Приказ ГТК РФ от 12.02.1996 № 77

Государственный таможенный комитет Российской Федерации · № 77 от 12.02.1996Действующий акт

Редакция от 12.02.1996, актуально на 09.11.2026.

Как цитировать: Приказ ГТК РФ от 12.02.1996 N 77. 77. 12.02.1996. редакция от 12.02.1996. https://bukva.ai/docs/prikaz-77-1996

«Об утверждении нормативных документов по организации делопроизводства и работы архивов в региональных таможенных управлениях»

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТАМОЖЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

от 12 февраля 1996 г. № 77

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ НОРМАТИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ ПО ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И РАБОТЫ АРХИВОВ В РЕГИОНАЛЬНЫХ ТАМОЖЕННЫХ УПРАВЛЕНИЯХ

В связи с созданием в региональных таможенных управлениях отделов документационного обеспечения и защиты информации и в целях упорядочения их деятельности приказываю:

1. Утвердить: Типовое положение об отделе документационного обеспечения и защиты информации таможенного управления (Приложение 1); примерные положения о постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) и архиве регионального таможенного управления (Приложения 2 и 3); примерные должностные инструкции работников отдела документационного обеспечения и защиты информации и ответственных за делопроизводство в других структурных подразделениях регионального таможенного управления (Приложения 4 — 15).

2. Считать утратившими силу п. 5 Приказа ГТК России от 16.11.94 № 596 в части утверждения Типового положения об отделе документационного обеспечения и защиты информации в региональном таможенном управлении и приложение 2 к указанному Приказу.

3. Контроль за исполнением настоящего Приказа осуществлять начальнику Управления делами В.И. Борисову.

Председатель ГТК России А. С. Круглов

Приложение 1 к Приказу ГТК России от 12 февраля 1996 г. № 77

ТИПОВОЕ ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОТДЕЛЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ И ЗАЩИТЫ ИНФОРМАЦИИ РЕГИОНАЛЬНОГО ТАМОЖЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ

1. Общие положения

1.1. Отдел документационного обеспечения и защиты информации <*> осуществляет функции документационного обеспечения в региональном таможенном управлении <**>.

<*> В дальнейшем тексте — отдел. <**> В дальнейшем тексте — таможенное управление (или управление).

1.2. Отдел является структурным подразделением таможенного управления и подчиняется непосредственно начальнику управления.

1.3. В своей работе отдел руководствуется действующим законодательством; приказами, указаниями Государственного таможенного комитета Российской Федерации (ГТК России); положением о региональном таможенном управлении; правилами и методическими указаниями Росархива; другими действующими нормативными, методическими документами в области документационного обеспечения управления, делопроизводства, архивного дела и настоящим положением.

1.4. Отдел возглавляет начальник, назначаемый приказом начальника таможенного управления по согласованию с Управлением делами ГТК России.

1.5. Отдел имеет круглую печать с обозначением наименования управления.

2. Задачи и функции

2.1 Основными задачами отдела являются:

обеспечение организации делопроизводства в таможенном управлении в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в региональных таможенных управлениях; разработка, внедрение новых технологических процессов работы с документами и документной информацией на основе использования средств организационной и вычислительной техники, в том числе упорядочение состава документов и информационных показателей, сокращение их количества и оптимизация документопотоков; осуществление контроля за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов, анализ исполнительской дисциплины; обеспечение отбора, учета и сохранности документов, образующихся в деятельности управления, их архивное хранение, а также организация работы архива таможенного управления, экспертной комиссии (ЭК) по экспертизе документов, в том числе подведомственных таможенных органов; организация методической помощи в работе с документами, в том числе и подведомственным таможенным органам; обеспечение режима доступа и использования документной информации.

2.2 Отдел в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:

организует в целом делопроизводство в таможенном управлении; разрабатывает, внедряет новые технологические процессы работы с документами и документной информацией, способствующие повышению культуры работы с ними, сокращению сроков прохождения и исполнения документов; принимает меры по упорядочению состава документов, оптимизации документопотоков и документооборота в целом; принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), применяемых в таможенном управлении; обеспечивает своевременное рассмотрение документов, представляемых для доклада руководству управления; проверяет качество оформления документов, представляемых на подпись руководству управления; оформляет, выпускает, хранит подлинники организационно — распорядительных документов (приказов, указаний и др.) таможенного управления, обеспечивает их рассылку и ознакомление с ними; осуществляет экспедиционную обработку, прием, регистрацию, учет, хранение, доставку и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи, ведет справочную работу по ней; обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использование информации, содержащейся в них; организует и осуществляет машинописное (или с применением средств вычислительной техники) изготовление, копирование, оперативное размножение документов; организует контроль за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства управления, анализирует состояние исполнительской дисциплины; организует по поручению руководства управления подготовку проектов докладов, справок и других документов по основным вопросам деятельности управления; осуществляет методическое руководство и контроль за организацией документационного обеспечения в структурных подразделениях управления и подведомственных таможенных органах; разрабатывает и внедряет после согласования с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) ГТК России нормативно-методические документы в области документационного обеспечения; разрабатывает сводную номенклатуру дел таможенного управления, номенклатуру дел отдела, формирует дела отдела и осуществляет контроль за формированием дел в структурных подразделениях; организует работу по приему руководством управления посетителей по личным вопросам, а также делопроизводство по обращениям граждан в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в региональных таможенных управлениях; организует работу с документами для служебного пользования (ДСП) на основе соответствующих инструкций; организует техническое обслуживание созываемых руководством управления совещаний и заседаний; организует экспертизу научной и практической ценности документов при их отборе на государственное хранение, работу архива и ЭК таможенного управления; осуществляет подготовку документов отдела к сдаче в архив управления; организует и проводит мероприятия по повышению квалификации работников, занятых документационным обеспечением деятельности таможенного управления и подведомственных таможенных органов.

3. Права и ответственность

3.1 Отдел имеет право:

осуществлять проверку организации делопроизводства в структурных подразделениях управления и в подведомственных таможенных органах, о результатах проверок докладывать руководству; запрашивать у начальников структурных подразделений и таможенных органов информацию, необходимую для выполнения функций контроля исполнения; вносить руководству управления предложения по совершенствованию форм и методов работы с документами в аппарате управления; участвовать в постановке задач и проектировании автоматизированных информационных систем, связанных с работой отдела; возвращать исполнителям на доработку документы, оформленные с нарушением установленных действующими инструкциями требований; привлекать специалистов структурных подразделений управления, подведомственных таможенных органов к подготовке проектов нормативно-методических документов по вопросам документационного обеспечения, делопроизводства и архива; участвовать в оперативных совещаниях управления при рассмотрении вопросов, отнесенных к компетенции отдела.

3.2. Начальник отдела несет персональную ответственность перед начальником управления за осуществление задач и функций, предусмотренных настоящим положением.

3.3. Квалификационные требования, права, обязанности и ответственность работников отдела определяются должностными инструкциями, разрабатываемыми на основании настоящего положения.

4. Взаимоотношения с другими подразделениями

Отдел находится в тесном взаимодействии: со всеми руководителями структурных подразделений управления — по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения, совершенствования стиля и методов работы с документами; подготовки и представления необходимых руководству документов, использования служебной информации; с юридической службой — по правовым вопросам, связанным с подготовкой проектов приказов, указаний, инструкций, положений и др. документов; с кадровой службой — по вопросам подбора, приема, увольнения, повышения квалификации и расстановки кадров отдела; со службой материально-технического обеспечения — по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов и канцтоварами; со службами АСУ — по вопросам проектирования, эксплуатации и сопровождения автоматизированных информационных систем.

Приложение 2 к Приказу ГТК России от 12 февраля 1996 г. № 77

ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ РЕГИОНАЛЬНОГО ТАМОЖЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ

1. Общие положения

1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) создается для организации и проведения методической, практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научно-техническую, машиночитаемую и другую специальную документацию, образующуюся в процессе деятельности регионального таможенного управления <*>.

<*> В дальнейшем тексте — таможенное управление (или управление).

1.2. Постоянно действующая ЭК является совещательным органом при начальнике управления. Решения комиссии вступают в силу после их утверждения руководством управления. В необходимых случаях (раздел 3 настоящего положения) решения комиссии утверждаются после их предварительного согласования с соответствующим госархивом.

1.3. В своей работе ЭК руководствуется распорядительными документами ГТК России, приказами и указаниями начальника управления, нормативно-методическими документами соответствующего госархива, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, настоящим положением.

1.4. ЭК возглавляется одним из заместителей начальника управления; ее секретарем является лицо, ответственное за архив. Персональный состав ЭК назначается приказом начальника управления из числа наиболее квалифицированных сотрудников ведущих структурных подразделений, представителя отдела документационного обеспечения и защиты информации, представителя соответствующего госархива. В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций.

2. Основные задачи ЭК

Основными задачами ЭК являются организация и проведение: экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел, формировании дел; экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению; отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение, в том числе научно-технической и другой специальной документации.

3. Основные функции ЭК

В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции: организует и проводит совместно с делопроизводственной службой и архивом работу по ежегодному отбору документов управления (в том числе научно-технической и специальной документации) для дальнейшего хранения и к уничтожению; осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов управления и подготовке их к архивному хранению, разработке номенклатуры дел; дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам; рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет: на утверждение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) соответствующего госархива, а затем на утверждение руководства таможенного управления — описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации, акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой «ЭПК»); на согласование ЭПК соответствующего госархива, а затем на утверждение руководства управления — сводную номенклатуру дел управления, описи дел по личному составу, акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения; на рассмотрение ЭПК соответствующего госархива — предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнем, и определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем; на утверждение начальника управления — акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (кроме утверждаемых ЭПК) и утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу; совместно с отделом документационного обеспечения и кадровой службой проводит для сотрудников управления консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.

4. Права ЭК

ЭК имеет право: в пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям, отдельным сотрудникам управления по вопросам разработки номенклатур дел, формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов; запрашивать от начальников отделов письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу; предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов; заслушивать на своих заседаниях начальников отделов о ходе подготовки документов к архивному хранению, условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, причинах утраты документов; приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов отделов, представителей соответствующего госархива и сторонних организаций; в лице председателя, его заместителя и секретаря комиссии не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы; информировать руководство управления по вопросам, относящимся к компетенции комиссии; в установленном порядке представлять таможенное управление в архивных органах.

5. Организация работы ЭК

5.1. ЭК управления работает в тесном контакте с ЭПК соответствующего госархива и Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) ГТК России, получает от них соответствующие организационно — методические указания.

5.2 ЭК работает по годовому плану, утвержденному руководством.

5.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее чем через 10 дней.

5.4. Заседания ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют. Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и руководство управления (в необходимых случаях по согласованию с соответствующим госархивом).

5.5. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагаются на секретаря комиссии.

Приложение 3 к Приказу ГТК России от 12 февраля 1996 г. № 77

ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АРХИВЕ РЕГИОНАЛЬНОГО ТАМОЖЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ

1. Общие положения

1.1. Документы регионального таможенного управления <*>, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Российской Федерации.

<*> В дальнейшем тексте — таможенное управление (или управление).

До передачи на государственное хранение эти документы временно хранятся в таможенном управлении.

1.2. Управление обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в его деятельности. В соответствии с правилами обеспечивает своевременную передачу этих документов на государственное хранение. Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, проводятся силами и за счет управления. За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица управления несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.3. В управлении для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создается архив.

1.4. В своей работе архив управления руководствуется положением об отделе документационного обеспечения и защиты информации, приказами, указаниями, инструкциями ГТК России и таможенного управления, Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенном управлении, методическими документами соответствующего госархива и настоящим положением.

1.5. Архив управления работает по планам, утверждаемым начальником отдела документационного обеспечения и защиты информации, и отчитывается перед ним в своей работе.

1.6. Организационно-методическое руководство деятельностью архива управления осуществляет соответствующий госархив.

2. Состав документов архива

В архив поступают: законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности отделов управления; документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности; документы по личному составу; документы постоянного хранения и по личному составу таможенного органа — предшественника; документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных таможенных органов, непосредственно подчиненных таможенному управлению; служебные и ведомственные издания; научно-справочный аппарат (НСА) к документам архива.

3. Задачи и функции архива

3.1 Основными задачами архива являются:

комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего положения; учет, обеспечение сохранности, создание НСА, использование документов, хранящихся в архиве; подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение; осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве управления.

3.2 В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

принимает (не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством), учитывает и хранит документы отделов управления; разрабатывает и согласовывает с соответствующим госархивом графики представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) соответствующего госархива и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение; составляет и представляет (не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством) годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии (ЭК) управления и ЭПК соответствующего госархива; осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел; создает, пополняет, совершенствует НСА к хранящимся в архиве делам и документам; обеспечивает его преемственность с НСА соответствующего государственного архива; организует использование документов (информирует руководство и работников управления о составе, содержании документов архива; выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов, архивные справки; исполняет запросы организаций, заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера); ведет учет использования документов, хранящихся в архиве; проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве; участвует в работе ЭК управления; оказывает методическую помощь в составлении номенклатуры дел управления; контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив; участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников службы делопроизводства управления; ежегодно представляет в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме документов по установленной форме; подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в соответствующий государственный архив документы Архивного фонда Российской Федерации.

4. Права архива

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право: контролировать выполнение установленных правил работы с документами в отделах управления; запрашивать от отделов сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.

Приложение 4 к Приказу ГТК России от 12 февраля 1996 г. № 77

ПРИМЕРНАЯ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ НАЧАЛЬНИКУ ОТДЕЛА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ И ЗАЩИТЫ ИНФОРМАЦИИ РЕГИОНАЛЬНОГО ТАМОЖЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ

1. Общая часть

1.1. Начальник отдела документационного обеспечения и защиты информации осуществляет руководство отделом и обеспечивает ведение делопроизводства, работу архива в аппарате регионального таможенного управления <*> в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива.

<*> В дальнейшем тексте — таможенное управление (или управление).

1.2. Начальник отдела назначается и освобождается от занимаемой должности в установленном порядке по представлению соответствующего заместителя начальника управления.

1.3 Начальник отдела непосредственно подчинен начальнику управления.

1.4 Начальник отдела в своей деятельности руководствуется:

положениями о таможенном управлении и отделе документационного обеспечения и защиты информации; приказами, указаниями, инструкциями ГТК России и таможенного управления; типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в региональном таможенном управлении; настоящей должностной инструкцией.

1.5. Начальник отдела должен иметь высшее образование и стаж работы по делопроизводству не менее 5 лет.

2. Основные задачи и обязанности

2.1. Основной задачей начальника отдела является обеспечение четкой организации делопроизводства в таможенном управлении, координация деятельности различных участков и служб отдела документационного обеспечения и защиты информации.

2.2 Для выполнения указанной задачи начальник отдела обязан:

обеспечивать осуществление своевременного приема, регистрации, учета, хранения и рассылки поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, оперативного поиска и выдачи информации по документам; обеспечивать своевременное рассмотрение и проверять качество оформления документов, представляемых для доклада и на подпись руководству управления; обеспечивать организацию контроля за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства управления; обеспечивать соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них; осуществлять контроль за организацией документационного обеспечения и методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях управления и подведомственных ему таможенных органах; обеспечивать единый порядок отбора, учета, сохранности, качества обработки документов, образующихся в деятельности управления, для передачи на государственное хранение; принимать участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, постановке задач; проектировании и совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники); разрабатывать нормативно-методические документы по ведению делопроизводства в таможенном управлении и организовать разработку сводной номенклатуры дел управления; осуществлять контроль за деятельностью архива управления; участвовать в заседаниях коллегии и совещаниях, проводимых руководством таможенного управления; организовать регистрацию работников, прибывших в командировку в управление; принимать участие в работе по подбору и расстановке работников делопроизводства структурных подразделений, повышению их квалификации; планировать работу отдела и представлять проекты планов на утверждение руководству управления; разрабатывать и организовывать проведение мероприятий по улучшению деятельности отдела, готовить предложения по совершенствованию его структуры, организовывать качественное и своевременное выполнение поручений работниками отдела.

3. Права и ответственность

3.1 Начальник отдела имеет право:

контролировать и требовать выполнение установленных правил работы с документами в таможенном управлении; возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил; осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях управления и в подведомственных таможенных органах; подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью отдела; вносить руководству таможенного управления предложения по улучшению деятельности отдела, форм и методов работы с документами в аппарате управления, подведомственных таможенных органах; давать указания, обязательные для выполнения работниками отдела, требовать своевременного и качественного их выполнения; вносить руководству управления представления о назначении работников отдела, их поощрении и наложении на них взысканий.

3.2. Начальник отдела несет ответственность за осуществление возложенных на отдел задач, надлежащую организацию его работы, своевременное и квалификационное выполнение указаний и поручений руководства управления.

4. Взаимоотношения по службе

4.1 Начальник отдела взаимодействует:

с руководителями структурных подразделений таможенного управления и подведомственных ему таможенных органов — по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения документов, подготовки и представления необходимых руководству управления документов, использования служебной информации; с юридическим отделом — по вопросам подготовки проектов приказов, указаний, инструкций, положений и др. документов; с кадровой службой — по вопросам подбора, приема, увольнения, повышения квалификации и расстановки кадров отдела; со службой материально-технического обеспечения — по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов и канцтоварами; с региональным отделом ГНИВЦ и службой АСУ — по вопросам проектирования, эксплуатации и сопровождения автоматизированных информационных систем.

4.2. Начальник отдела в пределах своей компетенции осуществляет взаимоотношения с другими организациями по вопросам работы с документами.

Приложение 5 к Приказу ГТК России от 12 февраля 1996 г. № 77

ПРИМЕРНАЯ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЮ КОЛЛЕГИИ РЕГИОНАЛЬНОГО ТАМОЖЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ

1. Общая часть

1.1. Секретарь коллегии осуществляет организационное, документационное и информационное обеспечение работы коллегии.

1.2. Секретарь коллегии подчинен непосредственно начальнику отдела документационного обеспечения и защиты информации.

1.3 Секретарь коллегии в своей деятельности руководствуется:

положением о коллегии регионального таможенного управления <*>; положением об отделе документационного обеспечения и защиты информации; приказами, указаниями, инструкциями ГТК России и таможенного управления; типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в региональном таможенном управлении; настоящей должностной инструкцией.

<*> В дальнейшем тексте — таможенное управление (или управление).

2. Основные задачи и обязанности

Секретарь коллегии выполняет функции по обеспечению работы коллегии и обязан: обеспечивать своевременное получение от членов коллегии, начальников структурных подразделений управления, начальников таможен предложений к планам работы коллегии; подготавливать к рассмотрению на заседании коллегии проекты планов работы коллегии; контролировать своевременное представление структурными подразделениями, готовящими вопрос, документов к заседанию коллегии; комплектовать (в необходимых случаях печатать и размножать) документы к заседанию коллегии, вручать их членам коллегии; своевременно оповещать приглашенных лиц о предстоящем заседании коллегии; при необходимости организовывать техническое обслуживание (стенографирование, звукозапись) заседания коллегии; осуществлять оформление протокола заседания и решений коллегии, вести учет поручений председателя коллегии; печатать, размножать и рассылать планы работы коллегии, протоколы и решения после их подписания и утверждения; формировать дела коллегии в соответствии с утвержденной номенклатурой, подготавливать их к последующему хранению и использованию (оформление дел, составление описей); осуществлять передачу законченных производством дел в архив управления; давать устные справки в пределах своих обязанностей и компетенции; выполнять отдельные поручения начальника отдела.

3. Права и ответственность

3.1 Секретарь коллегии имеет право:

не принимать от структурных подразделений документы к заседанию коллегии, оформленные не в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в региональном таможенном управлении и представленные не в полном объеме; вносить предложения по всем вопросам своей работы начальнику отдела.

3.2 Секретарь коллегии несет ответственность за:

своевременные составление проектов планов работы коллегии, рассылку документов к заседанию членам коллегии и заинтересованным лицам, оповещение приглашенных на заседание коллегии лиц; организацию документационного и технического обслуживания заседаний коллегии (правильное комплектование документов к заседанию, учет присутствующих, стенографирование и звукозапись и др.); формирование документов в дела коллегии, подготовку их к последующему хранению и использованию; невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных действующими правовыми актами, Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в региональном таможенном управлении и должностной инструкцией.

4. Взаимоотношения по службе

Секретарь коллегии в процессе работы взаимодействует по вопросам: подготовки и получения документов (справки, проекты решений) к заседаниям коллегии — со всеми лицами, готовящими вопрос к заседанию; технического обслуживания заседаний коллегии — с хозяйственной службой; прохождения подписанных и утвержденных документов коллегии, исполнения поручений председателя коллегии — со всеми участками отдела документационного обеспечения, другими структурными подразделениями и различными службами управления, а также с ответственными за делопроизводство в отделах; связи с общественностью и средствами массовой информации — с пресс-отделом управления.

Приложение 6 к Приказу ГТК России от 12 февраля 1996 г. № 77

ПРИМЕРНАЯ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ИНСПЕКТОРУ ЭКСПЕДИЦИИ ОТДЕЛА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ И ЗАЩИТЫ ИНФОРМАЦИИ РЕГИОНАЛЬНОГО ТАМОЖЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ

1. Общая часть

1.1. Инспектор осуществляет прием, сортировку, первичную обработку поступающей в региональное таможенное управление <*> и отправку исходящей корреспонденции.

<*> В дальнейшем тексте — таможенное управление (или управление).

1.2. Инспектор назначается и освобождается от занимаемой должности в установленном порядке по представлению начальника отдела документационного обеспечения и защиты информации.

1.3 Инспектор подчинен непосредственно начальнику отдела.

1.4 Инспектор в своей деятельности руководствуется:

положением об отделе документационного обеспечения и защиты информации; приказами, указаниями, инструкциями ГТК России и таможенного управления; типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в региональном таможенном управлении; правилами эксплуатации технических средств по обработке корреспонденции; настоящей должностной инструкцией.

1.5. Инспектор экспедиции должен иметь общее среднее образование и стаж работы экспедитором не менее 1 года.

2. Основные задачи и обязанности

2.1. Основной задачей инспектора является своевременная обработка поступающей в управление и отправка исходящей корреспонденции.

2.2 Для выполнения указанной задачи инспектор обязан:

принимать поступающую в управление корреспонденцию, проверять целостность упаковки и правильность доставки документов, ошибочно доставленную корреспонденцию пересылать по принадлежности, сортировать корреспонденцию, обеспечивать полную ее сохранность; сверять номера входящих документов с номерами, указанными на конвертах; проверять наличие приложений, определять необходимость сохранения конвертов; получать исходящие документы с отметкой о виде почтового отправления, печатать на конвертах адреса корреспондентов, наносить на конверт знак особого вида почтового отправления, определять стоимость почтовой отправки; проставлять знак стоимости почтовой оплаты с одновременным нанесением календарного штемпеля, наименования управления и его адреса; конвертовать; заполнять бланки реестра и описи на заказную, простую корреспонденцию; следить за техническим состоянием оборудования для обработки корреспонденции, своевременно сообщать о его неисправности; выполнять отдельные поручения начальника отдела.

2.3. Инспектор осуществляет доставку обработанной и подготовленной к отправке исходящей корреспонденции в соответствующее почтовое отделение. В необходимых случаях осуществляет доставку корреспонденции в другие организации.

2.4. Инспектор осуществляет регистрацию работников, прибывших в командировку в таможенное управление.

3. Права и ответственность

3.1 Инспектор имеет право:

не принимать на отправку документы, оформленные не в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в региональном таможенном управлении; вносить предложения по всем вопросам своей работы начальнику отдела.

3.2. Инспектор несет ответственность за невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных действующими правовыми актами и должностной инструкцией.

4. Взаимоотношения по службе

4.1 Инспектор:

представляет поступающую в управление корреспонденцию инспектору участка входящей корреспонденции, принимает отправляемую корреспонденцию от инспектора участка исходящей корреспонденции.

4.2. Инспектор в процессе работы взаимодействует с ответственными за делопроизводство в отделах управления.

4.3. Инспектор исполняет обязанности ... во время его отсутствия (болезнь, отпуск, перерыв на обед и т.п.).

Приложение 7 к Приказу ГТК России от 12 февраля 1996 г. № 77

ПРИМЕРНАЯ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ИНСПЕКТОРУ УЧАСТКА ВХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ ОТДЕЛА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ И ЗАЩИТЫ ИНФОРМАЦИИ РЕГИОНАЛЬНОГО ТАМОЖЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ

1. Общая часть

1.1. Инспектор осуществляет учет и регистрацию корреспонденции, поступившей в региональное таможенное управление <*> из ГТК России, таможен, а также из других министерств, ведомств, учреждений, организаций, государственных и иных предприятий, банков, других структур.

<*> В дальнейшем тексте — таможенное управление (или управление).

1.3 Инспектор подчинен непосредственно начальнику отдела.

1.4 Инспектор в своей деятельности руководствуется:

положением об отделе документационного обеспечения и защиты информации; приказами, указаниями, инструкциями ГТК России и таможенного управления; типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в региональном таможенном управлении; настоящей должностной инструкцией.

1.5. Инспектор должен иметь высшее (или среднее специальное образование) либо общее среднее образование и специальную подготовку по установленной программе.

2. Основные задачи и обязанности

2.1. Основной задачей инспектора является обеспечение правильного автоматизированного учета, своевременной регистрации и передачи документов, указанных в п. 1.1, руководству и исполнителям.

2.2 Для выполнения указанной задачи инспектор обязан:

принимать документы, указанные в п. 1.1, и регистрировать их (на карточках, компьютере) с ведением соответствующих картотек; передавать начальнику отдела корреспонденцию, требующую предварительного просмотра, остальную — исполнителям; направлять документы на исполнение в соответствии с резолюцией руководства; осуществлять контроль (с проставлением необходимых отметок на карточках) за прохождением и своевременным возвращением исполнителями документов, подлежащих возврату в отдел документационного обеспечения, со всеми материалами по их исполнению; формировать документы в дела по закрепленному участку работы в соответствии с утвержденной номенклатурой; осуществлять подготовку документов к последующему хранению и использованию (экспертиза ценности, оформление дел, составление описей), передачу законченных производством дел в архив управления; осуществлять справочную работу по документам; принимать участие в проверках организации делопроизводства в структурных подразделениях управления; выполнять отдельные поручения начальника отдела.

3. Права и ответственность

3.1 Инспектор имеет право:

запрашивать от исполнителей информацию о прохождении и окончательном исполнении документов, указанных в п. 1.1; вносить предложения по всем вопросам своей работы начальнику отдела.

3.2 Инспектор несет ответственность за:

состояние учета и регистрации документов, указанных в п. 1.1; формирование документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, подготовку их к последующему хранению и использованию; невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных действующими правовыми актами и должностной инструкцией.

4. Взаимоотношения по службе

4.1 Инспектор представляет:

зарегистрированные документы, указанные в п. 1.1, — начальнику отдела; получаемые документы с резолюцией руководства — в группу контроля и исполнителям.

4.2. Инспектор в процессе работы взаимодействует с ответственными за делопроизводство в отделах управления.

4.3. Инспектор исполняет обязанности ... во время его отсутствия (болезнь, отпуск, перерыв на обед и т.п.).

Приложение 8 к Приказу ГТК России от 12 февраля 1996 г. № 77

ПРИМЕРНАЯ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ИНСПЕКТОРУ УЧАСТКА ИСХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ ОТДЕЛА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ И ЗАЩИТЫ ИНФОРМАЦИИ РЕГИОНАЛЬНОГО ТАМОЖЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ

1. Общая часть

1.1. Инспектор осуществляет учет, регистрацию и обработку исходящих документов.

1.3 Инспектор подчинен непосредственно начальнику отдела.

1.4 Инспектор в своей деятельности руководствуется:

положением об отделе документационного обеспечения и защиты информации; приказами, указаниями, инструкциями ГТК России и регионального таможенного управления <*>; типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в региональном таможенном управлении; настоящей должностной инструкцией.

<*> В дальнейшем тексте — таможенное управление (или управление).

2. Основные задачи и обязанности

2.1. Основной задачей инспектора является обеспечение правильного учета, своевременной регистрации, оформление и обработка исходящих документов.

2.2 Для выполнения указанной задачи инспектор обязан:

принимать исходящие документы, проверять правильность их оформления, адресования, наличие подписей, виз и приложений; неправильно оформленные документы возвращать исполнителям на доработку; регистрировать исходящие документы (на карточках, компьютере) с ведением соответствующих картотек; формировать исполненные документы в дела по закрепленному участку работы в соответствии с утвержденной номенклатурой; осуществлять подготовку документов к последующему хранению и использованию (экспертиза ценности, оформление дел, составление описей), передачу законченных производством дел в архив управления; осуществлять справочную работу по документам; принимать участие в проверках организации делопроизводства в структурных подразделениях управления; выполнять отдельные поручения начальника отдела.

3. Права и ответственность

3.1 Инспектор имеет право:

не принимать исходящие документы от исполнителей, оформленные не в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в региональном таможенном управлении; вносить предложения по всем вопросам своей работы начальнику отдела.

3.2 Инспектор несет ответственность за:

состояние учета и регистрации исходящих документов, формирование копий указанных документов в дела, подготовку их к последующему хранению и использованию; своевременную обработку и подготовку к отправке исходящей корреспонденции; невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных действующими правовыми актами и должностной инструкцией.

4. Взаимоотношения по службе

4.1. Инспектор в процессе работы взаимодействует с ответственными за делопроизводство в отделах управления.

4.2. Инспектор исполняет обязанности ... во время его отсутствия (болезнь, отпуск, перерыв на обед и т.п.).

Приложение 9 к Приказу ГТК России от 12 февраля 1996 г. № 77

ПРИМЕРНАЯ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ИНСПЕКТОРУ ОТДЕЛА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ И ЗАЩИТЫ ИНФОРМАЦИИ, ОСУЩЕСТВЛЯЮЩЕМУ РЕГИСТРАЦИЮ ПРИКАЗОВ, УКАЗАНИЙ, ДОКЛАДНЫХ ЗАПИСОК И ДРУГИХ ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ РЕГИОНАЛЬНОГО ТАМОЖЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ

1. Общая часть

1.1. Инспектор осуществляет учет и регистрацию приказов, указаний, докладных записок на имя руководства регионального таможенного управления <*> и других внутренних документов.

<*> В дальнейшем тексте — таможенное управление (или управление).

1.3 Инспектор подчинен непосредственно начальнику отдела.

1.4 Инспектор в своей деятельности руководствуется:

положением об отделе документационного обеспечения и защиты информации; приказами, указаниями, инструкциями ГТК России и таможенного управления; типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в региональном таможенном управлении; настоящей должностной инструкцией.

2. Основные задачи и обязанности

2.1. Основной задачей инспектора является обеспечение качественного оформления, правильного учета, своевременной регистрации приказов, указаний, докладных записок на имя руководства управления и других внутренних документов.

2.2 Для выполнения указанной задачи инспектор обязан:

принимать и регистрировать (на карточках, компьютере) подписанные руководством управления приказы и указания, докладные записки на имя руководства управления и другие внутренние документы с ведением соответствующих картотек; докладные записки после их регистрации передавать начальнику отдела документационного обеспечения для доклада руководству управления: осуществлять размножение (через копировально-множительный участок) и рассылку (через экспедицию) приказов и указаний на основании списка рассылки, подготовленного подразделением — составителем приказа, указания; докладные записки направлять в соответствии с поручениями и резолюциями руководства; формировать документы в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой; осуществлять справочную работу по документам; осуществлять подготовку документов к последующему хранению и использованию (оформление дел, составление описей), передачу законченных производством дел в архив управления; выполнять отдельные поручения начальника отдела.

3. Права и ответственность

3.1 Инспектор имеет право:

не принимать от структурных подразделений приказы и указания, оформленные не в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в региональном таможенном управлении; вносить предложения по всем вопросам своей работы начальнику отдела.

3.2 Инспектор несет ответственность за:

состояние учета и регистрации документов, указанных в п. 2.1; формирование указанных в п. 2.1 документов в дела, подготовку их к последующему хранению и использованию; невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных действующими правовыми актами и должностной инструкцией.

4. Взаимоотношения по службе

4.1 Инспектор передает:

приказы и указания, предназначенные к размножению и рассылке — в копировально-множительный участок и экспедицию; другие внутренние документы (докладные записки и т.п.) — в соответствии с поручениями и резолюциями руководства.

4.2. Инспектор в процессе работы взаимодействует с ответственными за делопроизводство в отделах управления.

4.3. Инспектор исполняет обязанности ... во время его отсутствия (болезнь, отпуск, перерыв на обед и т.п.).

Приложение 10 к Приказу ГТК России от 12 февраля 1996 г. № 77

ПРИМЕРНАЯ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ИНСПЕКТОРУ, ОСУЩЕСТВЛЯЮЩЕМУ КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ, ОТДЕЛА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ И ЗАЩИТЫ ИНФОРМАЦИИ РЕГИОНАЛЬНОГО ТАМОЖЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ

1. Общая часть

1.1. Инспектор осуществляет контроль за исполнением документов отделами регионального таможенного управления <*>.

<*> В дальнейшем тексте — таможенное управление (или управление).

1.3 Инспектор подчинен непосредственно начальнику отдела.

1.4 Инспектор в своей деятельности руководствуется:

положением об отделе документационного обеспечения и защиты информации; приказами, указаниями, инструкциями ГТК России и таможенного управления; типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в региональном таможенном управлении; настоящей должностной инструкцией.

2. Основные задачи и обязанности

2.1. Основной задачей инспектора является осуществление систематического контроля за своевременным и качественным исполнением отделами управления организационно-распорядительных документов ГТК России, таможенного управления и других документов.

2.2 Для выполнения указанной задачи инспектор обязан:

осуществлять контроль (автоматизированный, карточный) за исполнением отделами управления решений коллегий, приказов, указаний ГТК России и таможенного управления, поручений руководства управления по письмам ГТК России и других учреждений, организаций, предприятий; в ходе осуществления контроля за исполнением документов и поручений проставлять необходимые отметки в контрольных карточках и на документах; проверять обоснованность представляемых руководству управления предложений о снятии решений с контроля и по этим предложениям готовить соответствующие замечания; по результатам контроля составлять отчеты, справки, сводки с внесением соответствующих предложений о состоянии исполнительской дисциплины, по исполнению структурными подразделениями поручений, исправлению положения дел, о заслушивании на совещаниях у руководства управления руководителей, допускающих отставание в выполнении поручений и решений; участвовать в проверках постановки контроля исполнения в структурных подразделениях управления с составлением справок по итогам проверок; принимать участие в разработке мероприятий по улучшению контроля и укреплению исполнительской дисциплины, подготовке проектов решений по вопросам постановки контроля и организации исполнения решений; выполнять отдельные задания начальника отдела.

3. Права и ответственность

3.1 Инспектор имеет право:

вносить предложения по всем вопросам своей работы начальнику отдела; требовать от исполнителей исполнения документов в установленные сроки, а также все необходимые сведения о ходе выполнения контролируемых документов и решений; знакомиться в структурных подразделениях управления со всеми документами по проверяемым вопросам; участвовать на заседаниях и совещаниях, проводимых руководством управления, в обсуждении вопросов о постановке контроля за выполнением документов и поручений.

3.2 Инспектор несет ответственность за:

состояние контроля исполнения документов и поручений, указанных в п. 2.2; невыполнение проверок в установленные сроки; некачественную подготовку документов; невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных действующими правовыми актами и настоящей инструкцией.

4. Взаимоотношения по службе

4.1. Инспектор получает документы, подлежащие контролю, и материалы по их выполнению — от инспектора участка входящей корреспонденции, инспектора, осуществляющего регистрацию приказов по основной деятельности и указаний, из секретариата коллегии и отделов управления.

4.2. Инспектор представляет начальнику отдела отчеты, сводки, справки о ходе исполнения контролируемых документов и результатах проверок структурных подразделений по вопросам организации контроля исполнения, укрепления исполнительской дисциплины.

4.3. Инспектор исполняет обязанности ... во время его отсутствия (болезнь, отпуск и т.п.).

Приложение 11 к Приказу ГТК России от 12 февраля 1996 г. № 77

ПРИМЕРНАЯ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ИНСПЕКТОРУ ОТДЕЛА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ И ЗАЩИТЫ ИНФОРМАЦИИ РЕГИОНАЛЬНОГО ТАМОЖЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ, ОТВЕТСТВЕННОМУ ЗА ВЕДЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН

1. Общая часть

1.1. Инспектор осуществляет учет и регистрацию обращений (предложений, заявлений, жалоб) граждан.

1.3 Инспектор подчинен непосредственно начальнику отдела.

1.4 Инспектор в своей деятельности руководствуется:

<*> В дальнейшем тексте — таможенное управление (или управление).

1.5. Инспектор должен иметь высшее (или среднее специальное образование) и специальную подготовку по установленной программе.

2. Основные задачи и обязанности

2.1. Основной задачей инспектора является обеспечение правильного учета, своевременной регистрации и передачи обращений граждан руководству и исполнителям, контроля за исполнением обращений.

2.2 Для выполнения указанной задачи инспектор обязан:

принимать и регистрировать (на карточках, компьютере) обращения граждан, передавать их на доклад руководству; направлять обращения граждан на исполнение в соответствии с резолюцией руководства; обращения, требующие исполнения и ответа, ставить на контроль; осуществлять контроль за прохождением и своевременным возвращением исполнителями обращений граждан со всеми документами по их исполнению; формировать исполненные обращения граждан в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой; осуществлять подготовку обращений граждан к последующему хранению и использованию, передачу законченных производством дел в архив управления; осуществлять справочную работу по обращениям граждан; принимать участие в проверках организации делопроизводства в структурных подразделениях управления; выполнять отдельные поручения начальника отдела.

3. Права и ответственность

3.1 Инспектор имеет право:

запрашивать от исполнителей информацию о прохождении обращений граждан; требовать от исполнителей своевременного возврата обращений граждан со всеми документами по их исполнению; вносить предложения по всем вопросам своей работы начальнику отдела.

3.2 Инспектор несет ответственность за:

состояние учета и регистрации обращений граждан; формирование обращений граждан в дела, подготовку их к последующему хранению и использованию; невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных действующими правовыми актами и должностной инструкцией.

4. Взаимоотношения по службе

4.1 Инспектор представляет:

зарегистрированные обращения граждан — начальнику отдела; получаемые обращения с резолюцией руководства — исполнителям.

4.2. Инспектор в процессе работы взаимодействует с ответственными за делопроизводство в отделах управления.

4.3. Инспектор исполняет обязанности ... во время его отсутствия (болезнь, отпуск, перерыв на обед и т.п.).

Приложение 12 к Приказу ГТК России от 12 февраля 1996 г. № 77

ПРИМЕРНАЯ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ИНСПЕКТОРУ, ОСУЩЕСТВЛЯЮЩЕМУ МАШИНОПИСНЫЕ РАБОТЫ, ОТДЕЛА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ И ЗАЩИТЫ ИНФОРМАЦИИ РЕГИОНАЛЬНОГО ТАМОЖЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ

1. Общая часть

1.1 Инспектор осуществляет работы по печатанию документов.

1.3 Инспектор подчинен непосредственно начальнику отдела.

1.4 Инспектор в своей деятельности руководствуется:

<*> В дальнейшем тексте — таможенное управление (или управление).

1.5. Инспектор, осуществляющий машинописные работы, должен иметь общее среднее образование, специальную подготовку по установленной программе и стаж работы машинисткой не менее 1 года.

2. Основные задачи и обязанности

2.1. Основной задачей инспектора является своевременное и качественное выполнение машинописных работ.

2.2 Для выполнения указанной задачи инспектор обязан:

осуществлять в установленном порядке прием материалов для печатания, учет машинописных работ и выдачу отпечатанных документов; обеспечивать сохранность принятых для печатания материалов и фонограмм; выполнять все виды машинописных работ с рукописных и печатных оригиналов на пишущих машинах различных систем; воспроизводить на пишущей машине записи, сделанные на магнитных носителях (с применением диктофонов, магнитофонов), или печатать под диктовку; знать машинопись, правила орфографии и пунктуации, порядок расположения материала при печатании различных документов; ГОСТ 6.38-90 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов и магнитофонов; перепечатывать документы, если в них при печатании допущено большое количество ошибок, исправлений, подчисток и других дефектов; следить за состоянием пишущей машины, диктофонов, магнитофонов и своевременно принимать меры к устранению их неисправностей.

3. Права и ответственность

3.1 Инспектор имеет право:

не принимать для печатания материалы, оформленные не в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в региональном таможенном управлении; вносить предложения по всем вопросам своей работы начальнику отдела.

3.2 Инспектор несет ответственность за:

нарушение сроков и качества печатания документов, сохранность принятых в работу материалов; невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных действующими правовыми актами и настоящей инструкцией.

4. Взаимоотношения по службе

Инспектор в процессе работы взаимодействует по вопросам: получения и выдачи документов, подлежащих печатанию — со структурными подразделениями; ремонта оргтехники, обеспечения материалами, бланками и т.п. — с хозяйственной службой управления.

Приложение 13 к Приказу ГТК России от 12 февраля 1996 г. № 77

ПРИМЕРНАЯ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ИНСПЕКТОРУ, ОТВЕТСТВЕННОМУ ЗА РАБОТУ КОПИРОВАЛЬНО - МНОЖИТЕЛЬНОГО УЧАСТКА ОТДЕЛА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ И ЗАЩИТЫ ИНФОРМАЦИИ РЕГИОНАЛЬНОГО ТАМОЖЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ

1. Общая часть

1.1. Инспектор осуществляет размножение и копирование документов для структурных подразделений регионального таможенного управления <*>.

<*> В дальнейшем тексте — таможенное управление (или управление).

1.3 Инспектор подчинен непосредственно начальнику отдела.

1.4 Инспектор в своей деятельности руководствуется:

положением об отделе документационного обеспечения и защиты информации; приказами, указаниями, инструкциями ГТК России и таможенного управления; типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в региональном таможенном управлении; правилами эксплуатации копировально-множительного оборудования; настоящей должностной инструкцией.

1.5. Ответственный за работу копировально-множительного участка должен иметь среднее специальное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.

2. Основные задачи и обязанности

2.1. Основной задачей инспектора является обеспечение своевременного, качественного размножения и копирования документов для всех отделов управления.

2.2 Для выполнения указанной задачи инспектор обязан:

осуществлять прием, выдачу и учет документов, поступающих на размножение и копирование; устанавливать очередность выполнения копировально-множительных работ; обеспечивать качественное выполнение размножения и копирования документов, сохранность принятых в работку документов; обеспечивать надлежащее состояние оборудования и его своевременный ремонт, соблюдать правила эксплуатации копировально-множительного оборудования; принимать меры к устранению причин, вызывающих брак при выполнении копировально — множительных работ; выполнять отдельные задания начальника отдела.

3. Права и ответственность

3.1 Инспектор имеет право:

не принимать на размножение и копирование документы, оформленные с нарушением действующих инструкций; вносить предложения по всем вопросам своей работы начальнику отдела.

3.2 Инспектор несет ответственность за:

нарушение сроков и качества размножения и копирования документов, сохранность принятых в работу документов; состояние копировально-множительного оборудования; невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных действующими правовыми актами и должностной инструкцией.

4. Взаимоотношения по службе

Инспектор в процессе работы взаимодействует по вопросам: получения и выдачи документов, подлежащих размножению и копированию — со структурными подразделениями; ремонта копировально-множительного оборудования, обеспечения материалами и т.п. — с хозяйственной службой управления.

Приложение 14 к Приказу ГТК России от 12 февраля 1996 г. № 77

ПРИМЕРНАЯ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ИНСПЕКТОРУ, ОТВЕТСТВЕННОМУ ЗА АРХИВ, ОТДЕЛА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ И ЗАЩИТЫ ИНФОРМАЦИИ РЕГИОНАЛЬНОГО ТАМОЖЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ

1. Общая часть

1.1. Инспектор является ответственным за архив регионального таможенного управления <*>.

<*> В дальнейшем тексте — таможенное управление (или управление).

1.3 Инспектор подчинен непосредственно начальнику отдела.

1.4 Инспектор в своей деятельности руководствуется:

положением об отделе документационного обеспечения и защиты информации; положением об архиве управления; приказами, указаниями, инструкциями ГТК России и таможенного управления; типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в региональном таможенном управлении; методическими документами соответствующего госархива; настоящей должностной инструкцией.

1.5. Ответственный за архив должен иметь среднее специальное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 3 лет.

2. Основные задачи и обязанности

2.1. Основной задачей инспектора является обеспечение отбора, упорядочения, комплектования, использования, сохранности принимаемых в архив документов (в т.ч. законченных делопроизводством документов практического назначения), создание научно-справочного аппарата (НСА) к ним; подготовка и своевременная передача на государственное хранение образующихся в деятельности таможенного управления документов Архивного фонда Российской Федерации, осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве отделов управления.

2.2 Для выполнения указанной задачи инспектор обязан:

принимать (не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством), учитывать и хранить документы отделов управления; разрабатывать и согласовывать с соответствующим госархивом графики представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) госархива и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение; составлять и представлять (не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством) годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии (ЭК) управления и ЭПК соответствующего госархива; осуществлять учет и обеспечивать полную сохранность принятых на хранение дел; контролировать соблюдение в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов; создавать, пополнять, совершенствовать НСА к хранящимся в архиве делам и документам; обеспечивать его преемственность с НСА соответствующего государственного архива; организовать использование документов (информировать руководство и работников управления о составе, содержании документов архива; выдавать в установленном порядке дела, документы или копии документов, архивные справки; исполнять запросы организаций, заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера); вести учет использования документов, хранящихся в архиве; проводить экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве; участвовать в работе ЭК управления; оказывать методическую помощь в составлении номенклатуры дел управления; контролировать правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив; участвовать в проведении мероприятий по повышению квалификации работников службы делопроизводства управления, принимать участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства в управлении; ежегодно представлять в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме документов по установленной форме; подготавливать и в установленном порядке передавать на хранение в соответствующий государственный архив документы Архивного фонда Российской Федерации; выполнять отдельные поручения начальника отдела.

3. Права и ответственность

3.1 Инспектор имеет право:

контролировать выполнение установленных правил работы с документами в отделах управления; запрашивать от отделов сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач.

3.2. Инспектор несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач.

4. Взаимоотношения по службе

4.1 Инспектор:

принимает годовые разделы описей дел, документы и дела, подлежащие сдаче в архив, — от структурных подразделений управления; представляет годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу в ЭК управления и ЭПК госархива; выдает в установленном порядке дела и документы сотрудникам управления.

4.2. Инспектор в процессе работы взаимодействует с ответственными за делопроизводство в отделах, хозяйственной службой управления и соответствующим государственным архивом.

Приложение 15 к Приказу ГТК России от 12 февраля 1996 г. № 77

ПРИМЕРНАЯ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ОТВЕТСТВЕННОМУ ЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В СТРУКТУРНОМ ПОДРАЗДЕЛЕНИИ (ОТДЕЛЕ) РЕГИОНАЛЬНОГО ТАМОЖЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ

1. Общие положения

1.1. Ответственный за делопроизводство структурного подразделения (отдела) регионального таможенного управления <*> осуществляет ведение делопроизводства в отделе.

<*> В дальнейшем тексте — таможенное управление (или управление).

1.2. Ответственный за делопроизводство подчиняется непосредственно начальнику отдела.

1.3. Ответственный за делопроизводство назначается приказом по таможенному управлению.

1.4 Ответственный за делопроизводство в своей деятельности руководствуется:

положением о структурном подразделении (отделе); приказами, указаниями и другими нормативными документами ГТК России и таможенного управления; типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в региональном таможенном управлении; должностной инструкцией.

1.5. Ответственный за делопроизводство должен знать структуру таможенного управления, правила эксплуатации пишущих машин и ПЭВМ.

2. Обязанности

2.1. Основной задачей ответственного за делопроизводство является ведение делопроизводства и осуществление контроля за исполнением документов.

2.2 Для выполнения указанной задачи ответственный за делопроизводство обязан:

принимать документы для структурного подразделения в отделе документационного обеспечения, передавать корреспонденцию на доклад руководству подразделения, направлять ее после просмотра на исполнение в соответствии с резолюцией; осуществлять контроль за прохождением и сроками исполнения документов, докладывать о их невыполнении, проставлять необходимые отметки на карточках; составлять справки (сводки) о ходе исполнения документов; принимать документы на подпись начальника отдела, проверять правильность составления и оформления исходящих документов; передавать исходящую корреспонденцию, подготовленную структурным подразделением, в отдел документационного обеспечения для отправки; формировать дела в соответствии с установленной номенклатурой; подготавливать документы к последующему хранению и использованию; передавать дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения в архив управления; ежегодно, не позднее 1 декабря, составлять номенклатуру дел отдела на следующий делопроизводственный год; обеспечивать учет и хранение бланков документов; давать устные справки по работе в пределах своих обязанностей и компетенции.

3. Права

Ответственный за делопроизводство имеет право: требовать от исполнителей исполнения документов в установленные сроки, а также все необходимые сведения о ходе исполнения документов; не принимать документы на подпись начальника отдела, оформленные не в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в региональном таможенном управлении.

4. Ответственность

Ответственный за делопроизводство несет ответственность за невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в региональном таможенном управлении и должностной инструкцией.