Приказ Роскартографии от 08.06.2005 № 96-пр
Актуально на 03.11.2026.
Как цитировать: Приказ Роскартографии от 08.06.2005 N 96-пр. 96-пр. 08.06.2005. https://bukva.ai/docs/prikaz-96-pr
«Об утверждении Временной инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федерального агентства геодезии и картографии»
Внимание
Утратил силу в связи с изданием Приказа Роскартографии от 14.09.2007 № 108-пр Временная инструкция, утвержденная данным документом, введена в действие с 8 июня 2005 года Документ утратил силу в связи с изданием Приказа Роскартографии от 14.09.2007 № 108-пр.
МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ГЕОДЕЗИИ И КАРТОГРАФИИ
ПРИКАЗ
от 8 июня 2005 г. № 96-пр
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ВРЕМЕННОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА ГЕОДЕЗИИ И КАРТОГРАФИИ
Во исполнение распоряжения Правительства Российской Федерации от 31 октября 2000 г. № 1547-р, в целях совершенствования организации делопроизводства и повышения требований к обеспечению исполнительской дисциплины в Роскартографии приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Временную инструкцию по делопроизводству в центральном аппарате Федерального агентства геодезии и картографии (далее — Инструкция), согласованную Федеральным архивным агентством 7 июня 2005 года, и ввести ее в действие с момента подписания настоящего Приказа.
2. Заместителям руководителя Роскартографии и начальникам управлений обеспечить строгое соблюдение требований Инструкции всеми сотрудниками структурных подразделений центрального аппарата Роскартографии.
3. Руководителям территориальных органов Роскартографии в работе по организации и ведению делопроизводства, а также в работе с обращениями граждан и организаций руководствоваться требованиями Инструкции.
4. Управлению делами (С.Н. Шестаков) обеспечить методическое руководство и контроль за соблюдением требований Инструкции при работе со служебными документами и обращениями граждан и организаций.
5. Приказ Федеральной службы геодезии и картографии России от 17 мая 2001 г. № 109-пр «Об утверждении и введении в действие Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной службы геодезии и картографии России» не применять с момента вступления в силу настоящего Приказа.
6. Контроль за выполнением настоящего Приказа возложить на заместителя руководителя Роскартографии А.В. Бородина.
ВРЕМЕННАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА ГЕОДЕЗИИ И КАРТОГРАФИИ
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Временная инструкция по делопроизводству в центральном аппарате Федерального агентства геодезии и картографии (далее — Инструкция) разработана в соответствии с требованиями Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г. № 68 и зарегистрированной Министерством юстиции Российской Федерации 26 декабря 2000 г. (регистрационный № 2508), и определяет правила работы с документами в центральном аппарате Федерального агентства геодезии и картографии (далее — Роскартография).
1.2. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в Роскартографии, должны отвечать требованиям Инструкции.
1.3. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство, практическая помощь по вопросам подготовки документов и контроль за соблюдением установленных сроков исполнения документов осуществляются Управлением делами Роскартографии.
1.4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в управлениях центрального аппарата Роскартографии (далее — управления) возлагается на начальников управлений.
1.5. Порядок обращения с носителями сведений, составляющих государственную тайну, определяется специальной инструкцией.
1.6. Выполнение требований Инструкции является обязательным для всех работников центрального аппарата Роскартографии.
II. ДОКУМЕНТАЦИЯ РОСКАРТОГРАФИИ
2.1. Деятельность Роскартографии обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации.
2.2. Роскартография на основании и во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации (далее — Правительство) и Минтранса России издает в пределах своей компетенции приказы по вопросам, отнесенным к сфере деятельности Роскартографии, а также по вопросам организации внутренней работы Роскартографии.
2.3. При подготовке документов рекомендуется применять текстовой редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman размером № 12 (для оформления табличных материалов), № 13, 14, 15 через 1 — 2 интервала.
III. ТРЕБОВАНИЯ К ПОДГОТОВКЕ И ПРЕДСТАВЛЕНИЮ ПРОЕКТОВ ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫХ И НОРМАТИВНЫХ АКТОВ
3.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации
3.1.1. Подготовка проектов федеральных законов (далее — законопроекты) осуществляется в соответствии с Регламентом Правительства, утвержденным Постановлением Правительства от 1 июня 2004 г. № 260.
3.1.2. Роскартография по поручению Минтранса России или в инициативном порядке готовит предложения по разработке законопроектов в сфере деятельности Роскартографии.
3.1.3. Законопроект, подготавливаемый для внесения в Правительство, печатается шрифтом размером № 14 на стандартных листах бумаги формата А4.
На расстоянии 2 межстрочных интервалов от пометки у правой границы текстового поля печатается слово «Проект».
3.1.4 Законопроект имеет следующие реквизиты:
Наименование государства — РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ — печатается прописными буквами и выделяется полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.
Наименование вида акта — ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН или ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН — отделяется от первого реквизита 2 межстрочными интервалами и печатается прописными буквами размером шрифта не более № 17 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами и печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: «О чем?» издан закон или в нем приводится название кодекса (например: О геодезии и картографии). Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.
О внесении изменений в пункт 2 статьи 13 Федерального закона «О геодезии и картографии» в части основных задач государственного геодезического надзора
Текст отделяется от заголовка 3 — 4 межстрочными интервалами и печатается через 2 интервала.
Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.
Текст законопроекта может подразделяться на части (например, часть первая Гражданского кодекса Российской Федерации), разделы, главы, статьи.
Заголовки частей, разделов и глав, если они имеются, печатаются прописными буквами, шрифтом размером № 14 и выравниваются по центру. Заголовки могут выделяться полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Номера глав проставляются римскими цифрами. Заголовки статей печатаются строчными буквами через 1 межстрочный интервал, выделяются полужирным шрифтом и выравниваются по левой границе. Точка в конце заголовка не ставится. Слово «статья» печатается с красной строки с прописной буквы вразрядку. Номер статьи проставляется арабскими цифрами.
При отсутствии заголовка слово «статья» и номер выделяются полужирным шрифтом. Текст статьи печатается в строку.
Статьи имеют единую сквозную нумерацию.
В зависимости от содержания текст статьи может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами в пределах каждой статьи.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов «Президент Российской Федерации». Слова «Президент» и «Российской Федерации» печатаются в 2 строки через один межстрочный интервал. Слова «Российской Федерации» печатаются от левой границы текстового поля, а слово «Президент» выравнивается по центру относительно этих слов.
Инициалы имени и фамилия Президента Российской Федерации указываются при оформлении принятого закона в Государственной Думе.
Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта.
3.1.5 Требования по оформлению пояснительной записки к законопроекту.
Пояснительная записка к законопроекту оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты:
Наименование вида документа — печатается прописными буквами 2 межстрочными интервалами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка.
К проекту федерального закона «О внесении изменений в пункт 2 статьи 13 Федерального закона „О геодезии и картографии“»
Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером № 13 через 1,5 интервала на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.
Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа пояснительной записки к законопроекту в нижней его части.
3.2. Подготовка и оформление проектов актов Президента Российской Федерации
3.2.1. Роскартография участвует в подготовке проектов актов (УКАЗОВ И РАСПОРЯЖЕНИЙ) Президента Российской Федерации в случаях, установленных указами Президента Российской Федерации или постановлениями Правительства, а также по поручениям Минтранса России.
3.2.2. Проекты актов Президента Российской Федерации печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом размером № 15.
Верхнее поле документа должно составлять 2,0 см. Левое поле — 2,75 см, правое — 2,25 см и нижнее — не менее 2 см. При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.
3.2.3. Проекты указов Президента Российской Федерации и распоряжений Президента Российской Федерации имеют следующие реквизиты: наименование вида акта (указ Президента Российской Федерации или распоряжение Президента Российской Федерации), заголовок и текст.
Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.
Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов «Президент Российской Федерации». В отдельных распоряжениях Президента Российской Федерации заголовок может отсутствовать.
Текст отделяется от заголовка 2 — 3 межстрочными интервалами и печатается через 1,5 интервала.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть — преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении — распорядительную часть).
Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом постановляю, которое печатается вразрядку.
Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.
Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение), должны соответствовать структуре основного нормативного акта.
При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.
Допускается печатание прописными буквами и выделение шрифтом другой насыщенности фамилий при подготовке проектов указов (распоряжений) Президента Российской Федерации по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется).
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов «Президент Российской Федерации», инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации.
Слова «Президент» и «Российской Федерации» печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова «Российской Федерации», а слово «Президент» центрируется относительно этих слов. Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.
Место издания отделяется от подписи, как правило, 4 межстрочными интервалами и печатается от границы левого поля: Москва, Кремль.
На распоряжениях место издания не печатается.
Дата проставляется в день подписания документа словесно-цифровым способом и отделяется от реквизита «Место издания» межстрочным интервалом 18 пт. Печатается от левой границы текстового поля.
Номер проставляется после подписания документа, отделяется от реквизита «Дата» межстрочным интервалом 18 пт и печатается от левой границы текстового поля.
К порядковому номеру распоряжения Президента Российской Федерации через дефис добавляются строчные буквы «рп».
3.2.4. Приложения к проектам указов и распоряжений Президента Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов (распоряжений).
В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения подписываются руководителем органа, внесшего проект.
Если в тексте дается ссылка «согласно приложению», то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на указ или распоряжение Президента Российской Федерации. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются.
к Указу Президента
Российской Федерации
от __________ N ______
Приложение заканчивается чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты 2 — 3 см.
При наличии в тексте акта формулировки «Утвердить» (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.
Указом Президента
Российской Федерации
от __________ N ______
Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение — УТВЕРЖДЕНО, программа — УТВЕРЖДЕНА, мероприятия — УТВЕРЖДЕНЫ.
Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Наименование вида документа — приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала.
Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 4 интервалами, от текста приложения — 2 - 3 межстрочными интервалами.
При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрированным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.
Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа.
При наличии в тексте приложения ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом, под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.
На одной странице не должно проставляться более трех сносок.
В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты — так же, как и в тексте указа (распоряжения) Президента Российской Федерации. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.).
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта указа (распоряжения) в нижней его части.
На приложениях к проектам указов (распоряжений) визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения.
3.3. Подготовка и оформление проектов актов Правительства
3.3.1. Роскартография участвует в подготовке проектов актов (ПОСТАНОВЛЕНИЙ И РАСПОРЯЖЕНИЙ) Правительства в случаях, установленных Правительством или по поручению Минтранса России.
3.3.2. В проектах постановлений Правительства употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений — их сокращенные официальные наименования.
3.3.3. Постановления Правительства должны иметь заголовок, в краткой форме отражающий их содержание.
Распоряжения Правительства заголовка, как правило, не имеют.
3.3.4. Проект постановления или распоряжения Правительства печатается на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом размером № 14. Проект акта имеет следующие реквизиты:
Наименование вида акта — постановление Правительства Российской Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации.
Дата акта и номер присваиваются Правительством после подписания акта.
Место издания — отделяется от реквизитов «Дата» и «Номер» двумя межстрочными интервалами и оформляется центрированным способом.
Заголовок — печатается на расстоянии не менее 10 см от верхнего края листа через один межстрочный интервал и выделяется полужирным шрифтом. Печатается с прописной буквы и отвечает, как правило, на вопрос: о чем (о ком) издан документ. Точка в конце заголовка не ставится.
Текст отделяется от заголовка 2 — 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером № 14 через 1,5 интервала.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.
Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях распорядительную).
Преамбула в проектах постановлений Правительства завершается словами «Правительство Российской Федерации постановляет:», последнее слово печатается полужирным шрифтом вразрядку.
Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства, как правило, подразделяется на пункты.
Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства в тексте на них обязательно делается ссылка.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов «Председатель Правительства Российской Федерации», инициала имени и фамилии Председателя Правительства Российской Федерации. Слова «Председатель Правительства» и «Российской Федерации» печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова «Председатель Правительства» печатаются от левой границы текстового поля, а слова «Российской Федерации» центрируются относительно первой строки реквизита. Инициал имени и фамилия Председателя Правительства печатаются у правой границы текстового поля.
3.3.5. Приложения к проектам актов (постановлений и распоряжений) Правительства печатаются на отдельных листах бумаги.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений).
Порядок оформления приложений к проекту постановления (распоряжения) Правительства аналогичен оформлению приложений к проектам указов (распоряжений) Президента Российской Федерации (см. пункт 3.2.4 Инструкции).
Визы оформляются аналогично оформлению этого реквизита в проектах указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.
3.3.6. Справка к проекту постановления (распоряжения) оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты:
Наименование вида документа — печатается прописными буквами 2 межстрочными интервалами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке указывается полное название проекта постановления (распоряжения), к которому подготовлена справка.
Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами, печатается шрифтом размером № 13 через 1,5 интервала.
Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
В тексте кратко излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и суть проекта, наличие разногласий, результаты проработки и экспертизы.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами.
Подпись включает наименование должности лиц, подписывающих справку, их личные подписи и расшифровку подписей (инициалы и фамилия).
Подписи располагаются одна под другой в соответствии с занимаемыми должностями.
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
Подписи отделяются одна от другой 1,5 межстрочного интервала.
IV. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
4.1. Приказ, распоряжение
4.1.1. Приказами и распоряжениями оформляются решения по вопросам, отнесенным к сфере деятельности Роскартографии.
Приказы и распоряжения подписываются руководителем Роскартографии или лицом, исполняющим его обязанности. Право подписи распоряжений имеют также заместители руководителя Роскартографии.
Подготовку проектов приказов по основной деятельности (включая приказы на командировки) и распоряжений осуществляют управления по поручению руководства Роскартографии либо в инициативном порядке. Подготовка приказов по личному составу, включая приказы по руководителям подведомственных Роскартографии организаций, и об отпусках работников центрального аппарата производится Отделом кадров и социального обеспечения Управления делами (далее — Отдел кадров) на основании соответствующих представлений (заявлений).
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на начальников управлений, которые готовят и вносят проект.
Обеспечение правильности оформления проектов приказов (распоряжений) является обязанностью Управления делами.
4.1.2. Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и начальником управления, внесшим проект, начальниками управлений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также начальником Управления делами и начальником Отдела правового обеспечения Управления экономики, финансов и государственного имущества (далее — Отдел правового обеспечения). Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к данному проекту.
Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.
Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.
4.1.3. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи, при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.
Проекты приказов (распоряжений), подготовленных совместно с другими органами или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги без бланка с указанием названий федеральных органов исполнительной власти и других органов или организаций.
Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно.
Регистрация приказов и распоряжений после их подписания ведется в Отделе кадров, там же осуществляется формирование дел с приказами и распоряжениями.
4.1.4. Размноженные экземпляры приказов (распоряжений), при необходимости заверенные печатью, направляются адресатам в соответствии со списком рассылки, который составляется и подписывается исполнителем и утверждается должностным лицом, подписавшим приказ (распоряжение). Копия приказа по основной деятельности в обязательном порядке направляется в архив Управления делами.
4.1.5. Проект приказа (распоряжения) во исполнение постановления (распоряжения) Правительства должен быть подготовлен в течение 10 дней, если не установлен другой срок.
4.1.6. Приказ (распоряжение) печатаются на бланке установленной формы шрифтом размером № 14.
Приказ (распоряжение) имеют следующие реквизиты:
Полное наименование федерального органа исполнительной власти.
Наименование вида документа — приказ.
Дата и номер — указанные реквизиты печатаются центрованным способом.
Дата оформляется словесно-цифровым способом; номер состоит из знака «N» и порядкового номера приказа (распоряжения), например:
15 февраля 2005 г. № 21-пр (по основной деятельности — производственный);
15 февраля 2005 г. № 58-к (по личному составу — кадровый);
15 февраля 2005 г. № 19-р (распоряжение).
Заголовок (оформляется при необходимости) должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.
О командировании работников Роскартографии в...
Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.
Распоряжения, как правило, заголовка не имеют.
Текст отделяется от заголовка 2 — 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером № 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст приказа, как правило, состоит из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.
Преамбула в проектах приказов завершается словом приказываю, которое печатается вразрядку.
Распорядительная часть приказа имеет повелительную форму изложения, должна быть четкой, содержать формулировки, не допускающие их двоякого толкования, содержать перечисление предписываемых действий и мероприятий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...».
Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы проставляются в нижней части обратной стороны последнего листа приказа (распоряжения).
Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).
Приложения к приказу визируются начальником управления, подготовившего проект. Подпись ставится на оборотной стороне последнего листа приложения.
4.1.7. Совместные приказы федеральных органов исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 без бланка.
При оформлении совместного приказа:
наименования федеральных органов исполнительной власти — располагаются на одном уровне;
наименование вида документа — приказ; располагается центрованно;
дата совместного приказа — единая, соответствует дате более поздней подписи; располагается центрованно;
регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;
подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.
4.2. Материалы к заседаниям коллегии
4.2.1. Материалы для рассмотрения на заседаниях коллегии Роскартографии подготавливаются по вопросам, находящимся в ее компетенции, согласно планов работы коллегии и по отдельным поручениям Минтранса России.
Подготовку материалов для рассмотрения на заседаниях коллегии и представление их в установленный срок секретарю коллегии обеспечивают начальники управлений, ответственные за подготовку данного вопроса.
4.2.2. К заседанию коллегии подготавливается повестка заседания, которая подписывается секретарем коллегии, утверждается руководителем Роскартографии и рассылается заместителям руководителя Роскартографии и начальникам управлений, а также в министерства, ведомства, предприятия, учреждения и организации, заинтересованные в вопросах, подлежащих рассмотрению на коллегии.
Материалы, подготовленные к рассмотрению на заседаниях коллегии, должны содержать:
согласованные с начальниками заинтересованных управлений и заместителями руководителя Роскартографии, ответственными за подготовку заседаний коллегии, проекты постановлений коллегии, а в необходимых случаях — проекты докладов в Минтранс России с приложением проектов соответствующих актов или распорядительных документов;
справки согласований проектов постановлений с заинтересованными министерствами, ведомствами и организациями (при необходимости таких согласований);
справку-доклад коллегии, а также другие необходимые справочные материалы;
списки работников Минтранса России, центрального аппарата Роскартографии, специалистов подведомственных организации, а также представителей других министерств, ведомств и организаций, приглашаемых на заседание коллегии по данному вопросу.
Материалы к заседаниям коллегии, предварительно рассмотренные соответствующим заместителем руководителя Роскартографии, представляются секретарю коллегии не позднее, чем за 10 дней до их обсуждения, если не был установлен иной срок.
Контроль за своевременной и качественной подготовкой материалов к рассмотрению на заседаниях коллегии, оформление и направление протоколов заседаний и постановлений коллегии, выписок из них управлениям центрального аппарата, подведомственным организациям, другим министерствам, ведомствам и организациям осуществляет секретарь коллегии. Контроль за реализацией и сроками исполнения постановлений коллегии возлагается на заместителя руководителя Роскартографии и начальника управления, готовивших вопрос, секретаря коллегии.
4.2.3. Протоколы заседаний и постановления коллегии подписываются председательствующим на коллегии, а протоколы — и секретарем коллегии. Постановления коллегии объявляются для руководства в работе и исполнения приказами Роскартографии.
Подлинные экземпляры протоколов заседании и постановлений коллегии, а также материалов к ним формируются в дела, которые хранятся у секретаря коллегии до их передачи на архивное хранение в установленные сроки. Секретарем коллегии ведутся дела с копиями постановлений коллегии, которые также подлежат передаче на архивное хранение. В случае производственной необходимости разрешается выдавать исполнителям для работы во временное пользование только страховые копии постановлений коллегии.
4.3. Положения, правила, инструкции
4.3.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Роскартографии.
В правилах устанавливаются нормы и требования в сфере геодезической и картографической деятельности, а также наименований географических объектов, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления геодезической и картографической деятельности, а также порядок применения законодательных и иных нормативных актов в области геодезии и картографии, а также наименований географических объектов.
Положения, правила и инструкции утверждаются приказами Роскартографии.
4.3.2. Порядок подготовки проектов положений, правил и инструкций соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.
4.3.3. Текст проекта положения (правил, инструкции) излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «О чем?»; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ, отвечает на вопрос «Кому?».
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.
Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
4.4. Протокол
4.4.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. Материалы к обсуждению представляются управлениями Роскартографии и подведомственными ей предприятиями и территориальными органами, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 15 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются руководителями подразделений-исполнителей.
Запись во время проведения совещания (заседания), сбор материалов и подготовка текста возлагаются на советника Роскартографии и работников управлений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее, чем через 3 дня со дня заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются начальником управления, ответственным за подготовку.
4.4.2. Подлинники протоколов совещаний у руководителя Роскартографии сдаются на постоянное хранение в Управление делами.
Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на совещании, направляются для подшивки в дело в управление-исполнитель вместе с выпиской из протокола о принятых решениях.
Копии протоколов совещаний, копии повесток дня совещаний и материалов к ним уничтожаются в установленном порядке по миновании надобности.
На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».
4.4.3. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части оформляются следующие реквизиты:
Председатель или председательствующий.
Присутствовали — список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших.
Докладчики по каждому пункту повестки дня.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.
4.4.4. Протокол подписывается председательствующим на совещании (заседании) и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы совещаний у руководителя (заместителя руководителя) Роскартографии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др.
Номера протоколов совещаний состоят:
у руководителя Роскартографии — из знака «N», инициалов его имени и фамилии, а также порядкового номера в пределах календарного года, например (у А.В. Бородко): № АБ-5;
у заместителей руководителя Роскартографии — из знака «N», инициалов фамилии и имени, а также порядкового номера в пределах календарного года (нумерация для протоколов совещаний у всех заместителей руководителя Роскартографии — сквозная), например (у В.Н. Александрова, А.В. Бородина и В.Ф. Хабарова): — соответственно № АВ-1, № БА-2, № ХВ-3;
протоколы технических, научных и экспертных советов и др. нумеруются арабскими цифрами в пределах календарного года управлениями, ответственными за их подготовку.
Номера протоколам совещаний у руководителя Роскартографии и его заместителей присваиваются при подшивке в дела, ведение которых возложено на работника Управления делами, ответственного за центральный архив Роскартографии.
Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
4.4.5. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам Роскартографии в соответствии со списком на рассылку который составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью канцелярии.
4.4.6. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола или на общем бланке федерального органа исполнительной власти формата А4 и имеют следующие реквизиты:
Наименование документа — слово Протокол печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
Вид совещания (заседания) — отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру.
Место проведения совещания (заседания) указывается при оформлении протоколов совещания. Печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита «вид совещания (заседания)», отделяется от него линейкой и выравнивается по центру.
Дата и номер протокола. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.
Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога «О» («Об»). Затем указывается принятое по этому вопросу решение.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на совещании (заседании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
Гриф (пометка ограничения доступа к документу) — печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через 1,5 межстрочных интервала и центруется по отношению к ним.
4.5. Служебные письма
4.5.1 Служебные письма Роскартографии готовятся:
как ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства;
как исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Роскартографии;
как исполнение поручений Минтранса России;
как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;
4.5.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюциями руководства Роскартографии или начальником Управления делами на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюциях руководства.
Сроки подготовки инициативных писем определяются начальниками управлений.
4.5.3. Служебные письма, подготовленные Роскартографией по поручению Минтранса России, адресуются на имя директора департамента, который указан в поручении первым.
4.5.4. Служебные письма печатаются на стандартных бланках Роскартографии формата А4 шрифтом размером № 14; изготовление бланков писем с изображением государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещается.
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.
Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации — адресата.
4.5.5 Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа. Например:
«Федеральное агентство геодезии и картографии считает...». Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «Прошу...», «Направляю...».
Текст письма конкретному должностному лицу, как правило, должен начинаться с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрированным способом. Например:
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
4.5.6 Датой письма является дата его подписания.
Служебные письма подписываются руководителем Роскартографии, его заместителями и начальниками управлений Роскартографии в пределах их компетенции, установленной положениями об управлениях центрального аппарата Роскартографии. В положениях должен быть предусмотрен порядок подписания служебных писем при отсутствии руководящих должностных лиц.
V. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
5.1. Бланки документов
5.1.1. Документы Роскартографии, как правило, оформляются на бланках и должны иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения (Приложения 1 - 6).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм).
Приказы, распоряжения и письма Роскартографии оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, как правило, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.
5.1.2 В Роскартографии применяются следующие бланки:
бланки с указанием полного и сокращенного наименования Роскартографии (общий бланк, бланки приказов и распоряжений);
бланки с указанием должности руководителя Роскартографии и заместителей руководителя Роскартографии.
5.1.3. Документы, направляемые в органы законодательной и исполнительной власти Российской Федерации, субъекты Российской Федерации, Минтранс России, а также сторонние организации, подготавливаются на должностных бланках руководителя Роскартографии и заместителей руководителя Роскартографии.
Документы, направляемые за подписью начальников управлений Роскартографии, подготавливаются на общих бланках Роскартографии.
5.1.4. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
5.1.5. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) руководителя Роскартографии. Соответствующие предложения вносятся начальником Управления делами вместе с образцами предлагаемых бланков.
5.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов
При подготовке организационно-распорядительных документов работники Роскартографии обязаны соблюдать правила оформления реквизитов, изложенные ниже.
5.2.1 Заголовок к тексту документа (краткое содержание письма).
Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать смысл текста, отвечать на вопрос «о чем?», — «о выделении...», «об изменении...» и т.д.
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
Если текст письма составляет меньше половины стандартного листа, то заголовок не составляется.
5.2.2 Дата документа.
Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) — дата утверждения.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Документы, изданные совместно двумя или более органами федеральной исполнительной власти должны иметь одну (единую) дату.
Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (15 февраля 2005 г.), а в остальных случаях может использоваться цифровой в следующей последовательности: день, месяц, год (15.02.2005).
5.2.3 Подпись документа.
Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные органы представительной и судебной власти, подписываются руководителем Роскартографии или, по его поручению, заместителями руководителя.
Документы, направляемые подчиненным и сторонним организациям, а также гражданам, подписываются руководителем, его заместителями или начальниками управлений центрального аппарата Роскартографии в соответствии с их компетенцией.
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: «и.о.», «зам.»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.
5.2.4 Адресование документа.
Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица, их наименования пишутся в именительном падеже.
Министерство юстиции Российской Федерации
Управление делами
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном.
Министерство юстиции Российской Федерации
Управление делами
Начальнику отдела
А.И. Петрову
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.
Генеральному директору ФГУП «Забайкальское аэрогеодезическое предприятие»
П.И. Пахольчуку
При адресовании документа физическому лицу, указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес.
ул. Садовая, д. 5, кв. 12
Киреевский р-н, г. Липки,
Тульская обл., 301264
5.2.5 Согласование документа.
Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.
Визирование проекта документа проводится для необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.
Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (отв. исполнителем) и начальником управления, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения работникам управлений, должны быть завизированы ими.
Визы включают в себя личную подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.
Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника распорядительного правового акта. На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа.
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:
Замечания прилагаются Начальник Управления делами И.И. Иванов
15.02.2005
Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.
Согласование проекта документа проводится с органами управления и организациями, интересы которых в нем затрагиваются — внешнее согласование.
Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс.
Заместитель Министра транспорта
Российской Федерации
________________ ___________________
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
15.02.2005
СОГЛАСОВАНО
Письмо Росархива от 15.02.2005 № 01-15/155-К
Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем углу документа.
Грифы согласования могут располагаться на отдельном «Листе согласования», если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается».
Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:
с должностными лицами Роскартографии;
с руководителями подведомственных предприятий и территориальных органов, интересы которых затрагиваются в документе;
с федеральными органами государственной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;
при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;
с вышестоящими органами — в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.
5.2.6 Утверждение документа.
На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Гриф утверждения оформляется следующим образом:
Руководитель Федерального
агентства геодезии и картографии
___________________ А.В. БОРОДКО
(личная подпись)
"__" апреля 2005 г.
При необходимости дополнительных предписаний и разъяснений документ может утверждаться приказом Роскартографии.
УТВЕРЖДЕНО Приказом Федерального агентства геодезии и картографии от «__» апреля 2005 г. N _____
5.2.7 Резолюция.
В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему представляется право созыва соисполнителей и координация их работы.
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
5.2.8 Отметка об исполнителе.
Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Отметка включает фамилию (фамилия, имя, отчество) исполнителя, номер его телефона, например:
На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.
Данные об исполнителе печатаются шрифтом № 10.
5.2.9 Оформление приложений к документу.
Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.).
Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:
Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:
Приложения: 1. Справка о... на 3 л. в 2 экз.
2. Проект... на 8 л. в 3 экз.
Приложения к распорядительным документам содержат в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием документа, его даты и номера.
Например: Приложение к Приказу Федерального агентства геодезии и картографии от «__» апреля 2005 г. N ___
Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается.
5.2.10 Отметка об исполнении документа.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; отметку «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ; дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.
VI. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
6.1. Организация документооборота
6.1.1. Движение документов в Роскартографии с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
6.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Роскартографии, регламентируются настоящей Инструкцией, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях и должностными регламентами работников.
6.1.3. Регистрация входящих и исходящих документов (кроме телетайпограмм и факсограмм), прохождения и контроля исполнения входящих документов осуществляется Управлением делами с использованием Системы автоматизированного делопроизводства и документооборота «САДД».
6.1.4. При применении в Роскартографии сетевого электронного документооборота Управлением делами разрабатываются маршруты движения документов, что позволяет определить последовательность операций, производимых с документом, и путь его движения уже на начальном этапе подготовки проекта или при поступлении документа в Роскартографию.
6.2. Организация доставки документов
6.2.1. Доставка документов в Роскартографию осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.
С помощью почтовой связи в Роскартографию доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
6.2.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.
6.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов
6.3.1. Документы, поступающие в Роскартографию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками Управления делами.
Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.
Корреспонденция, поступающая из-за границы на иностранных языках, передается для предварительной обработки и перевода в Управление научно-технической деятельности и картографо-геодезических фондов. Документы, предназначенные для руководства Роскартографии и управлений, после их перевода регистрируются в канцелярии и передаются в установленном порядке на рассмотрение и исполнение.
На полученном документе проставляется регистрационный штамп.
6.3.2. Поступающая и создаваемая в Роскартографию служебная корреспонденция и документация регистрируется раздельно по группам (см. раздел 7).
6.3.3. Документы регистрируются один раз: входящие документы регистрируются в день их поступления, а исходящие и подготовленные в Роскартографии — в день их подписания или утверждения. При передаче документа из одного структурного подразделения в другое он повторно не регистрируется.
6.3.4. Документы, адресованные руководству Роскартографии, а также без указания конкретного лица или управления предварительно рассматриваются начальником Управления делами, а затем направляются руководству или в управление.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в управления и ответственным исполнителям.
Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно управлениям или должностным лицам.
Рассмотренные руководством документы возвращаются в Управление делами, где в регистрационно-контрольную форму (далее именуется — РКФ) вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.
Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.
6.3.5. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.
Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале и оперативно передается руководителю, которому она адресована.
6.3.6. Поступающие оригиналы документов с электронной копией должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать тексту оригинала.
6.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов
6.4.1. Документы, отправляемые Роскартографией, передаются фельдъегерской, почтовой и, в случаях экстренной необходимости, электрической связью.
Обработка документов для отправки фельдъегерской и почтовой связью осуществляется Управлением делами Роскартографии в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства от 15.04.2005 № 221 («Российская газета», 2005, № 87).
Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса или с указанием на рассылку.
Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или начальником Управления делами.
6.4.2. С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.
6.4.3. Телеграммы (телетайпограммы), составляемые в Роскартографии, принимаются работниками Управления делами завизированными, подписанными и датированными.
Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства от 15.04.2005 № 222 («Российская газета», 2005, № 90).
Телеграммы (телетайпограммы) направляются только по срочным вопросам, требующим экстренного решения или исполнения.
Их текст должен быть максимально кратким и четким, без союзов и предлогов (кроме случаев, когда отсутствие союзов и предлогов искажает содержание), с сокращенными обозначениями знаков препинания (тчк, зпт, квч). Текст печатается на чистом листе бумаги заглавными буквами через полтора интервала строки (шрифт 14 Times New Roman Cyr) без переноса слов.
В состав адреса входит полный или условный телеграфный (телетайпный) адрес организации и фамилия адресата.
Право подписи телеграмм (телетайпограмм) имеют руководитель Роскартографии и его заместители. Телетайпограммы, направляемые в подведомственные организации по оперативным планово-экономическим вопросам, могут быть подписаны начальником Управления экономики, финансов и государственного имущества.
Проекты телеграмм (телетайпограмм) до их представления на подпись руководству визируются на втором экземпляре исполнителями и начальниками управлений и на первом экземпляре — начальником Управления делами.
При передаче телеграмм (телетайпограмм) в несколько адресов указываются телеграфные (телетайпные) адреса всех корреспондентов. В случаях, когда в их число попадают подведомственные предприятия, учреждения и организации, расположенные в Москве, текст телетайпограмм передается им по телефону исполнителем, подготовившем документ.
Регистрация исходящих телеграмм (телетайпограмм) и входящих телетайпограмм осуществляется в телетайпной Управления делами.
Первые экземпляры исходящих телеграмм (телетайпограмм) формируются в дела работниками Управления делами, ответственными за отправку телеграмм (телетайпограмм), а их копии направляются исполнителями в соответствующие дела управлений (отделов).
Входящие телетайпограммы докладываются адресатам и по резолюции передаются под роспись исполнителям.
6.4.4. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
6.5. Порядок прохождения внутренних документов
6.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения — поступающих документов.
6.5.2. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в Отдел правового обеспечения для проверки соответствия содержания документов действующему законодательству, а затем визируются у начальника Управления делами, который осуществляет контроль за правильностью их оформления.
Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей.
6.5.3. Копии подписанных руководителями распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в управления, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.
6.5.4. Передача находящихся на исполнении документов между управлениями осуществляется только через Управление делами с соответствующими отметками в учетных данных.
6.6. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи
6.6.1. Электронная почта — один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями как внутри федерального органа исполнительной власти, так и между организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.
6.6.2. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях при наличии определенной специфики в процессе исполнения.
6.6.3. Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем на рассылку.
Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажный носитель.
Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.
6.6.4. При наличии электронной почты документы обрабатываются и исполняются при помощи автоматизированной регистрации. Отправителю необходимо поставить отметку «соответствует оригиналу».
6.6.5. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;
факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
запрещается передавать текст документов с пометкой «Для служебного пользования»;
подлежащий передаче документ учитывается в Управлении делами. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;
поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы в секретариате руководителя Роскартографии, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные — немедленно;
факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.
6.7. Учет количества документов
6.7.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по учетным данным по месту регистрации документов.
Результаты учета количества документов обобщаются Управлением делами и представляются руководству.
6.7.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.
Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно в Управлении делами на основе принятой в Роскартографии системы учета документов.
Учет количества документов проводится по Роскартографии в целом.
Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.
Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме (Приложение 7). По каждой группе учитывается количество документов и отдельно их тираж (цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах).
6.8. Работа исполнителей с документами
6.8.1. Начальники управлений обеспечивают оперативное рассмотрение поступивших документов в течение рабочего дня и контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.
6.8.2. При рассмотрении документов начальник управления выделяет документы, требующие срочного исполнения.
Срочные документы передаются для исполнения немедленно.
При необходимости размножения документа или других задержках исполнителю передается регистрационная карточка или используется иная форма его информирования.
6.8.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством Роскартографии или начальниками управлений, подготовку к пересылке адресату.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку.
6.8.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.
Все отметки размещаются на свободных от текста местах.
6.8.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).
Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
6.9. Порядок работы с обращениями граждан и организаций
6.9.1. Рассмотрение парламентских запросов, запросов и обращений депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации осуществляется в соответствии с требованиями раздела V Регламента Федерального агентства геодезии и картографии, утвержденного Приказом от 4 апреля 2005 г. № 67-пр и зарегистрированного Министерством юстиции Российской Федерации 23 мая 2005 г. № 6615.
6.9.2. Роскартография в пределах своей компетенции обеспечивает рассмотрение обращений граждан и организаций, принятие по ним решений и направление ответа в установленный срок.
Письменные обращения граждан регистрируются в Управлении делами отдельно от другой корреспонденции.
На обращения граждан проставляется специальный штамп установленного образца с регистрационным номером и датой регистрации.
6.9.3. Зарегистрированные обращения граждан передаются на рассмотрение руководству Роскартографии. Рассмотренные руководством обращения граждан с резолюцией и отметкой о контроле передаются для работы исполнителю.
6.9.4. По результатам рассмотрения обращений граждан и организаций Роскартография направляет ответ в срок до одного месяца с даты поступления обращения. При наличии просьбы государственных органов, направивших обращение, Роскартография уведомляет их о принятом решении. При необходимости срок рассмотрения может продлеваться, но не более чем на один месяц, о каждом продлении сообщается заявителю с указанием причин.
Письменные обращения, содержащие вопросы, не входящие в компетенцию Роскартографии, направляются в 5-дневный срок по принадлежности, о чем сообщается заявителю.
В случае если поставленные на личном приеме вопросы не входят в компетенцию Роскартографии, Управление делами дает необходимые разъяснения по обращению в соответствующие органы государственной власти.
6.9.5. Запрещается направлять обращения граждан и организаций на рассмотрение тем органам или должностным лицам, действия которых обжалуются, кроме случаев обжалования действий (бездействия) высшего из федеральных органов исполнительной власти, компетентных рассмотреть обращение по существу. В этом случае заявителю направляется за подписью руководителя Роскартографии или его заместителя информация о порядке обжалования своих действий (бездействия) в соответствии с законодательством Российской Федерации.
6.9.6. Письменные обращения граждан с запросами о выдаче архивных справок о периодах и стаже работы в подведомственных Роскартографии предприятиях и территориальных органах направляются по назначению с информированием автора обращения и требованием доклада об исполнении поручения.
6.9.7. Если обращения граждан носят рекомендательный характер и рассмотрены непосредственно в Роскартографии, то автор обращения информируется об этом в письменной форме. Рассмотрение обращения в этом случае считается законченным, если по нему не принято иное решение.
6.9.8. Не принимаются на рассмотрение письменные обращения граждан, в которых отсутствуют подлинная личная подпись, фамилия заявителя или его адрес для обратной связи.
6.9.9. Контроль за своевременным и полным рассмотрением письменных обращений граждан, поступивших на исполнение в управления, осуществляют руководители этих управлений.
6.9.10. Обращения граждан считаются исполненными, если по ним даны исчерпывающие ответы на все поставленные вопросы в письменной форме.
6.9.11. Исполненные обращения граждан вместе с подписанными ответами на них передаются в Управление делами для регистрации ответов, снятия обращений с контроля исполнения и подшивки документов в соответствующие дела.
6.10. Организация личного приема граждан
6.10.1. Прием граждан в Роскартографии осуществляется в соответствии с графиком, утверждаемым руководителем Роскартографии.
6.10.2. Организация личного приема граждан осуществляется руководителем Роскартографии, заместителями руководителя Роскартографии и начальниками управлений.
Контроль за выполнением решений по результатам приема осуществляет Управление делами.
6.11. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения
6.11.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью. Она не подлежит опубликованию в открытой печати, использованию в радио- и телепередачах, пересылке по телеграфу и факсу.
Необходимость проставления пометки «Для служебного пользования» определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
6.11.2. На документы (издания) нормативного, информационного и справочного характера, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания и на первой странице сопроводительного письма к этим документам (изданиям) проставляются пометки «Для служебного пользования» и номер экземпляра.
6.11.3. Прием и регистрация входящих документов, а также регистрация исходящих документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется Управлением делами. К учетному номеру таких документов добавляется индекс «дсп».
При отправке документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, нескольким адресатам исполнителем составляется список на рассылку, в котором около каждого адресата проставляется номер экземпляра документа. Список на рассылку подписывается исполнителем и утверждается должностным лицом, подписавшим (утвердившим) документ.
6.11.4. Печатание документов с пометкой «Для служебного пользования» осуществляется в Управлении делами, в отдельных случаях — в управлениях под личную ответственность их руководителей.
На обороте последнего листа каждого экземпляра документа указывается количество отпечатанных экземпляров, фамилии исполнителя и лица, отпечатавшего документ, дата печатания документа. Черновики и варианты документа уничтожаются работником, осуществляющим учет таких документов с отражением факта уничтожения в учетных данных.
6.11.5. Тиражирование (размножение) документов с пометкой «Для служебного пользования» производится только в соответствующем подразделении Управления делами по заказу, подписанному начальником управления и согласованному с начальником Управления делами, при этом в учетных данных делается отметка о количестве дополнительно размноженных экземпляров.
Категорически запрещается создавать неучтенные документы с пометкой «Для служебного пользования».
6.11.6. Документы с пометкой «Для служебного пользования» после исполнения группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. Документы с такой пометкой группируются в дела отдельно или вместе с другими несекретными документами по одной и той же тематике, при этом делу в целом устанавливается пометка «Для служебного пользования».
6.11.7. Уничтожение документов, дел и изданий с пометкой «Для служебного пользования», утративших практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту в установленном порядке.
6.11.8. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, нарушение правил работы с документами, содержащими такую информацию, или же утрату этих документов сотрудники могут быть привлечены к дисциплинарной или иной ответственности, предусмотренной законодательством Российской Федерации.
VII. ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА ПО ДОКУМЕНТАМ
7.1. Регистрация документов
7.1.1. Основой поисковой системы, применяемой в Роскартографии, является регистрация документов — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
7.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые — внутренние и отправляемые.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
7.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие — в день поступления, создаваемые — в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.
7.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от названия документа, автора и содержания.
Поступающая и создаваемая в центральном аппарате Роскартографии служебная корреспонденция и документация регистрируется в Управлении делами раздельно по следующим группам:
указы и распоряжения Президента Российской Федерации; постановления, распоряжения и поручения Правительства Российской Федерации; законодательные акты, постановления и поручения палат Федерального Собрания Российской Федерации;
иная входящая корреспонденция (включая телеграммы), поступающая от федеральных органов исполнительной власти и органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, подведомственных предприятий и территориальных органов Роскартографии, сторонних организаций;
входящие и исходящие телетайпограммы;
приказы Роскартографии по основной деятельности;
приказы Роскартографии по личному составу;
Входящие телефонограммы и факсограммы регистрируются в приемной руководителя Роскартографии.
Постановления коллегии Роскартографии регистрируются секретарем коллегии.
Протоколы совещаний у руководителя Роскартографии и его заместителей регистрируются работником Управления делами, ответственным за центральный архив Роскартографии.
7.1.5. Документы регистрируются в Управлении делами электронным способом с применением программного обеспечения «Система автоматизированного делопроизводства и документооборота (САДД)».
7.1.6 Регистрационные номера документов состоят:
входящих документов — из порядковых номеров нарастающим итогом в течение года раздельно по группам документов, приведенным в пункте 7.1.4, при этом для документов, поступивших из вышестоящих органов исполнительной власти или законодательных органов, перед порядковым учетным номером добавляется индекс «Пр» (Пр-386), а для обращений граждан — индекс «Гр» (Гр-29);
исходящих документов — из индекса управления, индекса отдела, входящего в управление, номера дела, в которое будет направлена копия документа, и порядкового исходящего номера нарастающим итогом в течение года (2/1-12-994);
приказов и распоряжений Роскартографии — из порядкового учетного номера документа нарастающим итогом в течение года раздельно по группам документов. При регистрации приказов по основной деятельности (производственных) после порядкового номера приказа добавляется через дефис индекс «пр» (21-пр), по личному составу (кадровых) — индекс «к» (58-к), распоряжений — индекс «р» (19-р).
7.1.7. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных в поисковой системе установлен следующий состав основных реквизитов регистрации:
наименование организации (автора или корреспондента);
дата и регистрационный номер документа;
заголовок к тексту (краткое содержание документа);
наличие и количество листов приложений;
гриф ограничения доступа к документу;
резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
информация о движении документа;
код по тематическому классификатору;
промежуточные сроки исполнения;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Правила заполнения основных реквизитов РКФ представлены в Приложении 8.
7.1.8. Регистрация документов-ответов осуществляется в РКФ инициативных документов. Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.
7.2. Организация поисковой системы по документам
7.2.1. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему САДД, которая включает в себя картотеки и классификационные справочники.
7.2.2. При традиционной карточной регистрации печатается необходимое количество РКФ, которые могут составлять следующие картотеки: справочные (по корреспондентам, видам документов, авторам документов и др.), контрольно-справочные, кодификационные, по обращениям граждан, алфавитные и другие в зависимости от задач поиска информации.
7.2.3 Эффективность работы поисковой системы достигается путем разработки классификационных справочников:
классификатора вопросов деятельности федерального органа исполнительной власти;
классификатора видов документов;
классификатора корреспондентов;
классификатора результатов исполнения документов;
Помимо перечисленных в конкретной поисковой системе могут использоваться и другие классификаторы в зависимости от потребностей ввода и поиска документов и информации.
7.2.4. В САДД Роскартографии поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по атрибутам (названию, виду документа, дате принятия, номеру документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе).
Поисковый запрос может содержать любую комбинацию атрибутов и элементов текста.
7.2.5. Поисковая система обеспечивает поиск информации о деятельности Роскартографии, не отнесенной к государственной тайне.
7.2.6. Доступ к служебной информации в САДД Роскартографии осуществляется через систему паролей пользователей.
VIII. КОНТРОЛЬ И СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
8.1. Организация контроля и сроки исполнения
8.1. Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководства Роскартографии в целях обеспечения своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
8.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, имеющие установленные сроки исполнения.
При постановке документа на контроль на верхнем поле документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой «К» с установленным сроком исполнения. К такому документу также прилагается контрольная карточка.
8.3. Контроль исполнения обеспечивает Управление делами Роскартографии, которое осуществляет учет контролируемых документов, а также ход и состояние их исполнения.
Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют начальники управлений.
8.4. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях, поступивших из вышестоящих органов государственной власти и внутренних — с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других федеральных органов исполнительной власти, организаций и обращений граждан — с даты их поступления.
Сроки исполнения документов определяются руководством Роскартографии или начальником Управления делами, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
с конкретной датой исполнения — в указанный срок;
поручения и документы без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно» — исполняются в 3-дневный срок;
имеющие пометку «оперативно» — в 10-дневный срок, остальные — в срок не более месяца;
поручения и документы, по которым Роскартография является соисполнителем — не более, чем в половину срока, установленного на исполнение поручения (документа);
согласование поступивших на рассмотрение проектов нормативно-правовых актов — в течение 7 дней;
парламентские запросы — не позднее, чем через 15 дней со дня получения;
запросы членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы (депутатские запросы) — не позднее, чем через 30 дней со дня получения;
письма Министерства иностранных дел Российской Федерации, без согласования с другими организациями — в течение 15 дней, с согласованием — 30 дней;
поручения Минтранса России, в которых Роскартография значится соисполнителем, исполняются не позднее чем за 4 дня до истечения контрольного срока, установленного для ответственного исполнителя;
телеграммы, требующие срочного решения — безотлагательно в срок до 2 дней; остальные — в течение 10 дней;
обращения граждан, поступившие в Роскартографию — до одного месяца со дня их регистрации.
В случае необходимости выполнения поручений Роскартография может обращаться к другим федеральным органам исполнительной власти для получения информации, заключений, экспертиз (далее — информация) с указанием срока получения информации.
При поступлении подобных запросов в Роскартографию и невозможности исполнения их в указанные сроки, ответственный исполнитель в 5-дневный срок с даты получения запроса согласовывает с федеральным органом исполнительной власти, направившим запрос, срок предоставления информации.
Дата исполнения указывается на документе и фиксируется в регистрационно-контрольной карточке.
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, он подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
Сроки исполнения документов с пометками «срочно» и «оперативно» не продлеваются.
При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя Роскартографии, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока.
Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует Управление делами для внесения изменений в РКФ (новый срок, дата изменения, подпись).
Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы или федеральный орган (организация) — автор документа.
8.7. В случае исполнения документа несколькими управлениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.
8.8. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнении или перемещении работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и Управлением делами все контролируемые документы.
8.9. При пересылке документа на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о ходе и результатах исполнения вместе с документом пересылаются два экземпляра регистрационной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения.
8.10. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет — не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года — не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца — каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.
Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в РКФ.
8.11. Снятие документа с контроля осуществляет руководитель Роскартографии, его заместители или по их поручению Управление делами. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка «в дело», номер дела, в котором будет храниться документ, дата; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.
8.12. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам, если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений, и материалы не возвращены на доработку.
На документе и в РКФ проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.
8.13. Управление делами ежеквартально (при необходимости — в более сжатые сроки) готовит сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в центральном аппарате Роскартографии для анализа и информирования руководства Роскартографии.
Управление делами еженедельно информирует Минтранс России о ходе исполнения контрольных правительственных документов, поступивших от него.
IX. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих учет, систематизацию и сохранность документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в центральный архив Роскартографии (далее именуется — архив) в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федерального архивного агентства (Росархив), а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Роскартографии.
Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.
9.1. Составление номенклатуры дел
9.1.1. Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Роскартографии с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
9.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о Роскартографии и ее управлениях, штатным расписанием, перечнями документов с указанием сроков их хранения, планами и отчетами о работе, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Роскартографии, их виды, состав и содержание.
9.1.3. В Роскартографии составляется номенклатура дел, состоящая из дел общего (централизованного) делопроизводства центрального аппарата и состава дел, образующихся в ходе деятельности управлений (Приложение 10).
9.1.4. Номенклатура дел составляется Управлением делами с учетом предложений управлений при методическом руководстве со стороны архива.
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок представить в Управление делами предложения по внесению дополнений в номенклатуру дел с учетом документооборота этого подразделения.
9.1.5. Номенклатура дел Роскартографии подписывается начальником Управления делами, визируется начальниками управлений, согласовывается с Центральной экспертной комиссией (далее именуется — ЦЭК) Роскартографии, с Экспертной проверочной комиссией (далее именуется — ЭПК) Государственного архива Российской Федерации (ГАРФ), в который документы передаются на государственное хранение, и утверждается руководителем Роскартографии.
Согласовывается номенклатура дел с ГАРФом не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в Роскартографии.
9.1.6. После утверждения номенклатуры дел управления Роскартографии получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
9.1.7. Номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел Управления делами. Второй используется в Управлении делами в качестве рабочего. Третий применяется в архиве. Четвертый — в ГАРФе, с которым согласовывалась номенклатура дел.
9.1.8. Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
9.1.9. Номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Роскартографии.
9.1.10. Названиями разделов номенклатуры дел Роскартографии являются наименования управлений и отделов, входящих в эти управления. В номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой центрального аппарата Роскартографии.
9.1.11. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Роскартографии.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
9.1.12 Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Роскартографии цифрового обозначения управления, через дробь — обозначения отдела, входящего в управление, и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 2/1-05, где 2/1 — обозначение управления и отдела, входящего в него, 05 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); наименование Роскартографии и управления (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Например: «Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)».
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
«Переписка с предприятиями, учреждениями и организациями о комплектовании федерального картографо-геодезического фонда».
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.
«Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам разработки и создания геоинформационных систем».
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
«Переписка с ЦНИИГАиК по вопросам научно-технической информации».
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.
«Переписка с главами администраций областей по вопросам топографо-геодезического обеспечения территорий».
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.
«Переписка с НИИ ПМК (г. Великий Новгород) по вопросам создания приборной продукции».
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).
«Годовые отчеты организаций Роскартографии по труду и заработной плате».
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии — по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с Росархивом срок хранения.
В графе 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2004 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др.
9.1.13. Если в течение года возникают новые документированные участки работы, т.е. не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
9.1.14. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
9.2. Формирование и оформление дел
9.2.1. Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
9.2.2. Дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения формируются в Управлении делами, остальные — децентрализованно в управлениях.
9.2.3. Исполненные документы должны незамедлительно сдаваться исполнителем в Управление делами или подшиваться в дела управлений.
Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
9.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется Управлением делами (архивом).
9.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телетайпограммы, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.
9.2.6. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства.
Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.
Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Ведение дел государственных служащих осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы» от 01.06.1998 № 640 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, № 23, ст. 2501).
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
9.2.7. Дела Роскартографии подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела — подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками Управления делами и соответствующих управлений, в ведении которых находится заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива.
9.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение 11); нумерацию листов в деле; составление листа — заверителя дела (Приложение 12); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (Приложение 13); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
9.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование Роскартографии; наименование постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК ГАРФа (до этого он проставляется карандашом).
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и Роскартографии по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
9.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется настоящей Инструкцией. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
9.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможно свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
9.3. Организация оперативного хранения документов
9.3.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.
Начальники управлений и работники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив.
9.3.2. Выдача дел другим управлениям из Управления делами или архива производится с разрешения начальника Управления делами. Выдача дел работникам управлений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карточка-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование работникам управлений на срок не более одного дня. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела не выдаются.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководства Роскартографии с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
X. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ
Документы Роскартографии являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Росархивом, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в федеральный архив, как государственная часть Архивного фонда Российской Федерации.
Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение образован архив, структурно входящий в состав Управления делами.
Подготовка документов к передаче на хранение в архив включает работу Управления делами и лиц, ответственных в управлениях за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.
10.1. Экспертиза ценности документов
10.1.1. Экспертиза ценности документов — отбор документов на постоянное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
10.1.2. Экспертиза ценности документов в Роскартографии на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив.
10.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Роскартографии создана постоянно действующая центральная экспертная комиссия (ЦЭК).
10.1.4. Функции и права ЦЭК, а также организация ее работы определены положением, которое согласовано с Росархивом и утверждено приказом Роскартографии.
10.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в управлениях непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЦЭК под непосредственным методическим руководством архива.
10.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
10.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Роскартографии путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК Роскартографии.
10.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются раздельно описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
10.1.9. Опись дела — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекций и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
10.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
10.1.11. В Роскартографии в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива.
По этим описям документы сдаются в архив.
Описи дел, подготовленные управлениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Роскартографии, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение в соответствующий федеральный архив.
10.1.12. Описи дел управлений составляются по установленной форме (Приложение 14) и представляются в архив через два года после завершения дел в делопроизводстве.
10.1.13. Описательная статья описи дел управления имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.
10.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи — валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
10.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
10.1.16. Опись дел управления подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником Управления делами и утверждается начальником управления.
10.1.17. Опись дел управления составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в управлении.
10.1.18. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (Приложение 15) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения <...>.
<...> документы в дела, оформляет дела и передает их в архив независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
XI. КОПИРОВАНИЕ (РАЗМНОЖЕНИЕ) ДОКУМЕНТОВ
11.1. Копирование (размножение) служебных документов осуществляется соответствующим подразделением Управления делами по заказам, подписанным начальниками управлений (отделов). К размножаемым распорядительным и исходящим документам должны быть приложены утвержденные в установленном порядке списки на рассылку.
11.2. Не допускается необоснованное копирование (размножение) документов, а также размножение бланков Роскартографии. Разрешение на производство копировально-множительных работ дается начальником Управления делами.
11.3. Заказы выполняются в порядке их поступления, кроме срочных работ (по согласованию с управляющим делами).
11.4. Размножение документов с пометкой «для служебного пользования» осуществляется через Управление делами.
11.5. На копирование (размножение) принимаются первые экземпляры документов, отвечающие необходимым техническим требованиям по четкости и насыщенности текста (изображения).
11.6. Размноженные документы (изготовленные копии) выдаются заказчикам под роспись в учетном журнале установленной формы. Учет размножаемых (копируемых) документов ведется на основании заказов, бланки которых хранятся не менее года.
Приложение № 1
ГЕРБ РФ
МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ГЕОДЕЗИИ И КАРТОГРАФИИ (РОСКАРТОГРАФИЯ)
Кржижановского ул., д. 14, корп. 2, Москва, 117997 Тел./факс (095) 124-35-35 e-mail: info@roskart.gov.ru, http://www.roskart.gov.ru
_____________________ N ______________________________ На N ________________ от _____________________________
Приложение № 2
ГЕРБ РФ
МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ГЕОДЕЗИИ И КАРТОГРАФИИ (РОСКАРТОГРАФИЯ)
Кржижановского ул., д. 14, корп. 2, Москва, 117997 Тел./факс (095) 124-35-35 e-mail: info@roskart.gov.ru, http://www.roskart.gov.ru
_____________________ N ______________________________ На N ________________ от _____________________________
Приложение № 3
ГЕРБ РФ
МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ГЕОДЕЗИИ И КАРТОГРАФИИ (РОСКАРТОГРАФИЯ)
Кржижановского ул., д. 14, корп. 2, Москва, 117997 Тел./факс (095) 124-35-35, e-mail: info@roskart.gov.ru, http://www.roskart.gov.ru
_____________________ N ______________________________ На N ________________ от _____________________________
Приложение № 4
ГЕРБ РФ
МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ГЕОДЕЗИИ И КАРТОГРАФИИ (РОСКАРТОГРАФИЯ)
РАСПОРЯЖЕНИЕ _______________ Москва N ______________
Приложение № 5
ГЕРБ РФ
МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ГЕОДЕЗИИ И КАРТОГРАФИИ (РОСКАРТОГРАФИЯ)
ПРИКАЗ _______________ Москва N ______________
Приложение № 6
к п. 5.1.1
┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│ │
│ ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ГЕОДЕЗИИ И КАРТОГРАФИИ │
│ (РОСКАРТОГРАФИЯ) │
│ │
│ ПРОТОКОЛ ________________ │
│ │
│ совещания у руководителя Федерального агентства │
│ геодезии и картографии А.В. Бородко │
│ │
│ ______________ 2005 г. г. Москва N ____________ │
│ │
│ │
│ │
│ │
│ │
│ │
│ │
│ │</pre>
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Приложение № 7
к п. 6.7.2
СПРАВКА об объеме документооборота Федерального агентства геодезии и картографии за _______________________ 200_ г. (месяц)
| Документы | Количество документов | |
| подлинники | тираж | |
| поступающие, в том числе: | ||
| а) правительственные | ||
| б) прочие | ||
| отправляемые | ||
| внутренние | ||
| Итого | ||
Начальник Управления делами Подпись Расшифровка подписи Дата
Приложение № 8
к п. 7.1.8
| Реквизиты | Комментарий по заполнению |
|---|---|
| 1 | 2 |
| Наименование вида документа | Заполняется в соответствии с наименованием вида документа |
| Автор | При регистрации поступающих документов |
| (корреспондент) | записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица — автора документа. При регистрации обращений граждан вводятся его имя, отчество, фамилия и адрес. При регистрации отправляемых документов записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица — корреспондента. При регистрации ответов на обращения граждан вводятся их персональные данные. Допускается применение сокращенного наименования организации |
| Дата документа | В РКФ переносится дата, присвоенная документу организацией — автором документа |
| Регистрационный номер документа | В РКФ переносится регистрационный номер документа, присвоенный организацией — автором документа |
| Дата поступления | Заполняется и переносится в регистрационный штамп. При традиционной обработке переносится в РКФ из регистрационного штампа |
| Индекс поступления | Заполняется и переносится в регистрационный штамп. При традиционной обработке переносится в РКФ из регистрационного штампа |
| Заголовок к тексту | Переносится заголовок к тексту документа. При его отсутствии составляется аннотация, содержащая ключевые слова |
| Резолюция | В РКФ переносится с документа содержание поручения, исполнитель (исполнители), автор и дата резолюции |
| Срок исполнения | Проставляется индивидуальный срок, содержащийся в резолюции, при его отсутствии — типовой срок. При регистрации отправляемого документа может записываться дата ожидаемого ответа |
| Отметка об исполнении документа | В РКФ переносится регистрационный номер и дата созданного документа, ссылка на регистрационный индекс и дату поступившего документа или краткая запись решения вопроса по существу |
| Дело | В РКФ переносится индекс дела в соответствии с номенклатурой структурного подразделения, в которое помещен исполненный документ |
Приложение № 9
к п. 8.13
ИНФОРМАЦИЯ
О СОСТОЯНИИ ИСПОЛНИТЕЛЬСКОЙ ДИСЦИПЛИНЫ В ЦЕНТРАЛЬНОМ
АППАРАТЕ РОСКАРТОГРАФИИ ЗА I КВАРТАЛ 2005 ГОДА
В I квартале 2005 года Управлением делами было взято на контроль 218 документов, из них 51 поручение Правительства Российской Федерации и его Аппарата, 18 обращений граждан. Документы, в основном, исполнялись в установленные сроки, за исключением тех, по которым требовалась дополнительная проработка. В этих случаях сроки переносились руководством Роскартографии или Управлением делами по согласованию с соответствующим департаментом Минтранса России, другими министерствами и ведомствами.
| Управления, отделы | Всего взято на | Исполнено в срок | ||
| контроль документов | правительственные поручения | прочие документы | обращения граждан | |
| УТГКР | 85 | 15 | 61 | 9 |
| Отдел картографических работ и географических названий Отдел фотограмметрических и топографических работ Отдел координатновременного и навигационного обеспечения | 44 15 26 | 9 2 4 | 26 13 22 | 9 — - |
| НТУиФ | 29 | 2 | 27 | - |
| Отдел картографогеодезических фондов и интеллектуальной собственности Отдел организации НИОКР Отдел информационных систем, защиты информации и метрологии | 3 17 9 | - 2 - | 3 15 9 | - — - |
| УЭФ | 70 | 28 | 39 | 3 |
| Отдел экономического анализа и планирования Отдел правового обеспечения Отдел бухгалтерского учета и сводного финансирования Отдел имущественных отношений | 35 7 7 21 | 12 2 4 10 | 23 3 3 10 | - 2 — 1 |
| УД | 34 | 6 | 22 | 6 |
| Отдел координации работы территориальных органов и мобилизационной подготовки Отдел кадров и социального обеспечения Отдел делопроизводства и секретная часть | 5 23 6 | 1 4 1 | 4 14 4 | - 5 1 |
| ИТОГО: | 218 | 51 | 149 | 18 |
Управляющий делами Подпись Расшифровка подписи 6 апреля 2001 г.
о неисполненных поручениях Правительства Российской Федерации, других документах, поручениях и обращениях граждан за ________ квартал 200_ года
N и дата Краткое содержание, Срок исполнения, поручения причина невыполнения управление
(документа)
Начальник Управления делами Подпись Расшифровка подписи «__» _________ 200_ г.
Приложение № 10
к п. 9.1.3
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО
ГЕОДЕЗИИ И КАРТОГРАФИИ УТВЕРЖДАЮ
Руководитель Федерального
агентства геодезии и картографии
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ на 2005 год Подпись Расшифровка подписи Дата 5 января 2005 г. N __________
Москва
| Индекс дела | Заголовок дела (тома, частей) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Название раздела | ||||
Управляющий делами Подпись Расшифровка подписи Дата
Виза зав. архивом (лица, ответственного за архив)
**СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО** Протокол ЦЭК Роскартографии Протокол ЭПК ГАРФа От _____________ N ______ от __________ N ______ Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в
_________ году в федеральном органе исполнительной власти
| По срокам хранения | Всего | В том числе: | |
| переходящих | с отметкой «ЭПК» | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Постоянного | |||
| Временного (свыше 10 лет) | |||
| Временного (до 10 лет включительно) | |||
| ИТОГО: | |||
Начальник Управления делами Подпись Расшифровка подписи Дата
Итоговые сведения переданы в архив
Наименование должности, передавшего сведения Подпись Расшифровка подписи Дата
Приложение № 11
к п. 9.2.8
код федерального архива _____ код федерального органа исполнительной власти _______
┌────────────────┐
_______________________________________________ │ │
│Ф. N ___________│
_______________________________________________ │ │
│Оп. N __________│
_______________________________________________ │ │
│Д. N ___________│
└────────────────┘
__________________________________________________________
(НАИМЕНОВАНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО АРХИВА)
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ГЕОДЕЗИИ И КАРТОГРАФИИ
(заголовок дела)
______________________________________________________________
________________________ (ДАТА)
На __________ лист
Хранить __________
Ф. N ____________ Оп. N ___________ Д. N ____________
Приложение № 12
к п. 9.2.8
Лист-заверитель дела N _______
В деле подшито и пронумеровано _____________________ лист(ов),
(цифрами и прописью)
в том числе литерные листы __________________________ пропущенные номера _______________ + листов внутренней описи _________________
| Особенности физического состояния и формирования дела | № листов |
|---|---|
| 1 | 2 |
__________________________________________________________ (должность, подпись, расшифровка подписи, дата)
Приложение № 13
к п. 9.2.8
| № п/п | Индекс документа | Дата документа | Заголовок документа | Номера листов дела | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Итого _________________________________________________ документов (цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _______________________________ (цифрами и прописью)
Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела Подпись Расшифровка подписи Дата
Приложение № 14
к п. 10.1.12
ФОРМА ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО, ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ)
ХРАНЕНИЯ И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ
__________________________________________________________________ (наименование структурного подразделения)
УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя структурного подразделения
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
ОПИСЬ N _________ __________________________________________________________
| № п/п | Индекс дела (тома, части) | Заголовок дела (тома, части) | Дата дела (тома, части) | Количество листов в деле (томе, части) | Срок хранения дела (тома, части) | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 <1> | 7 |
| Название раздела | ||||||
<1> Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.
В данную опись внесено _______ дел с N ___ по _______, в том числе
Наименование должности составителя описи Подпись Расшифровка подписи Дата
Начальник Управления делами Подпись Расшифровка подписи Дата
Передал ______________________________________________________ дел (цифрами и прописью) и __________________________ регистрационно-контрольных картотек к (цифрами и прописью) документам <2>
Наименование должности сотрудника структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи Дата
Принял __________________________ дел и __________________________ (цифрами и прописью) (цифрами и прописью) регистрационно-контрольных картотек к документам
Наименование должности работника центрального архива Подпись Расшифровка подписи Дата
<2> Передаются вместе с делами канцелярии.
Приложение № 15
к п. 10.1.18
Федеральное агентство УТВЕРЖДАЮ геодезии и картографии Руководитель Федерального Акт агентства геодезии и картографии **___________ N ___________ ____________________ А.В.БОРОДКО** Москва "__" ___________________ 2005 г.
О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
На основании _____________________________________________________ (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков ____________________________ отобраны к уничтожению как не имеющие их хранения) научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда N ________________________________ (название фонда)
| № п/п | Заголовок дела или групповой заголовок дел | Дата дела или крайние даты дел | Номера описей (номенклатур) за годы | Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или № дела по описи | Количество дел (томов, частей) | Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Итого _______________________ дел за ________________________ годы (цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за _____________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК ГАРФа (протокол от _________________ N _________________________)
Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов Подпись Расшифровка подписи Дата
СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК Роскартографии от _____________ N ________
Документы в количестве ______________________________________ дел, (цифрами и прописью) весом ____________________ кг сданы в ____________________________ (наименование организации) на переработку по приемо-сдаточной накладной от __________ N _____
Наименование должности работника, сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности работника центрального архива, внесшего изменения в учетные документы Подпись Расшифровка подписи Дата