Приказ Минвуза СССР от 29.01.1980 № 75

«Об утверждении Инструкции о работе с предложениями, заявлениями, жалобами и организации приема граждан в системе Министерства высшего и среднего специального образования СССР»

МИНИСТЕРСТВО ВЫСШЕГО И СРЕДНЕГО СПЕЦИАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ СССР

ПРИКАЗ

от 29 января 1980 г. № 75

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О РАБОТЕ С ПРЕДЛОЖЕНИЯМИ, ЗАЯВЛЕНИЯМИ, ЖАЛОБАМИ И ОРГАНИЗАЦИИ ПРИЕМА ГРАЖДАН В СИСТЕМЕ МИНИСТЕРСТВА ВЫСШЕГО И СРЕДНЕГО СПЕЦИАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ СССР

В целях дальнейшего совершенствования работы с предложениями, заявлениями, жалобами и организации приема граждан в системе Министерства высшего и среднего специального образования СССР приказываю:

1. Утвердить и ввести в действие Инструкцию о работе с предложениями, заявлениями, жалобами и организации приема граждан в системе Министерства высшего и среднего специального образования СССР.

2. Начальникам структурных подразделений Министерства высшего и среднего специального образования СССР обеспечить работу с предложениями, заявлениями, жалобами и организацию приема граждан в соответствии с утвержденной Инструкцией.

3. Министерствам высшего и среднего специального образования союзных республик, Главному управлению высшими учебными заведениями Минвуза СССР обязать ректоров высших и директоров средних специальных учебных заведений, предприятий и организаций Минвуза обеспечить работу с предложениями, заявлениями, жалобами и организацию приема граждан в соответствии с утвержденной Инструкцией.

4. Считать утратившим силу приказ Министерства высшего и среднего специального образования СССР от 28 декабря 1972 г. № 912 в части утверждения Инструкции о работе с письмами и приеме граждан в системе Минвуза СССР.

5. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на Канцелярию Министерства (т. Тюльпанова).

ИНСТРУКЦИЯ О РАБОТЕ С ПРЕДЛОЖЕНИЯМИ, ЗАЯВЛЕНИЯМИ, ЖАЛОБАМИ И ОРГАНИЗАЦИИ ПРИЕМА ГРАЖДАН В СИСТЕМЕ МИНИСТЕРСТВА ВЫСШЕГО И СРЕДНЕГО СПЕЦИАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ СССР

1. Общие положения

1.1 Настоящая Инструкция:

• предусматривает единообразие в работе с предложениями, заявлениями, жалобами <*> и организации приема граждан в системе Минвуза СССР;

<*> В дальнейшем предложения, заявления, жалобы именуются как письма.

• обеспечивает выполнение Указа Президиума Верховного Совета СССР от 12 апреля 1968 г. «О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан»;
• устанавливает правила учета, регистрации, рассмотрения, контроля за исполнением писем и организации приема граждан;
• определяет порядок составления отчетности и рассмотрения результатов работы с письмами и организации приема граждан.

1.2. Ответственность за правильную поставку этой работы возлагается на руководителей министерств высшего и среднего специального образования союзных республик, Главного управления высшими учебными заведениями Минвуза СССР, высших и средних специальных учебных заведений, предприятий и организаций системы.

Все сотрудники являются ответственными за соблюдение той части инструкции, которая относится к кругу их обязанностей.

1.3. Осуществление делопроизводственных операций, связанных с рассмотрением и исполнением писем и организацией приема граждан, возлагается на начальников (заведующих) управлений делами <*>, канцелярий министерств, учебных заведений, предприятий и организаций системы, а в их структурных подразделениях — на лиц, назначенных ответственными за эту работу (инспекторов, секретарей, лаборантов и пр.).

<*> В дальнейшем управления делами именуются как канцелярии.

1.4. Вновь принятые сотрудники должны быть детально ознакомлены с настоящей Инструкцией, а также с требованиями постановления ЦК КПСС «Об улучшении работы по рассмотрению писем и организации приема трудящихся», Указа Президиума Верховного Совета СССР от 12 апреля 1968 г. «О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан», постановления ЦК КПСС «О дальнейшем совершенствовании работы с письмами трудящихся в свете решений XXV съезда КПСС» и постановления Президиума Верховного Совета СССР от 8 февраля 1977 г. «О практике применения Указа Президиума Верховного Совета СССР от 12 апреля 1968 г. „О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан“.»

2. Учет и регистрация

2.1. Все поступающие письма граждан должны быть учтены в соответствующих учетных формах (приложение 1), установленных инструкцией по делопроизводству данного учреждения (министерства, учебного заведения, предприятия, организации), и подлежат регистрации.

Примечание. В учебных заведениях могут не регистрироваться письменные обращения граждан с просьбой сообщить условия приема и порядок обучения, если на эти письма направляются типовые или трафаретные ответы. Поступление этих писем отмечается в соответствующих учетных формах (приложение 2). Все приводимые в приложениях к данной Инструкции формы являются типовыми.

2.2. Регистрация и запись в учетные формы производятся в день поступления письма. Письма, полученные во время приема, должны быть переданы сотрудникам делопроизводства для соответствующего оформления не позднее следующего дня.

2.3 Регистрация писем производится только один раз и осуществляется:

• в канцелярии учреждения — адресованных руководству или учреждению (без указания подразделения или фамилии получателя), всех поступающих из вышестоящих органов и редакций газет и журналов с ответом в редакции;
• в структурных подразделениях — адресованных этим подразделениям.

При наличии специальной группы или отдельного работника, занимающихся всем комплексом работ, связанных с письмами граждан, а также при небольшом объеме поступающих писем (до 500 в год) руководством может быть установлена централизованная регистрация.

2.4. В правом верхнем углу поступившего письма ставится регистрационный номер, начальная буква фамилии автора (при большом объеме поступающих писем — первые две буквы фамилии) и дата поступления.

Регистрационные номера состоят из индекса корреспондента, индекса структурного подразделения и порядкового номера по данной группе корреспондентов. Здесь же указывается дата поступления письма. Классификатор корреспондентов и индексы структурных подразделений устанавливаются инструкцией по делопроизводству.

Например: 55-02-378 ИВ, 09.10.79, где:

55 — индекс корреспондента (письма граждан);

02 — индекс структурного подразделения;

378 — порядковый номер письма;

ИВ — первые две буквы фамилии заявителя (Иванов);

09.10.79 — дата регистрации.

2.5. Регистрация осуществляется на регистрационно-контрольных карточках (приложение 3), заполняемых на пишущей машинке в количестве, установленном инструкцией по делопроизводству.

После заполнения регистрационно-контрольные карточки распределяются в регистрационно-справочные и контрольные картотеки.

Для удобства поиска регистрационно-справочные картотеки формируются по алфавитному принципу (при большом объеме поступающих писем внутри каждой буквы алфавита предусматриваются разделители по первым двум буквам фамилии). Контрольные картотеки формируются в соответствии с порядком, установленным инструкцией по делопроизводству (по срокам исполнения, исполнителям и т.д.).

2.6. Письма граждан, относящиеся к компетенции другого подразделения, регистрируются в том подразделении, куда они адресованы. В данном случае заполняется на одну регистрационно-контрольную карточку больше, чем установлено инструкцией по делопроизводству, которая помещается в справочной картотеке подразделения, зарегистрировавшего письмо; после чего письма передаются по принадлежности.

3. Передача писем на рассмотрение

3.1. Зарегистрированные письма в день поступления передаются на рассмотрение руководства учреждения или структурного подразделения.

Резолюции руководства переносятся в регистрационно-контрольные карточки.

Передача писем на исполнение производится без расписки, с отметкой в регистрационно-контрольных карточках фамилий исполнителей.

3.2. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то первый из них является ответственным за исполнение всех поставленных в письме вопросов.

Ответственность за своевременное и правильное исполнение в равной степени несут все указанные в резолюции соисполнители.

3.3. Передача писем исполнителям производится только через лиц, осуществляющих учет и регистрацию писем граждан.

3.4. Передача писем из одного структурного подразделения в другое с обязательной отметкой об этом в регистрационно-контрольных карточках производится:

• поступивших из канцелярии учреждения — только с разрешения канцелярии;
• поступивших из экспедиции — по согласованию между руководителями подразделений в соответствии с п. 2.6.

4. Сроки исполнения писем граждан и порядок их рассмотрения

4.1. Срок исполнения писем граждан считается со дня их поступления в орган, обязанный разрешить вопрос по существу.

4.2 Законодательством определены следующие сроки исполнения писем:

• пересылка в другие учреждения по принадлежности с обязательным уведомлением авторов — до 5 дней;
• военнослужащих и членов их семей:

в министерствах высшего и среднего специального образования союзных республик — до 15 дней;

в учебных заведениях, предприятиях и организациях — безотлагательно, не позднее 7 дней;

• не требующих дополнительного изучения и проверки, т.е. разъяснительного характера, — безотлагательно, не позднее 15 дней;
• по которым необходимо получение дополнительных материалов (запросы, выезды на места и т.п.) — до 1 месяца.

4.3. Для соблюдения установленных сроков в письмах-запросах обязательно указывается ожидаемый срок получения ответа.

4.4. Отсутствие непосредственного исполнителя (болезнь, командировка, отпуск и т.д.) не снимает с подразделения ответственности за своевременное и качественное исполнение писем граждан.

4.5. При невозможности исполнить письмо в установленный срок исполнитель должен обратиться к руководству учреждения с письменной мотивированной просьбой о его продлении.

4.6. Все сведения о ходе исполнения письма (напоминание исполнителю, разрешение на продление срока, доклад руководству, запрос и т.п.) должны вноситься в регистрационно-контрольную карточку в графу «Отметки о ходе исполнения».

4.7. Для рассмотрения писем граждан, проведения по ним дополнительных проверок и других мер привлекаются представители общественности, актив народного контроля, передовые сотрудники.

4.8. Заявления работников данного учреждения, как правило, рассматриваются в их присутствии.

5. Контроль за исполнением писем граждан

5.1. Контроль за исполнением писем граждан устанавливается в целях обеспечения исполнения их в сроки, предусмотренные в разделе 4, и надлежащего решения содержащихся в них вопросов.

5.2 Обязательному контролю подлежат:

• письма граждан, поступившие из ЦК КПСС, Совета Министров СССР, Верховного Совета СССР, Комитета партийного контроля СССР, Комитета народного контроля СССР и других вышестоящих органов;
• письма граждан, поступившие из редакций газет и журналов с ответом в редакции;
• письма граждан с резолюциями руководства учреждения;
• письма граждан, поставленные на контроль руководством структурных подразделений.

В остальных случаях система контроля должна быть поставлена так, чтобы обеспечить своевременное и качественное исполнение всех требующих рассмотрения писем граждан.

5.3. Контроль за исполнением писем граждан возлагается на лиц, назначенных для этой работы руководством учреждения или структурного подразделения.

5.4. В правом верхнем углу первой страницы письма, поставленного на контроль, и на регистрационно-контрольных карточках ставится штамп «контроль».

5.5. Карточки на письма граждан, поставленные на контроль, распределяются в соответствии с порядком, установленным инструкцией по делопроизводству.

5.6. Контроль за исполнением осуществляется через систему автоматизированного контроля исполнения документов (АКИД), а там, где она еще не внедрена, — путем ежедневного просмотра контрольной картотеки и напоминания исполнителям о сроке исполнения.

5.7. Письма граждан снимаются с контроля после полного решения поставленных в них вопросов. Датой снятия с контроля является дата отправки ответа заявителю.

5.8. О всех случаях нарушения сроков исполнения лица, осуществляющие контроль, еженедельно сообщают руководству по установленной форме (приложение 4).

6. Оформление, отправка ответов и формирование дел по письмам граждан

6.1. Для составления ответов на письма граждан используются бланки форматов А₄ (210 x 297 мм) и А₅ (148 x 210 мм) с угловым штампом в соответствии с правилами, установленными инструкцией по делопроизводству.

6.2. Пересылку писем по принадлежности, а также уведомление авторам целесообразно производить с помощью трафаретных бланков (приложение 5).

6.3 При адресовании фамилия заявителя пишется в дательном падеже.

Например: тов. Иванову В.К.

123298, Москва, ул. Глаголева, дом 5, кв. 17.

6.4. Ответы, составленные на основании нормативных документов, обязательно должны содержать тщательно проверенные ссылки на них (разновидность, автор, дата, номер и наименование).

6.5. При подготовке ответов разъяснительного характера по вопросам, вызывающим наибольшее количество корреспонденции, рекомендуется использовать трафаретные ответы и типовые формы. Например, по вопросам о правилах приема, перевода, получения второго образования и т.д.

6.6. Ответы по письмам граждан, направляемые в директивные и вышестоящие органы за подписью руководства учреждения, отправляются только через канцелярию учреждения.

6.7. Исходящим номером отправляемого ответа является входящий номер письма-запроса, после которого через дробь указывается индекс дела структурного подразделения.

Например: 55-01-455 АЛ/13-6, где:

55 — индекс корреспондента (письма граждан);

01 — индекс канцелярии учреждения;

455 — порядковый номер письма;

АЛ — первые две буквы фамилии заявителя (Алексеев);

13 — индекс структурного подразделения, в котором исполнялось письмо;

6 — номер дела по номенклатуре дел подразделения, в котором хранится копия ответа с письмом-запросом и другие материалы, относящиеся к рассмотрению данного письма.

6.8. Лица, ответственные за осуществление делопроизводственных операций (в соответствии с п. 1.3), проверяют правильность оформления ответов (наличие подписи, даты, номера, адресата, виз на копии и др.) и вносят необходимые записи в регистрационно-контрольные карточки.

6.9. Рассмотренные письма граждан не позднее следующего дня после их исполнения помещаются вместе с копиями ответов в дела в соответствии с номенклатурой дел и порядком, установленным инструкцией по делопроизводству учреждения.

6.10. Дела по письмам граждан, как и регистрационно-справочные картотеки, целесообразно формировать при большом объеме корреспонденции по алфавитному признаку или в хронологическом порядке — при малом объеме.

6.11. Дела, законченные производством, хранятся в структурных подразделениях в течение года, после чего сдаются в архив учреждения.

Порядок сдачи дел в архив устанавливается инструкцией по делопроизводству.

7. Прием граждан

7.1. Прием граждан осуществляется в установленные в каждом министерстве, учебном заведении, предприятии и организации дни и часы, в том числе и в нерабочее время.

7.2. Объявления о порядке и времени приема граждан должностными лицами, в том числе и руководством, должны быть вывешены в доступных для посетителей местах.

7.3. Учет приема граждан и их просьб производится в соответствующих учетных формах (карточках, журналах), образцы которых приведены в приложениях 6 и 7.

7.4. Контроль за исполнением просьб граждан, изложенных на личном приеме, и вся остальная работа с ними ведется в том же порядке, что и с письмами граждан.

8. Рассмотрение результатов работы с письмами и приема граждан

8.1. По результатам работы с письмами и приема граждан составляются сводки (приложения 8 - 10), обеспечивающие учет писем по срокам исполнения, корреспондентам и анализ поднимаемых в письмах и на приеме вопросов.

8.2. Руководители министерств, структурных подразделений, учебных заведений, предприятий и организаций систематически заслушивают отчеты подведомственных органов и подразделений о проделанной работе и на основе этих обсуждений принимают меры по дальнейшему совершенствованию рассмотрения писем и организации приема граждан, снижению количества поступающих писем и сокращению потока посетителей, устранению причин, вызывающих повторные обращения, улучшению разъяснительной работы на местах, а также организуют выступления по радио, телевидению и в периодической печати по отдельным вопросам работы высшей и средней специальной школы.

8.3. При обнаружении существенных недостатков в работе с письмами и организации приема граждан виновные в нарушениях привлекаются к ответственности в соответствии с действующим законодательством.

Начальник Канцелярии С.ТЮЛЬПАНОВ

Приложение 1 (п. 2.1)

Реестр ежедневного учета поступающей корреспонденции

В данном случае:

                *50 - вышестоящие органы;*
                *51 - министерства и ведомства СССР;*
                *55 - письма граждан.*

Приложение 2 (п. 2.1)

Реестр ежедневного учета писем граждан, поступающих в учебные заведения, о правилах приема и порядке обучения

Приложение 3 (п. 2.5)

ОБРАЗЕЦ ЗАПОЛНЕНИЯ РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНОЙ КАРТОЧКИ

(Формат А6 105 x 148 мм)

Лицевая сторона

Оборотная сторона

Приложение 4 (п. 5.8)

Перечень документов (писем граждан), взятых на контроль и задержанных на исполнении в ______________________________ по состоянию на _______________ 19__ г.

Подпись должностного лица, осуществляющего контроль исполнения

Приложение 5 (п. 6.2)

ОБРАЗЕЦ БЛАНКА СОПРОВОДИТЕЛЬНОГО ПИСЬМА-УВЕДОМЛЕНИЯ

(Формат А6 105 x 148 мм)

Лицевая сторона

Оборотная сторона

Приложение 7 (п. 7.3)

___________________________________________________________________________ (наименование учреждения (учебного заведения) ___________________________________________________________________________ и структурного подразделения)

Журнал регистрации приема граждан

___________________________________________________________________________ (должность, ф.и.о. лица, ведущего прием)

                                   Начат "__" _________________ 19__ г.
                                   Окончен "__" _______________ 19__ г.

Приложение 8 (п. 8.1)

                                   Сдается в канцелярию учреждения 2-го
                                   числа каждого месяца, квартала, года

                                              за предыдущий

(Анализ поступивших писем по вопросам приводится на обороте сводки)

       "__" _______________ 19__ г.

                                 Сдается в канцелярию учреждения вместе<br>
                                 со сводкой о работе с письмами граждан<br>
                                       за _______________ 19__ г.

Руководитель учреждения (подразделения) Зав. канцелярией (секретарь) «» _______________ 19 г.

Приложение 10

                                             Сдается вместе со сводкой
                                            о работе с письмами граждан

о приеме посетителей в ____________________________________________________ (наименование учреждения, структурного подразделения)

                    за _______________ 19__ г.

                                           Зав. канцелярией (секретарь)