Приказ Минкультуры РФ от 16.02.2009 № 68

Министерство культуры Российской Федерации · № 68 от 16.02.2009Утратил силу 16.02.2009

Актуально на 02.11.2026.

Как цитировать: Приказ Минкультуры РФ от 16.02.2009 N 68. 68. 16.02.2009. https://bukva.ai/docs/prikaz-68-2009-minkultury-rossii

«О внесении изменений в Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»

(Зарегистрировано в Минюсте РФ 05.05.2009 № 13893)

Внимание

Документ утратил силу в связи с изданием Приказа Минкультуры России от 03.03.2020 № 310. Начало действия документа — 31.05.2009. Окончание действия документа — 31.05.2020. Документ утратил силу в связи с изданием Приказа Минкультуры России от 03.03.2020 № 310, вступившего в силу по истечении 10 дней после дня официального опубликования (опубликован на Официальном интернет-портале правовой информации http://www.pravo.gov.ru - 21.05.2020).

Зарегистрировано в Минюсте РФ 5 мая 2009 г. № 13893

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ
от 16 февраля 2009 г. № 68

О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ
В ПРАВИЛА ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ, КОМПЛЕКТОВАНИЯ, УЧЕТА
И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ
ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ
И МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВАХ, МУЗЕЯХ И БИБЛИОТЕКАХ,
ОРГАНИЗАЦИЯХ РОССИЙСКОЙ АКАДЕМИИ НАУК

В соответствии с Положением о Министерстве культуры Российской Федерации, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 29 мая 2008 г. № 406 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, № 22, ст. 2583), приказываю:

1. В Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 (зарегистрирован Минюстом России 6 марта 2007 г., регистрационный № 9059), исключить слова:

в абзаце 1 пункта 5.9 «(приложение № 13)»;

в абзаце 8 пункта 5.9.1 «исполнителем».

2. Приложения № № 1, 2, 4, 5, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13 изложить в следующей редакции (прилагаются).

3. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя Министра А.Е. Бусыгина.

Министр
А. А. Авдеев

Приложение № 1 к пп. 2.11.5, 2.11.7.2,

3.7.2, 4.3.1

_____________________
(название архива)

АКТ УТВЕРЖДАЮ

___________ N _________              Директор ____________________
  (дата)                                       (название архива)

о неисправимых повреждениях          Подпись         Расшифровка
архивных документов                                  подписи

                                 Дата

                                 Фонд N ___________

Название фонда ___________________________________________________

В фонде обнаружены единицы хранения, признанные неисправимо поврежденными

№ п/п	Номер описи	Номер ед. хр.	Заголовок поврежденной ед. хр.	Крайние даты	Количество листов (время звучания, метраж)	Сущность и причины повреждения
1	2	3	4	5	6	7

Итого обнаружено неисправимо поврежденных ________________ ед. хр. (цифрами и прописью)

Заведующий отделом _______________________________________________ (подпись, расшифровка подписи)

Заведующий архивохранилищем ______________________________________ (подпись, расшифровка подписи)

Перечисленные архивные документы подлежат списанию ввиду _________

Эксперты: ________________________________________________________ (наименование должностей экспертов, подписи, расшифровка подписей, дата)

(N и дата приказа руководителя архива о снятии неисправимо поврежденных архивных документов с учета)

Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи

Дата

Форма акта о неисправимых повреждениях архивных документов

Формат A4 (210 x 297)

Приложение № 2

к пп. 2.11.5, 3.7.2

_____________________

(название архива)

           АКТ                       УТВЕРЖДАЮ

___________ N _________              Директор ____________________
  (дата)                                       (название архива)

о необнаружении архивных             Подпись         Расшифровка
документов, пути розыска                             подписи
которых исчерпаны                    Дата

                                 Фонд N ___________

В результате _____________________  установлено отсутствие в фонде
перечисленных   ниже  архивных  документов.  Предпринятые  архивом
меры по  розыску положительных  результатов не дали, в связи с чем

считаем возможным снять с учета:

№ п/п	Номер описи	Номер ед. хр.	Заголовок ед. хр.	Крайние даты	Количество листов (время звучания, метраж)	Предполагаемые причины отсутствия
1	2	3	4	5	6	7

Итого ____________________________________________________ ед. хр. (цифрами и прописью)

Содержание утраченных архивных документов может быть частично восполнено следующими ед. хр.:

Форма акта о необнаружении архивных документов,

пути розыска которых исчерпаны

Формат A4 (210 x 297)

__________________________________________________________________

Заведующий отделом           Подпись           Расшифровка подписи

Заведующий архивохранилищем  Подпись           Расшифровка подписи

Главный хранитель            Подпись           Расшифровка подписи

(N и дата приказа руководителя архива о снятии с учета необнаруженных архивных документов, пути розыска которых исчерпаны)

Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи

Дата

Форма акта о необнаружении архивных документов,

пути розыска которых исчерпаны (продолжение)

Формат A4 (210 x 297)

Приложение № 4
к пп. 2.11.10

______________________ (название архива)

ЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Фонд N ______________ Опись N ____________ Дело N ________________

Заголовок дела ___________________________________________________

Дата использования	Кому выдано фамилия, инициалы (разборчиво)	Характер использования (копирование, выписки, просмотр и др.)	Номера использованных листов	Подпись лица, использовавшего дело
1	2	3	4	5

Форма листа использования архивных документов

Формат A4 (210 x 297)

Приложение № 5 к пп. 3.4.1, 3.5.2, 3.7.11

КНИГА УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЙ ДОКУМЕНТОВ

№ п/п	Дата поступления	Наименование организации (фамилия, инициалы лица), от которой поступили документы	Наименование, номер и дата документа, по которому приняты документы	Название фонда	Годы документов	Кол-во ед. хр. или неописанных документов (листов)	Краткая характеристика состояния	Номер фонда, присвоенный поступившим документам по списку фондов	Примечания
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Итого поступило за ___________ год _______________________ ед. хр. (цифрами и прописью) (документов, листов)

в том числе <*>: ____________________________ ____________________________ ____________________________

Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи

Дата

<*> Допускается ведение единой книги учета поступлений на документы всех видов с указанием их объемов в итоговой записи.

Форма книги учета поступлений документов

Формат A3 (420 x 297)

Приложение № 7
к пп. 3.4.1, 3.5.6,

3.7.13, 5.5.1

УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭПК ____________________________________
(наименование уполномоченного органа
_________________________________________________

                 исполнительной власти субъекта Российской
             _________________________________________________
                    Федерации в области архивного дела,
             _________________________________________________
                    федерального государственного архива)
             от _________________ N ______________

№ п/п	Делопроизводственные индексы или номера по старой описи	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечания
1	2	3	4	5	6

В опись внесено __________________________________________________ (цифрами и прописью) ______________________________________________________________ дел с N _________________________ по N _______________________________

Наименование должности составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Заведующий отделом (архивохранилищем) Подпись Расшифровка подписи

Дата

Форма описи <*> дел постоянного хранения, составленной в архиве

Формат A4 (210 x 297)

<*> К описи составляется титульный лист.

Приложение № 8 к пп. 3.4.1, 3.5.6,

3.7.13, 5.5.1

____________________________ (наименование организации)

УТВЕРЖДАЮ

                                 Наименование должности

Фонд N ___________________           руководителя организации

ОПИСЬ N __________________           Подпись           Расшифровка

                                                   подписи

дел постоянного хранения Дата за ___________________ год

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечания
1	2	3	4	5	6

В данный раздел описи внесено ________________________________ дел (цифрами и прописью) с N ________________________ по N __________________, в том числе: литерные номера: _________________________________________________ пропущенные номера: ______________________________________________

Наименование должности составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Заведующий архивом организации Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО                        УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЦЭК (ЭК) _____________    Протокол ЭПК __________________
                  (наименование                   (наименование
_______________________________    _______________________________
         организации)                  уполномоченного органа
_______________________________    _______________________________

                                исполнительной власти субъекта
                                Российской Федерации в области
                                 архивного дела, федерального
                                   государственного архива)

от _______________ N __________ от ______________ N _________

Форма годового раздела описи дел постоянного хранения организации

Формат A4 (210 x 297)

Приложение № 9
к пп. 3.7.1, 3.7.2, 3.7.11,

4.4.1, 4.6, 4.7

УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ

_____________________________     _____________________________
   (наименование должности           (наименование должности
         руководителя                      руководителя
_____________________________     _____________________________
    организации-сдатчика)             организации-приемщика)

Подпись   Расшифровка подписи     Подпись   Расшифровка подписи

Дата      Печать                  Дата      Печать

АКТ

___________ N ___________ (дата)

приема-передачи архивных документов на хранение

                   (основание передачи)

              (название передаваемого фонда)

____________________________________________________________ сдал, (название организации-сдатчика) ___________________________________________________________ принял (название организации-приемщика) документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним:

№ п/п	Название, номер описи	Количество экземпляров описи	Количество ед. хр.	Примечания
1	2	3	4	5

Итого принято ________________________________________ ед. хр.

Передачу произвели:                Прием произвели:

Должность  Подпись Расшифровка     Должность Подпись Расшифровка
                   подписи                           подписи
Дата                               Дата

Фонду присвоен N ________________________________________

Изменения в учетные документы внесены

Должность Подпись Расшифровка подписи

Дата

Форма акта приема-передачи архивных документов на хранение

Формат A4 (210 x 297)

Приложение № 10

к пп. 3.7.1, 3.7.8, 4.4.2

АКТ УТВЕРЖДАЮ

___________ N _________              Директор ____________________
  (дата)                                       (название архива)

приема на хранение архивных          Подпись         Расшифровка

документов личного происхождения                     подписи

                                     Дата            Печать

На основании решения ЭПК (протокол от _________________ N ________) и договора от ___________________________ _____________________________________________________________ сдал (Ф.И.О. собственника/владельца) приняты документы ________________________________________________ (общая характеристика документов)

в количестве _______ ед. хр. (условных) ______ документов (листов) по архивной (сдаточной) описи

Фонду присвоен N ________________

Собственник/владелец Подпись Расшифровка подписи (нужное подчеркнуть)

Наименование должности Подпись Расшифровка подписи работника

Изменения в учетные документы по результатам описания внесены

Наименование должности Подпись Расшифровка подписи работника

Дата

Форма акта приема на хранение документов личного происхождения

Формат A4 (210 x 297)

Приложение № 11

к пп. 3.7.2, 4.3.2

______________________ (название архива)

АКТ УТВЕРЖДАЮ

___________ N _________              Директор ____________________

  (дата)                                       (название архива)

о выделении к уничтожению            Подпись         Расшифровка
архивных документов, не                              подписи
подлежащих хранению                  Дата

К уничтожению отобраны: документы фонда N ________________________ (название фонда)

на основании: ____________________________________________________ (ссылки на нормативно-методические документы

                для проведения экспертизы)

№ п/п	Названия групп документов	Крайние даты	Номера описей	Номера ед. хр. по описям	Количество ед. хр.	Примечания
1	2	3	4	5	6	7

Итого __________________________ ед. хр. за _______________ год(ы) (цифрами и прописью)

Количество ед. хр., крайние даты и краткая характеристика документов, остающихся на хранении _______________________________

Заведующий отделом (архивохранилищем) Подпись Расшифровка подписи

Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи

Дата

Форма акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению

Формат A4 (210 x 297)

Документы сданы __________________________________________________

                         (название организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной ____________ N ______

                                            (дата)

Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи

Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи

Дата

УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭПК _________________________________ (наименование уполномоченного

органа исполнительной власти субъекта

Российской Федерации в области архивного дела,

 федерального государственного архива)

от ______________ N _________

Форма акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (продолжение)

Формат A4 (210 x 297)

Приложение № 12 к пп. 3.7.7

_____________________

(название архива)

           АКТ                       УТВЕРЖДАЮ

___________ N _________              Директор ____________________
  (дата)                                       (название архива)

о рассекречивании архивных           Подпись         Расшифровка
документов фонда N                                   подписи

                                 Дата

Комиссия _________________________________________________________ (название комиссии) протокол N ________ от 00.00.00 рассекретила документы фонда N ___

                     (название фонда)

№ п/п	Номер описи	Количество рассекреченных ед. хр.		Номера ед. хр., рассекреченных полностью <*>	Номера ед. хр., рассекреченных частично, с указанием номеров листов нерассекреченных документов	Примечания
		полностью	частично
1	2	3	4	5	6	7

Итого рассекречено ___________________________ ед. хр. (полностью) (цифрами и прописью) за _______________________________________________________________ (хронологические рамки документов) __________________ ед. хр. (частично) за _________________________ (хронологические рамки документов)

Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи

Принято на открытое хранение _____________________________ ед. хр. (цифрами и прописью) в ________________________________________________________________ (хранилище)

Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи

Дата

Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи

Дата

<*> Не допускается перечисление номеров ед. хр. через тире.

Форма акта о рассекречивании архивных документов

Формат A4 (210 x 297)

Приложение № 13

к пп. 5.9.1

___________________________ (название архива) ___________________________ Адресат (почтовый индекс, адрес,

   телефон, факс)

 Архивная справка

____________ N ____________ (дата) На N __________ от _________

Основание:

Руководитель организации Подпись Расшифровка подписи

                             Печать

Исполнитель

телефон

Форма архивной справки

Формат A4 (210 x 297)