III. СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ
Статья 33. СертификацияПриказ Рослесхоза от 06.03.2012 № 86
Актуально на 09.11.2026.
Как цитировать: Статья 33. Сертификация. Приказ Рослесхоза от 06.03.2012 N 86. 86. 06.03.2012. https://bukva.ai/docs/prikaz-86-2012-rosleshoz-federalnoe/statya-33
ПРИКАЗ
от 6 марта 2012 г. № 86
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНОМ АГЕНТСТВЕ ЛЕСНОГО ХОЗЯЙСТВА
В целях совершенствования организации делопроизводства и установления единых правил работы с документами приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Федеральном агентстве лесного хозяйства (далее — Инструкция).
2. Руководителям структурных подразделений ознакомить с Инструкцией всех работников управлений под роспись и обеспечить соблюдение требований Инструкции.
3. Считать утратившим силу Приказ Федерального агентства лесного хозяйства от 03.12.2004 № 63 «Об утверждении Временной инструкции по делопроизводству в Федеральном агентстве лесного хозяйства».
4. Управлению делами (А.П. Таранов) обеспечить контроль за выполнением требований Инструкции.
В. Н. Масляков
Утверждена
Приказом Рослесхоза
от 6 марта 2012 г. № 86
Согласовано
Руководитель Федерального
архивного агентства
А. Н. Артизов
14 марта 2012 года
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА ЛЕСНОГО ХОЗЯЙСТВА
I. ОБЩЕЕ ПОЛОЖЕНИЕ
1.1. Инструкция по делопроизводству в Федеральном агентстве лесного хозяйства (далее — Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.
Инструкция устанавливает общие требования к функционированию службы документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в Федеральном агентстве лесного хозяйства (далее — Агентство).
1.2. Правовым основанием для разработки Инструкции по делопроизводству является Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», а также законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела. Инструкция разработана с учетом Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Федеральной архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76 (далее — Методические рекомендации).
1.3. Агентство организует и ведет делопроизводство на основе настоящей Инструкции и других нормативно-методических документов, не противоречащих законодательству Российской Федерации.
Выполнение Инструкции обязательно для всех работников центрального аппарата Агентства.
1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами включая их подготовку, регистрацию, учет, хранение и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в Агентстве, должны отвечать требованиям Инструкции.
1.5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Агентства (далее — структурные подразделения) осуществляются подразделением, на которое возложены функции организации делопроизводства Агентства (далее — Служба делопроизводства).
1.6. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
1.7. Правила работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, установлены в Положении о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 30 (ч. II), ст. 3165).
1.8. Внесение изменений в Инструкцию по делопроизводству следует осуществлять приказом Рослесхоза только после их согласования с Росархивом.
II. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ
Документирование — фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке.
Делопроизводство — деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти.
Документ — официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти.
Электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработке в информационных системах.
Электронная подпись — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.
СЭД — информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним.
Реквизит документа — обязательный элемент оформления документа.
Подлинник документа — первый или единственный экземпляр документа.
Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы.
Документооборот — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки.
Регистрация документа — присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе.
Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, формируемых в федеральном органе исполнительной власти, с указанием сроков хранения.
Экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
Дело — совокупность документов или отдельных документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности федерального органа исполнительной власти.
Служба делопроизводства — структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти.
СМЭВ — система межведомственного электронного взаимодействия.
III. СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ
3.1. Бланки документов
3.1.1. Документы, создаваемые в Агентстве, оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.
3.1.2. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаге, должен иметь поля:
3.1.3 В Агентстве применяются следующие виды бланков:
бланк приказа (Приложение № 6);
бланк распоряжения (Приложение № 7);
бланк письма федерального органа исполнительной власти (Приложение № 11);
бланк письма должностного лица (руководителя федерального органа исполнительной власти) (Приложение № 12);
международный бланк письма (Приложение № 13).
При необходимости могут использоваться бланки других видов документов.
Образцы бланков утверждаются приказом руководителя Агентства.
В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков — угловой и продольный.
3.1.4. Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрованно (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
Состав реквизитов для каждого бланка:
для бланка приказа (распоряжения):
- Государственный герб Российской Федерации;
- наименование федерального органа исполнительной власти;
- вид документа;
- место составления (издания) документа;
- отметки для проставления даты и регистрационного номера приказа;
для бланка письма федерального органа исполнительной власти:
- Государственный герб Российской Федерации;
- наименование федерального органа исполнительной власти;
- справочные данные о федеральном органе исполнительной власти (почтовый адрес, номер телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и другие сведения);
- отметки для проставления даты и регистрационного номера;
- отметки для ссылки на исходящий номер и дату документа адресата;
для международного бланка письма:
- Государственный герб Российской Федерации;
- наименование федерального органа исполнительной власти;
- справочные данные о федеральном органе исполнительной власти (почтовый адрес, номер телефона, телефона-факса);
- отметки для проставления даты и регистрационного номера.
Реквизиты бланка изготавливаются на двух языках;
для бланка письма должностного лица (руководителя федерального органа исполнительной власти):
- Государственный герб Российской Федерации;
- наименование федерального органа исполнительной власти;
- должность лица, подписавшего документ;
- справочные данные о федеральном органе исполнительной власти (почтовый адрес, номер телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и другие сведения);
- отметки для проставления даты и регистрационного номера;
- отметки для ссылки на исходящий номер и дату документа адресата.
3.1.5. Состав видов и формы бланков, применяемых в Агентстве, утверждаются руководителем по представлению Службы делопроизводства.
3.1.6. Изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.
Изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляется по заказам федеральных органов государственной власти.
3.1.7. Бланки документов федерального органа государственной власти подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера.
3.1.8. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
Бланки документов регистрируются в журнале учета бланков и выдаются под расписку ответственному сотруднику структурного подразделения Агентства (Приложение № 26).
В структурных подразделениях бланки регистрируются в журнале учета и выдаются сотрудникам под расписку (Приложение № 26).
3.1.9. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) руководителя Агентства. Соответствующие предложения вносятся руководителем Службы делопроизводства вместе с образцами предлагаемых бланков.
3.1.10. Ответственность за использование бланков возлагается на руководителей структурных подразделений, в пользовании которых они находятся.
Бланки уничтожаются по акту в случаях: износа и повреждения, изменения указанных на них наименований или иных реквизитов.
По факту передачи или уничтожения бланков в журналах учета структурных подразделений проставляются соответствующие отметки.
Уничтожение бланков производится путем сжигания (измельчения).
3.2. Оформление реквизитов документов
Реквизиты нормативных правовых, распорядительных документов и писем Агентства оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
3.2.1. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов, издаваемых Агентством, в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52 (ч. I), ст. 5021).
На бланках документов федеральных органов исполнительной власти Государственный герб Российской Федерации изображается в одноцветном варианте на геральдическом щите, изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом «Наименование федерального органа исполнительной власти».
3.2.2. Полное и сокращенное наименование Агентства соответствует наименованию, закрепленному в Положении о Федеральном агентстве лесного хозяйства, утвержденном Постановлением Правительства Российской Федерации от 23 сентября 2010 г. № 736 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, № 40, ст. 5068).
Сокращенное наименование Агентства на бланке помещают в скобках, под полным наименованием.
3.2.3. Справочные данные об Агентстве указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес Агентства, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, Интернет-адрес и другие сведения по усмотрению Агентства.
Почтовый адрес указывается в порядке, предусмотренном действующими Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 17, ст. 1556).
3.2.4. Наименование вида документа, создаваемого в Агентстве, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).
В бланке письма наименование вида документа не указывается.
3.2.5. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события.
Дата утверждаемого документа проставляется должностным лицом, утверждающим документ.
Документы, изданные совместно двумя или более федеральными органами исполнительной власти, должны иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами (например: 13.03.2010).
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты (например: 13 марта 2010 г.)
3.2.6. Регистрационный номер документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
В состав регистрационного номера документа обязательно входит порядковый номер, который в установленных случаях дополняется другими буквенными или цифровыми индексами.
Регистрационный номер документа, составленного несколькими юридическими лицами, состоит из присвоенных ими регистрационных номеров документа, перечисленных через косую черту в порядке перечисления авторов документа.
3.2.7. Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
3.2.8. Место издания или составления документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения.
3.2.9. Адресат. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.
Реквизит «Адресат» располагается в ограничительной отметке и размещается флаговым способом (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизита).
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже, например:
Министерство культуры Российской Федерации
Административно-правовой
департамент
Если документ направляют в несколько однородных организаций, то их указывают обобщенно, например:
Администрации субъектов Российской Федерации
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия — в дательном, например:
Министерство образования и науки Российской Федерации Департамент управления делами
Ведущему консультанту
А.И. Петрову
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:
Руководителю Федеральной службы по труду и занятости
И.О. Фамилия
В реквизите «Адресат» допускается использовать официально сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной действующими Правилами оказания услуг почтовой связи. В соответствии с ними определен следующий порядок написания почтового адреса:
наименование адресата (для граждан — фамилия, имя, отчество);
название улицы, номер дома, номер квартиры;
название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
название республики, края, области, автономного округа (области);
название страны (для международных почтовых отправлений);
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Государственное учреждение «Всероссийский научно- исследовательский институт документоведения и архивного дела»
Профсоюзная ул., д. 82,
Москва, 117393
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например;
Елецкая ул., д. 36, кв. 10,
Москва, 115583
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу — после нее.
Документ не должен содержать более четырех адресатов.
При адресовании документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки. В списке рассылки указывается наименование вида документа, заголовок, номер и дата документа, к которому относится список рассылки, далее перечисляются полные наименования организаций и их полные почтовые адреса. Список рассылки подписывается должностным лицом, подготовившим документ.
При направлении документов в федеральные органы государственной власти, законодательные и исполнительные органы государственной власти субъектов Российской Федерации полные почтовые адреса могут не указываться.
Почтовые адреса могут также не проставляться на документах, направляемых постоянным корреспондентам, однородным организациям (в этом случае целесообразно применять списки рассылки и конверты с заранее напечатанными адресами).
В целях повышения оперативности отправки при направлении документа по списку рассылки в однородные организации не всех субъектов Российской Федерации в списке рассылки следует перечислить, только исключенные субъекты (не более 20 субъектов). Например: «... во все субъекты Российской Федерации, кроме: Пензенской обл., Смоленской обл... Ханты-Мансийского АО».
3.2.10. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.
Реквизит утверждения располагается флагово (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизита).
Допускается его располагать на полуторном межстрочном расстоянии (18 пт) от следующей строки.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
Руководитель Федерального
агентства лесного хозяйства
Личная подпись И.О. Фамилия
Дата
При утверждении документа приказом гриф утверждения состоит из слов «утверждено», «утверждена» или «утвержден», наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово «утверждено» согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа, печатается прописными заглавными буквами (инструкция — УТВЕРЖДЕНА, положение — УТВЕРЖДЕНО, материалы — УТВЕРЖДЕНЫ).
Приказом Рослесхоза
от 16.05.2010 N 150
3.2.11. В состав реквизита бланка указания по исполнению документа (Приложение № 14) входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), подпись, дата, а также при необходимости содержание поручения и срок исполнения.
Прошу подготовить материалы
к 05.10.2005
Личная подпись
Дата
к вх. N
______ .
Бланк указания по исполнению документа в Агентстве оформляется, как правило, на отдельном бланке (Приложение № 14).
Бланк указания по исполнению документа оформляется на листе белой бумаги формата А6 (105 x 148 мм) и содержит наименование должности руководителя (для руководства Агентства — «Руководитель Федерального агентства лесного хозяйства» и «Заместитель руководителя Федерального агентства лесного хозяйства», для руководства управлений наименование должности содержит наименование управления, например: «Начальник Бюджетно-финансового управления Рослесхоза»), инициалы и фамилию руководителя, ссылку на дату и номер документа, к которому относится указание по исполнению документа.
На бланке указания по исполнению документа в правом нижнем углу проставляется дата подписания бланка указания по исполнению документа, а в левый нижний угол переносится регистрационный номер документа, по которому дается поручение.
В тексте указания по исполнению документа определяются необходимые действия по исполнению документа, при необходимости указываются порядок и срок исполнения.
Поручение, содержащееся в тексте указания по исполнению документа, должно быть конкретным (например: «... Прошу рассмотреть и ответить...» или «... Прошу рассмотреть и подготовить проект ответа...»).
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, головным исполнителем является лицо, указанное в тексте указания по исполнению документа первым (на головного исполнителя также может указывать одно из слов: «созыв», «свод» или «отв.»). Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.
Головной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде указания по исполнению документа лицам, непосредственно им подчиненным.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в тексте указания по исполнению документа проставляются инициалы и фамилия исполнителя, подпись автора указания по исполнению документа, дата подписи.
3.2.12. Заголовок к тексту документа должен передавать краткое содержание документа (размер заголовка, как правило, не более четырех строк с длиной строки 8 — 9 см). Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа и отвечать на вопросы: «о чем?» («о ком?»), «чего?» («кого?»), например:
Об изменении штатного расписания
б) заголовок к должностному регламенту:
Начальника Бюджетно-финансового управления
Заголовок к письму печатается шрифтом № 12.
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
К тексту документа, оформленного на бланке формата А5, заголовок может не составляться.
3.2.13. Реквизит отметка о контроле за исполнением поручения состоит из штампа «Контроль» и даты исполнения поручения.
3.2.14. Текст документа оформляют в виде связного текста, таблицы, анкеты или в виде соединения этих структур.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей, письма — просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа, наименование организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами либо строчными буквами с закрывающей скобкой.
В распорядительных документах Агентства, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).
В письмах используют следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа («просим предоставить...», «направляем в Ваш адрес»);
от первого лица единственного числа («прошу выслать», «считаю необходимым»);
от третьего лица единственного числа («Рослесхоз не возражает»). В письмах, направляемых Президенту Российской Федерации и в Правительство Российской Федерации, как правило, используется слово «доложить».
Если текст документа располагается на нескольких страницах, то страницы нумеруются, начиная со второй, по центру верхнего поля.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, наименования граф таблицы повторяются на каждой странице (допустимо пронумеровать графы таблицы на первой странице, а на следующих страницах печатать только номера соответствующих граф).
3.2.15. Отметка о наличии приложения оформляется под текстом письма от границы левого поля.
Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров.
Приложение: на 5 л. в 2 экз. Или: Приложение: на 4 л. в 1 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров.
При наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Справка о... на 3 л. в 1 экз.
2. Проект... на 8 л. в 2 экз.
3. Копия письма... на 2 л. в 5 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2005 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л. в 1 экз.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В приложении к нормативному правовому или распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу проставляется отметка «Приложение». Если приложений несколько, они нумеруются (приложение № 1, приложение № 2) если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование распорядительного документа, его дата и регистрационный номер, например:
Приложение № 2 к Приказу Рослесхоза от _______ N _______
Приложение на лицевой стороне последнего листа содержит визу начальника управления (или замещающего его должностного лица), подготовившего приложение.
Если приложение к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже — гриф утверждения документа, например:
УТВЕРЖДЕНО
Приказом Рослесхоза
от _______ N ______
3.2.16. В состав реквизита подпись входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: «и.о.», «зам.»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.
И.о. начальника управления Личная подпись И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
Заместитель руководителя Личная подпись И.О. Фамилия Начальник управления Личная подпись И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне, первый лист документа при этом оформляют не на бланке.
Руководитель Рослесхоза Руководитель ФОИВ И.О. Фамилия И.О. Фамилия Личная подпись Личная подпись
Документы, направляемые от имени руководителя, подписываются руководителем Агентства. Документы, направляемые от имени управлений, подписываются руководством управлений.
Документы, направляемые в вышестоящие органы, органы представительной и судебной власти, подписываются руководителем или по его поручению заместителем руководителя и визируются начальником Юридической службы в установленном порядке.
Документы, направляемые в ответ на обращения глав субъектов Российской Федерации, подписываются Руководителем или по его поручению заместителем руководителя.
Заместитель руководителя подписывает документы, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, палаты Федерального Собрания Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, только в том случае, если документы из указанных вышестоящих органов с поручением дать ответ адресованы непосредственно заместителю руководителя или на то есть соответствующее поручение руководителя.
Документы, направляемые в федеральные органы исполнительной власти, субъекты Российской Федерации, подведомственным и другим организациям, а также гражданам, подписываются руководителем, его заместителем или начальником управления в соответствии с компетенцией и при необходимости визируются начальником Юридической службы в установленном порядке.
3.2.17. Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).
Внутреннее согласование оформляется визой. Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. Виза может включать в себя также сокращенное наименование управления, начальник которого визирует документ. В целях сокращения сроков визирования документа рекомендуется проводить одновременную параллельную проработку проекта документа в заинтересованных структурных подразделениях и других заинтересованных подведомственных организациях.
При наличии замечаний (возражений) у должностных лиц, визирующих проект документа, проект в обязательном порядке визируется ими с замечаниями в письменном виде. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа могут быть оформлены на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:
Начальник управления
Личная подпись И.О. Фамилия
Дата
В случае если замечания исполнителем учтены, должностное лицо, сделавшее замечание, перечеркивает запись и визирует повторно со словом «учтены».
Замечания по неурегулированным разногласиям докладываются руководителю, подписывающему документ.
В случае несоответствия действующему законодательству представляемых на подпись руководству Агентства проектов нормативных правовых, распорядительных актов и иных документов начальник Юридической службы (его заместитель), не визируя документ, должен дать соответствующее правовое заключение. В случае подписания указанных документов, не прошедших правовую экспертизу, начальник Юридической службы вправе сообщить об этом руководству.
Внешнее согласование — согласование проекта документа с федеральными органами исполнительной власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются.
Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который включает в себя слово «согласовано» (печатается заглавными буквами), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования, например:
Заместитель Министра юстиции Российской Федерации
Личная подпись ________ И.О. Фамилия Дата
Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем углу документа.
Грифы согласования могут располагаться на отдельном «Листе согласования», если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе при этом делается отметка «Лист согласования прилагается» либо «... согласованный с...».
Согласование документа осуществляется в следующей последовательности:
с должностными лицами Агентства;
с руководителями подведомственных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;
с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;
при необходимости — с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;
с вышестоящими органами — в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.
3.2.18. Оттиск печати. Агентство имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации (далее — гербовая печать) и другие печати согласно Положению о Федеральном агентстве лесного хозяйства.
Гербовая печать ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Примерный перечень документов, на которых в обязательном порядке ставится гербовая печать, приведен в Приложении № 15. Решение о заверении гербовой печатью документов, не входящих в указанный перечень, принимает руководство Агентства, а также начальник Управления делами.
Простые круглые печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.
Оттиск печати может захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица.
Хранение печатей производится в сейфах сотрудников структурных подразделений. Проверка наличия, порядка хранения печатей производится не реже одного раза в год. По каждому факту утраты печатей производится служебное расследование, материалы которого служат основанием для списания с учета утраченных печатей и привлечения виновных к ответственности.
Ответственность за использование печатей возлагается на руководителей структурных подразделений, в пользовании которых они находятся.
Печати уничтожаются по акту в случаях: износа и повреждения, изменения на них наименований или иных реквизитов.
3.2.19. Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись «Верно», или «Копия верна», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения.
Верно Ведущий специалист-эксперт отдела кадров (подпись) И.О. Фамилия
Дата
Отметка о заверении копии удостоверяется печатью Агентства, Управления делами, соответственно.
3.2.20. Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Отметка включает имя, отчество, фамилию исполнителя и номер его телефона, напечатанные, как правило, шрифтом № 12, например:
На документе, подготовленном группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.
3.2.21. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа — краткие сведения об исполнении; слова «В дело» и номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем управления, подготовившего документ.
3.2.22. Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации. В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 30 (ч. 2), ст. 3165), отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид «Для служебного пользования».
Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.
ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
3.3. Подготовка и оформление проектов законодательных и иных нормативных правовых актов
3.3.1. Агентство осуществляет разработку проектов федеральных законов во исполнение актов законодательства Российской Федерации, планов законопроектной деятельности Правительства Российской Федерации и соответствующих поручений, а также по собственной инициативе.
Законопроект, вносимый в Правительство Российской Федерации, должен быть завизирован руководителем или лицом, исполняющим его обязанности, Министерством юстиции Российской Федерации, а также руководителями других заинтересованных органов и организаций.
К законопроектам, которые вносятся в Правительство Российской Федерации федеральными органами исполнительной власти — головными исполнителями законопроектов, прилагаются следующие материалы:
пояснительная записка, содержащая изложение предмета законодательного регулирования и концепции законопроекта (пункт 3.3.5 Инструкции);
финансово-экономическое обоснование принимаемых решений (в случае внесения законопроекта, предусмотренного частью 3 статьи 104 Конституции Российской Федерации);
перечень актов федерального законодательства, подлежащих в связи с данным законопроектом признанию утратившими силу, приостановлению, изменению, дополнению или принятию, в том числе актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, необходимых для обеспечения действия норм законопроекта;
заключение Министерства юстиции Российской Федерации о соответствии законопроекта законодательству Российской Федерации;
проект распоряжения Правительства Российской Федерации о внесении законопроекта в Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации и назначении официального представителя при рассмотрении законопроекта палатами Федерального Собрания Российской Федерации.
Проекты федеральных законов, оказывающих влияние на доходы или расходы федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации, местных бюджетов и бюджетов государственных внебюджетных фондов, направляются на заключение в Министерство финансов Российской Федерации.
Проекты федеральных законов, регулирующих отношения субъектов предпринимательской деятельности или их отношения с государством, а также оказывающих влияние на макроэкономические показатели развития страны, направляются на заключение в Министерство экономического развития и торговли Российской Федерации.
3.3.2. Законопроекты, подготавливаемые для внесения на представление в Правительство Российской Федерации, печатаются шрифтом № 15 на стандартных листах бумаги формата А4, как правило, через два межстрочных интервала (24 пт) (пт — пункт — единица измерения, используемая в текстовом редакторе WinWord для определения величины интервала).
Образец оформления законопроекта приводится в Приложении № 1.
3.3.3. На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля проставляется пометка: «Вносится Правительством Российской Федерации». Пометка печатается в две строки через один межстрочный интервал (12 пт) и выравнивается по левой границе.
На расстоянии двух межстрочных интервалов (24 пт) от пометки у правой границы текстового поля печатается слово «Проект».
3.3.4 Законопроект имеет следующие реквизиты.
Наименование государства — РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ — печатается прописными буквами и выделяется полужирным шрифтом, выравнивается по центру.
Наименование вида акта — ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН или ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН — отделяется от первого реквизита двумя межстрочными интервалами (24 пт), печатается прописными буквами размером шрифта не более № 17 и может быть выделено полужирным шрифтом, выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом (36 пт) и печатается через 1 интервал (12 пт), выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос «О чем?».
Название кодекса оформляется следующим образом, например: «Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации». Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы — дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.
О внесении изменений в законодательные акты
Российской Федерации
об административных правонарушениях
в связи с принятием Земельного кодекса
Российской Федерации
в части платежей в бюджет и во внебюджетные фонды
Текст законопроекта отделяется от заголовка тремя-четырьмя межстрочными интервалами (36 — 48 пт) и печатается через два межстрочных интервала (24 пт).
Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.
Основная часть текста законопроекта может подразделяться на части, разделы, подразделы, главы, параграфы, статьи.
Заголовки частей и разделов печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Номера проставляются римскими цифрами.
ПРАВО СОБСТВЕННОСТИ И ДРУГИЕ ВЕЩНЫЕ ПРАВА
Подраздел имеет порядковый номер, обозначенный римскими цифрами, и наименование. Обозначение подраздела печатается с прописной буквы с абзацного отступа (1,25 см от левой границы текста). Наименование подраздела печатается полужирным шрифтом.
Подраздел I. Общие положения об обязательствах
Главы нумеруются арабскими цифрами и имеют заголовки. Обозначение главы печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок главы печатается полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.
Глава 5. Права, обязанности и ответственность
Параграф обозначается знаком «§», имеет порядковый номер, обозначенный арабскими цифрами, и заголовок. Заголовок параграфа пишется с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера параграфа, после которого ставится точка.
§ 1. Хозяйственные товарищества и общества
Статьи имеют единую сквозную нумерацию. Порядковый номер статьи обозначается арабскими цифрами. Обозначение статьи печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.
В исключительных случаях статья может не иметь заголовка. При его отсутствии слово «статья» и номер выделяют полужирным шрифтом.
В зависимости от содержания статья может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Части обозначаются арабскими цифрами с точкой. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами. Подпункты обозначаются буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.
Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами (36 пт) и состоит из слов «Президент Российской Федерации». Слова «Президент» и «Российской Федерации» печатаются в две строки через один межстрочный интервал (12 пт). Слова «Российской Федерации» печатаются от левой границы текстового поля, а слово «Президент» выравнивается по центру относительно этих слов.
Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации указываются при оформлении принятого закона в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации.
Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.
3.3.5 Требования по оформлению пояснительной записки к законопроекту.
Пояснительная записка к законопроекту печатается шрифтом № 14 на стандартных листах бумаги формата А4 через полтора межстрочных интервала (18 пт) и имеет следующие реквизиты.
Наименование вида документа печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на два межстрочных интервала (24 пт), выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами (24 пт), печатается строчными буквами через один интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка.
ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
к проекту федерального закона «О внесении изменений
в статью 1 Закона Российской Федерации „О подоходном“»
налоге с физических лиц»
Текст отделяется от заголовка межстрочными интервалами (24 — 36 пт) и печатается шрифтом размером № 14 через полтора межстрочных интервала (18 пт) с абзацного отступа.
Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.
3.4.1. Подготовка и оформление проектов указов и распоряжений Президента Российской Федерации осуществляется в соответствии с порядком, установленным Президентом Российской Федерации, Администрацией Президента Российской Федерации, Правительством Российской Федерации и настоящей Инструкцией.
Проекты актов Президента Российской Федерации визирует руководитель или лицо, исполняющее его обязанности в соответствии с приказом Рослесхоза.
Проекты актов Президента Российской Федерации вносятся с сопроводительным письмом за подписью руководителя, содержащим краткое изложение существа вопроса, обоснование необходимости его принятия, сведения о том, на основании чего подготовлен проект, с кем он согласован. При необходимости к письму прилагаются справочные и аналитические материалы, связанные с подготовкой проекта.
К проекту акта Президента Российской Федерации, предусматривающего принятие актов Правительства Российской Федерации, прилагаются соответствующие связанные с ним проекты актов Правительства Российской Федерации.
3.4.2. Проекты актов Президента Российской Федерации и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги А4 шрифтом № 15. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Левое поле — 2,75 см, правое — 2,25 см и нижнее — не менее 2 см. При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 сантиметров.
Образец оформления проекта указа Президента Российской Федерации приведен в Приложении № 2, проект распоряжения Президента Российской Федерации приведен в Приложении № 3.
3.4.3. Проекты актов Президента Российской Федерации имеют следующие реквизиты.
Наименование вида акта — Указ Президента Российской Федерации или распоряжение Президента Российской Федерации.
Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал (12 пт).
Начало и конец каждой строки заголовка располагаются по центру относительно слов «Президент Российской Федерации». В отдельных распоряжениях Президента Российской Федерации заголовок может отсутствовать.
Текст отделяется от заголовка дополнительным двойным интервалом (24 пт) и печатается через полуторный интервал (18 пт). Допускается уменьшение интервалов между заголовком, текстом, подписью и местом издания при необходимости размещения текста проекта указа, распоряжения Президента Российской Федерации на одной странице.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжении — распорядительную часть).
Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом «постановляю:», которое печатается вразрядку.
Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.
Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение), должны соответствовать структуре основного нормативного акта.
В проектах указов Президента Российской Федерации следует употреблять полные наименования федеральных органов власти. В проектах распоряжений Президента Российской Федерации, в документах справочного характера и приложениях (нетекстовых) к указам Президента Российской Федерации рекомендуется употреблять сокращенные официальные наименования федеральных органов исполнительной власти.
При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.
Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов указов (распоряжений) Президента Российской Федерации по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется).
Подпись отделяется от текста дополнительным тройным межстрочным интервалом (36 пт) и состоит из слов «Президент Российской Федерации», инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации.
Слова «Президент» и «Российской Федерации» печатаются в две строки через один межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова «Российской Федерации», а слово «Президент» располагается по центру относительно этих слов. Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.
Место издания отделяется от подписи, как правило, дополнительным интервалом в четыре межстрочных интервала (48 пт) и печатается от границы левого поля: Москва, Кремль.
На распоряжениях место издания не печатается.
Дата проставляется после подписания документа, оформляется словесно-цифровым способом и отделяется от реквизита «Место издания» полуторным межстрочным интервалом (18 пт). Печатается от левой границы текстового поля.
Номер проставляется после подписания, печатается от левой границы текстового поля и отделяется от реквизита «Дата» полуторным межстрочным интервалом (18 пт).
К порядковому номеру распоряжения Президента Российской Федерации через дефис добавляются строчные буквы «рп».
Приложения к проектам указов и распоряжений Президента Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги.
Приложения к проектам актов Президента Российской Федерации визируются руководителем Агентства.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов (распоряжений).
Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.
Если в тексте дается ссылка «согласно приложению», то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово «ПРИЛОЖЕНИЕ», ниже через полуторный межстрочный интервал (18 пт) дается ссылка на указ или распоряжение Президента Российской Федерации. Все составные части реквизита располагаются по центру относительно самой длинной строки и печатаются через один межстрочный интервал (12 пт). При наличии нескольких приложений они нумеруются.
ПРИЛОЖЕНИЕ № 1 к Указу Президента Российской Федерации от _______ N _______
Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно три межстрочных интервала (36 пт). Длина черты составляет 2 — 3 сантиметра.
При наличии в тексте акта формулировки «Утвердить» (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово «утверждено» или «утвержден» со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.
УТВЕРЖДЕНО Указом Президента Российской Федерации от _______ N _______
Слова «утверждено» и «утвержден» в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение — утверждено, программа — утверждена, мероприятия — утверждены.
Заголовок к тексту приложения печатается по центру. Первое слово заголовка приложения выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку. Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.
Заголовок приложения печатают на расстоянии шести межстрочных интервалов (72 пт) от даты и номера акта. Текст от заголовка отделяют двойным межстрочным интервалом (24 пт).
При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются по центру относительно границ текста. Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице. Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа.
При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой. Текст сноски, как правило, печатается через один межстрочный интервал шрифтом размером № 12 в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.
На одной странице не должно проставляться более трех сносок.
В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, пункты — арабскими цифрами с точкой, подпункты — строчными буквами с закрывающейся скобкой. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, «1.2.»). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, «2.3.1.»). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, «1.2.2.1.»).
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта указа (распоряжения) в нижней его части.
На приложениях к проектам указов (распоряжений) визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения.
3.5.1. Подготовка и оформление проектов постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации производится в соответствии с порядком, устанавливаемым Правительством Российской Федерации.
Проекты актов Правительства Российской Федерации визирует руководитель или лицо, исполняющее его обязанности. Проекты актов Правительства Российской Федерации, направленные в Министерство на согласование, визирует руководитель или заместитель руководителя.
Проекты актов вносятся в Правительство (при необходимости) с пояснительной запиской, содержащей необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических, финансовых и иных последствий реализации предлагаемых решений.
В сопроводительном письме указываются основание внесения, сведения о содержании и согласовании проекта. Письмо подписывается руководителем Агентства.
3.5.2. Проект постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации печатается на стандартном листе бумаги формата А4 шрифтом № 14 через полуторный интервал (18 пт).
Образец оформления проекта постановления Правительства Российской Федерации приведен в Приложении № 4, распоряжения Правительства Российской Федерации в Приложении № 5.
3.5.3 Проект акта имеет следующие реквизиты:
Наименование вида акта — постановление Правительства Российской Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации.
Дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, двойным межстрочным интервалом (24 пт), оформляется словесно-цифровым способом, печатается по центру, проставляется при подписании акта.
Номер печатается арабскими цифрами и состоит из знака «N» и порядкового номера документа. К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква «р», например № 153-р.
Место издания отделяется от реквизитов «Дата» и «Номер» двойным межстрочным интервалом (24 пт) и печатается по центру.
Заголовок печатается на расстоянии не менее 10 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал (12 пт).
Текст отделяется от заголовка двумя-тремя межстрочными интервалами (24 — 36 пт) и печатается шрифтом размером № 14 с полуторным интервалом (18 пт).
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.
Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях — распорядительную).
Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской Федерации завершается словами «Правительство Российской Федерации постановляет:», последнее слово печатается полужирным шрифтом вразрядку.
Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации, как правило, подразделяется на пункты.
Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.
Подпись отделяется от текста тройным межстрочным интервалом (36 пт) и состоит из слов «Председатель Правительства Российской Федерации», инициала имени и фамилии Председателя Правительства Российской Федерации. Слова «Председатель Правительства» и «Российской Федерации» печатаются в две строки через 1 (один) межстрочный интервал. Слова «Председатель Правительства» печатаются от левой границы текстового поля, а слова «Российской Федерации» — по центру относительно первой строки реквизита. Инициал имени и фамилия Председателя Правительства Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.
Приложения к проектам актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации печатаются на отдельных листах бумаги и визируются.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста приложения идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений).
Порядок оформления приложений к проекту постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации соответствует оформлению приложений к проектам указов (распоряжений) Президента Российской Федерации (пункты 3.4.2 и 3.4.3 Инструкции).
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта постановления (распоряжения) в нижней его части.
3.5.4. Если в тексте проекта акта Правительства Российской Федерации упоминаются ранее принятые акты Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования, например: «(Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 3, ст. 2; 2005, № 3)».
Если проект акта Правительства Российской Федерации влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие акты Правительства Российской Федерации, эти изменения или дополнения включаются в проект акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.
Проект акта Правительства Российской Федерации по организации исполнения федерального закона или акта Президента Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон или акт Президента Российской Федерации.
3.5.5. В проектах постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования органов и организаций. В проектах распоряжений, а также в документах справочного характера и приложениях (нетекстовых) к постановлениям Правительства Российской Федерации, в положениях о федеральных органах государственной власти, утверждаемых актом Правительства Российской Федерации, рекомендуется употреблять сокращенные официальные наименования федеральных органов власти.
3.5.6. Документы (программы, положения, регламенты, планы, нормы и т.п.), которые предлагается утвердить проектом акта Правительства Российской Федерации, прилагаются к данному проекту акта.
3.5.7. Справка к проекту постановления (распоряжения) оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты:
Наименование вида документа печатается прописными буквами, на два межстрочных интервала (24 пт) ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами (24 пт), печатается строчными буквами через один интервал (12 пт), выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке указывается полное название проекта постановления (распоряжения), к которому подготовлена справка.
Текст отделяется от заголовка тремя межстрочными интервалами (36 пт), печатается шрифтом размером № 14 через полтора межстрочных интервала (18 пт). Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
В тексте кратко излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и суть проекта, наличие разногласий, результаты проработки вопроса и экспертизы.
Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами (36 пт). Подпись включает наименование должности лица, подписывающего справку, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал (12 пт) и располагается по центру относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
При наличии нескольких подписей они располагаются одна под другой в соответствии с занимаемыми должностями.
Подписи отделяются одна от другой одним-двумя межстрочными интервалами (12 — 24 пт).
3.5.8. Проекты актов Правительства Российской Федерации представляются в Правительство Российской Федерации с сопроводительным письмом, в котором указывается основание внесения проекта акта, а также содержатся сведения о содержании и согласовании проекта акта или отсутствии согласования (с указанием причин). Сопроводительное письмо подписывается руководителем Агентства или лицом, исполняющим его обязанности. Проект акта визируется лицом, вносящим проект, и согласовывается в порядке, установленном Регламентом Правительства Российской Федерации.
3.6.1. Агентство в пределах своей компетенции издает нормативные правовые акты и распорядительные документы, в том числе: приказы, распоряжения, положения, инструкции, правила. Решения коллегии Агентства оформляются протоколом.
3.6.2. Издание нормативных правовых актов в виде писем и телеграмм не допускается.
3.6.3. Порядок подготовки и оформления Агентством нормативных правовых актов и распорядительных документов устанавливается Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 № 1009 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 33, ст. 3895), а также настоящей Инструкцией.
3.6.4 При подготовке документов рекомендуется:
применять текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 14 (допускается для оформления табличных материалов, сносок к тексту, фамилии и телефона исполнителя использовать шрифт № 12);
текст располагать через полуторный межстрочный интервал (18 пт);
при оформлении текста поля: 20 мм — левое, 10 мм — правое, 20 мм — верхнее, 20 мм — нижнее.
3.6.5. Если в тексте проекта нормативного правового акта Агентства упоминаются иные нормативные правовые акты, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования, например: «(Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 15, ст. 2)». Ссылки в тексте нормативного правового акта на неопубликованные акты, а также акты, не прошедшие в установленном порядке государственную регистрацию в Министерстве юстиции Российской Федерации, не допускаются.
3.6.6. При подготовке нормативных правовых актов и распорядительных документов Агентства, протоколов заседаний и совещаний, выпускаемых в Агентстве, используются установленные сокращенные наименования федеральных органов исполнительной власти.
Слова «федеральное агентство», «комиссия» во множественном числе или не в качестве имен собственных пишутся со строчной буквы. Если эти слова употребляются в документе вместо полного наименования или при повторении, рекомендуется их написание с прописной буквы. При отсутствии полного наименования слова «агентство», «департамент», «главное управление», «управление» пишутся со строчной буквы.
3.7.1. Приказ, распоряжение
Подготовка приказа (распоряжения) включает оформление проекта, его согласование, подписание и регистрацию.
3.7.1.1. Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят на рассмотрение руководства Агентства управления на основании поручений руководителя, его заместителя либо в инициативном порядке.
Указанные проекты должны быть согласованы с заинтересованными управлениями.
Поручения, содержащиеся в приказах (распоряжениях), должны быть конкретными и реальными, включать исполнителей, сроки и увязываться с ранее принятыми решениями.
Ответственность за качество проектов документов и их согласование с заинтересованными сторонами, а также надлежащее их оформление несут начальники управлений, которые осуществляют подготовку проекта документа и вносят его на рассмотрение руководству Агентства.
Контроль за надлежащим оформлением проектов приказов (распоряжений) осуществляет Юридическая служба и Служба делопроизводства.
3.7.1.2. Проекты приказов (распоряжений) по основной деятельности, представляемые на подпись руководству Агентства, визируются в следующем порядке:
исполнитель и начальник управления;
начальники управлений (уполномоченные на то их заместители), если проект содержит в их адрес обязательства или поручения;
заместитель руководителя Агентства (в соответствии с распределением обязанностей).
При этом дополнительно каждый лист проекта приказа (распоряжения) визируется на оборотной стороне исполнителем или начальником управления, подготовившего приказ (распоряжение).
Проекты приказов (распоряжений) о признании утратившими силу нормативных правовых, распорядительных актов, как правило, визируют: исполнитель, начальник управления, подготовившего документ, начальник Юридической службы, заместитель руководителя (в соответствии с распределением обязанностей).
Проекты приказов (распоряжений) во исполнение указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, в которых не установлены конкретные поручения, визируют: исполнитель, начальник управления или его заместитель, подготовившего документ, заместитель руководителя (в соответствии с распределением обязанностей), начальник Юридической службы.
3.7.1.3. В случае, когда получен отказ в государственной регистрации нормативного правового акта из Министерства юстиции Российской Федерации, Юридическая служба подготавливает проект приказа об отмене нормативного правового акта, в регистрации которого отказано. После подписания руководителем (или лицом, исполняющим его обязанности) приказ об отмене указанного нормативного правового акта регистрируется в Службе делопроизводства.
Копия зарегистрированного приказа об отмене нормативного правового акта, в регистрации которого отказано, направляется Юридической службой в Министерство юстиции Российской Федерации в течение 10 дней со дня получения отказа.
3.7.1.4. При наличии замечаний (возражений) у должностных лиц, визирующих проект приказа (распоряжения), проект в обязательном порядке визируется ими с замечаниями (пункт 3.2.17 Инструкции).
Возникающие при согласовании (визировании) проекта приказа (распоряжения) возражения или замечания излагаются на отдельном листе, подписываются начальником соответствующего управления или уполномоченными на то их заместителями и прикладываются к указанному проекту.
При наличии разногласий по проекту документа вносящий его начальник управления должен обеспечить обсуждение проекта заинтересованными сторонами на согласительном совещании у заместителя руководителя с целью поиска взаимоприемлемого решения.
Проект документа может быть представлен на подпись руководству Агентства с неурегулированными разногласиями только вместе с протоколом согласительного совещания у заместителя руководителя и подлинниками замечаний, подписанными соответствующими начальниками управлений или заместителями руководителя, имеющими разногласия. Окончательное решение принимает руководитель.
3.7.1.5. В случае внесения в процессе согласования в проект приказа (распоряжения) существенных изменений проект подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект вышеуказанных документов внесены уточнения, не меняющие его сути.
3.7.1.6. Приказы подписывает руководитель Агентства, а в его отсутствие — должностное лицо, исполняющее его обязанности в соответствии с приказом. В подписи в этом случае указывается должность «И.о. руководителя».
Распоряжения подписывает руководитель, а в его отсутствие — должностное лицо, исполняющее его обязанности в соответствии с приказом. В подписи в этом случае указывается должность «И.о. руководителя».
Подписанные приказы (распоряжения) по основной деятельности Агентства, а также по иным вопросам, находящимся в ведении Агентства, регистрируют установленным порядком в Службе делопроизводства.
Проекты приказов (распоряжений) представляются на подпись руководству Агентства только через Службу делопроизводства.
Внесение поправок в подписанный приказ (распоряжение) не допускается.
3.7.1.7 Датой приказа является дата его подписания.
3.7.1.8. Копии подписанных приказов (распоряжений), зарегистрированных в Службе делопроизводства, направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем.
Копии приказов (распоряжений) при необходимости заверяются гербовой печатью в Службе делопроизводства. При необходимости прошиваются исполнителем, подготовившим приказ (распоряжение).
3.7.1.9. Приказы (распоряжения) оформляются на бланках установленного образца (Приложения № 6 и 7) и имеют следующие реквизиты:
Наименование вида документа — приказ (распоряжение).
Дата и номер. Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака «N» и порядкового номера приказа (распоряжения).
При регистрации приказов по кадровым вопросам к порядковому номеру через дефис добавляется буква «к», при регистрации приказов по личному составу к порядковому номеру через дефис добавляются буквы «лс». К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква «р».
Место составления приказа (распоряжения).
Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Выравнивается по центру текста. Рекомендуемый размер заголовка — не более четырех строк, напечатанных через один межстрочный интервал (12 пт). Точка в конце заголовка не ставится.
в Министерстве культуры Российской Федерации
При наличии заголовка к распоряжению он выравнивается по центру.
Заголовок допускается располагать на расстоянии двух — четырех межстрочных интервалов (24 — 48 пт) от предшествующих реквизитов на бланке документа.
Текст отделяется от заголовка приказа (распоряжения) двумя-тремя межстрочными интервалами (24 — 36 пт), печатается шрифтом размером № 14 через полуторный межстрочный интервал (18 пт) от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Поля устанавливаются в соответствии с пунктом 3.6.4 Инструкции. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст приказа (распоряжения), как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа (распоряжения). Она может начинаться словами «в целях», «во исполнение», «в связи», «в соответствии» и т.д. Если приказ (распоряжение) издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование издавшей организации, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту. В исключительных случаях в распоряжениях преамбула может отсутствовать. Преамбула в проектах приказов завершается словом «приказываю:», которое печатается вразрядку (в распоряжениях это слово отсутствует).
Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты (в случае необходимости их допускается нумеровать арабскими цифрами или буквами с закрывающей скобкой).
Распорядительная часть приказа состоит из конкретных поручений и содержит перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения и, как правило, строится по следующей схеме: исполнитель, которому дается поручение (в качестве исполнителей указываются начальники управлений Агентства или конкретные должностные лица) — срок выполнения поручения — суть поручения.
Структурным подразделениям Агентства и должностным лицам Агентства даются прямые поручения. Другим организациям поручения даются через взаимодействующее с ними структурное подразделение, например:
«1. Бюджетно-финансовому управлению организовать работу ФГУ „Рослесресурс“ по подготовке...».
Заинтересованным, не находящимся в ведении Агентства организациям (должностным лицам), как правило, даются рекомендации, например:
«1. Рекомендовать Министерству... в срок до 15 марта 2010 г. подготовить соответствующие материалы...».
Если приказ (распоряжение) изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный аналогичный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...».
3.7.1.10. Последний пункт распорядительной части, как правило, содержит сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за выполнением приказа.
Указанный пункт может отсутствовать, если приказ (распоряжение) содержит только нижеследующие пункты:
о создании комиссии (совета, рабочей группы, организационного комитета и т.п.) и утверждении состава указанных координационных, совещательных органов;
об утверждении Правил (Порядка, Методики, Нормативов, Положений и т.п.);
об отмене либо признании утратившими силу ранее изданных нормативно-правовых актов, распорядительных документов или внесении в них изменений и дополнений.
При наличии других пунктов в приказе (распоряжении) пункт о контроле за выполнением приказа (распоряжения) должен быть в обязательном порядке.
3.7.1.11. В приказ (распоряжение) не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...». Организации, управления, должностные лица, до сведения которых доводится приказ (распоряжение), перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа (распоряжения).
3.7.1.12. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта приказа (распоряжения) в верхней части.
3.7.1.13. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).
Наименование должности располагается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия — от правой границы текстового поля.
3.7.1.14. Приложение к приказу (распоряжению) оформляется в том случае, если в документе имеется на него ссылка, например: «прилагаемый порядок», «(прилагается)», «(приложение № 3)», «согласно приложению» и т.п. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например, «приложение № 2». Листы приложения нумеруются самостоятельно по центру верхнего поля, начиная со второй страницы.
Если приложением к приказу (распоряжению) является перечень, план (мероприятий), состав (совета, оргкомитета, рабочей группы, комиссии) и другие подобные документы, то наименование такого документа печатается жирным шрифтом № 14 прописными буквами, как правило, вразрядку, центрируется, а заголовок печатается через один интервал (12 пт) после наименования со строчной буквы, центрируется.
1-й Всероссийской выставки «...»
организации и проведения...
При издании утверждаемого приказом (распоряжением) приложения как самостоятельного документа в правом углу первого листа указанного документа проставляется гриф утверждения со ссылкой на номер и дату утвердившего его приказа (распоряжения).
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. «Текст таблицы печатается через один межстрочный интервал (12 пт) шрифтом № 14 (в исключительных случаях допускается применять шрифт № 12).»
Если таблицу печатают более чем на одной странице, наименования граф (или номера граф, соответствующие номерам граф на первой странице таблицы) повторяются на каждой странице.
В таблице ссылка на сноску может быть обозначена звездочкой или цифрой. Сноски могут быть даны как на каждой странице, где есть ссылки на сноску, так и в конце таблицы. После знака сноски текст сноски начинается с абзацного отступа с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.
Примечание дается в конце приложения. Если есть сноски, то примечание дается перед сносками.
Весь текст документа, касающегося сроков производства <*> тракторов, не приводится.
Примечания: 1. Объем поставок тракторов при необходимости может быть уточнен заводом-изготовителем.
2. Срок поставки тракторов может быть уточнен Агентством.
<*> Включая производство по кооперации.
Сноски допускается печатать шрифтом № 12. На каждой странице не должно проставляться более трех сносок.
Приложение к приказу (распоряжению) визируется начальником управления (или исполнителем), подготовившим указанное приложение, на оборотной стороне каждого листа.
3.7.1.15. Совместный приказ федеральных органов исполнительной власти печатается на стандартных листах бумаги формата А4 без бланка. Количество подлинников приказа соответствует количеству органов исполнительной власти, участвующих в издании приказа. На каждом экземпляре приказа должно быть столько подписей, сколько органов исполнительной власти участвует в издании приказа.
При оформлении совместного приказа:
наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;
наименование вида документа (приказ или распоряжение) располагается по центру;
дата совместного приказа единая, соответствует дате более поздней подписи;
регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более федеральными органами исполнительной власти, состоит из регистрационных номеров документа каждого из этих органов, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;
подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.
3.7.1.16. Выписка из приказа оформляется на чистом листе бумаги Юридической службой и заверяется печатью в Службе делопроизводства.
Выписка из приказа содержит реквизиты:
наименование вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА);
дата и номер (те же, что у приказа);
часть текста (констатирующая часть (если существует) приводится полностью, слово «приказываю:» и необходимая часть текста);
подпись (указывается наименование должности и инициалы с фамилией должностного лица, подписавшего приказ);
отметка о заверении копии (заверительная надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи, дата заверения).
3.7.2. Положение, правила, инструкция, регламент
3.7.2.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Агентства.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции, регламенте излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.
3.7.2.2. Порядок подготовки проекта положения, правил, инструкции, регламента соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных правовых и распорядительных документов Агентства (пункт 3.6).
3.7.2.3. Положение (правила, инструкция, регламент) применяется как самостоятельный правовой акт, утверждаемый руководством Агентства.
В случае, когда утверждение оформляется изданием приказа (распоряжения) Агентства, положение (правила, инструкция, регламент) регистрируется в установленном порядке.
Документы, не прошедшие регистрацию в Службе делопроизводства, признаются недействительными.
3.7.2.4. Проект положения (правил, инструкции, регламента) печатается на стандартном листе бумаги формата А4 шрифтом № 14 и оформляется как приложение к приказу (распоряжению) либо с грифом утверждения.
В грифе утверждения слова «утверждаю», «утверждено» печатаются прописными буквами шрифтом № 14, следующие строки печатаются через один межстрочный интервал (12 пт) на расстоянии полутора межстрочных интервалов (18 пт) от грифа утверждения:
Руководитель Федерального
агентства лесного хозяйства
Личная подпись И.О. Фамилия
Дата
Если положение (правила, инструкция) утверждается приказом (распоряжением), то вышеуказанные документы оформляются как приложение:
приказом Рослесхоза
от ______ N _______
Наименование документа «положение» («правила», «инструкция», «регламент») печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом и располагается по центру.
Заголовок к тексту положения отвечает на вопрос «о чем?».
об Управлении...
Заголовок к тексту правил, инструкции, регламента отвечает на вопрос «кого?», «чего?» (например: Должностной регламент главного специалиста. Правила проведения...).
Текст положения (правил, инструкции, регламента) излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».
Констатирующей частью положения (правил, инструкции, регламента), как правило, служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
Основной текст положения (правил, инструкции, регламента) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.
Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами и буквами с закрывающей скобкой.
3.7.3. Протокол
3.7.3.1. Протокол совещания (заседания) в Агентстве издается в краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.
Протоколы совещаний, подписанные руководителем, заместителями руководителя или начальниками управлений, регистрируются и хранятся в Службе делопроизводства.
Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки, который составляет и подписывает ответственный исполнитель, готовивший протокол.
Принятые решения могут доводиться до сведения исполнителей в виде выписок из протоколов (подпункт 3.7.3.6 Инструкции), которые оформляются в установленном порядке и заверяются печатью Управления делами.
3.7.3.2. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части, как правило, указываются инициалы и фамилия председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании (совещании). Основная часть протокола содержит рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения.
В случае, когда оформляется «протокол совещания в Федеральном агентстве лесного хозяйства» или «протокол совместного совещания», указываются инициалы и фамилия председательствующего (без указания должности). Должность председательствующего в этом случае указывается на последней странице протокола в реквизите «подпись».
В вводной части протокола совещания у конкретного должностного лица Агентства слово «председательствующий» не указывается.
Слово «Присутствовали:» печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие.
Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:
Присутствовали: 25 человек (список прилагается).
Должности присутствовавших на совещании гражданских служащих Агентства, подведомственных организаций, представителей иных организаций и ведомств, как правило, расшифровываются, а в протоколе согласительного (межведомственного совещания) — расшифровываются в обязательном порядке. Указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал (12 пт).
Основная часть протокола содержит рассматриваемые вопросы, принятые по ним решения и данные на совещании поручения.
Рассматриваемые вопросы нумеруются римскими цифрами. Цифра не проставляется, если на совещании рассматривался один вопрос. Наименование вопроса начинается с предлога «О» («Об») и печатается по центру шрифтом № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более 1 интервала.
Под чертой в скобках указываются фамилии выступивших; завершающим, как правило, является председательствующий на совещании. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указываются принятые по вопросу решения в виде конкретных поручений. Конкретные поручения нумеруются арабскими цифрами и буквами с закрывающей скобкой и строятся по схеме: структурное подразделение или должностное лицо, которому дается поручение, — срок выполнения поручения — суть поручения. При необходимости наряду с прямыми поручениями (подготовить, представить, направить и т.д.) используются следующие формулировки: «принять к сведению информацию», «отметить, что», «принять предложение» и другие.
Заместителям руководителя и начальникам структурных подразделений даются прямые поручения. Другим организациям поручения даются через курирующие структурные подразделения, например:
«1. Управлению делами организовать работу ФГУ „Рослесресурс“ по подготовке...».
Заинтересованным, не находящимся в ведении Агентства организациям (должностным лицам), как правило, даются рекомендации, например:
«1. Рекомендовать Россельхозакадемии в срок до 15 марта 2011 г. подготовить соответствующие материалы...».
3.7.3.3. Визирует протокол исполнитель, начальник управления (или замещающее его лицо), в чьем ведении находится обсуждаемый вопрос, курирующий заместитель руководителя.
Протоколы, в которые в процессе визирования вносятся изменения, не приводящие к искажению смысла, повторно не визируются.
К проекту протокола совещания прилагается указатель рассылки, подписанный руководителем соответствующего структурного подразделения.
3.7.3.4. Подписывает протокол председательствовавший на заседании (совещании). Датой протокола является дата проведения заседания (совещания).
3.7.3.5. Протоколы заседаний коллегии Агентства, совещаний у руководства Агентства оформляются на бланках установленного образца (Приложения № 8 - 10) шрифтом № 14 и имеют следующие реквизиты:
Наименование документа — слово «ПРОТОКОЛ» печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером № 17 и выравнивается по центру.
Вид заседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами (24 пт), печатается полужирным шрифтом через один межстрочный интервал (12 пт) и выравнивается по центру. Отделяется от следующего текста сплошной линией.
Место проведения совещания выравнивается по центру.
Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через два межстрочных интервала (24 пт) ниже предыдущего реквизита.
Номер протокола совещания (заседания), проводимого руководством Агентства, включает буквенный индекс руководителя Агентства или его заместителя, проводившего совещание, дефис, номер дела по номенклатуре дел, косую черту, порядковый номер в пределах календарного года.
Номер протокола совещания, проводимого руководством структурного подразделения, включает делопроизводственный индекс структурного подразделения, дефис, номер дела по номенклатуре дел, косую черту, номер в пределах календарного года.
При регистрации протоколов коллегии к порядковому номеру, через дефис добавляются буквы «кол». К порядковому номеру протокола совещания (заседания), проводимого руководством Агентства, через дефис добавляются буквы «пр».
Протоколы совместных совещаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в совещании.
Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами (36 пт) и включает наименование должности лица, проводившего совещание, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
3.7.3.6 Выписка из протокола оформляется на чистом листе и имеет реквизиты:
наименование вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА);
дата и номер (те же, что у самого протокола);
часть текста (приводится полностью вводная часть и необходимая часть текста с вопросом, который обсуждался на совещании с соответствующим решением);
подпись (председательствовавшего без личной подписи);
отметка о заверении копии (заверительная надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи, дата заверения).
3.7.4. Служебная переписка
3.7.4.1 Служебные письма составляются в Агентстве:
как доклады о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
как ответы на запросы федеральных органов исполнительной, представительной и судебной власти, органов законодательной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и муниципальных образований;
как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;
как ответы на запросы различных иностранных организаций, предприятий и частных лиц.
3.7.4.2. Служебные письма, направляемые в другие организации в пределах Российской Федерации, составляются на русском языке и печатаются на бланках писем установленного образца формата А4 или А5 шрифтом № 14, как правило, через один межстрочный интервал — 12 пт (в исключительных случаях допускается использовать полуторный межстрочный интервал — 18 пт).
Служебные письма, напечатанные на бланке письма руководителя Агентства (Приложение № 12), подписываются руководителем Агентства.
Служебные письма, напечатанные на бланках писем Агентства (Приложение № 11), подписываются заместителями руководителя и начальниками структурных подразделений.
Служебные письма, напечатанные на международных бланках писем Агентства (Приложение № 13), подписываются руководителем, заместителями руководителя и начальниками структурных подразделений и служат как ответы на запросы различных иностранных организаций, предприятий и частных лиц.
Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4 без бланка. При этом данные о наименовании федеральных органов исполнительной власти включаются в наименование должности лиц указанных органов, подписавших письмо, в реквизите «подпись».
3.7.4.3. Все письма должны иметь заголовок. Исключение могут составлять письма, оформленные на бланках формата А5.
Заголовок письма отвечает на вопрос «о чем?» («о ком?») и печатается вверху слева шрифтом № 12 через один интервал, выравнивается по левому краю. Величина заголовка, как правило, не более четырех строк с длиною строки 8 — 9 см.
В случае если письмо является ответом на поручение Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства и в тексте письма нет ссылки на данное поручение, в заголовке к тексту под чертой дается ссылка на дату и номер данного поручения. Ссылка приводится один раз — либо в начале текста, либо в заголовке.
3.7.4.4. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами.
3.7.4.5. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующей части указываются причины, основания, цели составления письма. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами и другими документами по данному вопросу. В тексте писем, подготовленных на основании или в развитие документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: название вида документа, автор, дата, регистрационный индекс, заголовок.
«В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 14 марта 1997 г. № 307 „Об утверждении Положения о ведении государственного мониторинга водных объектов...“»
Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в указаниях по исполнению документа руководителя.
В письмах используют следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);
- от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);
- от третьего лица единственного числа («Федеральное агентство лесного хозяйства не возражает», «Рослесхоз рассмотрел»).
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа. В письмах, адресованных вышестоящим организациям (должностным лицам), используется фраза «Рослесхоз докладывает».
3.7.4.6. Проект письма за подписью руководителя Агентства визируют на втором экземпляре (на лицевой стороне последнего листа): исполнитель, начальник структурного подразделения, подготовившего письмо, соисполнитель документа или его заместитель (согласно распределению обязанностей), заместитель руководителя (курирующий данное структурное подразделение), начальник Юридической службы или его заместитель. Если письмо содержит вопросы, входящие в компетенцию Управления финансов, бюджетной политики и администрирования платежей, второй экземпляр также визирует начальник Управления финансов, бюджетной политики и администрирования платежей или его заместитель.
Проект письма за подписью заместителя руководителя Агентства визируют на втором экземпляре (на лицевой стороне последнего листа): исполнитель, начальник структурного подразделения, подготовившего письмо, если имеется соисполнитель документа или его заместитель (согласно распределению обязанностей), начальник Юридической службы или его заместитель.
Письмо за подписью начальника структурного подразделения Агентства визируют на втором экземпляре (на лицевой стороне последнего листа): исполнитель, начальник отдела, подготовившего письмо, заместитель руководителя (курирующий данное структурное подразделение), начальник Юридической службы или его заместитель.
3.7.4.7. В целях сокращения сроков визирования документа целесообразно проводить одновременную параллельную проработку проекта документа в заинтересованных структурных подразделениях Агентства, подведомственных и других заинтересованных организациях.
В случае, если Управление-соисполнитель представил головному исполнителю предложения по проекту документа в письменном виде, виза этих управлений при подготовке головным исполнителем окончательного варианта проекта документа, представляемого на подпись руководству Агентства, как правило, не требуется, но данные предложения должны быть приложены к проекту документа.
При наличии у визирующих проект письма должностных лиц замечаний (возражений) проект документа в обязательном порядке визируется ими с замечаниями (пункт 3.2.17 Инструкции).
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. Краткие замечания по проекту письма допускается оформлять на визируемом экземпляре письма.
3.7.4.8 На подпись руководству Агентства служебное письмо представляется исполнителем в трех экземплярах:
первый экземпляр подписывается руководством Агентства, регистрируется Службой делопроизводства и через экспедицию отправляется адресату;
второй экземпляр зарегистрированного письма с визами (подпункт 3.7.4.6 Инструкции) остается в Службе делопроизводства;
третий экземпляр зарегистрированного Службой делопроизводства письма возвращается головному исполнителю.
3.7.4.9. В случае если при подписании письма руководством Агентства возникает необходимость его дополнительного визирования, начальники Управлений или заместители руководителя визируют письмо в суточный срок.
3.7.4.10. Датой письма является дата его подписания. Регистрация письма должна проводиться в день его подписания.
3.7.4.11. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются в соответствии с указаниями по исполнению документа руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов.
Сроки подготовки инициативных писем определяются руководством Агентства.
4.1.1. Движение документов в Агентстве с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело образует документооборот Агентства.
Порядок прохождения документов в Агентстве и операций, производимых с ними, определяются Регламентом Агентства, настоящей Инструкцией, положениями об Управлениях, отделах, должностными регламентами гражданских служащих.
4.1.2. Управления должны рассматривать вопросы, касающиеся функций управления (согласно положению об управлении), без дополнительного поручения руководства Агентства. Различные вопросы, касающиеся взаимодействия управлений, должны вноситься на рассмотрение руководству Агентства только в случаях, если не найдено согласованных решений с соответствующими управлениями.
Не допускается внесение руководству Агентства новых проектов решений при невыполнении предыдущих по тем же вопросам.
Каждое новое решение по одному и тому же вопросу должно приниматься только в тех случаях, когда выполнено предыдущее либо возникли какие-либо новые обстоятельства.
4.1.3. С целью рационального сокращения документооборота гражданские служащие Агентства должны в полной мере использовать предоставленные права для самостоятельного решения вопросов, относящихся к их компетенции.
Предложения руководству Агентства должны представляться только по вопросам, требующим его решения или участия.
4.1.4. При использовании в Агентстве системы электронного документооборота Службой делопроизводства разрабатываются маршруты движения документов. Использование маршрутов позволяет определить последовательность операций, производимых с документом, и путь его движения уже на начальном этапе подготовки проекта или при поступлении документа в Агентство.
4.1.5. Документы, зарегистрированные и доставленные в структурные подразделения Агентства с использованием системы электронного документооборота, являются равнозначными документам, зарегистрированным традиционным способом, и обязательными для исполнения.
4.2.1. Электронные документы принимаются, создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота Агентства.
4.2.2. Для подписания электронных документов Агентства используются электронные цифровые подписи. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.
4.2.3. При рассмотрении и согласовании электронных документов в системе электронного документооборота Агентства могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется.
4.2.4. Прием и отправка электронных документов осуществляются Службой делопроизводства.
4.2.5. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя Агентства, направлении электронных документов в подразделения и ответственным исполнителям Агентства, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (хранятся) их регистрационные данные.
4.2.6. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота Агентства.
4.2.7. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Агентства.
4.2.8. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.
4.2.9. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в Агентстве в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
4.2.10. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем Агентства, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.
4.3.1. Документы доставляются в Агентство через отделение связи (почтой, телеграфом), фельдъегерской связью, нарочными, курьерами и уполномоченными представителями различных организаций.
Кроме того, документы могут поступать в Агентство по каналам телефонной и факсимильной связи, электронной почты, а также по СМЭВ.
Способ получения документов фиксируется при регистрации в системе автоматизированного делопроизводства и электронного документооборота СЭД.
4.3.2. Документы, поступающие в Агентство, принимаются, предварительно рассматриваются, регистрируются, рассматриваются руководством и направляются исполнителям.
4.3.3. Прием поступающих в Агентство документов осуществляется централизованно экспедицией в составе Службы делопроизводства (далее — экспедиция).
Прием документов в рабочие дни после 18 часов осуществляется дежурным гражданским или дежурным сотрудником приемной руководителя. В праздничные и выходные дни прием документов осуществляется дежурным сотрудником.
4.3.4. Документы, поступившие фельдъегерской связью, нарочным, а также телеграммы и заказная корреспонденция принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема.
Документы, направленные на проводимые Агентством конкурсы, принимаются в установленном порядке конкурсной комиссией.
4.3.5. При приеме документов проверяется правильность доставки, целостность упаковки, вскрываются конверты, проверяется правильность и комплектность вложения.
Ошибочно доставленные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.
При приеме в экспедиции вскрываются все конверты, кроме конвертов, с пометкой «Лично».
Содержимое конвертов проверяется на правильность и комплектность вложения. В случаях ошибочных вложений, отсутствия документов или их повреждений, затрудняющих прочтение существа вопроса, составляется акт в двух экземплярах, один из которых хранится в экспедиции, а второй — возвращается отправителю документа вместе с самим документом.
Вскрытые конверты, как правило, уничтожаются. Не подлежат уничтожению конверты в случаях, если они являются единственным источником установления адреса отправителя, даты отправки или поступления документа.
Гражданские служащие, ответственные за ведение делопроизводства соответствующих департаментов, забирают документы из экспедиции не реже трех раз в день.
4.3.6. Документы на иностранных языках передаются для перевода на русский язык в структурное подразделение, ответственное за международное сотрудничество. После чего структурное подразделение, ответственное за международное сотрудничество, направляет их для регистрации в Службу делопроизводства.
4.3.7. Предварительное рассмотрение документов, адресованных руководству Агентства или непосредственно в Агентство, осуществляется Службой делопроизводства. Поступившие документы распределяются на требующие рассмотрения руководством Агентства и направляемые непосредственно в управления, исходя из оценки содержания документа на основании утвержденного распределения обязанностей между руководством Агентства, положений об управлениях Агентства, должностных регламентов.
4.3.8. Регистрации подлежат все документы, поступающие в Агентство, за исключением документов, перечень которых приведен в Приложении № 16.
Документы, адресованные руководству Агентства, а также направленные непосредственно в Агентство, регистрируются в отделе делопроизводства и контроля Управления делами.
Входящие документы регистрируются только один раз, в день их поступления.
Документы, поступившие в рабочие дни после 18 часов, могут быть зарегистрированы на следующий день.
4.3.9. Все входящие документы регистрируются в системе электронного документооборота в отделе делопроизводства и контроля Управления делами.
При регистрации входящих документов на документе проставляется регистрационный штамп с присвоенным регистрационным номером, за дробью — регистрационный индекс документа (по номенклатуре дел) и дата регистрации. Регистрационный штамп проставляется в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа.
При поступлении документа с сопроводительным письмом регистрационный штамп проставляется на сопроводительном письме.
Поступившие в Агентство документы, после завершения работы с ними (исполнения содержащихся в них поручений), подлежат возврату в Службу делопроизводства, за исключением документов, поступивших для сведения и учета в работе, а также отчетов с сопроводительными письмами.
4.3.10. Все входящие документы передаются на рассмотрение руководству Агентства и управления в день их поступления, а требующие срочного исполнения — незамедлительно.
Документы, подлежащие регистрации, но незарегистрированные в установленном порядке, не рассматриваются.
4.3.11. Подготовку проекта указания по исполнению документа руководителя осуществляет начальник Службы делопроизводства, его заместитель, сотрудник делопроизводства, ответственный за контроль, или помощник руководителя. Подготовку проекта указания по исполнению документа заместителя руководителя осуществляет помощник заместителя руководителя или секретарь. В случае отсутствия руководителя поручения готовят в соответствии с порядком замещения по утвержденному распределению обязанностей между руководством Агентства.
При подготовке проекта указания по исполнению документа руководства Агентства по перечням поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, заместителя Председателя Правительства Российской Федерации, протоколам заседаний Правительства Российской Федерации, совещаний у Председателя Правительства Российской Федерации и его заместителей, протоколам правительственных комиссий Российской Федерации, планам реализации мероприятий и поручениям, имеющим несколько пунктов, начальник отдела делопроизводства и контроля, его заместитель, сотрудник делопроизводства, ответственный за контроль, или помощник руководителя определяют головного исполнителя по каждому пункту перечня, протокола или поручения и при необходимости определяют ответственного за свод.
При подготовке проекта указания по исполнению документа, где при исполнении задействованы подведомственные организации, головным исполнителем, как правило, определяется структурное подразделение Агентства, курирующее данный вопрос в соответствии с закрепленной сферой деятельности по данному поручению.
4.3.12. Указания по исполнению документа руководства Агентства и управлений по рассмотренным документам оформляются, как правило, на бланках указаний по исполнению документа (Приложение № 14).
На бланке указания по исполнению документа в левом нижнем углу проставляется регистрационный номер документа, по которому дается поручение, а в правый нижний угол ставится дата.
Дата указания по исполнению документа должна соответствовать дате рассмотрения документа соответствующим должностным лицом.
В тексте указания по исполнению документа определяются необходимые действия по исполнению документа, при необходимости указываются порядок и срок исполнения.
Поручение, содержащееся в тексте указания по исполнению документа, должно быть конкретным (например: «... Прошу рассмотреть и ответить...» или «... Прошу рассмотреть и подготовить проект ответа...»).
4.3.13. В тексте указания по исполнению документа проставляется исполнитель и соисполнители. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, головным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым (на головного исполнителя также может указывать одно из слов: «созыв», «свод» или «отв.»). Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.
Головной исполнитель и соисполнители вправе давать поручения в виде указания по исполнению документа лицам, непосредственно им подчиненным.
Для изменения головного исполнителя или состава исполнителей по документам, направленным на исполнение поручением руководства Агентства, начальник заинтересованного управления в течение трех дней (а по срочным и оперативным поручениям — незамедлительно) представляет руководству Агентства письменное предложение с обоснованием необходимости изменения головного исполнителя или соисполнителей.
Если взаимного согласия руководства управлений-исполнителей не достигнуто, то изменение головного исполнителя или состава соисполнителей осуществляют заместители руководителя в течение трех дней (а по срочным и оперативным поручениям — незамедлительно) по письменному предложению заинтересованного начальника управления. После письменного согласования заместителем руководителя изменения головного исполнителя, заинтересованное управление представляет письменное согласование в Службу делопроизводства.
Изменение головного исполнителя и соисполнителей отмечается (учитывается) в СЭД в Службе делопроизводства.
4.3.14. Рассмотренные руководством Агентства документы возвращаются в Службу делопроизводства, где в СЭД вносится содержание текста указания по исполнению документа и при необходимости устанавливается срок исполнения поручения.
Текст указания по исполнению документа заместителей руководителя и начальников структурных подразделений вносят в СЭД лица, ответственные за ведение делопроизводства.
На документ, поставленный на контроль, и на бланке указания по исполнению документа к такому документу проставляется отметка о контроле. Отметка о контроле проставляется в правом верхнем углу на первом листе документа и в правом нижнем углу бланка указания по исполнению документа. Отметка о контроле содержит литеру «К» или слово «Контроль» и контрольную дату исполнения документа.
4.3.15. После фиксирования содержания указания по исполнению документа в СЭД документ передается исполнителю.
Гражданские служащие, ответственные за ведение делопроизводства у заместителей руководителя и в управлениях, получают зарегистрированные документы в экспедиции Агентства не менее трех раз в день, а срочные документы — незамедлительно.
4.3.16. Если в тексте указания по исполнению документа указаны несколько исполнителей, то подлинник документа получает головной исполнитель, соисполнителям передаются копии. В случаях, когда документ содержит большое количество страниц, для соисполнителей копируется только титульный лист документа с поручениями руководителя. В указанном случае головной исполнитель знакомит соисполнителей с документом, проводя при необходимости ознакомительное совещание.
Особенности приема факсограмм
4.3.17. Факсограмма (факс) — это получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).
4.3.18. При приеме факсограмм проверяется качество полученного изображения, правильность адресования и комплектность.
Нечитаемые, ошибочно направленные, полученные не полностью факсограммы не рассматриваются и не регистрируются.
4.3.19. Регистрация полученных факсограмм осуществляется по решению руководства Агентства, исходя из существа излагаемого вопроса.
Регистрация факсограмм осуществляется в обычном установленном порядке (пункты 4.2.8 - 4.2.9 Инструкции).
Поступивший вслед за факсограммой подлинник документа повторно не регистрируется. Все факсограммы должны быть заменены на полученные подлинники документов.
Исходящими документами Агентства являются документы, направляемые из Агентства в органы государственной власти, местного самоуправления, организации, должностным лицам и гражданам.
Работа с исходящими документами включает составление и оформление проекта документа, его согласование, подписание, проверку правильности оформления, регистрацию и отправление.
Переписка с иностранными корреспондентами осуществляется через структурное подразделение, ответственное за международное сотрудничество.
4.4.1. Документы, направляемые от имени Агентства, подписываются руководителем и его заместителями. Документы, направляемые от имени управлений, подписываются начальниками управлений и их заместителями.
Документы, направляемые в вышестоящие органы, органы представительной и судебной власти, а также ответы на обращения глав субъектов Российской Федерации подписываются руководителем или по его поручению заместителем руководителя.
Документы, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, палаты Федерального Собрания Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, подписываются заместителем руководителя только в том случае, если документы из указанных вышестоящих органов с поручением дать ответ адресованы непосредственно заместителю руководителя, или на то есть поручение руководителя.
Документы, направляемые в федеральные органы исполнительной власти, субъекты Российской Федерации, подведомственным и другим организациям, а также гражданам, подписываются руководителем, его заместителем или начальником управления, его заместителями в соответствии с компетенцией.
4.4.2. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: «и.о.», «зам.»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.
При подписании документа несколькими должностными лицами Агентства их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, первый лист документа при этом оформляется не на бланке.
4.4.3. Факсограмма не должна являться основанием для принятия окончательных решений соответствующим руководителем.
4.4.4. Исходящие документы Агентства представляются на регистрацию оформленными в соответствии с положениями раздела «Правила подготовки и оформления документов» Инструкции и подписанными. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.
4.4.5 После подписания исходящих документов осуществляется их регистрация в СЭД, при этом:
документы, подписанные руководством Агентства, вместе с основанием передаются исполнителями для регистрации в Службе делопроизводства.
Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления реквизитов, наличие необходимых виз, наличие необходимого числа копий, идентичность всех копий подписанному подлиннику, наличие отметки об исполнителе.
Документ регистрируется в день его подписания. Датой исходящего документа является дата его подписания.
Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
4.4.6. Исходящие документы, подписанные руководством Агентства, передаются исполнителем для регистрации в Службе делопроизводства в трех экземплярах: подлинник документа и его копия, копия документа с визами-оригиналами.
4.4.7. При регистрации исходящего документа на нем указываются присвоенный регистрационный номер и дата регистрации. Исходящим документам одного и того же содержания, направляемым в несколько адресов, присваивается, как правило, один номер.
Регистрационный номер исходящего документа состоит:
для документов, подписанных руководством Агентства — из установленного делопроизводственного индекса руководства Агентства, подписавшего документ, дефиса, индекса управления-исполнителя, дефиса, номера дела (по номенклатуре дел), косой черты, порядкового номера отправления. Например: № ВМ-05-33/1484, № ВЧ-06-50/1485;
для документов структурных подразделений — из делопроизводственного индекса управления, дефиса, делопроизводственного индекса отдела, дефиса, номера дела по номенклатуре дел, косой черты и порядкового номера отправления. Например: № 05-02-33/1486.
Условные делопроизводственные обозначения (индексы) Агентства утверждаются приказом.
4.4.8. Исходящие документы отправляются средствами почтовой связи, нарочными, а также по каналам телефонной и факсимильной связи.
Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется экспедицией в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи.
Доставка документов адресату нарочным осуществляется по решению Службы делопроизводства.
Разница между исходящей датой документа и днем его отправки не должна превышать одного дня.
4.4.9. Исходящие документы принимаются экспедицией на отправку в открытом виде.
Документы, подготовленные к отправке, передаются полностью оформленными, подписанными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса или со списком рассылки.
В экспедиции проверяется наличие полного адреса и его точность, наличие приложений, а также наличие регистрационного номера, подлинной подписи и других необходимых элементов оформления. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку.
4.4.10. При адресовании документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки. В списке рассылки указывается наименование вида документа, заголовок, номер и дата документа, к которому относится список рассылки, далее перечисляются полные наименования организаций и их полные почтовые адреса. Список рассылки подписывается должностным лицом, подготовившим документ.
При направлении документов в федеральные органы государственной власти законодательные и исполнительные органы государственной власти субъектов Российской Федерации полные почтовые адреса могут не указываться.
Почтовые адреса могут также не проставляться на документах, направляемых постоянным однородным организациям (в этом случае целесообразно применять списки рассылки и конверты с заранее напечатанными адресами).
В целях повышения оперативности отправки при направлении документа по списку рассылки в однородные организации не всех субъектов Российской Федерации (не более 20 субъектов) в списке рассылки следует перечислить только исключенные субъекты. Например: «... во все субъекты Российской Федерации, кроме: Пензенской обл., Смоленской обл... Ханты-Мансийского АО».
4.4.11. Обо всех изменениях в составе и наименованиях субъектов Российской Федерации, постоянных корреспондентов Агентства, а также их почтовых адресов следует незамедлительно информировать экспедицию.
Особенности подготовки и отправки телеграмм, факсограмм
4.4.12. Телеграммы за подписью руководителя или его заместителей оформляются, как правило, на бланках категории «правительственная».
Текст телеграммы излагается кратко, ясно, по возможности без предлогов, союзов, местоимений и знаков препинания (если это не приводит к искажению смысла), цифровые данные рекомендуется писать словами. Текст телеграммы печатается через два межстрочных интервала заглавными буквами без переносов и без абзацев (Приложение № 18).
Подписанные руководством Агентства телеграммы регистрируются в Службе делопроизводства и передаются в экспедицию для отправки.
4.4.13. При передаче текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 страниц;
ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и начальника соответствующего структурного подразделения;
факсограммы зарубежным корреспондентам отправляются на русском языке с приложением при необходимости неофициального перевода на английском языке;
запрещается передавать текст документов с пометкой «Для служебного пользования».
Учет подлежащего передаче документа осуществляется в установленном порядке.
Подлинники документов после передачи возвращаются в Службу делопроизводства с отметкой о времени отправки.
К внутренним документам Агентства относятся документы, составленные, подписанные и используемые внутри Агентства (приказы, распоряжения, протоколы, инструкции, регламенты, докладные записки, объяснительные записки, акты, заявки, сводки и др.).
Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов (составление и оформление проекта документа, согласование, подписание, регистрация, направление адресату), а на этапе исполнения — прохождению поступающих документов (прием, рассмотрение руководством, направление исполнителю).
4.5.1. Приказы (распоряжения), протоколы совещаний у руководителя Агентства, а также протоколы совещаний руководства Агентства и начальников структурных подразделений регистрируются в установленном порядке в Службе делопроизводства.
4.5.2. Переписка между управлениями и отделами по вопросам, которые могут быть решены в оперативном (рабочем) порядке и не требуют документального оформления, не допускается.
4.5.3. Служебные записки на имя заместителей руководителя, начальников структурных подразделений Агентства с результатами их рассмотрения в обязательном порядке доводятся до авторов указанных документов лицами, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях.
4.5.4. Служебные записки на имя руководителя Агентства регистрируются в Службе делопроизводства.
4.5.5. При регистрации документов служебной переписки в СЭД документу присваивается регистрационный номер, который состоит из порядкового номера в пределах календарного года, косой черты и номера дела по номенклатуре дел. Например: № 156/10.
Учет количества документов Агентства за определенный период времени проводится на основании сведений, содержащихся в СЭД, которая позволяет составлять отчеты об учитываемых документах по различным критериям (по потокам, по управлениям, по исполнителям и т.п.).
Результаты учета количества документов обобщаются Службой делопроизводства и при необходимости представляются руководству Агентства.
За единицу учета количества документов принимается сам документ, без учета его копий, создаваемых в Агентстве.
Поступающие, отправляемые и внутренние документы учитываются отдельно.
Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством Агентства или управления, подготовку к пересылке адресату.
Исполнитель при работе с документами руководствуется едиными требованиями, установленными Регламентом Агентства, настоящей Инструкцией.
При работе с документами исполнитель несет ответственность за их сохранность и конфиденциальность содержащейся в них информации. Сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях и в пределах должностных обязанностей гражданских служащих.
Документы, оформленные с нарушениями положений Инструкции, возвращаются исполнителю на доработку.
4.7.1. Передача полученных для исполнения документов или их копий другим служащим (того же управления или другого) может осуществляться исполнителем только с разрешения или по поручению руководства Агентства, начальника управления или отдела и через лицо, ответственное за ведение делопроизводства.
4.7.2. Для всех документов, подготовленных к отправке через экспедицию, исполнитель указывает полные почтовые адреса (в реквизите «Адресат» документа или на отдельном листе). Исключение составляют вышестоящие федеральные органы законодательной, исполнительной и судебной власти Российской Федерации, а также организации — постоянные корреспонденты.
На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список рассылки и вместе с документом передает на подпись руководству Агентства.
4.7.3. Исполнитель самостоятельно определяет необходимое количество экземпляров полученного или отправляемого документа и обеспечивает тиражирование документа.
При необходимости тиражирование документов для государственных служащих Агентства осуществляется централизовано через Службу делопроизводства.
4.7.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны исполнителем датироваться и подписываться. Все отметки размещаются на свободных от текста местах.
4.7.5. По завершении исполнения поручения исполнитель проставляет на документе отметку о направлении в дело согласно номенклатуре дел и подшивает в дело (кроме документов подшиваемых в Службе делопроизводства).
4.7.6. Документ, как правило, не может быть представлен на подпись или для принятия окончательного решения руководству Агентства или управления, если основанием для него является факсограмма. Факсограмма должна быть заменена на подлинник документа. Ответственность за замену факсограммы зарегистрированного документа на подлинник несет головной исполнитель.
4.7.7. После завершения работы с документами (исполнения содержащихся в них поручений, ознакомления и т.д.) исполнитель возвращает указанные документы в Службу делопроизводства.
4.7.8. В случае увольнения, перевода на другую работу, ухода в отпуск или отъезда в длительную командировку исполнитель передает документы другому исполнителю по указанию руководителя через должностное лицо, ответственное за ведение делопроизводства в управлении.
5.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
5.1.2. Регистрации подлежат все документы, в том числе поступившие через СМЭВ, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Не подлежат регистрации документы, указанные в Приложении № 16.
Регистрируются документы, поступающие из Правительства Российской Федерации (Приложение № 17), других организаций и от физических лиц, а также создаваемые — внутренние и отправляемые.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
5.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие — в день поступления, создаваемые — в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе не проставляется.
5.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из Правительства Российской Федерации, приказы Агентства по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан и т.п.
5.1.5. Регистрация документов, поступающих в адрес руководства Агентства или непосредственно в Агентство, а также документов, подписанных руководством Агентства, осуществляется Службой делопроизводства.
5.1.6. Документы регистрируются в регистрационно-контрольных формах — регистрационно-контрольных карточках подсистемы «Регистрация» СЭД.
5.1.7. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей Агентства, может дополняться цифровым индексом управления, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой или дефисом.
5.1.8. Для создания поисковых систем и достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:
наименование организации (автора или корреспондента);
дата и регистрационный номер документа;
заголовок к тексту (краткое содержание документа);
текст указания по исполнению документа (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:
гриф (отметка) ограничения доступа к документу;
внутренняя переадресация документов по исполнителям;
код по тематическому классификатору;
должностное лицо, поставившее документ на контроль;
промежуточные сроки исполнения;
статус документа (проект, версия);
вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.
5.1.9. При регистрации документов-ответов в СЭД должна осуществляться связка с документом-основанием. Документу-ответу присваивается исходящий номер в пределах соответствующего регистрационного массива.
5.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в Агентстве используется система автоматизированного делопроизводства и электронного документооборота «Lotus Notes/Domino».
5.2.2. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в СЭД, которая включает в себя картотеки, кабинеты и классификационные справочники.
5.2.3 Эффективность работы поисковой системы достигается путем разработки классификационных справочников:
классификатора видов документов;
классификатора корреспондентов;
классификатора результатов исполнения документов;
5.2.4. В системе СЭД поиск сведений о конкретном документе, самого документа или подборки материалов осуществляется по реквизитам документа (заголовок, вид документа, дата принятия, номер документа и т.п.).
5.2.5. СЭД обеспечивает оперативный поиск информации о деятельности Агентства.
Контроль за исполнением поручений включает постановку документа на контроль, анализ хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, учет и обобщение результатов исполнения документов, информирование руководства о состоянии исполнения документов.
6.1. Контролю подлежат все требующие исполнения зарегистрированные в Агентстве документы.
поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, заместителя Председателя Правительства Российской Федерации;
поручений, содержащихся в актах Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
планов по выполнению актов и поручений Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и поручений Председателя Правительства Российской Федерации (его заместителей);
поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства Российской Федерации, комиссий Правительства Российской Федерации, совещаний у Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей;
поручений Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей, данных во исполнение федеральных законов, актов и поручений Президента Российской Федерации;
поручений Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей, данных во исполнение поручений Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей, данных по парламентским запросам и запросам членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;
поручений руководства Агентства по письмам Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации;
поручений, содержащихся в приказах, распоряжениях, протоколах Агентства, совещаний у руководства Агентства;
поручений руководства Агентства;
6.3. Персональная ответственность за организацию работы с документами и исполнительскую дисциплину в управлениях возлагается на начальников управлений и курирующих заместителей руководителя.
Если поручение адресовано руководителям нескольких управлений, ответственность за организацию его исполнения возлагается на должностное лицо, указанное в тексте указания по исполнению документа первым. Головному исполнителю направляется подлинник документа, остальные исполнители получают копии документа или его электронную версию.
С целью сокращения сроков прохождения документов и улучшения качества их подготовки головной исполнитель обязан обеспечить созыв соисполнителей, коллегиальное рассмотрение и выработку согласованного решения.
Соисполнители в равной мере несут ответственность за качественное и своевременное выполнение поручения.
Соисполнителям при исполнении совместных поручений необходимо представить материалы головному исполнителю с таким расчетом, чтобы на завершение работы над документом оставалось не менее половины установленного срока.
Проекты документов, подготовленные во исполнение поручения со сроком исполнения до 10 дней, должны согласовываться соисполнителями в суточный срок.
Служба делопроизводства — поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, парламентских запросов, запросов и обращений членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, обращений граждан;
секретариат руководителя — за подготовкой материалов к заседаниям и совещаниям, которые проводит или в которых участвует руководитель; поручений по проведенным по инициативе руководителя совещаниям, приказам и распоряжениям руководителя;
помощники заместителя руководителя — за подготовкой материалов к заседаниям и совещаниям, которые проводит или в которых участвует заместитель руководителя; поручений, данных заместителем руководителя по рассмотренным им документам; поручений по проведенным по инициативе заместителя руководителя совещаниям; за подготовкой материалов к совещаниям в Агентстве;
гражданские служащие, ответственные за ведение делопроизводства и контроля в управлениях, — поручений, поступивших непосредственно в адрес управлений; поручений, данных на совещаниях у руководства Агентства, проводимых по инициативе управлений Агентства.
Поручения, данные в протоколах заседаний (совещаний), проводимых руководством Агентства, контролируются по каждому пункту.
а) с конкретной датой исполнения:
из вышестоящих организаций — в указанный срок;
б) без указания конкретной даты исполнения:
имеющие в тексте пометку «Весьма срочно» или «Незамедлительно» — исполняются в суточный срок; «срочно» — исполняются в трехдневный срок; имеющие пометку «оперативно» — в 10-дневный срок; остальные — в срок не более месяца;
по обращениям членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации — не позднее чем через 30 дней со дня получения;
по поручениям Правительства Российской Федерации, данным федеральным органам исполнительной власти по доработке и согласованию проектов постановлений и распоряжений, рассмотренных на заседании Правительства Российской Федерации, а также по проектам постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поступившим от головного исполнителя на согласование, — до 10 дней;
по письменным обращениям граждан, поступившим в Агентство, — не более 30 дней, требующим дополнительного изучения и проверки, — до двух месяцев со дня их регистрации с уведомлением гражданина, направившего обращение.
Сроки исполнения поручений устанавливает руководство Агентства и Служба делопроизводства.
Установленный срок исполнения поручения не должен приходиться на выходной или праздничный день.
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:
поступивших из вышестоящих органов государственной власти и внутренних — с даты подписания (утверждения) документа;
поступивших из других федеральных органов исполнительной власти, организаций и обращений граждан — с даты их поступления.
Поручения со сроком исполнения до 10 дней должны доводиться Службой делопроизводства с текстом указания по исполнению документа руководства Агентства до исполнителя в день поступления.
При невозможности получения указания по исполнению документа руководителя Агентства в день поступления документа соответствующему заместителю руководителя или начальнику управления направляется ксерокопия документа.
В целях сокращения сроков исполнения поручений проекты нормативных правовых актов направляются для одновременного согласования в заинтересованные управления. Согласование проекта документа проводится в течение трех дней. Визирование согласованного проекта документа проводится в течение суток.
Юридическая служба обязана рассматривать проекты правовых нормативных актов, поступивших на согласование, в срок не более 5 суток.
6.6. Срок исполнения, указанный в тексте указания по исполнению документа или определенный содержанием документа, может быть изменен только должностным лицом, давшим поручение. Об изменении срока исполнения поручения необходимо в тот же день поставить в известность Службу делопроизводства для внесения изменений в СЭД.
Изменение срока, определенного Службой делопроизводства, осуществляется Службой делопроизводства в установленном порядке.
В случаях, когда исполнение поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации невозможно осуществить в установленный срок по объективным причинам, руководитель (или замещающее его лицо) представляет автору поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения. При предоставлении на подпись руководителю указанного предложения о продлении срока выполнения поручения одновременно представляется утвержденный заместителем руководителя график поэтапного выполнения данного поручения с указанием конкретных сроков выполнения этапов и ответственных лиц.
Если невозможность соблюдения соответствующего срока выясняется в процессе исполнения поручения, исполнитель обязан не менее чем за три дня до его истечения обратиться по подчиненности с обоснованной просьбой о продлении срока.
6.7. Для изменения головного исполнителя или состава исполнителей по документам, направленным на исполнение поручением руководства Агентства, начальник управления в течение трех дней (а по срочным и оперативным поручениям — незамедлительно) представляет руководству Агентства письменное предложение с обоснованием необходимости изменения головного исполнителя или соисполнителей.
Передача контрольных документов, зарегистрированных в Службе делопроизводства, для исполнения из одного управления в другое осуществляется только через Службу делопроизводства.
Изменение головного исполнителя и соисполнителей и передача контрольных документов, зарегистрированных в Службе делопроизводства, отмечается (учитывается) в СЭД гражданскими служащими Службы делопроизводства.
6.8. Документ считается исполненным, когда приняты решения по поставленным в нем вопросам, полностью исполнено указание по исполнению документа должностного лица, давшего поручение, и, если требуется, направлен доклад об исполнении в соответствующие организации или дан ответ по существу заинтересованным лицам.
Исполнитель поручения несет ответственность за исполнение документа до тех пор, пока документ не снят с контроля.
Поручения, не снятые с контроля и не продленные в установленные сроки, считаются невыполненными.
В случае неисполнения поручения в установленный срок руководство Службы делопроизводства докладывает об этом начальнику Управления делами и курирующему заместителю руководителя Агентства с указанием причин невыполнения, конкретных виновников и вносит соответствующие предложения о наказании виновных.
6.9. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, отсутствии по болезни, увольнении или перемещении гражданский служащий, на исполнении у которого находится контрольный документ, обязан передать другому гражданскому служащему по согласованию с непосредственным руководителем и службой, обеспечивающей контроль исполнения поручений, все контролируемые документы.
6.10. Начальники управлений обязаны систематически проводить совещания, на которых обсуждается состояние исполнительной дисциплины и намечаются меры по ее укреплению.
Служба делопроизводства уполномочена анализировать состояние исполнительской дисциплины в управлениях Агентства, докладывать руководству Агентства и еженедельно направлять руководству управлений справки о текущем состоянии исполнительской дисциплины.
Заместители руководителя должны регулярно рассматривать состояние исполнительной дисциплины по курируемым вопросам в соответствии с распределением обязанностей между руководством Агентства.
Начальник Управления делами, отвечающий за организацию документооборота и исполнительскую дисциплину в Агентстве, еженедельно на совещании с участием начальников управлений, уполномочен рассматривать вопросы исполнительской дисциплины.
Состояние исполнительской дисциплины в Агентстве рассматривается на еженедельных оперативных совещаниях у руководителя.
Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии, и их передачу в архив Агентства в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Министерства культуры Российской Федерации (Постановление Правительства Российской Федерации от 29 мая 2008 г. № 406 «О Министерстве культуры Российской Федерации»), Федерального архивного агентства и других федеральных органов исполнительной власти.
7.1.1. Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Агентстве, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
7.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Положением об Агентстве, управлениях, отделах, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Агентства, их виды, состав и содержание.
7.1.3. В Агентстве составляются номенклатуры дел управлений (Приложение № 19) и сводная номенклатура дел Агентства (Приложение № 20).
7.1.4. Номенклатура дел управлений составляется (не позднее 15 октября текущего года) лицом, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с архивом Агентства, подписывается начальником управления и представляется в Службу делопроизводства.
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в Службу делопроизводства.
7.1.5. Сводная номенклатура дел составляется Службой делопроизводства на основе номенклатур дел управлений.
7.1.6. Сводная номенклатура дел Агентства подписывается начальником Управления делами, согласовывается с центральной экспертной комиссией (далее — ЦЭК) Агентства, с экспертной проверочной комиссией (далее — ЭПК) федерального государственного архива, в который документы передаются на постоянное хранение, и утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем Агентства. Согласовывается номенклатура дел с федеральным государственным архивом не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре Агентства.
7.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения Агентства получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
7.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в четырех экземплярах. Первый, утвержденный экземпляр номенклатуры дел, является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел Служба делопроизводства (Управление делами).
Второй экземпляр сводной номенклатуры дел используется в Службе делопроизводства в качестве рабочего.
Третий экземпляр номенклатуры дел применяется в архиве Агентства.
Четвертый экземпляр — передается в федеральный государственный архив, с которым согласовывалась номенклатура дел.
7.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
7.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Агентства.
7.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел Агентства являются названия управлений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Агентства.
7.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Агентства. Периодические издания в номенклатуру дел не включаются.
7.1.13. Номенклатура дел содержит пять граф, которые заполняются следующим образом.
В графе 1 «Индекс дела» номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в Агентстве делопроизводственного индекса управления и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах управления. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
Например: 01-03, где 01 — код структурного подразделения; 03 — порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных управлений. Для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 «Заголовок дела» номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и учреждений.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название федерального органа исполнительной власти или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (обзоры, сводки, справки, планы, списки и т.д.).
Документы о рассмотрении обращений граждан (обзоры, сводки, аналитические справки)
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
Переписка с федеральными органами исполнительной власти по вопросам перевода земель лесного фонда в земли иных категорий
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.
Переписка об изданиях и журналах по вопросам лесного хозяйства
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
Переписка с Министерством финансов Российской Федерации по вопросам бюджетного финансирования
При обозначении в заголовках дел названий административно-территориальных единиц указывается их общее видовое название, а не конкретные названия, если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц.
Переписка с главами администраций субъектов Российской Федерации по вопросам перевода земель лесного фонда в земли иных категорий
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.
Переписка с администрацией Краснодарского края по вопросам перевода земель лесного фонда в земли иных категорий
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).
Годовые отчеты по форме 3-ЛХ «Сведения о рубках ухода и санитарных рубках леса»
Если дело будет состоять из нескольких томов, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома, уточняющие содержание заголовка дела.
Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 «Количество дел (томов, частей)» номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 «Сроки хранения дела, тома, части и номера статей по перечню» указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии — по типовой (примерной) номенклатуре дел или согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией (ЦЭПК) при Федеральном архивном агентстве срок хранения.
В графе 5 «Примечание» указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел (в том числе в электронном виде), о переходящих делах (например, переходящее с 2009 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения ведения дел и др.
7.1.14. Если в течение года в Агентстве возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
7.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) (Приложения № 19 и 20).
7.2.1. Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
7.2.2. Дела формируются в Агентстве, как правило, децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях.
7.2.3. Исполненные и законченные документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем в Службу делопроизводства или сотруднику структурного подразделения, ответственному за ведение делопроизводства, для формирования их в дела.
7.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется Службой делопроизводства.
7.2.5 При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;
включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
помещать в дела ксерокопии, факсограммы, телефонограммы на общих основаниях;
помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и другие реквизиты);
в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату (контрольные), лишние экземпляры, черновики;
по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроком хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том.
При наличии в деле нескольких томов номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «Т. 1», «Т. 2» и т.д.
7.2.6. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Нормативные правовые акты и распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума.
Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.
Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Положения, уставы, инструкции, регламенты, утвержденные распорядительными документами (приказами), являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Документы координационных и совещательных органов (коллегий) группируются в два дела: а) протоколы и решения; б) документы к заседаниям.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Обращения, предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы Агентства и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел Агентства, отдельно от документов на бумажном носителе, на жестком диске специально выделенного компьютера.
7.2.7. Дела Агентства подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.
Оформление дела — подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится гражданскими служащими соответствующих структурных подразделений, в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива Агентства.
7.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение № 21); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (Приложение № 22); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (Приложение № 23); подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
7.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме (Приложение № 21).
Надпись на обложках дел (томов) следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем можно печатать.
На обложке дела оформляются реквизиты: наименование Агентства (фондообразователя); наименование структурного подразделения; делопроизводственный номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела и номер статьи по перечню; архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом:
наименование Агентства указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;
наименование структурного подразделения — записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой;
делопроизводственный номер (индекс) дела — проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах — номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово «последний»;
заголовок дела — переносится из номенклатуры дел соответствующего структурного подразделения;
дата дела — указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датами дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов, являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: «в деле имеются документы за... год(ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела (Приложение № 22). В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с расшифровкой подписи, указанием должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.
Реквизит «срок хранения дела и номер статьи перечня» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности Агентства, с указанием сроков хранения.
На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».
Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве Агентства черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК соответствующего федерального архива (до этого он проставляется карандашом).
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и федерального органа исполнительной власти по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
7.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела (Приложение № 23).
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с расшифровкой подписи, указанием должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
7.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.
При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, не нумеровать листы дела, не составлять заверительные надписи.
7.3.1. С момента заведения и до передачи в архив Агентства дела хранятся по месту их формирования.
Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.
В каждом структурном подразделении выделяются сотрудники, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела (как правило, это сотрудники, ответственные за делопроизводство).
Начальники структурных подразделений и лица, ответственные за ведение делопроизводства, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив Агентства.
7.3.2. Выдача дел гражданским служащим других структурных подразделений Агентства для работы осуществляется с разрешения начальника структурного подразделения, хранящего дело, под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование гражданским служащим структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководства Агентства, начальника отдела защиты государственной тайны и начальника Юридической службы.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя Агентства с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
Документы Агентства являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в федеральный архив как часть Архивного фонда Российской Федерации.
Подготовка документов к передаче на хранение в архив Агентства включает работу Службы делопроизводства и лиц, ответственных в подразделениях за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.
8.1.1. Экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
8.1.2. Экспертиза ценности документов в Агентстве на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив Агентства.
8.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Агентстве создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (далее — ЦЭК).
8.1.4. Функции и права (ЦЭК), а также организация ее работы определяются положениями, которые утверждаются руководителем Агентства. Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с Федеральным архивным агентством.
8.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Агентства непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства под методическим руководством архива.
8.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Агентства; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
8.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Агентства путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК Агентства.
8.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
8.1.9. Опись дела — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел.
8.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
8.1.11. В Агентстве в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы сдаются в архив Агентства.
Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки годового раздела сводной описи дел Агентства, которую готовит архив Агентства и по которой он сдает дела на государственное хранение в соответствующий федеральный архив.
8.1.12. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (Приложения № 23 и 24) и представляются в архив Агентства не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.
8.1.13. Описательная статья описи дел структурных подразделений имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома) по описи; индекс дела (тома); заголовок дела (тома); дата дела (тома); количество листов в деле (томе); срок хранения дела.
8.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том, в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи — валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью). При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово «Последний». В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см. Графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
8.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
8.1.16. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с лицом, ответственным за архив, и утверждается начальником структурного подразделения.
Опись дел до ее утверждения должна быть согласована с архивом Агентства.
8.1.17. Опись дел структурных подразделений составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Агентства, второй остается и качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.
8.1.18. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (Приложение № 25) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК одновременно. Согласованные с ЦЭК акты утверждаются руководством Агентства только после утверждения ЭПК соответствующего федерального архива описей дел постоянного хранения. После этого можно уничтожить дела, включенные в данные акты, в соответствии с установленным порядком.
8.1.19. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего Агентства. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого структурного подразделения.
8.2.1. В архив Агентства передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
8.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив Агентства не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.
8.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Агентства, как правило, не подлежат. Они хранятся в управлениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
8.2.4. Передача дел в архив Агентства осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с начальниками структурных подразделений и утвержденному руководством Службы делопроизводства.
8.2.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив Агентства сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Агентства. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел гражданские служащие структурного подразделения обязаны устранить.
8.2.6. Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив Агентства, в присутствии лица, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи лица, ответственного за архив Агентства, и лица, передавшего дела. Дела, увязанные в связки, в архив доставляются гражданскими служащими структурных подразделений.
8.2.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Агентства лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в структурное подразделение, на которое возлагаются функции ликвидированного структурного подразделения, или в архив Агентства независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
Приложение № 1
(к п. 3.3.2)
Вносится Правительством
Российской Федерации
/\
24 пт │
\/
Проект
/\
42 пт │
\/
ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН
/
36 пт │
/
О Московском государственном университете
имени М.В. Ломоносова и Санкт-Петербургском
государственном университете
24 пт
Переход между статьями: Ctrl + ← / →