинформационных систем".
<a id="p100629"></a>В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
<a id="p100630"></a>Например:
<a id="p100631"></a>"Переписка с ЦНИИГАиК по вопросам научно-технической информации".
<a id="p100632"></a>При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.
<a id="p100633"></a>Например:
<a id="p100634"></a>"Переписка с главами администраций областей по вопросам топографо-геодезического обеспечения территорий".
<a id="p100635"></a>Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.
<a id="p100636"></a>Например:
<a id="p100637"></a>"Переписка с НИИ ПМК (г. Великий Новгород) по вопросам создания приборной продукции".
<a id="p100638"></a>В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).
<a id="p100639"></a>Например:
<a id="p100640"></a>"Годовые отчеты организаций Роскартографии по труду и заработной плате".
<a id="p100641"></a>Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
<a id="p100642"></a>Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
<a id="p100643"></a>Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
<a id="p100644"></a>Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
<a id="p100645"></a>В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с Росархивом срок хранения.
<a id="p100646"></a>В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2004 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др.
<a id="p100647"></a>9.1.13. Если в течение года возникают новые документированные участки работы, т.е. не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
<a id="p100648"></a>9.1.14. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая [запись](#p100816) о количестве заведенных дел (томов).


#### <a id="p100649"></a>9.2. Формирование и оформление дел


<a id="p100650"></a>9.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
<a id="p100651"></a>9.2.2. Дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения формируются в Управлении делами, остальные - децентрализованно в управлениях.
<a id="p100652"></a>9.2.3. Исполненные документы должны незамедлительно сдаваться исполнителем в Управление делами или подшиваться в дела управлений.
<a id="p100653"></a>Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
<a id="p100654"></a>9.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется Управлением делами (архивом).
<a id="p100655"></a>9.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телетайпограммы, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.
<a id="p100656"></a>9.2.6. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
<a id="p100657"></a>Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
<a id="p100658"></a>В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства.
<a id="p100659"></a>Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.
<a id="p100660"></a>Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.
<a id="p100661"></a>Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
<a id="p100662"></a>Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
<a id="p100663"></a>Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
<a id="p100664"></a>Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
<a id="p100665"></a>Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
<a id="p100666"></a>Ведение дел государственных служащих осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации "О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы" от 01.06.1998 N 640 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 23, ст. 2501).
<a id="p100667"></a>Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
<a id="p100668"></a>9.2.7. Дела Роскартографии подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками Управления делами и соответствующих управлений, в ведении которых находится заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива.
<a id="p100669"></a>9.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме [(Приложение 11);](#p100825) нумерацию листов в деле; составление листа - заверителя дела [(Приложение 12);](#p100832) составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела [(Приложение 13);](#p100838) подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
<a id="p100670"></a>9.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование Роскартографии; наименование постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК ГАРФа (до этого он проставляется карандашом).
<a id="p100671"></a>На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и Роскартографии по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
<a id="p100672"></a>По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
<a id="p100673"></a>9.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.
<a id="p100674"></a>Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
<a id="p100675"></a>Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется настоящей Инструкцией. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
<a id="p100676"></a>Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
<a id="p100677"></a>9.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможно свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
<a id="p100678"></a>Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.


#### <a id="p100679"></a>9.3. Организация оперативного хранения документов


<a id="p100680"></a>9.3.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.
<a id="p100681"></a>Начальники управлений и работники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
<a id="p100682"></a>Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
<a id="p100683"></a>В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
<a id="p100684"></a>На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
<a id="p100685"></a>Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив.
<a id="p100686"></a>9.3.2. Выдача дел другим управлениям из Управления делами или архива производится с разрешения начальника Управления делами. Выдача дел работникам управлений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карточка-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
<a id="p100687"></a>Дела выдаются во временное пользование работникам управлений на срок не более одного дня. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
<a id="p100688"></a>Сторонним организациям дела не выдаются.
<a id="p100689"></a>Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководства Роскартографии с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.


### <a id="p100690"></a>X. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ


<a id="p100691"></a>Документы Роскартографии являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Росархивом, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в федеральный архив, как государственная часть Архивного фонда Российской Федерации.
<a id="p100692"></a>Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение образован архив, структурно входящий в состав Управления делами.
<a id="p100693"></a>Подготовка документов к передаче на хранение в архив включает работу Управления делами и лиц, ответственных в управлениях за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.


#### <a id="p100694"></a>10.1. Экспертиза ценности документов


<a id="p100695"></a>10.1.1. Экспертиза ценности документов - отбор документов на постоянное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
<a id="p100696"></a>10.1.2. Экспертиза ценности документов в Роскартографии на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив.
<a id="p100697"></a>10.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Роскартографии создана постоянно действующая центральная экспертная комиссия (ЦЭК).
<a id="p100698"></a>10.1.4. Функции и права ЦЭК, а также организация ее работы определены положением, которое согласовано с Росархивом и утверждено приказом Роскартографии.
<a id="p100699"></a>10.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в управлениях непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЦЭК под непосредственным методическим руководством архива.
<a id="p100700"></a>10.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
<a id="p100701"></a>10.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Роскартографии путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК Роскартографии.
<a id="p100702"></a>10.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются раздельно описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
<a id="p100703"></a>10.1.9. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекций и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
<a id="p100704"></a>10.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
<a id="p100705"></a>10.1.11. В Роскартографии в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива.
<a id="p100706"></a>По этим описям документы сдаются в архив.
<a id="p100707"></a>Описи дел, подготовленные управлениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Роскартографии, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение в соответствующий федеральный архив.
<a id="p100708"></a>10.1.12. Описи дел управлений составляются по установленной форме [(Приложение 14)](#p100846) и представляются в архив через два года после завершения дел в делопроизводстве.
<a id="p100709"></a>10.1.13. Описательная статья описи дел управления имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.
<a id="p100710"></a>10.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
<a id="p100711"></a>10.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
<a id="p100712"></a>10.1.16. Опись дел управления подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником Управления делами и утверждается начальником управления.
<a id="p100713"></a>10.1.17. Опись дел управления составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в управлении.
<a id="p100714"></a>10.1.18. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению [(Приложение 15)](#p100869) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения <...>.
<a id="p100715"></a><...> документы в дела, оформляет дела и передает их в архив независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.


### <a id="p100716"></a>XI. КОПИРОВАНИЕ (РАЗМНОЖЕНИЕ) ДОКУМЕНТОВ


<a id="p100717"></a>11.1. Копирование (размножение) служебных документов осуществляется соответствующим подразделением Управления делами по заказам, подписанным начальниками управлений (отделов). К размножаемым распорядительным и исходящим документам должны быть приложены утвержденные в установленном порядке списки на рассылку.
<a id="p100718"></a>11.2. Не допускается необоснованное копирование (размножение) документов, а также размножение бланков Роскартографии. Разрешение на производство копировально-множительных работ дается начальником Управления делами.
<a id="p100719"></a>11.3. Заказы выполняются в порядке их поступления, кроме срочных работ (по согласованию с управляющим делами).
<a id="p100720"></a>11.4. Размножение документов с пометкой "для служебного пользования" осуществляется через Управление делами.
<a id="p100721"></a>11.5. На копирование (размножение) принимаются первые экземпляры документов, отвечающие необходимым техническим требованиям по четкости и насыщенности текста (изображения).
<a id="p100722"></a>11.6. Размноженные документы (изготовленные копии) выдаются заказчикам под роспись в учетном журнале установленной формы. Учет размножаемых (копируемых) документов ведется на основании заказов, бланки которых хранятся не менее года.

<div align="right">

<a id="p100723"></a>Согласовано<br>
Руководитель Федерального<br>
архивного агентства<br>
**В.П.КОЗЛОВ**<br>
7 июня 2005 года

</div>







## <a id="p100724"></a>Приложение N 1


<div align="right">

<a id="p100725"></a>Образец

</div>


                       ГЕРБ РФ

<a id="p100726"></a>               МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА
                 РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

<a id="p100727"></a>                 ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО
                ГЕОДЕЗИИ И КАРТОГРАФИИ
                   (РОСКАРТОГРАФИЯ)

<a id="p100728"></a>                     РУКОВОДИТЕЛЬ

<a id="p100729"></a>  Кржижановского ул., д. 14, корп. 2, Москва, 117997
               Тел./факс (095) 124-35-35
e-mail: info@roskart.gov.ru, http://www.roskart.gov.ru

_____________________ N ______________________________
На N ________________ от _____________________________






## <a id="p100730"></a>Приложение N 2


<div align="right">

<a id="p100731"></a>Образец

</div>


                       ГЕРБ РФ

<a id="p100732"></a>               МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА
                 РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

<a id="p100733"></a>                 ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО
                ГЕОДЕЗИИ И КАРТОГРАФИИ
                   (РОСКАРТОГРАФИЯ)

<a id="p100734"></a>               ЗАМЕСТИТЕЛЬ РУКОВОДИТЕЛЯ

<a id="p100735"></a>  Кржижановского ул., д. 14, корп. 2, Москва, 117997
               Тел./факс (095) 124-35-35
e-mail: info@roskart.gov.ru, http://www.roskart.gov.ru

_____________________ N ______________________________
На N ________________ от _____________________________






## <a id="p100736"></a>Приложение N 3


<div align="right">

<a id="p100737"></a>Образец

</div>


                       ГЕРБ РФ

<a id="p100738"></a>               МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА
                 РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

<a id="p100739"></a>                 ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО
                ГЕОДЕЗИИ И КАРТОГРАФИИ
                   (РОСКАРТОГРАФИЯ)

<a id="p100740"></a>  Кржижановского ул., д. 14, корп. 2, Москва, 117997
              Тел./факс (095) 124-35-35,
e-mail: info@roskart.gov.ru, http://www.roskart.gov.ru

_____________________ N ______________________________
На N ________________ от _____________________________






## <a id="p100741"></a>Приложение N 4


<div align="right">

<a id="p100742"></a>Образец

</div>


                             ГЕРБ РФ

<a id="p100743"></a>           МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

<a id="p100744"></a>           ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ГЕОДЕЗИИ И КАРТОГРАФИИ
                         (РОСКАРТОГРАФИЯ)

<a id="p100745"></a>                           РАСПОРЯЖЕНИЕ
    _______________           Москва          N ______________






## <a id="p100746"></a>Приложение N 5


<div align="right">

<a id="p100747"></a>Образец

</div>


                             ГЕРБ РФ

<a id="p100748"></a>           МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

<a id="p100749"></a>           ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ГЕОДЕЗИИ И КАРТОГРАФИИ
                         (РОСКАРТОГРАФИЯ)

<a id="p100750"></a>                              ПРИКАЗ
    _______________           Москва          N ______________





<div align="right">

<a id="p100751"></a>Приложение N 6<br>
к [п. 5.1.1](#p100275)

<a id="p100752"></a>Образец

</div>


<div align="center">

<a id="p100753"></a>**ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОТОКОЛА**

</div>



```text
┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│                                                                │
│          ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ГЕОДЕЗИИ И КАРТОГРАФИИ          │
│                        (РОСКАРТОГРАФИЯ)                        │
│                                                                │
│                            ПРОТОКОЛ ________________           │
│                                                                │
│        совещания у руководителя Федерального агентства         │
│              геодезии и картографии А.В. Бородко               │
│                                                                │
│        ______________ 2005 г. г. Москва N ____________         │
│                                                                │
│                                                                │
│                                                                │
│                                                                │
│                                                                │
│                                                                │
│                                                                │
│                                                                │
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘
```






<div align="right">

<a id="p100756"></a>Приложение N 7<br>
к [п. 6.7.2](#p100447)

</div>


<div align="center">

<a id="p100757"></a>**ФОРМА СПРАВКИ О ДОКУМЕНТООБОРОТЕ**

</div>


<a id="p100758"></a>                             СПРАВКА
                    об объеме документооборота
           Федерального агентства геодезии и картографии
               за _______________________ 200_ г.
                           (месяц)


<table>
<colgroup><col width="40%"><col width="33%"><col width="27%"></colgroup>
<tr><td rowspan="2">Документы</td><td colspan="2">Количество документов</td></tr>
<tr><td>подлинники</td><td>тираж</td></tr>
<tr><td>поступающие, в том числе:</td><td></td><td></td></tr>
<tr><td>а) правительственные</td><td></td><td></td></tr>
<tr><td>б) прочие</td><td></td><td></td></tr>
<tr><td>отправляемые</td><td></td><td></td></tr>
<tr><td>внутренние</td><td></td><td></td></tr>
<tr><td>Итого</td><td></td><td></td></tr>
</table>


<a id="p100766"></a>Начальник
Управления делами               Подпись              Расшифровка
                                                       подписи
Дата





<div align="right">

<a id="p100767"></a>Приложение N 8<br>
к [п. 7.1.8](#p100538)

</div>


<div align="center">

<a id="p100768"></a>**ПРАВИЛА**<br>
**ЗАПОЛНЕНИЯ ОСНОВНЫХ РЕКВИЗИТОВ**<br>
**РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНЫХ ФОРМ (РКФ)**

</div>



| Реквизиты | Комментарий по заполнению |
| --- | --- |
| 1 | 2 |
| Наименование вида документа | Заполняется в соответствии с наименованием вида документа |
| Автор | При регистрации поступающих документов |
| (корреспондент) | записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица - автора документа. При регистрации обращений граждан вводятся его имя, отчество, фамилия и адрес. При регистрации отправляемых документов записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица - корреспондента. При регистрации ответов на обращения граждан вводятся их персональные данные. Допускается применение сокращенного наименования организации |
| Дата документа | В РКФ переносится дата, присвоенная документу организацией - автором документа |
| Регистрационный номер документа | В РКФ переносится регистрационный номер документа, присвоенный организацией - автором документа |
| Дата поступления | Заполняется и переносится в регистрационный штамп. При традиционной обработке переносится в РКФ из регистрационного штампа |
| Индекс поступления | Заполняется и переносится в регистрационный штамп. При традиционной обработке переносится в РКФ из регистрационного штампа |
| Заголовок к тексту | Переносится заголовок к тексту документа. При его отсутствии составляется аннотация, содержащая ключевые слова |
| Резолюция | В РКФ переносится с документа содержание поручения, исполнитель (исполнители), автор и дата резолюции |
| Срок исполнения | Проставляется индивидуальный срок, содержащийся в резолюции, при его отсутствии - типовой срок. При регистрации отправляемого документа может записываться дата ожидаемого ответа |
| Отметка об исполнении документа | В РКФ переносится регистрационный номер и дата созданного документа, ссылка на регистрационный индекс и дату поступившего документа или краткая запись решения вопроса по существу |
| Дело | В РКФ переносится индекс дела в соответствии с номенклатурой структурного подразделения, в которое помещен исполненный документ |






<div align="right">

<a id="p100782"></a>Приложение N 9<br>
к [п. 8.13](#p100592)

<a id="p100783"></a>Образец

</div>


<div align="center">

<a id="p100784"></a>**ИНФОРМАЦИЯ**<br>
**О СОСТОЯНИИ ИСПОЛНИТЕЛЬСКОЙ ДИСЦИПЛИНЫ В ЦЕНТРАЛЬНОМ**<br>
**АППАРАТЕ РОСКАРТОГРАФИИ ЗА I КВАРТАЛ 2005 ГОДА**

</div>


<a id="p100785"></a>В I квартале 2005 года Управлением делами было взято на контроль 218 документов, из них 51 поручение Правительства Российской Федерации и его Аппарата, 18 обращений граждан. Документы, в основном, исполнялись в установленные сроки, за исключением тех, по которым требовалась дополнительная проработка. В этих случаях сроки переносились руководством Роскартографии или Управлением делами по согласованию с соответствующим департаментом Минтранса России, другими министерствами и ведомствами.


<table>
<colgroup><col width="42%"><col width="14%"><col width="17%"><col width="15%"><col width="12%"></colgroup>
<tr><td rowspan="2">Управления, отделы</td><td>Всего взято на</td><td colspan="3">Исполнено в срок</td></tr>
<tr><td>контроль документов</td><td>правительственные поручения</td><td>прочие документы</td><td>обращения граждан</td></tr>
<tr><td>УТГКР</td><td>85</td><td>15</td><td>61</td><td>9</td></tr>
<tr><td>Отдел картографических работ и географических названий Отдел фотограмметрических и топографических работ Отдел координатновременного и навигационного обеспечения</td><td>44 15 26</td><td>9 2 4</td><td>26 13 22</td><td>9 - -</td></tr>
<tr><td>НТУиФ</td><td>29</td><td>2</td><td>27</td><td>-</td></tr>
<tr><td>Отдел картографогеодезических фондов и интеллектуальной собственности Отдел организации НИОКР Отдел информационных систем, защиты информации и метрологии</td><td>3 17 9</td><td>- 2 -</td><td>3 15 9</td><td>- - -</td></tr>
<tr><td>УЭФ</td><td>70</td><td>28</td><td>39</td><td>3</td></tr>
<tr><td>Отдел экономического анализа и планирования Отдел правового обеспечения Отдел бухгалтерского учета и сводного финансирования Отдел имущественных отношений</td><td>35 7 7 21</td><td>12 2 4 10</td><td>23 3 3 10</td><td>- 2 - 1</td></tr>
<tr><td>УД</td><td>34</td><td>6</td><td>22</td><td>6</td></tr>
<tr><td>Отдел координации работы территориальных органов и мобилизационной подготовки Отдел кадров и социального обеспечения Отдел делопроизводства и секретная часть</td><td>5 23 6</td><td>1 4 1</td><td>4 14 4</td><td>- 5 1</td></tr>
<tr><td>ИТОГО:</td><td>218</td><td>51</td><td>149</td><td>18</td></tr>
</table>


<a id="p100805"></a>    Управляющий делами          Подпись        Расшифровка подписи
    6 апреля 2001 г.



<a id="p100806"></a>                             СПРАВКА

  о неисполненных поручениях Правительства Российской Федерации,
        других документах, поручениях и обращениях граждан
                  за ________ квартал 200_ года


<a id="p100807"></a> N и дата        Краткое содержание,         Срок исполнения,
 поручения      причина невыполнения            управление
(документа)


<a id="p100808"></a>Начальник
Управления делами               Подпись        Расшифровка подписи
"__" _________ 200_ г.





<div align="right">

<a id="p100809"></a>Приложение N 10<br>
к [п. 9.1.3](#p100601)

</div>


<div align="center">

<a id="p100810"></a>**ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ РОСКАРТОГРАФИИ**

</div>


     ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО
    ГЕОДЕЗИИ И КАРТОГРАФИИ                    УТВЕРЖДАЮ
                                      Руководитель Федерального
                                  агентства геодезии и картографии
<a id="p100811"></a>     НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
       на 2005 год                Подпись              Расшифровка
                                                         подписи
                                  Дата
5 января 2005 г. N __________

            Москва


<table>
<colgroup><col width="11%"><col width="20%"><col width="18%"><col width="31%"><col width="20%"></colgroup>
<tr><td>Индекс дела</td><td>Заголовок дела (тома, частей)</td><td>Кол-во дел (томов, частей)</td><td>Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню</td><td>Примечание</td></tr>
<tr><td>1</td><td>2</td><td>3</td><td>4</td><td>5</td></tr>
<tr><td colspan="5">Название раздела</td></tr>
</table>


<a id="p100815"></a>Управляющий делами             Подпись             Расшифровка
                                                    подписи
Дата

Виза зав. архивом
(лица, ответственного за архив)

**СОГЛАСОВАНО                                 СОГЛАСОВАНО**
Протокол ЦЭК Роскартографии                 Протокол ЭПК ГАРФа
От _____________ N ______                   от __________ N ______

<a id="p100816"></a>    Итоговая  запись  о  категориях  и  кол-ве  дел, заведенных в
_________ году в федеральном органе исполнительной власти


<table>
<colgroup><col width="40%"><col width="9%"><col width="22%"><col width="29%"></colgroup>
<tr><td rowspan="2">По срокам хранения</td><td rowspan="2">Всего</td><td colspan="2">В том числе:</td></tr>
<tr><td>переходящих</td><td>с отметкой "ЭПК"</td></tr>
<tr><td>1</td><td>2</td><td>3</td><td>4</td></tr>
<tr><td>Постоянного</td><td></td><td></td><td></td></tr>
<tr><td>Временного (свыше 10 лет)</td><td></td><td></td><td></td></tr>
<tr><td>Временного (до 10 лет включительно)</td><td></td><td></td><td></td></tr>
<tr><td>ИТОГО:</td><td></td><td></td><td></td></tr>
</table>


<a id="p100823"></a>Начальник
Управления делами                      Подпись        Расшифровка
                                                      подписи
Дата

Итоговые сведения переданы в архив

Наименование должности, передавшего
сведения                               Подпись        Расшифровка
                                                      подписи
Дата





<div align="right">

<a id="p100824"></a>Приложение N 11<br>
к [п. 9.2.8](#p100669)

</div>


<div align="center">

<a id="p100825"></a>**ФОРМА ОБЛОЖКИ ДЕЛА**<br>
**ПОСТОЯННОГО И ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ**

</div>


<a id="p100826"></a>                                     код федерального архива _____
                                     код федерального органа
                                     исполнительной власти _______


```text
                                                ┌────────────────┐
_______________________________________________ │                │
                                                │Ф. N ___________│
_______________________________________________ │                │
                                                │Оп. N __________│
_______________________________________________ │                │
                                                │Д. N ___________│
                                                └────────────────┘
```

    __________________________________________________________
                (НАИМЕНОВАНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО АРХИВА)
__________________________________________________________________

<a id="p100828"></a>           ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ГЕОДЕЗИИ И КАРТОГРАФИИ

<a id="p100829"></a>                         УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ

<a id="p100830"></a>                     ДЕЛО N _____ ТОМ N _____
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
                         (заголовок дела)

    ______________________________________________________________
**________________________      (ДАТА)**

                                                На __________ лист
                                                Хранить __________

Ф. N ____________
Оп. N ___________
Д. N ____________





<div align="right">

<a id="p100831"></a>Приложение N 12<br>
к [п. 9.2.8](#p100669)

</div>


<div align="center">

<a id="p100832"></a>**ФОРМА ЛИСТА-ЗАВЕРИТЕЛЯ ДЕЛА**

</div>


<a id="p100833"></a>                  Лист-заверитель дела N _______

    В деле подшито и пронумеровано _____________________ лист(ов),
                                   (цифрами и прописью)
в том числе литерные листы __________________________ пропущенные
номера _______________ + листов внутренней описи _________________


| Особенности физического состояния и формирования дела | N листов |
| --- | --- |
| 1 | 2 |


<a id="p100836"></a>    __________________________________________________________
         (должность, подпись, расшифровка подписи, дата)





<div align="right">

<a id="p100837"></a>Приложение N 13<br>
к [п. 9.2.8](#p100669)

</div>


<div align="center">

<a id="p100838"></a>**ФОРМА ВНУТРЕННЕЙ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА**

<a id="p100839"></a>**ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ**<br>
документов дела N _____

</div>



| N п/п | Индекс документа | Дата документа | Заголовок документа | Номера листов дела | Примечание |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |


<a id="p100842"></a>Итого _________________________________________________ документов
                       (цифрами и прописью)
<a id="p100843"></a>Количество листов внутренней описи _______________________________
                                          (цифрами и прописью)
<a id="p100844"></a>Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела                    Подпись             Расшифровка
                                                       подписи
Дата





<div align="right">

<a id="p100845"></a>Приложение N 14<br>
к [п. 10.1.12](#p100708)

</div>


<div align="center">

<a id="p100846"></a>**ФОРМА ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО, ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ)**<br>
**ХРАНЕНИЯ И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ**

</div>


<a id="p100847"></a>__________________________________________________________________
             (наименование структурного подразделения)

<a id="p100848"></a>                                            УТВЕРЖДАЮ
                               Наименование должности руководителя
                               структурного подразделения

                               Подпись                 Расшифровка
                                                         подписи
                               Дата

<a id="p100849"></a>                         ОПИСЬ N _________
    __________________________________________________________


<table>
<colgroup><col width="6%"><col width="12%"><col width="20%"><col width="15%"><col width="22%"><col width="14%"><col width="11%"></colgroup>
<tr><td>N п/п</td><td>Индекс дела (тома, части)</td><td>Заголовок дела (тома, части)</td><td>Дата дела (тома, части)</td><td>Количество листов в деле (томе, части)</td><td>Срок хранения дела (тома, части)</td><td>Примечание</td></tr>
<tr><td>1</td><td>2</td><td>3</td><td>4</td><td>5</td><td>6 <a href="#p100854">&lt;1&gt;</a></td><td>7</td></tr>
<tr><td colspan="7">Название раздела</td></tr>
</table>



<a id="p100853"></a>

---

<a id="p100854"></a><1> Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.

<a id="p100855"></a>В данную опись внесено _______ дел с N ___ по _______, в том числе

<a id="p100856"></a>    литерные номера:

<a id="p100857"></a>    пропущенные номера:

<a id="p100858"></a>Наименование должности
составителя описи                 Подпись      Расшифровка подписи
Дата

<a id="p100859"></a>**СОГЛАСОВАНО**

<a id="p100860"></a>Начальник
Управления делами                 Подпись      Расшифровка подписи
Дата

<a id="p100861"></a>Передал ______________________________________________________ дел
                         (цифрами и прописью)
и __________________________ регистрационно-контрольных картотек к
     (цифрами и прописью)
документам [<2>](#p100866)

<a id="p100862"></a>Наименование должности сотрудника
структурного подразделения             Подпись         Расшифровка
                                                       подписи
Дата

<a id="p100863"></a>Принял __________________________ дел и __________________________
          (цифрами и прописью)             (цифрами и прописью)
регистрационно-контрольных картотек к документам

<a id="p100864"></a>Наименование должности работника
центрального архива                    Подпись         Расшифровка
                                                       подписи
Дата

<a id="p100865"></a>

---

<a id="p100866"></a><2> Передаются вместе с делами канцелярии.

<a id="p100867"></a>Формат А4 (210 х 297 мм)





<div align="right">

<a id="p100868"></a>Приложение N 15<br>
к [п. 10.1.18](#p100714)

</div>


<div align="center">

<a id="p100869"></a>**ФОРМА АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ,**<br>
**НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ**

</div>


<a id="p100870"></a>   Федеральное агентство                      УТВЕРЖДАЮ
  геодезии и картографии              Руководитель Федерального
           Акт                    агентства геодезии и картографии
**___________ N ___________         ____________________ А.В.БОРОДКО**
      Москва                      "__" ___________________ 2005 г.

<a id="p100871"></a>О выделении к уничтожению
документов, не подлежащих
хранению

<a id="p100872"></a>На основании _____________________________________________________
(название  и выходные данные перечня документов с указанием сроков
____________________________ отобраны к уничтожению как не имеющие
их хранения)
научно-исторической  ценности  и  утратившие практическое значение
документы фонда N ________________________________
                          (название фонда)


| N п/п | Заголовок дела или групповой заголовок дел | Дата дела или крайние даты дел | Номера описей (номенклатур) за годы | Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или N дела по описи | Количество дел (томов, частей) | Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню | Примечание |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |


<a id="p100875"></a>Итого _______________________ дел за ________________________ годы
       (цифрами и прописью)
<a id="p100876"></a>Описи дел постоянного хранения за _____________ годы утверждены, а
по личному составу согласованы с ЭПК ГАРФа
(протокол от _________________ N _________________________)

<a id="p100877"></a>Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов                Подпись             Расшифровка
                                                       подписи
Дата

<a id="p100878"></a>    СОГЛАСОВАНО
    Протокол ЦЭК Роскартографии
    от _____________ N ________

<a id="p100879"></a>Документы в количестве ______________________________________ дел,
                                  (цифрами и прописью)
весом ____________________ кг сданы в ____________________________
                                       (наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от __________ N _____

<a id="p100880"></a>Наименование должности работника,
сдавшего документы                     Подпись         Расшифровка
                                                       подписи

<a id="p100881"></a>Изменения в учетные документы внесены.

<a id="p100882"></a>Наименование должности работника
центрального архива, внесшего
изменения в учетные документы          Подпись         Расшифровка
                                                       подписи
Дата

<a id="p100883"></a>Формат А4 (210 х 297 мм)



<a id="p100884"></a>

---