| N п/п | Вид документа | Срок хранения документа | Примечания <1> |
| 1. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ | |||
| 1.1. Руководство | |||
| 1. | Проекты приказов и документы к ним | 1 г. | Ст. 20 |
| 2. | Проекты правил, инструкций, регламентов и документы (заключения, предложения, справки и др.) по их разработке | 5 л. ЭПК | Ст. 29 |
| 3. | Проекты рекомендаций и документы (заключения, предложения, справки и др.) по их разработке | 5 л. ЭПК | Ст. 30 |
| 4. | Протоколы совещаний у руководства департаментов и документы к ним | 5 л. | Ст. 18 з) |
| 5. | Переписка с департаментами Министерства о разработке и утверждении стандартов качества предоставляемых услуг | 5 л. ЭПК | Ст. 26 |
| 6. | Переписка с департаментами Министерства по применению правил, инструкций, регламентов, рекомендаций | 5 л. ЭПК | Ст. 31 |
| 1.2. Организационные основы управления | |||
| 7. | Проекты уставов, положений и документы (заключения, предложения, справки и др.) по их разработке | 5 л. ЭПК | Ст. 58 |
| 8. | Протоколы и документы по организации работы комиссий (рабочих групп) по координации деятельности | 5 л. ЭПК (1) | Ст. 59 (1) После завершения деятельности рабочих групп |
| 9. | Проекты структуры Министерства и документы по их разработке | 5 л. ЭПК | Ст. 65 |
| 10. | Проекты штатных расписаний Министерства и документы по их разработке и изменению | 5 л. ЭПК | Ст. 72 |
| 11. | Документы (планы, обоснования, расчеты) о совершенствовании аппарата управления | 5 л. ЭПК | Ст. 67 |
| 12. | Переписка с департаментами Министерства по координации деятельности и другим организационным вопросам | 5 л. | Ст. 84 |
| 13. | Документы (доклады, обзоры, сводки, докладные, служебные записки, справки), представляемые структурными подразделениями руководству Министерства | 5 л. ЭПК | Ст. 87 |
| 14. | Документы (служебные записки, справки, сведения) работников структурных подразделений | 5 л. ЭПК | Ст. 88 |
| 15. | Переписка с организациями о подготовке и проведении мероприятий (съездов, совещаний, конференций, юбилейных дат и др.) | 5 л. ЭПК | Ст. 91 |
| 16. | Переписка с организациями о проведении конкурсов, смотров профессионального мастерства и др. | 5 л. ЭПК | Ст. 93 |
| 17. | Переписка с организациями по вопросам аттестации | 5 л. ЭПК | Ст. 109 |
| 1.3. Контроль | |||
| 18. | Переписка о проведении проверок и ревизий | 5 л. | Ст. 175 |
| 19. | Переписка о выполнении решений, определений, предписаний, актов, заключений проверок, ревизий | 5 л. ЭПК | Ст. 178 |
| 20. | Документы (докладные, служебные записки, сведения, сводки и др.) о снятии документов с контроля и о продлении сроков их исполнения | 1 г. (1) | Ст. 203 (1) После снятия с контроля |
| 1.4. Правовое обеспечение деятельности | |||
| 21. | Переписка по оперативным правовым вопросам, в т.ч. о разъяснении законодательства | 3 г. | Ст. 194 |
| 22. | Базы данных (справочные, полнотекстовые): | Ст. 196 (1) По месту разработки и утверждения законодательных актов - пост. | |
| а) по законодательным актам | До замены новыми (1) | ||
| б) по нормативным документам (инструкциям, правилам) организации | Пост. | ||
| 1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов | |||
| 23. | Проекты номенклатур дел структурных подразделений и Министерства в целом | 3 г. (1) | Ст. 202 (1) После утверждения |
| 24. | Переписка об организации делопроизводства, составе и сроках хранения дел | 5 л. ЭПК | Ст. 256 |
| 25. | Документы (заключения, справки, переписка и др.) о совершенствовании работы с документами, архивного дела | 5 л. ЭПК | Ст. 212 |
| 26. | Документы (отчеты, справки, таблицы и др.) об объеме документооборота в организации | 1 г. | Ст. 257 |
| 27. | Переписка по вопросам информационно-технического обеспечения системы электронного документооборота | 5 л. ЭПК | Ст. 214 |
| 28. | Программные продукты (комплексы) | Пост. | Ст. 218 |
| 29. | Базы данных информационных систем | В соответствии со сроками хранения документов, входящих в базу | Ст. 220 |
| 30. | Документы (заявки, отчеты, анализы) по антивирусной защите средств электронно-вычислительной техники | 5 л. | Ст. 225 |
| 31. | Документы (заявки, наряды, сведения, переписка) об оснащении рабочих мест оргтехникой | 5 л. | Ст. 213 |
| 32. | Документы (акты, справки, заявки, расчеты, ведомости, журналы учета сдачи и приемки оборудования после ремонта, переписка) о состоянии и проведении ремонтных, наладочных работ технических средств | 5 л. | Ст. 217 |
| 33. | Перечни установленного и неустановленного компьютерного оборудования | 5 л. (1) | Ст. 222 (1) При условии проведения проверки (ревизии) |
| 34. | Переписка о сертификатах ключа подписи | 15 л. ЭПК | Ст. 238 |
| 35. | Журналы, базы данных регистрации: | ||
| а) распорядительных документов по административно-хозяйственной деятельности | 5 л. | Ст. 258 в) | |
| б) поступающих и отправляемых документов, в т.ч. по электронной почте, отправлений почты фельдъегерской связью | 5 л. | Ст. 258 г) | |
| в) контроля исполнения документов | 3 г. | Ст. 258 д) | |
| г) обращений граждан | 5 л. | Ст. 258 е) | |
| д) телеграмм, телефонограмм, факсов, заявок на переговоры | 3 г. | Ст. 258 ж) | |
| е) заявок, заказов, нарядов на ксерокопирование документов | 1 г. | Ст. 258 и) | |
| 36. | Журналы, базы данных учета: | Ст. 259 | |
| а) приема посетителей | 3 г. | ||
| б) рассылки документов | 2 г. | ||
| в) бланков строгой отчетности | 3 г. | ||
| 37. | Журналы, базы данных учета: | ||
| а) электронных носителей | 5 л. (1) | Ст. 260 а) (1) После списания. При условии проведения ревизии | |
| б) выдачи электронных дисков | 5 л. (1) | Ст. 260 б) | |
| в) паролей | 5 л. (2) | Ст. 260 в) (2) После замены пароля | |
| г) ключевых носителей | 5 л. (3) | Ст. 260 г) (3) После замены ключа | |
| д) сертификатов электронных цифровых подписей | 5 л. (3) | Ст. 260 д) | |
| е) копирования баз данных | ДМН | Ст. 260 ж) | |
| ж) технических средств защиты | 5 л. (1) | Ст. 260 е) | |
| 2. ПЛАНИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ | |||
| 2.1. Прогнозирование | |||
| 38. | Проекты целевых программ, прогнозов и документы по их разработке | 10 л. ЭПК | Ст. 263 |
| 39. | Проекты перспективных планов, программ, концепций развития Министерства и документы к ним | 10 л. ЭПК | Ст. 269 |
| 40. | Переписка о разработке целевых программ | 5 л. ЭПК | Ст. 264 |
| 41. | Переписка о ходе выполнения целевых программ | 5 л. ЭПК | Ст. 266 |
| 2.2. Текущее планирование | |||
| 42. | Оперативные планы (квартальные, месячные) работы Министерства и его структурных подразделений | До минования надобности | Ст. 288 |
| 43. | Проекты планов департаментов и документы к ним | 5 л. ЭПК | Ст. 286 |
| 44. | Годовые планы работы структурных подразделений Министерства | 5 л. (1) | Ст. 290 (1) При отсутствии годовых планов работы Министерства - пост. |
| 45. | Индивидуальные планы работников | 1 г. | Ст. 291 |
| 46. | Переписка по вопросам планирования | 5 л. | Ст. 296 |
| 47. | Документы (заявки, задания, переписка и др.) по подготовке и организации проведения тендеров | 5 л. | Ст. 283 |
| 3. ФИНАНСИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ | |||
| 3.1. Финансирование, кредитование | |||
| 48. | Проекты финансовых планов (бюджетов) Министерства | 5 л. | Ст. 315 |
| 49. | Документы (уведомления, расчеты, справки, ведомости, заключения, переписка) о разработке и изменении финансовых планов (бюджетов) | 5 л. ЭПК | Ст. 319 |
| 50. | Переписка об изменении расходов на содержание аппарата управления и административно-хозяйственные нужды | 5 л. | Ст. 331 |
| 51. | Документы (акты, докладные записки, переписка) о соблюдении финансовой дисциплины | 5 л. ЭПК | Ст. 332 |
| 4. УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ | |||
| 4.1. Бухгалтерский учет и отчетность | |||
| 52. | Переписка по вопросам бухгалтерского учета, бюджетного учета, составления и представления бухгалтерской (финансовой) отчетности, бюджетной отчетности | 5 л. | Ст. 359 |
| 53. | Переписка об административно-хозяйственных расходах (приобретении канцелярских принадлежностей, железнодорожных и авиабилетов, оплате услуг средств связи и др.) | 1 г. | Ст. 367 |
| 54. | Переписка об организации и внедрении автоматизированных систем учета и отчетности | 5 л. | Ст. 461 |
| 55. | Заказы на бланки документов учета и отчетности | 1 г. | Ст. 463 |
| 4.2. Статистический учет и отчетность | |||
| 56. | Оперативные отчеты работы Министерства и его структурных подразделений: | Ст. 464 (1) При отсутствии годовых - пост. (2) При отсутствии годовых, полугодовых и квартальных - пост. | |
| квартальные | 5 л. (1) | ||
| месячные | 1 г. (2) | ||
| 57. | Годовые отчеты о работе структурных подразделений | 5 л. (1) | Ст. 475 (1) При отсутствии годовых, квартальных отчетов о работе организации - пост. |
| 58. | Документы (сведения, обзоры, информации и др.) о выполнении целевых программ | 5 л. ЭПК | Ст. 470 |
| 59. | Индивидуальные отчеты работников | 1 г. | Ст. 476 |
| 60. | Переписка о составлении, представлении и проверке статистической отчетности | 5 л. | Ст. 479 |
| 5. ЭКОНОМИЧЕСКИЕ, НАУЧНЫЕ, КУЛЬТУРНЫЕ И ИНЫЕ СВЯЗИ | |||
| 5.1. Организация связей | |||
| 61. | Переписка об участии в деятельности международных организаций | 5 л. ЭПК | Ст. 483 |
| 62. | Документы (программы, планы проведения встреч, графики, заявки, приглашения, переписка) об организации приема и пребывания представителей зарубежных и российских организаций | 5 л. ЭПК | Ст. 487 |
| 5.2. Осуществление связей | |||
| 63. | Документы (предложения, рекомендации, расчеты) о разработке планов научно-технического, экономического, культурного сотрудничества | 10 л. ЭПК | Ст. 497 |
| 64. | Переписка о разработке, уточнении, изменении планов научно-технического, экономического, культурного сотрудничества | 5 л. ЭПК | Ст. 498 |
| 6. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ | |||
| 6.1. Сбор (получение) информации, маркетинг | |||
| 65. | Документы (справки, докладные записки, сводки, отчеты) об информационной деятельности | 5 л. ЭПК | Ст. 511 |
| 66. | Переписка об организации, планировании и осуществлении информационной деятельности | 5 л. | Ст. 512 |
| 67. | Информационные обзоры (доклады) | До минования надобности | Ст. 514 |
| 6.2. Распространение информации, реклама | |||
| 68. | Документы (планы-проспекты, планы, макеты, тематика и др.) об организации встреч с общественностью с целью их ознакомления с деятельностью организации | 5 л. ЭПК | Ст. 538 |
| 69. | Переписка об организации и проведении выставок и презентаций | 5 л. ЭПК | Ст. 540 |
| 70. | Документы (информации, пресс-релизы, проекты выступлений и др.) о деятельности Министерства, подготовленные пресс-службой | 5 л. ЭПК | Ст. 555 |
| 71. | Документы (доклады, тезисы, отчеты, переписка) о размещении информации на Интернет-сайте Министерства | 5 л. ЭПК | Ст. 556 |
| 7. ТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯ | |||
| 7.1. Организация труда и служебной деятельности | |||
| 72. | Документы (информации, справки, сведения, списки, отчеты) о наличии, движении, комплектовании, использовании работников | 5 л. ЭПК | Ст. 561 |
| 73. | Переписка по вопросам трудоустройства | 5 л. | Ст. 564 |
| 74. | Табели (графики), журналы учета рабочего времени | 5 л. (1) | Ст. 586 (1) При тяжелых, вредных и опасных условиях труда - 75 |
| 7.2. Нормирование труда, тарификация, оплата труда | |||
| 75. | Переписка об упорядочении и установлении размеров заработной платы, денежного содержания, начислении премий | 5 л. ЭПК | Ст. 596 |
| 76. | Документы (расчеты, справки, списки) о премировании работников | 5 л. | Ст. 600 |
| 8. КАДРОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ | |||
| 8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников | |||
| 77. | Переписка о приеме, распределении, перемещении, учете работников | 5 л. ЭПК | Ст. 649 |
| 78. | Переписка о переводе работников в другие организации | 3 г. | Ст. 651 |
| 79. | Документы (списки, ходатайства, представления, характеристики, анкеты) по формированию резерва работников на прием | 5 л. ЭПК | Ст. 652 |
| 80. | Переписка о замещении вакантных должностей, избрании на должность, подготовке кадрового резерва | 3 г. | Ст. 673 |
| 81. | Переписка о прохождении государственной гражданской службы | 5 л. ЭПК | Ст. 674 |
| 82. | Списки: | ||
| а) кандидатов на выдвижение по должности | До замены новыми | Ст. 685 ж) | |
| б) получающих персональные ставки, оклады | 10 л. (1) | Ст. 685 з) (1) При отсутствии лицевых счетов - 75 л. | |
| в) обучающихся без отрыва от производства | 5 л. | Ст. 685 и) | |
| г) работников, ушедших на пенсию | 5 л. | Ст. 685 к) | |
| д) лиц, выезжающих за границу | 5 л. | Ст. 685 ж) Ст. 685 л) | |
| 83. | Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним | 3 г. | Ст. 686 |
| 84. | Переписка об оформлении командировок | 5 л. (1) | Ст. 687 (1) Для зарубежных командировок - 10 л. ЭПК |
| 85. | Графики предоставления отпусков | 1 г. | Ст. 693 |
| 86. | Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка) о привлечении к ответственности лиц, нарушивших трудовую дисциплину | 3 г. | Ст. 694 |
| 87. | Книги (журналы), карточки учета: | ||
| а) отпусков | 3 г. | Ст. 695 ж) | |
| б) работников, выбывающих в служебные командировки; прибывающих в организацию, куда работник командирован | 5 л. (2) | Ст. 695 з) (2) В зарубежные командировки - 10 л. | |
| в) регистрации прибытия и выезда работников и членов их семей, направленных в загранпредставительства и учреждения Российской Федерации, международные организации | 75 л. | Ст. 695 и) | |
| 8.2. Установление квалификации работников | |||
| 88. | Переписка об аттестации, квалификационных экзаменах | 5 л. | Ст. 702 |
| 89. | Документы (сводки, сведения, ведомости и др.) по проведению аттестации, квалификационных экзаменов | 5 л. | Ст. 705 |
| 90. | Графики проведения аттестации, квалификационных экзаменов | 1 г. | Ст. 707 |
| 8.3. Награждение | |||
| 91. | Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий, присуждении премий | 5 л. ЭПК | Ст. 742 |
| 9. АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННЫЕ ВОПРОСЫ | |||
| 9.1. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности | |||
| 92. | Документы (акты, докладные, служебные записки и др.) о выдаче, утрате удостоверений, пропусков | 1 г. | Ст. 779 |
| 93. | Приемные акты на бланки удостоверений, пропусков, расходные акты уничтожения удостоверений, пропусков, корешков к ним | 1 г. | Ст. 781 |
| 94. | Документы (заявки, переписка) о допуске в служебные помещения в нерабочее время и выходные дни | 1 г. | Ст. 783 |
| 95. | Списки, книги адресов и телефонов | 1 г. (1) | Ст. 785 (1) После замены новыми |
| 9.2. Эксплуатация зданий, помещений | |||
| 96. | Документы (акты, справки, заявки, докладные записки, планы-графики работ, переписка и др.) о состоянии зданий и помещений Министерства, необходимости проведения капитального и текущего ремонта | 5 л. ЭПК | Ст. 811 |
| 97. | Переписка о коммунальном обслуживании зданий Министерства | 1 г. | Ст. 818 |
| 98. | Документы (справки, сводки, переписка) о подготовке зданий, сооружений к зиме и предупредительных мерах от стихийных бедствий | 3 г. | Ст. 819 |
| 9.3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь | |||
| 99. | Переписка о выделении и закреплении автотранспорта за должностными лицами Министерства | 3 г. | Ст. 824 |
| 100. | Документы (заявки, расчеты, переписка) об определении потребности Министерства в транспортных средствах | 3 г. | Ст. 825 |
| 101. | Переписка об обеспечении средствами связи проводимых мероприятий | 5 л. | Ст. 845 |
| 102. | Документы (справки, докладные записки, сведения, переписка) о развитии средств связи и их эксплуатации | 5 л. ЭПК | Ст. 846 |
| 103. | Переписка о проведении работ по телефонизации, радиофикации, сигнализации и эксплуатации внутренней связи организации | 3 г. | Ст. 852 |
| 104. | Схемы линий внутренней связи организации | До замены новыми | Ст. 853 |
| 10. РЕЕСТРЫ (НА БУМАЖНЫХ И ЭЛЕКТРОННЫХ НОСИТЕЛЯХ) | |||
| 105. | Государственный реестр регистрации лекарственных средств. БД, ДСП | Пост. | Ст. 42 |
| 106. | Государственный реестр предельных отпускных цен производителей на жизненно необходимые и важнейшие лекарственные средства. БД, ДСП | Пост. | Ст. 42 |