III. Правила подготовки и оформления документов
Статья 33. СертификацияПриказ Мининформсвязи России от 30.07.2007 № 91
Актуально на 07.11.2026.
Как цитировать: Статья 33. Сертификация. Приказ Мининформсвязи России от 30.07.2007 N 91. 91. 30.07.2007. https://bukva.ai/docs/prikaz-91-2007-mininformsvyazi-rossii/statya-33
ПРИКАЗ
от 30 июля 2007 г. № 91
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ МИНИСТЕРСТВА ИНФОРМАЦИОННЫХ
ТЕХНОЛОГИЙ И СВЯЗИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
В соответствии с Регламентом Министерства информационных технологий и связи Российской Федерации, утвержденным Приказом от 16.03.2006 № 29 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 04.08.2006, регистрационный № 8139), приказываю
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в центральном аппарате Министерства информационных технологий и связи Российской Федерации.
2. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя Министра Б.Д. Антонюка.
Л. Д. Рейман
от 30 июля 2007 г. № 91
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ МИНИСТЕРСТВА ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И СВЯЗИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
I. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в центральном аппарате Министерства информационных технологий и связи Российской Федерации (далее — Инструкция по делопроизводству) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов и определяет порядок документирования и организации работы с документами в Министерстве информационных технологий и связи Российской Федерации (далее — Министерство).
1.2. Инструкция по делопроизводству разработана в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 27.01.2006, регистрационный № 7418), Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30 «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 4, ст. 305), Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452 «О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 31, ст. 3233), Регламентом Министерства информационных технологий и связи Российской Федерации, утвержденным Приказом Министра информационных технологий и связи Российской Федерации от 16.03.2006 № 29 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 04.08.2006, регистрационный № 8139) (далее — Регламент Министерства), ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенным в действие Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 03.03.2003 № 65-ст, на основе федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации.
1.3. Порядок работы с обращениями граждан; порядок работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения; порядок работы со сведениями, составляющими государственную тайну устанавливается в соответствии с законодательством Российской Федерации.
1.4. Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
Автоматизированные технологии обработки документационной информации, применяемые в Министерстве, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции по делопроизводству.
1.5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Министерства осуществляются отделом делопроизводства Департамента организационной и специальной деятельности в соответствии с Положением об отделе делопроизводства и настоящей Инструкцией по делопроизводству.
Документационное обеспечение работы Министра, заместителей Министра осуществляется работниками Департамента организационной и специальной деятельности (ДОСД) в соответствии с должностными регламентами, положением о ДОСД и настоящей Инструкцией по делопроизводству. Ответственность за документационное обеспечение работы Министра, заместителей Министра возлагается на директора ДОСД.
Непосредственная работа по документационному обеспечению структурных подразделений Министерства осуществляется лицами, ответственными за делопроизводство, в соответствии с должностными регламентами и настоящей Инструкцией по делопроизводству. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в структурных подразделениях Министерства возлагается на руководителей этих подразделений.
1.6. В делопроизводстве Министерства используется автоматизированная система делопроизводства (далее — САД). Поддержку эффективного функционирования САД обеспечивает отдел автоматизации Департамента организационной и специальной деятельности.
При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12 (для оформления табличных материалов), 14 через 1 интервал.
1.7. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные Инструкцией по делопроизводству, обязательны для всех работников Министерства.
Работники Министерства несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции по делопроизводству, сохранность служебных документов и содержащейся в них информации.
В случае утраты документа работником директор Департамента, в подчинении которого находится работник, представляет докладную записку на имя Министра.
При уходе в отпуск, в случае болезни или выезда в командировку работник по указанию руководителя структурного подразделения Министерства передает находящиеся у него на исполнении документы другому работнику, при увольнении — сдает числящиеся за ним документы.
1.8. Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения Министра или заместителей Министра.
II. Термины и определения
В настоящей Инструкции по делопроизводству устанавливаются следующие термины и определения:
архив: учреждение или структурное подразделение Министерства, организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов;
архивное дело: отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов;
архивный документ: материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанной информации для граждан, общества и государства;
архивный фонд: совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой;
архивохранилище: специально оборудованное помещение для хранения архивных документов;
бланк документа: набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
внутренний документ: официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации;
внутренняя опись документов дела: учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов;
временное хранение архивных документов: хранение архивных документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами;
входящий документ: документ, поступивший в Министерство, организацию;
документы, подлежащие уничтожению: выявленные в процессе экспертизы научной и практической ценности документы с истекшими сроками хранения, утратившие практическое, научное или общественное значение;
дело: документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную папку;
делопроизводство (документационное обеспечение управления): отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами;
документ временного хранения: документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению;
документ постоянного хранения: документ, которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение;
документ, документированная информация: зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
документирование: запись информации на различных носителях по установленным правилам;
документооборот: движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления;
дублетный документ: один из экземпляров копии документа;
дубликат документа: повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;
заверенная копия документа: копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
исходящий документ: официальный документ, отправляемый из Министерства, организации;
комплект документов: совокупность документов, взаимосвязанных по признаку целевого назначения и в комплексе обеспечивающих документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности;
комплектование архива: систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством;
контроль исполнения документов: совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;
копия документа: документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы;
обеспечение сохранности документов: обеспечение физико-химической сохранности документов и их учет;
объем документооборота: количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;
организационно-распорядительный документ: вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц;
организация работы с документами: организация, документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения;
официальный документ: документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке;
оформление дела: подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами;
оформление документа: использование необходимых реквизитов, установленных ГОСТом Р 6.30-2003;
подлинник документа: первый или единичный экземпляр официального документа;
постоянное хранение документов: хранение документов Архивного фонда Российской Федерации без определения срока (бессрочное);
регистрационный индекс (номер) документа: цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации;
регистрация документа: запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения;
режим хранения архивных документов: совокупность температурно-влажностных и санитарно-гигиенических условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением;
реквизит документа: обязательный элемент оформления официального документа;
служебный документ: официальный документ, используемый в текущей деятельности организации;
срок исполнения документа: срок, установленный нормативным правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией;
унифицированная форма документа: совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;
учет архивных документов: установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах;
формирование дела: группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;
формуляр документа: набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности;
формуляр-образец документа: модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты;
хранение архивных документов: обеспечение рационального размещения и сохранности документов;
экспертиза ценности документов: изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
электронный документ: документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
юридическая сила документа: свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
III. Правила подготовки и оформления документов
Порядок подготовки и оформления проектов законодательных актов Российской Федерации, проектов нормативных правовых актов Президента Российской Федерации, проектов нормативных правовых актов Правительства Российской Федерации, проектов нормативных правовых актов Министерства информационных технологий и связи Российской Федерации устанавливается Регламентом Министерства и настоящей Инструкцией по делопроизводству.
3.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации
3.1.1. Министерством разрабатываются проекты федеральных законов во исполнение актов законодательства Российской Федерации, планов законопроектной деятельности Правительства и соответствующих поручений, а также по собственной инициативе.
3.1.2. Законопроекты, подготавливаемые для внесения в Правительство Российской Федерации, печатаются шрифтом № 15 на стандартных листах бумаги формата А4.
На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля проставляется пометка: «Вносится Правительством Российской Федерации». Пометка печатается через 1 интервал и выравнивается по левой границе.
На расстоянии межстрочного интервала 24 пт от пометки у правой границы текстового поля печатается слово «Проект».
3.1.3 Законопроект имеет следующие реквизиты:
Наименование государства — РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ — печатается прописными буквами и выделяется полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.
Наименование вида акта — ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН или ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН — отделяется от первого реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается прописными буквами размером шрифта не более № 17 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.
Заголовок — отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 36 пт и печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: «О чем?» издан закон или в нем приводится название кодекса (например: Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации). Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо указывать причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы — дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.
О внесении изменений в законодательные акты
Российской Федерации об административных правонарушениях
в связи с принятием Земельного кодекса Российской Федерации
О внесении изменений в пункт 2 статьи 855
Гражданского кодекса Российской Федерации в части платежей
в бюджет и во внебюджетные фонды
Текст — отделяется от заголовка межстрочными интервалами 36 — 48 пт и печатается через межстрочный интервал 24 пт.
Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.
Основная часть текста законопроекта может подразделяться на части, разделы, подразделы, главы, параграфы, статьи.
Заголовки частей и разделов печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Номера проставляются римскими цифрами.
ПРАВО СОБСТВЕННОСТИ И ДРУГИЕ ВЕЩНЫЕ ПРАВА
Подраздел имеет порядковый номер, обозначенный римскими цифрами, и наименование. Обозначение подраздела печатается с прописной буквы с абзаца. Наименование подраздела печатается полужирным шрифтом.
Подраздел I. Общие положения об обязательствах
Главы нумеруются арабскими цифрами и имеют заголовки. Обозначение главы печатается с прописной буквы с абзаца. Заголовок главы печатается полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.
Глава 5. Права, обязанности и ответственность
Параграф обозначается знаком «§», имеет порядковый номер, обозначенный арабскими цифрами и заголовок. Заголовок параграфа пишется с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с указанием номера параграфа, после которого ставится точка.
§ 1. Хозяйственные товарищества и общества
Статьи имеют сквозную единую нумерацию. Порядковый номер статьи обозначается арабскими цифрами. Обозначение статьи печатается с прописной буквы с абзаца. Заголовок статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.
В исключительных случаях статья может не иметь заголовка. При его отсутствии слово «статья» и номер выделяют полужирным шрифтом.
В зависимости от содержания статья может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Части обозначаются арабскими цифрами с точкой. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Подпункты обозначаются буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.
Подпись — отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов «Президент Российской Федерации». Слова «Президент» и «Российской Федерации» печатаются в 2 строки через один межстрочный интервал. Слова «Российской Федерации» печатаются от левой границы текстового поля, а слово «Президент» выравнивается по центру относительно этих слов.
Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации указываются при оформлении принятого закона в Государственной Думе.
Визы — проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.
Образец оформления законопроекта приводится в Приложении № 1.
3.1.4 Требования по оформлению пояснительной записки к законопроекту.
Пояснительная записка к законопроекту печатается шрифтом № 14 на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты.
Наименование вида документа — печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на 24 пт, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
Заголовок — отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка.
«О подоходном налоге с физических лиц»
Текст — отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 — 36 пт и печатается через интервал 18 пт на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.
Визы — проставляются на лицевой стороне последнего листа пояснительной записки к законопроекту в нижней его части.
3.2.1. Подготовка и оформление проектов нормативных правовых актов (УКАЗОВ и РАСПОРЯЖЕНИЙ) Президента Российской Федерации производятся в Министерстве в соответствии с порядком, установленным Президентом Российской Федерации, Администрацией Президента Российской Федерации, Правительством Российской Федерации и настоящей Инструкцией.
3.2.2. Проекты актов Президента Российской Федерации и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги А4 (210 х 297) шрифтом № 15. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Левое поле — 2,75 см, правое — 2,25 см и нижнее — не менее 2 см. При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.
3.2.3. Проекты актов Президента Российской Федерации имеют следующие реквизиты: наименование вида акта (Указ Президента Российской Федерации или распоряжение Президента Российской Федерации), заголовок и текст.
Заголовок — печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.
Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов «Президент Российской Федерации». В отдельных распоряжениях Президента Российской Федерации заголовок может отсутствовать.
Текст — отделяется от заголовка дополнительным интервалом 24 пт и печатается через интервал 18 пт <*>.
<*> Допускается уменьшение интервалов между реквизитами «Заголовок», «Текст», «Подпись» и «Место издания» при необходимости размещения текста проекта указа, распоряжения Президента Российской Федерации на одной странице.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть — преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении — распорядительную часть).
Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом «постановляю», которое печатается вразрядку строчными буквами.
Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.
Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение), должны соответствовать структуре основного нормативного акта.
При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.
Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов указов (распоряжений) Президента Российской Федерации по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется).
Подпись — отделяется от текста дополнительным интервалом 32 пт и состоит из слов «Президент Российской Федерации», инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации.
Слова «Президент» и «Российской Федерации» печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова «Российской Федерации», а слово «Президент» центрируется относительно этих слов. Инициал и фамилия Президента Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.
Место издания — отделяется от подписи, как правило, дополнительным интервалом 48 пт межстрочными интервалами и печатается от границы левого поля: Москва, Кремль.
На распоряжениях место издания не печатается.
Дата — проставляется после подписания документа, оформляется словесно-цифровым способом и отделяется от реквизита «Место издания» межстрочным интервалом 18 пт. Печатается от левой границы текстового поля.
Номер — проставляется после подписания, печатается от левой границы текстового поля и отделяется от реквизита «Дата» межстрочным интервалом 18 пт.
К порядковому номеру распоряжения Президента Российской Федерации через дефис добавляются строчные буквы «рп».
Приложения — к проектам указов и распоряжений Президента Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов (распоряжений).
Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются руководителем органа, внесшего проект.
Если в тексте дается ссылка «согласно приложению», то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на указ или распоряжение Президента Российской Федерации. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. Несколько приложений нумеруются.
| ПРИЛОЖЕНИЕ № 1 к Указу Президента Российской Федерации _________ N ________ |
|---|
Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты составляет 2 — 3 см.
При наличии в тексте акта формулировки «Утвердить» (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу пишется слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.
| УТВЕРЖДЕНО Указом Президента Российской Федерации _________ N ________ |
|---|
Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение — УТВЕРЖДЕНО, программа — УТВЕРЖДЕНА, мероприятия — УТВЕРЖДЕНЫ.
Заголовок к тексту приложения печатается по центру. Наименование вида документа — приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.
Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта дополнительным интервалом 70 пт, интервалами от текста приложения — дополнительным интервалом 24 пт.
При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются по центру (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице, можно при помощи нумерации граф.
Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа. Номера страниц проставляются по центру верхнего поля.
При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.
На одной странице не должно проставляться более трех сносок.
В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты — так же, как и в тексте указа (распоряжения) Президента Российской Федерации. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1).
Визы — проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта указа (распоряжения) в нижней его части.
На приложениях к проектам указов (распоряжений) визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа каждого приложения.
Образец оформления проекта указа Президента Российской Федерации приведен в Приложении № 2.
3.3.1. Подготовка и оформление проектов нормативных правовых актов (ПОСТАНОВЛЕНИЙ и РАСПОРЯЖЕНИЙ) Правительства Российской Федерации производится в Министерстве в соответствии с порядком, устанавливаемым Правительством Российской Федерации.
3.3.2. Проект постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации печатается на стандартном листе бумаги формата А4 шрифтом размером № 14. Проект акта имеет следующие реквизиты:
Наименование вида акта — постановление Правительства Российской Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации.
Дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, межстрочным интервалом 24 пт, оформляется словесно-цифровым способом, печатается по центру, проставляется при подписании акта.
Индекс (номер) — печатается арабскими цифрами и состоит из знака «N» и порядкового номера документа, например, № 143.
К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква «р», например, № 153-р.
Место издания — отделяется от реквизитов «дата» и «номер» межстрочным интервалом 24 пт и печатается по центру.
Заголовок — порядок оформления заголовка аналогичен оформлению этого реквизита в проектах указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.
Текст — отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 — 36 пт и печатается шрифтом размером № 14 с интервалом 18 пт.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.
Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях — распорядительную).
Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской Федерации завершается словами «Правительство Российской Федерации постановляет», последнее слово печатается полужирным шрифтом вразрядку, строчными буквами.
Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации, как правило, подразделяется на пункты.
Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.
Подпись — отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов «Председатель Правительства Российской Федерации», инициала имени и фамилии Председателя Правительства Российской Федерации. Слова «Председатель Правительства» и «Российской Федерации» печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова «Председатель Правительства» печатаются от левой границы текстового поля, а слова «Российской Федерации» центрируются относительно первой строки реквизита. Инициал имени и фамилия Председателя Правительства Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.
Приложения — к проектам актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации печатаются на отдельных листах и визируются.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений).
Порядок оформления приложений к проекту постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации аналогичен оформлению приложений к проектам указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.
Визы — проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта постановления (распоряжения) в нижней его части.
Образец оформления постановления Правительства Российской Федерации приведен в Приложении № 3.
3.3.3. Если в тексте проекта акта Правительства Российской Федерации упоминаются ранее принятые акты Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования, например: (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 3, ст. 6).
Если подготовляемый акт Правительства Российской Федерации влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие акты Правительства Российской Федерации, эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.
Проект акта Правительства Российской Федерации по организации исполнения федерального закона или акта Президента Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон или акт Президента Российской Федерации.
3.3.4. В проектах постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений — их сокращенные официальные наименования.
3.3.5. Документы (программы, положения, регламенты, планы, нормы и т.п.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом акта Правительства Российской Федерации, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту акта.
На приложениях к проектам постановлений (распоряжений) визы проставляются на оборотной стороне последнего листа приложения.
3.3.6. Справка к проекту постановления (распоряжения) оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты:
Наименование вида документа — печатается прописными буквами с 2 межстрочными интервалами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
Заголовок — отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке указывается полное название проекта постановления (распоряжения), к которому подготовлена справка.
Текст — отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами, печатается шрифтом размером № 14, через 1 интервал.
Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
В тексте кратко излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и суть проекта, наличие разногласий, результаты проработки и экспертизы.
Подпись — отделяется от текста 3 межстрочными интервалами.
Подпись включает наименование должности лица, подписывающего справку, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
При наличии нескольких подписей они располагаются одна под другой в соответствии с занимаемыми должностями.
Подписи отделяются одна от другой 1 — 2 пустыми строками.
3.4.1. Нормативные правовые акты издаются Министерством в пределах его компетенции в соответствии с положением о Министерстве в виде приказов, правил, инструкций, положений.
3.4.2. Порядок подготовки и принятия Министерством нормативных правовых актов осуществляется в порядке, установленном Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 № 1009 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 33, ст. 3895), Регламентом Министерства.
3.4.3. При подготовке проектов нормативных правовых актов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman размером № 14 (N 12 — для оформления табличных материалов) через 1 интервал.
3.5.1. Документы Министерства должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:
3.5.2 В Министерстве применяются следующие бланки:
бланк конкретного вида документа.
В зависимости от вида документа устанавливают два варианта бланков — угловой и продольный.
Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрировано (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым способом (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
Состав видов и формы бланков, применяемых в Министерстве, утверждаются Министром по представлению ДОСД.
3.5.3. Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказу Министерства.
3.5.4. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
3.5.5. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) Министра. Соответствующие предложения вносятся ДОСД вместе с образцами предлагаемых бланков.
Образцы бланков приведены в Приложениях № 16 - 23.
3.6.1 Государственный герб Российской Федерации.
Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, часть 1, ст. 5021).
3.6.2 Наименование Министерства.
Наименование Министерства — автора документа — должно соответствовать его наименованию, указанному в положении об этом федеральном органе исполнительной власти.
Сокращенное наименование Министерства помещают в скобках ниже полного.
3.6.3 Справочные данные о Министерстве.
Справочные данные о Министерстве включают почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению Министерства (номера факсов, телексов, адрес электронной почты и т.д.).
3.6.4 Наименование вида документа.
Наименование вида документа, создаваемого Министерством, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).
3.6.5 Дата документа.
Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Для утверждаемого документа (регламент, план, инструкция, положение, отчет) — дата утверждения.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Документы, изданные Министерством совместно с другими федеральными органами исполнительной власти, должны иметь единую дату.
Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты.
3.6.6 Регистрационный номер документа.
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, дополненного индексом дела по номенклатуре, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа, составленного несколькими юридическими лицами, состоит из присвоенных ими регистрационных номеров документа, перечисленных в порядке представления авторов документа через косую черту.
3.6.7 Ссылка на регистрационный номер и дату документа.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
3.6.8 Адресат.
Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.
При адресации документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.
Допускается центрировать все строчки реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.
| Министерство культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации Административно-правовой департамент |
|---|
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном.
| Министерство образования и науки Российской Федерации Департамент управления делами Директору Департамента А.И. Петрову |
|---|
При адресации документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.
| Генеральному директору объединения «Ростекстиль» В.Д. Иванову |
|---|
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 17, ст. 1556).
При адресации письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.
| Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393 |
|---|
При адресации документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.
| Бельдовой М.В. Новоясеневский просп., д. 12, кв. 32 Москва, 117574 |
|---|
При адресации документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресации физическому лицу — после нее.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. При необходимости готовится 4 индивидуальных экземпляра документа (для каждого из адресатов) и 1 визовый экземпляр с перечислением всех адресатов.
При большем числе адресатов составляется список рассылки документа, в котором перечисляются организации-адресаты. Список рассылки составляется в структурном подразделении Министерства — авторе (исполнителе) документа, подписывается руководителем этого структурного подразделения Министерства. В списке рассылки наименования организаций располагаются в следующей последовательности:
органы одного уровня (в алфавитном порядке).
Правительство Российской Федерации
Министерство промышленности и энергетики Российской Федерации
Министерство экономического развития и торговли Российской Федерации
Министерство юстиции Российской Федерации
Федеральное агентство по государственным резервам
Федеральное агентство по информационным технологиям
Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии
Федеральная служба по надзору в сфере связи
Федеральная регистрационная служба.
3.6.9 Утверждение документа.
На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения печатается справа на верхнем поле первого листа документа.
| УТВЕРЖДЕНО Приказом Министерства информационных технологий и связи Российской Федерации от 16.03.2005 № 1505 |
|---|
3.6.10 Резолюция.
В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным ответственным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
Резолюция может оформляться на бланке резолюции с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Бланк резолюции Министра, заместителей Министра оформляется на листах формата А4, А5, А6. Образцы оформления бланков резолюций приведены в Приложениях № 6 - 9.
3.6.11 Заголовок к тексту документа.
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок должен отвечать на вопросы: «о чем?» («о ком?»), например:
О согласовании проекта Постановления Правительства Российской Федерации
Должностной регламент главного специалиста-эксперта
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
3.6.12 Отметка о контроле.
При постановке документа на контроль на бланке резолюции ставится штамп «Взято на контроль» с указанием срока исполнения документа, датой проставления штампа и подписью заместителя директора Департамента организационной и специальной деятельности; в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают штампом «Контроль». Контроль осуществляется отделом контроля.
Если документ ставится на контроль директором Департамента, на документе также проставляется штамп «Контроль». Контроль осуществляется непосредственно в Департаменте.
3.6.13 Текст документа.
Текст документа оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде сочетания этих структур.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей, письма — просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В распорядительных документах, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «решили»).
В письмах используют следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа («просим предоставить...», «направляем в Ваш адрес»);
от первого лица единственного числа («прошу выслать», «считаю необходимым»);
от третьего лица единственного числа («Министерство не возражает»).
3.6.14 Отметка о наличии приложений.
Если письмо имеет приложение, то указывают наименование приложения, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют.
Приложение: 1. Справка о... на 3 л. в 2 экз.
2. Проект... на 8 л. в 3 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2005 № 02-6/172 с приложением, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу (приказы, правила, инструкции, положения) на первом листе в правом верхнем углу пишут «Приложение N» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.
| Приложение № 2 к приказу Министерства информационных технологий и связи Российской Федерации от 16.03.2005 № 261 |
|---|
Допускается слово «ПРИЛОЖЕНИЕ N» печатать прописными буквами, а также центрировать это слово, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.
| ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к приказу Министерства информационных технологий и связи Российской Федерации от 18.03.2005 № 234 |
|---|
3.6.15 Нумерация страниц.
Проект нормативного правового акта и все входящие в его состав приложения должны иметь сквозную (сплошную) нумерацию страниц, при этом титульный лист считается первой страницей, но номер на ней не печатается.
Номера второй и последующих страниц печатаются посередине их верхнего поля.
3.6.16 Подпись.
Документы, направляемые в вышестоящие органы, руководителям федеральных органов представительной и судебной власти, подписываются Министром или, по его поручению, заместителями Министра.
Документы, направляемые подчиненным и другим организациям, гражданам, подписываются Министром, заместителями Министра, директорами Департаментов, заместителями директоров Департаментов в соответствии с их компетенцией.
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом документ перепечатывается с указанием фактической должности лица, подписавшего документ, и его фамилии. Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности от вышестоящей должности.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.
3.6.17 Согласование проекта документа <*>.
<*> Процедура согласования приказа рассматривается в п. 3.7.1.5.
Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.
Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа. Документы, в подготовке которых принимали участие несколько структурных подразделений, должны быть завизированы их руководителями.
Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).
Виза включает в себя наименование Департамента, должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату.
Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника нормативного правового акта Министерства. На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа.
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе.
Директор Департамента
организационной и специальной деятельности
Личная подпись И.О. Фамилия
Дата
Замечания докладываются должностному лицу, подписывающему документ.
Согласование проекта документа с федеральными органами исполнительной власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются — внешнее согласование.
Внешнее согласование документа оформляется согласительным письмом, визой согласования (включает наименование должности с указанием организации, подпись, расшифровку подписи, дату), грифом согласования. Гриф согласования включает в себя слово «СОГЛАСОВАНО», наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и регистрационный номер.
Заместитель Министра юстиции
Российской Федерации
________________ ___________________
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
00.00.0000
Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем поле документа.
Грифы согласования могут располагаться на отдельном «Листе согласования», если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается».
Согласование документа осуществляется в следующей последовательности:
с должностными лицами Мининформсвязи России;
с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;
с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;
при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;
с вышестоящими органами — в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.
3.6.18 Оттиск печати.
Министерство имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации, иные печати.
Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Простые круглые печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.
3.6.19 Отметка о заверении копии.
Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляется заверяющий штамп «Копия верна» (находится в отделе делопроизводства ДОСД), должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи, дата заверения. Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати Министерства.
Начальник
отдела делопроизводства Личная подпись И.О. Фамилия
Дата оттиск гербовой
печати
Копии кадровых документов заверяются в отделе кадров.
3.6.20 Отметка об исполнителе.
Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Отметка об исполнителе печатается шрифтом размером № 10 и включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:
На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.
3.6.21 Отметка об исполнении документа.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении: слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения Министерства, в котором исполнен документ.
Результаты исполнения документов переносятся в САД немедленно.
3.6.22 Отметка о поступлении документа.
Полученный документ регистрируется в регистрационно-контрольной карточке (далее — РКК). На оборотной стороне последнего листа сопроводительного письма полученного документа распечатывается регистрационная отметка, включающая входящий регистрационный номер документа, дату поступления, сокращенное наименование Министерства, количество листов, экземпляров документа и приложений к нему, а также штрих-код с уникальным буквенно-цифровым идентификатором.
3.7.1. Приказ
3.7.1.1. Основным нормативным правовым актом Министерства является приказ.
Приказами оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы Министерства.
Проекты приказов готовятся структурными подразделениями Министерства на основании поручений Министра и его заместителей либо в инициативном порядке.
Проекты приказов по кадровым вопросам готовит отдел кадров ДОСД на основании соответствующих представлений.
Приказы подписываются Министром или лицом, исполняющим его обязанности.
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на директоров Департаментов Министерства, которые готовят и вносят проект.
Контроль за правильностью оформления проектов приказов осуществляет отдел делопроизводства ДОСД.
Правовая экспертиза проекта приказа на его соответствие действующему законодательству Российской Федерации, правилам русского языка и редактирование проекта приказа осуществляется Департаментом правового обеспечения.
3.7.1.2. Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями структурных подразделений Министерства, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также директором Департамента правового обеспечения и начальником или заместителем начальника отдела делопроизводства ДОСД. Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.
Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.
Проекты приказов по основной деятельности визируются всеми заместителями Министра (последовательность расположения виз рассматривается в п. 3.7.1.5 настоящей Инструкции по делопроизводству).
Завизированные проекты приказов передаются в отдел делопроизводства ДОСД (список рассылки прилагается), начальник отдела делопроизводства ДОСД передает завизированные приказы на подпись Министру.
3.7.1.3. Проекты приказов печатаются на стандартных бланках установленной формы и предоставляются на подпись при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Справка подписывается руководителем структурного подразделения Министерства, ответственного за разработку проекта приказа. Датой приказа является дата его подписания.
Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года.
Структура регистрационных номеров приказов следующая:
хх — приказы по основной деятельности;
хх-к — приказы по личному составу;
хх-н — приказы об установлении надбавок к должностным окладам;
хх-ком — приказы по командировкам.
3.7.1.4. Копии приказов или их размноженные экземпляры направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается директором или заместителем директора Департамента.
В случае необходимости регистрации приказа в Министерстве юстиции Российской Федерации в указателе рассылки указывается Минюст России с пометкой «для регистрации».
Копия приказа по основной деятельности обязательно направляется в Департамент правового обеспечения.
Подлинники приказов по основной деятельности Министерства, об установлении надбавок к должностным окладам, о награждении хранятся в отделе делопроизводства; подлинники приказов по личному составу, приказов по внутрироссийским командировкам — в отделе кадров; подлинники приказов по загранкомандировкам — в Департаменте международного сотрудничества.
3.7.1.5 Приказ оформляется на бланке.
Бланк приказа имеет следующие реквизиты:
Наименование Министерства (полное).
Наименование вида документа — приказ.
Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака «N» и порядкового номера приказа.
Заголовок — должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.
Об утверждении временной Инструкции
по делопроизводству в центральном аппарате
Министерства информационных технологий и связи
Российской Федерации
Заголовок к документам, оформленным на бланках, выравнивается по центру.
Текст — отделяется от заголовка 2 — 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером № 14 (в таблицах допускается использовать шрифт № 12) через 1 интервал от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.
Преамбула в проектах приказов завершается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается с новой строки большими буквами без абзаца.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения Министерства или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...».
В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа на отдельном листе.
Визы — включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта приказа. Визы согласования предваряют слова «Приказ подготовлен», сокращенное наименование Департамента, подготовившего проект приказа, подпись директора Департамента, подготовившего проект приказа (подпись, расшифровка подписи), дата. Далее следует слово «СОГЛАСОВАНО:» и приводятся подписи должностных лиц, принявших участие в согласовании документа (с указанием должности, подписи, расшифровки подписи) и даты. Должности визирующих указываются при визировании проекта приказа статс-секретарем — заместителем Министра, заместителями Министра. При визировании проекта приказа директорами Департаментов указываются только сокращенные наименования Департаментов.
Проект приказа подготовлен Сокращенное наименование Департамента Подпись И.О. Фамилия дата
СОГЛАСОВАНО:
Статс-секретарь — заместитель Министра Подпись И.О. Фамилия дата
Заместитель Министра Подпись И.О. Фамилия дата
Заместитель Министра Подпись И.О. Фамилия дата
Сокращенное наименование Подпись И.О. Фамилия Департамента дата
Подпись — состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия — от правой.
Приказы, издаваемые Министерством, подписывает Министр, а в его отсутствие — лицо, его замещающее (на основании соответствующего приказа Министра).
Приложения к приказу визируются руководителем структурного подразделения Министерства, подготовившего проект. Виза проставляется на оборотной стороне последнего листа приложения.
Содержательная часть приложения должна заканчиваться горизонтальной чертой (линией). Линия отделяется от содержательной части приложения интервалом примерно 2 см, располагается по центру, длина линии — 3 см.
При наличии нескольких приложений приложения нумеруются.
Внесение изменений в подписанный приказ, а также в согласованный проект документа не допускается.
3.7.1.6. Совместные приказы федеральных органов исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм).
При оформлении совместного приказа:
наименования — федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;
наименование вида документа — приказ — располагается центрировано;
дата совместного приказа — единая, соответствует дате более поздней подписи;
регистрационный номер документа, составленного совместно двумя или более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;
подписи — руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.
Образец оформления приказа приведен в Приложении № 4.
3.7.2. Положение, правила, инструкция
3.7.2.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Министерства.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности.
Положения, правила, инструкции нормативного характера утверждаются приказами Министерства. Положения, правила, инструкции по вопросам внутренней организации деятельности центрального аппарата Министерства, его структурных подразделений могут применяться как самостоятельные акты, которые оформляются в форме грифа утверждения.
3.7.2.2. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.
3.7.2.3. Положение (правила, инструкция) печатается на стандартном листе бумаги формата А4.
Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «О чем?», заголовок к регламенту, содержащему должностные требования и порядок проведения работ (должностной регламент), отвечает на вопрос «Кого?» (Должностной регламент главного специалиста-эксперта).
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.
Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
Образец оформления положения приведен в Приложении № 5.
3.7.3. Протокол
3.7.3.1. В Министерстве составляются протоколы совещаний (заседаний) у Министра, протоколы совещаний (заседаний) у заместителей Министра и протоколы совещаний (заседаний) межведомственных мероприятий за подписью руководства Департаментов.
Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.
3.7.3.2. Текст протокола состоит из двух частей. Во вводной части указываются должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.
Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:
заместители руководителя Федерального агентства связи.
Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римскими цифрами и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центрировано, размер шрифта № 14, и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по вопросу решение.
3.7.3.3. Протокол подписывается председательствующим на заседании. Датой протокола является дата заседания.
Структура регистрационного номера протокола следующая: хх-пр.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
3.7.3.4. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает директор или заместитель директора Департамента, готовившего рассмотрение вопроса.
3.7.3.5 Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола, размер шрифта № 14, и имеют следующие реквизиты:
Наименование документа — слово ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером № 17 и выравнивается по центру;
Вид заседания, совещания — отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.
Российской Федерации Л.Д. РЕЙМАНА
Место проведения заседания, совещания — указывается (при необходимости), у кого проводится совещание, выравнивается по центру и отделяется от реквизитов «дата» и «номер» протокола линейкой.
Дата и номер протокола — оформляются словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака «N» и порядкового номера протокола.
Основная часть протокола печатается через 1 межстрочный интервал.
Подпись — отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициалы и фамилию, пробел между точкой после инициалов перед фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
Визы — протокол совещания у Министра, у заместителей Министра визируется директором Департамента, ответственного за проведение совещания, с обратной стороны последнего листа протокола.
Образцы оформления протоколов приведены в Приложениях № 11 - 15.
3.7.4. Служебные письма
3.7.4.1 Служебные письма Министерства готовятся:
как ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
как исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Министерства;
как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектов актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации;
как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;
3.7.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией Министра, заместителя Министра или директора Департамента на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений Министерства.
3.7.4.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4; изготовление бланков писем с изображением Государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещается.
Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании федеральных органов исполнительной власти, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите «подпись». Регистрационные номера проставляются под подписями.
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.
Служебное письмо Министерства, направляемое внутри страны, составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении Министерства-адресата.
3.7.4.4. Заголовок к тексту служебного письма составляется в виде словесной конструкции с предлогом «О» («Об») и отглагольным существительным, отвечающим на вопрос «О чем?». Например: «Об изменении...», «Об исполнении...»; «О выделении...»; «О пересмотре...» и т.п.
На бланке письма заголовок располагается ниже реквизита «Ссылка на регистрационный номер и дату документа», начиная от специальной ограничительной отметки.
3.7.4.5 Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.
«Министерство считает...», «Министерство рассмотрело...».
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу...», «направляю...».
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, приводятся выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
3.7.4.6 Дата письма — датой письма является дата его подписания.
Право подписи служебных писем устанавливается Регламентом Министерства и должностными регламентами работников Министерства.
4.1.1. Движение документов в Министерстве с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
4.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Министерстве, регламентируются Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536 (зарегистрирована в Министерстве юстиции Российской Федерации 27 января 2006 г., регистрационный № 7418), Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30 «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти», Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452 «О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти», настоящей Инструкцией по делопроизводству, регламентами Министерства, положениями о структурных подразделениях Министерства, должностными регламентами.
4.2.1. Доставка документов в Министерство осуществляется средствами почтовой, курьерской, фельдъегерской и электрической связи.
С помощью почтовой, курьерской и фельдъегерской связи в Министерство доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, сообщения электронной почты.
4.2.2. Документы, переданные по почте, поступают в 375 отделение связи и дважды в день (в 9:45 и в 16:00) передаются в отдел делопроизводства ДОСД. Работники отдела делопроизводства ДОСД расписываются в накладной и извещении с указанием своей фамилии, даты и времени получения. Корреспонденция, ошибочно доставленная в адрес Министерства, возвращается работникам 375 отделения связи, роспись о получении в накладной не проставляется.
4.2.3. Документы, поступающие по каналам фельдъегерской связи, доставляются в отдел делопроизводства ДОСД.
4.2.4. Телеграммы (телетайпограммы) поступают в Центральный телеграф и немедленно передаются в отдел делопроизводства ДОСД. При поступлении телеграммы (телетайпограммы) в ночное время (после 23:00) работник Центрального телеграфа в начале следующего рабочего дня передает телеграмму в отдел делопроизводства ДОСД.
Правительственные телеграммы принимаются ответственным дежурным и передаются в отдел делопроизводства ДОСД.
Факсограммы поступают в отдел делопроизводства ДОСД.
4.2.5. Сообщения электронной почты, поступающие на электронный адрес Министерства (http://www.office@minsvyaz.ru), принимаются работниками отдела контроля ДОСД, по мере поступления распечатываются и передаются в отдел делопроизводства ДОСД.
Электронные сообщения, размещаемые гражданами на сайте Министерства (www.minsvayaz.ru), принимаются работниками отдела по связям с общественностью Департамента стратегии построения информационного общества, распечатываются и доводятся до сведения директоров Департаментов в соответствии с направлениями деятельности.
4.2.6. В ночное (после 23:00) и нерабочее время документы, поступающие по каналам фельдъегерской связи, принимаются дежурным по Министерству, который передает их в отдел делопроизводства ДОСД.
4.2.7. Документы, полученные работниками Министерства от должностных лиц других организаций, подлежат обязательной передаче для регистрации в отдел делопроизводства ДОСД.
4.3.1. Документы, поступающие в Министерство на бумажных носителях по каналам почтовой, курьерской, фельдъегерской связи, проходят первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, сканирование, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
4.3.1.1 Прием, первичная обработка и распределение документов осуществляется работниками отдела делопроизводства ДОСД.
Все входящие документы делятся на:
регистрируемые документы, включающие:
корреспонденцию, поступившую на имя Министра от Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Государственной Думы Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти;
корреспонденцию на имя Министра и заместителей Министра;
корреспонденцию на имя директоров и заместителей директоров Департаментов;
корреспонденцию без указания конкретного должностного лица или структурного подразделения Министерства;
нерегистрируемые и неучитываемые документы.
Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов, комплектность листов документов и приложений к ним.
Ошибочно доставленные документы возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.
При недостаче документов (отдельных их листов) или приложений к ним проставляется соответствующая отметка в регистрационно-контрольной карточке и на документе.
При поступлении поврежденного документа на оборотной стороне его последнего листа в правом нижнем углу ставится отметка «Документ получен в поврежденном виде».
Поступившие документы передаются на рассмотрение или исполнение в день поступления. Правительственная корреспонденция, телеграммы и документы с пометкой «Срочно», «Весьма срочно» передаются немедленно.
4.3.1.2. На полученный документ заводится регистрационно-контрольная карточка (далее — РКК). На оборотной стороне последнего листа сопроводительного письма полученного документа распечатывается регистрационная отметка, включающая входящий регистрационный номер документа, дату поступления, сокращенное наименование Министерства, количество листов, экземпляров документа и приложений к нему, а также штрих-код с уникальным буквенно-цифровым идентификатором.
Регистрационная отметка формируется на основании информации РКК в САД после заполнения соответствующих полей РКК.
4.3.1.3. Прием, первичную обработку и регистрацию правительственной корреспонденции, поступившей на имя Министра, заместителей Министра, осуществляют работники группы обработки правительственной корреспонденции отдела делопроизводства ДОСД.
После регистрации и сканирования правительственная корреспонденция немедленно передается работниками отдела делопроизводства ДОСД заместителю директора ДОСД для подготовки проекта резолюции и доклада.
Резолюция Министра по исполнению документа (поручение) включает следующие сведения: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, в необходимых случаях — срок исполнения, подпись, дата.
Резолюция оформляется на бланке резолюции с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым или помеченное словом «Созыв» или «Ответственный» («Отв.»). Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы. В случае если первым среди нескольких исполнителей указывается заместитель Министра, ответственным исполнителем считается должностное лицо, помеченное словом «Созыв» или «Ответственный» («Отв.»).
Содержание резолюции Министра вносится в РКК работником отдела делопроизводства ДОСД, а документ передается на исполнение. При этом в РКК указывается время передачи документа исполнителю.
Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями Министерства, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии сопроводительного письма. С содержанием приложения соисполнители знакомятся в САД.
4.3.1.4. Прием, первичную обработку, регистрацию и предварительное рассмотрение корреспонденции на имя Министра и заместителей Министра осуществляют работники группы обработки корреспонденции отдела делопроизводства ДОСД на имя Министра и заместителей Министра.
Документы, направляемые на рассмотрение Министру, передаются заместителю директора ДОСД работниками отдела делопроизводства ДОСД. Документы, направляемые на рассмотрение заместителям Министра, получают в отделе делопроизводства ДОСД секретари заместителей Министра.
Процедура рассмотрения документа Министром соответствует п. 4.3.1.3.
Заместители Министра по результатам рассмотрения документа оформляют резолюцию заместителя Министра по исполнению документа (поручение). Проект резолюции может быть подготовлен заместителем директора ДОСД или помощником заместителя Министра. В состав резолюции входят следующие сведения: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, в необходимых случаях — срок исполнения, подпись, дата.
Резолюция заместителя Министра оформляется на бланке резолюции с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, помеченное словом «Созыв» или «Ответственный» («Отв.»). Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.
Содержание резолюции заместителя Министра вносится в РКК работником отдела делопроизводства ДОСД, а документ передается на исполнение.
Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями Министерства, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии сопроводительного письма. С содержанием приложения соисполнители знакомятся в САД.
4.3.1.5. Прием, первичную обработку и распределение корреспонденции на имя директоров и заместителей директоров Департаментов, а также корреспонденции осуществляют работники группы обработки входящей корреспонденции отдела делопроизводства ДОСД.
Прием, первичную обработку, регистрацию и предварительное рассмотрение корреспонденции без указания конкретного должностного лица или структурного подразделения Министерства осуществляют работники группы обработки корреспонденции отдела делопроизводства ДОСД на имя Министра.
Документы, направляемые на рассмотрение Министру, передаются заместителю директора ДОСД, документы, направляемые на рассмотрение заместителям Министра, получают в отделе делопроизводства ДОСД секретари заместителей Министра, документы, направляемые на рассмотрение директорам и заместителям директоров Департаментов, а также документы, направляемые в структурные подразделения Министерства, получают в отделе делопроизводства ДОСД работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях Министерства.
Директора и заместители директоров Департаментов по результатам рассмотрения документа оформляют резолюции по исполнению документа (поручение). В состав резолюции входят следующие сведения: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, в необходимых случаях — срок исполнения, подпись, дата.
Резолюции директоров и заместителей директоров Департаментов оформляются на бланке резолюции с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится (Приложение № 10).
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право координации работы исполнителей.
Работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях Министерства, обеспечивают внесение в РКК документов содержания резолюции директора Департамента, заместителя директора Департамента, начальника отдела.
4.3.1.6. Прием, первичную обработку нерегистрируемой корреспонденции осуществляют работники группы обработки входящей корреспонденции отдела делопроизводства ДОСД.
В Министерстве не регистрируется, но учитывается в САД следующие документы:
В Министерстве не регистрируются и не учитываются следующие документы:
поздравительные письма и телеграммы, соболезнования;
первичные документы бухгалтерского учета;
плакаты, рекламные извещения, проспекты;
печатные издания (журналы, газеты, сборники, альманахи, бюллетени);
формы статистической отчетности;
прейскуранты (прайс-листы, расценки).
Нерегистрируемая корреспонденция передается работникам отдела делопроизводства ДОСД адресату в порядке, соответствующем принятой в Министерстве технологии обработки входящих документов.
4.3.2. Телеграммы (телетайпограммы), поступающие в Министерство, проходят первичную обработку, регистрацию, рассмотрение руководством Министерства и доставляются исполнителям.
Работники отдела делопроизводства ДОСД регистрируют телеграммы в РКК, а затем передают на рассмотрение руководству Министерства.
Министр или заместители Министра оформляют на бланке поручения резолюцию по исполнению телеграммы (телетайпограмы), содержание которой переносится в РКК работником отдела делопроизводства ДОСД.
Телеграмма (телетайпограмма) передается на исполнение в структурные подразделения Министерства исполнителям, указанным в резолюции.
4.3.3. Факсимильные сообщения, поступающие в Министерство, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Прием и регистрацию в РКК факсимильных сообщений осуществляют работники отдела делопроизводства ДОСД.
Предварительное рассмотрение осуществляется заместитель директора ДОСД.
Факсимильные аппараты, имеющие официальный номер Министерства, устанавливаются в отделе делопроизводства ДОСД.
Поступившие факсимильные сообщения передаются адресатам в день их поступления, срочные — немедленно.
Содержание резолюций и ход исполнения документов заносятся в РКК соответствующими работниками.
Поступивший вслед за факсимильным сообщением подлинник документа учитывается в РКК под тем же номером, что и факсимильное сообщение, направляется в подразделение, которое занимается исполнением документа.
Факсимильные сообщения на иностранных языках доставляются адресату без перевода.
4.3.4. Электронные сообщения, поступающие в Министерство на официальный электронный адрес (www.office@minsvyaz.ru), проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Прием документов в электронном виде осуществляется работниками отдела контроля ДОСД, регистрация — работниками отдела делопроизводства ДОСД.
4.4.1. Документы, отправляемые Министерством, передаются почтовой, фельдъегерской, специальной и электрической связью.
4.4.2. Порядок подготовки исходящих документов включает в себя: составление проекта документа, согласование, утверждение, подписание, регистрацию, тиражирование и отправку.
4.4.3. Составление проекта документа, его согласование, утверждение и подписание осуществляется в соответствии с разделом 3 настоящей Инструкции по делопроизводству. До передачи документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений. Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.
4.4.4. Документы, подписанные Министром, заместителями Министра и руководством Департаментов регистрируются в отделе делопроизводства ДОСД.
Исходящие документы регистрируются в отделе делопроизводства ДОСД в день подписания.
4.4.5. Документы, подписанные Министром или заместителями Министра, представляются в отдел делопроизводства ДОСД в трех экземплярах. После регистрации один экземпляр отправляется адресату, второй — помещается в соответствующее дело в отделе делопроизводства ДОСД, третий — передается исполнителю.
Документы, исполняемые подведомственными организациями Министерства, представляются в отдел делопроизводства ДОСД для регистрации в 4 экземплярах. После регистрации один экземпляр отправляется адресату, второй — помещается в соответствующее дело в отделе делопроизводства ДОСД, третий и четвертый экземпляры возвращаются в подведомственные организации.
Документы, подписанные руководителями структурных подразделений Министерства, представляются в отдел делопроизводства ДОСД в двух экземплярах. После регистрации один экземпляр отправляется адресату работниками структурного подразделения Министерства, второй — помещается исполнителем в соответствующе дело.
4.4.6. Исходящие документы регистрируются в РКК. Исходящий номер и дата распечатываются на отправляемых документах при помощи принтера.
4.4.7. Документы на отправку в другие организации должны сдаваться лично работниками структурных подразделений Министерства, ответственными за подготовку этих документов. Работники, ответственные за делопроизводство, перед сдачей корреспонденции на отправку должны обязательно проверить правильность ее оформления и адресования.
4.4.8. Отправка документов за подписью Министра, заместителей Министра осуществляется работниками отдела делопроизводства ДОСД.
При самостоятельной доставке исполнителями документов Министра или заместителей Министра на визовом экземпляре документа, остающегося в отделе делопроизводства, проставляется отметка:
«Подлинник получен на руки» Должность работника, осуществляющего доставку документа Подпись Расшифровка подписи Дата
Обработка документов Министра, заместителей Министра для отправки почтовой связи осуществляется работниками отдела делопроизводства ДОСД в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи.
Обработка документов структурных подразделений Министерства для отправки почтовой связью осуществляется работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Министерства.
Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
Документы, подлежащие отправке, передаются в отдел делопроизводства ДОСД вместе с надписанными конвертами.
Досылка разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.
4.4.9.1. Средствами специальной связи документы отправляются работниками отдела делопроизводства ДОСД один раз в день в 10:00.
4.4.9.2. Фельдъегерской связью документы отправляются работниками отдела делопроизводства ДОСД три раза в день (10:00, 14:00, 16:00).
4.4.9.3. Средствами почтовой связи документы отправляются работниками отдела делопроизводства ДОСД по мере накопления (не реже двух раз в день).
4.4.10. С помощью средств электрической связи отдел делопроизводства ДОСД осуществляет передачу телеграмм (телетайпограмм) и электронных документов, структурные подразделения Министерства осуществляют передачу факсограмм.
4.4.10.1. Оформление и отправка телеграмм осуществляется в соответствии с действующими Правилами оказания услуг телеграфной связи.
Телеграфная переписка допускается только по срочным вопросам. Право подписи телеграмм принадлежит Министру, его заместителям и в особых случаях (по поручению Министра или лица, исполняющего его обязанности) — директорам Департаментов и заместителям директоров Департаментов.
Телеграммы категории «правительственная» подписывают Министр или его заместители.
Телеграмма печатается в 3 экземплярах и передается в отдел делопроизводства ДОСД для регистрации в РКК и отправки.
Исходящие телеграммы (телетайпограммы) регистрируются так же, как и другая исходящая корреспонденция.
4.4.10.2. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи текстов документов и служебных материалов от структурных подразделений Министерства организациям и устанавливаются в секретариатах структурных подразделений Министерства или приемных руководителей структурных подразделений Министерства.
Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях Министерства, осуществляется руководителями этих подразделений.
4.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения — поступающих документов.
4.5.2. Внутренняя переписка (служебные записки, докладные записки, письма, объяснительные записки) за подписью руководства Департаментов создается и регистрируется в структурных подразделениях Министерства.
Внутренняя переписка (служебные записки, докладные записки, поручения, объяснительные записки) за подписью Министра или заместителей Министра регистрируется в РКК и сканируется в отделе делопроизводства ДОСД.
Сканируются только служебные записки и резолюции (поручения) Министра и заместителей Министра, а также внутренняя переписка (служебные записки, докладные записки, письма, объяснительные записки) на имя Министра или заместителей Министра. Сканирование производится в отделе делопроизводства ДОСД после вынесения резолюции.
4.5.3. Передача документов между структурными подразделениями Министерства осуществляется через секретарей структурных подразделений Министерства или лиц, ответственных за делопроизводство. Документы передаются с соответствующей отметкой в РКК.
4.6.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по данным РКК в отделе делопроизводства ДОСД и представляется директору ДОСД.
4.6.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ с учетом размноженных экземпляров.
Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно в отделе делопроизводства ДОСД на основе принятой системы регистрации и учета документов.
Учет количества документов проводится по Министерству в целом или по отдельным структурным подразделениям Министерства.
Входящие и внутренние документы подсчитываются отдельно.
Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме (Приложение № 24). По каждой группе учитывается количество документов и отдельно их тираж (цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах).
4.7.1. Руководители структурных подразделений Министерства обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.
4.7.2. При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения.
Срочные документы передаются исполнителям немедленно.
4.7.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, утверждение, представление на подписание Министру, заместителям Министра или директорам Департаментов, подготовку к пересылке адресату.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование в отдел делопроизводства ДОСД. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку.
4.7.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о дате и результатах окончательного исполнения. Эти сведения отмечаются также в РКК документа.
4.7.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).
Основной исполнитель несет персональную ответственность за неполноту и недостоверность информации, использованной при подготовке документа, нарушение сроков исполнения.
4.8.1. Министерство осуществляет подготовку проектов ответов на парламентские запросы к Председателю Правительства Российской Федерации, Заместителю Председателя Правительства Российской Федерации по их поручению. Статс-секретарь — заместитель Министра организует работу Министерства по рассмотрению парламентских запросов, запросов и обращений комитетов и комиссий палат Федерального Собрания Российской Федерации, а так же запросов и обращений членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации. Проект ответа на парламентский запрос с соответствующими обосновывающими материалами предоставляется в Правительство Российской Федерации Министерством в срок, указанный в поручении (пункт 6.30 Регламента Министерства).
Должностное лицо, которому направлен парламентский запрос, должно дать ответ не позднее чем через 15 дней со дня получения парламентского запроса или в иной, установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации срок. Ответ должен быть подписан тем должностным лицом, которому направлен парламентский запрос, либо лицом, временно исполняющим его обязанности.
4.8.2. В качестве обращения и запроса рассматривается письмо, написанное на бланке депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, члена Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации с подписью и датой.
4.8.3. При обращении члена Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации по вопросам, связанным с их деятельностью, в Министерство или подведомственные Министерству организации должностные лица Министерства или подведомственных организаций безотлагательно (при необходимости получения дополнительных материалов — не позднее 30 дней с даты получения обращения) дают ответ на это обращение и предоставляют запрашиваемые документы или сведения непосредственно заявителю.
4.8.4. В случае необходимости проведения в связи с обращением или запросом дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросов следует сообщить об этом автору обращения или запроса в 3-дневный срок со дня его получения.
4.8.5. О результатах рассмотрения обращений комитетов, комиссий Федерального Собрания, поступивших в Министерство из Аппарата Правительства Российской Федерации, сообщается в соответствующие комитеты и комиссии Федерального Собрания в согласованные с ними сроки в письменной форме за подписью Министра, заместителей Министра. Копии ответов направляются полномочному представителю Правительства Российской Федерации в соответствующей палате Федерального Собрания Российской Федерации.
4.8.6. Прием, обработка и направление поступающих обращений и запросов депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации осуществляется отделом делопроизводства ДОСД в соответствии с установленным порядком работы с входящими документами.
4.8.7. В структурных подразделениях Министерства по обращениям и запросам в соответствии с указаниями руководства оперативно готовятся проекты ответов, а в необходимых случаях проекты поручений соответствующим подведомственным организациям.
4.8.8. Обращения, запросы депутатов и документы по их рассмотрению формируют в дела в соответствии с номенклатурой дел.
4.8.9. В Министерстве отдел контроля ДОСД анализирует количество, характер и содержание обращений и запросов депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и информируют об этом руководство Министерства.
5.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
5.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые — внутренние и исходящие.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
5.1.3. Документы регистрируются один раз: входящие — в день поступления, создаваемые — в день утверждения и подписания. При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе не проставляется.
5.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания.
5.1.5. Регистрация входящих, внутренних и исходящих документов производится в отделе делопроизводства ДОСД.
В структурных подразделениях Министерства регистрируется только внутренняя переписка за подписью директоров Департаментов на имя Министра, заместителей Министра, директоров других Департаментов Министерства.
5.1.6 Документы регистрируются в РКК САД.
5.1.7. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который в зависимости от вида документа может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения Министерства, индексом дела по номенклатуре дел и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга знаком тире « — ».
5.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в САД Министерства используется поисковая система по документам.
5.2.2. Информация о документах, внесенная при их регистрации, служит основанием для поиска.
5.2.3 Эффективность работы поисковой системы достигается путем использования классификационных справочников:
классификатор видов документов;
классификатор корреспондентов;
классификатор авторов документов;
классификатор кратких заголовков;
Заполнение классификаторов осуществляют работники отдела делопроизводства ДОСД.
5.2.4. В САД поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по реквизитам (корреспондент, автор документа, краткий заголовок, дата, регистрационный номер документа и т.п.).
6.1.1. Технология контроля исполнения документов в Министерстве определяется Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 4, ст. 305), Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 31, ст. 3233), Регламентом Министерства.
6.1.2. Организация, ведение и совершенствование системы контроля исполнения документов по поручениям Министра и заместителей Министра в подразделениях Министерства осуществляются отделом контроля Департамента организационной и специальной деятельности в соответствии с Положением об отделе контроля ДОСД и настоящей Инструкцией по делопроизводству, а также работниками департаментов, ответственными за контроль исполнения документов в департаментах Министерства.
6.1.3. Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, контроль хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, анализ результатов исполнения документов, информирование Министра и директоров Департаментов о состоянии исполнения документов.
6.1.4. Решение о постановке документа на контроль принимается на основании резолюции Министра, заместителей Министра, директоров Департаментов с указанием срока исполнения документа.
При постановке документа на контроль на бланке резолюции ставится штамп «Взято на контроль» с указанием срока исполнения документа, датой проставления штампа и подписью заместителя директора Департамента организационной и специальной деятельности; в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают штампом «Контроль».
Если документ ставится на контроль директором Департамента, на документе также проставляется штамп «Контроль».
6.1.5. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных.
Контрольная картотека в Министерстве ведется в электронном виде.
6.1.6. Отдел контроля ДОСД на основании еженедельных отчетов структурных подразделений Министерства и подведомственных Министерству федеральных органов исполнительной власти готовит информацию о состоянии исполнения документов для представления Министру.
6.2.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях и определяются резолюциями Министра, заместителей Министра, директоров Департаментов.
Сроки Исполнения документов исчисляются:
поступивших из вышестоящих органов государственной власти и внутренних — с даты подписания (утверждения) документа;
поступивших из других федеральных органов исполнительной власти, организаций и обращений граждан — с даты их поступления в Министерство.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
с конкретной (фиксированной) датой исполнения — в указанный срок;
без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно», «незамедлительно» (или аналогичную) — исполняются в 3-дневный срок;
имеющие в тексте пометку «оперативно» — в 10-дневнй срок; остальные — в срок не более месяца;
по парламентским запросам ответ должен быть дан не позднее чем через 15 дней после получения запроса;
по депутатским запросам, обращениям членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы — не позднее чем через 30 дней со дня получения;
по поручениям Правительства Российской Федерации, данным Министерству по доработке проектов постановлений и распоряжений, рассмотренных на заседании Правительства Российской Федерации, а также по проектам постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поступившим от ответственного исполнителя на согласование — до 10 дней;
подготовка проектов заключений, поправок и официальных отзывов Правительства Российской Федерации на законопроекты осуществляется в Министерстве с соблюдением требований, установленных Регламентом Правительства Российской Федерации, как правило, в 20-дневный срок с даты поступления законопроекта в Правительство Российской Федерации. Если Государственной Думой и Правительством Российской Федерации определен меньший срок, в Министерстве организуется оперативная подготовка соответствующих проектов в установленный срок;
по запросам правоохранительных органов — в указанный в запросе срок, а если срок не установлен — в течение 30 дней;
по письмам Министерства иностранных дел Российской Федерации, без согласования с другими организациями — в течение 15 дней, с согласованием — 30 дней;
представление Счетной палаты Российской Федерации должно быть рассмотрено в указанный в представлении срок или, если срок не указан, в течение 20 дней со дня его получения. О принятом по представлению решении и мерах по его реализации Счетная палата Российской Федерации уведомляется незамедлительно;
информация Министерства, необходимая при подготовке к слушанию в Конституционном Суде Российской Федерации, подлежит представлению полномочному представителю Правительства Российской Федерации в Конституционном Суде Российской Федерации в сроки, указанные в поручении. При поступлении запроса из Конституционного Суда Российской Федерации — срок представления проекта ответа полномочному представителю в Конституционном Суде для согласования — 10 дней со дня получения запроса;
индивидуальные и коллективные обращения граждан — в течение 30 дней с даты поступления.
6.2.2. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню. Дата исполнения указывается в резолюции Министра или в штампе «Контроль» и фиксируется в РКК.
6.2.3. При исполнении документа группой исполнителей соисполнители предоставляют результаты своей работы ответственному исполнителю в течение первой половины срока исполнения документа. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока.
Ответственный исполнитель своевременно информирует отдел контроля ДОСД о переносе срока исполнения документов. Отдел контроля ДОСД вносит соответствующие изменения в РКК.
6.3.1. При уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни, увольнении или перемещении работник, ответственный за контроль исполнения документов в Департаменте, обязан, по согласованию с директором Департамента, передать другому работнику контрольные учетные документы по исполнительской дисциплине в Департаменте и своевременно проинформировать отдел контроля ДОСД о смене работника, ответственного за контроль исполнения документов в Департаменте.
6.3.2. Промежуточный контроль хода исполнения документов осуществляется со следующей периодичностью: задания последующих лет — не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года — не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца — еженедельно.
6.4.1. Снятие исполненного документа с контроля осуществляет отдел контроля ДОСД.
6.4.2. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.
В РКК проставляется отметка об исполнении.
Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив Министерства (далее именуется архив) в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Федерального архивного агентства и других федеральных органов исполнительной власти.
7.1.1. Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Министерстве, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет) хранения.
7.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Регламентом Министерства, Положением о Министерстве информационных технологий и связи Российской Федерации, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 26 июня 2004 г. № 311 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 27, ст. 2774), положениями о структурных подразделениях Министерства, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в результате деятельности Министерства, их виды, состав и содержание.
7.1.3. В Министерстве составляются номенклатуры дел структурных подразделений Министерства (Приложение № 25) и сводная номенклатура дел Министерства (Приложение № 26).
7.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения Министерства составляется работником, ответственным за делопроизводство, согласовывается с архивом и отделом делопроизводства ДОСД, подписывается руководителем подразделения Министерства и представляется в отдел делопроизводства ДОСД.
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в отдел делопроизводства ДОСД.
7.1.5. Сводная номенклатура дел составляется отделом делопроизводства ДОСД на основе номенклатур дел структурных подразделений Министерства при методической помощи архива Министерства.
7.1.6. Сводная номенклатура дел Министерства подписывается руководителем отдела делопроизводства ДОСД, согласовывается с Центральной экспертной комиссией (далее именуется ЦЭК) Министерства, с Экспертной проверочной комиссией (далее именуется ЭПК) федерального архива, в который документы передаются на постоянное хранение, и утверждается (не позднее конца текущего года) Министром. Согласовывается номенклатура дел с федеральным архивом не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре Министерства.
7.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения Министерства получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
7.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел отдела делопроизводства ДОСД. Второй используется в отделе делопроизводства ДОСД в качестве рабочего. Третий — применяется в архиве Министерства. Четвертый — в федеральном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел.
7.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
7.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Министерства.
7.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел Министерства являются названия структурных подразделений Министерства. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Министерства.
7.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Министерства.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
7.1.13 Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Министерстве буквенно-цифрового обозначения Департамента, цифрового обозначения отдела внутри Департамента, порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения Министерства. Индексы дел обозначаются заглавными буквами русского алфавита и арабскими цифрами. Например: П11-02-23, где П11 — обозначение Департамента, 02 — обозначения отдела внутри Департамента, 23 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений Министерства; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и учреждений.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название Министерства или структурного подразделения Министерства (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам деятельности Министерства информационных технологий и связи Российской Федерации (планы, списки, доклады, информации).
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.
Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий.
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
Переписка с Государственной финансовой академией при Правительстве Российской Федерации по вопросам подготовки кадров.
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.
Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения.
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.
Переписка с Учебным центром Федеральной налоговой службы (г. Нижний Новгород) по вопросам подготовки кадров.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).
Годовые планы финансовых мероприятий;
Годовые статистические отчеты о расходах на содержание автотранспорта.
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку, помещенного в этот том документа.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии — по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией Федерального архивного агентства срок хранения.
В графе 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2004 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти.
7.1.14. Если в течение года в Министерстве возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
7.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
7.2.1. Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
7.2.2. Дела формируются в отделе делопроизводства ДОСД и в структурных подразделениях Министерства.
7.2.3. Исполненные и законченные делопроизводством документы должны немедленно передаваться исполнителем в отдел делопроизводства ДОСД или лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Министерства, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения Министерства или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
7.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется отделом делопроизводства ДОСД.
7.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии, факсограммы на общих основаниях; в дела структурных подразделений Министерства не должны помещаться документы, подлежащие возврату в отдел делопроизводства ДОСД, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.
7.2.6. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума.
Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.
Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.
Документы Коллегии Министерства группируются в два дела: протоколы и решения Коллегии; документы к заседаниям Коллегии.
Положения, инструкции, регламенты, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы Министерства и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается перед документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
7.2.7. Дела Министерства подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела — подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками отдела делопроизводства ДОСД и соответствующих структурных подразделений Министерства, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива Министерства.
7.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (75 лет). Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение № 27); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (Приложение № 28); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (Приложение № 29); подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
7.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (75 лет) оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: полное наименование Министерства (фондообразователя); наименование структурного подразделения Министерства; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование Министерства указывается полностью в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения — записывается название структурного подразделения Министерства в соответствии с утвержденной структурой; номер дела — проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел Министерства; заголовок дела — переносится из номенклатуры дел Министерства, согласованной с ЭПК федерального архива; дата дела — указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированного в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем за очередным номером каждое вложение в конверте.
Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения.
7.3.1. С момента заведения и до передачи в архив Министерства дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений Министерства и работники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
Дела, хранящиеся в рабочих кабинетах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив Министерства.
7.3.2. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя отдела делопроизводства ДОСД. Выдача дел работникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карточка-заместитель. В ней указывается структурное подразделение Министерства, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются на временное пользование работникам структурных подразделений Министерства на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения Министра или его заместителей по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Министра с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
Документы Министерства являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в федеральный архив как часть Архивного фонда Российской Федерации.
Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к государственной собственности, и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение Министерство образует архив.
Подготовка документов к передаче на хранение в архив Министерства включает работу отдела делопроизводства ДОСД и работников, ответственных в структурных подразделениях Министерства за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.
8.1.1. Экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
8.1.2. Экспертиза ценности документов в Министерстве на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив Министерства.
8.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Министерстве создается постоянно действующая Центральная экспертная комиссия и, при необходимости, экспертные комиссии (далее именуется ЭК) в структурных подразделениях Министерства.
8.1.4. Функции и права ЦЭК (ЭК), а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются Министром (для ЦЭК) и руководителем структурного подразделения Министерства (для ЭК). Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с Федеральным архивным агентством.
8.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Министерства непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЦЭК (ЭК) под непосредственным методическим руководством архива.
8.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив федерального органа исполнительной власти; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях Министерства; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
8.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Министерства путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК Министерства.
8.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
8.1.9. Опись дела — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
8.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
8.1.11. В Министерстве в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива Министерства. По этим описям документы сдаются в архив Министерства.
Описи дел, подготовленные структурными подразделениями Министерства, служат основой для подготовки сводной описи дел Министерства, которую готовит архив Министерства и по которой дела сдаются на государственное хранение в соответствующий федеральный архив.
8.1.12. Описи дел структурных подразделений Министерства составляются по установленной форме (Приложение № 30) и представляются в архив Министерства не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.
8.1.13. Описательная статья описи дел структурного подразделения Министерства имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.
8.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи — валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом, другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям Министерства со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
8.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
8.1.16. Опись дел структурного подразделения Министерства подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем отдела делопроизводства ДОСД и утверждается руководителем структурного подразделения Министерства.
При наличии в структурном подразделении Министерства ЭК опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК.
8.1.17. Опись дел структурного подразделения Министерства составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Министерства, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении Министерства. При наличии в структурном подразделении Министерства ЭК опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в ЭК для рассмотрения и согласования.
8.1.18. Отбор документов за соответствующий период для уничтожения и составление акта о выделении их к уничтожению (Приложение № 31) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) Министерства одновременно. Согласованные ЦЭК (ЭК) Министерства акты утверждаются Министром только после утверждения экспертно-проверочной комиссией (далее именуется ЭПК) соответствующего федерального архива описей дел постоянного хранения; после этого Министерство имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты, в соответствии с установленным порядком.
8.1.19. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего Министерства. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений Министерства, то название каждого структурного подразделения Министерства указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.
8.2.1. В архив Министерства передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
8.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив Министерства не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.
8.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Министерства, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях Министерства и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
8.2.4. Передача дел в архив Министерства осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений Министерства и утвержденному руководителем отдела делопроизводства ДОСД.
8.2.5. В период подготовки дел структурным подразделением Министерства к передаче в архив Министерства работником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Министерства. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения Министерства обязаны устранить.
8.2.6. Прием каждого дела производится заведующим архивом Министерства в присутствии работника структурного подразделения Министерства. При этом, на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом Министерства и работника, передавшего дела.
Вместе с делами в архив Министерства передаются базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
8.2.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Министерства, работник, ответственный за ведение делопроизводства в данном структурном подразделении Министерства, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Министерства независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
Согласовано
Заместитель Руководителя
Федерального архивного агентства
А. Н. Артизов
16 июля 2007 года
Приложение № 1
к п. 3.1.3
Вносится Правительством
Российской Федерации
РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
Об архивном деле в Российской Федерации
...
Переход между статьями: Ctrl + ← / →