---
title: "Приказ Минобразования РФ от 23.04.1997 N 790"
number: "790"
issuer: "Министерство образования Российской Федерации"
issued_on: 1997-04-23
redaction: 1998-12-24
status: утратил силу
canonical: "https://bukva.ai/docs/prikaz-790-1997"
---

## Приказ Минобразования РФ от 23.04.1997 N 790

# Приказ Минобразования РФ от 23.04.1997 N 790

(ред. от 24.12.1998)

"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве общего и профессионального образования Российской Федерации"

> [!WARNING]
> Документ утратил силу в связи с изданием [Приказа](https://bukva.ai/docs/prikaz-2562-2001#p100008) Минобразования РФ от 29.06.2001 N 2562.


<a id="p100001"></a>**МИНИСТЕРСТВО ОБЩЕГО И ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ**
**РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ**

<a id="p100002"></a>**ПРИКАЗ**
от 23 апреля 1997 г. N 790

<a id="p100003"></a>**ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ**
**В МИНИСТЕРСТВЕ ОБЩЕГО И ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ**

<div align="center">

**РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ**

</div>


<a id="p100004"></a>В целях установления единого порядка работы с документами в аппарате министерства приказываю:
1. <a id="p100005"></a>Утвердить и ввести в действие с 20 мая 1997 года [Инструкцию](#p100013) по делопроизводству в Министерстве общего и профессионального образования Российской Федерации, согласованную с Федеральной архивной службой России, согласно Приложению.
2. <a id="p100006"></a>Управлению делами (Павлюкову В.А.) организовать изучение Инструкции сотрудниками центрального аппарата министерства.
3. <a id="p100007"></a>Руководителям структурных подразделений министерства обеспечить строгое соблюдение [Инструкции](#p100013) всеми работниками подразделений.
4. <a id="p100008"></a>Приказы Государственного комитета Российской Федерации по высшему образованию от 27 июля 1993 г. N 108 и Министерства образования Российской Федерации от 21 января 1994 г. N 23 считать утратившими силу.
5. <a id="p100009"></a>Контроль за выполнением настоящего Приказа возложить на Управление делами (Павлюкова В.А.).

<div align="right">

<a id="p100010"></a>Министр общего<br>
и профессионального<br>
образования России<br>
**В.КИНЕЛЕВ**

</div>







<div align="right">

<a id="p100011"></a>Утверждена<br>
Приказом Минобразования РФ<br>
от 23 апреля 1997 г. N 790

<a id="p100012"></a>Согласовано<br>
Заместитель Руководителя<br>
Федеральной архивной<br>
службы России<br>
**В.А.ЕРЕМЧЕНКО**<br>
4 апреля 1997 года

</div>


<a id="p100013"></a>**ИНСТРУКЦИЯ**
**ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ ОБЩЕГО**

<div align="center">

**И ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ**

1. <a id="p100014"></a>Общие положения

</div>


<a id="p100015"></a>1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в Министерстве общего и профессионального образования Российской Федерации (далее - Министерство).
<a id="p100016"></a>Инструкция подготовлена в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и министерствах и ведомствах Российской Федерации.
<a id="p100017"></a>1.2. Методическое руководство и контроль за ведением делопроизводства в аппарате Министерства осуществляет Управление делами.
<a id="p100018"></a>Управление делами дает указания по вопросам ведения делопроизводства, обязательные для исполнения структурными подразделениями Министерства, проверяет состояние делопроизводства в аппарате Министерства и осуществляет обучение работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях.
<a id="p100019"></a>1.3. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурных подразделениях, своевременное и качественное исполнение документов, а также за их сохранность возлагается на руководителей управлений и отделов Министерства. Руководители структурных подразделений обязаны принимать меры к сокращению переписки, не требовать от подведомственных организаций отчетной документации, не предусмотренной действующими формами отчетности и соответствующими инструкциями, обеспечивать правильное и рациональное использование средств оргтехники, расходование служебных бланков и бумаги.
<a id="p100020"></a>1.4. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на сотрудников, назначенных ответственными за эту работу, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководство о состоянии их исполнения, осуществляют ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
<a id="p100021"></a>1.5. Сотрудники структурных подразделений несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывается руководителю подразделения и в Управление делами.
<a id="p100022"></a>Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения руководства Министерства или структурных подразделений.
<a id="p100023"></a>1.6. При уходе сотрудника в отпуск, выбытии в командировку имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому сотруднику, который обязан принять меры к их своевременному исполнению.
<a id="p100024"></a>При увольнении или перемещении ответственного за ведение делопроизводства производится передача дел и документов, о чем составляется приемо-передаточный акт, который утверждается руководителем структурного подразделения. Копия акта передается в Управление делами.
<a id="p100025"></a>1.7. Запрещается переписка между структурными подразделениями Министерства.
<a id="p100026"></a>Ведение переписки с подведомственными организациями и учреждениями, предприятиями и организациями министерств и ведомств по вопросам, связанным с выполнением возложенных на них обязанностей, осуществляют руководители структурных подразделений.
<a id="p100027"></a>1.8. Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники.
<a id="p100028"></a>1.9. Выполнение Инструкции обязательно для каждого сотрудника Министерства, с ее требованиями сотрудники должны быть ознакомлены.
<a id="p100029"></a>1.10. Порядок работы с секретными документами, с письмами, заявлениями и жалобами граждан определяется соответствующими инструкциями.

<div align="center">

2. <a id="p100030"></a>Правила составления и оформления документов

</div>


<a id="p100031"></a>2.1. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией Министерства издаются следующие распорядительные документы: инструктивные письма, приказы, указания.
<a id="p100032"></a>2.2. В целях эффективного использования средств вычислительной техники в Министерстве устанавливаются единые правила оформления документов и их реквизитов, проводится унификация состава, форм документов, а также процессов работы с документами.

#### <a id="p100033"></a>2.3 Документирование управленческой деятельности.

<a id="p100034"></a>Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов.
<a id="p100035"></a>Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы и т.д.), а также на искусственных языках с использованием машинных носителей.
<a id="p100036"></a>Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа: наименование организации - автора, название вида документа или унифицированной формы документа (включая заголовок), заголовок к тексту, дата, индекс, текст, визы, подпись.

#### <a id="p100578"></a>2.4 Бланки документов.

<a id="p100579"></a>Документы оформляются на бланках и имеют установленный комплекс реквизитов и порядок их расположения (расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов").
<a id="p100580"></a>В министерстве применяются следующие виды бланков:
<a id="p100581"></a>приказа;
<a id="p100582"></a>распоряжения;
<a id="p100583"></a>инструктивного письма;
<a id="p100584"></a>решения коллегии;
<a id="p100585"></a>служебного письма министерства или его подразделения.
<a id="p100586"></a>Устанавливаются два основных формата бланков документов - А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм); допускается использование бланков форматов А3 и А6 по ГОСТ 9327.
<a id="p100587"></a>Бланки документов должны иметь поля не менее, мм:
<a id="p100588"></a>20 - левое;
<a id="p100589"></a>10 - правое;
<a id="p100590"></a>20 - верхнее;
<a id="p100591"></a>10 - нижнее.
<a id="p100592"></a>Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
<a id="p100593"></a>Документы, создаваемые от имени двух или более организаций, оформляются на чистых листах.
<a id="p100594"></a>Употребление бланков произвольной формы не разрешается. Изготовление бланков производится после согласования с Управлением делами формы бланка и наличия на нем реквизитов. Образцы бланков и порядок расположения на них реквизитов приведены в приложениях N 1 - 7 <*>.

<a id="p100595"></a>

---

<a id="p100596"></a><*> Не приводятся.


> *(пп. 2.4 в ред. [Приказа](https://bukva.ai/docs/prikaz-3225-1998#p100005) Минобразования РФ от 24.12.1998 N 3225)*


#### <a id="p100051"></a>2.5 Оформление реквизитов документов.


##### <a id="p100052"></a>2.5.1 Изображение Государственного герба Российской Федерации.

<a id="p100053"></a>Изображение Государственного герба Российской Федерации помещается на верхнем поле распорядительных документов (приказ, инструктивное письмо, указание и письмо).

##### <a id="p100054"></a>2.5.2 Наименование организации - автора документа.

<a id="p100055"></a>Наименование Министерства указывается в точном соответствии с Положением о нем. Сокращенное наименование помещается на бланке вслед за полным наименованием.

##### <a id="p100056"></a>2.5.3 Название документа.

<a id="p100057"></a>Название документа должно соответствовать компетенции Министерства, содержанию документируемого управленческого действия, а также Табелю унифицированных форм документов.
<a id="p100058"></a>Совместные распорядительные документы организаций, издающих одинаковые по форме документы (приказы, инструктивные письма), и решения коллегии издаются с соответствующим названием (приказ, инструктивное письмо, решение коллегии). Совместные распорядительные документы организаций, полномочных издавать различные по форме документы, издаются в форме решения, которое имеет правовую силу распорядительного документа каждой организации, выпускающей этот документ (приложение N 8).

##### <a id="p100061"></a>2.5.4 Дата документа.

<a id="p100062"></a>Датой документа является дата его подписания, для документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия, для утверждения документа - дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
<a id="p100063"></a>Для документов, составленных совместно несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией.
<a id="p100064"></a>Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год. Например: 05.01.97. В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат: 10 января 1997 года.

##### <a id="p100065"></a>2.5.5 Подпись документа.

<a id="p100066"></a>Документы, направляемые Министерством в вышестоящие органы власти и управления, сторонним организациям, подписываются министром или его заместителями по поручению министра.
<a id="p100067"></a>Документы, направляемые подведомственным организациям и учреждениям, предприятиям и организациям министерств и ведомств, подписываются министром, его заместителями, руководителями структурных подразделений Министерства в соответствии с их компетенцией.
<a id="p100068"></a>В состав реквизита подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка.

<a id="p100069"></a>Например:

<a id="p100070"></a>Первый заместитель Министра              подпись       А.Н.Тихонов

<a id="p100071"></a>Документы коллегиальных органов подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем.
<a id="p100072"></a>В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности подписавших лиц, а их обязанности в составе комиссии.
<a id="p100073"></a>При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
<a id="p100074"></a>При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.
<a id="p100075"></a>Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности, или его заместителем. При этом необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ, и его фамилию (исправления "и.о.", "зам." вносятся машинописным способом или от руки). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или при проставлении косой черты перед наименованием должности.

##### <a id="p100076"></a>2.5.6 Согласование документа.

<a id="p100077"></a>С целью оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа.
<a id="p100078"></a>Согласование может проводиться как внутри Министерства (подразделениями и должностными лицами), так и вне его (с подчиненными и неподчиненными организациями).
<a id="p100079"></a>Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностными лицами. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку и дату визирования, должность визирующего.
<a id="p100080"></a>Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка "Замечания прилагаются". Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему документ.
<a id="p100081"></a>Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в Министерстве, ниже подписи на лицевой стороне последнего листа документа. Проекты приказов, указаний, решений коллегиальных органов визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа.
<a id="p100082"></a>Внешнее согласование оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования располагается на лицевой стороне документа и включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО", наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.

<a id="p100083"></a>Например:

<a id="p100084"></a>**СОГЛАСОВАНО**
<a id="p100085"></a>Заместитель Министра труда
<a id="p100086"></a>и социального развития
<a id="p100087"></a>Российской Федерации
<a id="p100088"></a>____________________________________
<a id="p100089"></a>(личная подпись) (инициалы, фамилия)
<a id="p100090"></a>07.01.97

<a id="p100091"></a>Если согласование производится с коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется следующим образом:

<a id="p100092"></a>**СОГЛАСОВАНО**
<a id="p100093"></a>Протокол заседания
<a id="p100094"></a>(наименование коллегиального органа)

##### <a id="p100095"></a>15.01.97 N 2


<a id="p100096"></a>**СОГЛАСОВАНО**
<a id="p100097"></a>Письмо Росархива

##### <a id="p100098"></a>14.01.97 N 02-15/1247-Т


<a id="p100099"></a>Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".
<a id="p100100"></a>Внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляется в следующей очередности:
<a id="p100101"></a>с подведомственными Министерству и сторонними организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или когда содержание документа затрагивает их интересы;
<a id="p100102"></a>с общественными организациями - в случае необходимости или в соответствии с положениями об этих организациях;
<a id="p100103"></a>с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);
<a id="p100104"></a>с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.

##### <a id="p100105"></a>2.5.7 Утверждение документа.

<a id="p100106"></a>Документы утверждаются руководителями Министерства, вышестоящими или межведомственными органами, общественными организациями, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах.
<a id="p100107"></a>Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).
<a id="p100108"></a>Грифы утверждения оформляются следующим образом:

<a id="p100109"></a>**УТВЕРЖДАЮ**
<a id="p100110"></a>Министр общего и профессионального
<a id="p100111"></a>образования Российской Федерации
<a id="p100112"></a>____________________________________
<a id="p100113"></a>(личная подпись) (инициалы, фамилия)
<a id="p100114"></a>00.00.00

<a id="p100115"></a>или

<a id="p100116"></a>**УТВЕРЖДЕНО**
<a id="p100117"></a>Приказ Министерства общего и
<a id="p100118"></a>профессионального образования
<a id="p100119"></a>Российской Федерации
<a id="p100120"></a>00.00.00 N

<a id="p100121"></a>2.5.8. Вносить какие-либо изменения и добавления в подписанные (утвержденные) документы без разрешения лица, подписавшего документ, не допускается.
<a id="p100122"></a>2.5.9. Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них данных возлагается на лиц, подготовивших, завизировавших и подписавших документы.

##### <a id="p100123"></a>2.5.10 Адресование документа.

<a id="p100124"></a>Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу.
<a id="p100125"></a>При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишут в именительном падеже.

<a id="p100126"></a>Например:

<a id="p100127"></a>Московский государственный
<a id="p100128"></a>автомобильно-дорожный институт
<a id="p100129"></a>(технический университет)
<a id="p100130"></a>Отдел аспирантуры

<a id="p100131"></a>При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном.

<a id="p100132"></a>Например:

<a id="p100133"></a>Министерство здравоохранения
<a id="p100134"></a>Российской Федерации
<a id="p100135"></a>Управление делами
<a id="p100136"></a>А.И. Петрову

<a id="p100137"></a>При адресовании документа руководителю организации наименование ее входит в состав наименования должности адресата.

<a id="p100138"></a>Например:

<a id="p100139"></a>Ректору Санкт-Петербургского
<a id="p100140"></a>государственного университета
<a id="p100141"></a>Л.А. Вербицкой

<a id="p100142"></a>При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно.

<a id="p100143"></a>Например:
<a id="p100144"></a>                       Ректорам (директорам) образовательных
<a id="p100145"></a>                       учреждений, руководителям учреждений и
<a id="p100146"></a>                       организаций, подведомственных
<a id="p100147"></a>                       Минобразованию России, органам управления
<a id="p100148"></a>                       образованием субъектов Российской Федерации

<a id="p100149"></a>Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам в соответствии с почтовыми правилами.

<a id="p100150"></a>Например:
<a id="p100151"></a>                                      Редакция журнала
<a id="p100152"></a>                                      "Новый мир"
<a id="p100153"></a>                                      103806, ГСП, Москва, К-6,
<a id="p100154"></a>                                      Малый Путниковский пер., 1/2

<a id="p100155"></a>Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан.
<a id="p100156"></a>При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом документе проставляется только один адресат.
<a id="p100157"></a>Адрес не проставляется на документах, направляемых в вышестоящие организации и постоянным корреспондентам, в этих случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.

##### <a id="p100158"></a>2.5.11 Резолюция.

<a id="p100159"></a>В резолюции даются указания по исполнению документа.
<a id="p100160"></a>В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (как правило, это лицо, названное в резолюции первым).
<a id="p100161"></a>На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

##### <a id="p100162"></a>2.5.12 Оформление приложений к документу.

<a id="p100163"></a>Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется по следующей форме:
<a id="p100164"></a>Приложение: на 10 л. в 3 экз.
<a id="p100165"></a>Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого.
<a id="p100166"></a>При наличии нескольких приложений они нумеруются.
<a id="p100167"></a>    Приложения: 1. Штатное расписание... на 4 л. в 3 экз.
                2. <a id="p100168"></a>Смета расходов... на 2 л. в 3 экз.
<a id="p100169"></a>Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.
<a id="p100170"></a>Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документа реквизиты (наименование, заголовок, подписи руководителей подразделений, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.д.).
<a id="p100171"></a>На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует делать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера.

<a id="p100172"></a>    Например: Приложение
<a id="p100173"></a>              к приказу Министерства общего
<a id="p100174"></a>              и профессионального образования
<a id="p100175"></a>              Российской Федерации
<a id="p100176"></a>              от 21.01.97 N 129


#### <a id="p100177"></a>2.6 Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов.

<a id="p100178"></a>2.6.1. Проекты указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации разрабатываются и представляются Министерством в соответствии с поручениями и в инициативном порядке.
<a id="p100179"></a>Проекты указов и распоряжений Президента Российской Федерации вносятся письмом с пояснительной запиской, содержащей краткое изложение существа проекта, необходимые обоснования, справочные и аналитические материалы (приложение N 9).
<a id="p100182"></a>Подготовка проектов документов осуществляется структурными подразделениями Министерства, в компетенции которых находится рассматриваемый вопрос. Первый экземпляр проекта документа визируется министром, второй экземпляр - заместителем министра, руководителями структурных подразделений, с которыми согласовывается проект, а также руководителями юридической службы и Управления делами. К проекту документа прилагается лист согласования его с заинтересованными организациями.
<a id="p100183"></a>Проект документа направляется в органы государственной власти и управления с сопроводительным письмом, в котором обосновывается необходимость принятия решения и его содержание.
<a id="p100184"></a>На оборотной стороне последнего листа сопроводительного письма указывается наименование структурного подразделения Министерства, фамилии и номера телефонов начальника и исполнителя, подготовивших проект документа.
<a id="p100185"></a>Проекты документов излагаются на листах формата A4 через полтора межстрочных интервала в трех экземплярах, первый экземпляр направляется адресату, второй - остается в общем отделе Управления делами, третий - в структурном подразделении.
<a id="p100186"></a>При наличии разногласий по проекту руководитель структурного подразделения, ответственного за подготовку вопроса, перед внесением проекта в Правительство Российской Федерации должен обеспечить обсуждение его с заинтересованными органами и организациями с целью поиска взаимоприемлемого решения. Если такое решение не найдено, письмо в Правительство Российской Федерации подписывается лицом, возглавляющим федеральный орган исполнительной власти, вносящий проект, к письму прилагается протокол совещания, перечень разногласий с их мотивировками и подлинники замечаний, подписанные руководителями соответствующих органов и организаций.
<a id="p100187"></a>Доклады о ходе и результатах исполнения поручений Президента Российской Федерации подписываются руководителями, которым даны поручения, или лицами, исполняющими их обязанности.

##### <a id="p100188"></a>2.6.2 Приказ.

<a id="p100189"></a>Проекты приказов разрабатываются структурными подразделениями Министерства по поручению руководства или в инициативном порядке.
<a id="p100190"></a>Решения нормативного характера в пределах компетенции Министерства, решения вопросов деятельности Министерства, а также вопросов, относящихся ко всем или нескольким подведомственным учебным заведениям, предприятиям, учреждениям, организациям, излагаются в приказах.
<a id="p100191"></a>Приказы Министерства, содержащие положения нормативного характера, подлежат регистрации в Министерстве юстиции Российской Федерации.
<a id="p100192"></a>Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию приказа является законодательный акт, нормативный или распорядительный документ Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, то в констатирующей части указывается его название, дата, номер, заголовок и передается содержание той его части, которая непосредственно касается Министерства.
<a id="p100193"></a>Распорядительная часть приказа начинается словом "ПРИКАЗЫВАЮ".
<a id="p100194"></a>В пунктах распорядительной части приказа указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий.
<a id="p100195"></a>Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте преамбулы, например: "В дополнение к приказу (во изменение приказа) Министерства от 08.10.96 N 201...".
<a id="p100196"></a>Проект приказа во исполнение распорядительного документа вышестоящего органа должен быть подготовлен в течение 10 дней, если руководство Министерства не установило иной срок.
<a id="p100197"></a>В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом.
<a id="p100198"></a>Проекты приказов представляются на визу Управлению делами, которое проверяет правильность их оформления. Ответственность за качество подготовки документов как по содержанию, так и по оформлению возлагается на руководителей структурных подразделений, готовивших эти документы.
<a id="p100199"></a>Приказ подписывает министр или по его поручению заместитель министра.
<a id="p100200"></a>Приказ регистрируется в Управлении делами, нумеруется порядковым номером в пределах календарного года.
<a id="p100201"></a>Приказы по личному составу регистрируются в Управлении по работе с научно-педагогическими и руководящими кадрами, имеют самостоятельную нумерацию.

##### <a id="p100597"></a>2.6.3 Распоряжение.

<a id="p100598"></a>Распоряжение - документ, издаваемый министерством преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам организационно-оперативного управления деятельностью министерства (организация совещаний, конференций и т.д.). На основании распоряжений создаются комиссии министерства для ознакомления с деятельностью подведомственных учебных заведений, организаций, их лицензирования, для проверки заявлений граждан. Распоряжения министерства не должны содержать предписаний, носящих нормативный характер.
<a id="p100599"></a>Текстовая часть распоряжения начинается сразу с распорядительной части.
<a id="p100600"></a>Если требуется разъяснение целей и мотивов принятия распоряжения, то в проекте приводится вступительная часть - преамбула.
<a id="p100601"></a>Распоряжения подписываются Министром или его заместителями в пределах их компетенции.
<a id="p100602"></a>Распоряжение визируется в установленном порядке руководителем подразделения, которое готовит его проект, исполнителем, а также руководителями подразделений, вопросы деятельности которых затрагиваются в документе.
<a id="p100603"></a>Регистрация распоряжения осуществляется в Управлении делами.
<a id="p100604"></a>Распоряжение нумеруется порядковым номером в пределах календарного года. Регистрационный номер состоит из порядкового номера распоряжения и индекса подразделения - исполнителя, например: N 16-24, где 16 - порядковый номер распоряжения, 24 - индекс подразделения.

> *(пп. 2.6.3 в ред. [Приказа](https://bukva.ai/docs/prikaz-3225-1998#p100023) Минобразования РФ от 24.12.1998 N 3225)*


##### <a id="p100209"></a>2.6.4 Инструктивное письмо.

<a id="p100210"></a>Инструктивное письмо - документ, издаваемый Министерством в целях оказания методической помощи органам управления образованием субъектов Российской Федерации, учреждениям образования, организациям, по вопросам образовательной деятельности.
<a id="p100211"></a>Инструктивные письма подписываются министром или его заместителями в пределах их компетенции. Инструктивные письма визируются в установленном порядке руководителем подразделения, которое готовит его проект, юридической службой и Управлением делами. Информационная часть инструктивного письма начинается словом "Объявляю", "Сообщаю".
<a id="p100212"></a>Регистрация инструктивного письма осуществляется в Управлении делами, где оно нумеруется порядковым номером в пределах календарного года.

##### <a id="p100213"></a>2.6.5 Протокол.

<a id="p100214"></a>Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
<a id="p100215"></a>Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В водной части заполняются следующие реквизиты: "председатель", "секретарь", "присутствовали", "повестка дня". На бланке протокола эти реквизиты могут иметь типографское исполнение.
<a id="p100216"></a>Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему, постановление (решение) печатается полностью.
<a id="p100217"></a>Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу.
<a id="p100218"></a>Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения.
<a id="p100219"></a>Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем (см. [пп. 2.5.5).](#p100065)
<a id="p100220"></a>Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. Протоколы совместных совещаний (собраний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в работе совещания.

#### <a id="p100221"></a>2.7 Телеграммы, телефонограммы и факсимильная связь.

<a id="p100222"></a>2.7.1. Телеграммы (телетайпограммы) составляются согласно образцу, приведенному в приложении N 10, и передаются для отправки в телетайпную. Копия телеграммы с отметкой о времени ее приема возвращается в соответствующее структурное подразделение.
<a id="p100225"></a>2.7.2. Текст телеграмм (телетайпограмм) излагается кратко, ясно, по возможности без предлогов, союзов и местоимений, знаки препинания обозначаются "зпт.", "тчк.", "двтч.", "квч.", "тире" и употребляются только в тех случаях, когда их отсутствие может изменить смысл сообщения. Цифровые данные в телеграммах рекомендуется писать словами.
<a id="p100226"></a>2.7.3. Текст печатается на одной стороне листа через 2 интервала прописными буквами, без переносов, без абзацев, без исправлений, в 2 экземплярах, из которых первый передается в телетайпную, второй подшивается в дело структурного подразделения.
<a id="p100227"></a>2.7.4. В телеграмме (телетайпограмме) под чертой указывается обратный адрес без сокращений и знаков препинания и печатается сокращенное наименование Министерства, должность лица, подписавшего телеграмму, его инициалы, фамилия и дата.
<a id="p100228"></a>2.7.5. Исправления, внесенные при подписании телеграммы, должны быть оговорены под чертой надписью "Исправленному верить" и заверены исполнителем.
<a id="p100229"></a>2.7.6. Правительственные телеграммы подписываются только министром или заместителем министра.
<a id="p100230"></a>2.7.7. Перед адресом указывается категория телеграммы: "Правительственная", "Молния", "Срочная".
<a id="p100231"></a>2.7.8. В телеграмме (телетайпограмме) обязательно указывается полный почтовый адрес и фамилия получателя.
<a id="p100232"></a>2.7.9. При оформлении телетайпограмм с аналогичным текстом в разные пункты к телетайпограмме прилагается список адресатов с указанием полного почтового адреса и фамилий (должностей) получателей.
<a id="p100233"></a>В случае оформления телеграмм через телеграф почтового отделения, их оформление производится отдельно по каждому адресу.
<a id="p100234"></a>2.7.10. Передача местных телеграмм (телетайпограмм) запрещается, срочная информация в местные (московские) адреса должна передаваться телефонограммами (приложение N 11).
<a id="p100237"></a>2.7.11. Телеграмма (телетайпограмма) должна быть завизирована главным бухгалтером или его заместителем, кроме телеграмм (телетайпограмм), подписанных министром или его заместителями.
<a id="p100238"></a>2.7.12. Передача корреспонденции по факсимильной связи осуществляется только по указанию или с разрешения руководящих работников Министерства.
<a id="p100239"></a>2.7.13. Оригиналы документов, переданных по факсимильной связи, подшиваются в дело, хранящееся у сотрудника, ответственного за факсимильную связь, с указанием времени и даты передачи, а копии возвращаются в соответствующие структурные подразделения с пометкой "FAX (дата и время)".
<a id="p100240"></a>2.7.14. Регистрация в структурных подразделениях корреспонденции, передаваемой и получаемой по факсимильной связи, производится в общем порядке, указанном в [п. п. 5,](#p100340) [6.](#p100352)

#### <a id="p100241"></a>2.8 Подготовка и оформление материалов коллегии.

<a id="p100242"></a>2.8.1. Заседания коллегии проводятся в соответствии с планами ее работы.
<a id="p100243"></a>Предложения к плану работы коллегии представляются структурными подразделениями в двух экземплярах секретарю коллегии после предварительного обсуждения в подразделениях и у соответствующих заместителей министра не позднее чем за 15 дней до рассмотрения плана коллегией.
<a id="p100244"></a>Проект плана работы коллегии составляется секретарем коллегии на основании предложений структурных подразделений, решений коллегии и указаний руководства Министерства.
<a id="p100245"></a>Проект плана утверждается на заседании коллегии не позднее чем за 15 дней до начала планируемого периода.
<a id="p100246"></a>Повестка очередного заседания коллегии утверждается на предыдущем заседании. В проект повестки включаются вопросы, полностью подготовленные к рассмотрению на заседании коллегии.
<a id="p100247"></a>Документы к очередному заседанию коллегии представляются секретарю коллегии не позднее чем за 30 дней до заседания и состоят:
<a id="p100248"></a>из справки (в необходимых случаях с приложениями), содержащей краткое изложение существа вопроса и обоснование предложений, включенных в проекты решения коллегии или приказа;
<a id="p100249"></a>проекта решения коллегии или приказа с указанием исполнителей, сроков исполнения и лиц, на которых возлагается контроль за их выполнением;
<a id="p100250"></a>списка лиц, приглашенных на заседание коллегии, с указанием фамилии, имени, отчества (полностью), должности и места работы.
<a id="p100251"></a>В заседании коллегии участвуют лица, имеющие непосредственное отношение к рассматриваемым вопросам, приглашение которых осуществляется соответствующими структурными подразделениями по списку, утвержденному руководством Министерства.
<a id="p100252"></a>2.8.2. Документы к заседанию коллегии готовятся структурными подразделениями и передаются секретарю коллегии в двух экземплярах объемом не более 10 - 15 страниц машинописного текста.
<a id="p100253"></a>2.8.3. В тех случаях, когда документы не могут быть представлены в указанные сроки или необходимость в обсуждении вопроса отпала, руководитель подразделения с ведома соответствующего заместителя министра докладывает об этом министру или первому заместителю министра и об их решении ставит в известность секретаря коллегии.
<a id="p100254"></a>2.8.4. Документы, представленные с нарушением установленных сроков, включаются в очередную повестку заседания коллегии только с разрешения министра или его первого заместителя.
<a id="p100255"></a>2.8.5. Документы к заседаниям коллегии тиражируются Управлением делами и рассылаются секретарем коллегии по утвержденному руководством Министерства списку не позднее чем за 7 дней до проведения заседания.
<a id="p100256"></a>2.8.6. На заседании коллегии ведется протокол, оформление которого осуществляется секретарем коллегии в десятидневный срок со дня заседания.
<a id="p100257"></a>Решения коллегии в окончательной редакции готовятся соответствующими подразделениями не более чем в десятидневный срок, если коллегией не установлены другие сроки, после чего передаются на подпись министру через секретаря коллегии.
<a id="p100258"></a>2.8.7. Секретарь коллегии осуществляет систематический контроль за выполнением протокольных поручений коллегии, доработкой и представлением в установленные сроки на подпись руководству решений коллегии.
<a id="p100259"></a>Оперативный контроль за выполнением решений коллегии (приказов во исполнение решений коллегии) осуществляют руководящие работники Министерства, на которых возлагается контроль.
<a id="p100260"></a>2.8.8. Снятие с контроля исполненных отдельных поручений, содержащихся в документах коллегии, производится лицом, ответственным за общий контроль за исполнением документа, а документов в целом - министром по докладным запискам лиц, ответственных за общий контроль.

#### <a id="p100261"></a>2.9 Порядок снятия и выдачи копий с документов.

<a id="p100262"></a>2.9.1. Копии с документов выдаются с разрешения руководителей структурных подразделений и только с тех документов, которые были изданы в Министерстве и которые касаются служебной деятельности данного структурного подразделения.
<a id="p100263"></a>2.9.2. При выдаче копии документ воспроизводится полностью (бланк Министерства, номер, дата, содержание и т.д.).
<a id="p100264"></a>В правом верхнем углу копии пишется слово "Копия".
<a id="p100265"></a>При выдаче копии с копии следует писать "Копия с копии".
<a id="p100266"></a>2.9.3. При заверении копии документа внизу, после полного воспроизведения текста пишется "Верно", указывается должность лица, заверяющего копию, его инициалы и фамилия, ставится подпись, дата заверения, гербовая печать.
<a id="p100267"></a>2.9.4. На обороте подлинника документа делается отметка, когда и кому выдана копия.

#### <a id="p100268"></a>2.10 Тиражирование документов.

<a id="p100269"></a>При определении тиража для рассылки документов необходимо исходить из необходимости обеспечить своевременное доведение их до подразделений Министерства и организаций, которых касаются эти документы.
<a id="p100270"></a>Тираж определяется ответственным исполнителем.

#### <a id="p100271"></a>2.11 Автоматизация документирования.

<a id="p100272"></a>Для подготовки документов могут применяться автоматизированные технологии. При этом создаются следующие базы данных: корреспондентов, форм документов, трафаретных текстов и текстовых заготовок, машинные редакторские программы и др.
<a id="p100273"></a>Порядок разработки, эксплуатации и пользования такими системами определяется стандартами в области автоматизированных информационных технологий.
<a id="p100274"></a>Машинограмма - документ, изготовленный при помощи средств вычислительной техники, оформляется на основании единых правил, изложенных в настоящей Инструкции, и используется на равных основаниях с машинописными документами.

<div align="center">

3. <a id="p100275"></a>Контроль за исполнением документов

</div>



#### <a id="p100276"></a>3.1 Организация контроля.

<a id="p100277"></a>3.1.1. Все поступающие на имя руководства Министерства и в адрес Министерства документы, требующие исполнения и подготовки ответа, подлежат контролю.
<a id="p100278"></a>3.1.2. Контроль за исполнением документов устанавливается в целях обеспечения их своевременного и качественного исполнения, повышения уровня организаторской работы и исполнительной дисциплины и осуществляется с помощью автоматизированной системы контроля на базе ЭВМ.
<a id="p100279"></a>3.1.3. Автоматизированному контролю подлежат приказы, указания, решения коллегии, а также поступающие на имя руководства Министерства и в адрес Министерства документы, взятые на контроль.
<a id="p100280"></a>3.1.4. Поручения с конкретной датой исполнения выполняются в указанный срок.
<a id="p100281"></a>Поручения без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "Срочно", исполняются в 3-дневный, остальные в месячный срок.
<a id="p100282"></a>Этот срок исчисляется в календарных днях с даты их подписания.
<a id="p100283"></a>Если по объективным причинам возникла необходимость продления срока исполнения указа, распоряжения или поручения Президента Российской Федерации, постановления, распоряжения или поручения Правительства Российской Федерации, руководители соответствующих подразделений не позднее чем за 3 дня до истечения установленного срока должны подготовить на имя Президента Российской Федерации и в адрес Правительства Российской Федерации мотивированную просьбу по этому вопросу и предложение о новом сроке за подписью министра.

##### <a id="p100284"></a>3.1.5 Контроль за своевременным исполнением документов осуществляют:

<a id="p100285"></a>Инспекция при министре, обеспечивающая организацию системы контроля по поручению руководства Министерства, - за исполнением указов и распоряжений Президента Российской Федерации. Инспекция делает анализ и обобщение поступающих на имя министра докладов о ходе выполнения указов и распоряжений Президента Российской Федерации; осуществляет контроль за ходом выполнения плана мероприятий Министерства, контроль за исполнением решений коллегии, контроль за исполнением постановлений палат Федеративного Собрания Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, приказов по Министерству; осуществляет анализ решений органов государственной власти Российской Федерации по вопросам развития образования и контроль за ходом их реализации; готовит аналитическую сводку о ходе выполнения в подразделениях центрального аппарата Министерства решений и поручений вышестоящих органов, приказов и указаний министра, решений коллегии;
<a id="p100286"></a>общий отдел Управления делами - за своевременностью исполнения оперативных поручений Президента Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, писем из министерств, ведомств, организаций и учреждений. Общий отдел готовит еженедельно перечень находящихся на контроле поручений, сроки исполнения которых истекают на предстоящей неделе, а также представляет сведения о документах, сроки исполнения которых истек;
<a id="p100287"></a>руководящие работники Министерства, на которых возложен контроль за исполнением приказов, указаний и решений коллегии Министерства. Они несут личную ответственность за своевременное выполнение поручений;
<a id="p100288"></a>секретариат министра - за исполнением поручений, данных в протоколах совещаний у министра;
<a id="p100289"></a>секретарь коллегии - за исполнением поручений, внесенных в протоколы заседаний коллегии;
<a id="p100290"></a>секретариаты заместителей министра - за выполнением документов, поступивших в приемные заместителей министра, и поручений, контроль за выполнением которых возложен на заместителей министра;
<a id="p100291"></a>ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях - за исполнение документов, поступивших в структурные подразделения.
<a id="p100292"></a>3.1.6. Руководители структурных подразделений обязаны еженедельно рассматривать на оперативных совещаниях состояние исполнительской дисциплины по документам с поручениями руководства Министерства, а также документы, поступившие в адрес структурного подразделения, требующие исполнения и подготовки ответа.
<a id="p100293"></a>3.1.7. На документах межведомственной корреспонденции, взятых на контроль общим отделом Управления делами, ставится штамп "Контроль".
<a id="p100294"></a>При исполнении документа ответственный за делопроизводство в структурном подразделении сообщает об этом в Управление делами.
<a id="p100295"></a>В том случае, когда контрольные документы не исполнены в установленный срок, они включаются в перечень документов, взятых на контроль и просроченных по исполнению, который представляется руководству.
<a id="p100296"></a>3.1.8. О ходе выполнения поручений ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях докладывают руководству управлений и отделов в порядке, установленном начальником подразделения.
<a id="p100297"></a>3.1.9. Документ считается исполненным, когда решены окончательно все подготовленные в нем вопросы, о проведении необходимых мероприятий поставлены в известность заинтересованные учреждения, подразделения и должностные лица, подготовлены необходимые распорядительные и информационные документы.
<a id="p100298"></a>3.1.10. Если документ исполнен в оперативном порядке, то кроме записи "В дело N", подписи и даты, исполнитель вносит краткую запись об исполнении.
<a id="p100299"></a>Например: "В дело N 24-15. По сообщению Минфина России (Иванова) вопрос решен положительно". Личная подпись (расшифровка подписи), дата.

#### <a id="p100300"></a>3.2 Порядок снятия документов с контроля.

<a id="p100301"></a>3.2.1. Документы снимаются с контроля, если решены поставленные в них вопросы или авторам дан ответ по существу.
<a id="p100302"></a>Промежуточный ответ, равно как и запрос по исполняемому документу или частичное выполнение поручения, не является основанием для признания документа исполненным.
<a id="p100303"></a>3.2.2. Снять документ с контроля могут только должностные лица или контрольная служба, которая поставила его на контроль.
<a id="p100304"></a>3.2.3. Основанием для снятия с контроля документов с поручениями руководства Министерства является документ - ответ, подписанный руководством Министерства или структурного подразделения, либо справка об исполнении документа за подписью руководителя структурного подразделения.

<div align="center">

4. <a id="p100305"></a>Порядок исполнения и прохождения входящих документов

</div>


<a id="p100306"></a>4.1. Вся корреспонденция, поступающая в Министерство, принимается и регистрируется сотрудниками общего Управления делами с 9 до 18 часов, а в предвыходные и предпраздничные дни - с 9 часов до 16 часов 45 минут (приложения N 12, 13, 14).
<a id="p100309"></a>При приеме корреспонденции проверяется целостность конвертов, другой упаковки и правильность адресования.
<a id="p100310"></a>Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается к отправителю.
<a id="p100311"></a>Корреспонденция, получаемая экспедицией под расписку (с нарочным, заказная и т.п.), записывается в журнале. Передача корреспонденции из вышестоящих органов, ценных бандеролей в структурные подразделения Министерства производится под расписку.
<a id="p100312"></a>Корреспонденция "ДСП" передается во все структурные подразделения под расписку и учитывается в отдельном журнале.
<a id="p100313"></a>4.2. Документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые согласно перечню (приложение N 15).
<a id="p100316"></a>Перечень документов, не подлежащих регистрации в структурном подразделении, утверждается руководителем структурного подразделения по согласованию с общим отделом Управления делами.
<a id="p100317"></a>Корреспонденция, поступающая с нарочным из вышестоящих органов, в экспедиции не вскрывается, а передается в общий отдел Управления делами.
<a id="p100318"></a>4.3. При вскрытии конверта (упаковки) проверяются правильность адресования и наличие вложенных документов.
<a id="p100319"></a>При обнаружении повреждения, отсутствия документа или приложения к нему, а также несоответствия номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа составляется акт в двух экземплярах, один из которых прилагается к полученному документу, а другой направляется отправителю.
<a id="p100320"></a>Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в случаях, если адрес отправителя указан только на конверте, если дата документа и дата его отправки, согласно почтовому штемпелю, имеют большие расхождения во времени, если конверт необходим в качестве оправдательного документа к расходам по оплате корреспонденции.
<a id="p100321"></a>4.4. На всех входящих документах на верхнем свободном от текста поле первой страницы поступившего документа экспедиция ставит штамп с указанием порядкового регистрационного номера и даты поступления документа. Штамп проставляется также на всех приложениях к документу. На корреспонденции, не подлежащей вскрытию, штамп ставится на конверте.
<a id="p100322"></a>В структурных подразделениях Министерства регистрационные номера проставляются от руки.
<a id="p100323"></a>4.5. Полученная экспедицией корреспонденция забирается работниками делопроизводства структурных подразделений два раза в день (с 9 до 11 часов и с 14 до 15 часов).
<a id="p100324"></a>Правительственная корреспонденция, телетайпограммы, телеграммы и другие срочные документы доставляются экспедицией адресатам немедленно с указанием даты и времени действий.

#### <a id="p100325"></a>4.6 Передача корреспонденции из одного структурного подразделения в другое производится:

<a id="p100326"></a>поступившей из Управления делами или секретариатов заместителей министра - только с их разрешения;
<a id="p100327"></a>поступившей из экспедиции - по согласованию между руководителями этих подразделений.
<a id="p100328"></a>4.7. Подготовка к докладу документов, адресованных руководству Министерства и в Министерство без указания конкретного адресата, осуществляется секретариатом министра и общим отделом Управления делами.
<a id="p100329"></a>Документы, не требующие доклада руководству Министерства, направляются общим отделом Управления делами для исполнения в структурные подразделения.
<a id="p100330"></a>Подготовка материалов к докладу руководителям структурных подразделений осуществляется сотрудниками, ответственными за делопроизводство.
<a id="p100331"></a>Все поступившие документы должны докладываться руководству в день их поступления.
<a id="p100332"></a>4.8. Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюциях руководства Министерства и его структурных подразделений.
<a id="p100333"></a>4.9. Рассмотренные руководством документы должны передаваться исполнителям только после записи резолюций в журналах (карточках) регистрации документов ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях.
<a id="p100334"></a>4.10. Получив документы на исполнение, сотрудник Министерства должен немедленно ознакомиться с их содержанием, выделив документы, требующие срочного исполнения.
<a id="p100335"></a>Если документ направляется нескольким исполнителям, то лицо, указанное в резолюции первым, является ответственным исполнителем, который обязан ознакомить с документом всех других в оперативном порядке (в день получения документа) и организовать в указанный срок его исполнение.
<a id="p100336"></a>В отдельных случаях такие документы могут тиражироваться и передаваться в соответствующие структурные подразделения.
<a id="p100337"></a>4.11. Передача документов от одного исполнителя другому может производиться только через ответственного за делопроизводство в структурном подразделении.
<a id="p100338"></a>4.12. Документы, направляемые в структурные подразделения для ознакомления, должны быть рассмотрены без задержки и возвращены в тот же день.
<a id="p100339"></a>4.13. После решения поставленных в документе вопросов исполнитель внизу первой страницы документа должен сделать отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

<div align="center">

5. <a id="p100340"></a>Порядок подготовки и прохождения исходящих<br>
и внутренних документов

</div>


<a id="p100341"></a>5.1. Порядок подготовки исходящих документов включает в себя: составление проекта документа, согласование, подписание (утверждение), тиражирование и отправку.
<a id="p100342"></a>5.2. До передачи документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений. Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.
<a id="p100343"></a>5.3. Документы, подписанные министром, и документы, подписанные заместителями министра, адресованные в вышестоящие органы, регистрируются в общем отделе Управления делами и доставляются адресатам в пределах г. Москвы нарочным.
<a id="p100344"></a>Документы, подписанные заместителями министра и руководителями структурных подразделений, регистрируются в структурных подразделениях и направляются в экспедицию для отправки через органы почтовой связи.
<a id="p100345"></a>Копии отправленных документов с проставлением даты отправки возвращаются в соответствующее структурное подразделение.
<a id="p100346"></a>5.4. Внутренние документы, докладные записки, справки, сводки и другие оформляются и исполняются (используются) в пределах аппарата Министерства. Они рассматриваются должностными лицами, которым направлены.
<a id="p100347"></a>5.5. Документы на отправку в другие организации должны сдаваться лично сотрудниками структурных подразделений, ответственными за делопроизводство, в экспедицию.
<a id="p100348"></a>Документы на отправку принимаются в течение рабочего дня, но не позднее 14 часов.
<a id="p100349"></a>Сотрудники, ответственные за делопроизводство, перед сдачей корреспонденции на отправку должны обязательно проверить правильность ее оформления и адресования.
<a id="p100350"></a>5.6. Вся корреспонденция из Министерства отправляется как из основного, так и из других зданий Министерства только через экспедицию, расположенную в основном здании (ул. Люсиновская, 51).
<a id="p100351"></a>5.7. Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

<div align="center">

6. <a id="p100352"></a>Регистрация документов

</div>



#### <a id="p100353"></a>6.1 Регистрация документов.


##### <a id="p100354"></a>6.1.1 Регистрация документов в Министерстве осуществляется децентрализованно:

<a id="p100355"></a>в общем отделе Управления делами регистрируется входящая корреспонденция из вышестоящих органов, корреспонденция, адресованная на имя министра, из министерств, ведомств, учреждений и организаций; документы, адресованные в Министерство без указания конкретного адресата, исходящая документация за подписью министра, приказы, соглашения, указания, инструктивные письма Министерства;
<a id="p100356"></a>в секретариате министра - протоколы заседаний и решений коллегии, протоколы совещаний у министра;
<a id="p100357"></a>в секретариатах заместителей министра - корреспонденция, поступающая на их имя. Секретарями заместителей министра для учета корреспонденции ведутся переходящие журналы регистрации документов. Протоколы совещаний у заместителей министра регистрируются и хранятся в соответствующих секретариатах;
<a id="p100358"></a>в структурных подразделениях Министерства регистрируется входящая корреспонденция, адресованная руководству структурного подразделения или исполнителям, исходящая корреспонденция и внутренние документы.
<a id="p100359"></a>6.1.2. Входящие документы регистрируются в день поступления, а исходящие и внутренние документы - в день подписания.

#### <a id="p100360"></a>6.2 Индексация документов.

<a id="p100361"></a>6.2.1. Каждому структурному подразделению Министерства и группам корреспондентов присваиваются цифровые индексы (приложения N 16, 17).
<a id="p100364"></a>6.2.2. Регистрационный номер ставится в правом нижнем углу документа и состоит из индексов структурного подразделения, корреспондента и порядкового номера поступления по картотеке данной группы корреспондентов. Здесь же указывается дата поступления документа.

<a id="p100365"></a>    Например: 18-36-430 20.01.97,
<a id="p100366"></a>    где       18 - индекс структурного подразделения,
<a id="p100367"></a>              36 - индекс корреспондента,
<a id="p100368"></a>              430 - порядковый номер документа по картотеке,
<a id="p100369"></a>              20.01.97 - дата поступления документа.


##### <a id="p100370"></a>6.2.3 Индекс исходящего и внутреннего документа.

<a id="p100371"></a>Исходящим номером отправляемого документа - ответа является входящий номер документа. Кроме того, через косую дробь указывается номер дела, в котором хранится копия ответа.
<a id="p100372"></a>В исходящем номере письма - ответа на документы, поступившие из общего отдела Управления делами Министерства или секретариатов заместителей министра в структурное подразделение, через дробь должен быть указан индекс подразделения и через дефис - индекс дела данного подразделения.

<a id="p100373"></a>    Например: 02-36-651/10-13,
<a id="p100374"></a>    где       02  - индекс секретариата первого заместителя
<a id="p100375"></a>                    министра А.Н. Тихонова, зарегистрировавшего
<a id="p100376"></a>                    документ,
<a id="p100377"></a>              36  - индекс корреспондента,
<a id="p100378"></a>              651 - порядковый номер по группе корреспондентов,
<a id="p100379"></a>              10  - индекс структурного подразделения,
<a id="p100380"></a>                    подготовившего ответ,
<a id="p100381"></a>              13  - номер дела, в котором хранится копия ответа.

<a id="p100382"></a>Если исходящий документ является инициативным, его номер составляется из индекса структурного подразделения, подготовившего документ, индекса корреспондента, порядкового номера по группе корреспондентов в картотеке инициативной корреспонденции с добавлением буквы "и", написанных через дефис, и номера дела, в котором хранится копия документа, написанного через дробь.

<a id="p100383"></a>Например: 29-36-6и/9 означает, что документ отправлен Управлением социального развития и материально-технического обеспечения в образовательные учреждения, порядковый номер 6, копия хранится в деле 9.

<a id="p100384"></a>Инициативная корреспонденция, исходящая от заместителей министра, регистрируется аналогичным образом в их секретариатах.
<a id="p100385"></a>Сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства, проверяют правильность оформления исходящих документов (наличие подписи, даты, номера, адресата, ссылки на входящий документ, согласования, отметки об исполнении и направлении в дело, фамилии исполнителя, номера телефона и др.), заверяют копии и вносят необходимые записи в регистрационные карточки или журналы.
<a id="p100386"></a>Исходящие телеграммы (телетайпограммы) и телефонограммы регистрируются так же, как и другая исходящая корреспонденция.
<a id="p100387"></a>В верхнем углу карточки делается пометка "телегр." (телеграмма) или "телефг." (телефонограмма).

<div align="center">

7. <a id="p100388"></a>Построение справочного аппарата

</div>


<a id="p100389"></a>7.1. В общем отделе Управления делами справочным аппаратом являются журналы регистрации корреспонденции, картотеки или учет ведется автоматизированно на персональных ЭВМ.
<a id="p100390"></a>Справочные картотеки и журналы ведутся на документы, поступившие на имя руководства Министерства и в адрес Министерства из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации, министерств, ведомств, предприятий и организаций.
<a id="p100391"></a>Справочным аппаратом для исходящих документов являются журналы регистрации этих документов или учет ведется на персональных ЭВМ.
<a id="p100392"></a>7.2. Справочные картотеки ведутся по каждому виду документов и строятся по корреспондентскому признаку.
<a id="p100393"></a>7.3. В структурных подразделениях Министерства справочным аппаратом являются журналы регистрации входящих и исходящих документов или картотеки, состоящие из регистрационных карточек на входящие документы, или учет ведется автоматизированно на персональных ЭВМ.

<div align="center">

8. <a id="p100394"></a>Работа исполнителей с документами

</div>


<a id="p100395"></a>8.1. Руководители структурных подразделений Министерства обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопросов.
<a id="p100396"></a>8.2. При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Документы, требующие согласования, рассматриваются в день их поступления.
<a id="p100397"></a>Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день в соответствии с резолюцией руководителя структурного подразделения.
<a id="p100398"></a>Срочные документы передаются немедленно.
<a id="p100399"></a>8.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление или подписание (утверждение) руководством Министерства или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.
<a id="p100400"></a>Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку.
<a id="p100401"></a>8.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа в Министерство и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.
<a id="p100402"></a>8.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители также ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).
<a id="p100403"></a>Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
<a id="p100404"></a>8.6. В ходе оформления документов исполнитель использует стандарты на документы, номенклатуры дел структурных подразделений, средства вычислительной и организационной техники.
<a id="p100405"></a>8.7. Исполнитель для удобства работы заводит следующие папки для исполнения документов: "Срочно", "На доклад (подпись)", "На отправку".
<a id="p100406"></a>Исполнитель несет ответственность за соблюдение требований исполнительской дисциплины, за правильное использование действующих нормативных актов по подготовке, оформлению, представлению и срокам исполнения документов.
<a id="p100407"></a>8.8. Исполнитель имеет право пользоваться автоматизированными банками данных Министерства, справочно-информационными фондами и библиотеками для получения необходимой информации.

<div align="center">

9. <a id="p100408"></a>Печатание и тиражирование документов

</div>



#### <a id="p100409"></a>9.1 Печатание документов.

<a id="p100410"></a>9.1.1. В бюро принимаются рукописи документов со специальным бланком-заказом (приложение N 18), который подписывается начальником структурного подразделения, его заместителем или начальником отдела, входящего в состав структурного подразделения.
<a id="p100413"></a>Рукописи документов со специальным бланком-заказом, подписанным другими должностными лицами, в бюро оперативной печати не принимаются и не печатаются.
<a id="p100414"></a>9.1.2. Рукописи документов, написанные неразборчиво, карандашом, красными или зелеными чернилами, а также с большим количеством вклеек и неясных исправлений, к печатанию не принимаются.
<a id="p100415"></a>9.1.3. В бюро материалы печатаются в количестве не более 5 экз. Материалы, подлежащие тиражированию на копировально-множительных аппаратах, печатаются в 2 экз.
<a id="p100416"></a>Печатание материалов в бюро под диктовку не допускается.
<a id="p100417"></a>Документы печатаются через полтора интервала.
<a id="p100418"></a>9.1.4. На обороте последнего листа напечатанного документа машинистка проставляет количество напечатанных экземпляров, свои инициалы, дату, а также инициалы, фамилию и номер телефона исполнителя.
<a id="p100419"></a>9.1.5. Бланки установленного образца для бюро получает заведующая бюро, которая несет ответственность за их использование и сохранность.
<a id="p100420"></a>В бюро оперативной печати ведется журнал учета отпечатанных документов (приложение N 19). Правила расположения текста приведены в приложении N 20.

#### <a id="p100423"></a>9.2 Тиражирование материалов в копировально-множительном бюро.

<a id="p100424"></a>9.2.1. При тиражировании служебной документации работники Министерства руководствуются Едиными правилами печатания несекретных изданий и другими нормативными актами по вопросам использования множительной техники.
<a id="p100425"></a>9.2.2. Тиражирование документов, как правило, производится в копировально-множительном бюро (далее - КМБ), а также в структурных подразделениях на множительных аппаратах для оперативного копирования.
<a id="p100426"></a>Тиражированию подлежат только документы, относящиеся к служебной деятельности Министерства. Тиражирование документов с грифом "Для служебного пользования" и "Не для печати" производится в КМБ с разрешения руководства Специального отдела.
<a id="p100427"></a>Контроль за тиражированием документов в структурных подразделениях возлагается на их руководителей.
<a id="p100428"></a>9.2.3. Для тиражирования принимаются служебные документы, изготовленные машинным способом (пишущие машинки, принтеры и т.п.) с четким отпечатком черного цвета, со специальным бланком-заказом (приложение N 21), который подписывается начальником структурного подразделения, его заместителем или начальником отдела, входящего в состав структурного подразделения.
<a id="p100431"></a>Копировально-множительные работы производятся с разрешения начальника Управления делами или его заместителя, или начальника общего отдела Управления делами.
<a id="p100432"></a>Растиражированные документы выдаются заказчику под расписку.
<a id="p100433"></a>9.2.4. Тиражированные в КМБ экземпляры документов на последней странице должны иметь выходные данные: номер заказа, тираж, дата.
<a id="p100434"></a>9.2.5. Подлинники растиражированных документов возвращаются заказчикам при получении тиража.
<a id="p100435"></a>9.2.6. В КМБ ведется журнал учета тиражирования документов (приложение N 22).

<div align="center">

10. <a id="p100438"></a>Учет и хранение печатей, штампов и бланков

</div>


<a id="p100439"></a>10.1. Обязательному учету подлежат все виды печатей и штампов, бланки с угловыми и продольными штампами Министерства, удостоверения личности, командировочные и отпускные удостоверения, трудовые книжки.
<a id="p100440"></a>10.2. Заказы на изготовление печатей, штампов и снабжение структурных подразделений Министерства всеми видами бланков осуществляются производственно-техническим отделом Управления делами.
<a id="p100441"></a>10.3. Учет печатей и штампов, имеющих в Министерстве (кроме печатей и штампов Специального отдела), ведется в журнале (приложение N 23), а учет всех видов бланков ведется раздельно по видам бланков (приложение N 24) Управлением делами.
<a id="p100444"></a>10.4. Выдача печатей, штампов и бланков производится под расписку в соответствующих журналах учета.
<a id="p100445"></a>10.5. Журналы учета включаются в номенклатуру дел. Листы их нумеруются, прошиваются и опечатываются.
<a id="p100446"></a>10.6. Печати и штампы должны храниться в сейфах или металлических шкафах.
<a id="p100447"></a>10.7. Ответственность за хранение и использование печатей, штампов и бланков в структурных подразделениях несут руководители и лица, ответственные за ведение делопроизводства.
<a id="p100448"></a>Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватил часть слов наименования должностного лица, подписывающего документ, и начало личной подписи.
<a id="p100449"></a>10.8. Выдача бланков документов производится под расписку в соответствующих учетных формах (приложение N 25).
<a id="p100452"></a>10.9. Уничтожение бланков, указанных в [подпункте 10.1,](#p100439) производится по акту с отметкой в соответствующих журналах учета.

#### <a id="p100453"></a>10.10 Печати и штампы уничтожаются по акту.

<a id="p100454"></a>10.11. Проверка наличия печатей, штампов и бланков, порядка их хранения и использования производится комиссией не реже одного раза в год одновременно с проверкой состояния делопроизводства.
<a id="p100455"></a>10.12. Отметки о проведенных проверках делаются в соответствующих журналах учета после последней записи.

#### <a id="p100456"></a>10.13 Печати, штампы и бланки хранятся и применяются в соответствии со следующими правилами:



<a id="p100457"></a><a id="p100459"></a><a id="p100461"></a><a id="p100477"></a>

| Наименование | Хранится | Применяется |
| --- | --- | --- |
| 1 | 2 | 3 |
| Гербовая печать Министерства Печати структурных подразделений Бланки, используемые в Министерстве | У секретаря министра У лиц, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях -"- | На документах, подписанных или утвержденных руководством Министерства; на отдельных документах, подписанных руководителями структурных подразделений На документах, подписанных или утвержденных руководством этих подразделений, а также на копиях и выписках этих документов В соответствии с подпунктом 2.4 |


<div align="center">

11. <a id="p100478"></a>Составление номенклатуры дел

</div>


<a id="p100479"></a>11.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, составляется в Министерстве с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их хранения. Номенклатура дел является схемой построения справочной картотеки на исполненные документы и основой для составления описей для постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
<a id="p100480"></a>11.2. Номенклатура дел Министерства составляется общим отделом Управления делами на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи центрального архива (приложения N 26, 27).
<a id="p100483"></a>Номенклатура дел Министерства, предварительно согласованная с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) Министерства, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Государственного архива Российской Федерации и утверждается Министерством.
<a id="p100484"></a>11.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о Министерстве и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения.
<a id="p100485"></a>11.4. В номенклатуру дел Министерства включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Министерства, различного рода картотеки и т.д.
<a id="p100486"></a>11.5. Названиями разделов номенклатуры дел Министерства являются названия структурных подразделений, разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой.
<a id="p100487"></a>11.6. Графы номенклатуры дел Министерства, его структурных подразделений заполняются следующим образом.
<a id="p100488"></a>В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Министерстве цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

<a id="p100489"></a>    Например: 12-05,
<a id="p100490"></a>    где       12 - обозначение структурного подразделения,
<a id="p100491"></a>              05 - порядковый номер заголовка дела по
<a id="p100492"></a>                   номенклатуре.

<a id="p100493"></a>В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений, для переходящих дел индекс сохраняется.
<a id="p100494"></a>В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей).
<a id="p100495"></a>Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделений номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
<a id="p100496"></a>В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, переписку и т.д.
<a id="p100497"></a>Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
<a id="p100498"></a>Не допускается употребление в заголовках дел неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.).
<a id="p100499"></a>Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
<a id="p100500"></a>При составлении заголовков дел используются формулировки статей ведомственного или типового перечня документов.
<a id="p100501"></a>Графа 3 заполняется по окончании календарного года.
<a id="p100502"></a>В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - согласованный с Федеральной архивной службой России срок хранения.
<a id="p100503"></a>В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

<div align="center">

12. <a id="p100504"></a>Формирование дел

</div>


<a id="p100505"></a>12.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
<a id="p100506"></a>Методическое руководство и контроль за правильным формированием дел в Министерстве осуществляется общим отделом Управления делами и центральным архивом.
<a id="p100507"></a>12.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по одному вопросу; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно формировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики, дело не должно превышать 250 листов.
<a id="p100508"></a>12.3. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель по номенклатуре. На документе проставляются: отметка "В дело N", дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения.
<a id="p100509"></a>12.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
<a id="p100510"></a>Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
<a id="p100511"></a>Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.
<a id="p100512"></a>Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
<a id="p100513"></a>Приказы оперативного характера (о командировках, отпусках, взысканиях) формируются в отдельное дело.
<a id="p100514"></a>Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
<a id="p100515"></a>Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
<a id="p100516"></a>Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
<a id="p100517"></a>Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке строгого алфавита по фамилиям, именам и отчествам.
<a id="p100518"></a>Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам деятельности Министерства и документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от предложений, заявлений и жалоб граждан по личным вопросам.
<a id="p100519"></a>Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности, документ - ответ помещается за документом - запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

<div align="center">

13. <a id="p100520"></a>Экспертиза ценности документов

</div>


<a id="p100521"></a>13.1. Экспертиза ценности документов - определение ценности документов с целью отбора их на государственное хранение и установление сроков хранения.
<a id="p100522"></a>13.2. Экспертиза ценности документов в Министерстве проводится: при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению.
<a id="p100523"></a>13.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Министерстве создается постоянно действующая Центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК).
<a id="p100524"></a>Функции и права ЦЭК Министерства, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается министром.
<a id="p100525"></a>Экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется в структурных подразделениях Министерства с привлечением соответствующих специалистов. Окончательное решение принимает ЦЭК Министерства.
<a id="p100526"></a>13.4. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Министерства путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
<a id="p100527"></a>Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив в структурных подразделениях проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются только отметки в номенклатуре дел "до минования надобности" и т.п.
<a id="p100528"></a>По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению (приложение N 28).

<div align="center">

14. <a id="p100531"></a>Оформление дел

</div>


<a id="p100532"></a>14.1. Дела Министерства подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем центрального архива.
<a id="p100533"></a>14.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
<a id="p100534"></a>Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:
<a id="p100535"></a>подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление заверительной надписи дела (приложение N 29);
<a id="p100538"></a>составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (приложение N 30), внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса и заголовка дела, даты дела и др.).
<a id="p100541"></a>Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
<a id="p100542"></a>В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом или нумератором.
<a id="p100543"></a>14.3. Обложка дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляется по установленной форме (приложение N 31).
<a id="p100546"></a>По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).

<div align="center">

15. <a id="p100547"></a>Составление описей дел

</div>


<a id="p100548"></a>15.1. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи (приложение N 32). На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
<a id="p100551"></a>Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу, дела со специальной документацией.
<a id="p100552"></a>15.2. В Министерстве в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно при методическом руководстве центрального архива. По этим описям документы передаются в центральный архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для составления единой описи Министерства.
<a id="p100553"></a>15.3. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); для дел, содержащих документы за несколько лет, в конце описи каждого следующего года, за который имеются документы в данном деле, делаются ссылки на номера дел, содержащих документы за данный год (после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
<a id="p100554"></a>15.4. Описи дел составляются по установленной форме в трех экземплярах.

<div align="center">

16. <a id="p100555"></a>Оперативное хранение документов и дел

</div>


<a id="p100556"></a>16.1. С момента заведения и до передачи в архив Министерства дела хранятся по месту их формирования.
<a id="p100557"></a>Руководители структурных подразделений и сотрудники, ответственные за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.
<a id="p100558"></a>Дела находятся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
<a id="p100559"></a>На корешках обложек указываются индексы по номенклатуре.
<a id="p100560"></a>Машинограммы, используемые в структурных подразделениях, формируются в дела и хранятся на общих основаниях.
<a id="p100561"></a>16.2. Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства. На выданное дело заводится карта - заместитель дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам.
<a id="p100562"></a>Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя с обязательным составлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

<div align="center">

17. <a id="p100563"></a>Передача дел в центральный архив

</div>


<a id="p100564"></a>17.1. В своей практической деятельности центральный архив Министерства руководствуется законодательством Российской Федерации, приказами и указаниями Министерства, нормативными и методическими документами Федеральной архивной службы России, положением и центральном архиве Министерства.
<a id="p100565"></a>17.2. Центральный архив Министерства хранит документы центрального аппарата, организаций - предшественников Министерства и, при необходимости, других организаций и учреждений Министерства.
<a id="p100566"></a>17.3. В центральный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения по личному составу. Их передача производится по описям.
<a id="p100567"></a>17.4. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в центральный архив, как правило, не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Они могут передаваться в центральный архив только в исключительных случаях по решению руководителя структурного подразделения. Передача их может осуществляться по усмотрению архива по описи или номенклатуре дел.
<a id="p100568"></a>17.5. Передача дел в центральный архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному начальником Управления делами.
<a id="p100569"></a>Прием каждого дела производится заведующим центральным архивом в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приемки-передачи дел, а также подписи заведующего архивом и лица, передавшего дела.
<a id="p100570"></a>Дела в центральный архив доставляются сотрудниками структурных подразделений увязанными в связки.
<a id="p100571"></a>Вместе с делами в центральный архив передаются регистрационные картотеки на документы. Заголовок каждой картотеки включается в опись.

<div align="center">

18. <a id="p100572"></a>Контроль за ведением делопроизводства

</div>


<a id="p100573"></a>18.1. Общий отдел Управления делами Министерства осуществляет периодическую (не реже 1 раза в год) проверку состояния делопроизводства в структурных подразделениях Министерства.
<a id="p100574"></a>18.2. Для проверки состояния делопроизводства приказом по Министерству создаются комиссии, в состав которых включаются специалисты и ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях.
<a id="p100575"></a>18.3. Итоги проверки отражаются в акте, который представляется на утверждение руководству Министерства.
<a id="p100576"></a>18.4. Сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Министерства, должны ежемесячно проводить проверку у исполнителей наличия, порядка хранения документов, обращения с ними в процессе работы и о результатах проверки докладывать руководителям структурных подразделений.



<a id="p100577"></a>

---