Приказ Росжелдора от 17.03.2005 № 8
Актуально на 03.11.2026.
Как цитировать: Приказ Росжелдора от 17.03.2005 N 8. 8. 17.03.2005. https://bukva.ai/docs/prikaz-8-2005-5
«Об утверждении Временной инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федерального агентства железнодорожного транспорта»
Внимание
Утратил силу в связи с изданием Приказа Росжелдора от 28.05.2007 № 129 Документ утратил силу в связи с изданием Приказа Росжелдора от 28.05.2007 № 129.
МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА
ПРИКАЗ
от 17 марта 2005 г. № 8
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ВРЕМЕННОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА
В целях совершенствования организации делопроизводства и повышения уровня исполнительской дисциплины в Федеральном агентстве железнодорожного транспорта и территориальных управлениях Агентства приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Временную инструкцию по делопроизводству в центральном аппарате Федерального агентства железнодорожного транспорта (далее — Инструкция), согласованную с Федеральным архивным агентством.
2. Заместителям руководителя Агентства, начальникам управлений обеспечить строгое соблюдение требований Инструкции всеми сотрудниками структурных подразделений.
3. Руководителям территориальных управлений Агентства в работе со служебными документами и обращениями граждан руководствоваться требованиями Инструкции.
4. Управлению делами (В.В. Кривенкову) обеспечить методическое руководство и контроль за соблюдением установленного Инструкцией порядка работы со служебными документами и обращениями граждан.
М. П. Акулов
ВРЕМЕННАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Временная инструкция по делопроизводству в центральном аппарате Федерального агентства железнодорожного транспорта (далее — Инструкция) устанавливает требования к организации работы со служебными документами и обращениями граждан в Федеральном агентстве железнодорожного транспорта (далее — Агентство) и его структурных подразделениях.
1.2. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, прохождение, организацию исполнения, учет и контроль, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
1.3. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления (далее — делопроизводства) на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Агентстве осуществляются Управлением делами.
1.4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурных подразделениях Агентства возлагается на руководителей соответствующих структурных подразделений.
1.5. Правила работы с секретными документами регламентируются специальной инструкцией.
Правила работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, установлены Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти».
1.6. Правила подготовки и оформления проектов законодательных актов Российской Федерации, проектов актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации установлены Регламентом Правительства Российской Федерации, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 1 июня 2004 г. № 260.
1.7. Порядок взаимодействия структурных подразделений Агентства, в том числе при подготовке и исполнении решений и поручений руководства Агентства, взаимодействия Агентства с Министерством транспорта Российской Федерации по исполнению поручений Министерства, рассмотрения запросов и обращений депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации устанавливается Регламентом Федерального агентства железнодорожного транспорта.
II. ДОКУМЕНТАЦИЯ АГЕНТСТВА
2.1. Деятельность Агентства обеспечивается системой взаимосвязанной управленческой документации.
2.2. Агентство на основании и во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и Министерства транспорта Российской Федерации издает локальные нормативные акты в виде приказов по вопросам, отнесенным к сфере деятельности Агентства.
2.3. В состав управленческой документации Агентства, кроме приказов, входят распоряжения, поручения, решения Совета Агентства, протоколы, а также служебные письма, телеграммы, телетайпограммы и другие документы, обеспечивающие деятельность Агентства и его подразделений.
III. ОБЩИЕ ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Бланки документов
3.1. Документы Агентства оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).
Документы, издаваемые от имени двух или более федеральных органов либо от имени Агентства и другой организации, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.
При переписке между подразделениями Агентства бланки не используются.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: левое — 20 мм, правое — 10 мм, верхнее — 20 мм, нижнее — 20 мм.
3.2. Формы бланков, применяемых в Агентстве, приведены в Приложениях № 1 - 6 к настоящей Инструкции.
3.3. Введение в обращение по мере необходимости новых форм бланков осуществляется по решению руководителя Агентства с внесением изменения в настоящую Инструкцию. Соответствующие предложения вносятся Управляющим делами вместе с образцами предлагаемых бланков.
Оформление реквизитов в процессе подготовки документов
3.4 Заголовок к тексту документа.
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать смысл текста и отвечать на вопрос «О чем?» (например, «О выделении...», «Об изменении...» и т.д.).
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется.
3.5 Дата документа.
Датой документа является дата его подписания и регистрации (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) — дата утверждения.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Документы, изданные совместно двумя или более федеральными органами, должны иметь одну (единую) дату.
Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, а также документах, содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (29 апреля 2004 г.), а в остальных случаях — цифровой в следующей последовательности: день, месяц, год (29.04.2004).
3.6 Подпись документа.
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: «и.о.», «зам.»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы (организации, подразделения), подписи располагают на одном уровне.
3.7 Адресование документа.
Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.
Порядок адресования служебных документов указан в разделе 5.4.4. При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес.
Например: И.П. Калинину ул. Садовая, д. 5, кв. 12 Киреевский р-н, г. Липки Тульская обл., 301264
3.8 Согласование документа.
Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.
Визы включают в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.
Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника распорядительного правового акта. На внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа.
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:
Замечания прилагаются Начальник управления Личная подпись А.С. Петров
20.01.2005
Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.
Согласование проекта документа проводится с органами управления и организациями, интересы которых в нем затрагиваются — внешнее согласование.
Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс.
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Заместитель Министра транспорта Письмо Росархива
Российской Федерации от 30.01.2005 N 01-15/155-К
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
12.01.2005
Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем углу документа.
Грифы согласования могут располагаться на отдельном «Листе согласования», если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается».
Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:
с должностными лицами Агентства;
с руководителями организаций, интересы которых затрагиваются в документе;
с федеральными органами государственной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;
при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;
с вышестоящими органами — в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.
3.9 Утверждение документа.
На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.
Гриф утверждения оформляется следующим образом:
Руководитель Федерального агентства
железнодорожного транспорта
________________ ___________________
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
При необходимости дополнительных предписаний и разъяснений документ может утверждаться приказом Агентства:
Приказом Агентства
от 16.01.2005 N 5
3.10 Резолюция.
В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему представляется право созыва соисполнителей и координация их работы.
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
На документах, не требующих указаний по исполнению или имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера, даты и других реквизитов документа, к которому резолюция относится.
3.11 Отметка об исполнителе.
Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа подлинника документа.
Отметка включает фамилию, имя, отчество (инициалы) исполнителя и номер его телефона, например:
3.12 Оформление приложений к документу.
Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.).
Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:
Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:
Приложение: 1. Справка о... на 3 л. в 2 экз.
2. Проект... на 8 л. в 3 экз.
Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается.
3.13 Отметка об исполнении документов.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; отметку «В дело», дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.
IV. ОБЩИЕ ПРАВИЛА РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ
4.1. Основой построения поисковых систем Агентства является регистрация документов — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его получения, отправления или создания.
4.2. Регистрации в Агентстве подлежат поступающие (входящие), отправляемые (исходящие), внутренние (приказы, распоряжения, служебные письма, докладные записки) и другие документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Документы регистрируются в регистрационно-контрольных формах (РКФ) — электронных карточках, журналах. Правила заполнения основных реквизитов РКФ приведены в Приложении № 7.
4.3. Поступающие в Агентство документы регистрируются один раз. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.
4.4. Документы, поступающие в адрес Агентства и руководства Агентства, приказы и распоряжения по основной деятельности Агентства и исходящие письма за подписью руководителя Агентства и заместителей руководителя Агентства регистрируются Отделом документационного обеспечения Управления делами (далее — Отдел документационного обеспечения) в электронных карточках Компьютерной документальной системы по делопроизводству (КДС).
Документы структурных подразделений Агентства (входящие и исходящие) регистрируются сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства, в электронных карточках или журналах.
V. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
5.1. Приказ, распоряжение
5.1.1. Приказами и распоряжениями оформляются решения по вопросам, отнесенным к сфере деятельности Агентства, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы Агентства.
Подготовка приказов, распоряжений
5.1.2. Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят подразделения Агентства на основании поручений руководителя Агентства, заместителей руководителя Агентства либо в инициативном порядке.
Проекты приказов по кадровым вопросам готовит Управление кадров и учебных заведений на основании соответствующих представлений руководителей подразделений.
Приказы по основной деятельности Агентства, а также кадровые приказы о назначении, перемещении, предоставлении отпусков, увольнении, поощрении, премировании, награждении и наказании работников центрального аппарата Агентства подписываются только руководителем Агентства, а в его отсутствие (отпуск, болезнь, командировка) — заместителем руководителя Агентства, на которого в установленном порядке возложено общее руководство деятельностью Агентства.
Распоряжения по Агентству подписываются руководителем Агентства. Заместители руководителя Агентства подписывают распоряжения по вопросам, входящим в их компетенцию.
5.1.3. Руководители управлений, которым поручена подготовка приказов и распоряжений по Агентству, обеспечивают качество их подготовки и оформления, согласование с заместителями руководителя Агентства, заинтересованными подразделениями и организациями.
5.1.4 Подготовленные приказы, распоряжения должны соответствовать:
законодательству Российской Федерации;
актам министерств (ведомств) Российской Федерации, регулирующим данные правоотношения;
ранее принятым актам Агентства, если документ не предусматривает их отмену или изменение.
Если подготовленный приказ влечет за собой внесение изменений или дополнений в уже действующие приказы по Агентству либо их отмену, то эти изменения и дополнения включаются в текст приказа.
В текст приказа, подготовленного в соответствии с указом Президента Российской Федерации либо постановления Правительства Российской Федерации, содержащего правовые нормы и подлежащего государственной регистрации в Министерстве юстиции Российской Федерации, не допускается включать изменения и дополнения в приказы Агентства, не прошедшие государственную регистрацию, а также делать на них ссылки.
5.1.5. Текст приказа по Агентству, как правило, состоит из констатирующей (преамбулы) и постановляющей частей (распоряжение может преамбулы не иметь).
В констатирующей части указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие основанием для подготовки приказа, а также содержатся ссылки на федеральные конституционные законы, федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации и иные акты и документы, в соответствии с которыми он подготовлен.
Преамбула в приказах по Агентству завершается словом «приказываю», в распоряжениях — «обязываю», «предлагаю» и т.п., которая печатается вразрядку.
Постановляющая часть проектов приказов, как правило, подразделяется на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
В приказах по Агентству употребляются только официальные наименования органов и организаций, полные наименования подразделений центрального аппарата, при этом в приложениях к приказам, а также в распоряжениях могут использоваться их сокращенные наименования.
Тексты приказов и распоряжений, подготовленные на подпись руководству Агентства, проходят правовую экспертизу и редактирование в Правовом управлении.
5.1.6. При наличии в приказах и распоряжениях по Агентству приложений ссылка на приложения дается в тексте. При этом на первом листе приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже дается ссылка на приказ или распоряжение. При наличии нескольких приложений они нумеруются:
Например: ПРИЛОЖЕНИЕ № 1 к приказу Агентства от ________ N _____ (дата)
При наличии в приказах в качестве приложений утверждаемых документов, на которые дается ссылка в тексте приказа, на первом листе утверждаемого приказом документа в правом верхнем углу пишется:
приказом Агентства
от ________ N ____
(дата)
Оформление приказов, распоряжений
5.1.7. Приказы и распоряжения по Агентству печатаются на бланках установленной формы шрифтом Times New Roman размером № 14.
Приказы и распоряжения, подготовленные совместно с другими федеральными органами исполнительной власти, оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 без бланка с указанием названия Агентства и других органов, располагающихся в верхней части первого листа документа на одном уровне. Подписи руководителей располагаются ниже текста на одном уровне.
5.1.8 Приказы и распоряжения по Агентству имеют следующие обязательные реквизиты:
наименование ФОИВ — Федеральное агентство железнодорожного транспорта,
наименование вида документа — приказ (распоряжение),
заголовок, в краткой форме отражающий содержание текста документа,
Фамилия, имя, отчество исполнителя и номер его служебного телефона указываются в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа.
5.1.9. Оформленные на бланке установленной формы приказы (распоряжения) подлежат согласованиям, которые оформляются визами.
Виза включает в себя личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату, при необходимости — его должность.
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта приказа (распоряжения).
Приказы и распоряжения по Агентству визируются:
начальниками управлений, подготовивших проект документа;
заместителями руководителя Агентства, начальниками управлений, которым в проекте предусматриваются задания или поручения;
заместителем руководителя Агентства, курирующим работу подразделения-исполнителя (по документам, подготовленным на подпись руководителю Агентства);
начальником Правового управления, отвечающим за соответствие подготовленных проектов приказов и распоряжений действующему законодательству, наличие согласования их с заинтересованными подразделениями Агентства, четкость и грамотность редакции.
Приложения к приказам и распоряжениям визируются руководителем подразделения-исполнителя.
5.1.10. Приказы, распоряжения, подготовленные на подпись руководителю Агентства, должны представляться исполнителем через Управляющего делами, на подпись заместителю руководителя Агентства — через секретариат (помощника) заместителя руководителя Агентства.
Приказы и распоряжения должны представляться на подпись руководству Агентства со всеми основаниями, имеющимися для их подготовки.
Кроме того, для каждого документа исполнителем заполняется указатель рассылки служебных документов Агентства (Приложение № 8).
Приказы и распоряжения, представленные с нарушением требований, предъявляемых к их подготовке и оформлению, возвращаются подразделению-исполнителю на доработку.
Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа не допускается.
Регистрация приказов, распоряжений
5.1.11. Регистрация подписанных приказов осуществляется в следующем порядке.
Приказы по основной деятельности Агентства регистрируются в Отделе документационного обеспечения в пределах календарного года. При этом на документе проставляется дата и порядковый номер. Датой регистрации приказа является дата его поступления на регистрацию, оформляемая словесно-цифровым способом; номер состоит из знака «N» и порядкового номера приказа, например: 16 января 2005 г. № 5.
Регистрация совместных приказов Агентства с другими федеральными органами исполнительной власти осуществляется аналогично регистрации приказов по Агентству. При этом дата совместного приказа — единая, соответствует дате более поздней подписи. Регистрационный номер совместного приказа состоит из регистрационных номеров каждого органа, проставляемых через косую черту в порядке расположения подписей руководителей.
Копии приказов заверяются подписью сотрудника Отдела документационного обеспечения и печатью Управления делами и направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, составленным и подписанным исполнителем и завизированным руководителем Правового управления. Указатель рассылки должен прилагаться к поступившему на регистрацию документу.
Копии приказов, требующих государственной регистрации в Министерстве юстиции Российской Федерации и других органах, заверяются подписью начальника Отдела документационного обеспечения и гербовой печатью Агентства.
Кадровые приказы и приказы о награждениях регистрируются в Управлении кадров и учебных заведений в установленном порядке (например: 29.01.2005 № 18/к, 01.02.2005 № 24/н, 07.02.2005 № 30/лс).
5.1.12 Регистрация подписанных распоряжений осуществляется в следующем порядке:
Распоряжения по Агентству, подписанные руководителем и заместителями руководителя Агентства, регистрируются в Отделе документационного обеспечения.
Распоряжения регистрируются в пределах календарного года. При этом номер распоряжения состоит из знака «N» и индекса, включающего первые буквы имени и фамилии руководителя, подписавшего распоряжение, через тире — порядкового номера и приставки «р». Датой регистрации распоряжения является дата его поступления на регистрацию, оформляемая цифровым способом. Например: 15.01.2005 № МА-8-р, 21.01.2005 № КШ-12-р, 22.01.2005 № СН-14-р, 23.01.2005 № ИЯ-15-р.
Копии распоряжений заверяются и направляются адресатам в порядке, аналогичном приказам (п. 5.1.11).
Подлинники приказов и распоряжений по Агентству с указателями рассылки остаются в Отделе документационного обеспечения для оперативного хранения и последующей передачи в архив Агентства на постоянное хранение.
Подлинники кадровых приказов остаются в Управлении кадров и учебных заведений для последующей передачи в архив.
5.2. Протокол
5.2.1. Протокол совещания (заседания Совета Агентства, Общественного совета при Агентстве и др.), проводимого руководителем Агентства, заместителем руководителя Агентства, составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов, представленных к обсуждению структурными подразделениями Агентства и другими организациями, на которые возложена их подготовка.
Проведение записи во время совещания, сбор материалов и подготовка текста возлагается на сотрудников структурных подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 3 дня со дня заседания.
5.2.2. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части оформляются следующие реквизиты: Председатель или Председательствующий Присутствовали — список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших. Повестка дня Докладчики по каждому пункту повестки дня
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые решения по соответствующим вопросам.
5.2.3. Протокол подписывается председательствующим на заседании. Датой протокола является дата заседания.
5.2.4. Протоколы совещаний (заседаний) регистрируются в структурных подразделениях Агентства, на которые возложена подготовка и организация совещаний (заседаний). Протоколы оперативных совещаний у руководителя Агентства, заседаний Совета Агентства и Общественного совета при Агентстве регистрируются в Управлении делами.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний Совета Агентства, Общественного совета при Агентстве, протоколы еженедельных оперативных совещаний и др. Протоколы совместных совещаний (заседаний) имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов Агентства и организаций, принимавших участие в совещании (заседании).
К номерам протоколов могут прибавляться буквенные коды в соответствии с индексацией, принятой в Агентстве.
Например: 01.12.2004 № 1-са (протокол Совета Агентства), 05.12.2004 № 1-ос (протокол Общественного совета), 06.12.2004 № 25-оп (протокол оперативного совещания) и т.п.
5.2.5. Протокол заседания Совета Агентства подписывается руководителем Агентства, председательствовавшим на заседании Совета. Подготовка и оформление протокола заседания Совета Агентства осуществляется в соответствии с Положением о Совете Федерального агентства железнодорожного транспорта, утвержденным Приказом по Агентству от 20.10.2004 № 11.
5.2.6. Копии протоколов рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам ответственным исполнителем структурного подразделения, готовившего рассмотрение вопроса, в соответствии с указателем рассылки. Копии протоколов заседаний Совета Агентства и Общественного совета при Агентстве рассылаются Управлением делами.
5.2.7. Протоколы печатаются по установленной форме шрифтом Times New Roman размером № 14 и имеют следующие реквизиты:
Место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно происходило не на обычном месте;
Дата и номер протокола. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом.
Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), которое печатается центрованно другим размером шрифта и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании) и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса.
Затем указывается принятое по этому вопросу решение.
Подпись включает наименование должности лица, председательствовавшего на совещании (заседании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).
5.2.8. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на совещании, и протоколы совещаний (заседаний) хранятся в структурных подразделениях Агентства, на которые возложена подготовка и организация совещаний (заседаний), по месту их регистрации. Протоколы оперативных совещаний у руководителя Агентства, заседаний Совета Агентства и Общественного совета при Агентстве хранятся в Управлении делами.
5.3. Служебные письма
5.3.1 Служебные письма Агентства готовятся:
как ответы (доклады) о выполнении поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и Министерства транспорта Российской Федерации;
как ответы на запросы федеральных органов исполнительной власти, различных организаций и частных лиц;
5.3.2. Служебные письма оформляются на бланках с реквизитами: Агентства, руководителя Агентства, заместителя руководителя Агентства и печатаются шрифтом Times New Roman размером № 14.
Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более органов федеральной исполнительной власти, а также руководителями других организаций, оформляются не на бланке. При этом данные о наименовании Агентства и организации, подписавшей совместное письмо, должны включаться в наименование должности в реквизите «подпись».
Служебные письма, подписываемые начальниками структурных подразделений в пределах их полномочий, оформляются на бланках с реквизитами Агентства, при этом в тексте указывается, что письмо написано от имени соответствующего структурного подразделения.
Служебная переписка между структурными подразделениями Агентства, докладные записки в адрес руководителя и заместителей руководителя Агентства и другие аналогичные внутренние документы оформляются не на бланках.
5.3.3 Обязательными реквизитами при оформлении служебных писем являются:
фамилия, имя, отчество и телефон исполнителя,
Визы оформляются на втором экземпляре, который направляется в дело.
В служебном письме-ответе указываются номер и дата документа на который дается ответ.
Если дается ответ на поручение вышестоящего органа, то в заголовке ответа под чертой указывается также наименование документа, содержащего поручение, и наименование органа, давшего поручения, например: Поручение Правительства Российской Федерации от 24.01.2005 № АЖ-ПЮ-1205.
На лицевой стороне последнего листа служебного письма, в левом нижнем углу, указываются фамилия и инициалы исполнителя и номер его служебного телефона. На служебных письмах, отправляемых за границу, ф.и.о. и телефон исполнителя проставляется только на визовой копии, остающейся в деле по месту регистрации документа.
5.3.4. Служебные письма адресуются организации, структурному подразделению организации, должностному лицу, физическому лицу.
Полный почтовый адрес печатается исполнителем в правом верхнем углу документа под чертой после наименования организации.
Адрес не проставляется на письмах, направляемых в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти.
При направлении документов в организацию наименование организации пишется в именительном падеже, например:
Министерство транспорта Российской Федерации
При направлении документа в структурное подразделение организации наименование подразделения также пишется в именительном падеже, например:
Министерство транспорта Российской Федерации Департамент финансов
При направлении документа должностному лицу (руководителю организации) наименование организации входит в наименование должности адресата. Наименование должности и фамилия пишутся в дательном падеже, например:
Заместителю Министра транспорта Российской Федерации И.О. Фамилия
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, наименование должности и фамилия — в дательном, при этом наименование структурного подразделения входит в состав наименования должности, например:
Министерство транспорта Российской Федерации Руководителю Департамента финансов И.О. Фамилия
На пакетах с документами, отправляемыми в зарубежные страны, адрес указывается обязательно на двух языках — русском и языке страны назначения (в случае невозможности написать адрес на языке страны назначения рекомендуется указывать его на французском языке).
5.3.5. Заголовок составляется исполнителем к любому исходящему письму формата А4.
Заголовок не проставляется на телеграммах, телефонограммах и служебных письмах, текст которых печатается на бланке формата А5, если объем текста не превышает 8 — 10 строк.
5.3.6 Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.
«Агентство считает...», «Федеральная служба рассмотрела...»
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст может излагаться от 1-го лица единственного числа: «прошу...», «направляю...».
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
В служебном письме, имеющем приложения, названные в тексте, после текста делается отметка, которая включает в себя сведения о количестве листов приложения (одного экземпляра) и количестве прилагаемых экземпляров, например:
Если в тексте приложения не названы, то их наименования необходимо перечислить после текста с указанием количества листов и количество экземпляров, например:
Приложения: 1. План мероприятий на 9 л. в 1 экз.
2. График работы на 5 л. в 1 экз.
Если приложения направляются не во все указанные в документе адреса, отметка о наличии приложений имеет следующее оформление:
Приложение: на 3 л. в 4 экз. в первый адрес.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, например:
5.3.7. Визы. Служебные письма, подготовленные на подпись руководству Агентства, должны быть завизированы исполнителем, руководителем подразделения-исполнителя, руководителями заинтересованных структурных подразделений Агентства.
Служебные письма, направляемые на подпись руководителю Агентства, должны быть согласованы с заместителем руководителя Агентства, курирующим структурное подразделение, являющееся головным исполнителем.
Служебные письма в адрес руководителей железнодорожных администраций иностранных государств, в том числе государств — участников Содружества Независимых Государств, подготовленные на подпись руководителю Агентства или заместителям руководителя Агентства, должны быть согласованы с руководством Управления делами.
Согласование проекта служебного письма осуществляется в форме визирования. Виза включает в себя личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату. Визы проставляются на вторых экземплярах, остающихся в Агентстве, на последнем листе ниже реквизита «подпись».
5.3.8. Служебные письма подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями.
Служебные письма руководителям органов власти и управления Российской Федерации, Министру транспорта Российской Федерации, руководителям федеральных органов исполнительной власти, руководителям органов власти и управления субъектов Российской Федерации и стран СНГ, руководителям железнодорожных администраций иностранных государств подписываются руководителем Агентства, а в его отсутствие (отпуск, болезнь, командировка) — заместителем руководителя Агентства, на которого в установленном порядке возложено общее руководство деятельностью Агентства.
Служебные письма в Минтранс России подписываются руководителем Агентства, а также заместителями руководителя Агентства по вопросам, входящим в их компетенцию. Начальники управлений подписывают письма в Минтранс России по поручению руководителя Агентства, заместителя руководителя Агентства либо в ответ на запрос директора департамента Министерства.
Если служебное письмо содержит не более 4 адресатов, то подписывается каждый экземпляр.
5.3.9. Регистрация исходящих служебных писем осуществляется в следующем порядке.
Каждому отправляемому документу присваивается исходящий номер, который состоит из индекса подразделения либо руководства Агентства (Приложение № 9), номера по номенклатуре дел, порядкового регистрационного номера документа и приставки «ис» (например: УД-10/625-ис, МА-3/7-ис, УЭФ-5/48-ис и т.п.).
Служебные письма, подписанные руководителем Агентства и заместителями руководителя Агентства, регистрируются в Отделе документационного обеспечения.
В нерабочее время и в выходные дни письма, подписанные руководителем Агентства, регистрируются секретариатом руководителя Агентства либо ответственным дежурным по Агентству. Визовая копия в первый рабочий день возвращается в Отдел документационного обеспечения.
Служебные письма, подписанные начальниками структурных подразделений, регистрируются в указанных подразделениях.
Заверенные копии зарегистрированных и отправленных служебных писем с подлинными визами остаются в подразделениях по месту их регистрации и помещаются в дела в соответствии с номенклатурой дел.
5.3.10. Служебные письма должны представляться на подпись руководству Агентства со всеми документами, явившимися основанием для их подготовки, и с приложением завизированных копий (в 4-х экземплярах).
Документы, подготовленные на подпись руководителю Агентства, должны представляться исполнителем через Управляющего делами, на подпись заместителю руководителя Агентства — через секретариат (помощника) заместителя руководителя Агентства.
5.3.11. Ответственность за своевременную и качественную подготовку служебных писем, в том числе за их содержание, согласование, аккуратность, грамотность, четкость редакции, соблюдение требований по оформлению возлагается на начальников структурных подразделений, подготовивших документы, а персональная ответственность — на непосредственных исполнителей.
5.3.12. Внесение изменений в первый экземпляр подписанного документа, а также в первый экземпляр согласованного проекта не допускается.
5.4. Телеграммы и телефаксы
Телеграммы
5.4.1. Телеграммы оформляются на бумаге формата А4 по установленной форме (Приложение № 10).
Телеграмма должна иметь следующие обязательные реквизиты:
отметка о категории («Правительственная», «Срочная» и т.п.);
адресат — подробный адрес с указанием почтового индекса, позволяющий обеспечить доставку телеграммы адресату (кроме железнодорожных адресатов) и полное наименование адресата (железнодорожные адресаты можно указывать сокращенно);
Текст телеграммы излагается кратко и печатается через два интервала прописным шрифтом без абзацев, исправлений, переноса слов. При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы дается ссылка на его номер и дату.
Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой. В подписи указываются должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму.
Под чертой, отделяющей платный текст телеграммы, указываются адрес отправителя, сокращенное наименование Агентства, исходящий номер и дата, фамилия и телефон исполнителя, ставится печать, удостоверяющая подпись.
Визы проставляются на оборотной стороне первого экземпляра (подлинника) телеграммы.
5.4.2. Подписанные руководством Агентства телеграммы представляются исполнителем, подготовившим текст телеграммы, на регистрацию в Отдел документационного обеспечения с приложением 2-х копий и указанием на каждой из них подробного адреса получателя.
5.4.3. Порядок визирования, подписания и регистрации телеграмм аналогичен порядку, установленному для служебных писем.
5.4.4. Ответственность за своевременную и качественную подготовку телеграмм и соблюдение требований по их оформлению возлагается на начальников структурных подразделений, подготовивших телеграммы, а персональная ответственность — на непосредственных исполнителей.
5.4.5. Телеграммы Агентства отправляются через Центральную станцию связи ОАО «РЖД» (ЦСС). При этом в ЦСС передается подлинник и 1 копия телеграммы. После отправки подлинники телеграмм за подписью руководства Агентства возвращаются в Отдел документационного обеспечения.
Телефаксы
5.4.6. Документы, требующие срочного исполнения, передаются адресату с помощью факсимильной связи.
Поступающие на имя руководства Агентства и структурных подразделений Агентства через факсимильную связь служебные письма и другие документы (телефаксы) приравниваются к аналогичным официальным документам.
Порядок обработки, распределения и прохождения поступающих в Агентство телефаксов аналогичен порядку, установленному для правительственных и неправительственных документов с отметками, характеризующими степень срочности их исполнения или доставки.
Поступивший вслед за телефаксом оригинал документа направляется Управлением делами в подразделение-исполнитель в соответствии с резолюцией руководства Агентства к поступившему ранее телефаксу.
5.4.7. Порядок оформления служебных писем, отправляемых подразделениями Агентства через факсимильную связь, и хранения их копий аналогичен установленному в разделе 5.3.
Оригинал отправленного телефаксом документа может отправляться адресату с пометкой «факс с досылкой» или в дело с пометкой «когда и кем отправлен факс».
VI. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
6.1. Прием, обработка и прохождение поступающей корреспонденции
6.1.1. Прием и первоначальная обработка поступающей корреспонденции производится экспедицией Управления делами Агентства. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяются правильность доставки и целостность вложений.
Все конверты, за исключением имеющих пометку «лично», вскрываются. При обнаружении повреждения, отсутствия документа или приложения к нему об этом сообщается отправителю. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме тех случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов.
Правительственные документы и документы Минтранса России
6.1.2. Регистрация документов, поступивших из правительственных органов и Минтранса России, производится централизованно в Отделе документационного обеспечения с вводом информации о них в электронную базу данных Компьютерной документальной системы (далее — КДС).
На зарегистрированных документах в нижней части первого листа основного документа ставится регистрационный штамп установленного образца.
При регистрации поступившего документа в электронную регистрационную карточку вводятся следующие реквизиты: входящий номер и дата, вид документа, корреспондент, фамилия подписавшего, исходящий номер и дата, а также краткое содержание документа и исходящий номер документа Агентства, если имеется на него ссылка.
6.1.3. Зарегистрированные документы передаются Управляющему делами (заместителю Управляющего делами) для рассмотрения, подготовки проекта резолюции и доклада руководителю Агентства. Доклад документов осуществляется по мере их поступления в течение дня. Тексты проектов резолюций и список предполагаемых исполнителей вводятся в электронную базу данных КДС.
Проект резолюции распечатывается в одном экземпляре на бланке установленной формы (Приложение № 11) и вместе с документом поступает на доклад руководителю Агентства. К проекту резолюции также подкладываются распечатанные регистрационные карточки документов, на которые в поступившем документе имеется ссылка.
После рассмотрения документов руководителем Агентства они возвращаются в Отдел документационного обеспечения для постановки на контроль. При необходимости в электронную базу данных одновременно вносятся корректировки в соответствии с фактически подписанной резолюцией.
6.1.4. В Отделе документационного обеспечения при постановке на контроль правительственных документов и документов Минтранса России в электронную регистрационную карточку вносятся следующие данные: подробно поручения Агентству, контрольные сроки исполнения, фиксируется ответственный исполнитель. В тех случаях, когда документы на контроль не ставятся, эта информация также вносится в электронную карточку. На документах рядом с регистрационным штампом ставится контрольный штамп установленного образца либо подпись работника отдела, ответственного за ведение контроля, в случае, если документ на контроль не поставлен.
Поставленные на контроль документы передаются исполнителям в соответствии с резолюцией руководителя Агентства.
6.1.5. Все правительственные документы и документы Минтранса России направляются для исполнения заместителям руководителя Агентства и структурным подразделениям только через Отдел документационного обеспечения (экспедицию) под расписку в журнале. При этом производится переадресация документов в электронной базе данных КДС.
Документы направляются в соответствии с резолюцией руководителя Агентства должностному лицу, указанному в резолюции первым, для организации исполнения документа. При этом срочные документы копируются и направляются: в оригинале — ответственному исполнителю, в копиях — соисполнителям.
Передача документов от подразделения-исполнителя к другому подразделению-исполнителю также осуществляется только через Отдел документационного обеспечения с отметками в электронной карточке.
6.1.6. Документ (или копия документа) с резолюцией руководителя Агентства, поступивший из Отдела документационного обеспечения для доклада заместителю руководителя Агентства, подлежит обработке в электронной базе данных КДС. При этом секретариат заместителя руководителя Агентства вводит поручение заместителя руководителя Агентства и список исполнителей этого поручения в регистрационную электронную карточку.
Оригинал документа возвращается в Отдел документационного обеспечения для дальнейшего прохождения.
6.1.7. Документы, направленные в соответствии с резолюцией руководителя Агентства заместителям руководителя Агентства, структурным подразделениям Агентства, доставляются экспедицией регулярно в соответствии с установленным графиком и сдаются работникам подразделений под роспись.
Срочные документы доставляются вне графика.
6.1.8. Отработанные документы (после ознакомления, исполнения и снятия с контроля) подлежат незамедлительному возврату в Отдел документационного обеспечения для оперативного хранения и последующей сдачи в архив Агентства. Возврат документов и их местонахождение фиксируется в электронной базе данных КДС.
Неправительственная корреспонденция
6.1.9. Регистрация неправительственных документов, поступивших в адрес Агентства, руководителя Агентства, заместителей руководителя Агентства, производится в Отделе документационного обеспечения. При регистрации указанных документов информация о них вводится в электронную базу данных КДС. На зарегистрированных документах в нижней части лицевой стороны первого листа основного документа ставится регистрационный штамп установленного образца.
В электронную регистрационную карточку вводятся следующие реквизиты поступившего документа: входящий номер и дата, вид документа, корреспондент, фамилия подписавшего, исходящий номер и дата, а также территория, краткое содержание и сведения о документах, связанных с поступившим.
Регистрация документов, поступивших в адрес структурных подразделений Агентства, осуществляется сотрудниками этих подразделений, ответственными за ведение делопроизводства.
6.1.10. Первоначальное распределение корреспонденции, поступающей в адрес Агентства и руководителя Агентства, осуществляется начальником Отдела документационного обеспечения в соответствии с распределением обязанностей между заместителями руководителя Агентства, а также с учетом вопросов, отнесенных к сферам деятельности структурных подразделений Агентства.
Служебные письма и другие документы по вопросам, требующим решения руководителя Агентства, в том числе затрагивающие специфические вопросы международных отношений в сфере железнодорожного транспорта, докладываются руководителю Агентства Управляющим делами. При этом на каждый документ готовится проект резолюции, который вводится в электронную базу данных КДС, распечатывается в одном экземпляре на бланке установленной формы (Приложение № 12) и вместе с документом поступает на доклад руководителю Агентства.
Докладные записки на имя руководителя Агентства от заместителей руководителя Агентства и начальников структурных подразделений Агентства докладываются руководителю Агентства без проекта резолюции.
После рассмотрения документов руководителем Агентства они возвращаются в Отдел документационного обеспечения для постановки на контроль.
Иная корреспонденция, поступающая на имя руководителя Агентства и в адрес Агентства, направляется непосредственно начальникам структурных подразделений в соответствии с вопросами, отнесенными к сферам ведения указанных подразделений.
Документы, поступившие в ответ на исходящий номер Агентства или его структурного подразделения, направляются в подразделение, готовившее указанный исходящий документ; поступившие в ответ на номер правительственного поручения или поручения Минтранса России — в подразделение-исполнитель.
6.2. Организация работы с документами в подразделениях
6.2.1. Начальники структурных подразделений обеспечивают оперативное рассмотрение и организуют исполнение поступивших к ним документов.
Поручение исполнителям дается в форме резолюции, которая должна содержать фамилии исполнителей, указание о порядке и характере исполнения документа, подпись руководителя и дату.
Рассмотрение документов производится, как правило, в день их поступления в подразделение.
Поступившие в структурные подразделения документы с резолюцией руководителя Агентства рассматриваются начальниками подразделений незамедлительно.
6.2.2. Прием и регистрация поступивших в подразделение на исполнение документов, а также фиксация всех отметок об их прохождении и исполнении осуществляется в подразделениях Агентства сотрудниками, занимающимися ведением делопроизводства.
6.2.3. Подразделения представляют предложения по исполнению документов с резолюцией руководителя Агентства и заместителей руководителя Агентства в зависимости от их содержания в виде:
докладов-ответов в вышестоящие организации;
согласованных проектов приказов, распоряжений по Агентству;
докладных записок о выполнении поручений с приложением ответов корреспондентам.
6.2.4. В тех случаях, когда резолюция руководства Агентства адресована нескольким руководителям структурных подразделений, ответственность за организацию исполнения поручения в целом, своевременную и правильную подготовку документа несет руководитель подразделения, указанный в резолюции первым.
6.2.5. Исполненные правительственные документы и документы Минтранса России ответственным исполнителем незамедлительно представляются в Отдел документационного обеспечения с копией ответа или другого материала, которым исполнен документ, для снятия с контроля и формирования дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Исполненные неправительственные документы снимаются с контроля в Отделе документационного обеспечения и хранятся в делах подразделения, являющегося ответственным исполнителем.
Одновременно в целях своевременного учета мнения (предложений) Агентства ответственный исполнитель направляет письмо или другой материал, которым исполнен документ, соответствующему адресату по факсу, а оригинал передает на отправку в установленном порядке.
6.2.6. При составлении и оформлении документов сотрудники подразделений должны руководствоваться требованиями настоящей Инструкции.
Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
6.3. Учет количества документов
6.3.1. Учет количества документов проводится ежеквартально структурными подразделениями Агентства по месту регистрации документов.
Результаты учета в срок до 10 числа месяца, следующего за окончанием квартала, представляются в Отдел документационного обеспечения по установленной форме (Приложение № 13).
6.3.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно.
6.3.3. Отдел документационного обеспечения на основе подсчета количества зарегистрированных документов и обобщения данных, представленных структурными подразделениями, проводит анализ документооборота по Агентству для представления руководству Агентства.
VII. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
7.1. Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, промежуточный (упреждающий) контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
7.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения Агентством. При постановке на контроль на документе делается отметка о контроле, которую обозначают штампом «Контроль» с проставлением срока исполнения документа.
7.3. Отдел документационного обеспечения осуществляет контроль за своевременным и качественным исполнением документов, поступивших в Агентство:
из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Минтранса России и других вышестоящих органов;
от депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;
от руководителей федеральных органов исполнительной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и местного самоуправления, полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах, имеющих резолюции руководителя Агентства;
от предприятий и организаций транспортного комплекса и различных сторонних организаций, предпринимателей, имеющих резолюции руководителя Агентства.
Кроме того, Отдел документационного обеспечения осуществляет контроль за своевременным и качественным исполнением приказов и распоряжений по основной деятельности Агентства, поручений руководителя Агентства, решений Совета Агентства, протоколов оперативных совещаний у руководителя Агентства.
По указанию руководителя Агентства могут быть поставлены на контроль и другие документы.
7.4. Непосредственный контроль за исполнением документов по существу вопроса в структурных подразделениях Агентства осуществляют руководители этих подразделений.
7.5. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих органов государственной власти и внутренних — с даты подписания (утверждения) документа; поступивших из других федеральных органов исполнительной власти, организаций и предприятий — с даты их поступления.
Сроки исполнения документов определяются исходя из срока, установленного вышестоящим органом, направившим документ, или нормативных сроков.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
с конкретной датой исполнения — в указанный срок;
без указания конкретной даты исполнения и имеющие в тексте пометку «срочно» — исполняются в 3-дневный срок;
имеющие в тексте пометку «оперативно» — в 10-дневный срок;
остальные — в срок не более месяца;
по парламентским запросам — не позднее чем через 15 дней со дня получения;
по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы (депутатскому запросу) — не позднее чем через 30 дней со дня получения;
по поручениям Правительства Российской Федерации, данным федеральным органам исполнительной власти по доработке проектов постановлений и распоряжений, рассмотренных на заседании Правительства Российской Федерации, а также по проектам постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поступившим от ответственного исполнителя на согласование, — до 10 дней;
материалы по вопросам, включенным в план заседаний Правительства Российской Федерации, — не позднее чем за 15 дней до даты, определенной планом;
по письмам Министерства иностранных дел Российской Федерации, без согласования с другими организациями — в течение 15 дней, с согласованием — 30 дней;
представление Счетной палаты Российской Федерации должно быть рассмотрено в указанный в представлении срок или, если срок не указан, в течение 20 дней со дня его получения. О принятом по представлению решении и о мерах по его реализации Счетная палата Российской Федерации уведомляется незамедлительно;
информация Агентства, необходимая при подготовке к слушанию в Конституционном Суде Российской Федерации, подлежит представлению полномочному представителю Правительства Российской Федерации в Конституционном Суде Российской Федерации в сроки, указанные в поручении. При поступлении запроса из Конституционного Суда Российской Федерации — срок представления проекта ответа полномочному представителю в Конституционном Суде для согласования — 10 дней со дня получения запроса.
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню. Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в регистрационно-контрольной карточке КДС.
7.6. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя Агентства или заместителя руководителя Агентства мотивированную просьбу о продлении срока исполнения не позднее 3-х дней до истечения срока.
Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует Отдел документационного обеспечения. Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы или федеральный орган (организация) — автор документа.
7.7. Снятие документов с контроля осуществляет Отдел документационного обеспечения после представления ответственным подразделением-исполнителем необходимых материалов. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка «в дело», дата; подпись лица, подтверждающего исполнение. Исполнитель вводит в регистрационно-контрольную карточку КДС всю информацию о ходе и результатах выполнения поручения.
7.8. Основанием для снятия документа с контроля является качественное и полное его исполнение. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.
Промежуточные запросы и переписка не являются основанием для признания документа исполненным.
7.9. Исполнители обязаны по первому требованию работников Отдела документационного обеспечения давать исчерпывающие данные о ходе исполнения и подготовки материалов по контролируемым документам и поручениям.
7.10. Отдел документационного обеспечения, работники структурных подразделений, осуществляющие контроль за исполнением документов, ежемесячно проводят анализ исполнения поставленных на контроль документов и соответствующие справки представляют руководству Агентства, структурных подразделений в установленные сроки или по запросам. Начальники структурных подразделений лично рассматривают результаты состояния исполнительской дисциплины на еженедельных совещаниях и принимают соответствующие меры.
7.11. Контроль за своевременным получением ответов на запросы Агентства, структурных подразделений, направленные сторонним и подчиненным организациям, осуществляется непосредственно исполнителем.
VIII. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и настоящей Инструкцией.
8.1. Составление номенклатур дел
8.1.1. Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Агентстве и его структурных подразделениях, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
8.1.2. В Агентстве составляются номенклатуры дел структурных подразделений, а также сводная номенклатура дел Агентства.
8.1.3. Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, по установленной форме (Приложение № 14), согласовывается с архивом Агентства, подписывается руководителем подразделения и представляется в Управление делами.
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и согласовать ее в установленном порядке.
8.1.4. Сводная номенклатура дел Агентства составляется архивом Агентства совместно с Управлением делами на основе номенклатур дел структурных подразделений по установленной форме (Приложение № 15), согласовывается с Центральной экспертной комиссией (далее — ЦЭК) Агентства, с экспертной проверочной комиссией (далее именуется — ЭПК) Государственного архива Российской Федерации (далее именуется — ГАРФ) и утверждается руководителем Агентства. Согласовывается номенклатура дел с ГАРФ не реже одного раза в 5 лет.
8.1.5. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
8.1.6. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Агентства.
8.1.7. Названиями разделов номенклатуры дел Агентства являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Агентства.
8.1.8. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Агентства.
8.1.9 Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Агентстве индекса структурного подразделения, буквенного обозначения отдела и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (приказы, распоряжения и т.д.); название Агентства, управления, отдела (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
Переписка с федеральными агентствами по вопросам сотрудничества
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.
Переписка с главами администраций областей о транспортном обслуживании населения
Если содержание дела касается одной административно- территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии — по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с Федеральным архивным агентством срок хранения.
В графе 5 «Примечание» указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 1995 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел и др.
8.1.10. Если в течение года возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
8.1.11. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
8.2. Формирование и оформление дел
8.2.1. Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
8.2.2. Формирование дел осуществляет Управление делами, структурные подразделения Агентства (по месту регистрации документа).
Дела в структурных подразделениях формируются лицами, ответственными за делопроизводство. Формирование и хранение дел у исполнителей не разрешается.
Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется в соответствии с номенклатурой дел.
8.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.
8.2.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Приказы, распоряжения группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии поступивших в Агентство, в том числе из Минтранса России, правительственных документов (федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации, протоколы и выписки из протоколов заседаний Правительства Российской Федерации и др.).
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Ведение дел государственных служащих осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы» от 1 июня 1998 г. № 640 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, № 23, ст. 2501).
Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Предложения, заявления и жалобы граждан группируются раздельно: предложения и заявления граждан по улучшению работы организаций и предприятий отрасли; обращения граждан по личным вопросам. Документы в этих делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке.
8.2.5. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела — подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудниками подразделений, в ведении которых заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива Агентства.
8.2.6. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение № 16); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (Приложение № 17); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (Приложение № 18); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
8.2.7. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование федерального органа исполнительной власти; наименование структурного подразделения; индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование Агентства указываются полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения — записывается название управления, отдела в соответствии с утвержденной структурой; индекс дела — проставляется обозначение дела по номенклатуре дел; заголовок дела — переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПК ГАРФ; дата дела — указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом, число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа — заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности Агентства с указанием сроков хранения.
На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».
Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве Агентства только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК ГАРФ (до этого он проставляется карандашом).
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и Агентства по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
8.2.8. Для учета документов постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.
Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
8.2.9. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Дела временного (свыше 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
8.3. Организация оперативного хранения документов
8.3.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.
Поступившие в Агентство и отработанные правительственные документы (федеральные законы, указы, распоряжения и поручения Президента Российской Федерации, документы Правительства Российской Федерации и Федерального Собрания Российской Федерации), в том числе направленные Минтрансом России, а также приказы, распоряжения по основной деятельности Агентства, поручения руководства Агентства, копии служебных писем за подписью руководителя и заместителей руководителя Агентства, руководства Управления делами хранятся в Отделе документационного обеспечения.
8.3.2. Документы, письма, обращения граждан, поступившие непосредственно в структурные подразделения центрального аппарата, хранятся в этих подразделениях.
В структурных подразделениях также хранятся и неправительственные документы и обращения граждан, поступившие к ним на исполнение или ознакомление с поручениями руководства Агентства.
8.3.3. Кадровые приказы хранятся в Управлении кадров и учебных заведений по месту их регистрации.
8.3.4. Дела в структурных подразделениях Агентства хранятся в шкафах в вертикальном положении и располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
В случае необходимости дела выдаются сотрудникам во временное пользование под расписку. На каждое выданное дело заполняется карточка-заместитель.
Ответственность за сохранность, упорядочение учета документов и соблюдение установленного порядка их использования в структурных подразделениях возлагается на руководителей и сотрудников, отвечающих за ведение делопроизводства.
8.3.5. Исполнители хранят у себя только документы, находящиеся у них на исполнении. Эти документы хранятся в запирающемся столе либо в шкафу.
8.3.6. Документы находятся в структурных подразделениях Агентства в течение года после их окончания, затем в установленном порядке проводится их оформление для последующего хранения.
8.3.7. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения соответствующего руководителя с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
IX. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ
Документы, образующиеся в деятельности Агентства, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации и независимо от ведомственной принадлежности, времени происхождения, места хранения, техники и способа закрепления информации подлежат передаче на государственное хранение.
Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, их учет, использование, отбор и подготовку к передаче на государственное хранение в Агентстве осуществляет архив Агентства.
Архив Агентства хранит документы центрального аппарата, организаций-предшественников, ликвидированных организаций, непосредственно подчиненных Агентству.
9.1. Экспертиза ценности документов
9.1.1. Экспертиза ценности документов — определение ценности документов с целью отбора их на государственное хранение и установления сроков хранения.
Для регулярного проведения экспертизы ценности документов Агентства с целью отбора их на архивное хранение и установления сроков хранения, рассмотрения описей дел постоянного хранения и актов на уничтожение документов, не имеющих научной ценности и практического значения, создается постоянно действующая Центральная экспертная комиссия Агентства (ЦЭК).
Состав комиссии и положение о ней утверждаются приказом по Агентству.
9.1.2. Экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению.
Экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется в структурных подразделениях Агентства сотрудниками, отвечающими за ведение делопроизводства, совместно с ЦЭК (ЭК) и работниками архива Агентства.
9.1.3. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Агентства; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
9.1.4. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Агентства путем полистного просмотра дел.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
9.1.5. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с установленными требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
Для сдачи дел в архив Агентства в структурных подразделениях ежегодно составляются описи по установленной форме (Приложение № 19) в двух экземплярах, подписываются лицом, ответственным за делопроизводство, согласовываются с Управлением делами и утверждаются руководителем подразделения.
Отдельно составляются описи на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу.
Описи на дела постоянного хранения составляются под непосредственным методическим руководством работников архива Агентства. Они служат основой для подготовки сводной описи Агентства, которую готовит архив Агентства совместно с Управлением делами и по которой сдаются дела на государственное хранение.
Описи дел структурных подразделений представляются в архив Агентства через два года после завершения дел в делопроизводстве.
9.1.6. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела, количество листов в деле, срок хранения дела.
9.1.7. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи — валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт о наличии копий и т.п.
9.1.8. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
9.1.9. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с работником архива, Управлением делами и утверждается руководителем структурного подразделения.
9.1.10. Опись дел структурного подразделения составляется в трех экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Агентства, второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. Третий экземпляр описи передается в ЦЭК (ЭК) для рассмотрения и согласования.
9.1.11. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (Приложение № 20) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) одновременно. Согласованные ЦЭК (ЭК) акты утверждаются руководителем Агентства после утверждения экспертно-проверочной комиссией (далее именуется — ЭПК) Государственного архива Российской Федерации (ГАРФ), описей дел постоянного хранения; после этого дела, включенные в данные акты, уничтожаются в соответствии с установленным порядком.
9.2. Подготовка и передача документов в архив
9.2.1. В архив Агентства передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
9.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.
9.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
9.2.4. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному Управляющим делами.
9.2.5. В период подготовки дел структурным подразделением Агентства к передаче в архив сотрудником архива Агентства предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Агентства. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.
9.2.6. Прием каждого дела производится работником архива Агентства в присутствии работника структурного подразделения по описи. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также ставятся подписи работника подразделения, передавшего дела.
Х. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН
10.1. Обращения (предложения, заявления, жалобы) граждан, адресованные Агентству, а также направленные Управлением Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан, Аппаратом Правительства Российской Федерации, Государственной Думой и Советом Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Министерством транспорта Российской Федерации, другими федеральными органами исполнительной власти, редакциями газет и журналов, принимаются и регистрируются в Отделе делопроизводства и архивов Управления делами (далее — Отдел делопроизводства и архивов).
Обращения граждан, адресованные структурным подразделениям Агентства, принимаются и регистрируются в этих подразделениях отдельно от общей переписки.
10.2. На первой странице предложения, заявления, жалобы гражданина ставится штамп, указывается дата поступления, начальная буква фамилии автора и порядковый (входящий) номер. Например: И-25 от 15.01.2005.
10.3. Поступившие в Агентство обращения граждан регистрируются в КДС на карточках установленной формы и в тот же день докладываются руководству Агентства или направляются в соответствующее подразделение Агентства.
На обращения граждан, поступившие непосредственно в структурные подразделения Агентства, заполняется карточка в этих подразделениях либо указанные обращения регистрируются в журнале.
10.4. Поступившие в структурные подразделения Агентства обращения граждан рассматриваются руководителем структурного подразделения и с соответствующими указаниями направляются исполнителю.
10.5. Заявления и жалобы граждан рассматриваются в срок до одного месяца, а не требующие дополнительного изучения и проверки — не позднее 15 дней со дня их поступления.
В тех случаях, когда для разрешения заявления или жалобы необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов и принятие других мер, срок разрешения заявления или жалобы может быть в порядке исключения продлен на основании своевременной (за 3 — 4 дня до истечения срока) и мотивированной просьбы исполнителя тем должностным лицом, которое его установило, но не более чем на один месяц, о чем сообщается автору, внесшему предложения, а также органу, поручившему рассмотреть внесенное гражданином предложение и потребовавшему сообщить о результатах его разрешения.
В случаях, если в обращениях граждан содержатся вопросы, не относящиеся к компетенции Агентства, они в 5-дневный срок направляются по принадлежности на рассмотрение.
10.6. Рассмотрение обращений граждан, взятых на контроль Отделом делопроизводства и архивов, считается лишь тогда законченным, когда полностью рассмотрены поставленные в них вопросы и о принятом решении сообщено заявителю. Отметка об исполнении делается в регистрационной карточке КДС.
На каждом предложении, заявлении, жалобе граждан (или на копии ответа автору, на докладной записке) после окончательного их разрешения должна быть надпись «В дело», личная подпись руководителя или другого должностного лица, принявшего это решение, указана дата.
10.7. При ответах на предложения, заявления, жалобы граждан исходящим номером является входящий номер полученного предложения, заявления, жалобы. Письма-ответы на обращения граждан, подписанные руководителем Агентства или заместителями руководителя Агентства, регистрируются в Отделе делопроизводства и архивов.
10.8. Запрещается направлять заявления, жалобы граждан для разрешения тем должностным лицам или предприятиям и организациям, действия которых обжалуются или критикуются.
10.9. Обращения граждан, направленные для рассмотрения в структурные подразделения Агентства, после их разрешения должны быть возвращены в Отдел делопроизводства и архивов с копией ответа заявителю.
Обращения граждан, поступившие непосредственно в структурные подразделения Агентства, по исполнении хранятся в установленном порядке в этих подразделениях.
10.10. Признаются анонимными и могут не рассматриваться письменные обращения граждан, в которых отсутствуют: подпись, фамилия, имя, отчество, а также данные о месте жительства, работы или учебы.
10.11 Отдел делопроизводства и архивов:
организует учет обращений граждан, поступающих в адрес Агентства и его руководства;
готовит проекты резолюций руководства Агентства;
направляет обращения граждан на рассмотрение в соответствующие структурные подразделения Агентства;
осуществляет в установленном порядке контроль за полным и своевременным рассмотрением предложений, заявлений, жалоб граждан, поступивших в Агентство;
осуществляет методическое руководство организацией работы с письмами и по приему граждан в структурных подразделениях Агентства.
10.12 Начальники структурных подразделений Агентства:
лично рассматривают поступившие обращения граждан и, в зависимости от характера поставленных вопросов, определяют исполнителей для проверки и подготовки проектов ответов заявителям или принимают решение о передаче указанных писем в подведомственные предприятия и организации для принятия мер;
при обнаружении в обращениях граждан фактов, представляющих особую важность для деятельности Агентства в целом или отдельных его подразделений, реализация которых требует решений руководства Агентства, после проведения необходимой проверки представляют эти обращения с докладом руководству Агентства;
организуют систематический контроль за соблюдением установленных сроков рассмотрения обращений граждан, качеством их проверки и выполнением принятых по ним решений;
назначают должностных лиц, ответственных за учет и контроль, рассмотрение и хранение писем граждан;
систематически организуют проведение анализа рассмотренных обращений граждан и результаты систематически докладывают руководству Агентства.
10.13 Прием граждан по личным вопросам проводится:
руководством Агентства — в рабочее время и координируется Управлением делами;
начальниками структурных подразделений Агентства — ежедневно в течение рабочего дня.
10.14 Учет граждан, явившихся на прием, а также решений, принятых по устным заявлениям, осуществляется:
в приемной руководителя Агентства — заместителем начальника Управления делами;
в приемной заместителя руководителя Агентства — секретариатом заместителя руководителя Агентства;
в структурных подразделениях — лицом, ответственным за ведение делопроизводства, а в отделах — непосредственно работниками.
Учет ведется в журнале по установленной форме (Приложение № 21).
XI. КОПИРОВАЛЬНО-МНОЖИТЕЛЬНЫЕ РАБОТЫ
11.1. Выполнение копировально-множительных работ в аппарате Агентства производится как централизованно через Управление делами, так и на копировальных аппаратах, установленных в подразделениях.
11.2. Основанием для централизованного выполнения копировальных работ является заказ, подписанный руководителем подразделения-исполнителя и руководством Управления делами.
11.3. На копировальных аппаратах, установленных в подразделениях, производится копирование срочных материалов небольшого объема и тиража.
Ответственность за правильное использование копировальной техники несет руководитель подразделения.
11.4. Запрещается копирование правительственных и иных документов, поступивших в Агентство с пометкой «снятие копий запрещается», «не для печати», «конфиденциально» и т.п.
XII. ИЗГОТОВЛЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ
12.1 Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности аппарата Агентства, производится:
гербовых печатей — по разрешению руководителя Агентства;
прочих печатей и штампов — по разрешению Управляющего делами.
12.2. Все изготовленные печати и штампы учитываются в Отделе документационного обеспечения и выдаются под расписку сотрудникам подразделений, отвечающим за их использование и сохранность.
12.3. Печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставятся на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, подписанные руководителем Агентства, заместителями руководителя Агентства и начальниками подразделений, имеющими право подписывать денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства.
Простые круглые мастичные печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать конец наименования должности лица, подписавшего документ.
12.4. В аппарате Агентства, кроме гербовой печати Агентства, используются индексированные гербовые печати «N 2» и «N 3».
12.5. Об утере печати незамедлительно ставится в известность Управление делами.
12.6. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в Управление делами, где они уничтожаются, о чем составляется акт.
12.7. Контроль за использованием печатей и штампов возлагается на руководителей подразделений.
12.8. При оставлении должности сотрудником, которому были выданы печать или штамп, он обязан сдать их в Управление делами.
17 марта 2005 года
Приложение № 1
к п. 3.2
МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА
(РОСЖЕЛДОР)
ПРОТОКОЛ
_____________________ Москва N _____________________
Приложение № 2
к п. 3.2
МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА
(РОСЖЕЛДОР)
РАСПОРЯЖЕНИЕ
______________________ Москва N ____________________
Приложение № 3
к п. 3.2
МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО
ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА
(РОСЖЕЛДОР)
ЗАМЕСТИТЕЛЬ РУКОВОДИТЕЛЯ
С. Басманная ул., д. 11, Москва, 105064 Тел. (095) 262-26-36, Факс (095) 262-95-63
______________________ N _________________ На N ___________________ от ______________
Приложение № 4
к п. 3.2
МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА
(РОСЖЕЛДОР)
ПРИКАЗ
_____________________ Москва N _____________________
Приложение № 5
к п. 3.2
МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО
ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА
(РОСЖЕЛДОР)
РУКОВОДИТЕЛЬ
С. Басманная ул., д. 11, Москва, 105064 Тел. (095) 262-26-36, Факс (095) 262-95-63
______________________ N _________________ На N ___________________ от ______________
Приложение № 6
к п. 3.2
МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО
ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА
(РОСЖЕЛДОР)
С. Басманная ул., д. 11, Москва, 105064 Тел. (095) 262-26-36, Факс (095) 262-95-63
______________________ N _________________ На N ___________________ от ______________
Приложение № 7
к п. 4.2
РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНЫХ ФОРМ (РКФ)
| Реквизиты | Комментарий по заполнению |
|---|---|
| 1 | 2 |
| Автор (корреспондент) | При регистрации поступающих документов записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица — автора документа. При регистрации обращений граждан вводятся его имя, отчество, фамилия и адрес. При регистрации отправляемых документов записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица — корреспондента. Допускается применение сокращенного наименования организации |
| Наименование вида документа | Заполняется в соответствии с наименованием вида документа |
| Дата документа | В РКФ переносится дата, присвоенная документу организацией — автором документа |
| Регистрационный номер документа | В РКФ переносится регистрационный номер документа, присвоенный организацией — автором документа |
| Дата поступления | Переносится в РКФ из регистрационного штампа |
| Индекс поступления | Переносится в РКФ из регистрационного штампа |
| Заголовок к тексту | Переносится заголовок к тексту документа. При его отсутствии составляется аннотация, содержащая ключевые слова |
| Резолюция | В РКФ переносится с документа содержание поручения, исполнитель (исполнители), автор и дата резолюции |
| Срок исполнения | Проставляется дата, содержащаяся в резолюции. При регистрации отправляемого документа может записываться дата ожидаемого ответа |
| Отметка об исполнении документа | В РКФ переносится регистрационный номер и дата созданного документа, ссылка на регистрационный индекс и дату поступившего документа или краткая запись решения вопроса по существу |
| Дело N | В РКФ переносится индекс дела в соответствии с номенклатурой структурного подразделения, в которое помещен исполненный документ |
Приложение № 8
к п. 5.1.10
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА
____________________________ от __________ N _____________________ (наименование документа) (дата) (исходящий номер)
Документ на __________ листах, приложение на __________ листах
| № п/п | Наименование адресатов | Кол-во экз., № экз. | Расписка в получении |
|---|---|---|---|
| 1. | Руководитель Агентства Акулов М.П. | ||
| Заместители руководителя Агентства: | |||
| 2. | Никитаев С.Н. | ||
| 3. | Шенфельд К.П. | ||
| 4. | Яриков И.М. | ||
| Помощники и советники руководителя Агентства: | |||
| 5. | Изотов М.И. | ||
| 6. | Леденев А.И. | ||
| 7. | Ситков Б.В. (Совет Агентства) | ||
| 8. | Шевченко А.М. | ||
| 9. | Управление инфраструктуры и перевозок (УИП) (Кисляков В.М.) | ||
| 9.1 | Отдел перевозок | ||
| 9.2 | Отдел инфраструктуры и технических средств | ||
| 9.3 | Отдел по работе с пользователями услуг железнодорожного транспорта | ||
| 10. | Управление экономики и финансов (УЭФ) (Поройков С.Ю.) | ||
| 10.1 | Отдел финансов и бухгалтерского учета | ||
| 10.2 | Отдел реализации инвестиционных программ | ||
| 10.3 | Отдел экономики и федерального имущества | ||
| 11. | Управление кадров и учебных заведений (УКУЗ) (В.В. Титов) | ||
| 11.1 | Отдел организационно-кадровой работы | ||
| 11.2 | Отдел учебных заведений | ||
| 12. | Правовое Управление (ПрУ) (Дружинин А.А.) | ||
| 12.1 | Отдел правовой экспертизы и договорной работы | ||
| 12.2 | Отдел применения и систематизации законодательства | ||
| 13. | Управление делами (УД) (Кривенков В.В.) | ||
| 13.1 | Отдел делопроизводства и архивов | ||
| 13.2 | Отдел документационного обеспечения | ||
| 13.3 | Первый отдел | ||
| 14. | ФГП "Ведомственная охрана МПС России" (ФГП ВО МПС России) (Бородин Б.А.) | ||
| 15. | ФГУ УСЗ (Бойченко А.Н.) | ||
| 16. | Регистр сертификации на Федеральном железнодорожном транспорте (Матюшин В.А.) | ||
| 17. | Территориальные управления | ||
| 18. | Высшие учебные заведения |
Начальник управления, зам. нач. управления, нач. отдела ____________________________
Приложение N 9
к п. 5.3.9
ИНДЕКСЫ
РУКОВОДСТВА И СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ ЦЕНТРАЛЬНОГО
АППАРАТА ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА
| N п/п | Ф.И.О. руководителей Агентства и наименование структурных подразделений | Индексы |
|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 |
| 1 | Руководитель Агентства Акулов М.П. | МА |
| 2 | Заместитель руководителя Агентства Никитаев С.А. | СН |
| 3 | Заместитель руководителя Агентства Шенфельд К.П. | КШ |
| 4 | Заместитель руководителя Агентства Яриков И.М. | ИЯ |
| 5 | Управление инфраструктуры и перевозок | УИП |
| 6 | Управление экономики и финансов | УЭФ |
| 7 | Управление кадров и учебных заведений | УКУЗ |
| 8 | Правовое управление | ПрУ |
| 9 | Управление делами | УД |
Приложение N 10
к п. 5.4.1
КУДА подробный адрес КОМУ
ТЕКСТ УВАЖАЕМЫЙ ИГОРЬ АНАТОЛЬЕВИЧ!
УКАЗОМ ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ...
РУКОВОДИТЕЛЬ ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА М. Акулов
105064, Москва С. Басманная ул., д. 11 РОСЖЕЛДОР
№ УД-16/______ От «__» _______ 2005 г.
исп. (Ф.И.О., индекс управления) № тел.
Приложение № 11
к п. 6.1.3
| По исполнении или ознакомлении подлежит обязательному возвращению в канцелярию Агентства | ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ |
|---|---|
| Исполнено: ______________________________________ _________________________________________________ |
Приложение № 12
| ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА НЕПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ _________________________________________________ Исполнено: ______________________________________ _________________________________________________ |
|---|
Приложение № 13
к п. 6.3.1
СПРАВКА ОБ ОБЪЕМЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА
Управления _______________________________________________________ (наименование управления)
за ____ квартал 200_ года
| № п/п | Количество документов | |
|---|---|---|
| 1 | Входящие документы |
1.1 Поступившие от внешних корреспондентов *
1.2. Поступившие от Минтранса России *
1.3 Поступившие от подразделений центрального
аппарата Агентства * Итого по пункту 1: *
| 2 | Исходящие документы |
|---|
2.1 Адресованные внешним корреспондентам *
2.2. Адресованные Минтрансу России *
2.3 Адресованные подразделениям центрального
аппарата Агентства * Итого по пункту 2: *
Примечание: по п. п. 1 и 2 не учитываются документы, прошедшие регистрацию в Управлении делами Агентства.
Подпись ____________________________ (зам. начальника управления)
Дата
Приложение № 14
к п. 8.1.4
Федеральное агентство железнодорожного транспорта
УТВЕРЖДАЮ
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Наименование должности Руководителя Агентства
00.00.0000 N ______
(место составления) Подпись Расшифровка На ____________ год подписи
Дата
| Индекс дела | Заголовок дела (тома, частей) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Название раздела | ||||
Управляющий делами Подпись Расшифровка Подписи
Дата
Виза зав. архивом (лица, ответственного за архив)
**СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО** Протокол ЭПК Агентства Протокол ЭПК ГАРФ от __________ N ______ от _______ N ____
Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в _____ году в Агентстве
| По срокам хранения | Всего | В том числе | |
| переходящих | с отметкой «ЭПК» | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Постоянного | |||
| Временного (свыше 10 лет) | |||
| Временного (до 10 лет включительно) | |||
| ИТОГО | |||
| Управляющие делами | Подпись | Расшифровка Подписи | |
| Дата | |||
| Итоговые сведения переданы в архив Наименование должности лица, передавшего сведения в архив | Подпись | Расшифровка подписи | |
| Дата | |||
Приложение № 15
к п. 8.1.4
Федеральное агентство железнодорожного транспорта
(наименование структурного подразделения Агентства)
00.00.0 N ______
(место составления)
На ____________ год
| Индекс дела | Заголовок дела (тома, частей) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Название раздела | ||||
Наименование должности начальника структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Заведующий архивом Агентства (лицо, ответственное за архив) Подпись Расшифровка Подписи
Дата
Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в _____ году в структурном подразделении
| По срокам хранения | Всего | В том числе | |
| переходящих | с отметкой «ЭПК» | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Постоянного | |||
| Временного (свыше 10 лет) | |||
| Временного (до 10 лет включительно) | |||
| ИТОГО | |||
Наименование должности лица, ответственного за делопроизводство в подразделении Подпись Расшифровка подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в архив Агентства
Наименование должности лица, передавшего сведения Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение № 16
к п. 8.2.6
код федерального архива ______ код федерального органа исполнительной власти ________
| Ф. N __________ |
|---|
| Оп. N _________ |
| Д. N __________ |
(Наименование федерального архива)
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА
(наименование Агентства, структурного подразделения Агентства)
(заголовок дела)
(дата)
На ______ лист.
Хранить _______
┌───────────────┐
│Ф. N _________ │
├───────────────┤
│Оп. N ________ │
├───────────────┤
│Д. N _________ │
└───────────────┘
Приложение № 17
к п. 8.2.6
В деле прошито и пронумеровано __________________________ лист(ов) (цифрами и прописью) в том числе литерные листы ___________ пропущенные номера ________
- листов внутренней описи ________________________________________
| Особенности физического состояния и формирования дела | № листов |
|---|---|
| 1 | 2 |
(должность, подпись, расшифровка подписи, дата)
Приложение № 18
к п. 8.2.6
документов дела N ______
| № п/п | Индекс документа | Дата документа | Заголовок документа | Номера листов дела | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Итого _________________________________________________ документов (цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _______________________________ (цифрами и прописью)
Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение № 19
к п. 9.1.5
Федеральное агентство железнодорожного транспорта
(наименование структурного подразделения)
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности руководителя
структурного подразделения
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
| № п/п | Индекс дела (тома, части) | Заголовок дела (тома, части) | Дата дела (тома, части) | Количество листов в деле (томе, части) | Срок хранения дела (тома, части) | Примечание | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 <*> | 7 | |
| Название раздела | |||||||
----------------------------
<*> Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.
В данную опись внесено ______________________ дел с N ____________ (цифрами и прописью)
по N _____________, в том числе:
литерные номера пропущенные номера
Наименование должности составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Управляющий делами
Подпись Расшифровка подписи
Дата
Передал ______________________________________________________ дел (цифрами и прописью)
Наименование должности сотрудника структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи
Дата
Принял ____________________ дел (цифрами и прописью)
Наименование должности работника архива Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение № 20
к п. 9.1.11
Федеральное агентство железнодорожного транспорта
АКТ УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя Агентства
_______ N _________ Подпись Расшифровка подписи ___________________ Дата (место составления) о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
На основании _____________________________________________________ (название и выходные данные перечня документов
с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы
фонда N ________________ (название фонда)
| № п/п | Заголовок дела или групповой заголовок дел | Дата дела или крайние даты дел | Номера описей (номенклатур за года) | Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или № дела по описи | Количество дел (томов, частей) | Сроки хранения дел (тома, части) и номера статей по перечню | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Итого ____________________ дел за ___________________________ годы (цифрами и прописью) Описи дел постоянного хранения за __ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК ________________________________________ (наименование архивного учреждения) (протокол от _____________ N ____________)
Наименование лица, проводившего экспертизу ценности документов Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК от ____________ N ____________
Документы в количестве _______________________________________ дел (цифрами и прописью) весом ______________ кг сданы в __________________________________ (наименование организации) на переработку по приемо-сдаточной накладной от _________ N ______
Наименование должности работника, сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника архива, внесшего изменения в учетные документы Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение № 21
к п. 10.14
| № п/п | Дата приема | Ф.И.О. гражданина | Адрес гражданина | Краткое содержание обращения | Ф.И.О. и должность принимающего руководителя (специалиста) Агентства | Принятые меры |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |