Комплектование, хранение, ведение и учет документов Федерального информационного фонда технических регламентов и стандартов и порядок предоставления пользователям информационной продукции и услуг. Основные положения. Р 50.1.057-2006

(утв. Приказом Ростехрегулирования от 24.04.2006 № 77-ст)

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ТЕХНИЧЕСКОМУ РЕГУЛИРОВАНИЮ И МЕТРОЛОГИИ

РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СТАНДАРТИЗАЦИИ Р 50.1.057-2006

КОМПЛЕКТОВАНИЕ, ХРАНЕНИЕ, ВЕДЕНИЕ И УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ ФЕДЕРАЛЬНОГО ИНФОРМАЦИОННОГО ФОНДА ТЕХНИЧЕСКИХ РЕГЛАМЕНТОВ И СТАНДАРТОВ И ПОРЯДОК ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯМ ИНФОРМАЦИОННОЙ ПРОДУКЦИИ И УСЛУГ.

Дата введения — 2006-07-01

1. Разработаны Федеральным государственным унитарным предприятием «Российский научно-технический центр информации по стандартизации, метрологии и оценке соответствия» (ФГУП «СТАНДАРТИНФОРМ»).

2. Внесены Управлением развития, информационного обеспечения и аккредитации Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии.

3. Утверждены и введены в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 24 апреля 2006 г. № 77-ст.

4. Введены впервые.

Информационные сведения о действии (прекращении действия) настоящих рекомендаций, изменениях и поправках к ним, а также тексты изменений и поправок публикуются в информационном указателе «Национальные стандарты».

1. Область применения

Настоящие рекомендации регулируют процессы:

• комплектования Федерального информационного фонда технических регламентов и стандартов (далее — Федеральный фонд);
• учета поступающих документов, их хранения и ведения, регистрации переводов международных и национальных стандартов,
• а также определяют порядок предоставления пользователям продукции и услуг на основе информационных ресурсов Федерального фонда и информационное обеспечение в рамках Соглашения по техническим барьерам в торговле (ТБТ) Всемирной торговой организации (ВТО) и Соглашения по применению санитарных и фитосанитарных мер (СФС) ВТО.

Рекомендации разработаны в целях реализации:

Федерального закона от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании»,

Постановления Правительства Российской Федерации от 15 августа 2003 г. № 500 «О федеральном информационном фонде технических регламентов и стандартов и единой информационной системе по техническому регулированию» и

Постановления Правительства Российской Федерации от 25 сентября 2003 г. № 594 «Об опубликовании национальных стандартов и общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации».

2. Нормативные ссылки

В настоящих рекомендациях использованы нормативные ссылки на следующие документы:

Федеральный закон от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании»;

Постановление Правительства Российской Федерации от 15 августа 2003 г. № 500 «О федеральном информационном фонде технических регламентов и стандартов и единой информационной системе по техническому регулированию»;

Постановление Правительства Российской Федерации от 25 сентября 2003 г. № 594 «Об опубликовании национальных стандартов и общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации»;

Соглашение по техническим барьерам в торговле (ТБТ) Всемирной торговой организации (ВТО);

Соглашение по применению санитарных и фитосанитарных мер (СФС) Всемирной торговой организации (ВТО);

Инструкция по подготовке и оформлению (в электронном виде) переводов международных стандартов (утверждена Всероссийским научно-исследовательским институтом классификации, терминологии и информации по стандартизации и качеству Госстандарта России, от 10 июня 1999 г.).

3. Общие положения

3.1. Федеральный фонд представляет собой организационно упорядоченную совокупность документов в сфере технического регулирования и является государственным информационным ресурсом.

3.2. Федеральный фонд создан на основе Федерального информационного фонда государственных стандартов, общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации, международных (региональных) стандартов, правил, норм и рекомендаций по стандартизации, национальных стандартов иностранных государств.

3.3. Создание и ведение Федерального фонда осуществляет ФГУП «Российский научно-технический центр информации по стандартизации, метрологии и оценке соответствия» (далее — ФГУП «СТАНДАРТИНФОРМ»).

3.4. Создание, ведение, состав и финансирование Федерального фонда определены Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании» и Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 августа 2003 г. № 500 «О федеральном информационном фонде технических регламентов и стандартов и единой информационной системе по техническому регулированию».

4. Комплектование Федерального информационного фонда технических регламентов и стандартов

4.1. Комплектование Федерального фонда техническими регламентами, правилами и методами исследований (испытаний) и измерений, а также правилами отбора образцов для проведения исследований (испытаний) и измерений, необходимых для применения технических регламентов, осуществляет ФГУП «СТАНДАРТИНФОРМ» с использованием:

• официального издания «Собрание законодательства Российской Федерации»;
• официального сайта Научно-технического центра правовой информации «СИСТЕМА»;
• официального сайта Правительства Российской Федерации.

4.2. Комплектование Федерального фонда утвержденными Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии (далее — Ростехрегулирование) национальными стандартами Российской Федерации и изменениями к ним, правилами стандартизации, нормами и рекомендациями в области стандартизации, общероссийскими классификаторами технико-экономической и социальной информации, а также переводами на русский язык международных (региональных) и национальных стандартов иностранных государств, переводами на английский язык национальных стандартов Российской Федерации и указателями стандартов осуществляется с использованием:

• текстов официальных печатных публикаций,
• изображений документов в формате pdf на CD-ROM,
• изображений документов в формате pdf на сервере.

4.3. Комплектование Федерального фонда перечнями национальных стандартов, которые могут на добровольной основе применяться для соблюдения требований технических регламентов, документами (правилами, рекомендациями, инструкциями, системами сертификации и др.) в области аккредитации и подтверждения соответствия, методиками выполнения измерений осуществляется после их утверждения Ростехрегулированием.

4.4. Комплектование Федерального фонда международными (региональными) стандартами, национальными стандартами иностранных государств осуществляется в соответствии с Уставами ИСО и МЭК (через Секретариат Российского национального комитета МЭК на базе ФГУП «Всероссийский научно-исследовательский институт по сертификации и стандартизации в машиностроении»), соглашениями между комитетами — членами ИСО о взаимном обмене информацией по стандартизации, а также в рамках двусторонних лицензионных договоров о распространении международных (региональных) стандартов и национальных стандартов иностранных государств на территории Российской Федерации.

4.5. Комплектование Федерального фонда европейскими стандартами ЕН — национальными стандартами ведущих стран Европы (Великобритании, Германии, Франции), идентичными европейским стандартам (BS EN, DIN EN, NF EN), директивами Европейского Союза осуществляется с помощью официального сайта ЕС.

4.6. Организации Ростехрегулирования, разрабатывающие рекомендации и правила в области стандартизации, метрологии, сертификации и подтверждения соответствия и получившие разрешение на издание и распространение документов собственными силами, направляют в адрес ФГУП «СТАНДАРТИНФОРМ» для комплектования Федерального фонда из первого тиража два экземпляра печатных публикаций выпускаемых ими изданий (или их электронных версий).

5. Хранение документов Федерального информационного фонда технических регламентов и стандартов

5.1. Хранение официальных печатных публикаций осуществляют на стеллажах или в шкафах с использованием первичных защитных средств хранения (коробок, папок, специальных футляров, пакетов и т.п.).

Стеллажи и шкафы с документами размещают в изолированном помещении, безопасном в пожарном отношении, гарантированном от затопления и имеющем запасный выход. Хранение документов в помещениях без окон допускается при наличии естественной или искусственной вентиляции, обеспечивающей двух-, трехкратный воздухообмен в течение часа.

5.2. Официальные печатные публикации располагают в алфавитном порядке в соответствии с наименованием организации или страны и упорядочивают по возрастанию номеров в обозначениях документов.

5.3. Хранение секретных документов и документов с грифом «Для служебного пользования» (ДСП) осуществляют в соответствии с требованиями инструкций по работе с секретными документами и документами ДСП.

5.4. Хранение документов на CD-ROM-носителе в электронно-цифровой форме осуществляют в помещении хранилища Федерального фонда, размещая диски в соответствии с датой поступления и принадлежностью к стране.

5.5. Хранение документов на сервере ФГУП «СТАНДАРТИНФОРМ» в электронно-цифровой форме осуществляют в виде баз данных. Помещение для размещения сервера должно соответствовать требованиям паспорта на оборудование.

5.6. В помещении Федерального фонда не должно быть размещено объектов хранения, не входящих в его состав.

5.7. Хранение нормативных документов по стандартизации, метрологии, аккредитации и подтверждению соответствия, принятых Госстандартом России и другими федеральными органами исполнительной власти до вступления в силу Федерального закона «О техническом регулировании» (на период до отмены перечисленных документов), осуществляют федеральные органы исполнительной власти в соответствии с порядком, установленным этими органами.

6. Ведение (актуализация) Федерального информационного фонда технических регламентов и стандартов

6.1. Ведение Федерального фонда — это процесс поддержания его в актуализированном состоянии путем пополнения новыми документами, в том числе изменениями, дополнениями и поправками, изъятия отмененных, замененных и утративших силу документов.

6.2. Ведение Федерального фонда осуществляют синхронно с ведением справочно-поискового аппарата на основе официальных данных, полученных при регистрации (учете) документов национальной системы стандартизации Российской Федерации, сведений из информационных указателей, каталогов, официальных сайтов международных организаций и иностранных государств.

6.3. Размещение новых поступлений документов, внесение изменений, дополнений, поправок, изъятие отмененных и замененных документов в форме печатных публикаций осуществляют в течение пяти дней с момента поступления информации.

Все сведения о движении документов вносят в справочно-поисковый аппарат: в указатели, картотеки, библиографические базы данных.

6.4. Документы в форме печатных публикаций, заменяющие ранее действовавшие, размещают вместо заменяемых, если их обозначения совпадают (без учета года издания). Если заменяющий документ имеет обозначение, отличное от заменяемого, его ставят на место, соответствующее его обозначению.

6.5. Документы, переизданные с включенными в их текст изменениями (дополнениями, поправками), размещают вместо предыдущего издания. Для международных стандартов и стандартов иностранных государств в форме печатных публикаций допускается параллельное хранение двух вариантов издания (документа предыдущего издания плюс изменения к нему и переизданного документа с включенными в текст изменениями), что позволяет предоставлять по запросу изменения в качестве самостоятельных документов.

6.6. Изменения, дополнения, поправки в форме печатных публикаций вкладывают в основной документ. Если изменения, дополнения и поправки имеют значительный объем, их хранят как самостоятельные документы, размещая в Федеральном фонде согласно обозначению. Текст изменения к документу национальной системы стандартизации Российской Федерации, размещенного на сервере в электронно-цифровой форме, вносят в конец файла основного документа, текст поправки — в начало. Кроме того, создают самостоятельные файлы для каждого изменения и поправки.

Последующее издание документа, в текст которого включены все изменения и поправки, записывают в новый файл вместо предыдущего. Тексты изменений, дополнений и поправок к публикациям международных организаций и национальных стандартов иностранных государств хранят в виде отдельных файлов. Доступ к файлам осуществляется с использованием библиографического описания документа в базе данных.

7. Учет (регистрация) документов Федерального информационного фонда технических регламентов и стандартов

7.1. Учет документов Федерального фонда осуществляют в целях получения точных данных о количестве, составе, движении документов Федерального фонда, а также конкретных сведений о каждом документе. Учет является составной частью мероприятий, направленных на сохранность Федерального фонда.

7.2. Учет документов Федерального фонда базируется на принципе однократности учета документов, согласно которому в библиографическую запись (библиографическое описание или учетную карточку) включают информацию о документе в порядке поступления.

7.3. Документы Федерального фонда подлежат индивидуальному и суммарному учету. Индивидуальный учет обеспечивает сведения о каждом экземпляре документа, суммарный — о каждой партии документов и фонде в целом.

7.4. Единицами учета документов в Федеральном фонде являются обозначение документа и его экземпляр независимо от формы его представления.

7.5. Учет документов Федерального фонда, справочно-поисковым аппаратом к которому являются автоматизированные библиографические базы данных, осуществляют в автоматизированном режиме, остальных — в традиционном (неавтоматизированном) режиме.

7.6. Индивидуальный и суммарный учет документов Федерального фонда в автоматизированном режиме основан на ведении электронных картотек документов, содержащих информацию об отдельных документах. Суммарные сведения о документах получают в результате создания представлений в базах данных, осуществляющих выборки документов из базы данных согласно статистическому запросу.

7.7. В традиционном (неавтоматизированном) режиме учитывают национальные стандарты иностранных государств, информация о которых не включена в автоматизированные библиографические базы данных документов.

7.7.1. Для осуществления суммарного учета в традиционном (неавтоматизированном) режиме используют книги учета. Единицей суммарного учета является комплект документов, передаваемых в Федеральный фонд или изымаемых из него по одному акту о регистрации.

В книгах учета фиксируют поступление документов в форме печатных публикаций, зарегистрированных переводов, документов на CD-ROM, а также сведения об их отмене и замене. Данные суммируют и результаты отражают в ежеквартальных отчетах.

7.7.2. Индивидуальный учет документов в традиционном (неавтоматизированном) режиме осуществляют на основе каталогов нормативных документов иностранных государств и учетных карточек нумерационных картотек.

7.8. Суммарный учет документов Федерального фонда обеспечивает получение следующих статистических данных на заданную дату или в интервале времени между двумя датами:

• количество действующих документов Федерального фонда;
• количество действующих документов по каждой стране, международной организации;
• количество переводов действующих документов, имеющихся в Федеральном фонде в целом, а также по каждой стране и/или международной организации;
• количество документов, поступивших в Федеральный фонд (новых и взамен);
• количество изменений, дополнений, поправок к документам;
• количество отмененных документов;
• количество переводов отмененных документов.

Режим автоматизированного учета международных стандартов и национальных стандартов иностранных государств дополнительно обеспечивает получение следующих данных на заданную дату или интервал времени между двумя датами:

• количество документов по различным классификационным признакам (кодам Международного классификатора стандартов, принадлежности к техническим комитетам);
• количество национальных стандартов, идентичных или эквивалентных международным стандартам;
• количество стандартов, имеющих ссылки на международные, региональные стандарты или национальные стандарты другого иностранного государства.

7.9. Сохранность документов Федерального фонда устанавливают сверкой этих документов с каталогами, библиографическими базами данных или учетными карточками, осуществляемой не реже одного раза в три года.

7.10. Официальную регистрацию переводов ФГУП «СТАНДАРТИНФОРМ» осуществляет на основании Приказа Госстандарта России «Об официальной регистрации переводов международных и зарубежных национальных стандартов» № 124 от 29 мая 2002 г., оформление — в соответствии с Инструкцией по подготовке и оформлению (в электронном виде) переводов международных стандартов.

7.11 При официальной регистрации переводов ФГУП «СТАНДАРТИНФОРМ» осуществляет контроль (экспертизу) в целях:

• подтверждения аутентичности текста перевода тексту оригинала;
• соблюдения стандартизованной терминологии;
• соответствия оформления документа Инструкции по подготовке и оформлению (в электронном виде) переводов международных стандартов.

При нарушении требований к документу ФГУП «СТАНДАРТИНФОРМ» направляет перевод исполнителю на доработку.

7.12. Для подтверждения статуса «официальный перевод» на титульном листе документа размещают штамп, в который вносят следующую информацию:

• сокращенное наименование организации, уполномоченной Ростехрегулированием на осуществление регистрации переводов, — ФГУП «СТАНДАРТИНФОРМ»;
• регистрационный номер перевода документа;
• дату регистрации перевода документа.

Регистрационные номера фиксируют в ведомости официальной регистрации переводов документов, представленной в электронно-цифровой форме.

8. Предоставление пользователям информационной продукции и услуг

8.1. ФГУП «СТАНДАРТИНФОРМ» предоставляет пользователям информационную продукцию и услуги на основе информационных ресурсов Федерального фонда в рамках Единой информационной системы по техническому регулированию.

8.2 ФГУП «СТАНДАРТИНФОРМ» предоставляет:

• информацию о наличии и сроках действия документов;
• информацию о внесенных в документ изменениях, поправках, замене и отмене документов;
• информацию о разработчике документа и утвердившем его органе;
• документы и копии документов на бумажном носителе и в электронно-цифровой форме;
• комплексную информационную продукцию, создаваемую на основе документов Федерального фонда, в том числе в электронно-цифровой форме;
• библиографическую информацию, полученную в результате поиска по обозначениям, классификационным признакам, лексике наименований документов на русском и английском языках, и др.

8.3. Продукцию и услуги предоставляют пользователям в режиме разовых запросов или абонементного обслуживания. Запросы принимают по телефону, почте, электронной почте, факсу, обращениям в электронный Интернет-магазин, по требованиям при обслуживании в читальном зале ФГУП «СТАНДАРТИНФОРМ».

8.4. Предоставление пользователям продукции и услуг осуществляют безвозмездно, на льготных условиях или на платной основе по прейскуранту, согласованному с Ростехрегулированием и составленному с учетом условий договоров о предоставлении прав на распространение документов по стандартизации с международными (региональными) организациями по стандартизации и национальными организациями по стандартизации иностранных государств.

Плата за указанные продукцию и услуги, за исключением оплаты доставки, должна быть одинаковой для отечественных и иностранных потребителей.

8.5 ФГУП «СТАНДАРТИНФОРМ» безвозмездно предоставляет пользователям Федерального фонда:

• возможность работать с картотеками, каталогами и библиографическими базами данных в читальном зале;
• доступ к информационным ресурсам через официальный Интернет-сайт;
• справки по телефону о наличии, сроках действия, замене и отмене документов.

8.6. ФГУП «СТАНДАРТИНФОРМ» безвозмездно предоставляет информационную продукцию и услуги по запросам федеральных органов законодательной и исполнительной власти, судебных органов, а также управлений и отделов Ростехрегулирования.

8.7. ФГУП «СТАНДАРТИНФОРМ» предоставляет техническим комитетам по стандартизации (ТК) международные документы ИСО и МЭК, необходимые для разработки национальных стандартов Российской Федерации. Предоставление документов осуществляют по официальному запросу с указанием пунктов Программы национальной стандартизации, наименований разрабатываемых национальных стандартов и необходимых документов.

8.8. Авторизованный доступ пользователей к полнотекстовым базам данных осуществляется регламентированно, по паролю, который устанавливает служба администрирования баз данных в соответствии с условиями двусторонних договоров.

9. Информационное обеспечение в рамках Соглашения по техническим барьерам в торговле Всемирной торговой организации и Соглашения по применению санитарных и фитосанитарных мер

9.1. ФГУП «СТАНДАРТИНФОРМ» осуществляет выполнение требований Соглашений по ТБТ и СФС ВТО в части обеспечения стран — членов ВТО информацией по вопросам технического регулирования.

9.2. Предоставление информации осуществляет Справочная служба по информационному обеспечению в рамках соглашений по ТБТ и СФС ВТО (далее — Справочная служба), функционирующая во ФГУП «СТАНДАРТИНФОРМ».

9.3 Справочная служба обеспечивает ответы на запросы стран — членов ВТО и предоставляет документацию, касающуюся:

• технических регламентов, утвержденных или разрабатываемых центральными или региональными правительственными органами, правомочными вводить в действие технические регламенты;
• стандартов, утвержденных или разрабатываемых центральными или региональными органами по стандартизации;
• процедур оценки соответствия или разрабатываемых процедур оценки соответствия, которые осуществляются центральными или местными правительственными органами или неправительственными органами, правомочными вводить технические регламенты;
• членства и участия Российской Федерации в международных и региональных органах по стандартизации и системах оценки соответствия, а также в двусторонних и многосторонних договоренностях.

9.4 Справочная служба обеспечивает:

• специалистов в Российской Федерации уведомлениями о проектах документов, разрабатываемых в странах — членах ВТО;
• направление в Секретариат ВТО полученных от российских специалистов комментариев (замечаний) на проекты документов, разрабатываемых в странах — членах ВТО.

**УДК 006.05:006.354            ОКС 01.120                       Т50**

    Ключевые слова: рекомендации по   стандартизации,   стандарты,
публикации по стандартизации,  комплектование,  хранение, ведение,
учет,   Федеральный  информационный фонд технических регламентов и
стандартов,   порядок   предоставления  информации, информационная

продукция, услуги, технический регламент.

---