Приказ Росархива от 01.11.2012 № 68

«О проведении Всероссийского конкурса на лучший муниципальный архив»

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

ПРИКАЗ

от 1 ноября 2012 г. № 68

О ПРОВЕДЕНИИ ВСЕРОССИЙСКОГО КОНКУРСА НА ЛУЧШИЙ МУНИЦИПАЛЬНЫЙ АРХИВ

В целях совершенствования деятельности муниципальных архивов, внедрения передовых технологий хранения, учета, комплектования и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, распространения передового опыта и лучшей практики работы, в соответствии с резолюцией Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве от 10 октября 2012 г. приказываю:

1. Провести в течение 2013 г. Всероссийский конкурс на лучший муниципальный архив (далее — Конкурс).

2. Утвердить:

2.1. Положение о Конкурсе (Приложение № 1);

2.2 Состав жюри Конкурса (приложение № 2 — не приводится).

3. Возложить организацию проведения Конкурса на отдел организационной, научно-методической работы и автоматизированных архивных технологий Росархива (Мышов Н.А.).

4. Финансовое обеспечение и информационную поддержку проведения Конкурса осуществить за счет средств Федеральной целевой программы «Культура России (2012 — 2018 годы)» и спонсорских взносов.

5. Провести награждение победителей Конкурса в марте 2014 г. на расширенном заседании коллегии Росархива.

ПОЛОЖЕНИЕ О ВСЕРОССИЙСКОМ КОНКУРСЕ НА ЛУЧШИЙ МУНИЦИПАЛЬНЫЙ АРХИВ

1. Общие положения

1.1. Всероссийский конкурс на лучший муниципальный архив (далее — Конкурс) проводится Федеральным архивным агентством (далее — Росархив) совместно с Российским обществом историков-архивистов и Общественным советом при Федеральном архивном агентстве.

1.2 Целями Конкурса являются:

• поддержка внедрения «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» и соблюдения «Специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации»;
• распространение передового опыта и лучшей практики работы архивов муниципального звена, стимулирование внедрения в них передовых технологий хранения, учета, комплектования и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;
• поддержка и развитие корпоративных связей в архивной отрасли.

1.3 Конкурс проводится раздельно по четырем номинациям среди:

• муниципальных архивных учреждений, расположенных в административных центрах субъектов Российской Федерации;
• остальных муниципальных архивных учреждений;
• структурных подразделений органов местного самоуправления, исполняющих функции муниципальных архивов, расположенных в административных центрах субъектов Российской Федерации;
• остальных структурных подразделений органов местного самоуправления, исполняющих функции муниципальных архивов (все далее — муниципальные архивы).

1.4. Конкурс проводится в три этапа: I этап — до 1 апреля 2013 г., II этап — до 15 ноября 2013 г., III этап — до 31 декабря 2013 г.

1.5. Состав жюри Конкурса формируется Руководителем Росархива, являющимся председателем жюри, из числа специалистов аппарата Росархива, представителей общественных объединений, научных и образовательных учреждений, а также коммерческих организаций.

2. Порядок выдвижения и отбора участников Конкурса, подачи и содержания конкурсной документации

2.1. Уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела (далее — архивные органы) вправе выдвинуть по одному муниципальному архиву в любой номинации.

2.2. Архивные органы после проведения регионального отбора номинантов в срок до 1 апреля 2013 г. представляют свои предложения на рассмотрение научно-методических советов архивных учреждений федеральных округов (далее — НМС архивных учреждений).

2.3. Базовые органы НМС архивных учреждений организуют обсуждение и отбор претендентов на участие в Конкурсе на своих очередных заседаниях, запланированных к проведению в 2013 г., на основе критериев, установленных пунктами 3.3 - 3.4 настоящего Положения.

По итогам обсуждения от НМС выдвигается на Конкурс по одному муниципальному архиву в каждой из номинаций.

2.4. Архивные органы, чьи муниципальные архивы оказались отобранными на участие в Конкурсе, формируют по каждому из них пакеты конкурсной документации и направляют их в срок до 15 ноября 2013 г. в Росархив.

2.5 Пакет конкурсной документации муниципального архива, выдвинутого на участие в Конкурсе, должен содержать:

а) анкету по форме, установленной Приложением 1 к настоящему Положению;

б) копию устава (для учреждения) или копию положения (для структурного подразделения органа местного самоуправления);

в) выписку из протокола заседания НМС архивных учреждений о поддержке его выдвижения на Конкурс;

г) заверенные архивным органом копии годовых отчетов с приложением статистических форм № 1 «Показатели основных направлений и результатов деятельности на/за 20__ г.» и № 1-к «Отчет о численности, составе и движении работников, занимающих должности руководителей и специалистов в учреждениях системы Федеральной архивной службы России» за 2010 — 2012 гг.;

д) заверенную архивным органом копию паспорта муниципального архива на 01.01.2013;

е) сведения о состоянии материально-технической базы на 01.01.2013 по форме, установленной Приложением 2 к настоящему Положению;

ж) видеопрезентацию муниципального архива на DVD продолжительностью не более 10 минут;

з) любые другие документы по усмотрению НМС архивных учреждений, архивного органа и/или муниципального архива, непосредственно относящиеся к его основной деятельности.

2.6. В случае необходимости Росархив вправе затребовать также дополнительную информацию, относящуюся к деятельности муниципального архива, выдвинутого на участие в Конкурсе.

3. Порядок оценки конкурсной документации

3.1. Каждый из выдвинутых на Конкурс муниципальных архивов оценивается жюри Конкурса по результатам рассмотрения соответствующей конкурсной документации с присвоением рейтинга в баллах на основании основных и дополнительных критериев оценки, их содержания и значимости по следующим параметрам:

3.2. Оценка муниципального архива осуществляется посредством расчета итогового рейтинга, рассчитываемого путем сложения рейтингов по каждому критерию оценки, установленному п. 3.1 настоящего Положения, умноженных на их значимость: 0,2Косд + 0,1Кк + 0,1Кнса + 0,1Ки + 0,25Кмтб + 0,25Кко, а также прибавления бонусных баллов.

3.3. Для оценки муниципального архива по установленным критериям каждому из них выставляется значение в баллах, равное сумме процентов по соответствующему показателю:

3.3.1. «Обеспечение сохранности и учет»:

• доля ежегодно проверяемых на наличие документов от общего объема хранимых документов (среднее значение за 2010 — 2012 гг.);
• доля закартонированных документов от общего объема хранимых документов (на 01.01.2013).

Дополнительно начисляются по 10 баллов:

• в случае отсутствия дел в розыске (на 01.01.2013);
• за наличие утвержденных не позднее 2010 г. порядка и схемы учета документов.

3.3.2. «Комплектование»:

• относительный рост объема хранимых документов (за 2010 — 2012 гг.);
• доля документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации, от общего количества дел, подлежащих передаче на постоянное хранение (среднее значение за 2010 — 2012 гг.).

Дополнительно начисляется по 10 баллов за:

• прием фондов личного происхождения (не позднее 2010 г.);
• проведение инициативного документирования (сбор воспоминаний, фото-, фоно- и видеозапись событий, создание тематических подборок копий документов и т.п.) в 2010 — 2012 гг.

3.3.3. «Научно-справочный аппарат»:

• доля описанных документов от их общего объема (на 01.01.2013);
• доля описей, имеющих нормативное количество экземпляров (на 01.01.2013).

Дополнительно начисляется по 10 баллов за:

• включение в ПК «Архивный фонд» (4 версия) более 50% фондов (на 01.01.2013);
• наличие электронных описей, позволяющих вести автоматизированный поиск информации по заголовкам дел (на 01.01.2013).

3.3.4. «Использование»:

• доля социально-правовых запросов, исполненных в установленный законодательством срок (среднее значение за 2010 — 2012 гг.);
• доля профильных социально-правовых запросов, исполненных с положительным результатом (среднее значение за 2010 — 2012 гг.).

Дополнительно начисляется по 10 баллов:

• за ежегодное проведение не менее 10 информационных мероприятий (проведение выставок, экскурсий, уроков, дней открытых дверей, публикации в печатных и электронных СМИ и т.п.) (среднее значение за 2010 — 2012 гг.);
• в случае, если ежегодное число посещений читального зала превышает 50 (среднее значение за 2010 — 2012 гг.).

3.3.5. «Материально-техническая база»:

• доля металлических стеллажей от их общей протяженности (на 01.01.2013);
• доля площадей архивохранилищ, оснащенных охранно-пожарной сигнализацией (на 01.01.2013).

Дополнительно начисляется по 10 баллов за:

• отсутствие аварийных ситуаций (в 2010 — 2012 гг.);
• наличие сертифицированных металлических противопожарных дверей в архивохранилище(ах).

3.3.6. «Кадровое обеспечение»:

• доля работников, проработавших в муниципальном архиве более 5 лет (на 01.01.2013);
• доля работников в возрасте до 29 лет включительно (на 01.01.2013).

• наличие работников с профильным (историко-архивное, историческое, документоведческое) высшим и/или средним специальным образованием (на 01.01.2013);
• наличие работников, учащихся в высших и/или средних специальных учебных заведениях по профильным специальностям (на 01.01.2013).

3.4. Дополнительные бонусные баллы (до 200) даются муниципальному архиву, представившему в составе конкурсной документации наиболее интересную и содержательную, по мнению жюри, видеопрезентацию.

4. Порядок определения победителей Конкурса

4.1. Оценка представленной на Конкурс документации осуществляется жюри Конкурса с 15 ноября по 31 декабря 2013 г.

4.2. Присуждение каждому участнику Конкурса места производится по результатам расчета итогового рейтинга. Муниципальный архив, набравший наибольший итоговый рейтинг, становится победителем Конкурса. Распределение последующих мест осуществляется в порядке убывания итогового рейтинга.

4.3. При равенстве баллов, набранных участниками Конкурса, применяются дополнительные критерии, дающие преимущество муниципальному архиву, имеющему (последовательно):

лучшую материально-техническую базу;

больший объем хранимых документов;

большее число исполненных социально-правовых запросов;

большее число источников комплектования.

4.4. По итогам Конкурса муниципальные архивы, занявшие три первых места в каждой из номинаций, награждаются почетными дипломами, а главы соответствующих муниципальных образований, руководители и специалисты, проработавшие в муниципальных архивах — призерах Конкурса не менее 3 лет, — ведомственными наградами Минкультуры России и Росархива.

4.5. Информация об итогах Конкурса и материалы о его победителях, включая видеопрезентацию, размещаются на портале «Архивы России» и официальном интернет-сайте Росархива, а также в ведомственных печатных СМИ.

архив России

АНКЕТА участника конкурса

1. Организация — заявитель:

• наименование

  ---

• организационно-правовая форма

  ---

• местонахождение:

субъект Российской Федерации ______________________________________________________________________

город (район, населенный пункт) ______________________________________________________________________

2. Руководитель организации:

• Ф.И.О.

  ---

3. Контактная информация:

• почтовый адрес

  ---

• телефон

  ---

• E-mail

  ---

Приложение 2 к Положению о Всероссийском конкурсе на лучший муниципальный архив России