--- title: "Приказ Главархива СССР от 31.03.1983 N 87" number: "87" issuer: "Главное архивное управление при Совете Министров СССР" issued_on: 1983-03-31 status: утратил силу canonical: "https://bukva.ai/docs/prikaz-87-1983" --- ## Приказ Главархива СССР от 31.03.1983 N 87 # Приказ Главархива СССР от 31.03.1983 N 87 "Об утверждении "Инструкции о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в учреждениях, организациях и предприятиях системы Главархива СССР" > [!WARNING] > Документ утратил силу на территории Российской Федерации в связи с изданием Приказа Росархива от 08.10.2020 N 131. **ГЛАВНОЕ АРХИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ПРИ СОВЕТЕ МИНИСТРОВ СССР** ## ПРИКАЗ от 31 марта 1983 г. N 87 **ОБ УТВЕРЖДЕНИИ "ИНСТРУКЦИИ О ВЕДЕНИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА** **ПО ПРЕДЛОЖЕНИЯМ, ЗАЯВЛЕНИЯМ И ЖАЛОБАМ ГРАЖДАН** **В УЧРЕЖДЕНИЯХ, ОРГАНИЗАЦИЯХ И ПРЕДПРИЯТИЯХ** **СИСТЕМЫ ГЛАВАРХИВА СССР"** В целях установления единого порядка ведения делопроизводства в соответствии с требованиями "Типового [положения](https://bukva.ai/docs/postanovlenie-463-1981-2#p100012) о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях", утвержденного Государственным комитетом СССР по науке и технике, Государственным комитетом СССР по стандартам и Главным архивным управлением при Совете Министров СССР от 30.11.81 N 463/162/298, приказываю: 1. Утвердить и ввести в действие объявляемую "[Инструкцию](#p100010) о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в учреждениях, организациях и предприятиях системы Главархива СССР", согласно Приложению. 2. Директорам ЦГА СССР, ВНИИДАД, НИЦТД СССР, Научной библиотеки, лабораторий микрофотокопирования и реставрации документальных материалов ЦГА СССР в г. г. Москве и Ленинграде, начальнику отдела по эксплуатации и техническому обслуживанию зданий и сооружений ЦГА СССР, заведующему отделом центральных государственных архивов СССР по изданию и реализации архивоведческой литературы, начальникам главных архивных управлений союзных республик обеспечить ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в строгом соответствии с объявленной [Инструкцией](#p100010). 3. Отделам информации и научного использования документов (т. Рассыпнова) и общему (т. Ястребцева) установить контроль за соблюдением требований указанной [Инструкции](#p100010).
Начальник Главного управления
**Ф.И.ДОЛГИХ**
Приложение
к Приказу Главного
архивного управления
при СМ СССР
от 31 марта 1983 г. N 87
**ИНСТРУКЦИЯ** **О ВЕДЕНИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО ПРЕДЛОЖЕНИЯМ,** **ЗАЯВЛЕНИЯМ И ЖАЛОБАМ ГРАЖДАН В УЧРЕЖДЕНИЯХ, ОРГАНИЗАЦИЯХ** **И ПРЕДПРИЯТИЯХ СИСТЕМЫ ГЛАВНОГО АРХИВНОГО УПРАВЛЕНИЯ** **ПРИ СОВЕТЕ МИНИСТРОВ СССР** ### 1. Общие положения 1.1. Инструкция разработана на основе "Типового [положения](https://bukva.ai/docs/postanovlenie-463-1981-2#p100012) о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях", утвержденного Постановлением Государственного комитета СССР по науке и технике, Государственного комитета СССР по стандартам и Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 30.11.81 N 463/162/298. Предусмотренный данной Инструкцией порядок работы распространяется и на запросы социально-правового характера по документам государственных архивов. 1.2. Делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам граждан ведется централизованно и отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на специально назначенных для этого должностных лиц. 1.3. Личную ответственность за состояние делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в учреждениях, организациях и предприятиях системы Главархива СССР несут их руководители. Они систематически проверяют порядок ведения делопроизводства в соответствующих учреждениях, организациях и предприятиях и принимают меры к совершенствованию этой работы. 1.4. Действие настоящей Инструкции не распространяется на ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан, порядок рассмотрения которых установлен уголовно-процессуальным, гражданским процессуальным законодательством Союза ССР и союзных республик, [Положением](https://bukva.ai/docs/ukaz-6006-viii#p100013) о порядке рассмотрения трудовых споров, [Положением](https://bukva.ai/docs/postanovlenie-584-1973#p100013) об открытиях, изобретениях и рационализаторских предложениях, [Уставом](https://bukva.ai/docs/postanovlenie-316-1971#p100012) связи и другим законодательством Союза ССР и союзных республик.
2. Порядок приема, регистрации и исполнения предложений,
заявлений и жалоб граждан <*>
--- <*> В дальнейшем вместо слов "предложения, заявления и жалобы граждан" употребляются слова "заявления граждан". 2.1. Все заявления граждан, поступающие в учреждения, организации и предприятия системы Главархива СССР по почте или непосредственно от граждан, принимаются, учитываются и регистрируются в день их поступления на регистрационно-контрольных [карточках](#p100056) (Приложение N 1). При личном приеме граждан их письменные и устные заявления также подлежат регистрации на карточках. 2.2. Учреждения, организации и предприятия системы Главархива СССР, их руководители и другие должностные лица, к ведению которых не относится решение вопросов, поставленных в заявлениях граждан, направляют их не позднее чем в пятидневный срок по принадлежности, извещая об этом заявителей, а при личном приеме разъясняют, куда им следует обратиться. Запрещается направлять жалобы тем должностным лицам, действия которых обжалуются. 2.3. Прием заявлений граждан в учреждениях, организациях и предприятиях системы Главархива СССР осуществляется канцелярией. При этом проверяется правильность адресования, целостность конвертов и наличие вложенных в них документов. Ошибочно доставленная почтой корреспонденция пересылается по принадлежности. При обнаружении повреждения, отсутствия документов или приложения к ним необходимо сообщить об этом отправителю. Конверты сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения заявлений, а также в других необходимых случаях. 2.4. На всех входящих заявлениях проставляется регистрационный штамп, место проставления которого определяется ГОСТом 6.39-72. Регистрационный индекс состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего заявления (например, Д-401). Регистрационный индекс может быть дополнен другими обозначениями, обеспечивающими систематизацию, поиск, анализ и сохранность заявлений граждан. Заявления и переписка по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в одно и то же учреждение, организацию и предприятие системы Главархива СССР, учитываются под регистрационным индексом первого заявления. 2.5. Повторным заявлениям граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, а в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указывается регистрационный индекс первого заявления. В правом верхнем углу повторных заявлений и на регистрационно-контрольных карточках делается отметка "ПОВТОРНО" и подбирается вся предшествующая переписка. Повторными следует считать заявления, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого заявления истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен данным ему ответом. 2.6. Регистрационно-контрольные карточки, как правило, заполняются в трех экземплярах, необходимых для обеспечения учета, справочной работы, контроля за исполнением поручений по заявлениям граждан и их анализа. Первый экземпляр карточки остается в канцелярии и помещается в справочную картотеку, которая может строиться по алфавитному, предметно-тематическому, географическому и другим принципам. Второй экземпляр карточки помещается в контрольную картотеку, карточки в которой систематизируются по исполнителям или срокам исполнения. Третий экземпляр карточки направляется вместе с документом исполнителю. 2.7. Зарегистрированные в канцелярии заявления передаются для рассмотрения руководству или уполномоченному должностному лицу. Заявления с резолюцией руководителя или уполномоченного должностного лица поступают в структурное подразделение, ответственное за данный вид работы (стол справок, отдел информации и научного использования документов и др.). Руководитель структурного подразделения определяет конкретного исполнителя. Заявления граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы, соответствующие действующему законодательству. Ответы на заявления граждан подписываются руководителем или уполномоченным должностным лицом учреждения, организации и предприятия системы Главархива СССР. После отметки об исполнении на заявлении и в регистрационно-контрольной карточке ответ отправляется заявителю. Ответ может быть дан и в устной форме. В случае устного ответа делается соответствующая отметка на исполненном заявлении и в регистрационно-контрольной карточке. ### 3. Контроль за исполнением заявлений граждан 3.1. Контроль за рассмотрением и исполнением заявлений граждан, а также за сроками, установленными [Указом](https://bukva.ai/docs/ukaz-1662-x) Президиума Верховного Совета СССР от 4 марта 1980 г. N 1662, возлагается на должностных лиц, которые обязаны обеспечивать своевременное, правильное и полное рассмотрение заявлений и исполнение принятых по ним решений. 3.2. При продлении руководством соответствующего учреждения, организации и предприятия системы Главархива СССР срока разрешения заявления на заявлении пишется соответствующая резолюция и делается отметка в контрольно-регистрационной карточке о сроке продления. 3.3. Заявления граждан, направленные из партийных и советских органов, редакций газет и журналов, от депутатов Советов народных депутатов, а также из учреждений, требующих сообщить результаты их рассмотрения, берутся на особый контроль, о чем на карточке и заявлении делается отметка "КОНТРОЛЬ" или знак контроля "К". Отметка проставляется на всех экземплярах карточки. 3.4. Заявления граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после вынесения решения и принятия исчерпывающих мер. Решение о снятии с контроля принимают руководители и другие должностные лица учреждений, организаций и предприятий системы Главархива СССР, ответственные за своевременное и правильное рассмотрение заявлений граждан. На заявлении и в регистрационно-контрольной карточке проставляется отметка "С КОНТРОЛЯ СНЯТО". ### 4. Анализ и обобщение работы по рассмотрению заявлений граждан 4.1. Руководители или по их поручению другие должностные лица учреждений, организаций и предприятий системы Главархива СССР должны систематически (не реже одного раза в квартал) анализировать и обобщать предложения, заявления и жалобы граждан, содержащиеся в них практические замечания с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан, а также совершенствования работы органов государственной архивной службы. 4.2. Должностные лица, ответственные за исполнение заявлений граждан, подготавливают аналитические справки, которые представляются руководителям учреждений, организаций и предприятий системы Главархива СССР ежеквартально. 4.3. Проверка работы учреждений, организаций и предприятий системы Главархива СССР с заявлениями граждан осуществляется ежеквартально специальной комиссией, назначаемой руководством этих учреждений, организаций и предприятий. 4.4. Учреждения, организации и предприятия системы Главархива СССР в установленные сроки отчитываются перед вышестоящими архивными органами об исполнении запросов социально-правового характера [(Приложение N 2)](#p100109). ### 5. Оформление и хранение дел 5.1. На каждом исполненном заявлении, на нижнем поле первого листа документа, помещается отметка об исполнении, которая содержит следующие данные: краткую справку об исполнении (если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении); слова "В дело" и номер дела, в которое должно быть подшито заявление; дату направления документа в дело; подпись должностного лица или исполнителя. Заявления граждан, со всеми относящимися к ним документами и экземпляром регистрационно-контрольной карточки, должны быть возвращены после их разрешения должностным лицам, ведущим делопроизводство, для централизованного формирования дела и картотеки. Заявления граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их разрешением, а также документы по личному приему граждан формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. Формирование и хранение дел у исполнителей запрещается. Документы в делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке. Каждое заявление и все документы по его рассмотрению и разрешению составляют в деле самостоятельную группу. 5.2. При формировании дел проверяется правильность оформления (наличие подписей, даты, индекса, заверительной подписи, отметок "В дело" и т.п.), их полнота (комплектность). Неразрешенные заявления подшивать в дела запрещается. Недооформленные и неправильно оформленные заявления возвращаются исполнителю на доработку. Обложка дела оформляется в соответствии с ГОСТом 17914-72 (с изменениями N 1, 2). 5.3. Сроки хранения документов по рассмотрению и разрешению заявлений граждан, включая запросы социально-правового характера, в учреждениях, организациях и предприятиях системы Главархива СССР определяются в соответствии с утвержденным Перечнем документов со сроками хранения Главархива СССР и подведомственных ему организаций. Устанавливается пятилетний срок хранения заявлений граждан и документов, связанных с их рассмотрением и разрешением, а для запросов социально-правового характера - 10-летний срок. В необходимых случаях постоянно действующей экспертной комиссией органов государственной архивной службы может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении наиболее ценных предложений граждан. 5.4. Дела, подлежащие постоянному, а также временному (свыше 10 лет) хранению, передаются в архив учреждения, организации и предприятия системы Главархива СССР через год после завершения их в делопроизводстве. Дела, подлежащие временному хранению (до 10 лет включительно), передаются в архив по усмотрению руководителя учреждения, организации и предприятия системы Главархива СССР. По истечении установленных сроков хранения заявления граждан и документы по их разрешению подлежат уничтожению в установленном порядке.
Приложение 1
Регистрационно-контрольная карточка
([указания](#p100078) по заполнению прилагаются)
```text ┌─────────────┬──────────────────────────────────────┬────────────────────┐ │0229140 │ РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА │ │ ├─────────────┴──────────────────────────────────────┴────────────────────┤ │Заявитель │ │(Ф.И.О., адрес, телефон) │ ├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ ├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │Предыдущие обращения от N от N │ ├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │Вид документа на л. │ ├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │Автор, дата, индекс сопровод. письма │ ├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │Дата, индекс поступления │ ├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │Краткое содержание │ ├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ ├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ ├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │Отв. исполнитель │ ├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │Резолюция │ ├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ ├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ ├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │Автор резолюции │ ├─────────────────────────────────────────────────┬───────────────────────┤ │Срок исполнения │ │ ├─────────────────────────────────────────────────┴───────────────────────┤ │ Формат А5 (148 x 210)│ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ ┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ ХОД ИСПОЛНЕНИЯ │ ├─────────────┬───────────┬──────────────────────────────┬────────────────┤ │Дата передачи│Исполнитель│Отметка о промежуточном ответе│ Контрольные │ │на исполнение│ │ или дополнительном запросе │ отметки │ ├─────────────┼───────────┼──────────────────────────────┼────────────────┤ ├─────────────┼───────────┼──────────────────────────────┼────────────────┤ ├─────────────┼───────────┼──────────────────────────────┼────────────────┤ ├─────────────┴───────────┴──────────────────────────────┴────────────────┤ │Дата, индекс исполнения (ответа) │ ├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │Адресат │ ├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │Содержание │ ├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ ├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ ├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ ├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │С контроля снял Подпись контролера │ ├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │Дело Том Листы Фонд │ │ Опись │ │ Дело │ ├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ ```
Приложение
к регистрационно-контрольной
карточке
**УКАЗАНИЯ**
**ПО ЗАПОЛНЕНИЮ РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНОЙ КАРТОЧКИ (РКК) <*>**
--- <*> В случае использования электронно-вычислительной техники при организации делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан могут применяться регистрационно-контрольные карточки, содержащие все вышеуказанные реквизиты, расположенные в последовательности, удобной для применения средств вычислительной техники. ##### Лицевая сторона регистрационно-контрольной карточки Заявитель - фамилия, имя, отчество, место жительства или работы, телефон заявителя или заявителей, для писем без подписи делается запись - "без подписи". Предыдущие обращения - даты и регистрационные индексы предыдущих предложений, заявлений и жалоб заявителя. Вид документа - предложение, заявление или жалоба, поступившие по почте или поданные при личном приеме, и количество листов в них. Автор, дата, индекс сопроводительного письма - название организации, переславшей предложение, заявление, жалобу. Дата, индекс поступления - дата поступления предложения, заявления, жалобы (по почте или на личном примере) и их регистрационные индексы. Краткое содержание - предложения, заявления, жалобы. Ответственный исполнитель - наименование организации или структурного подразделения, отвечающего за разрешение предложения, заявления, жалобы. Резолюция - переносится с документа или записывается на личном приеме. Автор резолюции - должность, фамилия и инициалы руководителя, автора первой резолюции. Срок исполнения - указывается в соответствии с резолюцией или сроками исполнения, установленными законодательством. Запись об изменении сроков производится в следующей графе строки с указанием нового срока, должности и фамилии руководителя, принявшего решение о его изменении. В левом верхнем углу лицевой стороны карточки указывается код РКК (0229140) по Общесоюзному классификатору управленческой документации и код организации, в которой заводится регистрационно-контрольная карточка. В правом верхнем углу проставляется штамп "ПОВТОРНО" при регистрации повторных обращений. ##### Оборотная сторона регистрационно-контрольной карточки Ход исполнения: графа "Дата передачи на исполнение" - указывается дата вручения документа непосредственному исполнителю; графа "Исполнитель" - фамилия, инициалы и телефон непосредственного исполнителя (графы заполняются при каждом перемещении документа); графа "Отметка о промежуточном ответе или дополнительном запросе" - адресат, дата, индекс, краткое содержание промежуточного ответа или запроса; графа "Контрольная отметка" - отметки о напоминаниях, состоянии исполнения и т.п.; Дата, индекс исполнения - дата и регистрационный индекс документа, содержащего окончательное решение. Адресат - указываются все адресаты, которым послан документ с окончательным решением. Содержание - заголовок ответного документа с указанием принятого решения (удовлетворено, отказано, разъяснено). С контроля снял - должность, фамилия и инициалы руководителя или другого должностного лица, принявшего решение о снятии с контроля предложения, заявления, жалобы. Подпись контролера - подпись ответственного за контроль по предложениям, заявлениям и жалобам граждан. Дело ______, том ______, листы ______ - индекс дела по номенклатуре, номер тома и листов (проставляются после завершения исполнения и подшивки в дело). Фонд ______, опись _______, дело ___ - проставляются после сдачи дела в архив. Размеры карточки рекомендуются А5 (148 x 210) и А6 (105 х 148).
Приложение 2
**СВЕДЕНИЯ**
об исполнении запросов социально-правового характера
за 19__ год
([указания](#p100124) по заполнению прилагаются)
| | Архивы с постоянным составом документов | Архивы с переменным составом документов | Всего | | --- | --- | --- | --- | | 1. Поступило запросов 2. Рассмотрено вопросов в том числе: 2.1. Направлено по принадлежности, даны рекомендации или запрошены дополнительные сведения - в срок до 5 дней - в срок свыше 5 дней 2.2. Исполнение запросов по материалам архивов - в срок до 30 дней - в срок свыше 30 дней 2.2.1. Из них с положительным результатом 3. Находится на исполнении 4. Число граждан, лично обратившихся в архивы | | | | Примечания: #### УКАЗАНИЯ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ СВЕДЕНИЙ ОБ ИСПОЛНЕНИИ ЗАПРОСОВ СОЦИАЛЬНО-ПРАВОВОГО ХАРАКТЕРА В сведения включаются данные по Центральному государственному архиву СССР и сводные по республике показатели о работе государственных архивов с постоянным и переменным составом документов (раздельно) по исполнению запросов и наведению справок социально-правового характера (о трудовом стаже, заработной плате, службе в армии, образовании, имущественных правах и т.п.), необходимых для обеспечения прав и законных интересов граждан. В п. 1 указывается общее количество поступивших запросов. В п. 2 включаются сведения о всех запросах, по которым даны ответы учреждениям или гражданам. В п. 2.1 включатся сведения о количестве запросов, по которым архивами даны ответы без просмотра документов. В частности, здесь учитываются: - запросы, пересланные по принадлежности в другие архивы и организации; - запросы, по которым заявителям даны разъяснения (о несохранности документов и т.п.); - заявления, по которым запрошены дополнительные сведения, необходимые для наведения справок, и т.п. В п. 2.2 указывается количество запросов, ответы на которые даны после просмотра документов архива. В п. 2.2.1 указывается количество выданных архивных справок, полностью или частично подтверждающих запрашиваемые данные. В п. 3 включаются сведения о числе запросов, не исполненных на 1 июля или 1 января. В п. 4 приводятся данные о количестве граждан, лично посетивших учреждения государственной архивной службы от которых приняты заявления или даны необходимые разъяснения. В примечаниях должны быть объяснены причины задержки рассмотрения и исполнения запросов свыше 5 или 30 дней. Кроме того, в примечаниях следует указывать проведенные мероприятия, направленные на совершенствование данной работы: обсуждение вопросов на коллегиях, дирекциях, проведение совещаний, семинаров, проверок, информационную работу о порядке наведения справок (выступления по радио, телевидению, в печати) и др. ---