Приказ Росархива от 28.07.2023 № 75
Актуально на 10.11.2026.
Как цитировать: Приказ Росархива от 28.07.2023 N 75. 75. 28.07.2023. https://bukva.ai/docs/prikaz-75-2023-rosarhiv-federalnoe-arhivnoe
«Об утверждении Учетной политики Федерального архивного агентства»
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО
ПРИКАЗ
от 28 июля 2023 г. № 75
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ УЧЕТНОЙ ПОЛИТИКИ ФЕДЕРАЛЬНОГО АРХИВНОГО АГЕНТСТВА
В соответствии с Федеральным законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» в целях ведения бухгалтерского учета приказываю:
Утвердить прилагаемую Учетную политику Федерального архивного агентства.
И.о. руководителя Росархива О. В. Наумов
УЧЕТНАЯ ПОЛИТИКА ФЕДЕРАЛЬНОГО АРХИВНОГО АГЕНТСТВА
I. Общие положения
1. Учетная политика Федерального архивного агентства (далее — Учетная политика) устанавливает совокупность способов ведения бухгалтерского учета: первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности.
К способам ведения бухгалтерского учета относятся способы группировки и оценки фактов хозяйственной деятельности, погашения стоимости активов, организации документооборота, инвентаризации, применения счетов бухгалтерского учета, организации регистров бухгалтерского учета, обработки информации.
2. Учетная политика Росархива сформирована в соответствии с:
Федеральным законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Федеральный закон № 402-ФЗ);
Единым планом счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкцией по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета, утвержденными приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н (далее — Инструкция 157н);
Планом счетов бюджетного учета и Инструкцией по применению Плана счетов бюджетного учета, утвержденными приказом Минфина России от 6 декабря 2010 г. № 162н (далее — Инструкция № 162н);
приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению» (далее — Приказ № 52н);
Инструкцией о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной отчетности об исполнении бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, утвержденной приказом Минфина России от 28.12.2010 № 191н (далее — Инструкция № 191н);
федеральным стандартом бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора», утвержденным приказом Минфина России от 31.12.2016 № 256н (далее — СГС № 256н);
федеральным стандартом «События после отчетной даты», утвержденным приказом Минфина России от 30.12.2017 № 275н (далее — СГС № 275н);
федеральным стандартом «Учетная политика, оценочные значения и ошибки», утвержденным приказом Минфина России от 30.12.2017 № 274н (далее — СГС № 274н);
федеральным стандартом «Доходы», утвержденным приказом Минфина России от 27.02.2018 № 32н (далее — СГС № 32);
федеральным стандартом «Отчет о движении денежных средств», утвержденным приказом Минфина России от 30.12.2017 № 278н (далее — СГС № 278);
федеральным стандартом «Нематериальные активы», утвержденным приказом Минфина России от 15.11.2019 № 181н (далее — СГС № 181);
иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также нормативными актами органов, регулирующих бухгалтерский учет.
3. Учетная политика предназначена для формирования полной и достоверной информации о финансовом состоянии, имуществе, обязательствах и финансовых результатах деятельности Росархива.
II. Организация бухгалтерского учета
4. Организация ведения бухгалтерского учета в Росархиве возложена на Финансово-экономический отдел Управления государственной политики и нормативно-правового регулирования Росархива (далее — Финансово-экономический отдел).
III. Основные правила ведения бухгалтерского учета
5. Бухгалтерский учет ведется методом начисления, согласно которому результаты операций признаются по факту их свершения, независимо от того, когда получены или выплачены денежные средства при расчетах, связанных с осуществлением указанных операций.
6. График документооборота Росархива приведен в приложении № 1 к Учетной политике.
7. При оформлении хозяйственных операций применяются унифицированные формы первичных учетных документов, формы которых установлены Приказом № 52н. Порядок представления и обработки первичных документов регламентируется СГС № 256 и Положением о предоставлении в Финансово-экономический отдел Росархива первичной документации (приложение № 4 к Учетной политике).
8. Бухгалтерский учет ведется в валюте Российской Федерации: рублях. Документирование операций с имуществом, обязательствами, а также иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета осуществляется на русском языке. Первичные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык.
9. Бухгалтерский учет Росархива ведется в электронном виде с использованием программы автоматизации бухгалтерского учета «1С: Предприятие 8.3».
10. Отражение операций при ведении бухгалтерского учета осуществляется в соответствии с рабочим планом счетов бухгалтерского учета, который формируется в составе номеров счетов учета для ведения синтетического и аналитического учета (приложение № 2 к Учетной политике) накопительным способом в регистрах бухгалтерского учета (приложение № 3 к Учетной политике). Финансово-экономический отдел ежемесячно формирует в электронном виде и на бумажном носителе регистры бухгалтерского учета — журналы операций по перечню (приложение № 3 к Учетной политике).
11. Первичные (сводные) учетные документы хранятся на бумажном носителе в течение сроков, установленных правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после окончания отчетного года, в котором (за который) они составлены.
12. Внутренний финансовый контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни ведется непрерывно в соответствии с действующим порядком осуществления внутриведомственного финансового контроля и внутреннего финансового аудита в Федеральном архивном агентстве руководителем, его заместителями, Финансово-экономическим отделом, организующим и выполняющим процедуры составления и исполнения федерального бюджета, ведения бюджетного учета и составления бюджетной отчетности, а также иные должностные лица в соответствии с их функциональными обязанностями. Данные прошедших внутренний контроль первичных (сводных) учетных документов систематизируются в форме актов результатов проверок, составленных по унифицированным формам, утвержденным Приказом № 52н и по формам, разработанным самостоятельно.
13. Бухгалтерский учет ведется раздельно в разрезе раздела, подраздела, целевой статьи, вида расходов, кода операций сектора государственного управления бюджетного финансирования.
14. Главная книга формируется единая по всем источникам финансирования.
15. Нумерация платежных документов сплошная независимо от источника финансирования.
16. Порядок признания событий после отчетной даты и отражение информации о них в отчетности осуществляется в соответствии с требованиями СГС № 275н.
а) наличные денежные средства выдаются под отчет на хозяйственно-операционные расходы только подотчетным лицам, работающим в Росархиве. Подотчетными лицами считаются работники Росархива, получившие авансом наличные денежные средства из кассы, или работники Росархива получившие денежные средства из кассы, в качестве возмещения расходов, по факту предоставления отчетных документов. Денежные средства под отчет выдаются по расходным кассовым ордерам и должны расходоваться строго по назначению;
б) денежные средства выдаются по распоряжению руководителя Росархива либо лица, имеющего право первой подписи на распорядительных и расчетных документах, под отчет с указанием назначения аванса. Аванс выдается в пределах сумм, определяемых целевым назначением. Работники, получившие наличные денежные средства под отчет на расходы, не связанные с командировкой, обязаны не позднее 3 календарных дней с даты выдачи (определяется по дате расходного кассового ордера) предъявить в Финансово-экономический отдел отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним;
в) работники, получившие наличные денежные средства под отчет на командировочные расходы, обязаны не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения из командировки предъявить в Финансово-экономический отдел отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним;
г) выдача наличных денежных средств под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу;
д) передача выданных под отчет денежных средств одним работником другому запрещается;
е) основанием для выплаты работнику перерасхода денежных средств по авансовому отчету или внесения в кассу неиспользованного аванса служит авансовый отчет, утвержденный руководителем Росархива либо лицом, имеющим право первой подписи на распорядительных и расчетных документах;
ж) денежные средства на служебные разъезды выдаются подотчетным лицам в соответствии со списком подотчетных лиц на основании действующего прейскуранта цен на безлимитный проездной билет города Москвы сроком на 365 дней. Возмещение данных расходов подотчетному лицу (лицам) осуществляется в течение семи календарных дней с момента предоставления в Финансово-экономической отдел документов подтверждающих факт расхода.
18. Учет объектов основных средств и порядок отнесения материальных объектов, используемых Росархивом в процессе своей деятельности, а также для управленческих нужд, к основным средствам, нематериальным активам и материальным запасам определяется на основании Инструкции № 157н и в соответствии с пунктом 2 федерального стандарта бухгалтерского учета государственных финансов «Нематериальные активы», утвержденного приказом Министерства финансов Российской Федерации от 15.11.2019 № 181н.
Нематериальными активами признаются объекты нефинансовых активов, предназначенные для неоднократного и (или) постоянного использования в деятельности учреждения свыше 12 месяцев, не имеющие материально-вещественной формы, с возможностью идентификации (выделения, отделения) от другого имущества, в отношении которого у субъекта учета при приобретении (создании) возникли исключительные права, права в соответствии с лицензионными договорами либо иными документами, подтверждающими существование права на такой актив.
Объект нефинансовых активов подлежит признанию в бухгалтерском учете в составе группы нематериальных активов при условии, что субъектом учета прогнозируется получение экономических выгод или полезного потенциала от его использования и первоначальную стоимость такого объекта можно надежно оценить.
Объект нематериальных активов принимается к бухгалтерскому учету с момента его признания. Единицей бухгалтерского учета объекта нематериальных активов является инвентарный объект.
19. Учет основных средств осуществляется по материально ответственным лицам.
20. Поступление и внутреннее перемещение основных средств оформляется первичными документами согласно Инструкции № 157н.
21. Срок полезного использования объектов основных средств и нематериальных активов определяется при вводе их в эксплуатацию в соответствии с максимальными сроками полезного использования имущества, установленными для первых девяти амортизационных групп Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 1 января 2002 г. № 1 «О Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы» (далее — Классификация).
Для объектов основных средств, входящих в десятую амортизационную группу указанной Классификации, начисление амортизации осуществляется исходя из Единых норм амортизационных отчислений на полное восстановление основных фондов народного хозяйства СССР, утвержденных Постановлением Совета Министров СССР от 22 октября 1990 г. № 1072.
Срок полезного использования объектов нематериальных активов определяется исходя из срока действия патента, свидетельства и других ограничений сроков использования объектов интеллектуальной собственности согласно законодательству Российской Федерации, ожидаемого срока использования этого объекта.
По нематериальным активам, по которым невозможно определить срок полезного использования, срок полезного использования и нормы амортизации устанавливаются в расчете на двадцать лет (но не более срока деятельности Росархива).
22. Выбытие нефинансовых активов осуществляется постоянно действующей комиссией по списанию объектов основных средств Росархива.
23. Единицей учета основных средств является инвентарный объект. Инвентарные объекты основных средств принимаются к учету согласно требованиям Общероссийского классификатора основных фондов ОК 013-2014 (СНС 2008), принятого и введенного в действие приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2018-ст.
24. Для организации учета и обеспечения контроля за сохранностью объектов основных средств каждому объекту недвижимого имущества, а также объекту движимого имущества основных средств (кроме объектов стоимостью до 3 000 рублей включительно за единицу и объектов библиотечного фонда независимо от их стоимости) присваивается уникальный порядковый инвентарный номер, независимо от того, находится ли он в эксплуатации, запасе или консервации.
25. Начисление амортизации на объекты основных средств и нематериальных активов начинается с первого числа месяца, следующего за месяцем принятия этого объекта к бюджетному учету, и производится до полного погашения стоимости этого объекта либо до списания этого объекта с бюджетного учета, или его выбытия в связи с уступкой (утратой) исключительных (имущественных) прав на результаты интеллектуальной деятельности (для объектов нематериальных активов).
Расчет годовой суммы начисления амортизации основных средств и нематериальных активов производится линейным способом, исходя из балансовой стоимости объектов основных средств, нефинансовых активов и нормы амортизации, исчисленной исходя из срока полезного использования. В течение финансового года амортизация на основные средства и нематериальные активы начисляется ежемесячно в размере 1/12 годовой суммы.
26. По объектам основных средств и нематериальных активов амортизация в целях бюджетного учета начисляется в следующем порядке.
На объекты недвижимого имущества при принятии объекта к учету по факту государственной регистрации прав на объекты недвижимого имущества, предусмотренной законодательством Российской Федерации:
стоимостью до 40 000 рублей включительно амортизация начисляется в размере 100% балансовой стоимости объекта;
стоимостью свыше 40 000 рублей амортизация начисляется в соответствии с рассчитанными в установленном порядке нормами.
На объекты движимого имущества, библиотечного фонда и объекты нематериальных активов стоимостью до 40 000 рублей включительно амортизация начисляется в размере 100% балансовой стоимости при выдаче объекта в эксплуатацию.
На объекты основных средств, стоимостью до 3 000 рублей включительно, за исключением объектов библиотечного фонда, нематериальных активов, амортизация не начисляется.
На иные объекты основных средств стоимостью от 3 000 до 40 000 рублей включительно амортизация начисляется в размере 100% балансовой стоимости при выдаче объекта в эксплуатацию.
27. В составе материальных запасов учитываются материальные запасы в форме материалов, запасных частей и готовой продукции, предназначенных для использования в процессе деятельности Росархива, срок полезного использования которых не превышает 12 месяцев независимо от их стоимости, и предметы, используемые в деятельности Росархива в течение периода, превышающего 12 месяцев, но не относящиеся к основным средствам.
28. Материальные запасы принимаются к бюджетному учету по фактической стоимости с учетом сумм налога на добавленную стоимость, предъявленных поставщиками и подрядчиками.
29. Списание (отпуск) материальных запасов производится по средней фактической стоимости.
Оценка материальных запасов по средней фактической стоимости производится по каждой группе (виду) запасов путем деления общей фактической стоимости группы (вида) запасов на их количество, складывающихся, соответственно, из средней фактической стоимости и количества остатка на начало месяца и поступивших запасов в течение текущего месяца на дату списания (отпуска).
30. Выдача основных средств, стоимостью до 3 000 рублей за единицу включительно, за исключением объектов недвижимого имущества, а также материальных ценностей в эксплуатацию для хозяйственных нужд производится материально ответственным лицом по ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (код формы 0504210). Ведомость, утвержденная руководителем Росархива либо лицом, имеющим право первой подписи на распорядительных и расчетных документах, или лицом, его замещающим, служит основанием для списания материальных ценностей с баланса Росархива.
31. На забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности» ведется учет находящихся на хранении и выдаваемых в рамках хозяйственной деятельности бланков трудовых книжек.
Организация работы по ведению учета, хранению и выдаче бланков трудовых книжек возлагается на кассира. Внутреннее перемещение бланков трудовых книжек отражается по забалансовому счету на основании оправдательных первичных документов путем изменения ответственного лица и места хранения.
32. На забалансовом счете 07 «Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры» ведется учет ценных подарков и сувениров, приобретаемых в целях вручения членам иностранных делегаций. Ценные подарки и сувениры учитываются по стоимости их приобретения.
33. Объекты основных средств, находящиеся в эксплуатации, стоимостью до 3 000 рублей включительно, за исключением объектов библиотечного фонда, а также объектов недвижимого имущества, в целях обеспечения надлежащего контроля за их движением списываются с балансового учета с одновременным отражением объектов на забалансовом счете 21 «Основные средства стоимостью до 3 000 рублей включительно в эксплуатации» до момента их списания или выбытия по иным основаниям, по наименованиям, количеству и материально ответственным лицам по условной оценке 1 рубль за один объект учета.
34. На забалансовом счете 24 «Имущество, переданное в доверительное управление» учитываются объекты имущества, переданного в доверительное управление, в целях надлежащего контроля за их движением. Принятие к учету объектов имущества осуществляется на основании акта приема-передачи имущества по стоимости, указанной в акте.
Выбытие объектов имущества с забалансового счета производится на основании акта по стоимости, по которой объекты были ранее приняты к забалансовому учету.
35. Учет отработанного времени ведется в табелях учета использования рабочего времени. Табель заполняется ежемесячно в разрезе отделов лицами, назначенными начальниками отделов, только на основании документов по учету личного состава: приказов о приеме на работу, переводе, увольнении. При формировании табеля календарные дни месяца расчетного периода до принятия работника и (или) после его увольнения заполняются прочерком. Для расчета аванса заполненный табель за первую половину текущего месяца сдается в Финансово-экономический отдел до 16 числа текущего месяца. Заполненный табель за текущий месяц подписывается лицом, ведущим табельный учет, утверждается начальником отдела и передается до последнего числа текущего месяца в Финансово-экономический отдел.
Оплата труда производится в соответствии со штатным расписанием Росархива, Положения о премировании и оказании материальной помощи государственным служащим центрального аппарата Федерального архивного агентства, утвержденного приказом Росархива от 14 января 2016 г. № 1 «Об утверждении Положения о порядке выплаты ежемесячной надбавки к должностному окладу за особые условия федеральной государственной гражданской службы, премирования за выполнение особо важных и сложных заданий, оказания материальной помощи и иных выплат федеральным государственным гражданским служащим Федерального архивного агентства».
36. Учет единовременной субсидии на цели приобретения (строительства) жилого помещения (части жилого помещения) выделяемой государственным гражданским служащим Росархива до момента представления ими выписки из Единого государственного реестра прав на недвижимое имущество и сделок с ним в отношении жилого помещения (части жилого помещения), которое было приобретено (построено) с использованием единовременной выплаты отражается на забалансовом счете 29 «Предоставленные субсидии на приобретение жилья».
IV. Порядок и сроки проведения инвентаризации
37. Инвентаризация имущества, финансовых активов и обязательств проводится ежегодно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности на основании приказов Росархива.
При этом все материальные ценности, учитываемые на забалансовых счетах, кроме имущества, переданного в доверительное управление, инвентаризируются в порядке и сроки, установленные для объектов, учитываемых на балансе.
Внеплановые инвентаризации проводятся при смене материально ответственных лиц, при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций.
38. Выявленные при инвентаризации и других проверках расхождения фактического наличия имущества с данными бюджетного учета оформляются в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.
39. Результаты инвентаризации отражаются в бюджетном учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации — в годовом бюджетном отчете.
V. Методика ведения бухгалтерского учета
40. Систематизация и накопление информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, в целях отражения ее на счетах бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности осуществляется в регистрах бухгалтерского учета, составляемых по формам, согласно законодательству Российской Федерации, регулирующему бухгалтерский учет.
41. В составе прочих материальных запасов (расходных материалов для оргтехники) учитываются дискеты, картриджи, кабели, переходники и другие соответствующие товары. Списание производится на основании ведомости выдачи материальных запасов на нужды Росархива.
42. Учет исполнения бюджетной сметы осуществляется в соответствии с указаниями о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации.
43. Перечисление бюджетных средств с лицевого счета, открытого в органах федерального казначейства, отражается по кредиту счета 30405000. Сдача депонированной заработной платы, возврат текущей дебиторской задолженности оформляется как восстановление кассовых расходов.
44. Учет операций по движению денежных средств в иностранных валютах ведется в валюте Российской Федерации по курсу Центрального банка Российской Федерации на дату совершения операций в иностранной валюте. Переоценка денежных средств в иностранных валютах осуществляется на дату совершения операций в иностранной валюте и на отчетную дату.
VI. Порядок и сроки представления отчетности об исполнении бюджета бюджетной системы Российской Федерации и иной отчетности
45. Финансово-экономический отдел составляет и представляет месячную, квартальную, годовую отчетность и иную отчетность об исполнении федерального бюджета в порядке и сроки, установленные законодательством Российской Федерации.
46. Федеральные казенные и федеральные бюджетные учреждения, находящиеся в ведении Росархива, представляют месячную, квартальную, годовую отчетность об исполнении федерального бюджета по главе 155 «Федеральное архивное агентство» как получатели средств федерального бюджета, в порядке и сроки, установленные законодательством Российской Федерации и графиком Росархива.
47. Финансово-экономический отдел составляет и представляет сводную месячную, квартальную, годовую отчетность и иную отчетность по главе 155 «Федеральное архивное агентство» как главный распорядитель средств федерального бюджета, главный администратор доходов федерального бюджета в порядке и сроки, установленные законодательством Российской Федерации.
VIII. Методы оценки объектов бухгалтерского учета
Оценка отдельных объектов бухгалтерского учета в случаях, предусмотренных нормативными правовыми актами, регулирующими ведение бухгалтерского учета и составление бухгалтерской (финансовой) отчетности, осуществляется по справедливой стоимости.
Справедливая стоимость представляет собой оценку актива (обязательства) на конкретную дату. При определении справедливой стоимости используются документально подтвержденные данные о рыночных ценах, полученные от независимых экспертов (оценщиков), либо сформированные Росархивом самостоятельно путем изучения рыночных цен в открытом доступе.
При определении справедливой стоимости не учитываются возможные (предполагаемые) издержки по сделке, связанные с передачей или иной формой выбытия актива (обязательства).
Основными методами определения справедливой стоимости для различных видов активов и обязательств являются:
Для определения справедливой стоимости соответствующего вида актива или обязательства используется метод, который наиболее применим, и позволяет достоверно оценить справедливую стоимость соответствующего объекта бухгалтерского учета, либо метод, предусмотренный для соответствующего объекта бухгалтерского учета, нормативными правовыми актами, регулирующими ведение бухгалтерского учета и составление бухгалтерской (финансовой) отчетности в Росархиве.
При использовании метода рыночных цен справедливая стоимость актива (обязательства) определяется на основании текущих рыночных цен или данных о недавних сделках с аналогичными или схожими активами (обязательствами), совершенных без отсрочки платежа.
При определении справедливой стоимости актива по методу амортизированной стоимости замещения, последняя определяется, как разница между стоимостью восстановления (воспроизводства) актива или стоимостью замены актива, в зависимости от того, какая из этих величин меньше, и суммой накопленной амортизации, рассчитанной на основе такой стоимости.
Стоимость восстановления (воспроизводства) актива определяется как стоимость полного восстановления (воспроизводства) полезного потенциала актива.
Стоимость замены актива рассчитывается на основе рыночной цены покупки аналогичного актива с сопоставимым оставшимся сроком его полезного использования».
IX. Информация, раскрываемая в бухгалтерской (финансовой) отчетности в результате признания (восстановления) убытков от обесценения актива
Формирование информации, раскрываемой в бухгалтерской (финансовой) отчетности о суммах убытков от обесценения активов, осуществляется с учетом нормативных правовых актов, регулирующих ведение бухгалтерского учета и составление бухгалтерской (финансовой) отчетности.
Выявление признаков обесценения актива, осуществляется Росархивом в рамках инвентаризации активов и обязательств, проводимой им в целях обеспечения достоверности данных годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности, путем анализа наличия любых признаков, указывающих на возможное обесценение актива.
Признаки обесценения делятся на внешние и внутренние.
К внешним признакам обесценения актива относятся:
- существенные (долгосрочные — более периода, за который осуществляется планирование деятельности субъекта учета) изменения в законодательстве Российской Федерации, внешней и внутренней политике, экономике, технологиях, которые произошли в течение отчетного года или произойдут в ближайшем будущем и которые неблагоприятно влияют (окажут влияние) на деятельность Росархива;
- значительное снижение за отчетный год справедливой стоимости актива, учитываемого по справедливой стоимости, по сравнению со снижением справедливой стоимости актива в результате его эксплуатации и (или) устаревания (нормального физического и (или) морального износа);
- отсутствие либо значительное снижение потребности в продукции, работах, услугах, обеспечиваемых активом.
К внутренним признакам обесценения актива относятся:
- моральное устаревание и (или) физическое повреждение актива, снижающие его полезный потенциал;
- существенные долгосрочные изменения в степени и (или) способе использования актива, которые произошли в течение отчетного периода или ожидаются в ближайшем будущем и которые неблагоприятно повлияют на деятельность Росархива;
- резкое увеличение расходов субъекта учета на эксплуатацию или обслуживание актива по сравнению с тем, что было первоначально запланировано.
X. Положение о предоставлении в Финансово-экономический отдел Росархива первичной и иной документации структурными подразделениями
1. Первичный учетный документ и иные документы принимаются к учету Финансово-экономическим отделом Росархива при условии отражения в нем всех реквизитов, предусмотренных унифицированной формой документа (при отсутствии унифицированной формы — обязательных реквизитов, предусмотренных п. 25 СГС № 256н) и при наличии на документе подписи руководителя субъекта учета или уполномоченных им на то лиц. Первичные учетные и иные документы представляются в Финансово-экономический отдел Росархива начальниками структурных подразделений в соответствии с мероприятиями, которые эти отделы осуществляют.
2. Сроки предоставления в Финансово-экономический отдел документов по оплате оказанных услуг, работ или поставленных товаров, осуществляется в соответствии с условиями договора.
Если условия договора не отражают конкретные сроки предоставления документов, документы должны быть представлены в трехдневный срок с даты их составления поставщиком работ, услуг. Документы, которыми оформляются факты хозяйственной жизни с денежными средствами, принимаются к отражению в бухгалтерском учете при наличии на документе подписей руководителя Росархива и главного бухгалтера или уполномоченных ими на то лиц. Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, бухгалтерскому учету не принимаются, за исключением документов, подписываемых руководителем Росархива. В случае, если по отдельным хозяйственным операциям унифицированные формы первичных учетных документов не предусмотрены, документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:
- наименование документа;
- дату составления документа;
- наименование участника хозяйственной операции, от имени которого составлен документ, а также его идентификационные коды;
- содержание хозяйственной операции;
- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
- наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
- личные подписи указанных лиц и их расшифровка. В случае ненадлежащего оформления, первичная документация не принимается Финансово-экономическим отделом к учету и оплате.
2. Первичная документация или иные документы для получения наличных денежных средств из кассы Росархива (чеки, товарные накладные, счета и иное) представляется в финансово-экономический отдел со служебной запиской от начальника структурного подразделения (или подотчетного лица), который осуществляет данную закупку по согласованию с руководителем Росархива, с отражением суммы и предмета закупки. Документы предоставляются в Финансово-экономический отдел не менее, чем за три дня до наступления необходимости приобретения за наличный расчет.
3. Табели учета рабочего времени предоставляются в Финансово-экономический отдел начальниками структурных подразделений или иным ответственным лицом структурного подразделения не позднее 1 и 16 числа каждого месяца. Если данные даты совпадают с праздничным или выходным днем, то табели учета рабочего времени предоставляются до наступления праздничного или выходного дня. Табели учета рабочего времени должны быть заполнены в соответствии с правилами их заполнения. В случае ненадлежащего заполнения, табели рабочего времени не принимаются Финансово-экономическим отделом.
4. Приказы о приеме на работу новых сотрудников принимаются Финансово-экономическим отделом от начальника отдела государственной службы, кадров и наград только с перечнем документов, необходимых для начисления заработной платы и налогов, а именно:
копии свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;
копии документа, выдаваемого застрахованному лицу, подтверждающего его регистрацию в системе государственного пенсионного страхования Российской Федерации;
копии документа, удостоверяющего личность (включая информацию о регистрации по месту жительства);
копии свидетельств о рождении детей;
справки для расчета больничного листа с предыдущего места работы;
Приказы о приеме на работу новых сотрудников с необходимыми документами предоставляются в Финансово-экономический отдел не позднее дня приема на работу нового сотрудника.
5. Документация для проведения закупки (проект контракта, обоснование НМЦК, описание объекта закупки и иные необходимые документы) предоставляются структурными подразделениями, являющимся инициатором закупки, в финансово-экономический отдел не позднее двух рабочих дней до планируемой даты размещения извещения о закупке.
6. Принятие к бухгалтерскому учету документов, оформляющих операции с наличными или безналичными денежными средствами, содержащих исправления, не допускаются. Иные учетные документы, содержащие исправления, принимаются финансово-экономическим отделом от структурных подразделений в случае, когда исправления внесены по согласованию с лицами, составившими и (или) подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, с указанием надписи «Исправленному верить»/«Исправлено» и даты внесения исправления.
7. Лица, на которые возложено ведение бухгалтерского учета и осуществление закупочных процедур не несут ответственности за соответствие составленных другими лицами первичных и иных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни.
XI. Порядок формирования и использования резервов предстоящих расходов
В учете формируются резервы для оплаты отпусков за фактически отработанное время и компенсаций за неиспользованный отпуск, включая резерв на пенсионные и иные аналогичные выплаты.
Резерв используется только на покрытие тех расходов, в отношении которых он был создан.
Признание в учете расходов, в отношении которых сформирован резерв, осуществляется за счет суммы резерва. При его недостаточности соответствующие суммы отражаются в составе расходов текущего периода.
Для отражения конкретных резервов на счете 0 401 60 000 вводятся аналитические коды в порядке, определенном рабочим планом счетов.
2. Расчет резерва для оплаты отпусков.
В целях расчета резерва для оплаты отпусков осуществляется оценка обязательств по состоянию на текущий год.
Резерв на оплату отпусков определяется исходя из количества дней неиспользованного отпуска по всем работникам.
Для определения размера обязательства формируются сведения о неиспользованных днях отпуска в соответствии с Приложением № 4 настоящей учетной политики.
Резерв для оплаты отпусков состоит из определяемых отдельно обязательств:
Расчет оценки обязательства на оплату отпусков производится в целом по формуле:
\text{Обязательствонаоплатуотпусков } = \sum (Kn \times \text{СЗП}n),
Kn — количество неиспользованных n-м сотрудником дней отпуска по состоянию на конец расчетного периода;
СЗПn — средний дневной заработок n-го работника, определяемый по состоянию на конец расчетного периода в соответствии с п. 10 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы (утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 24.12.2007 № 922);
n — число работников, имеющих право на оплачиваемые отпуска по состоянию на конец соответствующего периода.
1. Оценка обязательств по сумме обязательных страховых взносов рассчитывается с учетом ставки взносов в соответствующие фонды.
2. Сумма резерва для оплаты отпусков по состоянию на конец расчетного периода определяется как сумма величины обязательства на оплату отпусков и обязательства на уплату обязательных взносов.
3. Расчет оценки обязательств и суммы резерва для оплаты отпусков оформляется отдельным документом произвольной формы, который подписывает исполнитель и лицо, ответственное за ведение учета.
XII. Порядок передачи документов бухгалтерского учета при смене руководителя субъекта учета и (или) главного бухгалтера либо иного должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета
1. Основанием для передачи документов и дел является прекращение полномочий руководителя и (или) приказ об освобождении от должности главного бухгалтера либо иного должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.
При возникновении названного основания издается приказ о передаче документов и дел. В нем указываются:
а) лицо, передающее документы и дела;
б) лицо, которому передаются документы и дела;
в) дата передачи документов и дел и время начала и предельный срок такой передачи;
г) состав комиссии, создаваемой для передачи документов и дел (далее — комиссия);
д) перечень имущества и обязательств, подлежащих инвентаризации, и состав инвентаризационной комиссии (если он отличается от состава комиссии, создаваемой для передачи документов и дел).
На время участия в работе комиссии ее члены освобождаются от исполнения своих непосредственных должностных обязанностей, если иное не указано в приказе о передаче документов и дел.
2. Передача документов и дел начинается с проведения инвентаризации.
Инвентаризации подлежит все имущество, которое закреплено за лицом, передающим дела и документы.
Проведение инвентаризации и оформление ее результатов осуществляется в соответствии с п. IV настоящей учетной политики.
Непосредственно при передаче дел и документов осуществляются следующие действия:
а) передающее лицо в присутствии всех членов комиссии демонстрирует принимающему лицу все передаваемые документы, в том числе:
- учредительные, регистрационные и иные документы;
- лицензии, свидетельства и прочее;
- документы учетной политики;
- бланки строгой отчетности;
- материалы о недостачах и хищениях, переданные и не переданные в правоохранительные органы;
- регистры бухгалтерского учета: главные книги, оборотные ведомости, карточки, журналы операций и прочее;
- акты сверки расчетов с налоговыми органами, контрагентами;
- первичные (сводные) учетные документы;
- документы по инвентаризации имущества и обязательств, в том числе акты инвентаризации, инвентаризационные описи, сличительные ведомости;
б) передающее лицо в присутствии всех членов комиссии демонстрирует принимающему лицу всю информацию, которая имеется в электронном виде и подлежит передаче (бухгалтерские базы, пароли и иные средства доступа к необходимым для работы ресурсам и пр.);
в) передающее лицо в присутствии всех членов комиссии передает принимающему лицу все электронные носители, необходимые для работы, в частности сертификаты электронной подписи, а также демонстрирует порядок их применения (если это не сделано ранее);
г) передающее лицо в присутствии всех членов комиссии передает принимающему лицу ключи от сейфов, печати и штампы и т.п.;
д) передающее лицо в присутствии всех членов комиссии доводит до принимающего лица информацию обо всех проблемах, нерешенных делах, возможных или имеющих место претензиях контролирующих органов и иных аналогичных вопросах;
е) при необходимости передающее лицо дает пояснения по любому из передаваемых (демонстрируемых в процессе передачи) документов, информации, предметов. Предоставление пояснений по любому вопросу принимающего лица и (или) члена комиссии обязательно.
По результатам передачи дел и документов составляется акт по форме, приведенной в Приложении № 5.
В акте отражается каждое действие, осуществленное при передаче, а также все документы, которые были переданы (продемонстрированы) в процессе передачи.
В акте отражаются все существенные недостатки и нарушения в организации работы по ведению учета, выявленные в процессе передачи документов и дел.
Акт составляется в двух экземплярах (для передающего и принимающего), подписывается передающим лицом, принимающим лицом и всеми членами комиссии. Отказ от подписания акта не допускается.
Каждое из лиц, подписывающих акт, имеет право внести в него все дополнения (примечания), которые сочтет нужным, а также привести рекомендации и предложения. Все дополнения, примечания, рекомендации и предложения излагаются в самом акте, а при их значительном объеме — на отдельном листе.
В последнем случае при подписании делается отметка «Дополнения (примечания, рекомендации, предложения) прилагаются».
агентства, утвержденной приказом Росархива от 28 июля 2023 г. № 75
ГРАФИК ДОКУМЕНТООБОРОТА ФЕДЕРАЛЬНОГО АРХИВНОГО АГЕНТСТВА
| № п/п | Вид документа | Код формы | Кто представляет | Кому представляет | Срок сдачи | Срок исполнения (обработки) |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| 1 | Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий и сооружений) | 0504101 | Материально ответственное лицо | Финансово-экономический отдел | До 3 числа месяца, следующего за отчетным месяцем | До 3 рабочих дней после получения отчета |
| 2 | Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств | 0504102 | Материально ответственное лицо | Финансово-экономический отдел | В момент свершения операции | До 3 рабочих дней после получения накладной |
| 3 | Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) | 0504104 | Материально ответственное лицо | Финансово-экономический отдел | До 3 числа месяца, следующего за отчетным месяцем | До 3 рабочих дней после получения отчета |
| 4 | Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения | 0504210 | Материально ответственное лицо | Финансово-экономический отдел | До 3 числа месяца, следующего за отчетным месяцем | До 3 рабочих дней после получения отчета |
| 5 | Счета-фактуры | Ответственные по отделам | Финансово-экономический отдел | До 5 числа месяца, следующего за отчетным месяцем | ||
| 6 | Акты выполненных работ (услуг) | Ответственные по отделам | Финансово-экономический отдел | До 5 числа месяца, следующего за отчетным месяцем | До 3 рабочих дней после представления | |
| 7 | Табель учета использования рабочего времени | Ответственные по отделам | Финансово-экономический отдел | До 16 и последнего числа каждого месяца | 16 и последнее число каждого месяца | |
| 8 | Приказы о зачислении работников в штат | Отдел государственной службы, кадров и наград | Финансово-экономический отдел | До 16 и последнего числа каждого месяца | 16 и последнего числа каждого месяца | |
| 9 | Приказы об увольнении | Отдел государственной службы, кадров и наград | Финансово-экономический отдел | Не менее чем за 5 рабочих дней до увольнения | 3 рабочих дня после получения приказов | |
| 10 | Приказы на отпуск | Отдел государственной службы, кадров и наград | Финансово-экономический отдел | Не менее чем за 5 рабочих дней до отпуска | 3 рабочих дня после получения приказов | |
| 11 | Приказ на командирование работников за границу | Отдел государственной службы, кадров и наград | Финансово-экономический отдел | Не менее чем за 5 рабочих дней до начала командировки | 3 рабочих дня после получения приказов | |
| 12 | Авансовые отчеты | 0504505 | Подотчетные лица | Финансово-экономический отдел | В течение 3 рабочих дней по прибытии из командировки. В течение 3 календарных дней с даты выдачи денежных средств под отчет на расходы, не связанные с командировкой | 3 рабочих дня после получения авансового отчета |
| 13 | Расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также по расходам на выплату страхового обеспечения | 4-ФСС | Финансово-экономический отдел | ФСС по г. Москве | До 25 числа месяца, следующего за отчетным кварталом | Срок представления отчета 25 число месяца, следующего за отчетным кварталом |
| 14 | Сведения о численности, заработной плате и движении работников | П-4 | Финансово-экономический отдел | Московский центральный окружной отдел государственной статистики ФСГС | До 14 числа месяца, следующего за отчетным кварталом | Срок представления отчета 15 числа месяца, следующего за отчетным кварталом |
| 15 | Налоговый расчет по авансовому платежу по налогу на имущество организаций | КНД 1152028 | Финансово-экономический отдел | ИФНС России N 6 по г. Москве | До 20 числа месяца, следующего за отчетным кварталом | Срок представления отчета 20 числа месяца, следующего за отчетным кварталом |
| 16 | Налоговая декларация по налогу на добавленную стоимость | КНД 1151001 | Финансово-экономический отдел | ИФНС России N 6 по г. Москве | До 20 числа месяца, следующего за отчетным кварталом | Срок представления отчета 20 числа месяца, следующего за отчетным кварталом |
| 17 | Декларация по налогу на прибыль | КНД 1151006 | Финансово-экономический отдел | ИФНС России N 6 по г. Москве | До 20 числа месяца, следующего за отчетным кварталом | Срок представления отчета 20 числа месяца, следующего за отчетным кварталом |
| 18 | Отчет о поступлении средств федерального бюджета главным распорядителям бюджетных средств | 2-БФ(В) 0508080 | Финансово-экономический отдел | Счетная палата Российской Федерации | До 7 числа месяца, следующего за отчетным месяцем | Срок представления отчета 8 числа месяца, следующего за отчетным месяцем |
| 19 | Расчет по страховым взносам | КНД 1151111 | Финансово-экономический отдел | ИФНС России N 6 по г. Москве | До 30 числа того месяца, который начинается после отчетного квартала | Срок представления отчета 30 число того месяца, который начинается после отчетного квартала |
| 20 | Бюджетный отчет в установленном объеме | Финансово-экономический отдел | Федеральное казначейство РФ | По графику Минфина России | ||
| 21 | Сводный бюджетный отчет в установленном объеме | Финансово-экономический отдел | Федеральное казначейство РФ | По графику Минфина России | По графику Минфина России | |
| 22 | Справка о доходах и суммах налога физического лица | КНД 1151078 2-НДФЛ | Финансово-экономический отдел | ИФНС России N 6 по г. Москве | Ежегодно до 31 марта | До 1 апреля года, следующего за текущим |
| Расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом | КНД 1151099 6-НДФЛ | Финансово-экономический отдел | ИФНС России N 6 по г. Москве | Ежегодно до 31 марта | До 1 апреля года, следующего за текущим | |
| 23 | Сведения о застрахованных лицах | СЗВ-М | Финансово-экономический отдел | Управление N 7 Главного управления ПФР | До 15 числа месяца, следующего за отчетным кварталом | До 15 числа месяца, следующего за отчетным кварталом |
| 24 | Сведения об использовании бюджетных инвестиций в объекты капитального строительства, включенные в федеральную адресную инвестиционную программу | 1-БЗ (инвестиции) | Финансово-экономический отдел | ГМЦ Росстата | До 30 числа месяца, следующего за отчетным кварталом | |
| 25 | Сведения об использовании средств из бюджетных и внебюджетных источников финансирования на выполнение федеральных целевых программ | 1-ФП | Финансово-экономический отдел | ГМЦ Росстата | До 30 числа месяца, следующего за отчетным кварталом |
Приложение N 2
к Учетной политике Федерального архивного агентства, утвержденной приказом Росархива от 28 июля 2023 г. N 75
Приложение N 3 к Учетной политике Федерального архивного агентства, утвержденной приказом Росархива от 28 июля 2023 г. N 75
ПЕРЕЧЕНЬ РЕГИСТРОВ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА
1. Журнал операций по счету "Касса".
2. Журнал операций с безналичными денежными средствами.
3. Журнал операций расчетов с подотчетными лицами.
4. Журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками.
5. Журнал операций расчетов с дебиторами по доходам.
6. Журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов.
Приложение N 4 к Учетной политике Федерального архивного агентства, утвержденной приказом Росархива от 28 июля 2023 г. N 75
Данные расчета резерва отпускных на 20__ г.
| Средний дневной заработок | Количество человек | Среднее количество дней отпуска | Резерв средств | Примечание |
|---|---|---|---|---|
| Исполнитель (должность) | | (подпись) | | (расшифровка) | | --- | --- | --- | --- | --- | | «» ____________ 20 г. | | | | |
Приложение № 5 к Учетной политике Федерального архивного агентства, утвержденной приказом Росархива от 28 июля 2023 г. № 75
1. Следующие документы и сведения:
| № п/п | Описание переданных документов и сведений | Количество |
|---|---|---|
2. Следующая информация в электронном виде:
| № п/п | Описание переданной информации в электронном виде | Количество |
|---|---|---|
3. Следующие электронные носители, необходимые для работы:
| № п/п | Описание переданного электронного носителя | Количество |
|---|---|---|
4. Ключи от сейфов: (точное описание сейфов и мест их расположения).
| № п/п | Описание печатей и штампов | Количество |
|---|---|---|
Доведена следующая информация о проблемах, нерешенных делах, возможных или имеющих место претензиях контролирующих органов и иных аналогичных вопросах:
Передающим лицом даны следующие пояснения:
___________________________________________________
Дополнения (примечания, рекомендации, предложения):
___________________________________________________
1. ________________________________________________
2. ________________________________________________
(должность) (подпись) (фамилия, инициалы)
(должность) (подпись) (фамилия, инициалы)
(должность) (подпись) (фамилия, инициалы)
(должность) (подпись) (фамилия, инициалы)
(должность) (подпись) (фамилия, инициалы)
В настоящем акте пронумеровано, прошнуровано и заверено печатью __ листов.
(должность председателя комиссии) (подпись) (фамилия, инициалы)