Приказ Минпроса СССР от 11.11.1968 № 78

«Об утверждении „Инструкции о делопроизводстве в центральном аппарате Министерства просвещения СССР“»

ПРИКАЗ

С целью установления единого порядка делопроизводства в аппарате Министерства, приказываю:

1. Утвердить представленную «Инструкцию о делопроизводстве в центральном аппарате Министерства просвещения СССР» и ввести ее в действие с 1 января 1969 года.

2. В связи с введением инструкции о делопроизводстве, в которой имеется раздел о работе с письмами граждан, считать утратившим силу приказ по Министерству № 57 от 21 августа 1968 г. «Об утверждении временной инструкции о порядке учета, рассмотрения и хранения предложений, заявлений и жалоб граждан в центральном аппарате Министерства просвещения СССР».

3. Начальникам управлений (самостоятельных отделов) ознакомить с настоящей инструкцией всех сотрудников и установить контроль за ее исполнением.

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Настоящая инструкция устанавливает единый порядок делопроизводства, контроля за исполнением документов и определяет основные правила их подготовки и оформления.

2. Учет, хранение и использование документов с грифом «Для служебного пользования» осуществляется в соответствии с инструкцией, утвержденной приказом Министра просвещения СССР от 23 января 1968 г. № 6.

3. Ответственность за состояния и правильное ведение делопроизводства в структурных подразделениях Министерства, своевременное исполнение документов и сохранность их возлагается на начальников главных управлений, управлений и отделов. Контроль за выполнением требований настоящей инструкции возлагается на Канцелярию.

4. Все структурные подразделения имеют свой индекс (условное цифровое обозначение) - приложение № 1.

II. ПРИЕМ И РЕГИСТРАЦИЯ ВХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

в экспедиции, группе писем, юрчасти

5. Прием всей поступающей в Министерство корреспонденции осуществляется экспедицией. Вся корреспонденция регистрируется в журнале «Входящая почта» (приложение № 2).

6. При приеме корреспонденции экспедиция проверяет правильность ее адресования. Ошибочно поступившая корреспонденция возвращается тому, от кого она поступила.

7. После регистрации почты экспедиция ставит на каждом документе штемпель с датой поступления (приложение № 3) и передает его под расписку:

• в юридическую часть Канцелярии — Указы Президиума Верховного Совета СССР, постановления и распоряжения Правительства СССР;
• старшему референту Канцелярии — правительственную и служебную корреспонденцию;
• группе писем Канцелярии — предложения, заявления и жалобы граждан, поступившие на имя Министра, заместителя Министра, в Министерство и структурные подразделения;
• в секретариаты заместителей Министра — служебная корреспонденция, адресованная на имя заместителей Министра.

Правительственная корреспонденция, телеграммы и другие срочные документы доставляются адресатам немедленно.

8. Все поступающие документы на имя руководства Министерства и в Министерство подлежат регистрации в Журналах (приложения № 4, 5, 6, 7, 8).

9. Канцелярия вскрывает всю корреспонденцию, кроме конвертов, адресованных в структурные подразделения, партийной, профсоюзной и другим общественным организациям, а также с надписью «лично». При вскрытии проверяется целостность конвертов и наличие вложенных в них документов. При отсутствии указанных приложений делается запрос отправителю о их досылке.

В правом нижнем углу первой страницы полученного документа ставится календарный штемпель.

10. Начальник Канцелярии докладывает поступившую в течение дня почту Министру, затем документы направляются в структурные подразделения для исполнения.

в секретариате

11. Секретарь заместителя Министра регистрирует все документы, поступившие на рассмотрение заместителя Министра, в журналах (приложения № 4, 5, 6).

12. После просмотра документов заместителем Министра секретарь делает соответствующие отметки в журналах (фамилия исполнителя, резолюция) и направляет их в структурные подразделения.

13. Секретарь осуществляет контроль за прохождением документов, поступивших на имя заместителя Министра, и после их исполнения делает отметку в журнале и сообщает Канцелярии.

14. Документы, поступающие на подпись заместителя Министра, секретарь записывает в регистрационном журнале (приложение № 8). После подписи документа отмечает, кому он передан для регистрации и рассылки.

в структурных подразделениях

15. Документы, поступившие непосредственно В структурные подразделения, обязательно регистрируются делопроизводителями в журналах (приложения № 4, 5, 6, 7), на них ставится календарный штемпель и в тот же день представляются начальнику структурного подразделения. Затем документы под расписку передаются исполнителю. В журнале делается отметка об их движении и исполнении.

16. Передача корреспонденции из одного структурного подразделения в другое производится через Канцелярию.

17. На корреспонденции, не требующей исполнения, начальник главного управления, управления (отдела) делает соответствующую надпись.

18. Корреспонденция, по которой сделаны запросы, находится у сотрудника в специальной контрольной папке до окончательного решения вопроса.

19. При пересылке документа в другое учреждение одновременно ставится в известность об этом учреждении или лицо, приславшее документ.

20. При уходе в отпуск, при отъезде в командировку сотрудник сдает все числящиеся за ним документы по указанию начальника структурного подразделения другому сотруднику, о чем делаются соответствующие записи в регистрационном журнале.

III. ПОРЯДОК РЕГИСТРАЦИИ И РАССМОТРЕНИЯ ПРЕДЛОЖЕНИЙ, ЗАЯВЛЕНИЙ И ЖАЛОБ ГРАЖДАН

Работа с предложениями, заявлениями и жалобами граждан в центральном аппарате Министерства осуществляется в строгом соответствии с Указом Президиума Верховного Совета СССР «О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан» от 12 апреля 1968 г.

21. Под предложениями, заявлениями и жалобами понимаются все письма, поступающие от граждан.

22. Предложения, заявления и жалобы граждан считаются рассмотренными только в тех случаях, когда дан ответ на все поставленные в них вопросы, приняты меры по устранению недостатков и заявителю сообщено о результатах разбора его письма.

Все подлинные документы (дипломы, аттестаты, различные справки) по окончании рассмотрения возвращаются заявителю или передаются на хранение в архив.

23. Предложения, заявления и жалобы, поступившие во время приема граждан, регистрируются в журнале приема посетителей (приложение № 9).

24. Предложения, заявления, жалобы, полученные работниками Министерства при выездах в командировки, передаются на регистрацию в группу писем Канцелярии в день возвращения в Министерство.

25. Запрещается направлять жалобы граждан для разрешения тем должностным лицам, действия которых обжалуются.

26. Предложения, заявления и жалобы граждан хранятся в текущем делопроизводстве главных управлений, управлений и отделов в соответствии с номенклатурой дел. Копии ответов на письма, взятые на контроль Канцелярией, после их разрешения в подразделениях направляются в группу писем.

Сроки рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан

27. Срок рассмотрения предложения, заявления и жалобы граждан исчисляется с момента поступления документа в экспедицию Министерства.

28. Разрешение заявлений и жалоб граждан производится в следующие сроки:

а) заявления и жалобы — до одного месяца, а не требующие дополнительного изучения и проверки — безотлагательно, но не позднее 15 дней со дня поступления;

б) в тех случаях, когда для разрешения заявления или жалобы необходимо проведение специальной проверки: получение дополнительных материалов и принятие других мер, — сроки разрешения могут быть в порядке исключения продлены руководством Министерства, но не более чем на один месяц с обязательным сообщением заявителю.

29. Предложения граждан рассматриваются в срок до одного месяца, за исключением тех предложений, которые требуют дополнительного изучения.

30. Предложения, заявления и жалобы, не имеющие отношения к системе народного образования, направляются группой писем не позднее чем в пятидневный срок в соответствующие учреждения и организации, с извещением об этом авторов, а при личном приеме граждан дается разъяснение, куда следует обратиться по затронутым вопросам.

Порядок учета и рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан в структурных подразделениях Министерства

31. Главные управления, управления и отделы:

а) регистрируют все предложения, заявления и жалобы граждан, поступающие из Канцелярии, в специальных журналах (приложения № 6, 7). Предложения, заявления и жалобы рассматриваются начальником структурного подразделения;

б) осуществляют постоянный контроль за рассмотрением предложений, заявлений и жалоб в органах народного образования и других подведомственных учреждениях;

в) направляют в необходимых случаях на исполнение в министерства просвещения (народного образования) союзных республик и другие органы народного образования предложения, заявления и жалобы граждан, о чем ставят в известность заявителя;

г) передают подготовленные ответы, на письма граждан в экспедицию.

32. По письмам граждан, требующим проверки на месте, начальники главных управлений, управлений и отделов, с разрешения руководства Министерства, могут командировать своих работников.

33. Главные управления, управления и отделы обязаны обеспечить получение в установленный срок материалов по запросам и ответов с мест о разрешении направленных на рассмотрение писем граждан.

34. Структурные подразделения раз в квартал проводят анализ поступающих предложений, заявлений и жалоб и принимают меры к устранению причин, порождающих нарушения прав и интересов граждан.

35. Главные управления, управления и отделы представляют в Канцелярию к 15 января отчет о проделанной работе с письмами граждан за истекший год и вносят предложения по улучшению этой работы.

36. Ответственность за организацию учета и своевременное исчерпывающее рассмотрение предложений, заявлений и жалоб граждан, поступающих в главные управления, управления и отделы, несет непосредственно руководитель подразделения.

Контроль Канцелярии за учетом и рассмотрением предложений, заявлений и жалоб граждан

37. Контроль за регистрацией и своевременным рассмотрением всех предложений, заявлений и жалоб граждан, поступивших в Министерство, осуществляет группа писем Канцелярии.

38. На группу писем Канцелярии возлагается:

а) регистрация в журналах всех предложений, заявлений и жалоб граждан, поступающих в Министерство (приложения № 6, 7);

б) передача их под расписку с указанием даты вручения главным управлениям, управлениям и отделам;

в) взятие на контроль предложений, заявлений и жалоб граждан, поступивших из ЦК КПСС, Президиума Верховного Совета СССР, Совета Министров СССР, редакций газет и журналов, требующих ответов, а также по указанию руководства Министерства;

г) подготовка ежедневной сводки по предложениям, заявлениям и жалобам граждан, поступившим в Министерство;

д) осуществление регулярного контроля за рассмотрением всех предложений, заявлений и жалоб с обязательной отметкой в журналах регистрации о завершении работы над письмами (N и дата ответа);

е) хранение копий ответов, поступивших из главных управлений, управлений и отделов Министерства на контрольные письма;

ж) составление к 10 числу ежемесячной сводки по рассмотрению предложений, заявлений и жалоб граждан в центральном аппарате Министерства;

з) подготовка к 15 числу справки о состоянии работы с предложениями, заявлениями и жалобами граждан в аппарате Министерства за прошедший квартал;

и) составление к 25 января справки по работе с предложениями, заявлениями и жалобами граждан в центральном аппарате за прошедший год.

39. Начальник Канцелярии систематически докладывает Министру о ходе рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан.

IV. ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ В АППАРАТЕ МИНИСТЕРСТВА

40. Документы, подготавливаемые в аппарате Министерства и направляемые в другие учреждения и организации, а также отдельным гражданам, печатаются на бланках установленного образца (приложение № 10).

41. Все документы, направляемые в вышестоящие органы, подписываются Министром, а в его отсутствие — первым заместителем Министра.

В проектах документов, вносимых в Совет Министров СССР, должны быть кратко и содержательно изложены только те вопросы, которые требуют решения Совета Министров СССР.

42. Документы, составляемые на основании законов, указов, постановлений, распоряжений, решений вышестоящих органов, должны содержать ссылку на них.

43. Все документы, адресованные в вышестоящие органы, должны иметь:

а) визы о согласовании со всеми заинтересованными начальниками структурных подразделений;

б) визу юридической части;

в) визу заместителя Министра.

44. При подготовке проектов постановлений и распоряжений Правительства по вопросам, затрагивающим интересы других министерств, ведомств и организаций, начальники структурных подразделений Министерства должны предварительно согласовать эти вопросы с ними, а при наличии разногласий — приложить их заключения или изложить письменно их мнение в сопроводительном письме.

45. Проекты постановлений и распоряжений Совета Министров СССР должны быть напечатаны строго по установленной форме (приложения № 11, 12).

V. ПОДГОТОВКА НОРМАТИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

46. Проекты приказов, циркулярных писем и других распорядительных документов Министерства должны иметь заголовок, определяющий его содержание (приложения № 13, 14, 15). Текст должен быть тщательно отредактирован, каждый пункт проекта изложен четко, с указанием существа задания и срока выполнения, а также должности и фамилии лиц, на которых возлагается контроль.

47. Начальники структурных подразделений при подготовке проектов приказов и циркулярных писем обязаны тщательно следить за тем, чтобы вносимый проект не изменял и не отменял ранее изданные приказы и циркулярные письма. Если это имеет место, то в проекте необходимо указать, какие приказы, циркулярные письма или отдельные пункты ранее изданных документов должны быть отменены или изменены.

48. Работник, ответственный за подготовку проектов приказов и циркулярных писем, обязан лично согласовать его со всеми начальниками главных управлений, управлений, отделов, круг деятельности которых затрагивается проектом приказа, и получить их визы.

Проекты приказов, кроме проектов приказов по кадровым вопросам, международным связям и командирования сотрудников, представляемые на подпись Министру или заместителю Министра, должны иметь визу юридической части.

Проекты приказов, представляемые на подпись Министру, должны иметь визу заместителя Министра.

Визы ставятся на первом экземпляре проекта приказа с указанием даты визирования.

49. Согласованные (завизированные) проекты приказов Министра и по Министерству передаются исполнителем в Канцелярию Министерства в 3 экземплярах, напечатанных через 1,5 интервала, со всеми приложениями, на которые имеются ссылки в тексте; каждое приложение должно быть завизировано начальником главного управления, управления, отдела, подготовившего проект приказа.

После визы юридической части Канцелярии проект приказа направляется на подпись руководству Министерства.

50. Нумерация приказов, циркулярных писем и других распорядительных документов оформляется:

а) приказы Министра и приказы по Министерству общего характера регистрируются в юридической части Канцелярии и специальном журнале (приложение № 16) и нумеруются порядковым номером с 1 января по 31 декабря т.г. без индексов. Например, № 106 и дата выпуска приказа;

б) циркулярные письма, подписанные Министром и заместителями Министра, регистрируются в юридической части Канцелярии в специальном журнале (приложение № 16) порядковым номером с 1 января по 31 декабря т.г. с добавлением буквы «М». Например, № 62-М и дата выпуска циркулярного письма;

в) приказы по вопросам кадров регистрируются в Отделе кадров в специальном журнале (приложение № 17) с 1 января по 31 декабря т.г. и нумеруются в следующем порядке: индекс Отдела кадров и порядковый номер в журнале. Например, № 16-162 и дата выпуска приказа;

г) приказы по международным вопросам регистрируются в Управлении международных связей в специальном журнале (приложение № 18) с 1 января по 31 декабря т.г. и нумеруются в следующем порядке: индекс Управления, порядковый номер и дата выпуска приказа;

д) приказы о командировках регистрируются в Хозяйственном отделе в специальном журнале (приложение № 19) с 1 января по 31 декабря т.г. и нумеруются в следующем порядке: индекс Хозяйственного отдела, порядковый номер и дата выпуска приказа. Например, № 20-163 и дата выпуска приказа;

е) положения, инструкции, уставы, программы и другие распорядительные и методические документы Министерства, если они не являются приложением к приказу или циркулярному письму, утверждаются распорядительной подписью в правом верхнем углу первой страницы и регистрируются как циркулярные письма;

ж) циркулярные письма, изданные структурными подразделениями, регистрируются в этих подразделениях в специальном журнале (приложение № 16) с 1 января по 31 декабря т.г. в следующем порядке: индекс структурного подразделения, порядковый номер, буква «Ц» (циркулярное письмо) и дата выпуска. Например, 7-20-Ц и дата выпуска.

51. Проекты приказов, по которым имеются возражения заинтересованных начальников главных управлений, управлений, отделов, докладываются Министру или заместителям Министра начальником подразделения, которому поручено готовить проект приказа.

52. Приказ, подписанный Министром или заместителем Министра, в тот же день передается в юридическую часть Канцелярии для регистрации, размножения и рассылки. Приказы, регистрируемые в Отделе кадров, Управлении международных связей и Хозяйственном отделе, после подписи передаются в эти подразделения для оформления и рассылки.

Циркулярные письма Министерства оформляются в том же порядке, как и приказы (приложение № 16).

53. Начальник Канцелярии Министерства несет ответственность за своевременный выпуск приказов. Срок выпуска приказов, размножаемых на ротаторе, до 5 дней, в типографии — до 10 дней (для приказов с большими цифровыми таблицами, срок выпуска устанавливается особо).

VI. КОНТРОЛЬ ЗА СРОКАМИ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

54. Контроль за сроками исполнения документов в главных управлениях, управлениях, отделах осуществляет Канцелярия.

55. Контроль в Канцелярии Министерства осуществляют:

а) юридическая часть:

• за своевременным прохождением Указов Президиума Верховного Совета СССР, постановлений и распоряжений Правительства;
• за подготовкой проектов приказов, циркулярных писем и других распорядительных документов, подготавливаемых во исполнение постановлений и распоряжений Правительства;

б) инспекция при Министре:

• за исполнением изданных приказов Министра и по Министерству;
• за исполнением решений коллегии;

в) группа писем:

• за исполнением документов, поступающих из правительственных и директивных органов;
• исполнением отдельных документов, поступивших на имя Министра из министерств, ведомств, школ, педагогических учебных заведений и дошкольных учреждений;
• за своевременным рассмотрением предложений, заявлений и жалоб граждан, поступивших из правительственных и директивных органов, редакций газет и журналов и требующих ответов, по указанию руководства Министерства.

В дополнение к регистрации в журналах на указанные в настоящем пункте документы заводятся соответствующие, контрольные карточки (приложения № 20, 21, 22).

В контрольной карточке, которая печатается в 2 экземплярах, записывается содержание резолюции, срок исполнения документа, после чего копия карточки вместе с документом направляется исполнителю, а контрольная карточка помещается в картотеку.

56. Главные управления, управления, отделы на документы, имеющие важное значение для улучшения работы органов народного образования, кроме регистрации в журналах, заводят на них контрольные карточки.

57. В случае, когда срок исполнения не указан, служебный документ должен быть исполнен не более чем в десятидневный срок.

Если в поручениях руководства срок указывается в днях, то он считается со дня поступления документа в структурное подразделение.

58. Контроль за исполнением документов, поступающих в главное управление, управление, отдел, организует начальник подразделения.

59. Все приказы, решения коллегии, поступающие в гласное управление, управление, отдел, регистрируются в специальном журнале (приложение № 16) и рассматриваются непосредственно начальником, а в его отсутствие заместителем, который дает письменные указания с установлением ответственного лица и сроков исполнения.

60. Все исполненные приказы, решения коллегии с резолюциями руководства главного управления, управления, отдела подшиваются в отдельные папки.

61. Снятие с контроля документов, указанных в п. 55, за исключением писем граждан, производится только после их исполнения и представления в Канцелярию второго экземпляра контрольной карточки.

62. О случаях невыполнения и нарушения сроков исполнения документов начальник Канцелярии докладывает Министру.

VII. ПОРЯДОК РАБОТЫ С УКАЗАМИ ПРЕЗИДИУМА ВЕРХОВНОГО СОВЕТА СССР, ПОСТАНОВЛЕНИЯМИ И РАСПОРЯЖЕНИЯМИ ПРАВИТЕЛЬСТВА СССР

63. Указы Президиума Верховного Совета СССР, постановления и распоряжения Правительства регистрируются в юридической части Канцелярии.

64. Указание Министра по каждому Указу Президиума Верховного Совета СССР, постановлению и распоряжению Правительства работник юридической части должен занести в контрольную карточку (приложение № 20).

65. Проекты приказов и других документов, издаваемых в соответствии с Указами Президиума Верховного Совета СССР, постановлениями и распоряжениями Правительства, должны готовиться в срок не более 5 дней, если руководство Министерства не устанавливает другого срока.

66. В случае невыполнения указаний Министра в установленный срок начальник главного управления, управления, отдела обязан лично доложить Министру о причинах задержки выполнения поручения и получить разрешение на продление срока для исполнения документа.

67. Начальник Канцелярии систематически докладывает Министру о ходе исполнения правительственных документов.

VIII. ПОДГОТОВКА МАТЕРИАЛОВ КОЛЛЕГИИ

68. Начальники структурных подразделений за 15 дней до очередного квартала представляют помощнику Министра по коллегии предложения к квартальному плану работы коллегии.

69. Материалы для обсуждения на очередном заседании коллегии в окончательно подготовленном виде представляются за 8 дней до заседания.

Материалы по текущим вопросам, не вошедшим в квартальный план работы коллегии, представляются за 5 дней до заседания.

70. Справки, докладные записки представляются за подписями начальника структурного подразделения и исполнителя, а проекты решений коллегии — с визой заместителя Министра и руководителей заинтересованных учреждений и организаций.

71. Материалы к заседаниям коллегии размножаются Канцелярией и рассылаются по утвержденному списку за 3 дня до заседания.

На заседании коллегии ведется протокол в установленной форме (приложение № 23).

IX. ОФОРМЛЕНИЕ И ОТПРАВКА ИСХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

72. В регистрационном журнале исходящей корреспонденции регистрируются только инициативные письма (приложение № 24).

Исходящий номер на инициативную корреспонденцию ставится делопроизводителем в соответствии с порядковым номером журнала исходящей корреспонденции.

В целях экономии времени и улучшения учета делопроизводитель главного управления, управления, отдела остальную исходящую корреспонденцию (письма, являющиеся ответом на ранее присланные, или различного рода запросы по ним) регистрирует во входящем журнале, где указывает дату исполнения и ставит номер входящего документа.

73. Нумерация документов:

а) исходящий номер слагается для документов, являющихся ответом на письма учреждений, организаций и отдельных граждан, из регистрационного номера входящего журнала и индекса структурного подразделения. Например, письмо из Госплана СССР, поступившее в Главное управление школ и зарегистрированное под № 362, будет иметь исходящий № 362-7;

б) в тех случаях, когда документы, подготовленные в структурных подразделениях, подписываются заместителем Министра и отправляются из структурных подразделений, они нумеруются: порядковый номер в журнале и через тире индекс структурного подразделения;

в) если документ подготовлен заместителем Министра или структурным подразделением за подписью Министра, он обязательно регистрируется в Канцелярии. В этом случае исходящий номер должен состоять из порядкового номера регистрационного журнала, индекса секретариата Министра и индекса структурного подразделения. Например, документ, подготовленный Главной инспекцией по народному образованию за подписью Министра, будет иметь номер 264-1-8;

г) в тех случаях, когда документы направляются непосредственно из секретариатов заместителей Министра, они нумеруются: порядковый регистрационный номер в журнале, индекс секретариата заместителя Министра. Например, документ, направленный из секретариата первого заместителя Министра, будет иметь № 364-2;

д) на всех копиях отправляемого документа делопроизводителем ставится исходящий номер и дата отправки, фамилия и телефон лица, подготовившего документ.

74. Исходящая корреспонденция подписывается Министром, его заместителями, начальниками главных управлений, управлений и отделов и их заместителями. Ответы на письма по вопросам, входящим в круг обязанностей отдела, входящего в главное управление или управление, подписываются начальником отдела. Перечень этих вопросов определяется начальником главного управления или управления Министерства.

75. Вся исходящая корреспонденция сдается в экспедицию в законвертованном виде до 14 часов и отправляется в тот же день.

76. Материалы, отправляемые бандеролью, оформляются непосредственно соответствующими подразделениями и сдаются в экспедицию в упакованном виде.

77. В случае обнаружения в отправляемой корреспонденции какого-либо недостатка она возвращается экспедицией в главное управление, управление, отдел для исправления.

78. Вся корреспонденция, отправляемая из Министерства, регистрируется экспедицией в журнале «Исходящая почта» (приложение № 25).

79. На конверте должны быть указаны: вид отправки (заказное, ценное, авиа и т.д.), пункт назначения, полное наименование адресата и исходящий номер документа.

80. Законвертованная корреспонденция таксируется и согласно весу штампуется маркировальной машиной.

X. ОФОРМЛЕНИЕ И ОТПРАВКА ТЕЛЕГРАММ И ТЕЛЕФОНОГРАММ

81. Отправка телеграмм разрешается в тех случаях, когда почтовое отправление не обеспечивает своевременности разрешения срочного вопроса. Телеграммы составляются кратко и печатаются в 3 экземплярах (приложение № 26).

Надпись об особом виде телеграммы («срочная», «правительственная») делается в правом верхнем углу.

Правительственные телеграммы отправляются только за подписью Министра и его заместителей.

82. Исправление текста и надписей в телеграммах не разрешается.

83. Оформленные и подписанные телеграммы передаются в экспедицию под расписку.

84. Срочные служебные сообщения или распоряжения в черте города передаются телефонограммой.

XI. ПОРЯДОК ПЕЧАТАНИЯ И РАЗМНОЖЕНИЯ МАТЕРИАЛОВ, СТЕНОГРАФИРОВАНИЕ

85. Служебные материалы для печатания на пишущей машинке должны быть написаны ясно, разборчиво и обязательно чернилами.

86. Для печатания материалов в машинописном бюро оформляется заказ, который подписывается руководителем структурного подразделения или его заместителем.

87. Передача материалов для печатания, а также получение отпечатанного материала производится через заведующую машинописным бюро.

88. Проверка отпечатанного текста производится составителем документа. В случае обнаружения опечаток, искажений, пропусков и других ошибок исполнитель должен вернуть работу вместе с оригиналом для исправления.

89. Материал для размножения должен быть подписан начальником структурного подразделения или его заместителем и иметь разрешение Канцелярии.

Готовый материал выдается ротаторщицей представителю гласного управления, управления, отдела под расписку.

90. Стенографированием обеспечиваются в необходимых случаях заседания коллегии, совещания и другие мероприятия по указанию руководства Министерства.

XII. ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ И ХРАНЕНИЯ ДЕЛ В ГЛАВНЫХ УПРАВЛЕНИЯХ, УПРАВЛЕНИЯХ И ОТДЕЛАХ

91. Главные управления, управления, отделы ежегодно составляют номенклатуру дел, заводимых в данном структурном подразделении.

92. Перечень номенклатуры дел представляется в Центральный архив для согласования и последующего утверждения начальником главного управления, управления, отдела и начальником Канцелярии Министерства. Номенклатура дел по мере надобности может дополняться новыми наименованиями по согласованию с начальником Канцелярии.

Номенклатура дел должна быть доведена до сведения всех работников данного главного управления, управления, отдела.

93. Исполненные документы формируются в дела в точном соответствии с номенклатурой дел.

На обложке каждого дела должно быть указано полное наименование главного управления, управления, отдела, название и номер дела по номенклатуре, сроки хранения, даты начала и окончания дела.

94. В каждом деле документы должны группироваться последовательно, причем документ ответный должен следовать за документом запросным.

Все документы, относящиеся к одному и тому же вопросу, хранятся в одном деле. При этом переписка, начатая в истекшем году, но законченная в текущем, хранится в делах текущего года.

Подшивка документов в дело производится в день исполнения, причем документы подписываются так, чтобы их можно было прочитать полностью без расшивки дела.

95. Корреспонденция, находящаяся в текущем делопроизводстве, хранится у исполнителя в папках.

96. Документы из помещений Министерства выносить запрещается. Передача их во временное пользование работникам других главных управлений, управлений, отделов или другим учреждениям производится с разрешения начальника главного управления, управления, отдела под расписку.

97. Изъятие документов из дел не разрешается. В случае необходимости изъятия того или иного документа на его место вкладывается листок-справка.

XIII. ПОРЯДОК СДАЧИ ЗАКОНЧЕННЫХ ПРОИЗВОДСТВОМ ДЕЛ В ЦЕНТРАЛЬНЫЙ АРХИВ МИНИСТЕРСТВА

98. Исполненные документы сдаются в Центральный архив Министерства раз в год в сроки, устанавливаемые начальником Канцелярии по согласованию с начальниками структурных подразделений.

99. В каждом году подлежат сдаче все дела, начатые в предыдущие годы и исполненные к моменту сдачи.

100. Если в числе материалов, подлежащих сдаче в архив, имеются документы, необходимые главному управлению, управлению, отделу для их текущей работы, после передачи их в архив они могут выдаваться во временное пользование.

101. В Центральный архив Министерства материалы сдаются с соблюдением следующих требований:

а) дела подшиваются в твердые папки;

б) на обложке дела указываются без сокращения:

• название учреждения;
• наименование главного управления, управления, отдела;
• заголовок дела, раскрывающий основное содержание документов;
• номер дела и порядковый номер тома, если дело состоит из нескольких томов;
• даты начала и окончания дела (крайние даты);
• количество листов в деле;
• срок хранения (проставляется начальником архива);
• порядковый номер дела по сдаточной описи;

в) все документы в делах должны быть подшиты или переплетены, за исключением документов, имеющих особую историческую ценность, которые хранятся в закрытых обложках;

г) документы в делах должны быть подшиты так, чтобы обеспечивалась полная возможность свободного чтения текста, дат и резолюций;

д) металлические скрепления (скрепки, булавки, стержни, сколки и т.д.) должны быть удалены из дел.

102. Регистрационные журналы сдаются в архив вместе со всеми документами и включаются в опись.

103. Листы дел и журналов должны быть пронумерованы в правом верхнем углу механическим нумератором или черным графитным карандашом; в делах нумеруются все листы, имеющие на лицевой или оборотной стороне какие бы то ни было пометки; листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.

104. К делам, содержащим ценные материалы, составляются внутренние описи документов, помещенные перед первым листом дела.

105. Материалы из главных управлений, управлений, отделов сдаются в Центральный архив по описям (приложение № 27), составляемым в трех экземплярах за каждый год отдельно:

а) с постоянными сроками хранения;

б) с временными сроками хранения.

В пределах каждой описи материалы располагаются в систематическом порядке по группам.

Каждое дело заносится в опись за отдельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов, то каждый том заносится в опись отдельно.

Опись подписывается лицом, составляющим ее, и руководителем соответствующего главного управления, управления, отдела с указанием должности и даты подписания.

106. Описи печатаются на плотной белой бумаге; бумага и машинописная лента должны быть такого качества, которое обеспечивало бы долговременную сохранность и разборчивость описей.

107. В приеме материалов заведующий архивом расписывается на всех экземплярах описи с указанием даты приема материалов и количества принятых дел; первые два экземпляра описи остаются в архиве, а третий возвращается в главное управление, управление, отдел и хранится там на правах документов с постоянным сроком хранения.

108. На материалы, не подлежащие дальнейшему хранению (макулатура), составляется отборочный список по указанию работников архива и сдается в Центральный архив Министерства.

XIV. ХРАНЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ, ШТЕМПЕЛЕЙ И БЛАНКОВ

109. Печать Министерства с государственным гербом хранится в Канцелярии Министерства (у секретаря Министра).

Печать с наименованием «Канцелярия Министерства» хранится у ст. делопроизводителя Канцелярии.

Штемпеля хранятся у должностных лиц, которым предоставлено право пользования ими.

110. Установленные в Министерстве бланки хранятся у заведующей машинописным бюро, секретарей Министра и заместителей Министра и у делопроизводителей главных управлений, управлений, отделов.

111. Хранение печатей, штемпелей и бланков в открытых шкафах и рабочих столах запрещается.

Вновь принятые работники должны быть ознакомлены начальниками структурных подразделений с инструкцией о делопроизводстве и со структурой аппарата Министерства.

Примечание: при наличии значительной переписки в структурных подразделениях главных управлений, управлений и самостоятельных отделов для них могут быть установлены буквенные индексы, используемые в переписке. Например, в Главном управлении школ отдел специальных школ будет иметь дополнительный индекс. В этом случае письма, отправленные этим отделом, будут иметь номер, соответствующий порядковому номеру по регистрации в отделе, индексу Главного управления школ и буквенному индексу отдела. Например, № 129-7-с.

Буквенные индексы для структурных подразделений утверждаются начальниками главных управлений, управлений и самостоятельных отделов по согласованию с начальником Канцелярии.

Окончен «__» __________ 196_ г.

Приложение № 3 (п. 7 инструкции)

Календарный штемпель экспедиции

постановлений и распоряжений Правительства на 196_ г.

Форма

Приложение № 6 (п. 8 инструкции)

Министерство просвещения СССР

Управление (отдел)

Приложение № 7 (п. 8 инструкции)

Министерство просвещения СССР

Управление (отдел)

Приложение № 8 (п. 14 инструкции)

на 196_ г.

         СССР

Министерство просвещения

"__" ________________ 196_ г.              Наименование учреждения,
  N _______________________                 кому посылается письмо

Москва, Шаболовка, 49 телефон

Заголовок письма

         (на N ____________ от "__" ____________ 196_ г.)

                         (если это ответ)

Текст

Остается поле
    4 см

Приложение:

                                                    Подпись
                                                    (должность, фамилия
                                                    и инициалы)

ПРИКАЗ

                     Министра просвещения СССР

гор. Москва                   N ______________ "__" _______________ 196_ г.

    О  мерах по расширению производства учебно-наглядных пособий и учебного

оборудования и улучшению снабжения общеобразовательных школ. Во исполнение постановления Совета Министров СССР от 27 августа 1968 г. № 652 ПРИКАЗЫВАЮ:

1.

                               Текст

5. <a id="p100476"></a>Считать  утратившим  силу  приказ  или пункт приказа Министерства от

«__» _______________ 196_ г. N __________

6. <a id="p100477"></a>Контроль  за исполнением настоящего приказа возложить на... (указать

управление или отдел и фамилию ответственного).

                                                           М. Прокофьев

Визы:                     Исполнитель:                    Разослать:

  (Ставятся на первом      Руководитель подразделения,     Список N 2 +
экземпляре, разборчиво,    подготовившего приказ.          Главснаб СССР.

с указанием даты визирования). Согласован: Руководители заинте- ресованных подразделений.

                         Юридическая часть.

                         Заместитель Министра по
                       подчиненности.

ПРИКАЗ

                 по Министерству просвещения СССР

гор. Москва N ______________ «__» _______________ 196_ г.

Заголовок:

1.

Текст

5. <a id="p100482"></a>Считать  утратившим  силу  приказ  или пункт приказа по Министерству

от «__» _______________ 196_ г. N __________

6. <a id="p100483"></a>Контроль   за  исполнением  настоящего  приказа  возложить  (указать

управление или отдел и фамилию ответственного).

Подпись Зам. Министра

    Исполнитель:                              Разослать:
    Фамилия, N телефона.

    Руководитель подразделения,                 Список N 2
      подготовившего приказ.

СОГЛАСОВАН:

    Руководители заинтересованных
      подразделений.

    Юридическая часть.

Министерство просвещения СССР Министерствам просвещения (народного образования) Шаболовка, 49 союзных республик тел. 232-03-44 Академии педагогических наук СССР

                                           Учительской газете

                                           Ученому методическому совету

    О   нормах   питания   в   школах-интернатах   с   особым   режимом   и
санаторно-лесных  школах  детей,  больных  сколиозом,  сахарным  диабетом и

ревматизмом.

                               Текст

Заместитель Министра
  просвещения СССР                                             К. Ножко

                                            Разослать: список N 1 +

Циркулярное письмо подготовлено Планово-    Министерства и ведомства по
финансовым управлением (тов. Исировой).     дополнительному списку.

Нач. ПФУ тов. Усанов В.Н.

СОГЛАСОВАНО:

т. Спектор А.Я.
т. Давыдов В.П.
т. Литвинов Л.Ф.

Форма

регистрации приказов по кадровым вопросам

на 196_ год

на 196_ год

Форма

Род документа _____________________________________________________________ N _______________ отв. исполнитель ________________________________________ Дата ______________________________

                      Наименование документа

Приложение № 21 (п. 55 инструкции)

от кого ___________________________________________________________________

                                          N _____ дата ________________

Исполнитель тов. ___________________________

(структурное подразделение)

Резолюция:

(на обороте)

Фамилия, инициалы исполнителя ____________________________

Наименование подразделения _______________________________

Председательствовал тов.

Присутствовали (из состава коллегии Министерства)

Приглашенные на заседание по соответствующим вопросам.

Фамилия, должность, от какой организации:

1. Повестка дня:

2. Наименование рассматриваемого вопроса

участие в обсуждении вопроса)

Запись, принятых предложений.

регистрации исходящих инициативных писем

на 196_ г.

                                                Вид телеграммы
                                       ("срочная", "правительственная")

Краткий адрес с обязательным указанием почтового индекса адресата.

Краткий текст

Союзминпрос Фамилия подписавшего

Министерство просвещения СССР,                        Указать, кто подписал
Москва, М-162, Шаболовка, 49                           (должность, фамилия,
"__" ______________ 196_ г.                                  инициалы).

Министерство просвещения СССР

                                 Главное управление ___________________
                                 Управление ___________________________
                                 Отдел ________________________________
                                 Опись дел других материалов за 196_ г.

                          подлежащих
                          ------------- к сдаче в Государственный архив

                          не подлежащих