Приказ Минздрава СССР от 12.07.1985 № 927

«О введении в действие Положения об отраслевом фонде технической документации на создание автоматизированных систем управления и обработки информации в организациях здравоохранения»

(вместе с «ОРДП-13-85. Положением об отраслевом фонде технической документации на создание автоматизированных систем управления и обработки информации органов, предприятий, организаций и учреждений системы Минздрава СССР»)

ПРИКАЗ

В целях сокращения дублирования работ при разработке технической документации на создание автоматизированных систем управления и обработки информации органов, предприятий, организаций и учреждений здравоохранения, своевременного информирования разработчиков и пользователей о законченных проектах автоматизированных систем и ускорения обмена этой документацией

Утверждаю:

Положение об отраслевом фонде технической документации на создание автоматизированных систем управления (АСУ) и обработки информации (АСОИ) органов, предприятий, организаций и учреждений системы Минздрава СССР (приложение).

Приказываю:

1. Министрам здравоохранения союзных республик, Президиуму Академии медицинских наук СССР, начальникам Главных управлений и управлений, Всесоюзных объединений Минздрава СССР, руководителям организаций, предприятий и учреждений союзного подчинения:

1.1. При разработке автоматизированных систем управления и обработки информации, а также при заимствовании опыта их создания руководствоваться настоящим Положением.

1.2. Направлять на хранение техническую документацию на создание АСУ и АСОИ в центральный или республиканские фонды согласно настоящему Положению.

2. Министрам здравоохранения союзных республик, директору ВНИИ социальной гигиены и организации здравоохранения им. Н.А. Семашко организовать с 01.01.1986 г. соответственно в республиканских информационно-вычислительных центрах и во ВНИИ СГ и ОЗ им. Н.А. Семашко подразделения для ведения фонда технической документации на создание АСУ и АСОИ.

Настоящий приказ разрешается размножить в необходимом для работы количестве.

Разработано Всесоюзным научно-исследовательским институтом социальной гигиены и организации здравоохранения им. Н.А. Семашко Минздрава СССР

Заместитель директора по научной работе В.М. Тимонин

Исполнители: М.С. Владимирский, С.Е. Калугина

Согласовано Управлением медицинской статистики и вычислительной техники Минздрава СССР

Начальник Управления Г.Ф. Церковный

Подготовлено к утверждению Управлением медицинской статистики и вычислительной техники Минздрава СССР

Заместитель начальника Управления Л.Г. Судариков

Введено в действие Министром здравоохранения СССР 1 января 1986 г.

Введение

Настоящее Положение разработано Всесоюзным научно-исследовательским институтом социальной гигиены и организации здравоохранения им. Н.А. Семашко на основании приказа Министерства здравоохранения СССР № 870 от 31.07.84 г. «О результатах проверки использования ЭВМ и ОК ТЭИ в организациях и учреждениях системы Минздрава СССР и мерах по повышению эффективности их применения» в соответствии с «Типовыми положениями о службах стандартизации» (РД 34-74), утвержденными Государственным комитетом стандартов Совета Министров СССР 28.03.74 г. и «Положением о едином отраслевом справочно-информационном фонде в здравоохранении», утвержденным приказом Министерства здравоохранения СССР № 579 от 28.05.81 г., на основе стандартов, определяющих основные задачи, права и обязанности подразделений — держателей фонда.

Положение определяет задачи и порядок создания, деятельность, права и обязанности подразделений отраслевого фонда технической документации на создание автоматизированных систем управления (АСУ) и автоматизированных систем обработки информации (АСОИ) в здравоохранении, права и обязанности организаций-разработчиков, а также Всесоюзного научно-исследовательского института социальной гигиены и организации здравоохранения им. Н.А. Семашко (ВНИИ им. Н.А. Семашко) и республиканских информационно-вычислительных центров (РИВЦ) минздравов союзных республик.

Действие настоящего Положения распространяется на предприятия, организации и учреждения <*> системы Минздрава СССР, разрабатывающие автоматизированные системы управления и обработки информации.

---

<*> Предприятия, организации и учреждения далее именуются организации.

Общие положения

1. Отраслевой фонд технической документации в системе Минздрава СССР представляет собой фонды, созданные:

• при головной организации по созданию автоматизированных систем управления в здравоохранении (ВНИИ социальной гигиены и организации здравоохранения им. Н.А. Семашко Минздрава СССР) — центральный фонд технической документации;
• при республиканских информационно-вычислительных центрах министерств здравоохранения союзных республик — республиканские фонды технической документации.

2. Отраслевой фонд технической документации является средством для обеспечения наиболее полной, своевременной и дифференцированной информации органов управления, учреждений и организаций, ученых и специалистов, связанных по характеру своей работы с проблемами АСУ в здравоохранении.

3. Общее руководство функционированием отраслевого фонда технической документации на создание автоматизированных систем управления и обработки информации в здравоохранении осуществляет Управление медицинской статистики и вычислительной техники Минздрава СССР.

Организационная структура и состав отраслевого фонда технической документации

4. Ведение центрального фонда технической документации осуществляет специально созданная для этой цели группа фонда технической документации во Всесоюзном научно-исследовательском институте социальной гигиены и организации здравоохранения им. Н.А. Семашко Минздрава СССР.

5. Ведение республиканских фондов технической документации осуществляет специально созданное для этой цели бюро республиканского фонда технической документации в республиканских информационно-вычислительных центрах или в других организациях, определяемых соответствующими министерствами здравоохранения союзных республик.

6. Группа и бюро фонда технической документации вводятся в структуру соответствующей организации в установленном порядке.

7. Группе центрального фонда технической документации, бюро республиканского фонда технической документации выделяются соответствующие помещения, специально оборудованные для хранения документов.

8. В отраслевой фонд технической документации в обязательном порядке поступают от организаций-разработчиков подлинники документов на АСУ и АСОИ, утвержденные в установленном порядке.

9. Центральный фонд технической документации во ВНИИ им. Н.А. Семашко комплектуется:

• технической документацией на создание АСУ и АСОИ, разработанной организациями союзного подчинения, а также технической документацией на создание АСУ и АСОИ министерств здравоохранения союзных республик;
• технической документацией на создание АСУ и АСОИ, разработанной организациями-разработчиками, выполняющими задания в соответствии с Программами работ Госкомитета СССР по науке и технике и Госплана СССР.

10. Республиканский фонд технической документации комплектуется технической документацией на создание АСУ и АСОИ, разработанной организациями-разработчиками министерства здравоохранения союзной республики или по договорам с ними организациями других ведомств.

11. В состав материалов отраслевого фонда технической документации входят отчеты о предпроектном обследовании, технико-экономические обоснования, технические задания, технические и рабочие (технорабочие) проекты и различные методические материалы на создание АСУ и АСОИ в здравоохранении.

3. Права и обязанности отраслевого фонда технической документации

12. Основными задачами отраслевого фонда технической документации являются:

12.1. Проведение проверки состава и содержания технической документации, предоставляемой в фонд, и их соответствия сопроводительным документам.

12.2. Включение технической документации в фонд и информирование об этом авторов документации.

12.3. Накопление и хранение технической документации (Обеспечение сохранности и необходимого качества хранения материалов).

12.4. Исключение из фонда устаревшей документации, проведение не менее одного раза в год инвентаризации фонда.

12.5 Ведение списков организаций, пользующихся документацией фонда.

12.6. Выдача справочной информации по имеющимся в фонде материалам путем выпуска ежегодных бюллетеней поступившей документации, а также оперативная информация по запросам.

13. Основными задачами республиканского фонда технической документации, кроме вышеуказанных, являются:

13.1. Передача технической документации в центральный фонд технической документации.

13.2. Представление ежегодно к первому февраля в центральный фонд технической документации сводных данных об изменениях в республиканском фонде с учетом новых поступлений и изъятых документов по форме, установленной приложением 1.

14. Сотрудники отраслевого фонда технической документации выполняют свои функции в соответствии с типовой должностной инструкцией, приведенной в приложении 2.

15. Общие правила учета, хранения и дублирования документации определены ГОСТ 2.501-68 и ГОСТ 2.502-68 и полностью распространяются на техническую документацию, хранящуюся в отраслевом фонде.

16. Все подлинники, принятые на хранение, регистрируются в книге учета в соответствии с ГОСТ 2.501-68 (Приложение 3).

16.1. Учет подлинников должен производиться по карточкам учета (ГОСТ 2.501-68, приложение 4). На каждый документ, который имеет обозначение, необходимо составлять отдельную карточку учета.

16.2. В случае утери или порчи документации, указанной в п. 12, группа центрального фонда технической документации или бюро республиканского фонда технической документации составляет соответствующий акт (ГОСТ 2.301-68, форма 6). Подлинники этих документов должны быть восстановлены в соответствии с ГОСТ 2.501-68.

17. Документация с грифом «для служебного пользования» учитывается и хранится в группе (бюро) согласно действующей в системе здравоохранения «Инструкции о порядке учета, обращения и хранения документов, дел и изданий, содержащих несекретные сведения ограниченного распространения».

18. Рекомендуется организовать автоматизированное ведение отраслевого фонда технической документации во ВНИИ им. Н.А. Семашко и в РИВЦах минздравов союзных республик.

Взаимодействие между организациями, ведущими отраслевой фонд технической документации и организациями-пользователями

19. Пользователем отраслевого фонда технической документации на создание АСУ и АСОИ в здравоохранении может быть любая организация СССР.

20. Ознакомление пользователей с материалами фондов технической документации производится по предъявлению соответствующего письма организации и разрешения ВНИИ им. Н.А. Семашко или РИВЦа Минздрава союзной республики.

21. Ознакомление с материалами, имеющими гриф «Для служебного пользования» производится с разрешения Управления медицинской статистики и вычислительной техники Минздрава СССР или соответствующего должностного лица минздрава союзной республики.

22. Сдача организациями-разработчиками документации в отраслевой фонд осуществляется безвозмездно.

23. Отраслевой фонд технической документации копии материалов по запросам не передает, т.к. эта функция возложена на организацию-разработчика.

Порядок передачи технической документации определен в отраслевом руководящем документе «Положение о порядке передачи технической документации на создание автоматизированных систем управления и автоматизированных систем обработки информации и распространении опыта их эксплуатации и внедрения в системе здравоохранения» (ОРДП-7-82), утвержденном Министерством здравоохранения СССР 16.08.82 г.

24. Обмен копиями технической документации между центральным и республиканскими фондами технической документации осуществляется по запросам, с оплатой тиражирования и почтовых расходов.

№ п/п	Наименование документа	Разработчик	Год разработки	Количество томов и страниц	Краткая аннотация (перечень), комплексы задач, математическое обеспечение, техническое обеспечение, экономическая эффективность и срок окупаемости и т.п.	Получено (дата)	Издано (дата)
1	2	3	4	5	6	7	8

Типовая должностная инструкция сотрудников отраслевого фонда технической документации на создание АСУ и АСОИ в __________________________________________________ (наименование организации) Министерства здравоохранения ______________________________________________

1. При разработке настоящей инструкции использованы квалификационные характеристики, определенные циркулярным письмом Минздрава СССР № 02-14/7 от 30.01.1979 г.:

2. На работников отраслевого фонда технической документации возлагаются следующие обязанности:

2.1. организовать работу фонда, обеспечивая прием, регистрацию, систематизацию и хранение документов фонда;

2.2. организовывать проведение экспертной оценки и отбора материалов, не подлежащих хранению в фонде, с целью направления их по принадлежности или для списания;

2.3. осуществлять ведение номенклатуры дел, каталогов, карточек и другого справочного аппарата, обеспечивающего учет, подбор и изучение материалов фонда;

2.4. организовывать подбор и выдачу пользователям материалов фонда для работы;

2.5. готовить ежегодные справочно-информационные материалы по имеющейся в фонде технической документации;

2.6. осуществлять контроль за состоянием документации фонда, его сохранностью и своевременным списанием или передачей на государственное хранение в соответствии с приказом Минздрава СССР от 02.04.85 г. № 443;

2.7. вести списки организаций с их реквизитами, в которых организованы фонды технической документации, а также списки организаций-пользователей документацией на создание АСУ и АСОИ.

3. Квалификационные требования — высшее образование и стаж работы по специальности не менее 5 лет.

Инвентарный номер	Дата	Обозначение	Количество листов	Формат	Наименование документа	Кем выпущен	Подпись о приеме	Примечание
1 2
3	4	5	6	7	8	6

Шифр документа (группы документов)
УДК ________________________________________________________ Наименование документа _______________________________________ (группы документов) ___________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ Особые отметки:

---