Приказ Роскартографии от 02.06.2005 № 91-пр

«О передаче Госгисцентром копий ЦТК масштаба 1:1000000, 1:200000 организациям-фондодержателям Роскартографии»

МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ГЕОДЕЗИИ И КАРТОГРАФИИ

ПРИКАЗ от 2 июня 2005 г. № 91-пр

О ПЕРЕДАЧЕ ГОСГИСЦЕНТРОМ КОПИЙ ЦТК МАСШТАБА 1:1000000,

В целях выполнения Постановления коллегии от 17.03.2005 № 2 и обеспечения оперативного обновления цифровых топографических карт приказываю:

1. Госгисцентру до 15.06.2005 изготовить необходимое количество копий ЦТК масштаба 1:1000000, 1:200000 в формате хранения и передать во все организации-фондодержатели согласно прилагаемому списку (не приводится).

2. Утвердить Временные технические условия по комплектованию, учету, хранению и представлению отчетности по материалам и данным федерального картографо-геодезического фонда (цифровая картографическая продукция).

3. Организациям-фондодержателям обеспечить:

до 30.07.2005 проверку качества ЦТК, поступивших из Госгисцентра в соответствии с пунктом 1 Приказа и, в случае выявления недостатков, их устранение до 30.09.2005 совместно с Госгисцентром;

оформление передачи ЦТК двусторонними (с Госгисцентром) актами. Копии актов выслать до 15.10.2005 в ЦКГФ и Роскартографию;

учет и хранение ЦТК как материалов федерального картографо-геодезического фонда в соответствии с Временными техническими условиями по комплектованию, учету, хранению и представлению отчетности по материалам и данным федерального картографо-геодезического фонда (цифровая картографическая продукция).

4. НТУиФ (А.Н. Прусаков), Госгисцентр (В.Г. Плешков) до 30 июля 2005 г. разработать и представить на утверждение порядок предоставления в пользование организациями-фондодержателями ЦТК масштаба 1:1000000 и 1:200000 на основании Инструкции о порядке предоставления в пользование и использования материалов и данных ФКГФ, утвержденной Приказом Руководителя Роскартографии от 05.08.2002 № 114-пр, зарегистрированной в Минюсте России 20.08.2002 № 3713.

5. Контроль за выполнением Приказа возложить на заместителя руководителя Роскартографии В.Н. Александрова.

А. В. Бородко

от 2 июня 2005 г. № 91-пр

(ЦИФРОВАЯ КАРТОГРАФИЧЕСКАЯ ПРОДУКЦИЯ)

1. Определения, сокращения и обозначения

В настоящей Инструкции использованы термины по [1, 2, 3].

В настоящей Инструкции использованы следующие сокращения и обозначения.

    НД           Нормативный документ
    НЛ           Номенклатурный лист
    ОЦ АСКЗИ     Отраслевой центр по аттестации, сертификации и

             комплексной защите информации

    ЦКИ          Цифровая картографическая информация
    ЦКП          Цифровая картографическая продукция
    ЦЭПК         Центральная экспертно-проверочная комиссия
    НТУиФ        Управление научно-технической деятельности и

             картографо-геодезических фондов

    ФКГФ         Федеральный картографо-геодезический фонд
    ФГУП ЦКГФ    Федеральное государственное унитарное предприятие

             "Центральный картографо-геодезический фонд"

ФОИВ Федеральный орган исполнительной власти

2. Общие положения

2.1. Цифровые картографические материалы и данные, а также материалы и данные по созданию геоинформационных систем (далее — материалы и данные) размещаются в организациях-фондодержателях. Совокупность вышеуказанных материалов и данных в организации-фондодержателе является специализированным фондом цифровой картографической продукции — составной частью ФКГФ — и далее обозначается сокращением — фонд ЦКП.

2.2. Ведение фонда ЦКП в организации-фондодержателе осуществляет выделенное для этой цели подразделение, которое административно подчинено руководству организации-фондодержателя и имеет статус специализированного отделения ФКГФ.

3. Функции организаций-фондодержателей в отношении ЦКП

3.1 Организации-фондодержатели в отношении ЦКП выполняют следующие виды работ:

• прием, учет, контроль качества, хранение ЦКП и сопровождающей ее документации, а также материалов и данных по созданию геоинформационных систем;
• изготовление копий ЦКП, поступивших на хранение;
• ведение подсистемы справочно-информационного обеспечения фонда ЦКП;
• периодический контроль (ревизии) сохранности принятых на хранение материалов и данных;
• ведение протоколов о результатах контроля и предпринятых по ним действиям;
• подготовка отчетов с анализом качества цифровых материалов и данных, включающих сводку типовых ошибок, которые возникают в процессе их создания;
• уничтожение установленным порядком устаревшей цифровой картографической продукции, замена устаревшей продукции обновленной;
• прием и обработка запросов потребителей;
• конвертация ЦКП по запросам потребителей из форматов хранения в форматы пользователей;
• обеспечение потребителей ЦКП или цифровой картографической информацией, подготовленной на ее основе;
• формирование статистических отчетов об использовании ЦКП или цифровой картографической информации, подготовленной на их основе.

4. Состав материалов и данных, включаемых в фонд ЦКП

4.1. Перечень цифровой и картографической продукции, включенной в фонд ЦКП, определяется Перечнем объектов учета материалов и данных, включаемых в состав ФКГФ, с указанием сроков их хранения, утверждаемым Роскартографией по согласованию с Минобороны России и Росархивом.

5. Передача материалов и данных на хранение

5.1. Организация-фондодержатель, в которую поступает ЦКП, созданная по Госконтрактам, определяется федеральным государственным заказчиком. Организация-фондодержатель, в которую поступают материалы ЦКП в соответствии с Положением о порядке передачи гражданами и юридическими лицами в ФКГФ копий геодезических и картографических материалов и данных, определяется территориальными органами федерального органа исполнительной власти в области геодезии и картографии при регистрации работ.

Приемка ЦКП должна осуществляться с учетом положений [6] в части испытания информации на наличие компьютерных вирусов и [7] при создании копий ЦКП. В процессе приемки материалов и данных создания и использования геоинформационных систем, содержащих программные средства, дополнительно должны учитываться требования [8] в части оценки качества программной продукции.

5.2. Передаваемые в фонд ЦКП материалы и данные должны иметь стандартную упаковку и маркировку. Упаковка ЦКП должна обеспечивать ее сохранность при хранении и транспортировании транспортом всех видов на любое расстояние в условиях, определенных [9]. На внешней упаковке должна быть этикетка, содержащая следующие данные:

• наименование и товарный знак производителя (при наличии знака);
• наименование ЦКП;
• обозначение ЦКП;
• сведения о сертификации в Системе сертификации геодезической, топографической и картографической продукции;
• знак охраны авторского права (Copyright);
• гриф секретно.

В соответствии с требованиями вышеуказанного НД поступающие в организацию-фондодержатель материалы и данные принимаются ответственным лицом, которым проверяется целостность упаковки посылок, их количество и соответствие номеров с записями сопроводительных документов.

5.3. Каждый номенклатурный лист цифровых топографических карт и цифровых топографических планов городов должен передаваться в фонд в следующей комплектности:

• заполненный формуляр номенклатурного листа;
• носитель установленного образца, на котором должны быть цифровые картографические данные и исходные или контрольные данные в цифровом виде.

Примечания:

1. В зависимости от метода создания НЛ ЦКП в качестве исходных или контрольных данных должны быть представлены:

• цифровые растровые копии издательских оригиналов данного НЛ, если использовался метод растрового сканирования;
• цифровые копии снимка, покрывающие площадь НЛ, если для создания НЛ использовались методы аналитической фотограмметрии;
• результаты контрольных промеров, если использовался метод автоматизированной топографической съемки;
• сведения о контрольных суммах;
• файл с отчетом или метаданными (обобщенными данными) о результатах контроля качества цифровых картографических данных или сертификат соответствия.

2. Картографические данные должны быть представлены в формате хранения в заархивированном виде. Если обменный формат данных предприятия-производителя не является стандартным форматом хранения федерального органа исполнительной власти в области геодезии и картографии, то передаваемая ЦКП должна сопровождаться документацией с описанием формата данных, классификатора и правил цифрового описания картографической информации, используемыми предприятием-производителем, а также программой визуализации этой информации.

3. Растровая картографическая информация должна быть представлена в заархивированном виде на все использованные при создании данного номенклатурного листа издательские оригиналы или снимки.

5.4. Цифровая тематическая картографическая продукция (общегеографические, политико-административные, научно-справочные и другие тематические карты и атласы общегосударственного, межотраслевого значения, учебные картографические пособия и другие тематические материалы) должна передаваться в расчете на каждую единицу продукции в следующей комплектности:

• выходные сведения цифрового картографического продукта в соответствии с требованиями Инструкции [24];
• носитель (носители) данных, содержащий цифровые картографические данные, а также компоненты информационного и программного обеспечения, необходимые для функционирования, контрольные суммы для оценки сохранности информации;
• отчеты или метаданные с результатами оценки качества цифровых карт, полученные в соответствии с [10, 11], или сертификаты соответствия;
• эксплуатационные документы.

В соответствии с требованиями Инструкции [24] выходные сведения должны содержать следующие данные:

• название цифрового картографического продукта,
• надзаголовочные и подзаголовочные данные,
• выходные и выпускные данные,
• классификационные индексы,
• международный стандартный номер,
• знак охраны авторского права.

Эксплуатационные документы должны содержать следующие данные:

• данные о составе и структуре информационного и программного обеспечения;
• руководство пользователя ЦКП;
• описание форматов картографических данных или ссылка на один из широко используемых, открытых форматов.

5.5. Материалы и данные по созданию и использованию геоинформационных систем федерального и регионального назначения, программное обеспечение федеральных и региональных ГИС должны передаваться в расчете на каждую единицу хранения в следующей комплектности:

• носитель данных, содержащий программу (исполняемый модуль программных средств) или набор инсталляционных программ, позволяющий в процессе установки на конкретный компьютер получить исполняемый модуль программных средств, параметрически настроенный к среде и условиям функционирования;
• проектная и пользовательская документация на геоинформационные системы, состав и содержание которой определены нормативным документом [12].

5.6. Нормативные документы, используемые в области цифровой картографии и геоинформатики, а также отчеты о работах в вышеуказанной области должны передаваться в расчете на каждую единицу хранения в следующей комплектности:

• аннотация;
• текст документа.

5.7 К материалам, передаваемым в фонд ЦКП, в процессе приемки предъявляются следующие требования:

• основным видом носителя материалов и данных, включая и текстовую информацию, являются машинные носители — магнитные и оптические. На бумажном носителе передают оригиналы документа, определяющего подписи и реквизиты в соответствии с требованиями действующего законодательства.

Примечание - В случае передачи текстовых материалов на бумажном носителе рекомендуется их преобразовывать и хранить на машинных носителях;

• все материалы и данные должны быть оформлены в соответствии с требованиями соответствующих нормативных технических документов;
• все материалы и данные на бумажных носителях должны быть проконтролированы и заверены подписями ответственных должностных лиц;
• представляемая информация на машинных носителях должна быть свободна от компьютерного вируса;
• информация должна быть записана на носителях, которые прошли проверку на безошибочное функционирование;
• записи на носителях должны быть защищены от попыток несанкционированного внесения изменений в их содержание;
• сопроводительный документ должен содержать идентификационный номер машинного носителя, указанный производителем.

6. Прием материалов и данных на хранение

6.1. Материалы и данные, определенные Перечнем объектов учета материалов и данных, включаемых в состав ФКГФ, с указанием сроков их хранения, должны поступать в отделение фонда ЦКП в сопровождении акта приема-передачи (Приложение 1), который подготавливает предприятие-производитель.

6.2. Материалы и данные считаются принятыми в фонд ЦКП на временное хранение вплоть до завершения процесса приемки с заключением о том, что представленная к передаче продукция соответствует требованиям и пригодна для помещения на хранение в фонд ЦКП (Приложение 1).

6.3. Процесс приемки материалов и данных в фонд ЦКП включает в себя следующие этапы контроля каждой единицы продукции:

• проверка комплектности,
• входной контроль,
• контроль качества.

6.3.1. При проверке комплектности устанавливается соответствие их состава и оформления требованиям п. п. 5.2 - 5.6.

Если при проверке сдаваемых в фонд материалов и данных обнаруживается несоответствие их вышеуказанным требованиям, руководитель отделения должен принять решение о возвращении материалов и данных предприятию-производителю или поставить его в известность о необходимости доукомплектации продукции.

6.3.2 Входной контроль материалов и данных на машинных носителях включает следующие обязательные процедуры:

• проверка принимаемых носителей на наличие компьютерных вирусов с помощью специальных программных средств;
• проверка контрольных сумм;
• распаковка файла (файлов) цифровой картографической информации (разархивирование и перевод данных из обменного формата в формат обработки);
• распаковка (разархивирование) файла (файлов) растровой информации.

При входном контроле цифровых картографических данных дополнительно к вышеуказанным процедурам производится автоматический контроль качества и сравнение полученных результатов с информацией, помещенной в файл отчета (метаданных) о результатах оценки качества цифровых картографических данных.

Основанием для отказа в приеме материалов и данных на машинных носителях являются:

• наличие вируса;
• несовпадение контрольных сумм;
• невозможность разархивирования ЦКИ (файлов векторной и растровой информации);
• несовпадение результатов автоматического контроля с информацией, помещенной в файл отчета (метаданных) о результатах контроля качества цифровых картографических данных.

6.3.3 Входной контроль материалов и данных на бумажных носителях включает следующие обязательные процедуры:

• проверка физической сохранности носителя;
• оценка полиграфического качества продукции;
• проверка соответствия оглавления и текста;
• проверка полноты содержания, т.е. отсутствие выпавших или недопечатанных страниц, разделов, абзацев.

6.4. При получении отрицательных результатов в процессе проверки комплектности, входном контроле или контроле качества материалы и данные остаются на временном хранении для принятия руководством отделения фонда ЦКП одного из следующих решений:

• сообщить предприятию, направившему материалы, о необходимости их доукомплектовать — вернуть предприятию-производителю материалы для доукомплектования или исправления.

Возвращаемые материалы и данные сопровождаются копией акта (Приложение 1) с обоснованием отказа в приеме на архивное хранение.

6.5. Материалы и данные, удовлетворяющие предъявляемым к ним требованиям, передаются на архивное хранение в фонд ЦКП.

Первый экземпляр акта приема-передачи хранится в фонде ЦКП, второй — на предприятии-производителе.

7. Учет материалов и данных

7.1. Основой определения порядка учета материалов и данных ФКГФ являются требования нормативных актов Росархива. Порядок учета вышеуказанных материалов и данных определяет необходимость выделения в составе фонда разделов и подразделов, в каждом из которых комплектуются документы, обладающие одним или несколькими общими признаками.

7.2. При комплектации фонда ЦКП раздельный учет документов, являющихся федеральной собственностью, и материалов и данных, не являющихся федеральной собственностью, переданных в ФКГФ в соответствии с Положением о порядке передачи гражданами и юридическими лицами в ФКГФ копий геодезических и картографических материалов и данных.

Одновременно необходимость раздельного учета определяют и для следующих видов материалов и данных:

• материалы, подготовленные пономенклатурно;
• материалы и данные, имеющие наименование.

Примечание - «Материалы, подготовленные пономенклатурно» — это условное название подраздела, к которому отнесены цифровые топографические карты и планы и цифровые тематические карты.

В подраздел «материалы и данные, имеющие наименование», должны включаться материалы геоинформационных систем, нормативно-технические документы и отчеты о работах в области цифровой картографии и геоинформатики.

Инвентарный номер, который будет присвоен каждой единице хранения, должен сопровождаться в соответствии с вышеуказанными требованиями индексами, позволяющими отнести документ к одному из разделов и видов материалов.

7.3. Как определено в п. 5.7 настоящей инструкции, основным носителем информации в фонде ЦКП являются машинные носители большой емкости, на каждом из которых можно разместить несколько единиц хранения. Вследствие этого маркировка носителя при загрузке на него единицы хранения состоит в занесении инвентарного номера на наклейку (рубашку, вкладыш) носителя или в пополнении этим номером уже имеющегося там списка номеров.

Примечание - Носители должны иметь собственную систему индексации (нумерации), а каждый носитель маркирован принадлежащим ему индексом (номером) на наклейке (рубашке, вкладыше).

7.4. Основными регистрационными документами для материалов фонда ЦКП являются книги инвентарного учета.

В соответствии с наличием двух разделов и двух видов информации в каждом из них отделением фонда ЦКП следует вести четыре книги инвентарного учета материалов и данных на машинных носителях. Еще две книги инвентарного учета (для документов, являющихся федеральной собственностью, и материалов и данных, не являющихся федеральной собственностью) должны использоваться для регистрации материалов и данных на бумажных носителях.

7.5. Каждая единица хранения фонда ЦКП регистрируется в соответствующей книге инвентарного учета с занесением следующих данных:

• порядковый номер записи;
• присвоенный инвентарный номер;
• входящий номер и дата регистрации сопроводительного документа;
• номенклатура, наименование карты или наименование материала;
• масштаб.

Примечание - Позиция «масштаб» заполняется только для цифровых картографических материалов и данных;

• количество копий и список индексов (номеров) стеллажей, полок и носителей, на которых они находятся;
• наименование директории на машинном носителе, в которую записаны файлы картографической и сопутствующей информации.

Примечание - При том, что копии одного и того же материала должны находится на разных носителях, им всем присваивается общий инвентарный номер;

• формат записи картографических данных.

Примечание - Позиция «формат записи» заполняется только для цифровых картографических материалов и данных;

• информация о передаче на хранение материалов и карточек учета;
• акт получения материалов на хранение в фонды;
• информация о снятии с учета и уничтожении материала ФКГФ — исходящий N, дата передачи, № акта на уничтожение, дата).

7.6. В случае поступления обновленных материалов и данных (например, обновленных цифровых карт, нормативных документов и т.д.), ранее уже имевших регистрацию в фонде ЦКП, такие материалы записываются в инвентарной книге под очередными порядковыми номерами. Устаревшие материалы уничтожают или отправляют в архив в соответствии с Перечнем.

7.7. Полученные отделением фонда ЦКП цифровые картографические материалы должны учитываться также и графически на схемах картоизученности, которые должны вестись раздельно для карт различных масштабов и разных систем координат. Схемы картоизученности должны содержать сведения о времени состояния местности для каждой единицы хранения.

7.8. В целях оперативного поиска и учета движения материалов в отделении фонда ЦКП ведется картотека. Картотеку составляют учетные карточки на каждую единицу хранения. Помимо сведений, которые сопровождают регистрацию материалов и данных в книгах инвентарного учета, на карточки заносится информация о движении этих материалов, то есть сведения о ревизии, обновлении, конвертации, восстановлении или уничтожении соответствующей единицы хранения.

7.9. Сведения о решении экспертной комиссии организации-фондодержателя, утвержденного ЦЭПК, об уничтожении той или иной единицы хранения и о факте ее уничтожения в соответствии с разделом 16 [17] заносятся в книгу инвентарного учета. Одновременно из картотеки оперативного поиска и учета должна быть изъята карточка этой единицы, а также внесены изменения в содержание соответствующей картограммы.

Информация об обновлении или уничтожении той или иной единицы хранения фонда ЦКП в трехдневный срок по проведению соответствующей операции должна быть передана в базовое отделение фонда ЦКП, которое направит эти сведения во все отделения, имеющие экземпляры этой единицы хранения.

7.10. При реализации п. 3.4 о предпочтительности ведения ФКГФ с использованием персональных компьютеров учет в отделениях фонда ЦКП должен быть автоматизирован без нарушения требований, установленных в п. п. 7.1 - 7.9.

8. Хранение материалов и данных

8.1. Для хранения материалов и данных фонда ЦКП выделяются специальные помещения — «хранилища», в которых должны быть предусмотрены меры защиты с учетом следующих положений:

• хранимые материалы и данные фонда имеют различные степени открытости;
• хранимые материалы и данные фонда являются интеллектуальной собственностью Российской Федерации и обладают большой не только материальной, но и интеллектуальной ценностью.

8.2. Защита материалов и данных фонда ЦКП должна осуществляться в соответствии с требованиями государственных [17] и отраслевых НД и методических материалов [18].

8.3. Для реализации требования, указанного в п. 8.2, должно быть организовано раздельное хранение материалов и данных открытого пользования и материалов и данных ограниченного использования.

8.4. Отделения фондов ЦКП, работающие с информацией ограниченного распространения, должны быть сертифицированы Отраслевым центром по аттестации, сертификации и комплексной защите информации в федеральном органе исполнительной власти по геодезии и картографии.

8.5. Для предотвращения возможных потерь и искажений информации на машинных носителях, а также физического разрушения самих носителей программные и технические средства обеспечения работы каждого фонда ЦКП должны контролироваться с периодичностью, устанавливаемой Отраслевым центром по аттестации, сертификации и комплексной защите информации.

8.6. Хранение материалов и данных осуществляется на носителях, обеспечивающих гарантированную долгосрочную сохранность записей.

Тип носителей устанавливается распоряжением федерального органа исполнительной власти по геодезии и картографии. Замена типа носителей или внедрение новых технических средств хранения информации производится также распоряжением вышеуказанного органа.

8.7. При необходимости материалы и данные на машинных носителях, принятые на архивное хранение в фонд ЦКП, переписываются на носители, обеспечивающие максимально долгий срок хранения информации. При этом минимальным объемом хранения для каждой единицы хранения являются три копии.

Все копии должны быть абсолютно идентичны. Количество копий этих материалов и данных должно гарантировать безусловное сохранение полноты данных при утрате одной из копий.

Если по заказу пользователя производится преобразование набора данных НЛ ЦКП из записи в формате хранения в формат пользователя, то в этом формате создается и сохраняется еще одна копия данных. Копий такого типа может быть несколько — по числу форматов пользователей.

Примечание — Порядок учета копий в формате записи предприятия-изготовителя и в формате, полученном в результате конвертации, описан в п. п. 7.6 и 7.8.

Копии одних и тех же материалов и данных рекомендуется хранить в разных несмежных между собой помещениях.

8.8. Помещения, в которых размещаются материалы и данные фонда ЦКП, должны обеспечивать оптимальные условия хранения этих материалов и данных, включая наличие:

• охранной и пожарной сигнализации;
• защиты от несанкционированного проникновения;
• защиты от вредного внешнего влияния;

В помещениях для хранения материалов и данных фонда запрещается наличие приборов, создающих электромагнитное и тепловое излучение, коммуникаций и материалов, которые могут стать причиной порчи объектов хранения.

8.9. В хранилищах, выделенных для хранения материалов и данных на машинных носителях, могут проводиться только работы, связанные с приемом, контролем, ревизией, предоставлением хранящихся данных. Выполнение других работ в данных помещениях запрещается.

8.10. Носители с записанной на них цифровой картографической информацией хранятся с использованием специально оборудованных, несгораемых шкафов. Маркировка мест хранения должна обеспечивать простоту поиска отдельных объектов хранения, а сами места — легкость доступа к необходимым материалам.

8.11. Ввиду того, что материалы и данные на машинных носителях и документы на бумажной или пластиковой основе требуют различных режимов хранения (температуры, влажности, пожароустойчивости и т.д.) [7], рекомендуется организация их хранения в отдельных помещениях.

9. Ревизия и восстановление материалов и данных

9.1. Для проверки наличия и оценки качества хранения материалов и данных фонда ЦКП организуются плановые ревизии. Ревизии проводятся силами отделения на основании приказа руководителя организации-фондодержателя.

Внеплановая ревизия может быть проведена по распоряжению органа исполнительной власти в области геодезии и картографии.

Внеплановая ревизия материалов и данных фонда ЦКП должна осуществляться, если условия хранения в фонде были нарушены в результате каких-либо форс-мажорных обстоятельств (пожар, разрушение коммуникаций и т.д.). Работы по ревизии и восстановлению материалов и данных должны быть проведены сразу же после приведения условий хранения в штатный режим.

9.2 В процессе ревизии материалов и данных фонда ЦКП проверяются:

• соответствие фактического объема и количества единиц хранения сведениям, предоставляемым средствами инвентарного и оперативного учета;
• качество ЦКП и другой продукции после длительного хранения.

Ревизии должны подвергаться и используемые в отделении ЦКП программные средства, которые исследуются как на сохранность, так и на отсутствие компьютерных вирусов.

9.3. Периодичность плановых ревизий по каждому из указанных п. 9.2 направлений должна определяться самостоятельно отделением фонда ЦКП на основе собственного опыта работы и обобщенного опыта других отделений фонда. При определении периодичности ревизий должны быть учтены следующие факторы:

• объем и количество единиц хранения;
• характер преобладающих видов материалов и данных (например, ЦТК, ЦТП, цифровые тематические карты, нормативная документация и т.д.);
• качество программного и технического обеспечения работы отделения;
• частота обновления единиц хранения (например, частота обновления НЛ ЦТК в связи с изменениями на местности).

9.4 Ревизия наличия материалов должна предусматривать следующие операции:

• для каждой проверяемой единицы хранения с использованием книги инвентарного учета последовательно или выборочно устанавливается место и способ хранения;
• полученные сведения используют для поиска соответствующего носителя;
• если имеет место бумажный носитель, то визуально устанавливают, что материалы и данные принадлежат единице хранения, указанной в книге инвентарного учета;
• если носитель машинный, то определение соответствия записи в книге инвентарного учета и материалов и данных на носителе производится чтением на компьютере оглавления носителя.

Ревизия качества материалов и данных, помимо вышеприведенных операций, включает и следующие операции:

• чтение информации с носителя на твердый диск ПЭВМ;
• разархивация информации (если исследуемый массив данных хранился в заархивированном виде);
• подсчет контрольных сумм и объемов массивов информации и их сравнение с контрольными суммами, полученными в процессе закладки на хранение.

По результатам ревизии составляется акт (Приложение 2), в котором дается оценка сохранности материалов и документов, перечень возникших в процессе хранения искажений или разрушений информации, анализ причин возникновения искажений и предложения по их устранению.

9.5 Вместо испорченной ЦКП изготавливается новая.

9.6. Решение о восстановлении утраченных или разрушенных материалов и данных (с указанием способов восстановления), на основе акта (Приложение 3), принимается руководителем отделения и утверждается руководителем организации-фондодержателя.

9.7. Вместо разрушенных материалов и данных создаются новые путем копирования соответствующих файлов с других экземпляров, хранящихся в фонде. Решение о том, с каких именно, принимает начальник отделения. Перед восстановлением проверяется соответствие объемов и контрольных сумм и осуществляется его просмотр на экране. Разрушенные материалы и данные уничтожаются в соответствии с п. 16 [17].

9.8. На основе результатов ревизии экспертная комиссия организации-фондодержателя относительно тех или иных материалов должна принять одно из следующих решений:

• продолжить хранение материалов и данных в их прежнем статусе;
• уничтожить материалы и данные, у которых истек запланированный срок хранения или которые могут быть заменены новыми материалами и данными.

9.9. Принятые решения экспертная комиссия представляет в составе отчета в экспертно-проверочную комиссию ФКГФ. Если представленный отчет принимается, то принятые решения реализуются отделением фонда ЦКП организации-фондодержателя.

10. Учет выдачи потребителям материалов и данных

10.1. Выдача цифровой картографической информации осуществляется в соответствии с требованиями Федеральных законов [19, главы 2, 3], [20, статья 8], [21, статьи 9 — 19], Постановления Правительства РФ [22, пункт 5] и отраслевых НД [18, 23 и др.].

10.2. Реализация положений п. 10.1 требует, чтобы выдача материалов и данных из фонда ЦКП осуществлялась в порядке, определяемом п. 2 [23]. Потребителям выдаются только копии ЦТК.

10.3. В каждом отделении фонда ЦКП должна вестись книга учета предоставляемых отделением материалов и услуг.

Примечание - Особенность предоставления материалов и данных фонда ЦКП состоит в том, что пользователь может получить только копии (экземпляры) материалов и данных на машинных носителях.

При обращении пользователя в отделение в книге учета должны фиксироваться сведения, содержание и форма которых определяются Инструкцией [23] (см. также Приложение 4).

Примечание - В каждом отделении фонда ЦКП должны вестись три самостоятельные книги учета предоставляемых материалов и услуг:

• для материалов, предоставляемых иностранным пользователям.

10.4. Наряду с запросом на материалы и данные фонда ЦКП, пользователь может обусловить формат их записи, компоновку данных (например, иной, чем имеет место, способ нарезки листов), отбор объектового состава и т.д. В этом случае в книге учета помещаются сведения и о договоре на предоставление дополнительных услуг.

10.5. При наличии в отделении фонда ЦКП автоматизированной системы учета материалов и данных ФКГФ сведения о передаче информации потребителям должны заноситься туда в соответствии с требованиями п. п. 10.1 - 10.4.

11. Предоставление отчетности по материалам и данным фондов ЦКП

11.1 Отделения фондов ЦКП должны представлять сведения по следующим направлениям:

• информация о количественном и видовом составе материалов и данных в фонде с учетом динамики их состояния (т.е. с учетом пополнения, обновления и уничтожения материалов и данных);
• информация об объемах реализации ЦКП и других материалов и данных фонда.

11.2. Формы и сроки представления отчетности устанавливаются федеральными органами исполнительной власти.

11.3. Экспертная комиссия каждой организации-фондодержателя на основе актов, составляемых по результатам ревизии материалов и данных, а также анализа состояния фонда ЦКП предприятия должна представлять в федеральный орган исполнительной власти по геодезии и картографии ежегодный отчет. Отчет представляется по форме, соответствующей Приложению 5. В сопровождающей отчет пояснительной записке должны иметь место предложения о текущем обновлении состава и содержания фонда ЦКП, включая и предложения по уничтожению тех или иных единиц хранения (см. также п. п. 10.8 и 10.9 настоящей инструкции).

Примечание — Форма акта на отбор к уничтожению ЦТК и ЦПГ соответствует форме акта, применяемой при отборе к уничтожению издательских оригиналов топографических карт [25].

11.4. В соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации составляется паспорт отраслевого фонда на материалы постоянного хранения (Приложение 7). Адрес представления паспорта — ФГУП Центральный картографо-геодезический фонд. Паспорт заполняется на основе полной инвентаризации материалов и данных фонда ЦКП. Периодичность — через каждые 3 года.

11.5. Для формирования обобщенной справки о состоянии фонда ЦКП в целом организации-фондодержатели 1 раз в три года представляют в ЦКГФ отчет, содержащий сведения:

• о состоянии технического обеспечения, включая характеристики используемых помещений и оборудования; штатное расписание и квалификацию сотрудников;
• об объемах хранимых материалов и данных с указанием объемов и состава материалов и данных, вновь поступивших в фонд и обновленных за отчетный период;
• о перспективах дальнейшей деятельности отделения ЦКП, включая обеспечение требуемых условий труда, приобретение нового и дополнительного оборудования, внедрение новых технологий, обучение персонала и прочее.

На основе отчетов региональных и территориальных отделений и собственного опыта ЦКГФ должен подготовить и направить в ФОИВ в области геодезии и картографии отчет о состоянии данного направления в целом с прогнозом на следующий отчетный период.

11.6. Отчетность по объемам реализации ЦКП, а также по объемам вырученных средств от оказания платных услуг по обеспечению потребителей цифровой картографической продукцией и иными материалами и данными включается в отчет о финансовой деятельности организации-фондодержателя, который должен представляться в федеральный орган исполнительной власти по геодезии и картографии.

11.7. В особых случаях (разрушение фонда ЦКП в результате стихийных бедствий, реорганизации организации-фондодержателя и т.д.) руководство отделения фонда ЦКП обязано быть готово представить по требованию ФОИВ по геодезии и картографии внеплановый отчет по всем аспектам своей деятельности.

Руководители организаций-фондодержателей, должностные лица и исполнители отделений фонда ЦКП несут ответственность за комплектность, качество, актуальность, сохранность, защиту и своевременное предоставление пользователям материалов и данных в соответствии со своими должностными обязанностями.

Приложение 1

        "Утверждаю"                            "Утверждаю"
       Руководитель                            Руководитель
предприятия-производителя               организации-фондодержателя
_________________________               __________________________
"___" _________ ______ г.               "___" __________ ______ г.

АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ N

                            "___" __________ ______ г.

Настоящий акт составлен в том, что представитель предприятия-производителя ___________________ передал, а начальник отделения фонда ЦКП принял

Заключение _______________________________________________________

Начальник отделения ЦКП __________________
Исполнитель ____________________

Примечание.

В разделе акта «Заключение» могут быть помещены следующие варианты заключений.

1.   <a id="p100265"></a>Представленная   к   передаче   продукция   соответствует

требованиям руководящих документов и пригодна для помещения на хранение в Фонд ЦКП.

2.   <a id="p100266"></a>Представленная  к  передаче  продукция  не  соответствует

требованиям  руководящих документов и не пригодна для помещения на
хранение  в  Фонд  ЦКП.  Несоответствие  требованиям заключается в

_________________________________________________________________.

Приложение 2

         "УТВЕРЖДАЮ"

Руководитель организации-фондодержателя __________________________ Ф.И.О. «__» __________ ______ г.

АКТ РЕВИЗИИ

Приказом руководителя организации-фондодержателя с «» ___________ 200 г. по «» ___________ 200 г. проведена проведена ревизия хранимых в фонде ЦКП материалов и данных

Результаты ревизии

Замечания и предложения __________________________________________

Начальник отделения ЦКП _________________ Ф.И.О. «» ________ 200 г.

Приложение 3

                                      "УТВЕРЖДАЮ"
                                      Руководитель
                                    организации-фондодержателя
                                    ___________________ Ф.И.О.
                                    "__" ____________ 200__ г.

АКТ О ВОССТАНОВЛЕНИИ (УНИЧТОЖЕНИИ) ЦКП, ВЫПОЛНЕННОМ НА ОСНОВЕ РЕЗУЛЬТАТОВ РЕВИЗИИ

    На   основе  результатов   ревизии,   проведенной   в   период
с "__" ________ 200__ г.  по   "__" ________ 200__ г.,   выполнено

восстановление (уничтожение) следующих материалов и данных

Всего подлежит восстановлению ____________ наименований документов (прописью)

Всего подлежит уничтожению _______________ наименований документов (прописью)

«» ___________ 200 г. Подписи: 1.

                                  2.

                                  3.

Правильность произведенных записей в акте проверил:

     (подпись)

Документы перед уничтожением сверили с записями в акте и полностью уничтожили путем _________________________________________________

«» ___________ 200 г. Подписи: 1.

                                  2.

                                  3.

Отметки об уничтожении в учетных данных произвел «» ___________ 200 г. ____________ (подпись)

Примечание. Содержанием граф является:

1. «N п/п» — номера по порядку.

2. «Номенклатура» — номенклатура материала, подлежащего восстановлению (уничтожению).

3. «Вид материала» — формуляр НЛ, экз. № 1, экз. № 2, экз. № 3.

4. «Способ восстановления» — «скопирован (откуда)», «прислан из Фонда (название)», «восстановлению не подлежит», «уничтожен как устаревший», «уничтожен как не пользующийся спросом».

5. «Фамилия, подпись» — Ф.И.О. лица, проводящего восстановление (списание) и его подпись.

6. «Исходный материал» — материал, с использованием которого проведено восстановление.

Если по результатам ревизии материал восстановлению не подлежит, в графах 6 и 7 ставится прочерк.

Приложение 4

КНИГА УЧЕТА МАТЕРИАЛОВ И ДАННЫХ ФЕДЕРАЛЬНОГО КАРТОГРАФО-ГЕОДЕЗИЧЕСКОГО ФОНДА, ПРЕДОСТАВЛЕННЫХ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯМ

Тип пользователей

• пользователи материалов и данных открытого пользования;
• пользователи материалов и данных ограниченного распространения;
• иностранные пользователи.

Приложение 5

ОТЧЕТ О ДВИЖЕНИИ ЦИФРОВЫХ КАРТ И ДРУГИХ МАТЕРИАЛОВ ПО ХРАНИЛИЩУ ОТДЕЛЕНИЯ ФОНДА ЦКП ЗА 200__ ГОД

Руководитель организации-фондодержателя ___________

Приложение 6

ОТЧЕТ О РЕАЛИЗАЦИИ ЦКП И ДРУГИХ МАТЕРИАЛОВ И ДАННЫХ ФОНДА

Руководитель организации-фондодержателя ___________

Примечание - В столбце 4 могут быть указаны следующие виды оказанных услуг: конвертация, отбор по указанному объектовому составу, изменение способа разграфки, внесение дополнительных данных, другие операции с материалами и данными.

Приложение 7

Кому представляется _________________________________ (наименование и адрес получателя) Кем представляется ____________________________ (наименование и адрес отчитывающейся организации)

ПАСПОРТ ОРГАНИЗАЦИИ, ХРАНЯЩЕЙ ДОКУМЕНТЫ ФОНДА ЦКП

                                    название отраслевого фонда
                                     на 1 декабря _______ года

1. Сведения о хранилищах 3. Кадры

<pre class="legal-pre">┌──────┬──────────┬────────┬─────────────┐     ┌──────┬──────────┐
│ Код  │Количество│ Площадь│   Степень   │     │ Код  │Количество│
│строки│ хранилищ │хранилищ│загруженности│     │строки│ штатных  │
│      │          │        │     (%)     │     │      │работников│
├──────┼──────────┼────────┼─────────────┤     ├──────┼──────────┤
│  А   │    1     │   2    │      3      │     │  А   │          │
├──────┼──────────┼────────┼─────────────┤     ├──────┼──────────┤
│101   │          │        │             │     │301   │          │
└──────┴──────────┴────────┴─────────────┘     └──────┴──────────┘</pre>

2. Сведения о документах

Руководитель организации, предприятия ____________ Расшифровка
                                         подпись

«» ___________ 200 г.

подпись, фамилия, и.о. исполнителя

Примечание — Условия хранения документов определяются по

Хранилище: сухое, сырое, светлое, темное, специально построенное, приспособленное.

Отопление: центральное, печное, отсутствует.

Стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные.

Сигнализация: пожарная: есть, нет охранная: есть, нет.

Читальный зал: есть, нет.

Температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ НОРМАТИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

1. ГОСТ 20886-85. Организация данных в системах обработки данных. Термины и определения

2. ГОСТ 28441-99. Картография цифровая. Термины и определения

3. ГОСТ Р 51833-2001. Фотограмметрия. Термины и определения

4. Федеральный закон «О геодезии и картографии» (N 209-ФЗ от 26.12.1995).

5. Положение о федеральном картографо-геодезическом фонде (утвержд. Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.09.2000 № 669)

6. ГОСТ Р 51188-98. Защита информации. Испытания программных средств на наличие компьютерных вирусов. Типовое руководство

7. ГОСТ 19.601-78. ЕСПД. Общие правила дублирования, учета и хранения программных документов

8. ГОСТ Р ИСО/МЭК 9126-93. Информационная технология. Оценка программной продукции. Характеристики качества и руководства по их применению

9. ГОСТ 21552-84. Средства вычислительной техники. Общие технические требования, приемка, методы испытаний, маркировка, упаковка, транспортирование и хранение

10. ОСТ 68-3.4.1-02. Карты цифровые. Оценка качества данных. Основные положения

11. ОСТ 68-3.4.2-03. Карты цифровые. Методы оценки качества данных. Общие требования

12. ГОСТ Р 521550-2003. Географические информационные системы федеральные, региональные, муниципальные. Общие технические требования

13. ГОСТ Р 51605-2000. Карты цифровые топографические. Общие требования

14. ГОСТ Р 51606-2000. Карты цифровые топографические. Система классификации и кодирования цифровой картографической информации. Общие требования

15. ГОСТ Р 51607-2000. Карты цифровые топографические. Правила цифрового описания картографической информации. Общие требования