Приказ ФТС России от 07.08.2020 № 684

«Об утверждении Инструкции об организации работы по хранению и учету пенсионных дел и бланков строгой отчетности в подразделениях пенсионного обеспечения таможенных органов Российской Федерации»

ПРИКАЗ

В целях совершенствования организации работы по хранению и учету пенсионных дел и бланков строгой отчетности в подразделениях пенсионного обеспечения таможенных органов Российской Федерации приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию об организации работы по хранению и учету пенсионных дел и бланков строгой отчетности в подразделениях пенсионного обеспечения таможенных органов Российской Федерации (далее — Инструкция).

2. Начальникам Главного финансово-экономического управления ФТС России Вахняку Ю.О., региональных таможенных управлений обеспечить хранение и учет пенсионных дел и бланков строгой отчетности в соответствии с Инструкцией.

3. Начальнику Главного финансово-экономического управления ФТС России Вахняку Ю.О. обеспечить организацию контроля за исполнением Инструкции.

4. Признать утратившими силу:

1. приказ ФТС России от 13 мая 2010 г. № 926 «Об утверждении Инструкции о порядке учета и хранения пенсионных дел и бланков строгой отчетности в пенсионной службе Главного финансово-экономического управления ФТС России и в отделах (отделениях) пенсионного обеспечения региональных таможенных управлений»;

2. приказ ФТС России от 14 апреля 2011 г. № 798 «О внесении изменений в приказ ФТС России от 13 мая 2010 г. № 926».

5. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

I. Общие положения

1. Настоящая Инструкция разработана в целях совершенствования организации работы по хранению и учету пенсионных дел и бланков строгой отчетности в подразделениях пенсионного обеспечения таможенных органов Российской Федерации (далее — подразделение пенсионной службы).

2. Настоящая Инструкция устанавливает общие требования к организации работы по учету и хранению пенсионных дел и бланков строгой отчетности в подразделениях пенсионной службы.

3. Обязанность по организации работы по учету и хранению пенсионных дел и бланков строгой отчетности в таможенных органах Российской Федерации возлагается на начальников подразделений пенсионной службы.

II. Организация работы по учету и хранению пенсионных дел

6. Учет пенсионных дел, сформированных на бумажном носителе и в электронном виде, ведется с использованием автоматизированной информационной системы пенсионного обеспечения <1> (автоматизированная информационно-аналитическая система обеспечения финансово-хозяйственной деятельности таможенных органов Российской Федерации комплекса программных средств Пенсионное обеспечение» (далее — АИС ФХД КПС «Пенсионное обеспечение»).

<1> Пункт 16 Инструкции о порядке пенсионного обеспечения сотрудников таможенных органов Российской Федерации и их семей, утвержденной приказом ФТС России от 21 апреля 2011 г. № 833 (зарегистрирован Минюстом России 24.05.2011, регистрационный № 20842).

7. Хранение пенсионных дел, сформированных на бумажном носителе, осуществляется в надлежаще оборудованном помещении подразделения пенсионной службы (архиве) <2>.

<2> Пункт 19 Инструкции о порядке пенсионного обеспечения сотрудников таможенных органов Российской Федерации и их семей, утвержденной приказом ФТС России от 21 апреля 2011 г. № 833 (зарегистрирован Минюстом России 24.05.2011, регистрационный № 20842).

8. Пенсионные дела должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих их утрату. Для хранения пенсионных дел архив оборудуется стационарными и (или) передвижными металлическими стеллажами.

9. На обложке пенсионного дела, передаваемого на хранение в архив, указываются:

1. регистрационный номер пенсионного дела, состоящий из порядкового номера и предшествующего ему буквенного обозначения соответствующего подразделения пенсионной службы <3>. Буквенные обозначения подразделений пенсионного обеспечения таможенных органов Российской Федерации для формирования регистрационного номера пенсионного дела приведены в приложении № 1 к настоящей Инструкции;

<3> Пункт 8 Инструкции о порядке пенсионного обеспечения сотрудников таможенных органов Российской Федерации и их семей, утвержденной приказом ФТС России от 21 апреля 2011 г. № 833 (зарегистрирован Минюстом России 24.05.2011, регистрационный № 20842).

2. фамилия, имя, отчество, специальное звание сотрудника таможенного органа Российской Федерации, которому установлена пенсия за выслугу лет или по инвалидности, либо членам семьи которого установлена пенсия по случаю потери кормильца;

3. сокращенное буквенное обозначение вида назначенной пенсии: «в/л» — за выслугу лет, «инв» — по инвалидности, «спк» — по случаю потери кормильца.

В случае прекращения пенсионного дела <4> на обложке пенсионного дела также делается отметка о прекращении пенсионного дела и год истечения срока его хранения.

<4> Пункт 15 Инструкции о порядке пенсионного обеспечения сотрудников таможенных органов Российской Федерации и их семей, утвержденной приказом ФТС России от 21 апреля 2011 г. № 833 (зарегистрирован Минюстом России 24.05.2011, регистрационный № 20842).

10. Пенсионные дела располагаются на стеллажах в порядке возрастания присвоенных им номеров.

11. Пенсионные дела, по которым получатель пенсии утратил право на дальнейшее получение пенсии, хранятся отдельно от других пенсионных дел.

12. Пенсионные дела хранятся в течение следующих сроков:

1. пенсионные дела сотрудников таможенных органов Российской Федерации, которым установлена пенсия за выслугу лет, — 40 лет начиная с года, следующего за годом прекращения выплаты пенсии;

2. пенсионные дела сотрудников таможенных органов Российской Федерации, которым установлена пенсия по инвалидности, — 50 лет начиная с года, следующего за годом прекращения выплаты пенсии;

3. пенсионные дела членов семей сотрудников таможенных органов Российской Федерации, которым установлена пенсия по случаю потери кормильца, — 30 лет начиная с года, следующего за годом прекращения выплаты пенсии <5>.

<5> Пункт 3 Положения о сроках хранения выплатных дел и документов о выплате и доставке страховой пенсии, накопительной пенсии и пенсий по государственному пенсионному обеспечению, утвержденного приказом Минтруда России от 3 сентября 2014 г. № 602н (зарегистрирован Минюстом России 05.11.2014, регистрационный № 34563).

13. Выдача пенсионных дел должностным лицам подразделений пенсионной службы осуществляется ответственным за учет и хранение пенсионных дел под расписку в карточке-заместителе (рекомендуемый образец приведен в приложении № 2 к настоящей Инструкции), которая заводится на каждое пенсионное дело.

14. Пенсионные дела выдаются должностным лицам подразделений пенсионной службы на срок не более пяти рабочих дней. По истечении указанного срока пенсионные дела должны быть возвращены ответственному за учет и хранение пенсионных дел, который проставляет соответствующие отметки в карточке-заместителе, указанной в пункте 13 настоящей Инструкции.

III. Организация работы по уничтожению пенсионных дел

Акт подписывается членами комиссии и утверждается начальником таможенного органа Российской Федерации (лицом, им уполномоченным) и хранится в архиве постоянно.

18. Пенсионные дела, указанные в Акте, передаются на утилизацию. Передача пенсионных дел на утилизацию оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи и количество пенсионных дел, подлежащих утилизации.

19. Ответственным за учет и хранение пенсионных дел вносится информация об уничтожении пенсионных дел в АИС ФХД КПС «Пенсионное обеспечение» («Уничтожено, акт от _____________ 20__ г. N ____»).

IV. Организация работы по учету и хранению бланков строгой отчетности

<6> Приложение № 4 к приказу Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и методических указаний по их применению» (зарегистрирован Минюстом России 02.06.2015, регистрационный № 37519) (ф. 0504045).

23. Хранение бланков строгой отчетности осуществляется в подразделении пенсионной службы в металлических шкафах (сейфах).

24. Выдача бланков строгой отчетности должностным лицам подразделений пенсионной службы осуществляется ответственным за материальные ценности под подпись в книге учета бланков строгой отчетности.

25. Расходование бланков строгой отчетности для оформления и выдачи получателям пенсии документов, подтверждающих право на льготы, установленные законодательством Российской Федерации, отражается должностными лицами подразделений пенсионной службы в ведомости на выдачу бланков строгой отчетности (рекомендуемый образец приведен в приложение № 4 к настоящей Инструкции).

26. Заполненная ведомость на выдачу бланков строгой отчетности, бракованные и испорченные бланки строгой отчетности сдаются должностными лицами подразделений пенсионной службы ответственному за материальные ценности для проведения списания бланков строгой отчетности.

27. Списание использованных, бракованных и испорченных бланков строгой отчетности производится на основании решения комиссии по поступлению и выбытию активов таможенного органа Российской Федерации в порядке, установленном законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете.

Заместитель начальника Главного финансово-экономического управления — начальник пенсионной службы Г. В. Зайцев

Рекомендуемый образец

(наименование таможенного органа Российской Федерации)

Карточка-заместитель

на пенсионное дело N _____________

_____________________________           Начальник (лицо, им уполномоченное)
(наименование таможенного               ___________________________________
органа Российской Федерации)             (наименование таможенного органа

                                           Российской Федерации)
                                     __________________________________

АКТ (специальное звание) _____________ ____________________ от ____________ 20__ г. N ____ (подпись) (инициалы, фамилия) «» _________________ 20 г. о выделении к уничтожению пенсионных дел, не подлежащих хранению

На основании ______________________________________________________________ (номер и дата приказа таможенного органа Российской Федерации) комиссия в составе председателя ___________________________________________ (инициалы, фамилия, должность) и членов комиссии _________________________________________________________ (инициалы, фамилии) произвела выделение к уничтожению пенсионных дел в связи с истечением сроков хранения:

Итого выделено пенсионных дел в количестве ____________________________ ед. (цифрами и прописью)

Пенсионные дела в количестве __________________________________________ ед. (цифрами и прописью) сданы в ___________________________________________________________________ (наименование организации) на утилизацию по приемо-сдаточной накладной от ________________ N _________

Председатель комиссии             _______________ _________________________
                                     (подпись)       (инициалы, фамилия)

Члены комиссии:                   _______________ _________________________
                                     (подпись)       (инициалы, фамилия)

                                              _________________________
                                                 (инициалы, фамилия)

Информация об утилизации пенсионных дел внесена в АИС ФХД КПС «Пенсионное обеспечение».

(наименование должности лица, (подпись) (инициалы, фамилия) ответственного за учет и хранение пенсионных дел)