Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 06.05.2019 № 93

«О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в военных судах, утвержденную приказом Судебного департамента от 9 октября 2014 г. № 219»

В соответствии с Федеральным законом от 8 января 1998 г. № 7-ФЗ «О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации» приказываю:

1. Внести в Инструкцию по делопроизводству в военных судах, утвержденную приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 9 октября 2014 г. № 219 (далее — Инструкция), следующие изменения:

1.1 В главе III абзац первый изложить в следующей редакции:

«Переписка в военных судах ведется в соответствии с Национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 „Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов“ и настоящей Инструкцией.».

1.2. В пункте 3.3.4 описание нижепоименованных реквизитов документа изложить в следующей редакции:

«Дата документа.»

Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом, — дата его принятия; для утверждаемого документа — дата его утверждения председателем военного суда или приказом председателя военного суда.

Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой, например: 05.07.2018;

словесно-цифровым способом, например: 5 июля 2018 г.

В текстах распорядительных и финансовых документов даты рекомендуется писать словесно-цифровым способом: 4 мая 2013 г.

Дата утверждаемого документа проставляется лицом, утверждающим документ. На документах, составленных совместно двумя и более организациями, указывается единая дата (самая поздняя).

Документы вступают в силу с момента их подписания (утверждения), если не предусмотрен иной порядок.

Все отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются.»;

«Адресат.»

Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу.

Наименование организации, ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

Должность лица, которому адресуется документ, его фамилия и инициалы указываются в дательном падеже, например:

При адресовании документа руководителю организации ее название входит в наименование должности адресата, например:

При адресовании документа нескольким организациям их названия указываются обобщенно, например:

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя в дательном падеже, затем почтовый адрес, например:

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

Адрес не проставляется на документах, направляемых в вышестоящие организации и другим постоянным корреспондентам, в этих случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.";

"Оформление приложений к документу.

Если документ имеет приложения, то об этом делается отметка. Указанная отметка печатается через одну строку ниже текста документа, от границы левого поля.

Отметку о наличии приложения к документу, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 1 экз.

Если приложение не названо в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывают.

Если к письму прилагают другой документ, также имеющий приложения, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Если приложение направляется только адресату (не подшивается в дело), то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 1 экз. только в адрес.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 1 экз. в первый адрес.

В распорядительных документах сведения о наличии приложений указываются в тексте, например:

Разработать график отпусков по форме, указанной в приложении N 1.

В приложениях к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и номера, например:

При наличии нескольких приложений к распорядительному документу на них проставляют порядковые номера, например: приложение N 1; приложение N 2 и т.д.

Если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-наполнитель и др.), например:

Приложение: CD в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в котором помещается носитель, указываются наименование документов, записанных на носитель, имена файлов.";

"Подпись документа.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

При изготовлении документа на официальном бланке, имеющем наименование организации, полное наименование должности лица, подписавшего документ, не указывается, например:

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям, например:

При подписании документа несколькими должностными лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших их, а распределение обязанностей в составе комиссии, например:

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или заместитель должностного лица. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия. Не допускается подписание документа с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Дату подписания (утверждения) документа и при необходимости надпись "лично" и отметку о срочности проставляет лицо, подписывающее документ.

Документ, изготовленный в форме электронного документа, при наличии технической возможности может подписываться электронной подписью в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

Одной электронной подписью могут быть подписаны несколько связанных между собой электронных документов (пакет электронных документов). При подписании электронной подписью пакета электронных документов каждый из электронных документов, входящих в этот пакет, считается подписанным электронной подписью того вида, которой подписан пакет электронных документов. Исключение составляют случаи, когда в состав пакета электронных документов лицом, подписавшим пакет, включены электронные документы, созданные иными лицами (органами, организациями) и подписанные ими тем видом электронной подписи, который установлен законодательством Российской Федерации для подписания таких документов. В этих случаях электронный документ, входящий в пакет, считается подписанным лицом, первоначально создавшим такой электронный документ, тем видом электронной подписи, которым этот документ был подписан при создании, вне зависимости от того, каким видом электронной подписи подписан пакет электронных документов.

Отметка об электронной подписи может использоваться при наличии технической возможности для визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилия, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации) в соответствии с действующим законодательством, например:

"Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или при отсутствии места на оборотной стороне внизу слева, например:

Фамилия Имя Отчество,

Контрольное управление, ведущий специалист,

+7(495) 296 22 48,

Familiya@gov.ru

или

Фамилия Имя Отчество,

+7(495) 296 22 48

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.".

1.3. Пункт 3.8.1 изложить в следующей редакции:

"3.8.1. Вся входящая, исходящая и внутренняя документация суда для обеспечения сохранности, учета и облегчения поиска документов должна быть сгруппирована в дела (наряды) в соответствии с номенклатурой (дел) нарядов (далее - номенклатура). Номенклатура составляется в целях обоснованного распределения документов, формирования, систематизации и учета дел (нарядов), организации группировки исполненных документов в дела (наряды), определения сроков их хранения. Номенклатура используется при построении информационно-поисковой системы и является основой для составления описей дел (нарядов) постоянного и временного хранения.

При составлении номенклатуры (форма N 13) следует руководствоваться процессуальным законодательством, нормативными и методическими документами в сфере организации делопроизводства, положением об аппарате суда, положениями о структурных подразделениях суда, штатным расписанием, действующим перечнем документов, образующихся в процессе деятельности суда, с указанием сроков хранения, а также номенклатурами за предшествующие годы.

В кассационном, апелляционном, окружных (флотских) военных судах составляется сводная номенклатура (форма N 13). Сводная номенклатура судов составляется на основании согласованных с архивом суда номенклатур структурных подразделений (отделов) (форма N 13.1). Сводная номенклатура суда состоит из разделов, наименованиями которых являются наименования структурных подразделений (отделов) суда, расположенных в ней в соответствии со структурой суда в установленном порядке.

Номенклатура военного суда составляется в последнем квартале предшествующего года ответственным за ведение делопроизводства по установленной форме и подписывается этим лицом, согласуется с экспертной комиссией, утверждается председателем военного суда, учитывается в журнале учета входящей корреспонденции, а после годовой проверки наличия документов подшивается в дело (наряд).

Номенклатура структурных подразделений (отделов) суда на очередной год составляется и подписывается руководителем подразделения (начальником отдела), согласовывается с работником, ответственным за работу архива суда, и представляется в отдел делопроизводства (общий отдел) до 1 ноября текущего года.

По окончании года в номенклатуру суда вносятся сведения, представленные в отдел делопроизводства (общий отдел) структурными подразделениями (отделами) суда о категориях и количестве заведенных в текущем году дел (нарядов). На основе этих данных в номенклатуре суда производится итоговая запись о количестве заведенных дел (нарядов), (томов), отдельно постоянного и временного хранения и делаются все необходимые отметки в графах (приложение к форме N 13).

Если в течение года возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела (наряды), они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел (нарядов) в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные индексы дел (нарядов). Составление новой номенклатуры не требуется.

В случае упразднения (реорганизации) структурного подразделения суда или создания нового структурного подразделения (отдела) суда, номенклатура составляется заново, согласовывается с экспертной комиссией суда, утверждается председателем суда и вводится в действие с 1 января следующего года.

Номенклатура вновь созданного структурного подразделения (отдела) суда разрабатывается и представляется работником, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении (отделе), в отдел делопроизводства (общий отдел) или работнику, ответственному за ведение делопроизводства суда в месячный срок.

Заголовки дел (нарядов) по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими". "Переходящие" дела (наряды) вносятся в номенклатуру с сохранением соответствующих индексов.

При включении в номенклатуру суда заголовков, содержащих документы, срок хранения которых не предусмотрен Перечнем, срок их хранения устанавливается постоянно действующей экспертной комиссией суда.

В течение всего срока действия номенклатуры в графу "Примечание" ответственным за ведение делопроизводства проставляются отметки о передаче дел (нарядов) в архив (архивные номера), о не заведении дел (нарядов), о преходящих делах (нарядах), о передаче дел (нарядов) в другое подразделение (отдел) для продолжения и др.".

1.4. Пункт 3.8.2 изложить в следующей редакции:

"3.8.2. Все исполненные документы подшиваются в дела (наряды). Дела (наряды) заводятся по предметному (тематическому) и другим признакам в зависимости от содержания и разновидности документов с учетом установленных сроков хранения. Дела (наряды), как правило, заводятся на один год.

Все вновь заводимые книги и журналы несекретного делопроизводства пронумеровываются, прошнуровываются и на последней странице скрепляются мастичной печатью "Для пакетов". Работник аппарата военного суда, ответственный за ведение несекретного делопроизводства, на последней странице делает заверительную надпись: "В данной(м) книге (журнале) пронумеровано, прошнуровано и скреплено мастичной печатью "Для пакетов" 50 (пятьдесят) листов". Заверительная надпись подписывается работником, ее составившим, с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Выдача дел (нарядов), книг и журналов производится под расписку в карточке учета выдачи (форма N 12), которая заводится вместе с делом (нарядом), книгой, журналом и хранится в конверте, приклеенном к внутренней стороне обложки в конце дела (наряда), книги, журнала и вместе с ним сдается в архив или уничтожается. Если карточка заполнена полностью, заполняется новая, которая приобщается к заполненной, и они хранятся вместе с делом. Заполненная карточка во внутреннюю опись документов дела (наряда) не вносится, не нумеруется и листом дела не считается.".

1.5. Пункт 3.8.3 изложить в следующей редакции:

"3.8.3. Даты начала и окончания дела (наряда) должны соответствовать крайним датам документов, подшитых в нем. Эти даты проставляются на обложке дела (наряда) после его закрытия.

Листы в деле (наряде) подшиваются строго в хронологическом порядке. Переписка систематизируется в хронологической последовательности - документ-ответ помещается за документом-запросом. Документы подшиваются по мере исполнения документов по дате ответа.

Все подшитые в дела (наряды) документы нумеруются.

В каждом деле (наряде) ведется внутренняя опись документов (форма N 14).

В конце каждого дела (наряда) подшивается лист-заверитель (форма N 15).

Оформление обложки дел (нарядов), подшивка документов, нумерация листов, составление внутренней описи и листа-заверителя производится в порядке, предусмотренном пунктами 20.1.4 - 20.1.8 настоящей Инструкции.

Изъятие из дела (наряда) документа производится с разрешения председателя военного суда с оставлением в деле (наряде) его копии, заверенной в установленном порядке, или справки-заместителя, а также акта о причинах выдачи подлинника (форма N 16).

Исправление общего количества листов в деле (наряде) не производится, а на последнем листе наряда указывается количество листов (первых экземпляров), изъятых из дела (наряда). Об изъятых документах делается отметка во внутренней описи.".

1.6. Пункт 3.8.5 изложить в следующей редакции:

"3.8.5. Законченные ведением дела (наряды), книги и журналы передаются на хранение в архив военного суда.".

1.7. Пункт 20.1.1 изложить в следующей редакции:

"20.1.1. Законченные делопроизводством дела (наряды), материалы и другие документы, в том числе по личному составу, подлежат оформлению и передаче в архив на постоянное и временное хранение после окончания календарного года, в котором они были заведены.

Решение на передачу в архив судебных дел и материалов принимает судья, их рассмотревший, или председатель суда. При этом судья проверяет все производство по делу (материалу). В контрольном листе дела и на обложке материала судья проставляет дату передачи дела в архив и подпись.

Решение на передачу в архив документов, дел (нарядов), общего делопроизводства принимает начальник (работник аппарата суда) отдела делопроизводства (судопроизводства) суда.".

1.8 В пункте 20.1.5:

абзац второй исключить;

абзацы третий и четвертый считать соответственно абзацами вторым и третьим.

1.9 В пункте 20.1.6 абзац второй изложить в следующей редакции:

"В случаях когда текст на документе расположен близко к краю листа, к листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается в дело. Если к полоске бумаги подклеены одним краем несколько документов (почтовые уведомления, справки и т.п.), то каждый документ должен быть пронумерован отдельным очередным порядковым номером.".

1.10 В пункте 20.1.7 абзац первый изложить в следующей редакции:

"В начале дела (наряда) на отдельном листе составляется внутренняя опись (форма N 14). Листы внутренней описи документов нумеруются римскими цифрами. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа. Внутренняя опись содержит сведения о номерах (исходящих, входящих) документов дела (наряда), от кого поступил, кому адресован документ или наименование документа, номера листов в деле, присвоенных документу. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело (наряд), должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему.".

1.11. Пункт 20.2.3 изложить в следующей редакции:

"20.2.3. Исчисление сроков хранения дел (нарядов), других материалов и документов общего делопроизводства производится с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по ним.

Сроки хранения для уголовных дел исчисляются со дня:

окончания срока отбытия наказания;

вступления в законную силу оправдательного приговора, а также постановления (определения) о прекращении дела (без уплаты судебного штрафа);

истечения испытательного срока при условном осуждении; в случае отмены условного осуждения и направления осужденного для отбывания наказания - окончания срока отбытия наказания;

уплаты штрафа как основного вида наказания;

с момента вынесения судом определения о прекращении применения принудительных мер медицинского характера к лицам, совершившим общественно опасные деяния в состоянии невменяемости.

Сроки хранения для административных и гражданских дел исчисляются с момента:

обращения к исполнению вступившего в законную силу судебного акта;

вступления в законную силу определения о прекращении производства;

вступления в законную силу определения об оставлении иска, заявления, жалобы без рассмотрения;

вынесения судебного приказа и обращения его к исполнению.

Сроки хранения для дел об административных правонарушениях исчисляются с момента:

обращения к исполнению вступившего в законную силу судебного акта по делу об административном правонарушении;

вступления в законную силу постановления о прекращении производства по делу.

Сроки хранения для материалов о грубых дисциплинарных проступках при применении к военнослужащему дисциплинарного ареста исчисляются с момента:

исполнения постановления суда о назначении дисциплинарного ареста;

вступления в законную силу постановления о прекращении производства по материалам или об отказе в назначении дисциплинарного ареста.

Сроки хранения для материалов досудебного и судебного делопроизводства исчисляется с момента вступления в законную силу постановления.".

1.12. Пункт 20.3.1 изложить в следующей редакции:

"20.3.1. На все сдаваемые в архив судебные дела и материалы, дела (наряды) общего делопроизводства и дела по личному составу составляются описи дел (нарядов).

Опись дел (нарядов) (электронных дел) является учетным документом, предназначенным для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри документального фонда и их учета.

Описи дел (нарядов) (электронных дел) составляются (форма N 90, 91, 91.1, 91.2) на основании номенклатуры на бумажном носителе и в электронном виде.

Описи дел составляются отдельно на:

дела по личному составу (форма N 90);

дела (наряды) общего делопроизводства (форма N 91);

судебные дела и материалы (по категориям дел) (форма N 91.1).

Аналогичные описи составляются на электронные дела (форма N 91.2).

Описи дел (нарядов) составляются в одном экземпляре.".

1.13. Пункт 20.3.2 изложить в следующей редакции:

"20.3.2. В зависимости от сроков хранения и грифов секретности дела (наряда), в самостоятельные описи вносятся:

с постоянным сроком хранения: совершенно секретные - в одну опись, секретные - в другую опись, несекретные - в третью опись;

с временными сроками хранения (75, 50, 25, 20, 15, 10, 5 лет) - по степени секретности и срокам хранения за каждый год отдельно (например, в отделе (подразделении) за 2017 год имеется 37 несекретных дел (нарядов) общего делопроизводства с временными сроками хранения, из них: 5 дел (нарядов) со сроком хранения 75 лет вносятся в одну опись, 7 дел (нарядов) со сроком хранения 50 лет вносятся в другую опись, 8 дел (нарядов) со сроком хранения 25 лет вносятся в третью опись, 6 дел (нарядов) со сроком хранения 10 лет вносятся в четвертую опись, 11 дел (нарядов) со сроком хранения 5 лет - в пятую).

В таком же порядке в описи вносятся совершенно секретные (секретные) дела.

Каждое дело, наряд вносится в опись под самостоятельным номером по годам.

Многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи пишется наименование только первого тома, а наименования всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами "То же". Если же наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово "последний".

В описи между наименованиями (заголовками) дел (нарядов) оставляется интервал не менее 1 см.

Судебные дела вносятся в отдельные описи в зависимости от:

категории дел;

года поступления дела в суд или принятия к производству;

срока хранения;

степени секретности.

Дела с постоянными сроками хранения вносятся в самостоятельные описи и располагаются по годам их рассмотрения в военном суде.

Дела в описи располагаются в алфавитном порядке фамилий, имен и отчеств лиц, проходящих по этим делам, причем если по одному уголовному делу проходит несколько лиц, то такие дела вносятся в опись по фамилии первого лица, проходящего по делу, а фамилии, имена и отчества других лиц помещаются вслед за фамилией первого лица.

Если по одному гражданскому или административному делу проходит несколько лиц, то такие дела вносятся в опись в алфавитном порядке фамилий, имен и отчеств лиц, проходящих по этим делам, независимо от фамилии того, кто из заявителей (ответчиков) указан первым.

Судебные дела, состоящие из двух и более томов, в опись вносятся по порядку номеров томов. Приложения к уголовным делам (аудио-, видеозаписи и т.п.) вносятся в опись вслед за делом, приложением к которому они являются.

Описи на принятые дела учитываются в книге учета поступления и выбытия описей дел (форма N 109). Порядковый номер, за которым учтена опись по книге учета поступления и выбытия описей дел, является ее номером. В описях на совершенно секретные и секретные дела к номеру описи добавляются соответственно "сс" и "с".

После проверки наличия дел, принимаемых на хранение в архив, производится запись в книге учета описей и архивных дел, принятых на хранение (форма N 106.1). В графе 1 указывается наименование дел, принимаемых на хранение; в графе 2 - номер описи; в графе 3 - количество дел, передаваемых на хранение; в графе 4 - архивные номера дел, переданных по описи; в графе 5 - количество дел с грифом "секретно"; в графе 6 - количество несекретных дел.

В описи на сдачу дел в архив в графе 8 (форма N 91), в графе 6 (форма N 90 и форма N 91.1) каждому делу присваивается архивный номер, который проставляется на титульном листе дела.

Также описи учитываются в книге учета поступления и выбытия дел (форма N 106).

О сданных на хранение в архив делах (нарядах), книгах, журналах делается отметка в номенклатуре с проставлением архивного номера.

При передаче дел для дальнейшего хранения из гарнизонного военного суда в архив окружного (флотского) военного суда, Центральный архив Министерства обороны Российской Федерации (далее - ЦА МО) и его филиалы описи составляются в 2 экземплярах.

Переданные на хранение гарнизонными военными судами дела (наряды) в архивах окружных (флотских) военных судов учитываются по описям, составленным гарнизонными военными судами.".

1.14 В пункте 20.3.4 абзац первый изложить в следующей редакции:

"Описи дел (нарядов) подписываются начальником отдела (руководителем структурного подразделения) с указанием его должности и утверждаются председателем суда, подпись скрепляется гербовой печатью суда. Описи дел (нарядов) до их утверждения должны быть рассмотрены и одобрены экспертной комиссией. На каждой описи ставится отметка о согласовании экспертной комиссией с указанием даты и номера протокола заседания, после чего описи передаются на утверждение председателю суда.".

1.15. Пункт 20.4.1 изложить в следующей редакции:

"20.4.1. Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков их хранения.

Экспертиза ценности документов военного суда проводится при составлении номенклатуры, подготовке дел (нарядов) к передаче в архив, в процессе подготовки дел (нарядов) к передаче на постоянное хранение в центральный архив.

Для проведения экспертизы ценности документов в военном суде создается постоянно действующая экспертная комиссия. Экспертная комиссия является совещательным органом при председателе суда и работает в соответствии с Положением об экспертной комиссии военного суда, разработанным на основании Примерного положения об экспертной комиссии организации, утвержденного приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 г. N 43, и Наставлением Минобороны России.".

1.16. Пункт 20.4.3 изложить в следующей редакции:

"20.4.3. Основные функции экспертной комиссии военного суда:

проверяет правильность определения срока хранения судебных дел и материалов, подготовленных для передачи в архив суда;

проверяет правильность определения срока хранения дел (нарядов) общего делопроизводства и других документов при составлении номенклатуры;

согласование описей дел постоянного, временного хранения и дел по личному составу, подготовленных для передачи в архив суда;

согласование описей дел постоянного хранения, подготовленных для передачи в центральный архив;

рассмотрение актов на дела (наряды) и документы, сроки хранения которых истекли;

подготовка и внесение на рассмотрение экспертно-проверочных комиссий центральных архивов предложений об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем;

рассмотрение актов на дела (наряды), отобранные для уничтожения ввиду неисправимых повреждений, и актов о необнаружении дел (нарядов), подлежащих передаче на хранение в архивы;

согласование номенклатуры суда;

участие в подготовке и рассмотрении проектов методических документов военного суда по делопроизводству и архивному делу.".

1.17. В пункте 20.4.4 слова "но не реже двух раз в год." исключить.

1.18. Пункт 20.4.5 изложить в следующей редакции:

"20.4.5. Решения экспертной комиссии принимаются большинством голосов. Спорные вопросы при разделении голосов поровну разрешаются председателем суда. Ведение делопроизводства экспертной комиссии суда, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность возлагаются на секретаря экспертной комиссии. Заседания экспертной комиссии оформляются протоколом, который подписывается председателем и секретарем комиссии.".

1.19. Пункт 20.4.6 изложить в следующей редакции:

"20.4.6. В случае возникновения затруднений при проведении экспертизы отдельных документов, дел (нарядов) к этой работе могут привлекаться специалисты других организаций и архивных учреждений. Решения экспертной комиссии вступают в силу после утверждения председателем суда.".

1.20. Пункт 20.4.7 изложить в следующей редакции:

"20.4.7. Находящиеся в архиве суда дела (наряды) и материалы, по которым истек установленный срок хранения, отбираются к уничтожению.

Работу по отбору дел (нарядов) и материалов к уничтожению в военных судах осуществляет работник аппарата суда, ответственный за ведение архивного делопроизводства.".

1.21. Пункт 20.4.8 изложить в следующей редакции:

"20.4.8. Отбор дел (нарядов) и материалов к уничтожению оформляется актами (формы N 92, 92.1, 94, 95). Акты рассматриваются экспертной комиссией суда, подписываются председателем и членами комиссии и утверждаются председателем суда.

При составлении акта на отобранные к уничтожению судебные дела должны соблюдаться следующие правила:

дела располагаются в акте по годам их рассмотрения и в порядке архивных номеров;

в графе "Наименование дел" указываются фамилия, имя и отчество осужденного, фамилия, имя и отчество истца (заявителя) и ответчика;

наименования (заголовки) дел (нарядов) общего делопроизводства и материалов в акте должны соответствовать их наименованиям (заголовкам) в описи;

однородные по содержанию дела (наряды) в акт вносятся под общим для этих дел заголовком. Помещаемые ниже повторяющиеся одинаковые наименования (заголовки) дел обозначаются словами "То же";

в графе "За какой год" проставляется год рассмотрения дела;

в графу акта "Основание к уничтожению", кроме номеров соответствующих статей по перечням, могут вноситься уточнения экспертной комиссии, поясняющие дополнительные мотивы отбора дел на уничтожение (копийность, наличие данных в других документах и т.п.);

дела (наряды) общего делопроизводства включаются в акт о выделении их к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек 1 января года, в котором составлен акт (например: дела (наряды) с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2006 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2010 года, с пятилетним сроком хранения - не ранее 1 января 2012 года);

отбор к уничтожению судебных дел, материалов и дел (нарядов) общего делопроизводства оформляется отдельными актами.

Дела (наряды), предназначенные для уничтожения, после утверждения актов хранятся в специально отведенном для них месте отдельно от документов с постоянными и временными сроками хранения.

Если в дело (наряд) общего делопроизводства подшиты документы, имеющие постоянные, длительные и истекшие сроки хранения, то такое дело (наряд) расшивается в целях отбора на хранение документов с постоянными и длительными сроками хранения и изъятия для уничтожения документов с истекшими сроками хранения.

Выделенные из дел (нарядов) документы постоянного хранения оформляются в самостоятельные дела (наряды). Сроки хранения оставшихся документов временного хранения определяются по перечням документов со сроками их хранения. Подшивка вновь сформированных дел (нарядов) производится только после завершения экспертизы ценности документов.".

1.22. В пункте 20.4.9 абзац последний дополнить предложением следующего содержания: "Высота папки 4 см.".

1.23. Пункт 20.4.10 изложить в следующей редакции:

"20.4.10. Уложенные в папку документы нумеруются, на них составляется внутренняя опись, которая подписывается лицом, ответственным за оформление дел, и скрепляется мастичной печатью "Для пакетов". Внутренняя опись составляется на отдельных листах и хранится под верхней обложкой папки.

Во внутреннюю опись документы вносятся в алфавитном порядке. Если по уголовному делу приговор (постановление) вынесен в отношении нескольких человек, то первой указывается фамилия, имя, отчество того осужденного, который первым прописан во вводной части приговора, а фамилии, имя, отчество остальных осужденных подбираются в алфавитном порядке.

Документы по административным и гражданским делам во внутреннюю опись вносятся в алфавитном порядке независимо от фамилии того, кто из заявителей (ответчиков) указан первым во вводной части решения.

К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов.".

1.24. Пункт 20.4.11 изложить в следующей редакции:

"20.4.11. В одной папке помещаются документы только одного военного суда. Если документы за один год не помещаются в одну папку, то их необходимо разделить на несколько томов. Если в одну папку уложены документы за несколько лет, то документы раскладываются по годам, в алфавитном порядке и проставляется сквозная нумерация документов и листов.

В конце каждого дела вкладывается чистый бланк формы для заверительной надписи. В заверительной надписи дела указывается цифрами и прописью количество листов дела и отдельно количество листов внутренней описи.

Датой начала таких дел будет дата самого раннего судебного акта, датой окончания - дата самого позднего судебного акта независимо от места нахождения их в папке.".

1.25. Пункт 20.4.12 изложить в следующей редакции:

"20.4.12. При подготовке дела к уничтожению необходимо убедиться, что в книгах учета (реестрах) по подлежащим к уничтожению делам заполнены все графы, а также проверить правильность заполнения строк в алфавитных карточках.

Перед сдачей на утилизацию документы упаковываются, а в необходимых случаях опечатываются. Сдача оформляется приемо-сдаточной накладной (актом), в которой указываются дата передачи, количество включенных в акт дел (нарядов) и других документов, вес бумажной макулатуры.

Погрузка, вывоз и утилизация осуществляются под контролем должностного лица, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

Запрещается использование отобранных к уничтожению дел (нарядов) и других документов для хозяйственных нужд.".

1.26. Пункт 20.4.13 изложить в следующей редакции:

"20.4.13. После уничтожения архивных дел акты на уничтоженные дела регистрируются в книге учета актов на уничтоженные архивные дела.

В конце акта на уничтожение дел (нарядов) делается запись о том, что из судебных дел изъяты подлинники судебных решений.

На основании актов в описях, алфавитных карточках, в книгах учета описей и архивных дел, принятых на хранение, производится отметка об уничтожении дел, а общее количество уничтоженных дел списывается по книге учета поступления и выбытия дел.

Акты об уничтожении после регистрации подшиваются в отдельное дело в хронологическом порядке.".

1.27. Пункт 20.5.15 изложить в следующей редакции:

"20.5.15. Дела (наряды) общего делопроизводства постоянного и временного хранения передаются в архив суда не позднее чем через год после завершения дел в делопроизводстве.

Документы по личному составу федеральных государственных гражданских служащих, уволенных с федеральной государственной гражданской службы, передаются в архив суда по истечении 10 лет со дня увольнения.

Комплектование, учет, хранение и использование электронных документов, создаваемых в процессе деятельности военного суда, осуществляется в соответствии с федеральными законами, иными правовыми актами Российской Федерации, правовыми актами Министерства обороны Российской Федерации.

Подготовка к передаче электронных документов на архивное хранение осуществляется в формате PDF/A.

Дела (наряды) и другие документы, оформленные с нарушением установленных требований, архивом суда не принимаются.

Недопустима передача в архив суда судебных дел с неисполненными судебными решениями, приговорами, постановлениями, определениями.".

1.28. Пункт 20.6.2 дополнить абзацем вторым следующего содержания:

"Учет документов в архивах судов ведется по основным и вспомогательным учетным документам.".

1.29. Пункт 20.6.3 изложить в следующей редакции:

"20.6.3. Основными учетными документами в архивах судов являются:

книга учета описей и архивных дел, принятых на хранение (форма N 106.1);

книга учета поступления и выбытия дел (форма N 106) - для учета в архиве каждого поступления и выбытия дел (нарядов);

паспорт архива (форма N 108);

книга учета поступления и выбытия описей дел (нарядов) (форма N 109);

список фондов (форма N 110) - для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества архивных фондов, находящихся на хранении и выбывших;

акты о выделении к уничтожению дел (нарядов), не имеющих научно-исторической ценности и утративших практическое значение;

акты приема-передачи документов на хранение в архивы окружного (флотского) военного суда, ЦА МО и его филиалы;

опись дел (нарядов) - для поединичного и суммарного учета дел (нарядов);

номенклатура дел суда.

Ведение основных учетных документов, предусмотренных настоящей Инструкцией, обязательно для каждого суда.".

1.30. Пункт 20.6.4 изложить в следующей редакции:

"20.6.4. Вспомогательными учетными документами являются:

акты проверки наличия и состояния дел (нарядов);

книга учета актов на уничтоженные дела (наряды) (форма N 112);

книга учета выдачи документов во временное служебное пользование.

В каждом суде ведется дело фонда. В дело фонда включаются документы, отражающие историю организации и ее фонда: историческая справка, методические пособия по обработке фонда, старые листы фонда после их пересоставления, акты о неисправимых повреждениях документов и дел фонда, акты о проведении проверок наличия и состояния дел и т.д.

В архиве суда, хранящего документы более одного фонда, ведется список фондов. В список фондов архивный фонд записывается только один раз, при первом поступлении в архив суда. По списку фондов в валовом порядке ему присваивается учетный номер, который сохраняется за ним во всех учетных документах.

Все документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности их составления. На документы дела фонда составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются, к делу фонда составляется заверительная надпись. По мере пополнения дела фонда заверительная надпись и внутренняя опись дополняются.

Военные суды вправе вести другие вспомогательные учетные документы, которые включаются в схему учета документов.".

1.31. Пункт 20.6.5 изложить в следующей редакции:

"20.6.5. Учетные документы хранятся в архиве в сейфах или металлических шкафах.".

1.32. Пункт 20.6.8 изложить в следующей редакции:

"20.6.8. Оборудование помещений архивов военных судов, режим хранения документов должны соответствовать требованиям, изложенным в Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 19 марта 2019 г. N 56.".

1.33 В приложении N 2 к Инструкции:

1.33.1. Форму N 13 изложить в редакции согласно приложению N 1 к настоящему приказу.

1.33.2 В приложении к форме N 13:

в абзаце первом после слова "количестве" дополнить словом "дел,";

в подписи слово "гарнизонного" исключить.

1.33.3. Форму N 14 изложить в редакции согласно приложению N 3 к настоящему приказу.

1.33.4. В форме N 15 в строке 6 перед словами "внутренней описи" дополнить словом "+ листы".

1.33.5. Форму N 90 изложить в редакции согласно приложению N 4 к настоящему приказу.

1.33.6. Форму N 91 изложить в редакции согласно приложению N 5 к настоящему приказу.

1.33.7. Пояснения к форме N 92 изложить в следующей редакции:

1. В графе 2 указываются делопроизводственный номер (числителем) и инвентарный номер (знаменателем).

2. В графе 6 указывается количество приложений, а в скобках - количество листов в них.

3. Графа 7 заполняется только при уничтожении дел (нарядов), в которых предусмотрено ведение внутренней описи.

4. Дела в акт вносятся в хронологической последовательности (по годам) и в порядке возрастания номеров дел.

5. Дела (наряды), состоящие из нескольких томов, в акт вносятся в порядке возрастания номеров томов. В этом случае в графе 3 акта пишется только наименование первого тома, а вместо наименований остальных томов пишется "То же".

6. Самостоятельные акты составляются:

на совершенно секретные и секретные дела;

на несекретные дела.

Примечание. Графы бланка формы N 92 должны иметь следующие размеры: графа 1 - 10 мм, графы 2, 4, 5, 6, 7, 8 - по 15 мм и графа 3 - 90 мм.".

1.33.8. Форму N 94 дополнить пояснением следующего содержания:

Акт составляется, если уничтожению подлежат все дела (наряды), включенные в опись.".

1.33.9. Форму N 95 дополнить пояснением следующего содержания:

Акт составляется на архивные дела, подлежащие уничтожению в связи с наличием неустранимых повреждений.".

1.33.10. Форму N 96 исключить.

1.33.11. Форму N 103 изложить в редакции согласно приложению N 9 к настоящему приказу.

1.33.12. В пояснении к форме N 104 в пункте 3 слова "в одном экземпляре" заменить словами "в двух экземплярах".

1.33.13. В строке 5 формы N 105 после слов "статья КоАП РФ" дополнить словами ", дата вступления судебного акта в законную силу".

1.33.14. В пояснении по ведению книги к форме N 106 пункт 2 изложить в следующей редакции:

"2. Основанием для записей служат: в графу "Поступило" - опись на сдачу дел в архив, в графу "Выбыло" - акт на уничтоженные дела или акт (накладная) на переданные дела.".

1.33.15. Форму N 109 изложить в редакции согласно приложению N 11 к настоящему приказу.

1.34 Дополнить приложение N 2 к Инструкции следующими формами:

формой N 13.1 "Номенклатура дел структурного подразделения" согласно приложению N 2 к настоящему приказу;

формой N 91.1 "Опись на судебные дела и материалы" согласно приложению N 6 к настоящему приказу;

формой N 91.2 "Опись на электронные дела" согласно приложению N 7 к настоящему приказу;

формой N 92.1 "Акт на выборочное уничтожение дел (нарядов, книг, журналов), включенных в опись" согласно приложению N 8 к настоящему приказу;

формой N 106.1 "Книга учета описей и архивных дел, принятых на хранение" согласно приложению N 10 к настоящему приказу.

2. Настоящий приказ вступает в силу с 1 июня 2019 года.

УТВЕРЖДАЮ Председатель _________ ________________ военного суда __________________________________ (подпись) (инициалы, фамилия)

                                     "__" __________" 20__ г.

Номенклатура (сводная номенклатура) дел, (нарядов, книг, журналов) на __________ год

Начальник отдела ___________   _____________   ------   ___________________
                                 (подпись)              (инициалы, фамилия)

_______________, военного суда

«» _________ 20 г.

Согласовано

Протокол экспертной комиссии

(наименование суда) от ________ N ____

___________________________ (наименование суда) _________________________________________________________ (наименование структурного подразделения или отдела суда)

Номенклатура дел (нарядов, книг, журналов) на ___________ год

Начальник структурного     _______________        _________________________
подразделения (отдела)        (подпись)              (инициалы, фамилия)

«» _________ 20 г.

К номенклатуре дел структурного подразделения по окончании календарного года составляется итоговая запись и делается отметка о передаче итоговых сведений в отдел делопроизводства суда.

Внутренняя опись документов, подшитых в дело (наряд) N ____ за 20__ г.

Всего в опись внесено __________________________________________ документов (цифрами и прописью) на ________________________ листах и лист с заверительной надписью. (цифрами и прописью)

Наименование должности лица, составившего опись

документов дела (наряда)     _____________          _______________________
                               (подпись)              (инициалы, фамилия)

Дата

Графу 2 можно разделять по необходимости отдельно на входящие и исходящие и указывать в отдельных графах.

РАЗРЕШАЮ сдать в архив дела по данной описи __________________________________ (председатель суда) __________________________________ (подпись, инициалы, фамилия) М.П. «» ___________ 20 г.

Фонд N ________

Опись N _____________ дел по личному составу

                   ____________________________
                        (наименование суда)

Всего в опись внесено ________________________ дел. (цифрами и прописью)

Наименование должности составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Согласовано

Протокол экспертной комиссии

(наименование суда) от ________ N ____

1. Графа 1 заполняется в центральных архивах. В графе 2 проставляются номера, за которыми дела были учтены в военном суде.

2. На первых экземплярах описей, по которым дела будут передаваться в центральные архивы, в строке «Опись N _____» записи и отметки производить не разрешается.

РАЗРЕШАЮ сдать в архив дела по данной описи __________________________________ (председатель суда) __________________________________ (подпись, инициалы, фамилия) М.П. «» ___________ 20 г.

Фонд N ________

Опись N _____________ _______________________________________________________ (гриф секретности, наименование суда) за ___________________ годы

Всего в опись внесено ________________________ дел (цифрами и прописью)

Наименование должности

составителя описи _______________                 _________________________
                     (подпись)                      (расшифровка подписи)

«» _______ 20 г.

Согласовано

Протокол экспертной комиссии

(наименование суда) от ________ N ____

1. В описях указывается полное наименование дела в соответствии с номенклатурой.

2. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным номером.

3. На дела совершенно секретные, секретные и с грифом «ДСП» в графе 2 описи указывается номер дела, а ниже под чертой гриф секретности.

4. В графе 7 описи указывается срок хранения, а ниже под чертой — номер статьи действующего перечня.

РАЗРЕШАЮ сдать в архив дела по данной описи __________________________________ (председатель суда) __________________________________ (подпись, инициалы, фамилия) М.П. «» ___________ 20 г.

Фонд N ______________

Опись N _____________

                        (наименование дел)
      _______________________________________________________
                        (наименование суда)

Всего в опись внесено ________________________ несекретных (секретных) дел. (цифрами и прописью)

Наименование должности составителя описи Подпись Расшифровка подписи

«» _______ 20 г.

Согласовано

Протокол экспертной комиссии

(наименование суда) от ________ N ____

В опись вносятся судебные дела и материалы.

РАЗРЕШАЮ сдать в архив дела по данной описи __________________________________ (председатель суда) __________________________________ (подпись, инициалы, фамилия) М.П. «» ___________ 20 г.

Фонд N ________

Опись N _____________ электронных дел ____________________________ _______________________________ (наименование суда)

Всего в опись внесено _________________________________________________ дел (цифрами и прописью) с N _______________________________ по N __________________________________ объемом _________________________ Мб.

Наименование должности

составителя описи _____________          ________________________
                    (подпись)             (расшифровка подписи)

«» ____________ 20 г.

Согласовано Протокол экспертной комиссии

(наименование суда) от ________ N _____

В конце описи электронных дел структурных подразделений (отделов) суда составляется итоговая запись, в которой указываются количество единиц хранения (цифрами и прописью), объем единиц хранения электронных документов в Мб, общее количество единиц хранения (основных, рабочих) и иные количественные характеристики электронных документов.

РАЗРЕШАЮ УНИЧТОЖИТЬ Председатель ______ военного суда _________________________________ (подпись, инициалы, фамилия)

                                          "__" ___________ 20__ г.

Акт N ________

«» __________ 20 г.

Экспертная комиссия в составе председателя _______________________________, членов комиссии ______________________________________________, действуя на основании приказа от _________ N _______________, произвела отбор следующих (приказ о создании экспертной комиссии) несекретных дел (нарядов, книг, журналов) для уничтожения, по которым истекли сроки хранения:

Внесено в акт и подлежит уничтожению _________________ несекретных дел. Записи акта с учетными данными сверены.

Все  дела  (наряды),  отобранные  для  уничтожения,  комиссией  просмотрены
полистно,  и  документов,  представляющих  военное, экономическое, научное,

социально-культурное и практическое значение, в них не имеется.

Председатель комиссии ________________________________ (подпись, инициалы, фамилия)

Члены комиссии: ____________________________________ (подписи, инициалы, фамилии)

После утверждения акта перечисленные дела (наряды, книги, журналы), приложения к ним и внутренние описи перед уничтожением сверили с записями в акте и полностью уничтожили путем _________________________________________ (переработаны на фабрике

                  или уничтожены путем сожжения)

Председатель комиссии ______________________________ (подпись, инициалы, фамилия)

Члены комиссии: ____________________________________ (подписи, инициалы, фамилии)

«» ______________ 20 г.

1. Акт составляется, если уничтожению подлежат не все дела (наряды, книги, журналы), включенные в опись.

2. В графе 2 указывается наименование дел (нарядов, книг, журналов) в соответствии с описью.

3. Самостоятельные акты составляются:

на совершенно секретные и секретные дела;

на несекретные дела.

Примечание. Графы бланка формы № 92.1 должны иметь следующие размеры: графа 1 — 10 мм, графа 2 — 95 мм, графы 3, 6, 7 — по 15 мм и графы 4, 5 — по 20 мм.

Дело N ___

Арх. N ___

АЛФАВИТНАЯ КАРТОЧКА на лицо, проходящее по уголовному делу

Оборотная сторона

ДВИЖЕНИЕ УГОЛОВНОГО ДЕЛА

1. Бланки карточек изготавливаются из плотной бумаги (размер карточки по горизонтали — 14 см, по вертикали — 10 см).

2. Карточки заполняются в двух экземплярах чернилами четким и разборчивым почерком или печатаются на машинке. При подготовке дел для сдачи в архив заполняются строки 1 — 5 и графа «Количество листов в деле». Остальные графы заполняются в центральных архивах.

3. Карточки составляются отдельно на каждое лицо, проходящее по делу, в двух экземплярах.

4. До сдачи в ЦА МО карточки хранятся в делах под верхней обложкой.

Книга учета описей и архивных дел, принятых на хранение

Начата «» ________ 20 г.

Окончена «» ______ 20 г.

На __________ листах

Книга учета поступления и выбытия описей дел (нарядов) ________________________________________________ (наименование архива, архивохранилища)

Начата «» ________ 20 г.

Окончена «» ______ 20 г.

На __________ листах