Приказ Генпрокуратуры РФ от 28.12.1998 № 93

(ред. от 21.10.2003)

«О введении в действие Инструкции по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации»

ГЕНЕРАЛЬНАЯ ПРОКУРАТУРА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

от 28 декабря 1998 г. № 93

О ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОРГАНАХ И УЧРЕЖДЕНИЯХ

В целях дальнейшего совершенствования делопроизводства в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации приказываю:

1. Утвердить и ввести в действие с 1 января 1999 г. Инструкцию по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации.

2. Прокурорам субъектов Российской Федерации и приравненным к ним специализированным прокурорам, прокурорам городов, районов, других территориальных прокуратур, начальникам управлений и отделов Генеральной прокуратуры Российской Федерации обеспечить ведение делопроизводства в строгом соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Организовать изучение Инструкции всеми работниками прокуратуры.

3. Признать утратившим силу Приказ от 21.11.94 № 61 «О введении в действие Инструкции по делопроизводству в органах прокуратуры Российской Федерации».

4. Управлению делопроизводства Генеральной прокуратуры Российской Федерации осуществлять регулярный контроль за выполнением настоящего Приказа.

Приказ направить прокурорам субъектов Российской Федерации и приравненным к ним специализированным прокурорам, прокурорам городов, районов, иных территориальных прокуратур, начальникам управлений и отделов Генеральной прокуратуры Российской Федерации, руководителям научных и образовательных учреждений Генеральной прокуратуры Российской Федерации.

Генеральный прокурор

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОРГАНАХ И УЧРЕЖДЕНИЯХ ПРОКУРАТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

---

<*> В дальнейшем Генеральная прокуратура Российской Федерации, прокуратуры субъектов Российской Федерации и приравненные к ним прокуратуры именуются «вышестоящие прокуратуры», прокуратуры городов и районов, другие приравненные к ним территориальные и иные специализированные прокуратуры — «районные прокуратуры», научные и образовательные учреждения — «учреждения».

Главная военная прокуратура и другие военные прокуратуры соблюдают требования настоящей Инструкции в части исполнения поручений Генеральной прокуратуры Российской Федерации, подготовки и оформления документов, представляемых на подпись руководству Генеральной прокуратуры. В остальном при ведении служебной переписки и делопроизводства они руководствуются соответствующим приказом Министерства обороны Российской Федерации.

1.2. Инструкция определяет порядок приема, учета, регистрации, перевода, подготовки, оформления, размножения, контроля за исполнением документов, формирования их в дела и надзорные производства, хранения и использования.

1.3. Положения Инструкции распространяются на организационно-распорядительные и информационно-справочные документы (приложение 1), на остальные (процессуальные, финансовые и другие) — только в части, касающейся общих принципов работы и подготовки к сдаче в архив.

Порядок работы с секретными документами, в том числе и с документами по оперативно-розыскной деятельности, регламентируется приказами Генерального прокурора Российской Федерации и специальными инструкциями.

1.4. Делопроизводство в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации ведется на русском языке, являющемся государственным языком Российской Федерации, или на государственном языке республики, на территории которой находится прокуратура.

Переписка с правоохранительными органами и другими государственными структурами иностранных государств ведется, как правило, на языке этих стран.

Ответы на обращения и жалобы граждан, учреждений даются на русском языке или на языке республики в составе Российской Федерации.

Реквизиты бланков документов, печатей, штампов и вывесок прокуратур, учреждений оформляются на русском языке и государственном языке республики в составе Российской Федерации.

1.5. Общее руководство делопроизводством осуществляет один из руководителей прокуратуры.

Ответственность за организацию делопроизводства в структурных подразделениях, районных прокуратурах возлагается на руководителей этих подразделений, районных прокуроров. Они обеспечивают изучение работниками требований настоящей Инструкции и осуществляют контроль за ее исполнением.

1.6. Начальник управления делопроизводства (делами), начальник отдела общего и особого делопроизводства, специалист, заведующая канцелярией <*> обеспечивают делопроизводственное обслуживание работников соответствующей прокуратуры, учреждения, принимает меры к совершенствованию делопроизводства и повышению квалификации прокуроров, следователей и других работников в этой области.

---

<*> В дальнейшем — начальник делопроизводственной службы или канцелярии.

Начальники делопроизводственных служб вышестоящих прокуратур осуществляют также методическое руководство и контроль за состоянием делопроизводства в структурных подразделениях и подчиненных прокуратурах.

1.7. Непосредственное ведение делопроизводства осуществляют специалисты, старшие инспекторы, инспекторы, делопроизводители, архивариусы и другие работники канцелярий <*>.

---

<*> В дальнейшем — делопроизводители.

1.8. Прокуроры и следователи, научные и педагогические работники, делопроизводители органов и учреждений прокуратуры несут ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции в части, относящейся к кругу их служебных обязанностей.

1.9. Документы и сведения, составляющие служебную тайну, не подлежат разглашению. С этими документами могут знакомиться только работники, имеющие к ним непосредственное отношение. Передача другому исполнителю дел, незаконченных надзорных производств и отдельных документов, ознакомление других должностных лиц, выдача им справок или сведений служебного характера, копий документов допускается только по указанию руководителя подразделения (районной прокуратуры), который принимает меры к охране конфиденциальности сведений и несет ответственность за их защиту.

Порядок предания гласности материалов прокурорской и следственной деятельности устанавливается специальными приказами и указаниями Генерального прокурора Российской Федерации, прокуроров субъектов Российской Федерации и приравненных к ним прокуроров.

При этом необходимо:

обеспечивать взвешенный подход к отбору материалов для предания гласности;

строго руководствоваться требованиями Конституции Российской Федерации, гарантирующей право каждому гражданину на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту чести и доброго имени, а также международными актами, запрещающими предавать гласности любую информацию, которая может привести к указанию на личность несовершеннолетнего правонарушителя без его согласия и согласия его законного представителя;

предавать гласности материалы проверок и предварительного следствия в точном соответствии с требованиями федерального законодательства;

обеспечивать тщательную проверку данных, готовящихся для освещения в средствах массовой информации, следить за тем, чтобы в них не содержались сведения, составляющие государственную или иную охраняемую законом тайну, а также информация конфиденциального характера.

1.10. Каждому гражданину по его просьбе должна быть предоставлена возможность знакомиться с документами и материалами, имеющимися в органах прокуратуры и затрагивающими его права и свободы, в том числе с уголовными делами, прекращенными производством, материалами об отказе в возбуждении уголовного дела и надзорными производствами по жалобам, если иное не предусмотрено законом.

Решение (письменное) о предоставлении гражданину для ознакомления документов принимает руководитель прокуратуры, структурного подразделения. Работник прокуратуры, ознакомивший гражданина с документами, составляет соответствующую справку.

В случае отказа в удовлетворении просьбы гражданину дается разъяснение со ссылкой на статьи закона или иного нормативно-правового акта, ограничивающего его право на ознакомление с указанными документами, материалами и надзорными производствами.

1.11. При увольнении или временном отсутствии (отпуск, командировка и т.д.) все находящиеся у работников неисполненные документы, дела согласно письменному указанию руководителя подразделения, районного прокурора передаются другому исполнителю через службу делопроизводства с обязательной отметкой на карточках.

При увольнении начальника делопроизводственной службы числящиеся за ним документы, печати, штампы, бланки, средства оргтехники передаются вновь назначенному лицу по акту, утверждаемому руководителем прокуратуры.

Порядок приема-передачи дел при освобождении и назначении руководителя прокуратуры и отражения в приемо-сдаточном акте вопросов делопроизводства (количество находящихся на исполнении обращений, жалоб, заявлений и сообщений о преступлениях, уголовных дел, вещественных доказательств и ценностей) устанавливается приказом Генерального прокурора Российской Федерации.

2. Организация документооборота

2.1. Общие положения

---

<*> В дальнейшем — обращения или жалобы.

За документы, переданные минуя службу делопроизводства, ее работники ответственности не несут.

2.1.3. Прохождение, рассмотрение и исполнение документов удостоверяется отметками о поступлении, регистрации, направлении, порядке исполнения, контроле, передаче, списании в дело, которые размещаются на самом документе или на отдельном листе с резолюцией. Все отметки датируются и подписываются, подпись расшифровывается.

2.1.4. Документы передаются, как правило, без расписки, но с обязательной отметкой на регистрационных карточках или в других учетных формах.

В Генеральной прокуратуре Российской Федерации под расписку передаются поручения Президента Российской Федерации, обращения председателей Совета Федерации, Государственной Думы, Правительства Российской Федерации и их заместителей, руководителя Администрации и помощников Президента Российской Федерации, Секретаря Совета Безопасности Российской Федерации, председателей Верховного, Конституционного и Высшего Арбитражного судов Российской Федерации, обращения председателей комитетов и комиссий Федерального Собрания Российской Федерации, руководителей федеральных правоохранительных органов, министерств и ведомств, обращения, поступившие непосредственно от президентов и глав республик в составе Российской Федерации, председателей правительств, глав администраций и губернаторов субъектов Российской Федерации, Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации, международные следственные поручения по уголовным делам.

Перечень документов, передаваемых под расписку в других прокуратурах, утверждается руководителями этих прокуратур.

В обязательном порядке под расписку передаются уголовные, гражданские, арбитражные дела, материалы служебных расследований, проверок об отказе в возбуждении уголовного дела, ходатайства о продлении срока следствия и содержания под стражей, личные дела работников органов прокуратуры, паспорта, дипломы, удостоверения, свидетельства и другие личные документы.

2.1.5. Обращения, жалобы и иные документы передаются из одного подразделения в другое по мотивированной справке начальника управления, отдела, а в случае несогласия — по указанию одного из заместителей руководителя прокуратуры с обязательной отметкой на карточках и в других учетных формах.

2.1.6. Приказы, указания, распоряжения Генерального прокурора Российской Федерации, его заместителей, планы работы и выписки из решений коллегии Генеральной прокуратуры, постановления координационных совещаний руководителей федеральных правоохранительных органов, информационные письма и обзоры передаются для ознакомления и исполнения по указанию руководителя прокуратуры. Лица, ознакомившиеся с документом, расписываются на самом документе или на листе ознакомления.

2.2. Прием и первичная обработка входящих документов

2.2.1. Первичную обработку поступившей в органы и учреждения прокуратуры корреспонденции осуществляют специальные подразделения или отдельные работники делопроизводственных служб <*>.

---

<*> В дальнейшем — экспедиция.

2.2.2. Обращения и прочие документы, полученные работниками прокуратуры на личном приеме, при выезде в другие прокуратуры, учреждения и организации или доставленные нарочным, передаются в экспедицию не позднее следующего дня с отметкой о времени и месте получения документа.

2.2.3. Работникам экспедиции Генеральной прокуратуры запрещается принимать обращения непосредственно от граждан. В прокуратурах субъектов Российской Федерации и в районных прокуратурах при особых обстоятельствах работник делопроизводства вправе принять обращение и по просьбе заявителя расписаться на его копии, проставить штамп о принятии.

В каждой прокуратуре должен быть ящик «Для обращений и заявлений», который в вышестоящих прокуратурах размещается в приемной, в районных — в ином доступном для граждан месте.

Корреспонденция из ящика вынимается ежедневно, на письмах проставляется штамп «Из ящика для обращений и заявлений» и указывается дата выемки, после чего они передаются на регистрацию и рассмотрение.

2.2.4. Ценные письма, бандероли и посылки учитываются в книге (приложение 7) и передаются по назначению под расписку.

2.2.5. В экспедиции Генеральной прокуратуры вскрывается вся корреспонденция, за исключением пакетов с пометкой «Лично», поступивших в адрес руководства прокуратуры от руководителей федеральных органов власти. В других прокуратурах — за исключением пакетов с пометкой «Лично», поступивших соответственно от руководителей органов государственной власти субъекта Российской Федерации или органов местного самоуправления. Эти пакеты учитываются и незамедлительно передаются по назначению.

2.2.6. При вскрытии конвертов проверяется правильность доставки, целостность упаковки и наличие вложений. Ошибочно доставленные документы направляются по принадлежности или возвращаются в почтовое отделение.

При недостаче или повреждении документов составляется акт в трех экземплярах (приложение 8). Первый экземпляр посылается отправителю, второй — приобщается к документу, третий — остается в экспедиции.

В случае обнаружения в почтовых отправлениях денег, акций, иных ценных бумаг и материальных ценностей экспедиция составляет акт, который прикладывается к документам, а ценности учитываются в книге (приложение 7). Предметы и продукты, представляющие опасность или не относящиеся к рассмотрению обращений, уничтожаются по акту, который подписывается начальником службы делопроизводства и работником, вскрывшим пакет.

2.2.7. Конверты или та часть упаковки, на которой указаны почтовые реквизиты, прикладываются к обращениям, жалобам, документам и сохраняются исполнителем до принятия по ним решения. В случае, если дата отправки и обратный адрес указаны только на конверте, даты подписания документа и его получения имеют расхождение более месяца, в конверте отсутствуют отдельные документы или установлено несоответствие номеров документов номерам на конверте, — работник экспедиции прикладывает конверт к документу, а на остальных документах (если это необходимо) делает соответствующую отметку.

2.2.8 Штамп с указанием даты поступления (приложения 9) проставляется:

на обращениях граждан — на свободном от текста месте лицевой стороны первой страницы;

на документах, поступивших из учреждений, — на нижнем поле в правом углу лицевой стороны первого листа;

на почтовых отправлениях, не подлежащих вскрытию, — на обратной стороне конверта.

2.2.9. В экспедиции корреспонденция сортируется, выбираются документы, не подлежащие регистрации (приложение 6), и в установленное время доставляются для регистрации:

на алфавитную картотеку:

обращения граждан и учреждений;

дела (уголовные, гражданские);

материалы проверок, служебных расследований;

спецдонесения, постановления о продлении срока следствия и содержания под стражей, протесты, представления, заключения и другие акты прокурорского реагирования по уголовным и гражданским делам, надзорные производства, письма прокуратур и других организаций по обращениям и делам, а также другие процессуальные документы, информации и письма, подлежащие приобщению к надзорным производствам или делам <*>;

---

<*> В дальнейшем — переписка по обращениям, жалобам и делам.

на ведомственную картотеку:

документы, не относящиеся к переписке по обращениям и жалобам, уголовным и гражданским делам;

арбитражные дела и переписка по ним;

сообщения средств массовой информации о грубых нарушениях законности, требующих вмешательства органов прокуратуры (если в публикации указаны конкретные лица, она регистрируется также и на алфавитной картотеке);

доклады, отчеты и другие документы о выполнении приказов, указаний, распоряжений, заданий и решений коллегии Генеральной прокуратуры Российской Федерации;

в структурные подразделения:

документы, относящиеся к компетенции управлений (отделов): организационно-контрольного (кроме указанных в п. 2.2.9), правового обеспечения, кадров, статистики, финансово-хозяйственного;

документы, не подлежащие регистрации.

2.2.10. Срочные документы и обращения, переданные руководству прокуратуры без регистрации, после рассмотрения (при необходимости с них снимаются копии) регистрируются в установленном порядке, в том числе и копии, и передаются для исполнения.

2.2.11. Предварительное рассмотрение обращений, жалоб и других документов в вышестоящих прокуратурах осуществляют работники отдела писем. Если в составе аппарата лишь один старший помощник прокурора по рассмотрению писем и приему граждан, предварительное рассмотрение корреспонденции осуществляет начальник службы делопроизводства.

При предварительном рассмотрении устанавливается структурное подразделение (должностное лицо), куда (кому) следует передать на рассмотрение или исполнение документ, а также подчеркиваются данные, необходимые для регистрации (фамилия, имя, отчество, год рождения, когда, каким судом рассмотрено дело, по каким статьям УК осужден, привлечен к ответственности, адрес заявителя, суть вопроса). В правом верхнем углу первой страницы документа проставляются первые буквы фамилий лиц, на которых необходимо завести алфавитные карточки, через дробь — лиц, на которых выписываются ссылочные карточки.

При регистрации ходатайств о продлении срока следствия и содержания под стражей, приложенных к жалобам копий приговоров, решений, определений судов на сопроводительном письме или жалобе проставляются первые буквы фамилий всех лиц, проходящих по делу.

2.3. Регистрация, учет документов и дел

2.3.1. Общие правила

Документы, переданные согласно п. 2.2.9, регистрируются в структурных подразделениях в книгах, на карточках или в персональных компьютерах.

2.3.1.2. Входящие документы регистрируются на карточках или компьютерах. В районных прокуратурах, где ежегодный документооборот не превышает 200 единиц, допускается регистрация в книгах (приложение 3) с указанием всех данных, предусмотренных карточками.

2.3.1.3. Документы регистрируются один раз: входящие — в день поступления, внутренние и исходящие — в день подписания.

Исходящие документы дополнительно на карточках не регистрируются. Регистрационные карточки могут использоваться для контроля исполнения исходящих документов организационно-распорядительного и процессуального характера (приказов, указаний, распоряжений, заданий, представлений и т.д.).

2.3.2. Регистрация, учет обращений и жалоб

2.3.2.1. Поступающие обращения, жалобы и относящиеся к ним документы регистрируются на алфавитной картотеке. Здесь же регистрируются и устные обращения, принятые работниками на личном приеме и оформленные ими справкой, в которой указываются необходимые для регистрации данные (фамилия, имя, отчество, по какому вопросу, место действия, домашний адрес и т.д.).

2.3.2.2. Перед регистрацией каждого обращения по картотеке проверяется, не заводилась ли ранее алфавитная или ссылочная карточка.

Алфавитная карточка (приложение 10) заводится на лицо, по делу (в отношении) которого поступило обращение, а ссылочная карточка (приложение 11) - на заявителя, если обращение поступило не от самого лица.

2.3.2.3. При регистрации в вышестоящих прокуратурах обращений и жалоб, по которым не заведены надзорные производства, кроме алфавитных и ссылочных карточек, на всех указанных в документе лиц выписываются справки (приложение 12), которые вместе с обращением передаются в подразделение.

2.3.2.4. Делопроизводитель подразделения прикрепляет к обращению статистическую карточку и отмечает на ней даты поступления в прокуратуру, управление (отдел), проставляет индекс подразделения и прокурора, номер надзорного производства.

Повторные обращения и другие документы передаются прокурорам вместе с подобранными надзорными производствами. На карточке учета движения надзорного производства (приложение 15) указывается, какого числа, с каким документом и кому оно передано. Карточки хранятся у делопроизводителей в порядке номеров и по годам.

Учет передачи первичных обращений в вышестоящих прокуратурах может вестись с использованием карточек (приложение 15), которые рекомендуется заполнять на каждого исполнителя. В карточке записываются в порядке поступления первичные обращения с указанием фамилии заявителя и даты передачи. После принятия решения делается отметка о номере надзорного производства или направлении за номером с индексом «р». Для учета передачи первичных обращений могут использоваться журналы или блокноты.

2.3.2.5. Надзорные производства (приложение 16) заводятся по обращениям, принятым к разрешению данной прокуратурой, а также направленным с контролем в подчиненные прокуратуры или другие органы <*>.

---

<*> В дальнейшем — обращения или жалобы, принятые к производству.

Надзорные производства заводятся сразу же при поступлении документов особого контроля, международно-правовых поручений, специальных донесений о чрезвычайных происшествиях и преступлениях.

Порядок представления спецдонесений в Генеральную прокуратуру устанавливается Генеральным прокурором Российской Федерации, а в прокуратуры субъектов Российской Федерации и приравненные к ним прокуратуры — соответствующим прокурором.

2.3.2.6. Учет надзорных производств в вышестоящих прокуратурах ведется в каждом подразделении отдельно по книге (приложение 4). Номер надзорного производства состоит из индекса управления, отдела (приложение 2), порядкового номера по книге учета и двух последних цифр года принятия обращения к производству.

При наличии в управлении нескольких отделов нумерация надзорных производств ведется в целом по управлению, при этом после индекса управления проставляется индекс отдела, который присваивается управлением самостоятельно.

Например: 15/1; 16/2; 17/3.

Аналогичным образом присваиваются номера надзорным производствам при поступлении ходатайства о продлении срока следствия и содержания под стражей, если ранее надзорное производство по данному делу не заводилось.

Например: 15-48-98; 7-10-98;

15/2-486-98; 7/3-285-98.

По перепискам о несовершеннолетних после порядкового номера указывается буква «н».

Например: 12/3-145н-98.

2.3.2.7. Управление (отдел) по надзору за законностью судебных постановлений по уголовным делам, принимая к своему производству жалобу на приговор, истребует из управления (отдела) по надзору за расследованием преступлений надзорное производство и присваивает ему свой номер. При этом обложка не уничтожается, прежний номер аккуратно зачеркивается и указывается новый, т.е. очередной порядковый номер по книге учета надзорных производств.

В случае направления дела для производства дополнительного расследования надзорное производство возвращается в управление (отдел) по надзору за расследованием преступлений, где оно ведется под прежним номером этого подразделения. Карточка учета движения надзорного производства в этих случаях передается вместе с ним.

Передача жалоб и надзорных производств осуществляется только через службу делопроизводства с регистрацией на алфавитной картотеке и отметками в книгах учета надзорных производств обоих подразделений.

2.3.2.8. Если на одних и тех же лиц или по одному и тому же вопросу было заведено несколько надзорных производств, они объединяются в одно и ему присваивается номер, заведенный ранее других.

При объединении двух и более надзорных производств сохраняются хронологическая последовательность документов каждого производства, а также все карточки учета их движения. Надзорные производства подшиваются вместе с обложками, листы заново нумеруются (обложки не нумеруются). Одновременно вносятся соответствующие изменения в алфавитные карточки и книгу учета надзорных производств.

Объединение надзорных производств по разным вопросам не допускается.

2.3.2.9. По обращениям, направленным для разрешения в подчиненные прокуратуры или другие органы без контроля, надзорные производства не заводятся. Сопроводительные письма направляются за номером, состоящим из индекса структурного подразделения, с добавлением буквы «р» и двух последних цифр текущего года.

Например: 25р-98, 15/3р-98, 7/2р-98.

Копии писем подшиваются в дело в хронологическом порядке, при этом сопроводительные письма, поступившие из других организаций, направляются по назначению вместе с обращениями.

2.3.2.10. В районной прокуратуре нумерация надзорных производств ведется в целом по прокуратуре. Номер надзорного производства состоит из порядкового номера по книге учета с добавлением буквы «ж» и последних двух цифр года заведения надзорного производства.

Например: 58ж-98.

2.3.2.11. Жалобы, не принятые районной прокуратурой к своему производству, направляются в другие органы с сопроводительным письмом за номером «1р» с добавлением к нему двух последних цифр текущего года.

Например: 1р-98.

2.3.2.12. В районных прокуратурах с небольшим объемом документооборота ведение карточек учета движения надзорного производства (приложение 15) не является обязательным. Прохождение обращений и жалоб, переписки по ним, а также результаты рассмотрения отмечаются на алфавитных карточках. Карточки расставляются по алфавиту и находятся в контрольной картотеке до окончания переписки, после чего переставляются в общую картотеку.

2.3.3. Регистрация и учет уголовных, гражданских и арбитражных дел, истребованных в порядке надзора

остальные дела и материалы — на алфавитной картотеке.

2.3.3.2. Дела учитываются в книгах отдельно по каждому подразделению; при большом объеме поступления допускается вести учет по зонам заместителей начальника управления (отдела).

2.3.3.3. Должностные лица, которые в пределах своей компетенции вправе истребовать из судов уголовные, гражданские и арбитражные дела в органы прокуратуры для разрешения вопроса о наличии оснований для принесения протеста в порядке надзора, определяются соответствующими процессуальными кодексами Российской Федерации.

2.3.3.4. Поручения подчиненным прокуратурам о направлении уголовных и гражданских дел в Генеральную прокуратуру, о представлении материалов проверок и результатов расследования и иной информации адресуются руководителю прокуратуры и подписываются начальниками (их заместителями) соответствующих управлений (отделов) или отделов в составе управлений.

Аналогичным образом оформляются поручения (запросы), направляемые в подчиненные органы прокуратурами субъектов Российской Федерации и приравненными к ним прокуратурами.

2.3.3.5. Дела и материалы высылаются в вышестоящую прокуратуру за подписью лица, которому адресован запрос, а возвращаются по миновании надобности за подписью оперативного работника после утверждения заключения и дачи ответа заявителю.

2.3.3.6. Запросы по делам, истребованным в порядке надзора, направляются за номером надзорного производства, а для изучения и обобщения — за номером дела по номенклатуре.

2.3.3.7. Дела передаются исполнителям под роспись в книге учета дел соответствующего подразделения или прокуратуры вместе с подобранными надзорными производствами. Если по делу, поступившему в порядке надзора, нет надзорного производства, то оно заводится.

2.3.3.8. Дела, истребованные в связи с проведением плановых проверок или обобщений, а также поступившие по подследственности и направленные для производства предварительного следствия в подчиненные и другие прокуратуры, на алфавитной картотеке не регистрируются. Они учитываются в книгах (приложение 17).

Однако, если по результатам изучения дел, материалов отменяется ранее состоявшееся по делу решение, они регистрируются на алфавитной картотеке в установленном порядке и по ним заводится надзорное производство.

2.3.4. Регистрация и учет уголовных дел, материалов протокольной формы

2.3.4.3. Дела, возбужденные прокуратурой, органами внутренних дел, федеральными органами налоговой полиции и таможенными органами, учитываются в отдельных книгах. Материалы протокольной формы учитываются вместе с делами, расследуемыми органами внутренних дел, а при большом количестве — в отдельной книге.

2.3.4.4. По каждому делу заводится надзорное производство. Его номер состоит из порядкового номера по книге учета следственных дел, к которому добавляются: буква «П» — если дело расследуется прокуратурой; «М» — если дело расследуется органами внутренних дел; «Т» — если дело возбуждено таможенными органами и они непосредственно производят дознание и направляют его в суд; буквы «ФНП» — если дело расследуется органами Федеральной налоговой полиции, а также две последние цифры года возбуждения дела и через дробь — учетный номер дела.

2.3.4.5. Дело, поступившее из органов внутренних дел в прокуратуру для дальнейшего расследования, учитывается в книге дел, расследуемых прокуратурой, и на обложке надзорного производства меняется буквенное обозначение, а в книге учета дел, расследуемых органами внутренних дел, делается соответствующая отметка. Аналогичные изменения вносятся в книгу учета в случае передачи дела для дальнейшего расследования из прокуратуры в органы внутренних дел.

2.3.4.6. По делам о преступлениях, предусматривающим протокольную форму досудебной подготовки материалов, надзорные производства не заводятся, документы подшиваются в дело в хронологической последовательности.

2.3.4.7. В начале нового года в книге учета дел перечисляются порядковые номера дел, не оконченных расследованием, после чего учитываются дела текущего года. По завершении расследования указанные порядковые номера вычеркиваются, а в книге за прошлый год заполняются соответствующие графы.

2.3.4.8. Вещественные доказательства, изъятые в ходе следствия, учитываются в книге учета вещественных доказательств и ценностей (приложение 19) в соответствии с Инструкцией о порядке изъятия, учета, хранения и передачи органами предварительного следствия, дознания и суда вещественных доказательств, ценностей и иного имущества.

2.3.5 Регистрация заявлений, сообщений

и сигналов о преступлениях

2.3.6. Регистрация других документов

2.3.6.1. Регистрация ведомственной корреспонденции, т.е. документов, поступающих из прокуратур, учреждений, предприятий, организаций, по вопросам, не относящимся к уголовным и гражданским делам, осуществляется на корреспондентских карточках (приложение 13).

При децентрализованной системе регистрации, т.е. при присвоении регистрационных номеров ведомственным документам не в целом по прокуратуре, а непосредственно в структурных подразделениях, карточка заполняется в одном экземпляре с выпиской справки (приложение 12). В канцелярии подразделения номер присваивается согласно п. 2.3.6.7 настоящего раздела.

В районной прокуратуре карточка заполняется в одном экземпляре. При поступлении повторных документов по этому же вопросу они регистрируются на той же карточке.

2.3.6.3. Переписка по одному и тому же вопросу ведется за номером, присвоенным документу при регистрации, состоящим из индекса структурного подразделения, индекса корреспондента, порядкового номера регистрационной корреспондентской карточки (в районных прокуратурах — с добавлением к нему буквы «в») и двух последних цифр текущего года.

Например: 7-16-54-98 — для вышестоящих прокуратур;

23-40в-98 — для районных прокуратур.

2.3.6.4. Перечень корреспондентов составляется руководителем службы делопроизводства в алфавитном или ином удобном для работы порядке. Каждому корреспонденту присваивается индекс (порядковый номер). Примерный перечень корреспондентов указан в приложении 14.

При регистрации документов корреспондентом считается учреждение или предприятие, непосредственно обратившееся в прокуратуру, а не вышестоящий орган.

2.3.6.5. Календарная шкала корреспондентской карточки используется для контроля за исполнением документов.

До разрешения документов карточки хранятся у делопроизводителя в контрольной картотеке. После исполнения документа делопроизводитель заполняет соответствующие графы карточки, и она переставляется в картотеку исполненных документов. Карточки в картотеках расставляются по корреспондентам.

2.3.6.6. Инициативные документы (задания, обзоры, информационные письма и т.д.) направляются за номером дела по номенклатуре, в котором откладываются подлинники или копии этих документов.

2.3.6.7. Приказ издается за номером по книге регистрации (приложение 5), а указание, распоряжение — за порядковым номером той же книги с добавлением через дробь индекса структурного подразделения, которое его подготовило. Порядковая нумерация ведется в течение года. К распоряжению, кроме того, после индекса структурного подразделения добавляется буква «Р» (распоряжение).

Если в подготовке указания, распоряжения принимало участие несколько подразделений, проставляется индекс того управления (отдела), которое являлось ответственным за его подготовку.

2.3.6.8. Приказы, указания, распоряжения Генерального прокурора Российской Федерации и его заместителей по вопросам основной деятельности регистрируются в организационно-контрольном управлении, по вопросам кадров и финансово-хозяйственной деятельности — в соответствующих подразделениях Генеральной прокуратуры.

В прокуратурах субъектов Российской Федерации и приравненных к ним прокуратурах регистрация указанных документов за подписью руководителей прокуратур осуществляется по усмотрению руководителя.

2.3.7. Особенности регистрации документов с помощью компьютерной техники

2.3.7.2. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки корреспонденции должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.

2.3.7.3. Информация на машинных носителях в обязательном порядке должна быть защищена от несанкционированного доступа.

2.4. Рассмотрение и исполнение документов

2.4.1. Руководителям вышестоящих прокуратур передаются документы, исполнение которых требует их непосредственного решения.

Прокуроры субъектов Российской Федерации и приравненные к ним прокуроры регламентируют этот порядок распорядительным документом, изданным в соответствии с действующим законодательством и приказами Генерального прокурора Российской Федерации.

В районных прокуратурах все поступающие документы передаются на рассмотрение прокурору и его заместителям в соответствии с распределением обязанностей.

2.4.2. Руководителям прокуратуры, подразделений и исполнителям поступившие документы передаются с подобранными надзорными производствами или делами. Они обязаны рассмотреть документы в кратчайший срок и дать конкретные указания о порядке, характере и сроках исполнения. На документах, не требующих дополнительных поручений, указывается фамилия исполнителя.

Резолюция пишется на самом документе либо на отдельном листе формата не менее 1/4 стандартного листа, подписывается и датируется.

2.4.3. Если исполнение документа поручается нескольким подразделениям или должностным лицам, то документ передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Он обеспечивает снятие копий с обращения, передачу их соисполнителям, подготовку единого поручения о проверке и направлении ответа заявителю.

В целях ускорения прохождения документов снятие копий для всех исполнителей может возлагаться на секретаря руководителя прокуратуры.

Проект ответа заявителю представляется ответственному исполнителю с визой начальника подразделения, являющегося соисполнителем по данному поручению.

Ответственность за качественную и своевременную подготовку документа в равной мере несут все работники, указанные в резолюции.

2.4.4. Сроки исполнения документов исчисляются со дня поступления их в прокуратуру. Если окончание срока исполнения приходится на нерабочий день, то последним днем срока считается первый следующий за ним рабочий день.

При отсутствии в резолюции конкретного срока исполнения документ исполняется в срок, указанный в перечне (приложении 39).

2.4.5. До передачи подготовленного документа на подпись исполнителем проверяется его содержание, правильность оформления всех реквизитов, наличие необходимых виз и прилагаются материалы, послужившие основанием для его составления.

2.4.6. Текст служебных документов должен быть кратким, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие информации и содержать данные, необходимые для его регистрации и оперативного прохождения.

2.4.7. В письмах и других документах по жалобам и делам, за исключением сопроводительных писем, обязательно указываются фамилия, имя, отчество заявителя или лица, по делу или в отношении которого направлен документ, а также время и место совершения правонарушения.

Не допускается направление с одним сопроводительным письмом не связанных между собой дел и документов; поручений по нескольким жалобам и делам, запросов о результатах расследования или судебного рассмотрения уголовных дел. Исключение составляют письма о направлении дел и материалов для изучения и обобщения прокурорской и судебной практики.

2.4.8. В переписке по жалобам и делам применяются бланки и почтовые открытки с трафаретными текстами формата А6 или А5. Каждому образцу присваивается номер.

Трафаретные письма могут заполняться в одном экземпляре. В этом случае на оборотной стороне последнего документа, приобщенного к надзорному производству, прокурором указываются номер трафаретного бланка, адресат и дата направления.

2.4.9. Документы подписываются руководителями прокуратуры и другими должностными лицами в соответствии с установленным распределением обязанностей и полномочиями.

2.4.10. Подписывается первый экземпляр документа. Если он направляется по нескольким адресам, подписываются все экземпляры; при печатании в типографии или размножении средствами малой полиграфии подписывается только оригинал, остающийся в прокуратуре.

2.4.11. Исполненные документы передаются делопроизводителям в подобранном для подшивки и отправки виде, с отметкой прокурора об исполнении, которая включает в себя слова «в н/п» или «в дело N ___» и краткую справку, если письменный ответ не составлялся.

2.4.12. Отметки прокуроров об исполнении в обязательном порядке подписываются и датируются. Подшивать документы без соответствующих отметок прокуроров не разрешается.

2.4.13. Если документ не получил окончательного разрешения, то контрольный срок ожидаемого ответа проставляется исполнителем на копии запроса по форме К-15.12.98, подписывается и датируется. Рекомендуется устанавливать сроки контроля на каждое пятое или десятое число месяца.

2.4.14. Делопроизводитель отмечает указанный прокурором контрольный срок на карточке движения надзорного производства, а в районных прокуратурах, где карточки учета движения надзорного производства не ведутся, — на алфавитной карточке.

Надзорные производства хранятся у делопроизводителей в папках с надписью «Контроль» по датам контроля и в порядке номеров и передаются прокурорам в установленные ими сроки контроля.

2.5. Отправление исходящих документов

2.5.1. Документы передаются в экспедицию оформленными в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

---

<*> В дальнейшем — Почтовые правила.

Если разница между датой подписания документа и датой передачи в канцелярию превышает сутки, а также имеются другие нарушения требований Инструкции, делопроизводитель возвращает документы исполнителю на доработку, а при необходимости докладывает руководителю.

2.5.2. Вся почта, подлежащая отправке, сдается в экспедицию в день подписания, а поступившая в канцелярию во второй половине дня — до 12 часов следующих суток.

2.5.3. Документы, поступившие для отправки, обрабатываются работниками экспедиции в соответствии с Почтовыми правилами и отсылаются по назначению в тот же день.

Документы с пометкой «Срочно» или «Весьма срочно» отправляются незамедлительно.

2.5.4. Перед упаковкой работники экспедиции проверяют написание адреса в соответствии с Почтовыми правилами, наличие на документе номера, даты, подписи и оговоренных в нем приложений.

Документы, оформленные с нарушениями требований настоящей Инструкции и Почтовых правил, возвращаются в подразделение на доработку.

2.5.5. Заказными письмами или бандеролями пересылаются организационно-распорядительные и другие документы за подписью руководства прокуратуры, выписки из приказов по личному составу, штатные расписания, финансовые документы, уголовные, гражданские и арбитражные дела, надзорные производства, материалы проверок, постановления о продлении срока следствия и содержания под стражей, переписка по поручениям органов государственной власти, письма с приложениями, корреспонденция, адресуемая за границу.

2.5.6. Документы, отправляемые одному и тому же адресату, вкладываются в один конверт. На конверте указываются почтовый адрес и наименование адресата, номера отправляемых документов, адрес отправителя.

Для документов, направляемых органам прокуратуры субъектов Российской Федерации, могут использоваться конверты с адресами, напечатанными типографским способом или средствами оперативного размножения.

2.5.7. Заказные письма, бандероли и посылки сдаются на почту по описи, в которой указываются номера документов, дата отправки, адреса и вид отправления. Опись составляется в трех экземплярах. Один экземпляр остается в экспедиции для справок, а возвращенный с почты передается в бухгалтерию с денежным отчетом.

Остальные документы учитываются в книгах, в которых указываются номер переписки и дата отправки. Если номер является обезличенным (8р-98, 12р-98), рядом с ним в скобках пишутся фамилия и инициалы адресата — 9р-98 (Киселев И.К.) или название организации — 15р-98 (Тамбовское УВД).

2.5.8. Документы, адресуемые организациям, расположенным в пределах данного населенного пункта, передаются с нарочным под расписку в книге (приложение 20). Перечень этих организаций устанавливается руководством прокуратуры.

2.5.9. Документы массовой рассылки (приказы, указания, распоряжения, планы работы, информационные и методические письма, обзоры, сборники, бланки статистических отчетов, книги, брошюры и т.п.) отправляются экспедицией по разнарядке подразделений. В разнарядке указываются адресаты и количество экземпляров в каждый адрес; она составляется, подписывается и датируется ответственным исполнителем.

3. Учет объема документооборота

3.1. Под объемом документооборота понимается число отдельных видов и общее количество входящих, исходящих и внутренних документов в каждом подразделении (приложение 21) и в целом по прокуратуре (приложение 22). Такой учет в обязательном порядке ведется в Генеральной прокуратуре, прокуратурах субъектов Российской Федерации и приравненных к ним прокуратурах. В районных прокуратурах — по усмотрению руководителя (приложение 21, позиции 1 — 5, 7, 9).

3.3. Результаты учета документооборота обобщаются начальником службы делопроизводства, представляются руководству прокуратуры и используются для выработки мер по совершенствованию делопроизводства.

3.4. При учете обращений, жалоб, переписки по жалобам и делам, направляемым в органы прокуратуры и другие ведомства, сопроводительное письмо и приложенные к нему документы считаются за один документ. При направлении уголовных, гражданских и арбитражных дел с сопроводительными письмами, протестами, заключениями и другими документами каждый вид документа (письмо, протест, дело и т.п.) при учете считается самостоятельным документом.

3.5. Обращения и жалобы, разрешение которых входит в компетенцию нескольких управлений и отделов, учитываются в том подразделении, которое является ответственным исполнителем, справка и другие документы соисполнителей учитываются в графе «внутр.».

3.6. Приказы, указания, распоряжения, задания, информационные письма, обзоры и другие организационно-распорядительные документы, направленные для исполнения на места или в подразделения прокуратуры, учитываются в графе «исход.» тем подразделением, которое является ответственным за их подготовку, при этом в числителе указывается количество, а в знаменателе — тираж.

Например: 1/52, 2/104.

3.7. В строке 9 (приложение 21) учитывается переписка с вышестоящими и подчиненными прокуратурами, научными, другими учреждениями и организациями Генеральной прокуратуры Российской Федерации по основным и иным вопросам организации и деятельности органов прокуратуры: докладные записки, справки об исполнении приказов, указаний, распоряжений; переписка по вопросам прокурорского надзора и следственной работы; копии документов организаций и ведомств, присланные для сведения, и другие документы, подлежащие формированию в дела согласно номенклатуре дел.

3.8. В графе «Общее количество документов» суммируется количество документов всех граф в данной строке и документооборот в целом.

4. Контроль за исполнением документов

4.1. Контроль за исполнением документов осуществляют руководители прокуратур, подразделений и уполномоченные ими лица <*>. Перечень документов, подлежащих обязательному контролю, устанавливает руководитель прокуратуры.

---

<*> В дальнейшем — контрольная служба.

4.2. Взятые на контроль документы передаются на учет, регистрацию, перевод, рассмотрение, исполнение, подписание, печатание, снятие копий и отправку отдельно от общей почты в папках красного цвета с надписью «Контроль».

4.3. В вышестоящей прокуратуре карточка (приложение 13) заполняется в двух экземплярах, в районной — в одном. Штамп «Контроль», «Депутатская» проставляется на регистрационной карточке, обращении и статкарточке.

Резолюция руководителя прокуратуры переносится в оба экземпляра карточки. Если в документе содержится несколько самостоятельных поручений, в карточках указывается каждое из них в отдельности; если поручения даны нескольким подразделениям, должностным лицам, карточки передаются каждому исполнителю. Первый экземпляр карточки направляется с документом исполнителю, а второй — в контрольную службу.

4.4. Если требования приказа или иного документа рассчитаны на длительный срок действия, в структурном подразделении заводится контрольное дело, в котором помимо копии самого документа откладываются все материалы, относящиеся к исполнению.

4.5. До исполнения документов контрольные карточки хранятся по срокам исполнения у делопроизводителей подразделений, которые обязаны своевременно отмечать на карточках движение документа, напоминать работникам о сроках и докладывать руководителям подразделений о случаях несвоевременного исполнения поручений.

4.6. Поручения или задания, обусловленные определенным сроком, исполняются не позднее указанной в них даты. Срок исполнения продлевается должностным лицом, давшим поручение, если им не установлен иной порядок.

4.7. Документ считается исполненным и снимается с контроля лицом, взявшим его на контроль, после выполнения поручения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.

По обращениям и жалобам, взятым на контроль руководителями Генеральной прокуратуры или прокуратур субъектов Российской Федерации и приравненных к ним прокуратур, ответ адресату направляется только после доклада по существу руководителю, давшему поручение (кроме промежуточных ответов и уведомлений о продлении срока проверки).

4.8. По исполнении документа делопроизводитель указывает в контрольной карточке результат разрешения, кому направлен документ, дату подписания, номер надзорного производства, дела, куда подшит документ, страницы и передает ее в контрольную службу.

Контрольная служба систематизирует эти карточки в картотеке исполненных документов по подразделениям, видам документов и хронологии поступления, а второй экземпляр карточки уничтожает.

4.9. Контроль за рассмотрением информаций и других документов, направленных руководителями прокуратур в органы государственной власти, министерства и ведомства (кроме переписки по конкретным жалобам и делам), может осуществляться с помощью контрольных карточек (приложение 13). Контрольная карточка заполняется в двух экземплярах (для подразделения, ответственного за подготовку документа, и контрольной службы). Ответственный исполнитель организует своевременное получение информации о прохождении документа и периодически докладывает руководителю прокуратуры о положении дел до его окончательного рассмотрения.

4.10. При организации контроля с использованием компьютеров контрольные карточки по желанию пользователя могут быть дополнены другими необходимыми реквизитами.

5. Правила оформления документов

5.1. Формат и виды бланков

приказы, письма и другие документы объемом более 10 строк машинописного текста — А4 210 x 297 мм;

письма и другие документы объемом до 10 строк машинописного текста (включая реквизит «подпись») — А5 210 x 148 мм;

карточки и трафаретные письма типа почтовой открытки, требования на получение материалов из архива — А6 148 x 105 мм.

Документы, издаваемые от имени прокуратуры и одной или нескольких организаций, оформляются без бланков.

5.1.2 В органах прокуратуры применяются два вида бланков (приложение 23):

общий бланк (для оформления положений, инструкций, приказов, указаний, информационных писем, заданий, протестов, представлений, протоколов, актов и других документов, имеющих наименование);

бланк для писем.

Состав реквизита бланков и порядок их расположения установлены ГОСТ Р6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Для издания организационно-распорядительных документов (приказов, указаний, распоряжений) могут изготавливаться отдельные бланки с угловым или продольным расположением реквизитов (приложение 24).

Применение бланков произвольной формы запрещается.

5.1.3. На верхнем поле каждого бланка обязательно помещается Государственный герб Российской Федерации (его диаметр должен быть не более 20 мм), под ним — наименование системы: «Прокуратура Российской Федерации», ниже — наименование прокуратуры субъекта Российской Федерации или приравненной к ней прокуратуры, под ним — наименование соответствующей городской, районной, межрайонной или специализированной прокуратуры.

Например: Прокуратура Российской Федерации Прокуратура Московской области Пушкинская городская прокуратура

Если межрайонная или районная прокуратура входит в состав прокуратуры административного округа или города (с районным делением), то наименование этой прокуратуры указывается следующим образом:

Прокуратура Российской Федерации

                          Прокуратура г. Москвы

                          Измайловская межрайонная прокуратура
                          Восточного административного округа

Аналогичным образом оформляются вывески на зданиях прокуратур.

5.1.4. Бланки изготавливаются на бумаге белого цвета и печатаются краской черного цвета. Бланки с изображением Государственного герба Российской Федерации в красном цвете применяются только в Генеральной прокуратуре, порядок их использования устанавливается руководством Генеральной прокуратуры.

На бланке печатается первая страница документа, последующий текст печатается на бумаге одинакового формата и качества.

5.2. Адресование

5.2.1. Документы адресуются организации, ее структурному подразделению, должностному лицу, гражданину.

Инициалы должностных лиц и граждан в адресе указываются после их фамилий.

5.2.2. При адресовании документа организации или ее структурному подразделению их наименование указывается в именительном падеже; при направлении документа должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия — в дательном, например:

Генеральная прокуратура Российской Федерации

                          Управление по надзору за исполнением
                          законов и законностью правовых актов

                              или

                          Прокуратура Московской области

                          Начальнику отдела по надзору за
                          исполнением законов и законностью
                          правовых актов

                          старшему советнику юстиции
                          Болышову В.Я.

5.2.3. Если документ направляется руководителю организации или его заместителю, наименование организации входит в состав наименования должности адресата:

Прокурору Смоленской области государственному советнику юстиции 3 класса Заболоцкому В.В.

5.2.4. При указании классного чина адресата необходимо указать классный чин должностного лица, подписавшего документ.

Во внутренних документах (докладные записки, заявления и т.п.) допускается классные чины не указывать.

5.2.5 Если документ адресуется нескольким однородным организациям, то они указываются обобщенно:

Прокурорам субъектов Российской Федерации, приравненным к ним военным прокурорам и прокурорам иных специализированных прокуратур

                        или

                    Прокурорам субъектов Российской Федерации,
                    городов и районов, военным прокурорам и
                    прокурорам иных специализированных
                    прокуратур

5.2.6. Почтовый адрес корреспондента пишется в полном соответствии с Почтовыми правилами и с обязательным указанием почтового индекса:

Министерство природных ресурсов Российской Федерации 123812, Москва, ул. Б. Грузинская, 4/6

Адрес не проставляется на документах, направляемых в органы и учреждения прокуратуры Российской Федерации и руководителям федеральных органов государственной власти.

5.2.7. В письмах с несколькими адресатами слово «копия» не проставляется. При подготовке к отправке отмечается корреспондент, которому направляется данный экземпляр документа.

Не допускается указывать на документе более четырех адресатов; при большем количестве адресатов составляется список на рассылку и на каждом документе указывается один адрес. Список прилагается к копии отправляемого документа.

5.2.8. Если документ адресуется гражданину, сначала указывается почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы получателя.

Перед фамилиями допускается обращение «гр-ну», «гр-ке», «гр-нам». Это положение распространяется на заголовок и текст, где приводятся фамилии граждан.

150003, г. Ярославль, ул. Чайковского, д. 67, кв. 5 гр-ке Киреевой А.Е.

5.3. Датирование

Дата проставляется лицом, подписывающим или утверждающим документ, и оформляется тремя парами арабских цифр, разделенных точками (день месяца, месяц, две последние цифры года). Если число или порядковый номер месяца является однозначным числом, то перед цифрой ставится ноль, например: 05.07.98.

Таким же образом датируются все делопроизводственные отметки о прохождении и исполнении документа.

5.3.2. При подготовке нормативных и финансовых документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 12 декабря 1998 г.

5.4. Индекс (номер) документа

5.4.2. По вопросам, не относящимся к переписке по обращениям, жалобам и делам, входящий документ и исходящий по нему ответ должны иметь единый номер, присваиваемый поступившему документу при его регистрации. Исходящий документ, не являющийся ответом на поступивший запрос, направляется за номером дела по номенклатуре.

5.4.3. В исходящих документах в обязательном порядке дается ссылка на индекс и дату исполняемого документа.

5.4.4. Индекс проставляется на отведенном ГОСТом месте, в левой верхней части документа. На внутренних документах индекс может проставляться в конце документа, ниже подписи должностного лица.

5.5. Наименование и заголовок к документу

5.5.2. Заголовок к тексту должен быть во всех документах, оформленных на листах формата А4, за исключением ответов заявителям, адвокатам, а также телеграмм, телефонограмм и документов, оформленных на листах формата А5 и А6.

5.5.3. Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержание документа, отвечать на вопросы: о чем? (о ком?), чего? (кого?) и согласовываться с его наименованием.

Например: приказ «О создании...»; распоряжение «Об организации контроля...»; должностная инструкция заведующего канцелярией.

В документе по ряду вопросов заголовок формулируется обобщенно.

5.6. Нумерация страниц

5.6.2. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» («стр.»).

5.7. Отметка о наличии приложения

5.7.1 Отметка о наличии приложения оформляется ниже текста документа от границы левого поля следующим образом:

Приложение: на 5 л.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование и количество листов:

Приложение: замечания к проекту инструкции на 12 л.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо   Генерального   прокурора Российской Федерации
            от 12.02.98 N 7/2-138-98 и приложение   к  нему, всего

        на 8 л.

Если приложение направляется не всем указанным в документе адресатам, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: жалоба Петрова А.П. и приложение к ней, всего на 10 л., в первый адрес.

Если к письму прилагаются ценные или личные документы (паспорт, диплом, свидетельства и др.), они перечисляются с указанием наименования организации, выдавшей документ, номера и даты выдачи, фамилии и инициалов владельца:

Приложение: диплом   N Ц 100509 на   имя Мухиной В.Р. об окончании
            Московского      колледжа управления   и  права, выдан

        10.06.98.

5.7.2. При направлении уголовных, гражданских, арбитражных дел, материалов проверок и других сброшюрованных документов указывается количество томов:

Приложение: уголовное дело № 5780 в 10 т.

5.7.3. При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документе после текста указывается:

Приложение: согласно описи на 205 л.

5.7.4. В распорядительных документах (приказах, указаниях, распоряжениях) сведения о наличии приложений даются в тексте. В правом верхнем углу первого листа, прилагаемого к распорядительному документу, указывается:

Приложение к Приказу Генерального прокурора Российской Федерации от 10.05.98 № 30

При наличии нескольких приложений они нумеруются, при этом знак «N» перед порядковым номером не ставится.

5.8. Подпись

Если документ оформлен на бланке прокуратуры, то подпись оформляется следующим образом:

Прокурор области государственный советник юстиции 2 класса Личная подпись М.А. Авдюков

При подписании документа, оформленного не на бланке прокуратуры, указывается наименование прокуратуры:

Начальник отдела по надзору за следствием и дознанием следственного управления прокуратуры Краснодарского края Личная подпись С.Г. Сорокин

5.8.2. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

5.8.3. При подписании документа, подготовленного комиссией, указываются не должности лиц, а их обязанности в составе комиссии.

5.8.4. Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», подпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

5.9. Утверждение и согласование

Например:

УТВЕРЖДАЮ

                          Прокурор г. Москвы

                          государственный советник
                          юстиции 2 класса

                          Личная подпись        С.И. Герасимов

                                                      17.12.98

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

5.9.2. При утверждении документа приказом, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера.

Например:

УТВЕРЖДЕНО

                                        Приказ
                                        Генерального прокурора
                                        Российской Федерации
                                        от 10.08.98 N 24

Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа.

5.9.3. Согласование производится как внутри прокуратуры (с подразделениями и должностными лицами), так и вне ее (с организациями, имеющими непосредственное отношение к разработке проекта документа).

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник центрального архива Генеральной прокуратуры Российской Федерации

Личная подпись Л.А. Новикова

18.12.98

5.9.4. Согласование документа оформляется визой, которая включает в себя личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату визирования, при необходимости — должность визирующего.

На организационно-распорядительных документах (приказах, указаниях и т.д.) визы проставляются на первом экземпляре лицевой или оборотной стороны последнего листа, на исходящих документах — на экземплярах, остающихся в деле, надзорном производстве. Слева проставляется виза лица, подготовившего документ; справа — визы лиц, с которыми он согласован.

5.9.5 При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются. Личная подпись М.М. Орлов

27.08.98

5.10. Отметка об исполнителе

5.10.1. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона обязательно указываются в исходящих документах (за исключением ответов заявителям, адвокатам и сопроводительных писем) на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Например:

Тимофеева 255-35-35.

5.10.2. Индекс машинистки проставляется ниже отметки об исполнителе по форме: «нк 2 25.03.98» (нк — первые буквы имени и фамилии машинистки, 2 — количество экземпляров, 25.03.98 — дата печатания). В случае необходимости проставляется количество отпечатанных экземпляров с указанием адресатов.

Например:

Тимофеева 235-35-35 нк 2 06.02.98 Экз. № 1 — МВД Российской Федерации Экз. № 2 — в дело N...

5.11. Особенности подготовки и оформления организационно-распорядительных документов

5.11.1. Проекты приказов, указаний, распоряжений разрабатываются по поручению руководства прокуратуры или по инициативе подразделений и должностных лиц.

Каждый документ должен иметь заголовок, который на бланках с угловым расположением реквизитов печатается в левом верхнем углу, при продольном — центрованно (начало и конец каждой строки заголовка равноудалены от границ поля).

Текст состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием для издания является законодательный, иной правовой акт или поручение вышестоящей прокуратуры, то в констатирующей части указываются его наименование, дата, номер, заголовок и передается содержание той части, которая непосредственно касается органов прокуратуры.

Распорядительная часть начинается в приказах словом ПРИКАЗЫВАЮ, в указаниях и распоряжениях — ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами отдельной строкой центрованно с разбивкой, но без подчеркивания. При печатании на компьютерах рекомендуется выделять эти слова жирным шрифтом.

В пунктах распорядительной части указываются конкретные действия, исполнители и сроки исполнения. Если документ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные акты, это оговаривается в тексте. В последнем пункте распорядительной части указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа. Завершается текст предписанием, кому следует направить документ или кого ознакомить с ним.

Визы лиц, подготовивших и согласовавших проект документа, располагаются согласно п. 5.9.4 настоящей Инструкции.

Приказы, указания и распоряжения регистрируются в день их подписания, после подписания документа вносить какие-либо изменения и дополнения без согласия лица, его подписавшего, не разрешается.

5.11.2. По вопросам, входящим в компетенцию прокуратуры и других ведомств и представляющим взаимный интерес, принимаются совместные документы. Все экземпляры, остающиеся в делах организаций, в том числе и приложения, должны содержать подлинные подписи должностных лиц, подписавших и согласовавших документ.

Регистрационные индексы проставляются через косую черту (или через точку с запятой, если в регистрационном номере одного из составителей уже имеется косая черта), в порядке написания фамилий авторов на документе.

5.11.3. При составлении инструкций, положений и других документов нормативного характера текст может быть разбит на разделы, подразделы и пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Подразделы должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого раздела, пункты — в пределах каждого раздела и подраздела. Подпункты могут обозначаться арабскими цифрами или строчными буквами русского алфавита со скобкой.

5.11.4. Если в тексте документов есть таблицы, они должны иметь заголовок, который размещается над таблицей, посередине. Справа указывается слово «Таблица» с порядковым номером без знака «N». Таблицы нумеруются по порядку номеров. Если таблица одна, то ее не нумеруют и слово «Таблица» не пишут.

На все таблицы делаются ссылки в тексте, при этом слово «Таблица» пишется полностью, если таблица без номера, и сокращенно («Табл.»), если она имеет номер.

Заголовки граф таблицы начинаются с прописных букв, а подзаголовки — со строчных, если они составляют одно предложение с основным заголовком графы. Подзаголовки, имеющие самостоятельное значение, пишутся с прописной буквы. В конце заголовков и подзаголовков знаки препинания не ставятся. Графа «N п/п» (номер по порядку) делается в случае, если на них необходимо давать ссылки.

5.12. Правила оформления телеграмм и телефонограмм. Прием и передача служебной информации по каналам факсимильной связи (телефаксам)

5.12.1. Телеграммы оформляются в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи и передаются по телетайпу или через отделение связи с указанием при необходимости категории: «Срочная», «Правительственная».

5.12.2. Текст телеграммы должен быть кратким (не более 30 слов), без союзов, предлогов, знаков препинания, если их отсутствие не искажает смысла передаваемой информации. Числа обозначаются цифрами, наиболее важные данные пишутся прописью.

Фамилия, имя, отчество лица, в отношении которого дается или запрашивается информация, приводятся полностью. Указываются также место и время совершения правонарушения.

5.12.3. При наличии условного телеграфного адреса (позывного) в телеграмме указываются пункт назначения, наименование организации, должность и фамилия лица, которому она направляется, а при отсутствии условного телеграфного адреса — полный адрес корреспондента: пункт назначения, республика (край, область, район), улица, номер дома, наименование организации.

5.12.4. В начале текста телеграммы дается ссылка на номер и дату исполняемого документа или номер переписки адресата, в конце — приводится номер надзорного производства (переписки) отправителя. После номера указываются должность и фамилия (разборчиво) лица, подписавшего телеграмму. Телеграммы подписываются руководителями прокуратур или подразделений. Ниже подписи руководителя проставляются фамилия исполнителя и номер его телефона.

При отправлении телеграммы через почтовое отделение ниже подписи должностного лица указываются полный почтовый адрес отправителя, наименование организации без сокращений, дата отправки, должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму.

Например:

Саранск респрокурору Сенькину Ваш 12-1-98

Сроку 25 октября 1998  шлите   дело  Алексеева  Петра   Даниловича
осужденного   приговором   Торбеевского   рнс  20  января 1997 наш

12-2-98= Начотдела Личная подпись Петров

---

Исп. Зайцев, тел. 2-23

01.10.98

или

Москва 78 Новобасманная 10 Арбитражный суд Москвы председателю Большовой=

Связи   надзорной жалобой истребую дело нр 34-12 иску ОАО Северный
Мигрант ОАО Тульский комбайновый завод дело прошу  выслать   через

Тульскую облпрокуратуру наш 38-1950-98= Замгенпрокроссии Личная подпись Кехлеров

---

Зам. начальника управления по обеспечению участия прокуроров в арбитражном процессе Личная подпись И.Н. Семенченко Исп. Рябиженко, тел. 2-15

5.12.5. Телефонограмма составляется в одном экземпляре объемом не более 30 слов и передается по телефону непосредственно из структурных подразделений. В ней указываются дата и время передачи, фамилия лица, принявшего и передавшего ее.

В телефонограммах рекомендуется избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов. Если телефонограмма предназначается нескольким адресатам, прилагаются список и номера телефонов, по которым она передается.

5.12.6. Средства факсимильной связи предназначены для оперативной передачи и приема текстов документов; при этом информация, передаваемая и принимаемая по каналам факсимильной связи, не считается документом, имеющим юридическую силу.

5.12.7. Документы передаются для отправки за подписью руководителя подразделения. Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.

5.12.8. Документ регистрируется в журнале с указанием порядкового номера факсограммы, даты передачи, краткого содержания, количества листов и фамилии должностного лица, передавшего документ для отправки. После этого документ возвращается в подразделение с отметкой о дате передачи и подписью передавшего его лица.

5.12.9. Поступившие факсограммы регистрируются в журнале и доставляются по назначению под расписку в день их приема, срочные — без промедления.

5.12.10. Контроль за использованием факсимильной техники осуществляют руководители соответствующих подразделений. В помещения, где установлена аппаратура, посторонние лица не допускаются.

6. Правила машинописного оформления документов

6.1. Служебные документы печатаются машинистками и другими работниками прокуратуры на пишущих машинках и компьютерах.

Делопроизводители управлений и отделов вышестоящих прокуратур обязаны печатать описи на дела и надзорные производства, подлежащие сдаче в архив прокуратуры, акты о выделении к уничтожению дел и документов, протоколы собраний, производственных и оперативных совещаний, приказы по личному составу, другие внутренние документы, а также письма объемом до страницы машинописного текста.

6.2. Рукописи должны быть написаны разборчиво на стандартных листах бумаги. Во избежание повторных перепечаток текст документа необходимо тщательно выверить и согласовать с непосредственным руководителем. Документы объемом более десяти машинописных листов или сданные повторно визируются руководителем подразделения.

6.3. Передаваемые для печатания рукописи, равно как и вставки, сноски, правки, должны быть написаны на одной стороне листа, с соблюдением правил орфографии, пунктуации, использованием контрастных красителей синего, фиолетового или черного цветов. Не принимаются для печатания небрежно и неразборчиво написанные черновики с использованием других красителей, кроме указанных, или исправленные карандашом.

6.4. В верхнем левом углу рукописи указываются количество экземпляров, фамилия и номер телефона исполнителя, дата направления в машбюро, номер переписки.

6.5. Документы печатаются в порядке их поступления. В первую очередь печатаются документы особого контроля, адресованные руководителям органов государственной власти и управления, приказы, указания, распоряжения, материалы координационных совещаний, заседаний коллегий и отдельные документы по поручению руководства прокуратуры.

6.6. Все документы должны печататься четко, без ошибок и помарок, с расположением и оформлением текста в соответствии с ГОСТ Р.630-97, соблюдением правил написания отдельных наименований, слов и словосочетаний, дат, чисел, единиц измерения и т.д.

При печатании документов на компьютерах текст документа и отдельные элементы его реквизитов печатаются одним стандартным шрифтом, при этом на матричных принтерах используется режим «машинопись».

При оформлении инструкций, положений для выделения разделов, подразделов могут использоваться разные шрифты.

Документы должны иметь поля (мм):

левое — 25 — 30; верхнее — не менее 20; правое — не менее 10; нижнее: для формата А4 — не менее 20; для формата А5 — не менее 15.

Документы информационно-справочного характера могут печататься с оборотной стороны листа.

В машинописи используется восемь положений табулятора (приложение 25). Документы печатаются, как правило, через полтора межстрочных интервала. Через один интервал печатаются документы на бланках формата А5, через два интервала — доклады и документы, подготовленные для издания типографским способом.

7. Порядок выполнения копировально-множительных работ и оформления копий документов

7.1. Размножение и снятие копий со служебных документов на копировально-множительных аппаратах производятся на основании заказа, подписанного руководителем подразделения или его заместителем.

Особое внимание необходимо обращать на снятие копий следственных и надзорных документов по уголовным делам. Ксерокопирование производится только при наличии визы непосредственного исполнителя (руководителя следственной группы, бригады, следователя). При определении круга лиц, имеющих доступ к конкретной информации по данному делу, ксерокопирование при необходимости производится в присутствии лица, уполномоченного на то руководителем следственной группы. По миновании надобности копии уничтожаются в установленном порядке.

При необходимости по указанию руководителя на документе делается отметка «Размножению не подлежит».

7.2. Учет копируемых документов ведется в журнале, в котором указываются наименование, индекс и дата документа, количество листов, количество снятых копий и фамилия лица, подписавшего заказ. Бланки исполненных заказов хранятся по порядку номеров.

7.3. Изготовление документов типографским способом и доставку их в экспедицию обеспечивает хозяйственное подразделение прокуратуры. К рапорту руководителя управления (отдела), подготовившего документ, помимо самого документа прилагаются образцы обложки и титульного листа. Проверку верстки и сигнального экземпляра осуществляет работник, ответственный за подготовку документа.

7.4. Копия документа выдается с разрешения руководителя прокуратуры или структурного подразделения. В правом верхнем углу первого листа указывается: «Копия» или «Выписка». Копия заверяется подписью должностного лица, удостоверяющего соответствие содержания подлиннику. При оформлении копий, касающихся личных прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делается отметка, кому и когда она выдана, а на самой копии — отметка о том, что подлинник хранится в данной прокуратуре. Копия заверяется печатью (не гербовой), воспроизводящей название прокуратуры или ее подразделения.

8. Выполнение переводов

8.1. Обращения, жалобы и другие документы переводятся штатными или внештатными переводчиками. Они же при необходимости приглашаются на прием граждан.

8.2. Поручение на перевод (приложение 26) подписывается руководителем структурного подразделения. На перевод направляются те документы, без перевода которых невозможно принять решение. Документы передаются без надзорных производств, надзорные производства находятся у исполнителей. Учет и передача документов ведутся по книге (приложение 27).

8.3. Обращения, жалобы и приобщенные к ним документы переводятся обзорно с обязательным указанием данных, необходимых для регистрации на алфавитной картотеке. Полный перевод жалобы осуществляется по требованию прокурора. При поступлении нескольких одинаковых жалоб переводится одна из них с указанием учетных номеров всех остальных жалоб.

Если в обращении, жалобе содержатся вопросы, относящиеся к компетенции нескольких подразделений, перевод выполняется в необходимом количестве экземпляров.

8.4. Переведенный текст документа печатается или выполняется от руки четким почерком, подписывается и датируется. В правом верхнем углу указывается, с какого языка выполнен перевод, и ставится учетный номер по книге. При переводе судебных материалов проставляются также номера надзорного производства (с указанием фамилии лица) и дела (уголовного, гражданского, арбитражного), дается ссылка на том, листы дела. Подпись переводчика ставится на каждом листе дела.

Например:

с татарского языка перевод № 375 н/п 15/375-98 по делу Асанова З.Х., дело № 3-27-98, т. 3, л. д. 52-76.

При переводе поздравительных и пригласительных писем учетный номер и подпись переводчика ставятся на втором экземпляре документа.

8.5. Переводчик обязан отметить обнаруженные в тексте дефекты, в частности подчистки, исправления, неоговоренные приписки между строк, сделанные разными чернилами или другим почерком, бессвязно изложенные или незаконченные фразы, искажения, пропущенные слова, а также указать, что в деле имеется какой-либо существенный для оценки обстоятельств документ, перевод которого не затребован. Кроме того, он должен дать объяснение поговорок, идиоматических выражений, названий национальных обычаев, религиозных обрядов, ритуалов, национальных блюд, предметов одежды, обихода и т.п., наименований единиц местного территориального деления, упомянутых в переводимом документе.

8.6. При обнаружении ошибок или неточностей в переводе прокурор ставит об этом в известность переводчика, который устраняет данные ошибки и неточности, а при необходимости осуществляет новый перевод.

9. Составление номенклатуры дел, формирование дел и надзорных производств

9.1. Составление номенклатуры дел

9.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения.

В вышестоящей прокуратуре номенклатура дел структурного подразделения на предстоящий период (приложение 28) составляется в последнем квартале текущего года оперативным работником с участием делопроизводителя под руководством начальника подразделения.

В вышестоящей прокуратуре наименования подразделений являются заголовками разделов сводной номенклатуры дел (приложение 29).

Первый раздел номенклатуры включает заголовки дел, содержащие организационно-распорядительную документацию.

Сводная номенклатура дел составляется на бланке прокуратуры начальником отдела общего и особого делопроизводства (в Генеральной прокуратуре РФ — начальником центрального архива управления делопроизводства), после согласования с соответствующим органом Росархива утверждается руководителем прокуратуры.

Номенклатура дел подразделений и сводная по прокуратуре составляются в трех экземплярах.

В районной прокуратуре номенклатура дел составляется в двух экземплярах, подписывается заведующим канцелярией и утверждается районным прокурором.

Номенклатура секретных дел составляется отдельно от номенклатуры несекретных дел.

9.1.2. Номенклатуры дел действуют в течение ряда лет, подлежат пересоставлению и согласовываются заново в случае коренного изменения функций управлений, отделов или структуры прокуратуры.

Если таких изменений не произошло, номенклатура дел (не позднее декабря текущего года) перепечатывается с соответствующими поправками, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего года.

9.1.3. В номенклатуру дел включаются все дела и документы прокуратуры, а также справочные картотеки.

Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий.

Дела по вопросам, решение которых продолжается свыше года (переходящие дела), включаются в номенклатуру каждого года.

9.1.4. Каждому делу, включенному в номенклатуру, присваивается индекс. Индексы дел состоят из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения, районной прокуратуры.

В номенклатуре дел сохраняются одинаковые порядковые номера для однородных дел в пределах разных структурных подразделений (например, дела с копиями приказов, протоколами оперативных совещаний при начальнике структурного подразделения и др.).

9.1.5. Заголовки дел составляются кратко на основе содержания документов.

Заводить дела с неконкретными заголовками типа: «Разная переписка», «По общим вопросам» и т.п. — запрещается.

Если в течение года в структурных подразделениях, районной прокуратуре возникают новые дела, не предусмотренные номенклатурой, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Ведение дел вне номенклатуры запрещается.

9.1.6. По окончании года делопроизводственный работник структурного подразделения, районной прокуратуры в конце номенклатуры дел производит итоговую запись о количестве заведенных дел и эти данные сообщаются в архив прокуратуры.

9.2. Формирование дел и надзорных производств

9.2.1. Общие принципы формирования дел и надзорных производств

9.2.1.1. Формирование дел и надзорных производств возлагается на канцелярию.

В структурных подразделениях группируются в дела и надзорные производства документы, относящиеся к их компетенции, а в районной прокуратуре — в целом по прокуратуре.

9.2.1.2. Формирование и хранение дел и надзорных производств у исполнителей запрещается.

9.2.1.3. В дела и надзорные производства подшиваются только исполненные, правильно оформленные документы, относящиеся к разрешению одного вопроса, в хронологической последовательности. В каждое дело или надзорное производство подшивается не более 250 листов. Если документов больше, заводится второй том.

Приложения большого объема группируются в отдельные тома.

9.2.1.4. Документы подшиваются не позднее чем на третий день после их исполнения.

9.2.1.5. Надписи на обложках дел и надзорных производств делаются тушью или светостойкими чернилами.

Подлежат нумерации листы:

всех дел;

надзорных производств, передающихся на государственное хранение;

надзорных производств по уголовным делам, расследуемым данной прокуратурой, или по делам, за расследование которых она осуществляет непосредственный надзор; в Генеральной прокуратуре Российской Федерации, например, подлежат нумерации листы в надзорных производствах, формируемых в управлениях по расследованию особо важных дел, по надзору за исполнением законов о федеральной безопасности и в отделе по надзору за расследованием особо важных дел.

Руководители прокуратур и структурных подразделений Генеральной прокуратуры РФ имеют право расширить перечень надзорных производств, листы которых необходимо нумеровать.

Нумеруются листы графитным карандашом, причем каждый том отдельно. Запрещается нумеровать листы чернилами и цветными карандашами.

Во все дела и перечисленные надзорные производства включается внутренняя опись документов (приложение 35) и в конце составляется и подшивается заверительная надпись (приложение 36).

9.2.1.6. Дополнительные реквизиты при формировании секретных дел и надзорных производств регламентированы соответствующим Приложением о работе с секретными материалами, документами, делами.

9.2.2. Формирование и оформление дел

9.2.2.1. Исполненные документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. В дела группируются документы одного года. Исключение составляют переходящие дела.

9.2.2.2. Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела раздельно. В одном деле допускается группировать документы с разными сроками хранения, когда они относятся к решению одного вопроса; по окончании делопроизводственного года из документов формируются два дела: одно — из документов постоянного, другое — из документов временного хранения.

9.2.2.3. Приказы по общим вопросам группируются отдельно от приказов по личному составу.

9.2.2.4. Документы коллегии группируются в два дела: протоколы, решения (первые экземпляры); материалы к заседанию коллегии (повестки дня, доклады, справки, заключения, проекты решения коллегии и др.). Протоколы располагаются в деле по номерам.

9.2.2.5. Планы, отчеты, материалы к ним группируются в дела того года, к которому они по своему содержанию относятся (например, отчеты за 1993 г. должны быть отнесены к делам 1993 г., хотя они составлены в 1994 г.).

9.2.2.6. На обложках дел (приложение 30) обязательно указываются крайние даты.

Дела постоянного хранения заключаются в твердую обложку, прошиваются прочными нитками в четыре прокола.

Дела временного хранения подшиваются в мягкую обложку.

9.2.2.7 По окончании года на обложке каждого тома дела постоянного хранения указываются:

в заголовках номера приказов, указаний, протоколов; например: с № 1 по № 100 или с № 101 по № 205;

дата (число, месяц, год) начала и окончания дела;

количество листов;

оговорка по форме: «Имеются такие-то документы за такие-то годы» (если в деле отложились документы за более ранние годы).

9.2.2.8. По окончании года проводится отбор документов постоянного и временного хранения, подлежащих включению в опись (приложения 31, 32).

Опись дел постоянного хранения в вышестоящей прокуратуре составляется по структурным подразделениям в отдельности, в остальных прокуратурах — в целом по прокуратуре.

9.2.2.9. Опись ведется с единой порядковой нумерацией в течение нескольких лет и заканчивается по согласованию с Госархивом, в который прокуратурой передаются документы на хранение.

Каждому тому дела или надзорного производства присваивается свой номер согласно описи.

9.2.2.10. В годовом разделе описи дела, включающие организационно-распорядительные документы, располагаются в начале описи.

В годовой раздел описи вносятся и дела постоянного хранения, делопроизводство которых не было завершено в течение года. В этом случае в конце годовых разделов описи каждого следующего года, в течение которого продолжалось делопроизводство, указывается: «Документы по данному году см. также в разделе за ______ год N ______».

9.2.2.11. Годовые разделы описей (приложение 31) дел постоянного хранения составляются в четырех экземплярах, подписываются председателем ЦЭК или ЭК (после одобрения описи комиссией). Два экземпляра годового раздела описи направляются на утверждение в соответствующий госархив, после чего утверждаются руководителем прокуратуры. Первый экземпляр описи после утверждения остается в госархиве, второй возвращается в прокуратуру.

В соответствии с утвержденными годовыми разделами описи прокуратура обязана в установленные сроки сдать в госархив на хранение все дела, внесенные в опись.

9.2.2.12. Описи документов временного хранения (приложение 32) составляются в 2 экземплярах отдельно от описей документов постоянного хранения.

9.2.2.13. Каждое дело (том) по описи дел постоянного хранения имеет свой порядковый номер, систематизация дел устанавливается архивом прокуратуры. Порядковые номера описям структурных подразделений на дела постоянного срока хранения присваиваются архивом прокуратуры.

9.2.2.14. При передаче документов на хранение в Госархив описи должны иметь оглавление и заверительный лист.

9.2.3. Формирование и оформление надзорных производств по обращениям, жалобам, уголовным, гражданским и арбитражным делам, спецдонесениям

9.2.3.1. Обращения, жалобы, принятые к производству, и другие связанные с ними документы группируются в надзорных производствах. В каждой прокуратуре заводится одно надзорное производство по одному и тому же делу или по одному и тому же вопросу. Документы в нем группируются в течение нескольких лет, пока ведется переписка по этому делу (вопросу).

9.2.3.2. Обращения, жалобы и иные документы подшиваются в мягкую обложку и располагаются в надзорном производстве в хронологическом порядке.

Личные документы заявителя возвращаются владельцу с ответом о результатах разрешения его жалобы. В случае, если по письменному решению должностного лица, подписывающего ответ, личные документы не возвращаются, они вкладываются в отдельный конверт, который подшивается в надзорное производство, а заявитель извещается об этом решении.

9.2.3.3. В надзорное производство, заведенное по расследуемому делу органами прокуратуры или МВД, подшиваются: копии постановлений о возбуждении уголовного дела, принятии дела к своему производству, создании следственно-оперативной группы, поручения следователя о проведении оперативно-розыскной деятельности; письменное сообщение о задержании лица, подозреваемого в совершении преступления; копии протокола о задержании подозреваемого, постановлений об объявлении розыска, об отстранении виновного от должности; письменные указания по делу; копии постановлений прокуроров об отмене процессуальных решений по делам и копии иных документов от имени прокуроров в пределах полномочий по осуществлению надзора за исполнением законов органами дознания и предварительного следствия; копии постановлений о привлечении в качестве обвиняемого, применении меры пресечения, продлении срока следствия и содержания обвиняемого под стражей, приостановлении или прекращении дела, производстве обыска, выемке почтово-телеграфной корреспонденции, назначении экспертизы, помещении обвиняемого в лечебно-психиатрическое учреждение, решения суда по жалобе о законности и обоснованности ареста; план расследования по делу; копии обвинительного заключения, представления по делу об устранении причин и условий, способствовавших совершению преступления; справка следователя о реагировании на его представления; сопроводительное письмо о направлении дела в суд или другой орган; выписка из дела; заметки, тезисы или план речи в суде государственного обвинителя; копия приговора; копии кассационного протеста с отметкой о результатах рассмотрения дела, представления вышестоящему прокурору об опротестовании приговора в порядке надзора, а также другие документы, относящиеся к надзору за расследованием и законностью судебных постановлений по уголовным делам.

9.2.3.4. Запрещается подшивать в надзорные производства подлинники протоколов допроса обвиняемых, свидетелей, экспертов, поступившие в ходе следствия жалобы и принятые по ним решения, а также другие процессуальные документы, которые должны находиться только в следственном деле.

9.2.3.5. Законченные надзорные производства (примерно по 25 — 50 штук) хранятся в папках или коробках, на корешках которых указываются номера находящихся в них надзорных производств.

9.2.3.6. Карточки по законченным перепискам хранятся в надзорных производствах.

9.2.3.7. Сроки хранения надзорных производств проставляются оперативными работниками на обложках в соответствии с Перечнем документов органов прокуратуры Российской Федерации с указанием сроков хранения (М., 1997) при списании первых документов «В н/п».

9.2.3.8. Надзорные производства с временными сроками хранения могут включаться в одну опись с делами временного хранения при сдаче их на хранение в архив прокуратуры, при этом они размещаются в описи после дел.

9.3. Передача дел в архив прокуратуры

9.3.1. Дела и надзорные производства постоянного и временного сроков хранения передаются в архив прокуратуры по графику, утвержденному начальником управления делопроизводства (отдела общего и особого делопроизводства), согласованному с руководителем структурного подразделения, районным прокурором. Архив принимает дела и надзорные производства только по описям, составленным в канцелярии структурного подразделения, в котором они формировались.

9.3.2. Если отдельные дела остаются в делопроизводстве структурного подразделения для текущей работы, архив прокуратуры оформляет их выдачу во временное пользование.

Лицо, ответственное за архив, расписывается в приеме дел, надзорных производств на всех экземплярах описей с обязательным указанием даты приема и количества принятых дел и надзорных производств. Второй экземпляр описи возвращается структурному подразделению, первый остается в архиве.

9.3.3. Перед сдачей материалов в архив оперативные работники соответствующих отделов и управлений, районной прокуратуры проверяют и уточняют сроки их хранения.

9.3.4. Материалы в архиве хранятся по годам в порядке номеров по описи. Материалы с постоянными сроками хранения размещаются отдельно от материалов с временными сроками хранения.

9.3.5. Работник архива обязан обеспечить надлежащее хранение поступивших материалов.

9.3.6. Для получения материалов во временное пользование работник структурного подразделения должен оформить требование (приложение 34) с указанием номера описи и порядкового номера материала.

9.3.7. Истребование документов из архива производится только оперативным работником подразделения, имеющего к ним непосредственное отношение.

В случае истребования документов из архива оперативным работником другого подразделения необходимо согласие руководителя подразделения, имеющего непосредственное отношение к документам.

9.3.8. Выдача материалов во временное пользование производится под расписку, с последующим контролем за их возвратом.

9.3.9. Работник архива должен своевременно составлять акты на уничтожение находящихся в архиве материалов с истекшими сроками хранения (приложение 33).

9.3.10. Запрос об истребовании надзорных производств или дел из органов Росархива направляется за подписью оперативного работника.

9.3.11. Под архивы необходимо выделять помещения, отвечающие правилам хранения и использования документов, обеспечивать их соответствующим оборудованием и противопожарными средствами.

10. Экспертиза ценности документа

10.1. Под экспертизой ценности документов понимается определение правового, политического, научного, исторического значения документов в целях отбора их для хранения и установления сроков хранения.

10.2. Для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов и подготовки к передаче на государственное хранение в органах прокуратуры создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК). В Генеральной прокуратуре Российской Федерации, прокуратурах республик, краев, областей, транспортных и специализированных прокуратурах на правах областных помимо экспертных комиссий структурных подразделений могут создаваться центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

Деятельность ЦЭК и ЭК определяется соответствующими положениями, согласованными с учреждениями Государственной архивной службы России и утвержденными руководителями прокуратур.

10.3. Экспертные комиссии назначаются приказами руководителя прокуратуры под председательством одного из руководящих работников. В состав ЦЭК (не менее пяти человек) и ЭК (не менее трех человек) включаются наиболее квалифицированные и опытные работники структурных подразделений, делопроизводственных служб, архива прокуратуры.

10.4. Экспертные комиссии в своей работе руководствуются законодательством Российской Федерации, Федеральным законом «О прокуратуре Российской Федерации», Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, приказами и указаниями руководителей прокуратур, методическими рекомендациями Государственной архивной службы России, Положениями о ЦЭК и ЭК, Перечнем документов органов прокуратуры с указанием сроков хранения и Инструкцией по делопроизводству в органах прокуратуры Российской Федерации.

10.5 Центральная экспертная комиссия:

рассматривает проекты ведомственных перечней документов, примерных номенклатур, других нормативно-методических пособий по вопросам экспертизы ценности документов и их подготовки к архивному хранению, принимает решения об их одобрении и представляет указанные документы на рассмотрение Государственной архивной службы России;

рассматривает предложения об изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных действующими нормативно-методическими пособиями, и об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных нормативно-методическими пособиями. Материалы по этим вопросам представляются на рассмотрение ЦЭК Генеральной прокуратуры Российской Федерации, которая принимает по ним решения и направляет соответствующие предложения на утверждение в учреждение Государственной архивной службы России;

дает рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов;

участвует совместно с архивом в подготовке и проведении мероприятий по повышению деловой квалификации работников прокуратуры;

осуществляет методическое руководство и контроль за работой экспертных комиссий структурных подразделений и подчиненных прокуратур, периодически заслушивает их отчеты на своих заседаниях;

оказывает содействие и методическую помощь в работе по выявлению и возврату в Россию документов по ее истории (в частности, по истории прокуратуры), которые по различным причинам оказались за рубежом;

рассматривает сводные описи дел на документы постоянного срока хранения и принимает решения об их одобрении;

рассматривает акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения и принимает решения об их одобрении;

рассматривает описи документов по личному составу и принимает решения об их одобрении;

рассматривает акты об утрате или неисправимом повреждении документов и принимает решения об их одобрении.

10.6 Экспертные комиссии:

проводят экспертизу ценности документов;

организуют ежегодный отбор документов для дальнейшего хранения и уничтожения и представляют описи и акты на рассмотрение ЦЭК;

осуществляют методическое руководство разработкой номенклатур дел и рассматривают проекты номенклатур дел, дают им экспертную оценку и вносят их на рассмотрение ЦЭК, а при необходимости — на рассмотрение ЭПК архивных учреждений;

оказывают содействие и методическую помощь в работе по выявлению и возврату в Россию документов по ее истории (в частности, по истории прокуратуры), которые по различным причинам оказались за рубежом;

рассматривают годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу;

рассматривают акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

участвуют в подготовке и рассмотрении проектов перечней документов, типовых и примерных номенклатур дел и других нормативно-методических документов по делопроизводству;

рассматривают акты об утрате или неисправимом повреждении документов;

участвуют в проведении мероприятий по повышению деловой квалификации работников прокуратуры.

10.7. ЦЭК и ЭК при необходимости могут приглашать на заседания специалистов органов прокуратуры и архивных учреждений.

10.8. Надзорные производства, в которых находятся документы, представляющие интерес для науки, истории, или получившие широкое обсуждение в печати, или могущие служить примером для обмена положительным опытом, или содержащие сведения о лицах, имеющих выдающиеся заслуги перед государством, или свидетельствующие о необычных фактах, заслуживающих внимания следствия и прокурорского надзора, и др., экспертными комиссиями могут отбираться на постоянное хранение.

10.9. По окончании года на дела и надзорные производства, подлежащие сдаче на хранение в архив прокуратуры, составляются описи в двух экземплярах. Опись представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о делах и надзорных производствах.

10.10. Дела и надзорные производства, отобранные на постоянное и долговременное хранение, оформляются и описываются в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в органах прокуратуры Российской Федерации, Основных правил работы ведомственных архивов и ГСДОУ. Описи составляют отдельно на дела и надзорные производства.

Разделы описей на дела и надзорные производства постоянного хранения, предназначенные для передачи в государственный архив, подлежат утверждению ЭПК архивного учреждения не позднее чем через четыре года после завершения дел в делопроизводстве (для областных, городских и районных прокуратур — через два года).

10.11. Документы по личному составу постоянного хранения могут включаться в описи дел постоянного хранения общего делопроизводства только по согласованию с архивными учреждениями.

Документы по личному составу долговременного хранения, в том числе с отметкой ЭПК, включаются в отдельные описи, которые составляются в двух экземплярах. По истечении срока ведомственного хранения проводится экспертиза ценности дел с отметкой ЭПК. Отобранные на постоянное хранение дела включаются в самостоятельные описи, которые представляются на утверждение ЭПК архивного учреждения.

10.12. После утверждения описей дел и надзорных производств постоянного хранения документы с истекшими сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям, уничтожаются. Уничтожение документов производится по акту (приложение 33).

10.13. Утвержденные к уничтожению документы в измельченном виде, исключающем прочтение текста, передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья, с целью переработки на бумажных фабриках. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещается. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными, в которых указывается вес принятой партии документов.

Документы для уничтожения передаются работниками структурных подразделений, которые проводили экспертизу ценности документов.

11. Обеспечение сохранности документов, дел и надзорных производств. Учет, хранение и использование бланков, печатей и штампов

11.1. Обеспечение сохранности документов, дел и надзорных производств

11.1.1. Оперативные работники, делопроизводители несут ответственность за сохранность находящихся у них служебных документов, дел, надзорных производств, иной документации, вещественных доказательств, аудио- и видеокассет, печатей, штампов, гербовых бланков, учетно-регистрационных форм. В нерабочее время все вышеуказанное хранится только в личных сейфах оперативных работников или в специально выделенных для этого помещениях канцелярии, архива, экспедиции, опечатываемых личными печатями. При этом дела в помещениях канцелярий в нерабочее время хранятся только в сейфах.

11.1.2. Учет, выдачу ключей от сейфов, металлических печатей в Генеральной прокуратуре осуществляет Первый отдел, в остальных вышестоящих прокуратурах — начальник делопроизводственной службы.

В случае утраты ключа от хранилища немедленно ставятся в известность указанные службы. Выдача запасных ключей производится только по указанию начальника управления (отдела) и с разрешения начальника Первого отдела или начальника делопроизводственной службы.

11.1.3. Руководители прокуратур, начальники подразделений регулярно проверяют соблюдение установленного режима хранения перечисленных в п. 11.1.1 дел, документов и средств оргтехники.

В случае утечки информации, утраты документов, бланков, печатей, штампов проводится служебная проверка, по результатам которой к виновным принимаются меры дисциплинарного или иного характера.

11.1.4. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел и надзорных производств не разрешается. В исключительных случаях такое изъятие допускается только с разрешения руководителя структурного подразделения, районного прокурора. В деле остаются заверенная копия изъятого документа и акт о причинах изъятия подлинника.

11.2. Порядок изготовления и выдачи служебных удостоверений и пропусков

11.2.1. Бланки служебных удостоверений и пропусков работников органов прокуратуры изготавливаются в централизованном порядке Генеральной прокуратурой Российской Федерации. Подчиненные прокуратуры обеспечиваются бланками в количестве, указанном в поданной заявке.

11.2.2. Управление кадров Генеральной прокуратуры, кадровые службы других прокуратур ведут строгий учет служебных удостоверений, пропусков и выдают их только под расписку.

11.2.3. Удостоверение выдается за подписью руководителя органа или учреждения прокуратуры, назначившего работника на должность, или его заместителя только после издания соответствующего приказа.

11.2.4. В случае утраты служебного удостоверения работник прокуратуры обязан немедленно сообщить об этом руководству прокуратуры. По факту утраты управление кадров проводит служебную проверку.

11.2.5. Обмен удостоверений или пропусков производится при перемещении на другую должность, присвоении или изменении классного чина, истечении срока их действия, а также в случае утраты или повреждения.

11.2.6. При увольнении работника органа прокуратуры удостоверение или пропуск изымаются и уничтожаются работниками управления (отдела) кадров в установленном порядке.

11.3. Учет, хранение и использование бланков, печатей и штампов

11.3.1. Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее — гербовые бланки): бланки для писем и общие бланки, бланки приказов, указаний, распоряжений подлежат обязательному учету. На них типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров по видам бланков.

11.3.2. Контроль за изготовлением, использованием, хранением и выдачей гербовых бланков возлагается на материально ответственное лицо, назначаемое руководителем прокуратуры. Бланки хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

11.3.3. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале). При этом используются следующие реквизиты при поступлении бланков: наименование вида бланка, дата поступления, номер сопроводительного документа и наименование организации — поставщика бланков, количество экземпляров, серии и номера бланков.

При выдаче бланков указывается: наименование вида бланка, количество экземпляров, серии и номера бланков, наименование структурного подразделения прокуратуры (фамилия оперативного работника), расписка в получении.

11.3.4. Проверки наличия, использования и хранения гербовых бланков проводятся не реже раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя прокуратуры. О проведенных проверках делаются отметки в книге учета после последней записи. В случае обнаружения нарушений при хранении, учете и использовании гербовых бланков комиссией проводится служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения руководителя прокуратуры.

11.3.5. Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту с отметкой в учетной книге.

11.3.6. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам используются гербовые и другие печати.

Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы.

11.3.7. Гербовая печать с наименованием прокуратуры проставляется на процессуальных документах: постановлениях о производстве обыска, выемки, избрании меры пресечения, ее изменении или отмене, санкционировании решений о применении актов амнистии, продлении срока следствия и содержания под стражей и т.д.; на справках о реабилитации, признании пострадавшим от политических репрессий; на банковских поручениях, заявлениях на сдачу валюты и других финансовых документах; командировочных удостоверениях и в иных необходимых случаях, определяемых руководством прокуратуры.

В Генеральной прокуратуре Российской Федерации гербовые печати проставляются на документах, указанных в приложении 38.

Оттиск печати проставляется на документах таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписывающего документ.

11.3.8. Управления (отделы) кадров вышестоящих прокуратур имеют малую гербовую металлическую или выжимную гербовую печать для удостоверений.

В вышестоящих прокуратурах простые печати могут иметь канцелярии, финансово-хозяйственные управления (отделы), управления (отделы) кадров, в Генеральной прокуратуре Российской Федерации — Второе управление. Канцелярии разрешается также иметь круглую печать для пакетов. В Генеральной прокуратуре Российской Федерации она может использоваться в Первом отделе и во Втором управлении.

11.3.9. Все печати и штампы, факсимиле изготовляются по требованиям, подписанным руководителем прокуратуры.

Образцы печатей и штампов подразделениями Генеральной прокуратуры Российской Федерации согласовываются с Первым отделом, в других вышестоящих и районных прокуратурах — с отделами общего и особого делопроизводства, где они регистрируются, учитываются в книге (приложение 37) и выдаются под расписку.

11.3.10. Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов в вышестоящих прокуратурах возлагается на руководителей структурных подразделений, в районных прокуратурах — на прокуроров.

Работники, получившие печати и штампы, несут персональную ответственность за их сохранность и использование. Передача печатей и штампов другим сотрудникам производится только через Первый отдел или отдел общего и особого делопроизводства.

11.3.11. В Генеральной прокуратуре Российской Федерации гербовая печать № 1 постоянно хранится в сейфе секретариата Генеральной прокуратуры Российской Федерации. По окончании рабочего дня ключ от этого сейфа в опечатанном виде сдается дежурному прокурору. При необходимости поставить гербовую печать на документ дежурный прокурор открывает сейф, где находится печать, о чем составляется акт. После использования указанной печати она вновь помещается в сейф, который опечатывается металлической печатью дежурного прокурора. Печать № 2 хранится в секретариате заместителя Генерального прокурора Российской Федерации — начальника Главного следственного управления. Печать № 3 хранится лично у заместителя Генерального прокурора Российской Федерации — начальника Главного управления по надзору за исполнением законов о федеральной безопасности и межнациональных отношениях на Северном Кавказе.

11.3.12. Контроль за правильностью хранения и использования печатей и штампов осуществляют Первый отдел Генеральной прокуратуры Российской Федерации, в других вышестоящих прокуратурах — отделы общего и особого делопроизводства.

Проверки наличия печатей, штампов проводятся указанными подразделениями не реже одного раза в год.

О проведенных проверках делаются отметки в книге учета после заключительной записи. При обнаружении нарушений в учете, хранении и использовании печатей и штампов проводится служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения руководителя прокуратуры.

11.3.13. В случаях утери печатей и штампов незамедлительно ставятся в известность: в Генеральной прокуратуре — Первый отдел, в других прокуратурах — отдел общего и особого делопроизводства. Уничтожение пришедших в негодность печатей и штампов производится с участием этих отделов.

Управление делопроизводства

I. Организационно-распорядительные документы (правовые акты, создаваемые для разрешения задач, стоящих перед органами прокуратуры)

1. ДОГОВОР — документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения.

2. ЗАДАНИЕ — документ, содержащий поручение группе подчиненных прокуратур о проведении проверок, обобщений практики прокурорского надзора, по другим вопросам, с представлением информации об исполнении в установленный срок. Задания (плановые и внеплановые) направляются за подписью руководителя прокуратуры или его заместителей.

3. ИНСТРУКЦИЯ — нормативный акт, издаваемый или утверждаемый руководителем прокуратуры в целях определения порядка выполнения отдельных видов работ, правил работы с документами, регулирования организационных, финансовых и иных сторон деятельности органов прокуратуры, структурных подразделений, должностных лиц.

4. ИНФОРМАЦИОННОЕ ПИСЬМО — документ преимущественно по вопросам информационно-методического характера, распространения положительного опыта и т.п.

5. МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ — документ по вопросам организации или методики осуществления прокурорского надзора, следственной работы и другим направлениям деятельности органов прокуратуры Российской Федерации.

6. ОБЗОР — документ, содержащий анализ исполнения приказов, инструкций, указаний Генерального прокурора Российской Федерации, состояния прокурорского надзора и следственной практики, деятельности прокуратур по тем или иным вопросам за определенный период. Направляется в подчиненные прокуратуры в целях информации и принятия мер к устранению недостатков.

7. ПАМЯТКА — краткая инструкция по какому-нибудь вопросу.

8. ПЛАН — документ, устанавливающий перечень мероприятий, сроки исполнения и исполнителей.

9. ПОЛОЖЕНИЕ — правовой акт, определяющий задачи, структуру, функции, обязанности, права, ответственность, организацию работы прокуратур и их структурных подразделений, учреждений, организаций и должностных лиц органов прокуратуры Российской Федерации, участие общественных организаций в управленческой деятельности, другие формы государственно-служебных и трудовых правоотношений.

10. ПОРУЧЕНИЕ — документ, содержащий задание по проверке или разрешению конкретных обращений, а также по другим отдельным вопросам. Поручения направляются за подписью руководителей прокуратуры, начальников управлений и отделов.

11. ПРЕДСТАВЛЕНИЕ — акт прокурорского реагирования, вносимый в государственные органы, общественные организации и должностным лицам, содержащий изложение и анализ фактов, послуживших основанием для внесения представлений, а также предложения об устранении нарушений закона, способствующих им условий и подлежащий рассмотрению в установленный законом срок.

12. ПРИКАЗ — правовой акт, издаваемый руководителем прокуратуры на основе и во исполнение законов по основным вопросам организации и деятельности органов прокуратуры, отдельным отраслям прокурорского надзора и личному составу.

13. ПРОТЕСТ — акт реагирования прокурора на противоречащий закону акт государственного органа или должностного лица, содержащий мотивированное требование об отмене незаконного правового акта или приведении его в соответствие с законом.

14. ПРОТОКОЛ — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятие решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных органов.

15. РАСПОРЯЖЕНИЕ — правовой акт, издаваемый руководителем прокуратуры в пределах своих полномочий по вопросам организации работы, распределения обязанностей и т.п. и подлежащий обязательному исполнению.

16. РЕШЕНИЕ — правовой акт, издаваемый коллегиальными органами управления прокуратуры, в том числе совместно с другими органами, по основным направлениям деятельности.

17. УКАЗАНИЕ — правовой акт, издаваемый руководителем прокуратуры, по вопросам организации исполнения приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей прокуратуры, а также по вопросам информационно-методического характера.

II. Информационно-справочные документы

1. АКТ — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события (акт об уничтожении дел и документов, акт приема и сдачи дел и т.п.).

2. ДОКЛАД — документ, содержащий изложение определенных вопросов, выводов, предложений и предназначенный для устного прочтения.

3. ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА — документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей прокуратуры, структурного подразделения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

4. ЗАКЛЮЧЕНИЕ — документ, содержащий мнение учреждения, комиссии, специалиста по конкретному документу или вопросу.

5. ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА — документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета); документ, поясняющий действия того или иного должностного лица.

6. ОТЗЫВ — документ, содержащий мнение учреждения или специалиста по поводу работы, публикации, научного отчета и т.п., присланных на рассмотрение.

7. ОТЧЕТ — документ, содержащий сведения о проделанной работе, выполнении приказов, указаний, других актов, представленный в установленный срок вышестоящей прокуратуре или должностному лицу.

8. ПЕРЕЧЕНЬ — систематизированное перечисление документов или иных предметов, объектов или работ, составленное в целях распространения на них определенных норм или требований.

9. ПИСЬМО — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (пересылается по почте).

10. СВОДКА — документ, содержащий обобщенные сведения по одному вопросу (сводка предложений, замечаний, разногласий, документооборота и т.п.).

11. СПЕЦИАЛЬНОЕ ДОНЕСЕНИЕ — документ, содержащий информацию об отдельных происшествиях, результатах расследования определенных категорий дел, выявлении существенных нарушений законов, направляемый в вышестоящую прокуратуру.

12. СПРАВКА — документ, содержащий описание тех или иных действий, фактов, событий, выводы.

13. СТЕНОГРАММА — дословная запись докладов, речей и других выступлений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии.

14. ТЕЛЕГРАММА, ТЕЛЕТАЙПОГРАММА, ФАКСОГРАММА — обобщенное название различных по содержанию документов оперативного характера, выделяемых в связи с особым способом передачи текста.

15. ТЕЛЕФОНОГРАММА — обобщенное название различных по содержанию документов оперативного характера, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телефону и записывается получателем).

Приложение 2

Секретариат руководителя прокуратуры                             1
Секретариат первого заместителя руководителя                     2

прокуратуры

Секретариат заместителя руководителя прокуратуры                 3
Секретариат заместителя руководителя прокуратуры                 4
Секретариат заместителя руководителя прокуратуры                 5
Секретариат заместителя руководителя прокуратуры                11
Секретариат заместителя руководителя прокуратуры                50
Секретариат заместителя руководителя прокуратуры                51
Секретариат заместителя руководителя прокуратуры                52
Управление (отдел) кадров                                        6
Управление (отдел) по надзору за исполнением законов             7

и законностью правовых актов

Управление (отдел) по надзору за законностью 8 постановлений судов по гражданским делам

Управление делопроизводства, отдел общего и особого 9 делопроизводства

Управление делами, финансово-хозяйственный отдел                10
Управление по надзору за законностью судебных                   12

постановлений по уголовным делам

Управление (отдел) реабилитации жертв политических 13 репрессий

Главная военная прокуратура                                     14
Управление (отдел) по надзору за расследованием                 15

преступлений органами прокуратуры Главного следственного управления

Управление (отдел) по надзору за следствием, 16 дознанием и оперативно-розыскной деятельностью в органах внутренних дел Главного следственного управления

Управление (отдел) по надзору за законностью 17 исполнения уголовных наказаний

Управление (отдел) по расследованию особо важных дел            18
Второе управление (отдел)                                       19
Организационно-контрольное управление (отдел)                   20
Управление (отдел) по делам несовершеннолетних и                21

молодежи

Управление (отдел) правового обеспечения                        22
Управление (отдел) по надзору за исполнением законов            23

на транспорте и в таможенных органах

Приемная                                                        24
Отдел писем                                                     25
Первый отдел                                                    26
Управление (отдел) по надзору за исполнением законов            27

о федеральной безопасности

Отдел криминалистики Главного следственного управления          28
Отдел по делам гражданской обороны, чрезвычайным                29

ситуациям и мобилизационной работе

Отдел по надзору за расследованием особо важных дел             34
Международно-правовое управление (отдел)                        35
Организационно-методическое управление (отдел)                  36

Главного следственного управления

Управление (отдел) по надзору за исполнением 37 налогового законодательства

Управление (отдел) по обеспечению участия прокуроров 38 в арбитражном процессе

Отдел безопасности                                              39
Центр информации и общественных связей                          40
Главное управление по надзору за исполнением законов            41

о федеральной безопасности и межнациональных отношениях на Северном Кавказе

Полномочный представитель Генерального прокурора 42 Российской Федерации в Федеральном Собрании

Старший помощник Генерального прокурора Российской 43 Федерации — исполнительный секретарь Координационного совета Генеральных прокуроров государств — участников СНГ

Примечание. В вышестоящей прокуратуре управлениям и отделам, имеющим собственные подразделения, могут присваиваться дополнительные индексы, например: 15-1, 15-2, 15-3 и т.д.

ПРОКУРАТУРА

КНИГА

учета ____________________________________________________________

---

---

                                Начата _______________________
                                Окончена _____________________
                                Хранить __________________ лет

                                                     Формат А4

Образец лицевой стороны обложки всех книг учета документов, предусмотренных настоящей Инструкцией.

КНИГА учета надзорных производств по жалобам, уголовным, гражданским и арбитражным делам, спецдонесениям

№ п/п	Дата заведения	Фамилия, инициалы заявителей, обвиняемых, осужденных, сторон по делу или краткое изложение правонарушения	Регион, где было совершено правонарушение	Примечание
1	2	3	4	5

Формат А4

(к п. 2.3.6.7)

КНИГА регистрации приказов, указаний и распоряжений

Номер документа	Дата издания	Содержание, кем подписан	Ответственный исполнитель	Кому передан (направлен для исполнения)	Номер и листы дела, куда подшит подлинник	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

Формат А3

(к п. 2.2.9)

1. Копии организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений, постановлений, решений коллегии и т.д.) министерств, ведомств, учреждений, предприятий, организаций, присланные для сведения.

2. Копии писем по жалобам и делам, присланные для сведения.

3. Копии обзоров, докладов, лекций, справок, сводок, информационных писем, квартальных планов, решений коллегий, протоколов оперативных совещаний, представлений, протестов в порядке общего надзора, по уголовным, гражданским и арбитражным делам прокуратур, присланные для сведения.

4. Телеграммы, письма, заявления о разрешении (продлении) командировок и отпусков.

5. Сообщения о заседаниях, совещаниях.

6. Учебные планы, программы.

7. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени, пособия).

8. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций и т.п.

9. Библиографические справочники.

10. Поздравительные письма, телеграммы, открытки.

11. Пригласительные билеты.

12. Графики, наряды, заявки, разнарядки.

13. Все документы (приказы о назначении, перемещении, наказании, поощрении, аттестации, представления о присвоении классных чинов, освобождении и др.), приобщаемые к личным делам работников прокуратуры.

14. Документы с информацией, полученной с помощью ЭВМ.

КНИГА учета ценных писем, бандеролей, посылок

Дата получения	Почтовый номер письма, бандероли, посылки	Адрес отправителя	Отправитель, краткое содержание документа	На какую сумму оценено	Расписка в получении
1	2	3	4	5	6

Формат А4

(к п. 2.2.6)

АКТ

"__" _________________ г.

Мы, нижеподписавшиеся, сотрудники ________________________________

---

отдела    почтовой     корреспонденции,    отдела общего и особого
делопроизводства,  составили акт в том, что при вскрытии почтового

отправления:

---

---

---

---

в нем оказались: _________________________________________________ (деньги, другие ценные вложения, недостающие

---

                       документы)

Настоящий акт составлен в двух экземплярах. Подписи:

---

(к пп. 2.2.6, 2.2.8)

Наименование прокуратуры N __________________ Дата _______________ Регион _________________

Размер 40 x 30 мм

(к п. 2.3.2.2)

АЛФАВИТНАЯ КАРТОЧКА

Индекс	Фамилия
Имя, отчество			Год рождения
Данные об аресте, осуждении, домашний адрес
Дата поступления	Куда, когда, за каким номером направлен (передан)
Содержание
От кого поступил, индекс, дата		Исполнитель

(лицевая сторона)

Дата поступления	Дата направления, номер	Куда, какой документ, кем направлен (передан) и другие отметки

(оборотная сторона)

Размер 100 x 75 мм

Алфавитные карточки заводятся на всех указанных в документах лиц (обвиняемых, осужденных, оправданных, истцов, ответчиков и др.) при регистрации первичных жалоб, а также жалоб, к которым приложены копии приговора, решения, определения, постановления суда, заключений (справок, постановлений) о проверке дел, постановлений о возбуждении дел или принятии к производству, о продлении срока следствия, содержания под стражей, надзорных производств и других документов по делам. При регистрации дел, документов (спецдонесений и др.) или жалоб, к которым приложены приговоры, определения и т.п., допускается заводить алфавитную карточку только на основное лицо, от которого поступила или в отношении которого подана жалоба, а на всех остальных (обвиняемых) — ссылочные карточки.

Последующие жалобы и документы в отношении одного и того же лица или вопроса регистрируются на оборотной стороне имеющейся алфавитной карточки с указанием, когда и от кого поступил документ, куда и за каким номером направлен, передан. На жалобе проставляется номер надзорного производства, а также единица административно-территориального деления (республика, край, область и т.п.).

Если в последующей жалобе ставится другой вопрос, она также регистрируется на имеющейся алфавитной карточке с обязательным указанием ее содержания.

Если на кого-либо из лиц, проходящих по одному делу, уже имеется надзорное производство, на остальных лиц выписываются алфавитные карточки (если они отсутствуют).

В алфавитных карточках на лиц, от которых жалоб не поступало, в графе «Содержание» делается ссылка на фамилию, имя, отчество лица, в отношении которого подана жалоба, с указанием основания заведения карточки. Например: «По приговору Иванова П.С.» или «О злоупотреблениях Петрова В.Н.».

Если в дальнейшем от них поступят жалобы, то они регистрируются на карточке того лица, от которого поступила жалоба, при этом проверяется карточка лица, жалоба которого послужила основанием для заведения надзорного производства.

При регистрации жалоб и спецдонесений о совершенных преступлениях, убийствах, самоубийствах, несчастных случаях, если обвиняемый установлен или подозреваемое лицо находится в розыске, алфавитная карточка выписывается на обвиняемого, ссылочная — на заявителя, убитого, потерпевшего. Если обвиняемый не установлен, алфавитная карточка выписывается на убитого, потерпевшего, заявителя, а на подозреваемого — ссылочная.

При отсутствии этих данных алфавитная карточка заводится по факту события, правонарушения.

При регистрации жалоб о розыске лиц, уклоняющихся от уплаты алиментов, алфавитная карточка выписывается на заявителя, а ссылочная — на уклоняющегося от уплаты.

При регистрации заявлений работников прокуратур на алфавитной карточке указываются место работы и должность заявителя.

При регистрации коллективных жалоб алфавитные карточки выписываются на лиц, чьи действия обжалуются, ссылочные — на первых двух лиц, подписавших заявление, и на отправителя, чей адрес указан на конверте.

Коллективные письма, в которых не указаны фамилии лиц, чьи действия обжалуются, регистрируются на корреспондентской карточке (в графе «Фамилия, имя, отчество» пишется: «Коллективное»), а на первых двух лиц, подписавших заявление, и на отправителя выписывается ссылочная карточка. В картотеке они хранятся в отдельном ящике и расставляются по регионам.

Содержание коллективных писем приводится более подробно.

На алфавитной карточке указываются:

в графе «Индекс» — номер надзорного производства по жалобе, спецдонесению, делу, другому документу;

в графе «Фамилия, имя, отчество» — по возможности полные сведения;

в графе «Данные об аресте, осуждении» — каким судом, где, когда, по какой статье УК и к какой мере наказания осужден, привлечен к ответственности, когда и кем арестован, место содержания под стражей или домашний адрес;

дата поступления (проставляется по штампу экспедиции);

в графе «Куда, когда, за каким номером направлен, передан» — наименование прокуратуры, организации, дата и номер документа или индекс подразделения, куда направлен, передан документ, дата направления;

в графе «Содержание» — наименование документа, его заголовок или краткое содержание (по возможности одним словом): «алиментное», «жилищное», «о выселении», «трудовое», «пенсионное», «наследство», «изобретение», «изъятие имущества», «на приговор», «о привлечении к ответственности», «о розыске», «по факту смерти, гибели, изнасилования» и т.п.;

в графе «От кого поступил, индекс, дата» — фамилия или лицо, подавшее жалобу («заявитель», «заключенный», «коллектив», «Федоров» и т.д.). Если документ поступил из учреждения — наименование корреспондента, исходящий номер и дата документа. Если жалоба принята на личном приеме — «с приема» и кем принята;

в графе «Исполнитель» — фамилия работника, принявшего решение по жалобе.

Если в документе, приложенном к жалобе, фамилия одного и того же лица указана иначе, чем в жалобе, алфавитная карточка выписывается на один вариант фамилии, имени, отчества, а на остальные — ссылочные с указанием варианта фамилии основной карточки.

Например: «Зайнетдинов» — алфавитная, «Зайнутдинов» и «Зайнатдинов» — ссылочные.

Карточки на лиц, в фамилиях которых встречаются подряд две одинаковые согласные буквы — ББ, ВВ и др. (ОББЯЗОВ, ВВЕДЕНСКИЙ), расставляются как имеющие одну букву (ОБЯЗОВ, ВЕДЕНСКИЙ).

Карточки на мужчин и женщин, имеющих одинаковые фамилии и имена, расставляются по алфавиту имен и отчеств, вначале мужские имена, а затем женские, например: «Валентин», затем «Валентина».

Карточки на лиц, фамилии, имена или отчества которых имеют наращения «ван», «де», «фон», «тер», «оглы», «кызы» или «кзы» и др., раскладываются в картотеке только по алфавиту фамилий, имен и отчеств, наращения во внимание не принимаются.

Буквы «А», «О» принимаются за букву «А», и карточки соответственно расставляются в одном ящике.

Например: карточка «Волосевич» расставляется как «Валосевич», «Огилов» — как «Агилов».

Буква «Э» принимается за букву «Е», и карточки соответственно расставляются в одном ящике; если буква «Э» стоит вначале, выписываются два варианта карточек. Например: «Эверетов» и «Еверетов».

Буква «Ы» после шипящих «Ж», «Ч», «Ш», «Щ» и «Ц» принимается за «И».

В фамилиях, оканчивающихся на «ОВ» и «ЕВ» после шипящих, окончание принимается за «ОВ».

Окончания фамилий «ТСКИЙ», «ДСКИЙ», «ЦКИЙ» при расстановке принимаются за «ЦКИЙ». Например: карточки «Вершадский», «Вершатский», «Вершацкий».

В фамилиях с окончанием «ЯНЦ» последняя буква при расстановке карточек во внимание не принимается.

Карточки с двойными фамилиями расставляются в картотеке по первой фамилии, в зависимости от имени, отчества; кроме того, выписывается ссылочная карточка на вторую фамилию.

Карточки с одинаковыми фамилиями расставляются в следующем порядке: вначале ставятся карточки, где выписана только одна фамилия, затем — карточки с фамилией и инициалами, потом — с фамилией, именем и отчеством, указанными полностью.

Например: «Петров, Петров А.В., Петров Александр, Петров Александр Григорьевич, Петров Б.» и т.д., на внешней стороне каждого ящика с карточками указывается фамилия, выписанная на первой карточке (условно «Комаров»).

Приложение 11 (к п. 2.3.2.2)

Фамилия __________________________________________________________ Имя, отчество ____________________________________________________ Дата, регион _____________________________________________________ N ________________________________________________________________

СМОТРИ:

Фамилия __________________________________________________________ Имя, отчество ____________________________________________________

Размер 100 x 75 мм

(к пп. 2.3.2.3, 2.3.6.2)

СПРАВКА

Фамилия __________________________________________________________ Имя, отчество ____________________________________________________ Республика, область, район _______________________________________ Число жалоб, ранее направленных по одному и тому же вопросу в подчиненные прокуратуры, другие органы, в том числе ______________

---

первая: когда, куда, за каким номером направлена _________________ последняя: когда, куда, за каким номером направлена ______________ Номера переписок в других отделах ________________________________ Дата ___________________ Делопроизводитель ______________________________________ (подпись) (лицевая сторона)

РЕШЕНИЕ ПО ЖАЛОБЕ

Принята к производству, номер н/п ________________________________

---

Направлена: когда ____________________________________________________________ за каким номером _________________________________________________ куда _____________________________________________________________ Фамилия исполнителя ______________________________________________ Делопроизводитель ____________ (подпись) Дата ______________________ (оборотная сторона)

Размер 100 x 100 мм

Лицевая сторона справки заполняется работником, регистрирующим жалобу.

Фамилия, имя, отчество лица, по делу которого прислана жалоба, пишутся полностью.

В графе «Республика, область, район» указывается наименование административно-территориальной единицы, где произошло правонарушение, событие.

В последующих пяти графах отмечается общее количество непринятых к производству в данной прокуратуре жалоб по одному и тому же вопросу и направленных в подчиненные прокуратуры, в их числе приводятся первая и последняя жалобы с указанием, когда, куда и за каким номером они направлены.

Графа «Номера переписок в других отделах» заполняется в случаях, когда в других структурных подразделениях имеются надзорные производства, заведенные на это лицо по другим вопросам. Указываются номера всех надзорных производств.

В графе «Дата» указывается дата направления зарегистрированной жалобы в структурное подразделение или должностному лицу.

Оборотная сторона справки заполняется делопроизводителем структурного подразделения после рассмотрения жалобы оперативным работником. Проставляется номер надзорного производства, а если надзорное производство не заведено, то указывается, когда, за каким номером, куда была направлена жалоба, и фамилия исполнителя. Заполненная справка возвращается на алфавитную картотеку, где эти данные переносятся на алфавитную карточку, после чего справка уничтожается.

(к пп. 2.3.6.1, 4.3, 4.9)

КОРРЕСПОНДЕНТСКАЯ КАРТОЧКА

   (аналогичное содержание имеет контрольная карточка)

1 5 10 15 20 25
Корреспондент
Дата поступл. и индекс док-та	Дата и индекс док-та
Краткое содержание
Резолюция или кому направлен документ
Отметка об исполнении	Номер дела, куда подшит документ Страницы

(лицевая сторона)

Дата передачи документа	Фамилия исполнителя

(оборотная сторона)

Формат А5, А6

(к п. 2.3.6.4)

Администрация Президента Российской Федерации

Академии

Архивные учреждения

Банки

Воинские организации

Высший Арбитражный суд и другие арбитражные суды

Госкомитеты и их органы

Государственная Дума Федерального Собрания

Государственная налоговая служба и ее органы

Государственный таможенный комитет и его органы

Исправительно-трудовые учреждения

Комбинаты

Коммерческие структуры

Конституционный суд

Лечебные учреждения

Министерство внутренних дел и его органы

Министерство юстиции и его органы

Министерства (другие)

Органы исполнительной власти

Правительство Российской Федерации

Президент Российской Федерации

Прокуратура Российской Федерации

Прокуратуры республики, края, области, автономного округа, автономной области (в алфавитном порядке)

Прокуратуры городов и районов (для прокуратур республик, краев и областей, в алфавитном порядке)

Прокуратуры (другие)

Промышленные предприятия

Профсоюзные организации

Редакции газет, журналов, издательства

Сельскохозяйственные организации

Совет Федерации Федерального Собрания

Строительные организации

Судебные органы

Счетная палата

Торговые организации

Тресты

Учебные заведения и научно-исследовательские институты

Федеральная служба налоговой полиции и ее органы

Финансовые органы

Учреждения и предприятия (прочие)

КАРТОЧКА УЧЕТА ДВИЖЕНИЯ Н/П N ___________________

---

        (Ф.И.О.)                             (регион)

Дата	Кому передано и с каким документом (делом)	Дата рассмотрения, разрешения
1	2	3

(лицевая сторона)

1	2	3

(оборотная сторона)

Размер 100 x 150 мм

Изготавливается на плотной бумаге

(к п. 2.3.2.5)

ПРОКУРАТУРА

---

                (наименование прокуратуры)

---

                   (управление, отдел)

НАДЗОРНОЕ ПРОИЗВОДСТВО N ___________

Фамилия __________________________________________________________ Имя ____________________________ Отчество ________________________

На _______________ л. <*>

Опись N ________                              Хранить ________ лет
N по описи _______                            Подпись ____________

______________ год

                                           Размер 500 x 310 мм

----------------------------

<*> Для надзорных производств, указанных в п. 9.2.1.5.

(к пп. 2.3.3.1, 2.3.3.8)

КНИГА учета уголовных, гражданских и арбитражных дел, проверяемых в порядке надзора

№ п/п	Дата поступления	Номер надзорного производства	Ф.и.о. осужденного, сторон по делу	Откуда получено дело, номер, количество томов, для какой цели	Дата и расписка делопроизводителя вполучении	Дата и расписка опер. работника в получении дела	Дата и расписка делопроизводителя, получившего дело от опер. раб-ка	Куда, когда, за каким номером направлено	Дата и расписка экспедиции в получении дела для отправки
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Формат А3

КНИГА учета следственных дел

№ п/п с начала года	Номер следственного дела	Когда и каким органом возбуждено уголовное дело, кем принято к производству	Ф.и.о. обвиняемых	Дата рожд. н/летнего обвиняемого	Квалификация	Дата ареста обвиняемого	Сведения о вещественных доказательствах	Дата и результат расследования дела (направлено в суд, по подследственности, соединено, прекращено, приостановлено и т.п.)
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Формат А3

(к п. 2.3.4.8)

КНИГА учета вещественных доказательств, ценностей и иного имущества, изымаемых органами предварительного следствия и дознания

№ п/п	Дата поступления на хранение	Номер уголовного дела, Ф.И.О. обвиняемого, в чьем производстве находится	Наименование изъятых предметов, ценностей, их отличительные признаки, номера	Количество (сумма)	Когда, кем и где изъяты поступившие предметы и ценности	Место хранения, должность и фамилия лица, ответственного за хранение	Куда и на основании чего направлены вещественные доказательства, деньги, ценности	Должность и фамилия лица, принявшего вещественные доказательства, деньги, ценности	Дата, расписка в получении, штамп учреждения	Ф.И.О. лица, которому возвращены, выданы изъятые вещи и ценности, номер его паспорта, дата и расписка в получении
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11

Формат А3

КНИГА учета документов, отправленных с нарочным

№ п/п	Номер документа	Кому направлено (полное наименование адресата)	Дата отправления	Дата и расписка в получении документов
1	2	3	4	5

Формат А4

(к пп. 3.1, 3.7)

СВОДКА о документообороте в ________________ за ____ г.

№ п/п	Вид документа	Общее кол-во док-в	Из них
			вход.	исход.	внутр.
1	Переписка по жалобам и делам
2	Дела
3	Приказы
4	Указания
5	Распоряжения
6	Информационные письма
7	Обзоры
8	Задания
9	Переписка по другим направлениям деятельности органов прокуратуры
	Итого:

(к п. 3.1)

СВОДКА о документообороте _______________________________ за ____ г.

№ п/п	Виды документов	Структурные подразделения
		1	6	7	8	9	10	12	13	15	16	17	18	19	20	21	22	23	24	25	26	27	28	29	34	35	36	37	38	39	40
1	ВХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ Переписка по жалобам и делам
2	Дела
3	Приказы
4	Указания
5	Распоряжения
6	Информационные письма
7	Обзоры
8	Задания
9	Переписка по другим направлениям деятельности органов прокуратуры
1	ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ Переписка по жалобам и делам
2	Дела
3	Приказы
4	Указания
5	Распоряжения
6	Информационные письма
7	Обзоры
8	Задания
9	Переписка по другим направлениям деятельности органов прокуратуры
1	ВНУТРЕННИЕ ДОКУМЕНТЫ Переписка по жалобам и делам
2	Приказы
3	Указания
4	Распоряжения
5	Обзоры
6	Переписка по другим направлениям деятельности органов прокуратуры
	Итого по подразделениям:

Герб России

ГЕНЕРАЛЬНАЯ
ПРОКУРАТУРА

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

  103793, ГСП, Москва,
  ул. Б. Дмитровка, 15а
_______________ N ________
На N __________ от _______

Образец общего бланка Генеральной прокуратуры Российской Федерации

Формат А4

Герб России

ГЕНЕРАЛЬНАЯ
ПРОКУРАТУРА

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

  103793, ГСП, Москва,
  ул. Б. Дмитровка, 15а
_______________ N ________

Образец бланка для писем Генеральной прокуратуры Российской Федерации

Формат А4, А5

(к п. 5.1.2)

Герб России

                       ГЕНЕРАЛЬНАЯ
             ПРОКУРАТУРА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

__________________________ N _________________________

                          Москва

Формат А4

Герб России

                       ГЕНЕРАЛЬНАЯ
             ПРОКУРАТУРА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

УКАЗАНИЕ

__________________________ N _________________________

                          Москва

Формат А4

Герб России

                       ГЕНЕРАЛЬНАЯ
             ПРОКУРАТУРА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

__________________________ N _________________________

                          Москва

Формат А4

(к п. 6.6)

Положение табулятора	Количество печатных знаков от границы левого поля
0	0
1	5
2	16
3	24
4	32
5	40
6	48
7	56

Положение табулятора при машинописном оформлении реквизитов документов

Положение табулятора	Печатаемый реквизит
0	Название вида документа Дата Ссылка на индекс и дату входящего документа Заголовок к тексту Текст (без абзацного отступа) Отметка о наличии приложений Наименование должности в реквизите «подпись» Гриф согласования Отметка о заверении копии Фамилия и телефон исполнителя Здесь же пишутся слова «Примечание» и «Основание»
1	Начало абзацев в тексте
4	Адресат
5	Гриф утверждения Гриф ограничения доступа к документу
6	Расшифровка подписи в реквизите «подпись» Коды

Остальные положения табулятора (2, 3, 7) используются при оформлении таблиц или разработке бланков с трафаретным текстом.

Если документ имеет несколько грифов согласования, они располагаются двумя вертикальными рядами. Второй ряд пишется от 5-го положения табулятора (после 40 знаков от границы левого поля).

В грифах согласования и утверждения наименование должности в одной строке не должно занимать более 28 знаков.

Название вида документа печатается прописными буквами.

Реквизиты отделяются друг от друга 2 — 4-межстрочными интервалами.

Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. При этом составные части реквизитов: «адресат», «гриф утверждения», «отметка о наличии приложения», «гриф согласования» — отделяются друг от друга 1,5 — 2-межстрочными интервалами.

Расшифровка подписи в реквизите «подпись» печатается на уровне последней строки наименования должности или классного чина.

При наличии нескольких подписей, расположенных одна под другой, наименования должностей и расшифровки подписей разделяются 2 — 4-межстрочными интервалами.

При оформлении многострочных реквизитов используются строки максимальной длины в пределах, допускаемых ГОСТ Р6.30-97.

(к п. 8.2)

ПОРУЧЕНИЕ НА ПЕРЕВОД

Номер н/п, дела, документа _______________________________________ Название документа, ф.и.о. заявителя _____________________________

---

Язык, с которого переводится документ ____________________________ Какие документы требуется перевести (л.д.) _______________________

---

Устный перевод, по какому документу, факту _______________________

---

Время, затраченное на устный перевод _____________________________ Фамилия переводчика ______________________________________________ Руководитель отдела, управления __________________________________ Исполнитель, ф.и.о. ______________________________________________ Телефон ________________________ Дата ____________________________

Формат А5, А6

(к п. 8.2)

КНИГА учета документов, поступивших на перевод

№ п/п	Дата поступления	Наименование документа, его номер	Номер надзорного производства	Фамилия, имя, отчество переводчика	Дата и расписка переводчика в поручении на перевод	Дата и расписка в получении документа от переводчика	Дата и расписка работника, получившего документ с перевода	Количество знаков и страниц	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Формат А3

Форма номенклатуры дел структурного подразделения

Наименование подразделения Руководитель структурного подразделения НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

__________________________        Подпись            Инициалы
   (место составления)            Дата               Фамилия

на ____ г.

Индекс дела	Заголовок дела (тома)	Количество дел (томов)	Срок хранения дела (тома) и номер статьи по Перечню	Примечание
1	2	3	4	5

Наименование должности              Подпись         Инициалы
лица, составлявшего                                 Фамилия

номенклатуру Дата

Заведующий канцелярией              Подпись         Инициалы
или другой                                          Фамилия

делопроизводственный работник Дата

СОГЛАСОВАНО

Начальник архива (заведующий архивом)

Подпись Инициалы Фамилия Дата

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____ г. в структурном подразделении

По срокам хранения	Всего	В том числе:
		переходящих	с отметкой «ЭПК»
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого:
Заведующий канцелярией Дата		Подпись	Инициалы Фамилия
Итоговые сведения переданы в архив прокуратуры
Наименование должности лица, передавшего сведения		Подпись	Инициалы Фамилия
Дата

(к п. 9.1.1)

СВОДНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

                                       УТВЕРЖДАЮ

Наименование подразделения Руководитель структурного подразделения НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

__________________________        Подпись            Инициалы
   (место составления)                               Фамилия
на ____ г.                        Дата

Наименование отдела (управления) __________________________________

Индекс дела	Заголовок дела (тома)	Количество дел (томов)	Срок хранения дела (тома) и номер статьи по Перечню	Примечание
1	2	3	4	5

Начальник управления                  Подпись      Инициалы
делопроизводства                                   Фамилия

(отдела общего и особого

делопроизводства)                     Дата

Начальник центрального                Подпись      Инициалы
архива (или должность лица,                        Фамилия

ответственного за архив <*>)

ОДОБРЕНО <**> СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) Протокол ЭПК архивного учреждения

от ________ N _________ от ___________ N ______________

                                                     Формат А4

----------------------------

<*> Если такое лицо имеется.

<**> Здесь и далее ссылку на протокол ЦЭК (ЭК) организации или ЭПК архивного учреждения рекомендуется заверять подписью соответственно председателя ЦЭК (ЭК) или ЭПК.

ПРОКУРАТУРА

---

  (наименование прокуратуры, структурного подразделения)

ДЕЛО N _____________________ ТОМ N ____________ (год заведения)

---

       (заголовок дела или фамилия, имя, отчество)

Опись N _______________                   На ________ листах
N по описи ____________                   Начато _________________

                                      Окончено _______________
                                      Хранить ________________
                                              (срок хранения,
                                      ________________________
                                      номер статьи по Перечню)

                                      Подпись ________________

Формат 500 x 310 мм

УТВЕРЖДАЮ Руководитель прокуратуры Подпись Инициалы Фамилия Дата

ОПИСЬ N ________ дел, надзорных производств постоянного хранения

---

      (наименование прокуратуры, управления, отдела)

за ____ г.

№ п/п	Номер дела, н/п	Заголовок дела, н/п (тома)	Дата дела (тома) <*>	Количество листов в деле (томе)	Примечание
1	2	3	4	5	6

В данный раздел описи внесено ________________________________ дел (цифрами и прописью) с N ____________________ по N _______________________, в том числе литерные номера: пропущенные номера:

Наименование должности              Подпись      Инициалы
составителя описи                                Фамилия

Начальник архива                    Подпись      Инициалы
(заведующий архивом)                             Фамилия

Дата

**УТВЕРЖДЕНО                     ОДОБРЕНО**
Протокол ЭПК                   Протокол ЦЭК (ЭК)
архивного учреждения           прокуратуры
от ________ N _________        от _________ N ________

----------------------------

<*> В описях надзорных производств не указывать.

(к пп. 9.2.2.12, 9.2.2.8)

УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя подразделения, прокуратуры Подпись Инициалы Фамилия Дата

ОПИСЬ N _________ дел, надзорных производств временного хранения

---

        (наименование подразделения, прокуратуры)

за ____ г.

№ п/п	Индекс отдела, номер дела, н/п	Заголовок дела (тома)	Дата дела (тома) <*>	Срок хранения дела (тома)	Примечание
1	2	3	4	5	6

В данную опись внесено ________________________ дел с N _______ по (цифрами и прописью) N _________, в том числе литерные номера: пропущенные номера:

Наименование должности              Подпись      Инициалы
составителя описи                                Фамилия
Наименование должности              Подпись      Инициалы
работника архива,                                Фамилия

принявшего дела Дата

СОГЛАСОВАНО Начальник отдела общего и особого делопроизводства (в Генеральной прокуратуре — центрального архива)

Подпись                      Инициалы
Дата                         Фамилия

----------------------------

<*> В описях надзорных производств не указывать.

(к пп. 9.3.9, 10.12)

           АКТ                        УТВЕРЖДАЮ
_________ N __________                Наименование должности
______________________                руководителя прокуратуры
  (место составления)                 (структурного подразделения)

О выделении к  уничтожению        Подпись          Инициалы

документов, дел, не подле- жащих хранению Фамилия Дата

На основании _____________________________________________________ (название и выходные данные Перечня документов

---

              с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы

---

              (название управления, отдела)

---

№ п/п	Номер описи (если есть)	Индекс дела по номенклатуре, номер дела или н/п по описи	Заголовок дела	Кол-во дел (томов)	Номер статьи по Перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

Продолжение приложения 33

Итого _____________________________________________ дел за ____ г. (цифрами и прописью) Описи дел постоянного хранения за ____ г. утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК ________________________________ (наименование архивного учреждения) (протокол от _________ N _________)

Наименование должности лица,          Подпись        Инициалы
проводившего экспертизу ценности                     Фамилия

документов

ОДОБРЕНО Протокол ЦЭК прокуратуры (ЭК подразделения)

от _________ N _________ Документы в количестве ___________________________________________ (цифрами и прописью) дел, весом _________ кг сданы в __________________________________ (наименование организации) на переработку по приемо-сдаточной накладной от _________ N _________

Наименование должности работника,        Подпись      Инициалы
сдавшего документы                                    Фамилия

Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности работника Подпись Инициалы

документы Дата

Приложение 34 (к п. 9.3.6)

ТРЕБОВАНИЕ на получение архивных материалов из архива прокуратуры

---

                (наименование прокуратуры)

Прошу выдать надзорное производство (дело) N _____________________ за _______ г. опись N _______ порядковый номер __________ по описи

Наименование надзорного производства (дела) ______________________

---

---

управления (отдела) ______________________________________________

помощник прокурора) Фамилия

«__» _______________ г.

Формат А6

Приложение 35 (к п. 9.2.1.5)

Внутренняя опись документов дела или надзорного производства N __________________

№ п/п	Дата документа	Наименование документа	Номера листов

Формат А4

Приложение 36 (к п. 9.2.1.5)

В данном деле N __________________________________________________ (надзорном производстве) за ____ г. подшито и пронумеровано _______________________________ (прописью) ___________________________________________________________ листов

Работник                                 Подпись      Инициалы
делопроизводственной                                  Фамилия

службы

«__» _____________ г.

Приложение 37 (к п. 11.3.9)

№ п/п	Оттиски печатей и штампов	Кому выдано		Дата возврата и расписка в приеме	Примечание
		Наименование прокуратуры или подразделения, где хранятся печати и штампы	Ф.и.о. ответственного лица
1	2	3	4	5	6

Формат А4

(к п. 11.3.7)

КОТОРЫЕ СКРЕПЛЯЮТСЯ ГЕРБОВОЙ ПЕЧАТЬЮ

1. Организационно-распорядительные и другие документы, подписанные Генеральным прокурором Российской Федерации или его заместителями (при необходимости).

2. Процессуальные документы: письма в следственные изоляторы для проведения следственных действий, постановления о производстве обыска, выемки и аресте имущества (в необходимых случаях), об избрании меры пресечения, ее изменении или отмене, о продлении срока содержания под стражей, о санкционировании решения о применении акта амнистии.

3. Письма в следственный изолятор о пропуске граждан для свидания с подследственными.

4. Справки Генеральной прокуратуры Российской Федерации о реабилитации, признании пострадавшим(ей) от политических репрессий.

5. Документы, которые направляются за границу, в том числе международные следственные поручения по уголовным делам, документы о выдаче осужденных или передаче для привлечения к уголовной ответственности в соответствии с международными соглашениями; переводы юридических актов и других документов.

6. Заявки и другие документы, направляемые в МИД России при оформлении выезда сотрудника прокуратуры за границу.

7. Командировочные удостоверения.

8. Грамота «Почетный работник прокуратуры Российской Федерации».

9. Финансовые документы, в том числе банковские поручения, заявления на сдачу валюты, карточки с образцами подписей и оттиска печати, справки о размере заработной платы и другие.

10. Характеристики.

11. Отзывы на диссертации.

Приложение 39 (к п. 2.4.4)

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ ИСПОЛНЕНИЮ В СЛЕДУЮЩИЕ СРОКИ

Приказы, указания, распоряжения руководителей прокуратуры — согласно указанному в них сроку.

---